Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde Innehållsförteckning. Innehåll EKSJÖ KOMMUN

Transkript

1 Ledningsutskottet (32) Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde Innehållsförteckning Innehåll Budgetuppföljning, kvartalsrapport - KLK... 3 Internkontrollplan Internkontroll 2013, åtgärdsförslag... 7 Investeringsbudget KLK, omfördelning... 8 Granskning av kommunens näringslivs- och turismverksamhet... 9 Cykel- och cykelservice som personförmån för kommunens anställda, motion Mobiltelefontäckning, motion Utökad service för digitala tjänster, motion Byte av bank för kommunens pengahantering, motion Inrätta en social investeringsfond, motion Årsredovisning 2013, HKF Budget 2015, verksamhetsplan HKF Konsument Höglandet, verksamhetsberättelse fattade med stöd av delegation Informationsansvaret, rapport Information från Jämställdhetsombudet Regler vid utlåning av matsalar i kommunens regi, kostenheten Kostenheten, information Näringslivsenheten, information Nya skyltar vid infarterna till Eksjö, ansökan om investeringsmedel Ledningsutskottets protokoll Aktuellt från Staben... 32

2 Ledningsutskottet (32) Sammanträde med Ledningsutskottet Plats och tid Förvaltningshuset, kl ande Övriga deltagande Utses att justera Annelie Hägg (C), ordf Diana Laitinen Carlsson (S) Bo Bergvall (S) Håkan Dufva (KD), tjänstgörande ersättare för Sonny Kongseryd (C) Carina Lindström (M), tjänstgörande ersättare för Tomas Erazim (M) Lea Petersson (MP), ej tjänstgörande ersättare Linda Davidsson, sekreterare Per Karlsson, ekonom Anna Ullman, rektor 59 Carola Andersson, IT-strateg Karin Höljfors, ekonomichef Marcus Axelsson, näringslivschef Gun Svensson, kostchef Stefan Elm, kommundirektör Diana Laitinen Carlsson Justeringens plats Förvaltningshuset, Eksjö Paragrafer och tid Underskrifter Sekreterare.. Linda Davidsson Ordförande.. Annelie Hägg.. Diana Laitinen Carlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Ledningsutskottet Förvaringsplats för protokollet Förvaltningshuset Datum för anslags Datum för anslags uppsättande nedtagande Underskrift Linda Davidsson

3 Ledningsutskottet (32) Lu 44 Dnr Budgetuppföljning, kvartalsrapport - KLK Ledningsutskottets beslutar att godkänna lämnad rapport, samt att anmäla densamma i kommunstyrelsen. Efter tre månader har 22 procent av budgetens 53,1 mnkr förbrukats. Prognosen visar ett underskott om tkr där tkr är budgeterat resultatfondsutnyttjande av Campus i12, och 600 tkr budgeterat resultatfondsutnyttjande av Kommunikationsavdelningen för start av Kontaktcenter. Resterande underskott består av: tkr i ökade kostnader av IT 300 tkr tappade intäkter för Kommunikationsavdelningen 600 tkr minskade projektpengar för Näringslivsavdelningen 100 tkr tappade intäkter för Personalavdelningen Sedan årsskiftet har kommundirektören infört en stab som arbetar med frågor som rör kommunledning, övergripande utveckling och administration. Under året har ett arbete, förstudie, påbörjats avseende införande av ett diarie-och ärendehanteringssystem. Systemet beräknas kunna införas under Staben har påbörjat ett arbete tillsammans med beredningarna med att ta fram två fullmäktigeprogram avseende tillväxt och sysselsättning samt trygghet och säkerhet. Följande avvikelser mot budget noteras: -E-råd budgeterades till 119 tkr för år Avtalet blev emellertid på 193 tkr, vilket innebär ett underskott på -74 tkr. För 2015 uppgår till avtalet 210 tkr- Den utökade kostnaden finns upptagen i budgetäskandet för Ej budgeterad kapitalkostnad -35 tkr. Underskottet uppgår därmed till -109 tkr, vilket balanseras mot ett överskott på personalkostnaden p.g.a. sjukskrivning, 2 mån heltid, 2 mån halvtid, +105 tkr. Staben bedömer därför att utvecklingen av kostnader och intäkter 2014 ligger inom tilldelad budgetram.

4 Ledningsutskottet (32) Ekonomiadministration och upphandling Under årets början har arbete med att effektivisera processer fortsatt. Utfallet efter 3 månader är något högre än riktpunkten om förbrukningen vore linjär över året, men kostnaderna beräknas bli lägre under andra halvåret. Personalavdelning och gemensamma personalfunktioner Personalavdelningen prognostiseras gå med ett underskott om cirka 100 tkr. Mestadelen av de för året tappade intäkterna beräknar man att kompensera med lägre kostnader. Bemanningsenheten kommer vid oförändrat läge att gå plus tkr. Korrigeringar av tidigare fel har gjort att den verkliga intäkts- och kostnadsbilden mellan sektorerna har klarat, vilket i sin tur påvisat att timpriset är satt högre än vad det bör vara. Detta beror delvis på ett ökat antal beställda timmar. Antalet beställda timmar kommer att minska under året och huruvida prisetnivån kommer att påverkas av detta återstår att se. Skulle det fortfarande vara för högt så kommer timpriset att justeras. Eventuellt överskottet kommer innan årets slut att gå tillbaka till respektive sektor. Näringslivsutveckling och turistverksamhet Delar av verksamheten har under föregående år bedrivits i projektform och på så vis finansierat delar av personalkostnader. Personalneddragningar genomförs under året för att minska kostnader, detta beräknas ge effekt först nästkommande år. Innevarande år beräknas ge ett underskott -635 tkr. Leaderområdet Astrid Lindgrens hembygd står inför en ny programperiod Den slutliga organisationen innefattande inriktning och budget för perioden är ännu inte helt klar. Information och marknadsföring inklusive Emilkraften. Det ekonomiska utfallet för den kommunala informationen följer plan. Det tidigare bidraget till Emilkraften om 800 tkr har utökats innevarande år till 850 tkr i syfte att hitta finansiering till förverkligandet av Barnfilmbyn (Kf , 50) EksjöVux Antalet utbildningsplatser inom Yrkesvux är färre än föregående år. Yrkesvuxsatsningen är bara planerad att pågå tom Inga nya beslut eller extra medel är aviserade. Lägre utfall än riktpunkten beror framförallt på förskotterade statsbidrag för yrkesvux/lärling. Prognos för helår är plus minus noll. Campus i12 Campus i12 utvecklar sin verksamhet under 2014 och har begärt att få utnyttja tkr ur resultatfonden. Med hjälp av dessa medel strävar campus i12 mot ett plus minus noll resultat. Förbundsavgifter, internationell verksamhet. Som nämnts tidigare under kommunledning har E-råd budgeterades till 119 tkr för år Avtalet blev emellertid 193 tkr, vilket innebär ett underskott om -74 tkr. Den internationella verksamheten bedöms ligga inom ram.

5 Ledningsutskottet (32) Övrig verksamhet (diverse bidrag) I budget disponeras anslag för årliga bidrag till Eksjö handel/eksjö Stadsutveckling för bevakning, Folkhälsorådet, Luftvårdsförbundet och Brottsofferjouren. Bidragen ligger inom tilldelad anslagsram. Reception, repro. Gemensam IT Inom den nya kommunikationsavdelningen har en inventering genomförts av alla ärendetyper inom förvaltningen. Inventeringen är ett viktigt underlag i arbetet med att etablera det nya kontaktcentret som driftsätts i november All personal till kontaktcentret är rekryterad. Budgeterade intäkter från bolagen för medverkan i kommande Kontaktcenter om ca 250 tkr uteblir dock för Dessutom förskjuts införandet av för digital möteshantering för kommunfullmäktige, vilket medför att budgeterad minskning av portokostnader med ca 200 tkr som uteblir för Till viss del har detta kunna mötas av ökade intäkter för poolbilar med ca 100 tkr. Införandet av Kontaktcenter beräknas kosta 600 tkr under 2014 och kommer att finansieras via resultatfonden. Det finns dessutom en underbudgeterad kostnad från HIT om tkr som är parkerad centralt. Undersökning pågår om det i samband med övergång till fakturering utifrån Tjänstekatalog kan ha blivit fel vid prisberäkning. Svar ska avrapporteras under maj månad. Kost- och städenheten Städenheten ligger helt i fas med kostnader och intäkter och förväntas göra så året ut. Kostenhetens intäkter släpar efter, dock bör intäkterna hålla budgeten. Kostnaderna ligger 1 % under riktmärket vilket delvis kan förklaras av lägre livsmedelskostnader. Utfallet är ett gott tecken och det underskott som kostenheten hade med sig in till 2014 kan i bästa fall elimineras. Investeringar Campusi12 kommer under året att investera i två nya datasalar för vilka 900 tkr ska användas ur investeringsbudgeten. Både KLK och kost- och städenheten har investeringsmedel för oförutsett behov som kan komma att användas under året. sunderlag Rapport från ekonomiavdelningen Ks

6 Ledningsutskottet (32) Lu 45 Dnr Internkontrollplan 2014 Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att fastställa upprättat förslag till internkontrollplan 2014 för kommunledningskontoret. Enligt kommunstyrelsens reglemente för internkontroll ska ledningsutskottet före april månads utgång varje år upprätta en särskild plan för granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Av planen ska framgå - Vad som ska granskas under året - Vilka reglementen, regler och policyn som berörs - Vem som är ansvarig för granskningen - När granskningen ska rapporteras Planen antas av kommunstyrelsen. Syftet med kontrollen är att säkerställa en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska således bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Internkontrollplan för 2014 avseende kommunledningskontoret har upprättats och redovisas. För kommunledningskontoret föreslås - kontroll av felaktiga löneutbetalningar, - kontroll av attestreglemente avseende personliga fakturor, - kontroll av hur regelverk följs avseende representation, - kontroll av tecknade leasingavtal - kontroll av personliga utlägg - kontroll av direktupphandlingar - kontroll av ej inskickade anställningsavtal sunderlag Internkontrollplan 2014, daterad Ks

7 Ledningsutskottet (32) Lu 46 Dnr Internkontroll 2013, åtgärdsförslag Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att i upprättat åtgärdsförslag tillägga att uppföljning av granskning ska ske månadsvis, samt att fastställa redovisat åtgärdsförslag avseende attestreglemente för internkontroll På ledningsutskottets sammanträde , 33, redovisades internkontrollen för 2013 varvid framkom att resultat avseende attestreglementet var bristfälligt. Föreslagen åtgärd är att genom att nå ut med information i två steg säkerställa att samtliga attestanter har tagit del av den. Som ett första steg mailas en kortfattad manual till attestanterna där det tydligt framgår gällande regler och tillvägagångssätt. Manualen presenteras även på chefsdag. För att säkerställa att reglerna följs ska en uppföljning göras där nyregistrerade verifikationer på representationskontot granskas. Om då inte allt har gått rätt till meddelas den ansvarige för åtgärd. sunderlag Internkontroll KLK 2013, daterad Ledningsutskottets beslut , 33 Kommunstyrelsens beslut , 102 Åtgärdsförslag fr ekonomiavdelningen, daterat Ks

8 Ledningsutskottet (32) Lu 47 Dnr Investeringsbudget KLK, omfördelning Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att Campus i12 får utöka sin verksamhet, att lokaler för verksamheten förhyrs av Itolv AB att i budget 2014 avsätta tkr för utnyttjande av resultatfond, att i budget 2015 avsätta 879 tkr för utnyttjande av resultatfond, samt att i investeringsbudget 2015 avsätta 1,3 mnkr för inventarier till Campus i12, och 900 tkr för dokument- och ärendehanteringssystem. Campus i12 har ansökt om utökad verksamhet genom YH-utbildningar. Utökningen har beviljats, vilket innebär att elevantalet inför läsåret 2014 ökar med ca 100 elever. Det ökade elevantalet kräver utökade lokaler för verksamheten. samt invensteringsanslag i datorer och inventarier. En förhandling med Itolv AB har gett möjlighet till förhyrning av utökade lokaler på vindsvåningen i kasern 3 (den första till höger på Itolv-området). De ökade kostnaderna föreslås finansieras genom utnyttjande av verksamhetens resultatfond om 1412 tkr för 2014, 879 tkr för 2015, samt ett investeringsbidrag om 900 tkr 2014 och 1,3 mnkr Förslaget innebär att kommunen kommer att ianspråkta 1,4 mnkr av budgeterade 3,5 mnkr 2014, och att det i budget 2015 måste avsättas 879 tkr för utnyttjande av resultatfond. För att klara investeringskostnader 2014 föreslås att avsatta medel för ärendehanteringssystem, flyttas till 2015, och att de istället används för investering av datorer för campus i12. I 2015 års investeringsbudget måste 1,3 mnkr reserveras för inventarier till Campus i12 och 900 tkr för dokument- och ärendehanteringssystem. sunderlag Förteckning investeringsbudget, KLK Ek avd, Ks

9 Ledningsutskottet (32) Lu 48 Dnr Granskning av kommunens näringslivs- och turismverksamhet Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna upprättat förslag till yttrande och avge detsamma till kommunrevisionen, samt att anmäla ärendet i kommunfullmäktige. En granksning av kommunens näringslivs- och turismverksamhet har genomförts av kommunrevisionen. Syftet med granskningen är att beskriva och bedöma om kommunen har en ändamålsenlig organisation och styrning av näringslivsarbetet. Revisorena framhåller bland annat följande; Styrdokumentet Näringslivspolitiskt program fastställdes av kommunfullmäktige Revisionen bedömer att det näringslivspolitiska programmet har tappat sin funktion och status som gällande. Styrdokumentens aktualitet har stor påverkan på tillämpningsgraden ute i verksamheterna, där åldrande styrdokument riskerar att tappa sin legitimitet och funktion. Härigenom bör arbetet med översyn av näringslivspolitiska programmet, samt en ny mål- och verksamhetsplan för näringslivsbolaget prioriteras. I upprättandet av en ny verksamhetsplan bör målens utformning vad avser precisering, kvalité, antal, samt mätbarhet beaktas i syfte att möjliggöra för verksamheten att kunna för sin måluppfyllelsegrad genom dokumenterade uppföljningar. Utrymme för ett strategiskt ledarskap samt långsiktig verksamhetsplanering med sikte på bland annat mål- och uppföljningsarbete, samt utvecklingsfrågor, bör skapas för verksamhetsansvarig chef. Ett viktigt led i att kunna uppfylla den lagstadgade uppsiktplikten, samt att kunna ta årliga beslut om huruvida bolagens verksamhet är förenliga med ändamål som fullmäktige har fastställt, är att säkerställa informations- och dokumentöverföring till hela kommunstyrelsen, vilken är bristfällig idag. Revisionen bedömer att samtliga kommunstyrelseledamöter behöver beredas möjlighet att kunna fullgöra sitt uppdrag inom ramen för uppsiktsplikten. Härigenom bör styrelseprotokollen från näringslivsbolaget delges samtliga kommunstyrelseledamöter, samt anmälas formellt till kommunstyrelsen.

10 Ledningsutskottet (32) Ägarstyrning bör utvecklas samt förbättras, där det idag saknas en formell ägarstyrning. Ett steg mot en mer aktiv och formell ägarstyrning är dokumenterade ägarsamråd, samt inrättande av ägardirektiv. I samband med sakgranskningen har framkommit att det idag saknas ett avtal mellan kommunen och näringslivsbolaget eksjö.nu om de tjänster som köps av Eksjö kommun. Revisionen bedömer att ett sådant avtal bör upprättas snarast. Kommunstyrelsen ska senast 19 maj avge svar på vilka åtgärder man avser vidta utifrån redovisade synpunkter. Förslag till yttrande Kommunstyrelsen har tagit del av revisionsrapporten och delar i stort revisionens uppfattningar. Kommunen har startat en revidering av aktuellt program genom att en extern konsult under 2014 genomför en omvärldsanalys. Resultatet av analysen ska redovisas den 2 oktober Underlaget av analysen ska utmynna i ett nytt Tillväxtprogram. Styrgrupp för arbetet är kommunstyrelsens presidium och utvecklingsberedningens presidium. Målsättningen är att det nya programmet ska fastställas av tillträdande kommunfullmäktige i november-december. Strävansmålen i programmet kommer sedan att konkretiseras i styrkort och handlingsplaner. För att stärka den långsiktiga och strategiska verksamhetsplaneringen, kommer från årsskiftet en ny sektor för tillväxt- och utvecklingsfrågor att tillskapas. Kommunen arbetar även med att stärka kommunstyrelsens ansvar avseende uppsiktsplikt, dels avseende förvaltningen och dels av de hel- och delägda bolagen. En översyn av ansvar och befogenheter för kommunstyrelsen pågår. Ett nytt reglemente är under utarbetande och kommer att fastställas av kommunfullmäktige i juni Avtalet mellan kommunen och eksjö.nu är under upprättande och kommer att vara klart senast första halvåret sunderlag Granskningsrapport från revisorerna, daterad Tjänsteskrivelse från kommundirektören, daterad Ks

11 Ledningsutskottet (32) Lu 49 Dnr Cykel- och cykelservice som personförmån för kommunens anställda, motion Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen; Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att uppdra till kommunstyrelsen att införa personalcykel som löneförmån i enlighet med redovisat förslag till yttrande, samt att uppdra till förvaltningen att vidare utreda huruvida det även som löneförmån till personalcykel ska ingå cykelservice och rabatt på säkerhetsutrustning, såsom hjälm, samt att därmed förklara motionen besvarad. Kommunfullmäktige remitterade , 18, rubricerad motion från Lea Peterson (MP) till kommunstyrelsen. Motionären föreslår att kommunfullmäktige beslutar att uppdra till kommunstyrelsen att för de anställda i Eksjö kommun införa cykelförmåner, bl. a. med följande komponenter - ett system med leasingcyklar alternativt rabatt på inköp av privat cykel - betald service på privat cykel till ett visst belopp varje år, samt - rabatt på säkerhetsutrustning som cykelhjälm Syftet med att införa cykelförmåner är dels att uppmuntra ett miljöanpassat resande till och från jobbet och därmed också få sundare medarbetare, dels att öka trafiksäkerheten genom rabatterad trafiksäkerhetsutrustning och betald cykelservice. I Eksjö kommun tillämpas sedan 2008 en, av kommunstyrelsen antagen, policy angående personalförmåner genom löneväxling. Bland förmånerna kan nämnas pensionssparande, extra semesterdagar och personalbil. Syftet med personalförmånerna är att, utan kostnad för kommunen, erbjuda anställda förmåner som upplevs positiva och som ökar kommunens attraktivitet som arbetsgivare. Att införa Personalcykel som en ny förmån ligger i linje med denna policy. Kommunen bedriver också ett friskvårdsarbete som syftar till att främja hälsan hos de anställda. Verksamheten samordnas genom personalavdelningen som arrangerar olika aktiviteter och också subventionerar viss friskvårdsverksamhet, bl.a. simning i kommunens simhall.

12 Ledningsutskottet (32) Personalavdelningen har ett anslag för att finansiera denna verksamhet som också innehåller ett antal pool-cyklar för kortare förflyttningar. Dessa lånas gratis ut genom kommunens reception. Införande av personalcyklar skulle stärka kommunens friskvårdsarbete. I kommunens resepolicy från 2004 anges att Kortare tjänsteresor inom tätorten bör i första hand ske med kommunens tjänstecyklar eller egen cykel vid resor upp till 2 km enkel väg. Resepolicyn är just nu föremål för översyn och mycket talar för att användning av cykel inklusive säkerhetsutrustning som cykelhjälm, reflexväst m.m., vid tjänsteresor kommer att lyftas fram i ännu högre grad än i dagens policy. Även resepolicyn talar således för att åtgärder som stimulerar till ökad användning av cykel vid tjänsteresor är positiva. Kostnaden för personalcykel inklusive säkerhetsutrustning föreslås betalas av den anställde genom löneavdrag. Regelbunden service på cykeln, speciellt om det gäller mer avancerade cyklar som el-cykel bör utredas ytterligare. Likaså bör utredas om kommunen också ska betala service på anställdas befintliga, privata cyklar och dessutom rabattera säkerhetsutrustning. sunderlag Motion från Lea Petersson (MP), daterad Kommunfullmäktiges beslut , 18 Tjänsteyttrande fr personalchefen Anders Nermo Ks

13 Ledningsutskottet (32) Lu 50 Dnr Mobiltelefontäckning, motion Ledningsutskottet beslutar att återremittera ärendet för utredning om täckningskarta kan nyttjas vid kommande upphandling av operatörstjänst, samt att uppdra till förvaltningen att från referenskommuner efterhöra värde och användningsområde av täckningskarta. Kommunfullmäktige har , 189, remitterat rubricerad motion från Marianne Löwgren (C) och Per Sixtensson (C), till kommunstyrelsen. I motionen påtalas att mobiltelefontäckningen är av varierad kvalité inom Eksjö kommun, samtidigt som allt fler tjänster utförs via mobilnätet. Motionärerna anför att det vore värdefullt med en undersökning som visar statusen på mobiltäckningen i kommunens alla delar. IT-strategen påtalar i yttrande över motionen att kunskap om faktisk mobiltäckning utgör en viktig grund för strategiska beslut inom förverkligandet av e-samhället för kommunen. Invånarna förväntas ta del av information och utföra självservice digitalt i allt större utsträckning, både på fysiskt bestämd plats och mobilt. Invånarna å sin sida förväntar sig kunna ta del av ett allt större tjänste- och informationsutbud, när de vill, där de vill och hur de vill. En bra geografisk spridning av mobilt bredband med god kvalitet och hög hastighet spelar här en viktig roll. Inom vissa områden är utbyggd mobiltäckning avgörande för att uppnå nationella mål med utbyte från analoga till digitala tjänster, exempelvis övergång till digitalt trygghetslarm för äldre. Kunskap om faktisk mobiltäckning ger även ett bättre förhandlingsläge vid nästa upphandling av mobiloperatör, vilket sker under våren Kommunen skulle förbättra sina möjligheter att väga in kvalitet och täckning som kriterier, än om man helt förlitar sig på operatörernas uppgifter. Kostnad för kommunen att genomföra en faktisk mätning av mobiltelefontäckning kostar år 1 ca 45 tkr i drift och ca 35 tkr i investering. Om kommunen önskar fortsätta sin mätning innebär det en årlig driftskostnad om ca 45 tkr. Mätning utförs genom att mobiltelefoner utrustade med kontantkort för Telia, Telenor, Tele2 och Tre följer med förslagsvis renhållningsfordon. Mätning sker av 2G, 3G och 4G för alla ovan nämnda operatörer. Resultatet sammanställs kontinuerligt och finns tillgängligt för kommunen att analysera. Om kommunen önskar hjälp med analys och slutsatser utförs det av företaget som samlar data från mätningarna.

14 Ledningsutskottet (32) sunderlag Motion från Marianne Löwgren (C) och Per Sixtensson (C), daterad Kommunfullmäktiges beslut , 189 Tjänsteyttrande fr IT-strateg Carola Andersson, daterad Ks

15 Ledningsutskottet (32) Lu 51 Dnr Utökad service för digitala tjänster, motion Ledningsutskottets förslag till kommunstyrelsen; Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att uppdra till Kontaktcenter att utreda vilka lokaler utöver Hulthallen, som kan vara lämpade att erbjuda internettjänster, samt att därmed anse motionen bifallen. Kommunfullmäktige beslutade , 241, att remittera rubricerad motion till kommunstyrelsen. Sven-Olov Lindahl (FP) konstaterar i motionen att bokning av allmänna kommunikationer och hotell, biljett till publika arrangemang, kontakter med olika myndigheter och beställning av varor med mera i ökad utsträckning kräver tillgång till internet. Motionären föreslår att kommunen utreder - behovet av hjälp till tjänster via internet inom kommunen - vilka lokaler mer än Hulthallen som skulle vara lämpade för att erbjuda internettjänster IT-strategen påtalar i yttrande över motionen att det i e-samhällets framväxande finns ett digitalt utanförskap. Utanförskapet beror ofta på brister, både av ekonomiska resurser och på personell förmåga. Kommunen kan erbjuda allmänna arbetsplatser som öppnar upp möjligheten att ta del av information och utföra digital självservice. Redan idag sker det via biblioteken och enskilda ekonomiska tillskott till arbetsplats i affärslokaler. Kommunen kan även erbjuda stödresurs vad gäller självservice inom den egna verksamheten. Detta uppdrag kan skötas av kommande kontaktcenter. sunderlag Motion från Sven-Olov Lindahl (FP), daterad Kommunfullmäktiges beslut , 241 Tjänsteyttrande fr IT-strateg Carola Andersson, daterad Ks

16 Ledningsutskottet (32) Lu 52 Dnr Byte av bank för kommunens pengahantering, motion Ledningsutskottets förslag till beslut; Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med anledning av att det inte är förenligt med lag om offentlig upphandling att vid en upphandling ställa krav på andra tjänster än den tjänst som upphandlas, avslå motionen, samt att då utvecklingen mot en minskad kontanthantering i samhället medför stora problem för många av kommunens invånare, uppdra till kommunstyrelsen att initiera en dialog kring frågor om kontanthantering med de banker som har lokala bankkontor i kommunen. Kommunfullmäktige remitterade , 242, rubricerad motion från Sven-Olov Lindahl (FP), till kommunstyrelsen. I motion föreslår Folkpartigruppen i Eksjö genom Sven-Olof Lindahl att Eksjö kommun i sin upphandling av banktjänster inför krav på att företagets bankkontor erbjuder kontanthantering inom kommunen. När Eksjö kommun köper varor och tjänster måste reglerna i Lag om offentlig upphandling (LOU) följas. LOU bygger på fem upphandlingsrättsliga principer varav den ena handlar om proportionalitet. Principen om proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten måste ha ett naturligt samband och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Vid upphandling av finansiella tjänster i Eksjö kommun ställs med anledning av ovanstående enbart specifika krav som har ett samband med den efterfrågade tjänsten för kommunens verksamhet. I de finansiella tjänster som kommunen upphandlar ingår bland annat företagstjänster, koncernkonto, löneförmedling och betalningsförmedling. Kommunens kontanthantering sköts inte längre via det företag (bank) som tillhandahåller koncernkonto och betaltjänster utan via värdeföretag och hanteras med serviceboxinsättningar. I motionen föreslås att Eksjö kommun i sin upphandling av banktjänster inför krav på att företagets bankkontor erbjuder kontanthantering inom kommunen. Av texten framgår att det är problem för privatpersoner när banker inte hanterar kontanter och genom att kommunen ställer krav vill man få bankerna att återta kontanthantering.

17 Ledningsutskottet (32) Ett sådant krav har dock inte ett naturligt samband med krav för finansiella tjänster för kommunens verksamhet. Att ställa krav på andra tjänster än den tjänst som upphandlas kan tolkas som att Eksjö kommun försöker gynna ett visst företag och försvåra för övriga företag att delta i upphandlingen. Med anledning av att det inte är förenligt med lag om offentlig upphandling att vid en upphandling ställa krav på andra tjänster än den tjänst som upphandlas, föreslås att motionen avslås. sunderlag Motion från Sven-Olov Lindahl (FP), daterad Kommunfullmäktiges beslut , 242 Tjänsteyttrande från ekonomichef Karin Höljfors och upphandlingschef Sven-Erik Johansson, daterat Ks

18 Ledningsutskottet (32) Lu 53 Dnr Inrätta en social investeringsfond, motion Ledningsutskottets förslag till beslut; Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att hänskjuta ärendet om inrättande av en social investeringsfond och eventuellt belopp till budgetberedningen, samt att därmed anse motionen besvarad. Kommunfullmäktige remitterade , 204, rubricerad motion från Eva Ekenberg (MP) och Johan Starck (S), till kommunstyrelsen. I motion föreslås att en social investeringsfond omfattande minst fyra miljoner kronor inrättas i Eksjö kommun. Begreppet sociala investeringsfonder har introdocerats de senaste åren och har olika innebörd i olika sammanhang. Ofta handlar det om samverkan mellan olika aktörer, offentliga, näringsliv och ideella krafter. Det handlar också om att överbrygga stuprörstänk mellan myndigheter eller mellan förvaltningar (sektorer) inom en kommun. Syftet är att minska samhällets kostnader för utanförskap genom att sätta in resurser tidigt och därmed undvika mänskligt lidande och kostnader för samhället. I kommunens ordinarie verksamheter finns också medel för förebyggande arbete och varje dag görs insatser för att minska utanförskapet. Vad skiljer det arbetet med sådant som görs inom ramen för sociala investeringsfonder? Villkor som ställs i andra kommuner är: - Ansökningsförfarande, ansökan ska göras för att få ta del av medlen - Samverkan mellan förvaltningar. Minst två förvaltningar ska samarbeta kring ett projekt för att medel ska beviljas - Nära koppling till vetenskap och forskning - Att insatserna minskar utanförskap ska bygga på vetenskap och beprövad praxis - Insatserna ska vara evidensbaserade eller inbegripa någon form av metodutveckling - Ansökningar bedöms av vetenskapligt råd

19 Ledningsutskottet (32) - Insatserna ska gå att följa upp och de ekonomiska konsekvenserna gå att beräkna eller värdera - Återbetalning, de beviljade medlen återbetalas i form av sänkta ramar Synsättet som introduceras med sociala investeringar, att insatser ska betala sig både i mänsklig och i ekonomisk vinning, att man kalkylerar med och också mäter effekten av insatsen och att man kommer ifrån revirtänk som suboptimerar resursutnyttjande är viktigare än den tekniska termen social investeringsfond. I vissa sammanhang har en missuppfattning dykt upp, att medel till sociala investeringsfonder kommer från någon annanstans än kommunens ordinarie driftbudget eller att utgifter för sociala investeringar inte behöver kostnadsföras direkt utan kan kostnadsföras i framtiden. Trots benämningen är sociala investeringar inte investeringar ur redovisningshänseende som t ex investeringar i inventarier eller fastigheter är. Det finns inga genvägar för att finansiera nya satsningar. De medel som används till sociala investeringar är del av de ordinarie tillgängliga resurserna och måste därför prioriteras bland övrig verksamhet i budgetarbetet. Vilket behov som finns för förebyggande insatser i och utöver ordinarie verksamhet och hur medel ska fördelas behöver diskuteras i samband med behandling av budgeten. sunderlag Motion från Eva Ekenberg (MP) och Johan Starck (S), daterad Kommunfullmäktiges beslut , 204 Tjänsteyttrande från ekonomichef Karin Höljfors, daterat Ks

20 Ledningsutskottet (32) Lu 54 Dnr Årsredovisning 2013, HKF Ledningsutskottets förslag till beslut; Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna upprättad årsredovisning 2013 för Höglandets Kommunalförbund, samt att bevilja Direktionen för Höglandets Kommunalförbund ansvarsfrihet för verksamhetsåret Direktionen för Kommunalförbundet har , 4, godkänt upprättat förslag till Årsredovisning 2013 för Höglandets Kommunalförbund. Utsedda revisorer tillstyrker att förbundsdirektionen beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2013, samt att förbundets årsredovisning för verksamheten godkänns. sunderlag Årsredovisning 2013 för Höglandets Kommunalförbund Revisionsberättelse Höglandets Kommunalförbund för år 2013, daterad Direktionsbeslut fört vid sammanträde , 4 Ks