Uppföljning Verksamhetsplan gemensamma verksamheter

Transkript

1 Dnr 12/596 Förvaltningschefen Helena Linnell Handläggare för planeringsfrågor 1(26) Rektor Uppföljning Verksamhetsplan gemensamma verksamheter Härmed överlämnas uppföljning av Verksamhetsplan 2013 för Kungl. Musikhögskolans i Stockholms gemensamma verksamheter. Enligt uppdrag Peter Liljenstolpe Helena Linnell

2 2(26) Innehållsförteckning Inledning... 3 Verksamhetsmål för de högskolegemensamma verksamheterna... 4 Kvalitetsarbete... 4 Studentinflytande och studiesociala frågor... 4 Effektiv och hållbar förvaltning... 5 Verksamhetsberättelser och särskilda projekt för högskolegemensamma funktioner Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi... 6 Enheten för ledningsstöd... 6 Personalenheten... 9 Ekonomienheten Utbildnings- och forskningsavdelningen Samverkansavdelningen IT- avdelningen Serviceavdelningen Studieadministrativa avdelningen Högskolebiblioteket Sammanfattning... 26

3 3(26) Inledning Verksamhetsplanen för den högskolegemensamma verksamheten 2012 innehåller dels verksamhetsmål med årliga delmål som tar utgångspunkt i KMH:s strategi, dels uppgifter för förvaltningseneheterna uppdelade på reguljär verksamhet och särskilt prioriterade projekt. De särskilda projekten är framtagna genom avvägningar från respektive förvaltningsenhet och högskolebiblioteket. I föreliggande uppföljningsdokument beskrivs först måluppfyllelsen för de verksamhetsövergripande delmålen. Därefter följer en verksamhetsberättelse som följer upp den reguljära verksamheten, samt genomgång av särskilt prioriterade projekt, för respektive förvaltningsenhet och högskolebiblioteket. Under verksamhetsåret har vissa organisationsförändringar skett. Det innebär att vissa av de avdelningar som beskrevs i Verksamhetsplan 2013 inte längre existerar och nya avdelningar/enheter har tillkommit. I uppföljningen beskrivs den nya organisationen, med hänvisning till de tidigare avdelningarna och de förändringar som skett under året.

4 4(26) Verksamhetsmål för de högskolegemensamma verksamheterna Kvalitetsarbete Delmål Kommentar Mål Ett nytt, förbättrat kursvärderingssystem ska tas fram för att tillfredsställa såväl kursspecifika behov som krav på jämförbarhet och uppföljning på aggregerad nivå. Vidareutveckling av KMH:s verksamhetsplaner såsom gemensamt kvalitetsutvecklande dokument, samt etablering av systematisk uppföljning av dessa. Målet är uppnått såtillvida att höstens kurser blivit utvärderade. Däremot har en genomarbetad analys av kursvärderingarna ännu inte gjorts under En uppföljningsrapport rörande verksamhetsplanens mål och nyckeltal presenterades för första gången på styrelsens aprilmöte. Nyckeltal fanns framtagna med uppgifter för varje institution. En uppföljningsrapport för den högskolegemensamma verksamheten utvecklades och innehöll uppföljning av gemensamma mål och särskilda projekt samt verksamhetsberättelser. Studentinflytande och studiesociala frågor Delmål Kommentar Mål Organisera behovsanpassad utbildning i studenträttigheter för prefekter, studierektorer och studentkår. Under hösten 2013 började SAD i samverkan med studentkåren att handlägga nya Riktlinjer för studenters arbetsvillkor. SAD har också samarbetat kontinuerligt med studentrepresentanter om studiesociala frågor och studenträttigheter, vilket omfattar såväl frågor om enskilda studentärenden som det övergripande regelverket.

5 5(26) Effektiv och hållbar förvaltning Delmål Kommentar Mål Organisatorisk översyn av samverkanstödet samt stödfunktionen för resursplanering och verksamhetsstöd. Genomföra utbildning för samtliga handläggare i förvaltningskunskap, beslutsoch dokumenthantering. Organisera behovsanpassad utbildning i administration av studier för prefekter, studierektorer och studentkår. Hösten 2013 inrättades den nya Samverkansavdelningen (SAM). Samtidigt upphörde Kommunikationsavdelningen (KOM). Rektors kansli (RK), Ekonomiavdelningen och Personalavdelningen upphörde som organisatoriska enheter och samlades i den större Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi (LPE). Tre enheter bildades: Enheten för ledningsstöd (EL), Personalenheten (PE) och Ekonomienheten (EK). Omorganiseringen föregicks av utredning, riskanalys och remiss av beslut om intern organisation och delegation. Kursen har genomförts. SAD har ordnat regelbundna studieadministrativa möten med institutionerna och andra behovsanpassade utbildningar för enskilda och mindre grupper inom vissa sakområden. Förvaltningschefen har givit introduktion till studentrepresentanter i högskolekunskap.

6 6(26) Verksamhetsberättelser och särskilda projekt för högskolegemensamma funktioner 2013 Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi Enheten för ledningsstöd Övergripande organisatoriska förändringar Från och med halvårsskiftet upphörde Rektors kansli (RK), Ekonomiavdelningen och Personalavdelningen som organisatoriska enheter och samlades i den större Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi (LPE). Tre enheter bildades: Enheten för ledningsstöd (EL), Personalenheten (PE) och Ekonomienheten (EK). Omorganiseringen föregicks av utredning, riskanalys och remiss av beslut om intern organisation och delegation. I praktiken började avdelningen att fungera som en enhet från och med sen höst, varför i det följande enbart verksamheten i Rektors kansli och Enheten för ledningsstöd beskrivs. Ytterligare organisationsförändring från halvårsskiftet var bildandet av Samverkansavdelningen, som från RK övertog fundraisingverksamheten. Under våren utökades RK med en systemingenjör, i syfte att fylla kompetensbehov i den alltmer intensiva projekteringen av KMH:s nya campus. RK avslutade vårterminen med sommarfika hos Lena och den nya avdelningen hälsade julen tillsammans med jullunch och visning på Nobelmuséet. Ledningsstöd och specialistkompetens RK/EL är en stabsfunktion som utgör ett nära ledningsstöd genom direkt assistentstöd samt genom handläggning av ärenden åt ledningen. Det är viktigt för avdelningen att anpassa verksamheten för att utgöra bästa möjliga stöd till den aktuella ledningen. RK/EL är också en avdelning av specialister, exempelvis inom byggnadsfrågor, budgetering, registratur, arkiv och sekreterarskap i beslutande och beredande organ. Under året har genomförts ett antal gemensamma projekt, se vidare nedan, för att sammanföra de olika kompetenserna och därmed öka samhörigheten på avdelningen samt att utnyttja den samlade kompetensen. Bakgrunden i ledningsstöd samt specialistkunskap påvisas i arbetsuppgifterna beskrivna nedan. Dessa har sorterats under utredningar/handläggning av projekt, verksamhetsplanering och ekonomistyrning samt byggnadsfrågor. Året har, utöver det löpande arbetet, präglats av några större projekt samt fördjupat arbete på ekonomistyrningsområdet. Utredningar/handläggning av projekt RK/EL har under 2013 ansvarat för ett antal utredningar och projekt kopplade till ledningen eller en viss specialistfunktion. Dessa har bl.a. rört nedanstående. Avdelningen utgjorde administrativt stöd i processen kring högskolestyrelsens beslut om förslag till ny rektor. Detta innebar utöver diverse samordnande uppgifter, under året bl.a. att genomföra en hearing samt att hantera diverse kringfrågor. Därefter skedde arbete för utforma det nära ledningsstödet på bästa sätt.

7 7(26) Under våren genomförde avdelningen gemensamt en förstudie till den förvaltningskurs, som sedan gavs, och utgjorde administrativ samordning kring kursen. Den samlade kompetensen användes också vid arbetet med KMH:s nya riskanalys. Ett gemensamt projekt därutöver var stora och lilla arkivdagen när avdelningen samlades för att tillsammans arbeta i arkivet bl.a. med gallring och röjning av lokalen. Därutöver bör nämnas följande utredningar/projekt: Arbete med införande av e-handel Arbete med informationssäkerhetens riskanalys Frågor rörande konsten på nya campus-området Framtagande av miljöredovisning Samordnade av samt deltagande i Riksrevisionens löpande granskning Arbete med KMH:s anknutna stiftelser inkl. placeringspolicy och avtal med SEB Fortsatt arbete med stipendier Arbete med personalkonferens, rektors kollegium m.m. Riktlinjer rörande rektors- och förvaltningschefsbeslut Riktlinjer för arkivering av forskning Riktlinjer för utlåning av instrument Verksamhetsplanering och ekonomistyrning De inför 2012 nya modellerna för verksamhetsplanering och ekonomistyrning fördjupades under året, för institutionernas del, med rutiner för uppföljning och utveckling med avseende på SUHF-modellen av budgetriktlinjer och budgetering. VP-processen präglades därutöver av diskussioner kring avräkningstal och förändrade uppdrag. I april presenterades för första gången en uppföljningsrapport rörande verksamhetsplanens mål och nyckeltal, dessa framtagna för varje institution. För förvaltning och bibliotek infördes avstämning av IT-projekt som särskild hållpunkt i VP-processen och en ny rapportmodell för uppföljning av den högskolegemensamma verksamheten togs fram. Generellt var målet i verksamhetsplaneringen, att skapa en än större helhet i cykeln uppföljning planering genomförande, vilket även åstadkoms i aktiviteterna nedan. I arbetet med verksamhetsplanering ingår att utgöra analysstöd i avdelningars och institutioners ekonomiska arbete. Detta rör exempelvis budgetering och uppföljning samt även diverse ekonomiska utredningar, under året bl.a. rörande forskningsmedels användning, kursekonomi, ekonomiska prognoser för viss institution samt den konstnärliga forskarskolan. Avdelningen har också varit involverad i det pågående effektiviserings-/besparingsarbetet. Ekonomisk analys och uppföljning sker löpande, men presenteras kvartalsvis för styrelsen. Mot slutet av året byggdes modellen ut för att även innefatta en prognos.

8 8(26) Arbetet med årsredovisningen är omfattande och präglade årets första och sista månader. Både process och produkt har funnit former som fungerar väl. Vid den årliga utvärderingen finslipades dessa båda och årsredovisningen för 2013 resulterade i en helt blank fellista. Avdelningen ansvarar också för framtagandet av budgetunderlaget. Detta utvecklades under året kraftigt vad gäller framförallt detaljeringsgraden i beräkningarna kring nybyggnationen. Vidare i den externa kommunikationen bör nämnas prognos till departementet över grundutbildningsanslaget samt myndighetsdialogen. Nybyggnationen Under 2013 färdigställdes större delen av Akademiska Hus (AH) projektering och flera ritningsgranskningar avslutades. Den sista granskningen av AH:s projektering sker i början av 2014 och projekteringen kommer därefter att minska och övergå till produktionsfas. KMH:s egen projektering har pågått hela året och kommer att pågå fram till första kvartalet 2016 då slutfasen av den egna installationen inleds. När det gäller projektet i övrigt har sprängning, schaktning och grundläggning pågått för att byggnationen ska kunna börja Donationen från Erling- Perssons Stiftelse, som kommer att användas för att finansiera Stora Konsertsalen, förbereddes och mottogs tacksamt. Uppföljning av särskilda projekt 2013 Projekt Kommentar Mål Implementering av informationssäkerhetshanteringen. Organisering av utbildningar för chefer respektive handläggare i ärendehantering m.m. Initiering och utveckling av arbetet kring intern styrning och kontroll (i enlighet med Förordning om intern styrning och kontroll). Arbeta med införande av processorienterad arkivering. Stöd i rekryteringsprocess samt förberedande för ny rektor. Arbetet har pågått under 2013 bl.a. i form av riskanalyser från alla avdelningar, bara en mindre del av implementeringen kvarstår till En utbildning i förvaltningsjuridik har administrerats. Arbete med att ta fram en riskanalys har initierats och en modell har tagits fram. Visst arbete har påbörjats under året. Arbetet har pågått under Delvis Ej

9 9(26) Personalenheten Organisationsförändringar Personalavdelningen upphörde under året som organisatorisk enhet och bildade Personalenheten inom Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi. Se vidare rörande organisationsförändringen under det inledande stycket för Enheten för ledningsstöd. Arbetsmiljö Arbetet med en åtgärdsplan för att följa upp den kvalitativa arbetsmiljöundersökningen som genomfördes 2012 påbörjades under året och fortsätter även under Ett förslag till program för att öka delaktigheten har utarbetats tillsammans med huvudskyddsombudet. Förslaget innehåller bl.a. utbildning inom mötesteknik samt åtgärder för att öka kunskapen för KMH:s inre arbete. Arbetet kommer att fortsätta under Samverkan och förhandlingar enligt MBL På grund av KMH:s negativa ekonomiska resultat påbörjades en effektiviseringsprocess under 2012 med bl.a. generellt anställningsstopp, effektiviseringar av olika slag och uppsägningar inom både förvaltning och institutioner som följd. Förhandlingar med personalorganisationerna genomfördes under våren/försommaren Effektiviseringsrocessen har fortsatt och kommer även att fortsätta under Kompetensutveckling Ett heldagsmöte för alla månadsanställda genomfördes under en dag i augusti. Bland annat höll forskaren och jämställdhetskonsulten Fredrik Bondestam en föreläsning med rubriken: Ojämställdhet - hur stort är problemet, vad är det egentligen, vad kan vi göra åt det? Lönerevision Lönerevisionsprocessen för 2012 avslutades innan sommaren Processen för 2013 påbörjades i slutet av året. En plan för arbetet beslutades tillsammans med personalorganisationerna. Processen beräknas vara genomförd under våren Personalsociala frågor Avtalet med Feelgood företagshälsovård AB förlängdes att gälla även under Rekrytering En ansökan om befordran till högskolelektor i musikterapi handlades och beslut fattades i positiv riktning i ärendet. Tre högskoleadjunkter rekryterades i ämnet valthorn och två i ämnet Musik- och medieproduktiontrumpet. Därtill ett stort antal tidsbegränsade läraranställningar. Dessutom har rekryteringar av en forskningshansläggare, personalchef, chef för Samverkansavdelningen, redovisningschef, utbildningshandläggare och samverkansledare genomförts. Förutom dessa, rekryterades också en systemadministratör, men den anställningen tillträds dock först 2014.

10 10(26) Övrigt Förutom ovanstående har löpande handlagts en mängd olika anställningsfrågor, som nya och förlängda förordnanden, lönefrågor, ledigheter, intyg, avslut, pensioner, rehabilitering m.m. Under året påbörjades en genomgång och tydliggörande av interna personaladministrativa processer och rutiner. Uppföljning av särskilda projekt 2013 Projekt Kommentar Mål Åtgärder med anledning av effektiviseringar 2012/13. Tillsammans med personalorganisationerna genomföra en lönekartläggning 2013 och ta fram en handlingsplan för uppnående av jämställda löner. Åtgärdsplan för att följa upp den kvalitativa arbetsmiljöundersökningen som genomfördes 2012 Flera åtgärder har gjorts och arbetet fortsätter under Processen genomfördes, på grund av tidsbrist, endast av arbetsgivaren hösten 2013 och personalorganisationerna hölls informerade. Arbetet påbörjades under 2013 och fortsätter under nästa år. Delvis Delvis

11 11(26) Ekonomienheten Organisationsförändringar Ekonomiavdelningen upphörde under året som organisatorisk enhet och bildade Ekonomienheten inom Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi. Se vidare rörande organisationsförändringen under det inledande stycket för Enheten för ledningsstöd. För funktionen som redovisningschef pågick under året en rekrytering. Rollen som arbetsledare för avdelningen/enheten innehades inlednings- och avslutningsvis av avdelningschefen och däremellan av två personer. Ytterligare en person arbetade med bokslutet. Trots, eller kanske i viss mån på grund av, personalomsättningen präglades året utöver det omfattande löpande arbetet, av ett antal större förändringar vad gäller system och rutiner. Dessa beskrivs under rubriken Nya system och rutiner nedan. Övergripande Ekonomienhetens arbete innefattar uppgifter rörande reskontra, lön- och pensioner, bankkontakter, rådgivning m.m. Enheten hanterar betalningar en gång per vecka, samt månadsvisa löneutbetalningar. Utbetalningarna föregås av omfattande kontroller av fakturor, konteringar och löneunderlag. Därutöver hanteras ett stort antal frågor rörande bl.a. fakturor och ersättningar från leverantörer och anställda. En omfattande årlig uppgift är arbete med bokslut och årsredovisning, vilken ger året en intensiv start och avslutning på året. Nya system och rutiner E-handel och elektronisk fakturahantering Årets största projekt var arbetet med att förbereda för införande av E-handel samt att byta elektronisk fakturahanteringsportal. Det senare innebar förstudie, workshops, implementering, tester och felsökning, samt tre utbildningstillfällen för användare och support till dessa. Internt på enheten medförde den nya portalen att hitta delvis nya arbetsrutiner kring systemet. Datumgränsen för införande av E-handel flyttades fram, men arbete pågick ändå med utvärdering och tecknande av avtal. Attestregler Ett förvaltningschefsbeslut rörande attestregler togs fram och implementerades. Detta innehöll bl.a. ansvarsfördelning, tvåpersonsattest, beloppsgränser för attest m.m. Beslutet innebär en kvalitetssäkring av betalningsprocessen. Enhetsvisa underskrivna blanketter rörande attest togs fram och samlades in för första gången. Externfinansierade projekt En ny struktur för dokumentation av externfinansierade projekt togs fram, där nödvändig information samlas lättillgängligt. Även detta som ett led i en kvalitetssäkring av redovisningen. Därutöver gavs stöd i samband med ett antal externmedelsansökningar samt i pågående projekt, vad gäller budget, upplägg, utredning om ekonomiska

12 12(26) transaktioner, rådgivning kring detta m.m. En utredning rörande äldre mobilitetsprojekt genomfördes. Nybyggnationen Byggnationen av KMH:s nya campus kräver avancerade ekonomiska beräkningar rörande låneram, avskrivningar, räntekostnader m.m. Arbetet med detta inklusive detaljerad kartläggning av projektet har pågått under året. Därutöver har frågor kring mottagande och redovisning av sponsring och donationer utretts. Anpassning nytt villkorsavtal Från halvårsskiftet infördes nya centrala kollektivavtal i form av Villkorsavtal. Detta påverkar löneområdet och föranledde en justering av systemet Agresso lön, samt internt delvis nya rutiner. Utveckling av mall och rapport För att underlätta och kvalitetssäkra beslutsfattandet kring betal- och inköpskort fastställdes rutiner och mallar för ansökan. Den kvartalsvisa ekonomiska rapporteringen till högskolestyrelsen utvecklades utifrån deras önskemål, med flera olika rapporttyper. Uppföljning av särskilda projekt 2013 Projekt Kommentar Mål Införande av E- handelssystem. Vidare utveckling av metoder för SUHFmodellen. Införande av nytt anläggningsregister. Den av ESV uppsatta tidsgränsen för införande av E-handel flyttades från 1 januari 2014 till sista juni samma år. Detta medförde att även KMH kunde flytta fram sitt projekt. Arbetet inleddes dock under 2013 och planeras vara färdigt i juni Utveckling skedde i budgeteringen, men pga. personalförändringar inte som planerat i bokslutsarbetet. Ej genomfört pga att andra arbetsuppgifter fick prioriteras under året. Ej Delvis Ej

13 13(26) Utbildnings- och forskningsavdelningen Under 2013 har arbetet med UKÄ:s kvalitetsgranskning av lärosätet intensifierats. En självvärdering gällande konstnärlig kandidatexamen och en självvärdering gällande konstnärlig masterexamen inlämnades under december månad till UKÄ. Bedömargruppen har även intervjuat företrädare från KMH även om detta skedde under 2014, men får i detta sammanhang räknas till 2013 i och med arbetet för denna intervju genomfördes under UF-nämnden har under 2013 gett UFA i uppdrag att genomföra en total genomlysning av KMH:s utbildningsutbud vilket påbörjats under hösten Detta arbete kommer att ske i olika etapper där undergrupper inom huvudämnet musik genomlyses undan för undan. UFA har under året arbetat med att stärka UF-nämndens ställning på högskolan och infört veckovisa möten med ordf och v.ordförande som ett led i detta. Under 2013 har UFA inhämtat material från samtliga institutioners lärare om tankar och idéer kring tänkbara forskningsprojekt. Denna inventering ligger till grund för UF-nämnden fortsatta arbete gällande KMH:s position inom de fokusområden som högskolan tänker sig vad gäller forskning framöver. UFA har också arbetat med att bredda och fördjupa sin kompetens inom ekonomihantering för att på ett bra sätt kunna svara upp till institutionernas behov och stöd inom detta område. Uppföljning av särskilda projekt 2013 Projekt Kommentar Mål Arbete med ny utbildningsstruktur på KMH, främst vad gäller de konstnärliga utbildningarna på grundnivå och avancerad nivå. Nytt kursvärderingssystem ska tas i drift i juni En ny förvaltningsorganisation för systemet ska etableras. Arbetet med utbildningsstruktur, som handlar om att i utbildningsplanerna på konstnärliga kandidat- respektive masternivåer tydliggöra hur studenter inför sista läsåret på respektive nivå kan välja mellan att läsa på helfart eller halvfart, har genomförts under året. Kursvärderingssystemet sjösattes i och med höstens kurser På grund av tekniska svårigheter har projektet vad gäller etablering av förvaltningsorganisationen ännu inte lösts fullt ut. Delvis

14 14(26) Samverkansavdelningen Läsårsstart hösten 2013 sjösattes den nya Samverkansavdelningen (SAM) vid lärosätet. Kommunikationsavdelningen upphörde därmed, vilket innebar att ny chef och nya medarbetare rekryterades till avdelningen. SAM har under hösten 2013 fokuserat sitt arbete till att hitta nya arbetsrutiner och prioritetsordningar inom högskolans samverkansprojekt och samverkansaktiviteter. Chefen för avdelningen gick under hösten på föräldraledighet vilket innebar att en ny vikarierande chef rekryterades. Denna vikarie fick dock erbjudande om fast tjänst hos annan arbetsgivare, vilket innebar viss "tappad tid" i avdelningens nya uppbyggnad. Sedan december 2013 har avdelningen en ny, internt rekryterad vikarierande chef, vilket förhoppningsvis ska skapa bättre stabilitet på avdelningen under resterande tid av ordinarie chefs föräldraledighet. Uppföljning av särskilda projekt 2013 Projekt Kommentar Mål Strukturera och skapa rutiner och riktlinjer för kalenderhantering. Då Samverkansavdelningen haft en något annan inriktning en den tidigare Kommunikationsavdelningen, samt att fokus har legat på uppbyggnaden av den nya avdelningen, har detta projekt ej kunnat prioriteras. Ej

15 15(26) IT-avdelningen IT-avdelningen har under 2013 prioriterat insatser för ökad driftsäkerhet och stabilisering av IT-miljön, färdigställande och driftsättning av studieplaneringssystemet (SPS), dialog med byggprojektet samt vidareutveckling av persondatabasen (PDB). SPS har tagit mer resurser i anspråk än planerat pga. personalbyte och tekniska svårigheter i databasens uppbyggnad. Detta har påverkat start- och sluttid av andra planerade projekt. Löpande ärenden inkomna till IT-helpdesk var under 2013 ca 1000 st. Utöver detta mottogs i snitt ca 5 samtal per dag via telefon eller via direktkontakt. Totalt inkom därmed ca 2000 ärenden under året. Inkomna och hanterade inköp av hårdoch mjukvara uppgick till ca 165 st. Avdelningen har genomfört ett omfattande arbete med att förbättra ITinfrastrukturen, för att renodla konfigurationer i nätverk och i brandväggen. Ett övervakningsverktyg som omfattar hela nätverket med loggfunktioner har implementerats. Samtliga nätverkskomponenter har fått uppgraderat operativsystem och flera servrar har fått mer minne, nya batterier samt utökade lagringsytor. Mailservern har ersatts med nyare hårdvara. Referensserver har satts upp för Dokumentation har utarbetats för backup och förbättring av backup-rutiner har genomförts. Ett nytt serviceavtal för nyckelutrustning har även tecknats, för att snabbare kunna ersätta trasig hårdvara och minska tiden för driftstopp. Dialog har löpande under året förts med byggprojektet. Bland annat har underlag utarbetats för planering av fast och trådlöst nätverk och fiber till det nya huset. En ny struktur för grupparbetsytor har implementerats och ursprunglig data flyttats till en ny filyta. Städarbete har även gjorts av äldre användarkonton som är inaktuella för att frigöra lagringsyta. För att höja säkerheten vid strömbortfall har UPS (avbrottsfri kraftförsörjning) installerats för nyckelutrustning samt att kompletterande elarbeten utförts för strömförsörjning till serverrummet. Ytterligare ett kylaggregat har installerats i serverrummet, då befintlig kylanläggning inte räckte till för att kyla rummet i den utsträckning som behövs. Ett antal IT-incidenter inträffade under 2013 som fick åtgärdas akut, bl. a. oplanerade elavbrott och avgrävd internetfiber samt samordning för omläggning av fiber och telefonianslutningar. Fokus på utvecklingssidan har legat på slutförande och driftsättning av studieplaneringssystemet (SPS) och vidareutveckling av persondatabasen (PDB). SPS driftsattes den 1 maj men hade vid tidpunkten ett antal systemfel. Arbete pågick under hösten för att rätta dessa. Nya funktioner har utvecklats för att förenkla åtkomst av egen information och personalinformation i PDB såsom selfservice och mobilapplikation. Utöver detta har rutiner runt PDB dokumenterats samt att fler olika typer av studenter nu kan hanteras automatiskt av systemet. Kompletterande installationer av SWAMID (Swedish AcadeMic IDentity) har gjorts för att via KMH-inloggning kunna ansluta till tjänsterna DIVA och Eduroam. Eduroam är ett samarbete mellan högskolor och universitet världen

16 16(26) över för att underlätta nyttjandet av varandras trådlösa nätverk. Via detta har studenter och anställda nu fått tillgång till gratis trådlöst internet på ett stort antal platser i världen genom sin KMH-inloggning. Tjänsten Lynda har även införskaffats genom särskilt avtal med MoM. Tjänsten erbjuder flera tusen digitala kurser för bland annat mjukvaror, projektarbete m.m. Ny webbmail har installerats med förbättrat gränssnitt samt att helpdesk uppgraderats till nyare version med förbättrad funktionalitet. Utskriftssystemet, Papercut, sattes i skarp drift i januari Befintligt avtal med KMS gällande betalning av studenternas utskrifter har omarbetats för att få en mer förenklad hantering. Den första fasen av telefoniprojektet, för att utreda strategiskt vägval gällande telefonilösning, har genomförts. Pålarmning av lokalerna hanteras sedan sommaren 2013 av bevakningsföretaget, vilket ökat säkerheten vid stängning av huset. Uppföljning av särskilda projekt 2013 Projekt Kommentar Mål Översyn av rutiner för ITsäkerhet och implementering av informationssäkerhetshanteringen. Översyn och förbättring av IT-infrastruktur Fortsatt införande av nya stödsystem som ersättning för ODEN-systemet IT har deltagit i det centrala projektet ägt av LPE. Avdelningen har identifierat och klassificerat sina informationstillgångar. Nästa steg i det centrala projektet är planerat att ske under våren Utöver detta har avdelningen haft en genomlysning av nuvarande backuprutiner för IT-miljö och verksamhetskritiska system samt förbättrat rutinerna. Ett större arbete genomfördes under sommaren 2013 för att förbättra konfigurationen i brandväggen och i fast och trådlöst nätverk för att optimera nätverkets funktionalitet. Fortsatt arbete planeras ske under SPS driftsattes i maj Systemet hade vid tillfället ett antal systemfel vilka åtgärdades under hösten Återstående system att implementera för ersättning av funktionalitet i Oden är personalsystem och system för antagningsprov. Delvis Delvis

17 17(26) Fortsatt arbete med införande av ny persondatabas Fortsätta förbättringen av strukturen i katalogtjänst, systemgrupper och på filserver som påbörjades under Stöd vid införande av nytt anläggningsregister. Stöd vid införande av E- handelssystem. Anslutning av tjänster via SWAMID-lösning. Upprättande av labbnätverk. Planering av ITinfrastruktur, telefon, larmoch passersystem i nytt hus. PDB är driftsatt och har distribuerats till fler användare på KMH. Två nya funktioner har utvecklats bland annat selfservice och mobilapplikation. Dessa två moduler planeras driftsättas under Flytt av gruppkataloger från filserver Gimle till Mimer har genomförts under Nya systemgrupper har skapats. Rensning av ej använda systemgrupper återstår. Arbetet planeras slutföras under Projektet ägs och drivs av LPE. Projektet har inte startats än. Projektet ägs och drivs av LPE. Projektet har startats, implementation beräknas ske under hösten 2014 Eduroam har implementerats vilket ger KMH:s användare möjlighet att använda gratis trådlös uppkoppling på andra platser i Sverige och internationellt såsom flygplatser, högskolor etc. Fortsatt anslutning av ytterligare tjänster planeras ske under 2014 såsom NyA på webb och Ladok på webb. Labbnätverk installerat under 2013, men är inte aktivt i drift. Projektet har fått stå tillbaka för andra mer prioriterade aktiviteter. Projektet återupptas under Ett första steg i utredning avseende telefoni genomfördes under Steg två i processen genomförs under Underlag har lämnats till byggprojektet gällande krav på trådlöst och fast nätverk samt fiber till det nya huset liksom utgångspunkter för telefoni. Ett internt projekt planeras starta för flytt av IT-miljö från befintligt till nytt hus under Delvis Ej Delvis Delvis Delvis Delvis

18 18(26) Serviceavdelningen Serviceavdelningen har en verksamhet som till stor del bygger på regelbundna arbetsuppgifter, så också under Lokaler Under våren revs B-, C- och D-husen och i augusti startade bygget av nya KMH. Det har betytt en tuff höst med sprängningar, borrningar, pålning och schaktningsarbeten och en del lektioner som har legat nära arbetsplatsen har flyttats till andra salar tillfälligt. Akademiska Hus ombads täta fönstren, då det kom in väldigt mycket stendamm i huset. De började med att täta rummen närmast byggarbetsplatsen, men då det visade sig att det även hjälpte en del mot bullret kommer Akademiska Hus fortsätta att täta alla fönstren på KMH. Detta hjälper även mot drag när vintern kommer, då fönstren är i väldigt dåligt skick. Entré och adress flyttades från Valhallavägen till Lidingövägen 12. En väldigt provisorisk huvudentré och varumottagning har gjorts i ordning, samt ett antal parkeringsplatser. Arbeten med det nya KMH har tagit en hel del tid, bl.a. har rumsstudier för varje rum gjorts, fortsatta programmöten har skett regelbundet under året. En del lokaler på KMH har hyrts ut till utomstående under läsåret. Ett projekt på campus Edsberg har satts igång. Detta är ett samarbete mellan IT avdelningen och Serviceavdelningen där också Sollentuna kommun (som KMH hyr lokalerna av) är inblandad. Man ser över IT-miljö, telefoni och säkerhet samt faciliteter. Det som också behöver göras är en grundlig rensning på slottet (Edsberg). Från Serviceavdelningens sida har instrumentskåp till studenter köpts in även en del nya möbler då de gamla var slitna. Två containrar med skräp har slängts och även en hel del el-sopor. Under hösten förmedlade chefen för Serviceavdelningen en kontakt från Nobelmuseet. Man ville starta ett samarbete mellan Nobelmuseet och KMH. I ett par år har Nobelmuseet har jobbat med Beckmans Designhögskola som har skapat kläder till de sex olika priskategorierna kallat Fashion Innovation. Nu ville man även sätta musik till detta. Ansvarig projektledare från museet kom på besök och fick träffa prefekterna för Institutionen för jazz och Institutionen för komposition, dirigering och musikteori. Ett samarbete sattes igång och resultatet fick vi se och höra på Fashion Innovation 3 på Nobelmuseet under december månad. Servicecentrum Servicecentrum (SC) har under 2013 bl.a.: lånat ut instrument, svarat på frågor om lokaler kvitterat ut studentnycklar och p-tillstånd. tagit emot reprobeställningar, felanmälningar, lokaldukningsönskemål samt utfört dukning, tryck och reparationer efter beställning. utfärdat passerkort och sett till att studenter och personal har rätt behörighet på sina kort. Inför terminsstart tog SC emot och redigerade alla studenters bilder.

19 19(26) kontrollerat och utrett de larm som gått under dagtid. tagit emot och lämnat ut paket samt frankerat all utgående post. beställt och monterat möbler, samt flyttat inventarier inom huset. agerat scentekniker, ljustekniker samt jobbat som konsertvärdar vid lunchkonserter. Allt scenljus underhålls och återställs efter konserterna och även lättare ljudteknik har ibland riggats av SC. beställt, lagerhållt samt interndebiterat kontorsmaterial. administrerat student- och instrumentskåp samt vid behov lagat, bytt och servat lås på KMH:s dörrar. administrerat student- och personalfack. Vid terminsstart tömdes samtliga studentfack (ca 600 st) och flyttades om. under helger tagit hand om förebyggande underhåll som att byta lampor, laga trasiga saker i undervisningsrum etc. samt hållit servicedisken öppen för utlån och eventuella evenemang. Ljudavdelningen Kraven på att alla examenskonserter ska spelas in har inneburit merjobb för teknikerna. Både vid inspelningstillfället och med att sammanställa materialet. För att underlätta detta har man installerat en s.k. timerinspelning i konsertsalarna, vilket innebär att man förprogrammerar datorn för inspelning och enklare inspelningar kan göras utan tekniker. Det har även i år varit en del sjukfrånvaro samt föräldraledighet och därför har en vikarierande tekniker varit på plats en dag i veckan. Pianotekniker Pianostämmarna har fasta perioder under läsåret då instrumenten stäms. Konsertsalar stäms ofta, bl.a. utifrån konsertbehoven, och så även i studios. Det har varit ett tufft år då pianon och flygar inte har kunnat stämmas och underhållas som tidigare pga eftektiviseringar. En hel del klagomål har inkommit beroende på detta. Stråk-/instrumentvårdare Instrumentverkstaden har under 2013 liksom tidigare arbetat med lagerhållning, inventering, registrering, värdering och underhåll av skolans instrument. I arbetet ingår även lagning, renovering, underhåll och service på stråkinstrumenten. Det har även gjorts utlån av instrument till studenter och lärare samt inköp av strängar, andra tillbehör och verktyg. Instrumentverkstadens personal genomförde också de seminarier som hålls årligen med 1:a-årsstudenter rörande skötsel, handhavande och historik för stråkinstrument. Instumentvårdare på stråk har varit på en resa till Cremona och sett utsällningen Mondomusica- International exhibition of handcrafted musical instruments. Där fanns montrar för fiolbyggare, virke, lack, utensilier från hela världen och man

20 20(26) fick en inblick i vad som händer inom detta område i resten av världen och även träffa världens bästa yrkesmäns och mästare. Lokalvård Lokalvårdarna har sina respektive områden där städning sker dagligen. En heltidslokalvårdares område är ca 3000 kvm. Även lokalvårdarna har varit hårt drabbade av byggarbetena som pågår p.g.a. mycket damm från sprängningar och pålning och det har krävts en hel del extra städning. Uppföljning av särskilda projekt 2013 Projekt Kommentar Mål Översyn av interndebiteringsförfarande. Ej genomfört 2013 utan kvarstår till Ej