KALLELSE. Tingssalen i Stadshuset, Borgholm, , klockan. Eva-Lena Israelsson / Marie-Louise Johansson Ordförande Sekreterare

Transkript

1 Kommunfullmäktige Plats och tid för sammanträdet KALLELSE Tingssalen i Stadshuset, Borgholm, , klockan 18:00 OBS TIDEN Eva-Lena Israelsson / Marie-Louise Johansson Ordförande Sekreterare Utses att justera:. Plats och tid för justeringen: Kommunledningskontoret i Borgholm / 2015 Förhinder anmäls till ronny.harrysson@borgholm.se el ÄRENDEN Sid Utdelning av Borgholms kommuns kulturpris sker i samband med fikapausen. 1 Godkännande av kungörelse 2 Godkännande av dagordning 3 Allmänhetens frågestund (max 30 min) 4 ANMÄLAN Medborgarförslag (Eulalia Brandt) - Förbättra maten till elever och gamla Dnr 2014/ Presidiets förslag lämnas till kommunstyrelsen för ställningstagande och beslut. 5 ANMÄLAN Medborgarförslag (Kristina Jeppson) - Tillsätta en tjänst som kulturutvecklare i Borgholms kommun Dnr 2014/ Presidiets förslag lämnas till kommunstyrelsen för ställningstagande och beslut. 6 ANMÄLAN Medborgarförslag (Helle Kvamme) - Flytande ateljéer i Borgholms hamn. Dnr 2014/ Presidiets förslag lämnas till kommunstyrelsen för ställningstagande och beslut. 7 ANMÄLAN Medborgarförslag (Ingela Larsson) - Inrätta "Tahand-om-avdelning" vid återvinningscentralen Dnr 2014/ Presidiets förslag lämnas till kommunstyrelsen för ställningstagande och beslut. 8 ANMÄLAN Motion (Eva Wahlgren C) - giftfri kommun Dnr 2014/ Presidiets förslag lämnas till samhällsbyggnadsnämnden för beredning

2 9 Godkännande av fastighetsförsäljning Borgholm 13:2 (Triangeln) Dnr 2014/ Borgholm Energis styrelse godkände och vidarebefordrade förslag till köpekontrakt avseende försäljningen till kommunfullmäktige för godkännande. Kommunstyrelsen föreslog kommunfullmäktige att godkänna köpekontrakt där Borgholm Energi AB säljer Borgholm 13:2 till Handels Triangeln AB (dotterbolag till Defakon AB) för 1,5 mkr. 10 Motion (Maria Lindmark MP) - ett riktigt kulturhus i Borgholm Dnr 2014/ Kommunstyrelsen föreslog kommunfullmäktige att avslå motionen då utredningen om kulturhus i Kronomagasinet redan är i full gång. 11 Ändring av beslut Val nämndemän Dnr 2014/ Beslutet måste tas om eftersom det blev fel antal nämndemän som utsågs. Enligt skrivelse från Tingsrätten ska fem nämndemän utses. 12 Interpellation (Eva Wahlgren C) till kommunstyrelsens ordförande gällande kollektivtrafik på norra Öland Dnr 2014/ Besvaras på sammanträdet Politiska uppdrag; Avsägelse av uppdraget som ledamot i kommunfullmäktige Anne Bünsow (SD) Tillsättning av tillfällig fullmäktigeberedning för landsbygdsutveckling på norra Öland Dnr 2015/2-083 Kommunfullmäktige biföll en motion som innebär att kommunfullmäktige ska tillsätta en tillfällig beredning för landsbygdsutveckling på norra Öland omfattande Böda, Högby, Källa, Persnäs, Föra, Alböke och Löt gamla socknar. Riktlinjer för denna fullmäktigeberedning och antagna instruktioner för tillfälliga fullmäktigeberedningar i allmänhet bifogas. De politiska partierna ska vid sammanträde lämna förslag på representanter med ersättare i fullmäktigeberedningen. Kommunfullmäktige ska besluta om sammansättningen i beredningen, utse ordförande samt 1:e och 2:e vice, och besluta om datum för slutrapportering FÖR KÄNNEDOM: Granskningsrapport lönehanteringen Dnr 2014/ Endast digitalt Rapporten har lämnats till kommunstyrelsen för svar till revisorerna med redovisning av åtgärder i enlighet med missiv. Årshjul 2015 kommande ärenden och informationer Enligt Kommunallagen 3 kap 15 ska nämnderna redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem (delegation genom reglementen). Nämnderna ska genom sina balanserade styrkort redovisa sin verksamhet (utifrån av fullmäktige antagna strategiska mål) och även återredovisa beslut som de därutöver har fått av kommunfullmäktige (bifallna motioner). _skickas digitalt

3 1

4 2

5 3

6 4

7 5

8 6

9 7

10 KOMMUNSTYRELSEN 8 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2014/ KS Godkännande av fastighetsförsäljning Borgholm 13:2 (Triangeln). Styrelsen för Borgholm Energi beslutade att godkänna och vidarebefordra förslag till köpekontrakt med Handels Triangel AB (dotterbolag till Defakon AB) avseende försäljning av Borgholm 13:2 (Triangeln) till kommunfullmäktige för godkännande. Stig Bertilsson (C) redogör för ärendet. Av genomförandeavtal undertecknat framgår att exploatören Defakon AB kommer genom särskilt överenskommelse att förvärva hela fastigheten13:2 av Borgholm Energi. Yrkande Stig Bertilsson (C) yrkar bifall till godkännande av köpekontraktet. Per Lublin (nöp) yrkar avslag på försäljningen. Proposition Vid propositionsställandet finner ordföranden att kommunstyrelsen vill godkänna köpekontraktet. Omröstning begärs Följande omröstningsproposition godkänns Den som vill godkänna köpekontraktet röstar ja. Den som vill avslå detsamma röstar nej. Ja - 8 Nej - 1 Avstår - 2 Ilko Corkovic (S) Per Lublin (nöp) Sofie Loirendal (FÖL) Marcel van Luijn (M) Annette Hemlin (FÖL) Thomas Johnsson (M) Stig Bertilsson (C) Peder Svensson (C) Maria Lindmark (MP) Monica Enberg (S) Sofie Gustafsson-Fohlin (S) Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige a t t godkänna köpekontrakt där Borgholm Energi säljer Borgholm 13:2 till Handels Triangeln AB (dotterbolag till Defakon AB) för 1,5 mkr. Reservation Per Lublin (nöp) (BILAGA 2) Utdragsbestyrkande

11 9

12 10

13 11

14 12

15 13

16 14

17 15

18 16

19 KOMMUNSTYRELSEN 17 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2014/ KS Motion; Ett riktigt kulturhus i Borgholm. Maria Lindmark (MP) föreslår i motion att det nuvarande utredningsuppdraget gällande kulturhus i Kronomagasinet utökas så att även Ekbacka 1 och 2 utreds som möjligt kulturhus, samt även andra lämpliga platser. Vidare föreslår (MP) att utredningen också innefattar bibliotekets och kultur- och fritidsförvaltningens framtida lokalisering och utrymmesbehov. Kommunfullmäktige överlämnade till kommunstyrelsen för beredning. Vid sammanträde diskuterar kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott motionen. Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott föreslog kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen med motivering att utredningen om kulturhus i Kronomagasinet redan är i full gång. Yrkanden Maria Lindmark (MP) yrkar bifall till motionen. Marcel van Luijn (MP) yrkar avslag på motionen. --- Leif Gerhardsson (S) begär 5 minuters ajournering vilket godkänns av kommunstyrelsen När sammanträdet återupptas konstaterar ordföranden att det finns två förslag till beslut; bifall och avslag till motionen. Proposition Vid propositionsställandet finner ordföranden att kommunstyrelsen vill avslå motionen. Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige a t t avslå motionen då utredningen om kulturhus i Kronomagasinet redan är i full gång. Reservation Maria Lindmark (MP) till förmån för eget yrkande. Utdragsbestyrkande

20 18

21 KOMMUNFULLMÄKTIGE 19 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2014/ KS Val nämndemän ; 6 nämndemän. Valberedningens ordförande Monica Enberg (S) redogör för valberedningens förslag till kommunfullmäktige att utse följande personer till nämndemän för perioden : Nämndemän: Jennie Engstrand (S) Nina Andersson Junkka (S) Zissios Reizopoulos (FÖL) Christer Jonsson (M) Magdalena Ordell (M) Evelyn Svensson (C) Ordföranden konstaterar att endast valberedningens förslag finns för val till nämndemän. Beslut Kommunfullmäktige beslutar a t t utse följande personer till nämndemän för perioden : Nämndemän: Jennie Engstrand (S) Nina Andersson Junkka (S) Zissios Reizopoulos (FÖL) Christer Jonsson (M) Magdalena Ordell (M) Evelyn Svensson (C) Nytt val av nämndemän ska ske under hösten Utdragsbestyrkande

22 KOMMUNFULLMÄKTIGE 20 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2014/ KS ANMÄLAN Interpellation (Eva Wahlgren C) till kommunstyrelsens ordförande gällande kollektivtrafik på norra Öland. Kommunfullmäktige ger Eva Wahlgren (C) rätt att ställa följande interpellation till kommunstyrelsens ordförande Ilko Corkovic (S): Kollektivtrafiken nedrustas och lämnar nordligaste Öland utan reguljär trafik. Det har kommit till min kännedom att KLT:s bussar inte längre kommer att trafikera Byxelkrok med flera orter på nordligaste Öland. Fom 1/ kommer trafiken att sluta vid Böda och även där med mycket begränsad turtäthet. Det är dock tänkt att närtrafiken ska var till hjälp här. Men med undermålig information om var, när och hur närtrafiken ska fungera så är det näst intill omöjligt, främst för äldre (som i många fall inte ens innehar en dator eller uppkoppling mot internet) att kunna nyttja detta. Den senaste veckan informerade KLT om att väntrummet i Borgholm kommer att stängas. Resande till och från norra Öland, i den mån resan nu kan genomföras, kommer alltså att stå utan varm lokal att kunna gå in i vid väntan på buss eller vid byten mellan två turer. Jag anser att det är orimligt att avhända landsorten möjlighet till kollektivtrafik på det sättet som nu sker. Fråga till kommunalrådet På vilket sätt kommer kommunledningen att agera för att säkerställa kollektivtrafik på nordligaste Öland? Kommer kommunen att medverka till att en vänthall åter kan öppnas vid busstationen i Borgholm? Interpellationen besvaras vid nästkommande sammanträde. Utdragsbestyrkande

23 21

24 KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 22 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2011/ KS Tillfällig fullmäktigeberedning för landsbygdsutveckling på norra Öland. Vid dagens sammanträde lyfts behovet av igångsättning av rubricerade tillfälliga fullmäktigeberedning som kommunfullmäktige biföll Det noteras att kommunfullmäktige och 31 godkänt instruktioner för tillfälliga fullmäktigeberedningar i allmänhet och även godkänt riktlinjer och uppdrag för denna specifika fullmäktigeberedning. Av ekonomiska anledningar tillsattes inte beredningen under förra mandatperioden. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott konstaterar att det är angeläget att den tillfälliga fullmäktigeberedningen sätts igång så snart som möjligt. Utdragsbestyrkande

25 KOMMUNFULLMÄKTIGE 23 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2011/ KS Tillfällig fullmäktigeberedning för landsbygdsutveckling på norra Öland. Kommunfullmäktige biföll en motion från Christina Ateva (C) som innebär att kommunfullmäktige vid ett kommande sammanträde tillsätter en tillfällig beredning för landsbygdsutveckling på norra Öland omfattande Böda, Högby Källa, Persnäs, Föra, Alböke och Löt gamla socknar, samt att kommunstyrelsen får i uppdrag att lägga fram förslag till kommunfullmäktige på riktlinjer och budget för den tillfälliga beredningens arbete. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde noterades att kommunfullmäktige har att hantera frågan om fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog till kommunchef Lars Frick att upprätta förslag på riktlinjer och budget för den tillfälliga beredningens arbete. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att godkänna förslag till riktlinjer för den tillfälliga fullmäktigeberedningen för landsbygdsutveckling på norra Öland. Vid kommunstyrelsens sammanträde noterades att kommunfullmäktiges uppdrag till kommunstyrelsen är att lägga fram förslag på riktlinjer och budget för beredningen. Kommunstyrelsen föreslog kommunfullmäktige att godkänna förslag till riktlinjer för den tillfälliga fullmäktigeberedningen för landsbygdsutveckling på norra Öland, samt att avvakta tillsättning av beredningen p g a rådande ekonomiska läge. Yrkanden Lisbeth Lennartsson (C) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Bertil Lundgren (MP) yrkar ja till att avvakta men utifrån skälet att frågan inte är ordentligt beredd och man behöver titta mer på hur gruppen ska arbeta. Sune Axelsson (S) yrkar följande tillägg till beslutet att tillsättning av beredningen ska tas upp till beslut under andra halvåret Lisbeth Lennartsson (C) ställer sig bakom Axelssons yrkande. Utdragsbestyrkande

26 KOMMUNFULLMÄKTIGE 24 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Ordföranden konstaterar att det endast finns bifallyrkande och ett tilläggsyrkande. Proposition tilläggsyrkande Vid propositionsställandet finner ordföranden att kommunfullmäktige bifaller tilläggsyrkandet. Beslut Kommunfullmäktige beslutar a t t godkänna följande riktlinjer för den tillfälliga fullmäktigeberedningen för landsbygdsutveckling på norra Öland: Uppdrag Den tillfälliga beredningsgruppen skall inventera nuvarande situation och de viktigaste frågorna och behoven för en utveckling på norra Öland. Arbetet i beredningen skall ske självständigt och i arbetet skall ingå att föra dialog med intresseföreningar och andra medborgargrupper. De frågor och förslag som behandlas skall ligga inom den kommunala kompetensen. Uppdraget ska utmynna i ett åtgärdsprogram med konkreta förslag där boende, näringsidkare, delårsboende och Borgholms kommun gemensamt ska medverka till att få en positiv utveckling på norra Öland. Lämpligt stöd från tjänstemannasidan utses av kommunchefen i samråd med kommunens ledningsgrupp. På tjänstemannastödet ska åligga att föra protokoll och förkommande fall minnesanteckningar från sammanträden och möten och att svara för övriga förekommande administrativa uppgifter inkl hanteringen av arvoden och ersättningar mm. Budget (beräknat på 8 ledamöter och 2011 års arvoden) 256 timmar på beredningsmöten (motsvarande 4 á 8 timmar, heldagar) fördelat på 8 ledamöter : timmar på kvällsmöten (motsvarande 6 möten á 3 timmar) fördelat 8 ledamöter :-- Övriga omkostnader (lokaler, förtäring, material mm) :-- Totalt :-- a t t a t t avvakta tillsättning av beredningen p g a rådande ekonomiska läge, samt att tillsättning av beredningen ska tas upp till beslut vid fullmäktiges sammanträde i augusti Utdragsbestyrkande

27 KOMMUNFULLMÄKTIGE 25 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Reservation Per Lublin (ÖP) (BILAGA 3) Protokollsanteckning Att lägga denna fråga i ytterligare långbänk som här tycks ske är oförsvarbart och ett hån mot norra Öland. Per Lublin (ÖP) Utdragsbestyrkande

28 26

29 KOMMUNFULLMÄKTIGE 27 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2011/ KS Instruktioner för tillfälliga fullmäktigeberedningar. Med anledning av att kommunfullmäktige ska inrätta tillfälliga fullmäktigeberedningar bör instruktioner för dessa fastställas. Avgående kommunchef Lars Frick har upprättat ett förslag som kommunfullmäktiges ordförande har godkänt. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige godkänna framtagna instruktioner för tillfälliga fullmäktigeberedningar Kommunstyrelsen föreslog efter votering, kommunfullmäktige att godkänna instruktioner för tillfälliga fullmäktigeberedningar med ändringen att Beredningens sammansättning ska spegla den politiska majoriteten. Ilko Corkovic (S), Pia Holgersson (S), Siv Axelsson (S) och Maria Lindmark (MP) reserverade sig mot beslutet avseende politiska sammansättningen. Yrkanden Lisbeth Lennartsson (C) och Eddie Forsman (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Ilko Corkovic (S), Maria Lindmark (MP) och Ulf Lafveskans (V) yrkar att alla partier i fullmäktige ska vara representerade i en fullmäktigeberedning. Per Lublin (ÖP) yrkar återremiss för behandling i beredningsgruppen för översyn av nämndorganisationen. Ordföranden konstaterar att det utöver yrkande om återremiss finns två förslag till beslut. Proposition återremiss Vid propositionsställandet finner ordföranden att kommunfullmäktige anser att ärendet ska avgöras vid dagens sammanträde. Proposition - representationen Vid propositionsställandet finner ordföranden att kommunfullmäktige bifaller kommunstyrelsens förslag. Votering begärs Följande voteringsproposition godkänns: Den som röstar enligt kommunstyrelsens förslag röstar ja. Den som röstar enligt Corkovics m fl förslag röstar nej. Utdragsbestyrkande

30 KOMMUNFULLMÄKTIGE 28 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Vid omröstningen avges 23 ja-röster och 16 nej-röster (BILAGA 2) Beslut Kommunfullmäktige beslutar med 23 ja mot 16 nej a t t godkänna följande riktlinjer för tillfälliga fullmäktigeberedningar. Arbetsområde Tillfälliga beredningar är och kan vara kommunfullmäktiges redskap för att lösa vissa politiska uppgifter och uppdrag. Beredningarna inrättas för behandling av ärenden av extra stort och brett allmänt intresse och särskild politisk vikt vad gäller framtids- och utvecklingsfrågor. En beredning har inte rätt att fatta beslut utan är enbart ett beredande organ inför politiskt beslut. Externa kontakter Beredningen kan och har rätt att för sitt arbete ta kontakt med organisationer, intressegrupper och liknande för att öka sin kunskap inom området men också för att fånga upp medborgarnas och brukarnas synpunkter inom ramen för beredningens direktiv. Genom ledamöternas kontakter med medborgarna kan debatterna i fullmäktige fördjupas och utvecklas positivt. Beslut om fullmäktigeberedning Kommunfullmäktige beslutar om ett ärende som initierats enligt kap. 5, 23 KomL ska överlämnas till en särskild fullmäktigeberedning. Direktiv Kommunfullmäktige beslutar om de direktiv som ska gälla för en beredning. Detta sker på förslag från fullmäktiges presidium. Begränsning av antalet beredningar Fullmäktiges presidium bedömer och fastställer antalet beredningar som samtidigt ska pågå under ett verksamhetsår. Initiativrätt En beredning får inte väcka egna ärenden. Beredningstid Tiden för beredningen bestäms utifrån uppdragets omfattning och den tidpunkt som fastställs av kommunfullmäktige. Sammansättning Beredningen ska bestå av maximalt 8 ledamöter bland de förtroendevalda i kommunfullmäktige. Beredningens sammansättning ska spegla den politiska majoriteten. Utdragsbestyrkande

31 KOMMUNFULLMÄKTIGE 29 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Valet av en berednings ledamöter sker i kommunfullmäktige som även utser ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i beredningen. Närvarorätt för utomstående Beredningen har rätt att kalla utomstående för att inhämta upplysningar. Beredningen ska då vara särskilt uppmärksam ifråga om eventuell förekomst av jäv när särskilt känsliga ärenden behandlas. Arbetssätt Beredningen är skyldig - att upprätta en arbetsplan. - bedriva sitt arbete i fas med budgetprocessen. - under arbetets gång föra protokoll eller minnesanteckningar som signeras av ledamöterna. Under pågående arbete kan beredningen ta upp ärendet i kommunfullmäktige för att få ev kompletterande direktiv eller vägledning i sitt arbete. Protokoll med förslag överlämnas när beredningens uppdrag slutförts eller vid beredningstidens utgång. Sammanfattning Kommunfullmäktiges presidium utarbetar förslag till beslut om inrättande av en tillfällig beredning då förslag till direktiv utformas. Kommunfullmäktige beslutar - om ett ärende som initierats enligt kap. 5, 23 KomL ska överlämnas till en fullmäktigeberedning. - att bereda ett ärende som initierats enligt ovan genom att inrätta en tillfällig beredning på de grunder som anges i instruktionen. - om val av ordförande, 1:e och 2:e vice ordförande samt ledamöter till beredningen. - om direktiv till beredningen med syfte, mål, ekonomiska ramar, tidplan, tjänstemannaresurs etc. Beredningen överlämnar till kommunstyrelsen för yttrande resultatet av beredningen med förslag till beslut (kap.5, 28 KomL) och till i förekommande fall berörd nämnd (kap.5, 27 KomL) för yttrande. Beredningen beslutar om att överlämna sitt förslag till kommunfullmäktige genom protokoll med bilagt förslag. Reservation mot beslutet Ilko Corkovic (S), Per Lublin (ÖP), Senad Mujcin (S), Veronika Fredlund (S), Maria Lindmark (MP), Eva-Lena Israelsson (S), Sofie Jakobsson (KD), Ulf Lafveskans (V), Sune Axelsson (S), Anders Johnsson (S), Bertil Lundgren (MP), Mikael Palmqvist (S), Monica Enberg (S), Gunnar Aldestam (S), Birger Palm (S). Utdragsbestyrkande

32 30

33 31 Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Cert. kommunal revisor Ola Holstein Risk Manager november 2014 Granskning av lönehanteringen Borgholms kommun

34 32 Granskning av lönehanteringen Innehållsförteckning 1. Revisionell bedömning Inledning Revisionsfråga Metod Lönehanteringen/-processen Personal- och lönesystem samt försystem Organisation och antal anställda Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård Styrande och stödjande dokument Löpande registrering och kontroll Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen Löneredovisningen Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter av transaktioner Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Sammanfattande bedömning...9 november 2014 Borgholms kommun PwC

35 33 Granskning av lönehanteringen 1. Revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Borgholms kommun har PwC granskat lönehanteringen för perioden Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönhanteringen är tillfredsställande och ändamålsenlig. Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. Vi ser positivt på att det finns en internkontrollplan för personalavdelningen. För att säkerställa att kontroller utförs i tillräcklig omfattning bedömer vi att det bör göras en sammanställning över de väsentliga kontrollmoment som finns inbyggda i lönesystemet, vilka kontroller som görs av personalavdelningen samt vilka kontroller ansvarig chef ska göra. För att stärka den interna kontrollen bör personalavdelningens arbete stickprovskontrolleras med avseende på känsliga uppgifter. Kontrollen bör utföras av någon som inte tillhör personalavdelningen. Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer eller anställda med flera anställningsnummer har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. november 2014 Borgholms kommun 1 av 10 PwC

36 34 Granskning av lönehanteringen 2. Inledning Personalkostnaderna står för den största delen av kommunens kostnader vilket ensamt kan motivera en granskning eftersom väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Detta har uppmärksammats i revisorernas risk- och väsentlighetsanalys Revisionsfråga Granskningen ska ge svar på följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen tillfredsställande och ändamålsenlig? Kontrollmål 1. Lönehanteringen är säker och tillförlitlig. 2. Uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande. Följande kontroller ingår i granskningen: Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera personnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttag av semester 2.2. Metod Information från lönesystemet har bearbetats via registeranalys för perioden juli 2013 till juni Intervju har genomförts med personalchef samt löne- och systemansvarig och stickprov har utförts baserat på utfallet av registeranalysen. november 2014 Borgholms kommun 2 av 10 PwC

37 35 Granskning av lönehanteringen 3. Lönehanteringen/-processen Under år 2011 genomfördes en granskning av personalsystemet. Vissa kommenterar nedan utgår från förändringen jämfört med den granskningen Personal- och lönesystem samt försystem Borgholms kommun har Personec-P från leverantören Aditro som personal- och löneadministrativt system. I systemet, som använts sedan år 2001, sker lönerapporteringen elektroniskt via Självservice där anställda rapporterar frånvaro som t.ex. semester eller kompledighet. Övervägande delen av personalen rapporterar via Självservice och endast vissa grupper som semestervikarier, personliga assistenter och gode män rapporterar via pappersblanketten tjänstgöringsrapport. Även viss typ av frånvaro rapporteras manuellt t.ex. tjänstledighet med lön och föräldraledighet. En förändring jämfört med granskningen år 2011 är att semestervikarierna inom socialförvaltningen från och med sommaren 2014 är schemalagda via Time Care Planering. Utöver personalsystemet används program för specifika områden: Medhelp sjuk- och friskanmälan samt anmälan om vård av sjukt barn Win-las hantering enligt Lagen om anställningsskydd Offentliga Jobb rekrytering av personal Time Care schemaläggning och vikarieplanering inom vård och omsorg Lönevågen kartläggning av löner 3.2. Organisation och antal anställda Sedan granskningen år 2011 har antalet tjänster inom personalavdelningen minskat från sju till sex tjänster. Det är löneadministratörerna som har blivit en färre. Personalavdelningen har sex tjänster fördelade enligt följande: Personalchef 1,0 Löne- och systemansvarig 1,0 Personalkonsulent 1,0 Personalsekreterare 1,0 Löneadministratör 2,0 Minskningen av antalet löneadministratörer innebär att kontrollerna i samband med att systemet stängs inför utbetalning av lön har minskat. Nu sker övervägande delen av kontrollerna löpande under månaden. november 2014 Borgholms kommun 3 av 10 PwC

38 36 Granskning av lönehanteringen 3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård Som vid förra granskningen är behörigheterna tilldelade hierarkiskt, en assistent lägger t.ex. in ett schema medan chefsbehöriga attesterar schemat. Chefsbehöriga ska även bevilja övertid och ledigheter. Åtkomsten av information begränsas till att gälla de anställda som varje chef ansvarar för. Längst gående behörighet i personalsystemet har systemförvaltare och löneadministratörer på personalavdelningen. En förbättring jämfört med förra granskningen är att inloggningen numera är gemensam till personalsystemet och ekonomisystemets fakturahantering. Byte av lösenord sker med visst intervall enligt krav från IT-avdelningen. För registrering av en nyanställd i personalregistret krävs ett anställningsbeslut som är påskrivet både av arbetstagaren och av ansvarig chef. Sedan februari 2014 kontrolleras anställningsbeslutet mot uppgifter i folkbokföringsregistret. När anställningen upphör inaktiveras anställningen i personalregistret, men personuppgifterna finns kvar Styrande och stödjande dokument Personalavdelningen har tagit fram manualer för rapportering i Självservice både för arbetsledare och för arbetstagare. Manualen delas ut till arbetsledare i samband med introduktionsprogrammet för chefer. Manualen för arbetstagare delas ut när den nyanställde får utbildning i systemet. Utbildningen genomförs antingen av någon på personalavdelningen eller av någon på arbetsplatsen. Nyhetsbrev skickas ut vid uppgradering av systemet om det finns något som berör chefer och/eller anställda Löpande registrering och kontroll Personalsystemet uppdateras med attesterade uppgifter i Självservice varje dygn. Därefter har den anställde, chefer i verksamheten och personalavdelningen tillgång till informationen. Systemförvaltare och löneadministratörer genomför kontroller av den inmatade informationen löpande under månaden. Det finns flera kontroller inlagda i systemet, till exempel går det inte att registrera semester under del av dag eller övertid i samband med utbildning. Det finns en tidplan över vilka dagar som rapporteringen av avvikelser och möjlighet att godkänna dessa stoppas inför en utbetalning. Två dagar innan detta sker får samtliga chefer ett mejl som påminnelse. Personalavdelningen hoppas på att disciplinen hos cheferna kommer att förbättras genom den nya inloggningen, som innebär att cheferna kommer in i personalsystemet innan de når fakturahanteringen. Sedan några månader tillbaka jämför personalavdelningen angiven orsak till frånvaro i lönesystemet med listor över den tid som vikarier anlitats i Time Care Pool. Eventuella frågetecken skickas till ansvarig chef för utredning. november 2014 Borgholms kommun 4 av 10 PwC

39 37 Granskning av lönehanteringen 3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem Från personalavdelningens sida görs inga särskilda kontroller mellan lönesystemet och ekonomisystemet. Sociala avgifter, pensioner, arbetsmarknadsförsäkringar och preliminärskatt genereras i lönesystemet. Kontroller att uppbokade poster överensstämmer med gjorda utbetalningar sker på ekonomiavdelningen. Vid årets slut görs en avstämning att samtliga inrapporterade kontrolluppgifter överensstämmer med personalkostnaderna i resultaträkningen. Kontrollen visar att inget annat än lönerelaterade kostnader bokförts som personalkostnader. Det åligger respektive chef att kontrollera att rätt personalkostnader har belastat rätt verksamhet Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. För att säkerställa att kontroller utförs i tillräcklig omfattning bedömer vi att det bör göras en sammanställning över de väsentliga kontrollmoment som finns inbyggda i lönesystemet, vilka kontroller som görs av personalavdelningen samt vilka kontroller ansvarig chef ska göra. För att stärka den interna kontrollen bör personalavdelningens arbete stickprovskontrolleras med avseende på känsliga uppgifter. Kontrollen bör utföras av någon som inte tillhör personalavdelningen. november 2014 Borgholms kommun 5 av 10 PwC

40 38 Granskning av lönehanteringen 4. Löneredovisningen Då det förekommer en stor mängd transaktioner och olika lönearter har vi valt att verifiera fullständigheten i vårt material. För att kontrollera att det material som vi mottagit är fullständigt har vi utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet under granskningsperioden avseende bruttolön, förmåner och sociala avgifter för de olika ålderskategorierna beräknats och matchats mot den information som lämnats till Skatteverket. Vi kan genom denna avstämning konstatera att informationen som lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig Validering av indata För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som inte finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. Stickprovskontroll har genomförts av de transaktioner där matchning inte kunnat ske. Förklaringen till att personer, som inte finns upplagda i personalregistret, fått utbetalningar beror på att anställningen upphört under granskningsperioden Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Översikt av månadslön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall, se tabellen nedan. Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översiktlig bild av förekommande månadslöner. Antal förekomster Beloppsintervall november 2014 Borgholms kommun 6 av 10 PwC

41 39 Granskning av lönehanteringen Utifrån granskningen kan konstateras att 74 % av kommunens utbetalda månadslöner uppgår till mellan kr Bedömning Antal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna. Stickprovskontroller har utförts mot anställningsavtal Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Bonus/provision Utsökningen av transaktioner avseende bonus och provision har genomförts. Vid kontrollen identifierades inga transaktioner som kan hänföras till bonus eller provision Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter en kombination av anställningsnummer samt månadslön som förekommer mer än en gång under samma löneperiod och med samma belopp. Utifrån genomförd analys och resultat har stickprov genomförts avseende dubbletter som framkommit. Vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats. Våra stickprovskontroller visade att orsaken till de dubbelregistrerade transaktionerna i samtliga fall berodde på att lönekostnaden fördelas mellan två eller tre olika kostnadsställen Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. En anställd med avvikande personnummer har identifierats. Personer, som är medborgare i annat nordiskt land, kan få ett tillfälligt personnummer i Sverige. Detta personnummer baseras på deras befintliga och kan avvika från principen som svenska personnummer är uppbyggda efter. november 2014 Borgholms kommun 7 av 10 PwC

42 40 Granskning av lönehanteringen Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Anställda med flera anställningsnummer I Borgholms kommun tilldelas anställda ett anställningsnummer som består av förvaltningsnummer samt ett nummer som är unikt för en viss tjänst. Det innebär att en anställd kan ha flera anställningsnummer beroende på vilka uppdrag som personen har i kommunen. Stickproven visar anställda som har en vilande tjänst och en aktiv tjänst på grund av att de gått från en halvtidstjänst till en heltidstjänst. Andra anställda har flera anställningsnummer på grund av att de har flera olika uppdrag i kommunen. Det kan till exempel avse fast anställning, timanställning, förtroendeuppdrag med mera. Det finns ett anställningsbevis för varje anställning/uppdrag Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter har en rimlighetsbedömning gjorts av posterna. Vid granskningen har inga avvikande utbetalningar identifierats. Milersättning för användning av egen bil i tjänsten har utbetalats. Kommunen använder sig av kollektivavtalet BIA:s ersättningsbelopp om 2,90 kr/kilometer Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Kontrollberäkning av källskatt Denna analys visar om det källskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller inte. Via registeranalys har sökning gjorts efter källskatteavdrag som understiger 20 % eller överstiger 60 %. Ett flertal källskattesatser under 20 % och ett fåtal över 60 % har identifierats. Stickprovskontrollen visar att skattesatserna under 20 % beror på jämkning av skatt eller att den anställde är över 65 år och därmed har en lägre skatt enligt skattetabellen. Uppgift om jämkning av skatt hämtas från Skatteverket under december månad. Uppgifterna läses in i lönesystemet. En anställd har en källskattesats över 60 %. I utdatamodulen ser det ut som om källskatten är avdragen tre gånger, men lönespecifikationen och utbetalningen visar att skatten endast är dragen en gång. Felet är anmält till systemleverantören. november 2014 Borgholms kommun 8 av 10 PwC

43 41 Granskning av lönehanteringen Bedömning Vi anser att felet i utdatamodulen bör utredas. För övrigt har vi inget att erinra på denna punkt Övertidsskulden Reglering av övertid, mertid, flextid med mera sker i kollektivavtalet Allmänna bestämmelser samt i lokala kollektivavtal. I Självservice beviljas/attesteras rapporterade avvikelser. När den anställde registerar avvikelser mot normal arbetstid ska den kategoriseras enligt fördefinierade alternativ, till exempel introduktion, extra vak, vikariat, förstärkning, personalmöte, planering eller utbildning. Det finns även en meddelanderuta där den anställde kan beskriva orsakerna till avvikelsen. Vi har utfört en registeranalys där samtliga transaktioner avseende övertid/komptid har sammanställts. Stickprovsgranskningen visar att arbetstidslagen följts avseende gränsen för övertid Bedömning Vi anser att rutinen avseende övertid/komptid är ändamålsenlig och att arbetstidslagen följts när det gäller övertid Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Extrahering har gjorts av antal sparade semesterdagar som registrerats i systemet. Arbetstagare som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt att spara en eller flera överskjutande dagar. Dessa dagar får inte överstiga 40 dagar. Avstämning av detta sker årligen Bedömning Vi anser att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs en årlig avstämning avseende att de anställda minst tar ut sina lagstadgade semesterdagar samt att den sammanlagda skulden inte överstiger 40 dagar Sammanfattande bedömning Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer eller anställda med flera anställningsnummer har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. november 2014 Borgholms kommun 9 av 10 PwC

44 42 Årshjul - aktivitetsplan för kommunfullmäktige 2015 Januari - Utdelning av Kulturpris ANMÄLAN medborgarförslag - Godkännande av BEABs beslut att sälja Borgholm 13:2 (Triangeln) Mars - Redovisning oavslutade motioner/ medborgarförslag Maj ALLMÄNPOLITISK DEBATT Augusti Oktober ALLMÄNPOLITISK DEBATT - Redovisning oavslutade motioner/medborgarförslag - Val av nämndemän December - utdelning av kulturpris 2015 Januari 19 Februari 9 Mars 16 April 13 Maj 18 Juni 15 Augusti 17 September 14 Oktober 19 November 16 December 14 Februari - motioner EVENTUELLA ÄRENDEN - ombyggnadsprojektet Ekbacka - fullmäktiges arbetsordning, revidering April ÅRSREDOVISNING Juni September - Delårsrapport November - Budget 2016 Enligt Kommunallagen 3 kap 15 ska nämnderna redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem (delegation genom reglementen) därför finns information från nämnderna upptagna på årshjulet. Nämnderna ska då genom sina balanserade styrkort redovisa sin verksamhet (utifrån av fullmäktige antagna strategiska mål) och även återredovisa beslut som de därutöver har fått av kommunfullmäktige (bifallna motioner) Aktivitetsplanen fylls kontinuerligt på med aktuella ärenden.