Grundkurs Biztool Select

Transkript

1 Grundkurs Biztool Select

2 Biztool Select Design, Version 4.0 Användarhandbok Senast ändrad: Biztool AB Användarhandbok för Biztool Select 2

3 Innehåll Kapitel 1: Installation Installation av Biztool Select... 5 Kapitel 2: Kom igång med Biztool Select Välj databas och databaskoppling... 9 Öppna en fråga Standardfrågorna Kapitel 3: Jobba med frågor Snapshots Sök/Selektera Sortera Sortera på flera kolumner Antal rader Återställ fråga Lås vy Export Excel Export SO Skriv ut Antal poster som skall visas Visa omatchad data Kolumnen ID Kapitel 4: Skapa nya frågor Skapa ny temporär fråga Skapa ny fråga Ändra en befintlig fråga Tabeller Sortera kolumner Döp om kolumnrubriker Ändra namn på fråga Ändra namn och beskrivning på ett set av frågor Gruppera och skapa en mappstruktur över frågor Lägg till urvalskriterier Lägg till snapshots Subfrågor avancerade urvalskriterier Kalkylerade fält Gruppera urval och/eller frågor Import av nya frågor Skapa nya set av frågor Distribuera ut nya frågor till klienter Ha en central mapp med frågor Radera en central mapp med frågor Användarhandbok för Biztool Select 3

4 Kapitel 5: Radera frågor Radera fråga Radera alla frågor i ett set av frågor Kapitel 6: Skriv ut, export till Excel och SO Skriv ut Exportera till Excel Exportera till dynamisk Excel Exportera till SuperOffice Exportera till fil Kapitel 7: Tilläggsmoduler Generera poster Massuppdatera Kapitel 8: Övningsuppgifter Jobba med standardfrågor Export till Excel och SuperOffice Design av nya frågor Anteckningar Användarhandbok för Biztool Select 4

5 Kapitel 1: Installation Installation av Biztool Select Installationen av Biztool Select är mycket enkel, följ anvisningarna nedan. 1. På CD-skivan hittar du två filer. En användarhandbok och en installationsfil. Starta installationen genom att köra installationsfilen Biztool_Select_SuperOffice_40122.exe 2. Välj vilket språk du önskar skall användas under installationen. Användarhandbok för Biztool Select 5

6 3. Välj i vilken katalog du vill installera programmet. En fråga kommer om du vill installera på vald plats Tryck Yes Användarhandbok för Biztool Select 6

7 4. Ange den programgrupp i vilken installationsguiden skall skapa genvägar. 5. Du är nu klar att påbörja installationen av Biztool Select. Klicka på Nästa. När installationen är klar får du upp ett meddelande om att installationen har slutförts. Användarhandbok för Biztool Select 7

8 6. Tryck OK för att avsluta installationsprogrammet. Du kan nu börja använda Biztool Select Användarhandbok för Biztool Select 8

9 Kapitel 2: Kom igång med Biztool Select Välj databas och databaskoppling För att börja arbeta i Biztool Select måste du först logga in och bestämma vilken databas Biztool Select skall jobba mot. Anslutningen till databasen sker genom en ODBC-koppling. ODBC står för Open Database Connectivity och är en teknik som används för att ansluta applikationer till databaser. Varje anslutning har ett namn, för att kunna selektera mot SuperOffice databasen måste man här välja den ODBC-koppling som går mot denna. Vanligtvis heter den, mycket logiskt, något med SuperOffice. Så här loggar du in i Biztool Select: 1. På startsidan hittar du de frågefiler som byggts i Biztool Select. Klicka på den frågefil du vill logga in på för att få upp inloggningsrutan: 2. Skriv in samma användarnamn och lösenord som du använder för att logga in i SuperOffice. 3. Klicka på knappen databas för att se vilken databas Biztool Select loggar in mot. BS hittar automatiskt SuperOffice-databasen och väljer denna. 4. Första gången du loggar in måste du logga in mot vald databas. Skriv i crm7 som användarnamn, samt lösenord för denna användare, normalt crm7myd. Biztool Select kommer ihåg ditt användarnamn och lösenord mot databasen varför du bara behöver fylla i det första gången du loggar in. 5. Klicka på OK. Obs! Om du inte kan lösenordet för crm7 användaren, kontakta din nätverksadministratör. Användarhandbok för Biztool Select 9

10 Öppna en fråga Du är nu inloggad och kan börja arbeta med frågor. Så här öppnar du en fråga: 1. Se först till att du är inloggad i Biztool Select (se avsnittet ovan). 2. Bland ikonerna i verktygsfältet hittar du en rullista. Välj den fråga du vill jobba med. Användarhandbok för Biztool Select 10

11 Standardfrågorna Till Biztool Select medföljer följande 15 standardfrågor. Dessa frågor är framtagna på begäran av kunder, våra erfarenheter och vissa begränsningar i SuperOffice. Aktiviteter Visar information om aktiviteter. Exempel på selekteringar: Hur fördelar sig aktiviteterna i SuperOffice per säljare? Vilka ringer mest? Hur många av dessa samtal resulterar i möten? Vilka SuperOffice-användare lägger upp all aktivitetshistorik i SuperOffice? Vilka aktiviteter har gjorts under en viss tidsperiod? Aktiviteter, kopplade till kontaktperson Visar alla kontaktpersoner mot vilka en viss aktivitetstyp är gjord. Exempel på selekteringar: Mot vilka personer har aktiviteter gjorts t.ex. den senaste veckan? Företag utan öppen försäljning Vilka företag har inte någon försäljning upplagd på sig? Exempel på selekteringar: Vilka A-kunder och vilka prospekts har ingen försäljning upplagd på sig i databasen? Företag, adresslista Namn och adress på företag. Exempel på selekteringar: Utskick till alla företag från en viss ort, kategori mm Hitta alla företag som har ett postnummer som börjar på vissa siffror. Företag, ej kontaktade Vilka företag har ej besökts/kontaktats den sista tiden? Exempel på selekteringar: Vilka företag har ej kontaktats de senaste 3, 6 eller 12 månaderna? Företagsanalys Företag per ort, kategori, bransch och användare. Exempel på selekteringar: Hur fördelar sig företagen per ort, kategori, bransch och säljare? Har någon säljare hand om väldigt många företag medan en annan har väldigt få? Försäljning, faktisk Affärer markerade såld och slutförd. Exempel på selekteringar: Vilka affärer är markerade som sålda och slutförda under en viss tidsperiod? Hur fördelar sig försäljningarna per säljare? Användarhandbok för Biztool Select 11

12 Försäljning, faktisk summerad Affärer markerade såld och slutförd. Exempel på selekteringar: Vilka kunder har vi sålt mest mot senaste 6, 12 månaderna och totalt? Försäljning, förlorad Affärer markerade förlorad och slutförd. Exempel på selekteringar: Vilka affärer har vi förlorat? Vilka har konkurrenterna varit och av vilka orsaker har vi förlorat affärerna? Försäljning, förväntad Affärer på gång, öppna och ej slutförda Exempel på selekteringar: Vilken försäljning kan vi vänta oss den närmaste tiden? Vad är sannolikheten? Hur fördelar sig de förväntade försäljningarna per säljare? Kontaktpersoner Kontaktpersoner på företag. Projektinformation Visar typ, status m.m. t.ex. för pågående projekt. Exempel på selekteringar: Vilka projekt är under planering? Vilka är pågående? Registervård, företag Företag som saknar uppgifter om exempelvis webbadress, kontaktpersoner, faxnummer, mailadress och organisationsnummer. För registervård. Exempel på selekteringar: Vilka företag saknar uppgifter i databasen? Registervård, kontaktperson Kontaktpersoner som saknar uppgifter som mailadress, intressekod, direktnummer eller titel. Exempel på selekteringar: Vilka kontaktpersoner saknar uppgifter i databasen? Urvalslista Visar upplagda urval. Exempel på selekteringar: Vilka urval finns i databasen? Användarhandbok för Biztool Select 12

13 Kapitel 3: Jobba med frågor För att öppna en fråga dubbelklickar du på densamma. Du kan i resultatet välja att filtrera, söka, sortera eller ändra antalet poster som skall visas åt gången. Detta för att få en bättre överblick och för att få fram just det resultat du vill se. Nedan följer information om vart och ett av de menyalternativ som finns i resultatvyn när en fråga har öppnats. Snapshots Flera av frågorna har så kallade Snapshots som är en rullgardinslista varifrån du kan välja att filtrera fram olika typer av information. Exempel: Frågan Företag, ej kontaktade visar vilka företag i databasen som inte har kontaktats under angiven period. Genom att välja olika snapshots kan du välja att få resultatet baserat på vilka som inte haft en kontakt senaste 3, 6 eller 12 månaderna. Sök/Selektera Som princip visar Biztool Select samtliga poster i databasen tills något annat sägs. När du öppnar en fråga ser du med andra ord först allt och får sedan borra dig ner till det resultat du vill ha. 1. Klicka på Selektera. Du får nu upp en extra rad under fältrubrikerna där du antingen kan söka med hjälp av fritextfält, Dropdown-menyer eller datumfält. 2. När du gör en sökning från något av sökfälten visas ett antal operander under sökfälten. Välj att skriva i lämplig text samt operand och klicka på Sök eller tryck Enter. För att veta vad de olika operanderna betyder håll muspekaren över dessa så kommer det fram beskrivande tooltips. = Lika med < > Inte lika med < Mindre än <= Mindre än eller lika med > Större än >= Större än eller lika med =.. Börjar med..= Slutar med..=.. Innehåller Användarhandbok för Biztool Select 13

14 I listor finns ett val med tre punkter längst ner, välj denna för att kunna söka två eller fler koder åt gången. Tips! När du klickat på selektera kan du klicka t ex på ett företagsnamn i resultatvyn så förs detta upp till sökrutan! Sortera I Biztool Select kan du sortera fallande och stigande på de olika kolumnerna: 1. Klicka på kolumnrubriken. Till vänster om kolumnrubriken ser du nu en uppåtpil som indikerar att du valt att sortera stigande. 2. Klicka på kolumnrubriken ytterligare en gång för att sortera fallande. Sortera på flera kolumner Du kan sortera på flera kolumner samtidigt. Genom att klicka på menyalternativet Sortera. Välj med hjälp av radioknapparna vilka kolumner du vill sortera på. Den kolumn du markerar först - blir den kolumn som kommer sortera i första hand. Antal rader För att veta hur många rader som returnerades finns menyalternativet Antal rader. Klicka och en ruta öppnas som talar om antal returnerade rader. Återställ fråga I menyn i resultatvyn finns rubriken Återställ fråga. När man klickar på denna tas alla temporära inställningar för frågan bort. Filter, sorteringsordning och temporära villkor raderas. Det vill säga du går tillbaka till ursprungsläget. Lås vy Med menyalternativet Lås vy kan man göra så att man kan ha samma fråga öppen två gånger eller flera olika frågor öppna åt gången. Exempel: Du väljer att i rutan Aktiv session öppna frågan aktiviteter och se vilka aktiviteter som är gjorda under det första kvartalet. Du vill sedan även ha upp en fråga där du kan se alla aktiviteter gjorde under det andra kvartalet och kunna bläddra mellan resultaten. Väljer man då att låsa vyn öppnas frågan Aktiviteter ännu en gång som en egen flik i resultatvyn. Normalt har man endast en fråga öppen åt gången, men på detta sätt kan man alltså ha öppet flera åt gången. Stäng en låst vy genom att högerklicka på den låsta fliken och välj Stäng. Användarhandbok för Biztool Select 14

15 Export Excel Öppnar dialogrutan för export till Excel. Se sidan 37 Export SO Öppnar dialogrutan för export till SuperOffice. Se sidan 40 Skriv ut Öppnar dialogrutan för skriv ut. Se sidan 37 Antal poster som skall visas Du har möjlighet att se olika antal poster i resultatet. I menyn i resultatvyn kan du välja att visa 1, 10, 50, 100, 500 eller 1000 poster åt gången. Längst ner i resultatvyn kan du bläddra framåt och bakåt för att se fler poster i resultatet. Klicka bara på nästa för att bläddra framåt eller på något av numren för att bläddra bakåt. Visa omatchade data Detta påverkar också vad för typ av resultat som returneras. Om en användare exempelvis valt att visa några fält från företag och några från kontaktperson. Matchas då resultatet så innebär det att det bara finns med företag som har kontaktpersoner. Det måste alltså finnas fält från alla valda tabeller för att raden skall returneras. Tar man bort matchning visas även företag utan kontaktpersoner. Kolumnen ID Samtliga standardfrågor har en kolumn längst till vänster som heter någonting med ID. Detta ID är en länk in i SuperOffice. Det kan finnas upp till tre olika ikoner i denna kolumn: [i] Information. Om du klickar på denna för t ex en aktivitet eller en försäljning kan de se information om vad som står i fritexten i SuperOffice. [..] Subfråga. En fråga i frågan. T ex i standardfrågan Företagsanalys visar denna knapp alla aktiviteter som gjorts mot detta företag. [ ] Länk till SuperOffice. Genom att klicka på denna ikon öppnas SuperOffice och aktuellt företag/aktivitet/försäljning etc. öppnas. Användarhandbok för Biztool Select 15

16 Kapitel 4: Skapa nya frågor Skapa ny temporär fråga Det finns tre sätt att skapa nya frågor på. Dels genom att skapa temporära (tillfälliga) frågor, dels genom att skapa nya frågor som sedan sparas och dels genom att skapa frågor utifrån en redan befintlig fråga. Så här skapar du en temporär fråga: 1. Klicka på ikonen Ny temporär fråga i menyn. 2. Du får nu upp en tom resultatvy där det är dags att lägga upp fält. För att göra detta väljer du att visa de olika tabellerna. Detta gör du genom att klicka på Designpanel i menyn. 3. Biztool Select öppnar sig nu i designläge och visar alla databasens tabeller samt de fält som ingår i markerad tabell. Välj tabell och vilka fält du vill skall ingå i frågan genom att klicka på tabellfälten. 4. För att alla fält ska visas i resultatvyn, klicka på ikonen Uppdatera i menyn. Användarhandbok för Biztool Select 16

17 Skapa ny fråga Med Biztool Select kan du skapa nya frågor till de redan befintliga standardfrågorna som medföljer. Vilket bland annat gör det möjligt att göra selekteringar på merflikar och egendefinierade fält. Så här skapar du en ny fråga. 1. Du kan skapa en ny fråga antingen genom att klicka på ikonen Ny fråga eller genom att klicka på Arkiv i menyn och välja Ny fråga. När du gör något av detta får du upp en dialogruta. Välj där ett namn för frågan och eventuellt en beskrivning och klicka på OK 2. Du får nu upp en tom resultatvy där det är dags att lägga upp fält. För att göra detta väljer du att visa de olika tabellerna. Detta gör du genom att klicka på Designpanel i menyn. 3. Biztool Select öppnar sig nu i designläge och visar alla databasens tabeller samt de fält som ingår i markerad tabell. Välj tabell och vilka fält du vill skall ingå i frågan genom att klicka på tabellfälten. Användarhandbok för Biztool Select 17

18 För att alla fält ska visas i resultatvyn, klicka på ikonen Uppdatera i menyn. Ändra en befintlig fråga Vi har nu tittat på hur man skapar nya frågor, givetvis går det även att ändra på redan befintliga frågor och lägga till eller ta bort fält från dessa. Så här lägger du till fält i en redan befintlig fråga: 1. Öppna den fråga du vill ändra på. Denna syns nu i resultatvyn. 2. Klicka på Designpanel och välj rätt tabell och vilka fält du vill lägga till. 3. Klicka på ikonen Uppdatera. 4. Klicka på ikonen Spara frågor. Så här tar du bort fält i en redan befintlig fråga: 1. Dubbelklicka på den fråga du vill ändra på. Denna syns nu i resultatvyn. 2. Klicka på Designpanel och välj rätt tabell och avmarkera de fält du vill ta bort. 3. Klicka på ikonen Uppdatera. 4. Klicka på ikonen Spara frågor. Användarhandbok för Biztool Select 18

19 Tabeller Fönstret som visar tabeller visar SuperOffice under skalet. Här hittar man alla de tabeller som finns i databasen. All den information som finns i databasen ligger strukturerad i tabeller. Tabeller innehåller kolumner eller fält. Varje fält har värden av viss typ. Det kan vara text, nummer, datum o.s.v. Dessa olika typer av värden beskriver ofta ett speciellt informationsobjekt. Kund, aktivitet, projekt är olika typer av informationsobjekt. De databaser som används idag är relationsdatabaser. Av namnet relationsdatabas kan man utläsa att det är något som relaterar. Det som kan relatera i databasen är informationen vilket betyder att databasen kan koppla samman olika informationsobjekt med varandra. En aktivitet kan vara relaterad till en kund. En kontaktperson kan också relateras till en kund. Vad för typ av information som relaterar till annan information beror på hur databasen är designad. Fönstret som visar tabeller i selekteringen visar tabeller i trädform. Varje tabell har information och beroende på var i trädet som tabellen finns så visas hur selekteringen kommer att relatera den till annan information. Exempel: Aktivitet som ligger direkt under kund, väljs fält från kund samt aktivitet direkt under kund. Så kommer selekteringen att koppla samman dessa i resultatet. Du ser alltså aktiviteter kopplade till kunder. Väljs däremot aktiviteter under kontaktperson, då kopplar selekteringen samman aktiviteter med kontaktpersoner. En tabell som beskriver ett speciellt informationsobjekt (exempelvis aktivitet) kan finnas på flera ställen i fönstret med tabeller. Orsaken till det är att aktiviteter kan relateras till andra typer av informationsobjekt. Om du väljer fält från aktivitet från ett ställe i trädet så är det inte samma sak som att du väljer fält från samma tabell men från annat ställe. Aktivitetsinformation kommer att kopplas samman men den information som ligger närmast över aktiviteten i trädet. Användarhandbok för Biztool Select 19

20 Sortera kolumner När man skapar en ny fråga och lägger till fält så hamnar dessa i den ordning som man markerat dem. För att ändra ordningen; 1. Högerklicka på en kolumnrubrik så får du ett val; Ordna kolumner 2. Du får nu upp en dialog i vilken du kan dra och släppa kolumner så du får den ordning du vill ha. 3. Klicka på OK. Användarhandbok för Biztool Select 20

21 Döp om kolumnrubriker För att döpa om en kolumnrubrik, gör så här; 1. Högerklicka på en kolumnrubrik så får du ett val; Ordna kolumner 2. Du får nu upp en dialog i vilken du kan klicka på ett kolumnnamn och döpa om det enligt bilden nedan. Klicka på Sätt namn 3. Klicka på OK. Användarhandbok för Biztool Select 21

22 Ändra namn på fråga Om du vill ändra namn på en fråga väljer du att klicka två gånger långsamt på den fråga du vill byta namn på i rutan Aktiva sessioner. För att ändra beskrivning, högerklicka på den fråga du vill ändra beskrivning på och välj Inställningar, rutan Egenskap för fråga öppnas. Här kan du ändra beskrivning på frågan. Ändra namn och beskrivning på ett set av frågor Du kan ändra namn och beskrivning på ett set av frågor genom att i menyn Fråga välja Egenskap för frågor. Gruppera och bygg upp en mappstruktur över frågor Du kan gruppera dina frågor och bygga upp en mappstruktur för att enklare kunna hitta rätt fråga. I rutan Aktiv Session under fliken Frågor finns två underflikar; Frågor och Grupper. För att skapa en ny mapp gör så här: 1. Se till att du står under fliken Frågor i rutan Aktiv Session. Klicka där på underfliken Grupper. 2. Högerklicka i rutan Aktiv Session och välj Ny. 3. En dialogruta öppnas i vilken du anger ett namn för gruppen. 4. Du kan därefter dra och släppa frågor till de olika mapparna! Lägg till urvalskriterier Ibland vill man ha med vissa urvalskriterier till en fråga, du kanske bara vill se företag från en viss ort, ett visst land eller en viss bransch. I designverktyget kan du enkelt skapa dessa urvalskriterier. Så här skapar du urvalskriterier: 1. Se till så att du har rutan Tabell fält uppe. Är den inte det, klicka på Visa i menyn och välj där Tabell fält. 2. Välj den tabell du vill skapa ett urvalskriterium för. Användarhandbok för Biztool Select 22

23 3. Klicka på Visa urvalsfält. En dialogruta öppnas. 4. Som exempel säger vi att du vill skapa ett snapshot för att få fram alla företag från en viss ort. Du har då klickat på Visa urvalskriterier i tabellen Adress och fått fram dialogrutan ovan. Där klickar du på tabellfältet Ort. Nedanstående dialogruta dyker upp. Användarhandbok för Biztool Select 23

24 5. Skriv ortsnamnet du vill skapa ett urvalskriterium på och välj operanden = Lika med. Klicka på Lägg till urval ort. 6. Klicka på Stäng och sedan på ikonen Kör vald fråga. Obs! De objekt som syns i dialogrutan Urvalsfält är för aktiv tabell, det vill säga den tabell du har markerat i rutan Aktiva Sessioner. Användarhandbok för Biztool Select 24

25 Lägg till Snapshots Snapshots kallas de dropdownmenyer som finns i Biztool Select. Det är olika urvalskriterier, som tillexempel i standardfrågan Registervård, företag, där du med hjälp av olika snapshots kan se vilka företag som saknar webbadress, kontaktpersoner, faxnummer eller organisationsnummer i SuperOffice. Så här skapar du egna Snapshots: 1. Se till så att du har rutan Tabell fält uppe. Är den inte det, klicka på ikonen Designpanel. 2. Välj den tabell du vill skapa ett urvalskriterium för. 3. Klicka på Visa urvalsfält. En dialogruta öppnas. Användarhandbok för Biztool Select 25

26 4. Som exempel vill vi skapa ett snapshot för att få fram alla företag från en viss ort. Du har då klickat på Visa urvalsfält i tabellen Adress och fått fram dialogrutan ovan. 5. Skriv i namnet på ditt snapshot i fritextrutan längst upp till vänster och klicka på knappen Nytt snapshot. Användarhandbok för Biztool Select 26

27 6. Skriv ortsnamnet du vill skapa en snapshot på och välj operanden = Lika med. Klicka på Lägg till urval: ort. 7. Du har nu lagt till ett snapshot och kan klicka på Stäng för att stänga ner dialogrutan. 8. Klicka på ikonen Kör vald fråga, din snapshot finns nu med i resultatvyn. Obs! De objekt som syns i dialogrutan Urvalsfält är för aktiv tabell, det vill säga den tabell du har markerat i Designpanelen. Användarhandbok för Biztool Select 27

28 Subfrågor avancerade urvalskriterier Vill man göra mer komplicerade frågor behöver man ibland använda sig av något som kallas subfrågor. Exempelvis om man vill se: Företag som saknar en aktivitet av en viss typ Företag som har en viss intressekod i-fylld men inte en annan Företag som har mindre än tre försäljningar upplagda det senaste halvåret Så här kan du göra en fråga som visar alla företag som saknar en viss aktivitetstyp: 1. Skapa en fråga som innehåller ID (företag) och Företagsnamn. Fler fält kan givetvis finnas men detta är minimikravet. 2. Välj att Visa urvalsfält i tabellen Företag 3. I dialogen som dyker upp hittar du några specialfält som har en liten symbol föreställande en miniräknare på sig. Klicka på denna miniräknare vid tabellfältet Antal aktiviteter. Nedanstående dialog visas. Användarhandbok för Biztool Select 28

29 4. Du vill se alla företag som inte har någon aktivitet på sig. Ange därför här 0 och operanden =, alternativt 1 och operanden mindre än <. Klicka därefter på knappen Lägg till urval. Dialogen ändrar nu utseende och ser ut så här. Användarhandbok för Biztool Select 29

30 5. Du vill t ex se företag som inte har några telefonsamtal upplagda på sig i databasen. Välj fältet Aktivitetstyp och välj typen Telefonsamtal. Klicka därefter på Lägg till urval. 6. Klicka därefter på Lägg till kalkylerat urval. Du ställer nu frågan vilka företag har 0 telefonsamtal upplagda. Klicka på stäng för att stänga dialogen och klicka därefter på ikonen Kör vald fråga. Samma modell tillämpas för alla typer av subfrågor. Användarhandbok för Biztool Select 30

31 Kalkylerade fält I Biztool Select finns möjlighet att bygga egna fält med kalkyleringar. Det fungerar lite som en miniräknare där du kan ställa frågor som; o o o Hur många kundbesök har gjorts under perioden X Hur mycket har vi sålt på respektive A-kund Hur många dokument av typen offert har skickats Fördelen med ett kalkylerat fält är att du kan få ett svar utan att behöva föra över resultatet till Excel. I exemplet nedan tittar vi på hur man kan se hur många kundbesök som gjorts på respektive kund de senaste 6 månaderna. 1. Skapa en ny fråga 2. Välj vilka fält du vill se, i exemplet plockar vi med ID Företag och Företagsnamn 3. I tabellen Företag finns en del fält med en ikon på, detta är exempel på kalkylerade fält. I det här exemplet klickar vi på ikonen på fältet Antal aktiviteter. 4. I den vy som nu visas görs själva kalkyleringen. I det här fallet vill vi välja att titta på alla aktiviteter av en viss typ och under en viss period. Vi börjar med att välja aktivitetstyp. 5. Vi väljer sedan att vi vill se alla aktiviteter av denna typ under en viss period. Till vår hjälp har vi i detta fall fält som Dag från idag, Vecka från aktiv vecka, Månad från aktiv månad samt År från aktivt år. I vårt exempel använder vi Månad från aktiv månad för att se från aktuell månad och 6 månader bakåt. Klicka på Månad från aktiv månad. Välj mindre än eller lika med 0 och klicka på Lägg till. 0 Är alltid aktuell dag, vecka, månad eller år. Välj därefter större än eller lika med -6. Minustecknet visar att vi vill titta tillbaka i tiden och siffran hur många månader tillbaka. 6. Fyll i vad den nya kolumnen ska heta i fältet Kolumnnamn. 7. Klicka på Uppdatera. Vi har nu fått en ny kolumn som kalkylerar på antal kundmöten de senaste 6 månaderna. Användarhandbok för Biztool Select 31

32 Gruppera urval och/eller frågor Ibland kan man vilja göra mer avancerade urval där man vill se alla företag som har en viss kod i-fylld men inte en annan. Eller som har antingen koden X eller koden Y i-fylld. I exemplet nedan har vi en databas där vi fyllt i antal licenser för produkterna Biztool Select Design och Biztool Select Web under företagets merflik. Vi vill nu få fram en lista över alla företag som har någon licens antingen på Design eller på Web. 8. Det första som görs är att skapa en ny fråga innehållande fälten ID (företag), Företagsnamn och de två merfliksfälten för Designlicenser och Weblicenser. 9. Gör en selektering på alla som har fler än 0 Design licenser. Gör sedan en selektering på alla som har fler än 0 Weblicenser. Vi ser nu alla som har 1 eller flera Design och Weblicenser. Men vad vi vill se är ju de som har fler än 1 Design ELLER Weblicenser. 10. Välj meny alternativet Visa och Urval i fråga. En ny ruta öppnas nu längst ner i resultatvyn. Vi behöver här skapa två stycken grupper där vi i den ena gruppen lägger till Urvalskriteriet att designlicenserna ska vara flera än 0 och i den andra gruppen lägger vi till urvalskriteriet att weblicenserna ska vara fler än 0. Vi ska sedan tala om att resultatet som ska visas antingen ska finnas i Grupp 1 eller i Grupp 2. Men vi tar en sak i taget. 11. Börja med att skapa de två grupperna. Det gör vi genom att klicka på Ikonen. En ny dialogruta öppnas. 12. Namnge din grupp till t ex Grupp 1 och välj operator eller. 13. Klicka därefter i radioknappen vid Grupp 1 och markera den ena av de två checkboxarna för Större än 0. Klicka därefter i den andra radionknappen vid Grupp 2 och markera den andra av de två checkboxarna för Större än 0. Då vi vill se de företag som har Design- och/eller Weblicenser ska rullgardinsmenyerna längst ut till vänster stå på Eller. 14. Klicka därefter på Stäng och sedan på ikonen Kör vald fråga 15. Vi ser nu alla de företag som har licenser av Biztool Select Design och/eller av Biztool Select Web. Användarhandbok för Biztool Select 32

33 Import av nya frågor Det går att importera frågor från en frågefil till ett redan befintligt set av frågor. 1. Öppna det set av frågor som du vill importera de nya frågorna till. 2. Välj Adera frågor från fil under Fråga i menyn. 3. Välj den fil du vill addera frågor ifrån och klicka på OK. Det går även att importera nya frågefiler till klienter: När nya set av frågor skapats av en designanvändare lagras en fil lokalt under mappen Mina dokument/gorep/selection. Denna fil skall alltid ha filändelsen _q.xml. Vill man att även andra användare skall ha tillgång till detta set av frågor kan man ge dessa användare tillgång till filen/filerna man skapat och lägga in den lokalt på deras dator i samma mapp. Det vill säga under Mina dokument/gorep/selection.. Setet av mallar inkluderas nu automatiskt hos användaren i inloggningsvyn. Användarhandbok för Biztool Select 33

34 Skapa ett nytt set av frågor När du skapar en ny fråga kan du välja att antingen spara denna till det set av frågor som du jobbar med genom att välja Arkiv/Spara frågor eller så kan du välja att skapa ett helt nytt set av frågor genom att Välja Arkiv/Spara frågor som... För att skapa ett nytt set av frågor: 1. Skapa en fråga som skall ingå i det nya setet av frågor. Gå in på Arkiv/Spara frågor som 2. En dialogruta öppnas i vilken du får ange ett namn för det nya setet av frågor samt en beskrivning för densamma. Klicka på OK. En ny dialogruta öppnas i vilken du anger vad du vill att filen som innehåller dina frågor skall heta. Filen skall sparas under Mina dokument/gorep/selection.. Att distribuera nya frågor För att distribuera nya set av frågor till klienterna lägger du helt enkelt de filer som innehåller frågorna under Mina dokument/gorep/selection. på respektive klient. De nya seten av frågor dyker sedan upp nästa gång Biztool Select öppnas på respektive klient. Ha en central mapp med frågor Du kan välja att ha en central mapp på servern till vilken du distribuerar ut alla nya set av frågor för att slippa distribuera ut dessa till varje enskild klient. Detta kräver följande inställning på klienterna: 1. Välj Arkiv/Öppna frågor. En dialogruta öppnas: 2. Bredvid Filnamn finns en knapp med tre punkter. Klicka på denna och leta dig fram till den mapp dit du distribuerat set av frågor. 3. Klicka därefter på knappen Addera mapp. Biztool Select kommer då alltid att titta efter nya frågeset i denna mapp! Användarhandbok för Biztool Select 34

35 Radera central mapp med frågor För att radera en central mapp med frågor väljer du Arkiv/Öppna frågor. I dialogrutan som öppnas väljer du den mapp du vill radera ur rullgardinsmenyn längst upp och klickar på knappen Radera mapp. Användarhandbok för Biztool Select 35

36 Kapitel 5: Radera frågor Radera fråga För att radera en fråga, väljer du att i rutan Designpanel högerklicka på aktuell fråga och välja Radera. Radera alla frågor i ett set av frågor Vill du radera samtliga frågor i ett set av frågor. Gå in på Radera alla i menyn Frågor. En dialogruta öppnas där du får frågan om du verkligen är säker på att du vill radera alla frågor. Klicka på OK. Obs! Du kan inte ångra dig om du valt att radera alla frågor, var därför försiktig med denna funktion. Användarhandbok för Biztool Select 36

37 Kapitel 6: Utskrifter och exporter Ibland vill man skriva ut ett resultat för att jobba vidare med det på papper eller fortsätta jobba med det i Excel där man kan få olika uppgifter presenterat grafiskt, göra beräkningar m.m. Ibland vill man föra över ett resultat till Urvalet i SuperOffice. Med Biztool Select kan du enkelt göra allt detta. Skriv ut När du jobbat med en selektering och fått fram önskat resultat kan du skriva ut detta på tre sätt: 1. Klicka på ikonen Skriv ut 2. Högerklicka i resultatvyn och välj Skriv ut. 3. Välj Arkiv och Skriv ut Exportera till Excel Om du vill exportera en selektering till Excel kan du göra detta på tre olika sätt från Biztool Select. 1. Klicka på ikonen Export Excel 2. Högerklicka i resultatvyn och välj Exportera till Excel. 3. Välj Fråga i menyn och där Exportera till Excel. Användarhandbok för Biztool Select 37

38 Du kan nu välja att visa resultatet i Excel på olika sätt. 1. Välj Kalkylark så får du resultatet som ett vanligt kalkylark med rubrikerna på den översta raden. 2. Välj Pivottabell så får du ett tomt Pivotskal i Excel till vilket du kan dra och släppa fält. 3. Välj Diagram/Pivottabell så får du hjälp direkt i Biztool Select att designa upp så väl ett diagram som en pivottabell. Se exemplet nedan. Användarhandbok för Biztool Select 38

39 Obs! För att Excelkopplingen skall fungera krävs Excel 2000 eller XP. Tidigare versioner av Excel stöds inte. Exportera till Dynamisk Excel Om du har med datum i din fråga måste du byta ut datumfältet mot ett SQLdatumfält. Detta för att Excel inte förstår det sätt som SuperOffice registrerar datum i databasen. Gör så här: 1. Välj att visa tabellträdet 2. Högerklicka och välj SQL-Fält 3. Välj den tabell som du vill ta datumfältet ifrån. Du hittar här nu SQL-fält. Ta med dessa i frågan! Användarhandbok för Biztool Select 39

40 Exportera till Urval i SuperOffice Ibland vill man exportera en selektering till Urvalet i SuperOffice, till exempel för att därifrån göra ett utskick, skapa händelser eller något annat av allt det som kan göras under Urval. Du kan dels exportera information till ett nytt urval eller till ett redan existerande. För att kunna skapa ett urval i SuperOffice krävs det att frågan i Biztool Select har med Företag. Så här exporterar du en selektering till SuperOffice: 1. Gå in på menyalternativet Fråga och välj där att Exportera till SuperOffice. 2. En Pop-up ruta öppnas. Välj vilket namn du vill att urvalet skall få, vilken typ av urval det är och klicka på Nytt urval. Så här exporterar du en selektering till ett redan befintligt urval: 1. Gå in på menyalternativet Fråga och välj där att Exportera till SuperOffice. 2. En pop-up ruta öppnas. Klicka på knappen Visa urval. En lista över befintliga urval visas. Markera det urval du vill exportera till och klicka på Addera till. Exportera till fil Förutom att exportera resultat till Excel eller till SuperOffice kan du exportera till en fil. Exempelvis en tabbseparerad txt-fil. Denna typ av fil används ofta för att göra importer till olika system. För att göra detta välj Arkiv/Export. Ange ett filnamn och klicka på OK. Användarhandbok för Biztool Select 40

41 Kapitel 7: Tilläggsmoduler Generera poster I Biztool Select kan du generera poster i form av Aktiviteter, Försäljningar och Kontaktpersoner. Detta kan du göra både på ett enskilt företag och på ett helt Urval. Generera poster på alla företag i en selektering Om du t ex gör en selektering på vilka företag som inte har haft en aktivitet på sig de senaste 6 månaderna. Du kan sedan välja att generera en aktivitet på alla dessa företag. Det går även att generera poster i form av Företagsintressen, Kontaktpersoner och Försäljning. För att detta skall fungera måste frågan ha med fältet ID (Företag). Gör så här: 1. Välj menyalternativet Fråga och Generera Poster. Nedanstående dialog öppnas. Användarhandbok för Biztool Select 41

42 2. I rutan Valbara tabeller, dubbelklicka på det objekt du vill generera. T ex Företagsintresse. Dialogen ändrar då utseende. 3. Välj vad för Företagsintresse du vill generera. Om du vill generera detta för alla företag i din selektering klicka på Utför. Välj annars att markera de företag du vill generera poster för och klicka därefter på Utför. Användarhandbok för Biztool Select 42

43 Massuppdatera I Biztool Select kan du massuppdatera all information som finns i SuperOffice. Gör en selektering för att få fram de företag du vill massuppdatera. För att detta skall fungera måste frågan ha med ID fältet för den tabell du vill massuppdatera. T ex ID (företag) om du vill massuppdatera företagsinformation. Gör så här: 1. Välj menyn Fråga och Massuppdatera. Nedanstående dialog öppnas. 2. Markera den/de fält du vill uppdatera och fyll i vilket värde du vill uppdatera dom med. Om du vill massuppdatera alla företag i din selektering klicka på Utför. Välj annars att markera de företag du vill generera poster för och klicka därefter på Utför. Användarhandbok för Biztool Select 43

44 Kapitel 8: Övningsuppgifter Jobba med standardfrågor 1. Öppna frågan Aktiviteter genom att välja den i rullistan över frågor. Klicka på knappen Selektera och sök fram de aktiviteter som du har gjort under året och som är slutförda. Klicka på knappen Antal Rader för att se hur många aktiviteter det är. Återställ sedan frågan så att den visar all information igen. 2. Fortsätt jobba med frågan Aktiviteter och gör en selektering på alla kundmöten/besök (eller liknande aktivitetstyp) som gjorts den senaste månaden. Välj att sortera stigande på datum. 3. Välj lämplig fråga för registervård av databasen för att kunna se vilka företag som - Saknar kontaktperson - Saknar organisationsnummer? 4. Finns det några prospekts i databasen som inte har någon försäljning upplagd på sig? - Gå in på det företaget i SuperOffice (via genväg i Biztool Select) - Lägg upp en öppen försäljning i SuperOffice eller markera om företaget till annan kategori - Uppdatera frågan i Biztool Select 5. Ta fram en selektering över vilka affärer som är på gång under nästa månad och gör en sortering efter hur stor sannolikheten (Värdering %) är. 6. Finns det några kunder i databasen som inte har blivit kontaktade under de senaste 3, 6 eller 12 månaderna? - Gå in på en av dessa kunder och lägg upp ett telefonsamtal - Uppdatera frågan i Biztool Select 7. Gör en adresslista på alla företag vars postnummer böjar på 10. Användarhandbok för Biztool Select 44

45 Export av information till Excel och till SuperOffice 1. Öppna frågan Företag, adresslista och selektera fram alla företag med som uppfyller kriterierna: Kategori = Kund Ort = Stockholm Exportera till ett kalkylark i Excel 2. Öppna frågan Aktiviteter, selektera fram alla aktiviteter av typen Telefonsamtal. Vi vill nu presentera resultatet grafiskt och se vilka på ditt företag som ringer mest! Exportera till ett Statiskt Diagram/Pivottabell i Excel enligt: X-axel = Användare Y-axel = Aktivitetstyp Fält som ska summeras = Aktivitetstyp 3. Gör om fråga två men välj att göra en selektering över alla aktiviteter (Återställ fråga) och för över resultatet till Excel. Titta under de olika flikarna i Excel för att se vilken information du får ut! 4. Öppna frågan Försäljning Faktisk och selektera fram all försäljningar som gjorts under året. Exportera till ett Statiskt Diagram/Pivottabell i Excel enligt: X-axel = Användare Y-axel = blankt (välj inget) Fält som ska summeras = Belopp Gör denna export till Excel två gånger och välj ena gången att visa resultatet grafiskt och andra gången utan grafik. 5. Du vill se till att alla företag som inte har någon kontakt på sig framåt i tiden och inte heller någon 12 månader bakåt i tiden får en aktivitet upplagd på sig i SuperOffice. Öppna frågan Företag, ej kontaktade och välj rätt snapshot. Exportera till ett urval i SuperOffice med ett namn som du tycker är lämpligt Kontrollera att urvalet skapats i SuperOffice. Du skulle nu ha kunnat lägga upp aktiviteter för alla dessa företag. Användarhandbok för Biztool Select 45

46 Design av nya frågor 1. Du vill anpassa frågan Företag, Adresslista så att den även innehåller telefonnummer. - Öppna frågan Adresslista - Öppna designpanelen - Välj tabellen Företag - Lägg till fältet Telefonnummer - Uppdatera frågan och stäng designpanelen Ordna kolumnerna så att telefonnumret kommer efter fältet Land. - Högerklicka på ett fältnamn - Välj konfigurera kolumner - Dra och släpp ditt fält dit du vill ha det och tryck OK 2. Du vill designa en fråga där du kan selektera på några av de fält som finns under merfliken i SuperOffice. Klicka på ikonen för att Ny temporär fråga (frågan sparas ej). Du får då upp en tom resultatvy och Designpanelen öppnas. Välj tabellen företag och lägg till - ID Företag - Företagsnamn Välj tabellen Företag Mer 1 och lägg till ytterligare några fält (ditt val) Uppdatera frågan eller stäng designpanelen. 3. Nu till den sista och svåraste uppgiften! Vi ska prova att lägga till några urvalskriterier och snapshots i en fråga. Börja med att skapa en enkel temporär fråga som innehåller fälten: - ID Företag - Företagsnamn - Postadress - Postnummer - Ort Vi har nu skapat en fråga som visar alla de postadresser som finns i databasen. Till denna fråga vill vi skapa snapshots för att enkelt kunna se vilka företag som har sitt säte i Göteborg och vilka som har sitt säte i Stockholm. Öppna designpanelen (om denna inte redan är öppen) Markera tabellen Adress Ovanför fältnamnen hittar du texten Visa urvalsfält. Klicka där och en dialogruta öppnas. Välj namn på Snapshot Göteborg och klicka på Nytt Snapshot Välj Ort = Göteborg och lägg till urva Gör samma sak för Stockholm Uppdatera frågan eller stäng designpanelen. Du har nu gjort är några enkla snapshots! Användarhandbok för Biztool Select 46

47 Extra övningsuppgifter Aktiviteter från idag och 3 mån bakåt Företag som saknar organisationsnummer Företag inom vissa branscher (gör snapshots!) Företag där något fält under merfliken inte får vara blankt Användarhandbok för Biztool Select 47

48 Anteckningar Användarhandbok för Biztool Select 48