Får vi lov att presentera iheartmedia, Inc. och Clear Channel Outdoor Holdings Inc.:s uppförandekod.

Transkript

1 Uppförandekod

2 Inledning Får vi lov att presentera iheartmedia, Inc. och Clear Channel Outdoor Holdings Inc.:s uppförandekod. Bob Pittman Richard Bressler I iheartmedia, Inc.:s etik- och uppförandekod (Uppförandekoden) har vi fastställt de principer för gott uppförande som vi ska följa, både som företag och enskilda medarbetare. Vi vet att vårt företags framgångar bygger på starka, långvariga relationer såväl med de som lyssnar på våra radiostationer och ser vår utomhusreklam som med våra affärspartner, annonsörer och lokalsamhällen. Det gör vi genom att förtjäna deras förtroende, ge utmärkt service och se till att vi agerar etiskt och ärligt i allt vi gör. Detsamma gäller för våra relationer inom iheartmedia, Inc.-familjen. Som företag är vi övertygade om att vi måste fortsätta att hålla högsta möjliga etiska standard. Uppförandekoden hjälper oss med det. Det här dokumentet innehåller: Vägledande principer för hur vi ska bedriva vår verksamhet. Exempel som hjälper dig att lösa olika problem. Kontaktinformation så att du vet vart du ska vända dig. Vår ambition har varit att ta hänsyn till det senaste i mediebranschen och i världen runt omkring oss, såsom nya trender inom sociala medier och hur företagstillgångar ska användas på rätt sätt. Som framgår av Uppförandekoden har vi alla ett ansvar att agera ärligt och uppriktigt i allt vi gör. Vi vet att våra medarbetare redan stöder den här målsättningen, som är avgörande för att vår verksamhet ska genomsyras av öppenhet och ärlighet. Bästa hälsningar Bob Pittman Ordförande och Vd iheartmedia, Inc. Richard Bressler President, CFO och COO iheartmedia, Inc. i

3 Värden som visar oss vägen Vår uppgift och gemensamma vision är att skapa produkter och tjänster som intresserar och engagerar våra kunder, samhällen, annonsörer och affärspartner. Därför måste vi se till att vårt produktutbud hela tiden utvecklas och blir mer attraktivt, och att det speglar ny teknik och nya beteenden och smaker hos konsumenterna. Vi måste vara överallt där våra kunder är, och överallt där våra affärspartner och annonsörer förväntar sig att vi ska vara med de produkter och tjänster de vill ha. Våra värden visar vägen ÄRLIGHET, RESPEKT, NYFIKENHET, SAMARBETE + SNABBHET Vi arbetar tillsammans för att skapa och genomföra vår gemensamma vision. Vi utgår från våra värden i alla beslut vi fattar. ÄRLIGHET En bra utgångspunkt när man löser problem är att vara transparent och sedan agera utifrån fakta. RESPEKT Nyckeln till vår framgång är att förena mångfalden i våra livserfarenheter och bakgrunder och på så vis uppnå resultat. Och vi respekterar alla våra medarbetare, partners och kosnumenter. SAMARBETE Vi strävar efter att aldrig sluta upptäcka och undersöka nya idéer ch undra vad som är nästa steg för vårt företag och hur vi ska bli ännu bättre. NYFIKENHET Vi arbetar tillsammans som ett team. Men en sund och respektfull debatt är en viktig del i vårt kreativa arbete. Det gör att vi anstränger oss ännu mer så att nya idéer eller befintliga produkter blir ännu bättre. SNABBHET Vi levererar våra produkter och tjänster snabbt utan att göra avkall på kvalitet. Nästan allting är bättre om det görs snabbare. ii

4 DE VÄRDERINGAR som vägleder oss ÄRLIGHET SNABBHET Våra kunder. Våra människor. Vårt samhälle. RESPEKT NYFIKENHET SAMARBETE iii

5 INNEHÅLL Inledning i Värden Som Visar Oss Vägen ii Om Vår Uppförandekod Råd + Rapportering Om Missförhållanden Vikten Av Att Rapportera Vart Vänder Man Sig Utred + ta itu med problem Nolltolerans mot repressalier Konsekvenser vid överträdelser Vi Stöttar Varandra Som Medarbetare Rättvis behandling Säkerheten på arbetsplatsen Företagstillgångar Teknikanvändning Våra Kunder + Annonspartner Har Förtroende För Oss Ärlig konkurrens Etisk försäljning + marknadsföring Service med kvalitet Skydd av tredje parts tillgångar Internationella handelsrestriktioner Våra Aktieägare Har Förtroende För Oss Intressekonflikter Anti-korruption Insideraffärer Dokumentation Våra Lokala Samhällen Gör Oss Till De Vi Är Informationsutbyte Vårt ansvar gentemot allmänheten Vårt sociala ansvar Vårt samhällsengagemang Politiska bidrag Undantag Intygande iv

6 Om vår uppförandekod

7 Om vår uppförandekod Vi går in för att skapa en ärlig, öppen och etisk arbetsmiljö för våra medarbetare. Vi vill också att dessa värden ska prägla våra relationer och kommunikationen med våra lyssnare, kunder och med vår publik. På våra företag arbetar vi tillsammans för att genomföra denna gemensamma vision. Till vår hjälp har vi utformat Uppförandekoden. Den ger oss vägledning för etiska beslut och gynnar i slutänden alla våra intressenter. Koden förklarar de etiska regler och juridiska krav som ligger till grund för vårt arbete på iheartmedia, Inc., oavsett var i världen vi bedriver vår verksamhet. Kanske hamnar du ibland i situationer på arbetet som inte omfattas av den lokala medarbetarpolicyn eller av andra regler eller praxis. Det är ett annat skäl till att koden finns. Den ger dig vägledning när du har frågor eller problem. Fundera över följande om du känner dig osäker på hur du ska agera: Vilket alternativ motsvarar bäst våra värden som visar vägen? Vilket val är ärligast? Hur påverkas andra av ditt beslut? Hur skulle händelsen och resultatet se ut om det publicerades i tidningen? Koden ger lika och tydliga riktlinjer till oss alla från chefer och medarbetare till praktikanter, leverantörer och olika representanter genom hela vår företagsfamilj med iheartmedia, Inc., Clear Channel Outdoor Holdings, Inc. och deras dotterbolag. 2

8 Som ett globalt företag är det vårt ansvar att följa tillämpliga lagar överallt i världen där vi bedriver vår verksamhet. Ibland är lagstiftningen striktare på ett håll än på ett annat. Om lokala lagar strider mot vår Uppförandekod eller mot de regler som gäller på din avdelning eller arbetsplats ska du följa den strängaste standarden. Vi har alla ett ansvar att känna till och följa de lagar och regler som gäller vårt arbete. Rådgör med våra jurister om du har frågor eller är tveksam vad som förväntas av dig. Våra chefer och övrig företagsledning har ett ansvar att visa att de förpliktar sig att följa Uppförandekoden och skapa en arbetsmiljö som bygger på den. De ska också se till att medarbetarna deltar i våra utbildningar i regelefterlevnad (compliance). Som chef ska du: Leda föredömligt och se till att alla medarbetare känner till och följer vår Uppförandekod, andra företagspolicyer och tillämpliga lagar. Se till att alla som direktrapporterar förstår vikten av att delta i våra utbildningar i regelefterlevnad. Skapa en öppen atmosfär där såväl de som direktrapporterar som övriga Clear Channelmedarbetare känner sig bekväma med att ställa frågor och lämna rapporter. Omedelbart ta itu med ärenden där man vet eller misstänker att någon har brutit mot Uppförandekoden, policyer eller mot lagen. Uppmärksamma ansträngningar när det gäller att följa Uppförandekoden, särskilt i samband med löpande feedback eller utvärderingar. Chefer måste också se till att företagets medarbetare som framför sina åsikter eller rapporterar om missförhållanden eller avvikelser informeras om att vi inte accepterar repressalier. Cheferna ska respektera detta och förklara vad som gäller för dem som rapporterar direkt till dem. De ska också vidta åtgärder om de får vetskap om att det har eller kan ha förekommit repressalier. 3

9 01 RÅD + RAPPORTERING OM MISSFÖRHÅLLANDEN

10 01 RÅD + RAPPORTERING OM MISSFÖRHÅLLANDEN Vikten av att rapportera Alla som ingår i företagets team har ett ansvar att rapportera eventuella överträdelser av Uppförandekoden, företagets policyer eller tillämpliga lagar. De är också skyldiga att samarbeta vid en eventuell utredning av sådana överträdelser i enlighet med gällande lagstiftning. Även om du kan rapportera anonymt ser vi helst att du uppger vem du är. På så vis kan vi kontakta dig igen om vi behöver mer information för att gå vidare med en utredning. Din identitet hålls hemlig, om omständigheterna gör det möjligt och i enlighet med vad som gäller enligt lag. F Tienne hörde hennes chef tala om att justera det finansiella resultatet för att öka bonusutbetalningarna. Tienne tycker att samtalet är opassande. Även om hon vill rapportera händelsen är hon orolig för att hennes chef ska behandla henne annorlunda efteråt och att det ska påverka hennes jobb. Vad ska Tienne göra? Vart vänder man sig Kontakta någon av följande om du har frågor som du vill diskutera eller rapportera: Din chef En annan chef som du känner dig bekväm med Personalavdelningen Chefjuristen eller annan person på den juridiska avdelningen Compliancechefen eller den som är ansvarig för regelefterlevnadsfrågor på arbetsplatsen S Tienne ska rapportera att hon är orolig över det hon hört. Eftersom hon rapporterar i god tro är det vårt företags skyldighet att se till att inga repressalier vidtas. Tienne kan rapportera händelsen till en annan chef eller andra resurser som anges i den här koden. Hon kan också ta kontakt med företagets hotline. Styrelsens kontrollkommitté Företagets hotline: (om du ringer från ett annat land än USA, använder du utlandsprefixet för landet du ringer ifrån)

11 Utred + ta itu med problem Vår ambition är att tillämpa konsekventa principer när vi utreder rapporterade händelser. När någon gör en rapport vidarebefordras informationen till rätt person som granskar och utreder händelsen. Vi ska omedelbart, diskret och professionellt följa upp alla trovärdiga tecken på att det skett en överträdelse av vår Uppförandekod eller av andra regler eller lagar. Vi ska också vidta lämpliga åtgärder, till exempel genom att underrätta relevanta myndigheter. Dessutom ska vi visa god samarbetsvilja under utredningar i enlighet med lokala lagar. Det betyder att du ärligt och så fullständigt som möjligt ska redogöra för alla relevanta detaljer i det aktuella ärendet. Du ska också se till att ha en komplett dokumentation över handlingar och annan information som du innehar i enlighet med den informationshanteringspolicy som gäller på din avdelning eller arbetsplats. Nolltolerans mot repressalier Företaget får inte använda repressalier mot någon som i god tro informerar oss om en eventuell överträdelse av koden, företagets policyer eller gällande lagstiftning. Vi accepterar inte heller någon form av hot eller trakasserier mot medarbetare som rapporterar sina misstankar om missförhållanden eller avvikelser. Att handla i god tro betyder att man redogör för all information och anser sig ge en sann och fullständig rapport. Det spelar med andra ord ingen roll huruvida din rapport visar sig vara sann, så länge du ger en sanningsenlig bild av händelsen. En person som lämnar en rapport i ond tro, eller som vidtar repressalier mot någon som rapporterat eller deltagit i en utredning i god tro kan bli föremål för disciplinära åtgärder upp till och inklusive uppsägning i enlighet med gällande lagstiftning. F I Nicos land är det oartigt att tala om någon bakom hans eller hennes rygg. Men Nico tror att han såg sin kollega Michael göra något som kan vara olagligt. Vad ska han göra? S Företaget skyddar Nico mot alla eventuella repressalier för att ha rapporterat vad han sett. Allt Nico behöver göra är att försäkra att han talar sanning och att han berättar allt han vet. Företaget ska se till att ingen utsätts för repressalier. Om en medarbetare känner till eller misstänker att repressalier ändå har förekommit ska han eller hon rapportera det till någon av de tillgängliga instanserna. Mer information om hur rapportering sker finns i de regler som gäller på din avdelning eller arbetsplats. 6

12 Konsekvenser vid överträdelser Överträdelser av vår Uppförandekod, våra regler eller tillämpliga lagar kan få allvarliga konsekvenser både för enskilda personer och för företaget. De som uppträder oetiskt och olagligt (och de som beordrar, tolererar, godkänner eller stöder sådant beteende) kan bli föremål för åtal eller andra disciplinära åtgärder upp till och inklusive uppsägning i enlighet med gällande lagstiftning. Kom ihåg att ett sådant beteende utsätter oss alla för risker. Det kan förstöra vårt anseende och påverka våra intressenter negativt, och det kan ge upphov till: Böter. Civilrättsligt ansvar. Straffrättsligt ansvar. Om du är inblandad i en överträdelse kommer man vid en eventuell utredning att ta hänsyn till följande: Om du rapporterade händelsen. I vilken mån du samarbetat. Om överträdelsen var avsiktlig eller oavsiktlig. Dessutom kommer dessa faktorer att beaktas vid en eventuell disciplinär åtgärd. 7

13 02 VI STÖTTAR VARANDRA SOM MEDARBETARE

14 VI STÖTTAR VARANDRA SOM 02 MEDARBETARE Rättvis behandling Trakasserier + diskriminering På vårt företag når vi våra mål genom att samarbeta. Alla medarbetare har ett ansvar gentemot varandra och förväntas främja lika möjligheter inom företaget. Vi satsar på att locka till oss de bästa i branschen. Det gör vi genom att skapa en miljö som värdesätter och respekterar alla som ingår i vårt team. Vi accepterar inte trakasserier på vår arbetsplats och inte heller diskriminering mot nya eller befintliga medarbetare. Trakasserier kan vara muntliga, fysiska eller visuella och komma från kolleger, chefer, leverantörer eller konsulter. Att trakassera innebär att man agerar på ett sätt som har till syfte eller effekt att skrämma, förolämpa eller förnedra någon. Värt att notera är också att trakasserier kan vara sexuella eller ha andra anspelningar. För att se till att inga trakasserier förekommer på vår arbetsplats måste vi vara noga med att våra kommentarer och handlingar är korrekta och visar respekt för våra medarbetare. Dessutom ska vi inte acceptera att någon på vårt företag gör eller säger något som diskriminerar eller trakasserar någon som söker arbete eller redan är anställd hos oss på grundval av etnisk tillhörighet, hudfärg, ålder, kön, sexuell läggning, könsidentitet eller könsuttryck, religion, funktionsnedsättning, nationalitet, erfarenhet eller civilstånd eller på grund av graviditet. Detta får inte heller ske på grund av genetisk information eller andra skyddade uppgifter. Vi väljer våra medarbetare utifrån meriter och fattar aldrig personalbeslut utifrån uppgifter som är skyddade enligt lag. Personalbeslut kan till exempel handla om följande: F Igår frågade Sandras kollega Liam om hon ville ta ett glas med honom efter jobbet. Det var tredje gången han frågade om de skulle träffas utanför arbetet. Dessutom brukar han ge henne kommenterar som gör henne generad. Liams beteende får Sandra att känna sig illa till mods. Vad ska hon göra? S Sandra har precis som vi andra på företaget rätt att trivas på jobbet. Hon ska omedelbart rapportera Liams uppförande till sin chef eller annan resurs som nämns i den här Uppförandekoden. Hon kan även vända sig till företagets hotline. Anställning Placering Befordran Nedgradering Omplacering Tjänstledighet Varsel Uppsägning Utbildning Ersättning Förmåner Företagssponsrade program Disciplin Avsluta anställning Om du observerar ett olämpligt uppträdande, eller om du själv känner dig utsatt för sådant agerande, ska du informera din chef eller någon på personalavdelningen. 9

15 Dataskydd Företaget är skyldigt att skydda konfidentiell information som kan identifiera en person (personlig information) i syfte att skydda alla inblandade parters privatliv och identitet. Personlig information är bland annat följande: Information om löneförmåner Uppgifter om ersättning Medicinska uppgifter Kontaktinformation som hemadress och telefonnummer Personnummer Skatteinformation Bankuppgifter och finansiell information Var och en av oss har en skyldighet att skydda såväl vår egen som andras personliga information. Ingen av oss har rätt att få tillgång till känslig information om våra medarbetare utan särskilt tillstånd eller affärsbehov. Om du kommer i kontakt med sådan information på grund av dina arbetsuppgifter måste du vara särskilt noga med att skydda den så att den inte kommer bort, blir stulen eller lämnas ut på grund av slarv, och informationen får enbart användas i avsett syfte. Om man måste skicka personlig eller konfidentiell information till någon utanför företaget ska liknande skydd användas. Kontakta någon på företagets juridiska avdelning för att se till att den utomstående mottagaren har ett lämpligt dataskydd. Rådgör med din chef eller någon av företagets jurister om du har frågor om hur vi skyddar uppgifter om anställda eller om du vill rapportera att sådana uppgifter har avslöjats eller att du misstänker att så har skett. Vägledning om hur våra leverantörers, kunders och andra affärspartners tillgångar skyddas finns i avsnittet Skydd av tredje parts tillgångar i denna Uppförandekod. 10

16 Säkerheten på arbetsplatsen Säkerhetsbestämmelser om anläggning + fordon Vi anser att vi alla, oavsett arbetsuppgifter och position, har ett gemensamt ansvar att främja hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. Tillsammans är vi ansvariga att tillhandahålla och följa alla säkerhetsregler och föreskrifter, däribland företagets interna policy och praxis. Det innebär att vi ska genomföra våra arbetsuppgifter på ett sätt som främjar en ren, säker och hälsosam miljö. Om du anser att det finns rutiner, utrustning eller arbetsförhållanden som inte är säkra eller hälsosamma ska du omedelbart rapportera det till din chef, till någon av företagets jurister eller till chefen för riskhantering. Detta gäller även om det skulle inträffa en olycka eller skada. Om du har tillstånd att köra något av företagets fordon ska du enbart göra det inom ramen för ditt arbete och i enlighet med gällande lagstiftning. Vi avråder starkt från att använda mobiltelefon när du kör något av företagets fordon. Om du ändå väljer att använda telefonen under körning ska du ha en handsfree-enhet och alltid följa de trafikregler som gäller. Att skicka sms, e-post eller använda andra funktioner på mobiltelefonen är aldrig lämpligt i samband med körning. I vissa länder kan det dessutom vara olagligt. Våld Vi medverkar aldrig till våld och accepterar inte någon form av våld. Det gäller till exempel hot, våldshandlingar, skrämsel eller försök att skrämma någon. Det är viktigt att vi är uppmärksamma och reagerar om vi ser tecken på våldsamt beteende. Våld kan ofta förhindras om vi är vaksamma på nyckfullt och inkonsekvent beteende. Enligt lag är det förbjudet att ha vapen på arbetsplatsen. Om du känner till eller misstänker att det förekommer våld eller hot om våld måste du omedelbart rapportera det. Om du tror att någon är i omedelbar fara ska du kontakta säkerhetspersonalen på plats eller lokala myndigheter. F Jag ska medverka vid ett event för vårt företags räkning i morgon och alkohol kommer att serveras där. Får jag dricka alkohol på tillställningen? S Ja, förutsatt att du får dricka alkohol enligt gällande lag. Du ska dricka med måtta och undvika att bli berusad. Det är viktigt att du inte skämmer ut dig själv eller företaget. Alkohol, olagliga droger + mediciner Vi förväntas vara i form och att kunna utföra våra arbetsuppgifter på säkrast möjliga sätt. Det innebär att vi alltid ska agera ansvarsfullt och professionellt. Därför ska vi aldrig vara påverkade av alkohol eller olagliga droger på arbetet. Vi får inte heller felaktigt använda receptfria läkemedel. Dessutom får vi aldrig använda, inneha, överlämna eller sälja olagliga droger eller alkohol i företagets lokaler eller i samband med företagsarrangemang. Undantag gäller om företaget serverar måttliga mängder alkohol i samband med inofficiella företagsevenemang. Mer information om säkerheten på arbetsplatsen finns i de regler som gäller på din avdelning eller arbetsplats. 11

17 Företagstillgångar Vi har fått förtroendet att dagligen hantera företagets tillgångar och är ansvariga för att skydda dem och använda dem på lämpligt sätt. Kom alltid ihåg att vårt företags goda namn och varumärke hör till våra mest värdefulla tillgångar och att vi alla har ett ansvar att se till att vi behåller vårt goda rykte bland våra kunder och alla de som vi arbetar med. Företagets tillgångar omfattar materiella och immateriella tillgångar såsom fysisk egendom samt konfidentiellt och patentskyddat material, däribland immateriell egendom. F Kara reser ofta och använder företagets mobiltelefon och bärbara dator när hon väntar på terminaler och under längre tåg- och flygresor. Hur kan Kara skydda företagets konfidentiella information? Information Vi måste skydda företagets konfidentiella och äganderättsligt skyddade information. Den omfattar i regel all information som inte är tillgänglig för allmänheten. Vi får enbart delge konfidentiell information till personer som har rätt att få tillgång till den för legitima affärsändamål. Till exempel ska du aldrig vidarebefordra e-postmeddelanden eller annan intern företagskommunikation eller dokument till andra av företagets medarbetare eller utomstående parter, såvida de inte har rätt att få tillgång till informationen och behöver den i sitt arbete för företaget. Du ska också se till att inte diskutera frågor som rör företaget på offentliga platser. Nedan följer några exempel på konfidentiell information: Affärsplaner Information som är föremål för sekretessavtal S Kara uppfylla sin skyldighet att skydda företagets information genom att undvika att diskutera känslig information på offentliga platser där någon kan snappa upp vad hon säger. Det gäller till exempel under tåg- eller taxiresor, men det kan även gälla i offentliga lokaler eller på toaletter i företagets egna lokaler. När det gäller datorer och annan teknisk utrustning som kan innehålla företagsinformation ska hon säkerställa deras fysiska säkerhet och hela tiden ha uppsikt över dem. Finansiella resultat Information om kunder, leverantörer eller konkurrenter Budgetinformation eller prispolicyer Företagets säkerhetsplaner Personuppgifter om anställda Information förknippad med rättstvister eller advokatsekretess Information om regelefterlevnad Immateriell egendom Programvaru- eller teknikinformation Lösenord till hårdvara, teknik eller filer som utfärdats av företaget 12

18 Immateriell egendom Vår immateriella egendom (IP) är en annan värdefull tillgång. I vårt arbete för företagetmåste vi alltid vinnlägga oss om att skydda och upprätthålla våra IP-rättigheter. Dessa omfattar men är inte begränsade till immateriella tillgångar som upphovsrätt, patent, företagshemligheter, formskydd, uppfinningar, system, processer, kundförteckningar, programvara, logotyper och varumärken. Lagen skyddar vår rätt till den här egendomen på samma sätt som för andra former av egendom. I den utsträckning lagen tillåter det ska vi skydda företagets IP-rättigheter och komma ihåg att rättigheterna till immateriell egendom som skapats med företagets material, på företagets tid och bekostnad i regel hör till företaget. Kontakta någon från vår juridiska avdelning om du har frågor om konfidentiell information eller IP-rättigheter. Fysiska tillgångar Företagets fysiska tillgångar har förvärvats genom hårt arbete från alla medarbetare. Hit räknas utrustning, anläggning, fordon, kapital och dokument, och vi måste omsorgsfullt se till att de inte förstörs. Även om det är rimligt att man någon gång till exempel ringer hem från jobbet för att höra hur ett barn mår och att man ibland tar en kopia för privat bruk, ska man undvika att använda företagets tillgångar i någon större och mer kostsam utsträckning. F Företaget har en affärsuppgörelse med ett bilföretag. Bilföretaget tillhandahåller däck och underhåll på företaget fordon i utbyte mot reklam på företagets affischer och affischtavlor. Sven, som är försäljningschef på företaget, har noggrant dokumenterat affärsrelationen och sett till att värdena redovisas korrekt i företagets bokföring. Nu undrar Sven om han får dra nytta av avtalet med bilhandlaren för att skaffa nya däck till sin privata bil, eftersom han är anställd på företaget. Får han göra så? S Nej. företagets affärsrelation med bilhandlaren är enföretagstillgång och ska enbart användas för affärsändamål. Sven får inte utnyttja affärsrelationen för att skaffa sig förmåner privat. Förhindra bedrägeri Vi har ett ansvar att se till att sådana tillgångar som vi har rätt att använda i arbetet inte används på ett bedrägligt sätt och att de inte blir stulna eller används felaktigt. Företagets tillgångar och medel ska enbart användas för företagets affärsändamål och får aldrig används i olagligt syfte. Om du får vetskap om att tillgångar eller medel har använts felaktigt eller om du misstänker att så skett, ska du omedelbart tala med din chef. Det gäller även om du har frågor om hur de ska användas. Du kan också informera styrelsens kontrollkommitté genom att ta kontakt med företagets hotline. 13

19 Teknikanvändning Informationssäkerhet Vårt företag förser oss med teknisk utrustning som vi behöver för att kunna utföra vårt arbete effektivt. För att säkerställa att företagets informationstillgångar skyddas både under och efter din anställning hos företaget ska du följa följande riktlinjer: Märk informationen på ett lämpligt sätt, se till att den är skyddad och begränsa tillgången enbart till dem som behöver den. Hantera alla lösenord som konfidentiell information och avslöja dem inte för andra, eftersom det kan leda till att personlig eller företagsinformation kommer ut. Om du har talat om lösenordet för någon ska det ändras så snart som möjligt. Lås dator, utrustning och telefon när du inte använder dem. Anta alltid att en tredje part lyssnar. Diskutera därför inte företagsrelaterad konfidentiell information på offentliga platser som flygplatser, restauranger eller tåg. Var försiktig när du kopierar, faxar eller gör dig av med känsliga papper, skivor, ljudband eller andra företagstillgångar och kasta dem inte så att informationen kan snappas upp. Om du tappar bort eller blir bestulen på något ska du rapportera det till din chef eller till den juridiska avdelningen. Försäkra dig om att du känner till företagets policy om informationssäkerhet och vad som gäller på din avdelning eller arbetsplats. När du är ute och reser ska du aldrig lägga ifrån dig utrustning som bärbar dator, telefon, surfplatta och portfölj. Till och med i företagets egna lokaler ska du se till att lösenordsskydda känslig information och e-postkonto när de inte används. Om du tappar bort eller blir bestulen på utrustning som tillhör företaget eller som innehåller information om företaget, ska du omedelbart informera din chef och it-helpdesken i ditt land eller NOC (Corporate Network Operations Center). It-personalen kan eventuellt begränsa risken för att personlig information avslöjas och att information äventyras om utrustningen hamnar i orätta händer. 14

20 Sociala medier Företaget inser att det blir allt viktigare att delta i sociala medier och uppmuntrar oss att använda dessa värdefulla resurser på ett ansvarsfullt sätt. Med ansvarsfullt menar vi att alla måste uttrycka sig omsorgsfullt och fundera över hur deras kommentarer kommer att tas emot i offentliga forum som bloggar, mikrobloggar som Twitter, sociala nätverkssajter som Facebook och LinkedIn, wikis, webbplatser för utbyten av foto och video och chattrum. Nedan beskrivs några allmänna tankar kring hur sociala medier används på ett ansvarsfullt sätt både i arbetet och privat. Lägg inte ut konfidentiell information om vårt företag eller om våra affärspartner. Här menar vi till exempel aktieinformation, operationella strategier, finansiella resultat och företagshemligheter. Redogör enbart för dina personliga åsikter och agera inte språkrör för företaget om du inte blivit ombedd att göra det. Se till att det innehåll du delar med dig av är lämpligt, sanningsenligt, korrekt och hänsynsfullt och förenligt med andra delar av vår Uppförandekod. Undvik att använda sociala medier för att kommunicera med kolleger eller samarbetspartner när det är lämpligare att ta samtalet öga mot öga. Det här gäller oavsett om du är på eller utanför jobbet. Om du har frågor rekommenderar vi att du vänder dig till din chef eller ser över de regler som gäller för din avdelning eller arbetsplats. F Ryan är dj på en lokal ihearmedia-radiostation. På fritiden har han en blogg och många av dem som följer bloggen känner till hans koppling till företaget. Det händer att han får frågor om företaget och ibland diskuterar han själv intressanta händelser på jobbet. Är det något Ryan ska tänka på när det gäller bloggen? S Ja, det är det. Vi vet att bloggar kan vara en värdefull kommunikationskanal inom sociala medier. Men Ryan får inte avslöja någon konfidentiell eller äganderättsligt skyddad information på internet, oavsett om informationen tillhör företaget, våra kunder eller andra. Vi har bara rätt att delge känslig information om vi har säkerställt att det finns legitima skäl till det, och detta får aldrig ske via bloggar, andra sociala medier eller på internet i övrigt. 15

21 03 VÅRA KUNDER + ANNONSPARTNER HAR FÖRTROENDE FÖR OSS

22 03 VÅRA KUNDER + ANNONSPARTNER HAR FÖRTROENDE FÖR OSS Ärlig konkurrens Konkurrens- + antitrustlagstiftning Konkurrenslagstiftningen syftar till att skapa lika villkor för alla företag. Dessa lagar främjar en öppen och rättvis konkurrens, och förbjuder överenskommelser och praxis som på ett oskäligt sätt begränsar handeln. Lagstiftningen bidrar till att våra kunder kan dra nytta av fördelarna med öppen konkurrens. Dessutom gynnas vi i vår tur av en öppen konkurrens bland leverantörer och säljare. Företaget är beroende av kompetensen hos sina medarbetare och kvaliteten hos sina produkter och tjänster för att lyckas, och följer de konkurrenslagar som gäller där vi bedriver vår verksamhet. Konkurrenslagstiftningen är ofta komplex, men går i stort ut på att förbjuda formella och informella överenskommelser med konkurrenter som kan begränsa handeln. Till exempel är det förbjudet att dela upp marknader eller områden eller delge information om priser, villkor, kostnader, marknadsplaner, kunder eller annan konfidentiell eller äganderättsligt skyddad information. Värt att notera är att ett avtal inte måste vara skriftligt för att vara olagligt. Om företagets konkurrenter försöker diskutera någon av dessa frågor med dig ska du omedelbart avsluta samtalet och gå därifrån. Var särskilt försiktig när du besöker handelsarrangemang, seminarier eller branschkonferenser och undvik diskussioner om konkurrensmässigt känsliga frågor med våra konkurrenter. Tvivelaktiga händelser ska omedelbart rapporteras till chefen. Om du har frågor om konkurrenslagar ska du vända dig till någon på vår juridiska avdelning. Avtal som eventuellt har konsekvenser för konkurrensen måste först godkännas av vår chefjurist. F Francisco deltar i en branschkonferens. Under lunchen kommer hans vän och kollega, som arbetar för en av företagets konkurrenter, fram till honom. Efter en stund börjar Franciscos vän berätta om sin arbetsgivares planer på att sänka priserna på utomhus- och flygplatsreklam. Francisco befarar att det här kan skada företagets konkurrenskraft och är frestad att svara. Ska han göra det? S Nej, Francisco ska inte diskutera företagets prissättning överhuvudtaget med kollegan och inte heller med någon annan som inte har rätt att ta del av sådan information. I det här fallet ska Francisco avsluta diskussionen så fort hans vän tar upp den. Därefter ska han omedelbart rapportera händelsen till företagets juridiska avdelning. 17

23 Lämplig användning av konkurrensinformation Ibland får vi tillgång till konfidentiell information om våra konkurrenter som skulle kunna vara till fördel för vårt företags verksamhet. Informationen kan komma från våra affärspartner eller från nya medarbetare som tidigare arbetat för eller ändå har information om en konkurrent. När det gäller sådan information är det viktigt att vi alltid agerar lagenligt och etiskt. Till exempel ska man aldrig försöka ta reda på konfidentiell information i samband med en intervju, från nyanställda eller från en kollega på en annan avdelning som kanske har tillgång till sådan konkurrensinformation som du inte har. Även om det kanske är lagligt att använda konkurrensinformation kanske det inte är etiskt riktigt att göra det. Om någon avsiktligt eller oaktsamt delger dig konfidentiell information ska du diskutera frågan med någon vid vår juridiska avdelning och inte använda dig av den utan tillstånd. Etisk försäljning + marknadsföring För att värna om vårt rykte och vara lojala mot våra kunder är det viktigt att vi alltid tillämpar en rättvis handelspraxis. De som ägnar sig åt att sälja och marknadsföra våra produkter och tjänster måste se till att vi alltid bedriver vår verksamhet på ett ärligt och hederligt sätt. Det betyder att vi ska vara omsorgsfulla och uppriktiga när vi beskriver våra produkters och tjänsters kvalitet, egenskaper och tillgänglighet. Det innebär också att vi aldrig får dra otillbörlig fördel av någon genom en falsk framställning av väsentliga fakta eller genom att manipulera, dölja eller missbruka konfidentiell information eller information som ännu inte offentliggjorts och inte heller genom bedrägeri eller andra ojusta affärsmetoder. Service med kvalitet Kundåtaganden I de beslut vi fattar som -medarbetare på företaget måste vi alltid se till vad kunden tänker, vill och förväntar sig av oss. Vi måste förstås också uppfylla kontraktsvillkoren med våra kunder. Om vi av någon orsak inte kan uppfylla dessa villkor måste vi agera ansvarsfullt och försöka återvinna kundens förtroende. För att undvika att det händer igen ska vi utreda orsakerna till problemet och vidta åtgärder. 18

24 Myndighetskrav Alla våra radiosändningar ska ske i enlighet med tillämpliga lagar och bestämmelser, bland annat de som utfärdats av tillsynsmyndigheten Federal Communications Commission (FCC) i USA. Vissa regleringsområden är särskilt problematiska. Det gäller bland annat identifiering av sponsring och de förknippade förbjudna företeelserna payola och plugola, samt otillbörligt innehåll. Varje enskild överträdelse av dessa bestämmelser kan leda till höga böter eller till att stationen inte får förnyade tillstånd, eller andra påföljder. Payola är en muta som innebär att någon tar emot pengar eller något av värde för att sända en låt, ett program eller ett uttalande av något slag utan att det framgår klart att en ersättning har mottagits i utbyte mot sändningen eller från vem. Plugola innebär att en anställd vid en radiostation sänder något som är av ekonomiskt intresse för honom eller henne utan att det framgår. De båda företeelserna liknar varandra men i det senare fallet behöver det inte vara fråga om en utomstående part eller något slags betalning. Enligt gällande bestämmelser ska det under sändningen framgå att det finns en uppgörelse som innebär att den som sänder får pengar, tjänster eller något av värde i utbyte mot att sända en låt, ett program eller något annat material. Den amerikanska tillsynsmyndigheten Federal Communications Commission (FCC) ger vissa riktlinjer för definition och regler för vad som ska anses otillbörligt, vilket är förbjudet under vissa omständigheter. Liknande riktlinjer ges av motsvarande tillsynsmyndigheter på andra håll i världen. Vänd dig till den juridiska avdelningen om du har frågor om FCC:s eller andra tillsynsmyndigheters bestämmelser. Skydd av tredje parts tillgångar Vi är skyldiga att skydda våra affärspartners tillgångar i samma utsträckning som våra egna. På så vis kan vi upprätthålla förtroendet hos våra leverantörer, kunder och affärspartner. Om du får information från eller om en tredje part som annars inte är offentlig (inklusive deras kontaktuppgifter) ska du inte föra informationen vidare. Detta får ske först efter godkännande från vår juridiska avdelning. Dessutom ska vi alltid se till att ha erforderligt tillstånd innan vi kopierar, distribuerar eller på annat sätt använder upphovsrättsligt skyddat material som företaget inte redan äger eller har rätt att använda. 19

25 Internationella handelsrestriktioner Import-/exportkontroller Som ett globalt företag levererar vi våra produkter och tjänster över hela världen. Därför måste vi följa såväl nationella som lokala regler och bestämmelser för vår internationella affärsverksamhet. Vi måste förstå och följa lagar som gäller export, återexport eller import från USA och var än i världen vi bedriver vår verksamhet. Området är komplicerat, så vänd dig till någon på den juridiska avdelningen om du har frågor. Bojkotter, restriktioner och sanktioner Företaget måste följa de nationella och multinationella sanktioner och bestämmelser som gäller för handel med vissa länder. Till exempel har den amerikanska regeringen utfärdat sanktionsbestämmelser i syfte att begränsa amerikanska företag och deras dotterbolag från att ägna sig åt vissa ekonomiska aktiviteter. Europeiska unionen har ett liknande sanktionssystem. Enligt antibojkottlagar i USA är det dessutom förbjudet för amerikanska företag och deras dotterbolag att delta i internationella bojkotter som den amerikanska regeringen inte stöder, och om de får förfrågan att delta måste det rapporteras till regeringen. Andra länder kan också ha lagar som gör det förbjudet att delta i bojkotter mot specifika länder. Rådgör med vår juridiska avdelning om du har frågor om sanktioner eller bojkottlagstiftning. Detsamma gäller om du tror att det kan finnas en konflikt mellan två länders lagstiftning eller med företagets policy. 20

26 04 Våra aktieägare har förtroende för oss

27 Våra aktieägare har 04 förtroende för oss Intressekonflikter Det är vårt ansvar att uteslutande agera i företagets bästa intresse. För att vi ska kunna utföra ett gott arbete måste vi vara uppmärksamma på situationer som kan skapa en intressekonflikt. En intressekonflikt uppstår när vår lojalitet mot företaget påverkas av en faktisk eller möjlig fördel eller påverkan utifrån. Vi ska vara medvetna om sådant som eventuellt kan påverka eller som ser ut att påverka vår lojalitet mot företaget, och så långt som möjligt undvika det. Om en intressekonflikt skulle uppstå, eller se ut att uppstå, ska du omedelbart underrätta din chef. En situation som eventuellt kan ge upphov till en intressekonflikt och där en vice vd, vd eller högre chef är inblandad, måste godkännas av chefjuristen. På så vis kan frågan granskas ordentligt och hanteras av rätt instanser, och om den godkänns, dokumenteras på lämpligt sätt. Det är inte möjligt att beskriva alla intressekonflikter, men nedan följer några situationer som kan orsaka en intressekonflikt: Att göra affärer med familjemedlemmar. Att ha ett ekonomiskt intresse i ett annat företag som vi gör affärer med. Att avleda en affärsmöjlighet från vårt företag till ett annat. Att ta ett andra jobb. Att driva egen verksamhet. Att vara chef för ett annat företag. Att vara ledare i vissa organisationer. Att ta emot eller erbjuda gåvor eller underhållning i vissa situationer. Några av de vanligaste intressekonflikterna tas upp närmare nedan. Om du har frågor om en eventuell intressekonflikt ska du kontakta någon på vår juridiska avdelning. 22

28 Affärsförbindelser med familj + vänner När det finns en personlig relation eller familjeband mellan medarbetare, i synnerhet om en av dem ska rapportera till den andra, kan det uppfattas som att en anställd behandlas på ett förmånligare sätt eller favoriseras. Till familjemedlemmar räknas make/maka, sambo eller livspartner, barn, syskonbarn, föräldrar, moroch farföräldrar, barnbarn, svärföräldrar, styvbarn, vårdnadshavare eller andra nära familjemedlemmar eller ingifta personer. Ingen medarbetare ska ha en position som innebär att han eller hon har ett direkt rapporterings- eller beslutsfattandeansvar över en familjemedlem. Detsamma gäller rekommendationer och anställningsbeslut. Även om vi uppmuntrar våra medarbetare att föreslå kandidater till tjänster avråder vi från anställningsförhållanden som av sin natur ger sken av oegentlig påverkan eller favorisering. Kom ihåg att det också är viktigt att undvika att relationer uppfattas om partiska. Ekonomiska intressen En intressekonflikt kan även föreligga om du, en familjemedlem eller nära vän har ett personligt eller väsentligt ekonomiskt intresse i en leverantör, en potentiell leverantör, kund eller konkurrent till företaget. Om du hamnar i en sådan situation får du inte utnyttja din position för att påverka en affär eller förhandling på något sätt. Innan du gör affärer för företagets räkning med en organisation där en familjemedlem arbetar eller har ett väsentligt ekonomiskt intresse, ska du omedelbart underrätta din chef, avvakta ett godkännande och dokumentera godkännandet. Följande visar om det föreligger ett väsentligt ekonomiskt intresse : F Min bror äger ett företag som vårt företag överväger att anlita som leverantör, och jag vet att kontraktet verkligen skulle hjälpa min brors företag. Är det något jag kan göra för att hjälpa min bror att vinna kontraktet? S Nej, det finns inget du kan göra eftersom det inte vore etiskt riktigt om du försökte påverka valet av leverantör. Om du inte redan är inblandad i beslutet ska du se till att inte bli det. Men om dina arbetsuppgifter på företaget inbegriper inköpsbeslut och du eventuellt kan bli inblandad i din brors offert, ska du omedelbart kontakta din chef så att vi kan se till att hanteringen blir transparent och rättvis. Så länge du rapporterar situationen i god tro kommer det inte få några negativa konsekvenser för dig. Du eller en familjemedlem äger mer än 5 procent av de utestående aktierna i ett företag eller har inflytande över de beslut som företaget fattar. Investeringen motsvarar mer än 5 procent av dina eller dina nära familjemedlemmars totala tillgångar. Affärstillfällen När vi arbetar för företaget är det vår skyldighet att sätta företagets intressen framför våra egna. Det innebär att vi inte för egen räkning (eller till förmån för vänner eller familj) får utnyttja tillfällen som uppstår genom våra kontakter i arbetet på företaget utan tillstånd från chefjuristen eller den verkställande direktören. 23

29 Anställning + styrelseuppdrag i ett annat företag Att ta anställning eller sitta i styrelsen för ett annat företag än Clear Channel kan skapa intressekonflikter. Vi ska alltid överväga sådana beslut mycket noga och aldrig engagera oss i någon verksamhet utanför Clear Channel som hindrar eller riskerar att hindra oss från att utföra vårt arbete för företaget. Hit räknas arbete som kan innebära konkurrens för företaget, eller om du på något sätt hjälper våra konkurrenter eller andra parter som vi gör affärer med. Det är inte tillåtet att utföra arbete för ett annat företag än företaget på arbetstid. Arbetet får inte heller innebära att företagets resurser eller utrustning används. Innan du tar anställning eller tackar ja till ett styrelseuppdrag i ett annat företag ska du rådgöra med din chef så att detta inte står i strid med företagets intressen. Du kan även kontakta vår personalavdelning för mer information om vilken policy din avdelning eller arbetsplats har för anställning utanför Clear Channel. Företagsledare + styrelseledamöter Företagsledare och styrelseledamöter måste rapportera en tilltänkt transaktion med närstående till chefjuristen. Chefjuristen måste godkänna transaktionen innan den kan genomföras. I vissa fall krävs också ett godkännande i förväg från styrelsens kontrollkommitté. Enligt vår Uppförandekod får företaget inte bevilja lån till chefsledare och styrelseledamöter. Transaktioner med närstående kan vara komplicerade och kan medföra krav på offentliggörande enligt den amerikanska finansinspektionens (United States Securities and Exchange Commission) bestämmelser. Läs mer om detta i vårt policydokument om transaktioner med närstående. F John arbetar regelbundet med företagets affischtavlor och är mycket händig. Kan John frilansa på deltid som hantverkare? S Förutsatt att John inte använder företagets tid, material (t.ex. verktyg) eller andra resurser har han rätt att ha andra inkomstkällor så länge det inte konkurrerar med företaget. Men innan John bestämmer sig ska han först informera sin chef för att säkerställa att det inte är fråga om någon intressekonflikt med företaget. Icke-anställda styrelseledamöter och deras familjemedlemmar kan ha ett väsentligt ekonomiskt intresse i eller anknytning till leverantörer, kunder, konkurrenter och tredjeparter som vi gör eller avser att göra affärer med. Etik- och uppförandekoden innehåller vissa undantag för icke-anställda styrelseledamöter när det gäller vår policy om intressekonflikter. Om man som företagsledare eller styrelseledamot har frågor eller problem när det gäller eventuella intressekonflikter eller transaktioner med närstående ska man kontakta chefjuristen. 24

30 Gåvor och underhållning Vår ambition är att behandla alla människor och företag som vi gör affärer med på ett rättvist och opartiskt sätt. Missuppfattningar kan ofta undvikas om man agerar på ett sätt som gör det klart att vårt företag bedriver sin verksamhet etiskt och inte har för avsikt att varken ta emot eller bevilja otillbörliga ersättningar. Våra medarbetare ska därför inte ge eller ta emot gåvor, underhållning eller annan ersättning som kan påverka, eller som kan uppfattas påverka, våra affärsbeslut. Gåvor är vanligtvis en vara eller tjänst men kan definieras som något som har ett värde. Till underhållning räknas evenemang där både den person som ger och den som tar emot medverkar. Det kan till exempel handla om ett restaurangbesök eller idrottsliga evenemang. Förutom i samband med godkända, företagssponsrade evenemang, får vi bara ta emot gåvor eller underhållning om samtliga av följande kriterier är uppfyllda: Att det finns ett giltigt affärssyfte. Att det inte är kontanter eller likvida medel. Att det inte finns några restriktioner eller förbud i gällande lag eller avtal. Att en representant för givarföretaget finns på plats vid evenemanget. Att det är lämpligt med tanke på givarens och mottagarens befattningar F Raquel hjälper till med underhållet av företagets webbplats, och en av hennes annonspartner från ett annat företag har skickat henne ett litet smycke. De har arbetat tillsammans under nästan ett år och partnerrepresentanten vill visa sin tacksamhet. Hur ska Raquel göra? S Raquel bör troligen tacka nej till gåvan. Om hon behöver hjälp ska hon vända sig till sin chef eller själv avböja gåvan på ett artigt sätt. Gåvan kan anses allt för frikostig och kan påverka framtida affärsbeslut. Att det inte genererar mottagaren. Att det sker spontant. När man ger en gåva eller underhållning är det viktigt att se till att det är förenligt med mottagarföretagets partnerpolicy. Detta ska kontrolleras innan gåvan eller underhållningen ges bort. Läs mer i de policyer som gäller för er avdelning eller arbetsplats, eller kontakta din chef eller den som ansvarar för regelefterlevnad. Värt att notera är att de regler som gäller för att ge eller tillhandahålla gåvor eller underhållning till tjänstemän vid myndigheter är striktare än de som gäller för andra affärspartner. Kontakta den juridiska avdelningen om du har frågor om att ge eller erbjuda gåvor eller underhållning till tjänstemän vid myndigheter. 25

31 Anti-korruption Företaget tolererar inte mutor. Vi förlorar hellre affärsmöjligheter eller riskerar förseningar än att delta i olaglig verksamhet. Vi mutar aldrig en tredje part, offentlig eller privat, varken direkt eller indirekt, till exempel via ett ombud. Vi går in för att vinna affärer tack vare kvaliteten på våra produkter och tjänster, aldrig genom mutor. Vi följer alla internationella lagar, fördrag och förordningar som förbjuder mutor, däribland den amerikanska lagen om utländska mutor (Foreign Corrupt Practices Act) och den brittiska mutlagen (Bribery Act). För att värna om vårt affärsmässiga rykte ska vi följa denna lagstiftning var än i världen vi gör affärer och oavsett lokala lagar eller seder. Det betyder att vi aldrig får erbjuda, försöka att erbjuda, godkänna eller utlova någon typ av muta eller otillbörlig ersättning i syfte att erhålla eller behålla en affär eller skaffa oss en orättvis fördel. Dessutom får vi aldrig be om eller ta emot en muta. En muta är ett erbjudande eller en gåva som består av något av värde, eller en förmån som är avsedd att på ett otillbörligt sätt påverka mottagarens agerande, eller att det kan uppfattas som att det har otillbörlig påverkan. Till mutor räknas pengar, gåvor, reseutgifter eller andra utlägg, gästfrihet, icke marknadsmässiga lån, rabatter, tjänster, affärs- eller anställningserbjudanden, politiska bidrag eller välgörenhetsbidrag eller annan indirekt eller direkt förmån eller ersättning. Företaget förbjuder även så kallade underlättande betalningar, som är mindre betalningar till enskilda personer som vid en myndighet handlägger rutinmässiga ärenden, till exempel att utfärda tillstånd. En kickback innebär att man får tillbaka ett belopp som redan har betalats eller som ska betalas i belöning för att ha beviljat eller bidragit till en affär. Var extra försiktig när du arbetar med tjänstemän vid myndigheter. Vänd dig omedelbart till juridiska avdelningen om du har frågor om huruvida din kontaktperson kan anses vara en myndighetsperson. F Marie är ansvarig för att ansöka om de myndighetstillstånd som behövs i ett land där företaget ska etablera sin verksamhet. Genom efterforskningar har hon fått fram uppgifter om några tredjepartsföretag som erbjuder sig att utfärda statliga licenser och tillstånd, och hon har ett samtal med en representant för ett av dessa. Under mötet uppger företagets representant, Raul, att även om han kanske ligger lite högre i pris än övriga finns det ingen som kan ta fram licenserna snabbare än han. Hur ska Marie tolka det? S Marie har all anledning att bli skeptisk. Högre priser mot ett snabbare utförande kan vara ett tecken på att Rauls företag kommer att göra otillbörliga eller olagliga betalningar för våra företags räkning, och det får inte ske. Marie ska tacka Raul, avsluta mötet, rapportera händelsen till företagets juridiska avdelning och avstå från att anlita Rauls företag. 26