Rättsliga förutsättningar och avtal om sekretess för genomförande av tjänsten Etableringslots på Arbetsförmedlingens uppdrag

Transkript

1 Sida: 1 av 9 Dnr: Af-2010/ Datum: Rättsliga förutsättningar och avtal om sekretess för genomförande av tjänsten Etableringslots på Arbetsförmedlingens uppdrag Säljaren deltar i Arbetsförmedlingens verksamhet genom att på uppdrag av myndigheten leverera tjänsten Etableringslots till nyanlända invandrare. Denna skrift syftar till att säkerställa att säljaren, säljarens anlitade personal, underleverantörer och underleverantörers personal är informerade om de rättsliga förutsättningar som gäller för uppdraget vad avser: tystnadsplikt och sekretess krav på dokumentation och rapportering av nyanländas aktiviteter, för bedömningen av rätten till etableringsersättning, samt jäv. Till denna skrift bifogas utdrag ur relevanta författningar. Tystnadsplikt och sekretess Etableringslots kan inom ramen för sitt uppdrag komma att få kännedom om information som är sekretessbelagd. Enligt 14 lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända att den som är eller har varit verksam inom en yrkesmässigt bedriven verksamhet för nyanlända, att tystnadsplikt gäller för uppgifter om enskilda nyanländas personliga förhållanden. Arbetsförmedlingen, att en arbetsgivare har varslat arbetstagare om uppsägning eller att en nyanländ uppbär eller har uppburit starta egetbidrag. Att röja dessa uppgifter anses innebära skada för den nyanlände/arbetsgivaren. Från och med 1 december 2010 gäller enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 28 kap 12 a en särskild reglering avseende sekretess för uppgifter om enskilds personliga förhållanden i ärende om etableringsplan eller ärende om ersättning till vissa nyanlända invandrare. Sådana uppgifter får inte röjas om det inte står klart att den enskilde eller dennes närstående inte kan komma att lida men om uppgiften röjs.

2 Sida: 2 av 9 Hos Arbetsförmedlingen gäller dessutom sekretess för uppgifter om enskildas affärs- och driftsförhållanden, reglerat i OSL 28 kap 12 och 31 kap 16. Genom undertecknande av till detta dokument fogad bekräftelse på mottagen rättslig information och avtal om sekretess för genomförande av tjänsten Etableringslots på Arbetsförmedlingens uppdrag, förbinder sig säljaren att inte för utomstående röja uppgifter om enskilda företags affärs eller driftsförhållanden som säljaren fått kännedom om i samband med verksamheten som Etableringslots. Arbetsförmedlingen vill påminna om att överträdelse av sekretessreglerna anses utgöra avtalsbrott av sådan väsentlig betydelse att hävning av kontraktet avseende tjänsten i sin helhet kan bli aktuell. Vid funderingar kring om en uppgift omfattas av sekretess, kontakta Arbetsförmedlingens rådgivning. Krav på dokumentation och rapportering för kontroll av nyanländes rätt till etableringsersättning För att uppbära etableringsersättning, etableringstillägg och bostadsersättning enligt 2 kap 1 och 2 Förordning (2010:407) om ersättning till vissa nyanlända invandrare krävs att den nyanlände: 1. medverkar till upprättandet av etableringsplan 2. deltar i aktiviteter som ingår i etableringsplanen Ersättningen minskas enligt 2 kap 17 vid frånvaro från aktiviteter som ingår i etableringsplanen på grund av sjukdom, tillfällig vård av barn eller annat uppehåll i aktiviteterna som ingår i etableringsplanen om det finns godtagbart skäl för sådant uppehåll. Ersättningens storlek påverkas av omfattningen av den nyanländes etableringsplan (heltid, 75 %, 50 % eller 25 % av heltid), samt den nyanländes eventuella andra inkomster från förvärvsarbete som inte ingår i etableringsplanen. Etableringslots är enligt 3 kap 10 skyldig att lämna sådana uppgifter till Arbetsförmedlingen som är av betydelse för bedömningen av den nyanländes rätt till etableringsersättning, etableringstillägg och bostadsersättning. Att utföra uppdrag som Etableringslots åt Arbetsförmedlingen innebär att Etableringslotsen måste bidra med det underlag som behövs för att myndigheten ska kunna utöva sin roll som tillsynsmyndighet.

3 Sida: 3 av 9 Etableringslotsen har en skyldighet att snarast informera Arbetsförmedlingen om avvikelser från den gemensamma planeringen eller andra händelser som kan ha betydelse för den nyanländes rätt till etableringsersättning. För att Arbetsförmedlingen på ett rättssäkert sätt ska kunna bedöma om den nyanlände uppfyller kraven för att uppbära etableringsersättning ska Etableringslotsen löpande dokumentera vilka överenskommelser som görs med den nyanlände, den gemensamma planeringen (via särskild mall i webbstöd), vilka aktiviteter den nyanlände deltar i, vilka arbeten den nyanlände söker och iakttagelser kring hur arbetet med den nyanlände fortskrider i övrigt. Det är således inte bara eventuella avvikelser från gällande planering som ska dokumenteras, utan också när den nyanlände medverkar i planeringen och sköter genomförande av etableringsplan och gemensam planering på ett korrekt sätt. Om Etableringslotsen får kännedom om sådana omständigheter som påverkar den nyanländes rätt till etableringsersättning ska Etableringslotsen dokumentera omständigheterna, hur dessa har kommit till hans eller hennes kännedom och omgående meddela Arbetsförmedlingen vad som framkommit så att eventuella åtgärder avseende etableringsersättningen kan vidtas. Om den nyanlände uteblir från ett planerat och inbokat besök hos Etableringslotsen ska Etableringslotsen dokumentera händelsen och vilka försök som gjorts för att utreda orsaken till att den nyanlände uteblivit. Om det med anledning av utredningen finns skäl att bedöma att den nyanlände inte uppfyller villkoren för etableringsersättningen ska Etableringslotsen omedelbart meddela Arbetsförmedlingen om det inträffade. All dokumentation i ett ärende ska överföras till Arbetsförmedlingen i samband med rapportering av avvikelser. Om sådan rapportering inte varit aktuell ska all dokumentation överlämnas till Arbetsförmedlingen för arkivering senast i samband med Etableringslotsens slutredovisning i ärendet. Att vara anvisad till ett arbetsmarknadspolitiskt program kräver att man är arbetssökande på liknande sätt som den som uppbär arbetslöshetsersättning. För de Etableringslotsar som arbetar med nyanlända inom ramen för arbetsmarknadspolitiska program (arbetsplatspraktik, prova-på-platser, yrkeskompetensbedömning, kunskapsvalidering, arbetsmarknadsutbildning, förberedande utbildningsinsatser med mera) gäller således att Etableringslotsen måste bidra med underlag för att Arbetsförmedlingen ska kunna bedöma den nyanländes rätt att delta i det arbetsmarknadspolitiska programmet.

4 Sida: 4 av 9 JÄV Med jäv avses enligt 11 förvaltningslagen (1986:223), FL, omständighet som gör att en handläggare i ett ärende kan antas brista i objektivitet. För att jäv ska anses föreligga krävs inte att jävet faktiskt har påverkat handläggarens hantering, utan det är tillräckligt att en utomstående kan uppfatta det som om handläggaren inte skulle vara opartisk. En Etableringslots som får i uppdrag att arbeta med en nyanländ omfattas genom detta avtal av förvaltningslagens jävsregler på samma sätt som anställda vid myndigheten. En Etableringslots är jävig om 1. den nyanlände är Etableringslotsens make/sambo, partner, förälder, barn, syskon eller någon annan närstående (bedömningen av vem som är närstående görs från fall till fall och kan innefatta andra omständigheter än släktskap, t.ex. nära vänskap eller tidigare förhållande), 2. om Etableringslotsen eller någon närstående är ställföreträdare för den nyanlände, 3. om handläggningen av ärendet kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för Etableringslotsen, någon närstående till Etableringslotsen eller någon som Etableringslotsen är ställföreträdare för (till exempel att arbeta mot att den nyanlände ska placeras med lönebidrag eller nystartsjobb hos en släkting till Etableringslotsen), 4. om Etableringslotsen mot ersättning har biträtt den nyanlände i hans eller hennes ärende hos Arbetsförmedlingen, eller 5. om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet för Etableringslotsens opartiskhet i handläggningen av den nyanlände. I en situation där eventuellt jäv uppenbarligen saknar betydelse kan bortses från jävet. Detta avser situationer där det inte finns något utrymme för Etableringslotsen att påverka Arbetsförmedlingens framtida hantering av ärendet, till exempel rena rutinåtgärder som postöppning och framtagning av ärendelistor. Om en Etableringslots är jävig får han eller hon enligt 12 FL inte delta i handläggningen av den nyanlände hos Etableringslotsföretaget. Med handläggning avses inte bara beslutsfattande, utan all sådan befattning med ett ärende där handläggaren kan tänkas inverka på ärendets utgång. En jävig Etableringslots får således inte utföra sådana arbetsuppgifter som kan få någon inverkan på Arbetsförmedlingens bedömning av om den nyanlände uppfyller sina åtaganden i etableringsplanen eller uppfyller kraven för att uppbära etableringsersättning, (till exempel planering, dokumentation och återrapportering av den nyanländes aktiviteter) eller på Arbetsförmedlingens beslut att bevilja en arbetsgivare stöd för att ta emot den nyanlände (t.ex. undersöka

5 Sida: 5 av 9 förutsättningarna för och lämna förslag på att nyanlände ska placeras hos arbetsgivare). Om en Etableringslots känner till någon omständighet som kan antas utgöra jäv i ett ärende ska denna självmant rapportera detta till Arbetsförmedlingen. Vid funderingar kring om en jävsituation föreligger, kontakta Arbetsförmedlingen för rådgivning. Utdrag ut författningar, uppdaterad den 14 september 2010 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 28 kap 12 a /Träder i kraft I: / Utöver vad som följer av 21 kap. 5 gäller sekretess för uppgift om en enskilds personliga förhållanden när uppgiften förekommer i ärende om etableringsplan och i ärende om ersättning enligt lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst 50 år. Lag (2010:208). 21 kap 5 Sekretess gäller för uppgift som rör en utlänning, om det kan antas att röjande av uppgiften skulle medföra fara för att någon utsätts för övergrepp eller lider annat allvarligt men som föranleds av förhållandet mellan utlänningen och en utländsk stat eller myndighet eller organisation av utlänningar. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst 50 år. Lag (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare 14 /Träder i kraft I: / Den som är eller har varit verksam inom en yrkesmässigt bedriven verksamhet för nyanlända får inte obehörigen röja vad han eller hon då har fått veta om enskildas personliga förhållanden.

6 Sida: 6 av 9 15 /Träder i kraft I: / En nyanländ som deltar i aktiviteter enligt en etableringsplan har rätt till etableringsersättning och under vissa förutsättningar även etableringstillägg och bostadsersättning. Detsamma gäller en nyanländ som medverkar till upprättandet av en etableringsplan och som inte har rätt till bistånd enligt lagen (1994:137) om mottagande av asylsökande med flera. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer meddelar föreskrifter om ersättning till nyanlända som omfattas av denna lag. 16 /Träder i kraft I: / Anordnare av aktiviteter för nyanlända ska till den myndighet som regeringen föreskriver lämna de uppgifter som är av betydelse för tillämpningen av denna lag och de föreskrifter som har meddelats i anslutning till lagen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer meddelar närmare föreskrifter om en anordnares skyldighet att lämna uppgifter enligt första stycket. Regeringen meddelar föreskrifter om till vilken myndighet denna skyldighet ska fullgöras. Förordningen (2010:407) om ersättning till vissa nyanlända invandrare 2 kap 1 Etableringsersättning för medverkan till upprättandet av en etableringsplan enligt lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare lämnas med 231 kronor per dag fem dagar per kalendervecka. Etableringsersättning enligt första stycket lämnas tidigast från och med dagen för det första etableringssamtalet enligt förordningen (2010:409) om etableringssamtal och etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare och längst till dess att etableringsersättning enligt 2 lämnas. 2 kap 2 Etableringsersättning för deltagande i aktiviteter som ingår i en etableringsplan enligt lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare på heltid lämnas med 308 kronor per dag fem dagar per kalendervecka.

7 Sida: 7 av 9 Vid deltagande i aktiviteter enligt en etableringsplan på 75, 50 eller 25 procent av heltid lämnas etableringsersättning med följande belopp per dag fem dagar per kalendervecka: - 75 procent: 231 kronor, - 50 procent: 154 kronor, - 25 procent: 77 kronor. Etableringsersättning enligt första och andra styckena lämnas från och med den första dagen som den nyanlände deltar i aktiviteterna. 2 kap 17 Vid frånvaro från aktiviteter som ingår i en etableringsplan enligt lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare, lämnas etableringsersättning, etableringstillägg och bostadsersättning endast i följande fall. Ersättningen lämnas om frånvaron inte överstiger en sammanhängande tid av 30 kalenderdagar och frånvaron beror på 1. sjukdom som innebär att den nyanlände är förhindrad att delta i aktiviteter som ingår i etableringsplanen, med undantag för karensdagen enligt 18, förutsatt att den nyanlände anmält sjukdomen till Arbetsförmedlingen, 2. tillfällig vård av barn under sådana förutsättningar som anges i 4 kap lagen (1962:381) om allmän försäkring, eller 3. något annat uppehåll i aktiviteterna som ingår i etableringsplanen, om det finns godtagbart skäl för sådant uppehåll. 3 kap 10 Anordnare av aktiviteter för nyanlända ska till Arbetsförmedlingen lämna de uppgifter som är av betydelse för tillämpningen av lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare och denna förordning.

8 Sida: 8 av 9 Förvaltningslagen (1986:223) 11 Den som ska handlägga ett ärende är jävig 1. om saken angår honom själv eller hans make, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående, 2. om han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, 3. om ärendet har väckts hos myndigheten genom överklagande eller 4. underställning av en annan myndighets beslut eller på grund av tillsyn över en annan myndighet och han tidigare hos den andra myndigheten har deltagit i den slutliga handläggningen av ett ärende som rör saken, 5. om han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller 6. om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. Från jäv bortses när frågan om opartiskhet uppenbarligen saknar betydelse 12 Den som är jävig får inte handlägga ärendet. Han får dock vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan olägligt uppskov. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom, ska självmant ge det till känna. Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon och har någon annan inte trätt i hans ställe, ska myndigheten snarast besluta i jävsfrågan. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om myndigheten inte är beslutför utan honom och någon annan inte kan tillkallas utan olägligt uppskov. Ett beslut i en jävsfråga får överklagas endast i samband med överklagande av det beslut varigenom myndigheten avgör ärendet. Brottsbalken (1962:700) 20 kap. 3 Röjer någon uppgift, som han är pliktig att hemlighålla enligt lag eller annan författning eller enligt förordnande eller förbehåll som har meddelats med stöd av lag eller annan författning, eller utnyttjar han olovligen sådan hemlighet, dömes, om ej gärningen eljest är särskilt belagd med straff, för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst ett år. Den som av oaktsamhet begår gärning som avses i första stycket, dömes till böter. I ringa fall ska dock ej dömas till ansvar.

9 Sida: 9 av 9 Bekräftelse av mottagen information om rättsliga förutsättningar samt Avtal om sekretess och tillämpning av förvaltningslagens bestämmelser om jäv för genomförande av tjänsten Etableringslots på Arbetsförmedlingens uppdrag Jag bekräftar att jag är informerad om de bestämmelser om sekretess som etableringslots är förpliktigad att följa, att jag är införstådd med att jag, företagets företrädare och anställda personal eller underleverantörer samt dessas antällda personal inte får lämna ut handlingar eller uppgifter som faller inom dessa bestämmelser, samt att frågor om utlämnande av sådana uppgifter ska hänskjutas till Arbetsförmedlingen. Jag bekräftar vidare att jag är informerad om de bestämmelser om jäv som jag, företagets företrädare och anställda personal eller underleverantörer samt dessas anställda personal ska tillämpa. Jag bekräftar att jag är införstådd med att etableringslots snarast ska anmäla till Arbetsförmedlingen om etableringslotsen känner till någon omständighet som kan antas utgöra jäv i förhållande till nyanlände eller arbetsgivare etableringslotsen kommer i kontakt med i sitt uppdrag. Jag bekräftar vidare att jag är informerad om vad som gäller avseende Etableringslots skyldighet att lämna underlag för att Arbetsförmedlingen ska kunna fullgöra sitt uppdrag som tillsynsmyndighet för etableringsersättning till nyanlända invandrare och bedöma den nyanländes rätt att delta i arbetsmarknadspolitiskt program. Jag ansvarar härmed för att information om de rättsliga förutsättningarna för tjänsten etableringslots delges samtliga anställda i företaget, samt i förekommande fall anlitade underleverantörer och deras anställda personal, samt att sekretessförbindelse upprättas med dessa. Ort och datum Firmatecknares underskrift(er) Namnförtydligande Organisationsnummer Företagsnamn enligt avtal Returneras till: Arbetsförmedlingen, Avdelningen Kompletterande arbetsförmedlingstjänster, Stockholm