Kommunstyrelsens organisations och personalutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 14

Transkript

1 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations och personalutskott Kommunstyrelsens organisations och personalutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 14 Tid och plats tisdagen den 9 juni 2015 kl i VKAB:s styrelserum Per Schöldberg ordförande Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Ledamöter Per Schöldberg (C) Tony Lundstedt (S) Lars Edqvist (MP) Catharina Winberg (M) Malin Lauber (S) Ersättare Camilla Albinsson (KD) Rose-Marie Holmqvist (S) Lennart Adell Kind (FP) Anna Gustbée (M) Martin Edberg (S) Tjänstemän Kommunchefen Förvaltningssekreteraren Måltidschefen Personal- och förhandlingschefen Upphandlingschefen 1 (2)

2 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations och personalutskott Förteckning över kommunstyrelsens organisationsoch personalutskotts ärenden den 9 juni Justering av protokoll 2. Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen 3. Information om det pågående uppdraget att införa tjänstelegitimation för anställda inom kommunen och de kommunalt helägda bolagen 4. Information om nuläget för måltidsorganisationen 5. Redovisning av statistik över sjukfrånvaro 6. Medarbetarenkät 2014 med handlingsplan för 2015 för kommunledningsförvaltningen 7. Uppdragsbeskrivning för politisk samordnare inom Växjö kommun 8. Avskrivning av uppdrag om att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling 9. Redovisning av uppdrag om deltagande i "Olympisk utmaning" inom High Performance Center 10. Redovisning av aktuella upphandlingar 11. Upphandling av drivmedel i bulk 12. Införande av upphandlingsklausul om allmänhetens insyn i kommunal verksamhet som utförs av privata utförare 13. Program för mål och uppföljning av privata utförare 14. Övrigt 2 (2)

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Tjänstelegitimation för anställda i Växjö kommun och de kommunalt ägda bolagen Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att succesivt införa tjänstelegitimation för anställda i Växjö kommun och de kommunalt ägda bolagen. 2. En återrapportering ska ske under våren Bakgrund Kraven på säkerhet och behörighetsskyddad information blir allt hårdare inom vård, omsorg och andra närliggande verksamheter. Ingen ska kunna komma åt information eller logga in i system utan att vara behörig till det. Detta är viktigt för att vårdtagare, klienter och patienter ska känna sig trygga och för att personal ska kunna lita på den information de får. En gemensam säkerhetslösning som SITHS behövs för att kunna uppfylla lagens krav på behörighetsskydd på ett smidigt och kostnadseffektivt sätt. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 3 december I dag finns det ca 500 personer, mest vårdpersonal, med SITHS-kort på omsorgsförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen. Åtkomsten till nationella kvalitetsregister för personal inom vård, omsorg och närliggande verksamheter samt arbete och välfärd har nu ett ökat behov för ett stort antal anställda. Växjö kommun har därför ett större antal anställda som inom det snaraste behöver förses med tjänstekort enligt SITHS-konceptet. SITHS-kortet kan bland annat användas till säker inloggning i olika ITsystem, som e-legitimation för både personliga och företagsspecifika 24(57)

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen ändamål typ inpasseringskontroll, utskriftshantering m.m. Vidare har kommunchefen redogjort för kostnader för införandet samt vilka förbättringar ur ett säkerhetsperspektiv kortet skulle innebära. 13 fortsättning Organisations- och personalutskottet har i 114/2014 föreslagit kommunstyrelsen besluta följande: 1. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att succesivt införa tjänstelegitimation för anställda i Växjö kommun och de kommunalt ägda bolagen. 2. En återrapportering ska ske under våren (57)

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Beslutet skickas till För åtgärd Kommunchefen (säkerhetschefen) 26(57)

6 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro. Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se

7 2,7 Totalt antal sjukdagar/snittanställd 2,6 2,5 2,4 2,43 2,3 2,2 2,1 2 1,9 1,8 1,7 1,6 1,5 1,4 1,3 1,2 1,1 1 0,9 2,29 2,20 2,25 2,07 2,06 2,05 1,82 1,6 1,56 1,50 1,50 1,47 1,44 1,40 1,35 1,36 1,32 2,03 2,06 1,92 1,95 1,75 1,37 1,38 1,23 1,24 1,25 1,23 1,97 1,79 1,14 1,16 1,11 1,81 1,70 1,04 0,97 0,93 1,92 1,72 1,21 1,01 2,11 2,13 2,06 2,06 1,90 1,93 1,87 1,89 1,66 1,63 1,60 1,56 1,36 1,38 1,37 1,28 1,28 1,23 1,25 1, ,

8 Sjukdagar/snittanställda 2,80 2,60 2,40 2,20 2,00 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 AoV Gym Klf KoF MoH Oms SoB Sbk Tek Utb Totalt LM 0,40 0,20 0,

9 2,20 Sjukdagar/snittanställda 2,17 2,00 1,94 1,80 1,60 1,67 1,68 1,77 1,75 1,68 1,60 1,86 1,49 1,51 1,40 1,20 1,26 1,32 1,26 1,20 1,26 1,35 1,32 Kvinnor Män 1,11 1,09 1,12 1,00 0,91 0,88 0,80 0,78 0,75 0,77 0,60 0,

10 Korttidssjukfrånvaro (antal personer) (> = 6 sjukfall / 12 mån) Förvaltning 1305 % 1306 % 1311 % 1312 % 1401 % 1402 % 1403 % 1404 % 1405 % Arbete och välfärd 34 7,1% 38 8,0% 38 7,8% 40 8,2% 39 8,0% 41 8,5% 41 8,5% 34 6,9% 42 10,2% Gymnasie 10 2,1% 12 2,5% 13 2,7% Kommunledning 11 4,8% 14 6,0% 18 7,6% 19 7,6% 36 6,6% 32 5,7% 30 5,3% 27 4,8% 27 4,8% Kultur och fritid 3 2,6% 6 5,5% 11 9,9% 9 8,1% 7 6,3% 7 6,3% 8 7,0% 10 8,9% 10 8,9% Miljö och hälso 1 3,8% 1 3,8% 1 3,6% 1 3,6% 1 3,6% 1 3,8% 1 3,8% 1 3,8% 2 8,3% Omsorg 207 8,1% 208 8,1% 235 9,2% 224 8,8% 215 8,7% 206 8,5% 211 8,7% 222 9,0% ,0% Skola och barnomsorg 138 5,2% 146 5,5% 145 5,4% Stadsbyggnad 1 2,3% 2 4,6% 1 2,2% 1 2,5% 0 0,0% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% Tekniska 10 3,8% 11 4,1% 10 3,9% 9 3,5% 7 2,8% 8 3,2% 8 3,2% 7 2,7% 9 3,8% Utbildningsförvaltningen 151 4,7% 132 4,4% 125 4,3% 139 4,6% 149 4,9% 139 5,6% Totalsumma ,30% 451 6,43% 454 7,53% Korttidsfrånvaron visar samtliga månadanställda i Växjö kommun.

11 Långtidssjukfrånvaro (antal personer) 60 dagar eller mer År Förvaltning Mar % Apr % Maj % Sep % Dec % Jan % Feb % Mars % April % Arbete och välfärd 16 3,30% 16 3,30% 13 2,70% 11 2,30% 13 2,70% 11 2,30% 15 3,10% 18 3,67% 15 3,05% Gymnasie 15 3,10% 15 3,20% 13 2,70% 10 2,30% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Kommunledning 3 1,20% 5 2,20% 6 2,50% 4 1,70% 16 2,90% 18 3,22% 21 3,74% 18 3,18% 20 3,49% Kultur och fritid 2 1,70% 2 1,70% 3 2,70% 3 2,60% 4 3,60% 5 4,50% 5 4,50% 3 2,68% 2 1,74% Miljö och hälso 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Omsorg 126 5,00% 122 4,80% 116 4,50% 130 5,10% 134 5,40% 138 5,67% 148 6,07% 141 5,73% 147 5,98% Skola och barnomsorg 89 3,30% 90 3,40% 79 2,90% 79 2,90% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Stadsbyggnad 2 4,50% 2 4,60% 2 4,60% 2 4,60% 2 5,00% 1 2,50% 1 2,50% 1 2,50% 0 0,00% Tekniska 8 3,10% 6 2,20% 6 2,20% 9 3,30% 7 2,80% 6 2,37% 6 2,37% 6 2,37% 7 267,00% Utbildning 123 4,10% 108 3,70% 117 3,85% 118 3,87% 127 4,15% Totalt ,20% 313 4,49% 305 4,35% 318 4,52%

12 ÄRENDE Dnr Berit Nodmar personalspecialist Tel Kommunstyrelsen organisationsoch personalutskott Handlingsplan utifrån medarbetarenkät 2014 för kommunledningsförvaltningen. Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Växjö kommun genomför från och med 2013 en medarbetarenkät varje år. Medarbetarenkäten är ett verktyg för att utveckla arbetsmiljön och verksamheten samt en uppföljning av personalpolicyn. Resultatet ger svar på vad som fungerar bra idag och inom vilka arbetsmiljöområden vi behöver bli bättre. Förvaltningschefen har tillsammans med ledningsgruppen ansvaret för förvaltningens handlingsplan. Handlingsplanen på förvaltningsnivå är en komplettering av den kommunövergripande handlingsplanen och samverkas i den förvaltningsövergripande samverkansgruppen. Handlingsplanen är samverkad i kommunledningsförvaltningens samverkansgrupp den 25 mars Monica Skagne kommunchef Michael Färdigh personal- och förhandlingschef Kommunledningsförvaltningen PERSONALKONTORET 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västergatan 15 Tel Mobil Fax Org.nr Bg E-post berit.nodmar@vaxjo.se

13 Medarbetarenkät 2014 Handlingsplan för förvaltningen 2015 Förvaltning: Kommunledningsförvaltningen Chef: Ove Dahl HME: 78 Vad är vi bra på Ange enskild fråga eller område som fungerar bra Reflektera kring varför dessa områden är välfungerande och om det arbetssättet kan användas i fler sammanhang. Mitt arbete känns meningsfullt. Värde: 4,3 Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete och visar förtroende för mig som medarbetare. Värde: 4,3 Medarbetarna trivs och känner att arbetet man uträttar är efterfrågat och viktigt i kommunen. Visar på ett generellt gott ledarskap. Medarbetaren vet vad som förväntas och har god dialog med chefen. Vad ska vi utveckla Välj enskild fråga eller område som ska utvecklas Mål Aktiviteter/åtgärder Ansvarsfördelning Utvärdering Ett hållbart arbetsliv/frågor om stress och återhämtning Värde: 3,4 Minska den negativa stressen 1. Fortsatt arbete med insatser för att förbättra möteskulturen, ta fram mötespolicy samt hitta metoder för att jobba med tidplanering. 1. Förvaltningschef och Personalkontor 1. Vid nästa enkättillfälle. 2. Arbeta för ett gemensamt professionellt förhållningssätt när nya större uppdrag ges som är utöver ordinarie verksamhet och utveckla samverkan mellan kontor och enheter. 2. Kommunchef/ledningsgrupp 2. Vid enkäten Stäms av i ledningsgrupp under hösten -15 och våren Utveckla stöd till chefer för att arbeta med stressfrågan. I enlighet med kommunövergripande handlingsplanen. 3. Se kommunövergripande handlingsplanen. 3. Se kommunövergripande handlingsplanen. Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt. Värde: 3,7 Förbättra arbetsplatsernas måluppföljning. Se kommunövergripande handlingsplanen. Se kommunövergripande handlingsplanen. Se kommunövergripande handlingsplanen. Jag tycker att arbetsplatsträffen fungerar bra. Värde: 3,8 Få bra arbetsplatsträffar med delaktighet och bra dialog om verksamheten och dess utveckling. Se kommunövergripande handlingsplanen. Handlingsplanen samverkas i förvaltningens samverkansgrupp och information ges till kommunstyrelsen senast den 30 april Se kommunövergripande handlingsplanen. Se kommunövergripande handlingsplanen.

14 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Uppdragsbeskrivning för politisk samordnare inom Växjö kommun Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner följande uppdragsbeskrivning för uppdraget som politisk samordnare för grupperingar i fullmäktige med mer än 21 mandat: Den politiska samordnaren ska arbeta för att underlätta beslutsfattande för förtroendevalda inom den gruppering som samordnaren företräder. Samordnarna ska bistå de förtroendevalda med beslutsunderlag, vara del i opinionsbildande, stödja gruppledarna med politisk samordning samt administrativt stöd till de egna förtroendevalda. 2. Organisations- och personalutskottet föreslår att beskrivningen skrivs in i förslag till Arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda nästa gång dokumentet revideras. Bakgrund Växjö kommunfullmäktige beslutade genom 261/2014 att tillsätta ett uppdrag som politisk samordnare för grupperingar i fullmäktige med mer än 21 mandat. Uppdraget regleras av Arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda, till vilket organisations- och personalutskottet äger rätten att tolka och utforma tillämpningar. Ärendet En uppdragsbeskrivning har tagits fram utifrån beskrivningar för likartade politiska uppdrag i Växjö kommuns jämförelsekommuner. Ärendet har beretts politiskt där samtliga berörda partiers gruppledare har fått möjligheten att lämna synpunkter på förslaget. Den politiska beredningen har inga synpunkter på uppdragsbeskrivningen. Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se 1 (2)

15 ÄRENDE Dnr KS Kommunledningsförvaltningen föreslår att följande uppdragsbeskrivning godkänns av organisations- och personalutskottet: Den politiska samordnaren ska arbeta för att underlätta beslutsfattande för förtroendevalda inom den gruppering som samordnaren företräder. Samordnarna ska bistå de förtroendevalda med beslutsunderlag, vara del i opinionsbildande, stödja gruppledarna med politisk samordning samt administrativt stöd till de egna förtroendevalda. För att beskrivningen ska vara enkel att ta del av anser kommunledningsförvaltningen att utskottet bör föreslå att uppdragsbeskrivningen skrivs in vid nästa revidering av det styrande dokumentet Arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunchefen (Personal- och förhandlingschefen) För kännedom De politiska samordnarna Kommunkansliet Monica Skagne kommunchef Carina Elmefall kanslichef 2 (2)

16 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsen Avskrivning av uppdrag om att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling Förslag till beslut Kommunstyrelsen avskriver uppdraget. Bakgrund Kommunfullmäktige har via 219/2013 besvarat en motion av Nils Franssons (FP) om att genom ungdomsavtal skapa möjligheter för unga att ta sig in på arbetsmarknaden. Fullmäktige uppdrog åt kommunstyrelsen att bevaka frågan i enlighet med motionärens intentioner. När uppdraget redovisades beslutade kommunstyrelsen att uppdra åt kommunchefen att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade genom 257/2014 att hos regeringen ansöka om att bli försöksverksamhet inom området lokal arbetsmarknadspolitik. Bedömningen var att Växjö kommun kan bidra till att utveckla nya och befintliga strukturer för att fler människor ska komma i arbete samt förkorta etableringstiden för nyanlända. Den 5 mars 2015 avslog regeringen Växjö kommuns ansökan och uppdraget är därmed inte längre aktuellt. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att uppdraget avskrivs. Monika Skagne kommunchef Carina Elmefall kanslichef Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se 1 (1)

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Fel! Dokumentvariabel saknas KS Dnr Redovisning av uppdrag om att använda ungdomsavtal som ett av flera sätt att påskynda ungdomars tillträde till arbetsmarknaden Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen. 2. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling. Bakgrund Kommunfullmäktige har i 219/2013 besvarat en motion av Nils Franssons (FP) om att genom ungdomsavtal skapa möjligheter för unga att ta sig in på arbetsmarknaden. Fullmäktige uppdrog åt kommunstyrelsen att bevaka frågan i enlighet med motionärens intentioner. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog i 441/2012 åt kommunchefen att bevaka frågan och beakta möjligheten att använda ungdomsavtal som ett av flera sätt att påskynda ungdomars tillträde till arbetsmarknaden. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för resultatet av uppdraget i en skrivelse från den 24 september Av skrivelsen framgår att Sveriges kommuner och landsting och Svenska kommunalarbetareförbundet har träffat kollektivavtal om arbetslivsintroduktionsanställningar samt utbildnings- och introduktionsanställning för unga mellan 19 och 25 år. Ur Växjös perspektiv har såväl omsorgsförvaltningen som Svenska kommunalarbetareförbundet uppgett att man inte har intresse av lokal tillämpning av avtalen. Fokus ligger istället på de möjligheter Vård- och omsorgscollege Kronoberg ger. Skrivelsen framhåller även att Svenska kommunalarbetareförbundet inte vill Justerandes sign Utdragsbestyrkande 28(51)

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Fel! Dokumentvariabel saknas ingå avtal om anställningar som ger sämre lönevillkor en de redan kollektivavtalade i Allmänna bestämmelser. 314 fortsättning Organisations- och personalutskottet har i 77 föreslagit att: 1. Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen. 2. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 29(51)

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Fel! Dokumentvariabel saknas Beslutet skickas till Kommunchefen (Personal- och förhandlingschefen) Justerandes sign Utdragsbestyrkande 30(51)

20 ÄRENDE Dnr KS/2013: Jörgen Gustavsson Blommendahl folkhälsosamordnare Tel Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Uppdrag till kommunchefen att titta på möjligheterna att delta i "Olympisk utmaning" inom High Performance Center Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet godkänner uppdragsredovisningen. Sammanfattning Olympisk utmaning är ett pågående hälsofrämjande projekt med 20 deltagare. Ett pilotprojekt avslutades i januari Målgruppen är anställda med ett stillasittande arbete eller ett arbete som är fysiskt krävande men med en stillasittande fritid och där deltagarna har en vilja att börja träna. Syftet med Olympisk Utmaning är att 1) bidra till att deltagarnas fysiska hälsa förbättras, 2) vara ett stöd för deltagare i olika nivåer (tränade och otränade) att röra sig mer 3) ha en positiv effekt för organisationen Målet är att samtliga deltagare fullföljer sitt deltagande i på ett aktivt sätt. Olympisk Utmaning bedöms som lämplig som kontinuerlig friskvårdssatsning. Olympisk Utmaning kan utvecklas genom att prioritera den specifika målgruppen, begränsa kostnaderna genom det ekonomiska upplägget och fortlöpande utvärdera arbetet Bakgrund Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott beslutade att titta på möjligheterna att delta i "Olympisk utmaning" inom High Performance Center. High Performance Center (HPC) har tillsammans med Sveriges Olympiska kommitté (SOK) tagit fram en friskvårdsprodukt som är avsedd att ge deltagarna ökad motivation till fysisk aktivitet samt ett kvitto på hur utförda PERSONALKONTORET Kommunledningsförvaltningen 1 (4) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västergatan 15 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg Hemsida E-post jorgen.gustavsson@vaxjo.se

21 ÄRENDE KS/2013: fysiska aktiviteter faktiskt förbättrar deras fysiska status. Det bedöms viktigt att få veta att ansträngningar som görs ger resultat, oavsett om man eliteller motions tränar. Vidare kan utmaningen erbjuda träningsprogram som är anpassade efter olika typer av yrkens specifika fysiska krav och behov. Denna aktivitet bidrar till att uppfylla ett av personalkontorets uppdrag som är fastslagna i verksamhetsplanen för att skapa verktyg för förbättrad hälsa. Den belyser att Växjö kommun som arbetsgivare är övertygad om att fysisk aktivitet är viktigt för att kroppen ska hålla ett helt liv, och indirekt ett helt yrkesliv. Aktiviteten bidrar också till att nå målen att ha friska medarbetare, behålla, och även försöka sänka sjukfrånvaron och att vidta tidiga åtgärder för att möta den tendens till ökad korttidsfrånvaro som noterats, preciserade i Växjö Kommuns budget för Målet med Olympisk utmaning är att samtliga deltagare i pilotprojektet fullföljer det på ett aktivt sätt och att samtliga också ökar sin fysiska kapacitet. På lång sikt önskar vi att projektet skall ge dem som deltar i utmaningen bättre hälsa. Med ökad kunskap om och bevis för hur olika typer av fysisk aktivitet påverkar hens hälsa i positiv riktning och på det sättet motivera till en livsstil som kontinuerligt innefattar en lämplig typ och mängd fysisk aktivitet. Bakgrunden till projektet är de senaste årens forskning som har visat att stillasittande är en oberoende riskfaktor för flera sjukdomar även bland dem som når upp till den rekommenderade fysiska aktivitetsnivån. För att motverka uppkomsten av övervikt är det exempelvis lika viktigt att minska den stillasittande tiden som att öka den fysiska aktivitetsnivån. Genomförande Projektet ägs av Växjö kommun, personalkontoret. Projektet startar med ett upptakts-/informationsmöte i samband med ett första testtillfälle. Ytterligare två testtillfällen ingår och genomförs efter 5 respektive 8 månader. Testerna består av fem mycket enkla test och kräver ingen som helst grundkondition. SOK:s utbildade testledare genomför testen som ingår i utmaningen i HPC:s lokaler. HPC tillhandahåller även omklädnings-/duschutrymmen. HPC sammanställer därefter resultaten och alla deltagare får en inloggning till en personlig sida med fysprofil, träningsprogram och möjlighet att se sin personliga utveckling. För att stödja deltagarna genomförs gemensamma träningstillfällen med ledare. Dessa tillfällen ska bidra till att ytterligare inspirera/locka till fysisk aktivitet och hjälp kan fås med att följa/visa de 2 (4)

22 ÄRENDE KS/2013: övningar som deltagarna har erhållit. I samband med dessa tillfällen får representant från personalkontoret möjlighet att redan under projektets gång följa upp hur projektet fortlöper, bidra till att hålla upp aktivitetsnivån och i möjligaste mån åtgärda eventuellt uppkomna problem inom projektet. Beroende på hur behovet av fler gemensamma träningstillfällen bedöms efter att de första två tillfällena har genomförts så tas beslut om eventuellt fler gemensamma träningstillfällen ska erbjudas under projektets gång. Riskanalys En risk som redan på planeringsstadiet av aktiviteten har diskuterats mycket, är risken med att aktiviteten inte når alla och eventuellt i flera fall når fel målgrupp och på så sätt ökar ojämställdhet och ojämlikhet i hälsa istället för tvärt om. Det finns också en risk att utvalda deltagare hoppar av innan projekttiden är slut. Att driva ett projekt hos en extern part är också en risk eftersom vi t ex inte har full insyn i deras ekonomiska ställning. Budget Den enskildes avgift för deltagande i Olympisk Utmaning 2015 är 800 kr (motsvarar summan för friskvårdsbidraget). Kostnaden för Växjö kommun är 2100 kr per deltagare för tre tester. Utöver denna kostnad tillkommer utgifter för tröjor och gemensamma träningstillfällen (ca 10 tillfällen). Samtliga aktiviteter i olympisk Utmaning ligger utanför arbetstid. Utvärdering Pilotprojektet 2014 visade att Olympisk Utmaning 4) bidrar till att deltagarnas fysiska hälsa förbättras, 5) är ett stöd för deltagarna i olika nivåerna, 6) är lämplig att implementera i organisationen Under 2014 genomfördes Olympisk utmaning som pilotprojekt med 16 deltagare. Olympisk utmaning pågår under 2015 med 20 deltagare under förändrade villkor efter pilotprojektet Fokus mot gruppen otränade deltagare, vilka mest förbättrade sin fysiska hälsa Den egna insatsen fastställdes till 800 kronor per deltagare Projektet inleds med introduktion där deltagarna får presentera sina egna syften med delagande i projektet Antalet deltagare ökades till 20 3 (4)

23 ÄRENDE KS/2013: Projekttiden ändrades till perioden mars-oktober Målgruppen ändrads till anställda med ett stillasittande arbete eller ett arbete som är fysiskt krävande men en stillasittande fritid och vill börja träna tillsammans med andra. De fysiska testerna begränsas till fem mycket enkla test och kräver ingen grundkondition (steg 1). Mera avancerade tester används inte (steg 2 och 3). Projektet inleds med en gemensam uppstart en kick-off med aktivitet. Deltagare i Olympisk Utmaning får delta i tre fysiska tester mars augusti oktober, delta i gemensam instruktion och träning, Olympisk utmaning tröja, och tillgång till kommunens gym Deltagarna i projektet förväntas att under våren delta i fyra gemensamma aktiviteter med instruktör (exempel löpning, styrketräning, simning) samt att delta vid samtliga tester. Under hösten finns möjlighet att tillsammans med gruppen prova på aktiviteter efter egna förslag. Mera explosiv träning och möjlighet att prova på annorlunda aktiviteter. Deltagarna i Olympisk Utmaning lottas ut bland behöriga sökande. Aktiviteten genomförs på ett sätt som bidrar till att uppfylla kommunens mål att friskvårdsaktiviteter skall ha ett tydligt jämställdhetsperspektiv och främja minskad sjukfrånvaro. Aktiviteten skapar också värde genom att människor från olika förvaltningar träffas samt att den ska bidra till att skapa en mer jämlik hälsa bland de anställda. Olympisk Utmaning bedöms som lämplig som kontinuerlig friskvårdssatsning. Olympisk Utmaning kan utvecklas med fokus på rätt målgrupp, det ekonomiska upplägget för att begränsa kostnaderna och ett fortlöpande utvärderingsarbete. Ove Dahl kommunchef Michael Färdigh personalchef 4 (4)

24 Personalkontoret KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Olympisk utmaning ett pilotprojekt Bakgrund I Växjö finns ett stort antal moderna idrottsanläggningar och verksamheter som Växjö Kommun har intressen i. I diskussioner mellan Jan-Erik Johansson, projektledare på kommunledningsförvaltningen och kommunens personalkontor har vikten av att kommunens anställda skall få naturlig tillgång till dessa tagits upp. Ett sätt att öka tillgängligheten är att anordna/förlägga friskvårdsaktiviteter riktade till kommunens anställda där. Första steget är att genomföra ett pilotprojekt avseende konceptet Olympisk Utmaning. High Performance Center (HPC) har tillsammans med Sveriges Olympiska kommitté (SOK) tagit fram en friskvårdsprodukt som är avsedd att ge deltagarna ökad motivation till fysisk aktivitet samt ett kvitto på hur utförda fysiska aktiviteter faktiskt förbättrar deras fysiska status. Det bedöms viktigt att få veta att ansträngningar som görs ger resultat, oavsett om man eliteller motionstränar. Vidare kan utmaningen erbjuda träningsprogram som är anpassade efter olika typer av yrkens specifika fysiska krav och behov. Denna aktivitet bidrar till att uppfylla ett av personalkontorets uppdrag som är fastslagna i verksamhetsplanen för att skapa verktyg för förbättrad 1 (6)

25 RIKTLINJER hälsa. Den belyser att Växjö kommun som arbetsgivare är övertygad om att fysisk aktivitet är viktigt för att kroppen ska hålla ett helt liv, och indirekt ett helt yrkesliv. Aktiviteten bidrar också till att nå målen att ha friska medarbetare, behålla, och även försöka sänka, den låga sjukfrånvaron och att vidta tidiga åtgärder för att möta den tendens till ökad korttidsfrånvaro som noterats, preciserade i Växjö Kommuns budget för Växjö kommun ska vara en kommun som främjar folkhälsan genom att skapa förutsättningar för friskvård, rekreation och möjlighet att utöva friskvård på olika nivåer (Växjö kommun: Budget 2014). Aktiviteten kommer dessutom att genomföras på ett sätt som bidrar till att uppfylla kommunens mål att friskvårdsaktiviteter skall ha ett tydligt jämställdhetsperspektiv och främja minskad sjukfrånvaro. Aktiviteten skapar också värde genom att människor från olika förvaltningar träffas samt att den ska bidra till att skapa en mer jämlik hälsa bland de anställda. Syfte och målsättning Syftet med pilotprojektet är att undersöka om Olympisk Utmaning 1) bidrar till att deltagarnas fysiska hälsa förbättras, 2) är ett stöd för deltagarna i båda nivåerna, 3) är lämplig att implementera på bred front Målet med pilotprojektet är att samtliga deltagare i pilotprojektet fullföljer det på ett aktivt sätt och att samtliga också ökar sin fysiska kapacitet. Förväntade effekter På lång sikt önskar vi att pilotprojektet skall ge dem som deltar i utmaningen bättre hälsa. Med ökad kunskap om och bevis för hur olika typer av fysisk aktivitet påverkar hens hälsa i positiv riktning och på det sättet motivera till en livsstil som kontinuerligt innefattar en lämplig typ och mängd fysisk aktivitet. Växjö Kommun som arbetsgivare vill också att Olympisk Utmaning ska ge deltagarna en naturlig tillgång till Arenastaden. Projektorganisation Pilotprojektet ägs av Växjö kommun, personalkontoret. Beskrivning av genomförandet Projektet har på ett sätt redan startat eftersom en inbjudan att delta i utmaningen gick ut på kommunens intranät den 21 februari Inbjudan 2 (6)

26 RIKTLINJER syntes bara i tre dagar på förstasidan på Insidan men ändå anmälde sig hela 68 personer. Av de anställda som efter anmälningstidens slut, den 21 mars 2014, hade anmält sitt intresse att delta i utmaningen, valdes 16 ut att ingå i pilotomgången. 16 personer är den gruppstorlek som HPC kan hantera per utmaningstillfälle. HPC rekommenderar att utmaningen genomförs med homogena grupper. Beslut har därför tagits att projektet skall genomföras med en grupp deltagare som anser sig vara otränade och en grupp deltagare som anser sig vara vardagsmotionärer (8 personer i varje grupp). För att kunna kategorisera och välja ut deltagare ombeds de som anmält sig/anmäler sig att bedöma vilken fysisk utgångsstatus de har - otränad, vardagsmotionär eller elitmotionär. Själva urvalet sker sedan strategiskt enligt tanken att alla förvaltningar skall vara presenterade, några deltagare som bedöms lämpliga för att sprida positiv anda kring projektet skall väljas ut samt att gruppen i övrigt i största möjliga mån speglar en, för kommunen, representativ grupp. De personer som inte väljs ut till pilotutmaningen kommer att meddelas detta. Meddelandet kommer att vara tydligt på vilket sätt man valt ut deltagare och att det är ett pilotprojekt och således ingen garanti att det kommer att implementeras för framtiden. Projektet startar med ett upptakts-/informationsmöte i samband med ett första testtillfälle. Ytterligare två testtillfällen ingår och genomförs efter 4 respektive 8 månader. Testerna kan genomföras på olika nivå. Steg 1 Består av fem mycket enkla test och kräver ingen som helst grundkondition. Steg 2 Består av åtta något mer avancerade tester som kräver någon form av grundkondition. SOK:s utbildade testledare genomför testen som ingår i utmaningen i HPC:s lokaler. Även uppstartsmötet kommer att hållas i dessa lokaler. HPC tillhandahåller även omklädnings-/duschutrymmen. Efter testerna får deltagarna 4-månaders träningsprogram för perioderna mellan testtillfälle 1 och 2 respektive 2 och 3. HPC sammanställer därefter resultaten och alla deltagare får en inloggning till en personlig sida med Fysprofil, träningsprogram och möjlighet att se sin personliga utveckling. 3 (6)

27 RIKTLINJER För att stödja deltagarna kommer två gemensamma träningstillfällen med professionell ledare i HPC:s lokaler eller på annat lämpligt ställe att erbjudas (den 23 april och 14 maj, kl ). Dessa tillfällen ska bidra till att ytterligare inspirera/locka till fysisk aktivitet och hjälp kan fås med att följa/visa de övningar som deltagarna har erhållit. I samband med dessa tillfällen får representant från personalkontoret möjlighet att redan under projektets gång följa upp hur projektet fortlöper, bidra till att hålla upp aktivitetsnivån och i möjligaste mån åtgärda eventuellt uppkomna problem inom pilotprojektet. Beroende på hur behovet av fler gemensamma träningstillfällen bedöms efter att de första två tillfällena har genomförts så tas beslut om eventuellt fler gemensamma träningstillfällen ska erbjudas under projektets gång. För att ytterligare motivera deltagarna har ett tävlingsmoment lagts till i utmaningen. Deltagarna har delats in i två lag, lag röd och lag blå, som kommer att tävla mot varandra under utmaningen. Projektet bedöms starta under april månad 2014, andra testet i september och avslutas efter sista testomgången i januari Utvalda deltagare Nivå 1 (otränade) NAMN FÖRVALTNING LAG Per Sandberg förvaltningen Arbete & Välfärd Blå Marion Tersmeden kommunledningsförvaltningen Röd Ulf Hedin (M) kommunstyrelsen Röd Kristina Lauridsen omsorgsförvaltningen Röd Elsa Raland omsorgsförvaltningen Röd Huma Ahmadi Jaghori förvaltningen Arbete & Välfärd Blå Evica Kulevski förvaltningen Arbete & Välfärd Blå Christina Karlsson kommunledningsförvaltningen Röd Nivå 2 (vardagsmotionärer) NAMN FÖRVALTNING LAG Sara Eriksson VEAB Blå Jessica Råhlin kultur- och fritidsförvaltningen Blå Carsten Wulf skol- och barnomsorgsförvaltningen Blå Maja Gréen kommunledningsförvaltningen Röd 4 (6)

28 RIKTLINJER Eva Hallgren Larsson miljö- och hälsoskyddsförvaltningen Blå Madelaine Tedborg omsorgsförvaltningen Röd Stina Andersson skol- och barnomsorgsförvaltningen Blå Tyrone Johansson tekniska förvaltningen Röd Löpande dokumentation och kommunikation Projektet kommer löpande att dokumenteras. Om det bedöms lämpligt kan det, för att marknadsföra projektet, också komma att kommuniceras i ord och/eller bild på t ex. kommunens intranät hur pilotprojektet fortlöper. Riskanalys En risk som redan på planeringsstadiet av aktiviteten har diskuterats mycket, är risken med att aktiviteten inte når alla och eventuellt i flera fall når fel målgrupp och på så sätt ökar ojämställdhet och ojämlikhet i hälsa istället för tvärt om. Det finns också en risk att utvalda deltagare hoppar av innan projekttiden är slut. Att driva ett projekt hos en extern part är också en risk eftersom vi t ex inte har full insyn i deras ekonomiska ställning. Pilotprojektplanen har gjorts med hänsyn tagen till att minimera dessa risker. Budget Pilotprojektet har en på förhand känd kostnad som kommer att finansieras av personalkontoret. Kostnaden är 700 kr/test/deltagare. Utöver denna kostnad tillkommer 950 kr/gemensamt träningstillfälle under de första månaderna av projektet. Således en total kostnad på kr. Därutöver krävs arbetstid på personalkontoret, främst avseende folkhälsosamordnaren. Utvärdering Projektet kommer att följas upp och löpande utvärderas av personalkontoret. När projektet, efter sista testtillfället, är avslutat skall slutlig utvärdering ske avseende hur väl syfte och målsättningar har uppfyllts. Utvärderingen ska sedan ligga till grund för beslut om Olympisk Utmaning skall implementeras och fortsatt genomföras regelbundet. Om aktiviteten bedöms som lämplig att ha som kontinuerlig friskvårdsaktivitet ska även utvärderingen bidra med input till hur implementeringen och fortsatt genomförande ska ske. 5 (6)

29 RIKTLINJER Redovisning och överlämning av projektresultat Slutresultat och utvärdering av pilotprojektet ska i rapportform redovisas och överlämnas till kommunstyrelsen samt kommuniceras på kommunens intranät. 6 (6)

30 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av aktuella upphandlingar Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. Kristoffer Bengtsson Förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se

31 ÄRENDE Dnr KS Maj Bjers "[Ange titel]" Tel Kommunstyrelsen Upphandling av drivmedel i bulk Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av drivmedel i bulk. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av drivmedel i bulk och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation Monica Skagne Kommunchef David Braic Upphandlingschef Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post maj.bjers@vaxjo.se 1 (1)

32 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av drivmedel i bulk. Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas med ett år i taget vid två (2) tillfällen med oförändrade villkor. Begäran om förlängning ska ske av köparen till säljaren senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca kronor Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Avtalet med OK-Q8 AB upphör Innehåll/omfattning: Syftet med upphandlingen är att teckna avtal avseende köparnas huvudsakliga behov av dieseldrivmedel och FAME Upphandlingen är uppdelad i följande delar: Del 1. Diesel miljöklass 1, med minst 25 % förnybar komponent. Del 2. FAME Del 3. FT-diesel Del 4. HVO eller annat förnybart drivmedel som uppfyller utkastet till standard Bedömningsgrunder: Utvärderingen innefattar analys och kvalitetsprognos av jämförbara anbud. För del 1 och 3 kommer utvärderingen göras på pris och andel förnybar komponent. För övriga delar kommer lägst pris att vara avgörande. Delbara anbud: En leverantör per grupp, enligt ovan kommer att antagas.

33 Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Ej tillämpligt i denna upphandling. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

34 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsen Införande av upphandlingsklausul om allmänhetens insyn i kommunal verksamhet som utförs av privata utförare Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner att följande klausul skrivs in i relevanta upphandlingsförfaranden: Leverantören är skyldig att på begäran lämna sådan information som avses i 3 kap 19 a kommunallagen. Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänhetens att få insyn i hur angelägenheten sköts. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentligt praktisk olägenhet för leverantören, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen. Informationen som lämnats enligt första stycket ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lag (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Bakgrund Växjö kommun har under våren arbetat med att stärka uppföljning och insyn i kommunal verksamhet som utförs av privata utförare. Som ett led i detta arbete föreslås att en klausul om allmänhetens insyn skrivas in i relevanta upphandlingsförfaranden. Ärendet Riksdagen har beslutat om förändringar i kommunallagen med syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och att öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Med en privat utförare menas en juridisk person eller enskild individ som har hand om en kommunal angelägenhet genom ett avtal med kommunen. Under 2015 har kommunledningsförvaltningen arbetat fram ett Program med mål och riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare. Kommunallagen fastställer att varje nämnd ska säkerställa att allmänheten har insyn i den verksamhet som lämnats över till en privat utförare. Kommunledningsförvaltningen föreslår att detta regleras Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se 1 (2)

35 ÄRENDE Dnr KS genom att en upphandlingsklausul om allmänhetens insyn skrivs in i förfrågningsunderlag och avtal. Kommunledningförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen godkänner att följande klausul skrivs in i relevanta upphandlingsförfaranden Leverantören är skyldig att på begäran lämna sådan information som avses i 3 kap 19 a kommunallagen. Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänhetens att få insyn i hur angelägenheten sköts. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentligt praktisk olägenhet för leverantören, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen. Informationen som lämnats enligt första stycket ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lag (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Monica Skagne kommunchef David Braic upphandlingschef 2 (2)

36 TJÄNSTESKRIVELSE Dnr KS/2014: Thor Sofie utredare Tel Kommunstyrelsen Program för mål och uppföljning av privata utförare Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige antar program för mandatperioden avseende mål och uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare. Bakgrund Riksdagen har beslutat om förändringar i kommunallagen med syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och att öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Med en privat utförare menas en juridisk person eller enskild individ som har hand om en kommunal angelägenhet genom ett avtal med kommunen. Organisations- och personalutskottet har genom 97/2014 uppdragit åt kommunchefen att ta fram förslag till program för mål och uppföljning av kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare enligt ändringen i kommunallagen. Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till program med mål och riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare. Förslaget har tagits fram av en förvaltningsövergripande arbetsgrupp med representanter från kommunledningskontoret, omsorgsförvaltningen, utbildningsförvaltningen, tekniska förvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen samt arbete och välfärd. Ove Dahl kommunchef Anna Karlsson utvecklingschef UTVECKLINGSENHETEN Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Org.nr Bg E-post sofie.thor@vaxjo.se

37 Utkast - Program med mål och riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare 1. Bakgrund 1.1 Kommunallagens krav på program Kommuner får enligt kommunallagen lämna över verksamhet till privata utförare 1. Kommunen är fortfarande ansvarig gentemot medborgarna för dessa verksamheter på samma sätt som för verksamhet som bedrivs i egen regi. Kommunfullmäktige ska varje mandatperiod, enligt 3 kap 19 b kommunallagen, anta ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. Programmet ska också ange hur uppföljning ska ske samt hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. I Växjö kommun omfattar programmet i tillämpliga delar även verksamhet utförd i kommunal regi och följer riktlinjerna för uppföljning som finns i styrsystemet. Kommunallagens bestämmelser om allmänhetens insyn gäller även de kommunala bolagen. I respektive bolagsordning framgår att de kommunala bolagen ska ge allmänheten insyn i sådan verksamhet som bolaget genom avtal lämnar över till en privat utförare. Innehållet i programmet i form av t.ex. uppföljningskrav och riktlinjer för allmänhetens insyn påverkar endast förfrågningsunderlag och avtal i upphandlingar som ligger framåt i tiden. 1.2 Definition av privat utförare Med privat utförare avses, enligt 3 kap. 18 c kommunallagen, en juridisk person eller en enskild individ som har hand om vården av en kommunal angelägenhet. En juridisk person är ett aktiebolag, handelsbolag, ekonomisk eller ideell förening eller stiftelse. Även idéburna organisationer och kooperativa föreningar kan vara privata utförare. Däremot avses inte heleller delägda kommunala bolag eller kommunala stiftelser. De aktuella lagbestämmelserna gäller då kommunen är att betrakta som huvudman för en angelägenhet. Kommunen är huvudman för en verksamhet både då verksamheten bedrivs av en upphandlad utförare 2 och då verksamheten bedrivs av utförare i ett valfrihetssystem 3. Fristående förskolor och skolor är inte privata utförare utan är sina egna huvudmän och omfattas inte av 3 kap 18 c kommunallagen. 1.3 Kommunstyrelsens och nämndernas ansvar Enligt kommunallagen har kommunstyrelsen och nämnderna inom sitt verksamhetsområde ansvar för att se till att verksamheterna drivs enligt lagar, föreskrifter, mål och riktlinjer, att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten drivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta gäller oavsett om verksamheten utförs i egen regi eller utförs av en privat utförare. I ansvaret ingår att följa upp och kontrollera verksamheten. Kommunstyrelsen har även ett särskilt ansvar för att leda, samordna och ha uppsikt över verksamheten i nämnder och 1 Det gäller dock inte om det i lag eller förordning anges att verksamheten ska bedrivas av en kommunal nämnd eller om den innefattar myndighetsutövning. 2 Enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) 3 Enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) 1

38 kommunala företag. Uppsikten omfattar även verksamhet som lämnats över till privata utförare. 3. Mål och riktlinjer för privata utförare 3.1 Mål och riktlinjer för verksamheten De mål och riktlinjer som styr såväl kommunala som privata utförare inom varje nämnds ansvarsområde är: de lagar, förordningar och föreskrifter som gäller eller kan komma att gälla för verksamheten de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fastställer genom budget och planer 4 de mål och riktlinjer som nämnden fastställer för verksamheten genom internbudget och internkontrollplan Det är varje nämnds ansvar att säkerställa att all verksamhet bedrivs i enlighet med angivna mål och riktlinjer. Dessa mål och riktlinjer ska framgå i de förfrågningsunderlag som utgör underlag för upphandlingen samt i de avtal som tecknas med den privata utföraren. 3.2 Mål och riktlinjer för upphandling Övergripande krav som alltid ska ställas vid upphandling framgår av kommunens upphandlings- och inköpspolicy. Utöver dessa krav ska en särskild klausul 5 om meddelarfrihet skrivas in i relevanta upphandlingsförfaranden. 4. Uppföljning och kontroll 4.1 Uppföljningsansvar När en kommunal angelägenhet överlämnas till en privat utförare ska kommunen följa upp och kontrollera verksamheten (3 kap. 19 KL). Det är varje nämnd som ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde. Uppföljningen har två övergripande syften: Kontrollera att verksamheten utförs i enlighet med förfrågningsunderlag, anbud och avtal. Utgöra ett underlag i kommunens förbättringsarbete för att utveckla och förbättra verksamhet och tjänster till medborgarna. Varje nämnd ansvarar för att uppföljningen regleras i de avtal som tecknas med varje utförare. Detta innebär att förfrågningsunderlag och avtal ska innehålla krav på att utföraren medverkar vid uppföljning av verksamheten genom att exempelvis lämna statistik och verksamhetsmått till nämnden samt delta vid genomförande av brukarenkäter som nämnden bestämmer. Krav ska också finnas om att utföraren rapporterar nödvändiga uppgifter till nämnden, nationella register eller andra myndigheter samt kring synpunktshantering, där nämnden vid begäran ska få ta del av inkomna synpunkter från brukare. 4 Med planer avses även policy, program, strategier osv. som fullmäktige antar. 5 Se beslut KS , Dnr