SVENSK STANDARD SS-ISO 21500:2012

Transkript

1 SVENSK STANDARD SS-ISO 21500:2012 Fastställd/Approved: Publicerad/Published: Utgåva/Edition: 1 Språk/Language: svenska/swedish; engelska/english ICS: ; ; Vägledning för projektledning Begrepp och processer (ISO 21500:2012, IDT) Guidance on project management (ISO 21500:2012, IDT)

2 Standarder får världen att fungera SIS (Swedish Standards Institute) är en fristående ideell förening med medlemmar från både privat och offentlig sektor. Vi är en del av det europeiska och globala nätverk som utarbetar internationella standarder. Standarder är dokumenterad kunskap utvecklad av framstående aktörer inom industri, näringsliv och samhälle och befrämjar handel över gränser, bidrar till att processer och produkter blir säkrare samt effektiviserar din verksamhet. Delta och påverka Som medlem i SIS har du möjlighet att påverka framtida standarder inom ditt område på nationell, europeisk och global nivå. Du får samtidigt tillgång till tidig information om utvecklingen inom din bransch. Ta del av det färdiga arbetet Vi erbjuder våra kunder allt som rör standarder och deras tillämpning. Hos oss kan du köpa alla publikationer du behöver allt från enskilda standarder, tekniska rapporter och standardpaket till handböcker och onlinetjänster. Genom vår webbtjänst e-nav får du tillgång till ett lättnavigerat bibliotek där alla standarder som är aktuella för ditt företag finns tillgängliga. Standarder och handböcker är källor till kunskap. Vi säljer dem. Utveckla din kompetens och lyckas bättre i ditt arbete Hos SIS kan du gå öppna eller företagsinterna utbildningar kring innehåll och tillämpning av standarder. Genom vår närhet till den internationella utvecklingen och ISO får du rätt kunskap i rätt tid, direkt från källan. Med vår kunskap om standarders möjligheter hjälper vi våra kunder att skapa verklig nytta och lönsamhet i sina verksamheter. Vill du veta mer om SIS eller hur standarder kan effektivisera din verksamhet är du välkommen in på eller ta kontakt med oss på tel Standards make the world go round SIS (Swedish Standards Institute) is an independent non-profit organisation with members from both the private and public sectors. We are part of the European and global network that draws up international standards. Standards consist of documented knowledge developed by prominent actors within the industry, business world and society. They promote cross-border trade, they help to make processes and products safer and they streamline your organisation. Take part and have influence As a member of SIS you will have the possibility to participate in standardization activities on national, European and global level. The membership in SIS will give you the opportunity to influence future standards and gain access to early stage information about developments within your field. Get to know the finished work We offer our customers everything in connection with standards and their application. You can purchase all the publications you need from us - everything from individual standards, technical reports and standard packages through to manuals and online services. Our web service e-nav gives you access to an easy-to-navigate library where all standards that are relevant to your company are available. Standards and manuals are sources of knowledge. We sell them. Increase understanding and improve perception With SIS you can undergo either shared or in-house training in the content and application of standards. Thanks to our proximity to international development and ISO you receive the right knowledge at the right time, direct from the source. With our knowledge about the potential of standards, we assist our customers in creating tangible benefit and profitability in their organisations. If you want to know more about SIS, or how standards can streamline your organisation, please visit or contact us on phone +46 (0)

3 Den internationella standarden ISO 21500:2012 gäller som svensk standard. Standarden fastställdes som SS-ISO 21500:2012 och har utgivits i engelsk språkversion. Detta dokument, som ersätter det tidigare, återger ISO 21500:2012 i tvåspråkig version. The International Standard ISO 21500:2012 has the status of a Swedish Standard. The standard was approved and published as SS-ISO 21500:2012 in English. This document contains a bilingual version that supersedes the English version. Copyright/Upphovsrätten till denna produkt tillhör SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sverige. Användningen av denna produkt regleras av slutanvändarlicensen som återfinns i denna produkt, se standardens sista sidor. Copyright SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sweden. All rights reserved. The use of this product is governed by the end-user licence for this product. You will find the licence in the end of this document. Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, telefon Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard. Information about the content of the standard is available from the Swedish Standards Institute (SIS), telephone Standards may be ordered from SIS Förlag AB, who can also provide general information about Swedish and foreign standards. Standarden är framtagen av kommittén för Projekt, program och portfölj, SIS/TK 510. Har du synpunkter på innehållet i den här standarden, vill du delta i ett kommande revideringsarbete eller vara med och ta fram andra standarder inom området? Gå in på - där hittar du mer information.

4 Innehåll Förord... iii Orientering... iv 1 Omfattning Termer och definitioner Projektledningsbegrepp Allmänt Projekt Projektledning Organisationens strategi och projekt Projektets omgivning Projektstyrning Projekt och linjeverksamhet Intressenter och projektorganisation Projektmedlemmarnas kompetens Projektlivscykeln Projektets begränsningar Förhållandet mellan begrepp och processer inom projektledning Projektledningsprocesser Tillämpning av projektledningsprocesser Processgrupper och ämnesområden Processer Bilaga A (informativ) Processer kopplade till ämnesområden Sida ii

5 Förord ISO (Internationella Standardiseringsorganisationen) är en världsomspännande sammanslutning av nationella standardiseringsorgan (ISO-medlemmar). Utarbetandet av internationella standarder sker normalt i ISOs tekniska kommittéer. Varje medlemsland som är intresserat av arbetet i en teknisk kommitté har rätt att bli medlem i den. Internationella organisationer, statliga såväl som icke-statliga, som samarbetar med ISO deltar också i arbetet. ISO har nära samarbete med International Electrotechnical Commission (IEC) i alla frågor rörande elektroteknisk standardisering. Internationella standarder utarbetas i enlighet med ISO/IEC Directives, Part 2. Huvuduppgiften för de tekniska kommittéerna är att utarbeta internationella standarder. Förslag till internationella standarder som godkänts av de tekniska kommittéerna sänds till medlemsländerna för röstning. För publicering av en internationell standard krävs att minst 75 % av de röstande medlemsländerna godkänner förslaget. Det bör uppmärksammas att vissa beståndsdelar i denna internationella standard möjligen kan vara föremål för patenträtter. ISO ska inte hållas ansvarig för att identifiera någon eller alla sådana patenträtter. Den internationella standarden ISO har utarbetats av ISO/PC 236, Project Management. Svensk ANM. Den svenska kommittén SIS/TK 510 Projekt, program och Portfölj ansvarade för Sveriges medverkan i utarbetandet av ISO samt för den svenska översättningen. Följande organisationer deltog i kommittén när standarden fastställdes: Projektkonsult Håkan Sjöholm AB, Sandvik AB, Semcon AB, Sigma AB, Sjöfartsverket, SVAB Hydraulik AB, Trafikverket, Vattenfall AB. iii

6 Orientering Denna internationella standard ger vägledning inom projektledning och förklarar begrepp och processer som är viktiga för genomförandet av projekt. Målgrupp för standarden är följande: högre chefer och projektsponsorer, så att de får bättre förståelse för projektledningens teori och praktik, och för att hjälpa dem att ge sina projektledare, projektledningsgrupper och projektgrupper lämpligt stöd och vägledning; projektledare, projektledningsgrupper och projektmedlemmar, så att de får en gemensam utgångspunkt för att jämföra sina projektmodeller och praxis med andras; utvecklare av nationella eller interna standarder, för att använda vid utveckling av projektmodeller så att dessa i centrala delar är förenliga med andras. iv

7 Vägledning för projektledning 1 Omfattning Denna standard erbjuder vägledning inom projektledning och kan användas av alla organisationstyper, inklusive offentliga, privata organisationer och föreningar. Den gäller för alla typer av projekt oavsett komplexitet, storlek eller varaktighet. Standarden ger en övergripande beskrivning av begrepp och processer som anses bilda god praxis inom projektledning. Projekt genomförs ofta i ett större sammanhang som en del av program- och projektportföljer, men denna standard ger ingen detaljerad vägledning för hur program- och projektportföljer ska hanteras. Beskrivningar av ämnen som rör ledningsfrågor i allmänhet behandlas här endast inom ramen för projektledning. 2 Termer och definitioner Följande termer och definitioner används i dokumentet. 2.1 aktivitet identifierad arbetsuppgift, inom en plan, som måste utföras för att ett projekt ska kunna slutföras 2.2 tillämpningsområde kategori av projekt som i allmänhet har ett gemensamt fokus i förhållande till en produkt, kund eller sektor 2.3 basplan ursprunglig plan som utgör referens mot vilken ett projekts utfall följs upp 2.4 ändringsförfrågan dokumentation som preciserar en föreslagen förändring av projektet 2.5 konfigurationsstyrning tillämpning av rutiner för att styra, samordna och underhålla dokumentation, specifikationer och fysiska attribut 2.6 styrning jämförelse mellan faktiska prestationer och planerade; analys av avvikelser; samt vidtagande av lämpliga korrigerande och förebyggande åtgärder 2.7 korrigerande åtgärd riktad aktivitet med syfte att förändra arbetet så att resultat kan uppnås enligt plan 2.8 kritisk linje följd av aktiviteter som bestämmer tidigast möjliga färdigtidpunkt för ett projekt eller en specifik fas 2.9 glapp attribut som appliceras på en logisk aktivitetsföljd för att senarelägga start- eller sluttidpunkt för en aktivitet 2.10 överlappning attribut som appliceras på en aktivitetsföljd för att tidigarelägga start- eller sluttidpunkt för en aktivitet 1

8 2.11 förebyggande åtgärd riktad aktivitet med syfte att förändra arbetet för att undvika eller minska eventuella framtida avvikelser från plan 2.12 projektlivscykel definierad uppsättning faser omfattande hela projektet, från start till slut 2.13 riskregister register över identifierade risker, inklusive analysresultat och planerad respons 2.14 intressent person, grupp eller organisation som har intressen i eller kan påverka; blir påverkad; eller uppfattar sig bli påverkad av ett projekt ur en eller flera aspekter 2.15 anbud dokument som innehåller ett erbjudande eller offert angående leverans av en produkt eller tjänst, vanligen upprättad som svar på en offertförfrågan 2.16 WBS-register dokument som beskriver varje komponent i en struktur för arbetsnedbrytning (WBS) ANM. eng WBS Work Breakdown Structure. 3 Projektledningsbegrepp 3.1 Allmänt Detta kapitel beskriver centrala begrepp som är tillämpliga på de flesta projekt. Här beskrivs även de sammanhang som projekt genomförs i. Figur 1 visar hur olika projektledningsbegrepp förhåller sig till varandra. Möjligheter identifieras inom ramen för organisationens strategi. Dessa möjligheter utvärderas och bör dokumenteras. Utvalda möjligheter utvecklas sedan vidare i en affärskalkyl eller annat liknande dokument, och kan ge upphov till ett eller flera projekt. Projekten tar fram olika leverabler som i sin tur kan användas för att realisera nyttor. Nyttorna kan vara indata till att förverkliga och vidareutveckla organisationens strategi. 2

9 Förklaring: Rutorna representerar projektledningsbegrepp som beskrivs i de kommande kapitlen Pilarna representerar det logiska flödet som binder samman begreppen med varandra De streckade linjerna representerar organisatoriska gränser 3.2 Projekt Figur 1 Översikt över projektledningsbegrepp och deras relationer Ett projekt består av en unik uppsättning processer som består av samordnade och styrda aktiviteter med start och slutdatum, som utförs för att uppnå projektets mål. För att uppnå projektmålen krävs tillhandahållande av leverabler som uppfyller specifika krav. Ett projekt kan ha flera begränsningar såsom beskrivs i punkt Även om många projekt kan likna varandra, är varje projekt unikt. Skillnader kan förekomma i: leverabler; intressenter; resursanvändning; begränsningar; hur processer är anpassade för att producera leverabler. Varje projekt har en bestämd början och ett bestämt slut, och är ofta indelat i faser såsom beskrivs i punkt Projekt börjar och slutar såsom beskrivs i punkt

10 3.3 Projektledning Projektledning är tillämpningen av metoder, verktyg, tekniker och kompetenser inom ett projekt. Projektledning omfattar även integrering av de olika faserna i projektlivscykeln såsom beskrivs i punkt Projektledning genomförs med hjälp av processer. De processer som väljs för att genomföra ett specifikt projekt bör samordnas ur ett helhetsperspektiv. Varje fas i projektlivscykeln bör ha specifika leverabler. Dessa bör granskas regelbundet under projektets gång för att se till att de uppfyller kraven från projektsponsorn, kunderna och andra intressenter. 3.4 Organisationens strategi och projekt Organisationens strategi Organisationer fastställer i allmänhet strategier som utgår från organisationens uppdrag, vision och policy men också utifrån externa faktorer, som härrör sig från organisationens omgivning. Projekt är ett vanligt sätt att uppnå strategiska mål. Ett exempel på ett värdeskapande ramverk visas i figur 2. Figur 2 Exempel på ett värdeskapande ramverk Strategiska mål kan styra arbetet med att identifiera och utveckla möjligheter. Valet av möjligheter innefattar hänsynstagande till olika faktorer, såsom hur nyttor kan realiseras och risker hanteras. Projektets effektmål är att skapa mätbara nyttor som bidrar till att förverkliga de utvalda möjligheterna. Projektets mål bidrar till effektmålet genom att skapa önskat resultat. Effektmålet uppnås först när nyttan realiserats, vilket ibland inte sker förrän en tid efter det att projektmålen uppnåtts Utvärdering av möjligheter och projektinitiering Möjligheter kan utvärderas som ett stöd i beslutsfattandet där ansvariga ledare identifierar genomförbara projekt som kan omvandla en del eller samtliga av dessa möjligheter till realiserade nyttor. Möjligheter kan till exempel röra ett nytt marknadsbehov, ett aktuellt organisatoriskt behov, eller nya lagkrav. Möjligheterna utvärderas ofta genom en serie aktiviteter som leder fram till ett formellt beslut om att starta ett nytt projekt. Organisationen bör identifiera en projektsponsor som ska ansvara för att projektets effektmål och nyttor realiseras. Utvärderingen av effektmålen och nyttorna kan resultera i en motivering för projektinvesteringen, till exempel i form av en affärskalkyl. Denna kan i sin tur bidra till en prioritering bland samtliga möjligheter. Syftet med motiveringen är vanligtvis att skapa ett engagemang inom organisationen och få ett godkännande av investeringarna i de valda projekten. Utvärderingsprocessen kan omfatta flera olika kriterier; finansiella värderingstekniker såväl som kvalitativa kriterier såsom strategisk anpassning, social påverkan och miljöpåverkan. Kriterierna kan variera från ett projekt till ett annat Nyttorealisering Nyttorealisering är i allmänhet ett ansvar för organisationens ledning, som använder projektleverablerna för att realisera nyttor i enlighet med organisationens strategi. Projektledaren bör känna till och beakta de förväntade nyttorna och deras realisering, eftersom de kommer att påverka beslutsfattandet under hela projektlivscykeln. 4

11 3.5 Projektets omgivning Allmänt Projektets omgivning kan påverka projektets resultat och framgång. Projektgruppen bör därför beakta: faktorer utanför organisationens gränser, såsom socioekonomiska, geografiska, politiska, rättsliga, tekniska och ekologiska; faktorer inom organisationens gränser, såsom strategi, teknik, projektmognad, resurstillgänglighet, organisationskultur och struktur Faktorer utanför organisationens gränser Faktorer utanför organisationens gränser kan få påverkan genom att påtvinga projektet begränsningar eller risker. Även om dessa faktorer ofta ligger utanför projektledarens kontroll bör de ändå beaktas Faktorer inom organisationens gränser Allmänt Ett projekt drivs ofta inom en större organisation som omfattar många aktiviteter. I sådana fall finns kopplingar mellan projektet och dess omgivning, affärsplanering och verksamhet. Aktiviteter före och efter projektet kan innefatta affärskalkylering, förstudier och införande i linjeverksamheten. Projekt kan även organiseras i program- och projektportföljer. Figur 3 illustrerar dessa förhållanden Ledning av projektportfölj Figur 3 Projekt, program och projektportföljer En projektportfölj är i allmänhet en samling projekt, program och andra aktiviteter som är grupperade för att underlätta en effektiv ledning av arbetet i syfte att uppnå strategiska mål. Portföljledning är i allmänhet den 5