Barn- och utbildningsnämndens sammanträde

Transkript

1 -3, BOUN :30 Kallelse till Barn- och utbildningsnämndens sammanträde kl. 08:30 i Lignellsalen, Jamtli

2 -2, BOUN :30 LEDAMÖTER Björn Sandal, S, ordförande Från/ Närv OMRÖSTNINGAR JA NEJ JA NEJ JA NEJ Pär Löfstrand, FP, 1:e vice ordförande Bogna Wojtkiewicz Adolfsson, C, 2:e vice ordförande Kholod Mahmood, S Amanda Werin, S Börje Jonsson, S Reidar Lunde, V Hans Ten Berg, MP Elisabet Sjöström, M Bertil Jonsson, C Anna Magnusson, C Roland Sundström, S, ersättare

3 -2, BOUN :30 Birgitta Retzell, S, ersättare Jenny Sellsve, S, ersättare Niklas Daoson, S, ersättare Claes Malmquist, V, ersättare Thomas Trång, MP, ersättare Benny Hiller, M, ersättare Joel Nordkvist, M, ersättare Thomas Gutke, M, ersättare Per Leijon, C, ersättare Joakim Östman, FP, ersättare

4 1, BOUN :30 BOUN: 565/2014 KALLELSE Barn och utbildningsnämnden Dnr Månadsuppföljning 2014 november Månadsuppföljning per november är vid tidpunkten för utskick av kallelsen inte färdigställd, utan kommer att skickas ut separat senare. Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

5 2, BOUN :30 BOUN: 1528/2014 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Dnr Daniel Nordman Krell Barn- och utbildningsnämnden Revidering av dokumenthanteringsplan för Barn - och utbildningsnämnden Barn - och utbildningsnämnden antog en ny dokumenthanteringsplan. Därefter har det framkommit att ett antal handlingar ej är upptagna i planen, varför den måste kompletteras med dessa handlingar. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag Förslag till revidering Förslag till beslut Barn - och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan revideras enligt förslag. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Utdrag till Kommunarkivet. Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

6 2, BOUN :30 / :s bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Dnr Daniel Nordman Krell Barn- och utbildningsnämnden Revidering av dokumenthanteringsplan för Barn - och utbildningsnämnden Barn - och utbildningsnämnden antog en ny dokumenthanteringsplan. Därefter har det framkommit att ett antal handlingar ej är upptagna i planen, varför den måste kompletteras med dessa handlingar. Underlag för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförslag Förslag till revidering Förslag till beslut Barn - och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan revideras enligt förslag. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Annika Källgård Förvaltningschef Utdrag till Kommunarkivet. Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

7 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Dnr Barn- och utbildningsnämnden - Dokumenthanteringsplan Fastställd av Barn och utbildningsnämnden , 73 Förslag till revidering - se röd text under punkt 2.1

8 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Revideringar Beslutsdatum och Reviderade punkter Introduktion Dokumenthanteringsplanens funktion är att klargöra vilka olika sorters handlingar som en myndighet handskas med, samt om och i så fall hur och hur länge dessa ska sparas. Dokumenthanteringsplanen är teknikneutral, vilket innebär att den fokuserar på handlingen som bärare av information. Information kan hanteras på många olika sätt, t.ex. elektroniskt, muntligen och självklart på papper. Förvaltningens olika verksamheter har en relativt stor frihet att välja hur den dagliga hanteringen av handlingar sköts. Detta innebär också att sortering och förvaring kan skilja sig åt. Varje enhet ska dock förvara alla originalhandlingar säkert och samla handlingar rörande enskild elev/barn på samma ställe. Individärenden ska sorteras på personnummer för att underlätta insorteringen i kommunarkivet. En följd av denna ordning är att handlingar som aldrig ska levereras till kommunarkivet, d.v.s. gallras, kan undantas från personnummersorteringen. Arkivbeskrivning Dokumenthanteringsplanen gäller för de handlingar som Barn och utbildningsnämnden ansvarar för. Barn och utbildningsnämnden har i sin nuvarande form funnits sedan 2003, och ansvarar för följande verksamhetsområden; grundskola, grundsärskola, förskola, öppen förskola, fritidshem, fritidsgårdar, elevhälsa, modersmålsundervisning och skolskjutsar. Kulturskolan och Östersunds bibliotek övergår till Kultur och fritidsnämnden från och med den 1 januari Före 2003 hette nämnden Barn och ungdomsnämnden och hade även gymnasieskolan under

9 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN sitt ansvar. Ansvaret för gymnasiet överfördes sedermera på Jämtlands Gymnasieförbund från och med höstterminsstarten Åren organiserades nämndens verksamheter i ett antal skolområden; Östersund Norra, Östersund Södra, Torvalla, Odensala, Frösön och Brunflo. För varje skolområde ansvarade en skolområdeschef gjordes en omorganisation som innebar att skolområdena avskaffades och ersattes med verksamhetsområden som fördelades på fyra verksamhetschefer. Ansvarsfördelningen mellan dessa är: Verksamhetschef 1 förskola och öppen förskola Verksamhetschef 2 grundskola, grundsärskola och modersmålsundervisning Verksamhetschef 3 grundskola, fritidsgårdar och öppen fritidsklubb Verksamhetschef 4 elevhälsa Ärendehanteringssystemet KommunOffice med gemensam nummerserie för kommunens samtliga nämnder är Barn och utbildningsnämndens huvuddiarium, och används som regel för större ärenden som beslutsärenden i nämnden, ärenden med andra myndigheter som motpart, externa avtal och statsbidragsansökningar m.m. Ärenden som gäller myndighetsutövning gentemot enskilda individer diarieförs som regel i pärmar och/eller i för ändamålet avsedda verksamhetssystem; Solen för skolskjuts och Extens och Hypernet för placering i förskola och grundskola. Lagrum I Östersunds kommun är Kommunstyrelsen arkivmyndighet. I det av Kommunfullmäktige fastställda arkivreglementet fastställs att varje nämnd/styrelse utgör en egen myndighet och därmed ansvarar för det egna arkivet. Varje nämnd/styrelse ska upprätta en dokumenthanteringsplan där det framgår vilka handlingar som kommer in och upprättas samt hur dessa ska hanteras. Det är i dokumenthanteringsplanen nämnden förtydligar vilka allmänna handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. Om en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen betyder det att den inte får gallras, utan ska bevaras. Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan kompletteras med denna typ av handling. Arkivbildning och gallring inom kommuner och landsting/regioner styrs i första hand av arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). Rätten att ta del av allmänna handlingar, med begränsningar gällande vissa uppgifter, regleras i Tryckfrihetsförordningen samt Offentlighets och sekretesslagen (2009:400). För Barn och utbildningsnämndens verksamheter är också Skollagen (2010:800) tillämpligt lagrum som påverkar hur olika handlingar ska hanteras. För personal- och ekonomiadministrationen i kommunen styr flera olika lagar dokumentering och bevarande av handlingar. Allmänna handlingar En allmän handling är en handling (text, bild, ljud) som upprättats av, inkommit till, skickats från eller förvaras hos myndigheten. Undantag är minnesanteckningar, arbetsmaterial och handlingar som rör en medarbetare som privatperson snarare än yrkesperson. Handlingar som inte är

10 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN allmänna ska inte bevaras, om det inte uttryckligen sägs något annat. En handling som från början inte är allmän blir det i det ögonblick som den diarieförs eller förs in i arkivet. Eftersom vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar är det viktigt att dessa hålls ordnade. Offentliga handlingar Allmänna handlingar är i sin tur antingen helt offentliga (vem som helst får ta del av hela innehållet) eller delvis sekretessbelagda. Inom Barn och utbildningsförvaltningen är det mycket ovanligt att hela handlingar omfattas av sekretess. Som regel är det endast vissa uppgifter som kan sekretessbeläggas. En handlings blotta existens kan aldrig sekretessbeläggas, utan det är tvärt om ett krav att handlingar som kan innehålla sekretessuppgifter diarieförs. Bevara eller gallra? Att bevara en handling innebär att den sparas i kommunarkivet för framtiden, utan bortre tidsgräns. För handlingar som ska bevaras gäller följande: De ska vara försedda med datum för upprättande eller ankomst. Som regel ska de också vara försedda med diarienummer, men vissa handlingar arkiveras separat utan diarienummer, t.ex. protokoll, klasslistor och scheman. De ska vara fria från anteckningar och klotter. De ska skrivas ut enkelsidigt för bättre hållbarhet. Däremot om en inkommen handling har dubbelsidig text behöver man inte kopiera om den till enkelsidig text eftersom den då inte längre är en originalhandling. Alla handlingar som ska bevaras måste bevaras på papper. Om handlingen förvaras, eller har inkommit eller upprättats, elektroniskt måste den alltså skrivas ut på papper. En handling som i sitt original är elektronisk och inte ska bevaras behöver inte skrivas ut, under förutsättning att den elektroniska förvaringsplatsen är tillfyllest. Även andra typer av fysiska format kan arkiveras. Kommunarkivet innehåller inga elektroniska handlingar varför sådana måste skrivas ut för bevarande. När en elektronisk handling skrivs ut kommer sannolikt en del av handlingens egenskaper gå förlorade, som en del sökbarhet och diverse sorteringar. Det är därför viktigt att det för varje IT-system finns en separat dokumenthanteringsplan som anger vilka sök-, sorteringsoch andra funktioner som kan avvaras, d.v.s. gallras, inför arkiveringen. Gallring innebär att man kastar handlingar som inte ska bevaras för framtiden. Ibland ska hela ärenden gallras, t.ex. om man kommer fram till att de aldrig skulle ha registrerats eller om ärendet saknar händelser. Innan slutlig arkivering ska ärendena också rensas på gem, nitar, post it-lappar, minnesanteckningar och ofärdiga arbetsmaterial. Ärendena ska också rensas på eventuella handlingar som hör till helt andra ärenden. Även diarieförda handlingar som ska bevaras får rensas inbördes, t.ex.

11 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN genom att avlägsna bilagd standardinformation. Några exempel är besvärshänvisning som följer med domstolsbeslut eller instruktioner av olika slag som saknar relevans när ärendet är avslutat. Vid inaktualitet betyder att handlingen får gallras när den inte längre behövs för arbetet. Om gallringsfristen anges i antal år betyder det att det ska gå så många år från handlingens tillkomst/sista anteckning innan handlingen får gallras. Grundregeln är att alla allmänna handlingar som inte nämns i dokumenthanteringsplanen ska bevaras om inte Barn och utbildningsnämnden beslutar om gallring i något enskilt fall. Chefs och nämndsekreterarna har delegation att fatta sådana beslut. Viktigt att veta är att vad gäller gallra eller bevara är bevara ett krav när så anges i dokumenthanteringsplanen, men det finns inget krav på att gallra. När det anges att en handling ska gallras efter en viss tid betyder det att den får gallras, men det är fullt tillåtet att bevara den om den i det enskilda fallet har ett värde. Ansvar I dokumenthanteringsplanen anges vem som är ansvarig för respektive handling, och det är alltid den person som befattar sig med handlingen i första hand, d.v.s. upprättar den, skickar iväg den, tar emot den och/eller arbetar med den etc. Även om handlingen sedan lämnas över till den som förvaltar handlingarna, t.ex. skoladministratör eller nämndsekreterare, är det alltid den som äger handlingen som ansvarar för den. Detta eftersom handlingens ägare är den som förväntas känna till dess existens. Sortering I samtliga ärenden i samtliga diarier ska samtliga handlingar sorteras kronologiskt. Förvaring Allmänna handlingar, i synnerhet de som ska bevaras, ska i möjligaste mån förvaras stöld och brandsäkert. Handlingar som man arbetar med får naturligtvis finnas på den enskilde tjänstemannens arbetsplats, men handlingar i avslutade ärenden bör alltid förvaras i närarkivet eller motsvarande. Förutom skydd mot brand och stöld är detta också viktigt ur ordningssynpunkt då det snabbt ska gå att hitta handlingar som begärs utlämnade. Utlämnande av handling Allmän och offentlig handling ska lämnas ut, skyndsamt och på stället. Den får skrivas av eller kopieras. Originalhandlingar ska aldrig ges bort, inte ens till vårdnadshavare, eftersom dessa ägs av myndigheten. Om vissa delar av handlingen är sekretessbelagd ska övriga delar lämnas ut som

12 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN kopia eller avskrift, där det med sekretess utelämnats. Den som vill, har rätt att få kopior mot fastställd avgift. Begäran om utlämnande görs hos den myndighet som förvarar handlingen. Myndigheten prövar om handlingen kan lämnas ut. Om skäl finns att handlingen eller delar av handlingen inte ska lämnas ut på grunder i sekretesslagen ska den som lämnar ut handlingen dölja de sekretessbelagda uppgifterna. Om den som begär ut handlingen ändå vill ta del av de sekretessbelagda uppgifterna har förvaltningschefen delegation på att ompröva vilka uppgifter som kan lämnas ut. Delegationsbeslutet ska innehålla följande uppgifter: En kort sammanställning av vilken eller vilka uppgifter som den enskilde begär utlämnade De skäl som åberopas för avslag Hänvisning till tillämpligt lagrum för sekretess Undertecknande av nämnden eller förvaltningschef på delegation Anvisning hur man överklagar Om oenighet om vilka uppgifter som omfattas av sekretess kvarstår mellan myndigheten och den som begär ut handlingen kan frågan avgöras av förvaltningsrätten. Myndigheten får inte fråga vem den sökande är eller varför handlingen ska lämnas ut. Undantaget är om uppgifterna som begärs ut är eller skulle kunna vara sekretessbelagda. Då är det i vissa fall berättigat att fråga vem den som begär ut handlingen är och vad denne ska använda handlingen till eftersom det kan vara relevant för att kunna göra en menbedömning. Överlämnande av handlingar till kommunarkivet Endast handlingar som ska bevaras får levereras till kommunarkivet. Den tid som anges för leverens ska följas. Leveranskvitto ska följa med de handlingar som lämnas till arkivet. Kopia på leverenskvitto sparas på enheten. Leverans ska ske en gång per år av samtliga berörda handlingar på enheten, eller om man har en annan överenskommelse med kommunarkivet. Tid för leverans ska avtalas med arkivet i förväg. Alla handlingar som lämnas till arkivet blir allmänna handlingar, i enlighet med arkivlagen. Om en akt inte rensas utan lämnas ner till arkivet med minneslappar och andra uppgifter - som egentligen inte är allmänna handlingar - blir dessa handlingar också allmänna. Arkivet tar över det fulla ansvaret för de inlämnade handlingarna, och därmed också ansvaret för att göra sekretessbedömning om någon begär att få ta del av en arkiverad handling.

13 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Östersunds kommun har ingen digital arkivering utan alla handlingar som ska bevaras/arkiveras ska dras ut på ålders- eller arkivbeständigt papper. Alla papper i kommunen är certifierade och åldersbeständiga. Papper av typen Svenskt Arkiv är arkivbeständigt. Handlingarna ordnas i aktomslag och arkivboxar innan leverans. Aktomslag för diarieförda handlingar ska vara av syrafritt papper. Andra aktomslag kan göras genom vikning av vanligt A3-papper. Notering på aktomslaget ska ske i övre högra hörnet (stående A4). Om barn/elevhandlingar förvaras på olika platser på en enhet ska de sammanföras i en gemensam akt innan leverans till Kommunarkivet. Hjälp Frågor om allt som gäller dokumenthantering inom Barn och utbildningsnämndens verksamheter besvaras av nämndsekreterare. Tel eller bouf@ostersund.se

14 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Innehållsförteckning 1. Handlingar som förekommer överallt inom förvaltningen Rådhuset Styrning och ledning Ekonomi Personal Skolskjutsar Förskola och barnomsorg Grundskola Grundsärskola Skolutvecklingsverksamhet Grundskola Skolbibliotek Elevakten/elevmappen Övrigt Grundsärskola (för de handlingar som ej är omnämnda nedan är kapitlet om grundskolan tillämpligt) Elevakten/elevmappen Övrigt Förskola Barnakt eller motsvarande Övrigt Elevhälsan Modersmålsenheten...39

15 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Handlingar som förekommer överallt inom förvaltningen Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Inkommande information Digitalt eller Vid inaktualitet Mottagare Oavsett avsändare Egna informationsbroschyrer och skrifter med extern målgrupp papper Papper Bevaras Handläggare 3 år Större och viktigare informationsmaterial, även de som endast publicerats elektroniskt Egna informationsbroschyrer och Digitalt eller Vid inaktualitet Handläggare skrifter med intern målgrupp papper Intern och extern korrespondens Digitalt eller papper Vid inaktualitet Mottagare/avsä ndare Korrespondens av tillfällig betydelse Digitalt eller Vid inaktualitet Mottagare/avsä papper ndare Interna och externa avtal Papper Bevaras Avtalspart 3 år Lokala samverkansgruppers protokoll Papper Bevaras Mötets sekreterare Avbrutna ärenden Enkla frågor Inbjudningar Handlingar diarieförda i den kommungemensamma nummerserien hos annan nämnd inom Östersunds kommun Tackkort, julkort, hälsningar etc. Digitalt eller papper Digitalt eller papper Digitalt eller papper Digitalt eller papper Vid bevarande bör gallring om möjligt göras inom korrespondensen 3 år Rensas på bilagor som redan är diarieförda och har ett original som förvaras på annan plats Vid inaktualitet Handläggare T.ex. ansökningar som återkallas, förfrågningar utan svar etc. Vid inaktualitet Mottagare Vid inaktualitet Mottagare Digitalt eller Vid inaktualitet Mottagare papper Delegationsbeslut Papper Bevaras Handläggare 3 år Vid inaktualitet Handläggare Måste gallras innan slutarkivering

16 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Bloggtexter Digitalt Vid inaktualitet Bloggare Vid bevarande ska texten skrivas ut på papper och dateras Överenskommelser gällande PUL och Papper Bevaras Part i 3 år PUL-ansvar överenskomme lse Fullmakter Papper 3 år Befullmäktiga d Ansökningar till tjänster Papper Bevaras Ansvarig chef 3 år Endast ansökningshandlingar tillhörande den som får tjänsten bevaras. Övriga sökandens handlingar gallras vid inaktualitet. 2. Rådhuset 2.1. Styrning och ledning Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Beslut om upptagningsområden Papper Bevaras Handläggare 3 år Organisationsplaner och Papper Bevaras Handläggare 3 år organisationsscheman Protokoll från personalkonferenser Papper Bevaras Mötets 3 år Protokoll från sammanträden i planeringsfrågor eller administrativa frågor sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare 3 år Anmärkning

17 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Protokoll från nämnd, arbetsutskott eller annat organ där förtroendevalda ledamöter ingår SA 100 Bevaras Nämndsekreter are Egenupprättade enkäter av större Papper Bevaras Handläggare 3 år Även svar betydelse Enkäter (inkommande) samt svar på Digitalt eller Vid inaktualitet inkommande enkäter papper Likabehandlingsplan Papper Bevaras Handläggare 3 år Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildningar Papper Bevaras 3 år Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Papper Bevaras Handläggare 3 år 3 år Barn och utbildningsnämndens protokoll ska lämnas till landsarkivet för inbindning innan leverans till kommunarkivet Årligt upprättad kvalitetsredovisning Papper Bevaras Handläggare 3 år Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. Årsberättelser Papper Bevaras Handläggare 3 år Kvalitetskrav Papper Bevaras Handläggare 3 år Överklaganden, beslut och handlingar Papper Bevaras Handläggare 3 år Rensas på domstolars informationsskrifter Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Statistik till andra myndigheter Digitalt eller papper Digitalt eller papper Vid inaktualitet Nämndsekreter are Föredragningslista eller dagordning ska framgå av protokollet Vid inaktualitet Handläggare Beställda återkommande från SCB, Skolverket m.fl.

18 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Synpunkter, inkl protestlistor Förvaltningssamverkansgruppens protokoll Barn och elevsamverkansgruppens protokoll Digitalt eller papper Vid inaktualitet Handläggare Interna, externa, kopplade till nämndsärenden etc. Bevaras om de tillför ett ärende något. Om synpunkter rensas ur ärendet kan notering göras om t.ex. hur många synpunkter som inkom. Papper Bevaras Mötets sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare Förvaltningsledningens protokoll Papper Bevaras Mötets sekreterare 3 år Rensas på bilagor som redan är diarieförda och har ett original som förvaras på annan plats 3 år Rensas på bilagor som redan är diarieförda och har ett original som förvaras på annan plats 3 år Rensas på bilagor som redan är diarieförda och har ett original som förvaras på annan plats Verkställighetsbeslut Papper Bevaras Registrator 3 år Chefskontrakt Papper Bevaras Parter 3 år Endast det senaste kontraktet med respektive chef bevaras Förvaltningens sidor på kommunens hemsida Papper Bevaras Informatör/sid ansvarig Ansökningar och beslut gällande Papper Bevaras Handläggare 3 år statsbidrag Framställning av arbetsmiljöåtgärd Papper Bevaras Ansvarig chef 3 år Övergripande miljöhandlingsplan Papper Bevaras Miljösamordna 3 år re Lokal miljöhandlingsplan Papper Bevaras Lokal chef 3 år Övergripande Papper Bevaras Miljösamordna 3 år arbetsmiljöhandlingsplan re Lokal arbetsmiljöhandlingsplan Papper Bevaras Lokal chef 3 år Ledningens genomgång av miljö - och Papper Bevaras Miljösamordna 3 år 3 år Endast bevarande av sidor innan de genomgår en större förändring, t.ex. omorganisation eller nytt utseende på hemsidan

19 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN arbetsmiljörevision Uppdrag från förvaltningschef re Registrator Papper eller Vid inaktualitet digitalt Uppdrag från Barn - och Papper eller Vid inaktualitet Registrator utbildningsnämnden digitalt Godkännande av anställds bisysslor Papper Bevaras Närmaste chef 3 år Förvaras i personalakt Fråga om anställds bisysslor Papper Vid inaktualitet Närmaste chef

20 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Ekonomi Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Nämndens budgetförslag till Papper Bevaras Handläggare 3 år fullmäktige Ansökningar och beslut från Papper Bevaras Handläggare 3 år Skolverket Överenskommelse om interkommunal Papper Bevaras Handläggare 3 år ersättning Förteckning över fördelning av Papper Bevaras Handläggare 3 år premier och stipendier Redovisningshandlingar, villkor för Papper Bevaras Handläggare 3 år premier och stipendier, t.ex. urkunder Årsredovisning rörande utbetalning av Papper Bevaras Handläggare 3 år fondmedel om uppgifter inte finns bevarade i den kommungemensamma redovisningen Uppdrag om bidragskriterier Papper Bevaras Handläggare 3 år Handlingar rörande bidrag till Papper Bevaras Handläggare 3 år enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Handlingar rörande bidrag till Papper Bevaras Handläggare 3 år fristående skolor m.m. Fakturor rörande interkommunal Papper 10 år Handläggare ersättning, skolskjuts m.m. Handlingar rörande fördelning av Papper 3 år Handläggare Under förutsättning att ansvarsfrihet redovisning av premier och stipendier Handlingar rörande nedsättning av avgifter för året beviljats Papper 3 år Handläggare Se även kapitel om förskolan

21 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Inkomstuppgifter Papper 3 år Handläggare Underlag för avgifter inom förskola och skolbarnomsorg. Se även kapitel om förskolan Redovisningshandlingar rörande undervisningen Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Verifikationer, övrig räkenskapsinformation Digitalt eller papper Vid inaktualitet Handläggare Underlag för kontroll till löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment. Papper 10 år Handläggare Papper 2 år Handläggare Papper 10 år Handläggare 2.3. Personal Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Personalscheman eller motsvarande Papper Bevaras Närmaste chef 3 år som redovisar personaltäthet, öppettider m.m. Utdrag ur polisens belastningsregister Papper 1 år Närmaste chef Under förutsättning att dokumentation finns som visar att arbetsgivaren har tagit del av intyget.

22 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Skolskjutsar Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Papper Bevaras Handläggare 3 år Hanteras i skolskjutsprogrammet Solen Ansökan och beslut om skolskjuts Papper Bevaras Handläggare 3 år som blivit överklagade Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Papper Bevaras Handläggare 3 år Växelvis boende, Val av annan skola, trafikförhållanden, särskilda skäl Skolskjutsplaner/regler Papper Bevaras Handläggare 3 år Ingår sannolikt i nämndshandlingar Skolskjutsreglementen Papper Bevaras Handläggare 3 år Kostnadsredovisningar avseende skolskjuts Papper Bevaras 3 år Ingår sannolikt i kommunens gemensamma ekonomisystem Årsstatistik över Papper Bevaras Handläggare 3 år Ingår i årsredovisningen skolskjutsverksamheten Skolskjutsbeslut i Digitalt Vid inaktualitet Handläggare Hanteras elektroniskt skolskjutsprogrammet Solen Register över dispenser, utfall, namn, Digitalt eller Vid inaktualitet Handläggare skola, typ av skolskjuts papper För skolskjutsverksamheten relevanta uppgifter i skolskjutsprogrammet Solen Digitalt Vid inaktualitet Handläggare Elevregister, ramscheman, nationell vägdatabas, gång och cykelvägar, trafikdata, Antal elever som har skolskjuts, antal som har upphandlad skolskjuts, antal som har kombination av upphandlad skolskjuts och linjetrafik Ansökan och beslut om skolskjuts Papper 3 år Handläggare Om ansökan ej gäller dispens eller om ärendet överklagats, se ovan Avtal med utförare Papper 3 år Handläggare Efter att avtalet upphört

23 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Digitalt eller papper Handlingar rörande buss- och skolkort Digitalt eller papper Skolskjutsregister Digitalt eller papper Övriga handlingar rörande skolskutsverksamheten Digitalt eller papper Vid inaktualitet Handläggare Med uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen betalat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt 3 år Handläggare Under förutsättning att vederbörlig 3 år efter sista anteckningen Handläggare kontroll och redovisning skett T.ex. med uppgifter om antagna entreprenörer, antalet elever per skjuts, färdtid m.m. Kan gallras under förutsättning att statistik bevaras Vid inaktualitet Handläggare Med undantag för räkenskapsinformation 2.5. Förskola och barnomsorg Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Avtal om förskoleplats i annan 10 år Handläggare kommun Ansökan och beslut som rör barn som är kvar på förskoleplats efter flytt till annan kommun Papper När barnet börjat grundskolan Handläggare Papper Bevaras Nämndsekreter are Anmärkning Nämndens godkännande av enskilda 3 år som bedriver förskoleverksamhet Föräldraenkäter Papper Bevaras Handläggare 3 år 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Dokumentation av det systematiska Papper Bevaras Handläggare 3 år kvalitetsarbetet Ansökan och beslut om förskola på Papper Bevaras Handläggare 3 år obekväm arbetstid

24 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Handlingar och beslut om reducerad Papper Bevaras Handläggare 3 år eller borttagen avgift Verksamhetsberättelser, årsberättelser Papper Bevaras Handläggare 3 år från de olika omsorgsformerna Autogiromedgivande Papper Vid inaktualitet Handläggare Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg etc. Papper Bevaras Handläggare 3 år Beläggningsstatistiken bevaras av respektive förskola Förteckningar över förskolor m.fl. Papper Bevaras Handläggare 3 år Kan ingå i verksamhetsberättelse Inkomstuppgifter Papper 3 år Handläggare Kommer framgent att hanteras elektroniskt Handlingar i ärenden om utökad tid Papper Bevaras Handläggare 3 år samt rätt att behålla plats i förskola på grund av särskilda skäl Kölistor Digitalt eller Vid inaktualitet Handläggare Köstatistik bevaras papper Köstatistik, beläggningsstatistik Papper Bevaras Handläggare 3 år Kan ingå i verksamhetsberättelse Handlingar rörande obetalda Digitalt eller 10 år Handläggare barnomsorgsavgifter papper Placeringsmeddelanden Papper Vid inaktualitet Handläggare När svar inkommit Svar på placeringsmeddelanden Papper Vid inaktualitet Handläggare När barnet registrerats Ansökningar om plats eller ändring av Papper 3 år Handläggare plats inom förskola/pedagogisk omsorg/förskoleplats Uppsägning av plats inom förskola/pedagogisk omsorg Papper 3 år Handläggare

25 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Grundskola Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Handlingar rörande samverkan skolaarbetsliv Papper Bevaras Handläggare 3 år Handlingar av tillfällig betydelse får gallras Elevenkäter Papper Bevaras Handläggare 3 år 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Föräldraenkäter Papper Bevaras Handläggare 3 år 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Förteckningar över barn/elever i Papper Bevaras Handläggare 3 år Även beläggningsstatistik respektive fritidshem etc. Statistik till andra myndigheter Digitalt eller Vid inaktualitet Handläggare Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevs önskemål om utbildningsplats i annan kommun samt beslut att ta emot elev från annan kommun. Förteckning eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Förteckningar eller register över elever som går i skolan i en annan kommun. papper Papper Bevaras Handläggare 3 år Papper Bevaras Handläggare 3 år Uppgifter om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid.

26 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Grundsärskola Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Ansökan om mottagande i Papper Bevaras Handläggare 3 år grundsärskola och beslut om detsamma Bilagor till ansökan om mottagande i Papper Bevaras Handläggare 3 år grundsärskola Överklaganden Papper Bevaras Handläggare 3 år Beslut om mottagande kan överklagas av vårdnadshavare 2.8. Skolutvecklingsverksamhet Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Beslut om debitering för NTA Papper Bevaras Handläggare 3 år Texter och bilder på hemsidan Digitalt Vid inaktualitet Hemsidans Pedagog Östersund Anteckningar och dylikt från coachning Digitalt eller papper Anmärkning redaktör Vid inaktualitet Coach Om något bevaras bör det bevaras i personalakt

27 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Grundskola 3.1. Skolbibliotek Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Beståndsregister Papper Bevaras Skolbiblioteks ansvarig 3 år Kan tas ut med en viss periodicitet, t.ex. vart tredje år Handlingar rörande samverkan, Papper Bevaras Skolbiblioteks 3 år projekt m.m. ansvarig Egenupprättade Papper Bevaras Skolbiblioteks 3 år informationsbroschyrer ansvarig Inköp och prenumerationer Papper Bevaras Skolbiblioteks 3 år Förteckning över nyinköpta böcker, Statistik över låntagare, antal in- och utlån antal lånade böcker, lån per bok etc. Uppgifter om lån per elev Register över låntagare Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort ansvarig Papper Bevaras Skolbiblioteks ansvarig Digitalt eller papper Vid inaktualitet Skolbiblioteks ansvarig Digitalt eller Vid inaktualitet Skolbiblioteks papper ansvarig Papper 3 år Skolbiblioteks ansvarig 3 år prenumerationer på tidskrifter etc. Vid återlämnande Efter upphörd giltighet

28 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Elevakten/elevmappen Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Anhörigblanketter Papper Vid inaktualitet Lärare Anmälan till socialtjänst eller polis Papper Bevaras Anmälare Slut grundsko Ansökan och beslut om anpassad studiegång la Papper Bevaras Rektor Slut grundsko la Intyg om anpassad studiegång Papper Bevaras Rektor Slut grundsko la Intyg om avgång från grundskola Papper Bevaras Rektor Slut grundsko la Skriftlig bedömning Papper Bevaras Lärare Slut grundsko la Resultat av prövning och anteckning om betyg Beslut och handlingar rörande omprövning av betyg Överenskommelse om t.ex. datoranvändning Diverse delegationsbeslut angående elev Papper Bevaras Lärare Slut grundsko la Papper Bevaras Lärare/Rektor Slut grundsko la Digitalt eller papper Papper Bevaras Rektor Slut grundsko la Anmärkning Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg Utfärdas om avgår utan slutbetyg. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog. Bifogas betygskopian Har samma betydelse som betygskatalog och bör förvaras tillsammans med den Vid inaktualitet Lärare När eleven slutat grundskolan

29 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Diverse rektorsbeslut angående elev Papper Bevaras Rektor Slut grundsko la Handlingar rörande disciplinära åtgärder (avstängning, förvisning av elev, varning etc.) Elevhistorik, elevkort. Uppgifter om studieplan, tillval, studieavbrott, skolgång. Papper Bevaras Rektor Slut grundsko la Papper Bevaras Skoladministra tör Underlag för registrering på elevkort Digitalt eller papper Vid inaktualitet Skoladministra tör Protokoll elevvårdskonferenser Papper Bevaras Specialpedago g Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Digitalt eller papper Vid inaktualitet Vid tillfället ansvarig personal Lärare Slut grundsko la Slut grundsko la Frånvarorapporter Digitalt eller papper Efter avslutad skolgång Anmälan om in- och utflytt Papper Vid inaktualitet Rektor Intyg om genomgången utbildning Papper Bevaras Rektor Slut grundsko la Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev och/eller skolan Korrespondens av rutinkaraktär Papper Bevaras Den som korresponderar Digitalt eller papper Vid inaktualitet Den som korresponderar Slut grundsko la Elevkorten inte ligga i elevakten, utan lämnas in separat vid leverans till Kommunarkivet T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring deltagande Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m.m.

30 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Ledighetsansökan för elev Papper Vid inaktualtitet Rektor/Klasslä rare Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Uppgifter om nyanländ elev med annat modersmål än svenska Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning Närvaro- och frånvarouppgifter Papper Vid inaktualitet Rektor Om det skrivs mer utförliga rektorsbeslut, är det inte nödvändigt att spara ansökan. Rektor kan delegera till klasslärare att fatta beslut för enstaka dagar upp till 10 dagar/läsår. Papper Efter avslutad Rektor skolgång Papper Vid inaktualitet Rektor När eleven slutat skolan Digitalt eller Vid inaktualitet Lärare papper Skriftliga omdömen Papper Bevaras Lärare Slut grundsko la Handlingar rörande skydd av personuppgifter i verksamhetssystem Handlingar rörande praktik och praktikplatser Diagnostiska prov, elevlösningar Handlingar rörande samtycken enligt PuL Tillsammans med betygskatalogen Papper Vid inaktualitet Rektor Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift Digitalt eller papper Vid inaktualitet SYV T.ex. arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller motsvarande Digitalt eller papper Vid inaktualitet Specialpedago g Papper Vid inaktualitet Rektor För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång

31 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Underlag för registrering Handlingar rörande skador och/eller tillbud för elever Skriftliga tester och prov, elevlösningar, screening Specialpedagogens/pedagogisk handledares utredningar Digitalt eller papper Vid inaktualitet eller efter avslutad skolgång Lärare/Rektor Papper Bevaras Lärare/Rektor Slut grundsko la Papper Vid inaktualitet Specialpedago g Papper Bevaras Specialpedago g Språkval Papper Vid inaktualitet Skoladministra tör Dokumentation av gjorda stödinsatser Papper Bevaras Specialpedago g Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Ansökan och beslut m.fl. handlingar om särskild undervisning, t.ex. på sjukhus, specialpedagog m.m. Överklaganden av beslut om placering i särskild undervisningsgrupp Ansökan och beslut m.fl. handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp eller anpassad studiegång Papper Vid inaktualitet Rektor Papper Bevaras Specialpedago g Papper Bevaras Specialpedago g Papper Bevaras Specialpedago g Slut grundsko la Slut grundsko la Slut grundsko la Slut grundsko la Slut grundsko la Meddelanden om skol- eller klassbyten, in- och avflyttning, frånvaro m.m. Skoladministratör för in uppgifter i RiskPrio Då betyg är satt och tiden för omprövning av betyg löpt ut. Alternativt när omdöme/bedömning skrivits. Bl.a. sjukhusskolan

32 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Ansökan och beslut om särskilt stöd, särskild undervisning Handlingar i utredning av händelse (trakasserier, diskriminering och/eller kränkande behandling) Testmaterial för att följa elevers språk-, läs- och skrivutveckling Individuella utvecklingsplaner med omdömen Anteckningar från utvecklingssamtal Papper Bevaras Specialpedago g Slut grundsko la Papper Bevaras Rektor Slut grundsko la Digitalt eller papper 1 år efter avslutad skolgång Specialpedago g Papper Bevaras Lärare Slut grundsko la Digitalt eller papper Handlingar rörande val av skola Papper 1 år Rektor Ansökan om att få gå om en årskurs Papper Vid inaktualitet Rektor eller uppflyttning till högre årskurs Handlingar gällande utvecklingssamtal (med ev underlag, t.ex. läkarintyg) Om det rör elev där åtgärdsprogram upprättats bevaras materialet i elevmappen Vid inaktualitet Lärare Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m. dokumenteras i t.ex. åtgärdsprogram. Papper Bevaras Lärare Slut grundsko la Åtgärdsprogram Papper Bevaras Specialpedago g Slut grundsko la Handlingar av ringa betydelse får gallras Överklaganden Papper Bevaras Rektor Slut grundsko la Teckningar och dylikt Papper Vid inaktualitet Lärare Får lämnas till vårdnadshavare Elevers egna texter/berättelser Digitalt eller papper Vid inaktualitet Lärare Får lämnas till vårdnadshavare

33 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Övrigt Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Betygskataloger, betygssammanställningar, betygskopior. Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Fotografier samlade för att belysa verksamheten Anmärkning Papper Bevaras Rektor 3 år Eventuella sifferkoder och förkortningar ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Betygskopior endast åk 9 eller om eleven slutar dessförinnan. Ev kan terminsbetyg gallras när slutbetyget är fastställt Papper Bevaras Rektor 3 år Papper Bevaras Fotograf 3 år Sådant som inte belyser verksamheten lämnas över till vårdnadshavarna när barnet slutar skolan. Media som är elektroniskt lagrad kan inte bevaras i arkivet. Fotografier ska på baksidan med blyerts vara försedda med år och en beskrivning av vad bilden föreställer. Till bilder bör biläggas information om aktiviteten som blivit fotograferad. Papper Bevaras Rektor 3 år Läsårsschema, slutligt för varje läsår och skolenhet Klasslistor, gruppförteckningar Papper Bevaras Lärare/Skolad ministratör Protokoll från klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser, studiekonferenser Papper Bevaras Mötets sekreterare 3 år Inkl in- och utflyttningar (OBS inte blanketten) Med fullständiga namn och personnummer 3 år

34 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Kunskapsprofiler Digitalt eller papper Vid inaktualitet Vid tillfället ansvarig personal Vid inaktualitet Rektor Gäller samtliga ämnen Digitalt eller papper Lärarschema Digitalt eller Vid inaktualitet Rektor Klasschema bör dock bevaras, se ovan papper Beställningar av läromedel Digitalt eller Vid inaktualitet Beställare Fakturor sparas i 10 år papper Egenproducerat läromedel Papper Bevaras Upphovsman 3 år Om det finns ett egenvärde Förteckningar över läromedel Digitalt eller Vid inaktualitet Rektor/Lärare papper Läsårsdata Papper Bevaras Rektor 3 år Inkl timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Förteckning över elever som fått Papper Bevaras Specialpedago 3 år modersmålsundervisning och g studiehandledning Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, elevlösningar, samtliga delar. Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämne utom svenska Sammanställningar över resultat i nationella prov utom svenska Skolornas och/eller förvaltningens egna prov, t.ex. Fonolek, Ord och Bild, Utvärdering i Matematik etc. Statistik och analys av skolornas och/eller förvaltningens egna prov, t.ex. Fonolek, Ord och Bild, Utvärdering i Matematik etc. Papper Bevaras Lärare 3 år Klassvis, allt för samma individ på samma ställe. Papper Bevaras Rektor 3 år Papper 5 år Rektor Digitalt eller papper Digitalt eller papper 5 år Rektor Vid inaktualitet Lärare Papper Bevaras Handläggare 3 år I förekommande fall

35 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Förteckning över elevers placering vid PRAO Handlingar rörande projekt Papper Bevaras SYV 3 år Digitalt eller papper När inblandade elever slutat skolan Projektledare Protokoll skolkonferenser Papper Bevaras Mötets 3 år sekreterare Skolplaner Papper Bevaras Rektor 3 år Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Papper Bevaras Vid tillfället ansvarig Förteckning över elever med svenska som andraspråk Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse personal Papper Bevaras Lärare 3 år Papper Bevaras Rektor 3 år Papper Bevaras Projektledare 3 år Internkontroll, arbetsmiljö, Papper Bevaras Rektor 3 år psykosocial arbetsmiljö Arbetsplan, arbetsmiljöplan, Papper Bevaras Rektor 3 år jämställdhetsplan, hälsoplan, likabehandlingsplan och diverse handlingsplaner Protokoll elevrådsmöten Papper Bevaras Mötets 3 år sekreterare Föräldraråd, skolråd, protokoll Papper Bevaras Mötets 3 år sekreterare Information, meddelanden till vårdnadshavarna Digitalt eller papper Vid inaktualtitet Avsändare För stora projekt som rör en större grupp elever bevaras redovisningen 3 år Handlingar av vikt eller kulturhistoriskt värde

36 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Inspektionsrapporter från andra myndigheter inom Östersunds kommun Inspektionsrapporter från externa myndigheter Kemikalieförteckning, varuinformation Lokala kursplaner, arbets- och timplaner Dokumentation av det systematiska kvalitetsarbetet Digitalt eller papper Vid inaktualitet Rektor Papper Bevaras Rektor 3 år Digitalt eller Vid inaktualitet Rektor papper Papper Bevaras Rektor 3 år Papper Bevaras Rektor 3 år Kvalitetsredovisningar Papper Bevaras Rektor 3 år Protokoll från ledningskonferenser Papper Bevaras Mötets 3 år sekreterare Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning Papper Bevaras Mötets sekreterare 3 år Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra skolor etc. Digitalt eller papper Vid inaktualitet Mottagare Nyhetsbrev, infobrev, veckobrev etc. Papper Vid inaktualitet Avsändare Bevara endast uppgifter av vikt och/eller som belyser verksamheten Ordningsregler Papper Bevaras Rektor 3 år Organisationsplaner Papper Bevaras Rektor 3 år Förteckning och fördelning över Papper Bevaras Rektor 3 år premier och stipendier Ansökan om projektbidrag Papper Bevaras Rektor 3 år Skolkataloger, fotokataloger, klassfoton Papper Bevaras Rektor 3 år Alla tre. Parkskolan skickar in den kommungemensamma. Märkta med år och klass. Lokalt upprättad statistik Papper Bevaras Rektor 3 år

37 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Protokoll med bilagor från Papper Bevaras Mötets 3 år verksamhetsmöten, personalmöten etc sekreterare Lokala verksamhetsplaner etc. Papper Bevaras Rektor 3 år Enkäter Papper Bevaras Enkätens avsändare 3 år 1 ex av oifylld enkät + sammanställning 4. Grundsärskola (för de handlingar som ej är omnämnda nedan är kapitlet om grundskolan tillämpligt) 4.1. Elevakten/elevmappen Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev och/eller skolan Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor Individuella utvecklingsplaner med omdömen Papper Bevaras Rektor Slut grundsär skola Papper Bevaras Den som korresponderar Slut grundsär skola Papper Bevaras Rektor Slut grundsär skola Papper Bevaras Lärare Slut grundsär skola Anmärkning Gallring får ske inom korrespondensen

38 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Scheman, individuella Papper Bevaras Lärare Slut grundsär skola Studieomdömen Papper Bevaras Lärare Slut grundsär skola Åtgärdsprogram Papper Bevaras Specialpedago g Slut grundsär skola Intyg om genomgången utbildning Papper Bevaras Rektor Slut grundsär skola Samlat betygsdokument Papper Bevaras Rektor Slut grundsär skola Rutinkorrespondens Digitalt eller papper Vid inaktualitet Den som korresponderar I de fall det getts istället för slutbetyg. Ska läggas tillsammans med betygen. Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m.m Övrigt Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Arbetsplaner Papper Bevaras Rektor 3 år Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Anmärkning Papper Bevaras Fotograf 3 år Fotografier ska på baksidan med blyerts vara försedda med år och en beskrivning av vad bilden föreställer. Till bilder bör biläggas information om aktiviteten som blivit fotograferad.

39 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Handlingar rörande elevens val Papper Bevaras Skoladministra 3 år tör Kursplaner Papper Bevaras Rektor 3 år Timplaner Papper Bevaras Rektor 3 år Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn av vård av lokaler, inventarier Papper Bevaras Rektor 3 år Utfärdas av nämnden och finns vanligen i handlingarna till protokollen och utbildningsmaterial Protokoll, beslutskonferenser Papper Bevaras Mötets 3 år Protokoll, elevvårdskonferenser och klassråd, och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser, skolkonferenser eller liknande. Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning Protokoll, lokala styrelser, skolråd/föräldraråd/klassråd Betygskataloger, betygssammanställningar, betygskopior. Inspektionsrapporter från andra myndigheter inom Östersunds kommun sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare 3 år Papper Bevaras Rektor 3 år Endast åk 9 eller om eleven slutar dessförinnan. Eventuella sifferkoder och förkortningar ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Betygskopior endast åk 9 eller om eleven slutar dessförinnan. Ev kan terminsbetyg gallras när slutbetyget är fastställt Digitalt eller Vid inaktualitet Rektor papper 3 år 3 år

40 2, BOUN :30 / :s bilaga: Dokumenthanteringsplan BOUN Inspektionsrapporter från externa myndigheter Papper Bevaras Rektor 3 år 5. Förskola 5.1. Barnakt eller motsvarande Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Barnkort (anhöriga med kontaktuppgifter, vaccinationer, modersmål) Diverse delegationsbeslut angående barn Korrespondens med barn/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för barnet och/eller förskolan Anmälan om modersmålsstöd i förskolan samt övriga handlingar kopplat till modersmål Pedagogisk dokumentation enskilda barn, portfolio Tillstånd från vårdnadshavarna att barn får åka i personalbil Papper 1 år efter att barnet slutat förskolan Förskolechef Papper Bevaras Förskolechef Slut förskola Papper Bevaras Den som Slut korresponderar förskola Papper Bevaras Förskolechef Slut förskola Digitalt eller papper Lämnas över till vårdnadshavarna när barnet slutar förskolan Förskolelärare Anmärkning Gör en egen grupp för modersmål även för grundskolan Även foton, film etc. (Se Foto, film etc ovan) Papper Vid inaktualitet Förskolechef Kan samlas med övriga medgivanden från vårdnadshavarna