Konsortialavtal rörande utbildningssamverkan i kommunalförbundet Hälsinglands Utbildningsförbund

Transkript

1 Antagen av kommunfullmäktige i Bollnäs kommun xx-xx-xx Antagen av kommunfullmäktige i Hudiksvalls kommun xx-xx-xx Antagen av kommunfullmäktige i Nordanstigs kommun xx-xx-xx Antagen av kommunfullmäktige i Söderhamns kommun xx-xx-xx Konsortialavtal rörande utbildningssamverkan i kommunalförbundet Hälsinglands Utbildningsförbund Mellan Bollnäs kommun, Hudiksvalls kommun, Nordanstigs kommun och Söderhamns kommun (nedan Medlemskommunerna) har följande avtal träffats om samverkan i kommunalförbundet Hälsinglands Utbildningsförbund (nedan Förbundet). 1 Allmänt Detta avtal reglerar vad Medlemskommunerna är överens om vad gäller de intentioner man har med Förbundet och hur man tillsammans avser att styra förbundet och vilka direktiv man därmed skall ge till de ledamöter man väljer i förbundsdirektionen. Om det i den för Förbundet gällande förbundsordningen och i detta avtal förekommer motstridiga uppgifter ska bestämmelserna i förbundsordningen äga företräde. Förbundet är bildat när samtliga Medlemskommuners fullmäktigeförsamlingar antagit förbundsordningen för Förbundet medan Förbundets egentliga verksamhet startar den dag medlemskommunerna överlämnar uppgifter till förbundet. 2 Medlemskommunernas syfte med samverkan Det övergripande syftet med samverkan är att skapa en gemensamt organiserad och fritt sökbar gymnasie- och vuxenutbildning i Hälsingland, med goda möjligheter till distansstudier oberoende av tid och rum. Utbildningen ska hålla en hög kvalitet ur såväl ett elev-/studerandeperspektiv som ett samhällsutvecklingsperspektiv samt ha hög kostnadseffektivitet. Syftet är också att möta den demografiska utvecklingen och kunna erbjuda elever och studerande i de frivilliga skolformerna bästa möjliga utbildning och aktivt verka för en hög utbildningsnivå i Medlemskommunerna. Med hänsyn till den minskning av elevantalet som har skett under de senaste åren och som bedöms fortsätta under de kommande åren, är Medlemskommunerna överens om att en samordning är nödvändig för att kunna erbjuda en modern gymnasieskola och vuxenutbildning av hög kvalitet. 1

2 Medlemskommunerna är också överens om att Förbundet i sin verksamhet ska sträva efter en öppen och förtroendefull samverkan med Medlemskommunerna och bedriva verksamheten kostnadseffektivt. Medlemskommunerna är positiva till en framtida utökning av förbundet genom att de hälsingekommuner som till en början valt att stå utanför förbundet så småningom ansluts. Med dessa kommuner kan Förbundet även teckna avtal om samverkan. 3 Verksamhetsövergång Personalfrågorna vid verksamhetsövergång regleras i särskilda övergångsbestämmelser. Kollektivavtal för den nya organisationen tillämpas enligt Pacta. Medlemskommunerna är överens om att verksamheterna ska överlåtas till Förbundet med start den 11 augusti Medlemskommunerna har insikt om att avtalet kommer att ge upphov till verksamhetsövergångar i den mening som avses i lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS). Vardera Medlemskommun svarar för att fullgöra de skyldigheter som enligt LAS och i övrig tillämplig arbetsrättslig lagstiftning ankommer på medlemskommun såsom arbetsgivare. 4 Pensionskostnadsreglering Medlemskommun ansvarar var för sig för intjänad pension för den personal som övergår till Förbundet till och med den månad då verksamhetsövergången sker. Från och med månaden efter verksamhetsövergång svarar Förbundet för framtida pensionsåtaganden till sina anställda. 5 Semesterlöneskuld och ferielöneskuld Värdet av kvarstående semesterlöneskuld, ferielöneskuld och okompenserad övertid vid verksamhetsövergången överförs av respektive Medlemskommun till Förbundet. 6 Inventarier, fordon och annan lös egendom Medlemskommunerna är överens om att all lös egendom på skolenheterna ska överlåtas till Förbundet. Detta gäller dock inte den konst som Medlemskommunerna har utplacerade på de olika skolenheterna. Överlåtelserna sker genom separata avtal mellan Förbundet och Medlemskommunerna och äganderättsövergången skall ske den 1 juli Den konst som Medlemskommunerna har utplacerade på de olika skolenheterna skall förtecknas av respektive Medlemskommun och förbli Medlemskommunens egendom. Förbundet ska överta inventarier och annan lös egendom till bokförda värden. 2

3 7 Finansiella frågor under planerings- och övergångsperioden Under tiden från bildandet fram till 1 januari 2015 svarar Medlemskommunerna själva för sina kostnader för arvoden m.m. till förtroendevalda samt för kostnader för annan personal som utför arbete åt Förbundet. Ersättning utgår enligt respektive medlemskommuns ersättningsbestämmelser. För tiden från och med 1 januari 2015 fram till verksamhetsövergången 11 augusti 2015 tillskapas en budget för arvoden till förtroendevalda, kostnader för personal, utredningar etc. Varje Medlemskommun bidrar med en procentsats som utgörs av den egna Medlemskommunens invånarantal i förhållande till de fyra Medlemskommunernas sammanlagda invånarantal. 8 Finansiell avräkning En finansiell avräkning avseende de tillgångar och skulder som i enlighet med detta avtal överförs till förbundet ska ske mellan Förbundet och respektive Medlemskommun per den 31 augusti Ekonomisk reglering av mellanskillnaden ska ske senast 30 september Regleringen sker genom kontant betalning eller genom upptagande av externt lån. Lånet ska vara slutamorterat inom fem år. 9 Bank- och finansfunktion samt likvidhantering Söderhamns kommun åtar sig att svara för bank- och finansfunktion samt likvidhantering för Förbundet under den tid förbundet består. I detta åtagande ingår att tillhandahålla bankkonton och hantering av betalningsflöden inom ramen för Medlemskommunens koncernkontosystem. Formerna för räntevillkor följer aktuell koncernränta inom Söderhamns kommun. Söderhamns kommun åtar sig att ställa en checkkredit om 15 mkr till Förbundets förfogande. Söderhamns kommuns finanspolicy gäller i tillämpliga delar för Förbundets verksamhet. 10 Ägarsamråd I förbundsordningens 10 finns föreskrifter om ägarnas samråd, insyn, närvarorätt samt yttrandefrågor. Av förbundsordningen följer att yttrande från Medlemskommunerna ska inhämtas inför beslut i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt i förbundet. Medlemskommunerna är överens om att följande typ av ärenden alltid är av den beskaffenheten att yttrande ska inhämtas. Övergripande mål i fyraårsbudgeten samt andra övergripande mål och riktlinjer för verksamheten Fastställande av budgetram och andra viktiga ekonomiska frågor Nedläggning av skola 3

4 Ovanstående ärendetyper utgör exempel på när yttrande alltid måste inhämtas. Som ett exempel på ärende som inte är av den beskaffenheten att yttrande måste inhämtas kan nämnas om en ändring i utbildningsutbudet. Att ange en exakt gräns för när ärenden är av den beskaffenheten att yttrande erfordras kan inte göras och därför ankommer det på direktionen att i de ägarsamråd som anges i 10 i förbundsordningen samråda med Medlemskommunerna för att bedöma om en viss fråga är av den beskaffenheten att Medlemskommunernas fullmäktige skall yttra sig. 11 Förbundsdirektionen Var och en av Medlemskommunerna väljer 3 ledamöter och 3 ersättare. Förbundsdirektionen väljer bland de utsedda ledamöterna en ordförande och en vice ordförande. Medlemskommunerna är överens om att valet av ordförande skall ske så att ordförandeskapet roterar mellan Medlemskommunerna. Det ska ske genom lottning på följande sätt: Första mandatperioden ska ordföranden komma från någon av de Medlemskommuner som inte är sätesort. Lottning sker då mellan de övriga tre Medlemskommunerna. Påföljande mandatperiod sker lottningen mellan de Medlemskommuner som inte haft ordförandeskapet och nästföljande mellan de två kvarvarande kommunerna o.s.v. När samtliga Medlemskommuner innehaft ordförandeskapet en mandatperiod sker ny lottningsomgång med samma förfarande men då med samtliga Medlemskommuner från första lottningen. Direktionens vice ordförande utses genom samma förfarande. Respektive Medlemskommun skall vid val av sina ledamöter i förbundsdirektionen ange vilka av ledamöterna som skall inneha ordföranderespektive vice ordförandeposten i det fall Medlemskommunen genom lottning erhåller ordförande- respektive vice ordförandeposten. Direktionen ska ha två beredande utskott varav ett bereder ärenden rörande gymnasie-utbildningsverksamheten och ett bereder ärenden inom vuxenutbildningsverksamheten mm. 4

5 12 Förvaltningsorganisation respektive köp av stödfunktion Förbundskansli Förbundet ska ha ett eget centralt kansli med placering på sätesorten Hudiksvall. Medlemskommunerna är överens om att ett centralt kansli ska begränsas till det minsta nödvändiga och endast bemannas med förbundschef och de lednings-, strategi- m fl funktioner som denne har nytta av att ha nära sig för att leda och organisera verksamheten på ett effektivt sätt. Kansliet bör med den intentionen inte bemannas med mer än 5-7 tjänster. Övriga medarbetare knutna till förbundskansliet bör så långt möjligt fördelas jämt på de olika kommunerna, men utgångspunkten är att placeringen sker på lärcentra eller gymnasieskolor på de orter där de var anställda innan verksamhetsövergång. Köp av stödfunktion Medlemskommunerna är också överens om att Förbundet ska köpa uppräknade stödfunktioner från en förutbestämd Medlemskommun: Redovisningsekonomi, ekonomisystem, bank och finans, köps från Söderhamns kommun. HR/PA-strateg och löneadministration köps från Bollnäs kommun. ITdrift köps från Hudiksvall och Nordanstig. Ersättningen för av Medlemskommuns utförda tjänster ska motsvara faktisk kostnad (självkostnad). Medlemskommunerna ska i samverkan utarbeta kalkylmallar för beräkning av självkostnader. Medlemskommunerna är överens om att kontinuerligt följa upp och utvärdera hanteringen av i denna bestämmelse aktuella frågor inom ramen för de ägarsamråd som föreskrivs i 10 i förbundsordningen. 13 Lokaler Medlemskommunerna är överens om att Förbundet ska hyra lokaler. Förbundet ska i första hand hyra av medlemskommunerna. Vid uthyrning av lokaler och eventuell utrustning från Medlemskommunerna skall hyresnivån utgöras av Medlemskommunernas självkostnad. Det är upp till parterna att komma överens om hyresavtalets längd. Initialt ska dock Förbundets möjligheter till utveckling, samordning och effektivisering värnas. Därför ska alla hyreskontrakt förhandlas till att från Förbundets start maximalt omfatta två + två år, med nio månaders uppsägningstid. Därefter sker kontraktskrivande mellan parterna enligt gängse normer, med uppsägningstid nio månader. Om hyresavtalet inte sägs upp inom uppsägningstiden förlängs avtalet ett år i taget. Förbundet kan också säga upp del av lokaler. Grundregeln är att den del som sägs upp ska vara användbar/uthyrningsbar/möjlig för försäljning till annan verksamhet. 5

6 Om Förbundet beställt en kostsam ombyggnation eller liknande och sedan går ur lokalen innan den är betald, ska förbundet ersätta Medlemskommunen enligt samma principer som gäller på öppna marknaden. Förbundet ska överta av Medlemskommunerna tecknade externa hyresavtal i samband med bildandet av förbundet, om inget annat överenskommes. 14 Ersättning för köp av tjänst mellan Förbund och Medlemskommuner Ersättning för köp av tjänst mellan Förbund och Medlemskommuner ska ske enligt självkostnadsprincipen. Medlemskommunernas konomichefer/motsvarande träffar överenskommelse om kalkylmallar för beräkning av självkostnaden. 15 Lån, leasing och borgen Förbundet ska finansiera sina behov av inventarier, datorer etc i första hand av egna medel. I andra hand genom upptagande av lån inom en låneram som fastställs i varje års budgetarbete mellan Förbundet och Medlemskommunerna. Leasing är en finansieringsform som i de allra flesta fall är ofördelaktig. Det kan dock finnas undantag t ex leasing av personbilar där leasing är att föredra då halva leasingmomsen kan lyftas. I vissa fall kan även så kallad operationell leasing för datorer vara fördelaktig eller leasing av kopiatorer. Finansieringsformen leasing får därför endast användas i begränsad omfattning. Med leasing avses även leasingliknande arrangemang som benämns något annat än leasing, t ex hyreskontrakt. Förbundet får ingå borgensförbindelse eller andra liknande förbindelser endast under förutsättning av att Medlemskommunernas kommunfullmäktige godkänner detta. Upptagande av lån i samband med reglering av finansiell avräkning vid bildandet av förbundet är undantaget. Storleken på lånet får inte överstiga beloppet för den finansiella avräkningen. 16 Befintliga avtal Medlemskommunerna är överens om att Förbundet per den 11 augusti 2015 ska överta Medlemskommunernas rättigheter och skyldigheter enligt de avtal som används i de verksamheter som överförs till Förbundet. 17 Försäkringar Förbundet ansvarar för att teckna och, under den tid Förbundet består, vidmakthålla erforderliga försäkringar för sin egendom, sina anställda och sin verksamhet samt olycksfallsförsäkring för eleverna under skoltid/verksamhetstid. Ansvaret för att teckna eventuella försäkringar för elever på fritiden åvilar Förbundet. 6

7 18 Upphandlingsfrågor Medlemskommunerna är överens om att Förbundet ska samordna sina inköps- och upphandlingsprocesser med Medlemskommunerna och genom Kommunalförbundet Inköp Gävleborg. 19 Medlemskommunernas ekonomiska målbilder Gymnasieutbildningen Medlemskommunerna är överens om att nettokostnaden per elev för undervisning, inkl lokaler, långsiktigt ska ligga på samma nivå som före det demografiska tappet (frånsett prisuppräkningen). Medlemskommunerna har vid förbundsbildningen kommit olika långt med anpassningen av kostnaderna efter det demografiska tappet. Medlemskommunerna är överens om att eftersläpande anpassningar ska vara genomförda fullt ut vid utgången av läsåret 2018/2019. Under mars 2014 tar ekonomerna fram förslag till grova målvärden/målbilder för Målbilderna bygger på demografianpassningen i Medlemskommunernas budgetar, men sammanställs på ett gemensamt och jämförbart sätt. 20 Medlemskommunernas ekonomiska målbilder Vuxenutbildningen Det har tagits fram ett underlag med bland annat nettobudget per verksamhet och kommun Sammanställningen indikerar dock att Medlemskommunerna kan ha olika omfattning på verksamheterna alternativt olika ambitioner eller att den bedrivs olika effektivt. Sammantaget pekar detta mot att en noggrannare analys av innehållet i verksamheterna samt kostnader och intäkter behöver göras innan ekonomiska målbilder kan diskuteras för Vuxenutbildningen Beskrivning och analys ska vara genomförd senast 15 mars Budget för det första läsåret 2015/16 Budget och verksamhetsplan för läsåret 2015/16 upprättas av respektive Medlemskommun. Respektive Medlemskommun ansvarar för att den budget som läggs är i balans. Vid budgetunderskott är Medlemskommunen skyldig att reglera detta gentemot Förbundet senast första kvartalet nästkommande budgetår. Medlemskommunernas ekonomichefer ska i god tid innan förbundsstart processkartlägga och formulera ett förslag till utvecklad budget- och uppföljningsprocess mellan Medlemskommuner och förbund. De ska föreslå roller, processflöde och mall för planeringsdirektiv. 7

8 22 Utvärdering av resurstilldelning Vuxenutbildningen Inför bildandet av Förbundet har överenskommits att varje Medlemskommun bidrar med den budget som finns vid uppstarten av Förbundet. Det har tagits fram ett underlag utvisande antalet årsarbetare, nettobudget, och bruttokostnad per verksamhet och Medlemskommun i budget Sammanställningen visar att Bollnäs har en bruttokostnad på 31,7 mkr (1 213 kr/inv), Hudiksvall 31,7 mkr (861 kr/inv), Nordanstig 8,5 mkr (895 kr/inv) samt Söderhamn 37,6 mkr (1 478 kr/inv). Sammanställningen indikerar att Medlemskommunerna kan ha olika omfattning på verksamheterna alternativt olika ambitioner eller att den bedrivs olika effektivt. Lokalkostnaderna påverkar Olika sätt att redovisa kostnader och intäkter kan också spela roll. Sammantaget pekar detta mot att en noggrannare analys av innehållet i verksamheterna samt kostnader och intäkter behöver göras. Motiven för en sådan analys skulle vara att identifiera skillnaderna mellan Medlemskommunerna så att dessa kan värderas i respektive Medlemskommun samt i Förbundet för att kunna beaktas i framtida diskussioner om verksamhet och ekonomi. Bedömningen är att kortsiktigt spelar skillnaderna mindre roll men långsiktigt kan de få stor betydelse om inriktningen på Förbundets arbete mer går mot att mål och inriktningar blir gemensamma för Medlemskommunerna. I ett sådant scenario kommer den ingående finansieringen mellan Medlemskommunerna inte att vara rättvis. Det ges ett uppdrag till ekonomicheferna och företrädare för verksamheten att tillsammans med en projektledare göra en djupare kartläggning och analys av ingående verksamheter med syfte att beskriva skillnader i verksamheterna och kostnader/intäkter mellan Melemskommunerna. Beskrivningen och analysen ska vara genomförd senast 15 mars Utpekad controlleransvarig Bollnäs kommun ska tillhandahålla en för Medlemskommunerna utpekad controllerfunktion, motsvarande 50 % tjänst under första året, för att sedan trappas ner till 15 % tjänst. Rollen innebär att samordna Medlemskommunernas process kring planeringsdirektiv respektive uppföljning/analys av Förbundets ekonomi och verksamhetsresultat. Funktionen är sakkunnig i ersättningsmodellerna och budgetprocessen och ska tillsammans med Förbundet initiera utvärdering och ev utveckling. Varje Medlemskommun bidrar till finansieringen av controllerfunktionen med en procentsats som utgörs av den egna Medlemskommunens invånarantal i förhållande till de fyra Medlemskommunernas sammanlagda invånarantal. Respektive Medlemskommun måste själva bidra med underlag och delta i gemensamt analysarbete mm. 8

9 24 Utvärdering av ersättningsmodeller, samt budget och uppföljningsprocessen En utvärdering av ersättningsmodeller, samt budget- och uppföljningsprocessen mellan Medlemskommunerna och Förbundet ska genomföras under 2018 och vara slutförd 31 okt Avsikten är att eventuella förändringar ska kunna genomföras inför ny fyraårsbudget Medlemskommunernas controllerfunktion samordnar utvärderingen från Medlemskommunernas sida. Utredningen ska redovisas i respektive Medlemskommuns kommunfullmäktige. 25 Ändringar i avtalet Mindre ändringar och tillägg i detta avtal får godkännas genom beslut i samtliga Medlemskommunerns kommunstyrelser. Ändringar som är av större vikt skall godkännas av kommunfullmäktige i samtliga Medlemskommuner. 26 Avtalstid Detta avtal gäller från den dag det antagits kommunfullmäktige i samtliga Medlemskommuner och gäller så länge förbundet består eller Medlemskommunerna beslutar ingå nytt avtal. Detta avtal har upprättats i fyra likalydande exemplar varav var och en av Medlemskommunerna tagit var sitt. För Hudiksvalls kommun För Söderhamns kommun... För Bollnäs kommun För Nordanstigs kommun. 9