KRISLEDNINGSPLAN; PLAN FÖR HANTERING AV EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER I FREDSTID OCH KRISKOMMUNIKATIONSPLAN.

Transkript

1 KRISLEDNINGSPLAN; PLAN FÖR HANTERING AV EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER I FREDSTID OCH KRISKOMMUNIKATIONSPLAN. antagen av kommunfullmäktige Gäller fr o m Dnr 2007-KS0168 Riktlinjer för hantering av extraordinära händelser 1. Inledning Den 1 januari 2003 trädde Lag (2002:833) om extraordinära händelser i kommuner och landsting i kraft. Lagen utgör en del av ett nytt krishanteringssystem och utgör grunden i kommunens krishantering ersätts lagen om civilt försvar och lagen om hantering av extraordinära händelser med Lag (2006:554) om kommuners och landsting åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Lagens 1 anger att: Bestämmelserna i denna lag syftar till att kommuner och landsting skall minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommuner och landsting skall därigenom också uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. Varje kommun skall enligt lagen inrätta en krisledningsnämnd som skall tillsättas av fullmäktige. Dessutom skall fullmäktige inför varje ny mandatperiod fastställa riktlinjer för hantering av extraordinära händelser. Varje kommun skall ansvara för att förtroendevalda och anställd personal får den utbildning och övning som behövs för att de skall kunna lösa sina uppgifter vid extraordinära händelser i fredstid. I varje nämnds ansvar ligger att genomföra en risk- och sårbarhetsanalys som skall ligga till grund för riktlinjer för hantering av extraordinära händelser. Lag (2006:554) bilaga Extraordinär händelse I lagens 4 definieras en extraordinär händelse som en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller en överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. Tillämpningen av lagen aktualiseras vid en större fara som hotar liv, hälsa, miljö och egendom. Karaktäristiskt för en extraordinär händelse är den stora omfattningen, ett snabbt förlopp som kan vara svårt att överblicka och som kräver snabba beslut av de kommunala organen, särskilt i krisens inledningsskede. Exempel på extraordinära händelser: Haveri på kärnkraftsverket i Ringhals Stor brand Pandemi Bortfall av IT - samt telekommunikation inom stora delar av kommunen Långvariga störningar i el- eller vattenförsörjningen Stort oljeutsläpp Stort kemutsläpp till följd av olycka på järnväg eller väg/gata Omfattande översvämning som drabbar samhällsviktiga funktioner 1

2 Ras och skred Förorenat dricksvatten Svår tåg- eller bussolycka, farlig gods Terrorism Kemlastad båt förolyckas i hamnen 1.2. Sveriges krishanteringssystem Kommunens uppgift är att värna befolkningen, trygga livsnödvändig försörjning samt verka för att de viktigaste samhällsfunktionerna upprätthålls. Kraven på Sveriges kommuner enligt samhällets krishanteringssystem kan sammanfattas i följande målbild: Kommunen har god kunskap om risker och sårbarheter, som kan påverka kommunens verksamhet. Konsekvensen för den egna verksamheten har analyserats. Kommunen har en planering för hur risker och sårbarheter skall undanröjas eller minskas. Kommunen har också en planering för hur den ska hantera konsekvenserna av en extraordinär händelse. Kommunen har god förmåga att hantera en extraordinär händelse, d.v.s. att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa samhällsviktig verksamhet som måste upprätthållas och att ge invånare och media tillräcklig och korrekt information om händelsen. Kommunen har en samlad bild av risker, sårbarheter och förberedelser för krishantering inom kommunens geografiska område. Kommunen verkar för samordning av all krishantering i det förberedande arbetet och det akuta skedet, som berörda aktörer inom kommunens geografiska område. Kommunen kan vid behov och om så bedöms lämpligt samordna kontakterna med t.ex. länsstyrelsen, landstinget, centrala myndigheter, andra kommuner och näringslivet. Krishanteringssystemet bygger på ett underifrånperspektiv utifrån följande principer: Ansvarsprincipen innebär att den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden ska ha motsvarande ansvar under kris- och krigssituationer. Likhetsprincipen innebär att en verksamhets organisation och lokalisering så långt som möjligt ska överensstämma i fred, kris och krig. Närhetsprincipen innebär att kriser ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. Kommunens krisorganisation ska därmed likna den normala organisationen så mycket som möjligt och kriser skall i första hand hanteras av ordinarie verksamhet Risk- och sårbarhetsanalys Enligt 2 kap 1 skall kommuner och landsting analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommun respektive landsting och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet skall värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Falkenbergs kommuns riktlinjer för hantering av extraordinära händelser skall bygga på en kommun övergripande risk- och sårbarhetsanalys. Samtliga nämnder och bolag skall delta i analys arbetet för att öka medvetenheten om vilka risker som kan påverka verksamheten. Syftet med arbetet är att öka medvetenheten om de händelser som kan påverka kommunen och kartlägga tillgängliga resurser som kan behövas från andra aktörer i samhället. Nämnder och bolag skall i början av varje ny mandatperiod uppdatera sin risk- och sårbarhetsanalys. I samband med detta skall respektive nämnd/styrelse informeras. Kommunens säkerhetssamordnare sammanställer nämndernas och bolagens risk- och sårbarhetsanalyser samt ansvarar för framtagandet av en uppdaterad risk- och sårbarhetsanalys över kommunens geografiska område. 2

3 2. Kriskommunikation Vid en kris i kommunen är informationshanteringen mycket viktig. Det handlar dels om att tillgodose det stora informationsbehov som kan förväntas uppstå men även att skaffa information om läget och analysera detta. Här nedan behandlas främst den utåtriktade delen av kriskommunikationen, nämligen att förse allmänhet, media och den egna organisationen med information. Det är dock viktigt att insamling och analys av information inte glöms bort. Det är viktigt att snabbt gå ut med rätt information. I ett akut läge används Viktigt Meddelande till Allmänheten bilaga 9. En första information kan annars förmedlas t.ex. som ett uttalande i lokalradio eller distribueras som ett pressmeddelande via TT. På detta sätt nås de flesta medier snabbt, vilket är viktigt för att motverka ryktesspridning och för att minska trycket på drabbade verksamheter, kommunens växel och andra informationsfunktioner. Pressmeddelanden bör även publiceras på kommunens hemsida och intranät så att media lätt når dem och kommunens egen organisation får samma information. Särskilt viktigt är att det framgår vart man ska vända sig med frågor. Trycket på kommunens telefonväxel kan förväntas bli mycket stort och därför bör denna bemannas fullt ut och dessutom ha utökade telefontider. Dessutom kan en form av upplysningscentral upprättas som tar hand om de samtal som rör händelsen. Internet och intranätet ska ses som bas i informationsspridningen. Där ska hela tiden aktuell information finnas. Är händelsen omfattande byts hela förstasidan på ut mot krisinformation. Finns ingen ny information om händelsen är det viktigt att detta framgår tydligt. Exempelvis bör det alltid framgå när hemsidan är uppdaterad och den bör uppdateras även då ingen ny information finns. Om medieintresset är stort är det lämpligt att arrangera en presskonferens. Vid en sådan är det lämpligt om kommunchefen och krisledningsnämndens ordförande deltar. Dessa är viktiga som kommunens ansikten utåt. Informations uppbyggnad bilaga 10 Checklista pressmeddelande bilaga 10 Sändlista massmedia bilaga 10 Checklista presskonferens och massmedia service bilaga 10 Checklista intern information bilaga 10 Checklista information på andra språk och information till hörsel- och synskadade bilaga 10 Blankett anteckningsblad för inkommande frågor bilaga 8 3. Övergripande mål för Falkenbergs kommuns krisledning Falkenbergs kommun ska värna de som bor och vistas i kommunen, verka för att trygga en livsnödvändig försörjning och att samhällsfunktionerna så långt det är möjligt upprätthålls. Vid en extraordinär händelse i Falkenbergs kommun ska kommunens verksamhet i de delar som är av vital betydelse för kommuninvånarnas säkerhet garanteras så långt det är möjligt. Kommunens service till samhället i Falkenberg ska så långt möjligt upprätthållas. 3

4 4. Falkenbergs kommuns organisation & ledning vid en extraordinär händelse Dessa riktlinjer skall kunna användas vi en mängd olika typer av scenario allt ifrån en mindre störning till en extraordinär händelse. Skillnaden på händelser varierar mycket och organisationen måste därför ha en god flexibilitet och kunna användas i den för stunden uppkomna situationen. Kännetecken för dessa händelser kan vara att ordinarie rutiner för ledning inte svarar mot situationens krav, tiden är knapp, flera verksamhetsområden berörs eller att det föreligger ett stort behov av samordning, information och samverkan mellan berörda aktörer. Vid en mindre störning som påverkar Falkenbergs kommun upprättas en förstärkt informationsfunktion med följande utseende. Förstärkt Informationsfunktion Informationsansvarig/Webb/Växel Säkerhetssamordnare Representant från Räddningstjänsten Representant från berörd förvaltning/bolag Vid en extraordinär händelse som påverkar Falkenbergs Kommun upprättas en särskild krisorganisation med följande utseende: Krisledningsnämnd Informationsfunktion: Upplysningscentral, Intern & Webb Krisledningsfunktion: Kommunchef, Räddningschef, Säkerhetssamordnaren, Infoansvarig, Personalchef, administrativchef Stabsfunktion: Dokumentation, IT, Utredning, Debriefing POSOM Extern Samverkan Bolagen Förvaltningar 4

5 4.1. Förstärkt informationsfunktion Funktionen är tänkt att alltid användas i ett inledande skede utav en händelse. Med denna informationsfunktion kommer Falkenbergs kommun i ett tidigt skede kunna förse inblandade parter med snabb och riktig information och på så vis minska informationstrycket mot kommunen. Funktionen är också tänkt som en resurs för övriga förvaltningar och bolag, vilket innebär att berörd förvaltning eller bolag helt kan använda sina egna resurser i stabsarbete och operativtarbete Krisledningsnämnd I enlighet med lagen om extraordinära händelser har Falkenbergs kommun utsett en krisledningsnämnd som vid behov kan överta verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen. Denna är identisk med ordinarie ledarmöten i kommunstyrelsens arbetsutskott. Krisledningsnämndens arbete styrs av krisledningsnämndens reglemente bilaga 2. Krisledningsnämndens uppgift är att tolka och fatta beslut i normativa frågor. Ordföranden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Om ordföranden inte är tillgänglig övergår dennes befogenheter till 1:e vice ordföranden. Om 1:e vice ordföranden inte är tillgänglig övergår dennes befogenheter till 2:e vice ordföranden Om ingen av dessa är tillgänglig övertas befogenheterna av den ledamot som är äldst i tjänst i arbetsutskottet, därefter av den som är näst äldst i tjänst, o s v. Förteckning över ledamöter i krisledningsnämnden bilaga Krisledningsfunktion Kommunens krisledningsfunktion är det forum, bestående av tjänstemän, som föreslår beslut till krisledningsnämnden. Kommunchefen har det strategiska ledningsansvaret i gruppen. Dessa funktioner bör ingå i gruppen: Kommunchefen Räddningschefen Säkerhetssamordnaren Informationsansvarig Administrativ chef Krisledningssekreterare Posten administrativ chef är inte idag knutna till namngivna personer. Denna utses vid behov av kommunchefen. Samma person kan inneha flera poster om detta bedöms som en vettig lösning utifrån händelsens art och omfattning. Det viktiga är att nödvändiga arbetsuppgifter utförs. En extraordinär händelse kräver total koncentration och uppmärksamhet på många olika plan. För att kunna klara det bör inte arbetspass vara längre än 6-8 timmar per person. Därför skall det finnas möjlighet till avlösning för alla som deltar i krisarbetet. Förteckning över krisledningsfunktionens medlemmar bilaga 4. Checklistor för krisledningsfunktionens medlemmar bilaga 5. Kommunens förvaltningar och bolag bör vara representerade åtminstone vid krisledningsfunktionens uppstarts möte för information kring händelsen, oavsett om händelsen drabbar deras verksamhet eller inte. Detta för att alla resurser ska kunna användas på bästa sätt. Ytterligare person/personer kan adjungeras till krisledningsfunktion beroende på händelsens art. Exempelvis kan detta vara externa samverkanspartners som kan bidra med expertkunskaper, erfarenhet eller annat som krisledningsfunktionen har behov av. Om kommunchefen inte har möjlighet att delta i krisledningsfunktionens arbete skall han/hon utse en ställföreträdare ur kommunens chefsgrupp. Denne väljs utifrån händelsens art och lämpligen bland dem vars verksamhet berörs i minst utsträckning av det som inträffat, eftersom detta ger bättre förutsättningar att fokusera på helheten. Är kommunchefen förhindrad att själv ta detta beslut skall krisledningsnämndens ordförande utse en ställföreträdare Stabsfunktion 5

6 Krisledningsorganisationen kan komma att behöva extra stöd främst avseende administrativa uppgifter. Kommunchefen skall i samråd med administrativ chef och informationsansvarig bedöma vilka stödfunktioner som är nödvändiga för krisledningsarbetet utifrån händelsens art och omfattning. Uppgifter som kan behöva utföras är: Svara för att kommunikationssystem fungerar telefon, radiokommunikation, datorer, radio- och TV-apparater i berörda lokaler Svara för att personal (och vid behov massmedia) får mat och dryck. Personal från Stadsterrassen kan vid behov inkallas för att biträda med detta om så är möjligt. Dagbok, dokumentation Analys & lägesuppföljning Samverkan med andra aktörer Debriefing stöd Personal för att utföra de uppgifter som behövs skall hämtas från kommunens ordinarie personal styrka. Det finns inga personer namngivna i denna plan utan enbart funktionen som skulle kunna passa in för ändamålet. Stor flexibilitet bör råda i ett krisläge och den personal som behövs skall tas i anspråk. Stabsfunktionens organisation bilaga Informationsfunktion Vid behov upprättas en särskild informationsfunktion. Kommunchefen skall i samråd med informationsansvarig organisera denna funktion och svara för följande uppgifter: Upplysningscentral Hantera hemsidan och se till att denna uppdateras Utforma pressmeddelanden och presskonferenser Utforma informationsmaterial Ständig kontakt med radio Massmedieservice Intern information till den egna organisationen och till samverkande organ Mediebevakning Informationsfunktionens organisation bilaga POSOM Posom-gruppen, psykiskt- och socialt omhändertagande, kan kallas in vid extraordinära händelser. I gruppen finns representanter från bl a socialförvaltningen, räddningstjänsten, svenska kyrkan, polisen, barn- och utbildningsförvaltningen och primärvården. Posom-gruppen fungerar som stöd till individer och familjer i akuta situationer. Riktlinjer för posoms arbete finns i bilaga 6 5. Uppstart av krisledningsorganisation Kommunledningskontoret genom säkerhetssamordnaren ansvarar för att aktuella larmlistor för krisledning finns tillgängliga. Larmlistor skall årligen uppdateras och ändringar skall meddelas samtlig personal i krisorganisationen. Samtliga förvaltningar och bolag ansvarar för att meddela säkerhetssamordnaren ändringar inom respektive förvaltning/bolag. Om det inträffar en händelse av sådan omfattning att krisorganisationen skall sättas i funktion se inkallningsprocess bilaga 3 6. Ersättning Krishanteringsarbete ersätts enligt kommunens kollektivavtal, allmänna bestämmelser. Kostnaden belastar respektive förvaltning eller bolag. 7. Krisledningslokaler 6

7 Beroende på krisens art kan olika lokaler vara lämpliga för krisledningsarbetet. Främst varierar lokalernas lämplighet beroende på behovet av utrustning såsom IT-stöd, kartor och kommunikationsmöjligheter. Även behovet av avskärmning mot omgivningen kan vara avgörande för vilken lokal som är lämplig. Krisledningsnämnden sammanträder i första hand i Kommunstyrelsesalen, om detta bedöms som lämpligt kan även krisledningsnämnden sammanträda i anvisade lokaler på Nya räddningsstationen. Båda lokalerna är utrustade med sådan teknisk kapacitet att telefonförbindelser samt data- och radiokommunikation snabbt kan upprättas separat där. I stadshuset finns även ett reservkraftaggregat som träder i kraft vid ett strömavbrott. Den Förstärkt informationsfunktionens val av lokal är beroende av händelsens art och storlek. Krisledningsfunktionens och tillhörande stabs- och informationsfunktions arbete sker i första hand på Nya räddningsstationen. Här finns all teknisk utrustning och kompetens som kan behövas i ett krisläge och där kan även en större avskärmning mot omgivningen uppnås. Behövs en telefonmottagning av typen upplysningscentral bör denna placeras här. Även där finns reservkraft. Lokaler för stödfunktionerna skall väljas utifrån lämplighet. Behövs någon form av mottagning av allmänhetens frågor bör den lokal väljas som är den mest naturliga samlingspunkten inom berört område, alternativt entrén Stadshuskuben. 8. Krisledningsmöte För en snabb upp start av krisledningsarbetet och för att kunna sammanställa tillgänglig informations samlas alltid den Förstärkta informationsfunktionen för ett möte. Kommunchefen leder mötet, för mall se bilaga 3. För att hålla organisationen flexibel sker val av mötets lokal efter händelse. Samtliga närvarande skall: Ge en kort lägesbild Redovisa aktuella Verksamheter Begränsningar Samverkansbehov Vid uppstartsmötet skall den Förstärkt informationsfunktion ringa in problemområden, omfallsanalysera, informera berörda samt fatta beslut. Beroende på händelsens art skall även kommunchefen besluta om krisledningsfunktionen skall träda i funktion. Mötesmall bilaga 3 9. Dokumentation Det är av största vikt att allt arbete under en kris dokumenteras. Inte minst för att ansvarsfrågor kan dyka upp i efterhand. Alla krisledningsfunktioner skall föra dagbok och dessa anteckningar skall sedan sammanställas av säkerhetssamordnaren. Förslagsvis kan anteckningarna föras på Dagboksblad bilaga Samverkan Vid extraordinära händelser är samverkan med andra myndigheter, näringslivet och frivilliga organisationer viktig. Säkerhetssamordnaren ansvarar för att berörda aktörer kontaktas, informeras och vid behov deltar i kommunens krisledningsmöte. I kommunens organisation & ledning vid en extraordinär händelse finns den externa samverkan med som en viktig del i krishanteringsfasen. Kontakten med näringsliv, andra myndigheter är en förutsättning i kommunens krishantering. Utvecklingsarbetet med berörda samverkande aktörer sker kontinuerligt men främst genom den riskoch sårbarhetsanalys som åligger varje kommun att ta fram. Kontaktlista bilaga Ekonomi Krisledningsnämnden fattar beslut om händelsens ekonomiska ramar då denna är i funktion. Då inte krisledningsnämnden är i funktion tar varje nämnd/bolag sina kostnader. 7

8 12. Höjd beredskap Riktlinjerna kan även användas i tillämpliga delar vid höjd beredskap efter en anpassningsperiod beslutad av regeringen. Vad som inte gäller är reglementet för Falkenbergs Kommuns krisledningsnämnd. Vid höjd beredskap tillämpas Lag (1988:97) om förfarandet hos kommuner, förvaltningsmyndigheterna och domstolarna under krig eller krigsfara m.m. 13. Avveckling av krisorganisation Krisledningsnämnden fattar, då den är i funktion, beslut om att avveckla krisorganisationen. Kommunchefen fattar beslut om att avveckla krisorganisationen, då krisledningsnämnden inte är i funktion. 14. Utvärdering Efter en händelse där Falkenbergs Kommuns krisorganisation varit verksam skall arbetet utvärderas. Säkerhetssamordnaren tar initiativ och ansvar för att utvärderingen genomförs samt att en skriftlig sammanställning görs. 15. Utbildning & övning Krisorganisationen skall årligen utbildas och övas. Säkerhetssamordnaren ansvarar för att krisorganisationens funktioner får lämplig utbildning samt att organisationen övas. Samarbete sker med länets övriga kommuner, polis, landsting, länsstyrelse samt försvarsmakten. 16. Bilagor Bilagor med hänvisning i planen 1. Lag om extraordinära händelser i fredstid 2. Krisledningsnämndens reglemente 3. Start av krisledningsorganisation 4. Ledamöter i krisledningsnämnd samt medlemmar i krisledningsfunktionen och stab - och informationsfunktion 5. Checklistor för krisledningsorganisationen 6. Rutiner för POSOM Handlingar som förvaras i krisledningspärmen 7. Checklistor samverkan a. Kontaktlistor samverkanspartner b. Blankett extern samverkanspartner 8. Checklistor Dokumentation a. Dagboksblad b. Anteckningsblad inkommande frågor 9. Checklista Viktigt meddelande (VMA) 10. Checklistor Information a. Informations uppbyggnad b. Pressmeddelande c. Sändlista massmedia d. Presskonferens e. Intern information f. Information på andra språk g. Information till hörsel- och synskadade 11. Skyddsrum 12. Värmestugor - Reservkraft 13. Förteckning över kommunens samhällsskyddsgrupp 14. Förteckning över stödpersoner i POSOM arbetet 15. Riktlinjer för oljeberedskap 8

9 Bilaga 1 Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 1 kap. Inledande bestämmelser Lagens syfte 1 Bestämmelserna i denna lag syftar till att kommuner och landsting skall minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommuner och landsting skall därigenom också uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. 2 Vad som sägs i denna lag om landsting gäller också kommuner som inte ingår i något landsting. 3 Vad som sägs i denna lag gäller inte om annat följer av elberedskapslagen (1997:288). Definition 4 Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. 2 kap. Förberedelser för och verksamhet under extraordinära händelser i fredstid Analys och planering 1 Kommuner och landsting skall analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommunen respektive landstinget och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet skall värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Kommuner och landsting skall vidare, med beaktande av risk- och sårbarhetsanalysen, för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur de skall hantera extraordinära händelser. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela närmare föreskrifter om risk- och sårbarhetsanalyser samt planer för hanteringen av extraordinära händelser. Krisledningsnämnd 2 I kommuner och landsting skall det finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid (krisledningsnämnd). Närmare bestämmelser om krisledningsnämnden finns i detta kapitel. I övrigt tillämpas kommunallagens (1991:900) bestämmelser. Krisledningsnämndens verksamhet 3 Ordföranden i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion och beslutar i sådana fall att så skall ske. Ordföranden får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut skall därefter snarast anmälas till nämnden. Har ordföranden i krisledningsnämnden förhinder träder vice ordföranden i dennes ställe. 4 Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen eller landstinget i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger det skall krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder skall återgå till ordinarie nämnd. 5 Krisledningsnämndens beslut skall anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för denna. 6 Kommun- respektive landstingsstyrelsen får, när krisledningsnämndens verksamhet som är föranledd av den extraordinära händelsen inte längre behövs, besluta att verksamheten skall upphöra. Om styrelsen fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd. Ett sådant beslut om att krisledningsnämndens verksamhet skall upphöra kan även fattas av fullmäktige. 9

10 Geografiskt områdesansvar 7 Kommuner skall inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser i fredstid verka för att 1. olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet, 2. de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas, och 3. informationen till allmänheten under sådana förhållanden samordnas. Utbildning och övning 8 Kommuner och landsting skall ansvara för att förtroendevalda och anställd personal får den utbildning och övning som behövs för att de skall kunna lösa sina uppgifter vid extraordinära händelser i fredstid. Rapportering 9 Kommuner och landsting skall hålla den myndighet som regeringen bestämmer informerad om vilka åtgärder som vidtagits enligt detta kapitel och hur åtgärderna påverkat krisberedskapsläget. Kommunen och landstinget skall vid en extraordinär händelse i fredstid ge den myndighet som regeringen bestämmer lägesrapporter och information om händelseutvecklingen, tillståndet och den förväntade utvecklingen samt om vidtagna och planerade åtgärder. 3 kap. Förberedelser för och verksamhet under höjd beredskap Förberedelser 1 Kommuner och landsting skall vidta de förberedelser som behövs för verksamheten under höjd beredskap (beredskapsförberedelser). Ledningsansvar 2 Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen skall bedriva. Under höjd beredskap ansvarar landstingsstyrelsen för ledningen av den civila hälso- och sjukvården samt den övriga verksamhet för det civila försvaret som landstinget skall bedriva. Lokal kristidsverksamhet 3 Kommunen skall under höjd beredskap eller när ransoneringslagen (1978:268) i annat fall tillämpas, i den omfattning som regeringen i särskilda fall beslutar, 1. vidta de åtgärder som behövs för försörjningen med nödvändiga varor, 2. medverka vid allmän prisreglering och ransonering, och 3. medverka i övrigt vid genomförandet av åtgärder som är viktiga för landets försörjning. Geografiskt områdesansvar 4 Kommunstyrelsen skall under höjd beredskap verka för att den verksamhet som bedrivs i kommunen av olika aktörer samordnas och för att samverkan kommer till stånd mellan dem som bedriver verksamheten. Rapportering 5 Kommuner och landsting skall under höjd beredskap hålla den myndighet som regeringen bestämmer informerad om beredskapsläget och de övriga förhållanden som har betydelse för det civila försvaret i kommunen respektive landstinget. 4 kap. Bistånd mellan kommuner och landsting samt stöd till enskilda Bistånd mellan kommuner och landsting 1 Kommuner och landsting får på begäran lämna hjälp till andra kommuner och landsting som drabbats av en extraordinär händelse i fredstid. Om hjälp har lämnats har kommunen eller landstinget rätt till skälig ersättning av den andra kommunen eller landstinget. Bestämmelser om kommuners och landstings möjlighet att hjälpa annan kommun eller annat landsting med hälso- och sjukvårdsresurser vid extraordinär händelse finns i hälso- och sjukvårdslagen (1982:763). När en enskild persons vistelse i en kommun är föranledd av en extraordinär händelse i fredstid, har vistelsekommunen rätt till ersättning från den kommun som drabbats av den extraordinära händelsen. 10

11 2 Om en kommun eller ett landsting har en för totalförsvaret viktig uppgift och denna blir oskäligt betungande till följd av krigsskada eller andra utomordentliga förhållanden som orsakats av krig eller krigsfara, är andra kommuner och landsting skyldiga att lämna hjälp. Omfattningen av hjälpen beslutas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer. Stöd till enskilda 3 Kommuner och landsting får under en extraordinär händelse i fredstid lämna begränsat ekonomiskt stöd till en enskild som drabbats av händelsen. 5 kap. Statlig ersättning 1 Kommunerna och landstingen skall få ersättning av staten för kostnader för förberedande uppgifter som de utför enligt 2 och 3 kap. Uppgifter som rör extraordinära händelser i fredstid berättigar till ersättning endast i den mån verksamheten är till nytta för hanteringen av sådana mycket omfattande och svåra extraordinära händelser som allvarligt kan påverka kommunens respektive landstingets verksamhet. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer meddelar föreskrifter om ersättningens storlek. 6 kap. Skyldighet att lämna upplysningar m.m. om krigsfångar och andra skyddade personer 1 Enligt Genèvekonventionerna den 12 augusti 1949 rörande skydd för offren i internationella väpnade konflikter och tilläggsprotokollen till konventionerna skall uppgifter om identitet, vistelseort, hälsotillstånd och liknande förhållanden som avser krigsfångar och andra skyddade personer som är i Sveriges våld lämnas till en officiell nationell upplysningsbyrå. Varje kommun och landsting som har sådana uppgifter skall, under tid när den nationella upplysningsbyrån är upprättad, lämna dessa uppgifter i fråga om krigsfångar till Totalförsvarets pliktverk och i fråga om andra skyddade personer till Migrationsverket. Totalförsvarets pliktverk och Migrationsverket skall vidarebefordra uppgifterna till den nationella upplysningsbyrån. Varje kommun och landsting skall också till Totalförsvarets pliktverk respektive Migrationsverket lämna uppsamlade värdeföremål och handlingar, som kvarlämnats av skyddade personer eller som efterlämnats av avlidna skyddade personer, om värdeföremålen eller handlingarna är av vikt för de närmast anhöriga. Uppgift skall även lämnas om var avlidna skyddade personers gravar är belägna. Totalförsvarets pliktverk och Migrationsverket skall lämna vidare uppsamlade värdeföremål och handlingar samt vidarebefordra uppgifter om gravars belägenhet till den nationella upplysningsbyrån. 2 På begäran av Svenska Röda Korset skall varje kommun och landsting, som i krig eller under neutralitet kan få sådan information som avses i 1, i fred hjälpa Svenska Röda Korset med att förbereda den nationella upplysningsbyråns verksamhet. 7 kap. Tystnadsplikt 1 Den som deltar eller har deltagit i en kommuns eller ett landstings verksamhet med beredskap för eller åtgärder under extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap får inte obehörigen röja eller utnyttja vad han eller hon därigenom har fått veta om 1. förhållanden av betydelse för att förebygga och hantera fredstida kriser, 2. förhållanden av betydelse för totalförsvaret eller rikets säkerhet i övrigt, 3. en enskild persons ekonomiska förhållanden, eller 4. ett företags affärs- eller driftsförhållanden. 2 Den som deltar eller har deltagit i verksamhet hos den nationella upplysningsbyrå som avses i 6 kap. 1 får inte obehörigen röja vad han eller hon i sin verksamhet har fått veta om en krigsfånge eller annan skyddad person som avses i Genèvekonventionerna den 12 augusti 1949 rörande skydd för offren i internationella väpnade konflikter och tilläggsprotokollen till konventionerna, såvitt gäller vistelseort, hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden. Trots tystnadsplikten får den som deltar i verksamhet hos den nationella upplysningsbyrån till Central Tracing Agency vid Internationella rödakorskommittén i Genève vidarebefordra sådana uppgifter som avses i 6 kap. 1 och motsvarande uppgifter som lämnats till den nationella upplysningsbyrån av statliga myndigheter. 11

12 8 kap. Överklagande av beslut 1 En statlig myndighets beslut om ersättning enligt 5 kap. 1 får överklagas hos regeringen. 2 Beslut som meddelats i frågor enligt 3 kap. 3 får inte överklagas. 12

13 Bilaga 2 Krisledningsnämndens reglemente Reglemente för Falkenbergs kommuns krisledningsnämnd Antagen av Kommunfullmäktige med revidering I kommunen skall finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser. Närmare bestämmelser finnes i lagen om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting. Detta reglemente utgör tillsammans med lagens bestämmelser styrdokument för kommunens organisation och befogenheter vid extraordinära händelser i fredstid. 2 Ordinarie ledarmöten i kommunstyrelsens arbetsutskotts utgör kommunens krisledningsnämnd. Arbetsutskottets ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande är ordförande respektive 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i krisledningsnämnden. 3 Krisledningsnämnden skall ha en organisation för löpande ärenden. 4 Krisledningsnämnden sammanträder normalt i det kommunala ledningsrummet. (Kommunstyrelse salen) 5 Kommunen skall för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur den skall hantera extraordinära händelser. Med extraordinära händelser avses en sådan händelse som avviker från det normala och som innebär en allvarlig störning eller övervägande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. Vid höjd beredskap skall detta reglemente inte tillämpas. 6 Enligt lagen om extraordinära händelser i fredstid bedömer ordföranden när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Om ordföranden inte är tillgänglig övergår dennes befogenheter till 1:e vice ordföranden. Om 1:e vice ordföranden inte är tillgänglig övergår dennes befogenheter till 2:e vice ordföranden Om ingen av dessa är tillgänglig övertas befogenheterna av den ledamot som är äldst i tjänst i arbetsutskottet, därefter av den som är näst äldst i tjänst, o s v. 7 Ordföranden i krisledningsnämnden, eller om denne/denna har förhinder, 1:e vice ordföranden, eller om denne/denna har förhinder, 2:e vice ordförande, får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är brådskande att nämndens avgörande ej kan avvaktas. Besluten skall snarast anmälas till nämnden. 8 Krisledningsnämndens beslut skall anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde genom protokoll eller motsvarande dokument. 13

14 Bilaga 3 Start av krisledningsorganisation inkallningsprocess Medlemmar i Falkenbergs krisorganisation har fått ut en lathund där larmlistor för Förstärkt informationsfunktion, krisledningsfunktionen och stödfunktioner finns. Krisorganisationen larmas i fallande ordning på larmlistan. Skulle en person vara oanträffbar rings nästa namn på listan. Nedan visar hur inkallningsprocessen skall fungera. Vid en händelse kontaktas säkerhetssamordnaren och/eller informationsansvarig och/eller jourhavande brandingenjör enligt Larmlista. Om du inte får tag i en person, ring nästa. Informera kort om: Vad som hänt/anledning Tid för första krisledningsmöte Informationsansvarig kontaktar växel samt lägger ut information på Webb. Säkerhetssamordnaren kontaktar berörda förvaltningar och bolag för en nulägesanalys Säkerhetssamordnaren eller informationsansvarig kallar kommunchef, räddningstjänst samt berörda förvaltningar/bolag till krisledningsmöte. Kommunchefen sammankallar vid behov krisledningsfunktionen * Berörda förvaltningar/bolag sammankallar respektive krisorganisation Säkerhetssamordnaren eller informationsansvarig ansvarar för att krisledningsnämndens ordförande informeras. Krisledningsnämndens ordförande sammankallar vid behov krisledningsnämnden Första krisledningsmötet ** * Detta kan ta lång tid i anspråk och bör därför fördelas på fler personer. ** Exempel på agenda för uppstartsmöte Närvarokontroll Presentation av läget i stort Väder Läget för ev. drabbade personer Kritiska verksamheter och funktioner Informationsläget Uppföljning av beslut Inriktning av fortsatt arbete Sammanfattning Övriga frågor Nästa ledningsgenomgång, tid och plats. Mötet bör hållas kort 14

15 Bilaga 4 Ledarmöten i krisledningsnämnd, förstärkt informationsfunktion, krisledningsfunktion och stabsfunktion. Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden är den politiska ledningen som ska tolka och besluta i normativa frågor. Ordinarie ledarmöten i Kommunstyrelsens arbetsutskott är kommunens krisledningsnämnd. Vid en extraordinär händelse kan krisledningsnämnden ta över beslutsrätt från andra kommunala nämnder. På så sätt kan kommunen samordna all verksamhet som är viktig i krishanteringen. I nämnden ingår: Krisledningsnämndens ordförande; tillika ordförande i Kommunstyrelsens arbetsutskott. Krisledningsnämndens 1:e vice ordförande; tillika 1:e vice ordförande i Kommunstyrelsens arbetsutskott. Krisledningsnämndens 2:e vice ordförande; tillika 2:e vice ordförande i Kommunstyrelsens arbetsutskott. Ledamöter 2st; tillika ordinarie ledamöter i Kommunstyrelsens arbetsutskott. Förstärkt Informationsfunktion Funktionens primära uppgift är att organisera inledningsskedet av en händelse. Syftet är att snabbt komma ut med information till allmänhet, massmedia, kommunchef, kommunalråd samt anställda. Kontakta samverkande myndigheter, organisationer så tidigt som möjligt, ha kontinuerligt informationsutbyte och samråd inför större beslut. I funktionen ingår: Informationsansvarig Säkerhetssamordnaren Berörd representant från Räddningstjänsten Berörd representant från Förvaltningar/bolag Krisledningsfunktion Gruppens uppgift är att överta krisledningsarbetet om kommunchefen bedömer händelsen som en svår störning på samhällsviktig verksamhet. I funktionen ingår Kommunchef eller stf, Kommunchef Krisledningsnämndens ordförande och/eller vice ordförande Säkerhetssamordnare Räddningschef Informationsansvarig Administrativ chef Krisledningssekreterare Ytterligare deltagare beroende på uppgiftens art 15

16 Stabsfunktion Krisledningsorganisationen kan komma att behöva extra stöd främst avseende administrativa uppgifter. I funktionen bör dessa ingå: Stabschef, Bemannas av Räddningstjänsten Personalchef IT-strateg IT-utvecklare Utredare GIS-samordnare Kanslisekreterare Arkivarie Sekreterare Ytterligare deltagare beroende på uppgiftens art Informationsfunktion Vid behov upprättas en särskild informationsfunktion. I funktionen bör dessa ingå: Informationsansvarig Kvalitetsstrateg IT-utvecklare WEBB Växelpersonal Sekreterare Ytterligare deltagare beroende på uppgiftens art Stor flexibilitet skall råda i ett krisläge och den personal som behövs skall tas i anspråk. All bemanning skall möjliggöra skiftarbete. 16

17 Bilaga 5 Checklistor för krisledningsorganisationen Varje person i krisorganisationen ansvarar för att på honom/henne ankommande ärenden behandlas. Vid behov skall detta ske i samråd med personal som har kunskap om faktorer vilka har betydelse för ärendet. Posterna är inte idag knutna till namngivna personer, utan till den titel man arbetar under i det normala. Samma person kan inneha flera poster om detta bedöms som en vettig lösning utifrån händelsens art och omfattning. Det viktiga är att nödvändiga arbetsuppgifter utförs. Förstärkt Informationsfunktion Har mandat att sammankalla krisledningsgruppen Ge kontinuerlig information till Kommunchefen då denna inte sammankallat krisledningsgruppen. Organisera krisledningsarbetet då kommunchef beslutar att inte sammankalla krisledningsgruppen. Skaffa en överblick över och sammanställ en första lägesbeskrivning Förbered det första krisledningsmötet, använd kartor, white boardtavla m.m. Leder kommunens krisledningsmöte Vara en informationsresurs till övriga förvaltningar/bolag vid en kris Kontakta samverkande myndigheter, organisationer så tidigt som möjligt, ha kontinuerligt informationsutbyte och samråd inför större beslut. Kommunchef Sammankallar krisledningsgruppen Leder arbetet avseende inriktningar, prioriteringar och övergripande beslut i krisledningsgruppen Organiserar krisledningsgruppens arbete genom att se till att nedanstående poster tillsätts Bedömer i samråd med den administrative chefen och informationsansvarige i vilken mån stödfunktioner, stabs- och informationsfunktion, i någon form behöver upprättas Ser till att samordning av kommunens resurser fungerar Ser till att information, personalfrågor, ekonomi och dokumentation sköts på ett bra sätt Ser till att det finns personal som samlar in och analyserar information (bl.a. genom mediebevakning) och tänker kring hur händelsen kan komma att utvecklas Kontrollerar verksamheten. T.ex. genom: Chefsbesök på drabbad förvaltning/enhet Uppföljning Ser till att det finns en ställföreträdare som kan ta över efter 6-8 timmars arbete Ser till att inte bli avlöst samtidigt som övrig personal i ledningsgruppen Administrativ chef Fungerar som avlastning för kommunchefen avseende praktiska ledningsfrågor Ser till att det aktuella läget, viktiga frågor och beslut visualiseras i krisledningslokalerna, med blädderblock eller dyl. och att det uppdateras när läget förändras. Planerar för långvarig verksamhet med behov av personalavlösning, försörjning m.m. i krisledningsgruppen och dess stödfunktioner Ser till att den utrustning och de resurser som behövs för krisledningsarbetet finns och fungerar. T.ex. telefoner, Internetuppkoppling, GIS-stöd, radiokommunikation Tar vid behov hjälp av stödfunktioner 17

18 Informationsansvarig Tillhör i inledningsskedet den Förstärkta informationsfunktionen. Ansvarig för Informationsfunktionen om kommunchefen beslutar om att denna funktion skall upprättas. Fungerar som samordnare av informationsförmedling till media, allmänhet och internt i kommunen Bedömer vilken efterfrågan av information som kan förväntas och hur denna kan mötas på bästa sätt Ser till att informationen till media sköts snabbt och effektivt Ser till att drabbade förvaltningar får avlastning i mediehanteringen Ser till att det är tydligt vart allmänheten, den egna personalen och media skall vända sig med frågor Ser till att information sprids ut i den kommunala organisationen Säkerhetssamordnare Tillhör i inledningsskedet den Förstärkta informationsfunktionen. Fungerar som rådgivare avseende krishanteringsfrågor Hjälper till att organisera kommunens krisledningsorganisation Meddelar interna och externa organ att krisledningsorganisationen trätt i funktion Hjälper till att analysera händelsen och hur den kan komma att utvecklas Sammanställer dagböcker och ser till att krisledningsarbetet utvärderas och följs upp i efterhand Kontaktar myndigheter, organisationer m.fl. för samverkan så tidigt som möjligt, har kontinuerligt informationsutbyte och samråder inför större beslut. Räddningschef Har mandat att sammankalla krisledningsgruppen Fungerar som ledningsstöd för kommunchefen Ansvarar för brandförsvarets resurser och bemanning Ansvarar för bemanning av stabschefspositionen om kommunchefen beslutar om att denna funktion skall upprättas. Krisledningsnämndens ordförande Har mandat att sammankalla krisledningsgruppen Fungerar som politikerrepresentant. Kan om så bedöms nödvändigt lyfta frågor till krisledningsnämnden Medverkar vid presskonferenser som kommunens ansikte utåt Utser ställföreträdande kommunchef i samråd med chefsgruppen, då kommunchefen inte är nåbar Krisledningssekreterare Ser till att krisledningsgruppens arbete dokumenteras. 18

19 Bilaga 6 Rutiner för psykiskt och socialt omhändertagande, POSOM Inledning I samband med en särskild händelse kan det finnas behov av att kunna organisera psykiskt och socialt omhändertagande av människor som direkt eller indirekt drabbas av akuta olyckor, kriser och katastrofer. Denna grupp bör vara organiserad direkt underställd socialstyrelsen. Syfte Posomgruppen har ett psykosocialt ansvar, utöver sjukvårdens medicinska ansvar för skadade, räddningstjänstens och polisens ansvar för det direkta räddningsarbetet, att ge psykiskt och socialt omhändertagande vid olyckor, kriser och katastrofer samt förebygga psykisk ohälsa på sikt och komplettera det sociala nätverket. Uppdrag Vara stödperson till individer och familjer vid akuta traumatiska händelser. Upprätta stöd- och informationscentrum Stödja räddningstjänsten och kommunens krisorganisation Samordna insatser med landstinget Samverka med övriga organisationer Verka för utbildning av egen organisation Organisation Posomgruppen i Falkenbergs kommun består av ca 14 personer från, socialförvaltningen, Barn- och utbildningsförvaltningen, Räddningstjänsten, primärvården, polisen och Svenska kyrkan. Posomgruppens kontaktperson arbetar på socialförvaltningen. Vid en händelse sammankallar ledningsgruppen personal från respektive verksamhet. Deltagandet bygger på frivillig medverkan. Utöver ledningsgruppen har Posomgruppen tillgång till ett 70-tal stödpersoner som kan inkallas för att delta i arbetet med psykosocialt omhändertagande. Inkallning Beslut om att inkalla Posomgruppen fattas av följande: Räddningsledare Vakthavande polisbefäl Ambulansplatschef Kommunens krisledningsgrupp Lokaler Posomgruppen samlas i särskilt avsett rum på polishuset eller i direkt anslutning till olycksplatsen. Lista över POSOM ledningsgrupp förvaras separat hos, (räddningstjänsten, säkerhetsansvarig och socialförvaltningen). 19