RAPPORT: PROJEKT E-BESTÄLLNING DELPROJEKT VARUGRUPPSTRATEGI

Transkript

1 RAPPORT: PROJEKT E-BESTÄLLNING DELPROJEKT VARUGRUPPSTRATEGI Revisionsinformation Dokumentansvarig: Madeleine Axberg Utgåva Datum Kommentar Första utkast till projektgruppen och ekonomi Andra utkast efter inkomna kommentarer Tredje utkast efter referensgruppsmöte Slutlig utgåva efter styrgruppens kommentarer

2 Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Syfte med delprojektet Syftet med delprojektet är att ta fram en varugruppsstrategi för KTH, för att tydliggöra vilka varugrupper/varugruppsområden som KTH har störst nytta av att införa i e- beställningssystemet. Med största nytta menas i första hand att hitta områden som gör det enklare för beställaren att hitta produkter, beställa produkter och knyta ihop beställningen med fakturan i systemet, d.v.s. att effektivisera och korta ledtiderna. Det ligger inte i delprojektets uppgift att räkna på den ekonomiska nyttan eftersom e- beställningsprojektet enligt regeringsbeslut ska genomföras. Tillvägagångssätt Genomförandet av delprojektet har skett inom funktionsnätverket för upphandlingsfrågor. Varugruppsklasser med tillhörande varugrupper (konton) har identifierats, dessa har därefter analyserats med avseende på; omsättning, fakturavolym, antal, vilka, vad som köps på ramavtal eller vad som inte köps på ramavtal, om det finns områden inom varugruppen som lämpar sig väl för att införa i ett e-beställningssystem samt nas förmåga att hantera e-inköp. Av bilaga, fakturastatistik, framgår indelningen i varugrupper med tillhörande konton samt statistik över totala inköpskostnaden för kontot, antal och antal. Analysen avser perioden november 2008 oktober Grunddata för analysen har hämtats från -delen i Agresso. Det har inte varit problemfritt att utgå från bokförda i, bland annat har det visat sig att samma typ av produkt bokförts på ett flertal konton. Det innebär i sin tur att det är omöjligt att på ett enkelt vis följa upp hur mycket som köps av en viss produkt. Därmed är det näst intill omöjligt att snabbt få en överblick om vad som köps på KTH, om ramavtalen följs och om det behövs nya ramavtal inom något område. Mer om detta beskrivs i bilaga 3, Problem vid kontering av. Ett sammandrag av de redovisningar/analyser som gjorts för respektive varugrupp redovisas i bilaga 2. En varugrupp är en grupp av produkter (varor/tjänster) som troligtvis kommer att upphandlas från samma typ av och med samma tillvägagångssätt. 2 Analysperioden borde ha varit ett helt budgetår, men eftersom delprojektet ska vara klart i januari måste arbetet påbörjas i november. (4)

3 Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Vilka områden ska i första hand prioriteras i e-beställningssystemet Vid analysen har vi funnit att följande områden bör prioriteras för att införas i e- beställningssystemet: Böcker Kontorsmateriel, papper och ljuskällor Kemikalier, labtillbehör, mindre apparater och instrument för lab, hygienartiklar för lab och laboratoriegas Möbler Profilprodukter Städprodukter Inom dessa områden har KTH stora inköpsvolymer med många småbeställningar. Dessutom är det produkter som finns på ramavtal och flertalet av na har redan egna webbutiker som används av beställarna. Webbutikerna bör kunna knytas till ett e-beställningssystem och anpassas efter befintliga avtal. Datorer, skrivare, kopiatorer o.dyl samt tillbehör till dessa kan i och för sig också läggas in i ett e- beställningssystem, men KTH bör avvakta med det eftersom det redan finns ett system (Wisum) för dessa produkter. Dock uppfyller inte det systemet alla krav som framkommit vid ESV:s workshops. Först när man säkert vet att ett nytt e-beställningssystem fungerar perfekt kan det bli aktuellt att överföra dessa produkter till ett nytt e-beställningssystem. Likadant gäller för resor med den skillnaden att resesystemet är kopplat till HR-systemet och att det förmodligen krävs ett betydligt större arbete att flytta över dessa beställningar. Troligtvis är det bättre att göra en länk i beställningssystemet till resesystemet. Detta som service åt beställarna så att de får en gemensam ingångsportal för alla inköp. Andra områden som är intressanta är de områden där periodiska erhålls och kostnaden är ungefär densamma gång till gång. Toleransnivåer/tillåten avvikelse definieras och fakturan kan gå till betalning utan extra kontroll. Vid avvikelse skickas den för attest. Områden som vi funnit lämpliga är: telefonabonnemang (fast, mobilt o.dyl.) och andra liknande abonnemang så som mobilt bredband/trådlöst nät, alla typer serviceavtal som faktiskt avtalats, lokalhyror, el, gas, fjärrvärme, vatten, lokalstädning, bevakningskostnader, företags- och studenthälsovård. Vad vi förstått är detta redan idag möjligt i men man har inte haft tid och tillräcklig information om avtalen inom dessa områden. Ramavtal som KTH bör teckna I analysarbetet har det identifierats ett antal områden där KTH bör genomföra upphandlingar. Detta på grund av att det inte finns några statliga ramavtal inom området eller därför att KTH förmodligen skulle kunna få bättre avtalsvillkor än vad de statliga ramavtalsna kan få med sina ospecificerade avtal samt att vi kan slippa den andra konkurrensutsättningen. Sådana områden är: Konsulter av olika slag Hyra av mattor; ramavtal med en leverantör. Idag finns det minst fem. Sophämtning; här finns minst 20 som hämtar olika typer av sopor, se vidare under varugruppen Malaco. Hygien och städprodukter; enligt uppgift finns inte alla produkter som lokalvården önskar i det statliga ramavtalet. KTH bör därför göra en egen upphandling där man specificerar det exakta behovet. Dessutom slipper man ifrån den andra konkurrensutsättningen. 2 (4)

4 Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Lås och cylinder; ramavtal både köp av varan men även installation av denna. Frakter Fruktkorgar o.dyl. Blommor och andra växter Inom områdena förbrukningsvaror och verksamhetsmateriel bör en djupare analys göras för att se inom vilka områden som det finns anledning att teckna ramavtal. Flera av områdena kan sedan lämpligen implementeras i e-beställningssystemet. Fakturastatistiken Vid genomgång av fakturastatistiken kan man notera att det finns många som endast har skickat en faktura, vilket visar på ett dåligt köpbeteende. Även de fall där en leverantör skickat mindre än fem kan diskuteras, men här kan finnas förklaringar. Till exempel för service & underhållsavtal torde det vara positivt att na skickar så få som möjligt eftersom man i ett sådant avtal bör ha reglerat att betala för service och underhåll en gång om året, halvårsvis alternativt kvartalsvis, men inte oftare. I de fall en leverantör fakturerat oftare kan man ifrågasätta om avtalet är affärsmässigt upphandlat. När det gäller köp av datortillbehör, förbrukningsmateriel data, förbrukningsvaror, verksamhetsmateriel, elektriska apparater, verktyg och elmateriel konstateras att KTH har alldeles för många som vi köper enstaka varor från. Här bör en djupare analys göras om vad som köps och teckna avtal för dessa områden. Inom områdena Tele (26 ) Mobiltelefoni (33 ) Telekostnader datakommunikation (39 ) bör man se över avtalen i avsikt att minska antalet och därmed få bättre villkor. Inom varugruppen Lab finns det ramavtal tecknat med 2 för kemikalier, laborativ utrustning och mindre apparater och 3 för laboratoriegas. Trots det finns det redovisat på kontot Kemikalier, gas och skyddsutrustning (5632) att KTH köper från 23. Av dessa är det 63 stycken som skickat mindre än 4 under perioden om man endast ser till konto Sju har skickat mer än 200 som redovisats på konto 5632, sex av dessa är ramavtals. Dessa redovisas även på andra konton och om man ser över totalt antal redovisade till KTH för de fyra största ramavtalsna finner man att Aga gas har skickat 23, Thermo Fisher Scientific Gmbh 84, VWR International AB och Sigma-Aldrich Sweden AB 24. Det betyder i snitt 4,7 om dagen från Aga gas, 8,5 st från VWR International AB och 4,4 st från Sigma-Aldrich Sweden AB. Då ska man betänka att det är fyra skolor som står för den egentliga inköpsvolymen. Ett beställningssystem kan hjälpa till att samordna beställningarna. För kontot 5932 Övriga tjänster kan fakturastatistiken tolkas på fler sätt. En positiv tolkning skulle vara att vi har bra avtal som ger periodiserade. Men med tanke på att det finns från 27 på detta konto så betyder det i snitt 3,5 /leverantör. Det innebär att även på detta konto finns det affärsmässiga vinster att göra genom samordnade upphandlingar och ramavtalsupphandlingar. Motsvarande kan man hitta på flera andra områden. 3 (4)

5 Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Förslag till fortsatt arbete Innan e-beställningssystemet införs måste KTH:s redovisningsplan för externa konton ses över. Det arbetet bör ekonomiavdelningen göra tillsammans med redovisningsgruppen, skolornas ekonomer som har kunskap om vad som faktiskt köps och med representanter från upphandlingsnätverket. I detta arbete bör man se över och förtydliga konteringsanvisningarna. Vidare bör man se över vilka konton som ska ingå i kontoplanen. Det finns konton som kan tas bort, t.ex. bör kontona 5642 Fotomateriel och 562 Papper (otryckt) kunna tas bort. Kontona 59 Varutransporter, 592 Fraktavgifter och 593 Övriga frakter och transporter av varor kan förmodligen slås ihop. På det senare kontot har flyttkostnader bokförts vilka även bokförts på andra konton. Kanske är det här dessa kostnader ska bokföras och i så fall bör det anges i hjälptexten, eller ännu hellre ge kontot den beteckningen. Inom några områden behövs nya konton, t.ex. för sophantering, se varugrupp Lokaler och Malaco. Även konton för Förbrukningsmateriel för lab och för lokaler skulle man vinna på att få var sitt konto eller om det ska vara verksamhetsmateriel. Vidare finns det ett behov av ett konto för mindre apparater & instrument för lab. När det arbetet är genomfört ses varugruppsindelningen över. Somliga konton kommer då att behöva flyttas till annan varugrupp och varugruppen Malaco kommer förhoppningsvis inte att behövas. 4 (4)

6 Bilaga till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi FAKTURASTATISTIK Bank & försäkringstjänster > Övr riskkostnader Depåavgifter Växlingsavgifter Övr bankkostnader Böcker, tidningar odyl > Kataloger, prislistor Egen facktidskrift Böcker Tidningar, tidskrifter Kataloger, kassetter, övrig media Böcker för vidarefsg Kompendier för vidarefsg Böcker rapporter Böcker elektroniska Tidsskrifter, elektroniska via KTHLAN Tidsskrifter, köpta kopior Sekundärpubl, elektroniska ej KTHLAN Sekundärpubl, elektroniska via KTHLAN (9)

7 Bilaga till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi IT och telefoni Dataprogram, årets anskaffning IT system o program. Årets anskaffning Datorer, årets anskaffning Datorer egen utv, årets utgifter Utf rep&underhållsarbeten, datorer o kringutr Service&underhållsavtal, datorer o kringutr Övr information Dataprogram, ringa värde Datorer och datortillbehör, ringa värde Mobiltelefoner, ringa värde Datakonsulter Licensavgifter datatjänster Avgift adm system Tele Mobiltelefoni Telekostn datakommunikation Hyra/leasing datorer Förbrukningsmaterial, data > (9)

8 Bilaga till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Konferens Inköp av catering Resekostn konf.deltagare Konferenslokaler Övr konferenskostnader > Konsulter Konsulttj utb.uppdrag Konsulttj forskn.uppdrag Övr konsulttjänster > 000 Kontorsmateriel Papper (otryckt) Kontorsmateriel > (9)

9 Bilaga till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Lab Underhåll&tvätt arbetskläder Bensin, olja och fotogen Kemikalier, gas och skyddsutrustning Metallvaror Trävaror, gummi o plastvaror VVS Material Arbetskläder > Lokal 2 Förbättr.utg annans fast, årets anskaffning 275 Pågående förbättringsutgifter annans fastighet, årets utgifter 4 (9) Lokalhyra Hyra spec lokaler Rep hyrda lokaler&byggnader Lokaltillbehör El, gas & fjärrvärme Vatten Bränsle Städmaterial Lokalstädning,ext entreprenad > 000

10 Bilaga till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi 507 Övr lokalkostn hyrda lokaler Lokalkostnader gemensamt inom staten Utf rep&underhållsarbeten, övrigt Underentreprenader Bevakningskostnader Andra verksamhetskostnader (tillägg hyresavt) Malaco Påg nyanl, årets anskaffning Service &underhållsavtal, övrigt Övr förbrukningsvaror Elektriska apparater, verktyg, elmaterial mm Växter, djur o livsmedel Övr verksamhetsmaterial Övr tjänster > (9)

11 Bilaga till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Möbler Möbler, ringa värde Möbler för långtidsinvestering Övr invent, årets anskaffning > 000 Personal 6 (9) Sjuk&hälsovård Sjukvårdsmaterial Kursavg ext kurser Konferenser, seminarier (för egen personal) Särkostn anordn personalkurser Personalrekrytering Rekreation&motion Arbetsglasögon Försäkringspremier Personalrepresentation Personalvårdande kostnader Uppvaktn&gåvor egen personal Kurs o konf.avg, anställda Kurs o konf.avg, ej anställda Rehabilitering >

12 Bilaga till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Representation & PR Representation Representationsgåvor Annonsering PR, institutionell information etc > Resor Biljetter Hotell & logi Lokal resor, buss, taxi > Revision Revisionsarvoden > (9)

13 Bilaga till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Transport 525 Drivmedel, bilar o andr transp.medel Reparationer, bilar o andr transp.medel Övr kostn bilar o andra transportmede Post Varutransporter Fraktavgifter Övr varufrakter o transporter Hyra/leasing bilar o andra transportfordon 00 > Trycksaker Övr trycksaker för vidarefsg Ritnings, trycknings o kopieringskostnader > (9)

14 Bilaga till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Utrustning 2 Maskiner&utrustn, årets anskaffning Maskiner&utrustn egen utv, årets utgifter 272 Påg nyanl egen utv, årets utgifter Utf rep&underhållsarbeten, maskiner etc 522 Service & underhållsavtal,,maskiner etc Verktyg, instrument och övrig utrustning, ringa värde Kontorsmaskiner, ringa värde Hyra/leasing maskiner Hyra/leasing övr inventarier > Övriga förbrukningsvaror Fotomaterial > (9)

15 Bilaga 2 till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi ANALYS FÖR RESPEKTIVE VARUGRUPP Nedan följer ett sammandrag av de redovisningar som gjorts för respektive varugrupp. Inför en eventuell genomgång av kontoplanen bör den utförliga redovisningen ingå i underlaget för arbetet. Bank & försäkringstjänster (ansvarig för analysen UF, M Axberg) Kostnaden för denna varugrupp får anses vara ringa jämfört med övriga grupper och kostnaderna är i princip rätt konterad. Inget av detta är särskilt lämpat för att prioritera till e-beställningssystemet. Böcker, tidningar odyl - IT och telefoni (ansvarig för analysen CSC-skolan, Sara Johansson) Varugruppen består av IT och telefoni, IT-kostnaderna innefattar investeringar, varor, förbrukningsmaterial, tjänster samt övrigt. Telefoni innefattar varor och tjänster. Kontot 5535 övrig information kan diskuteras om det ska höra hit eller inte. Det kunde lika gärna ha förts till varugruppen representation och pr eftersom det är trycksaker för reklam och pr. Detsamma gäller den största volymen på kontot hemsidekostnader, som är: kostnader för webhotell, domännamn, webcertifikat mm. Om det är en kostnad för information, reklam/pr eller datorkostnader var svårt att tyda av bokföringstexterna. Vad är det för skillnad mellan programvara och licenser? Det är den grundläggande frågan för att kontera kostnaderna rätt. Idag uppfattas nog inte datalicenser som om man köpt en tjänst utan mer att det är en vara. Vad är definitionen på en dator? Idag finns datorer i många maskiner. När ska man beteckna det som en dator? Ex skrivare som kan vara en dator i sig. På 522, Utf reparation & underhållsarbeten, datorer och kringutrustning är det bokfört både varor och tjänster. Flera inköp i kategorin dator borde troligtvis ha bokförts som en anläggningstillgång enligt KTH regelverk. Det finns ett konto för Mobiltelefoner, ringa värde, (566) men var konteras vanliga telefoner? Finns det någon anledning att skilja på olika typer av telefoner? Ska man skilja på fast telefoni och mobil telefoni? Hur och när skiljer sig detta från telekostnad datakommunikation? På en avdelning inköptes en gång i tiden en mobiltelefon som enbart var avsett för dataöverföring. Var bokför man det abonnemanget och samtalskostnaden? Ett annat exempel telefonmöte, kan genomföras med fast telefoni, mobiltelefon eller via dator. Hur bokför man det? Mycket av det som ingår i denna varugrupp köps via WISUM som är en typ av e- beställningssystem. Systemet saknar dock ett antal av de funktioner som ställts i ESV:s arbete med ett e-beställningssystem. (7)

16 Bilaga 2 till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Konferens (ansvarig för analysen UF, M Axberg) Övergripande konto för gruppen är 594 Kostnader för anordnande av konferens. Uppenbarligen konteras kostnader som uppstår i samband med olika möten, oavsett storlek och ändamål. Begreppet konferens tycks ha fått en mer vid betydelse än vad det ursprungligen haft. När det gäller förtäring är det inte är ovanligt, åtminstone för mindre sammankomster, att gå ut och äta på restaurang. Sådana kostnader bokförs bland annat på kontot 594 inköp av catering. Förmodligen bokförs restaurangbesöken på detta konto i brist på annat tydligt konto. Syftet med kontot bör bestämmas och förtydligas (att vi vill följa upp området catering/hur mycket som beställs som catering eller att vi vill veta hur stor kostnaden är för förtäring i samband med konferenser). Det är oklart vad man inbegriper i begreppet övriga konferenskostnader, detta måste tydliggöras. Enligt uppgift från ekonomiavdelningen ska man utgå från ändamålet med varför kostnaderna uppstått. Oavsett om det finns andra konton som varan/tjänsten normalt ska bokföras på. Detta är en olycklig princip eftersom samma typ av produkt då kommer att finnas på flera konton. Därför bör principen om att det är ändamålet (konferens) med produkten som avgör att det ska bokföras på detta konto tas bort och de produkter (profilprodukter, tryckeritjänster, blommor, frakt o.s.v.) som har en annan kontohemvist bokförs på avsedda konton oavsett att de är tänkta för just den aktuella konferensen. Inget av det som ska bokföras inom denna varugrupp är sådant som ska prioriteras i ett e- beställningssystem. Konsulter (ansvarig för analysen ABE-skolan, Susanne Weideskog) Kontona 57 och 572 används till största delen till just konsulttjänster för utbildning respektive forskningsuppdrag. Konto 573 övriga konsulter används till i stort sett allting som rör köp av tjänst (Arvoden, översättningstjänster, språkgranskning, lagning, inkoppling, installationer, tillverkning, besiktning, administrativa konsulter, stämning av piano, konferensavgifter, ekonomikonsult, fotografering, hemsidearbete,mätning, samarbetsavtal,utbildningar, säkerhet,gästkritiker, föreläsningar, examineringskostnader, intäden till museer, sophämtning, bemanning ex från Proffice m.fl, utredningar, kompetensutbildning, konsultation, websideutveckling, reklamtjänster, teckentolkning, avgifter till VHS, labbarbete, serviceavtal m.m). Är konto 573 tänkt för övriga konsulter d.v.s. konsulter som ej är inom utbildning och forskning? Vad är skillnad mellan övriga konsulter och köpta tjänster (konto 5932)? Handledning för personal borde särredovisas. Vidare bör det finnas minst ett konto för administrativa konsulter och ett för reklam/maknadsföringskonsulter/tjänster. Labbkostnader bör särredovisas. Kontorsmateriel (ansvarig för analysen UF, M Axberg) Kontorsmateriel är sedan gammalt ett definierat ramavtalsområde. Leverantörerna inom detta område tillhandahåller ett tämligen diversifierat utbud (nuvarande ramavtalsleverantör har t.ex. följande indelning, där visserligen inte allt ingår i KTH:s ramavtal: datortillbehör, kontorsmaskiner/teleprodukter, maskintillbehör/förbrukning, skrivbordsartiklar, sortering/förvaring, pennor/ritmaterial, block/papper, profilprodukter, kuvert/post/emballage, 2 (7)

17 Bilaga 2 till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi almanackor/planering/ur, konferens/presentation, möbler/lampor/elartiklar, märkning/skyltning, väskor, fika/hygien/städ). Området spänner således över ett antal olika kontogrupper. Problemet är att ofta beställs ett flertal produkter vid ett och samma tillfälle som ska konteras på flera konton. Men produkternas antal och kostnad är så ringa att merarbetet att kontera på flera konton förmodligen skulle generera en högre kostnad än värdet av beställningen. Förmodligen gömmer sig flera produkter under kontot 5627 än vad som egentligen ska finnas där. Fördelen är dock att det är lätt att följa upp själva ramavtalsområdet. För kontot 5627 Papper otryckt borde det egentligen inte finnas någon problembild, men uppenbarligen råder det olika åsikter om vad som är otryckt papper. Enligt ekonomiavdelningen ska grupperna Block/Papper, Kuvert samt Post/Emballage (enligt ramavtalsleverantörens indelning) konteras här. Vilket innebär att man i så fall även får med produkter med tryck i detta konto och även sådant som inte är papper. Under dessa omständigheter är det bättre att helt ta bort kontot och låta det ingå i kontorsmateriel. I synnerhet som otryckt papper ofta redan hamnar på konto 5627 när det beställs i mindre mängder. Det som talar emot att ta bort detta konto är att papper, in och ut, ska redovisas i KTH:s miljöredovisning. Om beställningar endast görs till KTH:s ramavtals går det dock att få en totalbild från dessa. Av redovisningen att döma råder det även för dem som attesterar ovisshet om vad som är otryckt papper då både visitkort och tentapapper kan återfinnas här. Bägge områdena, kontorsmateriel och otryckt papper, lämpar sig utmärkt att prioritera vid införandet av ett e-beställningssystem. Då kommer man bland annat åt problematiken med konteringen mot flera konton vid småbeställningar eftersom konteringen ligger i beställningssystemet mot aktuell produkt. Således går det att förfina kontohanteringen utan att skapa merarbete vid varje beställning. Dessutom har na webbutiker som förmodligen går att koppla ihop med e-beställningssystem för staten. Lab - Lokal (ansvarig för analysen UF, M Axberg) Varugruppen består av dels de konton som enligt kontoplanen ligger under rubriken Lokalkostnader hyrda lokaler men även av två konton som kan hänföras till kostnader som har med lokalerna att göra, nämligen bevakning och underentreprenader. Den senare beroende på att den största bokförda volymen är hyra av mattor. Kontot 523 reparationer & underhållsarbeten kan diskuteras om det ska höra hit eller inte. Det kunde lika gärna ha förts till varugruppen Utrustning om man beaktar den största gruppen bokförda kostnader kan hänföras till reparationer & UH av maskiner & tekniska anläggningar ( kr). Men det finns redan ett konto 52 utförda reparationer & underhållsarbeten, maskiner etc. (varugrupp Utrustning) som väl dessa kostnader egentligen ska bokföras på. Övriga kostnader som finns på konto 523 har för det mesta en annan kontohemvist. För konto 502 anges i kontoplanen att kontot gäller för t.ex. hyreslägenheter, sammanträden och seminarier på stan, det senare ger anledning att fundera över skillnaden mellan detta konto och kontot 5943 Konferenslokaler där sådana kostnader också bokförs. Det är inte heller tydligt var gränsdragningen mellan konto 504 Lokaltillbehör och konto 507 Övriga lokalkostnader hyrda lokaler går. 3 (7)

18 Bilaga 2 till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Kontot 506 bör döpas om till Hygien och städprodukter så att det stämmer överens med ramavtalsområdet för statlig inköpssamordning. Det underlättar för dem som ska kontera. Dessutom bokförs en hel del hygienprodukterna på detta konto redan idag. Med tanke på summan som KTH köper för skulle det förmodligen löna sig att göra en egen ramavtalsupphandling, då det ofta genererar lägre priser när man kan specificera behovet tydligare. Dessutom skulle KTH vinna på att minska antalet som idag är för många för denna typ av produkter. Kontot 5062 bör döpas om till Lokalvård och i hjälptexten anges att även fönsterputs ska redovisas här. Alternativt skapas ett nytt konto för fönsterputs. Sophantering bör få ett eget konto, se även konto 5635 varugrupp Malaco. Hyra av mattor redovisas på fyra olika konton (504, 5053, 507 och 523) inom denna varugrupp samt på konto 5232 Service och UH-avtal, övrigt till en total kostnad om kr. En analys av vad som köps; mattor, serviceavtal för mattor eller om det är service av mattor bör göras för att säkerställa att rätt kontering görs. Därefter bör även en ramavtalsupphandling göras med avsikt att minska ned antalet från 5 fem stycken till en. Motsvarande gäller för de grupper som kallas: Lås & cylinder; köp av vara eller arbete, i denna varugrupp finns detta redovisat på fem konton och i Malacogruppen på tre konton. Säkerhet (bevakning), i denna grupp finns det på fyra konton och i Malacogruppen på tre konton. Ljuskälla (glödlampor, lysrör, ledlampor odyl.), i denna varugrupp på fem konton och i Malacogruppen på tre konton. Det enda konto som har någon anknytning till detta är kontot 505 El, gas och fjärrvärme i vars hjälptext det står Belysning. Förmodligen har man inte menat ljuskällor. Det skulle vara bra om man kan bestämma vilket konto detta ska bokföras på. Då blir det lättare att kontrollera om ramavtalet efterlevs. För hyror av lokaler, bostäder odyl, el, gas, fjärrvärme, vatten, bränsle, sophantering och städning som torde vara återkommande kostnader av ungefär samma storlek bör man i ett e- beställningssystem kunna göra som automatutbetalningar med vissa restriktioner. Städmaterial är en typiskt vara som passar in i ett e-beställningssystem. Dessa har oftast redan en webbutik. Malaco (ansvarig för analysen UF, M Axberg) Varugruppen karaktäriseras av det är många olika typer av varor/tjänster som bokförs på respektive konto. Kontona innehåller både sådant som faktiskt ska bokföras på kontot men även av sådant som inte ska bokföras på kontot då det finns andra konton för dem. Det är inte ovanligt att samma typ av vara/tjänst återfinns på flera konton. Skillnaden mellan förbrukningsvaror och verksamhetsmateriel är svår att se, ofta är det samma typ av varor som bokförs på bägge kontona. Det finns ett behov av att förtydliga vad som är en förbrukningsvara och vad som är verksamhetsmateriel och införa hjälptexter i kontoplanen. Det som framförallt köpts och konterats under dessa konton är sådant som hör ihop med arbetet på laboratorium, därför föreslås att nya konton skapas för: Förbrukning laboratoriemateriel Mindre apparater & instrument för lab 4 (7)

19 Bilaga 2 till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Med tanke på att inköpsvolymen för förbrukning av laboratorieprodukter uppgår till ca 20 MSEK, enligt vår bedömning, finns det all anledning att ha ett eget konto för detta. Vid analysen har en typ av tjänst som kallas för sophantering identifierats. Denna innehåller enligt textremsan: tömning av brännbart komprimator, Återbetalning returpapper, Miljöriktig omhändertagning av uttj..., Grovsopor, Kretslopp, Hämtning kemisk miljöfarligt gods, Restaurang sophämtning, utleverering av avfallskärl, Sophämtning, Återvinning Lysrör/lysrörslampor, Hämtning glas miljöstation mm. Det finns tio olika som utför denna tjänst åt KTH. Det finns all anledning att analysera behovet och genomföra en ramavtalsupphandling inom området och att redovisa detta på ett eget konto. Se även varugrupp Lokal. Leverantörer inom denna varugrupp som i första hand bör bearbetas för att få in i ett beställningssystem är KTH:s ramavtals av kemikalier och andra förbrukningsartiklar för laborativ verksamhet. Samtliga dessa har egen webbutik. Därutöver är Elfa AB intressant och här finns ett statligt ramavtal. Clas Ohlson AB är en frekvent leverantör till KTH, dock utan avtal, eftersom de inte lämnar anbud vid offentliga upphandlingar. Möbler (ansvarig för analysen UF, P Nilsson) På konto 56 bokförs projektorer som egentligen borde bokföras på konto 565. I konto 56 ingår även köksutrustning. På grund av att kontona 56 och 25 omfattar flera olika produktområden (möbler, kontorsapparater och köksutrustning) är det svårt att se hur mycket som är bokfört på respektive produktområde utan att deltaljgranska samtliga. Eventuellt borde kontot delas upp på tre konton ett för möbler, kontorsapparater respektive köksutrustning. Andra än de som har ramavtal används relativt ofta. Detta trots att varugruppen omfattas av många ramavtals inom ramavtalsområdena: Möbler för offentliga utrymmen, Kontorsmöbler Planmöbler och Kontorsarbetsstolar. Vissa som saknar ramavtal, t ex Gerdmans Inredningar AB, används ofta för inköp av bord, skrivbord, arbets- och kontorsstolar, klädskåp m.m. trots att produkterna finns på ovan nämnda ramavtalsområden. Möbler är en vara som passar mycket bra in i ett e-beställningssystem. Några av de större ramavtalsna (t ex EFG) har redan idag en webbutik. Vissa har en begränsad webbutik vilket innebär att kunden bestämmer vad som ska visas i webbutiken hos aktuell leverantör. Detta gäller t ex Kinnarps AB. Personal - Representation & PR (ansvarig för analysen EE-skolan, J Bergman) Samma typ av varor och tjänster bokförs på olika konton (beroende på situation) och det kan ibland vara svårt att säga exakt vilket konto som är rätt, exempelvis om något man ger bort är en representationsgåva eller PR. Men en hel del konteringar i den här varugruppen ser fel ut och är återkommande. Man har då blandat ihop extern representationen och intern representation. Det kan vara presenter som är till personalen, middagar/luncher vid disputationer m.m. På internwebben finns bra beskrivet vad representation är och det finns även en bilaga med ofta återkommande aktiviteter där mat och dryck ingår. Till varje aktivitet finns beskrivet vilket konto som gäller. Där finns även beskrivet vad som är PR. 5 (7)

20 Bilaga 2 till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Vissa varor och tjänster i den här varugruppen skulle säkert bli lättare att beställa och kontera/attestera i ett e-beställningssystem (3PR-produkter exempelvis). Men för andra blir det svårare, t.ex. för tjänster som inte har lika standardiserat utbud och där man behöver fråga och prata med en försäljare och få råd och tips innan man kan köpa (annonsering exempelvis). Man får även en känsla av att det är många som köper in eftersom det är så många olika och många som bara förekommer en gång. Detta borde, med eller utan e-beställning, ses över och skolorna borde satsa på färre som beställer och öka deras kunskap och utbildning inom inköpsområdet. Resor - Revision - Transport (ansvarig för analysen UF, M Axberg) KTH både äger och hyr bilar, trots detta finns inget redovisat på konto 525, Drivmedel, bilar och andra transportfordon. Däremot kan man hitta texter under konto 593 Övr varufrakter o transporter som tyder på att man bokför dessa kostnader här. På konto 5257 Övriga kostnader för bilar och andra transportmedel konteras både trängselskatter och koloxidskatter. Följande upplysningar finns i textremsan för konto: 575 Post, Insättning frankeringsmaskin, porto, post, försändelse, Tullningsavgift, Paket, Förmedlkostn elektroniska, DHL, Hyra kv4-09 frankeringsmaskinen, färgpatron till frankeringsmask. 59 Varutransporter, Bud, Transport, Posten utkörning, Frakt, Bokleverans, Leverans, Flyttkartonger, Flytt Tömning av, SEKA. Kemavfall, SEKA. Transport av farligt 592 Fraktavgifter, Bud, Frakt, Envelope express, Transporter, DHL, UPS, Förlängda armen, 593 Övr varufrakter o transporter, Transport, Flytt,Bensin, Statoil, Diesel, P-tillstånd, Hyra av bil, Boktransport, Flyttkartonger, Försändelse, DHL, Kurirleverans, Tömning av container Analysen initierar att det är svårt att skilja mellan dessa fyra konton. Under konto 5923 Hyra/leasing bilar o andra transpor... bokförs både korttidshyrda och långtidsförhyrda fordon. Trycksaker (ansvarig för analysen CHE-skolan, K Andersson) På kontot har, förutom det som ska bokföras här, även bokförts kostnader för hyresavtal och serviceavtal för kopiatorer samt toner ( kr). Utrustning (ansvarig för analysen ICT-skolan, T Tonndorf) Inköp, leasing eller hyra av traditionella kontorsutrustningar finns bokfört på flera olika konton. Merparten av kontorsutrustningarna som används idag utnyttjar på något sätt IT-stöd och bör 6 (7)

21 Bilaga 2 till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi därför flyttas över till varugruppen IT. De ramavtal som tecknats innehåller merparten av dessa produkter. Det gäller fax (ingår i vissa fall i en kopiator, blygsamt nyttjande idag), skrivare, skrivare/kopiator, projektor- och videoinköp, kamera, frankeringsmaskin (kräver telefonlinje), betalkortsterminal, dokumentförstörare. Kontot 565, Kontorsmaskiner, ringa värde, är ett blandat konto med projektor- och videoinköp, kameror, skrivare, datorer, diskmaskiner, telefoner, dokumentförstörare. En större del av dessa varor var tidigare investeringsvaror. Värdet skall enligt KTH understiga kr vilket innebär att det täcker flertalet kontorsutrustningar med marginal. Mycket är felkonterat, t.ex. skötsel/hyra av blommor, kaffeautomater, vattenautomater, Serviceavtal på maskiner; kopiatorer, faxar, skrivare, laddningsavgift frankeringsmaskin, Reparationskostnader Otydlig hjälptext i kontoplanen och för vissa produkter saknas det konton. Övriga förbrukningsvaror (ansvarig för analysen UF, M Axberg) Ungefär 80 % av kostnaderna utgör beställning av fotografering, alltså en tjänst som också redovisas på konto 573 Övriga konsulter. Förutom några mindre felkonteringar, förbrukningsmaterial för skrivare/kopiatorer förefaller de återstående kr vara just fotomateriel. Man kan dock ifrågasätta varför det finns ett eget konto för just detta, skulle det inte lika gärna kunna redovisas under konto 5635 övriga förbrukningsvaror eller 5646 övrig verksamhetsmateriel? Inget av det som konterats inom varugruppen kan anses var ett prioriterat område för e- beställning. 7 (7)

22 Bilaga 3 till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi PROBLEM VID KONTERING AV FAKTUROR Den otydliga kontoplanen, otydliga eller obefintliga hjälptexter, ändamålskonteringen men även andra orsaker gör att samma typ av produkt bokförs på ett flertal olika konton. Problemen kan definieras till fyra områden; Bokföringstexter Fakturaflöde Kontobenämningar Kontoplansstruktur Bokföringstexter Agresso används för redovisning och uppföljning av kostnader både för internt bruk och framför allt externt till finansiärer. I båda fallen är det viktigt att skriva tydliga bokföringstexter där man enkelt kan förstå vad man har köpt. Två ledbegrepp för verifikationstexter kan vara VAD och SYFTE. Vad är en detalj om varan/tjänsten som säger mer än kontot. Syftet är något som talar om varför inköpet gjorts (och ska inte vara projektnamnet, kontobenämningen, resursen eller leverantören). Ibland behövs båda, ibland bara det ena. (Jämför resor: datum, resmål, resenär och syfte.) Sedan är det viktigt att ha klart för sig hur texten kan användas framöver. Är det viktigt vilken konsult vi hyrt? Ska projektet redovisas på något särskilt sätt? Även vid uppföljning av ramavtal och vid revisioner underlättar vettiga texter. Ofta är bokföringstexterna otydliga vilket kan beror på flera faktorer; man kanske inte vet vad det är för något som köps, man inte är driven nog och har rätt vilja att ta reda på vad det är som köps, man återanvänder gärna samma text i hela verifikationen (t e x kontorsmaterial och kaffe för hela Svanströms-fakturan) eller att man inte förstår vad textremsan ska användas till. Fakturaflöde Den information som kommer från sakattestanten i ett fakturaflöde är den grundläggande informationen till uppföljning. Om inte den här informationen är tydlig kan man inte förstå vad det är för kostnad och hur den ska bokföras. Som fakturaflödet fungerar idag är det oftast ekonomen som sätter kontot innan fakturan/inköpet går till betalning. Här saknas stöd i kontoplanen om vad man ska kontera på respektive konto. I kontoplanen finns en kolumn kommentarer och den borde som kontoplanen ser ut idag kompletteras med sökord så att man kan skriva in t ex datorer och få träff vid de konton som man ska kontera på, s.k. interaktiv kontoplan. Även här antas att man återanvänder samma konton som man brukar använda. Ekonomiska attestanten godkänner inköpet som slutlig hantering, vilket innebär att attesten görs sist. I ett e-beställningssystem skulle det här flödet göras tvärtom, konteringen, konto och attesten görs innan beställningen går iväg till leverantören. (2)

23 Bilaga 3 till Rapport: Projekt e-beställning Delprojekt varugruppstrategi Kontobenämningar Kontobenämningarna i KTH:s kontoplan är förvirrande och otydliga. Samma information/kontobenämning kan stå på flera konton. Hur ska man veta skillnaden för det ena kontot eller det andra? Det innebär i sin tur att samma produktområde bokförs på ett flertal olika konton. T.ex. Vad är skillnaden mellan; 502 hyra för speciella lokaler konferenslokaler, 504 lokaltillbehör diverse köp 507 övriga lokalkostnader hyrda lokaler, 523 reparationer & underhållsarbeten - 52 utförda reparationer & underhållsarbeten, maskiner etc., 562 dataprogram 5722 licensavgifter datatjänster, 564 verktyg, instrument och övrig utrustning, ringa värde 564 elektriska apparater, verktyg, elmaterial mm 573 övriga konsulttjänster 5932 övriga tjänster, 5635 övriga förbrukningsvaror 5646 övrig verksamhetsmateriel, 59 varutransporter 592 fraktavgifter 593 övriga frakter och transporter av varor? Kontoplansstruktur Kontoplansstrukturen bör följa den statliga baskontoplanen och uppfylla S-kodernas syfte, d.v.s. att den ska kunna användas som underlag för sammanställning av resursförbrukningen för t.ex. statistikuppföljning av vad som köpts. På KTH finns det uppenbarligen två olika sätt att kontera: efter vad som faktiskt köpts produktkontering efter vad syftet med köpet var - ändamålskontering Problemet med ändamålskontering är att samma typ av produkt konteras på ett flertal konton. Därmed går det inte att på ett enkelt vis följa upp vad som köps inom aktuellt produktområde. Det går inte heller att följa upp det genom att söka på eftersom det finns för många som levererar endast vid några få tillfällen. Frågan är hur ändamålskonteringen passar in i ett e-beställningssystem där det ju är tänkt att konteringen görs redan i webbutiken? 3 I kommentarstexten anges att konto 502 ska användas för hyreslägenheter, sammanträden och seminarier på stan 2 (2)