Guide: Att hantera användare och behörigheter

Transkript

1 Guide: Att hantera användare och behörigheter Den här guiden hjälper dig att hantera användare och behörigheter i internetbanken. Som behörighetsadministratör har du full översikt över företagets användare och deras behörigheter och kan lägga till, ta bort och ändra bland användare och behörigheter

2 Innehållsförteckning Om användare och behörigheter Översikten Användare i internetbanken Lägg till ny användare Ta bort användare Lägg till ny behörighet Ändra befintlig behörighet Lägg till, ändra och ta bort behörigheter samtidigt Ändra från begränsad till obegränsad behörighet Ändra från obegränsad till begränsad behörighet Ändra fullmakt att teckna avtal Signeringsärenden Behörighetsmallar

3 Om användare och behörigheter För företaget är det viktigt att kunna bestämma vilka som får använda internetbanken och vad var och en ska ha för behörighet. I sektionen Användare och behörigheter i internetbanken finns allt du behöver för att hantera behörigheter. Du som är behörighetsadministratör kan lägga upp nya användare och välja vilken behörighet var och en ska ha. Du kan också spärra användare och ta bort användare. Det kan vara bra att känna till att arbetet sker i tre steg: 1. Behörighetsadministratören lägger upp en användare. 2. Firmatecknaren godkänner den nya användaren. 3. Behörighetsadministratören lägger till behörighet för användaren. Begränsad eller obegränsad behörighet Det är viktigt att bestämma villken typ av behörighet användaren ska ha. Om användaren till exempel ska kunna betala fakturor, överföra pengar från vissa konton, hantera löner och pensionsplaner ska du ge begränsad behörighet för just detta. Användaren kan ges obegränsad behörighet vilket innebär att användaren får full tillgång till samtliga nuvarande och framtida konton, avtal och ingående tjänster i internetbanken. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. 3

4 Översikten Användare i internetbanken Användare i internetbanken är en översikt över företagets användare i internetbanken och vilken behörighet var och en har. Här kan du lägga till, ändra eller ta bort behörigheter, ändra villkor för en behörighet, spärra eller ta bort användare. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj Användare i internetbanken. Det går att söka på namn på användare, personnummer, namn på behörighetsmall, kontonamn eller kontonummer och det går att sortera på namn, status och gilitghetstid. Det går att filtrera på status, giltighetstid, behörighetsmall, behörigheter, id-metod och teckna avtal. Användare har olika status Användare kan ha olika status och du ser användarnas status i översikten. Aktiv - En användare som antingen har obegränsad behörighet eller begränsad behörighet. Användaren kan använda internetbanken. Spärrad - En användare som är spärrad kan inte logga in i internetbanken. Behörighetsadministratören kan spärra och ta bort spärr på användaren under fliken Användardetaljer. Nekad - Om en firmatecknare inte godkänner användaren inom 30 dagar får användaren status nekad. Behörighetsadministratören måste då ta bort användaren manuellt och lägga in användaren igen. Förfallen - Om giltighetstiden har gått ut får användaren status förfallen. Användaren kan inte logga in i internetbanken. Behörighetsadministratören kan förlänga giltighetstiden för användaren under fliken Användardetaljer. Inaktiv - En användare som lagts in som begränsad men ännu inte blivit tilldelad behörighet är inaktiv. Användaren kan inte logga in i internetbanken. Behörighetsadministratören behöver lägga till behörighet till användaren för att användaren ska få åtkomst till internetbanken. Väntande - En användare som ännu inte blivit godkänd av firmatecknaren har status väntande och kan inte logga in. 4

5 Lägg till ny användare För att en person ska kunna logga in på ett företag i internetbanken behöver personen läggas till som användare i företaget av dig som behörighetsadministratör. När behörighetsadministratören registrerat användaren behöver firmatecknaren slutsignera användaren med hjälp av BankID, säkerhetsdosa eller BankID på kort. Avtalet finns tillgängligt för firmatecknaren under rubriken Avtal att godkänna på internetbankens startsida. Firmatecknaren behöver alltså själv vara användare i internetbanken. Om ett företag har flera firmatecknare kan det krävas gemensamt godkännande av den nya användaren. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj Lägg till ny användare. 1. Användardetaljer Du ska nu fylla i detaljer om användaren. Fyll i användarens personnummer. Välj Fortsätt. 5

6 2. Typ av behörighet Fundera på om den nya användaren ska tilldelas begränsad behörighet eller obegränsad behörighet. Vid begränsad behörighet, lägg upp användaren i det här flödet. När firmatecknaren godkänt användaren, gå till användaren i översikten och klicka på Lägg till nya behörigheter. Välj hur den nya användaren ska logga in och signera. Välj om den nya användaren ska bli behörighetsadministratör, det vill säga kunna administrera behörigheter. Välj om den nya användaren ska ha fullmakt att teckna avtal* i företagets namn. Klicka på Fortsätt. * Fullmakt att teckna avtal För att användaren ska kunna beställa tjänster i internetbanken behövs Fullmakt att teckna avtal. Fullmakten ges i samband med att användaren läggs till i internetbanken. Grundinställningen är att användaren får tillgång till alla delar i fullmakten. Behörighetsadministratören kan i efterhand ändra vilka tjänster fullmakten ska gälla för. 3. Granska och godkänn Granska och klicka på Fortsätt. 6

7 4. Bekräftelse Ärendet är nu skickat för signering. För att signera en ny användare krävs signering av en eller flera firmatecknare i internetbanken. Om du är firmatecknare kan du signera direkt. Välj Signera ärendet. Avtal som firmatecknare ska signera finns under under rubriken Avtal att godkänna på internetbankens startsida. 7

8 Avtal att godkänna Firmatecknaren granskar avtalet och villkor. Klicka på Fortsätt. Kontrollera översikten över vad som ska godkännas. Påbörja signering med vald signeringsmetod. Klicka på Fortsätt. Bekräftelse på att signeringen är klar och att avtalet är godkänt. Nu är användaren inlagd i internetbanken. Om du valt att ge begränsad behörighet: Gå till användaren i översikten. Klicka på länken Lägg till nya behörigheter och välj vilka behörigheter användaren ska ha. Om du valt obegränsad behörighet är användaren klar och har full behörighet. 8

9 Ta bort användare För att en person inte längre ska ha tillgång till företagets internetbank behöver den tas bort som användare av dig som är behörighetsadministratör. Om en användare endast under en begränsad tid inte ska ha åtkomst till internetbanken bör användaren i stället spärras. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj översikten Användare i internetbanken. Välj den person som du vill ta bort i listan över alla användare. Välj fliken Användardetaljer. Klicka på länken Ta bort användare. 9

10 kn Bekräfta genom att klicka på knappen Ta bort användare. Godkänn ändringen. Klicka på Fortsätt. Ett meddelande visas som bekräftar att användaren är borttagen och inte längre har tillgång till företagets internetbank. 10

11 Lägg till ny behörighet Lägg till en ny behörighet för en användare via användaröversikten Användare i internetbanken. Det kan vara en ny användare som du precis lagt upp eller en befintlig användare som ska få en ny behörighet. Att tänka på om begränsad eller obegränsad behörighet Om användaren till exempel ska kunna betala fakturor, överföra pengar från vissa konton, hantera löner och pensionsplaner ska du ge begränsad behörighet. Obegränsad behörighet innebär att användaren får full tillgång till samtliga nuvarande och framtida konton, avtal och ingående tjänster i internetbanken. I Guide: Att välja rätt behörigheter listas alla behörigheter och exempel på vad som kan passa olika roller. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj översikten Användare i internetbanken. Välj den användare som ska få ny behörighet. Klicka på länken Ändra/lägg till nya behörigheter. Välj fliken Lägg till nya behörigheter. Välj behörigheter. Dessa läggs i varukorgen. Klicka på Fortsätt. I nästa steg behöver du för vissa behörigheter ange villkor (beloppsgräns, signeringsvillkor och konton). 11

12 I exemplet ser du hur behörigheten Internationell betalning kan begränsas till belopp och signeringsvillkor. Knappen Lägg till på alla innebär att villkoren gäller på alla konton i listan. Genom att klicka på pennsymbolen kan särskilda villkor anges för ett specifikt konto. Markera de konton som ska ingå. Klicka på Fortsätt. På sidan Kontrollera och godkänn visas de nya behörigheterna inklusive villkor. Signera ärendet direkt eller senare. Genom att välja Signera senare kan flera ärenden signeras samtidigt vid ett senare tillfälle. Ärenden som du valt att signera senare hittar du under Signeringsärenden. Godkänn ändringen. Om ändringen behöver kontrasigneras finns ärendet för slutsignering under Signeringsärenden. Ett meddelande visas som bekräftar att ändringen gått igenom. 12

13 Ändra befintlig behörighet Du kan göra ändringar i befintlig behörighet, till exempel lägga till/ta bort konton, ändra beloppsgränser och signeringsvillkor. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj översikten Användare i internetbanken. I Guide: Att välja rätt behörigheter listas alla behörigheter och exempel på vad som kan passa olika roller. Välj den användare som du vill ändra behörighet för. Välj länken Ändra/lägg till nya behörigheter Välj fliken Ändra behörigheter och konton. Markera den behörighet som ska ändras och välj Fortsätt. Markera de konton som ska läggas till/tas bort, signeringsvillkor och beloppsgränser som ska ändras. Välj Fortsätt. 13

14 Kontrollera och godkänn den ändrade behörigheten inklusive villkor. Välj Signera nu för att gå vidare till signering. Du kan välja att signera ärendet direkt eller att signera senare. Genom att välja Signera senare kan flera ärenden signeras samtidigt vid ett senare tillfälle. Ärenden som du valt att signera senare hittar du under Signeringsärenden. Godkänn ändringen. Ett meddelande visar att ändringen har gått igenom. Om ändringen behöver kontrasigneras finns ärendet under Signeringsärenden för slutsignering. 14

15 Ta bort befintlig behörighet När du ska ta bort en behörighet för en användare görs detta i användaröversikten Användare i internetbanken. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj översikten Användare i internetbanken. I Guide: Att välja rätt behörigheter listas alla behörigheter och exempel på vad som kan passa olika roller. Välj den användare som du vill ta bort behörighet från. Klicka på länken Ändra/lägg till nya behörigheter. Välj fliken Ändra behörigheter och konton. Välj Ta bort för den behörighet som ska tas bort. Välj Fortsätt. 15

16 Kontrollera och godkänn den behörighet som ska tas bort. Välj Signera nu för att gå vidare till signering. Du kan välja att signera ärendet direkt eller att signera senare. Genom att välja Signera senare kan flera ärenden signeras samtidigt vid ett senare tillfälle. Ärenden som du valt att signera senare hittar du under Signeringsärenden. Godkänn ändringen. Ett meddelande visar att ändringen har gått igenom. Om ändringen behöver kontrasigneras finns ärendet under Signeringsärenden för slutsignering. 16

17 Lägg till, ändra och ta bort behörigheter samtidigt Det går att ta bort eller lägga till nya behörigheter och ändra i befintliga behörigheter på samma gång. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj översikten Användare i internetbanken. I Guide: Att välja rätt behörigheter listas alla behörigheter och exempel på vad som kan passa olika roller. Välj den användare som du vill justera behörigheterna för. Välj fliken Hantera behörigheter. Klicka på Ändra/lägg till nya behörigheter. Nu kan du växla mellan flikarna Ändra behörigheter och konton respektive Lägg till nya behörigheter. Alla ändringar du gjort läggs i en varukorg. Klicka på Fortsätt i varukorgen när du är klar. Kontrollera att alla ändringar du gjort stämmer. Signera ärendet direkt eller senare. Genom att välja Signera senare kan flera ärenden signeras samtidigt vid ett senare tillfälle. Ärenden du valt att signera senare hittar du under Signeringsärenden. 17

18 Godkänn ändringen. Klicka på Fortsätt Ett meddelande visar att ändringen har gått igenom. Om ändringen behöver kontrasigneras finns ärendet under Signeringsärenden för slutsignering. 18

19 Ändra från begränsad till obegränsad behörighet För att ändra från begränsad till obegränsad behörighet behöver du först ta bort de behörigheter som användaren redan har. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj översikten Användare i internetbanken. Börja med att ta bort befintliga behörigheter Välj den användare som du vill ge obegränsad behörighet. Välj fliken Hantera behörigheter Klicka på länken Ändra/lägg till nya behörigheter. Klicka på länken Ta bort alla. Klicka på Fortsätt i varukorgen. Kontrollera att ändringar du gjort stämmer och signera ärendet. Om ändringen behöver kontrasigneras finns ärendet under Signeringsärenden. Nu ska du lägga till obegränsad behörighet När behörigheterna är borttagna från användaren, klicka på länken Lägg till nya behörigheter. Välj Obegränsad behörighet. 19

20 Klicka på knappen Obegränsad behörighet. Ange signeringsvillkor, i detta fall att två i förening ska signera. Klicka på Fortsätt. Kontrollera och godkänn ändringen. Välj Signera nu för att gå vidare till signering. Du kan välja att signera senare och kan på det sättet signera flera ärenden samtidigt vid senare tillfälle. De ärendena hittar du under menyvalet Signeringsärenden. Godkänn ändringen. Om ändringen behöver kontrasigneras finns ärendet under Signeringsärenden. Ett meddelande visar att förändringarna gått igenom. 20

21 Ändra från obegränsad till begränsad behörighet För att ändra från obegränsad till begränsad behörighet behöver du först ta bort den obegränsade behörigheten och i nästa steg ange vilka behörigheter användaren ska ha i stället. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj översikten Användare i internetbanken. I Guide: Att välja rätt behörigheter listas alla behörigheter och exempel på vad som kan passa olika roller. Klicka på den användare som du vill ge begränsad behörighet. Klicka på länken Ändra. Klicka på knappen Ta bort. Kontrollera och godkänn ändringen. Signera ärendet direkt eller senare. Om du väljer Signera senare kan flera ärenden signeras samtidigt. Ärenden att signera senare hittar du under Signeringsärenden. I detta fall, välj Signera nu. 21

22 Godkänn ändringen. Klicka på Fortsätt. Ett meddelande visas som bekräftar att behörigheten har uppdaterats. Om ändringen behöver kontrasigneras finns ärendet under Signeringsärenden. Nu kan du gå in på användaren igen och lägga till de behörigheter du vill att användaren ska ha. Gå till användaren, klicka på länken Lägg till nya behörigheter och välj vilka behörigheter användaren ska ha. 22

23 Ändra fullmakt att teckna avtal Om användaren har rätt att teckna avtal i företagets namn kan du ändra vilka tjänster som användarens fullmakt ska gälla för. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i internetbanken Välj översikten Användare i internetbanken. Välj användaren som du vill ändra fullmakt att teckna avtal för. Välj fliken Hantera behörigheter. Om användaren har behörigheten Fullmakt att teckna avtal visas här de tjänster som ingår i fullmakten. Klicka på pennan för att redigera tjänster. 23

24 Klicka i och ur checkboxarna för de tjänster som användaren ska ha fullmakt för. Klicka på Fortsätt när du är klar. Klicka på Fortsätt och signera ärendet. Om ändringen behöver kontrasigneras finns ärendet under Signeringsärenden. Ett meddelande visas som bekräftar att ändringen gått igenom. 24

25 Signeringsärenden Under Signeringsärenden listas de ärenden som väntar på att signeras. De ärenden som listas här är ärenden som antingen ska signeras senare eller ärenden som väntar på godkännande av ytterligare en behörighetsadministratör. Det finns olika signeringsvillkor för behörighetsadministratörerna. Företaget väljer den lösning som passar bäst. Ensam - Behörighetsadministratören signerar ändringar själv. Två i förening (kontrasignering) - Behörighetsadministratören måste signera med en annan behörighetsadministratör. Logga in i internetbanken. Välj sektionen Användare och behörigheter i huvudmenyn. Välj Signeringsärenden. Ärenden att signera Här visas de signeringsärenden som du kan signera. Det kan antingen vara ärenden för kontrasignering eller ärenden som har valts för att signera senare. Klicka på Se alla ärenden för att signera. Ärenden skickade för signering Här listas de signeringsärenden som du har skickat för kontrasignering. 25

26 Välj de ärenden du vill signera. Klicka på Godkänn ärende/n. Godkänn och signera. Ett meddelande visas som bekräftar att ändringen har gått igenom. 26

27 Behörighetsmallar Behörighetsmallar kan vara bra att använda om flera användare i företaget ska ha samma behörigheter. Det innebär att du sparar en kombination av behörigheter och villkor för olika roller i företaget i en mall. Sedan kopplar du användare till mallen. När en ändring genomförs i mallen uppdateras denna ändring automatiskt på alla användare som är kopplade till mallen. En användare kan bara vara kopplad till en mall åt gången. Via Behörighetsmallar i huvudmenyn kan du skapa mallar och lägga till användare till mallarna. I Guide: Att använda behörighetsmallar i internetbanken får du hjälp att skapa olika behörighetsmallar. 27