DOKUMENTHANTERINGSPLAN SAMTLIGA NÄMNDER Sotenäs kommun

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN SAMTLIGA NÄMNDER Sotenäs kommun Sotenäs kommuns dokumenthanteringsplan Fullversion Antagen av Kommunstyrelsen ; Inom verksamhetsområde 1 Demokrati och ledning, 2 Verksamhetsstöd, 3 Samhällsservice, 4 Samhällsbyggnad och 5 Trygghet och stöd Antagen av Byggnadsnämnden ; Inom verksamhetsområde 4 Samhällsbyggnad Antagen av Omsorgsnämnden ; Inom verksamhetsområde 8 Vård och Omsorg samt 9 Socialt och ekonomiskt stöd Antagen av Utbildningsnämnden ; Inom verksamhetsområde 7 Skola och 10 Kultur & Fritid Antagen av Miljönämnden i Mellersta Bohuslän ; Inom verksamhetsområde 6 Miljö- och hälsoskydd

2 Inledning Antagen KS , BN , ON , UN , MimB Enligt Sotenäs kommuns föreskrift om arkivvård, antagen av kommunfullmäktige , ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras vid behov. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. Dokumenthanteringsplanen är även underlag till den klassificeringsstruktur som handlingar diarieförs efter i dokument- och ärendehanteringssystemen. Ersättningsskanning Ersättningsskanning av handlingar får endast ske till ärenden skapade 2021 eller senare, oavsett vad som anges i kolumn Format, i enlighet med gallringsbeslut antagna i Riktlinjer för ersättningsskanning antagen av Kommunstyrelsen För ärenden skapade 2020 eller tidigare gäller dokumenthanteringsplan antagen av Kommunfullmäktige , oavsett verksamhetsområde. Begrepp i kolumnerna VO, PG & P - är den punktnotation som används i klassificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden (VO), processgrupper (PG) och processer (P). I dokument- och ärendehanteringssystemen används tre siffror (VO+PG+P) för att ange klassificering. Rubrik - är en benämning på handlingen som ofta tillkommer genom en aktivitet i en process. /Gallras innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Gallras innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form gallras i systemet. Saknas det gallringsbeslut på en handlingstyp så är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. Gallringsfrist Anger när en handling som ska gallras tidigast får förstöras. Format talar om i vilket format handlingen ska finnas. Anges papper får handlingen inte ersättningsskannas. Se rubrik Ersättningsskanning. Förvaras anger vart handlingen arkiveras eller finns. Anger när handlingar som ska bevaras ska levereras till kommunarkivet. Om inget anges ska en handling som ska bevaras överlämnas till efter 10 år efter avslut. Hur hittar man i planen? Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader.

3 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Administrera val Kartor och kodförteckningar för valdistrikt Digitalt Valdatabas När valet Vunnit laga kraft & server Statistik, underlag Gallras Vid inaktualitet Digitalt Valdatabas Förslag till ny valkretsindelning Digitalt Ciceron När valet Vunnit laga kraft Register över val och förtidsröstningslokaler Digitalt & papper Ciceron & VN arkiv När valet Vunnit laga kraft Inventeringslista valmaterial Digitalt Server När valet Vunnit laga kraft Beställningslista valmaterial Digitalt Server När valet Vunnit laga kraft Packlistor valmaterial respektive vallokal Digitalt Server När valet Vunnit laga kraft Uppföljning och utvärdering av valet Digitalt Server & När valet vunnit laga Ciceron kraft Planeringsunderlag till nästa val. Ingår i protokollet Planeringsunderlag till nästa val. Planeringsunderlag till nästa val. Planeringsunderlag till nästa val. Röstmottagning, lokaler, transporter med mera. Ligger till grund för planering av nästa val Oanvänt valmaterial Gallras Enligt Papper VN arkiv Valmyndighetens instruktioner Förordnande av röstmottagare Digitalt & papper Ciceron & VN arkiv Register över röstmottagare Gallras 10 år Digitalt & papper Server & VN arkiv När valet Vunnit laga kraft När valet Vunnit laga kraft Ingår i valnämndens protokoll Närvarolistor Papper se kom. Skickas till löneenheten Inbjudan, utbildning Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server Utbildningsmaterial, valmyndigheten Gallras Efter valet Digitalt Server Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner för röstmottagare och kommunala bud Digitalt Server När valet Vunnit laga kraft Kommunspecifikt informationsmaterial om förtidsröstning med mera till allmänheten Digitalt Server När valet Vunnit laga kraft Genomföra val Rapport från valnämnden Digitalt Ciceron När valet Vunnit laga kraft Dagrapport röstmottagningsställe Gallras Efter Papper VN arkiv Lämnas till länsstyrelsen mandatperioden Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Gallras Efter Papper VN arkiv mandatperioden Ifyllda väljarförteckningar Gallras Efter Papper VN arkiv mandatperioden Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras Efter mandatperioden Papper VN arkiv Postfullmakter Gallras När valet vunnit laga Digitalt & papper Ciceron & kraft VN arkiv Omslag med korrekt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras Efter mandatperioden Papper VN arkiv * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 1 av 97

4 Kvittens röstlängd Gallras När valet vunnit laga Papper VN arkiv kraft Röstlängder som använts vid val Papper VN arkiv När valet vunnit laga kraft Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten Gallras Efter Papper VN arkiv mandatperioden Omslag med tomma ytterkuvert från godkända Gallras Efter Papper VN arkiv budröster mandatperioden Röstkort Gallras När valet vunnit laga Papper kraft Protokoll valdistrikt Gallras Lämnas till Papper Länsstyrelsen Resultatbilagor Gallras Lämnas till Papper Länsstyrelsen Omslag med röster Gallras Lämnas till Papper Länsstyrelsen Ankomstlista valnatten Gallras Vid inaktualitet Papper VN arkiv Tillkännagivande onsdagsräkning (tid och plats) Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server Sammanställning förtidsröster Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server Protokoll valnämndens preliminära rösträkning Gallras Lämnas till Digitalt & papper Ciceron & Länsstyrelsen VN arkiv För sent inkomna brevröster Gallras När valet vunnit laga Papper VN arkiv kraft Blankett innehåll röd kasse Gallras Lämnas till Papper VN arkiv Länsstyrelsen Destrueras genom bränning Folkinitiativ Begäran genomföra folkomröstning Digitalt & papper Ciceron & 2 år lagen om kommunala folkomröstningar Namnlistor Digitalt & papper Ciceron & 2 år Rapport över antal röstberättigade Digitalt Ciceron 2 år Tjänsteutlåtande Digitalt Ciceron 2 år Partistöd Ansökan Digitalt Ciceron 2 år Uträkning av partistöd Digitalt Ciceron 2 år Skriftlig redovisning Digitalt Ciceron 2 år Granskningsintyg Digitalt Ciceron 2 år 1 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll Digitalt & papper se kommentar Ciceron el. samt 2 år Om protokoll signeras fysiskt får detta inte ersättningsskannas. Fullständigt protokoll skrivs ut på arkivbeständigt papper och sätts i pärm närkansli samt diarieförs digitalt i årsakt. Protokollsutdrag/beslut Digitalt Ciceron el. Diarieförs i respektive ärende. Behöver inte vara det påskrivna exemplaret. Filmer från webbsända Kommunfullmäktige Gallras 2 år Digitalt Server Förvaras externt Offentlig dialog Medborgarförslag Digitalt Ciceron 2 år * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 2 av 97

5 Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron el. 2 år Redovisa delegation Delegationsbeslut Digitalt Ciceron el. Lista redovisade delegationsbeslut Digitalt Ciceron el. 2 år Redovisas på sammanträde i lista 2 år Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsätta och entlediga förtroendevalda Förslag om att tillsätta beredning eller politisk Digitalt Ciceron 2 år styrgrupp Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Digitalt Ciceron 2 år Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning Digitalt Ciceron 2 år från Länsstyrelsen Förslag från valberedningen Digitalt Ciceron 2 år Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Digitalt Ciceron 2 år Begäran till Länsstyrelsen om ny ersättare Digitalt Ciceron 2 år Underrättelse från Länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i KF Digitalt Ciceron 2 år Initiativ från förtroendevalda Motion Digitalt Ciceron 2 år Tjänsteskrivelse/yttrande Digitalt Ciceron 2 år Interpellation Digitalt Ciceron 2 år Interpellationssvar Digitalt Ciceron 2 år Fråga Digitalt Ciceron 2 år Återkoppla till förtroendevalda Anmälningsärenden/meddelanden Digitalt Ciceron el. Ej verkställda beslut Digitalt Ciceron el. 2 år Diarieförs i respektive ärende, sammanställning redovisas på sammanträden 2 år 1 3 Överförmyndare Dokumenthanteringsplan för överförmyndare Digitalt Ciceron 2 år Gemensam dokumenthanteringsplan för samverkande kommuner. Samverkande överförmyndare i åtta kommuner. I Sotenäs kommun bevaras ärenden av administrativ karaktär som förändring i delegationsordning, andra styrande dokument och val av överförmyndare. Dessa ärenden ligger under 1. Demokrati och ledning samt 2. Verksamhetsstöd. Handlingar som hör till uppdraget hanteras av överförmyndaren i verksamhetssystem och slutarkiveras 3 år efter avslutat ärende, i Sotenäs kommuns arkiv. 1 4 Verksamhetsledning Styrande dokument Styrande dokument Digitalt Ciceron 2 år Planer, riktlinjer och Policy med mera Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron 2 år * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 3 av 97

6 Strategier Digitalt Ciceron 2 år Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/beskrivning Digitalt Ciceron 2 år Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron 2 år Delegationsbeslut Digitalt Ciceron 2 år T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. Attest och utanordningsbehörighet (blankett) Digitalt Ciceron 5 år Attestliggare Gallras 2 år Digitalt Ciceron Attestförteckning/försättsblad pärm Gallras vid inaktualitet Digitalt Ciceron 5 år Delegationsordning Digitalt Ciceron 2 år Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, Papper Personakt löpande Personakt, personalavdelningen individärenden MBL Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, övriga ärenden som kan vara underlag för politiska beslut Digitalt Ciceron 2 år Närarkiv, kansli, Ciceron Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server Protokoll Löneöversyn Digitalt Ciceron 2 år Närarkiv, kansli, Ciceron Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Digitalt & papper Ciceron & 2 år Protokoll från central samverkansgrupp mellan Digitalt Ciceron Löpande Närarkiv, kansli arbetsgivare och arbetstagare Kallelse med bilagor till möten och förhandlingar med Gallras Digitalt 2 år Digitalt samverkansgrupp Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Digitalt Ciceron Löpande Närarkiv, kansli, pärm Protokoll/Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar Gallras 2 år Digitalt Server Ej i v system, på arbetsplatsens gemensamma katalog Kollektivavtal Digitalt Server 1 5 Planering och uppföljning av verksamheten Mål och ekonomistyrning Redovisningsräkning kommunalekonomisk utjämning från Skatteverket Digitalt Ciceron 2 år (kommunalskatt, fastighetsavgift, kommunalekonomisk utjämning, LLS) statsbidrag under 2.4 Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron 2 år Investeringsbudget Digitalt Ciceron 2 år Budget, flerårsplan, verksamhetsplan samt mål Digitalt Ciceron 2 år Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Gallras 10 år Papper Tjänsterum Om det handlar om till exempel skattesats och hamnar i KFs diarieförda handlingar. Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Digitalt Ciceron 2 år Budget, arbetsmaterial Gallras vid inaktualitet Digitalt server Budgetuppföljning Digitalt Ciceron 2 år Handlingar om budgetuppföljning som behandlas i nämnd Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Gallras 2 år Digitalt server * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 4 av 97

7 Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Digitalt Ciceron 2 år Delårsrapport kommunen Digitalt Ciceron 2 år Bokslut Digitalt Ciceron 2 år För nämnderna Revisionsrapport av delårsbokslut och bokslut Digitalt Ciceron 2 år Årsredovisning, innefattar uppföljning av mål Digitalt Ciceron 2 år För Sotenäs kommun Protokollsutdrag m. bil. från kommunalförbund och Digitalt Ciceron 2 år Kommunkoncern kommunala bolag Resultatöverföring investeringsanslag Digitalt Ciceron 2 år Årsbokslutsbilaga*) (specifikationer) Digitalt Ciceron & server 2 år *)Anläggningsbilaga Avstämning per balanskonto Bokförings och avstämningslistor Engagemangsbesked Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Digitalt Ciceron 2 år Mäta verksamhetskvalitet Anvisningar för internkontroll, internkontrollplan Digitalt Ciceron 2 år Redovisning och uppföljning av internkontroll Digitalt Ciceron 2 år Sammanställning med enkätunderlaget Digitalt Ciceron 2 år Medarbetarundersökning Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Plan Digitalt Hypergene 2 år Till exempel personalförsörjningsplan Uppföljningar av rutiner, dokumentation Digitalt Samsa 2 år Avser uppföljning av t.ex. vårdarbetsrutiner Uppföljning av folkhälsoavtal Digitalt Ciceron 2 år Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning på verksamhetsnivå. Digitalt Ciceron 2 år Protokoll och utvärdering bevaras och diarieförs. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Åtgärdsplaner Digitalt Ciceron 2 år Synpunkter och klagomål Synpunkt/klagomål Digitalt Ciceron el. Tjänsteskrivelse/svar Digitalt Ciceron el. 2 år 2 år Anmäla enligt lag Anmälan om missförhållanden Digitalt Ciceron el. 2 år Till exempel Lex Sarah. Utredning/rapport Digitalt Verksamh. 2 år Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron el. 2 år Beslut Digitalt Ciceron el. 2 år Forum för samråd Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Digitalt Server T.ex. skola fritid, skola näringsliv, skola statliga myndigheter, skola kommunala myndigheter 1 6 Tillsyn och Revision Revision och granskning Revisionsplan Digitalt Ciceron 2 år * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 5 av 97

8 Revisionsreglemente Revisionsrapport Digitalt Ciceron & Revisionsberättelse Digitalt Ciceron & Beslut från Revisionen Digitalt Ciceron & Tillsyn från tillsynsmyndighet Meddelande om förestående inspektion Digitalt Ciceron el. Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Digitalt Ciceron el. Underrättelse om inkommen anmälan Digitalt Ciceron el. Begäran om uppgifter/yttrande Digitalt Ciceron el. Yttrande/svar Digitalt Ciceron el. Beslut/dom Digitalt Ciceron el. 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år Styrande dokument 1 7 Verksamhetsutveckling Utvecklingsprojekt Projektdirektiv Digitalt Ciceron 2 år Förstudie Digitalt Ciceron 2 år Projektplan/beskrivning Digitalt Ciceron 2 år Projektorganisation Digitalt Ciceron 2 år Rutinmässig korrespondens Gallras Vid inaktualitet Digitalt enskild dator Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser m.m. av långsiktig betydelse Digitalt Ciceron 2 år Minnesanteckningar från möten Gallras Vid inaktualitet Digitalt enskild dator Delrapport Digitalt Ciceron 2 år Ekonomisk slutredovisning Digitalt Ciceron 2 år Slutrapport Digitalt Ciceron 2 år om protokoll saknas Samverka externt Överenskommelse Digitalt Ciceron 2 år Till exempel; 14 kommuner som samverkar i Fyrbodal. Samordningsförbundet väst. Tillväxt norra Bohuslän. Luft i väst. Minnesanteckningar Gallras vid inaktualitet Digitalt enskild dator Avtal Digitalt & papper Ciceron & 2 år 1 8 Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning Rutinbeskrivning för postöppning Gallras Vid inaktualitet Digitalt & papper Server & postrum När det gäller enskilda (privata) arkiv och samlingar som kommunen tar hand om: se * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 6 av 97

9 Postöppningsfullmakt Gallras Vid inaktualitet Digitalt & papper Ciceron & postrum Skrivs på av alla anställda. Gallras när anställd eller förtroendevald slutat Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran ta del av allmän handling. Kan vara telefonsamtal, e post eller besök. Gallras Digitalt Sekretessprövning görs, diarieförs ej Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den Digitalt Ciceron el. 2 år maskad Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän Digitalt Ciceron el. 2 år handling Beslut/dom från Kammarrätten Digitalt Ciceron el. 2 år Redovisa information och plan för dokumenthantering Registerutdrag Digitalt Ciceron el. 2 år Arkivredovisning*) Digitalt Ciceron 2 år Arkivbeskrivning och arkivförteckning Klassificeringsstruktur Digitalt Ciceron 2 år Dokumenthanteringsplan Digitalt Ciceron 2 år Vårda och förvara arkiv Föreskrifter, riktlinjer och regler rörande arkiv se samt Hantera arkivleveranser Arkivförteckning Papper Arkiv Avhända allmänna handlingar Begäran om övertagande av handlingar Digitalt Ciceron 2 år Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron 2 år Överlämna allmänna handlingar för förvaring Avtal om lån/förvaring av handlingar Digitalt Ciceron 2 år Gallra allmänna handlingar Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Digitalt Ciceron 2 år Senast antagen dokumenthanteringsplan är kommunens gallringsbeslut Gallringslistor Digitalt Ciceron 2 år 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Externa remisser Remiss/begäran om yttrande Digitalt Ciceron el. Yttrande/svar Digitalt Ciceron el. Beslut från remitterande organ Digitalt Ciceron el. 2 år 2 år 2 år Externa undersökningar Enkäter, inkomna Gallras Digitalt se kom. Kan vara en länk Enkätsvar, avgivet Gallras Digitalt se kom. Kan vara en länk Statistik till andra myndigheter Begäran om uppgifter Se anm. Digitalt se kom. Statistik av intresse för den egna verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 7 av 97

10 Lämnade uppgifter Se anm. Digitalt se kom. Statistik av intresse för den egna verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet Sammanställningar, statistik Se kom. Digitalt se kom. 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet 1 10 Hantera kommunens varumärke Kommunvapen Beställning av kommunvapen Digitalt Ciceron Registreras hos PRV. Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Digitalt Ciceron Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska Digitalt Ciceron nämnd Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Digitalt Ciceron Hos heraldiska ID 977, 21:239f, 22:255 Ansökan om registrering hos PRV Digitalt Ciceron ansökn.nr PRV /2003 Registreringsbevis från PRV Digitalt & papper Ciceron & reg.nr PRV /2003 Förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Digitalt Ciceron Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Digitalt Ciceron Grafisk profil Grafisk Manual Digitalt Ciceron Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron Varumärke Registrering av varumärke Digitalt Ciceron Även kommunala bolag Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron Registrering varumärke Registrering aktiebolag Ansökan om registrering hos PRV Digitalt Ciceron Registreringsbevis från PRV Digitalt & papper Ciceron Patent och registreringsverket. Förfrågan om tillstånd att använda kommunens Digitalt Ciceron varumärke Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Digitalt Ciceron Utmärkelser Nomineringar Digitalt Ciceron 2 år Till exempel Folkhälsopris 1 11 Representation Särskild händelse och evenemang Inbjudan, deltagare Digitalt Ciceron 2 år Föreningar, näringsliv etc. Representationslistor och registreringsförteckningar Digitalt Ciceron 2 år Tackbrev och ordförandekorrespondens Digitalt & papper Ciceron 2 år Dokumentation från evenemang Gallras Vid inaktualitet Digitalt Intranät, hemsida, sociala medier Redogörelse för evenemanget, fotografier, upptagningar Representationsgåvor Digitalt & papper Ciceron 2 år Gåvor till och från kommunen dokumenteras i bild eller dokumentform * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 8 av 97

11 Reglemente Revideras Digitalt Ciceron Vänortsutbyte Sotenäs kommun har inte vänortsutbyten 2 Verksamhetsstöd 2 1 Mötesadministration Genomföra möten Kallelse Digitalt Ciceron el. Närvarolista Digitalt Ciceron el. Dagordning Digitalt Ciceron el. Justeringsanslag Digitalt Ciceron el Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Digitalt Ciceron el. Tjänsteutlåtande Digitalt Ciceron el. Inlämningstider för politisk behandling av ärenden Gallras Vid inaktualitet Digitalt Ciceron el. 2 år 2 år Ingår i protokollet 2 år Ingår i protokollet 5 år Ingår i protokollet 2 år 2 år 2 2 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Digitalt Troman Avtal lån av surfplatta Gallras Vid inaktualitet Digitalt Ciceron Medgivande om personuppgiftsbehandling Gallras Vid inaktualitet Papper Närarkiv Ersättning och arvoden till förtroendevalda Utveckling av förtroendevaldas kompetens Arvodesbestämmelser Digitalt Ciceron 2 år Arvodesunderlag (arvodeslistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar, etc.) Gallras 10 år Digitalt Heroma Skickas till löneenheten Protokollsutdrag/beslut Digitalt Ciceron 2 år Program och inbjudan till externa kurser och konferenser Program och inbjudan till intern utbildning för nya förtroendevalda Gallras Vid inaktualitet Digitalt Digitalt Ciceron 2 år 2 3 Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server, intranät, e post Informationsmaterial om verksamhet Digitalt Server & intranät 2 år * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 9 av 97

12 2 3 2 Intern webb/intranät Handböcker/interna rutiner, regler Digitalt Server & intranät Startsida/struktur Digitalt Server & intranät Webbsidor Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server & intranät 2 år 1 ex sparas vid större förändringar 2 år Ta ut på papper årligen eller vid större förändringar Projekt och samarbetsytor på webben Direktkommunikation med medarbetare Samarbetsytor Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server & intranät Projektytor Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server & intranät Massutskick via e post eller sms, informationsträffar Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server & intranät 2 4 Ekonomiadministration Närarkiv ekonomiavdelningen avser både källaren och arkiv på avdelningen Kontoplan Kontoplan, inkl. kodförteckningar/kodplaner Digitalt Ciceron 2 år Slutgiltig för året lämnas till diariet Leverantörsreskontra Rekvisition Gallras 10 år Digitalt Proceedo Förvaras tillsammans med faktura Leverantörsfaktura Gallras 10 år Digitalt Proceedo Elektroniska fakturor finns i ekonomisystemet/ehandelssystemet. Manuellt hanterade original finns i kommunarkivet. Betalning till leverantör Gallras 10 år papper Tjänsterum Kundreskontra Fakturaunderlag Gallras 10 år Papper Tjänsterum Fakturafil Gallras 10 år Digitalt Server Fakturajournal, bokföringsjournal Gallras 10 år Papper Närarkiv Kundfaktura Gallras 10 år Digitalt Incit Autogiroanmälan Gallras 2 år efter avslutad autogiro Digitalt el. papper Server el. E faktura anmälan Gallras 2 år Digitalt Server Betalningspåminnelse till kund Gallras 10 år Digitalt Incit Kravfil Gallras 2 år Digitalt Server Inkassoärenden Gallras 2 år Digitalt Server Bokföringsmässig avskrivning Gallras 10 år Digitalt Ciceron Delegationsbeslut el. verkställighet Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra Gallras 10 år Papper Närarkiv Fakturera internt Interdebitering/kostnadsfördelning Gallras 10 år Papper Närarkiv Bokföringsorder Gallras 10 år Papper Närarkiv Löpande bokföring Huvudbok Digitalt incit Ekonomiska anspråk Ärenden om reducerad avgift Digitalt Ciceron Bestridande av faktura, skadeståndskrav, försäkringsärenden, fodringar och avskrivning av fodringar * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 10 av 97

13 2 4 8 Taxering Moms och arbetsgivardeklaration Gallras 10 år Papper Närarkiv Underlag för ansökan om moms Gallras 10 år Papper Närarkiv Ansökan momsersättning Gallras 10 år Papper Närarkiv Skatteverkets utbetalnings eller inbetalningsbesked Gallras 10 år Papper Närarkiv Taxeringsvärden Gallras 10 år Papper Närarkiv Skattereduktion Gallras 10 år Papper Närarkiv Utbetalningar Det som ej omfattas av leverantörsreskontra Gallras 10 år Papper Närarkiv Inbetalningar Det som ej omfattas av kundreskontra Gallras 10 år Papper Närarkiv Kontantkassa Redovisning av kassa Gallras 10 år Papper Närarkiv Babs kvitton, kassakvitton Gallras 10 år Papper Närarkiv Bankinsättningar Gallras 10 år Papper Närarkiv Bevakningslistor för postgiro och bankgiro Gallras 2 år Papper Närarkiv 2 5 Finans och skuldförvaltning Förvalta finanser Ex. aktier och värdepapper Digitalt institut, äldre se kommentar äldre värdepapper förvaras i kassaskåp på ekonomiavd Inkommande bidrag T.ex. energirådgivning el. utjämningsbidrag. Gallras 10 år Digitalt Ciceron Uppgifter om bidragskriterier Digitalt Ciceron Ansökan Digitalt Ciceron Beslut Digitalt Ciceron Redovisning av statsbidrag Digitalt Ciceron inkl. slutbesked Inlån Se "Utlån" Utlån Revers Digitalt Ciceron Delegationsbeslut Digitalt Ciceron Underlag för betalning Digitalt Ciceron Borgen Beslut från fullmäktige Digitalt Ciceron Ärenden om kommunal borgen Utdelningar och koncernbidrag Beslut om utdelning eller koncernbidrag Digitalt Ciceron Ägartillskott Beslut om ägartillskott Digitalt Ciceron 2 6 Inköp och upphandling Genomföra upphandling, förnyad konkurrensutsättning samt avrop i dynamiskt inköpssystem (DIS) Annons och förfrågningsunderlag Digitalt Ciceron 2 år Öppningsprotokoll Digitalt Ciceron 2 år Utvärderingsprotokoll Digitalt Ciceron 2 år Tilldelningsbeslut Digitalt Ciceron 2 år * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 11 av 97

14 Anbud, inte antaget Digitalt Ciceron 2 år Gallring eller återlämnande får ske tidigast efter fyra år från den dag avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades ut. Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras. RA FS 2013: Avropa från ramavtal Anbud, antaget Digitalt Ciceron 2 år Ramavtal/avtal/kontrakt Digitalt & papper Ciceron & 2 år Inköp/Beställning Orderbekräftelse Gallras 10 år Digitalt Proceedo Garantibevis Gallras Vid garantitidens Papper Mottagare upphörande Produktdokumentation Gallras Vid inaktualitet Papper Mottagare Följesedel Gallras 2 år Digitalt Proceedo 2 7 Personaladministration Rekrytera Annons Gallras Vid inaktualitet Digitalt Varbi Intresseanmälningar Gallras rullande 12 mån Digitalt Varbi Ansökningar, ej erhållen tjänst Gallras 2 år Digitalt Varbi Pga möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Utlåtande från rekryteringskonsult Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server Anställande chef Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Digitalt Varbi Anställa Anställningsavtal Digitalt & papper Winlas & löpande personakt Introduktionsprogram för nyanställda Digitalt Server Sekretessavtal Papper personakt löpande Kvittenser för tjänstelegetimation Gallras När anställd slutar se kom. SML IT Bemanning och ledigheter Ansökan/beviljad om tjänstledighet och semester Digitalt Heroma 2 år Administrera anställningar Ändra anställningsform Digitalt & papper Winlas, löpande Nytt anställningsavtal heroma & personakt Bisysslor Digitalt Heroma löpande Behörighetsgivande intyg och betyg, studieintyg Papper personakt löpande gällande lärarbehörigheter Personalhälsa Rehabiliteringsutredning Digitalt heroma löpande vid avslut av anställning arkiveras heroma i pappersformat Arbetsförmågebedömning Papper personakt löpande Sjukanmälan Gallras 2 år Digitalt heroma Läkarintyg Gallras 2 år Digitalt heroma vid behov beroende på orsak till intyget Omplaceringsutredning Papper personakt löpande Tillbudsanmälan Digitalt KIA 2 år Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan Digitalt KIA 2 år * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 12 av 97

15 Anmälan och handlingsplan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Digitalt KIA löpande Utbildning och utveckling Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal Gallras När nytt dokument är upprättat Lönesamtal Gallras När nytt dokument Digitalt Heroma är upprättat Utbildningsstöd Digitalt Heroma Kursmaterial Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server respektive avdelning Disciplinåtgärder för personal Kallelse Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server papper till anställd, digitalt till fack.repr. Skriftlig varning Papper personakt löpande Polisanmälan Papper personakt löpande Uppvakta personal Register över gåvor Digitalt heroma 25 åring noteras i winlas Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Gallras 1 år Digitalt heroma Hanteras av löneenheten Beslut om avgångsvederlag Papper personakt Entledigande, egen uppsägning Digitalt & papper winlas & personakt Ansökan om pension och entledigande Digitalt & papper winlas & personakt LAS varsel, resultat i ej avslut Gallras 2 år Papper personakt Löpande Varsel om uppsägning Digitalt & papper Winlas & Heroma Löpande Papper till anställd Ansökan om företrädesrätt och svar Gallras Vid inaktualitet Digitalt Winlas & Heroma 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö /skyddsrond Skyddsrondsprotokoll med handlingsplan Digitalt KIA 5 år Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Digitalt Ciceron 2 år Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Gallras När ny ansvarig har Papper personakt löpande utsetts Konsekvensanalys el. riskbedömningar av Digitalt KIA 5 år arbetsmiljöeffekter Sjukfrånvarostatistik Digitalt Heroma & Hypergene Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Digitalt KIA Digitalt Heroma 2 9 Löneadministration Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Digitalt Heroma Friskvårdsersättningar Digitalt Heroma Kostavdrag Gallras 2 år Papper Löneenhet * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 13 av 97

16 Ersättningar, tex traktramente och reseräkningar Digitalt Heroma För kvitto i samband med resor sparas origninalet i 1 år av den anställde. Kontrolluppgifter Digitalt Heroma Löneunderlag Gallras 2 år Digitalt & papper Heroma & Avser även semesterväxling Löneenhet Signallistor Gallras 2 år Digitalt & papper Heroma & Löneenhet Retroaktiv lön (listor) Gallras 2 år Digitalt Heroma Skatter (jämkningar) Gallras 10 år Digitalt & papper Heroma & Löneenhet A skattsedel på papper för nyanställda Beräkna lön, arvoden och ersättningar Arbetstidsschema Digitalt Heroma Flextidstidssaldo & tidsstämplingar Digitalt Heroma Ledighetsansökningar Digitalt Heroma Underlag arb.giv.intyg Digitalt Heroma Utmäta lön Utmätning i lön Gallras Vid inaktualitet Papper Löneenhet Återkräva lön Underlag till återbetalning löneskulder Gallras 2 år Papper Löneenhet Skickas till ekonomi 2 10 Pension Pensioner Pensionsbrev Digitalt Skandia Löpande Pensionslösningar avtal om särskilda Papper Löneenhet Löpande & personakt Löneväxling underlag Papper Söderberg & Partner Återkrav av pension Papper Löneenhet & personakt 1 år 2 11 IT och telefoni Införa system Planering Digitalt Supportportal Förstudie Digitalt Supportportal Rutin för införande av system Digitalt Supportportal Förvalta system Förvaltningsplan för system Gallras När ny plan har upprättats Digitalt Supportportal Informationsklassning Gallras När ny klassning har Digitalt Supportportal gjorts Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) Digitalt Supportportal SITHS kort Gallras När anställningen har upphört Digitalt Supportportal * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 14 av 97

17 Teknisk infrastruktur Dokumentation om teknisk infrastruktur Digitalt Supportportal Telefoni och växel Dokumentation för telefoni, växelsystem Digitalt Supportportal Beställning av telefoni Gallras Vid inaktualitet Digitalt Supportportal Blankett för beställning Gallras När anställningen har upphört Digitalt Supportportal Uppgifter om telefon kopplad till anställning Gallras När anställningen har upphört Digitalt Supportportal Korrespondens Gallras Vid inaktualitet Digitalt Supportportal Support/helpdesk Gallras Vid inaktualitet Digitalt Supportportal 2 12 Fordon och materiel Fordon Fordonsplan/register över fordon Gallras Revideras Digitalt Server Räddningstjänstens kontor Körjournal/färdskrivarblad Gallras 2 år Papper Tjänsterum Räddningstjänstens kontor Kvitton, bränsle och tillbehör Gallras 10 år Papper Tjänsterum Räddningstjänstens kontor Besiktningsprotokoll Gallras 2 år Papper Tjänsterum Räddningstjänstens kontor Registerbevis Gallras Vid inaktualitet Papper Tjänsterum Räddningstjänstens kontor 2 13 Interna servicefunktioner Transportmedelsbokningar Bokningar Gallras Vid inaktualitet Digitalt Traka 2 14 Tillagnings och mottagningskök Planera och förbereda måltider Matsedlar, näringstabell. Även de matsedlar som kan finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Digitalt Server & kostdatasystem Prislistor för gäster Gallras vid inaktualitet Digitalt Server Beställning av mat Gallras Vid inaktualitet Digitalt Kostdatasystem Leveranslistor Gallras Vid inaktualitet I köket på respektive anläggning Pärm anläggning & proceedo Specialkost, intyg om Gallras Vid inaktualitet Papper Pärm anläggning Statistik Digitalt Server & kostdatasystem Mjölkstöd från EU Gallras 10 år Digitalt Server Information om allergier enligt märkningslagen Gallras Vid inaktualitet Papper Resp. Kök Matsedlarna för skolan och äldreomsorgen publiceras på hemsidan * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 15 av 97

18 3 SAMHÄLLSSERVICE 3 1 Borgerliga ceremonier Borgerlig vigsel Förordnande av vigselförrättare Digitalt Ciceron 2 år Länsstyrelsen är huvudman Hindersprövning intyg Gallras efter vigsel Papper Tjänsterum Original till Lst efter vigsel Vigsel intyg Gallras efter vigsel Papper Tjänsterum Original till Lst efter vigsel Protokoll Gallras 2 år Digitalt Server Kopior sändes till Lst årligen Förslag till vigselförrättare Gallras Vid inaktualitet Digitalt Ciceron Vigselbevis mall Digitalt Server Årlig statistik Digitalt Ciceron 1 år Borgerlig begravning Förordnande av begravningsombud Digitalt Ciceron Länsstyrelsen är huvudman Förslag till begravningsombud Gallras Vid inaktualitet Digitalt Ciceron 3 2 Konsumentstöd och rådgivning Konsumentrådgivning Statistiksammanställning Tjänsten tillhandahålls av extern utförare Budget och skuldrådgivning Ärenden om budgetrådgivning Gallras 1 år Digitalt Boss Arbetet dokumenteras i verksamhetssystem för rådgivning Ärenden om skuldrådgivning (inte prövade enligt Gallras 5 år Digitalt Boss skuldsaneringslagen) Statistisk sammanställning Digitalt Boss Skuldsanering Ärenden om skuldsanering (prövade enligt Gallras 5 år Digitalt Boss Arbetet dokumenteras i verksamhetssystem för skuldsaneringslagen) rådgivning Statistisk sammanställning Digitalt Boss 3 3 Medborgarservice Hantera frågor Rutinmässiga förfrågningar, snabba svar och hänvisningar se kom. Kan vara ett samtal eller muntligt ställd fråga. Rutinmässiga frågor på e post till service center gallras. Synpunkter vidarebefordras till sekreterare, se Extern information och kommunikation Ge kommuninformation Webbplats Digitalt Ciceron & 3 5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillstånd och tillsyn för alkoholservering intranät Kommunalrådets och kommunchefens nyhetsbrev Digitalt Server & intranät Folkhälsonytt Digitalt Ciceron & intranät Publikationer Digitalt Ciceron & intranät Ansökan om serveringstillstånd Digitalt Ciceron & AlkT Startsidan och strukturen skrivs årligen ut på papper och diarieförs I regi av Sotenäs kommun, arkivera ett exemplar 2 år Samtliga handlingar rörande tillfälligt serveringstillstånd gallras efter 5 år. Handlingar rörande permanent serveringstillstånd bevaras. * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 16 av 97

19 Arbetsmaterial Gallras vid inaktualitet Digitalt AlkT & server Remisser, yttrande, korrespondens, registreringsbevis, ekonomihandlingar med mera Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet Beslut på ansökan om tillfälligt serveringstillstånd Digitalt Ciceron & 2 år AlkT Beslut om nedläggande av ansökan Digitalt Ciceron & 2 år AlkT Tillståndsbevis Digitalt Ciceron & 2 år AlkT Tjänsteutlåtande Digitalt Ciceron & 2 år AlkT Beslut Digitalt Ciceron & 2 år AlkT Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Digitalt Ciceron & 2 år AlkT Anmälan om provsmakning Gallras 5 år Digitalt AlkT 2 år Anmälan om ändrade ägarförhållanden Digitalt Ciceron & AlkT 2 år Anmälan om utsedda serveringsansvariga Gallras Vid inaktualitet Digitalt Ciceron & Kan gallras när nya serveringsansvariga har utsetts AlkT Restaurangrapporter Gallras 10 år Digitalt AlkT Anmälan om kryddning av egen snaps Gallras Vid inaktualitet Digitalt Ciceron & AlkT Anmälan av försäljning av öl klass 2 Gallras När verksamheten har upphört Digitalt Ciceron & AlkT Tillsynsplan Gallras Vid inaktualitet Digitalt Ciceron Tillsynsärenden som leder till åtgärd Digitalt Ciceron & AlkT Innehåller t.ex. anmälan, beslut, dom, tillsynsrapport, utredning och yttranden Tillsynsärenden som inte leder till åtgärd Gallras 5 år Digitalt Ciceron & AlkT Ärenden om lotteritillstånd Digitalt Ciceron Ansökan, delegationsbeslut 3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning Stöd och samordnade insatser för anställbarhet och personlig utveckling Remiss Gallras 2 år efter avslutad åtgärd. Överenskommelse med arbetsförmedlingen eller kommunen om praktik. Gallras 2 år efter avslutad åtgärd. Beslut om arbetsträning och arbetspraktik Gallras 2 år efter avslutad åtgärd. Beslut om lönestöd och personligt biträde Gallras 2 år efter avslutad åtgärd. Kartläggning Gallras 2 år efter avslutad åtgärd. Digitalt AMEa Från Individ och familjeomsorgen. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring. Digitalt & papper AMEa & Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Digitalt AMEa Från arbetsförmedlingen. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Digitalt AMEa Från arbetsförmedlingen. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Digitalt AMEa På arbetsmarknadsenheten. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring. * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 17 av 97

20 Betyg Gallras 5 år efter sista anteckning Digitalt AMEa Medhavda betyd inför praktik eller arbetsträning. Personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring Anvisning om kommunplacering från Digitalt AMEa personakt, födda 5,15,25 undantas från gallring migrationsverket. Återkallad anvisning om kommunplacering från Digitalt AMEa Migrationsverket Ansökan om stadsbidrag Digitalt Ciceron se Inkommande bidrag Avtal Digitalt & papper Ciceron & Beslut från Migrationsverket Digitalt Ciceron Exempel: tomhyror. Licenser Digitalt & papper Ciceron & Hyresavtal Gallras 2 år efter avtalstidens slut Digitalt & papper Ciceron & Elavtal Gallras 2 år efter avtalstidens slut Digitalt & papper Ciceron & 3 7 Näringsliv Näringslivsutveckling Näringslivsstrategi Digitalt Ciceron Handlingsplan Digitalt Ciceron Remissvar Digitalt Ciceron Inbjudningar till nätverksträffar Gallras Omedelbart Digitalt Server Nyhetsbrev Gallras 5 år Digitalt Server Protokoll, Näringslivsråd Digitalt Ciceron Avtal Digitalt & papper Ciceron & 3 8 Turism Besöksnäringsutveckling Besöksnäringsstrategi Digitalt Ciceron Egenproducerade trycksaker Gallras 5 år Digitalt & papper Ciceron & Inbjudningar till nätverksträffar Gallras Omedelbart Digitalt Server Se Styrande dokument Turistbyrå och turistinformation Handlingsplan för Infopoints Gallras 5 år Digitalt Ciceron Avtal om Infopoints Digitalt & papper Ciceron & Information till nyanställda Gallras 5 år Digitalt Server Avtal Digitalt & papper Ciceron & 3 9 Stiftelser, fonder och donationer Stiftelser Ansökningshandlingar Digitalt Ciceron Stiftelser egen juridisk person Sammanställning över sökanden Digitalt Ciceron Beslut av stipendiater Digitalt Ciceron Ansökan och beslut om utbetalning Digitalt Ciceron Beslut med motiveringar Digitalt Ciceron * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 18 av 97

21 Bedömningskriterier Digitalt Ciceron Förteckning över fördelning av premier och stipendier Digitalt Ciceron Stiftelseförordnande Digitalt Ciceron Protokoll, stipendiekommittéer eller motsvarande Digitalt Ciceron Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Digitalt Ciceron Huvudbok Digitalt Ciceron Bokslut, inkl. Revisionsberättelse Digitalt Ciceron Verifikationer Gallras 10 år Digitalt Incit Val av representanter i stiftelse Digitalt Ciceron Fonder Ansökningshandlingar Digitalt Ciceron Sammanställning över sökanden Digitalt Ciceron Beslut av stipendiater Digitalt Ciceron Protokoll, kommittéer eller motsvarande Digitalt Ciceron Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Digitalt Ciceron Beslut med motiveringar Digitalt Ciceron Bedömningskriterier Digitalt Ciceron Förteckning över fördelning av premier och stipendier Digitalt Ciceron Huvudbok Digitalt Ciceron Bokslut, inkl. Revisionsberättelse Digitalt Ciceron Ansökan och beslut om utbetalning Digitalt Ciceron Donationer Ansökningshandlingar Digitalt Ciceron Sammanställning över sökanden Digitalt Ciceron Beslut av stipendiater Digitalt Ciceron Protokoll, kommittéer eller motsvarande Digitalt Ciceron Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Digitalt Ciceron Beslut med motiveringar Digitalt Ciceron Bedömningskriterier Digitalt Ciceron Förteckning över fördelning av premier och stipendier Digitalt Ciceron Huvudbok Digitalt Ciceron Bokslut, inkl. Revisionsberättelse Digitalt Ciceron Ansökan och beslut om utbetalning Digitalt Ciceron 3 10 Bidrag till externa aktörer Bidrag till organisationer etc Ansökan se kom. Föreningar Kulturminnesmärkta byggnader Behandla förfrågningar från externa aktörer som ej omfattas av ordinarie verksamhetsspecifika bidragsformer, som socialt versamma organisationer, byalag, friskolor och kommuner/ myndigheter. Beslut Digitalt Ciceron * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 19 av 97

22 4 SAMHÄLLSBYGGNAD 4 1 Lantmäteri och kartarbete Bilda fastighet Ansökan om förrättning Digitalt Ciceron 10 år Alla typer av förrättningar. Ex. avstyckning, fastighetsreglering, sammanläggning, klyvningsförrättning, fastighetsbestämning, legaliseringsförrättning, anläggningsförrättning, ledningsförrättning. Förrättningsprotokoll Digitalt Ciceron Vi är inte arkivhållare och behöver därför inte arkivera handlingar. Tjänsteanteckningar bevaras om det medför något i ärendet. Tjänsteskrivelse 10 år Digitalt Ciceron Beslut Digitalt Ciceron Mätdata Digitalt Geosecma Samla geografisk information och kartor. Geosecma internwebben, dessa kartor heter lite annorlunda. Flygbilder Digitalt Geosecma Detta gäller både digital bilder samt kontaktkopior Ortofotokartor Digitalt Geosecma Grunddata för varje nyframställt ortofoto. Adresskartor eg. turistkarta etc. Digitalt Geosecma Karta som redovisar aktuella adresser, gator, vägar och kvarter. Dessutom innehåller den fastighetsindelning och offentliga byggnader samt gatu och vägnummer Grundkarta Digitalt Geosecma Ursprung, primärkartan. Ta fram grundkarta som juridiskt underlag vid bygglov, då situationsplan och detaljplan ska upprättas. Innehåller byggnader, fastighetsgränser, rättigheter, höjdkurvor, träd, häckar, vägar, vägkanter m.m. Nybyggnadskartor Digitalt Skapa nybyggnadskarta i samband med nybyggnation. Juridiskt upprättad karta med redovisning av detaljplan. Innehåller uppdaterad primärkarta, fastighetsdata, uppgifter från detaljplan, avvägda markhöjder m.m. Primärkarta/ baskarta Digitalt Geosecma Den digitalt lagrade primärkartan är kommunens storskaliga karta som detaljerat och med god lägesnoggrannhet redovisar grundläggande förhållanden på marken. Kartan innehåller fastighetsgränser (tomtgränser) och fastighetsbeteckningar, gator med namn och adresser, gång och cykelvägar, byggnader, staket, belysningsstolpar, höjdkurvor m.m. Använd baskartan för detaljerad planering och projektering samt som underlag till nybyggnadskartor, förättningskartor/tomtkartor och ledningsdokumentation. Registerkartor/fastighetsindelningskartor Digitalt Geosecma Använda registkartan för att redovisa aktuell fastighetsindelning samt adresser. * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 20 av 97

23 Stormnätskartor (mätpunkter) Digitalt Geosecma Använda stormnätskarta för att redovisa var befintliga mätpunkter och höjdfixar finns belägna i kommunen. Översiktskartor Digitalt Geosecma Hålla kartor över gatunamn, adressnummer och platsnamn uppdaterade. Områdeskartor Digitalt Geosecma Hålla kartor över församlingar, stadsdelar eller trakter uppdaterade Namnsätta kvarter, gator och allmänna platser Skrivelse/brev (om ändring ) Digitalt Ciceron Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron Namnförslag Digitalt Ciceron Tävlingsbidrag Digitalt Ciceron Sammanställning Digitalt Ciceron Utredning Digitalt Ciceron Beslut Digitalt Ciceron Adressätta Dokumentation om Digitalt Ciceron 4 2 Fysisk planering Hantera översiktsplaner Upprätta översiktsplan/fördjupning av översiktsplan/tillägg till översiktsplan. Här ingår även upphävande och överklagande. Digitalt Ciceron & Aktuallitetsprövning Digitalt Ciceron & Protokollsutdrag Digitalt Ciceron & Tjänsteskrivelser Digitalt Ciceron & Beslut om samråd (protokollsutdrag) från KS Digitalt Ciceron & Samrådshandlingar Digitalt Ciceron & Missiv (infobrev) Digitalt Ciceron & Remisslista Digitalt Ciceron & Annonsering Digitalt Ciceron & Mötesanteckningar med deltagarlista från samrådsmöte Digitalt Ciceron & Yttranden/inkomna skrivelser under samrådstiden Digitalt Ciceron & Samrådsredogörelse Digitalt Ciceron & Beslut Digitalt Ciceron & Utställning Digitalt Ciceron & Upprätta översiktsplan/fördjupning av översiktsplan/tillägg till översiktsplan. Här ingår även upphävande och överklagande. * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 21 av 97

24 Yttranden/inkomna skrivelser under utställningstiden Digitalt Ciceron & Tjänsteutlåtande (utställning) Digitalt Ciceron & Översiktsplan (antagen) Digitalt Ciceron & Avbrutna planärenden Digitalt Ciceron & Hantera detaljplaner/områdesbestämmels er/ upphäva planer Plankostnadsavtal Digitalt & papper Ciceron & & Ansökan med bilagor Digitalt Ciceron & Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron & Beslut Digitalt Ciceron & Behovsbedömning med motiverat ställningstagande Digitalt Ciceron & Miljökonsekvensbeskrivning Digitalt Ciceron & Utredningar Digitalt Ciceron & Missiv (informations /följebrev) Digitalt Ciceron & Fastighetsförteckning Digitalt Ciceron & Remisslista Digitalt Ciceron & Program Digitalt Ciceron & Samrådshandlingar Digitalt Ciceron & Inkomna samrådsyttranden Digitalt Ciceron & Samrådsredogörelse Digitalt Ciceron & granskningshandlingar/utställningshandlingar Digitalt Ciceron & Annonsering notis Digitalt Ciceron & Kungörelsegranskning Digitalt Ciceron & Inkomna yttranden Digitalt Ciceron & Utskick efter utlåtande till de som inte fått sina synpunkter besvarade synpunkter Digitalt Ciceron & Här ingår även upphävande och överklagande, områdesbestämmelser * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 22 av 97

25 Antagande handlingar, Plankarta med bestämmelser, Planbeskrivning, Genomförandebeskrivning illustrationskarta Digitalt Ciceron & Avbrutna planärenden Gallras 10 år Digitalt Ciceron & Hantera regionplaner ej aktuellt Sotenäs kommun 4 3 Hantera fastigheter Förvärva fastighet Köpekontrakt Digitalt & papper Ciceron & Närarkiv Lagfartshandlingar Digitalt Ciceron Lantmäterihandlingar Digitalt Ciceron & Geosecma Servitutsavtal Digitalt & papper Ciceron & Närarkiv Fastighetsregister Digitalt Geosecma Försäljningshandlingar Digitalt & papper Ciceron & Närarkiv Fastighetsdossié Digitalt Ciceron Fastighetsbeskrivning Digitalt Ciceron Fastighetstaxering Gallras Vid inaktualitet Digitalt Ciceron Försäkringshandlingar Besiktningsprotokoll Digitalt Ciceron Avtal kring fastighet Digitalt & papper Ciceron & Närarkiv Mark och exploatering Avtal Digitalt & papper Ciceron & Register över förköp Gallras 5 år Digitalt Ciceron Anmälan om förköp Gallras 5 år Digitalt Ciceron Kopior på köpehandlingar Gallras 5 år Digitalt Ciceron Lantmäterihandlingar Digitalt Ciceron & Geosecma Förköpsavstående Digitalt Ciceron Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron Beslut Digitalt Ciceron Handlingar som skickas in till Inskrivningsmyndigheten Digitalt Ciceron Överklagan av förköpsrätt Digitalt Ciceron Köpekontrakt Digitalt & papper Ciceron & Lagfartshandlingar Digitalt Ciceron Köpebrev Digitalt & papper Ciceron & Kartor Digitalt Geosecma Se Egendomsförsäkringar Markutvecklingsprojekt, utredningar Ex exploateringsavtal, garanti och borgensavtal och planeringsavtal. * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 23 av 97

26 4 3 3 Försälja fastighet Tomtköregister Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server Tomtköregistret är ett arbetsmaterial som ständigt ändras. Ansökan om plats i tomtkö tas emot från privatperson. Anhållan om tomt Gallras Vid inaktualitet Digitalt Server Erbjud lediga tomter till intresserade privatpersoner. Intresserade fyller i blankett. Anhållan används som underlag vid utdelning. Tilldelningsbeslut tomt Digitalt & papper Ciceron & pärm Behålls tillsammans med köpekontrakt. Skicka faktura på handpenning. Originalen skickas till kunden. Fakturaunderlag till ekonomiavdelningen se ekonomiavdelningen Köpekontrakt med bilagor Digitalt & papper Ciceron & Efter att handpenning är betald. Köparen behåller ett ex av köpekontraktet. Köpebrev Digitalt & papper Ciceron & När slutfakturan är betald skriv och signera köpebrev till banken som lämnar över det till köparen. Banken skickar tillbaka kopia av köpebrev påskrivet av köparen. Taxa försäljning av mark Digitalt Ciceron 10 år Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron Markanvisning Digitalt Ciceron Nyttjanderätt för fastighet Ansökan Digitalt Ciceron Värdering Digitalt & papper Ciceron & Uppsägning av arrende Digitalt & papper Ciceron & Delgivningskvitto Digitalt Ciceron Förfrågan från arrendator om kommunen vill förvärva Digitalt Ciceron byggnaden Yttrande/skrivelse Digitalt Ciceron Köpekontrakt med bilagor Digitalt & papper Ciceron & Köpebrev Digitalt & papper Ciceron & Avtal Digitalt & papper Ciceron & Register över servitut Digitalt Geosecma Ansökan med bilagor om avtalsservitut Digitalt Ciceron Beslut om att utplåna servitut Digitalt & papper Ciceron & Register över tomträttsavtal Digitalt Geosecma Tjänsteskrivelse Digitalt Ciceron Upprätta avtal gällande tomträtt, förättningar och avtal med försvaret. 4 4 Lovgivning och dispenser Förhandsbesked, bygglov, rivningslov, marklov samt anmälningspliktiga åtgärder Ansökan/anmälan med ritningar, beskrivningar och andra uppgifter som behövs för prövningen samt anmälan kontrollansvarig och handlingar för startbesked. Digitalt När slutligt slutbesked getts och ärendet avslutats. Hantera ansökningar om förhandsbesked, bygglov, rivningslov, marklov inklusive byggprocessen i sådana ärenden samt anmälningar avseende åtgärder som inte kräver lov. (9 och 10 kap PBL) * se rubrik Ersättningsskanning i inledningen Sida 24 av 97