DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Version 4 Ersätter Arkivbildare/ansvarig nämnd: Socialnämnden Antagen av socialnämnden: Förvaltning: Socialförvaltningen Första giltighetsdatum: Dokumenthanteringsplanen beskriver hur socialnämndens dokument/handlingar ska förvaras och gallras. Regler för detta finns också att hämta i Bevara eller gallra; gallringsråd nr 5 utgiven av SKL. Planen är en lokal komplettering av da regler. Innan en personakt eller akt av annat slag överlämnas för ska den rensas. Med Rensning menas att akten städas från kladdlappar, post-it-lappar, övertaliga kopior, broschyrer och handlingar som saknar aktualitet. Med Gallring avses att hela personakten oavsett form förstörs efter det att gallringsplikt inträtt. Undantagen från gallring av socialtjänstens personakter regleras i 12 kap. 1 och 2 SoL och i 7 kap. 2 socialtjänstförordningen. Undantagen innebär att det för forskningens behov ska bevaras handlingar som avser personer som är födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad. Av rättssäkerhetsskäl ska också handlingar som rör barn som placerats eller tagits emot i HVB, familjehem eller annat enskilt hem undantas från gallring. Detsamma gäller handlingar rörande faderskap. Förklaring: V.I = Handlingen gallras vid inaktualitet Plac. = Om handlingen (ansökan, utredning etc.) hör till ett ärende där barn placeras i familjehem/ HVB eller bostad med särskild service är handlingen undantagen från gallring och ska bevaras. Innehållsförteckning 1. Allmän administrativ verksamhet diarieförda handlingar 11. Omsorger om personer med funktionsnedsättning handläggning 2. Allmän administrativ verksamhet ej diarieförda handlingar 12. Omsorger om personer med funktionsnedsättning verkställighet 3. Personalhandlingar 13. Utredningar enligt SoL, LSS, LVU, LVM samt Genomförande av biståndsinsatser 4. Ekonomi 14. Individ- och familjeomsorg/ Omsorger om personer med funktionsnedsättning kontaktpersoner/familjehem 5. Äldreomsorg allmän administration 15. Individ- och familjeomsorg Familjerätt/Faderskapsutredning S-protokoll 6. Äldreomsorg biståndshandläggning 16. Individ- och familjeomsorg - Familjerådgivning 7. Äldreomsorg - avgiftshandläggning 17. Individ- och familjeomsorg dödsboanmälningar 8. Äldreomsorg verkställighet i hemtjänst och särskilt boende 18. Individ- och familjeomsorg Flyktingverksamhet allmän administration 9. Äldreomsorg dagverksamhet 19. Tillståndsprövning och tillsyn 10. Färdtjänst/Riksfärdtjänst 20. Hälso- och sjukvård

2 1 1. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET, DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Upprättade och inkomna handlingar m.a.a. anmälan, utredning och beslut enligt 14 kap 2 SoL och 24a LSS (Lex Sarah), Upprättade och inkomna handlingar m.a.a. anmälan, utredning och beslut enligt 3 kap. 5, 6 patientsäkerhetslagen (Lex Maria) Ansökningar inkl. verksamhets- eller årsberättelse och sammanställningar, med bilagor, från föreningar om bidrag Avtal och kontrakt rörande verksamheterna, original/kopia Beslut/domar i förvaltningsdomstol avseende beslut i Älmhults kommun Bokslut och Socialnämndens verksamhetsberättelse Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse Månadsrapport samt delårsrapport Upprättad skrivelse/yttrande till tillsynsmyndighet Beslut och inspektionsmeddelanden från tillsynsmyndighet Internkontrollplan Inkomna klagomål och synpunkter samt upprättade handlingar i samband med utredning/beslut m.a.a. detta Upprättade och inkomna handlingar i samband med utredningar, projekt etc. inom den egna verksamheten Närarkiv Närarkiv Närarkiv - 5 år - 5 år - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Kopia av domen liksom övriga handlingar i överklagningsärendet förs till personakten. Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej

3 2 Rutiner, handlingsplaner och riktlinjer fastställda av förvaltningschefen eller medicinskt ansvarig sjuksköterska Skadeståndsärenden Socialnämndens budgetförslag Statsbidragsansökningar samt beslut Listor över delegeringsbeslut Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej Närarkiv - 5 år Nej 2. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET, EJ DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Föredragningslistor, dagordningar och kallelser samt protokoll från Socialnämndens utskott och nämnd Protokoll från samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare, t.ex. samverkansmöten Kronologiskt Närarkiv - 5 år Nej/ Protokoll kan innehålla personuppgifter som omfattas av sekret. Kronologiskt Närarkiv - 5 år Nej Register till diariet Kronologiskt Närarkiv - 5 år Nej Urkunder rörande donationsfonder, ansökningar Kronologiskt Närarkiv - 5 år om utdelningar, beslut sammanställningar. Nej Broschyrer/ informationsblad eller liknande, som Kronologisk Närarkiv Se framställs inom den egna verksamheten anteckning Nej E-tjänstekort (ansökan, intygsgivning, kortkvittens) Kronologiskt Närarkiv - 15 år Fotografier, filmer, video- eller ljudband som rör verksamheten Inkommen post/e-post, cirkulär och meddelanden av ringa, rutinmässig eller kortvarig betydelse Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT), Ett arkivexemplar överlämnas till kommunens arkiv för bevarande Kronologiskt Närarkiv - 5 år Nej Se undantag för hälso- och sjukvården Kronologiskt Närarkiv - V.I Nej Kronologiskt Intranät - V.I Nej

4 3 Minnesanteckningar från andra typer av möten med personal, arbetsgrupper etc. Kronologiskt Närarkiv - V.I Nej 3. PERSONALHANDLINGAR Lista över samtliga sökande, annons, den/de som fått tjänsten samt deras ansökningshandlingar Närarkiv - 5 år Nej Kopia av alla handlingar rörande den /de som anställs överlämnas till personalenheten - uppgifter om den som inte anställs Kronologisk Närarkiv - V.I Nej Dokumentation av medarbetarsamtal/ lönesamtal, Alfabetisk Närarkiv - V.I original Nej Tjänstgöringsrapport Alfabetisk Närarkiv - 2 år Nej Önskemål om huvudsemesterns förläggning Alfabetisk Närarkiv - V.I Nej 4. EKONOMI Attestliggare Datum Delegeringspärm Bokföringsorder, original Verifikationsnummer Pärm i Debiteringsunderlag och debiteringslista Kronologisk Pärm i Externfakturor och underlag, ej sekret- Verifikationsnummer Pärm i markerade Verifikationsnummer Verksamhets- Externfakturor och underlag, sekret- markerade Verifikationsnummer Verifikationsnummer system Pärm i 10 år - 1 år Nej 10 år - 1 år Nej 2 år - Nej 10 år - 1 år Nej 10 år Nej 10 år - 1 år 10 år

5 4 Inkommande och utgående internfakturor, och underlag, Verifikationsnummer Verksamhets system Sammanställning av utbetalda arvoden Kronologisk Pärm i Utbetalningsorder (utanordning) och underlag etc., Verifkations- Pärm i sekret, nummer Utbetalningsorder (utanordning) och underlag etc., Verifikations- Pärm i offentliga, nummer 10 år - 1 år Nej 2 år - 10 år - 1 år 10 år - 1 år Nej 5. ÄLDREOMSORG Allmän administration Arbetsmiljöbesiktningar, t ex skyddsrond Kronologisk Tjänsterum - 2 år Nej Om nya upprättas varje år Förteckningar över särskilda boenden och hemtjänstgrupper Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär, t ex hyresavtal eller avtal om städning 6. ÄLDREOMSORG Biståndshandläggning Ansökningar från enskild om bistånd eller service med eventuella bilagor Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner Inkomna, upprättade och utgående handlingar av betydelse i ärendet, t.ex. Ärendeblad, journalanteckningar Inkomna, upprättade och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Alfabetisk Alfabetisk Personnummer Alfabetisk Personnummer Alfabetisk - 5 år Nej Kronologisk Tjänsterum - 2 år Gallras 2 år efter att avtalet upphört att gälla Alfabetisk Närarkiv - V.I

6 5 Utredningar och beslut i enskilt ärende Alfabetisk Personnummer Statistik från boenderåd och vårdplaneringsteam Kronologisk Pärm i - 5 år Nej 7. ÄLDREOMSORG - Avgiftshandläggning Avgiftsbeslut Personnummer Närarkiv Avgiftsbeslut Personnummer Närarkiv - V.I Inkomstförfrågan Personnummer Pärm i - 2 år Inkomna, upprättade och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna, upprättade och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Alfabetisk Personnummer Personnummer Alfabetisk - V.I Underlag för fastställande av avgift Personnummer Pärm i 8. ÄLDREOMSORG Verkställighet i hemtjänst och särskilt boende Anmälan och beslut om ställföreträdare/ god man Alfabetisk Ankomstsamtal Alfabetisk Tas ut på papper och läggs i akten när ärendet avslutas

7 6 Beslut om bistånd eller service, kopia Alfabetisk Pärm på avdelning Brukarinformation Alfabetisk Alfabetisk Pärm på avdelning Deltagarlistor kurser och utbildningar Kronologisk Pärm i tjänsterum Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys Kronologisk Pärm i med mera enligt egenkontrollprogram tjänsterum Förteckning över brukare i särskilda boendeformer Alfabetisk Förteckning över hemtjänstmottagare Alfabetisk Genomförandeplaner Alfabetisk Hos brukare - V.I - V.I Sista versionen tas ut på papper och läggs i 5 år personakt när ärendet avslutas. - V.I Nej Överförs till kompetensbank - 2 år Nej - V.I Under ständig bearbetning - V.I Under ständig bearbetning - V.I Alfabetisk - 5 år Undantag från gallring enligt Handlingar som rör avvikelsehantering Kronologisk Pärm i - V.I /Nej Gallras när ärendet tjänsterum registrerats i digitalt system för avvikelsehantering Kronologisk Avvikelsesystem - 5 år Inbjudan till kurser och utbildningar Kronologisk Pärm i - V.I Nej tjänsterum Kronologisk E-post Inskrivningsliggare (ej obligatorisk) Kronologisk Enhetschef - V.I När boken är avslutad Kontaktmannaskap information till brukare Personnummer Pärm på - V.I enheten Kompetensbank Kronologisk Server - V.I Nej När anställningen upphör. Under ständig bearbetning. Larmloggar Kronologisk Server - V.I Nej

8 7 Levnadsberättelse Löpande anteckningar i SoL-journal Alfabetisk Personnummer Alfabetisk Personnummer Pärm hos den enskilde Närarkiv Nyckellistor, nyckelgömmor (hemtjänst) Alfabetisk Pärm i tjänsterum Personalförteckning Alfabetisk Pärm i tjänsterum Redovisning av handhavda medel (kassablad) Personnummer Personakt hos enhetschef Register över innehavare av trygghetslarm Alfabetisk Pärm i tjänsterum Personnummer Tjänstgöringsscheman Kronologisk Server Personalrum Vårdtyngdsmätningar, underlag Kronologisk Pärm i tjänsterum Tas ut på papper och läggs i akten när ärendet avslutas Tas ut på papper och läggs i akten när ärendet avslutas - V.I - V.I Nej - 10 år - V.I När innehavet upphört. Under ständig bearbetning år V.I Nej - V.I När sammanställning gjorts. Nej 9. ÄLDREOMSORG - Dagverksamhet Avpersonifierad deltagarstatistik Kronologisk Server Pärm i tjänsterum Deltagarlistor Kronologisk Pärm i tjänsterum - 5 år Nej - V.I Under ständig bearbetning.

9 8 Årsstatistik Tas ut på papper och läggs i akten när ärendet avslutas Tas ut på papper och läggs i akten när ärendet avslutas Kronologisk Närarkiv - 5 år Nej Återkallelse av tillstånd Personnummer Närarkiv Tas ut på papper och läggs i akten när ärendet avslutas 11. OMSORGER OM PERSONER MED FUNKTIONSNEDSÄTTNING Handläggning Se också under 13. Utredningar enligt SoL, LSS, LVU, LVM nedan. Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med anmälningar eller andra underrättelser om enskild person men som inte leder till att utredning inleds. Personakt saknas. Anmälningar rörande enskild som ger upphov till ärende Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med ansökan eller begäran om förhandsbesked samt utredning om insats/bistånd; ansökan, utredning, läkarintyg, etc. Kronologisk 10. FÄRDTJÄNST/RIKSFÄRDTJÄNST Ansökningar med bilagor samt beslut om färdtjänst och riksfärdtjänst Personnummer Närarkiv Register/förteckningar över färdtjänstberättigade Alfabetisk Personnummer Personnummer Anmälan om behov av god man, förvaltare Personnummer Pärm i - 2 år

10 9 Beslut om insats Personnummer 12 kap. 1-2 SoL Tas ut på papper och läggs i personakt när ärendet avslutats om ärendet är undantaget från gallring. Beslutsprotokoll (utskott/socialnämnd) Personnummer Handlingar som inkommit och upprättats i samband Personnummer med överklagande av beslut om insats. Beslut/domar i förvaltningsdomstol i Systematiskt Diarium - 5 år Kopia av domen förs till överklagningsärende personakten Dokumentation av planering som rör den enskilde, Personnummer t.ex. SIP, individuell plan Fullmakter, samtycken (inkomna/upprättade) Personnummer Egenvårdsbedömning, inkommen Personnummer Inkomna, upprättade och utgående handlingar av Personnummer tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Journalanteckningar Personnummer Intreanmälan, bostad, LSS Personnummer Verksamhets system Närarkiv Verksamhets system 12 kap. 1-2 SoL Tas ut på papper och läggs i personakt när ärendet avslutats om ärendet är undantaget från gallring. 12 kap. 1-2 SoL Tas ut på papper och läggs i personakt när ärendet avslutats om ärendet är undantaget från gallring. 12. OMSORGER OM PERSONER MED FUNKTIONSNEDSÄTTNING - Verkställighet Brukarinformation Personnummer Verksamhets system 12 kap. 1-2 SoL Tas ut på papper och läggs i personakt när ärendet avslutats

11 10 Genomförandeplaner Personnummer Överenskommelse med god man/förvaltare om handhavande av fickpengar Personnummer Redovisning av boendes privata medel Personnummer Verksamhets system om ärendet är undantaget från gallring. 12 kap. 1-2 SoL Tas ut på papper och läggs i personakt när ärendet avslutats om ärendet är undantaget från gallring år OBS att personaktens gallring följer andra regler. Redovisningen ska gallras efter 10 år oavsett om personakten i övrigt ska gallras eller bevaras. Aktivitetsscheman Personnummer Pärm i - - Rensas vid inaktualitet tjänsterum Dagböcker, meddelandeböcker Kronologisk Närarkiv - V.I - Rensas vid inaktualitet. Får inte innehålla uppgifter om enskilda Avtal med enskilda verksamheter Personnummer Hyresavtal andrahandskontrakt, original Personnummer upphört att Närarkiv - 2 år Gallras 2 år efter att avtalet gälla Hyresavtal andrahandskontrakt, kopia Personnummer Korrespondens av vikt, t.ex. med brukare, närstående, ställföreträdare, ombud, andra myndigheter etc. Personnummer Löpande dokumentation i socialjournal Personnummer Närarkiv hos enhetschef Verksamhets system - V.I 12 kap. 1-2 SoL Tas ut på papper och läggs i personakt när ärendet avslutats om ärendet är undantaget från gallring.

12 11 Inkomna, upprättade och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Avvikelserapporter samt utredningar som genomförts efter rapport om avvikelser Upprättade och inkomna handlingar i samband med anmälan till IVO enligt lex Sarah Inkomna och upprättade handlingar i samband med projektering av byggnation etc. av nya bostäder Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m m enligt egenkontrollprogram Löpande dokumentation i patientjournal Se dokumenthanteringsplan för hälso- och sjukvård Nyckelkvittenser, boendes nycklar Alfabetisk Närarkiv - V.I - Gallras efter nycklarnas återlämnande. Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, Personnummer räkningar Kopia av tidsredovisning enligt SFB till Alfabetisk Närarkiv - 5 år Debiteringsunderlag Försäkringskassan Utbetalningsbesked från Försäkringskassan Alfabetisk Närarkiv - 5 år Personnummer Systematiskt Diarium - 5 år Se ant Kan innehålla uppgifter med sekret. Systematiskt Diarium - 5 år Om anmälan rör enskild person bör kopia föras till personakten. Kronologiskt Närarkiv - V.I - Originalhandlingar förvars hos tekniska förvaltningen. Kronologisk Närarkiv - 2 år - Rensas vid inaktualitet. 13. UTREDNINGAR ENLIGT SoL, LSS, LVU, LVM samt GENOMFÖRANDE AV BISTÅND/INSATSER Orosanmälan eller annan inkommen anmälan eller underrättelse från enskild, skola, hälso- och sjukvård, polisen eller annan. Meddelande från polis om brottsmisstanke, förundersökningsprotokoll, LOB-anmälan, meddelande från fastighetsägare om obetald hyra, meddelande från elleverantör om obetald el, domar m.m. Förhandsbedömning leder inte till utredning. Kronologisk alt. personnummer Pärm alt.. Se anteckning - 2/5 år Anmälan som förs till kronologisk pärm gallras efter 2 år. Anmälan som förs till existerande personakt gallras efter 5 år. Undantag från gallring enligt

13 12 Orosanmälan eller annan inkommen anmälan eller annan underrättelse från enskild, skola, hälso- och sjukvård, polisen eller annan. Meddelande från polis om brottsmisstanke, förundersökningsprotokoll, LOB-anmälan, meddelande från fastighetsägare om obetald hyra, meddelande från elleverantör om obetald el, underrättelse från Kronofogde om avhysning m.m. Förhandsbedömning leder till utredning. Handlingar som upprättats i samband med aktualisering, förhands- och skyddsbedömning, t.ex. kallelser, utdrag från socialregister, brev /information till anmälare, beslut att inleda eller att inte inleda utredning. Inkommen ansökan om bistånd/insats från enskild eller företrädare inkl. eventuella bilagor till ansökan Handlingar som inkommit i samband med genomförande av utredning med anledning av ansökan eller anmälan, t.ex. brev/mejl, yttranden, uppgifter från referenspersoner, läkarintyg, registeruppgifter, fullmakter, medgivanden. Handlingar som inkommit i samband med kommunicering av utredningen och underrättelse om beslut. Utredning och andra handlingar som upprättats i samband med genomförande av utredning med anledning av ansökan eller anmälan, t.ex. brev/ mejl, remisser, konsultationsdokument Personnummer Kronologisk alt. personnummer Pärm alt. Personnummer Personnummer Personnummer Personnummer. Se anteckning - 2/5 år Anmälan som förs till kronologisk pärm gallras efter 2 år.. Plac 5 år. Plac 5 år. Plac 5 år. Plac 5 år Anmälan som förs till existerande personakt gallras efter 5 år. Undantag från gallring enligt

14 13 Utredning och andra handlingar som upprättats i samband med kommunicering av utredning och underrättelse om beslut Personnummer Kopia av nämndens/utskottets beslutsprotokoll Personnummer Handlingar som inkommit eller upprättats i samband Personnummer med att beslut överklagats, t.ex. rättidspröv- ning, yttrande, brev och meddelanden från parter, offentliga biträden /ombud, domstolen.. Plac 5 år. Plac 5 år Undantag från gallring enligt. - 5 år Undantag från gallring enligt Handlingar som inkommit i samband med att biståndsinsats genomförs. T.ex. brev/mejl från den som får bistånd, rapporter från verkställare, skrivelser och intyg, beslut om utskrivning, Handlingar som upprättats i samband med att biståndsinsatsen genomförs. T.ex. vård- och genomförandeplaner, SIP, uppdrag till genomförare (t.ex. kontaktperson), remisser Personnummer Personnummer. Plac 5 år Undantag från gallring enligt. Plac 5 år Undantag från gallring enligt Redogörelse som upprättats i samband med övervägande av vård i HVB/familjehem Personnummer Journalanteckningar inkl beslut Personnummer Korrespondens i samband med anmälan om behov Personnummer av plats hos extern vårdgivare t.ex. enskild verksamhet eller Statens Institutionsstyrelse inför placering Handlingar som upprättats eller inkommit i samband med ansökan om vård enligt LVU/LVM, t.ex. underställning, ansökan, bevis om delgivning, läkarintyg, handräckningsbegäran, placeringsbeslut, kallelse till förhandling, dom från förvaltningsdomstol Personnummer - -. Plac 5 år Undantag från gallring enligt. Plac 5 år Undantag från gallring enligt. Plac 5 år Undantag från gallring enligt

15 14 Handlingar som upprättas eller inkommit i samband med att beslut om vård enligt LVU/LVM, överklagats av part eller av nämnden Handlingar som inkommit eller upprättats i Personnummer Personnummer samband med fråga om rättshjälp Journaler och bilagor som inkommit från HVB-hem Personnummer Handlingar som upprättats eller inkommit i samband med genomförande av utredning om vårdnadsöverflyttning till familjehemsföräldrar Handlingar som upprättats i samband med utredning om bistånd i form av förmedlingsmedel, t.ex. avtal om handhavande av annans medel, fullmakt Förmedlingsakt, ekonomiska transaktioner i ärende rörande förmedlingsmedel Personnummer Personnummer Personnummer Minnesanteckningar som upprättats i samband med ej biståndsprövad öppenvård Handlingar som upprättats eller inkommit i samband Personnummer med utredning om återkrav/beslut att föra talan om ersättning. Hyresavtal försökslägenheter Personnummer Kopior på hyreskontrakt, besiktningsprotokoll m m Personnummer Yttrande i körkortsärende Personnummer Yttrande till åklagare, andra myndigheter och Personnummer allmän domstol. Plac 5 år Undantag från gallring enligt. - 5 år Undantag från gallring enligt. Plac 5 år Undantag från gallring enligt år Undantag från gallring enligt år OBS olika gallringstider för ekonomisk redovisning och personakten i övrigt. Undantag från gallring enligt Kronologiskt Närarkiv - V.I år Undantag från gallring enligt. - 2 år Gallras 2 år efter att avtalet upphört att gälla - V.I år Undantag från gallring enligt. - 5 år Undantag från gallring enligt

16 15 Kopia av lämnade uppgifter i vapenärende Kronologisk alt. personnummer Räkningar från läkare, laboratorier, tandläkare, institutioner (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelande som inkommit om barn från annan kommun som placerats inom kommunen Upprättad förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Avtal mellan socialnämnden och HVB eller annan enskild verksamhet Pärm alt. 2/5 år Se anteckning. - Handlingar som förs till kronologisk pärm gallras efter 2 år. Handlingar som förs till existerande personakt gallras efter 5 år. Undantag från gallring enligt Kronologisk Närarkiv - 10 år Notering görs i personakt i verksamhetssystem Personnummer Närarkiv - När placering upphör. Närarkiv - 5 år Kronologisk Närarkiv - V.I - Om det ej ges besked om när en placering upphör kan meddelande gallras 5 år efter sista noteringen 14. INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG/OMSORGER OM PERSONER MED FUNKTIONSNEDSÄTTNING Kontaktpersoner/Familjehem Utredning och andra handlingar som upprättats och Personnummer Resursakt i. - 5 år Undantag från gallring enligt inkommit i samband med utredning av familjehem, kontaktperson/-familj Ansvarsförbindelser för kostnader i samband med Kronologisk Närarkiv. - 5 år - placering i HVB/bostad med särskild service Avtal med t ex kontaktpersoner, familjehem Personnummer Resursakt i. - 5 år Nej - Förteckningar över kontaktpersoner/-familjer Alfabetisk Närarkiv. - V.I Nej INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG Familjerätt/Faderskapsutredning S-protokoll Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn eller nyinflyttat barn till ogift mor Barnets personnummer - 5 år Avisering ska omedelbart överlämnas till gemen-

17 16 Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med faderskapsutredning med S- protokoll Barnets personnummer Identitetsstyrkande handlingar Barnets personnummer Journal Barnets personnummer Verksamhets system - 5 år S=Sambo - 5 år samma nämnden om det är aktuellt med faderskapsutredning S-protokoll. - 5 år Tas ut på papper och läggs i personakt när ärendet avslutas. 16. INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG - Familjerådgivning Årsredovisning VoB Kronoberg Kronologisk Närarkiv - 5 år INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG Dödsboanmälningar Handlingar som inkommit och upprättats i samband med utredning av dödsbo och dödsboanmälan samt beslut om dödsboanmälan Kronologisk Pärm i - 5 år Statistik över dödsboanmälningar Kronologisk Närarkiv - 5 år INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG Flyktingverksamhet allmän administration Avtal mellan Migrationsverket och kommunen om mottagande av flyktingar Kronologisk Närarkiv - V.I - Original hos Kommunstyrelsen Hyreskontrakt och besiktningsprotokoll Kronologisk Närarkiv - 2 år - Statsbidragsansökningar och utbetalningslistor över statsbidrag Kronologisk Närarkiv - 10 år Nej/ Kan innehålla uppgifter som omfattas av sekret.

18 17 Underlag till statsbidragsansökningar/återsökningar Kronologisk Närarkiv - 2 år - Anvisning från Migrationsverket Personnummer Årlig statistik över kommuninvånare med utländsk härkomst Kronologisk Närarkiv - 5 år TILLSTÅNDSPRÖVNING OCH TILLSYN AVSEENDE ALKOHOL, TOBAK, RECEPTFRIA LÄKEMEDEL Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med utredning och beslut om serveringstillstånd. T.ex. ansökan med bilagor, brev/mejl, planskiss, meny, remisser och svar på remisser, tillståndsbevis Handlingar som upprättats och inkommit i samband med kommunicering av utredning, beslut samt underrättelse om beslut. Kopia av socialnämndens utskotts beslut om tillstånd. Anmälan om lokal vid catering samt beslut om godkännande Anmälan om serveringsansvarig personal Handlingar som upprättats och inkommit i samband med att beslut om tillstånd eller godkännande överklagats. Tillsynsprotokoll samt andra handlingar som upprättats eller inkommit i samband med tillsyn enligt alkohollagen samt lag om försäljning av receptfria läkemedel. Handlingar som upprättats och inkommit i samband med genomförande av utredning rörande eventuella sanktioner enligt alkohol- eller tobakslagen. Närarkiv - 5 år Delar Handlingar som inkommit via e-tjänst tas ut på papper för registrering och förvaring Närarkiv - 5 år - Närarkiv - 5 år - Närarkiv - 5 år - Närarkiv - 5 år - Närarkiv - 5 år - Närarkiv - 5 år - Närarkiv - 5 år -

19 18 Handlingar som upprättats och inkommit i samband med kommunicering av utredning om eventuell sanktion samt underrättelse om beslut. Kopia av socialnämndens utskotts beslut om sanktion. Handlingar som upprättats och inkommit i samband med att beslut om sanktion överklagats. Anmälningar med bilagor om försäljning och servering av folköl samt försäljning av tobak och/eller receptfria läkemedel Tillsynsbeslut m.m. från Länsstyrelsen Minnesanteckningar från nätverk och arbetsgrupper Närarkiv - 5 år - Närarkiv - 5 år - Närarkiv - 5 år - Kronologisk Pärm i - 5 år - Kronologisk Pärm i Närarkiv - 5 år - - V.I HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Avvikelserapporter Kronologisk Verksamhets- - 3 år Synergi/ Safedoc system Ankomstkontroll av medicintekniska produkter Kronologisk Närarkiv - V.I - Gallras efter att produkten avyttrats Bruksanvisningar/funktionsbeskrivningar Alfabetisk Hos brukaren - V.I - Gallras efter att produkten medicintekniska produkter avyttrats Bårhusmeddelande Kronologisk Närarkiv - 3 år - Delegering av medicinska uppgifter, original Kronologisk Närarkiv - 10 år Överlämnas till kommunarkiv efter 5 år Dosrecept/Läkemedelslistor, patientens original Personnummer Hos den enskilde - V.I Elektroniskt register över medicintekniska produkter och utrustning Alfabetisk - 10 år - Frågeformulär, bedömningsinstrument, övriga Personnummer Närarkiv - V.I Avser frågeformulär av tillfällig betydelse Förbrukningsjournal, narkotiska läkemedel i kommunalt läkemedelsförråd - 10 år Alfabetisk Pärm i läkemedelsförråd

20 19 Förteckning över sjuksköterskor med förskrivningsrätt, förrådsansvariga och narkotikaansvariga Alfabetisk Medicinskt ansvarig sjuksköterska Kronologisk Tjänsterum hemsjukvård - V.I - Under ständig bearbetning Förteckning över utlämnade nycklar och pluggar till läkemedelsförråd - Se anteckning Godsdeklarationer, riskavfall Kronologisk Tjänsterum, - 5 år - hemsjukvård Handlingsplaner och rutiner för kommunal hälso- Närarkiv - 5 år - och sjukvård Handlingsplaner och rutiner för kommunal hälso- Kronologisk - V.I - och sjukvård Leveransdokument, syrgas Kronologisk Tjänsterum - 2 år - Protokoll från årliga kvalitetskontroller av medicintekniska produkter Kronologisk - Gallras efter anställningens upphörande - V.I - Gallras efter att produkten avsynats Protokoll från kvalitetsgranskningar Närarkiv - 5 år - Rapportblad för dokumentation förda vid IT-avbrott Personnummer Närarkiv - V.I Gallras då uppgiften är införd i verksamhetssystemet Rapport från loggkontroller i verksamhetssystem Kronologisk Närarkiv - 10 år - Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Enhet Närarkiv/ Enhetschef - 5 år - Signeringslistor, patientrelaterade Personnummer Närarkiv - 10 år Överlämnas till kommunarkiv efter 5 år Signeringslistor, ej patientrelaterade (t ex Kronologisk Närarkiv - 2 år - mottagande av läkemedelsleverans, kontroller av syrgas, medicinteknisk utrustning m m) Tidböcker Kronologisk Närarkiv - V.I Uppgift om kopiering av journalanteckningar Personnummer - 1 år efter Ingår i patientjournal Ansökan och bedömning av behov av hjälpmedel, hemsjukvård, rehabilitering Alfabetisk - 1 år efter Ingår i patientjournal

21 20 Bilder/Fotografier Alfabetiskt - 1 år efter Ingår i patientjournal Brukarinformation Alfabetisk - 1 år efter Ingår i patientjournal Checklistor till grund för behandling, bedömningar, Personnummer Närarkiv - - Ingår i patientjournal beslut och diagnoser och/eller som behövs för uppföljning av vårdprocen Dosrecept/ Läkemedelslistor, sjuksköterskans kopia Personnummer Närarkiv - 1 år efter avslut Ingår i patientjournal Elektroniska patientjournaler inklusive anamnes, Personnummer (Bevaras i digital form) - - Ingår i patientjournal omvårdnadsstatus, daganteckningar, omvårdnadsplaner, epikriser, överkänslighetsmarkering, övertag av ansvar för läkemedels-hantering, rehabiliteringsplaner Frågeformulär, bedömningsinstrument etc. till grund för behandlingar, bedömningar, beslut och diagnoser och/eller som behövs för uppföljning av vårdprocen Personnummer Närarkiv - 1 år efter Förbrukningsjournal, narkotiska läkemedel för individuell användning, original Personnummer Närarkiv - 1 år efter Inkomna och utgående handlingar av betydelse Personnummer Närarkiv - 1 år efter Intyg, till exempel bostadsanpassning Personnummer Närarkiv - 1 år efter Journalkopior, inkomna från annan vårdgivare Personnummer Närarkiv - 1 år efter Låneförbindelse hjälpmedel Alfabetisk Närarkiv - 1 år efter Manuellt förda patientjournaler inklusive anamnes, Personnummer Närarkiv - 1 år efter rapportblad, omvårdnadsepikris, samordnad vårdplan Ordinationshandlingar (medicinska, läkemedel, omvårdnad, rehabilitering) Personnummer Närarkiv - 1 år efter Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal

22 21 Remisshandlingar Personnummer Närarkiv - 1 år efter Utvärdering start och slut av Personnummer Närarkiv - 1 år efter dagrehabilitering/hemrehabilitering Verksamhets- system Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal