Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47 Genomförandeförslag Mötesplats Norrsidan Maj 2014 Magnus Olsson Projektledare Kultur- och fritidsförvaltningen

48 Handläggare Datum Magnus Olsson GENOMFÖRANDEFÖRSLAG FÖRSTUDIERAPPORT Mötesplats Norrsidan Beställare Ansvarig för dokumentet Projektplats Kultur- och fritidsförvaltningen, efter beslut av Kultur- och fritidsnämnden. Magnus Olsson projektledare Kultur- och fritidsförvaltningen G:\Gemensam\Projekt\Mötesplats Norrsida Dokumenthistorik Datum Utförd av/ Beslutad av Magnus Olsson Kommentar Refererande dokument Benämning Utredning Allaktivitetshuset i norra centralorten ett hus för alla. Kultur- och fritidsnämnden beslut 43 Dnr KFN 2013/0050 Projektdirektiv Mötesplats Norrsidan Projektplan Mötesplats Norrsidan Halvtidsredovisning Mötesplats Norrsidan Version/namn projektplats Rapport 2011 Mötesplats Norrliden KFN beslut MPNS-Projektdirektiv- Beslutad MPNS-Projektplan- Beslutad MPNS-Halvtidsredovising Kultur, idrott och service Adress Box 610, Kalmar Besök Norrlidstorget 3 Tel vx magnus.olsson_1@kalmar.se

49 2 (41) Innehåll 1 Sammanfattning Utredningens förslag Om projektet Bakgrund Avgränsningar Projektets scope Mål Syfte Verksamhetsnytta Koppling till kommunens budget Strategier Framgångsfaktorer Riskanalys Kvalitet, miljö och arbetsmiljö Projektorganisation och medverkande Projektorganisation Omfattning och metod Mötesplats Norrsidan i Kalmar Mål med Mötesplats Norrsidan Målformulering Mötesplats Norrsidan Norrsidan en genussmart mötesplats Verksamheten på Mötesplats Norrsidan Biblioteket Fritidsgården Medborgarkontoret Café och reception Nya möjligheter! Lokaler Mötesplats Norrsidans lokaler Öppettider och bemanning Ekonomi Uppföljning och utvärdering Uppföljningsplan Genomförandeprojekt Mötesplats Norrsidan Projektutveckling Mötesplats Norrsidan Omvärldsanalys Tidigare utredningar allaktivitetshus i Norrliden Upptagningsområdet för Mötesplats Norrsidan Kultur och fritidsförvaltningens verksamheter i området Andra kommunala verksamheter i området Annan offentlig service i området Föreningar, studieförbund och näringsliv i området Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

50 5.1.7 Övriga kommunala verksamheter Exempel på Mötesplatser och Allaktivitetshus Trender och påverkan Intressentanalys Problemanalys Målanalys... Fel! Bokmärket är inte definierat. 5.5 Aktivitetsplan Resursplanering Indikatorer Riskanalys SWOT-analys Analys av hinder/problem Analys av förutsättningar Källor Skriftliga källor Muntliga källor (41) Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

51 1 Sammanfattning Mötesplats Norrsidan ska bli en plats där fritidsgårdens, bibliotekets och medborgarkontorets verksamheter samsas under ett tak och därigenom kunna bli en attraktiv och aktiv mötesplats för föreningar, studieförbund, näringsliv och inte minst de boende i området. En plats för interaktion och integration som skapar nya bekantskaper över generations- och kulturgränser. En plats där arbetssätt och verksamhet vilar på demokratiska och jämställda principer. På Mötesplats Norrsidan kan man få hjälp att bli lotsad in i samhället och få redskap för att möta samhället utanför. Det är också ett ställe med medvetna och strukturerade aktiviteter, men också en plats där man kan hänga och bara vara. Med Mötesplats Norrsidan kan våra resurser utnyttjas mer effektivt och våra verksamheter bli mer tillgängliga. Det kan bidra till att skapa ett tydligare och tryggare centrum och ökar integrationen mellan olika grupperingar. Genom samverkan med andra organisationer och verksamheter kan en mångsidighet i Mötesplats Norrsidan erbjudas. Mötesplats Norrsidan ska bli en tillgänglig och central mötesplats! Denna utredning är ett underlag för fortsatt process, där ett genomförandeprojekt med integrering av fritidsgårdens, bibliotekets och medborgarkontorets verksamheter, personalrekrytering och ombyggnad av lokaler är nästa steg. 4 (41) 1.1 Utredningens förslag Utredningen förordar följande: Besluta om genomförandeprojekt för Mötesplats Norrsidan. Förvaltningschefen tar fram projektdirektiv för genomförandeprojektet där projektledare och styrgupp utses. Styrgruppen utvecklar tillsammans med projektledaren och beslutar om en detaljerad genomförandeplan. Rekrytera/utse personal som ska arbeta på Mötesplats Norrsidan Formulera ett gemensamt uppdrag för Norrsidan och utveckla och detaljplanera att ett gemensamt innehåll. Arbeta in det gemensamma namnet Mötesplats Norrsidan för att markera att det är en integrerad verksamhet. Bygga om och anpassa lokalerna fullt ut för en helt integrerad mötesplats helst utan att ta hänsyn till nuvarande entréer och placering av kök och toaletter. Överväga om en utbyggnad krävs Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

52 2 Om projektet Projektets uppdrag har varit att utreda och arbeta med integrering av verksamheterna utifrån lokaler, personal, ekonomi, organisation, öppethållande och verksamhetsinnehåll. Resultatet av projektet är denna rapport där förutsättningarna och möjligheterna för att integrera fritidsgårdsverksamhet, biblioteksverksamhet och medborgarkontor till en gemensam mötesplats i området redovisas. Rapporten beskriver, bland annat, möjligt framtida innehåll med arbets-, verksamhetsformer och samverkan mellan det offentliga (vår egen och annan offentlig verksamhet), ideella och det privata. 5 (41) 2.1 Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden vill skapa en mötesplats, där våra kommunala verksamheter Nova fritidsgård, Bergaviks filialbibliotek och Medborgarkontor i Norrliden integreras till en gemensam mötesplats för de boende, föreningar, studieförbund och näringsliv i Kalmars norra centralort. Ett antal utredningar om allaktivitetshus har genomförts. Dels 2008 då man undersökte möjligheter för ett allaktivitetshus i dåvarande Ögonstenens lokaler. Men då det under utredningen kom besked att Ögonstenen skulle rivas fanns inte längre förutsättningarna för uppdraget kvar gjordes ytterligare en utredning om ett allaktivitetshus i norra centralorten med målet att samutnyttja Kalmarsundsskolans lokaler och på så sätt åstadkomna nya mötesplatser och att verksamheten skulle skötas av föreningar i området. Utredningen kom fram till att förutsättningarna för uppdraget inte fanns då det inte fanns några föreningar som hade resurser att driva ett allaktivitetshus. 2 Sedan 1 januari 2013 ansvarar Kultur- och fritidsnämnden för Medborgarkontoret i Norrliden. Medborgarkontoret tillhörde tidigare kommunledningskontoret och hade då öppet 8 timmar/vecka och viss extra telefontid. En heltidsanställd person bemannade Medborgarkontoret och gav medborgarservice och information. Den anställde arbetade med demokrati- och områdesutveckling på övrig tid. Medborgarkontoret Bergaviks filialbibliotek och Nova fritidsgård är lokaliserade i samma byggnad där också Kalmarsundsskolan och Familjecentrum finns. 2.2 Avgränsningar Detta rojekt har avgränsats till att gälla integrering av nuvarande verksamheter Nova Fritidsgård, Bergaviks bibliotek och Medborgarkontoret utifrån befintliga resurser avseende lokaler, personal och ekonomi. 3 1 Kultur- och fritidsnämnden beslut 16 Dnr Utredning Om Allaktivitetshus i Norrliden 2 Kalmar Kommun Allaktivitetshuset i norra centralorten "ett hus för alla" Rapport Avgränsningen har omformulerats jämfört med projektdirektivet Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

53 6 (41) Projektets scope 2.3 Mål Syfte Skapa Mötesplats Norrsidan Kultur- och fritidsnämnden vill utveckla Medborgarkontoret till att inte bara vara ett kontor där besökare kan få svar på sina frågor. Kultur- och fritidsnämnden vill skapa en mötesplats för området, där våra kommunala verksamheter fritidsgård, filialbibliotek och Medborgarkontor integreras till en gemensam mötesplats och samverkar med föreningar, studieförbund, näringsliv och inte minst de boende i området. I området finns också andra kommunala verksamheter som vi vill samverka med för att kunna erbjuda en mångsidighet i Mötesplats Norrsidan. De övriga kommunala verksamheter som idag finns på plats i området är skola, fritidshem, förskola och familjecentrum Verksamhetsnytta Genom att integrera fritidsgårdsverksamhet, biblioteksverksamhet och medborgarkontor till en gemensam mötesplats kan de samlade resurserna utnyttjas effektivare och områdets föreningar, studieförbund, näringsliv och boende i området få en mångsidighet och samhällsservice av hög kvalitet. 2.4 Koppling till kommunens budget Arbetet med projektet Mötesplats Norrsidan kopplas till rubrikerna 1.5 Bo och leva i hela Kalmar kommun och 2.6 Demokrati. 2.5 Strategier Framgångsfaktorer Styrgrupp och ledningens stöd och engagemang Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

54 Projektgruppens engagemang Engagemang från medborgare, föreningsliv, näringsliv och organisationer i området Kommunikation internt till berörda och övriga anställda, ledningsgrupper, m.fl. Kommunikation externt till medborgare, föreningsliv, näringsliv och organisationer i området Bra samarbete mellan projektet och verksamheter som påverkas. 7 (41) Riskanalys En särskild riskanalys för den framtida Mötesplatsen har upprättats som en del i projektutvecklingsmodellen LFA som används i detta projekt. I denna har också risker i projektet löpande analyserats och hanterats Kvalitet, miljö och arbetsmiljö Det genomförandeförslag som projektet levererar innehåller förändringar i verksamheterna. Särskild riskbedömning avseende kvalitet, miljö och arbetsmiljö ska göras i samband med riskanalysarbetet för kommande genomförandeprojekt av Mötesplats Norrsidan. 2.6 Projektorganisation och medverkande Projektet har bedrivits med representanter från de ingående verksamheterna för att säkra information. Facklig samverkan har genomförts med kommuncentrala samverkansgruppen vid deras ordinarie sammanträden. Skyddsombud har medverkat vid flera projektgruppsmöten Kultur- och fritidsnämndens presidium har varit styrgrupp. Löpande under projekttiden har projektet diskuterats med referensgrupp och projektets intressenter Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

55 2.6.1 Projektorganisation 8 (41) Figur 1 Projektorganisation Omfattning och metod Projektet har levererat ett genomförandeförslag för ett införande av Mötesplats Norrsidan. I rapporten har framtida innehåll och arbets- och verksamhetsformer beskrivits liksom samverkan i Mötesplatsen mellan det offentliga, ideella och privata. Projektet har arbetat efter en strukturerad projektutvecklingsmetod, Logical Framework Approach (LFA) som är en målstyrd projektplaneringsmetod. 5 LFA är i korthet Ett verktyg för målstyrd planering, analys, bedömning, uppföljning och utvärdering av projekt och program Ett hjälpmedel för logisk analys och strukturerat tänkande vid projektplanering, som stimulerar frågor om projektets relevans, genomförbarhet och uthållighet Ett ramverk, ett frågebatteri som, om det används enhetligt, ger en 4 På grund av personalförändringar i fritidsgårdsverksamheten har en deltagare i projektgruppen slutat 5 Logical Framework Approach (LFA) - en sammanfattning av LFA-teorin Kari Örtengren (2003) Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

56 struktur och är ett stöd i dialogen mellan olika intressenter i ett projekt Ett planeringsinstrument som ramar in de olika elementen i en förändringsprocess (problem, mål, intressenter, plan för genomförande etc.) Ett hjälpmedel för att skapa deltagande, ansvar och ägarskap LFA-metoden innehåller nio olika steg. Dessa nio har använts för att styra projektet och stegen har löpande anpassats efter omvärldsförändringar. Det är således ingen linjär process, där det ena steget följer på det andra utan mer av cirkulär art där stegen efterhand kan omformuleras. Stegen är: 1. Omvärldsanalys - Insamling av bakgrundsinformation 2. Intressentanalys - Vilka påverkas av och påverkar? Vilka ska vara med i planeringsprocessen? 3. Problemanalys - Hur ser situationen ut innan vi börjar och varför? 4. Målanalys - Vad ska uppnås på kort, medellång och lång sikt? 5. Aktivitetsplan - Vad ska genomföras för att uppnå målen hur uppnås målen? 6. Resursplanering - Vad krävs i tid, personal, material och budget för att genomföra aktiviteterna? 7. Indikatorer - Mäta och analysera måluppfyllelse/resultat 8. Riskanalys - Vad kan komma att påverka måluppfyllelsen negativt? 9. Analys av förutsättningar - Vilka problem hanteras av andra aktörer? Prioritering och avgränsning. Dessa steg har sammantaget utgjort underlaget för rapporten med genomförandeförslag där förutsättning och möjligheter för att integrera fritidsgårdsverksamhet, biblioteksverksamhet och medborgarkontor till en gemensam mötesplats i område redovisas. Arbetet redovisas nedan i avsnitt 5. LFA-metoden bör användas under projektcykelns alla faser (dvs. under såväl förberedelser, genomförande som vid utvärdering) och ska användas flexibelt med stor känsla för vad varje situation kräver. I LFA-metoden är det slutresultatet/målet som är av betydelse, det handlar om vad man vill uppnå, d v s vilken förändring målgruppen önskar ska ske. 9 (41) Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

57 3 Mötesplats Norrsidan i Kalmar 10 (41) 3.1 Mål med Mötesplats Norrsidan De övergripande målen med Mötesplats Norrsidan är ett effektivare resursutnyttjande, mer tillgänglig verksamhet, ett tydligare och tryggare centrum, ett rikare kulturutbud och ökad integration mellan olika grupperingar i området. Med en tillgänglig central mötesplats i området kan dessa övergripande mål uppnås men för att nå dit krävs en del arbete som måste genomföras innan Mötesplats Norrsidan kan bli verklighet (se även avsnittet 5.3 Problemanalys och 5.4 Målanalys) Målformulering Mötesplats Norrsidan Övergripande mål (långsiktiga mål som projektet bidrar till på sikt) Effektivare resursutnyttjande Mer tillgänglig verksamhet Ett tydligare och tryggare centrum Rikare kulturutbud Ökad integration mellan olika grupperingar Projektmål (medellångsiktiga mål som uppnås efter projekttiden) En tillgänglig central mötesplats Delmål (kortsiktiga mål, uppnås under projektidens gång) Kultur- och fritidsförvaltningen verksamheter i området är integrerade Ombyggda och funktionsanpassade lokaler Koordinator för mötesplatsen Etablerad samverkan med andra organisationer i området Under genomförandeprojektet kan ytterligare delmål komma att identifieras och dessa ska då arbetas in i projektplanen tillsammans med tillhörande aktiviteter för att uppnå delmålen. 3.2 Mötesplats Norrsidan en genussmart mötesplats! En genussmart verksamhet är ett ställe där alla människor, män och kvinnor känner sig välkomna, trygga och kan hitta meningsfulla aktiviteter som inte per automatik bygger på förutfattade meningar kring kön. En genussmart mötesplats motverkar segregering utifrån kön och motverkar genusordningar utifrån ett intersektionellt perspektiv. Utgångspunkten för en genussmart mötesplats är att det finns uppenbara kopplingar mellan lokalernas utformning, arbetssätt och beteenden/attityder. Med hjälp av genusmedvetna, funktionsanpassade och ändamålsenliga lokaler så skapar vi bättre förutsättningar för ett jämställt arbetssätt. Funkabo fritidsgård i Kalmar är en verksamhet som på ett framgångsrikt sätt har integrerat jämställdhet. Den genussmarta verksamheten har på ett år ökat både det totala antalet besökare men också fått en jämnare fördelning mellan könen. Möjligheten för pojkar och flickor att prova nya aktiviteter, som kan vara normutmanande utifrån kön, har ökat. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

58 För att skapa en genussmart verksamhet behövs en medvetenhet, (kunskap om jämställdhet, genusmönster och jämställdhetsintegrering) hos de som planerar verksamheten och de som utför verksamheten. Det måste finnas en medveten tanke bakom hur lokalerna ska användas av män och kvinnor och flickor och pojkar, vilka aktiviteter som erbjuds samt en samsyn kring bemötande och värdegrund. En vision om verksamheten utifrån värdeord kan skapa en röd tråd och en ram för verksamhetsplan och aktivitetsplan. 6 En Aktiv mötesplats: En mötesplats av sus och brus liv och rörelse, som är en samlad motor i området, En mötesplats som skapar nya bekantskaper över ålders och bakgrundsgränser En mötesplats för positiva möten mellan människor som inte bygger på gränser utifrån kön, etnicitet eller ålder. Inga begränsande gränser! En mötesplats där vi inspirerar varandra, vi ger och tar av erfarenheter och kunskap En mötesplats som bidrar till att jag blir lotsad in i samhället och där jag får redskap för att möta samhället utanför En mötesplats med fokus på vad som förenar och en övertygelse av gemenskap En genussmart mötesplats där lokalerna möter oss neutralt och personal och aktiviteter möter oss genusmedvetet En mötesplats där tjejer och killar, män och kvinnor kan ta del av verksamheten på lika villkor utan begränsningar på grund av genus En mötesplats med medvetna och strukturerade aktiviteter, men också en plats där man kan hänga och bara vara. En jämställdhetssäkrad zon där GÖRA jämställdhet är i fokus bra för alla! En verksamhet där personal arbetar över och mellan verksamhetsgränserna med ett gemensamt mål När det gäller genussmarta lokaler så finns principer om att en genussmart fysisk gestaltning bidrar till att öka jämställda beteenden och attityder. Viktigt att lokalerna har ett helhetsuttryck där ljus, färg, form, och möblering hänger ihop. Satsa på rena ytor och väggar fria från röriga intryck. Lokalerna ska möjliggöra att personal har uppsikt över hela området (öppenhet, ljusinsläpp för att motverka dolda och mörka ytor). Rummen ska vara flexibla för olika aktiviteter och ytan ska kunna användas av både pojkar och flickor utan att könskodas. Ytan ska planeras utifrån pojkar och flickors rörelsemönster och framförallt området kring entrén (både utanför och innanför) är välkomnande, trygg, belyst och synlig. Entrén är mötesplatsens signum! 11 (41) 6 Pernilla Frid och Pamela Karlsson. Checklista för jämställd fysisk miljö, Genussmart såklart Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

59 3.3 Verksamheten på Mötesplats Norrsidan För att integrera verksamheterna är det avgörande att det formuleras ett gemensamt uppdrag för Norrsidan och att ett gemensamt innehåll utvecklas och detaljplaneras. Men stor hänsyn måste också tas till att de olika verksamheternas aktiviteter kan utföras med bibehållen kvalitet. Det är viktigt att göra tydligt för besökarna vad som är bibliotek, fritidsgård, skolverksamhet och medborgarservice i den integrerade verksamheten. I genomförandeprojektet måste detta noga tydliggöras gemensamt men den personal som ska arbeta på mötesplatsen. Det är också mycket viktigt släppa de tidigare namnen för de enskilda verksamheterna och arbeta in det gemensamma namnet Mötesplats Norrsidan för att markera att det är en integrerad verksamhet. Mötesplats Norrsidan ska rikta sig till alla åldrar och syftar till att vara den naturliga träffpunkten för boende, föreningar och studieförbund i området och runt omkring. På mötesplatsen ska man kunna delta i spännande och lärorika aktiviteter och ta en billig fika i caféet. Det ska bli en plats för interaktion och integration som skapar nya bekantskaper över generations- och kulturgränser. En plats där arbetssätt och verksamhet vilar på demokratiska och jämställda principer. På Mötesplats Norrsidan ska man kunna få hjälp att bli lotsad in i samhället och få redskap för att möta samhället utanför. Det ska också bli ett ställe med medvetna och strukturerade aktiviteter, men också en plats där man kan hänga och bara vara. 12 (41) Biblioteket Bibliotekets grundverksamhet förändras inte. Som tidigare ska man kunna läsa tidningar och tidskrifter, låna böcker, film och spel och delta i aktiviteter som exempelvis Boksnack för unga och kaffe med bokprat. Bokning av datorer och möjlighet att skriva ut, faxa, skanna och kopiera integreras med medborgarservicen Det är mycket viktigt att beakta att biblioteket är ett integrerat folk- och skolbibliotek och att skilja på skolbibliotekets och folkbibliotekets verksamheter. Skolbibliotekets verksamhet vardagsförmiddagar kvarstår som tidigare men det bör prövas om det är möjligt att bedriva denna verksamhet med samma krav och kvalitet om Mötesplatsen i övrigt är öppen för allmänheten Fritidsgården Fritidsgårdens grundverksamhet förändras inte heller. Som tidigare riktar sig fritidsgården till unga som vill komma och fika, prata med fritidsledarna och sina kompisar och vara med på olika aktiviteter. Mysrum, biorum etc delas med den övriga verksamheten. Caféet blir Norrsidans hjärta och sköts i första hand av en koordinator för mötesplatsen. Skolcaféet på vardagsförmiddagar kvarstår men huvudansvaret för detta har som tidigare skolvärdinnan Medborgarkontoret Medborgarkontoret i nuvarande form med öppet två dagar i veckan upphör men verksamheten som Medborgarkontoret erbjudit kvarstår: Hjälpa till med information om kommunal och offentlig verksamhet, kontakter med kommunen och kommunpolitiker, hitta information om och få kontakt med andra offentliga verksamheter och myndigheter, att ta emot synpunkter och förslag Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

60 på kommunal och offentlig verksamhet, få tillgång till kommunala handlingar och protokoll, hämta och ge hjälp med att fylla i blanketter och ge information om närområdet. Verksamheten på medborgarkontoret integreras i Norrsidan och kan erbjudas under hela öppettiden. Koordinatorn ansvarar för medborgarservicen och ansvarar också för samverkan med andra organisationer och kontakter med till exempel studieförbund och föreningar som vill förlägga aktiviteter på Norrsidan. 13 (41) Café och reception Caféet blir mötesplatsens centrala hjärta och det som besökarna möter först. Förutom café fungerar det som verksamhetens reception med medborgarservice. I receptionen tillhandahålls spel och utrustning som kan lånas ut och det ska gå att få hjälp med automaten för in- och utlåning av böcker liksom hjälp med kopiering, utskrift etc. Härifrån koordineras också bokning av lokaler och datorer som mötesplatsen disponerar. I receptionen ska också finnas broschyrer, blanketter, samhällsinformation och elektronisk informationsskärm för kommunal information. Det har funnits tankar att caféet skulle kunna drivas av till exempel en lokal pensionärsförening men utredningen gör bedömningen att det inte skulle vara långsiktigt hållbart. Caféet är en viktig bärande del i den kommande mötesplatsen och att bygga denna på ideella krafter är alltför osäkert vilket också tidiagre utredning pekat på. I stället bör ansvaret ligga på mötesplatsen koordinator i samverkan med mötesplatsens övriga personal och Kalmarsundsskolans skolvärdinna Nya möjligheter! Med integrerade verksamheter och ändamålsenliga lokaler öppnas nya möjligheter för aktiviteter. Givetvis kvarstår de ursprungliga verksamhetsfunktionerna som fritidsgårdens öppna verksamhet där man fikar, umgås, ser på film och spelar spel och spontanidrottar med mera liksom bibliotekets utlåningsverksamhet och arrangemang. Koordinatorn för mötesplatsen blir spindeln i nätet som håller ihop de olika delarna tillsammans med den övriga personalen. Koordinatorn ansvarar för medborgarservicen och ansvarar också för samverkan med andra organisationer och kontakter med till exempel studieförbund och föreningar som vill förlägga aktiviteter på Norrsidan. Koordinering av lokaler och resurser blir också koordinatorns ansvar. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

61 Med de nya möjligheter som Norrsidan skapar förväntas också efterfrågan öka och det är då också viktigt att tillföra resurser för att klara fler besökare och aktiviteter. 14 (41) Kreativitet och skapande Den större tillgängligheten till lokaler och personal skapar nya och större möjligheter för gruppverksamheter som skapande verksamhet, ord och bild, färg och form, musikarrangemang, konserter m olika typer av musik ex talangjakt, föreställningar med dans och teater Föreningsliv och studieförbund Mötesplatsen skapar möjlighet för föreningar, studieförbund och andra organisationer att själva arrangera aktiviteter. Idéer och arbetskraft står de själva för medan Norrsidan kan bidra med lokaler, tips och råd och hjälp att marknadsföra arrangemangen. Flera av studieförbunden har uttryckt vilja att samarbeta med framtida Mötesplats Norrsidan. ABF arbetar idag framgångrikt i Berga med Ung Aktiv och ser möjligheter att utveckla likande verksamhet i Norrliden, de har också sen tidigare ett samarbete med biblioteken i Digidel. Studieförbundet Bilda är sedan länge aktiva med verksamhetshuset i Norrliden och håller tillsammans med Bergaviksbiblioteket olika arrangemang. Sensus ser möjligheter att arrangera till exempel datakurser på Mötesplats Norrsidan. I november 2013 bjöds föreningslivet i området in till ett dialogmöte kring Mötesplats Norrsidan. Uppslutningen var tyvärr dålig, endast fyra av 24 inbjudna föreningar var representerade. Under mötet framkom ändå att det finns ett behov av en samlande neutral mötesplats för föreningslivet. En del föreningar har inte några egna lokaler och har möten och arrangemang hemma hos föreningsmedlemmar vilket inte alltid är optimalt. Mötesplats Norrsidan skulle kunna öppna möjligheter för föreningarna att vidga sin verksamhet och olika grupperingar kunna mötas och samverka på en neutral plats. Föreläsningar, utställningar kulturella aktiviteter av olika slag, politikerdiskussioner och samhällsinformation är tänkbara aktiviteter. Kanske kan ett studieförbund stå för läxhjälp eller en pensionärsförening hålla i Seniorcafé Digital delaktighet Biblioteken i Kalmar kommun har som mål att de ska bidra till minskning av de digitala klyftorna och huvudbiblioteket har sedan länge erbjudit komma igång med datorn. Kalmar kommun deltar också i ett länsövergripande pilotprojekt i syfte att pröva en modell för e-serviceverkstäder där olika kommunala verksamheter, myndigheter och studieförbund samarbetar med bibliotek som samordnare och ska ge medborgaren få kostnadsfri hjälp att komma igång med ny teknik och med att använda offentliga e-tjänster. Mötesplats Norrsidan erbjuder en ypperlig möjlighet att ytterligare utveckla, fördjupa och sprida arbetet med den digitala delaktigheten i kopplingen med biblioteket och medborgarkontorets uppgifter. Komma igång med datorn och e-serviceverkstäder ska kunna erbjudas på Mötesplats Norrsidan och i samarbete med studieförbund kan till exempel datakurser och IT-café arrangeras. Möjlighet att boka bibliotekarie eller koordinator för att få hjälp att hitta viss information eller nybörjarhjälp med datorn. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

62 Det är viktigt att redan från början satsa på en hållbar teknisk infrastruktur med datorer i tillräckligt antal och som klarar moderna programvaror. Fri Wifi för besökarna och möjlighet att låna bärbar dator och ipads. Önskvärt i en förlängning och med tillförda resurser är också att utveckla e- serviceverkstäderna till en testanivå i teknisk framkant, med fab lab 7 som förebild. Med utgångspunkt från ny teknik och elektronik ska människor kunna mötas och utvecklas i olika kreativa uttryck. 15 (41) Andra offentliga aktörer på Norrsidan Med Mötesplats Norrsidan öppnas möjligheter för andra offentliga aktörer att komma närmare medborgarna i området. Till exempel kan organisationer som arbetsförmedling, migrationsverket, försäkringskassa och skatteverket erbjudas hålla aktiviteter i Norrsidans lokaler. Kommunens egna verksamheter som invandrarservice och socialförvaltning kan nyttja rum för möten och använda mötesplatsen för att sprida information Gemensamma personalutrymmen För att kunna integrera de olika verksamheterna är det viktigt att det finns gemensamma personalutrymmen för personalen på Norrsidan. Genom att personalen träffas naturligt i vardagen, på kontor, i fikarum etc så skapas möjlighet till samtal och diskussion för hur verksamheten kan utvecklas. Ambitionen är att Mötesplatsen ska vara så öppen som möjligt med få väggar och dörrar men naturligtvis krävs det kontor för administrativt arbete liksom personalrum och personaltoalett. 3.4 Lokaler Figur 2 Mötesplats Norrsidan Lokalerna som kultur och fritidsförvaltningen disponerar är belägna i Kalmarsundsskolan norra del. För att diponera och bygga om på bästa sätt behöver projektet ta hjälp av arkitekt och scenograf som samverkar med projektgruppen för genomförandeprojektet. Ett lokalutredningsuppdrag har påbörjats med serviceförvaltningen. 7 (Wikipedia) A fab lab (fabrication laboratory) is a small-scale workshop offering (personal) digital fabrication. A fab lab is generally equipped with an array of flexible computer controlled tools that cover several different length scales and various materials, with the aim to make "almost anything". This includes technology-enabled products generally perceived as limited to mass production. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

63 3.4.1 Mötesplats Norrsidans lokaler En ambition är att lokalerna ska vara lätt att överblicka med så få väggar och dörrar som möjligt liksom att de är flexibla och anpassningsbara för olika användningsområden. Viktigt är också att biblioteksdelen ligger i anslutning till den gemensamma entrén. Utredningen förordar i första hand att lokalerna byggs om och anpassas fullt ut för en helt integrerad mötesplats utan att ta hänsyn till nuvarande entréer och placering av kök och toaletter. I andra hand att det byggs en särskild entré som leder in mot café/hjärta och att lokalerna i övrigt anpassas för verksamheten. Som sista alternativ förslås att nuvarande entré till fritidsgården görs om till gemensam entré och väggar i möjligaste mån tas ner för överblick och befintliga rum disponeras om. När det gäller genussmarta lokaler så finns principer om att en genussmart fysisk gestaltning bidrar till att öka jämställda beteenden och attityder. Viktigt att lokalerna har ett helhetsuttryck där ljus, färg, form, och möblering hänger ihop. Lokalerna ska möjliggöra att personal har uppsikt över hela området (öppenhet, ljusinsläpp för att motverka dolda och mörka ytor). Rummen ska vara flexibla för olika aktiviteter och ytan ska kunna användas av både pojkar och flickor utan att könskodas. Ytan ska planeras utifrån pojkar och flickors rörelsemönster och framförallt området kring entrén (både utanför och innanför) är välkomnande, trygg, belyst och synlig. Entrén är mötesplatsens signum! 16 (41) Lokalförteckning Oavsett ombyggnadsalternativ så bedöms att följande lokaler och ytor är nödvändiga för Mötesplats Norrsidan: Gemensam entré. Mötesplatsens signum Öppet kök med kafédel och reception Tyst rum, datorplats för möten, studier etc, plats för 2-4, helst med fönster för överblick Datorrum Konferensrum för möten, kurser etc, plats för 6-8, helst med fönster för överblick Biblioteksyta för böcker Läs- och tidskriftshörnor Ytor för häng och samtal Aktivitetsrum för pingis, gymnastik, dans etc, helst med fönster för överblick Biorum med plats för liten scen, helst med fönster för överblick TV-spelsrum WC/RWC för besökare Gemensamt kontor för administrativt arbete samt uppackning Personaltoalett Magasin/förråd Utemiljö, sittplatser ute i anslutning till entrén Tillgång till Novahallen och multiarena utomhus för större idrottsaktiviteter Lokaler som disponeras av Kalmarsundsskolans, ex. aula, skolsalar för möten och teoretisk undervisning, praktiksalar som skolkök och slöjdsalar. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

64 Utredningen uppdrag har varit att utreda en integrering av verksamheterna utifrån befintliga lokaler. Om det utifrån lokalutredningsuppdraget bedöms att ovanstående inte ryms i befintliga lokaler måste hänsyn tas till eventuell utbyggnad av lokalerna. 17 (41) Kalmarsundsskolan Kalmarsundsskolan är en mycket viktig samarbetspartner för Mötesplats Norrsidan inte minst avseende möjligheten att utnyttja skolans lokaler, när de inte används, för aktiviteter som anordnas av Mötesplats Norrsidan eller av föreningar, studieförbund som förmedlats via Norrsidan. Under genomförandeprojektet definieras hur och vilka av Kalmarsundsskolans lokaler som är möjliga för mötesplatsen att nyttja. Önskvärda lokaler är Kalmarsundsskolans aula, skolsalar för möten och teoretisk undervisning och praktiksalar som skolkök och slöjdsalar. Praktiska frågor om lås och larm måste lösas och överenskommelser bör definieras i avtal och checklistor. 3.5 Öppettider och bemanning Projektet har varit avgränsat att utreda integrering av verksamheterna till en gemensam mötesplats utifrån befintliga resurser avseende personal men när verksamheten utvecklas måste resurserna ses över och kompletteras för att möta behov och efterfrågan. På fritidsgården arbetar idag fyra personer, på biblioteket två och medborgarkontoret en person. Ambitionen är att hela mötesplatsen ska kunna vara tillgänglig under öppettiderna. Verksamheternas totala öppettider är idag från 8.30, måndag till 17.00, tisdag jämna veckor till 21.00, onsdag och torsdag till och fredagar ojämna veckor till De olika personalgrupperna finns dock inte på plats under hela öppettiden. Det innebär att till exempel när bibliotekspersonal inte finns på Norrsidan, framförallt sena kvällar, så kan inte besökarna få kvalificerad bibliotekariestöd. Däremot är det fortfarande möjligt att läsa tidningar, låna och lämna igen böcker via självbetjäningsautomaten och ta det av det som biblioteket erbjuder som inte kräver personlig hjälp. Motsvarande gäller när fritidsgårdpersonal inte finns på plats, lokalerna är tillgängliga men utan stöd från fritidsledare. Koordinatorn finns på plats under vardagar kontorstid och kan vara ett stöd åt både bibliotek och fritidsgård men har som primärt ansvar medborgarservice, café och kontakterna med föreningar, studieförbund och andra organisationer. Öppettiderna och tillgängligheten till mötesplatsen ska löpande utvärderas och ses över. Påverkas exempelvis skolbiblioteksverksamheten av att Norrsidan samtidigt är öppet för allmänheten? Går det att ha särskilda målgruppsanpassade aktiviteter på fritidsgården när andra har tillgång till lokalerna? 3.6 Ekonomi Projektet har varit avgränsat att utreda integrering av verksamheterna till en gemensam mötesplats utifrån befintliga resurser avseende lokaler, personal och ekonomi men en investering i ombyggnad av lokalerna bedöms som helt nödvändig. Mötesplats Norrsidan innebär också att ambitionen och kvaliteten höjs. Tillgängligheten, bemötandet och servicen till områdets invånare, föreningar och studieförbund förbättras. Detta innebär att det åtminstone inledningsvis behöver tillföras resurser för att förbereda och starta upp verksamheten. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

65 I takt med att verksamheten på Mötesplats Norrsidan utvecklas och nya aktiviteter tillkommer måste resurserna ses över och kompletteras för att möta behov och efterfrågan. Utredningen anser att det, förutom investeringen i lokalombyggnaden, krävs ett engångsanslag till ett genomförandeprojekt för bl.a. tid för projektgruppens möten och utbildningar, möbler och utrustning, m.m. 18 (41) 3.7 Uppföljning och utvärdering Det är viktigt att använda utvärdering och uppföljning som en strategisk metod för att stödja införandet av mötesplatsen och bidra till ständig förbättring. Förändringen i en integrerad mötesplats är stor och mycket är oprövat vilket kommer att ställa stora krav på verksamheten. Genom att se genomförandet av Mötesplats Norrsidan som en process som ständigt kan förbättras måste varje aktivitetet som prövas följas upp och utvärderas för att optimera nyttan Uppföljningsplan Gör redan under genomförandeprojektet en plan för uppföljning enligt följande steg VAD ska följas upp? HUR ska uppföljning gå till, vilka verktyg ska man använda för insamling? VEM ska sköta datainsamlingen? NÄR ska uppföljning äga rum? VEM ska få information om projektets resultat? VILKEN information behöver olika intressenter? HUR ska informationen/uppföljningen presenteras? HUR ska man ta tillvara på resultaten-lärande? VEM ska fatta ev. nya beslut/revideringar i verksamheten? Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

66 4 Genomförandeprojekt Mötesplats Norrsidan Projektet för att genomföra Mötesplats Norrsidan kräver en noggrann planering som beskrivs i denna rapport. Lokalerna ska byggas om, ändamålsenliga möbler, utrustning och teknik inskaffas. Samarbetet med Kalmarsundsskolan, andra förvaltningar och offentliga organisationer och föreningar och studieförbund ska resultera i avtal och checklistor och eventuellt även processbeskrivningar. Personal ska rekryteras och utbildas, schema över bemanning ska utvecklas. Ett gemensamt uppdrag för den integrerade verksamheten ska formleras. Det genomförandeförslag som projektet levererat innehåller också förändringar i verksamheterna. Särskild riskbedömning avseende kvalitet, miljö och arbetsmiljö ska också göras i samband med riskanalysarbetet för genomförandeprojektet. När beslut om genomförande av Mötesplats Norrsidan tagits så tar förvaltningschefen fram ett projektdirektiv för genomförandeprojektet. I detta utses en projektledare. För att behålla den röda tråden och nå måluppfyllelsen är styrning och förankring viktig, ett aktivt ägarskap är en avgörande framgångsfaktor. Styrgruppens roll och ansvar Styr projektet utifrån dess idé och syfte Ägnar sig åt strategiska frågor Ansvarar för ökad tillgänglighet och jämställdhetsintegrering Ansvarar för spridning, påverkan och implementering En styrgrupp utses där bibliotekschef, chef för Ung i Kalmar och chef för KIS ingår. I styrgruppen bör också ingå representant från förvaltningens personalenhet för att hantera omställningsfrågor. Styrgruppsutbildning genomförs om det bedöms som nödvändigt Styrgruppen utvecklar tillsammans med projektledaren och beslutar om en detaljerad projektplan. Projektplanen förankras i projektgruppen och revideras naturligtvis utifrån processen Projektgruppen bemannas med personalen som ska arbeta i den kommande verksamheten och leds av den utsedda projektledaren. Det är också viktigt att projektgruppen får med resurser för lokalfrågorna. Eventuell kan en särskild arbetsgrupp för lokalfrågan behövas 19 (41) Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

67 5 Projektutveckling Mötesplats Norrsidan I de följande avsnitten redovisas de steg i den strukturerade projektutvecklingsmetod Logical Framework Approach (LFA) som projektet arbetat efter. Dessa utgör sammantaget underlaget för rapporten med genomförandeförslag där förutsättning och möjligheter för att integrera fritidsgårdsverksamhet, biblioteksverksamhet och medborgarkontor till en gemensam mötesplats i området redovisas. 20 (41) 5.1 Omvärldsanalys Syftet med omvärldsanalysen har varit att få ett brett samlat underlag för arbetet att ta fram ett genomförandeförslag för Mötesplats Norrsidan. Alla målstyrda förändringsprocesser är en del av ett större sammanhang, det som kallas projektets omvärld. Ett projekt påverkas ständigt av olika ekonomiska, sociala och politiska processer som äger rum i det omgivande samhället. Inledningsvis har projektet gjort en första faktainsamling över projektets omvärld, faktainsamlingen har kompletterats löpande under projektets gång. Omvärldsanalysen har genomförts av projektledare i samverkan med projektgrupp och styrgrupp. På detta sätt har vi säkrat information till verksamheterna Tidigare utredningar allaktivitetshus i Norrliden Flera utredningar om allaktivitetshus i området har genomförts. Dels 2008 då man undersökte möjligheter för ett allaktivitetshus i dåvarande Ögonstenens lokaler och dels 2011 då det utreddes om ett allaktivitetshus i norra centralorten med målet att samutnyttja Kalmarsundsskolans lokaler Allaktivitetshus i Norrliden, 2008 Kultur- och fritidsnämnden fick 2008, i samband med en trygghetsutredning, i uppdrag att ta fram ett förslag till verksamhets- och driftsformer för ett allaktivitetshus i Ögonstenens lokaler. Dåvarande Fastighets- och inköpskontoret hade samtidigt i uppdrag att utreda kostnaderna för att renovera och anpassa lokalerna. Man gjorde en inventering bland föreningarna i området av vilka behov det fanns av lokaler och i vilken omfattning som man behövde använda dessa. Denna inventering resulterade i att endast två föreningar som var intresserade av lokaler varav den ena senare tackade nej då man hittat lokal på egen väg. Senare kom också besked från fastighetskontoret att Ögonstenen skulle rivas att tomten sannolikt skulle planläggas för bostäder. Utifrån ovanstående gjordes bedömningen att förutsättningarna för uppdraget hade försvunnit Allaktivitetshuset i norra centralorten "ett hus för alla", 2011 Dåvarande Utvecklingsenheten i Kalmar kommun fick 2011 i uppdrag från kommunstyrelsen att tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen utreda möjligheterna och kostnaderna för ett allaktivitetshus i norra centralorten. Målet var att samutnyttja Kalmarsundsskolans lokaler (tidigare Novaskolan) för att skapa nya mötesplatser och att verk- 8 Kultur- och fritidsnämnden beslut 16 Dnr Utredning Om Allaktivitetshus i Norrliden Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

68 samheten skulle skötas av föreningar i området. Uppdraget resulterade i en rapport med följande slutsats från utredningen: Projektgruppen under utredningstiden haft tätt kontakt med föreningslivet och studieförbund. Kontakten och samtalen med föreningslivet och studieförbunden har varit fortlöpande under hela arbetet med hög grad av delaktighet, inflytande och möjlighet att påverka tidigt i processen. Under processen tydliggörs ytterligare att möjligheterna för föreningslivet/studieförbund att driva ett allaktivitetshus i norra centralorten är mycket begränsade eller snarare helt obefintliga. Projektgruppen bedömer därför att förutsättningar till ett allaktivitetshus på Kalmarsundsskolan, enligt uppdraget, inte finns. Projektgruppen finner att det saknas både ekonomiska, personella och organisatoriska resurser hos föreningslivet och studieförbund för att kunna etablera en hållbar struktur som kan driva ett allaktivitetshus. Kommunala verksamheter som Medborgarkontoret, Kalmarsundsskolan, Bergaviksbiblioteket och Nova Fritidsgård har enhetligt under hela processen fungerat som stöd och utryckt tydligt möjligheterna och viljan till att samverka med förening som skulle ingå i allaktivitetshuset (41) Upptagningsområdet för Mötesplats Norrsidan Utgångspunkten för Mötesplats Norrsidan är Kultur och fritidsförvaltningens verksamheter vid Norrlidstorget. Men det tänkta upptagningsområdet för Mötesplats Norrsidan omfattar inte bara stadsdelen Norrliden utan Kalmars norra centralort som utgörs av flera stadsdelar; Norrliden, Bergavik, Björkudden, delar av Björkenäs, Vimpeltorpet och Berga. Inom räckvidden bor nästan 8000 personer människor vilket utgör drygt 20 % av invånarna i Kalmar tätorts. Knappt hälften bor i stadsdelen Norrliden. Folkmängden i området har totalt sett ökat sen 2000 men har dock gått upp och ner under 2000-talet. Området består av olika stadsdelar och skillnaderna är stora både mellan delarna och i förhållande till övriga Kalmar. Norrliden och Bergavik delas av Norrlidsvägen. Väster om vägen finns mest hyreslägenheter, 70 procent. Öster om Norrlidsvägen finns mest radhus, småhus, villor och bostadsrätter. Här äger man 70 procent av bostäderna. I Norrliden bor främst familjer, barn och ungdomar, medan de äldre är färre än i övriga delar av staden. I de andra delarna bor istället en större andel äldre personer jämfört med Norrliden och Kalmar kommun som helhet. I Norrliden har 40 % av invånarna utländsk bakgrund mot ca 12 % i övriga Kalmar. Inkomstskillnaderna är också stora där Norrliden har de lägsta medianinkomsterna medan de i Bergavik, Björkenäs och Björkudden är bland de högsta i kommunen. Även arbetslösheten är högre i Norrliden än i kommunen som helhet och andelen personer med eftergymnasial utbildning är lägre i Norrliden än i kommunen som helhet Kalmar Kommun Allaktivitetshuset i norra centralorten "ett hus för alla" Rapport Områdesfakta 2013 Kalmar Kommun Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

69 22 (41) Figur 3 Upptagningsområde Mötesplats Norrsidan Kultur och fritidsförvaltningens verksamheter i området Kultur och fritidsförvaltningens verksamheter i området är kärnintressenter och de viktigaste för projektet. Dessa är Nova Fritidsgård, Bergaviksbiblioteket och Medborgarkontoret De personalgrupper som berörs, fritidsledare och bibliotekarier, är underställda respektive enhetschef och ingår i projektgruppen. Förutom specifika funktioner så har personalen gemensamma huvudfunktioner: 11 Medverka till att verksamheten genomförs i enlighet med gällande kommunala och lokala styrdokument. Arbetar mot uppsatta mål. Medverka till att enheten arbetar för god ekonomisk hushållning och på så sätt hamnar inom befintliga ramar. Medverka till att enhetens arbete samordnas internt inom enheten samt med övriga enheter. Medverka till att utveckla former för att möta brukarna. Medverka till att ett utvecklande och positivt arbetsklimat skapas. 11 Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetshandbok, funktionsbeskrivningar bibliotekarier, fritidsgårdar. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

70 23 (41) Figur 4. Kultur- och fritidsförvaltningens lokaler i Kalmarsundsskolan Medborgarkontoret Norrliden 2004 fick kommunledningskontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för ett medborgarkontor i stadsdelen Norrliden startades kontoret som en försöksverksamhet under tre år för att permanentas Sedan 2013 ingår medborgarkontoret i kultur och fritidsförvaltningens uppdrag. Medborgarkontoret i Norrliden är en central punkt för samhällsvägledning och samhällsinformation i området. Det är också till medborgarkontoret medborgare kan vända sig i frågor om kommunal service och för personlig service. Medborgarkontoret hjälper till med information om kommunal och offentlig verksamhet, kontakter med kommunen och kommunpolitiker, hitta information om och få kontakt med andra offentliga verksamheter och myndigheter, att ta emot synpunkter och förslag på kommunal och offentlig verksamhet, få tillgång till kommunala handlingar och protokoll, hämta och ge hjälp med att fylla i blanketter och ge information om närområdet Under hösten 2013 har Medborgarkontoret haft öppet tisdagar mellan 13 och 17 och torsdagar mellan 15och 19. Tidsbokning har också varit möjlig. Projektledaren har bemannat Medborgarkontoret under öppettiderna, dropinbesök, tidsbokade besök samt funnits tillgänglig på telefon och mail. När Medborgarkontoret inte varit öppet så har bibliotekets personal kunnat bistå med viss vägledning och service. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

71 Sammanställning ärenden Medborgarkontoret Under 2013 har alla ärenden som hanterats av medborgarkontoret loggats. Ärenden Medborgarkontoret 2013 Totalt antal frågor/ärenden 65 Genomsnitt per månad 5,8 Kontakttyp Besök 61 Telefon 3 Epost 1 Ärendetyp Kalmar kommun % Annan myndighet/organisation % Socialt 3 5 % Allmänt 3 5 % 24 (41) Totalt har 65 ärenden hanterats vilket endast blir knappt 6 ärenden per månad. I stort sett samtliga ärenden är spontana besök under öppettiderna. Den stora majoriteten av ärendena (60 %) har varit frågor som rör andra myndigheter/organisationer än Kalmar kommun. Karaktären av ärendena har oftast varit av enklare typ som hjälp att fylla i blanketter och översättning/tolkning av dokument. Enligt en utvärdering av medborgarkontoret från så var antalet ärenden då högre med i snitt 30 per månad Bergaviksbiblioteket Bergaviksbiblioteket är ett integrerat folk- och skolbibliotek. Bergaviksbiblioteket är bemannat med två heltidstjänster. När Medborgarkontoret inte är öppet så har bibliotekets personal kunnat bistå med viss vägledning och service. Folkbiblioteket På folkbiblioteket kan man läsa tidningar och tidskrifter, låna böcker, CDskivor, Daisyböcker och DVD-filmer. Internet- och Lärcentrum-datorer kan bokas, det finns möjlighet att skicka fax, skanna och kopiera. Aktiviteter folkbiblioteket: Förskolorna i området besöker biblioteket regelbundet. Boksnack och bokcafé (kaffe med bokprat) för vuxna. Bokdeposition till Familjecentrum i Norrliden. Samarbete med studieförbundet Bilda. Ipadkurser för alla intresserade. Andra evenemang genomförs också, band annat har en reseledare besökt biblioteket och berättat om Kroatien. Pyssel och sagostunder på loven. Bok till alla ettåringar. Under hösten 2013 har folkbiblioteket öppettider varit måndag, onsdag 13-17, tisdag, torsdag och fredag Skolbiblioteket Skolbiblioteket är öppet för Kalmarsundsskolan vardagsförmiddagar. Då är folkbiblioteket stängt. 12 Medborgarkontoret i Norra Centralorten, Kalmar kommun, utvärdering juni 2009 Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

72 Aktiviteter skolbiblioteket: Bokprat i för alla i åk 2 & 3. Informationssökning åk 4. Källkritik åk 5. Boklådor/temalåder till klasser både låg- mellan- och högstadiet. Klasserna beställer. Boklek (lära sig hitta i biblioteket) + extra bokprat för alla i åk 2. Bokskola för alla förskoleklasser. Dikttävlingar/novelltävlingar för högstadiet i samarbete med skolan. Högstadieklasserna har möjlighet att boka bokprat, informationssökning, källkritik etc. Klassbesök för låg- och mellanstadiet (Förberedelseklass 1-5, åk 1-5) var tredje vecka. Förberedelseklass 6-9 besöker biblioteket varje vecka. Övriga klasser på högstadiet har möjlighet att komma på tisdagar alternativt boka in klassbesök på andra dagar. 25 (41) Nova Fritidsgård På fritidsgården kan ungdomar komma och fika, spela spel, biljard och pingis, prata med fritidsledarna och sina kompisar och vara med på olika aktiviteter. Fritidsgården erbjuder bland annat café, mysrum, pingis, Tv-spel, biljard, fotbollsspel, sällskapsspel och biorum med storbildsvisning av film och TV mm. Fritidsgården är öppen 3 kvällar i veckan 16-21, varannan vecka fredag kväll Varannan tisdag har man dessutom öppet för endast flickor. Fritidsgården har tre heltidstjänster. Figur 5 Kultur- och fritidsförvaltningens nuvarande lokaler i Kalmarsundsskolan Novahallen Novahallen är en av kommunens sporthallar som kan bokas av allmänhet och föreningar. Organisatoriskt tillhör inte Novahallen Kultur- och fritidsförvaltningen men bokas via bokningscentralen och är en viktig resurs för Nova fritidsgård Andra kommunala verksamheter i området I området finns också ett flertal andra kommunala verksamheter och som har stor påverkan på projektet och är viktiga för den framtida mötesplatsen Kalmarssundsskolan Kalmarsundsskolans innehåller förskoleklass och skola 1-9. Dess ledord är kunskap, omtanke och mångfald. Skolan har ca 720 elever och 140 personal och har ett ökande elevunderlag. 45 % av eleverna har ett annat modersmål än svenska. Kalmarsundsskolan är också mottagningsskola för nyanlända elever för hela norra Kalmar och har ca 60 elever i förberedelseklass. Organisatoriskt är skolan en enhet med gemensam ekonomi och gemensamma lokaler, men uppdelad i två "underenheter" med var sin rektor. Åk F-5 inkl. fritidshem finns huvudsakligen i den del som tidigare kallades Bergaviksskolan, Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

73 och åk 6-9 finns i den del som tidigare hette Novaskolan. Kök och matsal utnyttjas gemensamt. Även slöjd och idrott i gemensamma lokaler. Kalmarsundsskolan har lämnat i uppdrag till Serviceförvaltningen att göra en lokalutredning under hösten Kalmarsundsskolan samverkar i flera avseenden med Nova fritidsgård och Bergaviksbiblioteket 26 (41) Förskolan Ögonstenen Förskolan Ögonstenen erbjuder förskoleverksamhet för barn i åldrarna 1-5 år samt kvälls- natt- och helgomsorg för barn 1-12 år. Behovet av förskole platser i området är stort. Förskolan finns mitt i Norrlidens centrum på 3 olika adresser, med närhet till skolbibliotek, sporthall, fritidsgård, vårdcentral, familjecentrum och kyrka Familjecentrum Norrliden Familjecentrum Norrliden är en mötesplats för barnfamiljer i ett bostadsområde där socialtjänsten och barn- och ungdomsförvaltningens öppna förskola samverkar med landstingets mödra- och barnhälsovård. Målet för verksamheten är att utifrån hela familjens livssituation främja en god hälsa hos barn och föräldrar. Familjecentrum är i dag beläget i Kalmarsundsskolans lokaler, granne med Bergaviksbiblioteket. Ett visst samarbete sker idag där biblioteket servar öppna förskolan med böcker Annan offentlig service i området I området finns också Norrlidens hälsocentral som erbjuder hälso- och sjukvård. Norrlidshemmets, Björketorps och Jungmansgårdens äldreboende med olika former av boende Föreningar, studieförbund och näringsliv i området Föreningslivet i området är mycket utbrett och engagerar många av invånarna, särskilt tydligt inom idrotten men också ett flertal invandrarföreningar. Drygt 40 föreningar och studieförbund är aktiva här. Bland annat driver Hyresgästföreningen Myran en verksamhet med mötesplats, barnverksamhet och gym. Kyrkan är livaktig med många aktiviteter. De driver café och olika verksamheter för unga. I området finns kommersiell service i form av livsmedelsbutiker, pizzeria och frisör Övriga kommunala verksamheter Ytterligare flera andra kommunala verksamheter påverkar projektet även om de för närvarande inte har sin direkta verksamhet i området Föreningsservice Föreningsservice ingår i Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhet och finns till för att stödja och utveckla föreningar i Kalmar kommun. De hjälper till att söka bidrag och fonder, att starta föreningar, upprätthåller föreningsregister och står också för Säker och Trygg förening som är en kvalitetsmärkning för barn- och ungdomsverksamhet i föreningslivet. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

74 Ungdomsombud Ungdomsombud i Kalmar ingår i Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhet och har till uppgift är att fungera som en länk ut till unga i Kalmar kommun. Ungdomsombudet samordnar och stödjer barnpaneler i kommunen och arbetar även med ungdomsforum och ungdomsinitiativ. Ungdomsombudet kan hjälpa ungdomar att förverkliga projekt utanför skoltid. 27 (41) Kalmar mot droger Kalmar mot droger är ett åtgärdspaket för att stoppa och långsiktigt förhindra drogmissbruk bland ungdomar i Kalmar. Utvecklingsarbetet bedrivs gemensamt mellan socialförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen, barn- och ungdomsförvaltningen, Södermöre kommundelsförvaltning och polismyndigheten. Bland annat arbetar de med drogförebyggande arbete på krogen, Fullt ös som är en ungdomsfestival för högstadie- samt gymnasieungdomar på Valborg Frivilligsamordnare Kalmar kommun arbetar med hur frivilligverksamheten i Kalmar kommun ska utvecklas och organiseras och att se på vilket sätt kommunen bättre kan samverka med föreningslivet för att stärka välfärden. Det finns drygt 400 föreningar i Kalmar. Inom Kalmaridrotten verkar omkring 3500 ledare. Denna siffra blir betydligt större om man lägger till alla andra ledare inom de andra ideella sektorerna. Nationella studier visar också på att hälften av alla vuxna medborgare är engagerade i ideellt arbete Kontaktcenter Kommunens kontaktcenter svarar på frågor om den kommunala servicen, direkt eller hjälp med att få prata med rätt handläggare i kommunen. Här arbetar nio kommunvägledare som är generalister på kommunens olika verksamheter. De har ett nära samarbete med kommunens förvaltningar. Man kan ringa, skicka e-post, besöka eller ställa fråga på Facebook eller Twitter. Kontaktcentret finns i stadshuset och är öppet vardagar kontorstid Invandrarservice Invandrarservice arbetar med introduktion av nyanlända invandrare, flyktingmottagande samt integrations- och mångfaldsfrågor. I introduktionsprogrammet finns bostadsberedskap och försörjning, kurativ, psykologiskt och socialt stöd, svenskundervisning, praktik, introduktion i skola och barnomsorg, samhällsinformation, praktiskt stöd vid bosättning samt olika kultur- och föreningsaktiviteter. De samarbetar nära med KomVux och Arbetsförmedlingen i introduktionen samt i olika projekt Integrationslots Integrationslotsen är en del av kommunens näringslivsservice ger råd och hjälp för att kunna utveckla mångfalden i företagen. Genom tät kontakt med företagare, fastighetsägare och andra aktörer kan företag få hjälp att guidas rätt och introduceras i stadens nätverk. I näringslivsservicen finns även företagslotsen som förenklar och samordnar företagens kontakter med Kalmar kommun och olika nätverk och inflyttarlotsen som hjälper med de olika frågor runt flytt som information om bostad, fritidsaktiviteter, skola, barnomsorg eller annat. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

75 5.1.8 Exempel på Mötesplatser och Allaktivitetshus Det finns många olika verksamheter, både på nära håll och runt om i landet, som arbetar med liknande frågor som Mötesplats Norrsidan. För att få inspiration och idéer för arbetet i projektet så har ett flertal olika studiebesök genomförts av projektledare och projektgrupp. 28 (41) Allaktivitetshuset Södermöre I Ljungbyholm finns sedan en tid allaktivitetshuset Södermöre. Den beskrivs som en plats att mötas och att utvecklas på och är en mötesplats för alla. Bibliotek och fritidsgård är integrerat i skolan och allaktivitetshuset är öppet för föreningar och studiecirklar. Med allaktivitetshuset vill man öka integrationen, höja bildningsnivån och öppna horisonterna, stimulera till att prova aktiviteter, höja folkhälsan och välbefinnandet och ge möjlighet att mötas på hemmaplan. Figur 6 Allaktivitetshuset i Södermöre Rockneby allaktivitetshus I slutet på sommaren 2013 öppnades, efter en lång process, allaktivitetshuset i Rockneby. Bibliotek, fritidsgård och sporthall är integrerade i en byggnad och föreningslivet är djupt involverat Garaget, Malmö Projektgruppen genomförde i slutet av augusti en studieresa och besökte då bland annat Garaget i Malmö. Garaget är en öppen mötesplats för alla åldrar och ett stadsdelsbibliotek. Det finns bland annat en kreativ verkstad, bibliotek, en arrangemangsscen och ett ekologiskt kafé. Alla arrangemang är kostnadsfria och öppna för alla. Garagets olika verksamheter har tagit form utifrån en ständigt pågående dialogoch delaktighetsprocess med besökare och brukare. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

76 Kulturhuset Kåken, Göteborg Kulturhuset Kåken kallar sig Örgryte-Härlandas offentliga vardagsrum. Man vill skapa en attraktiv, trivsam och sjudande mötesplats för nyfikenhet och lust. Verksamheten inrymmer, bibliotek (Göteborgs tredje största), öppen förskola, Hälsotek (information och inspiration för en bättre hälsa), programverksamhet och ett café. Det går också att hyra lokal. Kulturhuset Kåken besöktes i samband med projektgruppen studieresa i augusti. 29 (41) Figur 7 Kulturhuset Kåken Mötesplats Norrby, Borås Under projektgruppens studieresa besöktes även Mötesplats Norrby som är en kombination av bibliotek, café, medborgarkontor och aktiviteter. Syftet med Mötesplats Norrby är att öka kvalitén för de som bor på Norrby. Mer lättillgänglig service och möjlighet för boende och föreningar i området att driva egna projekt. Mötesplatsen är ett samarbete mellan Stadsdelsförvaltning Väster och AB Bostäder an Örebro I januari 2014 var projektgruppen tillsammans med styrgruppen på ytterligare ett studiebesök på 52an i Örebro. Kultur och fritidscentret 52:an ligger i Baronbackarnas, en stadsdel ett par kilometer utanför city och som har många likheter med Norrliden. 52an och innefattar fritidsklubb, fritidsgård, bibliotek och café. I huset finns också en dansstudio och en musikstudio. Ett flertal föreningar är aktiva i huset. Biblioteket är placerat mitt i den övriga verksamheten och därmed alltid tillgängligt. Personal finns på plats dagtid och på kvällstid går det bra att låna och lämna via självservice-maskin. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

77 Ungdoms- & kulturhus, Mejeriet Västervik Projektledare har tillsammans med en projektgruppsdeltagare besökt Ungdoms- & kulturhus, Mejeriet i Västervik. Mejeriet beskriver sig själva som en mötesplats där ungdomar får mycket plats, men där alla åldrar är välkomna. Huset innehåller fem våningsplan fyllt med 90 rum. Där finns replokaler, undervisningssalar, mötesrum, dansstudios, café, ungdomsmottagning, kontor, teaterrum och scener i olika storlekar. Flera olika verksamheter samsas inom Mejeriet; Mejeriet UNG vänder sig främst till unga, Kulturskolan, Sensus, Ungdomsmottagningen, amatörteaterföreningen Teaterskeppet och K.U.N.G. Kultur Utan Några Gränser som är en ungdomsförening. 30 (41) Trender och påverkan En rad olika parametrar och omvärldsfaktorer har stor påverkan på projektet och måste beaktats särskilt Översiktsplan för Kalmar Kommun I översiktsplanen för Kalmar Kommun från 2013 så pekas särskilt stadslivsutvecklingen ut, bland annat i norra staden där upptagningsområdet för Mötesplats Norrsidan ingår. Norrlidens centrum är viktigt för de boende i området och bör stärkas med fler bostäder och ökad täthet. Närheten till kust- och rekreationsområdena ökar attraktionskraften Kultur-, fritids- och idrottspolitiskt program/mål 2013 I Kalmar kommuns kultur-, fritids- och idrottspolitiskt program Ett rikt liv i Kalmar sägs Allas möjlighet till ett kreativt, utvecklande och meningsfullt liv. Kalmar, en attraktiv mötesplats för boende och besökare som en väg till hållbar samhällsutveckling. 13 Demokrati, utveckling, utmaningar, mångfald, gränsbrytning, samverkan, arenor, alla livets skeenden och tillgänglighet är nyckelord i programmet. Projektet Mötesplats Norrsidan är kopplat till 2.6 Demokrati i Kultur- och fritidsnämndens mål Kalmar är en kommun som ska karakteriseras av demokrati, solidaritet och rättvisa. Varje kommuninvånare ska ha god insyn i beslutsfattandet och känna att hon/han har möjlighet att påverka sin vardag och sina livsvillkor. Det finns idag en rad olika sätt att göra detta. Vi har ungdomsråd, pensionärsråd och tillgänglighetsråd där föreningar och kommuninvånare kan göra sin röst hörd. De utvecklingsdialoger som varit framgångsrika kommer vi att fortsätta arbeta med. Vi vill i samverkan med föreningar och organisationer utveckla demokratin i kommunen. Vårt ideella föreningsliv gör mycket och är en viktig resurs i arbetet för att nå detta. De kommunala verksamheterna, exempelvis medborgarkontor i olika former, ska uppmuntra till ett växande ansvarstagande där kommunens invånare känner sig delaktiga i beslutsprocessen. Utvecklingsarbetet i Berga centrum ska ses som ett medel att öka våra invånares möjlighet att engagera sig och därmed påverka närmiljön. 14 I budget målet finns ett uppdrag - Demokratiutveckling i norra centralorten/medborgarkontoret - som är en fortsättning på den kommunala demokratigruppens rapport från Kalmar kommun Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur-, fritids- och idrottspolitiskt program februari Kultur- och fritidsnämndens budgetmål 2013 Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

78 Fördjupad översiktsplan Norrliden Strand Processen med den fördjupade översiktsplanen har pågått sen 2008 och påverkar i stor utsträckning området för Mötesplats Norrsidan. UNIKA KALMAR Kalmar är originalet inte kopian är kommunens vision i förslaget till ny översiktsplan. Att stärka Kalmars attraktionskraft generellt såväl som i dess delar är en övergripande förutsättning för staden i rollen som motor vid Kalmarsund. Utveckling av norra Kalmar och stadens kustkvalitet är två viktiga mål för att stärka stadens attraktivitet Den fördjupade översiktsplanen för Norrliden Strand är en del i Kalmars pågående förnyelse, med mål att staden ska växa och förstärka sin roll som regionstad. Planen behandlar kuststräckan från Berga Strandpark till Krafslösaviken och innanför liggande områden; Bergavik, Björkudden och Norrliden. Utgångspunkten är att förädla en stadsdel som ligger vid Kalmarsund och där det finns ett etablerat centrum. Norrliden Strands identitet ska tydligt framgå med en stark stadsdelskärna där gammalt och nytt vävs samman till en bärkraftig helhet. Norrliden Strands kustnära identitet ska tas till vara och utvecklas vilket är helt i linje med kommunens övergripande arbetet att utveckla kuststaden Kalmar. En positiv utveckling för Norrliden Strand bidrar till utveckling av hela norra Kalmar vilket i sin tur är positivt för den omgivande regionen (41) E-serviceverkstäder Kalmar kommun deltar i ett länsövergripande pilotprojekt i syfte att pröva en modell för e-serviceverkstäder i utvalda kommuner. I en e-serviceverkstad samarbetar olika kommunala verksamheter, myndigheter och studieförbund med bibliotek som samordnare. Här ska medborgaren kunna få kostnadsfri hjälp att komma igång med ny teknik och med att använda offentliga e-tjänster. Projektet har också en tydlig koppling till Kalmar kommuns visions- och måldokument. Kommunens biblioteksmål för 2013 är bland andra: Biblioteken ska bidra till minskning av de digitala klyftorna Under 2013 skall de digitala klyftorna minska i Kalmar kommun Det goda mötet Kalmar kommuns fritidsgårdar har sen 2012 deltagit i Regionförbundets projekt Det goda mötet som ska stärka yrkesgruppen fritidsledare genom att bygga en gemensam värdegrund och därigenom höja kvaliteten på verksamheten. Projektet tar fasta på att fritidsledaryrket är speciellt i många avseenden Ung livsstil Vid flera tillfällen har Kalmar kommun tillsammans med forskarna Ulf Blomdahl och Stig Elofsson genomfört undersökningar om barns och ungdomars livsstil i Kalmar. Studierna visar hur barns och ungdomars fritidsvanor och fritidspreferenser i Kalmar kommun sett ut och förändrats över tid. En av orsakerna till studierna är att det finns en oro att förändringarna i ungdomars levnadsvillkor och preferenser är så snabba att kommunernas m.fl. satsningar kan vara felaktiga. 15 Fördjupad översiktsplan Norrliden strand. Antagandehandling Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

79 En av slutsatserna som dras i undersökningen från 2013 är Den av vuxna organiserade ungdomskulturen förändras i de flesta fall långsamt Den av ungdomarna själva organiserade ungdomskulturen förändras i de flesta fall snabbt eller mycket snabbt (41) Stadens kultur och tillväxt I en ny rapport från SOM-institutet och Fastighetsägarna 2013 redovisas kulturens betydelse för stadens tillväxt. Vilka värden den kan tillföra stadslivet, kommunens attraktivitet och fastighetsutveckling. I takt med en ökad insikt om att jobb och tillväxt följer människor istället för tvärtom har begreppet kulturdriven tillväxt vunnit allt mer mark. Idag är kreativitet och kunskap det nya stålet och kulturen är ett av stadens främsta konkurrensmedel i kampen om att skapa attraktion och locka de skarpaste hjärnorna. Kalmar ligger på sjätte plats av 34 redovisade kulturstäder i det index som redovisar hur ofta kommuninvånarana går på teater, bio, konsert, bibliotek och hur ofta de läser böcker. 16 Ung livsstil i Kalmar Presentation för anställda inom kultur- och fritidsförvaltningen m.fl. den 5 september 2013 Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

80 5.2 Intressentanalys Intressentanalys har gjorts för att identifiera organisationer/personer som på något sätt kommer i kontakt med projektet eller det resultat som projektet levererar. Det är också viktigt att identifiera intressentens inflytande och inställning till projektet och göra en gradering. Intressentanalysen har genomförts av projektledare och projektgruppen. På detta sätt har vi säkrat information till verksamheterna. 33 (41) Figur 8 Intressentmatris Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

81 5.3 Problem- och målanalys Hur ser situationen ut innan och varför? Huvudproblemet i det här sammanhanget som identifierats är att det saknas en central mötesplats tillgänglig för alla i området. Det finns flera orsaker till detta: Kultur- och fritidsförvaltningen verksamheter i området är i flera avseenden begränsade till vissa målgrupper, särskilda aktiviteter och öppettider Lokalerna som kultur- och fritidsförvaltningen idag disponerar är inte ändamålsenliga för en genussmart integrerad mötesplats Negativ attityd i verksamheterna till att arbeta med breddad målgrupp Olika aktörer genomför olika aktiviteter var för sig men det saknas en koordinerande kraft för att dessa ska få ett så effektivt genomslag som möjligt Andra organisationers verksamhet i området är också begränsade till vissa målgrupper Uppfattning om att olika grupperingar, åldersmässigt, kulturellt etc, inte kan samsas på en gemensam mötesplats Effekter av huvudproblemet avsaknad av en central mötesplats tillgänglig för alla i området är bland andra: Dåligt utnyttjande av resurser Otillgängliga verksamheter Norrlidens centrum blir otydligt, känsla av otrygghet Begränsat kulturutbud Tendens till motsättningar mellan olika grupperingar Vad ska uppnås på kort, medellång och lång sikt? Målen i projekt sätts på olika nivåer och varje mål ger svar på följande: Övergripande mål: Vad man vill uppnå med projektet på lång sikt? Varför är det viktigt för individen och för samhället? Projektmål: Hur vill projektägaren och målgruppen att idealsituationen ska se ut på medellång sikt? Varför behöver målgruppen projektet? Vad ska ha uppnåtts vid projektslut? Delmål: Vilka olika områden/delmål består situationen av? Delmål är kortsiktiga mål till vilka aktivitetsplanen kopplas. Utifrån intressentanalys och de identifierade problemen som projektet ska bidra till att undanröja är det möjligt att utveckla projektets mål. Målen bygger på problemanalysen ovan genom följande koppling. 34 (41) Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

82 35 (41) PROBLEMANALYS Effekter Dåligt utnyttjande av resurser Otillgängliga verksamheter Norrlidens centrum blir otydligt, känsla av otrygghet Begränsat kulturutbud Tendens till motsättningar mellan olika grupperingar Huvudproblem Saknas en central mötesplats tillgänglig för alla Orsaker Kultur- och fritidsförvaltningen verksamheter i området är i flera avseenden begränsade till vissa målgrupper, särskilda aktiviteter och öppettider Lokalerna som kultur- och fritidsförvaltningen idag disponerar är inte ändamålsenliga för en integrerad och genussmart mötesplats Olika aktörer genomför olika aktiviteter var för sig men det saknas en koordinerande kraft för att dessa ska få ett så effektivt genomslag som möjligt Andra organisationers verksamhet i området är också begränsade till vissa målgrupper MÅLANALYS Övergripande mål (lång sikt) Effektivare resursutnyttjande Mer tillgänglig verksamhet Ett tydligare och tryggare centrum Rikare kulturutbud Ökad integration mellan olika grupperingar Projektmål (meddelång sikt) En tillgänglig central mötesplats Delmål (kort sikt) & aktiviteter Kultur- och fritidsförvaltningen verksamheter i området är integrerade Ombyggda och funktionsanpassade lokaler Koordinator för mötesplatsen Etablerad samverkan med andra organisationer och verksamheter i området Under genomförandeprojektet kan ytterligare delmål komma att identifieras och dessa ska då arbetas in i projektplanen tillsammans med tillhörande aktiviteter. Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

83 5.4 Aktivitetsplan Vad ska genomföras för att uppnå målen hur uppnås målen? Aktiviteterna är medel att uppnå målen. Om aktiviteterna planeras och genomförs på ett lämpligt sätt uppnås delmålen som i sin tur leder till att projektmålet uppnås och på sikt även påverkar de övergripande målen. Logiken är viktig. Aktiviteterna ska angripa orsakerna till huvudproblemet, målet däremot, är vad man uppnår genom aktiviteterna. För genomförandeprojektet ska en detaljerad aktivitetsplan arbetas fram av dem som kommer att bli involverade i projektet (projektgruppen). För att underlätta genomförandet och för att nå önskat resultat ska aktiviteterna vara logiskt knutna till delmålen, med en aktivitetsplan per delmål. Se till att fokus på jämställdhet och tillgänglighet finns med i planeringen av aktiviteter genom att involvera målgruppen i planering och genomförande. Det kan ofta krävas extra aktiviteter med fokus på vissa målgrupper. Aktiviteterna ska vara tydliga och specifika, beskrivna i tidsföljd. Ju mer specificerad och tydlig aktivitetsplanen är, desto lättare blir det för projektgruppen att göra resursplaneringen och sedan att genomföra projektet. Projektplaner bör vara flexibla men ju bättre projektgrupper har planerat från början, desto mindre är risken att ändringar ska behöva göras i planen under projektgenomförandet. 36 (41) 5.5 Resursplanering Vad krävs i tid, personal, material och budget för att genomföra aktiviteterna? Den viktigaste resurs som tillförs ett projekt är kompetens, det vill säga expertis/personal, individer med olika bakgrund, erfarenhet, kön, i olika ålder och med olika kunskap. Andra nödvändiga resurser är naturligtvis budgetmedel, eventuell utrustning och tid. För det kommande genomförandeprojektet är det viktigt att det görs en noggrann resursplanering med detaljerad budget, ansvarsfördelning (bemanningsplan) och en tidsplan för projektet. Det är också viktigt att tänka långsiktigt; hur ska den nya verksamheten finansieras i den ordinarie verksamheten? 5.6 Indikatorer För att kunna mäta och analysera måluppfyllelse/resultat behöver man för genomförandeprojektet identifiera indikatorer med vars hjälp man kan mäta projektets utveckling och resultat. En indikator är ett mått på måluppfyllelse och ett sätt att göra ett projektmål samt dess delmål tydliga och påtagliga. En indikator kan mäta kvantitet och kvalitet. För att kunna följa upp resultaten i projektet bör projektgruppen sätta cirka tre indikatorer per delmål och tre indikatorer för projektmålet. En indikator kan vara kvantitativ (t.ex. antal besökare på Mötesplats Norrsidan). Minst två indikatorer bör dock mäta kvalitet (t.ex. hur besökare upplever verksamheten på mötesplatsen) Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

84 5.7 Riskanalys Vad kan komma att påverka måluppfyllelsen negativt? Det är en viktig uppgift för projektgruppen att identifiera, analysera och bedöma de faktorer som på olika sätt påverkar projektets möjligheter att nå sina mål. Projektgrupper analyserar både risker som påverkar själva genomförandet, de risker som kan inträffa under projekttiden, och de risker som kan påverka uthålligheten/resultaten på sikt, det vill säga risker som kan uppträda efter projekttiden och därmed påverka den långsiktiga hållbarheten av projektresultaten. Risker brukar ofta delas in i två huvudkategorier externa och interna risker. Externa risker: Risker som befinner sig utanför ramen för projektet det vill säga omvärldsfaktorer. Det kan vara politisk utveckling, lagar, korruption, naturkatastrofer. Projektgruppen kan oftast inte påverka dessa risker, men eventuellt klarar man att hantera dem delvis genom riskhantering. Man kan till exempel genom påverkansarbete gentemot andra aktörer, såsom beslutsfattare, lyckas uppnå nödvändiga förändringar. Externa risker kan, om de utlöses, leda till stora problem med att uppfylla målen i projektet. Interna risker: Risker som ligger inom projektets möjligheter till kontroll och är möjliga att hantera för projektgruppen. Det kan vara praktiska saker som förseningar i leveranser, hög personalomsättning, ovilja hos målgruppen eller beslutsfattare till förändringar och/eller sjukdom inom projektgruppen. Projektledningen kan och bör kontinuerligt minimera effekterna av de interna riskerna genom aktiv riskhantering. 37 (41) Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun

85 5.7.1 SWOT-analys En SWOT-analys har genomförts av projektgruppen för Mötesplats Norrsidan. Analysen genomfördes i samband med projektgruppens studieresa och har sammanställts av projektledaren. De identifierade hoten och svagheterna kan hanteras genom att välja en smart planering som gör att inverkan elimineras eller minimeras. Styrkor och svagheter ses som faktorer som den egna organisationen kan påverka själv, d.v.s. genom egna beslut. Möjligheter och hot är däremot faktorer som den egna organisationen inte kan påverka, d.v.s. samhällsfrågor eller beslut som fattas av andra utanför den egna organisationen. 38 (41) Magnus Olsson Genomförandeförslag - Mötesplats Norrsidan Kalmar kommun