Tillgängliggörande av arkivmaterial på Internet

Transkript

1 THERESE DAVIDSSON Tillgängliggörande av arkivmaterial på Internet En fallstudie av Länsstyrelsen Östergötland Abstract A well marketed and easily obtainable archive increases the apportunities for the users to assimilate the material also outside of a public authority's own sphere. Internet gives authorities the possibility to execute their mission to give the public good service. Regardless what you search for, the user has use for different research tools that the archive can contribute with, such as a part of the authority's webpage, with published journals, records registers, schedules and inventories, and possibly individual documents. In 2007, I investigated the County Administrative Board of Östergötland's webpage. Authority staff members within areas such as archives and records management, web, law and IT were interviewed about their experiences in this field. What kind of archives and/or records material is out on the authority's site, and which are the gains and risks? The authority's strategy for web publishing has been investigated, from points as dealing with personal information, IT-safety, and applicable laws and regulations. Inledning Om man som organisation vill underlätta användandet av sitt material även utanför den egna sfären bör rimligen marknadsföring och tillgängliggörande av det egna arkivet vara av intresse. Enligt Mary J o Pugh är marknadsföring av arkiv nära knutet till forskarservicens framtid. Pugh menar att om arkivarier inte utvecklar varierade och uttalade intressegrupper idag är det osannolikt att arkivverksamheten får nödvändiga resurser för att identifera, bevara och tillgängliggöra de kulturella resurser som behövs i framtiden. 1 Genom Internet ges myndigheter nya möjligheter att förverkliga offentlighetsprincipen gentemot medborgarna genom ökad insyn i myndigheternas verksamhet. Detta kan ske genom att ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I 41

2 Therese Davidsson sprida information, t.ex. genom att göra diarier och andra handlingar tillgängliga för användarna på Internet. Detta medium ger nya möjligheter att söka och sammanställa information ur av varandra oberoende källor, vilket kan leda till att man nu kan skapa mönster av uppgifter, t.ex. om enskilda personer, på sätt som man inte hade kunnat göra annars. 2 Tillgängliggörandet av arkiven genom Internet innebär både fördelar och nackdelar. "Det gäller att hitta en balans mellan hur mycket man ska ha på Internet, liksom att inte ha för lite, eftersom det då inte blir intressant att besöka wwwtjänsten."3 Vid tidigare informationssökningar har jag konstaterat att det ofta skulle behövas ett bättre, tydligare och mer utförligt sätt att tillhandahålla arkivmaterial på från organisationers sida, särskilt via Internet. Sökningar i materialet blir lättare att genomföra om man åtminstone kan skaffa sig en övergripande bild av vilken typ av material som organisationen har i arkivet. Följande text baseras på en fallstudie gjord under våren 2007 hos Länsstyrelsen Östergötland, och vissa av de förändringar som diskuteras nedan kan redan vara införda i nuläget. Syftet med undersökningen var att undersöka hur arkivmaterial tillgängliggörs via Internet. De övergripande frågeställningar som undersökningen försökt besvara är hur arkivet och dess material presenteras online hos myndigheten, vilket syfte och målsättning man har med webbpubliceringen, vem man vänder sig till med detta, och vilka utvecklingsmöjligheter som finns vid tillgängliggörandet av arkivmaterial online. slutsatserna ger bland annat förslag på vilken typ av arkivinformation som skulle kunna publiceras på myndighetens webbplats. Myndigheternas uppdrag att finnas till hands för att ge medborgarna bättre och smidigare service dygnet runt genom 24-timmarsmyndigheten kan ses som ett tydligt tecken på att frågor om tillgängliggörande av myndigheters material är ett dagsaktuellt ämne. Då man tillhandahåller arkivmaterial på webbsidor kan detta ses som ett sätt att upprätthålla offentlighetsprincipen. Metod Vilken typ av material som användare skulle kunna efterfråga hos en myndighet är en fråga att ställa från fall till fall. Utgångspunkten är här att användaren efterfrågar handlingar av allmänt eller personligt intresse. Oavsett vad man letar efter har användaren dock nytta av de "nycklar" och hjälpmedel som arkiv kan bidra med. Dessa är t.ex. en egen delsida på myndighetens webbplats med diarium, arkivbeskrivning, arkivbildningsplan, arkivförteckning(ar), och eventuellt enskilda handlingar. Jag har undersökt Länsstyrelsen Östergötlands webbpublicering av arkivmaterial, dels via myndighetens webbplats, dels genom att intervjua sex personer på myndigheten som på olika sätt hanterar information. J ag har valt en tematisk disposition som innebär att jag delar in undersökningen av myndighetens webbplats i olika teman utifrån olika inom arkiv vanliga sökhjälpmedel, som undersöks var och en för sig. 4 Jag har tagit fram ett analysschema, med frågor kopplade till dessa hjälpmedel. Analysmodellen har utvecklats speciellt för detta ändamål (se figur 1). Undersökningen är inriktad på arkivmaterial på Länsstyrelsen Östergötlands webbplats ( Detta arkivmaterial innefattar framför allt avslutade ärenden. Även pågående ärenden förekommer, se nedan hur man kan följa processen kring det egna ärendet även som privatperson. I denna undersökning ligger fokus på publikationernas innehåll, alltså vad för typ av information som publiceras, och vilka vinster, risker och problem som finns kring detta. För att hantera materialet har jag använt mig av en kvalitativ metod för att analysera arkivmaterialet. Typiska drag för kvalitativa metoder är observation, intervjuer och textanalys. 5 Undersökningen av det publicerade materialet kompletteras av intervjuer med personer som är berörda av dessa frågor vid länsstyrelsen. Vissa frågor är ganska precisa och styrda, men svaren förväntas både bli av typen ja/nej (s.k. strukturerade svar) och mer utförliga, fria kommentarer (s.k. 42

3 ./ Tillgängligglirande av arkivmaterial på Internet Figur l: Analysschema. ostrukturerade svar). De frågor som undersökningen syftar till att besvara har lett till ett urval av respondenter som hanterar dessa ämnesområden, då dessa informanters personliga erfarenheter och åsikter kan vara av stort intresse. De frågor som ställts till intervjupersonerna är följande: Vilken strategi för webbpublicering finns hos Länsstyrelsen Östergötland? Varför finns det idag ingen delsida för arkivet på webbplatsen för Länsstyrelsen Östergötland? Vad har du för teorier och åsikter om detta? Finns det vinster med att tillgänglig- göra arkivmaterial från Länsstyrelsen Östergötland online? T.ex. diarium, arkivförteckningar, arkivbeskrivningar, enskilda handlingar. Om ja, vilka är de? Finns det behov av att lägga ut mer? Finns det risker och problem i detta fall, och vilka är de?!t-säkerhet? Vem tror du använder arkivmaterial online, i vilket syfte? Vilka förbättringar kan göras? Undersökningen är inriktad på myndighetens webbplats innehåll snarare än på grafik och design, och materialet undersöks utifrån mängd, 43

4 Therese Davidsson tillgänglighet och presentation. 6 Mycket av den praktiskt tekniska diskussionen (olika system och program) har fått lämna utrymme åt en mer teoretisk beskrivning av i sammanhanget relevanta lagar, och en diskussion om behovet av att skydda personuppgifter mot otillåten åtkomst, och hur myndigheten resonerat kring webbpubliceringen av sitt arkivmaterial. Forskningsläge Litteraturen om tillgängliggörande online avgränsas till svenska förhållanden och består till stor del av artiklar i digital form. Det har publicerats en hel del material kring ämnet, t.ex. studentuppsatser (från såväl B-, C- och D-nivå) och statliga rapporter. Uppsatser om tillgängliggörande av arkivmaterial på webbsidor har t ex producerats av studenter inom Arkiv- och informationsvetenskap på Mittuniversitetet. I Rolf Boströms uppsats Hur kommunerna i Västerbottens och Västernorrlands län presenterar arkivinformation på Internet diskuteras arkivmaterial i några utvalda kommuner. Ann Charlotte Karlsson har i uppsatsen Arkivarien och 24-timmars-myndigheten 7 tagit upp hur arkivarier från olika typer av myndigheter ser på sin delaktighet i 24-timmarsmyndigheten och dess mål att tillhandahålla samhällsservice åt medborgarna. I Eija Österbergs uppsats Väl fungerande ärendehantering inom myndigheten - Myt eller verklighet? 8 har jag fått en hel del uppslag till diskussionen om de lagar, regler och förordningar som spelar roll i sammanhanget. I detta sammanhang har jag även hittat många tillämpliga avsnitt i SIPUs Aktuell arkivrätt- Fo"ifattningar i urvaf9, även om fokus i nämnda text inte begränsar sig till webbpublicerat material. Från Juridiska Institutionen vid Göteborgs Universitet kommer Karin Leidzens uppsats Offentlighetsprincipen, demokratin och den kommunala verksamheten 10 Den sistnämnda texten har utgångspunkt i vilka problem som uppstår då en verksamhet läggs ut i privat regi, vilka dock inte var föremål för min undersökning. Det finns ett fåtal uppsatser kopplade till länsstyrelser, t.ex. en uppsats om körkortsansökan från Blekinge Tekniska Högskola, och en uppsats om digitalt planarkivvid Luleå Tekniska Universitet. De ligger dock i periferin för mitt ämnesområde och behandlar inte mina specifika frågor. Ett antal statliga rapporter från Statskontoret, 24-timmarsdelegationen, VERVA och Statens kvalitets- och kompetensråd har använts. statskontorets granskning av offentliga webbplatser har sina utgångspunkter i huvudgrupperna e-tjänster, verksamhetsinformation, e-demokrati och språk. Här undersöks bl.a. om man kan hitta diarium och arkivmaterial (rapporter, dokument eller protokoll) på organisationens webbplats. 11 I övrigt handlar de statliga rapporterna bl a om e-tjänster och besökare på offentliga webbplatser, offentlig förvaltning, vägledning vid webb-publicering, elektroniska diarier m m, vilket harvarit till nytta i diskussionen om tillgängliggörande av arkivmaterial hos myndigheter. Övergripande faktorer som har betydelse vid tillgängliggörandet av arkivmaterial online Lagar, förordningar och bestämmelser Allmänhetens rätt till insyn i myndigheternas verksamhet regleras i tryckfrihetsförordningen. TF avser framför allt att garantera offentlighetsprincipen, 12 som är viktig för vårt demokratiska statsskick. Medborgare och massmedia ska genom denna garanteras en omfattande rätt till insyn i det allmännas verksamhet. Öppenhet och insyn ska öka effektiviteten och rättssäkerheten, och minska risken för korruption och maktmissbruk. 13 Myndigheternas arkivhantering regleras i arkivlagen. Dessa bestämmelser gäller för såväl statliga myndigheter som kommuner och landsting. Arkivlagen och arkivförordningen styr genom bestämmelserna om arkivvård hur myndigheter ska tillämpa TF och sekretesslagen. I arkivlagen regleras bl.a. att myndigheternas arkiv ska tillgodose 44

5 Tillgängliggörande av arkivmaterial pd Internet rätten att ta del av offentliga handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning, och forskningens behov. 14 I sekretesslagen anges undantag från offentlighetsprincipen.15 Lagen ger bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet, och begränsningar och förbud kring utlämnande av allmänna handlingar. Några tillämpliga avsnitt i detta sammanhang är skyddet för enskilds personliga förhållanden, t.ex. villkor kring körkortstillstånd, lämplighet att ha körkort, myndigheters tillstånd, tillsyn och stödverksamhet, sekretess med hänsyn till skyddet för enskilds förhållanden av såväl personlig som ekonomisk natur och tillhandahållande av register för ADB. 16 Här finns även regler om diarieföring av allmänna handlingar, som ska garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. Informationen i diarierna omfattas också av lagens regler om sekretess, och sekretessbedömning av uppgifter i ett diarium ska ske på samma sätt som vid andra typer av handlingar. sekretessen omfattar bara enskilda uppgifter, inte själva handlingen. Om en handling innehåller vissa sekretessbelagda uppgifter ska de delar som inte är hemliga göras tillgängliga för allmänheten. 17 I sekretessförordningen finns t.ex. föreskrifter om utredning av jordbruk, djurskydd, civilt försvar och näringslivet 18, vilka är ansvarsområden för Länsstyrelsen. Myndigheten utreder t. ex. fall kring vanvård av djur, och förvarar bl.a. känsligt material kopplat till domar inom detta område. Myndigheten har även känslig information om fridlysta växter som måste skyddas. Människor ska enligt personuppgiftslagen (PuL) skyddas från att deras integritet kränks genom hantering av personuppgifter. Denna bestämmelse omfattar all helt eller delvis automatiserad hantering av personuppgifter. Regleringen omfattar också i vissa fall manuella register. 19 Om inte bestämmelser som avviker från PuL finns i en annan lag eller i en förordning gäller PuL för behandling av personuppgifter på webbplatser och i e-tjänster. 20 Riksarkivet utfårdar regler om framställning och hantering av handlingar hos statliga myndigheter, hur handlingarna ska ordnas, struktureras och förvaras, vad som krävs för gallring o.s:v. 21 I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter hittas t.ex. anvisningar om arkivbildning, arkivredovisning, arkivbeskrivning och arkivförteckning. 22 I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om ADB-upptagningar hittas anvisningar om rutiner för att skydda ADB mot åverkan.23 säkerhetsskyddslagen informerar bl.a. om informationssäkerhet vid ADB. 24 I Brottsbalken konstateras bl.a. att olovlig tillgång till ADB leder till dataintrång. 25 Förvaltningslagen avser att värna om medborgarnas rättssäkerhet i kontakterna med förvaltningsmyndigheterna, och förbättra myndigheternas service gentemot allmänheten. 26 Inom detta område uppmärksammas här särskilt tryckfriheten och offentlighetsprincipen, hantering och diarieföring av allmänna handlingar hos myndigheter, sekretess och hantering av personuppgifter, informations- och rättssäkerhet, och offentlig service gentemot medborgarna via Internet. Användarna och tilliten En grundförutsättning för att det ska vara meningsfullt för myndigheter att lägga ner tid, pengar och möda på onlinepublicering av sitt material är att användarna kan hitta materialet, att användarna litar på informationen, och att säkerheten vid denna process är tillfredsställande. Enligt Statskontoret måste utvecklingen av e-tjänster utgå från användarna och deras upplevda nytta. Även om en tjänst är väl utformad kommer inte användarna att använda den om de hittar bättre sätt att kontakta den offentliga sektorn eller tillgodose sina behovy Statskontoret har kartlagt vad användarna faktiskt efterfrågar. Främst efterfrågas möjligheten att kunna följa sitt eget ärende, men användarna vill även ha mer detaljerad och uttömmande information på webbplatserna. 45

6 Therese Davidsson Dessutom efterfrågar man att den offentliga sektorns webbplatser ska ha information som är lätt att hitta och förstå även för personer som inte har någon större kännedom om hur förvaltningen är organiserad. 28 Samhällsfunktioner som t.ex. folkbokföring liksom andra infrastrukturellauppgifter måste fungera på lång sikt. Rättssäkerheten och välfärden för den enskilde förutsätter att rättsgrundande uppgifter bevaras säkert, med ett tidsmässigt minimikrav på en mänsklig livstid. Medborgarnas inflytande på och insyn i myndigheternas verksamhet garanteras genom allmänna, offentliga handlingar. 29 Den offentliga förvaltningen har ett offentligt ansvar och finansiering, och är därför en tjänsteproducent. Såväl privatpersoner som företag måste kunna lita på den information och de besked de får från en förvaltningsenhet, t.ex. genom dess webbsidor. Användaren ska kunna förvänta sig att bli behandlad rättvist och med respekt av förvaltningen. lo Förvaltningens offentliga informationsregister måste kunna sydda sin information från såväl förvanskning som obehörigt utnyttjande. 31 E-tjänster från offentliga aktörer kräver lösningar för elektronisk identifiering och underskrift. 32 Den offentliga förvaltningen ska i framtiden förses med ingångar som förenklar och effektiviserar kontakten med förvaltningen för privatpersoner och företag. Privatpersonernas och företagens behov, livs- och affärssituationer ska ligga till grund för informations- och tjänstestrukturen. Användarna ska få lättare att bli välinformerade genom denna struktur, som också ska öka förtroendet för förvaltningen. Samtidigt ska strukturen gynna skapandet av en effektiv och rättssäker förvaltning. Den elektroniska förvaltningen ska fungera som ett medel för att förbättra såväl servicen till privatpersoner och företag, och gynna kvalitet och kostnadseffektivitet hos den offentliga förvaltningen. 33 Enligt Statskontoret behöver frågor om säker elektronisk kommunikation och elektroniska signaturer lösas för att de elektroniska handläggnings- och rapporteringsrutinerna i förvaltning och näringsliv ska anses ha samma rättssäkerhet m.m. som traditionella rutiner. Om de nya elektroniska kommunikationsmöjligheterna ska anses säkra kräver detta ökad precision och överensstämmelse mellan de system och programfunktioner som ska sköta informationsutbytet, och i den specifika informationen. Detta gäller inte minst rutinerna kring blanketter. 34 Undersökning Denna undersökning av Länsstyrelsen Östergötland är uppdelad i två delar. Den inledande delen granskar specifika detaljer i materialet på myndighetens webbplats. I den senare delen presenteras intervjusvar från personer på myndigheten som i sitt arbete har en nära koppling till olika faktorer inom detta område. Tillgängliggörande av arki~aterial på Internet hos Länsstyrelsen Ostergötland Det som alstrar handlingar hos Länsstyrelsen Östergötland är arbetet med att utföra regeringens uppdrag på länsnivå. Man har i uppgift att styra naturvård och miljöskydd, social omvårdnad, kommunikationer, livsmedelskontroll, djurskydd och allmänna veterinära frågor, lantbruk, fiske, jämställdhet mellan könen, kulturmiljö, regional utveckling, samhällsplanering, körkortsfrågor, civilförsvar och räddningstjänst m m. 35 Det finns gemensamma internadministrativa funktioner för att de olika enheterna ska kunna sköta sina uppgifter smidigt. Hos Länsstyrelsen Östergötland ligger arkivet organisatoriskt sett under Service, som är en del av de internadministrativa funktionerna. Denna undersökning syftar till att gå igenom ett antal punkter för att få fram en bild av det tillgängliggjorda arkivmaterialet hos Länsstyrelsen Östergötland. För att få en schematisk överblick över frågorna i denna analys, se figur l. Alla Sveriges länsstyrelsers hemsidor hittas på adressen l

7 Tillgängliggörande av arkiv111aterial på Internet l STYRELSE linternadministrativa ~ VERKSLEDNING funktioner Landshövding Länsråd l H l l l l Integrations- och Lantbruks- Miljöskydds- Regionaljämställdhets- enheten enheten ekonomiska en heten en heten Verksledningens stab l Miljöprövningsdelegationen l Sociala enheten l Kultur- och Läns- Naturvå rdssamhällsbyggnads- veterinä r- enheten enheten enheten Fig;ur 2 : Organisationsschema Länsstyrelsen Östergötland. Rättsenhet en Trafikenheten Mi@B JNI HiH!i'FI%6Nfi"M'i% 5 $ 1 Miihi!* lj'ifo!.oo:toor "'llillill...,..~- ~ - 0 ~ 11l \il0 101t1 llct itj o -- jamft6lol>eto ll..,.ln.,.. ~l LlontllynloenOot oro~.flrl'riut to<...,.w IJI ~Linko_. ltcui'lldubtlor. JuM~ llr Pfltl't bldoicor titt n.t. ~IIAII!olyrolnn OotoroOII...,.W. foroil:l lfioioorn..-o..,.dou~ifntidon h["p &Idwto~h-od'l ftodoor. [ld01 M-2n Ulkommon tlll Llnoolyrolo o 11 ll otortllfolld. ovk.,.nloumt.lt4on, I ' 'IIOII, bt..,fuod'lboooi<. H"flM' le"tpdtrt 1 - ~lo h ifl:o k_..-', Jon tlll ll oto kwloo10o r ''''"' '""'booo..sii"obuik ~t~~f&rk-.fo..n.oo...soi """""'~~- ~ o <tr o ru.. n<....t..lriolo htnno..-.,..,, T,. projtkfr&n110n1<0cmno, -.. -Mid'lolcru,.;, -..to od'ikond.ol&r.s.ta pl.. bu61c i O.W't(ldand. nkton on rmjon ~.....,,,.,..ouno<onodldonpgiob 10o1.. r~n z~., l'ntjokt.ntko orltof&r.u fr6mjo h,_.lenuowol SE:.;~~Ef! a~ l r::;.~~ rm - wmu...,...,_ 'nammootcxttm 1"' cd-!innner zooz.q,., ~l J ~ ~H O ) ' ' ~... O,.. d y y '( Fig;ur 3: Skärmdump Länsstyrelsen Östergiitland. ARKIY, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I 47

8 Therese Davidsson Vad för typ av arkivmaterial finns online på myndighetens webbsida? På Länsstyrelsen Östergötlands webbplats, l finns till vänster i bild en meny. Här kan medborgarna leta sig fram bland länkarna Bidrag, Blanketter, Diarium, GIS!Kartor, Lediga jobb, Pressrum, Publikationer och Tillstånd. Under länken Blanketter 36 hittar man både regionala och för alla länsstyrelser gemensamma elektroniska blanketter, t.ex. om kameraövervakning, körkort, naturvård, sociala frågor, stiftelser m.m. Under länken Diarium 37 kan man efter inloggning ta del av informationen kring de olika ärendena. Man behöver lösenord för att logga in om man ska ha möjlighet att kunna ta del av informationen, och på webbplatsen hänvisar man i detta sammanhang till PUL. För att få tillgång till mer detaljerade uppgifter om informationen i diariet, genom ett eget login, måste man fylla i ett digitalt formulär. Detta finns online i anslutning till texten, och tillhandahålls av Länsstyrelsen i Västra Götalands län 38 och ger tillgång till den större merparten av alla länsstyrelsers diarier. Hos Länsstyrelsen Östergötland kan man läsa att media m. fl. kan få tillgång tilllänsstyrelsens dagliga diarielista. Samtliga ärenden fr.o.m är sökbara, oavsett var i organisationen ärendet registrerats. Här finns information om att databasen uppdateras varje timma, och att man kan hämta information om ärenden genom egna sökningar. På diarielistan finns t.ex. information om diarienummer, ärendemening och handläggarens och avsändarens namn. Dock går det inte att läsa varje enskilt dokument på myndighetens webbplats. För information om ett enskilt ärende ombeds man kontakta ansvarig handläggare. 39 Då jag loggat in i diarieprogrammet visas en meny med 'Sök ärende' som första länk. Här kan man fylla i information om diarienummer, man kan välja enhet, man kan själv skriva i ärendemening, man väljer datum-intervall för såväl inkommet datum som beslutsdatum, man kan fylla i avsändare, man kan välja om man bara ska ha med de öppna eller även de avslutade ärendena, och om resultatet ska sorteras efter diarienummer eller enhet, stigande eller fallande, max antal poster/sida, och max antal poster/sökning. Klickar man på diarienumret får man även upp uppgifter om avsändare (namn, organisation), en mycket kort beskrivning av respektive handling, vilken åtgärdstyp som följer, och när varje handling inkom och utgick. De specifika handlingarna går inte att läsa här, precis som det anges i informationen från länsstyrelsen. J ag gör en sökning på alla typer av ärenden, såväl öppna som avslutade för tiden I januari till 3 I december 2003, och får då 750 träffar. Då jag sedan väljer enbart öppna ärenden finns här I 5 träffar från Längre ner i menyn finns 'Dagens nya ärenden (utom körkort)'. Sökningen, som ger 50 träffar för , tar dock med tillstånd för buss- och godstrafik. 'Dagens nya körkortsärenden' ger I 8 träffar för , 'Dagens beslutade ärenden (utom körkort)'ger inga träffar för Jag märker att datumet verkar släpa efter på något sätt, och funderar på om det beror på att sökningen görs under en lördag. Att den sistnämnda sökningen blev utan träffar säger kanske egentligen inte så mycket, då sökningen utförs , men å andra sidan verkar det konstigt att det inte finns några träffar under 'Dagens nya ärenden (utom körkort)' för , då 'Dagens nya körkortsärenden' visar I8 stycken för Går man in i de enskilda handlingarnas datum blir det ännu mer förvirrande, då de handlingar som kommer upp för en viss dag inte behöver vara vare sig inkomna eller fått beslut fattade under den aktuella dagen, även om det dock ofta är så. Under 'Tidigare inkomna ärenden (utom körkort)' ligger de senaste fem dagarna i varsin länk. Under 'Dagens nya ärenden' kan man bl.a. se uppgifter om körkortsingripanden och domar (dock inte domen i sig), och vem det rör (avsändare), vilket känns lite osäkert om PuLverkligen tillåter. Enligt Statskontoret bör samma databas användas för såväl internt som externt bruk, vilket leder till att diariesystemet måste kunna anonymisera informa- ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I

9 Tillgängliggårande av arkivmaterial pd Internet tian genom någon form av markering av känsliga poster och fält. Vårt att notera är att det är enskilda uppgifter, inte hela diarieposter som ska döljas. Informationen som läggs ut online får inte innehålla personuppgifter som direkt pekar ut den enskilde, t.ex. namn, person- eller samordningsnummer. Namn kan möjligen få publiceras om inte övriga uppgifter om den registrerade inte är känsliga eller tar upp lagöverträdelser (PuL), och om det inte verkar troligt att det finns risk att den personliga integriteten kränks hos den registrerade genom överföringen. 40 Visserligen krävdes det en inloggning för att komma hit i min sökning, men det var inte så svårt att få behörighet och dessa känsliga uppgifter lär vara tillgängliga för alla med inloggningsmöjlighet. Frågan om skyddet för personuppgifterna är inte oproblematisk. Myndigheterna lämnas lite åt sitt öde här, då statskontoret menar att hur anonymisering ska lösas rent praktiskt är upp till varje enskild myndighet att ordna. 41 Ämnesområden kopplade till VERV A som myndigheten bör överväga vid publicering av diariet på webbplatsen är t ex hur sekretessbelagd information ska döljas vid webbpublicering, i vilken utsträckning information om handläggare bör finnas i diariet, hur länge informationen i diariet ska vara tillgänglig, hur informationen och sökmöjligheterna i diariet ska utformas så att de blir begripliga för utomstående utan att hindra myndighetens interna arbete och hur databaserna med diariet bör hanteras vid övergången till ett webbpublicerat diariumy Detta är nog frågeställningar som de flesta organisationer med webbpublicerade diarier skulle behöva se över med jämna mellanrum. I vänstermenyn finns en länk som leder till delsidan för GIS (Geografiska Informationssystem) med kartor som producerats av myndigheten. Länsstyrelsen Östergötland konstaterar själv att en stor del av informationen som länsstyrelsen hanterar har en geografisk anknytning till en plats eller ett område. Användningen av GIS är därför viktigt som stöd i myndighetens dagliga arbete. Tjänsten Sveriges Länskartor är en tjänst i detta sammanhang som är öppen för allmänheten, med information om bl. a. terrängkartor, skyddad natur, och kommun- och tätortsbeskrivningar. 43 Dessa dokument har inte via webbsidan någon tydlig koppling till myndighetens arkiv i stort. Jag tycker dock att handlingarna måste sägas utgöra en del av arkivmaterialet, och det faktum att handlingarna är digitala spelar ingen roll här. Via vänstermenyns länk Pressrum kan man ta sig till Nyhetsar kiv. 44 Här finns nyhetsnotiser från verksledningens stab/informationsavdelningen. Några arkivhandlingar före 2003 verkar inte finnas här. Det finns vare sig arkivbeskrivning, arkivbildningsplan eller några arkivförteckningar online, och inte heller några uppgifter om varför inte. Enskilda handlingar finns dock publicerade, då man via vänstermenyn kan komma till Publikationer45. Här finns rapporter som går bra att hämta hem utan inloggning eller lösenord i PDF -format, t.ex. inom områdena älgvård, narkotikainissbruk, Iniljöövervakning m m. Detta verkar följa mönstret från andra myndigheter. Enligt Statens Kvalitetsoch Kompetensråd webbpublicerar myndigheter rapporter och andra dokument som kan ses som produkter av deras verksalnhet i elektronisk form. Informationen handlar ofta om sådant som rör myndigheten själv, t ex årsredovisning, regleringsbrevmm.46 På myndighetens webbplats finns alltså länkar till t ex blanketter, diarium, kartor, publikationer och olika tillstånd. Användare som vill söka i myndighetens databaser måste ansöka om lösenord för att kunna logga in i diarieprogrammet, då man sekretessbelagt personrelaterade uppgifter. Här finns information med geografisk anknytning, men ingen specifik arkivsida. Syfte och målsättning med webbpublikationer hos Länsstyrelsen Östergötland J ag har valt att intervjua några personer vid Länsstyrelsen Östergötland, då jag anser att deras arbetsuppgifter åtininstone delvis rör sig kring myndighetens arkivmaterial, kopplat till faktisk ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I 49

10 The,rise Davidsson eller tänkbar publicering av detta material. Jenny Svensson är arkivföreståndare, Christian Åström är servicechef och arkivansvarig, Birgitta Källsand är huvudregistrator, Stig Norberg är IT-chef, Sofia Albinsson är we b bansvarig och Kristina Andre Lilja är länsassessor Qurist)Y På ett sätt kan respondenterna sägas företräda den myndighet och den specifika enhet de är en del av, men nedanstående svar är dock samtidigt spontana, individuella svar på de frågor som ställts. Intervjuerna genomfördes under maj månad statskontoret konstaterar att ny teknik och litvecklingsverktyg kan gynna framtida utveckling, men här spelar det roll hur väl informationssystemet klarar av att stödja organisationens huvudverksamhet. Det är av stor vikt att ha tydliga verksamhetsmål vid val av teknik och metoder för utveckling och användning av verksamhetens informationssystem. 48 När man vill diskutera tekniska frågor om arkivstruktur, IT-stöd, och arkivformat måste man ha kravbilden och ansvarsfördelningen klar för sig och kartlägga hur de elektroniska rutinerna påverkar verksamheten. Samverkan mellan ansvariga för verksamheten i stort, inklusive arkiv och IT, är nödvändigt här. 49 Enligt Statskontoret bör arbetet med diarium på Internet involvera personal från registratur och arkiv, IT-stöd, presskontakt och verksjuridik. 50 När jag utfört mina intervjuer har respondenterna som är kopplade till ovan nämnda funktioner ofta hänvisat till varandra, och man verkar ha god insyn i varandras arbete. Strategi för webbpublicering hos Länsstyrelsen Östergötland Enligt huvudregistrator Birgitta Källsand är det bara diariet som det finns en strategi för webbpubliceringen. Källsand konstaterar att om man kommer personligen och frågar efter en handling får man vara anonym, medan en login-ansökan till Länsstyrelsen i Västra Götalands län måste innehålla namn. Andra länsstyrelser som lagt ut uppgifter i sina diarier utan att skydda med inloggningsuppgifter har blivit kritiserade av Datainspektionen. Enligt IT-chef Stig Norberg finns det ingen skriven strategi för webbpublicering, men infallsvinkeln är att man kan publicera saker som inte gör skada. Det kostar att lägga ut material online, och det kostar även att hålla systemen uppdaterade. Det krävs ett systematiskt underhåll, då man ska kunna hitta det man letar efter i materialet. Kvalitetsgranskning av materialet måste ske även hos användaren menar Norberg, som påpekar att det för användarna inte får räcka med att bara hänvisa till myndigheten, då viktiga pusselbitar kanske inte ligger online. Detta är personalkrävande, då det är viktigt att materialet ska kunna hittas. Webbansvarige Sofia Albinsson förklarar att strategin för webbpubliceringen är ett decentraliserat ansvar för webbpublicering i enheterna. Detta sker som ett växelspel, genom tips inifrån myndigheten. De olika enheterna är olika vana vid att hantera webbpublikationer konstaterar Albinsson. Via intranätet finns det en allmän informationspolicy som beskriver förhållandet till media. Länsassessor Kristina Andre Lilja konstaterar att informationsenheten är ansvarig för den övergripande strategin kring webbpublicering. Andre Lilja berättar att 24-timmarsmyndigheten har arbetsgrupper som ska genomföra projekt där man bl. a. tar fram blanketter. Varje enhet på Länsstyrelsen Östergötland har dessutom ansvar för sakuppgifter på den externa webbplatsen. Egen delsida för arkivet Huvudregistrator Källsand menar att det inte finns någon delsida för arkivet på webbplatsen på grund av att ingen har tagit tag i frågan ännu. IT-chefN or berg menar att de kostnader som uppkommer när man skannar information till digital form är en förklaring till att arkivet inte har en egen delsida på myndighetens webbsida idag. Att skanna och lägga allt material i en struktur tar mycket arbete konstaterar Norberg. Webbansvarige Albinsson konstaterar att många so

11 Tillgängliggiirande av arkiumate1 ial på Internet län har tagit ett gemensamt beslut för hur vissa tjänster på länsstyrelsernas hemsidor ska se ut, och det är önskvärt med så få avsteg som möjligt från detta. De gemensamma riktlinjerna leder till gemensamma!t-lösningar för länsstyrelserna. Albinsson tillägger dock att lokala tillägg är tillåtna, och ändringar får göras även nationellt. Andre Lilja påpekar att detta inte är en fråga som rättsenheten svarar för, men spekulerar i att man från myndighetens sida kanske inte har sett detta som ett stort bepov. Allmänheten är intresserade av speciella sakfrågor, och den externa sidan har en flik för olika verksamheter där besökare kan leta sig fram. En del förfrågningar om gamla ärenden hamnar dessutom inte hos arkivet, utan går direkt till handläggaren, t.ex. om man har haft kontakt tidigare under handläggningen. Vinster med att tillgängliggöra arkivmaterial (diarium m.m.) online Arkivföreståndare Svensson anser att det vore bra för allmänheten att kunna ta del av vad som finns hos myndigheten. Man kunde härigenom få veta vad som finns hos länsstyrelsen, och vad som finns hos det landsarkiv som tar emot myndighetens handlingar. En arkivbeskrivning över Länsstyrelsen Östergötlands arkivsamlingar finns, men den har inte blivit publicerad vid tiden för denna undersökning, bland annat på grund av tidsbrist. I en tidigare undersökning av Petra Karlsson visar det sig att marknadsföring av arkiv verkar vara något som arkivinstitutioner har i åtanke i den dagliga verksamheten, men ambitionerna tycks falla p.g. av brist på tid och andra resurser. 5 1 Just arkivbeskrivningen ser arkivföreståndare Svensson som det viktigaste materialet att publicera online i första hand. Medborgarna kan genom detta få veta att de hamnar på rätt instans direkt. Visserligen anser Svensson att även NAD (Nationella Arkiv Databasen) på sätt och vis fyller detta syfte, men man får dock inte fram alla sökmöjligheter här menar hon. Svensson anser att arkivförteckningar online kan vara bra för den vane sökaren som vet vad han letar efter, och kanske även för andra. Dock verkar Länsstyrelsen Östergötlands online-diarium inte leda till de frågor som kommer till personalen i arkivet anser Svensson. Arkivföreståndaren konstaterar även att hon sällan är ute på den externa webbplatsen, utan kommer mer i kontakt med arkivet genom intranätet och framför allt genom de fysiska handlingarna. Detta tycks inte vara helt ovanligt. Ann-Charlotte Karlsson menar i en uppsats att arkivarierna i sin vardag sällan besöker den officiella webbplatsen, utan det är de väl utvecklade intranäten som i första hand används av de anställda. 5 2 Huvudregistrator Källsand konstaterar att det idag inte finns någon koppling i diariesystemet mellan diariet och själva ärendet, inklusive de enskilda handlingarna. Det nya ärendehanteringssystemet som Länsstyrelsen Östergötland har för avsikt att ta i bruk så snart det är möjligt, har det sambandet. I inledningsskedet gäller detta främst för bl a stiftelser, väktare och trafiktillstånd. Källsand berättar att innan diariet fanns online fick registratorerna faxa diarielistor till pressen. Förr hade man också mycket ofta besök av journalister som skulle läsa i diariet, vilket tog mycket tid för registratorerna som fick sitta bredvid och lotsa journalisterna rätt. Nu hamnar användarna istället hos rätt handläggare på en gång och slipper kopplas runt när de ringer och frågar om något. IT-chefNorberg skulle vilja få det gamla vattenarkivet publicerat online. Detta material håller på att digitaliseras i samarbete med Lantmäteriet. Skalet till detta system görs just nu, och en publicering av detta material är på väg. Norberg menar att det vore idealiskt med en gemensam struktur för alla länsstyrelser, då medborgaren genom detta slipper lära sig flera strukturer. Dessutom menar han att om man lägger ut arkivmaterial på nätet slipper materialet det slitage som personliga besök ofrånkomligen leder till. I en uppsats av Johan Luyckx konstaterar Peter Brophy att en negativ konsekvens som följer ur alla typer av tryckta resurser är att de endast kan användas 5 I

12 Thedse Davidsson seriellt av en användare åt gången. Dessutom slits material ut om det används flitigt. 53 Just p.g. av att det fysiska materialet nöts ner tror IT-chefNorberg att det mesta materialet kommer att bli digitalt över tid. Riksarkivet kommer att få utarbeta standarder för detta, men XML-formatet fungerar bra här anser Norberg. XML (Extensive Markup Language) är en standard eller regelverk för att skapa märkspråk eller metaspråk. Andreasson et al konstaterar i sin uppsats att innehållet får sammanhang och struktur genom att märkas upp. Detta gör det bl.a. möjligt för program att hitta rätt. XML är den minsta gemensamma nämnaren som knyter ihop system som tidigare inte gått att samköra.h Ria Larsson menar i en uppsats att ett väl fungerande informationsutbyte mellan olika enheter som använder sig av olika system kräver att formatet kan hanteras i olika tekniska miljöer, utan att riskera förlust av information eller funktioner. Samma tekniska krav gäller som vid långtidslagring, vilket gör att ett gemensamt format förespråkas för att hantera både utbyte och lagring av information, nämligen XML. 55 IT-chefNorberg konstaterar attpdf-a-formatet är godkänt av Riksarkivet. Myndigheter gör en mycket stor andel av sin elektroniska publicering av material i formatet PDF. Flera av dem publicerar dessutom en del material i format som t ex HTML, MS W ord och MS Excel.5 6 Norberg inser att elektronisk standardisering kommer att ta tid, vilket leder till att man får prioritera det som eftersöks mest, och som tar mest tid för personalen att hjälpa användaren att hitta. Internt skulle miljöskyddsärenden m.m. kunna följas online vid publicering av mer material menar Norberg. Servicechef Åström konstaterar att om man publicerar arkivmaterial online får allmänheten kunskap om var man kan finna materialet. Om möjligt är publicering av enskilda handlingar bra anser Åström. Webbansvarige Albinsson är för alla typer av tillgängliggörande av material, utom för hemliga uppgifter. Det innebär en hel del jobb att få ut allt och det blir dyrt, vilket gör att en databaslösning kanske kan behövas konstaterar hon. Författningssamlingar skulle gärna få samlas ihop länsvis online, men det vore en satsning utöver det vanliga, och enligt Albinsson kräver sådant att det finns eldsjälar. Länsassessor Andre Lilja konstaterar att registeruppgifter om ärenden kan läsas online av journalister, något som kräver inloggning. Rent allmänt anser Andre Lilja att handlingar som inte innehåller känsliga uppgifter eller personuppgifter kan publiceras på nätet. Risker och problem med att tillgängliggöra arkivmaterial online Huvudregistrator Källsand menar att ett övergripande problem är att få tillstånd till den elektroniska publiceringen. Dessutom uppstår problem med att systemen blir gamla. Någon måste lägga över informationen på nya medier med jämna mellanrum, vilket leder till att man tappar lite information varje gång. Även J ohanna Nilsson konstaterar i en uppsats att information på nätet åldras snabbt, liksom den metainformation om resurserna som finns, då dokument ständigt tillkommer, ändrar innehåll, raderas och flyttas. 5 7 Huvudregistrator Källsand menar att ett annat problem är att inget kan avställas i diariet då det ligger i en öppen databas och fordrar lokal säkerhetskopiering. Med det nya ärendehanteringssystemet ska detta skötas centralt från Stockholm konstaterar Källsand. Det finns även problem med att göra materialet digitalt. När man har förändringar på gång leder detta till ett nytt sätt att arbeta på. Man hade manuella diarier på myndigheten före 1988, och när man sedan gick över till elektroniskt diarium var handläggare på området skeptiska över tillförlitligheten i och överblicken över det nya systemet. Det fanns en rädsla att man skulle tappa ärenden när man inte längre kunde se det fysiska diariet annat än om man skrev ut det på papper. Källsand väntar sig att det kan bli liknande reakt-

13 Tillgängliggö'rande av m kivmaterial på Internet ioner igen med införandet av Platina, men konstaterar även att folk brukar vänja sig fort. Man måste se till att allting finns elektroniskt, vilket bl. a. inkluderar praktiska problem med skanning och elektroniska ansökningar. Arkivlagen hänger inte riktigt med i utvecklingen anser Källsand, då hanteringen kring det elektroniska diariet ändras hela tiden. Reglerna känns lite luddiga just nu tycker hon, eftersom alla avvaktar och ingen vet riktigt hur saker ska ske än. Johan Luyckx menar i sin uppsats att några nackdelar med elektroniskt material just är att det inte finns några vedertagna bestämmelser om hur man ska arkivera och bevara elektroniskt material, och att kvaliteten och tillförlitligheten på informationsresursen är ofta osäker eller okänd. 5 8 Enligt IT-chefNorberg är detviktigt att användaren måste förstå vad det är för kvalitet på informationen från myndigheten. Användaren ska inte övertolka materialet, utan måste som mottagare kontrollera att det inte saknas någon information online hos länsstyrelsen om man ska fatta beslut, t.ex. vid utgrävningar av fornminnen. Det kan finnas risk för en övertro på auktoriteten hos materialet enligt Norberg. Sakkunskapen finns i detta läge hos personalen på myndigheten, och det är viktigt att formella klartecken inte fattas av amatörer vid beslut. Om en del information finns online kan man i dialogen med myndigheten istället prata om det som inte finns online menar Norberg. Att man inte enbart klarar sig med material online menar även Ann-Sofie Lövqvist, som i sin uppsats konstaterar att personalen får kompensera bristerna på förkunskap och komplettera sökhjälpmedlens uppgifter, vilket betyder att dessa personer har stor betydelse för användarvänligheten. 59 Servicechef Åström konstaterar att ett problem vid tillgängliggörandet är att material måste sållas, då man ju inte får lägga ut hemliga uppgifter. Samtidigt konstaterar Åström att merparten av myndighetens material är allmänna och offentliga handlingar. W ebbansvarige Albinsson ser problem och risker med publicering av det material som inte borde vara offentligt. sekretessen kräver att man ser över från fall till fall så att information inte faller i fel händer, vilket kräver god!t-säkerhet. Albinsson menar att vissa är rädda för att alltför mycket p u blicering av allmänna handlingar ska kunna leda till hot eller utpressning. Albinsson menar dock att denna risk finns oavsett om handlingarna ligger online eller inte. Vill man ha reda på något så får man reda på det ändå menar hon. Länsassessor Andre Lilja konstaterar att en otrolig mängd avslutade ärenden hos myndigheten leder till mycket arbete om man ska offentliggöra materialet online. Det blir mycket arbete med att skanna in materialet, och att göra sekretessprövningar för varje ärende. Några risker med elektroniska blanketter är enligt statskontoret utnyttjandet av uppgifter om personliga förhållanden, som ekonmni och hälsa, för kriminella syften, dåliga teknikval med informationsförlust och kostnader som följd, och att ett utvecklat datorstöd inom offentlig förvaltning skulle kunna leda till en bristande kunskap hos tjänstemännens om regelverk och direktiv med bristande rättssäkerhet som följd. 60 Vem använder arkivmaterial online, och i vilket syfte? Arkivföreståndare Svensson konstaterar att myndighetens arkivmaterial bl.a. används av släktforskare och hembygdsforskare. Användaren kan ha nytta av arkivbeskrivningen för att få veta vilka arkiv som finns, och kan sedan ringa och fråga arkivpersonalen om detaljer kring handlingar. Enligt huvudregistrator Källsand är det främst journalister och forskare som använder diariet, men även gemene man kan kontrollera sina ärenden online för att se hur långt de kommit i handläggningsprocessen.!t-chef Norberg menar att vem användaren är beror på materialet, som mest används till historisk forskning. Arkivmaterialet efterfrågas av olika 53

14 Therese Davidsson typer av exploatörer, t.ex. lantbrukare som har frågor kring den egna gården. Folk som besöker myndigheten vill ofta lösa en konflikt genom att få reda på hur det ligger till med ett specifikt ärende. Enligt servicechef Åström används arkivmaterialet av kulturhistoriskt intresserade personer som vill forska om hembygden eller som har ett annat historiskt intresse. Ofta efterfrågar besökare utdikningsmaterial, som därför kunde vara bra att digitalisera. Användare ställer också ofta frågor om ekonomiska faktorer kring köp av gårdar bakåt i tiden. Enligt Åström är det viktigast att få arkivbeskrivningen online för att hitta i materialet, men även information om vattendomar efterfrågas ofta vid reglering av sjöar i samband med översvämningar, men även information om utdikningsföretag efterfrågas då man undersöker torrläggning av mark. We b bansvarige Albinsson menar att arkivmaterialet används av journalister, media, möjligen även företag som ska lägga anbud och myndigheten själv om man vill kontrollera saker bakåt i tiden. Albinsson tycker att man i princip kan publicera allt material och göra det digitalt och sökbart. Behoven får här ställas mot kostnaderna enligt Albinsson. Länsassessor Andre Lilja konstaterar att journalister efterfrågar materialet. Vid frågor om stiftelser har det hänt att revisorer varit intresserade av att se stadgar eller registreringsbevis, t.ex. vid en granskning. Olika typer av registeruppgifter efterfrågas av allmänheten. Andre Lilja tycker att tillgängliggörande är bra, då varje gång någon tittar på material på Internet i stället för att ringa och fråga en handläggare så minskar belastningen på personalen via telefon. Grundfunktionerna i den nya plattformen för e-handläggning kommer att underlätta arbetet, men att ta fram en gemensam struktur tar tid. Att utföra arbetet i samarbete med de andra länsstyrelserna tar tid, men det måste göras tillsammans menar Andre Lilja. Vtlka förbättringar kan göras i detta sammanhang? Huvudregistrator Källsand efterlyser en lag som säger att man kan lägga ut material utan lösenord. Hon upplever att då man måste begränsa uppgifterna i diariet kan det leda till att diariet inte säger någonting. Källsand konstaterar dock att känsliga uppgifter, t.ex. om indragna körkort, kan bli ett problem om all information läggs ut på nätet utan sekretess. Ett problemområde som Källsand funderar över i detta sammanhang är var man ska dra gränsen i kopplingen mellan ärenden och handlingar. IT-chefNorbergvill se standardiserad information genom metainformation och standardiserade format. Han konstaterar att resurser och mankraft behövs, liksom en prioriteringslista som sedan utförs systematiskt. Idag drivs tillgängliggörandet av eldsjälar, och Norberg menar att det kanske blir lite slump ibland vad som prioriteras. Kopplingar mellan länsstyrelserna, Lantmäteriet och kommunerna finns redan till viss del. Norberg ser om tillgången ska vara gratis eller inte som en principiell fråga. Norberg konstaterar att det finns både fysiskt och elektroniskt material idag, och han undrar när vi ska släppa det fysiska. Det kommer en dag när vi bara producerar elektroniska dokument anser Norberg, men han poängterar att Riksarkivet och regeringen måste bestämma. Digitalisering av dokument är en jättelik investering konstaterar Norberg. Materialet kommer troligen att bli enbart elektroniskt från en viss tidpunkt, men inte bakåt i tiden med skanning av alla gamla dokument. Det är svårt att hitta i stora databaser, och behovet av metadata för hanterbarheten är därför stort menar Norberg. Servicechef Åström bedömer att om ca 8-10 år kommer troligen mycket av materialet att vara digitalt och arkiveras digitalt. Om denna tidsram är optimistisk eller inte får framtiden utvisa. Enligt Hanna Holmedals uppsats, som hänvisar till John Feather, ska man dock inte "tro att övergången till elektroniska källor går snabbare eller är mer universell än vad den egentligen är." 61 W ebbansvarige Albinsson tycker att Informationsavdelningen skulle kunna jobba mer tillsammans med arkivpersonal en, t. ex. för att se vad för materi- 54 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING :1

15 Tillgå'ngliggömnde av a1 kivmaterial på Internet al som efterfrågas mest. Ett sätt att åstadkomma detta är den aktuella satsningen att varje enhet på myndigheten ska ha minst en webbskribent. Dessa skribenter får gå en kurs i bl. a. bildhantering, PuL och upphovsrätt. En genomgång av enheternas enskilda sidor ska därför ske hösten 2007 konstaterar Albinsson. Länsassessor Andre Lilja menar att vi är inne i en process som rullar på när det gäller att tillgängliggöra material online. Att tillhandahålla mer uppgifter kring stiftelsernas gamla stadgar elektroniskt är en fråga som bör prioriteras enligtandre Lilja. Sammanfattning Vid tillgängliggörande av arkivmaterial online finns det en hel del lagar och regler som spelar in. Några av de viktigaste är arkivlagen, sekretesslagen, personuppgiftslagen och Riksarkivets författningar. Vid tillgängliggörandet av arkivmaterial på en myndighets webbplats är det viktigt att användarna känner tilltro till att materialet skyddas och hanteras på ett rättssäkert sätt. I fallet med Länsstyrelsen Östergötland kan man konstatera det finns en del arkivmaterial ute på Internet redan, t. ex. diariet och olika rapporter från verksamhetens olika enheter. Dessutom finns en del material online som levererats till regionens landsarkiv, genom arkivförteckningar l?.å NAD. Mycket av materialet på Länsstyrelsen Ostergötlands webbplats är ganska färskt, då det mesta är max 4 år gammalt. Det finns även möjligheter att via webbplatsen titta på kartor, läsa pressinformation och hämta hem digitala blanketter. Det finns ingen egen webbplats för arkivet, vilket respondenterna bl.a. anser beror på att ingen tagit tag i frågan, att man följer den gängse normen för landets länsstyrelser och att det kanske går att få sina frågor om arkivmaterialet besvarade på andra sätt. Arkivförteckningar och arkivbeskrivningar finns inte publicerade via webbplatsen ännu, men det planeras att lägga ut en arkivbeskrivning. Det finns många vinster med att publicera arkivmaterial enligt respondenterna, då det bl.a. blir mindre tryck på både handläggare och arkivpersonal, och ett minskat slitage på materialet. Några av riskerna med att tillhandahålla arkivmaterial online är att det kan bli problem med att något som inte borde vara till allmän beskådan kanske ändå kan smita igenom sekretessen. Andra problem är att det tar mycket tid, möda och pengar från myndigheten med att digitalisera materialet. Hur långt tillbaka i tiden man ska göra sig besvär med att skanna materialet är en olöst fråga, liksom när man kan sluta att ta ut nya handlingar på papper och istället börja spara allt nytt elektroniskt. Arkivering av digitalt material är en aktuell och ofta diskuterad fråga just nu, och här efterlyser myndigheten tydligare riktlinjer från Riksarkivet för hur det ska ske praktiskt med avställning av diariet och databaser, och vilka standardiserade format man egentligen ska använda. Ett annat ämne som diskuteras är hur mycket information diariet egentligen ska innehålla. Frågan blir en balansgång mellan att skydda känsliga personuppgifter och att ändå få ett diarium med läsvärd information. Några av användarna av arkivmaterial online anses förutom journalister även vara personer.~ed ett historiskt intresse och/ eller släktforskare. Aven privatpersoner som vill följa gången i ett specifikt ärende via diariet ses som användare. Den allmänna tendensen hos respondenterna är att de är mycket positivt inställda till offentliggörande av arkivmaterial på webbsidan och de flesta vill gärna publicera så mycket av handlingarna online som det bara är möjligt. Då tillgängliggörande online är ett så pass nytt fenomen efterlyser respondenterna tydligare riktlinjer i fråga om lagar, tekniska standarder och riktlinjer för hur man egentligen ska hantera elektroniska dokument vid arkivläggningen. Mina respondenter arbetar med olika frågor inom myndighetens uppdrag och de tillhör olika funktioner. Deras arbetsuppgifter skiljer sig från varandra och leder till att de har lite olika fokus 55

16 Therese Davidsson på hur de ser på webbpublicering av arkivmaterial online och hur de vill prioritera de olika områdena i denna fråga. Arkivföreståndare J enny Svensson har främst fokus på att publicera arkivbeskrivningen. Servicechef Christian Åström håller med om detta, men vill samtidigt även lyfta fram information om vattendomar och utdikningsföretag. Huvudregistrator Birgitta Källsand ser stora tidsvinster för diariepersonalen med att diariet finns online och att användare, särskilt journalister, på detta sätt kan ta del av informationen på egen hand. Källsand blickar samtidigt framåt mot det nya handläggningssystem som man snart ska ta i bruk, där diariet och de enskilda handlingarna ska kopplas ihop bättre. IT-chef Stig Norberg vill bl.a. få det gamla vattenarkivet publicerat, men lyfter även fram diskussionen om standardiserad information, och prioriteringar av tid och resurser. Norberg vill att användaren ska tänka på att man som användare måste vara medveten om att delar av informationen från myndigheten kanske inte ligger publicerad online av olika anledningar. Både webbansvarig Sofia Albinsson och länsassessor Kristina Andre Lilja vill gärna publicera så mycket som möjligt av materialet. De konstaterar båda två att myndighetens olika avdelningar har möjlighet att publicera material från sina områden på webbplatsen. slutord När en användare i vanliga fall vill ta del av en handling sker en sekretessprövning vid utlämnandet av handlingar i varje enskilt fall. Men om materialet ligger online blir det svårt att få någon kontroll över vem som tar del av handlingarna. Känsliga uppgifter blir då svåra att skydda. Länsstyrelsen Östergötlands nuvarande diariesystem är på väg att bytas ut mot ett nytt ärendehanteringssystem. Kanske är införandet av detta handläggningssystem ett bra tillfälle att se över hur man kan lösa frågan med att skydda personuppgifter även i den version av diariet som kräver inloggning för användare utanför myndigheten. Kanske kunde myndigheten gynnas av ett mer samlat fokus på dessa frågor med en gemensam policy. Då de olika enheterna ansvarar för sitt eget område på myndighetens webbplats kunde det kanske vara bra med en övergripande myndighetsstrategi för webbpublicering, i syfte att motverka alltför stora skillnader mellan de olika funktionernas tillgängliggörande av arkivmaterial. Det verkar även lämpligt att ta tag i publiceringen av arkivbeskrivningen, vilket man ligger i startgroparna med. En samlande sida för olika typer av arkivmaterial skulle också kunna lägga mer fokus på den uppsjö av viktiga dokument som myndigheten producerat, och som man vill bevara för framtida bruk. Den elektroniska informationen i form av olika ärenden och rapporter hos Länsstyrelsen Östergötland verkar från myndighetens håll delvis inte riktigt ses som arkivhandlingar. Detta kanske kan bero på en eventuell underförstådd inställning att det som finns i arkivet är avställt material som knappast används. Det blir möjligen en slags uppdelning i "archives" med gamla, avslutade dokument å ena sidan, och "records" med aktuella dokument å den andra sidan. De elektroniska ärendena är öppna och används i den aktuella handläggningen. Ansvaret för "records" skulle i sådana fall kunna sägas hamna på handläggarna snarare än hos arkivpersonalen. Detta skulle kunna vara värt en vidare undersökning. En undersökning kring vad andra länsstyrelser har valt att publicera online ur sitt arkivmaterial kunde vara en intressant och tämligen omfattande uppgift för framtida studier. Ett annat undersökningsområde vore t. ex. att utifrån respondenternas svar göra en undersökning kring hur webbplatsen faktiskt används, vilka kategorier av användare man har, och vilken information som efterfrågas.

17 Tillgå'ngliggö'rande av arkivmaterial på Inte1-net Noter r Pugh, Mary Jo: Providing Reference Services for Archives and Manuscripts, The Society of ArnericanArchivists, Chicago, 1992, s. 9 2 Statskontoret: Diarier på Internet- Vägledning fdrmyndigheter, 2003:r, s. 5 3 Bilden av arkiven, Arkiv- och informationsvetenskap vid Mitthögskolan, Rapport nr 4, Mitthögskolan, Härnösand, 2ooo, s Jarrick,Arne &Josephson, Olle: Från tanke till text - En språkhandbok fiir uppsatsskrivande studenter, Studentlitteratur, Lund, 1996, s Karlsson, Ann-Charlotte: Arkivarien och 24- timmarsmyndigheten, Mittuniversitetet VT 2005, s. 4 6 Boström, Rolf: Hur kommunerna i Västerbottens och Västernorrlands län presenterar arkivinformation på Internet, Mitthögskolan, VT 2004, s ~rlsson,a-c: VT Osterberg, Eija: Väl fungerande ärendehantering inom Myndigheten - Myt eller verklighet?, Mitthögskolan, VT SIPU: Aktuell arkivrätt- Fdrfattningar i urval, januari 2003, nr rhoo3, Mariebergs Arkivbyrå, Stockholm, ro Leidzen, Karin: Offentlighetsprincipen, demokratin och den kommunala verksamheten, Handelshögskolan vid Göteborgs universitet, HT 1999 r r Statskontoret: E-tjänster på myndigheternas webbplatser - tendenser och goda exempel, novemb.~r 2003, 2004:7, s Osterberg: VT 2003, s. 6. r3 Leidzen: HT 1999, s Österberg, VT 2003, s Ibid.:s.7. r6 SIPU: nr rhoo3, s. 2 r, 2 3, 26, 28, p, Statskontoret: 2003:1, S r8 SIPU: nr rhooj, s. ss-s6. 19 Statskontoret: 200J:I, S E-nämnden (o5:o4): Vägledningfdr information som enligt lag ska lämnas på webbplatser, diarienr 2004/'2 7-J, s r Statskontoret: Intelligenta tjänster och elektroniska blanketter, 2ooo:5, s SIPU: nr rhoo3, s. II7-rr8. 23 Ibid.: s. ISI Ibid.: s Ibid.: s Österberg: VT 2003, s Statskontoret: Den offentliga forvaltningen i e samhället - Diskussionsunderlag om en arkitektur fdr en modern nätverksforvaltning, 2 004:2 7, s. 2 r. 28 Statskontoret: Användning och omdiimen- Internetanvändare om den offentliga sektorns webbplatser hösten 2003, 200J:Jo, s Information,fdrvaltning och arkiv- en antologi, Arkiv i Norrland 20, Landsarkivet i Härnösand, Härnösand 2005, s statskontoret: 2004:27, s I Ibid.: s tirnrnarsdelegationen: E-legitimation Jo 1, säkra _ e-tjänster, Lägesrapport februari 2005, s statskontoret: 2004:27, s.!2. 34 statskontoret: 200o:s, s. ss-s L%C3%A4nsstyrelsen, hämtad 2oo7-os-o hämtad / hämtad os / hämtad hämtad os Statskontoret: 2003:1, S.!2-IJ. 41 Ibid.: s VERVA - Verket för Förvaltningsutveckling: Vägledningen 24-timmarswebbplatsen- Effektivare och bättre service på webbplatser i offentlig sektor, 2006:5, s. ro hämtad / e/pressrurn!nyheter/, hämtad hämtad Statens Kvalitets- och Kompetensråd: Elektronisk publicering i statsfo rvaltningen -En lägesrapport byggd på intervjuer juni 2004, s Samtliga respondenter har lämnat sitt godkännande till denna artikel. I de fall där den intervjuade inte har haft så mycket att säga i frågan har vi gått vidare till nästa fråga. I dessa 57

18 The1 ese Davidsson fall väljer jag att inte ha med respondentens svar alls. 48 statskontoret: zooo:s, s Statskontoret: Fo"rstudierapport om framtidens elektroniska arkiv, 2003:67, s Statskontoret: 200J:I, S. II. 5 I Karlsson, P etta: Att marknadsfo"ra ett arkiv - en studie av hur arkivinstitutioner väljer att marknadsfo"ra sig och sin verksamhet, Mitthögskolan VT 200J, s. IS. 52 Karlsson, A-C: 2005, s. I4. 53 Luyckx,Johan: Samlande vs. Tillgängligglirande - En jämforelse mellan två fo"rvärvsmodeller på akademiska bibliotek, Lunds universitet, 2005, s Andreasson, Mathias, Schertell, Mattias, Nielsen, Pia & Ekesrydh, Wynona: Ansiikan om körkortstillstånd via Internet, Blekinge Tekniska Högskola, Karlshamn, VT 2003, s Larsson, Ria: Patientjournaler på Internet- tekniska och juridiska prutsättningar och hinder fo"r en nationell patientportal, Mittuniversitetet, VT 2005, S. II. 56 Statens Kvalitets- och Kompetensråd: juni zoo4, s Nilsson, J ohanna: Informationsså/ening på Internet -att välja verktyg, Lunds universitet, I998, s. I Luyckx: 2005, s. I4. 59 Lövqvist, Ann-Sofie: Användarvänliga arkiv? Hur doktorander i historia upplever arkivforskning, Mittuniversitetet, VT 2005, s. I8. 6o statskontoret: 200o:s, s I Holmedal, Hanna:, Lunds universitet, 2002, s. 2 3

19 LARS WESTERLUND Persondatabaser om krigs- och repressionsoffer Riksarkivet i Finland publicerade i september 2007 tre persondatabaser om omkomna sovjetiska krigsfångar och civilinternerade åren I många länder har arkiv, myndigheter eller privata institutioner under de senaste åren satt ut omfattande persondatabaser om krigs- och repressionsoffer på nätet. Artikeln presenterar de finländska persondatabaserna och belyser även liknande historiska personregister i flera övriga länder. Artikeln utgör veterligen den forsta internationella översikten av detta tema. Omkomna sovjetfångar och civilinternerade (Finland) Regeringen i Finland gav år 2004 Riksarkivet i uppdrag att utforska dödligheten bland sovjetkrigsfångarna, personutlämningarna till tyskarna och de mot sin vilja repatrierade sovjetfångarna åren I Riksarkivets forskningsprojekt kommer att redovisa sina resultat i form av forskningsrapporter i höst. Arbetet med de persondatabaser som använts som hjälpmedel i forskningsarbetet framskred så väl att dessa kunnat publiceras redan efterhand. Sedan ytterligare två smärre persondatabaser publicerats i början av år 2008 är hela uppsättningen som följer: Sovjetiska krigsfångar som dog under Vinterkriget (135 personer) Sovjetiska krigsfångar som dog under fortsättningskriget ( personer) Dö'da i Öst-Karelens uppsamlingsläger ( personer) Döda i civillägret i Miehikkälä (I 3 8 personer) Tyska krigsfångar som dog hösten 1944 ( 44 personer) De publicerade namnuppgifterna täcker tillsammans I personer. Det är möjligt att utföra ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I 59

20 Lars Weste?"lund sökningar på namn, men även ett mycket stort antal kombinationssökningar på basen av dödsläger-, tidpunkt- och orsak samt nationalitet kan företas. Datainnehållet är finskspråkigt, men webbplatsen är försedd med introduktioner och sökanvisningar även på svenska, engelska, tyska och ryska. Webbadressen är: Forskningsprojektet har ytterligare uppgjort persondatabaser med uppgifter om omkring I 3 ooo överlämnade och repatrierade personer. Eftersom den finländska personregisterlagstift-ningen inte tillåter att dessa personuppgifter publiceras på nätet används dessa persondatabaser dock endast i forskningsarbetet. Under sin första månad besöktes de nya persondatabaserna av drygt I 3 ooo användare. Efter åtta månader har webbplatsen besökts av drygt I9 ooo användare. Omkomna i Finlands krig och (Finland) Krigsarkivet i Finland satte år 2000 ut på nätet en persondatabas med uppgifter om de omkring personer som stupade eller i övrigt omkom i vinter- och fortsätt:illngskrigen samt kriget i Lappland mot tyskarna I945 Dess namn är Suomen sodissa menehtyneiden tiedostot (Registren över i Finlands krig I omkomna). Under de sju år persondatabasen funnits tillgänglig på nätet har den besökts av närmare 6oo ooo användare. Datainnehållet är finskspråkigt. Sedan hösten 2007 saknas de svensk- och engelskspråkiga introduktioner persondatabasen tidigare varit försedd med. Detta beror enligt erhållen uppgift på ett byte av server. Avsikten är att återinsätta de svenska och engelska texterna då de datatekniska problemen retts upp. Då Krigsarkivet vid årsskiftet uppgick i Riksarkivet är det därför sedan några månader Riksarkivet som fungerar som persondatabasens upprätthållare. Dess webbadress är: narc.fi/cgi-binldb2www/men.mac/kysely I Sovjetunionen omkomna finländska krigsfångar (Finland) År 2000 uppgjorde en grupp privatpersoner en preliminär persondatabas över de finländska krigsfångar som omkom i Sovjetunionen. Den har namnet Sotavankeudessa kuolleet suomalaiset (Finländare som omkom i krigsfångenskap) och upptar för närvarande I 300 personer. Persondatabasen upprätthölls till en början av rundradiobolaget YLE i Finland, men efter att den kompletterats har Helsingin Suomalainen Klzibi (Finska klubben i Helsingfors) sedan år 2005 verkat som upprätthållarorganisation. Antalet besök är okänt. Persondatabasen är enspråkigt finsk och sökningar kan göras närmast endast på basen av namn. Då måhända några procent av krigsfångarna var svenskspråkiga skulle det också i detta fall vara välkommet med en svenskspråkig introduktion och svenskspråkiga sökanvisningar. Databasen har webbadressen: Krigsdöda i Finland (Finland) Undersökningen om de krigsdöda I9I4-22 vid statsrådets kansli publicerade sin persondatabas på nätet år Den har namnet Vuosina sotaoloissa surmansa saaneiden nimitiedosto (Namnregistret över krigsdöda I9I4-22) och innehåller uppgifter om nästan 40 ooo krigsdödade personer dessa år. Omkring 90 % av dessa miste livet i I9I8 års krig. Övriga grupper utgörs av personer som dödades under första världskriget med början från sommaren I9I4 till och med I9I8 samt i de olika s.k. frändefolkskrigen I 9 I eller andra väpnade konflikter. Datainnehållet är finskspråkigt, men webbplatsen är försedd med introduktioner och sökanvisningar också på svenska och engelska. Adressen är: vesta.narc.fi/cgi-bin/db2www/sotasurmaetusivu/ main?lang=fi Under de fem år persondatabasen funnits tillgänglig på nätet har den besökts av drygt 570 ooo användare. 6o ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I