Dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden gällande från

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden gällande från Datum: Dnr: VON/2014: Handläggare: Lili Eriksson, Mona Kjellström, Mikael Nord, Ingela Nyberg, Beslutad av vård- och omsorgsnämnden , 35 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN

2 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2 (33) Innehållsförteckning Inledning... 2 Dokumenthanteringsplanens upplägg... 4 Vad är en allmän handling?... 4 Vad är ett arbetsmaterial?... 4 Gallring av allmänna handlingar... 4 Lagar som styr... 5 Externa utförare... 6 Innehållsförteckning... 2 Allmän administration (utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse)... 7 Ej diareförd korrespondens... 7 Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen... 8 Arbetsmiljö... 8 Avtal, kontrakt... 9 Ekonomiadministration... 9 Handlingar till diariet Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer) Projekt ledda av den egna förvaltningen PuL-administration Sociala medier HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen) Personakter enligt SoL inom äldreomsorg Handlingar i samband med handläggning av ärende Handlingar under genomförandet av insatser Allmän administration inom äldreomsorgen Hemtjänst i ordinärt boende Särskilda boendeformer Boendeadministration Handlingar rörande de boende Handlingar rörande verksamheten Dagverksamhet Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade Handlingar i samband med handläggning av ärende Handlingar under genomförandet av insatser Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade Handlingar i samband med handläggning av ärende Handlingar under genomförandet av insatser Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade Bostad med särskild service Familjehem/stödfamilj Kontaktperson Hemtjänst... 30

3 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3 (33) Personlig assistans Färdtjänst/riksfärdtjänst Bostadsanpassning Referenser Kommunala styrdokument Lagar Övriga styrande dokument... 33

4 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 4 (33) Inledning Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar) är deras arkiv. Handlingar bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och för att tillgodose rätten till insyn, förvaltningens behov av information och forskningens behov av källmaterial. För att en fri och öppen debatt ska kunna äga rum, måste allmänheten ha tillgång till de handlingar som finns hos myndigheter. Denna rätt för allmänheten att ha tillgång till allmänna handlingar kallas i dagligt tal för offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen har i princip gällt i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. Det är i offentlighets- och arkivlagstiftningens mening inte någon skillnad mellan pappersdokument och elektroniska dokument. Dokumenthanteringsplanen är därför teknikoberoende. Beslut om bevarande eller gallring gäller oavsett om handlingen finns på papper, som en digital fil eller t ex som ett fotografi. Om en allmän handling inte står med i dokumenthanteringsplanen ska den bevaras. Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan revideras. Dokumenthanteringsplanens upplägg Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika avsnitt, utifrån hur vård- och omsorgsnämnden och vård- och omsorgsförvaltningen är organiserad. Samma typ av dokument kan finnas med på flera ställen, eftersom olika typer av verksamheter handskas med samma typ av dokument. Det finns också en del allmänna avsnitt, t.ex kring administration, personal och ekonomi, som gäller för alla verksamheter. Vad är en allmän handling? Reglerna om offentlighet för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag (TF, 1949:105). De gäller oavsett vilken teknisk form en handling har. Alla sorters informationsbärare kan alltså vara en allmän handling, till exempel pappersdokument, filmer, ljudband eller lagringsmedier för datorer (filer). En handling blir "allmän" antingen när någon lämnar eller skickar in den till myndigheten (inkommen handling), eller när en myndighet själv har framställt den (upprättad handling). Handlingen ska också finnas förvarad och tillgänglig hos myndigheten. Rätten att ta del av allmänna handlingar har undantag. Enskilda uppgifter i handlingarna kan vara belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Vad är ett arbetsmaterial? Arbetsmaterial är ännu inte färdigställda upprättade handlingar, minnesanteckningar, utkast eller koncept. Sådana handlingar är inte allmänna handlingar. Om arbetsmaterial arkiveras, justeras, på annat sätt färdigställs eller skickas till annan myndighet, blir det genast allmän handling. Den blir därmed också offentlig om den inte omfattas av någon sekretess. Gallring av allmänna handlingar Att gallra en handling är att förstöra den. För att få gallra/förstöra en typ av handling krävs ett beslut från ansvarig arkivmyndighet. I Katrineholms kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet och har fastställt ett arkivreglemente. I arkivreglementet fastställs att varje nämnd/styrelse utgör en egen myndighet och därmed ansvarar för det egna arkivet. Varje nämnd/styrelse ska upprätta en dokumenthanteringsplan där det framgår vilka handlingar som kommer in och upprättas samt hur dessa ska hanteras. Det är i dokumenthanteringsplanen nämnden förtydligar vilka allmänna handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras.

5 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 5 (33) Om en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen betyder det att den inte får gallras, utan ska bevaras. Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan kompletteras med denna typ av handling. ualitet betyder att handlingen får gallras när den inte längre behövs för arbetet. Om det står t.ex. 10 år betyder det att det ska gå 10 år från handlingens tillkomst/sista anteckning innan handlingen får gallras. Andra förekommande gallringsfrister är 2 år, 3 år och 5 år. Exempel: En handling har en gallringsfrist på 10 år. Den sista noteringen i handlingen görs under år Handlingen får inte gallras förrän 10 år har gått, alltså år Bevaras betyder att handlingen ska finnas kvar för alltid. Endast handlingar som ska bevaras får levereras till et. Den tid som anges för leverans ska följas. Lagar som styr Arkivbildning och gallring inom kommuner och landsting/regioner styrs i första hand av arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). För personal- och ekonomiadministrationen i kommunen styr flera olika lagar dokumentering och bevarande av handlingar. För vård- och omsorgsnämndens del har också speciallagstiftningen en viss betydelse. Socialtjänstlagen (SoL, 2001:453) bestämmer att dokumentation och gallring ska ta hänsyn till den enskilde brukarens integritet men också till att garantera rättssäkerhet. Detsamma gäller Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS, 1993:387). I Patientdatalagen (2008:355) finns bestämmelser kring dokumentation och gallring rörande hälso- och sjukvårdsinsatser. Rensning Varje enskild kommunanställd som ansvarar för någon form av dokumentation är också ansvarig för sina dokument. Det är ju den anställde som har bäst kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ett ärende. Den anställde ansvarar för att arbetsmaterial, kladdlappar, m.m. som inte har betydelse för ett ärende, rensas kontinuerligt. Rensning ska senast göras i samband med arkivering av handlingen/handlingar. Rensning är en åtgärd som görs utan gallringsregler, eftersom det inte är allmänna handlingar. Rensning innebär också att gem, häftklamrar, plastfickor och liknande tas bort. Personakter, social journal, patientjournal Det uppstår en mängd handlingar och dokumentation runt vård- och omsorgsnämndens brukare. Dels är det dokumentation i beslutsfasen (nämndens eller medborgarfunktionens myndighetsutövning) och dels är det dokumentation i verkställighetsfasen (enheternas dokumentation enligt både Socialtjänstlag, LSS och patientjournal enligt HSL). Det är dock hela tiden den enskilde, brukaren, som är upphovet till all dokumentation. Dokumentationen ska ses som en helhet även om dokumentationen är separerad från varandra Medborgarfunktionens personakter och sociala dokumentation förs separat från enheternas patientjournaler, och levereras separat till närarkivet. Biståndshandläggarna ansvarar för att skriva ut den sociala dokumentationen från enheterna och lägga i personakten. När en brukare byter verkställighet, t.ex. från hemtjänst till särskilt boende, ska dokumentationen följa med. Det ska inte finnas kvar någon dokumentation på den enhet som avslutat sina insatser. När en brukare flyttar från kommunen, avlider eller avsäger sig alla insatser ska den enhet som sist utfört insatser (och därmed ha hela den samlade verkställighetsdokumentationen) ansvara för rensning, utskrifter och gallring.

6 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 6 (33) Externa utförare Särskilda regler gäller om en brukare byter från kommunal utförare till extern utförare. I dessa fall avslutas insatserna hos kommunens utförare och dokumentationen hanteras som om personen flyttat eller avlidit. Den nya utföraren har rätt att ta del av kommunens dokumentation (för god och säker vård eller ett totalt överförande) först efter att brukaren har givit sitt skriftliga medgivande. Dokumentation i pappersform som är journalhandling skall gallras och bevaras utifrån dokumenthanteringsplanen. Verksamhetsansvarig ser till att upprätta rutiner för arkivering till vård- och omsorgsförvaltningens mellanarkiv enligt förvaltningens rutiner för arkivering. 1 Gallring och bevarande utifrån individurvalet födda 5, 15 och 25 Ett urval av brukarnas personakter med social dokumentation ska bevaras för framtida forskning enligt 12 Förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade och 7 kap. 2 Socialtjänstförordningen (2001:937). Detta innebär att dokumentationen från personer som är födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska sparas för alltid. Övriga personakter med social dokumentation gallras enligt denna dokumenthanteringsplan. Detta gäller all dokumentation, både enligt Socialtjänstlagen och LSS. Ärenden som rör boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet får inte gallras. Fram till ska samtliga LSS-ärenden sparas. 1 Enligt Förfrågningsunderlag Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet - hemtjänst

7 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 7 (33) Allmän administration (utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) Ej diareförd korrespondens Cirkulär, reklam, broschyrer ** och inbjudningar Cookiefiler, loggfiler för e-post ** och filer som tillfälligt lagrats av webbläsaren. Enkäter, och andra handlingar ** som utgör underlag till rapport, eller annan sammanställning Handlingar som har utgjort underlag för kommunens interna planering och verksamhetsredovisning Handlingar vars informationsinnehåll har överförts till annan databärare. (T.ex. information som förs över från digitalt till analogt medium, såsom e-post och webbsidor som skrivs ut på papper; digital information som kopieras eller omvandlas till nytt filformat (konverteras); upptagningar på telefonens röstbrevlåda, som dokumenteras i en tjänsteanteckning. Informationsutskick från kommunens övriga nämnder/förvaltningar/organ Inkomna och upprättade handlingar som inte föranleder åtgärd, eller tillför sakuppgift till ärende. ** ** ** ** markerad med asterisk (**) grundas på KF:s beslut - Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (Övergrip. anvisningsdok). Gallras när rapporten/sammanställningen är klar, såvida de inte innehåller information som är av värde för att förstå slutrapporten, eller är av annat värde för förvaltningen eller framtida forskning Gallras när redovisningen/ sammanställningen är klar, under förutsättning att handlingarna saknar vidare värde när slutrapporten är klar. Gallras när informationsöverföringen är klar, såvida inte överföringen medför betydande informationsförlust. Observera att handlingar för vilka sekretess gäller, alltid måste diarieföras. Dessa kan gallras efter 6 månader, om anteckning om detta noteras i diariet.

8 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 8 (33) Register, liggare, listor och andra handlingar som används som verksamhetsstöd, men som saknar varaktig betydelse för verksamheten. ** Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen Arbetsgrupper, referensgrupp 5 år Pärm: utredare Avvikelser, ej brukarrelaterade (som inte registreras i verksamhetssystem) 10 år Resp. handläggare närarkiv efter 2 år. Vid kriminalitet i 10 år Brukarenkäter När sammanställning gjorts Förvaltningsbrev 5 år Pärm hos förvaltningssekreteraren Kodlåskort, kvittens 2 år efter inakt Ekonomiassistent MAS-brev 5 år Pärm hos MAS Minnesanteckning ledningsgrupp Ny- och ombyggnationer särskilda boendeformer Närvårdsskolan administration kring 5 år Pärm hos förvaltningssekreterare 2 år efter inflyttning Vid beslut registreras minnesanteckningarna Original finns hos fastighetsägare Efter projektets avslut Publiceringsgodkännande 10 år Pärm informatör eller hos respektive verksamhet Arbetsmiljö Dokumentation från Hygienrond Skyddsrond Brandrond Pärm: Fastighetsansvarig G:/Verksamhetsutveckling 3 år Respektive enhetschef SBA tillbudsrapport 1 år Pärm säkerhetsansvarig Publiceringsgodkännande till bilder/filmer som har längre livslängd sparas så länge de är aktuella.

9 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 9 (33) Avtal, kontrakt Avtal/kontrakt som direkt berör verksamheten Avtal och kontrakt rutinmässig karaktär, t.ex. hyresavtal, avtal städning och utrustningar Hyreskontakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som hyrs ut i andra hand Bevaras Pärm i 2 år Pärm i 2 år Pärm i 10 år 10 år efter avslut Efter att kontraktet upphör att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning, inte kvarstår Ekonomiadministration Ansvarsförbindelser 2 år Pärm: ekonom handkassor Ansökan och utbetalning Bevaras Dokumentakt 5 år Registreras/diarieförs varaktig vård Migrationsverket Assistansräkning, kopia 10 år Pärm: Adm. assistent pers Originalet till försäkringskassan. Flyttas till närarkivet efter 2 år. ass Avstämningar under året 2 år Ekonomiassistent Bokföringsorder/internfakturor 10 år Pärm: senaste pärm i - ekonom Flyttas till närarkiv efter 2 år Bokslut/delårsrapport Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Budget Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Förordnande som 10 år Pärm: Flyttas till närarkiv vid inaktualitet beslutsattestant - original Fakturor från kunder med följesedlar/fakturaunderlag närarkiv 2 år 5 år Pärm: senaste pärm i - reception Fakturor till externa kunder 10 år Pärm: senaste pärm i - reception Flyttas till närarkiv efter 2 år Internbudget Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Kvitton, inköp 10 år Pärm: hos Flyttas till närarkiv efter 1 år respektive ass Momsredovisning (Ludvikamoms) 10 år Ekonomiassistent Objektsplan original 10 år Pärm: Flyttas till närarkivet efter 2 år.

10 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 10 (33) Redovisning av avlastning/familjehem 1 år Pärm: Assistent MYS Utbetalningsbesked från Försäkringskassan (LASS) 10 år Pärm adm. Assistent pers ass. Verifikationer/utanordningar/ 10 år Pärm: senaste handkassor pärm i - reception Utanordningar privata utlägg 5 år Pärm resp. assistent Flyttas till närarkivet efter 2 år. Flyttas till närarkiv efter 2 år Handlingar till diariet Broschyrer/information som framställts av förvaltningen samt illustrationer i original Delegation arbetsmiljöansvar 2 år efter inakt Pärm Diarieförda ärenden med ärendeblad Bevaras Akter i Diarielista/postlista årsvis Bevaras Pärm: registrator Dispensansökningar investeringar 5 år Pärm i vid investeringsstopp Dispensansökningar personalärenden 5 år Pärm i vid anställnings- stopp Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet 3 år efter avslut. Dokumenthanteringsplan Bevaras Diarieakt 5 år Enkäter/statistik, svar på externa Pärm i Långsiktiga Bevaras 5 år Kortsiktiga 2 år Inkommande och utgående skrivelser 5 år Pärm: Registrator Inkomna synpunkter 5 år Pärm i Instruktioner Aktuell enhet samt vissa på Intranät Kontrollrapport/ beslut/ kommunicering om livsmedelsanläggning o tobak 5 år Pärm: registrator 5 år Flyttas till närarkivet 3 år efter avslut. 5 år Flyttas till närarkivet efter 1 år Ex. SCB, SKL, Socialstyrelsen. Flyttas till närarkivet efter 2 år Flyttas till närarkivet efter 2 år Synpunkter registreras. Sammanställningar görs 2 gånger/år till nämnden. Dessa diarieförs. Hålls ordnade på annat sätt. Flyttas till närarkivet efter 2 år

11 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 11 (33) Lex Sarah Utredningar, tjänsteskrivelser, nämndbeslut (LSS 24 e-f, SoL 14 kap 6-7 ) Lex Sarah Underlag till utredningar (LSS 24 e, SoL 14 kap 6 ) Utredningar som ej leder till Lex Sarah-anmälan Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Lex Sarahärenden Plan för höjd beredskap/ krishanteringsplan Systematiskt brandskydds- Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år 5 år Dokumentskåp utredare 5 år Dokumentskåp utredare Bevaras 2 år Pärm riktlinjer/ rutiner arbete SBA Polisanmälningar 3 år Pärm i Riktlinjer/rutiner i original som publiceras på intranät/webb 5 år Pärm i Protokoll och utvärdering bevaras. Registreras/diarieförs Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Vid anmälningar rörande personal skickas kopia till personalakt på personalkontoret Registreras ej då de hålls ordnade på annat sätt. Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m. Ansökan om föreningsbidrag Bevaras Diarieakt 5 år Ansökningar handläggs/arkiveras av service- och teknikförvaltningen. Övriga ansökningar och beslut registreras/bevaras på VOF. Beslut om föreningsbidrag Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Delegationslistor anmälda delegationsbeslut (vid myndighetsutövning) 2 år Pärm i Anmäls per månad till nämnden. Finns i verksamhetssystem. Delegationsprotokoll* Bevaras Pärm i 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Fonder: Ansökningar, ekonomikontorets uppgifter om utbetalningsbara medel, beslut om utdelning m.m. Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år. Förenklad delgivning Pärm i aktskåp Intyg för förlorad arbetsinkomst Pärm: nämndsekr. Kallelser med sammanträdeshandlingar, 2 år Hos nämndsekr föredragningslistor och dagordning Minnesanteckningar Bevaras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år

12 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 12 (33) medborgardialoger/hearings, brukarråd där kontaktpolitiker deltar Minnesanteckningar från nämndens beredning 5 år Pärm nämndsekreterare Protokoll, MBL/samverkansprotokoll* Bevaras Pärm i Protokoll, vård- och Bevaras Pärm i omsorgsnämnden, enskilt utskott, fondgruppen* Bilagor finn i resp. diarieakt Överläggningsprotokoll i Bevaras Pärm i personalärenden* *Alla protokoll ska skrivas på arkivbeständigt papper 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år I Personalpärm om VOF skrivit på, annars original till PK Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer) Anhörigpärm Pärm assistent Varje arbetsställe förvarar pärm på arbetsplats hos personalredogörare/motsvarande Anmälan om arbetsskada, kopia * Anställningsavtal, kopia * (se även Överenskommelse/ nyanmälan timavlönad) Ansökningshandlingar från personer som anställts av kommunen * Ansökningshandlingar från personer som ej får tjänst i kommunen * Ergonom Original till försäkringskassan. Kopia till personalkontoret och den anställdes huvudskyddsombud. Pärm: personalredog. Arbetsgivarintyg, kopia Pärm: personalredog. Resp omr.chef eller dennes assistent Begäran om LAS-företräde * Pärm: personalredog. Beslut från Försäkringskassan: arbetsskada, förtidspension, graviditetsersättning, rehabiliteringsersättning, sjukbidrag * Upprättas i två original, ett till den anställde och ett till personalakt på personalkontoret. Kopia till ansvarig chef samt facklig org. Ansökan, betyg och meritförteckning i original till personalakt på personalkontoret 2 år Pärm assistent Sparas i 2 år för ev. överklagan. Betygshandlingar återsändes till de sökande (Undantag för ansökningar via e-post). Personliga brevet sparas 2 år. Kopia till personalakt på personalkontoret.

13 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 13 (33) Beslut om disciplinpåföljd, kopia * Beslut om uppsägning * Betyg/intyg över tjänstgöring och utbildning, kopia * Erbjudande om arbete vid rehab och LAS * Fullmakt för postöppning Pärm i postrummet Försäkran om tystnadsplikt och Bevaras 2020 sekretess (sekretessförbindelse) (VOF:s anställda försäkran/ sekr.bevis före 2015) Försäkran om tystnadsplikt och sekretess (sekretessförbindelse) förtroendevalda Bevaras Nämndsekreterare Individuella mål för personal Pärm: original hos resp enhet Intyg om arbetsförmåga * Korrespondens av tillfällig betydelse 2 år Pärm: personalredog Ledighetsansökan, kopia * Pärm: personalredog Läkarintyg * Minnes- och journalanteckningar från personalsociala ärenden * Rehabutredning i personalsociala ärenden * Gallras efter uppvisande. Behålls av den anställde Blankett uppvisat läkarintyg Pärm: personalredog Hos resp. chef i avvaktan på avslut. Hos resp. chef i avvaktan på avslut. Rehabiliteringsutredning Pärm: Personalredog Vid lämpligt tillfälle Originalet till den anställde, kopia till personalakt på personalkontoret Original till personalakt på personalkontoret. Kopia anställd. Kopia till personalakt på personalkontoret. Originalet till den anställde Original till personalakt på personalkontoret. Kopia anställd. Gallras när personen slutar personalakt på personalkontoret. Försäkran/sekretessbevis före år 2015 bevaras av vård- och omsorgsförvaltningen. Original till personalakt på personalkontoret Ledigheter avseende barn-, studieoch tjänstledigheter över 6 månader till personalakt på personalkontoret Läkarintyg i original till FK. Blankett Uppvisat läkarintyg till personalakt på personalkontoret. Själva läkarintyget sparas EJ. personalakt på personalkontoret när ärendet avslutas. Sekretesskyddas. Original till FK. Kopia till personalakt på personalkontoret när ärendet avslutas. Sekretesskyddas. Original FK. Kopia personalakt på personalkontoret. Sammanställning över sökanden till tjänst Sjukanmälan AFA * Bevaras med undantag för betygshandlingar Diarieakt 5 år Original till personalkontoret f.v.b. till AFA. Kopia sparas på personalkontoret.

14 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 14 (33) Skadeanmälan TFA * Original till personalkontoret f.v.b. till TFA. Kopia sparas på personalkontoret. Original till personalkontoret. Skyddsombud, nyanmälan/byte av * bud (personal) original 2 år Pärm: ergonom Sammanställning redovisas årligen till nämnden. Registreras/diarieförs. Tjänstgöringsrapport m.m. Pärm: Original till personalkontoret (kopior) * personalredog Utdrag ur polisregister, 2 år Pärm personalredogörare Original behålls av den anställde. uppvisat av sökande till Förvaltningen dokumenterar på tjänster för barn * särskild blankett att den anställde Överenskommelse/nyanmälan timavlönad till löneavdelningen * Projekt ledda av den egna förvaltningen Dokument rörande projektets start, t.ex. direktiv, projektplan med organisation, slutrapport Övriga handlingar som mötesprotokoll/anteckningar, korrespondens, delrapporter och underlag/primärdata till slutrapport Pärm: Personalredog visat utdrag. Original till personalkontoret för insortering i personalakt Bevaras Diarieakt 5 år Ansvarig projektledare ansvarar för arkivering. Mindre projekt kan bevaras i diarieakt, projekt med mer omfattande dokumentation kan hållas samman i en egen avdelning, och arkivläggas som t.ex. Projektets handlingar. Bevaras eller gallras Diarieakt 5 år Bevaras om de är av vikt för att förstå slutrapporten, eller om de innehåller annan information som är av värde för förvaltningen eller framtida forskning. Annars gallras. PuL-administration Baserat på Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra - Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Bevaras Vid inaktualitet Verksamhetssystem finns anmälda i kommungemensamt register Har den personuppgiftsansvarige utsett och anmält ett personuppgiftsombud behöver behandlingen inte anmälas till Datainspektionen Övriga anmälda behandlingar finns hos personuppgiftsombud. Ett kommungemensamt register finns för verksamhetssystem.

15 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 15 (33) Anmälan och entledigande av personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Nämndens instruktion för förvaltningen om behandling av personuppgifter Personuppgiftsbiträde, avtal med och instruktion för Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t.ex. säkerhet Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Registerförteckningar Bevaras Pärm PuLombud Registerutdrag, begäran om samt 1 år svar Ingår i protokoll och diarieförda handlingar Ingår i protokoll och diarieförda handlingar Registreras Personuppgiftsombudets förteckning över personregister Sociala medier Inlägg relevanta för verksamheten/myndighetsutöv andet samt svar på dessa Kommentarer samt övriga inlägg av ringa betydelse för verksamheten Bevaras Inaktualitet Skrivs ut och förvaras i pärm hos registrator Inget raderas manuellt utan bevaras av respektive system så länge det tillåts av systemen 10 år Registreras Olämpliga inlägg skrivs ut och registreras och raderas sedan omedelbart på digitala medier. Dessa registreras och hanteras enligt inkommande/utgående skrivelser.

16 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 16 (33) HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen) Baserat på SKL:s Gallringsråd 6 - Bevara eller gallra? Råd om landstingens, regionernas och kommunernas patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation Anmälningar enligt bestämmelser om Lex Maria Underlag inför anmälningar enlig bestämmelser om Lex Maria Ansvarsövertagande, läkemedelshantering Avvikelserapporter, enskilda patienter Avvikelserapporter, sammanställning/resultat av enskilda Beslut från Inspektionen för vård och omsorg som rör den egna vårdgivaren Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter Brev eller meddelande till/från/angående patient, av betydelse för vård och behandling Bevaras 10 år Dokumentskåp MAS Bevaras närarkiv 10 år Dokumentskåp MAS Bevaras Utredningsmaterial och anmälan enligt Lex Maria-bestämmelser registreras/diarieförs 10 år Ingår i patientjournal Dokumenteras i verksamhetssystemet. Enskilda rapporterade händelser gallras efter 10 år om de granskats i en händelse eller riskanalys, där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat och som bevaras. Obs! att gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev. framtida utredningar i disciplin eller patientskadeärenden. Redovisas årligen till nämnden. Registreras/diarieförs. Bevaras Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Registreras/diarieförs. 10 år Ingår i verksamhetssystem. Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade Bevaras närarkiv delegeringsbeslut 10 år Ingår i patientjournal Brev eller meddelande av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Checklista, övriga. Avser checklistor som t ex "Checklista vid patientens hemgång" o dyl. Dietjournal/kostlista 10 år närarkiv Dosrecept/läkemedelslistor 10 år närarkiv Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal

17 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 17 (33) 10 år Ingår i patientjournal Epikris slutanteckningar Bevaras närarkiv Fallskaderapportering Bevaras Görs numera i patientsäkerhetsregistret Senior Alert och dokumenteras och ingår i patientjournal. Fotografier 10 år Fotografier av betydelse för patientjournalens innehåll och syften ingår i patientjournal Förbrukningsjournal, narkotika (individuell) Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministration, akutoch buffertförråd) Bevaras närarkiv 10 år närarkiv vid årets slut Individuella vårdplaner Bevaras närarkiv Infusions-/injektionslistor 10 år närarkiv Instruktioner för läkemedelshantering Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal 5 år Fastställda organisationsövergripande direktiv för läkemedelshanteringen registreras/diarieförs Bevaras Laboratorielistor med svar Bevaras närarkiv Ledningssystem/avvikelsehantering Bevaras Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, diabetes, vätsketillförsel, temperatur etc., generellt Läkemedelsbiverkning, uppgifter om Nyckelförteckningar till läkemedelsförråd Omvårdnadsanamneser och 10 år närarkiv Bevaras närarkiv 3 år Säkerhetssamordnare Bevaras närarkiv omvårdnadsepikriser Omvårdnadsjournal Bevaras närarkiv Omvårdnadsmeddelanden Bevaras närarkiv Protokoll och utvärdering bevaras. Registreras/diarieförs Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. 10 år Ingår i patientjournal Handlingar som dokumenterar vårdgivarens ledningssystem dvs. mål, organisation, rutiner, metoder och vårdprocesser som säkerställer kvaliteten och patientsäkerheten. Registreras/diarieförs Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal. Fr.o.m arkiveras enbart i E-arkiv 10 år Ingår i patientjournal

18 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 18 (33) Patientjournal Bevaras närarkiv Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Register över medicintekniska produkter Bevaras Bevaras Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Signeringslistor, administrerat 10 år närarkiv läkemedel vid årets slut Signeringslistor sjukgymnast/ 10 år närarkiv arbetsterapeut vid årets slut Sondmatningsschema 10 år närarkiv Träningsprogram Bevaras närarkiv Vårdplaner (individuella/ Bevaras närarkiv patientrelaterade) Överkänslighet, uppgift om Bevaras närarkiv Överrapportering från annan Bevaras närarkiv vårdgivare 10 år Ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten (patientdatalag 2008:355) Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Registreras/diarieförs Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, åtgärder över tid etc. Nya uppgifter får tillföras. Registreras/diarieförs Identifierar signatur och journalförare. Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal

19 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 19 (33) Personakter enligt SoL inom äldreomsorg Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Förklaring till gallringsfrist: 5 år/bevaras innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras handlingarna efter fem (5) år. Handlingar i samband med handläggning av ärende Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud(god man/förvaltare) Ansökan om ekonomiskt bistånd pga. dubbla boendekostnader samt beslut Ansökningar från enskild om bistånd eller service (hemtjänst, plats i säbo m.m.) med ev. bilagor Avgiftsbeslut Beslut/delgivning i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner och vårdplaner Fullmakter Inkomna/utgående/upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna/utgående/upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Inkomstförsäkran (vid avgiftsbeslut) Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägning etc.) Meddelanden om utskrivning från slutenvård m.m. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Personakt 1 år Pärm avgiftshandläggare Personakt Personakt Personakt Efter notering i personakt Ska tillföras akten i läsbar form Personakt

20 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 20 (33) Underlag för fastställande av avgift (avgiftsbeslut) Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad, journalblad (social 5 år/bevaras Personakt dokumentation) 5 år Överenskommelser Överklaganden med bilagor Handlingar under genomförandet av insatser Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Arbetskort/servicekort Avtal om handhavande av annans medel Genomförandeplaner, individuella planer Handlingar som rör avvikelsehantering 5 år Personakt Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakt Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Inkomna/utgående/upprättade Personakt handlingar av betydelse i ärendet Inkomna/utgående/upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Uppdrag, journalblad (social dokumentation) Levnadsberättelser Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar Personakt När dokumentation sammanfattats i personakt Signeringslistor för 5 år Personakt hemtjänstinsats Överenskommelser om insatser i särskilt boende

21 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 21 (33) Allmän administration inom äldreomsorgen Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Hemtjänst i ordinärt boende Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) kopior Larmloggar Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Månadsredovisning utförda 2 år timmar Nyckelkvittenser till brukares 2 år Efter upphörd service boenden Nyckelkvittenser, personal, 2 år Efter återlämnande enhetens nycklar Nyckellistor, brukares nycklar, 2 år dagliga Planering av genomgörande av Personakt insatser Redovisning av handhavda medel 10 år Inlåst hos enhetschef Register över brukares nycklar Under ständig uppdatering Register över innehavare av När innehavet har upphört. trygghetstelefon/larm Servicekort/brukarkort Sista versionen gallras/ bevaras med personakt Vårdtyngdsmätningar, underlag Förs vid inaktualitet till resp. personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring När sammanställning gjorts

22 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 22 (33) Särskilda boendeformer Boendeadministration Boenderegister Under ständig bearbetning Förteckningar över boende i de Under ständig bearbetning särskilda boendeformerna Larmloggar 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Månadsuppföljning till 2 år Underlag för debitering hemkommun Nyckelkvittenser boendes 2 år Efter återlämnande nycklar Närvaro och frånvarorapporter 2 år Underlag för debitering Planering av genomförande av insatser Register över innehavare av När innehavet har upphört. trygghetstelefon/larm Servicekort/brukarkort Sista versionen gallras. Bevaras med personakt Vårddagsuppgifter Handlingar rörande de boende Färdtjänsbeslut Kontaktmannaskap bekräftelse från anställd och information till boende Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Redovisning av handhavda medel (kassablad) 2 år 1 år Hos resp. verksamhet Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring 10 år Inlåsta hos enhetschef hörighetslistor Efter kvittens hör brukaren och är inte allmän handling. ualitet åter till brukare/dödsbo.

23 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 23 (33) Handlingar rörande verksamheten Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) kopior Brukarenkäter, enkäter till närstående Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram (kopior) Planering av genomförande av insatser Vårdtyngdsmätningar, underlag Dagverksamhet Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. När sammanställning gjorts 2 år Original registreras När sammanställning gjorts Deltagarlistor Under ständig bearbetning Närvarorapporter 2 år Underlag för debitering

24 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 24 (33) Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Förklaring till gallringsfrist: 5 år/bevaras innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras handlingarna efter fem (5) år. Ärenden som rör boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet får inte gallras. Fram till ska samtliga LSS-ärenden sparas. Handlingar i samband med handläggning av ärende Anmälan och beslut om ställföreträdare (god man/förvaltare) Ansökningar om insatser med ev. bilagor Beslut/delgivning om insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer Fullmakter Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet (t.ex. beslut FK m.m.) Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Kallelser till möte med LSShandläggare m.m. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av handläggare) 2 år Meddelande om utskrivning Personakt Efter notering i personakt Sammanställning över andra insatser Utredningar, utlåtanden Ärendeblad, journalblad (social dokumentation) Överklaganden med bilagor

25 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 25 (33) Handlingar under genomförandet av insatser Aktivitetsschema Rapport om missförhållande/risk missförhållande Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. enligt 24 b LSS (Lex Sarah) Anteckningar från Endast vid samtal om brukaren närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Dokumentation om dagliga rutiner Fickpengsredovisning Efter godkännande av brukare/närstående/ställföreträdare/ ombud Genomförandeplan/individuella planer m.m. Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m.) 5 år/ bevaras Personakt 5 år Intyg/utlåtande Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträ dare/ombud Om relevanta noteringar gjorts i personakt Levnadsberättelse Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar Personakt När dokumentation sammanfattats i personakt Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Observationslistor Personakt När noteringar gjorts i personakt Uppdrag/journalblad (social dokumentation)

26 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 26 (33) Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Handlingar i samband med handläggning av ärende Anmälningar Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med ev. bilagor Ansökningar till institutioner om vård Avgiftsbeslut Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Fullmakter Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Inkomstförsäkran (vid avgiftsbeslut) Kallelser (till möte med handläggare m.m.) Kopior av hyreskontakt, besiktningsprotokoll etc. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, hem för vård eller boende m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Meddelanden om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård eller liknande Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse 1 år Pärm avgiftshandläggare 2 år Efter notering i personakt Ska tillföras akten i läsbar form

27 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 27 (33) Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad, journalblad Överklaganden med bilagor Handlingar under genomförandet av insatser Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) Avtal om handhavande av annans medel Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Fickpengsredovisning Efter godkännande av närstående/ställföreträdare Genomförandeplan/individuella planer m.m. Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Intyg/utlåtande Levnadsberättelse Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar När dokumentation sammanfattats i personakt Signeringslistor för hemtjänstinsats Uppdrag/journalblad (social dokumentation) 5 år Personakt 5 år

28 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 28 (33) Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Bostad med särskild service Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) kopior Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b LSS (Lex Sarah) kopior Boendeenkäter, enkäter till närstående Dagböcker, meddelandeböcker Egenkontroll livsmedelshygien, rapport och kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Förteckningar över boende i bostad med särskild service Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Larmloggar 2 år Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Efter sammanställning Får inte innehålla uppgifter om enskilda Under ständig bearbetning 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår När boende utgår ur verksamheten 1 år Hos resp. verksamhet 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Löneunderlag till familjehem, avlastningshem, kontaktperson 2 år Pärm assistent MYS Månadsuppföljning till 2 år Underlag för debitering hemkommun Nyckelkvittenser, boendes 2 år Efter återlämnande nycklar Närvaro- och frånvarorapporter 2 år Underlag för debitering Planering av genomförande av insatser Redovisning av boendes 10 år privata medel

29 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 29 (33) Register över innehavare av trygghetstelefon-/larm Servicekort Underlag och utbetalning av habiliteringsersättning Vårddagsuppgift Familjehem/stödfamilj Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Förteckningar över familjehem/stödfamilj Utredning och avtal om åtagande som familjehem (LSS) Utredning och avtal om åtagande som stödfamilj (LSS). Sista versionen gallras/bevar as med personakt 2 år Pärm assistent Resurscenter 2 år 5 år/bevaras Personakt Bevaras 1 5 år/bevaras 2 Personakt När innehavet har upphört Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter för dessa gälland regler om bevarande och gallring När ny förteckning upprättats När ny förteckning upprättats 1 Samtliga personakter tillhörande barn under 18 år måste bevaras till dess de fyllt 18 år. 2 Efter att barnet fyllt 18 år gäller gallringsfristen 5 år/bevaras. Kontaktperson Uppdrag som kontaktperson 5 år/bevaras Original till personakt hos handläggare 2 år Samordnare Samordnare har kopia som gallras vid inaktualitet. Redovisning av kontaktuppdrag Personuppgift kontaktperson 2 år Samordnare Original till personalkontoret.

30 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 30 (33) Hemtjänst Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b LSS (Lex Sarah) kopior Enkäter till hemtjänstmottagare eller närstående Förteckningar över hemtjänsttagare Kalendrar, dagböcker, planeringsböcker Kontakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal rörande städning och utrustningar Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Larmloggar 2 år Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. När sammanställning gjorts Under ständig bearbetning 2 år Efter att avtalet upphört att gälla 1 år Hos resp. verksamhet 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Månadsredovisning utförda timmar Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Nyckelkvittenser/kontaktbok till hemtjänstmottagares boenden Planering av genomförande av insatser Redovisning av hemtjänstmottagares privata medel Register över hemtjänstmottagares nycklar Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Servicekort/brukarkort 2 år 2 år Efter återlämnande 2 år Efter upphörd service 10 år Inlåsta hos enhetschef Sista versionen gallras/ bevaras med personakt Under ständig uppdatering När innehavet har upphört Förs vid inaktualitet till resp. personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring

31 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 31 (33) Personlig assistans Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar Tidsredovisning LASS till Försäkringskassan Utbetalningsbesked från Försäkringskassan 2 år 2 år Debiteringsunderlag 2 år

32 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 32 (33) Färdtjänst/riksfärdtjänst Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Ansökningar med bilagor samt beslut om färdtjänst och riksfärdtjänst 5 år efter inaktualitet Handläggare Om uppgifter om färdtjänstens volym och vilka regler som gällt i kommunen bevaras kan materialet gallras Register/förteckningar över 5 år Handläggare färdtjänstberättigade Återkallelse av tillstånd 2 år Handläggare Årsstatistik Bevaras Handläggare Registreras/diarieförs. Bostadsanpassning Baserat på Riksarkivets/SKL:s Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra - Råd om teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region Ansökan och beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparationer och underhåll Offerter Protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Hissregister Statistiska sammanställningar (rapport till Boverket) Övrig information t.ex. läkarintyg, åtgärdsförslag från terapeuter 10 år efter beslutets utgång 10 år efter beslutets utgång Personakt Handläggare Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll. Om den sökande bor kvar i lägenheten kan gallringsfristen förlängas. Enligt nämndens delegationsordning fattar handläggare beslut upp till två basbelopp. Dessa beslut finns ej i protokoll, men finns i verksamhetssystem/personakt. Vid Handläggare inaktualitet Bevaras Personakt Protokoll bevaras enligt avsnittet Nämndadministration, enskilda utskottets protokoll Handläggare Bevaras Handläggare Registreras/diarieförs 10 år efter beslutets utgång Handläggare

33 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 33 (33) Referenser Kommunala styrdokument Arkivreglemente med tillämpningsföreskrifter, övergripande anvisningsdokument, (senast reviderad av KF , 126) Riktlinjer för arkivhantering, hjälpreda för kommunala myndigheter (reviderad 2014, et) Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, övergripande anvisningsdokument, (antagen av KF , 280) Dokumenthantering för personaladministration gemensamma riktlinjer övergripande riktlinjer för kommunens dokumenthantering (ej daterat) Riktlinjer för användande av sociala medier, övergripande inriktningsdokument (KS , 91) Förfrågningsunderlag - Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet Hemtjänst (senast reviderad VON , 10) Lagar Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Förvaltningslagen (1986:223) Socialtjänstlag (2001:453) Socialtjänstförordning (2001:937) Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade Förordning (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade Hälso- och sjukvårdslag (1982:763) Lag (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m. m. Patientdatalag (2008:355) Arkivlag (1990:782) Arkivförordning (1991:446) Lag (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten Övriga styrande dokument Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra? Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (SKL/Riksarkivet, 2010) Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. (SKL, 2006) Gallringsråd nr 6 Bevara eller gallra? Råd om patientjournaler och övrig vårddokumentation i landsting/region och kommun (SKL/Riksarkivet, 2014) Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra? Råd om teknisk verksamhet, mark, fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region (SKL/Riksarkivet, 2014)