SVENSK STANDARD SS-ISO 20400:2017

Transkript

1 SVENSK STANDARD SS-ISO 20400:2017 Fastställd/Approved: Publicerad/Published: Utgåva/Edition: 1 Språk/Language: svenska/swedish, engelska/english ICS: ; ; Hållbar upphandling Vägledning (ISO 20400:2017, IDT) Sustainable procurement Guidance (ISO 20400:2017, IDT)

2 Standarder får världen att fungera SIS (Swedish Standards Institute) är en fristående ideell förening med medlemmar från både privat och offentlig sektor. Vi är en del av det europeiska och globala nätverk som utarbetar internationella standarder. Standarder är dokumenterad kunskap utvecklad av framstående aktörer inom industri, näringsliv och samhälle och befrämjar handel över gränser, bidrar till att processer och produkter blir säkrare samt effektiviserar din verksamhet. Delta och påverka Som medlem i SIS har du möjlighet att påverka framtida standarder inom ditt område på nationell, europeisk och global nivå. Du får samtidigt tillgång till tidig information om utvecklingen inom din bransch. Ta del av det färdiga arbetet Vi erbjuder våra kunder allt som rör standarder och deras tillämpning. Hos oss kan du köpa alla publikationer du behöver allt från enskilda standarder, tekniska rapporter och standardpaket till handböcker och onlinetjänster. Genom vår webbtjänst e-nav får du tillgång till ett lättnavigerat bibliotek där alla standarder som är aktuella för ditt företag finns tillgängliga. Standarder och handböcker är källor till kunskap. Vi säljer dem. Utveckla din kompetens och lyckas bättre i ditt arbete Hos SIS kan du gå öppna eller företagsinterna utbildningar kring innehåll och tillämpning av standarder. Genom vår närhet till den internationella utvecklingen och ISO får du rätt kunskap i rätt tid, direkt från källan. Med vår kunskap om standarders möjligheter hjälper vi våra kunder att skapa verklig nytta och lönsamhet i sina verksamheter. Vill du veta mer om SIS eller hur standarder kan effektivisera din verksamhet är du välkommen in på eller ta kontakt med oss på tel Standards make the world go round SIS (Swedish Standards Institute) is an independent non-profit organisation with members from both the private and public sectors. We are part of the European and global network that draws up international standards. Standards consist of documented knowledge developed by prominent actors within the industry, business world and society. They promote cross-border trade, they help to make processes and products safer and they streamline your organisation. Take part and have influence As a member of SIS you will have the possibility to participate in standardization activities on national, European and global level. The membership in SIS will give you the opportunity to influence future standards and gain access to early stage information about developments within your field. Get to know the finished work We offer our customers everything in connection with standards and their application. You can purchase all the publications you need from us - everything from individual standards, technical reports and standard packages through to manuals and online services. Our web service e-nav gives you access to an easy-to-navigate library where all standards that are relevant to your company are available. Standards and manuals are sources of knowledge. We sell them. Increase understanding and improve perception With SIS you can undergo either shared or in-house training in the content and application of standards. Thanks to our proximity to international development and ISO you receive the right knowledge at the right time, direct from the source. With our knowledge about the potential of standards, we assist our customers in creating tangible benefit and profitability in their organisations. If you want to know more about SIS, or how standards can streamline your organisation, please visit or contact us on phone +46 (0)

3 Den internationella standarden ISO 20400:2017 gäller som svensk standard. Detta dokument innehåller den svenska språkversionen av ISO 20400:2017 följd av den officiella engelska språkversionen. Bägge språkversioner innehåller alternativa texter till samtliga figurer. The International Standard ISO 20400:2017 has the status of a Swedish Standard. This document contains the Swedish language version of ISO 20400:2017 followed by the official English language version. Both language versions contain alternative texts to all figures. Copyright/Upphovsrätten till denna produkt tillhör SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sverige. Användningen av denna produkt regleras av slutanvändarlicensen som återfinns i denna produkt, se standardens sista sidor. Copyright SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sweden. All rights reserved. The use of this product is governed by the end-user licence for this product. You will find the licence in the end of this document. Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, telefon Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard. Information about the content of the standard is available from the Swedish Standards Institute (SIS), telephone Standards may be ordered from SIS Förlag AB, who can also provide general information about Swedish and foreign standards. Standarden är framtagen av kommittén för Socialt ansvarstagande, SIS/TK 478. Har du synpunkter på innehållet i den här standarden, vill du delta i ett kommande revideringsarbete eller vara med och ta fram andra standarder inom området? Gå in på - där hittar du mer information.

4 SS-ISO 20400:2017(Sv) Innehåll 1 Omfattning Normativa hänvisningar Termer och definitioner Grundläggande förståelse Begreppet hållbar upphandling Principer för hållbar upphandling Huvudområden inom hållbar upphandling Drivkrafter för hållbar upphandling Viktiga överväganden för hållbar upphandling Hantera risker (inklusive möjligheter) Hantera negativ hållbarhetspåverkan genom due diligence Fastställa prioriteringar för hållbarhetsområden Utöva inflytande Undvika medskyldighet Integrera hållbarhet i organisationens policy och strategi för upphandling Engagemang för hållbar upphandling Förtydliga ansvarighet Anpassa upphandlingen till organisationens mål och målsättningar Förstå upphandlingsrutiner och leverantörskedjor Styra implementering Organisera upphandlingsfunktionen i riktning mot hållbarhet Styra upphandling Styrning Rutiner och system Möjliggöra för personer Organisationskultur Resultatstyrning Lära genom samarbete Vägledning Identifiera och engagera intressenter Identifiera viktiga intressenter Engagera leverantörskedjorna Engagera andra intressenter Fastställa prioriteringar för hållbar upphandling Tillämpa riskhantering Använda olika angreppssätt för att fastställa prioriteringar Mäta och förbättra prestanda Definiera mätvärden och indikatorer Rapportering Benchmarking Införa en mekanism för att hantera missförhållanden Integrera hållbarhet i upphandlingsprocessen Bygga på den befintliga processen Planering Integrera viktiga delar av hållbar upphandling Bedöma hållbarhetsrisker (inklusive möjligheter) Analysera kostnaderna Analysera organisationens behov Analysera marknaden Slutföra anskaffningsstrategin Integrera hållbarhetskrav i specifikationer

5 SS-ISO 20400:2017(SV) Definiera kriterier för hållbar upphandling Välja typer av krav Tillämpa minimikrav och frivilliga krav Hitta information för att fastställa kraven Utvärdera att hållbarhetskraven är uppfyllda Välja leverantörer Bedöma leverantörernas kapacitet Förkvalificering av leverantörer Hantera anbud Tilldelning av kontrakt Hantera avtalet Hantera relationen till leverantörerna Implementering av avtalet Använda en avtalsförvaltningsplan Hantera prestanda och relationer Uppmuntra leverantörers och kunders gemensamma initiativ Hantera leverantörsmisslyckanden Sluthantering och slutet av livscykeln Utvärdera och dra lärdom av avtalet Bilaga A (informativ) Delområden inom hållbar upphandling Bilaga B (informativ) Översikt av ISO Bilaga C (informativ) Exempel på en strategi baserad på hållbarhetsdelområden Litteraturförteckning

6 SS-ISO 20400:2017(Sv) Svenskt förord Den engelska titeln på detta dokument är "Sustainable procurement Guidance" och procurement har översatts till upphandling. Med upphandling åsyftas i detta dokument hela cykeln från identifieringen av behov att köpa något till dess att ett tjänstekontrakt eller en varas livslängd upphör, inklusive sluthantering. Denna inköpsprocess är för tillämpandet av detta dokument giltig för alla organisationer av alla typer och storlekar samt för alla sektorer och branscher, inklusive offentlig upphandling och företags inköp. Upphandling omfattar andra begrepp som exempelvis inköp, anskaffning och beställning. I bägge språkversionerna i detta dokument finns alternativ text inbäddad i samtliga figurer. Alternativ text ger möjligheten för skärmläsare att läsa upp en beskrivning av vad figuren föreställer. För de mest komplexa figurerna i detta dokument är den alternativa texten längre än vad som anses normalt. Syftet med alternativ text är att öka tillgängligheten av dokumentet. Den svenska kommittén SIS/TK 478 ansvarade för Sveriges medverkan i att utarbeta SS-ISO och ansvarade även för den svenska översättningen. Följande organisationer deltog i kommittén då standarden fastställdes: ABB, Allies in Business & Brands OPS, Amap Sustainability, Arkatay Consulting, Direndi, Folksam Ömsesidig Sakförsäkring, Hallvarsson & Halvarsson, Handikappförbunden, Intertek Certification, Konsumentverket, LO, Myndigheten för delaktighet, Rise Research Institutes of Sweden, Sensus Studieförbund, Shift Beyond Intent, Styrelsen för ackreditering & teknisk kontroll Swedac, Sveriges Konsumenter, TCO, Techbridge AB och Upphandlingsmyndigheten. 3

7 SS-ISO 20400:2017(SV) Förord ISO (Internationella standardiseringsorganisationen) är en världsomspännande sammanslutning av nationella standardiseringsorgan (ISO-medlemmar). Utarbetande av internationella standarder sker normalt i ISOs tekniska kommittéer. Varje medlemsorganisation som är intresserad av arbetet i en teknisk kommitté har rätt att bli medlem i den. Dessutom deltar andra internationella organisationer, både statliga och icke-statliga, i arbetet tillsammans med ISO. ISO har nära samarbete med International Electrotechnical Commission (IEC) i alla frågor rörande elektroteknisk standardisering De förfaranden som har använts för att utveckla detta dokument och de som är avsedda för dess fortsatta underhåll beskrivs i ISO/IEC-direktiven, Del 1. Framför allt bör godkännandekriterierna för de olika typerna av ISO-dokument noteras. Det här dokumentet har upprättats i enlighet med de redaktionella reglerna i ISO/IEC-direktiven, Del 2 (se Observera att vissa beståndsdelar i denna internationella standard kan vara föremål för patenträtter. ISO ska inte hållas ansvarig för att identifiera någon eller alla sådana patenträtter. Information om eventuella patenträttigheter som identifierats under framtagandet av dokumentet finns i introduktionen och/eller på ISO-listan över mottagna patentförklaringar (se Eventuella handelsnamn som används i dokumentet är information avsedd för användarnas bekvämlighet och utgör inget godkännande. En förklaring av betydelsen hos frivilliga standarder, ISO-specifika termer och uttryck som är kopplade till bedömningar om överensstämmelse samt information om ISO:s uppfyllande av WTO:s (World Trade Organization) principer i avtalet om tekniska handelshinder (TBT) finns på följande URL: Detta dokument har utarbetats av projektkommittén ISO/PC 277, Sustainable procurement. Under framtagandet av detta dokument togs hänsyn till ISO Guide 82 för hantering av hållbarhetsområden. 4

8 SS-ISO 20400:2017(Sv) Orientering Varje organisation har miljömässig, social och ekonomisk påverkan. Upphandling är ett kraftfullt instrument för alla organisationer som vill bete sig på ett ansvarsfullt sätt, bidra till en hållbar utveckling och till att uppnå Förenta Nationernas globala mål för hållbar utveckling. Genom att integrera hållbarhet i policyer och rutiner för upphandling, inklusive leverantörskedjor, kan organisationer hantera risker och möjligheter för hållbar miljömässig, social och ekonomisk utveckling. Hållbar upphandling utgör en möjlighet att ge mervärde till organisationen genom förbättrad produktivitet, bedöma värde och prestanda, möjliggöra kommunikation mellan köpare, leverantörer och intressenter, samt genom att uppmuntra innovation. Detta dokument hjälper organisationer att uppfylla sitt hållbarhetsansvar genom att ge förståelse för: vad hållbar upphandling är; vad hållbarhetspåverkan och överväganden är i förhållande till olika aspekter av upphandlingsaktiviteter: policy; strategi; organisation; process; hur hållbar upphandling genomförs. Figur 1 visar hur detta dokument är strukturerat. Detta dokument är tillämpligt för alla organisationer, offentliga och privata, oavsett storlek eller geografiskt läge. Syftet är att det ska förstås av alla intressenter som deltar i eller påverkas av beslut och processer som rör upphandling. Implementering av detta dokument tar hänsyn till det särskilda sammanhanget och egenskaperna hos varje organisation genom att anpassa tillämpningen av begreppen för att passa storleken på organisationen. Om stora organisationer implementerar detta dokument främjar detta möjligheter för små och medelstora organisationer i de stora organisationernas leverantörskedjor. Avsnitt 4 ger en överblick över hållbar upphandling. Här beskrivs principerna och huvudområdena inom hållbar upphandling och varför organisationer tillämpar hållbar upphandling. Viktiga överväganden görs för att hantera risker (inklusive möjligheter), åtgärda negativ hållbarhetspåverkan genom due diligence, göra prioriteringar, utöva positivt inflytande och undvika medskyldighet. Avsnitt 5 ger vägledning om hur hållbarhetsöverväganden integreras på en strategisk nivå i en organisations upphandlingsrutiner för att säkerställa att organisationens intention, riktning och viktigaste hållbarhetsprioriteringar uppnås. Det avser hjälpa organisationens högsta ledning att utarbeta en policy och en strategi för hållbar upphandling. Avsnitt 6 beskriver de organisatoriska förhållanden och metoder som behövs för att framgångsrikt genomföra och ständigt förbättra hållbar upphandling. Organisationen ser till att sådana villkor och arbetssätt finns på plats för att underlätta för de personer som ansvarar för upphandling av varor eller tjänster att integrera hållbarhetsöverväganden i upphandlingsprocessen. 5

9 SS-ISO 20400:2017(SV) Avsnitt 7 behandlar upphandlingsprocessen och är avsedd för personer som är ansvariga för själva upphandlingen inom den egna organisationen. Detta avsnitt är också av intresse för personer med liknande funktioner eftersom det beskriver hur hållbarhetsöverväganden integreras i befintliga upphandlingsprocesser. Figur 1 Översikt av innehållet i ISO

10 SS-ISO 20400:2017(Sv) 1 Omfattning Detta dokument ger vägledning till organisationer, oberoende av deras verksamhet eller storlek, om integrering av hållbarhet i upphandling som beskrivet i ISO Det är avsett för intressenter som deltar i eller påverkas av beslut och processer som rör upphandling. 2 Normativa hänvisningar Det finns inga normativa hänvisningar i detta dokument. 3 Termer och definitioner För tillämpning av detta dokument gäller följande termer och definitioner. ISO och IEC driver terminologiska databaser för användning i standardisering på följande adresser: ISO Online browsing platform: finns på IEC Electropedia: finns på cirkulär ekonomi ekonomi som är återställande och återskapande till sin natur, och som syftar till att produkter, komponenter och material alltid håller högsta nivå av nytta och värde, samt särskiljer mellan tekniska och biologiska cykler [KÄLLA: Anpassad från Ellen MacArthur Foundation [24] ] 3.2 anständigt arbete arbete som utförs under förhållanden av frihet, rättvisa, trygghet och mänsklig värdighet [KÄLLA: Anpassad från ISO 26000: , Ruta 8] 3.3 due diligence process genom vilken organisationer (3.16) proaktivt identifierar, bedömer, förebygger, motverka och redogör för hur de behandlar sin faktiska och potentiella negativa påverkan som en integrerad del av beslutsfattande och riskhantering (3.22) Svensk ANM. till termpost: Det är vanligt att använda "due diligence" även i det svenska språkbruket och därför används den termen i detta dokument. I Sverige används även bland annat termen "tillbörlig aktsamhet" för "due diligence". 3.4 miljömärkning uttalande som anger miljöaspekterna av varor (3.7) eller tjänster (3.23) ANM. 1 till termpost: En miljömärkning eller miljödeklaration kan t.ex. anta formen av ett påstående, en symbol eller en bild på en produkt eller förpackning samt i produktlitteratur, tekniska bulletiner, annonsering eller reklam. [KÄLLA: ISO 14020:2000, 2.1, ändrad I definitionen har den alternativa termen "miljödeklaration" tagits bort och orden "en produkt eller tjänst" har ändrats till "varor eller tjänster"] 7

11 SS-ISO 20400:2017(SV) 3.5 etiskt uppförande uppförande som är förenligt med vedertagna principer om rätt eller gott uppförande i samband med en viss situation, samt är förenligt med internationella uppförandenormer (3.9) [KÄLLA: ISO 26000:2010, 2.7] 3.6 goda verksamhetsmetoder verksamhetsmetoder som innebär etiskt agerande inom en organisation (3.16) och med andra organisationer, t.ex. leverantörer (3.30), som den har relationer med ANM. 1 till termpost: När det gäller hållbar upphandling (3.38) kan goda verksamhetsmetoder även omfatta relationer mellan organisationer, deras leverantörer och organisationer och andra som samverkar med leverantörerna. Detta gäller till exempel samverkan med myndigheter, partner, leverantörer, underleverantörer och lokalsamhällen, i syfte att främja en sund relation mellan de företag som köper varor (3.7) eller tjänster (3.23) och de som tillhandahåller dem. [KÄLLA: Anpassad från ISO 26000:2010, 6.6] 3.7 varor föremål eller material som efter att en köporder har lagts tillverkas, bearbetas, hanteras eller transporteras inom leverantörskedjan (3.32) för användning eller konsumtion av organisationen (3.16) [KÄLLA: ISO 28001:2007, 3.11, ändrad Ordet "köpare" har bytts ut till "organisation"] 3.8 indikator mätbar representation av tillståndet eller statusen hos verksamhet, ledning eller tillstånd [KÄLLA: ISO 14031:2013, 3.15] 3.9 internationella uppförandenormer förväntningar på en organisations uppförande inom socialt ansvarstagande som härrör från internationell sedvanerätt, allmänt vedertagna principer i internationell rätt eller mellanstatliga överenskommelser när de är allmängiltiga eller näst intill allmängiltigt erkända ANM. 1 till termpost: Mellanstatliga överenskommelser omfattar fördrag och konventioner. ANM. 2 till termpost: Även om internationell sedvanerätt, allmänt vedertagna principer i internationell rätt och mellanstatliga överenskommelser främst riktar sig till stater, uttrycker de mål och principer som alla organisationer (3.16) kan sträva efter. ANM. 3 till termpost: Internationella uppförandenormer utvecklas över tiden. [KÄLLA: ISO 26000:2010, 2.11] 3.10 nyckeltal KPI indikator (3.8) på prestanda som en organisation (3.16) bedömer vara betydande och som framhäver och uppmärksammar vissa aspekter Svensk ANM. till termpost: KPI är en förkortning för det engelska uttrycket "Key Performance Indicator". 8

12 SS-ISO 20400:2017(Sv) [KÄLLA: ISO 14031:2013, 3.17] 3.11 arbetsförhållanden arbetssätt relaterade till arbete inom, av eller på uppdrag av organisationen (3.16), inklusive arbete som utförs av underleverantörer [KÄLLA: Anpassad från ISO 26000:2010, 6.4] 3.12 livscykel på varandra följande och sammanhängande stadier i ett system för varor (3.7) eller tjänster (3.23) från anskaffning av råmaterial eller framställning ur naturresurser till sluthantering [KÄLLA: ISO 14044:2006, 3.1, ändrad Ordet "produkt" har ändrats till "varor och tjänster"] Svensk ANM. Jämfört med den svenska översättningen av definitionen i ISO 14044:2006 har ordet kvittblivning ersatts med sluthantering livscykelansats övervägande av livscykel (3.12) i processer som rör beslutsfattande eller utveckling Svensk ANM. till termpost: I det svenska språkbruket används även termen livscykelperspektiv synonymt med "livscykelansats" livscykelkostnadsberäkning LCC metod för att beräkna kostnaderna för varor (3.7) eller tjänster (3.23) under hela deras livscykel (3.12) Svensk ANM. till termpost: LCC är en förkortning för det engelska uttrycket "Life Cycle Costing" mål resultat som ska nås [KÄLLA: ISO 9000:2015, 3.7.1, ändrad Anmärkningarna till termpost har tagits bort] 3.16 organisation person eller grupp av personer som har egna funktioner med ansvar, befogenheter och samband för att uppnå sina mål (3.15) ANM. 1 till termpost: Begreppet organisation innefattar, men är inte begränsat till, egenföretagare, bolag, koncern, firma, företag, myndighet, affärspartner, förbund, välgörenhetsorganisation eller institution, eller delar alternativt kombinationer av dem, oavsett ägarstruktur eller om de är offentliga eller privata. [KÄLLA: ISO 9000:2015, 3.2.1, ändrad Anmärkning 2 till termpost har tagits bort] 3.17 policy en organisations (3.16) avsikter och inriktning, formellt uttalade av dess högsta ledning [KÄLLA: ISO 9000:2015, 3.2.1, ändrad Anmärkning 1 till termpost har tagits bort] 9

13 SS-ISO 20400:2017(SV) 3.18 upphandling aktivitet för att förvärva varor (3.7) eller tjänster (3.23) från leverantörer (3.30) ANM. 1 till termpost: Upphandlingsprocessen tar hänsyn till hela cykeln från identifieringen av behov till dess att ett tjänstekontrakt eller en varas livslängd upphör, inklusive sluthantering. ANM. 2 till termpost: Anskaffning är en del av upphandlingsprocessen som omfattar planering, fastställande av specifikationer (3.26) och val av leverantörer. Svensk ANM. I det svenska språkbruket används även termen sourcing synonymt med "anskaffning" krav bestämmelse om kriterier som ska uppfyllas av varor (3.7), processer eller tjänster (3.23) [KÄLLA: ISO/IEC Guide 2:2004, 7.5, ändrad Orden "av varor, processer eller tjänster" har lagts till i slutet av definitionen] 3.20 risk osäkerhetens effekt på mål (3.15) ANM. 1 till termpost: En effekt är en avvikelse från det förväntade positiv och/eller negativ. ANM. 2 till termpost: Mål omfattar maximering av bidrag till hållbar utveckling (3.37). ANM. 3 till termpost: Risker karaktäriseras ofta genom hänvisning till potentiella händelser och konsekvenser, eller genom en kombination av dessa. ANM. 4 till termpost: Risker uttrycks ofta i termer av en kombination av en händelses konsekvenser (inklusive ändrade omständigheter) och därtill relaterad sannolikhet för förekomst. ANM. 5 till termpost: Osäkerhet är det tillstånd, även partiellt, av bristande information som relaterar till förståelse för eller kunskap om en händelse, dess konsekvenser eller sannolikhet. [KÄLLA: ISO Guide 73:2009, 1.1, ändrad Anmärkning 2 till termpost har ändrats] 3.21 riskbedömning övergripande process för riskidentifiering, riskanalys och riskutvärdering (3.20) [KÄLLA: ISO Guide 73:2009, 3.4.1] 3.22 riskhantering samordnade aktiviteter för att styra och leda en organisation (3.16) med avseende på risk (3.20) [KÄLLA: ISO Guide 73:2009, 2.1] 3.23 tjänst resultat som genereras av aktiviteter mellan en leverantör (3.30) och en kund och av leverantörsinterna aktiviteter för att tillgodose kundens behov [KÄLLA: ISO 5127:2001, ] 10

14 SS-ISO 20400:2017(Sv) 3.24 liten eller medelstor organisation SMO organisation (3.16) som definieras av antal anställda eller storleken på den finansiella verksamheten och ligger under vissa tröskelvärden som varierar från land till land Svensk ANM. till termpost: SMO är en förkortning för det engelska uttrycket "Small and Medium-sized Organization" socialt ansvarstagande en organisations (3.16) ansvar för den påverkan som organisationens beslut och aktiviteter har på samhälle och miljö och som genom transparent och etiskt uppförande (3.5): bidrar till hållbar utveckling (3.37), inklusive hälsa och välfärd i samhället; tar hänsyn till intressenters (3.28) förväntningar; är förenlig med tillämpliga lagar och i överensstämmelse med internationella uppförandenormer (3.9); och är integrerat i hela organisationen och praktiseras i dess relationer. ANM. 1 till termpost: Aktiviteter omfattar varor (3.7), tjänster (3.23) och processer. ANM. 2 till termpost: Relationer hänvisar till en organisations aktiviteter inom inflytandesfären (3.27). [KÄLLA: ISO 26000:2010, 2.18, ändrad Ordet "produkter" har ersatts med "varor" i Anmärkning 1 till termpost] 3.26 specifikation dokument som anger krav (3.19) [KÄLLA: ISO 9000:2015, 3.8.7, ändrad Exempel och Anmärkningar till termpost har tagits bort] 3.27 inflytandesfär omfattning/utsträckning av politiska, avtalsmässiga, ekonomiska eller andra relationer genom vilka en organisation (3.16) har möjlighet att påverka personers eller organisationers beslut eller aktiviteter ANM. 1 till termpost: Möjligheten att påverka innebär inte i sig ett ansvar att påverka. ANM. 2 till termpost: Inflytande inom ramen för FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter anses föreligga när en organisation har möjlighet att åstadkomma en förändring av den verksamhet som orsakar skadan. [KÄLLA: ISO 26000:2010, 2.19, ändrad Anmärkning 2 till termpost har ändrats] 3.28 intressent individ eller grupp som har ett intresse i en organisations (3.16) beslut eller aktivitet [KÄLLA: ISO 26000:2010, 2.20] 11

15 SS-ISO 20400:2017(SV) 3.29 underleverantör organisation (3.16) eller individ som kontrakterats av leverantören (3.30) för att utföra en specifik del av ett kontrakt 3.30 leverantör organisation (3.16) som tillhandahåller varor (3.7) eller tjänster (3.23) [KÄLLA: ISO 9000:2015, 3.2.5, ändrad Orden "en produkt eller en tjänst " har ändrats till "varor eller tjänster"] 3.31 lokal leverantör leverantör (3.30) till organisationen (3.16) som är baserad inom samma geografiska marknad ANM. 1 till termpost: Termen "lokal" kan syfta på verksamhet i det omgivande samhället, en region inom ett land eller ett land leverantörskedja sekvens av aktiviteter eller parter som tillhandahåller varor (3.7) eller tjänster (3.23) till organisationen (3.16) Svensk ANM. till termpost: På engelska heter denna term "supply chain" och den översattes till "leveranskedja" i den svenska översättningen av SS-ISO från [KÄLLA: ISO 26000:2010, 2.22, ändrad Ordet "produkter" har ersatts med "varor "] 3.33 hållbarhet tillstånd hos det globala systemet, inklusive miljömässiga, sociala och ekonomiska aspekter, där dagens behov tillgodoses utan att begränsa kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov ANM. 1 till termpost: De miljömässiga, sociala och ekonomiska aspekterna samverkar, är beroende av varandra och kallas ofta för den hållbarhetens tre dimensioner. ANM. 2 till termpost: Hållbarhet är målet för hållbar utveckling (3.37). [KÄLLA: ISO Guide 82:2014, 3.1] 3.34 hållbarhetsaspekt aspekt av en aktivitet, varor (3.7) eller tjänster (3.23) som under livscykeln (3.12) av aktiviteten, varorna eller tjänsterna, är positivt eller negativt relaterad till hållbarhet (3.33) 3.35 hållbarhetsanspråk anspråk som anger hållbarhetsaspekterna (3.34) av varor (3.7) eller tjänster (3.23) ANM. 1 till termpost: Ett uttalande kan anta formen av en märkning, en deklaration, ett ställningstagande, en symbol eller en bild på en produkt eller förpackning samt i produktlitteratur, tekniska bulletiner, annonsering eller reklam hållbarhetsområde delområde som ingår i hållbarhetsaspekt (3.34) 12

16 SS-ISO 20400:2017(Sv) 3.37 hållbar utveckling utveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov ANM. 1 till termpost: Hållbar utveckling handlar om att integrera målen för hög livskvalitet, hälsa och välstånd med social rättvisa och bevara jordens förmåga att upprätthålla liv i alla dess former. Dessa sociala, ekonomiska och miljömässiga mål är ömsesidigt beroende av varandra och förstärker varandra. Hållbar utveckling kan betraktas som ett sätt att uttrycka större förväntningar från samhället som helhet. [KÄLLA: ISO 26000:2010, 2.23] 3.38 hållbar upphandling upphandling (3.18) som har mesta möjliga positiva miljömässiga, sociala och ekonomiska påverkan under hela livscykeln (3.12) ANM. 1: Hållbar upphandling omfattar hållbarhetsaspekter (3.34) relaterade till varor (3.7) eller tjänster (3.23) och leverantörer (3.30) i leverantörskedjorna (3.32). ANM. 2: Hållbar upphandling bidrar till att uppnå organisatoriska hållbarhetsmål (3.15) och delmål, samt bidrar till hållbar utveckling (3.37) i allmänhet leverantör i första ledet leverantör (3.30) som tillhandahåller varor (3.7) eller tjänster (3.23) direkt till den upphandlande enheten 3.40 transparens öppenhet kring beslut och aktiviteter som har inverkan på samhället, ekonomin och miljön, och viljan att vid en läglig tidpunkt kommunicera dem på ett tydligt, korrekt, ärligt och fullständigt sätt [KÄLLA: ISO 26000:2010, 2.24] 3.41 universell design utformning av varor (3.7), omgivningar, program och tjänster (3.23) så att de kan användas av alla i största möjliga utsträckning, utan anpassning eller specialdesign ANM. 1 till termpost: Universell design ska inte utesluta hjälpmedel för enskilda grupper av personer med funktionsnedsättning där så behövs. ANM. 2 till termpost: Termer som universell design, design för tillgänglighet, design för alla, hinderfri design, inkluderande design och generationsöverskridande design används ofta utan åtskillnad med samma mening. [Källa: ISO/IEC Guide 71:2014, 2.18, ändrad Ordet produkter har ersatts med varor ] 4 Grundläggande förståelse 4.1 Begreppet hållbar upphandling Hållbar upphandling är upphandling som har mesta möjliga positiva miljömässiga, sociala och ekonomiska påverkan under hela livscykeln och som strävar efter att minimera negativa konsekvenser. Hållbar upphandling är ett kraftfullt instrument när en organisation bedömer hållbarhetskrav och sitt eget bidrag till hållbar utveckling. 13

17 SS-ISO 20400:2017(SV) 4.2 Principer för hållbar upphandling De viktigaste principerna för hållbar upphandling är följande. Ansvarighet: En organisation bör vara ansvarig för sin egen påverkan på samhället, ekonomin och miljön. När det gäller upphandling omfattar detta särskilt ansvarighet för påverkan och för aktörer i organisationens leverantörskedjor, med ett livscykelperspektiv på varor eller tjänster. Transparens: En organisation bör vara transparent vad gäller beslut och aktiviteter som påverkar miljön, samhället och ekonomin. När det gäller upphandling omfattar detta särskilt att vara transparent i de beslut och aktiviteter som rör upphandling och uppmuntra sina leverantörer att vara transparenta. Transparens är grunden för dialog och samarbete med intressenter. Etiskt uppförande: En organisation bör uppföra sig etiskt och främja etiskt uppförande i alla delar av sina leverantörskedjor. Fullständiga och rättvisa möjligheter: En organisation bör undvika partiskhet och fördomar i samband med allt beslutsfattande som rör upphandling. Alla leverantörer, inklusive lokala leverantörer och små och medelstora organisationer (SMOs), bör ha fullständiga och rättvisa möjligheter att konkurrera. Respekt för intressenternas intressen: En organisation bör respektera, beakta och bemöta intressena hos de intressenter som påverkas av organisationens upphandlingsaktiviteter. Respekt för rättsstatsprincipen och internationella uppförandenormer: En organisation bör sträva efter att vara medveten om eventuella brott mot dessa i alla delar av sina leverantörskedjor. Den bör aktivt uppmuntra sina leverantörer att följa dessa regler och bedöma och hantera efterlevnaden av reglerna i enlighet med vad situationen kräver. Respekt för de mänskliga rättigheterna: En organisation bör respektera de internationellt erkända mänskliga rättigheterna. Innovativa lösningar: En organisation bör sträva efter lösningar för att hantera sina hållbarhetsmål och uppmuntra innovativa upphandlingsrutiner för att främja mer hållbara resultat i alla delar av leverantörskedjan. Fokus på behov: En organisation bör granska efterfrågan, endast köpa in det som behövs och försöka hitta mer hållbara alternativ. Integration: En organisation bör se till att hållbarhet integreras i alla befintliga upphandlingsrutiner för att maximera hållbara resultat. Analys av alla kostnader: En organisation bör överväga kostnaderna under hela livscykeln och om den har fått valuta för pengarna samt kostnaderna och fördelarna för samhället, miljön och ekonomin till följd av organisationens upphandlingsaktiviteter. Ständiga förbättringar: En organisation bör arbeta för att ständigt förbättra sina rutiner och resultat vad gäller hållbarhet och uppmuntra organisationer i sina leverantörskedjor att göra detsamma. 4.3 Huvudområden inom hållbar upphandling De sju huvudområdena inom hållbar upphandling är: verksamhetsstyrning: processer och strukturer för beslutsfattande; 14

18 SS-ISO 20400:2017(Sv) mänskliga rättigheter: due diligence, risksituationer, undvika medskyldighet, hantera missförhållanden, diskriminering och sårbara grupper, medborgerliga och politiska rättigheter, ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter, grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet; arbetsförhållanden: sysselsättning och anställningsförhållanden, arbetsvillkor och social trygghet, social dialog, arbetsmiljö, personlig utveckling och utbildning i arbetet; miljö: förebyggande av föroreningar, hållbar resursanvändning, begränsning av och anpassning till klimatförändringar, skydd av naturmiljö, biologisk mångfald och återställande av naturliga livsmiljöer; goda verksamhetsmetoder: antikorruption, ansvarsfullt politiskt deltagande, konkurrens på lika villkor, främja hållbarhet i värdekedjan, respekt för äganderätten; konsumentfrågor: god marknadsföring, saklig och opartisk information, goda avtalsmetoder, skydd av konsumenternas hälsa och säkerhet, hållbar konsumtion, konsumentservice, support samt klagomåls- och tvistlösning, skydd av konsumenternas personliga uppgifter och integritet, tillgång till grundläggande tjänster, upplysning och medvetenhet; samhällsengagemang och utveckling: lokalt samhällsengagemang, utbildning och kultur, jobbskapande och kompetensutveckling, utveckling av och tillgång till teknik, skapa välstånd och inkomstmöjligheter, hälsa, sociala investeringar. ANM. Bilagorna A och B ger mer information. 4.4 Drivkrafter för hållbar upphandling Organisationers motiv för att utöva hållbar upphandling varierar beroende på vilken typ av organisation det rör sig om och i vilket sammanhang den är verksam. Drivkrafterna för hållbarhet bör analyseras för att bidra till att definiera hållbarhetsmålen för leverantörskedjan och underlätta den interna kommunikationen. EXEMPEL Om en organisation till exempel drivs av konkurrensfördelar, politiska riktlinjer, miljöskydd eller mänskliga rättigheter behöver hållbarhetsmålen anpassas till dessa faktorer. När den högsta ledningen har fastställt i vilken utsträckning organisationen är motiverad i riktning mot hållbar upphandling av specifika drivkrafter är det möjligt att koppla dessa till huvudområden (se 4.3), delområden och aspekter och sedan utarbeta målsättningar. Nedan följer några exempel på drivkrafter för hållbar upphandling: kund: leva upp till kundernas och konsumenternas hållbarhetsförväntningar, t.ex. vad gäller säkerhet, miljöfördelar och universell design i alla delar av leverantörskedjan; konkurrensfördelar: på konkurrensutsatta marknader kan förmågan att erbjuda varor eller tjänster som tar hänsyn till hållbarhet och som stöds av leverantörskedjorna vara särskiljande; ANM. 1 Detta kan också innebära en fördel för både leverantören och den upphandlande organisationen. innovation: användning av hållbar upphandling för att stimulera innovation från leverantörskedjorna i syfte att öka det gemensamma värdet och skapa nya marknader; intressenternas förväntningar: att leva upp till intressenternas ökande förväntningar på hänsyn till miljömässiga och sociala faktorer. t.ex. för att få stöd från lokalsamhället; 15

19 SS-ISO 20400:2017(SV) lagar och förordningar: efterlevnad av lagstiftningen i alla delar av leverantörskedjorna; ANM. 2 Stater kräver i allt högre grad att organisationer arbetar mer hållbart, t.ex. genom begränsningar av avfall till deponi, ökad mångfald bland leverantörer, öppenhet vad gäller koldioxidutsläpp samt åtgärder mot människohandel och slaveri. politisk styrning: att uppnå önskade mål som främjar konkurrenskraften, skapa möjligheter för små och medelstora organisationer, effektiv förvaltning av offentliga resurser, god styrning och social inkludering; riskhantering: hållbarhetsområden kan påverka varumärkets värde och anseende, marknadsandelar, marknadsvärde, rättslig exponering, prisvolatilitet och tillgång till varor och tjänster, finansiella åtaganden, moralisk/etisk exponering och risker som är förknippade med tillstånd för verksamheten; säkerhet hos leverantörskedjor: undvika störningar på grund av återkallande av produkter, ekonomiska påföljder eller leverantörsproblem, genomföra kontinuerliga förbättringsprocesser, undvika utarmning av resurser; förtroende från investerare: hållbar upphandling kan förbättra omdömen från kreditvärderingsinstitut och locka till sig investeringar; arbetare: uppmärksammande av hållbarhetsområden, t.ex. främjande av anständigt arbete, kan leda till ökad produktivitet och locka till sig, motivera och behålla kompetent personal; involverade leverantörer: uppmärksammande av hållbarhetsområden kan leda till förbättrade relationer till leverantörerna, så att dessa kan bidra bättre till organisatoriska målsättningar; kostnadsoptimering: en optimering av resursanvändningen kan leda till kostnadsbesparingar, minskad miljöpåverkan, stordriftsfördelar och ökad avkastning på investeringar; ekonomiskt värdeskapande: bedömning av mer omfattande kostnader och intäkter över livscykeln kan hjälpa organisationen att bli mer effektiv; personligt ledarskap: ett engagerat ledarskap från nyckelpersoner i organisationen kan främja hållbara metoder, inklusive hållbar upphandling; organisatorisk etik: uppmärksammande av hållbarhetsområden kan förbättra det etiska beteendet i organisationen och förbättra anpassningen till organisationens kultur och värderingar. 4.5 Viktiga överväganden för hållbar upphandling Hantera risker (inklusive möjligheter) Riskhantering är en dynamisk och återkommande process som kan anpassas till förändringar. Organisationer bör hantera sina hållbarhetsrisker (inklusive möjligheter) i samband med upphandlingsaktiviteter. Syftet med riskhanteringen inom ramen för hållbar upphandling är att identifiera, prioritera och hantera de interna och externa risker (inklusive möjligheter) som rör upphandlingsaktiviteter. Detta inkluderar övervägande av hur leverantörerna i hela leverantörskedjan är kapabla att uppfylla hållbarhetskrav såsom de som förknippas med övervakning och revision. En korrekt utförd riskhantering bör säkerställa att betydande hållbarhetspåverkan hanteras på lämpligt sätt, att resurserna används effektivt och att de beslut som fattas kan motiveras. 16