Kommunledningskontoret

Transkript

1 Plats och tid Stadshuset, rum 2, kl Beslutande Övriga deltagande Utses att justera Lars Olsson (c) ordf Bo-Anders Thornberg (m) Kanslichef Per Hildingson Planeringschef Thomas Hagman Ekonomichef Bengt-Arne Persson Personalchef Per-Olof Drottler Stadsarkitekt Leif Berg Exploateringschef Jörgen Ernstsson Kommunsekreterare Maj-Inger Carlsson Bo-Anders Thornberg Justeringens tid Kommunledningskontoret och plats Sekreterare Maj-Inger Carlsson Paragrafer Ordförande Lars Olsson Justerare BEVIS Organ/Sammanträdesdatum Bo-Anders Thornberg Justering har tillkännagivits genom anslag Kommunstyrelsens arbetsutskott/ Anslagsdatum Anslagets nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift

2 Dnr Köket på Hovdala slottscafé Ks au , 183 Kulturnämnden meddelar att vissa brister i köket på Hovdala slottscafé bör åtgärdas. Kylskåp och diskmaskin bör inköpas. Vidare meddelar kulturnämnden att en översyn av ventilation och elsystem bör ske. Ekonomikontoret tillstyrker anslag till köksutrustningen. att bevilja kulturnämnden kronor i tilläggsanslag till kylskåp och diskmaskin till slottscaféet på Hovdala, att investeringarna är anslagstyp 2, att investeringarna finansieras ur projekt Oförutsedda investeringar, samt att föreslå kulturnämnden beställa översyn av ventilation och elsystem hos tekniska kontoret. KN ek

3 Dnr Prolongering av upphandling av livsmedel RAM 01/02 Ks au , 184 De nuvarande avtalen beträffande upphandling av livsmedel upphör att gälla Enligt avtalen finns möjlighet till prolongering i tre år. Ekonomikontoret föreslår att avtalen med nedanstående leverantörer förlängs. Företag: ICA Menyföretagen AB, Arlöv KonsumBagarn, Kristianstad Krönleins Bryggeri AB, Halmstad ICA Menyföretagen AB, Arlöv Franssons Fisk, Sölvesborg ICA Menyföretagen AB, Arlöv Gunnar Dafgård AB, Källby ICA Menyföretagens AB, Arlöv ICA Menyföretagen AB, Arlöv ICA Menyföretagen AB, Arlöv ICA Menyföretagen AB, Arlöv ICA Menyföretagen AB, Arlöv Skånemejerier, Malmö Varugrupp: Bröd djupfryst Mat och kaffebröd, färskt Drycker Fisk, djupfryst Fisk, färsk Djupfrysta produkter (ej köttprodukter) Kolonial Kött och charkvaror, djupfryst Kött och charkvaror, färskt Matfett, glass, ost Skånemejerier, Malmö Mejerivaror

4 Ks au 184 forts ICA Menyföretagen AB, Arlöv Ägg att prolongera avtalen med ovanstående leverantörer för tiden Inköp

5 Dnr Upphandling av livsmedel till mindre enheter och kompletteringsköp, RAM 01/02 Ks au , 185 De nuvarande avtalen beträffande köp av livsmedel till mindre enheter och för kompletteringsköp upphör att gälla Enligt avtalen finns möjlighet till prolongering i tre år. Ekonomikontoret föreslår att nuvarande avtal förlängs i tre år med nedanstående leverantörer. Företag: Matlådan, Hästveda Wahlqvist Matcentra ICA, Hästveda HB JP Livs, Sösdala LGS i Sösdala AB, Sösdala Mats Martinsson Livs AB, Tyringe Röke Lanthandel HB, Röke Regnérs Specerier AB, Vinslöv Gäller ej Mat och kaffebröd, färskt, för leverans till Furutorpsskolan och Söderparksskolan Vittsjöhallen AB, Vittsjö att prolongera avtalen med ovanstående leverantörer för tiden Inköp

6 Dnr Upphandling av frukt, grönt och potatis Ks au , 186 Upphandlingen omfattar inköp av frukt, grönt och potatis för ett års behov med eventuellt 2 års prolongering till servicehus, skolor, förvaltningar och övriga institutioner. Upphandlingen har genomförts enligt LOU som öppen upphandling och annonsering har skett i Official Journal, Anbudsjournalen samt på Hässleholms kommuns hemsida. Med hänvisning till etablerat inköpssamarbete mellan Skåne Nordost kommunerna har Bromölla, Osby, Perstorp och Ö Göinge kommun deltagit i denna upphandling. Vid anbudstidens utgång hade 2 anbudssvar inkommit. Hässleholms kommuns kostnad år 2001 uppgick till ca 3 mnkr exkl moms. En referensgrupp har granskat de olika anbuden utifrån specifikationer och pris. att anta RP Frukt AB, Hässleholm som leverantör av frukt, grönt och potatis för tiden med eventuellt 2 års prolongering. Inköp

7 Dnr Ramavtalsupphandling Fordon Ks au , 187 Upphandlingen omfattar inköp av bilar för ett års behov med eventuellt 2 års prolongering till servicehus, skolor, förvaltningar och övriga institutioner. För närvarande finns det 120 st leasingavtal, som under den kommande treårsperioden skall revideras och eventuellt nytecknas. Upphandlingen har annonserats i Anbudsjournalen samt på kommunens hemsida. Vid anbudstidens utgång hade 5 anbudssvar inkommit. Utvärdering har skett i 4 steg. 1. Kommersiell dokumentation (allmän lämplighet). 2. Teknisk specifikation. 3. Övriga villkor. 4. Pris. att anta följande leverantörer av bilar för tiden med eventuellt 2 års prolongering: Bilhallen (Toyota) i Hässleholm för fordon kategori 1, 2, 3, 4, 5 och 6, NB personvagnar (VW) i Hässleholm för fordon kategori 5, samt Weréens Motorcenter (Ford) i Hässleholm för fordon kategori 2, förnyelsebart bränsle. Inköp

8 Dnr Nytt PA-/lönesystem Ks au , 59 Hässleholms kommun har beslutat att upphandla ett nytt system för personal- och löneadministration. Upphandlingsproceduren har skett i enlighet med gällande upphandlingsregler och i samverkan med kommunens inköpschef. Genom införande av ett nytt PA/Lönesystem skapas förutsättningar för en kostnadseffektivare administration samt förbättrade möjligheter till styrning och uppföljning av verksamheterna. Det anbud som föreslås antas är det mest fördelaktiga med hänsyn till samtliga omständigheter. Upphandlingen har gjorts som öppen upphandling som sedan övergått till förhandlad upphandling Information till de fackliga organisationerna har skett under processen. Efter utvärdering föreslår projektgruppen att IFS Sverige AB:s anbud antas med motiveringen: - detta PA/Lönesystem upplevs som mest funktionellt, Windowsbaserat - IFS är en leverantör med kommunal erfarenhet - detta PA/Lönesystem har god utvecklingspotential och stor valfrihet - det ger en god ekonomi- och driftskostnadsbild Driftsstarten är planerad till

9 Ks au 59 forts att anta IFS Sverige AB:s anbud på PA/Lönesystem som leverantör till Hässleholms kommun under tre år med möjlighet till prolongering på ytterligare tre år, att finansiera investeringen om 4,0 mkr ur ekonomikontorets investeringsbudget projekt nr 20104, att ökade driftkostnader fr.o.m hanteras i samband med budget för 2003, samt att uppdra åt personalkontoret att senast redovisa de besparingar/resursförstärkningar som systemet medför. Ks au , 88 Datumet för redovisningen skall rätteligen vara att uppdra åt personalkontoret att senast redovisa de besparingar/resursförstärkningar som systemet medför. Ks au , 188 Personalchefen redovisar uppgifter begärda enligt ovan. att lägga redovisningen till handlingarna. pk

10 Dnr Intern kontroll Ks au , 189 Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och undgå allvarliga fel. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen. Kommunstyrelsens förvaltningar har upprättat förslag till internkontrollplan vilken föreslås bli antagen. Granskning av den interna kontrollen skall göras utifrån kriterierna väsentlighet, risk och rimlighet. Med väsentlighet avses vilka konsekvenser som kan uppstå vid fel eller misskötsel, med risk avses vilken sannolikhet som finns för att fel eller misskötsel kan förekomma och med rimlighet avses att kostnaden ställs mot skada som kan uppkomma i okontrollerat fall. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att för kommunstyrelsens förvaltningar antaga plan för intern kontroll avseende följande granskningsområde: - Attestrutiner - Delegation - Lönerapportering - Upphandling/inköp - Kontanthantering/Betalkort - IT-säkerhet, att resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till förvaltningschefen, samt

11 Ks au 189 forts att resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen, i sin helhet, skall behandlas av kommunstyrelsen på novembersammanträdet. pk

12 Dnr Internbudget Personalkontoret Ks au , 190 Personalkontoret har upprättat internbudget fördelad på tre positioners verksamhet. Personalkontoret meddelar att fr.o.m har Renhållarna AB valt att upphandla ett nytt lönesystem, som gjort att personalkontorets årliga intäkt på kronor från dem har försvunnit. att godkänna upprättat förslag till internbudget 2002 för personalkontoret. pk

13 Dnr Uppdrag att upprätta ansökan om expropriation ang fastigheten Skepparen 1 i Hässleholm Ks au , 191 Hässleholms kommun har under lång tid försökt förvärva rubricerad fastighet för att kunna ingå i skolprojektet Norra station. Någon lösning har inte uppnåtts med ägaren. Kommunkoncernen är ägare till mark omkring Skepparen 1. För att kunna fullfölja intentionerna för Norra station-projektet är det angeläget att fastigheten Skepparen 1 ingår i kommunkoncernens ägo. att uppdra åt kommunledningskontoret att upprätta ansökan om expropriationstillstånd för fastigheten Hässleholm Skepparen 1. Expl.avd.

14 Dnr GC-väg Röke Ks au , 192 I en skrivelse från Föräldraföreningen i Röke avseende påminnelse om förda diskussioner om Säkra skolvägar i Röke har tekniska kontoret i samråd med tekniska nämndens arbetsutskott och Vägverket genomfört en dialogträff i Röke. Vid denna träff redovisade tekniska kontoret ett principförslag till utbyggnad av ensidig gång- och cykelväg utmed väg 1885 och utmed Rv 24. För båda dessa vägar har Vägverket drift och underhållsansvar. Vägverkets representant omtalar att de för närvarande ej har några planer eller ekonomiska resurser för att bygga ut GC-vägar i Röke. att framhålla för tekniska nämnden att för att kommunstyrelsen skall kunna besluta i ärendet erfordras att en framställan görs. TN

15 Dnr Årsredovisning för Samfällighetsföreningen Ryttaren i Hässleholm år 2001 Ks au , 193 Årsredovisning för Samfällighetsföreningen Ryttaren i Hässleholm år 2001 har inkommit. att lägga årsredovisningen till handlingarna.

16 Dnr Yttrande över förstudie ang Väg 117 genom Vittsjö Ks au , 194 Vägverket har upprättat förstudie för trafiksäkerhets- och miljöåtgärder för väg 117 genom Vittsjö. Byggnadsnämnden och miljönämnden har yttrat sig i ärendet. att tillstyrka förstudien och hänvisa till dialogträffarna som föregått studien. Vägverket+BN+MN.prot.

17 Dnr Yttrande över förstudie ang Väg 117 genom Bjärnum Ks au , 195 Vägverket har upprättat förstudie för trafiksäkerhets- och miljöåtgärder för väg 117 genom Bjärnum. Byggnadsnämnden och miljönämnden har yttrat sig i ärendet. att tillstyrka förstudien och hänvisa till dialogträffarna som föregått studien. Vägverket+BN+MN.prot.

18 Dnr Begäran om rivning av byggnader å Hästveda 14:91, del av Ks au , 196 Exploateringsavdelningen har från miljökontoret och stadsbyggnadskontoret fått påpekande om att byggnaderna på en f.d. sågverkstomt intill återvinningsanläggningen i Hästveda är i sådant skick att de bör rivas. att föreslå tekniska nämnden att låta riva byggnaderna på f.d. sågverkstomten och göra en allmän avstädning av tomten, samt att finansiera rivningen med anslag ur exploateringsbudgeten. TN

19 Dnr Upphandling av digital hydraulisk modell för Finjasjön m.m. Ks au , 197 att uppdra åt byggnadsnämnden att fatta erforderliga beslut angående hydraulisk modell, för Finjasjön m.m. BN

20 Dnr Transportverksamhet inom Hässleholms kommun Ks au , 198 Projektledaren Lennart Arvell och chefen för tekniska kontoret informerar om transportverksamheten inom Hässleholms kommun. att uppdra åt tekniska nämnden att fortsätta utredningsarbetet och framlägga konkret förslag till handlingsplan med ekonomiska bedömningar. TN

21 Dnr Yttrande över RTI-plan Ks au , 199 Kommunen har bestämt att inte avge enskilda yttranden. Et gemensamt yttrande för kommunerna i Skåne Nordost har framtagits. att tillstyrka yttrandet. Skåne Nordost

22 Dnr Återbesättande av tjänst på Hässleholms turistbyrå Ks au , 200 Turismsamordnaren på Hässleholms Turism lämnar sin tjänst i augusti månad. att tjänsten som turismsamordnare får återbesättas, samt att tjänsten som turismsamordnare på Hässleholms Turism får annonseras ut snarast. Turist

23 Dnr Förslag till årets företagare Ks au , 201 Årets Företagare utses av Företagarnas Riksorganisation (FR) efter förslag från kommunen. Det är ett hederstecken till enskild företagare som under året utfört en prestation i sin kommun. att nominera Gullbritt Jonasson, Finja Betong AB, till utmärkelsen Årets Företagare. FR+motivering