Teknikinformatören. Tidning för och av medlemmar i Föreningen Teknisk Information

Transkript

1 Teknikinformatören Tidning för och av medlemmar i Föreningen Teknisk Information 2/2005 juni Vad ska INTECOM vara bra för? På sin turné runt INTECOMs medlemsländer kom ordföranden Margery Watson, Nya Zeeland, till Sverige den 2 juni. En liten men intresserad skara FTI:are mötte upp för att diskutera internationell samordning av arbetet med att främja teknikinformatörernas intressen. Margery berättade ingående om INTECOM och en sammanfattning av presentationen kommer så småningom att dyka upp på INTECOMs webbplats ( Denna är en innehållsrik webbplats och ett besök rekommenderas. Bland idéerna till ytterligare utveckling nämnde Margery en satsning på att skapa diskussionsgrupper och att man kommer att försöka få medlemsorganisationerna att översätta valda delar av materialet på de egna wbbplatserna för att lägga in dem på INTECOMs webbplats. Samtalet kom att till viss del handla om vad INTECOM kan erbjuda som inte den mycket aktiva europeiska organisationen TCeurope kan ge. Det är visserligen en mindre prisskillnad medlemskapet i INTECOM kostar FTI knappt 3000 kr per år, medan TCeurope kostar oss knappt 3500 kr men vad gäller erfarenhetsutbyte har redan de europeiska organisationerna mycket att erbjuda, och vad gäller projekt har TCeurope tack vare kontakterna med EU-kommissionen betydligt större resurser. I den mån vi vill delta i organisationernas årsmöten kan det dessutom bli mycket dyrt när ett INTECOM-möte förläggs utanför Europa. Vad INTECOM kan eller skulle kunna uträtta som global organisation är bl.a. att stimulera länder över hela världen att bilda nationella intresseorganisationer, och därvidlag kan man också peka på vissa framgångar. För närvarande har INTECOM 14 medlemsorganisationer, varav två i USA dock inte det stora STC, som alldeles nyligen utträdde och åtta i Europa. Diskussioner om att bilda nationell organisation förs med bl.a. Sydafrika. Den ursprungliga tanken var också att INTECOM skulle vara en samtalspartner på global nivå med bl.a. UNESCO. Av detta har hittills inte mycket blivit av, men det är uppenbart att INTECOM borde kunna vara samtalspartner med den globala standardiseringsorganisationen ISO, och då inte bara så som för närvarande i de kommittéer som arbetar med standardisering av just teknikinformation. I stort sett all standardisering handlar ju om att kommunicera teknik av ett eller annat slag Tanken kom också upp att INTECOM skulle kunna fungera lite som ett internationellt brödraskap : en FTI-medlem skulle vid besök i ett annat INTECOM-land kunna ta kontakt med systerorganisation där och få adresser till medlemmar på besöksorten och på så sätt kunna få tips, råd och hjälp under besöket, både yrkesmässigt och privat. Margery påpekade att INTECOM har en som man säger mycket begränsad d.v.s. liten budget, nämligen knappt 3000 euro/år, vilket bland annat betyder att i stort sett allt arbete måste utföras ideellt, eller i varje fall inte betalt av INTECOM. Sin världsturné gör hon på sin egen arbetstid och med finansiering som hon själv har raggat upp, även om hon hoppas kunna få ett mindre bidrag från INTECOM. På TCeuropes möte i mars var det flera delegater som ifrågasatte nyttan med INTECOM, och även inom FTI-styrelsen har vi diskuterat detta. Men eftersom organisationen tillkom (1970) mycket tack vare ett svenskt initiativ (Ulf-L Andersson och Lasse Forsslund), har kanske FTI en extra moralisk förpliktelse att inte ge upp så lätt utan först och främst satsa på att hjälpa till att förverkliga de möjligheter som en global intresseorganisation borde kunna erbjuda. Då skulle det vara till väldigt stor hjälp om ni FTI-medlemmar kom med synpunkter på INTECOM. Vilken nytta finns det med organisationen, vad skulle den kunna uträtta, hur bör FTI agera där? och så vidare. Hör av er till undertecknad! Mats Linder mats.linder@bostream.nu I detta nummer: FTI efter 40 2 FTI Same old, same old? 3 Givande samarbete på europeisk bas 4 Från vår- och årsmötet 5 FTI:are med eget företag bildar nätverk 5 Dokumenthantering 6 Mera om XML 10

2 FTI efter 40 I fjol firade vi FTI:s 40-årsjubileum. Firandet kostade en del som framgick av den ekonomiska årsrapporten, men föreningens ekonomi har inte satts på spel. Det känns rätt att ett jubileum som detta uppmärksammades. Björn Omér drog sitt strå till stacken genom att skapa en jubileumslogo med texten Nu är det 2005, och jubileumslogon har gjort sitt. Vi har därför tagit fram en ny logo med texten GRUNDAT Någon kanske anser att det skulle vara GRUNDAD och inte GRUNDAT det handlar ju om en förening. Men efter konsultation med TNC fick vi upplysningen att initialförkortningar av organisationers namn ska ha t-genus (neutrum). Alltså blev det GRUNDAT Det gäller nu att få FTI att leva vidare och helst växa. Föreningen behövs tveklöst, och det finns en stor outnyttjad medlemspotential. Det bästa sättet att få in nya medlemmar är att de som redan är med försöker värva nya. Vid utgången av 2004 var medlemsantalet 406. Som vi redovisade i Teknikinformatören nr 2/2004 skaffade värvningskampanjen 45 nya medlemmar. Med gemensamma ansträngningar borde vi kunna få upp antalet till 450 vid utgången av 2005, trots att det av naturliga skäl alltid uppstår en del avgångar. Initiativ från medlemmarna är alltid välkomna i form av artiklar för Teknikinformatören, förslag om aktiviteter, eller kritik av hur verksamheten sköts. Vid vårmötet deltog på Christina Sjögrens initiativ FTI med en monter där hon dokumenterade åsikter från mötesdeltagarna om FTI och dess verksamhet. Ett stort antal förslag och idéer kom in och redovisas på nästa sida. Fler synpunkter är välkomna såväl negativ som positiv kritik är värdefull. Skriv gärna till Teknikinformatören och framför dina åsikter. Samarbetet med Populär Kommunikation gör det också naturligt för FTI-medlemmar att skicka in artikelförslag till den tidskriften och på så sätt nå nya läsare. Inför årets vårmöte kunde vi notera en glädjande företeelse, eller två om man så vill, i det att två av föredragen i programmet var resultatet av spontana önskemål från medlemmar att hålla föredrag. Fler sådana initiativ välkomnas, liksom förslag om föredrag och föredragshållare. Jag vill också passa på att tacka för förtroendet att ha fått vara ordförande för FTI under två år. Det har varit ett intressant uppdrag, speciellt som det utvecklats ett lovande samarbete med systerföreningar ute i Europa. Styrelsen har skapat kontinuitet i detta samarbete genom medverkan i olika aktiviteter, varav vissa rapporterats i Teknikinformatören. Mats Linder deltog i TCeuropes årsmöte i mars 2005 och lämnar en rapport därifrån i detta nummer. Jag önskar den nya styrelsen och ordföranden lycka till med föreningen och FTI en lång och god fortsättning. Den nya logon räcker ju hur länge som helst! Åke Rullgård pidoc@swipnet.se GRUNDAT 1964 Teknikinformatören är främst ett forum där medlemmarna i Föreningen Teknisk Information (FTI) kan utbyta erfarenheter genom att diskutera yrket, språk, illustrationer och andra angelägna ämnen. Teknikinformatören är också en kanal där föreningens styrelse och certifieringskommitté kan informera om t.ex. möten, evenemang och certifieringsfrågor. Innehållet i Teknikinformatören är, förutom material från styrelsen och certifieringskommittén, helt beroende av det som medlemmarna själva bidrar med. Redaktionen välkomnar därför bidrag från medlemmarna. Ansvarig utgivare Mats Linder Gustav Adolfs väg 17 B, NORRTÄLJE e-post: mats.linder@bostream.nu Redaktör Tommy Persson Steglitsvägen 3 B, LUND e-post: tommy.persson@fti.org.se Utgivning 4 nummer per år: feb/mar, maj/jun, sept/okt, dec. Redaktionellt material sänds till tekninfo@fti.org.se Redaktionen ansvarar inte för insänt icke beställt material. Åsikter framförda i signerade artiklar behöver inte delas av Föreningen Teknisk Information (FTI). Innehållet i Teknikinformatören lagras elektroniskt och kan komma att bli åtkomligt via Internet eller på annat sätt. Skribenter och bildskapare måste uttryckligen meddela förbehåll mot att få sitt material tillgängligt på detta sätt. Eventuellt utbetalt arvode inkluderar dock Teknikinformatörens rätt till elektronisk publicering. Copyright 2005 respektive skribent/ bildskapare och Teknikinformatören. För tillstånd om återgivning av artikel eller dylikt, kontakta respektive skribent/bildskapare eller redaktionen. Information såsom medlems namn, adress m.m. behandlas med modern informationsteknik och lagras hos Föreningen Teknisk Information (FTI) som äger Teknikinformatören. Annonser i Teknikinformatören tas emot under antagandet att de överensstämmer med svensk norm beträffande annonspraxis. Det faktum att en annons accepteras för publicering i Teknikinformatören innebär inte att produkten/tjänsten godkänns av FTI. Pris för helsida (180 x 254 mm): kr Pris för halvsida (180 x 125 mm) eller helspalt (88 x 254 mm: kr Pris för kvartssida (180 x 60 mm) eller halvspalt (88 x 125 mm): 700 kr Pris för kvartsspalt (88 x 60 mm): 450 kr Moms tillkommer på dessa priser. Kontakta redaktionen, e-post: tekninfo@fti.org.se Det går också att annonsera på FTI:s hemsida, Kontakta Anna Yngman e-post: anna@yngman.com 2

3 FTI same old, same old? Under idémarknaden på FTI:s vårmöte den 17 mars hade jag nöjet att diskutera föreningens verksamhet med ett antal intresserade medlemmar. Man skulle kunna tänka sig att jag är ironisk när jag säger att jag hade nöjet att göra detta, men jag är inte ett dugg ironisk. Det var en ganska stor uppslutning och jag fick många bra samtal och diskussioner. När jag plockade undan blädderblocket hade jag samlat ett antal idéer som jag sedan tagit med mig till den nya styrelsen. Jag ska inte här gå in i detalj på vad de olika idéerna innebär eftersom de bara är just idéer än så länge. Många av dem kommer vi i styrelsen att arbeta vidare med. Det finns också stort utrymme för för att inte säga behov av engagemang från er medlemmar i enskilda aktiviteter. Du som vill diskutera en idé eller driva en aktivitet, hör av dig till mig eller till någon annan i styrelsen. Det finns mycket man kan göra med liten egen arbetsinsats, så det behöver inte vara särskilt betungande. Däremot kan det bli kul! Det vi diskuterade sträckte sig över olika områden, allt från teknikinformatörens yrkesroll och mission som förmedlare av viktig information till användare av allehanda maskiner och programvaror till vilka aktiviteter medlemmarna vill ta del av i föreningen. Arbetsuppgifter och yrkesroller Processer, gränssnitt och design. Hur kan vi komma in tidigare i utvecklingsprocessen så att teknikinformationen verkligen ses som en del av själva produkten och inte som ett tillägg som ska snos ihop på slutet när resten redan är klart? Utprovning av teknikinformation. Hur ska vi få en enhetlig och etablerad metod för utprovning av den information som ingår i en produkt? Hur ska vi få folk att förstå hur viktigt detta är? Argumentation för kostnader. Hur argumenterar man för att kostnaden för bra produktinformation lönar sig? Hur beräknar man ROI, Return on investmest, på ett effektivt och trovärdigt sätt? Kurser för beställare. Vad behöver man veta när man beställer ett teknikinformationsuppdrag? Yrkesidentitet, yrkesroller, yrkesstolthet. Vilka roller finns det egentligen inom paraplybegreppet teknikinformation? Vad innebär de och hur marknadsför man dem? Föreningens verksamhet Samprojekt med andra föreningar, t.ex. Intecom, TCeurope, FUGS, SFÖ och Ess. Vi har ett visst samarbete med några föreningar, men det finns mer att göra på detta område. Intressegrupper. För ett antal år sedan startade vi ett antal sådana grupper. Antagligen hade vi för höga ambitioner och för otydliga mål för den verksamheten, för grupperna självdog efter ett tag. Idag är det betydligt lättare att hålla den typen av aktiviteter igång, eftersom alla har tillgång till både epost och webb. Om man kan sätta upp tydliga mål för varje grupp, finns det stora möjligheter att nya intressegrupper ska kunna fungera. Under idémarknaden bildade vi en sådan grupp. Den kommer att vara inriktad framför allt på teknikinformatörens yrkesroll och teknikinformationens plats i produktutvecklingen. Ramarna och förutsättningarna för gruppen är inte klara ännu, så vi får återkomma med mer information om den senare. Lokala grupper. Det har periodvis funnits lokala grupper tidigare. Intresset finns kvar och det går kanske att hitta fungerande former för att nystarta de grupper som avsomnat och att starta nya. Större variation på idémarknaden. Tidigare bestod idémarknaden till stor del av diskussionspunkter där medlemmar engagerade sig som aktivatorer och ledde en diskussion kring ett antal aktuella ämnen. Det var uppskattat och ofta mycket givande. Det finns alltid många ämnen att diskutera. Förhoppningsvis finns det flera som är intresserade av att leda sådana diskussioner. Studiebesök. Föreningen har gjort ett antal studiebesök som varit uppskattade. Kanske kan den verksamheten återupptas. Har du möjlighet att ta emot en grupp besökare på din arbetsplats? Hör av dig till styrelsen i så fall! Marknadsföring av FTI. Här finns helt klart mer att göra. Till att börja med har styrelsen tillsatt en arbetsgrupp för att ta fram en ny grafisk profil för föreningen. Företagsmedlemskap. Är detta ett bra sätt att få fler medlemmar? Diskussionsforum på webben. Vi hade en gång en diskussionsgrupp på webben, men den var inte särskilt aktiv. Kanske tiden har blivit mogen för en aktiv sådan nu? Samarbete med olika teknikinformationsutbildningar. Regelbunden pubverksamhet. Årlig sammankomst, t.ex. i form av räkkryssning, besök på Birka eller något liknande. Tävlingar och utmärkelser som t.ex. Årets bruksanvisning och Årets teknikinformatör Möjligheten av söka stipendier hos FTI. Det finns många fler idéer som kommer att diskuteras vidare, bl.a. i styrelsen. Hör av dig om du har fler idéer och förslag, eller om du vill vara med och arbeta med dem jag redan nämnt. Det finns alltid plats för fler intresserade! Christina Sjögren christina.sjogren@iar.se 3

4 Givande samarbete på europeisk bas Mats Linder rapporterar från TCeuropes årsmöte För FTI:s räkning deltog jag i TCeuropes årsmöte den 13 mars i Bryssel. Förutom att det var trevligt att återse min gamla hemstad , så kan jag rapportera att det var ett mycket givande möte. Det är tydligt att TCeurope är en organisation som har framtiden för sig. TCeurope har för närvarande åtta medlemmar (Tyskland, England, Frankrike, Italien, Finland, Sverige, Schweitz och Nederländerna) men även Spanien är på gång. Konkret har man hittills åstadkommit: SecureDoc, en handledning för författande av bruksanvisningar, som även finns på svenska och skickas gratis i pdf-form till alla medlemmar på beställning (info@fti.org.se). TecDoc-Net, Network for a european job profile in technical documentation and for the promotion of vocational and further training of technical communicators in the EU, ett såvitt jag kunde se mycket värdefullt dokument vars slutversion presenterades den 9 april. Den kan hämtas gratis i pdf-form på TCeuropes hemsida ( Projekten har delfinansierats av EU. Bland förslagen till framtida projekt är, Train-the-trainer programmes, University/industry cooperation och Open and distance learning. Förslag som handlar om controlled languages och processen att skriva teknisk dokumentation har också diskuterats. Under mötet redovisade alla medlemsorganisationerna sin verksamhet under senare tid samt framtidsplaner. En hel del intressant fick jag höra, bl.a: Engelska ISTC har långt gångna planer på ett certifieringsprogram och kommer även att erbjuda utbildning som ska leda till certifiering. Finlands STD har ett ambitiöst seminarieprogram, t.ex. en tvådagars kurs i dokumentdesign samt endags utbildningsseminarier. Man samarbetar också med andra fackföreningar på så sätt att man skriver artiklar om teknisk dokumentation i deras tidskrifter. Vidare håller man på att utarbeta ett strategidokument. STIC i Nederländerna har bara 122 medlemmar men trots det en mycket ambitiös verksamhet, eller vad sägs om en veckas program om teknisk kommunikation med 10 olika aktiviteter; totalt 74 deltagare. Man använder med framgång en utskickslista med ett 20-tal personer (journalister m.fl.) dit man skickar pressmeddelanden o.d. Man har både individuellt medlemskap och företagsmedlemskap, tydligen med framgång. (På min förfrågan svarade man att företagsmedlemskapen ansågs lönsamma i så måtto att de inte ersatte fler individuella medlemskap än att de gav överskott.) Tyska tekom är med sina 4800 medlemmar dominerande i TCeurope storleksmässigt sett (men FTI är hedrande trea; även ISTC är med sina ca 900 medlemmar förstås större), vilket ger möjligheter till ett avlönat kansli. Verksamheten är så omfattande att jag hellre hänvisar till webbplatsen ( finns både på engelska och tyska än berättar mer här än att man intressant nog har en arbetsgrupp för bedömning av kvaliteten i tekniska texter. Samt att man bedriver ett ambitiöst (och dyrt) certifieringsprogram. CRT i Frankrike har svårt att få fart på medlemskap (ett drygt 60-tal) och verksamhet men samarbetar i alla fall med tekniska högskolor om utbildning. Och förra året hade man tre olika seminarier, vilket inte är illa, och den 30 mars i år arrangerade man ett seminarium om perspektiv och utveckling inom teknisk kommunikation. I Spanien håller man på att bilda föreningen Acomtec och har redan hunnit med att förra året arrangera två seminarier med över 70 deltagare. Det saknas dock kultur och medvetenhet på området. Italien (COM&TEC) har man samma problem som i Spanien men arrangerar även där seminarier. Nämnas kan att medlemskapet kostar 85 Euro! I detta sammanhang diskuterades ganska mycket den amerikanska organisationen STC, som dels har dragit sig ur den globala organisationen INTECOM, dels är ganska aktiv i Europa med nationella chapters i flera länder som på så sätt konkurrerar med både TCeurope, INTECOM och de nationella organisationerna. Att FTI har klarat sig från detta hittills beror förmodligen på att STC:s aktiviteter i Norden av någon anledning främst är inriktade på Danmark. Övrigt: En arbetsgrupp tillsattes för att utreda frågan om det går att starta en årlig akademisk tidskrift i ämnet teknisk kommunikation. Vidare visade det sig att man i flera länder börjar bli tveksam till nyttan med INTECOM. Även i Sverige bör vi nog diskutera (1) vad INTECOM gör för nytta, samt (2) vad INTECOM skulle kunna göra för nytta. Medlemskapet är inte alltför dyrt, men däremot kan deltagandet i årsmötena bli kostsamt (mycket beroende på var de äger rum). Slutligen kan det vara värt att nämna att ett svenskt förslag om allmänna rabatter till alla TCeurope-medlemmar på sådant som kostar pengar i första hand tidskrifter och avgiftsbelagda/lösenordsskyddade delar av webbplatserna samt konferensdeltagande fick allmänt stöd. Närmare rapport om detta följer senare. Under tiden vill jag påminna om att FTI-medlemmar kan prenumerera på den förträffliga tidskriften Communicator, utgiven av ISTC ( till det förmånliga priset av 26,00 (normalpris 36,00). Och tyskläsande medlemmar ja, andra också kommer snart att kunna få tekoms imponerande Technische Kommunikation till förmånspris. *** Den 14 mars höll TCeurope sitt 5 th European colloquium for user-friendly product information (lustigt nog på min gamla arbetsplats, CEN) med titeln Technical Documentation in the enlarged EU: First round-up on the organisational, technical and economic impacts. Det var en blandad, men på det hela taget givande kompott, som jag ber att få återkomma till i nästa nummer (när jag förhoppningsvis har fått tillgång till dokumentationen). Mats Linder mats.linder@bostream.nu 4

5 Från vår- och årsmötet Den 17 mars var det är dags igen för FTI:s vår- och årsmöte. Årets upplaga samlade ett 50-tal deltagare och tendensen att höstmötet drar mer publik står sig. Förmiddagen ägnades helt åt föredrag totalt fyra. Emma Bayne, Scania, var först ut med Språkrätt och språkfel. Hon talade om det språk vi använder för att kommunicera och informera. Karl Schultz berättade om teknikinformation på Mälardalens högskola, Lars-Olof Samuelsson, Pro4u Competence Network, om Dokumenthantering och Lennart Waje, explanation, om Terminologihantering. Eftermiddagen började med att FTI höll sitt årsmöte. Efter det att årsberättelserna och revisionsberättelsen föredragits, beviljades styrelsen ansvarsfrihet för Mats Linder, Nattskift Konsult, Norrtälje, valdes till ordförande fram till årsmötet Emma Bayne, Scania, Södertälje, Lars Biärsjö, LBT Teknikinformation, Sollentuna, Mats Insulander, Maquet Critical Care, Solna, Lars-Göran Nilsson, Tetra Pak, Lund, och Anna Yngman, Excosoft, Kista, valdes till styrelseledamöter för två år. Thomas Härdelin, Sörman Information & Media, Stockholm, omvaldes som styrelseledamot för ett år. Christina Sjögren, IAR Systems, Uppsala, valdes för två år vid årsmötet 2004 och sitter kvar i styrelsen. Ivona Kobiela och Mikael Pargman omvaldes som revisorer för ett år. Karin Gärdegård och Carl Öström valdes till revisorssuppleanter för ett år. Åke Rullgård (sammankallande), Christina Sjögren och Kicki Wramner valdes till valberedning för ett år. Göran Goldring omvaldes för ett år och Roland Kristiansson för två år som medlemmar i certifieringskommittén. Björn Omér (sammankallande) valdes 2004 för två år, Medlemsavgiften för 2006 förblir oförändrad, 485 kronor. Lennart Waje talar om terminologihantering Bild: Mai Ottosson I eftermiddagens idémarknad deltog Excosoft, Xplanation, Explicon, Sörman Information & Media och Usabilty Partners. Även FTI var med på ett hörn som framgår av artikeln på sidan 3. FTI:s styrelse har konstituerat sig Vid ett styrelsemöte den 14 april utsågs Thomas Härdelin till föreningens sekreterare, Lars-Göran Nilsson till kassör och Anna Yngman till webbansvarig. Vid ett senare tillfälle utsågs Christina Sjögren till vice styrelseordförande. FTI:are med eget företag bildar nätverk Vi är ett 10-tal teknikinformatörer, tillika egenföretagare, i stockholmsområdet, som bildat ett nätverk för att lära känna varandra, utbyta erfarenheter och stödja varandra i våra yrkesroller. Tanken är också att vi ska kunna hjälpa varandra att skaffa uppdrag och kunna gå samman om större uppdrag. Vi har med hjälp av FTI:s medlemsregister gått ut med en inbjudan till de medlemmar i stockholmsområdet som av företagsnamnet att döma kan antas vara egenföretagare. Men vi har förmodligen missat en del tänkbara nätverksmedlemmar. Så om du är intresserad av att vara med, hör av dig till någon av oss. Eller hör av dig om du bara vill träffa oss eller vill veta mera om oss. För närvarande är vi följande: Stellan Abramson, infokonsult@grinden.se, stellan.abramson@mbox300.swipnet.se Bo Bergström, bo.bergstroem@sms.siemens.se Björn Brinkman, 2b.tecknare@telia.com Ove Bogren, ove@informulera.se Bertil Håkansson, bertil.hakansson@infocom.se Björn Omér, info@teknikinformation.se, bjorn.omer@telia.com Carl Rising, info@mediasmedjan.se, calle.rising@mediasmedjan.se Mario Salutskij, mario@illtek.se Dag Sandell, dag@illtek.se Alison Uvner, aliuvner@hotmail.com Håkan Westlund, hakan@teknikinformatoren.com Carl Öström, carl@ostrom.se Vi har träffats några gånger hos en av oss i centrala Stockholm över en kopp kaffe och smörgås. Nästa träff är den 1 september efter arbetsdagens slut. Stellan Abramson infokonsult@grinden.se 5

6 Dokumenthantering Alla gör det. Sekreteraren, serviceteknikern, supportpersonalen, maskiningenjören, ledningsgruppen, informatören, alla. Alla hanterar vi dokument på ett eller annat sätt. Är det då dokumenthantering vi håller på med? Frågan är relevant. Det finns många olika tolkningar av begreppet dokumenthantering. För att försöka bringa reda i begreppsdjungeln bjöd vi in Lars-Olov Samuelsson från Pro4u Competence Network AB till FTI:s vårmöte. Lars-Olov har lång erfarenhet av dokument- och ärendehantering i olika former från konsultprojekt för bl.a. AstraZeneca, Ericsson, Rikspolisstyrelsen och VPC. Vad är ett dokument? Innan man kan definiera vad dokumenthantering är, måste man kanske definiera begreppet dokument? Det finns många definitioner av vad ett dokument är. I dagens elektroniska samhälle är det inte självklart att det betyder ett papper med text på. Det kan lika väl handla om ljud, bilder, video, länkar eller intelligenta kopplingar till t.ex. databaser. Alla har dock en känsla för vad det är man menar och därför är det inte alltid nödvändigt att ha en exakt definition till hands. Vad står dokumenthantering för? Dokumenthantering är ett begrepp som betyder olika saker för olika människor i olika sammanhang. Man kan inrikta sig på Själva formatet på dokumentet är det ett pappersdokument eller ett elektroniskt dokument? Typen av dokument är det en ritning, ett avtal, en handbok, en specifikation, en blankett eller något annat? Var i dokumentets livscykel man befinner sig ska det skapas, lagras, godkännas, distribueras eller gallras bort? Det har talats mycket om det papperslösa kontoret, men det är fortfarande så att hanteringen av dokument sker i mycket stor utsträckning på papper. I snitt lär det göras nio papperskopior av varje originaldokument, enligt Coopers & Lybrand Magazine. Forrester Research, Media Asset Management räknar med att den genomsnittlige kunskapsarbetaren spenderar ca 40% av sin tid på att söka efter information. Computer Sweden skrev 12/ att dålig informationshantering kostar den svenska staten två miljarder kronor per år. Alla dessa förkortningar Det finns en uppsjö olika närbesläktade förkortningar: EDM (Electronic Document Management), EDM (Engineering Document Management), IDM (Integrated Document Management), IDH (Integrerad dokumenthantering), EDH (Elektronisk dokumenthantering), KM (Knowledge Management), osv. Dessa begrepp är väldigt otydliga och betyder olika saker för olika människor i olika sammanhang. Dessutom ändras begreppen hela tiden, så det som var ett inneord ena året heter något annat nästa år, fastän innebörden ändå egentligen är densamma. Därför är det extra viktigt att definiera tydligt vad det är man behöver, så att man vet vad det är man vill köpa när man går ut och diskuterar olika lösningar med olika leverantörer. Ofta pratar man om tre huvudinriktningar, nämligen dokumenthantering, ärendehantering och arbetsflöden (workflow). Statskontorets referensmodell Statskontoret ( har skapat en funktionsmodell som visar komponenter som ingår vid hanteringen av information och hur de relaterar till varandra. Modellen är en bra utgångspunkt för att förstå området och det sammanhang som de olika komponenterna ska fungera i. Se bild på nästa uppslag. ECM Ett nyckelbegrepp i sammanhanget är ECM, Enterprise Content Management. Det är ett paraplynamn som täcker in hela dokumenthanteringsområdet. Det finns en branschorganisation som heter AIIM (the Association for Information and Image Management, och som i över 60 år varit internationell auktoritet inom området dokumenthantering och affärsprocesser. AIIM har tagit fram en vägkarta till ECM med förklaringar av begrepp och komponenter. Den finns på svenska hos företaget DokumentINFO ( ett utbildningsföretag som inriktat sig just på ECM-branschen. Se bild på nästa uppslag. Krav på system för dokumenthantering Att köpa ett system för dokumenthantering är ingen barnlek. Det handlar om mycket tid och pengar både i inköp och införande. Många människor påverkas när de ska övergå från ett arbetssätt till ett annat. Därför är det viktigt att man gör ett ordentligt förarbete innan man väljer lösning. Det finns ett antal krav man bör ställa på ett dokumenthanteringssystem. Generella krav Systemet ska vara användarvänligt. Det är dock svårt att hitta objektiva och mätbara kriterier för användarvänlighet och användbarhet Lösningen ska vara modulärt uppbyggd för att man enkelt ska kunna byta ut och uppdatera valda delar Systemet ska vara skalbart man bör kunna börja i liten skala och sedan utöka allteftersom behoven ökar Det finns ett antal juridiska krav som ställs på systemet t ex: ISO 9000, ISO (LIS Ledningssystem för informationssäkerhet), BITS (basnivå för IT-säkerhet, Krisberedskapsmyndigheten), PUL (1998:204), sekretesslagen (1980:100), arkivlagen (1990:782), lagen om elektroniska signaturer, olika EU-direktiv, m.fl. I den mån standarder går att applicera bör de användas Systemet måste anpassas efter antal användare och volymer av dokument/ärenden 6

7 Tekniska krav på t.ex. nätverk, programspråk, databaser etc. Tillgänglighet Förutom dessa generella krav bör man också ställa specifika krav på följande delar i systemet: Indata Dokumenthantering Sökmotorer Utdata Arkivering Elektronisk identifiering (eid) Integration med andra system Indata All information ska kunna hanteras elektroniskt Hantering av mallar Scanning Bunt av papper (dokumentmatning)/enskilda dokument (flatbädd) Storlek på original Dubbelsidigt/enkelsidigt Färg/gråskala Scanningvolym Funktioner för korrigering av inläsning (förskjutning, rotation, beskärning etc.) Tolkning av maskinskriven (OCR) respektive handskriven (ICR) text Läsning/tolkning av pappersbaserade blanketter/fakturor Hantering av elektroniska blanketter/formulär Inmatning via HTML-sidor Format XML/HTML/MS Word etc. Dokumenthantering Alla typer av dokument/filer ska kunna hanteras i systemet Olika dokumenttyper ska kunna hanteras individuellt, d.v.s. olika egenskaper (t.ex. attribut) ska kunna definieras per typ Det ska vara lätt att lägga till attribut/metadataelement Metadata ska hanteras i databas (separerat från dokumentfilen) Metadata bör ha sin grund i någon standard, t.ex. Dublin Core Alla metadataelement ska vara sökbara Ägandeskapet ska vara tydligt Check in/check out Det ska finnas möjlighet till versionshantering Det ska finnas möjlighet att spåra ett dokument ( audit trail ) Det ska finnas möjlighet att hantera behörigheter/rättigheter kopplat till roller/definitioner i t.ex. Active Directory Indexering av metadata ska kunna ske automatiskt (bör ske i så stor utsträckning som möjligt) Dokument ska enkelt kunna knytas till ärende Det ska vara möjligt att automatiskt generera en alternativ version av filen, t.ex. i PDF-format. ( rendering ) Sökmotorer Ofta en integrerad del i funktionerna för dokumenthantering Särskilda krav kan motivera separat val Fritextsökning Intelligent sökning Knowledge management Utdata Olika presentationsformat ska kunna hanteras PDF, Word, HTML, etc. Automatiskt generering av brev utifrån standardiserade mallar XML bl.a. för att lättare kunna åstadkomma integration mot andra system Publicering av dokument på webben Konvertering mellan olika format Rapportverktyg för att skapa rapporter som verksamheten kräver Utbyte med andra system via SHS spridnings- och hämtningssystem Arkivering Ska separat miljö för arkivering finnas d.v.s. ska data flyttas från det aktiva dokument-/ärendehanteringssystemet till ett arkivsystem? Lämpligt media för arkivering optiskt (t ex DVD/CD), magnetiskt (t ex disk/band) etc? Volymer? Hur länge ska data arkiveras? Format t.ex. PDF, XML eller originalformat (t.ex. Word)? Hur ska långtidslagrad information återsökas? Fritextsökning? Annan sökning? Hur ska elektroniska signaturer hanteras? Elektronisk identifiering Elektronisk signering av dokument Identifiering/autenticering när t.ex. kund/medborgare ska göra beställning eller kontrollera hur långt ett ärende kommit i en viss process Krav på lösning beroende på säkerhetskrav Mjuka certifikat/kvalificerade certifikat/enklare lösningar? Hur ska man hantera certifikatutgivning om certifikat används? Statskontorets ramavtal för e-legitimationer Integration Ofta krävs att system för dokument- och ärendehantering också integreras mot andra system, t.ex. ekonomisystem Krav på format och gränssnitt Krav på hur data ska kunna identifieras detta kräver en god metadatastruktur Inloggning i systemen bör bara ske en gång ( Single Sign On ) Hur lyckas med dokumentoch ärendehanteringsprojekt? Det finns många olika produkter att välja på inom varje delområde och många olika lösningar beroende på bl.a. hur stora informationsmängder det rör sig om. Andra faktorer som är viktiga när man ska bestämma vilken lösning man ska välja är hur många användare systemet kommer att ha, vilken IT-plattform systemet ska köras på och vilka andra system det ska integreras med. Varje projekt är unikt och kräver en noggrann genomgång av vilka krav och behov man har på det speciella systemet. Därför är det svårt att generalisera och Forts på sidan 11 7

8 Statskontorets referensmodell organisationsportal diarieföring e-post office Övriga befintliga system Ärendehantering/workflow e-id SHS Indata: e-blanketter scanning/ tolkning sökmotorer dokumenthantering Utdata: Presentation/ export e-id SHS e-arkivering XML/metadata e-id - Elektronisk identifiering SHS - Spridnings och Hämtningssystem / FTI Lars-Olov Samuelsson, Pro4u Competence Network AB 9

9 ECM vägkarta Kartan.pdf / FTI Lars-Olov Samuelsson, Pro4u Competence Network AB 11

10 Mera om XML I förra numret av Teknikinformatören vädrade Ulf Andersson sina synpunkter på XML. Han fick svar av Agneta Varel och Thomas Härdelin. Nu återkommer Ulf med fler synpunkter, som vi låter Thomas kommentera. Olika användare har olika fokus på hur man vill jobba. XML är ett sätt som fungerar bra för viss verksamhet och där används det av personer/företag och organisationer som har förstått fördelarna med när och hur det ska användas. För vissa andra ändamål är det andra applikationer och format som är det optimala. Jag vet inte vad Ulf arbetar med eller anledningen till hans uppenbarligen negativa erfarenheter av XML, men XML är bra till det det är bra på! Hoppas att mina kommentarer nedan kan fungera som hjälp till att förstå vad XML är och när man kan/bör använda detta format. Thomas Här följer Ulfs brev: Jag uppskattar att Agneta skriver att man (dvs. Adobe, MS m.fl.) inte kan enas om en standard. Ja, så är det. Thomas skriver Det viktigaste när man ska genomföra informationsutbyte mellan flera parter är att man har ett överenskommet protokoll. Det är givetvis helt korrekt men jag menar att det är just det som är problemet. Man har inte ett överenskommet protokoll. Thomas skriver själv Det finns en mängd olika DTD:er och XML-scheman för olika verksamhetsområden och företag eller organisationer. TH: Nej, det var för att slippa ett överenskommet protokoll som man gick ifrån HTML, vilket är en SGML-DTD, som XML växte fram. Problemet med ett (läs 1) överenskommet protokoll är att det inte passar för alla informationsbehov för olika användare. Man blir begränsad eftersom det finns en fast uppsättning element att välja mellan (typ H1, H2, P, B, I, UL, OL, osv.). Spara ett Worddokument i XML (borde kallas WordML) och ta sedan upp det i FrameMaker. Microsoft och Adobe som är störst på marknaden har inte enats om en XML-standard. TH: Jo det har man. Det finns en standard, eller rekommendation som det heter på W3C och den har inte ändrats sedan Det man däremot inte har enats om, och inte heller tänker eller kan göra, är att enas om en struktur. Utan det är ju just vad som är meningen med XML. Problemet är alltså att det finns lika många versioner av XML som det finns programmerare. TH: Återigen ett missförstånd. Det finns som sagt var endast en XML-standard, det som sedan finns är olika tillämpningar (SVG, SMIL, XML-schema, XSLT, XSL-FO osv. som bygger på XML. Dessa tillämpningar utvecklas givetvis. Dessutom finns det olika DTD:er/Schema för olika branscher och företag. Det är inte programmerarna som skapar tillämpningarna utan det är deltagare i W3C, vilken består av de stora aktörerna på Internetmarknaden. För att kunna hantera denna situation har man då något som man kallar XSLT(ransform). Man har alltså insett det orimliga i situationen och tagit fram ett vad man skulle kunna kalla ett programmeringsspråk för att kunna klara situationen. Tyvärr är inte XSLT något som vanliga användare kan programera. Jag har en 700-sidig bok som någon kanske vill låna. TH: Nej, och det är nog inte avsikten heller. Man använder XSLT för att gå från en struktur till en annan och det ska man ju inte göra om varje gång. Utan man går från en känd struktur till en annan. Att sedan skapa XSLT behöver man inte vara programmerare för att klara av. Det finns även en 700 -sidig manual för att jobba i Word, för att inte tala om alla makron m.m. som man kan lägga till i Word. Thomas skriver också Försök att öppna ett 8 år gammalt Word-dokument. Om någon har problem med det så kan man hämta funktionen på assistance/ha aspx TH: Åter igen, man är beroende av vad Microsoft har gjort eller tillhandahåller. Jag tror att det är oundvikligt att programvaror utvecklas med nya funktioner. Det kommer också då med nödvändighet innebära att även lagringsformaten utvecklas och att tyvärr så kommer inte alla tillverkare att samarbeta. Det innebär i sin tur att vi även i framtiden behöver ha tillgång till konverteringsprogram för utbyte mellan programvaror men även för att läsa in äldre dokument. Vi kan ju i dagens dokument lägga in en JPEG-bild men vi vet ju inte alls om det kommer att finnas jpg-stöd i framtiden och detta även om man använder XML. TH: Nej, men JPEG är i varje fall en standard. Om man använder SVG så har man dessutom ett textbaserat språk där man har en rekommendation i botten. Om man sedan vill ha rasterbilder infogade så måste man givetvis använda sig av något sådant format. Till sist lite om Thomas punkter för när XML bör användas. Långlivad information Ja, men man måste precis som för vilket annat format som helst se till att spara hårdvara och verktyg som kan hantera texten, bilder, grafik, video m.m. TH: Självklart, men jag behöver inte spara en viss version av min XML-editor. XML är dessutom godkänt av riksarkivet som ett lagringsformat. Att man sedan måste uppgradera lagringsmediet som innehållet lagras på är ett helt annat problem som inte har med XML att göra. Parallell publicering på olika format/media Ja, här finns en uppenbar fördel, men XSLT är dyrt. TH: Nej, XSLT är gratis, men givetvis så kostar det att skapa transformeringsreglerna. Tvärtom, det blir billigare eftersom man skiljer på presentation och innehåll. Har man väl skapat 10

11 en XSLT för transformation mellan olika kända strukturer så kan man återanvända denna flera gånger. Dessutom vet man då vad som händer, så att man inte behöver kontrollera varenda dokument som bygger på samma regelverk, efter det att man har kvalitetssäkrat transformeringsreglerna. Många uppdateringar Jag tror att det finns många som utför många uppdateringar utan problem och utan att använda XML. TH: Självklart, men det gäller att använda XML med urskiljning. Dessutom får man automatiskt en kvalitetskontroll på informationsstrukturen och till viss del på innehållet beroende på hur DTD/Schema har utnyttjats. Återanvändning av informationsmoduler i olika informationsstrukturer Ja, men det är inget unikt för XML. Det finns system som klarar detta utan XML. Informationsutbyte mellan flera inblandade parter Det är det som gör att man ska tänka sig för mycket noga innan man väljer någon form av XML. TH: Tvärtom, det är ju här som XML är lämpligt, för då kan var och en jobba med sina programvaror och med sin struktur. Annars måste man komma överens om versioner av program. Återigen, använd XML med urskiljning! Om PDF Adobe har tagit fram en arkiveringsstandard som är mycket intressant om man enbart ska långtidsarkivera dokument på ett mycket säkert sätt. Man kan där sammanhålla komplexa dokument till en fil som sedan signeras för att ingen ska kunna ändra innehållet.pdf är också ett bra transportformat som alla kan tillgodogöra sig. Det går också utmärkt att använda PDF för parallellpublicering. TH: Jasså? Hur gör du för att ändra innehållet i ett PDF-dokument så att det blir HTML med utnyttjande av det som HTML är bra på? Hur får du med originalbilderna? Visst, det går att spara en PDF-fil som HTML, men det blir papper på skärm och det är inte alltid det man vill ha. PDF är en presentationsformat som är skapat i ett annat format. Mig veterligen är det ingen som sitter och skriver PDF direkt utan man gör det i något annat ombrytningsverktyg, ordbehandling, texteditor osv. Detta kombinerat med de bilder och liknande som ska vara med. Om Office Det finns en rad Officepaket (MS, Corel, Star m.fl.) och de har alla det gemensamma att man lätt kan överföra information mellan de olika delarna (ord, kalkyl, presentation, ritfunktion och databas) och de har alla bra möjligheter att konvertera till och från de olika tillverkarna. Det är till skillnad från XML lätt och okomplicerat att överföra information från t.ex. MS Word till StarOffice. TH: Man ska inte använda XML till allt, även om det principiellt skulle gå att lösa. Det är lätt att överföra XML mellan vilken plattform som helst och vilket operativsystem som helst. Om XML XML har fördelar men tänk på hur du ska kunna byta information med alla kombinationer av programvarutyper som du och dina kunder har. Fråga de användare du vill kommunicera med vad de kan använda för format innan du tar ett beslut. Kom ihåg att XML är inte ett format utan som Thomas säger: Det finns en mängd olika DTD:er och XML-scheman för olika verksamhetsområden och företag eller organisationer. TH: XML är fortfarande ett regelverk. Det är tillämpningarna som nyttjar XML som utvecklas. Självklart ska man använda rätt program/format för rätt sak till det de är bra på. <?xml version= 1.0 encoding= UTF-8 standalone= yes?> <Dokument> <Halsning>Med vänlig hälsning</halsning> <Namn>Ulf Andersson</Namn> </Dokument> Dokumenthantering. Fortsättning från sidan 7 beskriva problem och framgångsfaktorer. Det finns dock några råd som kan vara en god hjälp på traven: Tillämpa en helhetssyn på verksamheten! Det är A och O för att lyckas Se verksamheten inte tekniken som den primära utgångspunkten Tänk strategiskt och visionärt men ta inte för stort grepp från början! Inför systemet steg för steg utvärdera och lyssna aktivt Se till att alla berörda känner delaktighet och får den information de behöver Det är nödvändigt med aktivt stöd och deltagande från högsta ledningen God kunskap, kompetens och erfarenhet om verksamhet, produkter, projektledning etc. måste finnas i alla steg Ta gärna in en konsult med fackkunskap om dokument- och ärendehantering för att värdera kraven Länkar Det finns mycket skrivet om dokument- och ärendehantering både på svenska och engelska. Följande webbplatser innehåller mycket matnyttig och neutral information: (branschorganisation) (svensk organisation som bl.a. anordnar seminarier och mässor) (bl.a. underlag från ramavtalsupphandlingar) Lars-Olov Samuelsson arbetar som fristående konsult för kompetensnätverket Pro4u Competence Network AB och kan nås på lars-olov.samuelsson@pro4u.se eller på mobiltelnr Christina Sjögren christina.sjogren@iar.se 11

12 Avsändare: Föreningen Teknisk Information Box 5710, STOCKHOLM B Porto betalt Detta är det första nummer av Teknikinformatören som inte distribueras med Posten utan endast utges som pdf-fil. Vad tycker du som läsare om detta? Jag har valt stående sidformat därför att jag tror att du väljer att skriva ut tidningen på papper och sedan läsa den. Du kanske hade föredragit liggande sidformat för att lättare kunna läsa tidningen direkt från bildskärmen? Hör av dig till redaktionen med dina synpunkter på detta och annat. E-postadressen är tekninfo@fti.org.se Tommy Persson Teknikinformatören önskar er alla en trevlig sommar! FTI Föreningen Teknisk Information The Swedish Society on Technical Communication Postadress: Box 5710, Stockholm Telefon(svarare): Fax: E-post: info@fti.org.se Hemsida: Postgiro: Bankgiro: Org.nummer: Medlemskap FTI är en ideell förening för alla som i olika former arbetar som teknikinformatörer och för alla andra som är intresserade av teknikinformation. Enklast blir du medlem genom att fylla i den anmälningsblankett som finns på FTI:s hemsida. Du kan också anmäla dig per post eller fax. Adresser, se ovan. FTI:s styrelse* Mats Linder (ordförande) Christina Sjögren (vice ordförande) Thomas Härdelin (sekreterare) Lars-Göran Nilsson (kassör) Emma Bayne, Lars Biärsjö, Mats Insulander, Anna Yngman (ledamöter) Revisorer* Ivona Kobiela, Michael Pargman (ordinarie) Karin Gärdegård, Carl Öström (suppleanter) Valberedning* Åke Rullgård (sammankallande), Christina Sjögren, Kicki Wramner Certifieringskommitté* Björn Omér (sammankallande), Göran Goldring, Roland Kristiansson FTI:s och Sveriges representant i INTECOM Johan Näsström Ansvarig för FTI:s hemsida Anna Yngman Redaktör för Teknikinformatören Tommy Persson Närmare presentation av styrelsemedlemmar och andra funktionärer med e-postadresser finns på FTI:s hemsida Medlemsärenden E-post: info@fti.org.se Medlemsavgifter 2005 Fullbetalande: 485 kr/kalenderår (medlemsavgift 100 kr, serviceavgift inklusive moms 385 kr) Studerande och pensionärer: 100 kr/kalenderår Företag och instutioner som vill stödja FTI:s verksamhet ekonomiskt kan bli medlemmar. V.g. kontakta styrelsen, e-post: info@fti.org.se Certifieringsavgift: 300 kr/3 år * Personuppgifter gäller fr.o.m. årsmötet 2005