Effektivare planeringssystem

Transkript

1 Effektivare planeringssystem - att införa datorstöd i ett byggföretag Niclas Andersson

2 - att införa datorstöd i ett byggföretag 1997 Niclas Andersson Institutionen för byggnadsekonomi Lunds Tekniska Högskola Box Lund ISRN LUTVDG/TVBP--97/1008--SE KFS i Lund AB, Lund 1997

3 Innehåll Förord...1 Sammanfattning Forskningsfrågan och dess avgränsningar Historiskt perspektiv Syfte och förväntat resultat Avgränsningar Forskarens referensram Problemägare och intressenter Resursbedömning Metod Metodsynsätt Datainsamlingsmetoder Genomförande Undersökningsformer Förstudie Fallstudiens genomförande Praktisk datainsamling Tidplan för genomförandet Referensram Litteraturstudier Begreppet projekt Projektets mål Syfte med projektplanering Planeringssystem - transformationssystem Planeringssystem, ÄR-läge Fallstudiens tre delar Systemanalys, ÄR-läge Indata Planeringsprocessen Utdata - Planer och rapporter Förståelse och motivation Kunskap och färdighet...68

4 5.8 Stödsystem Företagets kommentarer kring ÄR-läget Summerande kommentarer kring ÄR-läget Planeringssystem - BÖR-läge Inledning Förklaring och strategi till BÖR-läget Exempel på utdatans informationsposter Utdata och planeringsprocess Indatans innehåll och omfattning Formulering av BÖR-läge Planeringssystemet, komponenter -omgivning Förutsättningar för effektivare planeringssystem Företagsledning - Planeringssystem Förståelse och motivation Kunskap och färdighet Stödsystem Avslutande diskussion Sammanfattande kommentarer Validitet och reliabilitet Potentiella felkällor Resultatens generaliserbarhet Referenser Bilagor Bilaga 1 Projektplanering i ett företag Bilaga 2 Enkät 1 - Generalagenter och återförsäljare Bilaga 3 Sammanställning av enkätsvar, 1 Bilaga 4 Enkätens medverkande företag Bilaga 5 Enkät 2- Företagets projektledare Bilaga 6 Sammanställning av enkätsvar, 2 Bilaga 7 Fallstudiens bygg- och anläggningsprojekt Bilaga 8 Diagnostisk planeringsuppgift Bilaga 9 Program Evaluation and Review Technique Bilaga 10 Critical Path Method Bilaga 11 Kort beskrivning av planeringsfunktioner Bilaga 12 Upprättade planers informationsinnehåll

5 Förord Genomförandet av detta forskningsprojekt är ett exempel på forskning i nära samarbete mellan högskola och näringsliv. Institutionen för byggnadsekonomi har varit mitt basläger, varifrån jag genomfört upptäcksresor till olika delar av det svenska byggföretag som varit föremål för undersökningen. På institutionen har jag hämtat kraft och inspiration bland trevliga och kompetenta kolleger. Jan Söderberg har initierat projektet och varit min handledare. Fredrik Hansson har, med sin aldrig sinande hjälpsamhet, fungerat som diskussionspartner och givit mig stort stöd. Mats Person har sett till att min dator fungerat (ett omfattande arbete) och varit en kunnig referens i planeringsfrågor. Anna Skarman, alltid lika hjälpsam, har bidragit till att underlätta arbetets praktiska delar. Två av institutionens tidigare medarbetare förtjänar också att uppmärksammas i detta förord. Jan Borgbrant och Patrik Johansson har på olika sätt bidragit till forskningsprojektets, såväl som min personliga utveckling. Företaget, som varit föremål för forskningsprojektets fallstudie, önskar vara anonymt i rapporten. Deras omnämnande i detta förord antar samma anonyma hållning. Forskningsprojektet är finansierat av SBUF (Svenska Byggbranschens Utvecklingsfond) inom ramen för IT-bygg, insatsprogrammet Informationsteknologi i byggande och fastighetsförvaltning. I ett förord brukar familjen tillägnas ett alldeles särskilt tack. Detta trots att de sällan bidragit i själva forskningsarbetet eller varit föremål för undersökningen. I rapportarbetets forcerade slutskede påmindes jag dock tydligt om vilken central roll stödet från familjen har utgjort under hela arbetet. Lotta och Johanna förtjänar ett alldeles eget tack för support, kärlek och omtanke. Lund i november 1997 Niclas Andersson 1

6 2

7 Sammanfattning Planering är av central betydelse i projektledning inom byggoch anläggningsprojekt. Detta framgår tydligt i projektledningslitteratur där planering ägnas stort utrymme. Även i denna undersökning, en fallstudie av planeringen i ett svenskt byggföretag, visar att flera olika typer av planer framställs i varje projekt. Fallstudien avser att undersöka företagets rådande projektplanering, med fokus på användningen av IT-stöd, samt ge förslag på hur planeringen kan effektiviseras. Den aktuella planeringssituationen karaktäriseras av en oklar uppfattning om planeringens avsikter och betydelse för styrningen av projektet. Flera olika planer upprättas i inledningen av projekten, men dessa blir snabbt inaktuella p.g.a. bristfällig avstämning och revidering. Detta kan till viss dels förklaras utifrån en begränsad användning av planeringsprogram. Upprättade planer, och deras aktiviteter, saknar inbördes kopplingar vilket medför att planeringsprogrammen inte kan användas på ett effektivt sätt. Undersökningen visar att detta inte enkom är ett resultat av otillräcklig utbildning. Insikten om nyttan med planering, och hur planeringsprogram kan utgöra ett stöd, måste tydliggöras för att skapa motivation till förändringen av planeringsarbetet. Förslaget till ett effektivare planeringssystem tar utgångspunkt i syftet med planeringen och de möjligheter som datorstödd planering ger. Förslaget fokuserar på informationen i det beslutsunderlag planeringen genererar och vilka krav detta leder till för programhanteringen. Projekten, och dess planering, är en decentraliserad verksamhet inom företaget. Införandet av ett effektivare planeringssystem kan dock inte bäras av det enskilda projektet utan ska betraktas som en förändringsprocess på företagsnivå. Undersökningen beskriver avslutningsvis de förutsättningar som framstår som viktiga i detta förändringsarbete. Här betonas företagsledningens roll och samordningen med andra förändringsprocesser inom företaget. 3

8 4

9 1 Forskningsfrågan och dess avgränsningar I forskningsfrågan preciseras forskningsprojektets frågeställning, dess bakgrund och syfte. Här bildas även avgränsningar och forskningsinriktningen förtydligas. Forskningsfrågan beskrivs här utifrån sex aspekter. Forskarens referensram Resursbedömning Problemägare, Intressenter Forskningsfrågan Historiskt perspektiv Avgränsningar Syfte och förväntat resultat Figur 1.1: Forskningsfrågans sex aspekter 1.1 Historiskt perspektiv Expansionen i svenskt bostadsbyggande under 80-talet avtog hastigt under Bygginvesteringarna nästan halverades mellan åren 1990 och På grund av den vikande marknaden tvingades svenska entreprenadföretag genomgå stora förändringar. Byggverksamheten måste anpassas till en allt hårdare konkurrenssituation, med låga vinstmarginaler och korta byggtider. De svenska entreprenadföretagen presenterade olika förändringsstrategier som avsåg att leda till effektivare produktion, med lägre kostnadsnivåer och ökad konkurrenskraft. Skanskas förändringsarbete, 3T - Totalt tidstänkande, var ett exempel på ett sådant förändringsprogram. Detta 5

10 syftade till att effektivisera verksamheten genom att bl.a. förkorta tidsåtgången i produktionsprocessen. Förändringsprogrammet fokuserar på tids- och resursstyrning och lyfter fram effektivare planering som en viktig del. Tänk efter före, Gör rätt från början, Håll tider och Lär av erfarenheterna presenterades som väsentliga punkter i 3Tprogrammet och dessa är alla tydligt planeringsrelaterade. Andra byggföretag presenterade liknande program. Kopplingen mellan planering och byggproduktionens effektivitet avseende produktionskostnader, beskrivs tydligt i en undersökning av Josephson (1994). I denna undersökning visas att planeringsfel, orsakade av produktionsledningen, utgör närmare 2% av den totala produktionskostnaden. Detta ska sättas i relation till entreprenadföretagens marginaler, som under 80-talets högkonjunktur låg mellan 1-3% (Byggföretagens ekonomi 1988). Detta visar att planeringsinsatsen i hög grad kan påverka det ekonomiska utfallet. Mot bakgrund av att byggproduktionen huvudsakligen utförs i projektform framstår projektledning som en central ledningsfråga i all byggproduktion. Kristoffersson (1995) visar projektledningens starka koppling till planering och samordning på byggarbetsplatsen, och han refererar även till projektet Korta byggtider, (Mikaelsson 1992). I detta projekt framställs ändamålsenliga system för informationsteknologi, som en kritisk faktor för fel och misstag i byggproduktionen. Det finns idag ett stort utbud av IT-stöd speciellt utvecklade för att stödja och underlätta planeringsprocessen. Implementationen av datorstödd planering bland svenska byggentreprenörer har dock ännu inte nått ett brett genomslag. Borgbrant och Hansson (1995) visar i en undersökning genomförd inom Skanska Syd AB, att ca 35% av tjänstemännen i företaget använder dator i sitt projektarbete. Av dessa är det knappt 20% som, enligt undersökningen, i hög grad använder datorstödd planering. I samma undersökning uttrycker en mycket stor majoritet av tjänstemännen att de skulle använda datorer mera i sitt arbete om de hade mer utbildning i datoranvändning. Även Kristoffersson (1995) bekräftar tjänstemännens generella intresse för informationsteknologi men varnar för övertro på teknikens möjligheter. Systemen riskerar att i praktiken 6

11 uppfattas som komplexa och tungarbetade trots att avsikten är att underlätta arbetet. Planeringens centrala betydelse för en effektiv byggproduktion och den ännu låga användningsgraden av datorstödd planering bildar utgångspunkt för detta forskningsprojekt. Det framstår som intressant för byggföretag att närmare kartlägga hur datorstödd planering används idag och undersöka möjligheterna att utveckla användningen för en effektivare planeringsprocess. Detta utgör en del i företagens genomgripande förändringsarbete. 1.2 Syfte och förväntat resultat Avsikten med detta forskningsprojekt är att beskriva ett byggföretags rådande planeringssystem och, med detta som utgångspunkt, beskriva ett effektivare planeringssystem, utifrån de möjligheter som ges med datorstödd planering. Ett andra syfte är att beskriva viktiga förutsättningar inom företaget för att uppnå de specificerade målen. Resultatet förväntas utgöra underlag för företaget vid strategiska beslut kring införandet av datorstödd planering, samt för val av planeringsverktyg. I byggbranschens övergripande perspektiv förväntas resultatet från detta projekt bidra till en successivt ökande datoranvändning i byggprocessen. Datoriseringen öppnar möjligheter för integrering av olika delsystem som tillsammans verkar för en effektivare informationshantering och förbättrad kommunikation i hela processen. Det enskilda byggföretagets mål i denna utveckling är att skapa ökad konkurrenskraft genom lägre produktionskostnader. Det undersökta fallstudieföretaget delar aktivt i forskningsprojektet. Genom detta engagemang, med kontinuerlig återföring av resultat till företaget, kommer företagets verksamhet att förändras under forskningsprojektets gång. Detta kommer att öka företagets beredskap och mottaglighet då forskningsprojektets slutresultat presenteras. För institutionens del förväntas resultatet öka insikten och förståelsen för den praktiska byggprocessen, med fokus kring projektstyrning. Ut vetenskaplig synvinkel kompletterar forskningsprojektet tidigare forskning kring byggbranschrelaterade IT-frågor. Institutionen förväntas genom 7

12 forskningsresultaten kunna stärka och aktualisera sitt utbildningsprogram i grundutbildningen av blivande civilingenjörer inom Väg- och Vattenbyggnad. Det nära samarbetet med fallstudieföretaget kommer att öppna möjligheter för framtida utbyte i form av förnyade forskningsinsatser, examensarbeten, gästföreläsningar, studiebesök och andra utbildningsinsatser. Erfarenheterna från samarbetet kan vara värdefulla inför kommande anslagsansökningar där samverkan och närhet till branschen premieras. För forskarens personliga del förväntas forskningen resultera i en fördjupad insikt om de problem och möjligheter som är förknippade med införandet av IT-stöd i ett byggföretag. Den praktiska orienteringen av forskningsinsatsen ger ökad insikt om organisationen, medarbetarna och atmosfären i ett byggföretag. Även personliga kontakter inom företaget och andra delar av branschen förväntas, för personlig del, bli en givande aspekt av forskningsprojektet. 1.3 Avgränsningar Avgränsningarna ringar in kärnan i forskningsfrågan och bidrar till att i ett större perspektivet tydliggöra omfattningen av studien. Avgränsningarna beskrivs empiriskt samt ur byggprocessens perspektiv Empiriska avgränsningar Forskningsprojektet genomförs i form av en fallstudie inom ett svenskt byggföretag, vilket innebär att all empiri hämtas från denna verksamhet och dess medarbetare. Alla företagets avdelningar omfattas av undersökningen. Ett par projektledare från varje avdelning, och deras projekt, väljs ut som studieobjekt. Begreppet projektledare används i denna rapport som samlingsnamn för den eller de personer i ett byggprojekt som ansvarar för och utför planeringen. I företagets bygg- och anläggningsprojekt finns vanligtvis två hierarkiskt jämställda tjänstemän med olika ansvarsområden. Ansvaret delas upp i produktions- och administrationsområden. Vem av de båda tjänstemännen som har huvudansvaret för projektets planering, eller om det delas lika mellan de båda, varierar från projekt till projekt. De 8

13 båda tjänstemännen benämns fortsättningsvis gemensamt med begreppet projektledare. Företagets data-ansvariga inom respektive avdelning ansvarar för urvalet av projektledare inom följande givna ramar. Utvalda projektledare ska: arbeta i något projekt med produktionsstart inom tidsramen för undersökningen ha ett personligt intresse av att aktivt medverka i undersökningen inneha erforderlig datorkapacitet (avseende hårdvara) Undersökningen tar utgångspunkt i entreprenörens ansvar för planering och samordning av byggproduktionen. Andra organisationer, såsom underentreprenörer, installatörer, beställare och deras planeringsarbete, omfattas inte av studien. Undersökningen av planeringsprogram avgränsas till fyra olika programvaror. Programvarorna utgörs av Bygg- Planering (MS Project), PowerProject, SureTrak och en planeringsapplikation framtagen i Artemis PM. En djupare undersökning av planeringsprogrammen avgränsas till att omfatta PowerProject och SureTrak. Programmen är valda utifrån en, i undersökningen genomförd, kartläggning av planeringsprogram på den svenska marknaden. Urvalet gjordes tillsammans med företaget. En subjektiv indelning gjordes utifrån en bedömning av kapacitet, prisnivå, leverantör samt efter företagets tidigare kännedom och erfarenhet om programmen. De utvalda programvarorna uppfattades som intressanta, och tillhörde en kategori av program som företaget kan för av vilka planeringsprogram som kapacitets och prismässigt var intressanta för företaget. Undersökningen fokuserar på planering av byggproduktion och lämnar därmed byggprocessens tidigare faser, program- och projekteringsskedet, utanför undersökningens ramar. Inga avgränsningar görs vad gäller upphandlingsform eller typ av projekt. 9

14 1.4 Forskarens referensram Forskarens kompetensinriktning och erfarenhet påverkar utformningen av forskningsfrågan och beskrivs därför kort för att redogöra forskarens bakgrund och intresseområden. Intresset för IT-användning i byggbranschen uppkom under utbildningen till civilingenjör inom Väg och Vatten, vid Lunds Tekniska Högskola. Detta intresse kom att leda till ett enskilt arbete som genomfördes under en termins studier vid Instituttet For Anlaeggsteknik, Danmarks Tekniska Högskola. Arbetet resulterade, kring årsskiftet , i en rapport med titeln Datorstöd inom Byggbranschen. Rapporten beskrev på ett övergripande sätt informationsteknologins aktuella tillämpningar och utvecklingstendenser inom byggbranschen. Under detta arbete kom kontakt att etableras med forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan som, i samarbete med Handelshögskolan och SICS, genomförde ett projekt med titeln Datorstöd för planering och styrning på arbetsplatsen. Detta projekt ingick som ett av flera projekt i ett forskningsprogram finansierat av Nutek och Arbetsmiljöfonden under perioden Rapporten Datorstöd inom Byggbranschen och introduktionen till datorstödd planering inspirerade till ett examensarbete med fördjupade studier inom detta område. Examensarbetet omfattade en utvärdering av två planeringsprogram, med avseende på inlärning och praktisk användbarhet, för planering av bygg- och anläggningsprojekt. Erfarenheterna från detta arbete var att programvarorna hade en stor kapacitet som endast i begränsad omfattning användes i praktiken. Iakttagelserna bidrog till formuleringen av detta forskningsprojekt, som ligger inom institutionens ram för IT-forskning. Den personliga bakgrunden är naturvetenskapligt och teoretiskt orienterad. Den teoretiska och IT-orienterade kompetensen är, vid forskningens initialskede, mer djupgående än insikten om praktiska förhållanden vad gäller projektstyrning och planering av bygg- och anläggningsprojekt. 10

15 1.5 Problemägare och intressenter Forskningsfrågans problemägare utgörs av de grupper, organisationer eller funktioner som påverkas av forskningsstudien, men även utövar inflytande på beskrivningen av forskningsfrågan. I detta forskningsprojekt finns två tydliga problemägare, fallstudieföretaget och institutionen för byggnadsekonomi vid LTH. Företaget utgörs av en svensk byggentreprenör med kapacitet att genomföra kontrakt av alla storlekar och typer, bygg- så väl som anläggningsprojekt. Företaget är ett dotterbolag inom en större bygg- och fastighetskoncern med global verksamhet. Institutionen för byggnadsekonomi tillhör den tekniska fakulteten vid Lunds Universitet. De ämnesområden som institutionen huvudsakligen är verksam inom är: management, ledarskap organisation och ledningsfrågor upphandlingsformer stöd och hinder vid förändringsprocesser IT-verktyget som hjälpmedel i produktionsprocessen materialhantering, logistik projektledning med fokus på produktionsplanering projekteringsledning Institutionens forskning fokuserar på de delprocesser som förekommer inom byggprocessens olika faser, projektering, planering, produktion och förvaltning. Forskningsområdena är förhållandevis unga, ur ett vetenskapshistoriskt perspektiv, och saknar därför längre forskningstradition att relatera metoder och resultat till. För förståelsen av byggprocessens hela dynamik finner institutionens forskning metodiskt stöd i andra forskningsdiscipliner, så som sociologi, beteendevetenskap och psykologi. Den forskning institutionen bedriver kan delas in i tre huvudtyper: beskrivande utvärderande, som underlag för beslut förändringsstrategier 11

16 Institutionens verksamhet omfattar både utbildning och forskning, med bygg- så väl som anläggningsinriktning. Båda parter, företaget och institutionen, har medverkat under forskningsprojektets alla faser. Företaget har genom sitt engagemang bidragit till att ge forskningen en ändamålsenlig inriktning och verkat för resultatens praktiska tillämpning. Institutionen har haft ett tydligare inflytande vad gäller forskningsmetodiska frågor, samt den vetenskapliga rapporteringen och resultatspridningen. Forskningens intressenter utgörs av de grupper, organisationer eller funktioner som påverkas av forskningsstudiens resultat, men inte haft inflytande över dess uppläggning eller genomförande. I detta fall utgörs intressenterna huvudsakligen av andra svenska byggföretag med intresse för datorstödd planering. Även andra branscher med projektrelaterad verksamhet, kan finna intresse för forskningsprojektet ur bench-marking hänseende. 1.6 Resursbedömning I utformningen av forskningsfrågan görs en översiktlig bedömning av erforderliga resurser för forskningens genomförande. De ekonomiska ramarna anges i forskningsanslaget från SBUF (Svenska Byggnadsindustrins Utvecklingsfond) som, tillsammans med företaget, finansierat forskningsprojektet. Kostnadsramen omfattar löner för institutionens forskare och handledare inom institutionen. Den arbetsinsats företaget bidrar med i forskningsarbetet, ca 50% av den sk företagsforskarens arbetstid, räknas också in i projektets budget, tillsammans med dennes handledare inom företaget. Andra utgiftsposter utgörs huvudsakligen av resekostnader och datorutrustning. Bland mindre kostnadsposter kan nämnas lokalhyror, för möten och seminarier, samt utgifter för programvaruutbildning. Programvaror lånas kostnadsfritt direkt av respektive generalagent. Ingen övrig materiell utrustning bedöms vara nödvändig för forskningsprojektets genomförande. Ingen ekonomisk ersättning utgår till personer, huvudsakligen inom företaget, som engageras för intervjuer eller på annat sätt bidrar till undersökningen. 12

17 2 Metod 2.1 Metodsynsätt Betraktandet av projektplaneringens ingående komponenter och relation till andra styrprocesser inom företaget kan metodteoretiskt göras utifrån olika synsätt. Valet av metodsynsätt påverkar forskningens förklaringsmodell genom olika sätt att betrakta den verklighet som undersöks. Arbnor och Bjerke (1977) beskriver tre metodsynsätt och deras antaganden om verkligheten. Dessa redovisas i följande korta sammanställning: Analytiskt synsätt Helheten är lika med summan av delarna Kunskapen är individoberoende Kunskapen förklaras utifrån verifierade omdömen Systemsynsätt Helheten avviker från summan av delarna Kunskapen är systemberoende Delarna förklaras utifrån helhetens egenskaper Aktörssynsätt Helheter existerar endast som strukturer av innebörder, vilka socialt konstrueras Kunskapen är individberoende Helheter förklaras utifrån aktörerna Tabell 2.1: Kort sammanställning av de tre metodsynsätten Holme och Solvang (1986) förklarar kortfattat de olika synsättens innebörd. Det analytiska synsättet har gamla vetenskapstraditioner och ligger naturvetenskapen och det positivistiska förhållningssättet nära. Här betonas kravet på enkelhet och precision i undersökningarna, där varje del kan ges ett kvantitativt mätvärde. Iakttagelser kan analyseras statistiskt och bilda underlag för generaliseringar. Plane- 13

18 ringens nätverksteorier är ett i detta sammanhang aktuellt exempel från det analytiska synsättet. Här är utgångspunkten att summan av delarna (aktiviteter) tillsammans bildar helheten (projektet). Med systemsynsättet betonas de studerade enheternas inbördes samspel, vilka agerar inom systemets ramar. Verkligheten uppfattas inte som summan av dess ingående delar, till skillnad från det analytiska synsättet. Både positiva och negativa synergieffekter, i relationen mellan systemets delar, påverkar helheten. Utgångspunkten i aktörsprincipen ligger i att studera den enskilda aktören. Forskare och aktörer påverkar varandra ömsesidigt under forskningsprocessen och bidrar gemensamt till kunskapsuppbyggnaden. Även i aktörsprincipen betonas vikten av att studera samspelet mellan aktörer, men till skillnad från systemsynsättet förklaras helheten utifrån delarnas egenskaper. Holme I M, Solvang B K (1986) avslutar med att konstatera att i den praktiska forskningsprocessen renodlas inte någon metodprincip. Istället kombineras olika synsätt för att i bästa möjliga mån förklara den företeelse som undersöks. Systemsynsättet har utgjort den tongivande metodprincipen i detta forskningsprojekt. Men även analytiska inslag kan skönjas i delar i arbetet. Enkätundersökningen är ett exempel på en analytiskt inriktad del. I följande diskussion beskrivs forskningsprojektet ur systemsynsättets perspektiv närmare. Arbnor och Bjerke definierar begreppet system enligt följande: - Ett system är en mängd komponenter och relationer mellan dessa. Systembegreppet kan beskrivas på olika nivåer, där delsystem utgör enheter i ett övergripande system, som i sin tur är en del i ett större system. Denna undersökning kan illustreras utifrån nedanstående figur. 14

19 Forskningsfråga Metodsynsätt Byggprocess Planeringsprocess Förändringsprocess Figur 2.1: Forskningsfrågans avgränsning och metodperspektiv Bilden beskriver hur forskningsfrågan genom ett, i denna undersökning, systemorienterat perspektiv betraktar tre processer; bygg, planering och förändringsprocesserna. Byggprocessen betraktas som ett övergripande system vilket avgränsas till att endast omfatta produktionsfasen. Planeringsprocessen, vilket utgör undersökningens huvudsakliga fokus, betraktas på en lägre nivå som ett system bestående av en mängd komponenter med inbördes relationer. Den förändring som forskningen avser att generera beskrivs också ur ett systemsynsätt uppdelat i tre etapper; ÄR-läge, BÖRläge och Förutsättningar Systemsynsättet Valet av systemsynsätt innebär att undersökningen förklarar planeringsprocessens olika delar och dess relationer utifrån ett helhetsperspektiv. Förståelsen för en komponent uppstår, enligt systemsynsättet, först då komponenten sätts in i ett större sammanhang. Analysen inriktas därför mot att förklara och förstå olika planeringsmoment i förhållande till varandra och till den övergripande planeringsprocessen. Företag, eller delar därav, betraktas ofta som öppna system, dvs undersökningen betraktar systemets relationer till sin omgivande miljö. I detta fall betraktas planeringssystemet som ett öppet system i relation till andra system inom företaget. 15

20 Fallstudier är ett vanligt sätt att samla information enligt systemsynsättet. En fallstudie avgränsar undersökningen till att endast omfatta ett eller ett fåtal fall, som däremot studeras mer ingående. Fallstudien avgränsas i denna undersökning till att omfatta företaget och dess projektplanering. En viss bredd uppnås dock genom att välja ut bygg- och anläggningsprojekt från varje avdelning inom företaget. Fallstudie som metodval upplevdes som naturlig i denna undersökning med bakgrund av uppdragets art. Företagets tydliga engagemang i det praktiska forskningsarbetet skulle av konkurrensskäl försvåra närmare insyn i andra företags verksamhet Byggprocessen Byggprocessen som system beskrivs inte närmare här utan används bara för att markera forskningsinsatsens tillhörighet i ett samhällsperspektiv. Forskningsinriktningen konkretiseras och avgränsas ytterligare, vilket tidigare nämnts, genom att fokusera på byggprocessens produktionsfas Planeringsprocessen Genom att betrakta planeringsprocessen ur systemsynsättet är det möjligt att bilda en referensram kring planeringen, inom vilken externa såväl som interna komponenter och dess relationer, kan beskrivas. Projektplanering beskrivs som ett system, som i relation med flera andra system, utgör beståndsdelar i företaget. Planeringssystemet kan i sin tur delas upp och beskrivas i underliggande delsystem. Enskilda identifierade problem kan klassificeras och beskrivas i en övergripande problemgrupp. Det enskilda problemet kan då förklaras utifrån en gemensam lösningsmodell för hela problemgruppen. Med systemsynsättet flyttas alltså problemlösningen från respektive problem till den övergripande problemgruppen Förändringsprocessen Då målet för en undersökning, med utgångspunkt i systemsynsättet, fastställs redan under beskrivningen av forskningsfrågan, sägs studien vara målorienterad, vilket är fallet i detta forskningsprojekt. Arbetsgången mot att uppnå det fastställda målet beskriver Arbnor och Bjerke (1977) i fyra steg: 16

21 Systemanalys Systemkonstruktion Problem Tillämpning av det nya förslaget konstruktion Teori Empiri Figur 2.2: Systemsynsättets arbetsgång Problemet återfinns i det rådande planeringssystemet vilket bildar utgångspunkt för hela forskningsansatsen. Problemet och dess bakgrund redovisas i beskrivningen av forskningsfrågan. Systemanalysen innebär en avbildning av det system som betraktas utan att systemet förändras. Systemanalysen genomförs med traditionella tekniker för datainsamling. I denna undersökning har den huvudsakliga datainsamlingsmetoden utgjorts av intervjuer. Efter att problemet kartlagts skapas ett nytt systemförslag, vilket i detta fall gjorts i samarbete med företaget och de engagerade projektledarna. Detta steg kallas systemkonstruktion och är en teoretiskt produkt som avser att beskriva ett framtida verkligt system. Det fjärde steget, att införa det nya systemet i företaget, är lämnat åt företaget att på egen hand hantera, och omfattas alltså inte av denna rapport. Denna modell av systemorientering, när utredaren inte själv delar i tillämpning av det nya systemet, benämns i systemlitteraturen som en expertvariant av systemsynsättet. Denna undersökning är inte en renodlad expertvariant eftersom företaget aktivt deltagit i forskningsarbetet och alltså sedan fortsätter med tillämpningen av resultaten. Arbetsgången i detta forskningsprojekt beskrivs i andra termer än de ovan beskrivna. Kartläggningen av det befintliga planeringssystemet, dvs systemanalysen, kallas ÄR-läge. Är-läget ligger till grund för systemkonstruktionen, alltså det nya systemförslaget vilket i rapporten benämns 17

22 BÖR-läge. Istället för tillämpningen av BÖR-läget kompletteras rapporten med en beskrivning av erforderliga förutsättningar för att implementera det nya systemet. Dessa steg utgör tre tydliga delar i forskningsarbetet. Genom företagets aktiva del i undersökningen, tillsammans med en kontinuerlig återföring av resultat, kommer förändringsprocessen att bli en del i forskningsprocessen. Förändringsprocessen kan ur systemperspektivet presenteras enligt följande figur. ÄR-läge BÖR-läge Förutsättningar Figur 2.3: Förändringsprocessens tre delar 2.2 Datainsamlingsmetoder Forskningsarbetet sträcker över både kvantitativa och kvalitativa datainsamlingsmetoder. De båda metodinriktningarna har för- och nackdelar och kompletterar på så sätt varandra. Forskningsprojektets fallstudie föregick av en förstudie. Denna förstudie kan sägas anta en mer kvantitativ inriktning, medan fallstudiens inriktning är kvalitativt orienterad. Den tongivande datainsamlingsmetoden har utgjorts av intervjuer. I förstudien har tre datainsamlingsmetoder använts. Litteraturstudier Intervjuer Enkätundersökningar Fallstudiens datainsamlingsmetoder utgjordes av: Text- och bildanalys Intervjuer Vid förstudiens inledande litteraturstudier, då forskningsfrågan ännu inte var tydligt preciserad, inriktades litteraturundersökningen mot att skapa en allmän orientering 18