Kartläggning av stress och arbetsorganisation inom arbetsgrupper i offentliga förvaltningar. StressOff

Transkript

1 Kartläggning av stress och arbetsorganisation inom arbetsgrupper i offentliga förvaltningar StressOff Sammanfattning YM 07/05 Eva-Britt Hult Carl-Göran Ohlson 2005 Stressforum, Yrkes- och miljömedicinska kliniken Universitetssjukhuset, Örebro

2 1 Inom Örebro kommun har en särskild satsning genomförts under för att utreda orsakerna till den höga sjukfrånvaron och presentera förslag till förbättringar. Denna satsning har i huvudsak finansierats av Försäkringskassan och Örebro läns landsting genom Stressforum på Yrkes- och miljömedicinska klinken vid Universitetssjukhuset i Örebro. Projektet har givits namnet StressOff. Syftet med detta projekt var att kartlägga arbetsorganisation och den psykosociala arbetsmiljön, stressupplevelser och sjukfrånvaro inom förskola, skola och äldreomsorg i tre kommundelar närmare beskriva arbetsplatserna med sina arbetslag och upplevelser av ledarskapet sammanställa andra pågående projekt och insatser inriktade mot arbetsrelaterade hälsoproblem presentera åtgärdsförslag och rekommendationer till förändringsarbete som kan bidra till att minska sjukskrivningarna, särskilt de stressrelaterade. Studiegrupperna var personal i förskola, skola och äldreomsorg, i tre av Örebro kommuns tidigare 14 kommundelar. (1/1-03 upphörde kommundelsorganisationen, men arbetsplatserna är desamma). Urvalet var strategiskt, inte slumpmässigt, och omfattade 17 förskolor med 56 arbetslag och 189 deltagare, 12 skolor med 40 arbetslag och 379 deltagare samt 8 arbetslag med 64 deltagare inom äldreomsorgen (hemtjänst och gruppboende för dementa). Inalles medverkade 632 personer, motsvarande 95% av studiepopulationen. Förankringsarbetet tog lång tid och nyckelpersonernas tillgänglighet varierade. Deltagandet var dock positivt och helhjärtat och alla tillfrågade arbetslag deltog i enkätifyllande och intervjuer, åtminstone till en början. Det bör också framhållas att många andra insatser var genomförda eller var pågående för att skapa den goda arbetsplatsen i kommunen. Vid tre tillfällen, hösten 2001, hösten 2002 och hösten 2003, motsvarande Steg 1-3, svarade studiegrupperna på en enkät, Metodicum ABs Vård/Skolformulär. Vid tillfället 2003 hade studiegruppen avgränsats till 275 personer av resursskäl. Svarsfrekvensen var hög vid alla tre tillfällena, över 90 procent. Vid slutet av 2004 gjordes även, på initiativ från programområde Social Välfärd, Örebro kommun, en liknande enkät där en del av populationen sammanföll med StressOffs. På det viset kunde man följa studiegruppen äldreomsorg i ännu ett fjärde steg. Till detta kom intervjuer. Under 2001 intervjuades 62 personer särskilt, varav 23 från förskolan, 25 från skolan och 14 i äldreomsorgen. Därtill kom ett 25-tal intervjuer med arbetsledare, personalsekreterare, fackliga företrädare och utvecklingsansvariga intervjuades 21 långtidssjukskrivna, både enskilt och i grupp och 2003 intervjuades 16 av dem som intervjuats 2001, enskilt. Samtal utifrån de återkopplade resultaten har också skett med alla deltagande arbetslag vid alla tre tillfällena. Arbetsmiljö Enkäterna visade att grundskolorna i kommundelarna upplevde bättre arbetsförhållande än i fem svenska referenskommuner, medan förskolorna och äldreomsorgen låg sämre till. De största problemen rapporterades angående fysiskt-ergonomiska förhållanden, arbetsbelastning, ledarskap och stress. Dock noterades många exempel på ambitiöst ledarskap. Åsikterna om arbetstiderna varierade. Några ville ha fastare tid, andra mer frihet under ansvar

3 2 och att kunna flexa. På några arbetsplatser påbörjades försök med 3+3-systemet, som dock fick avbrytas då det inte inom uppsatt tid kunde visas att det sparade pengar, snarare tvärtom. I intervjuerna framkom ett högt engagemang i arbetet. Trivsel inom arbetslagen var ofta god, på gott och ont, eftersom det kan vara svårt för en ny person att komma in. Svårigheter upplevdes i förskola och skola att förena pedagogikens krav med barnens/elevernas sociala behov och, främst inom äldreomsorgen och delvis inom förskolan, att uppfylla kvalitetsmålen. Oro fanns för vikarieproblem och för framtida rekrytering av utbildad personal till dessa låglöne- och lågstatusarbeten, så som de ofta speglas i medierna. Oro fanns även för hur man själv ska orka hela vägen fram till pensionen, och särskilt gäller det alla dem som börjat arbeta inom vården direkt efter skoltiden. Inom alla tre verksamhetsområdena finns flera olika yrkeskategorier med ibland oklara roller och stora skillnader i utbildning och lön. Särskilt fritidspedagogerna var bekymrade över sin roll i skolan. Är de där för att enbart hjälpa till i skolan? Efter den stora omorganisationen och nedskärningarna 2003 märktes speciellt inom äldreomsorgen en markant försämring i enkäterna av index som gällde arbetsorganisation, socialt klimat, påverkansmöjligheter mm. Förbättringar kunde dock också ses med ett mer stabilt ledarskap i vissa arbetslag. Sjuktal och arbetsmiljöindex Sjuknärvaron var påtaglig inom de tre studerade verksamhetsområdena. Sjuktalen varierade kraftigt mellan olika arbetsplatser, och över åren, troligen beroende på att enskilda långa sjukfall starkt påverkar sjuktalet inom små arbetslag. Under 1990-talet genomfördes nedskärningar, omorganisationer, nya avtal, lagar etc. som förändrat verksamheterna och som av många upplevdes som boven i dramat när det gäller förklaring till ökad trötthet och ohälsa. Bland orsaker till sjukskrivning nämndes för stora barngrupper, ökat antal barn och elever med flera behov än enbart det pedagogiska, mer vårdkrävande brukare, besparingar, inga tidsmarginaler, nya arbetsuppgifter utan att man fått mer tid, man går till man stupar och hög ålder. Lite förenklat skulle man kunna säga att det är samma tre faktorer som ofta förklarar förbättringar av enkätresultat i hela StressOff-undersökningen: 1. Lättare och/eller färre brukare (barn/elever) 2. Bättre arbetslag, i betydelsen bättre sammansättning/samarbete 3. Stabilare ledarskap och en ledare/chef som helst finns i huset Sambandet mellan hög sjukfrånvaro och låga enkätindex var i Steg 1 relativt svagt med en tydlig överensstämmelse grovt jämfört i 20 av 37 arbetslag. I vissa arbetslag var sambandet påtagligt, tydande på att dålig psykosocial miljö kan leda till sjukskrivningar. I andra arbetslag sågs ett närmast omvänt samband, där god psykosocial miljö var förenad med hög sjukskrivning, vilket kan tolkas som att hög arbetstillfredsställelse, engagemang och högt uppsatta mål också kan leda till utmattning. Denna tolkning styrks av intrycken från intervjuerna. Givetvis måste även beaktas att alla sjukskrivningar inte är relaterade till arbetet. Vid varje återkoppling av enkätresultat stämdes dessa av med sjukfrånvarostatistiken på just den arbetsplatsen och det visade sig att varje enskilt sjukfrånvarofall kunde förklaras. A som hade en hjärnsjukdom, B som egentligen blivit friskare, då hon nu bara var sjukskriven 75 procent mot 100 procent tidigare.

4 3 Motstridiga samband mellan enkätsvar och intervjusvar illustreras av två, utifrån sett, närmast identiska arbetslag inom hemtjänsten. De hade samma chef, samma lokal att utgå från, samma upptagningsområde, samma storlek på arbetslaget. Intervjuerna även med ledningen tydde på en dominoeffekt. Båda arbetslagen hade från början varit stabila. I ett lag hade en person som arbetat länge blivit långtidssjukskriven. Därmed ökade trycket och balansen i laget förändrades. Arbetsglädjen började försvinna och så blev nästa person i laget sjuk osv. I det laget var många av indexen mycket lägre än för tvilling -laget i samma hus. På vissa arbetsplatser med barngrupper med barn med många olika behov, från många olika kulturer etc., och där arbetsbelastningen på personalen var stor, hade man nästan ingen sjukfrånvaro alls och ingen långtidssjukskriven. Personalen hade arbetat tillsammans i många år, var hårt sammansvetsade och upplevde sig som mycket behövda. På en annan förskola, en av de större, hade man vid alla tre enkätresultaten bland de högsta indexvärdena på god arbetsmiljö, samtidigt som sjuktalen hörde till de högre. Här var förklaringen åter en annan. Tack vare den goda, större, arbetsplatsen fanns rum och möjligheter att ta emot långtidssjukskrivna för arbetsträning, kunna ha personal som var deltidssjukskriven, ta hand om rehabiliteringsfall osv., vilket förklarar de högre sjuktalen. En arbetsplats får illustrera ett samband mellan låga sjuktal och höga indexvärden, nämligen en förskola, med inga långtidssjukskrivningar och mycket få korttidssjukskrivningar och som hade överlag höga index men särskilt högt på index arbetsglädje. Vid närmare titt på hur det såg ut på denna arbetsplats framgick att: - det var högt index även på samarbete - personalen hade arbetat ihop i många år och det fanns en värdegemenskap - de lade upp arbetet själva - det var väl organiserat - man mötte varandra, barnen, föräldrar, besökare med respekt (ser i ögonen, hälsar) - man hängde inte upp sig på småsaker - man ställde upp för varandra Orsaker till långtidssjukskrivning I intervjuer med långtidssjukskrivna framgick att i ungefär hälften av fallen förklarades sjukskrivningen av en kombination av individuella skäl och skäl tydligt relaterade till arbetsplatsen (en allvarligare sjukdom, en nära anhörig som varit svårt sjuk/dött samtidigt som pressen varit stor på arbetet och/eller en särskild händelse hade blivit droppen ). En genomgång av diagnoser för 84 rehabiliteringsfall som sammanställts av personalsekreterare i de tre fd kommundelarna, visade också att en kombination av orsaker till sjukskrivning var vanligt. I 50 procent av fallen fanns ett både-och-skäl (individ-arbete), i 25 procent en diagnos som inte alls hade med arbetet att göra och i 25 procent enbart arbetet (mobbing, konflikt på arbetet). De långtidssjukskrivna efterlyste i första hand bättre kontakt med arbetsgivaren. Metodproblem Dessa exempel visar att en enkätundersökning, även om den upprepas och spänner över tid, måste kompletteras med intervjuer. Den kan också vara bra som ett instrument, ett verktyg för dialogen inom arbetslaget. Chefen var ibland medräknad i arbetslaget i enkäten och i vissa arbetslag var chefen väldigt positiv, kanske därför att denne förstod att han/hon kunde spåras

5 4 då det bara var en person i rutan arbetsledande ställning, vilket kan ha lett till en överskattning av arbetslaget. När man återkopplar resultaten kan det vara svårt att minnas ett halvår tillbaka i tiden och varför det var som det var och blev som det blev. Därför måste en återkoppling komma så snart som möjligt. Återkopplingen i sig, och samtalen och reflektionerna kring resultat mm är att betrakta som en intervention. Vissa långtidssjukskrivningar hade pågått i flera år. Inte sällan hade de påbörjats innan nuvarande chef ens hade tillträtt, vilket givetvis gjorde det svårt att hitta samband mellan sjukfrånvaro-arbetsmiljö-enkätresultat. Det är också viktigt att framhålla att det kan vara helt olika sammansättning på arbetslagen från Steg 1 till Steg 3. Så var t ex fallet med en av hemtjänstgrupperna i äldreomsorgen. Sjukstatistiken torde även ha påverkats av lagarnas förändring över tid, som t ex att sjuklöneperioden ändrats från 14 dagar till 21 dagar och åter till 14 dagar. Annat som påverkat är förstås hur försäkringskassorna har kunnat arbeta med rehabilitering och de långa sjukskrivningsfallen. Åtgärdsförslag Sedan enkätsvaren bearbetats, intervjuerna var genomgångna och sjukskrivningsstatistiken framtagen presenterades resultaten på fyra seminarier, ett första allmänt seminarium år 2001 och sedan ett för var och en av områdena förskola, grundskola och äldreomsorg. De avslutades med paneldiskussioner med representanter från både ledning, fackförbund och någon direkt i verksamheten, som varit med i undersökningen. Frågorna som ställdes till panelen var: Vad tror du är anledningen till att sjukskrivningarna har ökat? Vad är det svåraste; det största problemet idag? Hur ska vi förändra, förbättra? Vilka åtgärder är viktigast? Var står vi nu; vad pågår hos just er, för dig? Vilka är de viktigaste framtidsfrågorna? Härefter sammanställdes resultat och förslag till åtgärder och sändes till ledningen i Örebro kommun samt till alla övriga deltagare, arbetslag, intervjuade, nyckelpersoner och fackförbund. För varje område formulerades de viktigaste behoven i fem punkter: 1. Personalen måste ha inflytande över barn-, elev- resp. brukargruppernas storlek och sammansättning. 2. Vikarier, väl förtrogna med de aktuella arbetslagen måste knytas till arbetslagen. 3. Strategier måste finnas för 55 + och för nyrekrytering. 4. Bättre personalrum, lokaler och materiella resurser. Lägre bullernivåer. 5. Schemalagd tid för planering och återhämtning. Varje organisation måste betraktas som unik och förändringar och ingrepp som varit framgångsrika i en organisation kan få negativa effekter om de införs i en annan organisation. Därför är det viktigt att åtgärder för att minska sjukfrånvaron inte bara är generella och beslutade av politiker utan kanske i än högre grad är skräddarsydda efter lokala behov och initierade av de anställda själva.

6 5 Man måste således ner på arbetsplatsnivå, ibland arbetslagsnivå för att ringa in situation och problem. Det kan konstateras att de 5 punkterna hållit över åren, och att de också använts som utgångspunkt i flera sammanhang. Så gott som samtliga personer som varit med i återkopplingar och samtal har ansett att dessa punkter fortfarande innehåller kärnfrågorna när det gäller skapandet av god och hälsofrämjande arbetsmiljö för personalen. Det mest påtagliga har varit i Verksamhetsgrupp Äldre på dåvarande Stadskansliet i Örebro kommun, som systematiskt gick igenom varje punkt. I övrigt har på alla nivåer betonats att det varit bra med Stressforum och StressOff: att det kommer någon utifrån och att det inte bara görs interna undersökningar och enkäter även om de också behövs. Lärarförbundet publicerade 2003 förslag som liknar de fem punkterna ovan: - Öka bemanningen och sätt in vikarier när lärare är sjuka. - Arbetsgivarna måste redovisa åtgärder mot ohälsan, inte bara sjuktalen. - Ge kommunerna möjlighet till en långsiktig personalplanering och tona ner det kortsiktiga balanskravet i budgeten. - Återinför möjligheten till delpension också för kommunalt anställda. - Fullfölj åtgärderna i kollektivavtalet. Intervjuer, återkopplingar och samtal på arbetsplatserna har visat att även följande rekommendationer och åtgärdsförslag är viktiga: Ett uttalat, engagerat ledarskap. Att högsta ledningen, både den politiska och den på tjänstemannanivå, mer explicit visar att frågan har hög prioritet. Och att detta ska genomsyra alla chefsnivåer och vara allmänt känt bland de anställda. Ett samlat grepp, en påtryckning uppifrån av centrala politiker och tjänstemän som mer tydligt och tungt betonar vikten av att förbättra arbetshälsan. Centrala politiker och tjänstemän bör också i större omfattning hålla kontakt med arbetsplatserna och vara bättre kända där. Att effektivt identifiera de arbetsplatser som har problem med hög sjukskrivning, särskilt arbetsrelaterad sådan, och sätta in resurser och åtgärder mer riktat. Det är viktigt att kartläggningar med ett särskilt fokus pågår, så att frågan om arbetsmiljö, hälsa och ohälsa regelbundet hålls vid liv och att alla arbetsplatser uppmärksammas. Att enkla mått för sjukskrivningsstatistik kan användas i väntan på att kommunen fått in alla rutiner för sin statistik på arbetslags- och arbetsplatsnivå. Arbetsgivarringar kan rekommenderas eftersom de ger möjlighet att byta arbetsplats. Personalekonomiska kalkyler synliggör kostnader för långtidssjukskrivna. Förbättrat samarbete med försäkringskassan och förkortade av handläggningstider. En fullständig grundrapport (YM 05/05) från projektet kan kostnadsfritt rekvireras från Yrkes- och miljömedicinska kliniken, Universitetssjukhuset, Örebro, tfn , ymk@orebroll.se.