Globalt Redigerings- och InformationsPlaneringsSystem

Transkript

1 Globalt Redigerings- och InformationsPlaneringsSystem

2 Flerspråkig informationshantering med SGML Idén GRIPS Informationsförvaltning att få kontroll över företagets informationsflöde är GRIPS mål. GRIPS är ett omfattande koncept som griper in i alla steg inom informationsbehandlingen från författandet till publicering i ett användarvänligt system som garanterar kontinuitet. GRIPS använder SGML, en ISO-standard som beskriver ett tillverkaroberoende sätt att märka upp information. SGML i sig innehåller dock inga uppgifter om hur information ska hanteras eller struktureras. GRIPS är det första systemet där informationen organiseras och struktureras på ett korrekt sätt så att du kan koncentrera dig på det tekniska innehållet. SGML ger informationen dess formella ram, medan en struktur, eller informationsmatris, i en SQL-databas skapar en arbetsstruktur på högre nivå. Information är varje företags nyckeltillgång. När allt kommer till kritan är information basen för alla affärsprocesser, tekniskt och kommersiellt kunnande, och den know-how som krävs för att kunna producera reparera, underhålla, serva och använda produkter. En del av denna information hittar så småningom vägen till olika publikationer. En stor del av informationen används av flera olika användare inom företaget och finns därför på lika många nivåer. Normalt gör detta uppdateringar till något av en mardröm. GRIPS löser dessa frågeställningar.

3 GRIPS informationsmatris som en kunskapsbas Deltaprincipen GRIPS kan analysera PPS/CAE/CAD- och PDM-data, automatiskt känna igen ändringar och dessutom påpeka behovet av uppdatering för användaren. Det innebär att endast informationen som har ändrats behöver uppdateras. Den information som inte har ändrats används automatiskt i dokumentationen av nya produkter eller produktvarianter. Befria dig från dokumenten GRIPS hanterar produktinformation som sedan kan publiceras i olika former, utan att sitta fast i något enskilt dokumentformat. Strukturering av information börjar med en analys av företagets existerande produktinformation. Informationen klassificeras som produkter, deras komponenter och varianter, samt informationstyper. Analysen matas in i den av STAR utvecklade informationsmatrisen. Då skapas en informationsstruktur i vilken varje informationsdel lagras endast en gång vilket förhindrar redundans. Strukturen har en transparent uppbyggnad som gör olika informationsdelar enkla att hitta och återanvända. Informationsenheter (IE) definieras av en informationsmatris. Informationsenheterna hanteras i en relationsdatabas, och tack vare informationsmatrisen blir hanteringen både användarvänlig och enkel. Informationens inre förhållanden definieras med unika matrisadresser, vilket gör att du slipper underhålla korsreferenser manuellt. SGML strukturerar dokument med hjälp av en DTD (Document Type Definition) som endast beskriver strukturen för en enda dokumenttyp. Om du bara använder SGML är det därför omöjligt att lagra information utan redundans. Stora dokument kräver så komplicerade DTD:er att de blir praktiskt taget oanvändbara. Varför är det då så bra att hantera information som inte är beroende av något dokumentformat? Många användare kan då få tillgång till mycket information. Till reparationshandböcker, kursmaterial och monteringsanvisningar behövs till exempel monteringsanvisningar och information om åtdragningsmoment och specialverktyg. Om sådan information sitter fast i ett dokument måste den kopieras till varje dokument som ska uppdateras en mycket tidsödande process. Därför har GRIPS övergett fixeringen vid ett specifikt dokumentformat och tillhandahåller informationshantering utan redundans i en matris som strukturerats efter sitt innehåll. De olika typerna av information får en egen intern struktur med hjälp av en ITD (Information Type Definition).

4 De olika ITD:erna länkas sedan ihop via informationsmatrisen. GRIPS har därför kapacitet att publicera mycket avancerade dokument. Den vanlige användaren ser aldrig hela systemet, utan bara den relativt enkla informationsenheten och dess struktur. Skapa en bok eller dokumentation genom att extrahera data från den sammanlagda datamängden. Informationsmatrisen är GRIPS. Gränssnittet visas och styrs via informationsnavigatorn. Navigera i informationsmatrisen Kommentarer om GRIPS Vi funderade länge på hur vi skulle hitta den perfekta miljön för originalskrivning. Vi visste mycket väl vad vi ville ha, men vi hade svårt att hitta en lösning. När vi fick se GRIPS visste vi på en gång att det var det här vi hade letat efter! Informationen blir lättnavigerad, lättöverskådlig och kan ses från flera synvinklar. Navigatorn fungerar också som styrinstrument om du klickar på en eller flera rutor (varje ruta är en informationsenhet) öppnas till exempel SGML-editorn. Informationsmatrisen är också ett utmärkt övervakningsverktyg för projektledare. Tack vare färgmarkeringar och ikoner som går att konfigurera är det enkelt för projektledaren att på bara ett ögonblick bilda sig en uppfattning om status för de olika projekten: Vad återstår att redigera. Vad är färdigt? Vilken översättning pågår? Vad finns kvar att översätta? GRIPS ger alltid klara besked!

5 Hittar rätt snabbt GRIPS kan hantera enorma mängder information, men ändå tar det bara några få sekunder att hitta varje informationsdel. Den integrerade fulltextsökningen kan finjusteras med olika parametrar användaren kan själv välja mellan detaljerade sökvägar eller en fullständig överblick. Du kan även surfa mellan de automatiska informationslänkarna på valfritt språk. Du kan till exempel ta reda på hur ofta och var en viss bild används och om det finns varianter av den. Allt du behöver göra är att klicka några gånger och vips så har du besparat dig besväret att skapa en ny bild. En helt ny dimension GRIPS använder flera informationsaxlar, som alla i sin tur kan klassificeras i ett godtyckligt antal hierarkiska nivåer. Normalt räcker det med fyra axlar: typer av information, maskinvarukonfiguration (moduler), maskinvaruvarianter och språk. Eftersom bildskärmen är ett tvådimesionellt medium går det bara att visa två axlar som text samtidigt. Med navigeringskuben råder det inga tvivel om vilka axlar du flyttar. Klickar du på navigeringskubens kanter eller ytor ändras vyn på några få sekunder. Korskopplingar All information som hör ihop på något sätt är sammankopplad i matrisen. En komponent har ofta en mängd olika typer av information kopplad till sig: reservdelar, reparationsanvisningar, reparationstider, diagnostik, programmering, underhåll, drift, verktyg, tekniska data med mera. All information är ihoplänkad på det vågräta planet, vilket möjliggör alla typer av lateral förflyttning inom planet. Förr fanns olika informationsdelar i en rad olika böcker som alla måste läsas igenom och synkroniseras med mycket möda och stort besvär. Versionshantering Varje gång en informationsenhet ändras sparar GRIPS automatiskt den gamla informationen och datummärker den. Det går därför alltid att återskapa bortredigerad information, oavsett hur länge sedan det var sedan den togs bort. Informationens status kan alltid nås och tidigare versioner av information, eller publikationer, granskas. Detta fungerar även i en flerspråkig miljö, där alla de olika målspråken hanteras tillsammans. Avancerade strukturer och ämnen presenteras på ett extremt användarvänligt sätt. Kommentarer om GRIPS Liksom vår produktion finns våra dokumentationsavdelningar utspridda över hela världen. De arbetar alla med samma datamängd. GRIPS är den enda lösningen vi känner till som klarar det utan problem.

6 Versionskontroll En stor del av överskottsinformationen i ett konventionellt dokumenthanteringssystem beror på maskinvaruversioner och utvecklingsstadier. Dokumentationen av dessa förbises ofta på grund av den stora arbetsmängden. GRIPS sköter versionskontrollen via en av informationsaxlarna och säkerställer att den information som är gemensam för de olika versionerna av en produkt bara finns i ett exemplar, som används av alla varianterna. Användaren kan ange vilka produkter eller landsversioner ett visst informationselement avser. Om avsikten är att skriva ut en publikation från GRIPS-databasen kan man vid varje tillfälle bestämma om informationen för alla varianter eller språkversioner ska publiceras. Integrerad SGML-editor Kommentarer om GRIPS Förr tog det ett halvår att få ut en reservdelskatalog efter att produkten hade lanserats. Nu klarar vi det på en vecka efter utvecklingens slut inklusive versioner översatta till andra språk. Ett redigeringsprograms främsta uppgift är att arbeta med innehåll. I själva verket används de till stor del för att arbeta med layout och nya dokumentstrukturer. Till skillnad från andra redigeringsprogram hjälper GRIPS:s SGML-editor användaren att hitta i angivna strukturer genom stegvis guidning. Färgmarkeringarna gör det enkelt att se hur strukturerna hör ihop.

7 Med hjälp av ett sammanhangsberoende hjälpsystem för SGML-märkningen kan du när som helst få instruktioner om hur du ska gå tillväga. Editorn kan konfigureras för olika typer av arbete. Du kan till exempel välja ett textflöde eller en tabell. GRIPS:s egen SGMLeditor har utformats så att du alltid har tillgång till redigeringsfunktionerna utan att behöva förvirras av en massa onödiga funktioner. GRIPS förenklar även översättningsarbetet. Det öppna översättningsgränssnittet förbereder översättningar till de olika språken så att åt de kan utföras på ett decentraliserat sätt med hjälp av översättningsprogram som till exempel TRANSIT. Gränssnittet möjliggör även integrering av översättningen i ett arbetsflöde. Med hjälp av navigatorn kan projektledaren när som helst se översättningsprojektets status. På så sätt kan man spara tid genom att både översätta och redigera samtidigt. Arbetet blir mycket mer effektivt om det är enkelt för användarna att använda verktyget. SGML-editor från tredje part kan integreras som tillval tack vare ett öppet gränssnitt. Flerspråkigt system En av informationsaxlarna i GRIPS har till uppgift att identifiera och hantera de olika språken. Systemet är alltså flerspråkigt: de olika språkversionerna hanteras gemensamt i en enhetlig datastruktur. Du kan när som helst byta mellan de olika språkversionerna. GRIPS använder en enhetlig teckenkodning för alla språk: ISO-standarden UNICODE (ISO 10646). Förutom de vanligaste väst- och östeuropeiska språken har GRIPS därför även stöd för asiatiska språk som japanska, kinesiska, koreanska och thai. GRIPS klarar även att återge informationen på valfritt språk i en form som kan visas på skärmen eller skrivas ut på papper. Hanterar arbetsflöden Projektledaren kan tilldela vissa uppgifter och ansvarsområden till enskilda projekt. Informationsnavigatorn tilldelar sedan arbetsuppgifter till enskilda användare och skickar jobbet vidare till nästa användare. Projektledarna har en heltäckande överblick, vilket gör att de när som helst kan se status för varje projekt. Decentraliserad bearbetning av delprocesser till exempel grafikredigering eller översättning hanteras med hjälp av olika gränssnitt som är speciellt avsedda för uppgiften. Kommentarer om GRIPS Vi satte ihop en CD-ROM på prov till våra kolleger i USA. Det gick över förväntan de blev stormförtjusta! CDskivan skapades med hjälp av SPIDER, ett undersystem till GRIPS. Nu ska vi distribuera CD-skivan över hela världen.

8 Teamwork Centraliserat eller decentraliserat GRIPS är gjort för teamwork! GRIPS är perfekt för stora arbetsgrupper. Varje användare kan se vad kollegerna har skrivit och återanvända informationen i sitt eget arbete. Med GRIPS behöver man inte ens sitta på samma avdelning för att jobba i samma projekt. Alla arbetar ändå med samma datamängd och den är alltid aktuell. Antalet användare är i princip obegränsat det är ditt nätverk som sätter gränserna. GRIPS återanvänder befintlig information på ett praktiskt och automatiserat sätt utan att skapa redundans. Multimedia Publicerar du data i elektronisk form (CD- ROM eller webbsida) kan du även använda multimedia. Sådan produktinformation får en helt annan tyngd. GRIPS hanterar: alla vanliga grafikformat ljud videosekvenser animationer

9 Återanvändning av befintligt material Din organisation har säkert redan mängder av värdefull information som kan användas till produktinformation. GRIPS tillhandahåller gränssnitt till andra system (t.ex. produktionsplaneringssystem, logistikdatabaser, reservdelsdatabaser, CAE, CAD etc.) så att du slipper kopiera all information. Detta sker via direkt-, API- eller filgränssnitten. På så sätt kan du automatiskt styra hur informationen uppdateras av GRIPS. Det går dock även att importera befintlig produktinformation i filformaten SGML och XML. Importen av ärvda data sköts av en särskild process. Publicering på alla medier GRIPS publicerar information på papper, CD- ROM, webbsidor eller andra aktuella medier. Utskriftsmedia Med GRIPS tillhör layoutarbete (DTP) snart det förgångna. Du behöver inte längre formge dokument för något enskilt språk. Beroende på utmatningsformen och/eller projektet kan du använda formatmallar som gör det möjligt att mata ut samma information på olika sätt eller i olika kombinationer helt utan någon manuell formgivning. Du kan direkt skriva ut informationen i svartvitt eller färg på en skrivare. Önskas färgtryck av hög kvalitet kan GRIPS framställa PostScript- eller PDF-filer i hög uppplösning, som sedan kan färgsepareras av moderna rippnings- och framkallningsenheter. SPIDER teknik för elektroniska medier Med hjälp av SPIDER-teknik även den utvecklad av STAR kan du framställa intelligenta CD-ROM-skivor. Du behöver bara klicka på en knapp så förbereder GRIPS data för CD-skivan helt automatiskt. GRIPS bygger på STAR:s långa erfarenhet av teknisk information samt modern teknikstandard.

10 Du navigerar i och visar sedan data med hjälp av SPIDER-tekniken. SPIDER hanterar alla vanliga multimedia-format, till exempel video, animationer, ljud med mera. Navigeringen och frågeställningen sköts med hjälp av länkarna i informationsmatrisen. Det unika med en sådan CD-skiva är att den endast lagrar ren strukturead information och ingen layout. Därmed bevarar man matrisstrukturens och SGML-märkningens intelligens, samtidigt som man kan tillhandahålla aldrig tidigare skådade användarfunktioner. Tack vare en mycket kraftfull layoutgenerator går det snabbt att visualisera data. Om du använder en CD-ROM skapad med hjälp av SPIDER har du alltid snabbaste möjliga åtkomst till informationen när du behöver den oavsett språk. Publicering på webben med SPIDER Vill du strömlinjeforma produktionen och spara pengar på produktinformation? Är du intresserad av SGML? Kontakta oss för mer information och kostnadsfri konsultation. SPIDER-tekniken har en speciell Internetutgång som gör att du kan publicera information från GRIPS, eller valda delar av matrisen, direkt på Internet. Navigeringen görs även här med hjälp av matrisaxlarna och via hyperlänkarna som skapas automatiskt av GRIPS. SGML XML HTML SGML är GRIPS:s standardmetod för att märka information. Dock använder GRIPS bara strukturer som är fullständigt kompatibla med XML. Förutsatt att du redan har en XML-kompatibel formatmall (XSL) kan du därmed alltid visa informationen i XML-format (t.ex. med Internet Explorer eller MS Word 2000*). HTML bygger på SGML. GRIPS klarar därför även att publicera data i HTML-format, såvida inte särskild vikt har lagts vid att bevara dataintelligensen.

11 GRIPS en strategi för Information Management GRIPS rätt strategi för Vi erbjuder grupplicenser (site license) för GRIPS med ett obegränsat antal användare. GRIPS är ett utmärkt verktyg för all informationshantering, inte bara för dokumentation. Information är idag många företags dyrbaraste ägodel, men ofta finns kunskapen bara i huvudet på enskilda anställda och går förlorad om någon slutar. GRIPS tillhandahåller en systematiskt uppbyggd kunskapsbas, med vilken du kan strukturera och lagra information om produkter, utvecklingen eller produktionen. Du väljer själv om du vill publicera informationen eller inte. På så sätt behåller du alltid informationen inom företaget. Ofta har man behov av en konfigurering som har anpassats efter en viss kund eller projekt för att kunna använda kundspecifika data och därmed uppnå högsta möjliga effektivitet. Av den anledningen tillhandahåller STAR dessa tjänster, framförallt anpassning, konfigurering, analys av befintlig produktinformation, utveckling av ITD:er och style sheet, tillsammans med all programvara, som en nyckelfärdig GRIPS-lösning. * Windows NT, MS Internet Explorer, MS Word 2000 och MS SQL Server är registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Framtidens lösning redan idag!

12 Europa STAR AG CH-8262 Ramsen Schweiz Tel: +41 (52) Fax: +41 (52) E-post: STAR translitera AB Kungsängsgatan 29 S Uppsala Sverige Tel: +46 (18) Fax: +46 (18) E-post: Andra kontor finns i La Chaux de Fonds och Weisslingen (Schweiz), Prag (Tjeckien), Helsinki (Finland), Paris och Strasbourg (Frankrike), i Böblingen och München (Tyskland), Budapest (Ungern), Alessandria (Italien), Amsterdam (Holland), Warszawa (Polen), St. Petersburg (Ryssland), Ljubljana (Slovenien), Barcelona och Málaga (Spanien), Uppsala (Sverige) och London (Storbritannien). Dessutom kontor i Kairo (Egypten) och São Paolo (Brasilien) USA STAR USA: Huvudkontor: 5001 Mayfield Road Lyndhurst, Ohio Tel: +1 (866) (Toll Free USA) Tel: +1 (216) Fax: +1 (216) E-post: lyndhurst@star-group.net Detroit: 477 South Main Street Plymouth, MI Tel: +1 (734) Fax: E-post: detroit@star-group.net Östkusten: 11 West Ormond Avenue Cherry Hill, NJ Tel: +1 (856) Fax: +1 (856) E-post: info@star-usa.net Asien STAR Japan Co. Ltd. Matsuda Bldg Shiba, Minato-ku Tokyo , Japan Tel: +81 (3) Fax: +81 (3) E-post: info@starjapan.co.jp Fler kontor i Shanghai och Beijing (Folkrepubliken Kina), Seoul (Korea), Bangkok (Thailand) och Jakarta (Indonesien). Software Translation Artwork Recording