Juridiska avdelningen Barbro Molander Reg.nr

Transkript

1 Juridiska avdelningen Barbro Molander Protokoll fört vid tillsynsbesök hos Högskolan Dalarna i Falun den 11 oktober 2000 Närvarande från Högskoleverket: Överdirektören Folke K. Larsson (närvarande vid det inledande sammanträdet) verksjuristen Barbro Molander (projektledare) verksjuristen Christian Sjöstrand verksjuristen Åsa Kullgren verksjuristen Caroline Cruz. Inledande sammanträde Besöket inleds med att företrädarna för Högskoleverket träffar rektorn Leif Borgert, prorektorn Catharina Andersson och administrative chefen Bengt Eriksson. Folke K. Larsson informerar om Högskoleverkets och särskilt juridiska avdelningens verksamhet. Barbro Molander berättar om syftet med Högskoleverkets tillsynsbesök på högskolor och hur detta besök kommer att genomföras. Leif Borgert redogör för högskolans verksamhet och organisation. Rektors kansli Barbro Molander och Caroline Cruz samtalar med registratorn Anette Lindgren. Följande ämnen diskuteras: Diarieföring och posthantering, utlämnande av allmänna handlingar, besöks- och telefontider och studentärenden. Barbro Molander samtalar senare med Bengt Eriksson om högskolans information och dokumentation av bisysslor. Högskolan har fr.o.m. den 1 augusti 2000 ett datoriserat diariesystem. Registrator berättar hur högskolans posthantering och diarieföring går till. Högskolans föreskrifter för diarieföring och posthantering gås igenom. Diarieföring och posthantering Högskolan har en registrator som för ett diarium i Campus Falun och en registrator som för ett diarium i Campus Borlänge. De har dock var för sig tillgång till båda diarierna d.v.s. de kan söka och även registrera handlingar åt varandra som kommit till fel campus. Förr var registratorn i Falun tvungen att, via telefon och postbefordran diarieföra de handlingar som inkom till Borlänge.

2 Sid 2 Handlingar till bl.a. utbildningsärenden och studentärenden registreras i Falun respektive Borlänge beroende på till viken ort handlingen hör. Handlingar som hör till vissa ärendegrupper har delats upp mellan diarierna. Fördelningen har i stort gjorts efter hur förvaltningen är organiserad. Eftersom t.ex. IT-controllern sitter i Borlänge registeras handlingar som rör dataavdelningen där. Postöppning förrättas av respektive campus registrator. Registratorn i Falun öppnar tillsammans med vaktmästaren inkommande post och tar ställning till vilka handlingar som skall diarieföras. Från och med den 1 januari 2001 skall flertalet ärenden ingå i det elektroniska diariet. Föreskrifter för diarieföring och posthantering Högskolan har den 1 augusti 2000 antagit föreskrifter för diarieföring och posthantering. Dokumentet redogör på ett bra sätt för tillämpliga bestämmelser för allmänna handlingar och deras utlämnande. Högskoleverket har dock några synpunkter på dokumentet och dess utformning. Högskolan kallar dokumentet för föreskrifter. Något bemyndigande att utfärda föreskrifter på området diarieföring och posthantering har inte högskolan. Dokumentet är i själva verket en information om de regler som gäller på området och hur de enligt högskolans mening bör tolkas. Högskoleverket anser därför att ordet föreskrifter skall tas bort som rubrik på dokumentet. Högskolan kan i stället förslagsvis kalla dokumentet för allmänna råd eller helt enkelt för information om diarieföring och posthantering. E-posthantering Alla handläggare har e-post adresser. I högskolans information att e-post som kommer direkt till handläggare och som skall diarieföras, vidarebefordras till registrator för registrering. Vid semester ansvarar handläggare själva för att deras personadresserade post inte blir liggande oöppnad i postfacken. Registrator uppger att personalen under bortovaro kan använda sig av en e-post funktion som upplyser e-postavsändaren om att den anställde t.ex. är på semester. Däremot finns inga rutiner för bevakning av kollegors e-post. JO har i ett beslut den 23 februari 1999, dnr uttalat att det åligger en myndighet att ha fungerande rutiner för att bevaka att skrivelser och meddelanden som inkommer via elektronisk post behandlas på ett adekvat sätt. Detsamma gäller om enskilda tjänstemän vid myndigheten har möjlighet att ta emot externa e- postmeddelanden. På samma sätt som gäller för vanliga pappersförsändelser som adresserats till handläggaren personligen bör det för e-post finnas ett system som ger arbetsgivaren möjlighet att vid den anställdes frånvaro ta del av inkomna handlingar. När det gäller vanliga försändelser sker detta vanligtvis med stöd av fullmakt, och ett sådant system kan också tillämpas när det gäller e-post.

3 Sid 3 Högskoleverket anser högskolan bör införa tydliga rutiner för hur e-post skall hanteras av de anställda och hur den bör bevakas vid frånvaro. Rutinerna bör framgå av högskolans skriftliga information. Sekretessbelagda handlingar Under rubriken Ärenden rörande personal anges att inkommande handlingar från Försäkringskassan som rör personalen inte diarieförs. De handlingar som är sekretessbelagda lägges i den anställdes s.k. sjukakt som är hemligstämplad. Även andra handlingar gällande anställda som är av känsligare natur som det i sekretesslagen finns stöd för att hemligstämpla förvaras i den sekretessbelagda akten. Av 15 kap. 1 sekretesslagen framgår att en ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar handlingar för vilka sekretess gäller. Högskoleverket konstaterar därför att högskolan måste se över sina rutiner för nämnda handlingar. Alla handlingar som omfattas av sekretess måste ovillkorligen vara registrerade. Diarieföring av Övriga beslut En pärm märkt Övriga beslut granskas. Besluten i pärmen för Övriga beslut innehåller endast handlingar med beslut utan hänvisning till de handlingar som utgör underlag för beslutet. Beslutsserien avser bl.a. beslut som fattats av rektor och förs i ett manuellt register. Det går emellertid inte att hänföra besluten till de övriga handlingar i ärendet eftersom dessa har diarieförts för sig i ett annat system. Detta innebär en inkonsekvens i ärendenas hantering. Det står myndigheterna fritt att föra speciella register, t.ex. för viss del av verksamheten eller för vissa typer av handlingar. I 15 kap 1 sekretesslagen (1980:100) ställs således i formellt hänseende inga krav på registreringen. Det kan många gånger vara fullt tillräckligt att erforderliga anteckningar om handlingarna görs t.ex. på omslaget till den akt där handlingarna förvaras, på ett dagboksblad eller i en liknande innehållsförteckning till akten (jfr JO 1991/92 s. 124). Oavsett vilken metod som tillämpas bör den användas konsekvent (JO 1995/96 s.485). Högskoleverket anser att det innebär en inkonsekvens i Övriga besluts hantering att ansökan och andra handlingar i ärendet diarieförs i ett system medan beslutet i samma ärende registreras i ett annat system. Registrator uppger att problemet dock kommer att upphöra den 1 januari 2001, då alla handlingar rörande Övriga beslut skall integreras i det centrala elektroniska diariet. Information till de anställda om diarieföring Högskolan informerar de anställda om vad som skall diarieföras via intranätet. Allt informationsmaterial ligger på högskolans intranät. Informationsmaterialet finns även i en pärm märkt Verksamhetsstyrning. Pärmen finns inne hos registratorn,

4 Sid 4 chefer och prefekter. Vidare meddelar sekreteraren för UF-nämnden via e-posten när det skett någon förändring och hänvisar då till intranätet. Nyanställd personal får gå en introduktionskurs där de blir informerade om bl.a. allmänna handlingars offentlighet. Högskoleverket konstaterar att högskolan använder flera olika informationskanaler för att nå personalen med information om diarieföring och posthanhtering. Rutinerna ser ut att fungera väl. Studentärenden Pärmar med studentärenden granskas. Handläggningstiderna för olika ärenden kontrolleras stickprovsvis. Ärenden om bl.a. tillgodoräknande och anstånd med studier fanns tidigare ordnade med löpnummer i pärmar som fanns hos något av de tre profilområdena. Den 1 januari 2000 började ärendena diarieföras i huvuddiariet. Sedan den 1 augusti i år är huvuddiariet elektroniskt. De ärenden om bl.a. tillgodoräknande och anstånd som är äldre än från den 1 januari 2000 och som fortfarande eventuellt är öppna kan inte sökas i huvuddiariet. Detta får konsekvenser för den årliga JK-förteckningen. Enligt verksförordningen skall högskolan senast den 1 mars varje år lämna Justitiekanslern (JK) en förteckning över de ärenden som kommit in till myndigheten före den 1 juli föregående år men som inte avgjorts vid årets utgång. Registrator uppger att hon skickat en förteckning över de ärenden som låg i centraldiariet. På grund av bl.a. högskolans olika register har det inte varit möjligt att ta fram en fullständig förteckning. Studentärendena t.ex. låg ju tidigare inte i det centrala diariet. Således vet inte registrator om det finns några studentärenden som borde ha varit med på JK-listan. Högskoleverket anser att detta förhållande har äventyrat studenternas rättssäkerhet. Samtidigt konstaterar verket att införandet av det nya elektroniska diariet och de nya rutinerna kommer att lösa problemet inför framtiden. I övrigt konstaterar Högskoleverket att handläggningstiderna för studentärenden om tillgodoräknande, utfärdande av examensbevis, studieuppehåll m.m. är föredömligt korta, ofta är ärendena handlagda på någon vecka. Service Telefon- och besökstider Högskolan har inga speciella telefontider. Dörrarna in till huvudbyggnaden i Falun hålls öppna mellan året runt. Receptionen har öppet fr.o.m. september t.o.m. april och fr.o.m. maj t.o.m. augusti. Klämdagar är undantagna men då finns registrator på plats.

5 Sid 5 I Borlänge är dörrarna till huvudbyggnaden öppna Vintertid är receptionen öppen och sommartid och Högskoleverket konstaterar att högskolan väl uppfyller kravet på serviceskyldighet vad gäller öppentider, besökstider och telefontider. Utlämnande av allmän handling Högskolans informationsmaterial ( föreskrifter ) om handlings utlämnande granskas. När handling inte lämnas ut Enligt 2 kap. 14 TF skall begäran om att ta del av allmän handling göras och prövas hos den myndighet som förvarar handlingen. Av 15 kap. 6 sekretesslagen framgår att det i första hand är den tjänsteman som svarar för handlingen som skall pröva en sådan begäran. Vägrar tjänstemannen att lämna ut handlingen skall han upplysa sökanden om rätten att få beslutet prövat av myndigheten. Vidare skall sökanden underrättas om att endast ett beslut av myndigheten kan överklagas till domstol. I högskolans information finns ingen information om hur en tjänsteman skall agera om han eller hon inte vill lämna ut en handling. Högskoleverket har i sin tillsynsverksamhet haft flera anmälningar mot olika högskolor där högskolan har vägrat att lämna ut handlingar utan att sökanden har underrättats om sina rättigheter. Högskoleverket anser att det i högskolans information till de anställda bör ingå en upplysning hur en tjänsteman skall förfara när han eller hon anser att en handling inte skall lämnas ut. I övrigt bedömer Högskoleverket att informationen är bra. Högskolans information om och dokumentation av bisysslor Barbro Molander samtalar med administartive chefen Bengt Eriksson. Högskolans information om bisysslor som finns i Personalhandboken granskas. Högskolorna skall på lämpligt sätt informera sina lärare om vilka bisysslor som inte är förenliga med 3 kap. 7 högskolelagen. En lärare är skyldig att hålla högskolan underrättad om de bisysslor han eller hon har och som har anknytning till anställningens ämnesområde. Högskolan skall dokumentera underrättelserna. Dokumentationen skall hållas så ordnad att det går att fortlöpande följa vilka bisysslor varje lärare har, se 4 kap högskoleförordningen (1993:100). Högskoleverket har inget att anmärka på hur högskolan uppfyller sin informationsskyldighet. Däremot har högskolan inget system för att dokumentera underrättelserna från lärarna. Detta bör åtgärdas.

6 Studerandeavdelningen Christian Sjöstrand och Åsa Kullgren träffar Niklas Hermansson (antagningsansvarig), Ninni Granit och Lisa Wulff (studieregister). Sid 6 Antagningsordning Högskolans antagningsordning diskuteras. Förutsättningarna för att antas på särskilda skäl återges inte på ett sätt som överensstämmer med Högskoleverkets föreskrifter (10 Högskoleverkets föreskrifter (1996:22) om grundläggande behörighet samt urval). Niklas Hermansson uppger att detta kommer att åtgärdas. När det i antagningsordningen hänvisas till Överklagandenämnden för högskolan som överklagandeinstans anges inte nämndens postadress utan Överklagandenämnden, Högskoleverket. Niklas Hermansson uppger att även detta kommer att åtgärdas. Kurskatalog I högskolans kurskatalog för våren 2001 anges (s. 25) under rubriken Att överklaga exempel på frågor som inte kan överklagas. I fyra punkter anges relativt detaljerat frågor som inte kan överklagas. Det kan vara lämpligt att i informationsmaterial uppge att vissa typer av beslut inte kan överklagas. Det är dock Överklagandenämnden för högskolan som skall bedöma om ett beslut faktiskt får överklagas. Det är därför olämpligt att i högskolans informationsmaterial alltför detaljerat bedöma vilka typer av beslut som inte får överklagas. Niklas Hermansson uppger dock att informationen i kurskatalogen kommer att ändras till kommande antagningar. I högskolans kurskatalog för hösten 2000 (s. 34) anges att man efter tre års studier vid programmet Bergsskoleingenjör diplomeras som Bergsskoleingenjör. Information om att man efter genomgången utbildning diplomeras kan uppfattas som om man får någon form av examen. Då det i examensordningen inte finns examen i form av bergsingenjör angiven får sådan examen inte avläggas inom grundläggande högskoleutbildning (6 kap. 4 högskoleförordningen). Niklas Hermansson uppger att den aktuella formulering i kurskatalogen kommer att ses över. Studieadministrativa föreskrifter I Högskolan Dalarnas studieadministrativa föreskrifter (beslutade ) anges, under rubriken Anstånd med att påbörja studierna, bl.a. att följande villkor måste vara uppfyllda för att anstånd skall beviljas: Den sökande kan inte själv råda över skälet till behovet av att söka anstånd Skälet skall ha uppstått efter anmälningstidens utgång Den sökande skall vara antagen i ordinarie antagningsomgång. Den som blivit antagen som reserv vid Högskolan Dalarna kan således inte beviljas anstånd.

7 Sid 7 Enligt 7 kap. 20 högskoleförordningen (1993:100, omtryck SFS 1998:1003) får en högskola, om det finns särskilda skäl, medge att den som är antagen till grundläggande högskoleutbildning vid högskolan får anstånd med att påbörja studierna. Bestämmelsen trädde i kraft den 1 januari Förutsättningarna för anstånd anges inte i bestämmelsen, utan regeringen bemyndigar Högskoleverket att meddela närmare föreskrifter om anstånd. Högskoleverket har meddelat sådana föreskrifter (HSVFS 1999:1). Universitet och högskolor har inte något bemyndigande att meddela föreskrifter på detta område. Högskolan Dalarna har därför inte haft rätt att besluta om de ovan återgivna reglerna om anstånd. Niklas Hermansson uppger att föreskrifterna kommer att ändras i denna del. De studieadministrativa föreskrifterna skall enligt högskolans delegationsordning beslutas av Utbildnings- och forskningsnämnden. Högskoleverket önskar därför ta del av nämndens beslut om ändring av föreskrifterna när beslutet har fattats. Högskoleverket vill i detta sammanhang påpeka att om högskolan anser att någon av Högskoleverkets föreskrifter är felaktiga, otydliga eller ofullständiga, bör verket informeras om högskolans uppfattning. Studieregister Enligt 1 kap. 4 förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor skall högskolan vid antagning till utbildning informera den sökande om att lämnade uppgifter liksom uppgifter om studier kommer att registreras. Informationen skall innehålla upplysning om att bestämmelser i registren finns i denna förordning samt om rätten att få registerutdrag. Enligt 2 kap. 1 samma förordning skall varje högskola föra ett studieregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. En god intern kontroll över registret skall upprätthållas. En beskrivning av hur registret förs skall finnas. Niklas Hermansson uppger att studenten informeras i kurskatalogen om att lämnade uppgifter kommer att registreras. Någon särskild beskrivning av hur registret förs finns inte, men detta kommer att åtgärdas Profilområdet Kultur och lärande Samtliga företrädare för Högskoleverket utom Folke K. Larsson träffar profilområdeschefen Andrew Casson, biträdande profilområdeschefen Edmund Knutas, ekonomiansvarige Per Thorell, sekreteraren Ragnhild Nilsson och kansliansvariga samordnaren Annika Elnäs. Andrew Casson presenterar profilområdets verksamhet. Barbro Molander informerar om Högskoleverkets verksamhet och syftet med besöket.

8 Sid 8 Pärmar med studentärenden, protokoll från Nämnden för Kultur och lärande samt utbildningsplaner- och kursplaner granskas. Stickprovsmässiga kontroller av handläggningstider görs. Handläggning av studentärenden Högskolan har som målsättning att inte ha längre handläggningstid än fyra veckor vid hantering av examensbevis. Vid en stickprovsmässig kontroll av utfärdade examensbevis inom profilområdet under året framkommer att denna tidsram hålls. Även en stickprovsmässig kontroll av beslut om tillgodoräknande och studieuppehåll visar på godtagbara handläggningstider. Högskoleverket konstaterar dock att skäl utelämnats i ett beslut avseende tillgodoräknande där utgången var avslag. Enligt 20 förvaltningslagen skall - med vissa undantag - beslut, varigenom myndigheten avgör ärende som avser myndighetsutövning mot någon enskild, innehålla de skäl som bestämt utgången för ärendet. Högskoleverket påpekar att den här typen av avslagsbeslut bör motiveras. Behörighetskrav Vid antagning till grundskollärarprogrammet med inriktning mot skolåren ingång geografi, har högskolan följande särskilda behörighetskrav: Standardbehörighet: G.1 exkl. matematik C. Enligt 7 kap. 9 högskoleförordningen meddelar Högskoleverket föreskrifter om vilken standardbehörighet som skall gälla för en utbildning som leder till yrkesexamen. Grundsskollärarprogrammet leder till yrkesexamen grundskollärarexamen. Högskoleverket har beslutat om föreskrifter om standardbehörigheter (HSVFS 1996:21). De standardbehörigheter som får väljas till utbildning som leder till grundskollärarexamen med inriktning mot undervisning i årskurserna 4-9 är G.2, G.3, G.5, G.9. Högskolan Dalarna har således valt en standardbehörighet som inte får väljas till den aktuella utbildningen. Med hänsyn till kommande förändringar vad gäller särskild behörighet för lärarutbildningar och då antagning till det aktuella programmet inte sker våren 2001, nöjer sig Högskoleverket med att uttala kritik mot Högskolan Dalarnas agerande. Verket har också noterat att högskolan framhållit att man numera har rutiner som skall säkerställa att felaktigheter av detta slag Utbildningsplaner och kursplaner Utbildningsplanerna för gymnasielärarprogrammet och grundskollärarprogrammen (inriktning mot undervisning i skolår 1-7 och 4-9) granskas. Utbildningsplanerna Enligt 6 kap. 9 högskoleförordningen skall i utbildningsplanen anges 1. de kurser som utbildningen omfattar,

9 2. den huvudsakliga uppläggningen av utbildningen, Sid 9 3. de krav på särskilda förkunskaper och andra villkor som gäller för att bli antagen till utbildningen. Av andra stycket samma bestämmelse framgår att i utbildningsplanen också skall anges de övriga föreskrifter som behövs. De kurser som utbildningen omfattar skall finnas upptagna i utbildningsplanen. I utbildningsplanen för gymnasielärarprogrammet finns en översiktlig genomgång av utbildningsprogrammets innehåll. Däremot anges inte de kurser som utbildningen omfattar. Varken i utbildningsplanen för gymnasielärarprogrammet eller grundskollärarprogrammet anges de krav på särskild behörighet i form av standardbehörighet som gäller för att bli antagen till utbildningen. Högskoleverket konstaterar att det enligt högskoleförordningen i utbildningsplanen skall anges vilka kurser som ingår i utbildningen och vilka förkunskapskrav som ställs för att bli antagen. I båda utbildningsplanerna står det att förutom allmän behörighet krävs särskild behörighet s.k. standardbehörighet. Verket erinrar om att benämningen allmän behörighet i lagstiftningen sedan den 1 december 1996 ändrats till grundläggande behörighet. Högskoleverket förutsätter att högskolan ser över utbildningsplanerna med anledning av vad som framkommit. Kursplaner En stickprovsmässig genomgång av kursplaner vid profilområde Kultur och lärande görs. Högskoleverket har inget att erinra mot innehållet i dessa kursplaner. Protokoll från Nämnden för Kultur och lärande Ett protokoll den 7 juni 2000 från Nämnden för Kultur och lärande granskas. För de närvarande ledamöterna anges endast namn och inte vilken befattning de har. Det går alltså bl.a. inte att se vem som är studentrepresentant eller lärare. Det finns regler i högskoleförordningen hur ett särskilt organ för utbildning och forskning skall vara sammansatt (3 kap. 7 högskoleförordningen). Högskoleverket anser att det av protokollet måste framgå vilka funktioner närvarande ledamöter har. I det granskade protokollet hänvisas till följande kursplaner. Dessa kursplaner finns dock inte bifogade protokollet. Andrew Casson uppger att rutinerna för protokollskrivande skall ses över.

10 Sid 10 Avslutande bedömning Högskoleverket konstaterar att det allmänna intrycket vid besöket är att Högskolan Dalarna fungerar väl från förvaltningsrättslig synpunkt och att servicen till studenterna och allmänheten är god. Det kan vidare konstateras att högskolan fortlöpande arbetar med sin förvaltningsrättsliga standard. Högskoleverket -som utgår från att högskolan i sitt fortsatta arbete beaktar de påpekanden som verket har gjort under sitt besök- kommer att följa upp högskolans åtgärder i de delar som behövs. Protokollet har satts upp av Barbro Molander, Caroline Cruz, Christian Sjöstrand och Åsa Kullgren. Justeras den Folke K. Larsson