Policy för lämplighetsbedömningar

Transkript

1 Fastställd av Styrelsen i Leksands Sparbank (ersätter ) Dokumentägare: Funktionen för regelefterlevnad Innehåll Syfte och bakgrund Del 1 Lämplighetsbedömning av styrelseledamöter samt VD och vice VD 1 Tillämpningsområde 2 Ansvar 2.1 Sparbanksstämman 2.2 Styrelsen 2.3 Bedömningsansvarig 2.4 VD 3 Process för att föreslå, bedöma, utse och ledningspröva styrelseledamöter, VD och vice VD 3.1 Sparbankens styrelse föreslår ny Styrelseledamot, VD eller vice VD 3.2 Lämplighetsbedömningen Anseende Erfarenhet Sakkunskap Självständighet Övriga bedömningspunkter 3.3 Dokumentation av genomförd lämplighetsbedömning 3.4 Sparbanksstämman utser en ny Styrelseledamot alt. styrelsen utser ny VD eller vice VD 3.5 FI ledningsprövar Styrelseledamöter samt VD och vice VD 3.6 Styrelseledamot, VD och/eller vice VD påbörjar sitt uppdrag 4 Lämplighetsbedömningar av befintliga styrelseledamöter, VD och vice VD 5 Uppsägning, entledigande eller frivillig avgång för styrelseledamot, VD eller vice VD Del 2 Lämplighetsbedömning av ledande befattningshavare 6 6 Tillämpningsområde 7 Ansvar 7.1 Styrelsen 7.2 VD 7.3 Bedömningsansvarig 8 Process för att föreslå, bedöma och anställa nya ledande befattningshavare 8.1 Lämplighetsbedömningen Sida 1 av 9

2 8.1.1 Anseende Erfarenhet 8.2 Dokumentation av genomförd lämplighetsbedömning 8.3 VD anställer en ny Ledande Befattningshavare 8.4 Den Ledande Befattningshavaren påbörjar sin anställning 9 Lämplighetsbedömningar av befintliga ledande befattningshavare 10 Att säga upp en befintlig ledande befattningshavare Syfte och bakgrund Bilaga 1 Dokument som ska tas in i samband med lämplighetsbedömningen Genom denna instruktion fastställs den process som Leksands Sparbank ( Sparbanken ) ska använda när Sparbanken bedömer lämpligheten hos föreslagna och utsedda ledamöter av Sparbankens styrelse, VD och vice VD samt hur nyssnämnda ska utses och entledigas. Instruktionen innehåller också bestämmelser för lämplighetsbedömning av Ledande Befattningshavare på Sparbanken samt åtgärder som ska vidtas när sådana personer inte anses lämpliga för att utföra sitt uppdrag eller inneha sin befattning. Instruktionen är uppdelad i två delar varav del 1 behandlar Styrelseledamöter, VD och vice VD och del 2 behandlar Ledande Befattningshavare. Enligt gällande regelverk ska VD och vice VD anses utgöra Ledande Befattningshavare, men för att den faktiska lämplighetsbedömningen av VD och vice VD ska kunna genomföras på ett smidigare sätt har Sparbanken valt att låta nyssnämnda positioner omfattas av denna instruktions del 1. I denna instruktions används följande definitioner och förkortningar: Affärsområdeschefer: Anställd på Sparbanken som ansvarar för områdena Företag, Privat och Ekonomi. Bedömningsansvarig: Den person som utsetts enligt denna instruktions punkt 2.3 (del 1) eller 7.3 (del 2). FI: Finansinspektionen. Kontrollfunktion: Internrevisionsfunktion. Sparbankens Riskkontrollfunktion, Funktionen för Regelefterlevnad samt Ledande Befattningshavare: Samtliga Affärsområdeschefer samt chefer för kontrollfunktioner. Styrelseledamot: Ordinarie styrelseledamot (styrelsens ordförande inräknad) samt suppleanter i Sparbankens styrelse. Del 1 Lämplighetsbedömning av styrelseledamöter samt VD och vice VD 1. Tillämpningsområde Denna instruktions del 1 omfattar lämplighetsbedömningar av Styrelseledamöter samt av VD och vice VD. Sparbanken ska utföra lämplighetsbedömningar i följande situationer: Innan en ny Styrelseledamot, VD och/eller vice VD ska utses samt i god tid innan en Styrelseledamot, VD eller vice VD ska anmälas för ledningsprövning hos FI. Närhelst det behövs avseende redan utsedda Styrelseledamöter, VD och/eller vice VD (se punkten 4 nedan). Sida 2 av 9

3 2. Ansvar 2.1 Sparbanksstämman Sparbankens sparbanksstämma ansvarar utser och entledigar Styrelseledamöter. Det är på uppdrag av sparbanksstämman som Sparbankens styrelse ger förslag på nya Styrelseledamöter. 2.2 Styrelsen Styrelsen ansvarar för att lämplighetsbedöma, utse och entlediga VD och vice VD. Styrelsen bör förse Valberedningen med förslag på sådana nya Styrelseledamöter som genomgått en godkänd lämplighetsbedömning. Styrelsen ansvarar för att en lämplighetsbedömning av förslagna Styrelseledamöter har utförts. Styrelsen ansvarar vidare för att kalla till sparbanksstämma när ny Styrelseledamot ska utses. Samtliga befintliga Styrelseledamöter ska vara uppmärksamma på sådana händelser som kan kräva en lämplighetsbedömning ad hoc enligt punkten 4 nedan. Styrelsen ansvarar vidare för att anta denna instruktion på årlig basis eller oftare om så erfordras, exempelvis på grund av nya regler eller ny praxis. 2.3 Bedömningsansvarig Styrelsen äger rätt att delegera utförandet av lämplighetsbedömningen till en intern eller extern person som de anser passande för uppdraget. Den person som utför lämplighetsbedömningen ska kallas Bedömningsansvarig. Bedömningsansvarig ska utföra lämplighetsbedömningar av Styrelseledamöter, VD och vice VD i enlighet med denna instruktions del 1 samt ansvarar för att dessa dokumenteras och rapporteras tillbaka till styrelsen enligt överenskommelse. Bedömningsansvarig ska efter en godkänd lämplighetsbedömning lämna sin bedömning till styrelsen. Efter att en ny Styrelseledamot, VD eller vice VD har utsetts ska Bedömningsansvarig, eller annan som styrelsen utser, vara behjälplig med att ge in en ledningsprövning till FI samt en anmälan till Bolagsverket. Bedömningsansvarig ska alltid genomföra lämplighetsbedömningar skyndsamt och i sitt uppdrag ta hänsyn till rådande omständigheter. För det fall styrelsen valt att utse en Bedömningsansvarig ska denne ha löpande kontakt med styrelsens ordförande. 2.4 VD VD eller den han utser, ansvarar för att denna instruktion uppdateras om det kommer nya regler eller ny praxis. 3. Process för att föreslå, bedöma, utse och ledningspröva styrelseledamöter, vd och vice vd När Sparbanken ska utse en ny Styrelseledamot, VD eller vice VD måste nyssnämnda först ha genomgått Sparbankens interna lämplighetsbedömning med ett dokumenterat positivt resultat. Utförandet av lämplighetsbedömningen ska ske i enlighet med följande process: 3.1 Sparbankens styrelse föreslår ny Styrelseledamot, VD eller vice VD När en Styrelseledamot, VD eller vice VD ska föreslås ansvarar styrelsen för att administrera detta alternativt delegera det till en Bedömningsansvarig. För det fall en Styrelseledamot ska tillsättas ska styrelsen/bedömningsansvarig alltid beakta vilken kompetens som Sparbankens styrelse bör kompletteras med för att uppnå en tillräcklig gemensam kompetens för att kunna leda Sparbanken på ett tillfredställande sätt Lämplighetsbedömningen Sparbankens lämplighetsbedömningar ska alltid ta hänsyn till arten, omfattningen och komplexitetsgraden hos Sparbankens verksamhet. I sitt arbete med att utvärdera lämpliga kandidater ska styrelsen/bedömningsansvarig beakta den ledningsprövning som FI ska utföra och därmed bör ingen utses som inte sannolikt kan genomgå en godkänd ledningsprövning. För det fall en påbörjad lämplighetsbedömning visar på stora brister i en Styrelseledamots, VD:s eller vice VD:s egenskaper Sida 3 av 9

4 ska lämplighetsbedömningen avbrytas innan den slutförts, bristerna dokumenteras och personen informeras om att denne inte längre kan komma ifråga för befattningen hos Sparbanken. Lämplighetsbedömningen ska enligt huvudregeln göras innan Styrelseledamot, VD eller vice VD tillträder. Om detta inte är möjligt, ska bedömningen genomföras snarast efter att Styrelseledamoten, VD eller vice VD tillträtt (senast inom sex veckor). Om tidigare nämnda personer tillträder innan Lämplighetsbedömningen är utförd ska Sparbanken tydliggöra gentemot Styrelseledamoten, VD:n eller vice VD:n att denne måste klara Sparbankens Lämplighetsbedömning med ett positivt resultat för att få fortsätta sitt uppdrag. Ett anställningsavtal med VD eller vice VD måste i dessa fall tydligt ange detta som ett villkor för den fortsatta anställningen. Styrelsen/Bedömningsansvarig ska göra ett skriftligt utlåtande avseende den tilltänktes egenskaper och lämplighet och däri beakta den position som nyssnämnda är tänkt att inneha. För Styrelseledamöter ska det skriftliga utlåtandet innefatta en beskrivning av hur styrelseledamoten bidrar till den kollektiva kompetensen i Sparbankens styrelse. Lämplighetsbedömningen ska baseras på den information som hämtats in och granskas enligt denna instruktions bilaga 1. Dokumentation av utförd lämplighetsbedömning ska ske i enlighet med punkten 3.3 nedan Anseende En tilltänkt Styrelseledamot, VD eller vice VD ska ha ett gott anseende. En person ska enligt Sparbanken anses ha gott anseende om det inte finns några bevis för motsatsen eller något skäl att hysa rimliga tvivel om den tilltänkte Styrelseledamotens, VD:ns eller vice VD:ns goda anseende. All relevant information som finns att tillgå bör tas med i bedömningen. Vid bedömning av gott anseende ska den information som inhämtas enligt bilaga 1 till denna instruktion beaktas. Den person som ska lämplighetsbedömas ska alltid kunna överlämna sådan information som nämns i bilaga 1. Kan inte den tilltänkte Styrelseledamoten, VD:n eller vice VD:n presentera den begärda informationen bör styrelsen/bedömningsansvarig överväga att söka efter en ny kandidat för uppdraget. Förekommer en tilltänkt Styrelseledamot, VD eller vice VD i belastningsregistret för brott som begåtts under de senaste 5 åren bör nyssnämnda, beroende av arten av brottet, inte anses lämplig för ett uppdrag på Sparbanken. Skattebrott och annan brottslighet av ekonomisk karaktär ska i bedömningen tillmätas stor betydelse. Även relevanta tidigare och pågående utredningar eller administrativa sanktioner som rör den tilltänkte Styrelseledamoten, VD:n eller vice VD:n till följd av överträdelser av regelverk hänförliga till det finansiella området och som meddelats av tillsynsmyndigheter såsom exempelvis Finansinspektionen, Konsumentverket, Europeiska Centralbanken eller Länsstyrelsen ska beaktas i bedömningen. Om den tilltänkte kandidaten har skulder hos Kronofogdemyndigheten, näringsförbud eller har en historia av att ha satt flera bolag i konkurs bör denne inte anses vara lämplig för ett uppdrag på Sparbanken Erfarenhet Vid bedömningar av vilken erfarenhet den tilltänkte Styrelseledamoten, VD:n eller vice VD:n har bör styrelsen/bedömningsansvarig ta hänsyn till arten, omfattningen och komplexitetsgraden hos Sparbankens verksamhet samt de arbetsuppgifter som ingår i den roll som ska tillsättas. Beroende av den tilltänkta positionen kommer olika erfarenhet vara av vikt för olika positioner. Vid bedömningen av en Styrelseledamots, VD:s eller vice VD:s teoretiska erfarenhet bör styrelsen/bedömningsansvarig särskilt uppmärksamma kandidatens utbildningsnivå och inriktning, samt huruvida denna har med relevanta områden att göra. Bedömningen ska inte begränsa sig till avlagda examina eller intyg på att den tilltänkte har tjänstgjort hos ett kreditinstitut eller ett annat företag under en viss tid. En mer ingående granskning av Styrelseledamotens, VD:ns eller vice VD:ns praktiska erfarenhet bör göras, eftersom de kunskaper som har inhämtats i tidigare befattningar beror på verksamhetens art, omfattning och komplexitet, liksom på personens funktion i sammanhanget Sakkunskap Så som relevant sakkunskap räknas teoretiska erfarenheter som har inhämtats genom utbildning, praktiska erfarenheter som tidigare befattningar har gett samt de kunskaper och färdigheter som den tilltänkte Styrelseledamoten, VD:n eller vice VD:n har förvärvat och som kommer till uttryck i nyssnämndas yrkesmässiga uppträdande och CV. Sida 4 av 9

5 3.2.4 Självständighet Vid bedömningen av självständighet ska den tilltänkte Styrelseledamotens, VD:ns eller vice VD:ns tidigare och nuvarande befattningar hos Sparbanken och andra bolag beaktas. Personliga, yrkesmässiga och andra ekonomiska förbindelser med medarbetare och befintliga Styrelseledamöter hos Sparbanken bör beaktas om möjligt Övriga bedömningspunkter Som en del av lämplighetsbedömningen av en tilltänkt Styrelseledamot bör också andra kriterier som har relevans för Sparbankens verksamhet tas med i beräkningen. Detta gäller till exempel potentiella intressekonflikter, förmågan att lägga ned tillräckligt med tid, styrelsens sammansättning, den kunskap och expertis som fordras samt den tilltänkte Styrelseledamotens förmåga att utföra sina uppgifter självständigt utan otillbörlig påverkan från andra personer. 3.3 Dokumentation av genomförd lämplighetsbedömning Samtliga lämplighetsbedömningar (även sådana med negativt utfall) ska dokumenteras av styrelsen eller av Bedömningsansvarig. Lämplighetsbedömningar ska bestå av ett skriftligt dokument med relevanta bilagor bifogade (de dokument som inhämtats enligt denna instruktions bilaga 1). Bedömningarna ska förvaras på sådant vis att obehöriga inte har åtkomst till dem samt så att de bevaras på ett betryggande sätt. 3.4 Sparbanksstämman utser en ny Styrelseledamot alt. styrelsen utser ny VD eller vice VD En kandidat som har bedömts lämplig enligt en genomförd lämplighetsbedömning ska utses genom ett formellt beslut av behörigt beslutande organ. Detta innebär att sparbanksstämman beslutar om nya Styrelseledamöter och att Sparbankens Styrelse utser en ny VD och/eller vice VD. Beslut kan fattas innan en eventuell ledningsprövning genomförts av FI, även om det ska eftersträvas att ledningsprövning genomförs först. Om tillträdet sker innan godkänd ledningsprövning är gjord ska beslutet och i förekommande fall anställningsavtalet vara villkorat av att Styrelseledamoten, VD:n eller den vice VD:n godkänns av FI. 3.5 FI ledningsprövar Styrelseledamöter samt VD och vice VD En Styrelseledamot, VD eller vice VD som har bedömts lämplig av Sparbanken efter en genomförd lämplighetsbedömning och som utsetts av behörigt organ på Sparbanken ska ledningsprövas av FI. En ledningsprövning ska innehålla följande information: Ifylld blankett avseende anmälan om ledningsprövning (finns på FI:s hemsida och benämns som Bilaga 2 till Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 2009:3) om ägaroch ledningsprövning), Sparbankens lämplighetsbedömning och beträffande styrelseledamöter, en redogörelse för hur den nya Styrelseledamoten bidrar till styrelsens kollektiva kompetens samt om ledningsprövningen avser en ny Styrelseledamot (således ej för VD eller vice VD) det tillägg till bilaga 2 i Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 2009:3) om ägaroch ledningsprövning som visar vilken information som Finansinspektionen behöver för att kunna bedöma att styrelsen i sin helhet har tillräckliga kunskaper och erfarenheter för att kunna leda företaget. För det fall FI inte godkänner en redan av sparbanksstämman utsedd Styrelseledamot ska styrelsen kalla till extra sparbanksstämma för att entlediga Styrelseledamoten. För det fall en VD eller vice VD inte godkänns ska styrelsen besluta om att entlediga vederbörande. 3.6 Styrelseledamot, VD och/eller vice VD påbörjar sitt uppdrag Efter att en godkänd lämplighetsbedömning genomförts, kandidaten har utsetts av behörigt organ på Sparbanken samt FI godkänt ledningsprövningen ska Styrelseledamoten, VD:n eller vice VD:n Sida 5 av 9

6 anmälas för registrering hos Bolagsverket. Därefter kan Styrelseledamot, VD och/eller vice VD påbörja sitt uppdrag. 4. Lämplighetsbedömningar av befintliga styrelseledamöter, vd och vice vd Styrelseledamöter, VD och vice VD bör genomgå nya lämplighetsbedömningar när särskilda händelser motiverar detta. Dessa bedömningar ska begränsas till att granska om nyssnämnda personer är lämpliga mot bakgrund av den händelse som aktualiserat en lämplighetsbedömning ad hoc. Ett urval av situationer och händelser av följande slag ska alltid föranleda en ny lämplighetsbedömning: Om det under hand framkommer att Styrelseledamoten, VD:n eller vice VD:n har eller får väsentligt skadliga intressekonflikter gentemot Sparbanken, Om Styrelseledamoten VD:n eller vice VD:n inte kan avvara tillräckligt med tid för sitt uppdrag, Om andra omständigheter visar på väsentliga tvivel avseende Styrelseledamotens, VD:n eller vice VD:ns förmåga att säkerställa en sund och ansvarsfull ledning av Sparbanken. Befintlig Styrelseledamot, VD och vice VD ska årligen rapportera de eventuella uppdrag/bisysslor som de innehar utöver sina uppdrag i Sparbanken. Nyssnämnda ska även rapportera annan information som kan vara av betydelse för deras uppdrag på Sparbanken. 5. Uppsägning, entledigande eller frivillig avgång för styrelseledamot, vd eller vice vd Om Sparbanken i sin bedömning enligt punkten 4 kommer fram till att en Styrelseledamot, VD eller vice VD inte är lämplig för sitt uppdrag bör Sparbanken vidta lämpliga åtgärder för att entlediga och ersätta Styrelseledamoten, VD:n eller vice VD:n alternativt om möjligt ombesörja att vederbörande utan dröjsmål återigen blir lämplig för uppdraget. Vid uppsägning av Styrelseledamöter samt av VD och/eller vice VD ska FI och Bolagsverket informeras. Styrelsen ansvarar för att övriga nödvändiga och lämpliga åtgärder vidtas för att hantera den uppkomna situationen. För det fall en Styrelseledamot, VD eller vice VD avgår på eget initiativ ska styrelsen vidta åtgärder för att hantera den uppkomna situationen. Del 2 Lämplighetsbedömning av ledande befattningshavare 6. Tillämpningsområde Denna instruktions del 2 omfattar lämplighetsbedömningar av Ledande Befattningshavare. Sparbanken ska utföra lämplighetsbedömningar i följande situationer: 7. Ansvar 7.1 Styrelsen I god tid innan en Ledande Befattningshavare ska anställas. Närhelst det behövs avseende redan anställda Ledande Befattningshavare (se punkten 9 nedanför). Styrelsen ansvarar för att anta denna instruktion på årlig basis eller oftare om så erfordras, exempelvis på grund av nya regler eller ny praxis. Styrelsen ansvarar även för att godkänna de Ledande Befattningshavare som utgörs av Sparbankens interna eller externa Kontrollfunktioner innan dessa slutligt kan utses av VD. Sida 6 av 9

7 7.2 VD VD ansvarar för att ta ge förslag på, utse samt entlediga Ledande Befattningshavare. VD eller den han utser ansvarar för att denna instruktion uppdateras om det kommer nya regler eller ny praxis. 7.3 Bedömningsansvarig VD äger rätt att delegera utförandet av lämplighetsbedömningen till en intern eller extern person som de anser passande för uppdraget. Den person som utför lämplighetsbedömningen kallas Bedömningsansvarig. Bedömningsansvarig eller VD ska utföra lämplighetsbedömningar av Ledande Befattningshavare i enlighet med denna instruktions del 2 samt ansvarar för att dessa dokumenteras och, om Bedömningsansvarig utsetts, rapporteras tillbaka till VD. Bedömningsansvarig ska alltid genomföra lämplighetsbedömningar skyndsamt och i sitt uppdrag ta hänsyn till rådande omständigheter. För det fall VD valt att utse en Bedömningsansvarig ska denne ha löpande kontakt med Sparbankens VD. 8. Process för att föreslå, bedöma och anställa nya ledande befattningshavare 8.1 Lämplighetsbedömningen Sparbankens lämplighetsbedömningar ska alltid ta hänsyn till arten, omfattningen och komplexitetsgraden hos Sparbankens verksamhet. För det fall en påbörjad lämplighetsbedömning visar på stora brister i den tilltänkte Ledande Befattningshavarens egenskaper ska lämplighetsbedömningen avbrytas innan den slutförts, bristerna dokumenteras och kandidaten informeras om att denne inte längre är aktuell som kandidat. Lämplighetsbedömningen ska i regel alltid genomföras innan den tilltänkte Ledande Befattningshavaren tillträder. VD/Bedömningsansvarig ska göra ett skriftligt utlåtande avseende den tilltänkte Ledande Befattningshavarens egenskaper och lämplighet och däri beakta den position som kandidaten söker hos Sparbanken. Lämplighetsbedömningen ska baseras på den information som hämtats in och granskas enligt denna instruktions bilaga 1. Dokumentation av utförd lämplighetsbedömning ska ske i enlighet med punkten 8.2. Följande aspekter ska även alltid beaktas: Anseende Den tilltänkte Ledande Befattningshavaren ska ha ett gott anseende. En kandidat ska enligt Sparbanken anses ha gott anseende om det inte finns några bevis för motsatsen eller något skäl att hysa rimliga tvivel om personens goda anseende. All relevant information som finns att tillgå bör tas med i bedömningen. Vid bedömning av gott anseende ska den information som inhämtas enligt bilaga 1 till denna instruktion beaktas. En tilltänkt Ledande Befattningshavare ska kunna överlämna sådan information som nämns i bilaga 1. Kan inte nyssnämnde på goda grunder ge in informationen bör VD/Bedömningsansvarig överväga att välja en ny kandidat för anställningen. Förekommer den tilltänkte Ledande Befattningshavaren i belastningsregistret för sådana brott som skett under de senaste 5 åren bör denne beroende på arten av brottet, inte anses lämplig för en anställning på Sparbanken. Skattebrott och annan brottslighet av ekonomisk karaktär ska i bedömningen tillmätas stor betydelse. Även relevanta tidigare och pågående utredningar eller administrativa sanktioner som rör den tilltänkte Styrelseledamoten, VD:n eller vice VD:n till följd av överträdelser av regelverk hänförliga till det finansiella området och som meddelats av tillsynsmyndigheter såsom exempelvis Finansinspektionen, Konsumentverket, Europeiska Centralbanken och Länsstyrelsen ska beaktas i bedömningen. Om kandidaten har skulder hos Kronofogdemyndigheten, näringsförbud eller har en historia av att ha satt flera bolag i konkurs bör denne inte anses vara lämplig för en anställning på Sparbanken. Sida 7 av 9

8 8.1.2 Erfarenhet Vid bedömningar av den erfarenhet som den tilltänkte Ledande Befattningshavaren besitter bör Sparbanken ta hänsyn till arten, omfattningen och komplexitetsgraden hos Sparbankens verksamhet samt de arbetsuppgifter som ingår i en roll som kandidaten sökt. Beroende av den tilltänkta positionen kommer olika erfarenhet vara av vikt för olika positioner. Vid bedömningen av en tilltänkt Ledande Befattningshavares teoretiska erfarenhet bör man särskilt uppmärksamma dennes utbildningsnivå och inriktning, samt huruvida utbildningen har med relevanta områden att göra. Bedömningen ska inte begränsa sig till avlagda examina eller intyg på att personen har tjänstgjort hos ett kreditinstitut eller ett annat företag under en viss tid. En mer ingående granskning av den sökandes praktiska erfarenhet bör göras, eftersom de kunskaper som har inhämtats på tidigare befattningar beror på verksamhetens art, omfattning och komplexitet, liksom på personens funktion i sammanhanget. Så som relevant sakkunskap räknas teoretiska erfarenheter som har inhämtats genom utbildning, praktiska erfarenheter som tidigare befattningar har gett samt de kunskaper och färdigheter som den tilltänkte Ledande Befattningshavaren har förvärvat och som kommer till uttryck i dennes yrkesmässiga uppträdande och CV. 8.2 Dokumentation av genomförd lämplighetsbedömning Samtliga lämplighetsbedömningar ska dokumenteras av VD eller av Bedömningsansvarig. Lämplighetsbedömningar ska bestå av ett skriftligt dokument med bedömningsgrunderna som relevanta bilagor (de dokument som inhämtats enligt denna instruktions bilaga 1). Bedömningarna ska förvaras på sådant vis att obehöriga inte har åtkomst till dem samt så att de bevaras på ett betryggande sätt. 8.3 VD anställer en ny Ledande Befattningshavare En tilltänkt Ledande Befattningshavare som har bedömts lämplig av Sparbanken efter en genomförd lämplighetsbedömning ska utses genom ett formellt beslut av behörigt beslutande organ. Detta innebär att Sparbankens VD beslutar om och ingår avtal om anställning med den Ledande Befattningshavaren. Innan en ansvarig för en Kontrollfunktion får påbörja en anställning eller ett outsourcing-uppdrag på Sparbanken ska Sparbankens styrelse få ta del av den genomförda lämplighetsbedömningen och godkänna den tilltänkte Ledande Befattningshavaren. 8.4 Den Ledande Befattningshavaren påbörjar sin anställning När den Ledande Befattningshavaren har anställts i enlighet med punkten 8.3 kan denne påbörja sitt arbete som Ledande Befattningshavare på Sparbanken i enlighet med vad som avtalats. 9. Lämplighetsbedömningar av befintliga ledande befattningshavare Ledande Befattningshavare bör genomgå nya lämplighetsbedömningar när särskilda händelser motiverar detta. Dessa bedömningar ska begränsas till att granska om den Ledande Befattningshavaren är lämplig mot bakgrund av den aktuella händelsen som föranlett en lämplighetsbedömning av den Ledande Befattningshavaren ad hoc. Ett urval av situationer och händelser av följande slag ska alltid föranleda en ny lämplighetsbedömning: Om det under hand framkommer att den Ledande Befattningshavaren har eller får väsentligt skadliga intressekonflikter gentemot Sparbanken, Om den Ledande Befattningshavaren ådragit sig en arbetsrättslig varning, Om andra omständigheter visar på väsentliga tvivel avseende den Ledande Befattningshavarens förmåga att säkerställa en sund och ansvarsfull roll som Ledande Befattningshavare på Sparbanken. Ledande Befattningshavare ska årligen rapportera de eventuella uppdrag/bisysslor som de innehar utöver sina uppdrag i Sparbanken. Nyssnämnda ska även rapportera annan information som kan vara av betydelse för deras uppdrag på Sparbanken. Sida 8 av 9

9 10. Att säga upp en befintlig ledande befattningshavare Om Sparbanken i sin bedömning enligt punkten 9 kommer fram till att en Ledande Befattningshavare inte är lämplig för sitt uppdrag bör Sparbanken vidta lämpliga åtgärder för att se till att den Ledande Befattningshavaren utan dröjsmål blir lämplig för uppdraget. För det fall detta misslyckas får VD vid behov besluta om eventuella åtgärder såsom omplacering eller andra arbetsrättsliga åtgärder. När Sparbankens VD vidtar åtgärder enligt denna punkt ska Sparbanken ta hänsyn till den Ledande Befattningshavarens speciella situation och brister. Bilaga 1 Dokument som ska tas in i samband med lämplighetsbedömningen Följande dokument/information ska inhämtas från den som ska lämplighetsbedömas och därmed utgöra underlag för den lämplighetsbedömning som Sparbanken ska göra av densamme: 1. CV 2. Vidimerad id-kopia 3. Utdrag ur belastningsregistret 4. Information om ev. näringsförbud eller anmärkning hos kronofogden 5. Kreditupplysning 6. Referenser från minst fyra tidigare arbetsgivare (eller annan extern person) om möjligt 7. Information om ev. konkurrerande uppdrag 8. Övriga upplysningar eller utdrag som kan ha betydelse för Sparbankens Lämplighetsbedömning Sida 9 av 9