Granskning av arkivlagens tillämpning Eslövs kommun

Transkript

1 Granskning av arkivlagens tillämpning Eslövs kommun Oktober 2008 Eva Lindelöw Sjöö 1

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Syfte Inriktning och genomförande Avgränsning Bakgrund Arkivmyndigheten i en kommun Arkivlagen Tillsyn Arkivmyndigheten i Eslövs kommun Bakgrund och organisation Styrande dokument Centralarkivets personal och uppgifter Verkställande av arkivmyndighetens tillsynsuppdrag Arkivlokalen Myndigheternas ansvar Allmänt Kommunstyrelsen Gymnasie- och vuxenutbildningen Eslövbostäder Slutkommentarer Revisionell bedömning

3 Sammanfattning Revisorerna i Eslövs kommun har uppdragit åt Komrev, inom Öhrlings PwC, att granska i vilken utsträckning och på vilket sätt arkivmyndigheten i kommunen utövar sitt uppdrag enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente. Vilka förutsättningar har arkivmyndigheten vad gäller kompetens, organisation och resurser? Granskningen omfattar den övergripande arkivorganisationen samt verkställigheten av arkivmyndighetens uppgifter i enlighet med lagstiftningen och kommunens arkivreglemente. Kommunen har ett arkivreglemente av vilket det framgår att kommunstyrelsen är arkivmyndighet och att där ska finnas ett centralarkiv. Arkivmyndigheten ska utöva regelbunden tillsyn som följer av arkivlagen och arkivförordningen. Centralarkivet ska vårda hos sig förvarat arkivbestånd och främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Vidare ska centralarkivet ge myndigheterna råd i arkivvårdsfrågor. Arkivreglementet bygger på Riksarkivets och tidigare Svenska kommunförbundets normalförslag till arkivreglemente. Normalförslaget utgår från en traditionell kommunal organisation med väl avgränsade myndigheter (nämnder). Av detta framgår att varje nämnd/förvaltning har ansvar för sina respektive arkiv. Arkivreglementet omfattar inte kommunens bolag. Arkivreglementet visar ansvarsfördelningen av arbetsuppgifter mellan nämnd/förvaltning och arkivmyndigheten. Rent praktiskt utför kommunarkivarien vid centralarkivet några av förvaltningarnas uppgifter som att upprätta arkivförteckningar och förvalta gallringsbara handlingar och även utföra gallringen. Arkivreglementet behöver kompletteras med uppgift om att det även omfattar kommunens bolag. En skrivning om att arkivreglementet gäller för bolagen måste för att bestämmelsen ska anses vara associationsrättsligt bindande införas i kommunens ägardirektiv eller i respektive bolagsordning. Vidare ska arkivreglementet spegla gällande ansvarsfördelning mellan förvaltningarna och arkivmyndigheten. Tillsynen är ett sätt att i den kommunala organisationen säkerställa tillämpningen av rutiner i syfte att upprätthålla lagstiftningen kring hantering av allmänna handlingar (arkiv). Det förutsätts att varje nämnd/förvaltning har rutiner för hanteringen av sina allmänna handlingar med hänsyn till insynsrätten, det egna behovet av information och inte minst med hänsyn till den enskilde (rättsäkerheten). Arkivmyndigheten utövar ingen tillsyn i kommunen. Hur tillsynen ska organiseras och utföras och av vem är inte uttalat av arkivmyndigheten. En lämplig rutin kan vara att arkivansvarig för arkivmyndigheten, kommundirektören, är den som initierar tillsyn och att den verkställs av t ex kommunarkivarien. I Eslöv finns mycket god kompetens i arkivkunskap och rätt utnyttjad ger det kommunen bra förutsättningar för att uppfylla föreskrivna krav på att organisera hanteringen av allmänna handlingar och arkivvården på ett ändamålsenligt sätt. 3

4 Följande uppmaningar lämnas till arkivmyndigheten som resultat av granskningen: Komplettera arkivreglementet med uppgift om att det även omfattar kommunens företag och säkerställ att innehållet i arkivreglementet överensstämmer med hur ansvar och arbetsuppgifter är tänkta att vara fördelade i Eslöv. Arkivmyndigheten ska utforma rutiner som beskriver hur och när tillsyn ska utövas och av vem/vilka. Följande rekommendationer lämnas till arkivmyndigheten som resultat av granskningen: Tydliggör ansvarsfördelningen mellan centralarkivets respektive övriga förvaltningars arbetsuppgifter i syfte att klargöra centralarkivets uppdrag. Om behov finns att centralarkivet även utför förvaltningarnas uppgifter är det viktigt att tydliggöra detta och därmed behovet av resurser i kommunarkivet. Tydliggör kommunarkivariens arbetsuppgifter i en uppdragsbeskrivning eller motsvarande. Gör dokumenthanteringsplanerna obligatoriska genom att införa en bestämmelse om detta i arkivreglementet. 1. Inledning 1.1 Syfte Revisorerna i Eslövs kommun har uppdragit åt Komrev, inom Öhrlings PwC, att granska i vilken utsträckning och på vilket sätt arkivmyndigheten i kommunen utövar sitt uppdrag enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente. Vilka förutsättningar har arkivmyndigheten vad gäller kompetens, organisation och resurser? 1.2 Inriktning och genomförande Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörda tjänstemän och granskning av arkivreglementet. Ytterligare relevanta handlingar utgörs av arkivbeskrivningar, dokumenthanteringsplaner, en rapport kring kommunens behov av att leverera arkivhandlingar till centralarkivet, 1 samt några intervjuer med arkivansvariga och arkivredogörare inom Eslövbostäder och Gymnasie- och vuxenutbildningen. Dessa är slumpvis utvalda. 1.3 Avgränsning Granskningen omfattar den övergripande arkivorganisationen samt verkställigheten av arkivmyndighetens uppgifter i enlighet med lagstiftningen och kommunens arkivreglemente. 1 Alm, Anders. Eslövs kommun-arkivhantering. Studentkraft AB

5 1.4 Bakgrund En kommunal myndighets (nämndens/förvaltningens) arkiv omfattas av de allmänna handlingar som uppstår i myndighetens förvaltning och i dess olika verksamheter. Myndigheten ansvarar för arkivbildningen från och med att en handling inkommer eller upprättas tills dess den arkiveras eller gallras. Till myndighetens arkiv räknas alla allmänna handlingar oavsett medium. Det innebär att allmänna handlingar kan vara pappershandlingar, finnas lagrade på mikrofilm, disketter, hårddiskar eller utgöra filer i en katalog på centrala servrar antingen i kommunens egna lokaler eller hos en systemleverantör som geografiskt kan befinna sig på en helt annan plats. Det saknar betydelse på vilket sätt informationen presenteras. Innehållet i en handling och var den befinner sig i den kommunala beslutsprocessen avgör om det är en allmän handling eller inte. För allmänna handlingar gäller sammanfattningsvis vad som uppräknas nedan. De ska vara sökbara och därmed lättillgängliga. Det ska finnas funktionella register och arkivförteckningar som säkerställer återsökning på såväl kort som lång sikt. Myndigheten måste garantera informationens autenticitet och beständighet över tid. Sekretesskyddade handlingar ska hållas åtskilda från offentliga för att underlätta utlämnande. Gallring av allmänna handlingar ska ske, efter av ansvarig nämnd, fastställda gallringsbeslut. Gallringsfristerna kan anges t ex i en dokumenthanteringsplan. Gallring innebär att man förstör allmänna handlingar. De ska skyddas från förstörelse, skador, stöld och obehörig åtkomst. Ett ändamålsenligt skydd för allmänna handlingar är ett krav. Riksarkivet har lämnat rekommendationer vad det innebär. 2 Arkivansvar och fördelning av uppgifter bör vara klarlagda. Nämnden (myndigheten) har ansvar för sina arkiv och bör lämpligen delegera arkivansvaret. Personal med arkivvårdande uppgifter (arkivredogörare) måste vid sidan av andra arbetsuppgifter få tid till arkivvården samt få den utbildning som behövs. Ansvar för att utforma rutiner och en bra arbetsordning har den som tilldelats arkivansvar, företrädesvis förvaltningschef eller verksamhetsansvarig. Arkivlagen är en del av offentlighetslagstiftningen. 3 Bestämmelser i arkivlagen ger förutsättningar för möjligheten att ta del av allmänna handlingar idag och i framtiden. I tryckfrihetsförordningen, en av våra fyra grundlagar, framgår att alla svenska medborgare har 2 Riksarkivets författningssamling, RA-FS 1994:6 och 1997:3. 3 Tryckfrihetsförordningens 2 kap, sekretesslagen, förvaltningslagen, arkivlagen och arkivförordningen. 5

6 rätt att ta del av allmänna handlingar hos våra myndigheter. Syftet är att insynsrätten i våra myndigheters verksamheter främjar demokratin, den fria åsiktsbildningen och motverkar maktmissbruk. Insynen är vidare en garanti för rättssäkerhet och motiverar effektivitet inom förvaltningen. Sekretesslagen begränsar i vissa delar insynsrätten. I sekretesslagen finns också bestämmelser om myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar i syfte att ge allmänheten information om vilka handlingar som inkommit eller upprättats hos myndigheten. Förvaltningslagen reglerar bl a myndigheternas serviceskyldighet samt stadgar om öppettider för att allmänheten ska ges möjlighet att ta del av allmänna handlingar. Samtliga kommunala myndigheter (nämnder och styrelser) omfattas av arkivlagen. Kommunala företag omfattas också av arkivlagen om de uppfyller sekretesslagens bestämmelser om insyn. 4 Bolagsstyrelsen jämställs i detta sammanhang med myndighet. 2. Arkivmyndigheten i en kommun 2.1 Arkivlagen Enligt 7, arkivlagen, framgår att för tillsynen av att myndigheterna fullgör sina skyldigheter kring arkivvården skall det finnas arkivmyndigheter inom den statliga såväl som den kommunala förvaltningen. Arkivmyndighetens huvuduppdrag är alltså tillsyn. Av arkivlagen, 8, följer att kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen om inte fullmäktige uppdragit åt annan nämnd/styrelse. Den kommunala arkivmyndigheten ska även se till att sådana juridiska personer som avses i 1 kap 9 sekretesslagen fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen, det vill säga de kommunala företagen. Det finns alltså möjlighet för fullmäktige i en kommun att med stöd av arkivlagen uppdra åt annan nämnd/förvaltning att vara arkivmyndighet. 2.2 Tillsyn I arkivförordningen framgår att arkivmyndigheten regelbundet ska inspektera arkiven. 5 Arkivmyndigheten ska kontrollera att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 i arkivlagen och enligt berörda paragrafer i kommunens eget arkivreglemente. 4 Insyn och rätt att ta del av allmänna handlingar gäller i kommunala företag där kommunen ensam eller tillsammans med andra kommuner/landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Närmare definition finns i sekretesslagen 1 kap 9. 5 Arkivförordningen 5. 6

7 Av arkivlagen framgår att arkiven ska bevaras och hållas ordnade och förtecknas så att de tillgodoser allmänhetens rätt till insyn (offentlighetsprincipen), rättskipningen och förvaltningens behov av information, forskningens behov av källmaterial. Tillsynen är ett sätt att i den kommunala organisationen säkerställa tillämpningen av rutiner i syfte att upprätthålla lagstiftningen kring arkiv. Det förutsätts att varje nämnd/förvaltning har rutiner för hantering av sina allmänna handlingar. Syftet med regelbunden tillsyn bidrar till ökad förståelse hos kommunens personal för arkivlagens intentioner och för syftet med arkivvården. En rationell och genomtänkt arkivvård ger en effektiv förvaltning och en god offentlighetsstruktur som bidrar till att upprätthålla förtroende för kommunens verksamheter. Arkivmyndigheten förväntas att inom ramen för tillsynsuppdraget kunna tillhandahålla kompetens, råd och stöd samt metoder för att upprätthålla ändamålsenliga rutiner inom arkivområdet. En viss problematik eller motsättning föreligger mellan dels kommunallagen och dels arkivlagen eftersom kommunallagen begränsar möjligheten för arkivmyndigheten att utöva tillsyn över sig själv. Av kommunallagen framgår att en nämnd inte får utöva i lag eller annan författning föreskriven tillsyn över sådan verksamhet som nämnden själv bedriver. 6 Vidare framgår av samma lag att en förtroendevald eller en anställd hos kommunen är jävig om ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som han själv är knuten till Arkivmyndigheten i Eslövs kommun 3.1 Bakgrund och organisation Eslövs kommun är en traditionell kommun med flera nämnder och styrelser och två kommunala bolag. Arkivansvar enligt kommunens arkivreglemente ligger på respektive myndighet, d v s nämnden och övriga organ med självständig ställning. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar lagbunden tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Hos arkivmyndigheten skall finnas ett centralarkiv. 8 6 Kommunallagen 3:5. 7 Kommunallagen 6:25, punkt 3. 8 Arkivreglementet i Eslövs kommun, 3. 7

8 Centralarkivet är knutet till kommunledningskontoret och enheten Kommunikation. Chef för enheten är kommunikationschefen. Han har därmed resursansvar och personalansvar för centralarkivet. Enheten har totalt åtta anställda varav en har en heltidstjänst i centralarkivet som kommunarkivarie. Enligt arkivreglementet är centralarkivets uppgift att vårda hos sig förvarat arkivbestånd och främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Vidare ska centralarkivet ge myndigheterna råd i arkivvårdsfrågor Styrande dokument Det finns ett arkivreglemente från Arkivreglementet är utformat i enlighet med Riksarkivets normalförslag till kommunala arkivreglementen, som publicerades som ett av Svenska Kommunförbundets cirkulär, i samband med att arkivlagen trädde i kraft den 1 juli Arkivreglementet omfattar inte kommunens företag. Av arkivreglementet framgår att varje nämnd och styrelse bl a beslutar om gallring. Gallringsfrister anges i dokumenthanteringsplaner. Dokumenthanteringsplanerna styr arkivbildningen inom förvaltningarna. I dessa framgår, utöver uppgifter om gallring eller bevarande, hur handlingar ska hanteras när det gäller förvaring och tidpunkt för överlämnande till centralarkivet. Dokumenthanteringsplaner är inte obligatoriska i Eslövs kommun. Det framgår inte av t ex arkivreglementet att sådana ska upprättas. Samtliga förvaltningar och bolag, förutom Eslövbostäder, har fastställda dokumenthanteringsplaner med gallringsanvisningar. Med undantag för Barn och Familj är de flesta dokumenthanteringsplanerna i behov av översyn. Dokumenthanteringsplanen för Barn & Familj uppdaterades under Övriga är fastställda mellan 2001 och Flera förvaltningar har kontaktat kommunarkivarien för att få hjälp i arbetet. 3.3 Centralarkivets personal och uppgifter Tidigare arbetade i centralarkivet en arkivassistent vars tjänstgöringstid omfattade 50 %. Från och med november 2007 är en kommunarkivarie anställd på heltid. Kommunarkivarien har formell och gedigen utbildning samt tidigare yrkeserfarenhet som arkivarie. Sedan september medger viss övertalighet inom personaladministrationen att det finns ytterligare en person som arbetar ca 3-4 timmar i veckan med praktiska uppgifter i centralarkivet. Kostnader för centralarkivets verksamhet finns inbakade i Kommunikationsenhetens budget. Dessa är inte specificerade särskilt. Det finns ingen särskild arbetsinstruktion fastställd för den nuvarande kommunarkivarien. Av intervjuerna framgår att kommunarkivarien arbetar med nedanstående arbetsuppgifter. Kommunarkivarien tillhandahåller handlingar till allmänheten och forskare. Besökare får komma överens med kommunarkivarien om när det är lämpligt att besöka 9 Arkivreglementet i Eslövs kommun, Svenska Kommunförbundets cirkulär 1991:50, Förslag till arkivreglemente för kommuner. 8

9 centralarkivet. I samband med utlämnande av allmänna handlingar gör kommunarkivarien även sekretessprövningar. När kommunarkivarien har semester eller är borta ersätts hon tillfälligt av den som är verksamhets- och kvalitetsansvarig i växel/receptionen. Handlingar från verksamheterna, som ska bevaras, överlämnas till centralarkivet och förvaras där. Kommunarkivarien tar emot arkivleveranser. Övertagandet kvitteras och formella leveransreversaler lämnas till den överlämnande enheten. Kommunarkivarien upprättar arkivförteckningar. Av arkivreglementet framgår att det är myndigheternas respektive de kommunala företagens ansvar att upprätta arkivförteckningar. I praktiken upprättas arkivförteckningar först när handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten och därmed av kommunarkivarien. Kommunarkivarien ger råd och stöd kring frågor om arkiv. Kommunarkivarien medverkar bl.a. när förvaltningarna upprättar dokumenthanteringsplaner. Denne deltar också i projekt eller vid andra tillfällen när förändringar sker i organisationen eller i arbetssätt som påverkar arkivbildningen. Exempel på det är ett pågående arbete med att välja ett kommungemensamt system för ärende- och dokumenthantering. I det arbetet medverkar kommunarkivarien som särskilt sakkunnig. Kommunarkivarien ordnar träffar med kommunens arkivredogörare för att få möjlighet att informera och inbjuda till dialog. Kommunarkivarien medverkar också till att arkiven används i olika sammanhang. För närvarande pågår ett samarbete mellan centralarkivet, skolan och den lokala museiföreningen kring ett arbete som kallas Tidsresan. En annan ambition är att samverka närmare med skolan och få möjlighet att informera om centralarkivet i skolklasserna inför besök i centralarkivet och inför eventuell arkivforskning. Av tradition och beroende på platsbrist har förvaltningarna till centralarkivet överlämnat handlingar för förvaring som ska gallras. Rutinen har inneburit att personal från centralarkivet utför det praktiska arbetet med att förstöra handlingarna och i övrigt ser till att de avlägsnas ur arkivlokalen. Ambitionen med nuvarande kommunarkivarietjänst är, enligt kommunikationschefen, att denne ska arbeta självständigt och endast med frågor som rör arkiv, d v s inte arbeta med andra arbetsuppgifter utanför verksamhetsområdet. Kommunarkivarien ska säkerställa goda leveransrutiner mellan förvaltningarna och centralarkivet. Av olika skäl har centralarkivets tidigare personal haft konflikter med personal ute i förvaltningarna som medfört att centralarkivet som verksamhet haft dåligt rykte. Därför finns en strävan att upprätta förtroende och goda relationer bland annat efter en rekommendation från ledningen om att vara serviceinriktad, samarbetsvillig och beakta gott bemötande. Till exempel hjälper kommunarkivarien till med att hämta handlingar från förvaltningarna som ska överlämnas till centralarkivet. Detta innebär för närvarande en hel del fältarbete och besök ute i förvaltningarna. 9

10 3.4 Verkställande av arkivmyndighetens tillsynsuppdrag Av arkivreglementet framgår att arkivmyndigheten utövar tillsyn, se avsnitt 3.1. För närvarande utövar inte arkivmyndigheten tillsyn i kommunen. Hur tillsynen ska organiseras och utföras och av vem är inte uttalat av arkivmyndigheten. 3.5 Arkivlokalen Stadshuset byggdes 1982 med en större arkivlokal i källaren. I lokalen förvaras handlingar men här pågår också ordnings- och förteckningsarbete samt att man här tar emot besökare. Kommunarkivarien ansvarar för nyckeln och det är till henne man vänder sig då det finns anledning att få ta del av handlingar ur arkivet. Arkivlokalen har vissa brister med hänsyn till dess användningsområde d v s att förvara handlingar i. Bland annat, och då framför allt under sommartid, är luftfuktigheten onormalt hög. En arkivlokal ska inte påverkas av omgivande klimat utan temperatur och luftfuktighet ska kunna hållas konstant. Arbetsmiljön är inte bra och det kan vara värt att påpeka här. Det finns t ex skenor i golvet som hindrar personal att dra in vagnar mellan hyllorna för i- och urlastning. Det betyder att personal måste bära tunga volymer mellan hyllsektionerna. Avstånden mellan sektionerna är också för smala vilket gör det svårt att använda stegar m.m. Framtagning och återställande av volymer försvåras och risken för skador är stor. Det finns också anledning att se över utrymningsvägarna. Den dörr som idag är markerad som utrymningsdörr är låst från utsidan. 4. Myndigheternas ansvar 4.1 Allmänt Varje nämnd eller styrelse med självständig ställning har ansvar för vården av sitt arkiv i enlighet med arkivlagen och kommunens arkivreglemente. 11 Förvaltningscheferna har enligt de arkivbeskrivningar som finns arkivansvar. 4.2 Kommunstyrelsen Arkivansvarig för kommunledningskontoret är enligt beslut i kommunstyrelsen, kommundirektören. 12 Arkivredogörare är kommunsekreteraren, lönekamreren och ekonomiassistenten vid kassan. 4.3 Gymnasie- och vuxenutbildningen Det finns en arkivbeskrivning från 2003 som visar att Eje Ringborn är arkivansvarig. Den uppgiften får betraktas som inaktuell då förvaltningen idag har en annan förvaltningschef. I arkivbeskrivningen uppges endast en arkivredogörare men denne förklarar under en 11 Arkivreglementet i Eslövs kommun, Beslut kommunstyrelsen, 152,

11 telefonintervju att det finns ytterligare tre stycken vilka representerar Gymnasieskolan, Vuxenutbildningen, Kvalificerad yrkesutbildning och den centrala förvaltningen. Som bilaga till nämndens och förvaltningens arkivbeskrivning finns en dokumenthanteringsplan från Ett allmänt intryck är att det är svårt att få tid till arkivfrågorna. Det behövs utbildning. Förvaltningen är inte så gammal men de äldre arkivhandlingarna har skapat problem eftersom man inte riktigt vet vad som ska göras med dessa. Förvaltningens arkivredogörare från den centrala administrationen träffar kommunarkivarien ca 2 ggr per år tillsammans med kommunens övriga arkivredogörare och uppger att samarbetet med kommunarkivet är gott. 4.4 Eslövbostäder Eslövbostäder är en liten organisation med ca 10 anställda på kontoret. VD uppger att det finns en arkivansvarig och det är ekonomichefen. Ett problem för verksamheten i stort är att den posten varit föremål för viss omsättning av personal och den nu arkivansvarige har endast arbetat 1 år. VD hänvisar till en arkivrapport som upprättades för några år sedan och av vilken det framgår att företaget har god ordning på sina arkivhandlingar och då främst räkenskapshandlingarna. 13 Eslövbostäder har ingen regelbunden kontakt med arkivmyndigheten. Företaget saknar dokumenthanteringsplan och därmed gallringsbeslut. 5. Slutkommentarer 5.1 Revisionell bedömning Styrande dokument Arkivreglementet omfattar inte kommunens bolag. Eftersom de kommunala företagen sedan 1995 omfattas av offentlighetslagstiftningen är det lämpligt att se över innehållet i både arkivreglementet och kommunens ägardirektiv eller aktuella bolagsordningar. För att arkivreglementet ska anses vara gällande för bolagen måste detta också framgå av ägardirektiv eller bolagsordning. Granskningen visar att vissa arbetsuppgifter som ansvarsmässigt vilar på förvaltningarna utförs av kommunarkivarien. Det är viktigt att den faktiska arbetsfördelningen avspeglas i arkivreglementet. Dokumenthanteringsplaner anses vara nyckeldokument när det gäller att få kontroll över arkiv- och dokumenthanteringen i en kommun. Det är en förteckning över samtliga allmänna handlingar och samtidigt en redovisning av hur handlingarna hanteras. En dokumenthanteringsplan är inte föreskriven enligt arkivlagen. I arkivreglementet för Eslövs 13 Alm Anders. Eslövs kommun-arkivhantering. Studentkraft AB

12 kommun finns ingen skrivning om att den är obligatorisk. Det är annars en normal bestämmelse i kommunala arkivreglementen. Beslut om när handlingar gallras är däremot föreskrivna och ska fastställas av respektive nämnd eller styrelse. Då gallringsanvisningar ingår i dokumenthanteringsplanerna utgör de därmed underlag för beslut om gallring. Eftersom en dokumenthanteringsplan normalt tar upp en rad andra väsentliga uppgifter om de allmänna handlingarna, som på vilket sätt de presenteras (elektroniskt, film eller papper), förvaringskrav, återsökningsmöjligheter, leverans till centralarkiv m fl värdefulla uppgifter är det lämpligt att det i arkivreglementet förs in en bestämmelse om att de är obligatoriska. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad. Möjligheten till insyn i verksamheterna ökar. Arkivmyndigheten och tillsynen Arkivmyndigheten i Eslövs kommun utövar ingen tillsyn. En förklaring som lämnats av företrädarna för centralarkivet är att det inte finns något uppdrag från arkivmyndighetens ledning att tillsyn ska utövas. Enligt arkivreglementet är kommunstyrelsen arkivmyndighet med uppgift att utöva tillsyn över övriga nämnder och styrelser som omfattas av arkivreglementets bestämmelser. Tillsynen följer av arkivlagen. Arkivmyndigheten har ansvar för uppgiften men det är oklart hur innehållet i arkivreglementet ska tolkas avseende verkställandet. Eftersom det av arkivreglementet tydligt framgår vilka uppgifter som centralarkivet har så kan skrivningen i arkivreglementet tolkas som att det är möjligt för arkivmyndigheten att uppdra åt centralarkivet att utföra tillsynen men arkivmyndigheten kan även uppdra åt annan. Vad som är alldeles klart är att tillsyn inte utövas. Tillsynen ska redovisas för respektive granskad förvaltning och bolag och återrapporteras till arkivmyndigheten. Tillsynen ska ses som en del i kommunens kvalitetsarbete och dokumenteras. Kommundirektören är kommunstyrelsens arkivansvarige och därmed arkivansvarig för arkivmyndigheten. En lämplig rutin kan vara att denne initierar tillsynen som ett uppdrag till centralarkivet och kommunarkivarien verkställer det. En tolkning av den kommunala tillsynen är att den mer ska betraktas som någon form av intern kontroll. Kontrollen är ett sätt för kommunen att säkerställa ändamålsenliga rutiner kring hantering av allmänna handlingar. Arkivmyndigheten får en bättre överblick över kommunens arkivbildning. Kommunens samlade arkivbildning sker idag fortfarande traditionellt med växande pappersarkiv men andelen elektroniska handlingar ökar. Allmänna handlingar finns i IT-system som socialtjänstregister och elevadministrativa system för att nämna några exempel. Organisation och ansvarsfördelning I arkivreglementet tydliggörs ansvarsfördelningen mellan nämnd/styrelse och arkivmyndighet. Här framgår förvaltningarnas ansvar respektive arkivmyndighetens. Kommunarkivarien utför, som det ser ut idag, vissa av förvaltningarnas arkivuppgifter som att upprätta arkivförteckningar och genomföra gallring. Det är inte fel att någon annan funktion 12

13 utför arbetsuppgifter åt annan förvaltning men det är lämpligt att ansvarsfördelningen tydliggörs och där centralarkivet utför eller kommer att utföra andras arbetsuppgifter är det rimligt att detta kompenseras och att det inte går ut över centralarkivets ordinarie arbetsuppgifter. Om t ex centralarkivet upprättar förvaltningarnas arkivförteckningar så bör det gälla samtliga förteckningar och inte bara för de arkiv som överlämnas till centralarkivet. I annat fall innebär det att förvaltningar som inte överlämnar arkiv saknar arkivförteckningar. En arkivförteckning är ett föreskrivet insynsdokument som ska återfinnas ute i förvaltningarna. En rutin som innebär att kommunarkivarien förtecknar kan innebära att samtliga förvaltningar, så snart som möjligt, ska överlämna inaktuella arkiv till centralarkivet och att de som inte anser att de vill eller kan överlämna arkivhandlingar själva förtecknar sina arkiv. Rutinerna för överlämnande av arkivhandlingar är tydliga och bra. Med överlämnande av arkivhandlingar menas att en myndighet inte bara överlämnar handlingar till arkivmyndigheten utan också överför ansvar för handlingarna. Sådant överlämnande måste kvitteras vilket också är rutin. Med ansvaret följer t ex att pröva ett utlämnande när någon begär att ta del av allmän handling och i förekommande fall lämna avslagsbeslut. Kommunarkivets personal och uppgifter I Eslövs kommun och inom arkivmyndighetens verksamhet finns mycket god kompetens kring arkiv- och dokumenthantering. Men med hänsyn till vad kommunarkivarien faktiskt gör är det av stor betydelse att se över dennes arbetsuppgifter. Kommunarkivariens kunskap bör tas tillvara i strategiska sammanhang som att utarbeta rutiner, ge råd och stöd, informera och utbilda, medverka i arbetet för att säkerställa ett framtida bevarande av kommunens arkiv och främja arkivens användning i olika sammanhang såväl i undervisning, forskning som i olika kulturella användningsområden där kvaliteten på tillgängligheten av arkiven är mycket viktig. Inom arkivområdet finns åtskilliga mindre kvalificerade uppgifter som är viktiga men tidsödande och som kan utföras av annan personal. Det är vidare angeläget att se över arbetsmiljön. I dag utgör arkivlokalen både arbetsplats för kommunarkivarien och för besökare. Lokalen är inte lämplig att bedriva verksamhet i, av t ex utrymningsskäl och säkerhetsskäl i övrigt. En arkivlokal är till för att förvara handlingar i. För att skydda arkiven från förstörelse, obehörig åtkomst och stöld ska lokalen så långt det är möjligt vara låst och sluten. Det är egentligen bara då det är frågan att hämta handlingar eller komplettering av leveranser som personal måste vistas där. Uppmaningar och rekommendationer med anledning av denna rapport återfinns i sin helhet i den inledande sammanfattningen. 13