allmän information om Akeliuskoncernens behandling av personuppgifter inledning senast uppdaterad:

Transkript

1 allmän information om Akeliuskoncernens behandling av personuppgifter senast uppdaterad: inledning Akelius-koncernen tar din personliga integritet och frågor om dataskydd på allvar. När du som hyresgäst, lägenhetssökande, användare av våra appar eller webbplatsbesökare interagerar med Akelius-koncernen kommer vi att behandla vissa personuppgifter om dig. Vi vill genom denna informationstext beskriva hur och varför Akelius behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har som registrerad. Personuppgifter är all slags information som handlar om dig eller som annars kan identifiera dig. Det kan även, om du är hyresgäst, vara fråga om information om andra familjemedlemmar. Behandling av personuppgifter omfattar alla åtgärder som vidtas i samband med insamling, registrering, lagring, offentliggörande och sammanställning av personuppgifter. Akelius kan lämna kompletterande information eller inhämta samtycken i olika sammanhang,

2 med anledning av viss särskild behandling av dina personuppgifter. Sådana kompletterande informationstexter eller samtycken gäller före den allmänna information som lämnas nedan. personuppgiftsansvar Akelius-koncernen har sitt säte i Europa. Detta innebär att vi tillämpar och följer europeisk dataskyddslagstiftning för all verksamhet i koncernen, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning, GDPR. Därutöver tillämpar vi lokal lagstiftning och lokala regler för dataskydd och personuppgiftsbehandling i varje land där Akelius-koncernen bedriver verksamhet. Det bolag inom Akelius-koncernen som bestämmer över ändamål och medel för viss behandling av personuppgifter är personuppgiftsansvarig för behandlingen. Detta innebär att olika Akelius-bolag kan vara personuppgiftsansvariga för dina uppgifter, beroende på under vilka omständigheter som vi behandlar dina personuppgifter. hyresgäster För dig som är hyresgäst är det din hyresvärd som är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Om du är osäker på vilken juridisk enhet inom Akelius-koncernen som är din hyresvärd och detta inte framgår av ditt hyresavtal, eller om du saknar kontaktuppgifter till din hyresvärd, kontakta Akelius Service Center, se kontaktuppgifter längst ned. lägenhetssökande, användare av våra appar och webbplatsbesökare Om du är lägenhetssökande, användare av våra appar eller webbplatsbesökare är det Akelius Residential Property AB (publ) som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Akelius Residential Property AB (publ), org.nr Svärdvägen 3A Box Danderyd

3 hur och vilka personuppgifter samlar vi in? hyresgäster De personuppgifter som Akelius behandlar om dig som hyresgäst är uppgifter som du tillhandahåller eller har tillhandahållit, till din hyresvärd såväl före som under hyresperioden. Sådan information kan exempelvis vara - namn, - födelsedatum, - personnummer eller annat nationellt identifikationsnummer, - adress, - telefonnummer, - e-postadress, - transaktionsinformation inklusive hyresbelopp, - depositioner, - betalningsmetod och belopp, - i förekommande fall kreditkortsuppgifter, - uppgifter om borgensman och förvaltare om tillämpligt, - information om andra än hyresgäster såsom familjemedlemmar, - namn på beroende personer om sådana finns, - kategori av boende samt - ansökningshandling eller andra handlingar från hyresvärden Akelius kan även komma att motta personuppgifter från andra källor, utöver de uppgifter du lämnar direkt. Sådana källor kan innefatta andra hyresgäster på grund av deras kommunikation med hyresvärden. Till exempel i samband med rapporter om störningar eller olägenheter orsakade av en hyresgäst, externa företag som tillhandahåller säkerhetstjänster i form av störningsjour i undersökningar och rapporter, data från säkerhetsutrustning såsom övervakningskameror, portkodssystem samt entreprenörer som arbetar för hyresvärden.

4 användare av våra appar och webbplatsbesökare När du laddar ner och använder vår mobilapp kan vi och våra leverantörer spåra och samla in data om användningen baserat på ditt enhetsnummer, som till exempel datum och tid när din enhet ansluter till våra servrar och vilken information och filer som har laddats ner till appen. Akelius använder Hotjar för att förstå våra webbplatsbesökares behov och optimera tjänsten och upplevelsen. Hotjar är en tjänst som hjälper oss förstå våra webbplatsbesökares upplevelse. Till exempel hur länge de surfar på vilka sidor, vilka länkar de väljer att klicka på, vad webbplatsbesökarna tycker om och inte. Detta gör det möjligt för oss att bygga och underhålla vår webbplats med feedback från våra webbplatsbesökare. Hotjar använder cookies och annan teknologi för att samla in data om våra webbplatsbesökares beteende och deras enheter, särskilt - enhetens IP-adress som bara samlas in och lagras i anonymiserad form, - enhetens skärmstorlek, - typ av enhet genom unika identifierare, - information om webbläsaren, - geografisk position (endast land), och - föredraget språk att surfa vår webbplats på. Cookies används också för detta ändamål. Information om dessa finns här. Hotjar lagrar denna information i en pseudonymiserad användarprofil. Varken Hotjar eller Akelius kommer att använda denna information för att identifiera individuella användare eller matcha den med andra uppgiftsserier om individuella användare. Om du vill veta mer, se Hotjars dataskyddspolicy genom att klicka här. Du kan avböja skapandet av en användarprofil, Hotjars lagring av data om din användning av vår webbplats och Hotjars användning av cookies som spårar användare på andra webbplaser genom att klicka här.

5 behandling av dina personuppgifter varför och med stöd i vilken rättslig grund? Akelius behandlar dina personuppgifter för de ändamål och med stöd av den rättsliga grund som anges nedan. Sammanställningen kan komma att uppdateras, till exempel i samband med att vi inför nya personuppgiftsbehandlingar. Vid väsentliga eller betydande förändringar kommer vi på lämpligt sätt att meddela dig om sådana uppdateringar. hyresgäster ändamål För att fullgöra hyresavtalet med dig och utföra administration med anledning av ditt hyresavtal, exempelvis för - att upprätta, ingå och fullgöra hyresavtalet - att hantera hyresbetalningar - att administrera bostadsbidrag - att förvalta fastigheten som du bor i För att fullgöra Akelius rättsliga förpliktelser, exempelvis genom att kommunicera med socialtjänsten - att lämna information om aktuella hyror - att uppfylla vår bokföringsskyldighet För att göra gällande eller försvara oss från rättsliga anspråk, exempelvis genom att lägga fram bevis i form av rapporter om störningar eller olägenheter För administration av Akelius verksamhet, exempelvis för att kunna utföra fastighetsförvaltningsärenden såsom - fastighetsförsäljningar - hyresförhandlingar - lämnade säkerheter för framtida hyresbetalningar - att trygga säkerheten i vår IT-miljö - att sammanställa statistik över verksamheten - åtgärder som vidtas för personalens och entreprenörernas hälsa och rättslig grund Fullgöra hyresvärdens förpliktelser enligt avtal med dig eller vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås. Fullgöra en rättslig förpliktelse som åligger hyresvärden enligt bland annat socialtjänstlagen, skatterättslig lagstiftning eller bokföringslagen. Intresseavvägning, där hyresvärdens berättigade intresse består i att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Intresseavvägning, där hyresvärdens berättigade intressen består i att - kunna förbättra och utveckla sitt erbjudande som hyresvärd, - tillhandahålla tjänster till dig, - hålla en hög säkerhet, - bedriva effektiv affärsverksamhet, och - att upprätthålla ett gott förhållande mellan dig och din hyresvärd

6 säkerhet i Akeliuskoncernen För att kunna anpassa ditt boende i samband med att du ansökt om bidrag till bostadsanpassning. För det fall du anmält till hyresvärden att du önskar anpassa ditt boende med anledning av hälsotillstånd, kommer hyresvärden att inhämta ditt särskilda samtycke. lägenhetssökande, användare av våra appar och webbplatsbesökare ändamål För att administrera din ansökan i samband med att du gjort en intresseanmälan och att kontrollera att du uppfyller de krav som vi ställer upp. Individualisering av våra erbjudanden om hyresbostäder, exempelvis genom cookies på våra webbplatser för - att baserat på information från din enhet/utrustning kunna erbjuda anpassande erbjudanden, - att kunna tillhandahålla innehåll som är anpassade efter de uppgifter vi har om dig, - att kunna erbjuda dig riktad marknadsföring, inbegripet annonser, erbjudanden och rekommendationer som är anpassade efter de uppgifter vi har om dig, rättslig grund Att vidta åtgärder på begäran av dig innan hyresavtal ingås med oss. För det fall du i din ansökan angett att du söker särskilt boende med anledning av hälsotillstånd, kommer vi att inhämta ditt särskilda samtycke till detta. Intresseavvägning, där Akelius berättigade intresse består i att kunna tillhandahålla och marknadsföra våra tjänster för att förbättra vårt erbjudande. - för att analysera hur Akelius webbplats nås, används, eller fungerar - för att analysera hur användare interagerar med Akelius mobilapp. marknadsföring Akelius kan även komma att skicka marknadsföring till dig via e-post och andra kanaler, om du har samtyckt till sådan marknadsföring. Du har rätt att när som helst motsätta dig e-post eller andra elektroniska utskick från oss.

7 Det gör du lättast genom att följa instruktionerna i utskicken du får från oss. Du kan även kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna längst ned i denna text. överföring av personuppgifter För de ändamål som anges ovan kan Akelius i vissa fall komma att överföra dina personuppgifter till andra aktörer som utför uppdrag åt oss eller din hyresvärd. Det är exempelvis våra IT-leverantörer, entreprenörer som tillhandahåller renoveringar, anläggningstjänster, fastighetsförvaltning, säkerhetstjänster, störningsjour och andra enheter inom Akelius-koncernen. De länder till vilka personuppgifter kan överföras är Sverige, Tyskland, Storbritannien, Danmark, Frankrike, Kanada och USA. Våra IT-leverantörer kan också komma att behandla personuppgifter för vår räkning på andra platser inom eller utanför EU eller EESområdet. Akelius kommer att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter i samband med sådana överföringar, exempelvis genom att ingå personuppgiftsbiträdesavtal eller andra lämpliga arrangemang. För överföring av personuppgifter till Kanada gäller ett beslut av EU-kommissionen angående tillräcklig skyddsnivå för personuppgifter, enligt artikel 45 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Dina personuppgifter kan därför överföras till Kanada utan ytterligare skyddsåtgärder. För överföring av personuppgifter till USA och andra länder utanför EU eller ES-området har vi vidtagit särskilda åtgärder för att säkerställa en adekvat skyddsnivå. Sådana särskilda åtgärder inkluderar ingående av EU-kommissionens så kallade standardavtalsklausuler i enlighet med artikel 46 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Akelius kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag, dom eller beslut. Dina personuppgifter kan således komma att skickas till andra länder utanför det land där hyresvärden och fastigheten där du är

8 hyresgäst ligger. Akelius kan även i andra sammanhang komma att dela med oss av personuppgifter till andra tredje parter inom eller utanför EU eller EESområdet, även utanför Akelius-koncernen. Exempelvis lokala myndigheter i samband med bostadsbidrag, Hyresgästföreningen, polis och lokala brottsbekämpande organ. Även till allmännyttiga företag om de begär information för att säkerställa att räkningar faktureras till rätt personer och täcker de rätta datumen. Om du vill ha ytterligare information om Akelius-koncernens säkerställande av en adekvat skyddsnivå, se nedan under kontaktuppgifter. hur länge vi sparar dina personuppgifter Akelius sparar inte dina personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som anges ovan eller vad som krävs enligt lag. Därefter raderar vi dina uppgifter eller avidentifierar dessa så att de inte längre går att koppla till dig. hyresgäster Som huvudregel sparar vi dina uppgifter under den tid som du är hyresgäst hos oss. Alltså under den tid som vi som hyresvärd har åtaganden gentemot dig med anledning av ditt hyresavtal. Om du har sagt upp ditt hyresavtal kan vi komma att använda vissa personuppgifter för ändamålet att bevaka eventuella kvarstående skulder relaterade till hyrestiden, till dess att skulden är betald. Hyresvärden kan vidare spara dina personuppgifter under en längre tid för att fastställa, göra gällande eller försvara sig mot rättsligt anspråk, eller om vi är skyldiga att göra det enligt lag. Detta kan exempelvis vara fallet om ett hyresavtal sägs upp på grund av att hyresgästen betett sig störande. I ett sådant fall kan hyresvärden komma att lagra information såsom namn, hyresobjekt, datum då hyresgästen flyttade ut och en kort beskrivning av orsaken till uppsägningen.

9 Uppgifter om brottslig verksamhet sparas endast under den tid som vi har möjlighet att agera alternativt måste agera. Hyresvärden sparar även alla uppgifter som avser räkenskapsinformation enligt bokföringslagen (1999:1078), vilket medför en lagringstid om sju år. lägenhetssökande, användare av våra appar och webbplatsbesökare Som huvudregel sparar vi dina personuppgifter under den tid som du angett att du söker en hyreslägenhet. Alltså under den tid som Akelius har åtaganden gentemot dig med anledning av vårt avtal. Om du har tagit bort din intresseanmälan kan Akelius komma att använda vissa personuppgifter för ändamålet att återförvärva dig som lägenhetsintressent hos Akelius, under sex månader från att ditt kundförhållande med oss har upphört. Akelius kan vidare spara dina personuppgifter under en längre tid för att fastställa, göra gällande eller försvara oss mot rättsligt anspråk, eller om vi har rättslig skyldighet att göra det. Exempelvis sparar vi alla uppgifter som avser räkenskapsinformation enligt bokföringslagen (1999:1078), vilket medför en lagringstid om sju år. hur Akelius skyddar dina personuppgifter Akelius, din hyresvärd och våra IT-leverantörer vidtar tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bland annat oavsiktlig förstöring, förlust eller ändring, samt obehörig delning och tillgång. Enligt tillämplig dataskyddslagstiftning är vi skyldiga att se till att den säkerhetsnivå som används för behandlingen av dina personuppgifter är lämplig i förhållande till de risker som den medför. Det innebär att Akelius, din hyresvärd eller våra IT-leverantörer, när det är lämpligt bland annat tillämpar - fysisk säkerhet i datahallar, virusskydd, brandväggar och behörighetsstyrning enligt industristandard

10 - kryptering av personuppgifter - lösningar för att fortlöpande säkerställa konfidentialitet, integritet, tillgänglighet och motståndskraft hos våra system - rutiner och processer för att kunna återställa tillgängligheten och tillgången till personuppgifter i rimlig tid vid en fysisk eller teknisk incident - ett förfarande för att regelbundet testa, undersöka och utvärdera effektiviteten hos de tekniska och organisatoriska åtgärder som ska säkerställa behandlingens säkerhet Alla personer som agerar på uppdrag av oss eller din hyresvärd och som beviljas åtkomst till dina personuppgifter, får bara behandla dessa i enlighet med de anvisningar som de fått av oss eller din hyresvärd. Ingen annan behandling får äga rum om det inte krävs enligt lag. Huvudregeln är need-to-know basis, att endast behörig personal hos oss eller din hyresvärd ska ha åtkomst till din dina personuppgifter. tjänster från tredje part Denna informationstext omfattar inte, och Akelius ansvarar inte för dataskydd, information eller andra förfaranden i tjänster från tredjeparter som vår hemsida eller mobilappen länkar till. Läs tredjeparternas informationstexter för att få reda på hur de behandlar dina personuppgifter. Vidare är Akelius inte ansvarig för andra organisationer som till exempel Facebooks, Apples, Googles, Microsofts, RIM:s eller någon annan apputvecklares, appleverantörs, leverantör av operativsystems, nätoperatörs eller tillverkare av enheters insamling av information, användning, utlämnande eller säkerhetspolicys eller rutiner, inklusive vad gäller personuppgifter som du lämnar ut till andra organisationer genom eller i samband med att du använder vår mobilapp. minderårigas användning av mobilapp och hemsida Hemsidan och mobilappen är inte riktade till personer under tretton (13) år och vi samlar

11 inte medvetet in personuppgifter från personer under 13. dina rättigheter som registrerad Du har som registrerad ett antal lagstadgade rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning: Rätt till tillgång du har rätt till tillgång till dina personuppgifter, vilket innebär att du har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig behandlas, och om så är fallet även få tillgång till personuppgifterna och viss ytterligare information om behandlingen. Rätt till rättelse du har rätt att få felaktiga uppgifter om dig rättade eller kompletterade, om du anser att dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga. Rätt till radering du har rätt att få dina uppgifter raderade om - uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de behandlas, - du återkallar ditt samtycke för viss behandling och det därefter inte finns rättslig grund för Akelius att behandla uppgifterna, - dina uppgifter har behandlats på ett olagligt sätt, eller - behandlingen av dina uppgifter inte är nödvändig för att uppfylla tillämpliga lagkrav, för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk och/eller tillåten för arkiv- eller forskningsändamål Rätt att återkalla samtycke om du har lämnat särskilt samtycke till viss behandling, har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke. Ett återkallat samtycke påverkar inte behandlingens laglighet baserat på samtycket före återkallandet. Rätt till invändning avseende intresseavvägning när behandling sker med stöd av intresseavvägning har du rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen. Akelius kommer då att göra en ny intresseavvägning och kommer endast fortsätta behandlingen, trots din invändning, om vi kan påvisa

12 tvingande berättigade intressen som överväger dina intressen. Rätt till dataportabilitet du har rätt till dataportabilitet, vilket innebär att du under vissa omständigheter har rätt att få del av sådana personuppgifter om dig som du tillhandahållit till oss, i syfte att du ska kunna överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. Rätt till begränsning du har rätt att få dina uppgifter begränsade om du exempelvis bestrider uppgifternas korrekthet, eller om du invänt mot behandling enligt ovan, i båda fallen under den tid som vi utreder och kontrollerar din begäran. Rätt att klaga till Datainspektionen du har rätt att klaga till Datainspektionen om du anser att Akelius behandlar dina personuppgifter felaktigt eller i strid mot tillämplig dataskyddslagstiftning, se kontaktuppgifter Om du har några frågor om hur Akeliuskoncernen behandlar dina personuppgifter, eller om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan, är du välkommen att kontakta: Akelius Service Center: service@akelius.se Telefon: Du kan även kontakta Akelius Group Privacy Officer: Akelius Group Privacy Officer P.O Box 104, SE Danderyd E-post: gpo@akelius.com Group Privacy Officer, Demetris Syllouris