Erfarenheter av regeländringar beträffande PROTOKOLLFÖRING VITTNESERSÄTTNING för allmän domstol

Transkript

1 Erfarenheter av regeländringar beträffande PROTOKOLLFÖRING VITTNESERSÄTTNING för allmän domstol DV-rapport 2002:8

2 Domstolsverkets publikation: 2002:8 Produktionsår:2002 Titel: Erfarenheter om regeländringar beträffande protokollföring och vittnesersättning i allmän domstol

3 Innehållsförteckning 1. Uppdraget och dess genomförande Beslut om vittnesersättning m.m Inledande beskrivning av den genomförda författningsändringen Våra undersökningar Hur många domstolar har ändrat eller har för avsikt att ändra sina rutiner? Hur fungerar det praktiskt? Domstolarnas förslag till förbättringar Slutsatser m.m En ny version av KIM Internkontrollrutinerna Hur går vi vidare? Protokollföring Inledande beskrivning av genomförd författningsändring Våra undersökningar Andelen anteckningar enligt 6 kap 3 och 4 rättegångsbalken som förs i protokollform/i annan form än protokollsform m.m I vilken form görs de anteckningar som inte görs i protokollsform? När brukar protokollen/anteckningar som görs i annan form än protokollsform färdigställas? Används datorerna i rättssalarna? Domstolarnas förslag till förbättringar Slutsatser m.m Sammanfattande synpunkter och slutsatser Hur går vi vidare? Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4-5 Bilaga 6 Bilaga 7-8 Bilaga 9 Bilaga 10 Bilaga 11 Bilaga 12 Projektdirektiv Enkät till domstolar som i regel hanterar frågor om ersättning till vittnen mfl. i rättssalarna Enkät till domstolar som i regel hanterar frågor om ersättning till vittnen mfl. utanför rättssalarna Blanketter ang. vittnesersättning från Nyköpings tingsrätt Blankett ang. vittnesersättning från Hovrätten för Övre Norrland Blanketter ang. vittnesersättning från Hovrätten för Västra Sverige Riktlinjer för handläggning av vittnesersättning från Hovrätten för Västra Sverige Anteckningar - exempel från Blekinge tingsrätt Anteckningar - exempel från Jönköpings tingsrätt Anteckningar - exempel från Norrköpings tingsrätt.

4 1. Uppdraget och dess genomförande Arbetet med att modernisera domstolsväsendet pågår kontinuerligt. Som ett led i denna reformering genomfördes ett antal författningsändringar den 1 juli och den 1 oktober Vissa ändringar syftade till att renodla domarnas arbetsuppgifter. Andra ändringar syftade till att ge domstolarna ett större utrymme att själva besluta hur arbetet skall organiseras. Flertalet av ändringarna tog sikte på att förenkla förfarandet för att utan att ge avkall på rättssäkerhetskraven ge möjlighet till en snabbare och effektivare handläggning. Det har nu gått mer än två år sedan förändringarna genomfördes. I regleringsbrevet för budgetåret 2002 avseende domstolsväsendet m.m. har regeringen därför gett Domstolsverket i uppdrag att följa upp domstolarnas erfarenheter av ändringarna den 1 juli 2000 i rättegångsbalken respektive förordningen (1996:381) med tingsrättsinstruktion om protokollföring respektive utbetalning av ersättning till vittnen och andra (prop. 1999/2000:26, bet 1999/2000:JuU10, rskr. 1999/2000:151). I uppdraget ingår att följa upp effekterna för domstolarna till följd av att det blev möjligt att låta en tingsnotarie eller andra anställda fatta beslut om ersättning av allmänna medel till förhörspersoner och tolkar utanför rättssalarna domstolarna fått möjlighet att låta bli att föra protokoll när protokoll inte behövs. Med anledning av regeringsuppdraget tillsatte Domstolsverket en projektgrupp bestående av hovrättsassessorn Lotten Ögren som projektledare och hovrättsassessorn Jörgen Nilsson som projektdeltagare. Styrgruppen för projektet har bestått av chefsjuristen Charlotte Brokelind samt chefen för utvecklingsenheten Birgitta Holmgren. Till projektet knöts också en referensgrupp. I referensgruppen har ingått registratorn Ove Andersson, domstolssekreteraren Paula Andreasson, hovrättsassessorn Gunilla Carle, rådmannen Agneta Frick, rådmannen Göran Lundgren, rådmannen Knut Norrman, domstolssekreteraren Monica Pettersson, hovrättsrådet Christer Ranch och tingsnotarien Ulrika Tyrén. Den 19 mars 2002 beslutade Domstolsverket om direktiv för projektet, se bilaga 1. I direktiven anges att syftet med projektet är att bedöma om det finns ett behov av regelförändringar eller informationsinsatser för att implementera syftet med författningsändringarna. Projektet skall enligt direktiven utmynna i en rapport som skall innehålla en redovisning av effekterna av aktuella författningsändringar. Undersökningen omfattar såväl tingsrätter som hovrätter. Undersökningen inleddes med domstolsbesök vid Nyköpings tingsrätt och Jönköpings tingsrätt samt sex videokonferenser med domare, domstolssekreterare och notarier från tingsrätterna i Norrköping, Luleå, Helsingborg, Karlskrona, Uppsala och från hovrätten för Övre Norrland. Möte med referensgruppen har hållits vid ett tillfälle. Dessutom har samtliga tingsrätter och hovrätter tillställts två skriftliga enkäter, se bilagorna 2 och 3. Enkäterna, som besvarades av 65 domstolar, var skapade i enkät/kursutvärderingsprogrammet Find Out och var webbaserade, vilket innebär att enkätformulären var i elektroniskt format och att respondenten vid avgivande av sitt svar använde sig av webbläsaren Internet Explorer. Undersökningsresultatet kommer att redovisas i två huvudavsnitt; Beslut om vittnesersättning m.m. samt Protokollföring. Varje huvudavsnitt kommer att inledas med en beskrivning av den lagändring som genomfördes. Sammanfattningar av undersökningsresultatet kommer därefter att presenteras. Avslutningsvis redovisas i varje huvudavsnitt sammanfattande synpunkter och slutsatser m.m. 2 av 25

5 2 Beslut om vittnesersättning m.m. 2.1 Inledande beskrivning av den genomförda författningsändringen Genom författningsändringarna den 1 juli 2000 introducerades den nyheten att det blev möjligt att låta en tingsnotarie eller andra anställda fatta beslut utanför rättssalarna om ersättning av allmänna medel till personer som hörts i rätten och tolkar. Tidigare kunde endast den fullsuttna rätten under huvudförhandlingen fatta sådana beslut. Nyheten krävde ändringar i förordningen (1996:381) med tingsrättsinstruktion och i förordningen (1996:379) med hovrättsinstruktion. Av 16 p 8 förordningen (1996:381) med tingsrättsinstruktion i dess lydelse efter ändringen framgår att lagmannen får förordna tingsnotarier och andra anställda som har tillräcklig kunskap och erfarenhet att på eget ansvar besluta om ersättning enligt förordningen (1982:805) om ersättning av allmänna medel till vittnen, m.m. och om ersättning till tolkar. En motsvarande regel finns även i förordningen (1996:379) med hovrättsinstruktion. Några ändringar i 36 kap 24 tredje stycket rättegångsbalken krävdes däremot inte. Enligt 36 kap 24 tredje stycket skall ersättning, som skall betalas till vittnen av allmänna medel, fastställas av rätten enligt bestämmelser som regeringen meddelar. Enligt förarbetena till ändringen (prop. 1999/2000:26 s 84) skall denna bestämmelse tolkas på så sätt att beslutet meddelas i rättens namn oavsett vem som på rättens vägnar beslutar om ersättning (fullsutten rätt, domstolssekreterare eller tingsnotarie). När det gäller tolkar finns det inga uttryckliga bestämmelser om vem som på rättens vägnar beslutar om ersättning. Förändringen innebar således inte att några tvingande regler gavs för att flytta besluten utanför rättssalen. Det lämnades till varje domstol att avgöra om det finns tillräckligt kompetent personal på plats för att fatta besluten. I propositionen (prop. 1999/2000:26 s 82) anfördes bland annat följande skäl för att flytta beslutsfattandet utanför rättssalen. Formerna för beslut om ersättning av allmänna medel till vittnen m.fl. är en fråga som har varit aktuell i de senaste årens diskussioner om renodling av den dömande verksamheten. Enligt dagens ordning fattas sådana beslut av den fullsuttna rätten under huvudförhandlingen. Både av renodlingsskäl och av andra skäl kan detta ifrågasättas. Ersättningsfrågorna kan uppfattas som irriterande avbrott, särskilt i besvärliga och krävande huvudförhandlingar. Det är dessutom i många fall obehagligt för målsägande och vittnen att inför publik behöva redogöra för sina ersättningsanspråk och eventuellt få dem ifrågasatta. Vidare är det ett slöseri med arbetskraft att en fullsutten rätt i brottmål som regel en juristdomare och tre nämndemän i tingsrätt och tre juristdomare och två nämndemän i hovrätt skall syssla med dessa frågor i stället för att arbeta med att avgöra målet. Det finns också en risk att ersättningsfrågorna blir styvmoderligt behandlade på grund av de pressade förhållanden under vilka de handläggs. Det finns alltså flera goda skäl att ändra nuvarande ordning. 3 av 25

6 2.2. Våra undersökningar Hur många domstolar har ändrat eller har för avsikt att ändra sina rutiner? Diagram 1: Andel av domstolarna som har flyttat ut eller som har för avsikt att flytta ut beslutsfattandet. Domstolar som har för avsikt att flytta ut beslutsfattandet Antal 13 18% Domstolar som har flytta ut beslutsfattandet Antal 5 7% Domstolar som inte har för avsikt att flytta ut beslutsfattandet Antal 53 75% Undersökningen visar att det endast är några få domstolar i landet som har flyttat ut beslutsfattandet från rättsalarna och att knappt en femtedel av domstolarna har för avsikt att göra det. De domstolar som har flyttat ut beslutsfattandet eller som är positiva till att ändra sina rutiner har framförallt hänvisat till vilka fördelar det innebär för medborgarna, d.v.s. att vittnen och andra inte offentligt behöver redovisa sina ersättningsanspråk och eventuellt få dem ifrågasatta. De har vidare pekat på vissa tidsvinster och renodling, d.v.s. att förhandlingarna inte bör tyngas med oväsentligheter. De domstolar som vill flytta ut beslutsfattandet från rättssalarna när det gäller vittnesersättning men som har dröjt med förändringsarbetet har uppgett olika skäl härtill. De flesta domstolarna har helt enkelt inte hunnit med det på grund av stor arbetsbelastning. Det har också framkommit att några inväntar IT stöd och personalförstärkning. Många av de domstolar som valt att inte flytta ut beslutsfattandet delar uppfattningen att det ur ett medborgarperspektiv finns fördelar med en förändrad beslutsordning när det gäller vittnesersättning, men har ansett att nackdelarna väger över fördelarna eller att en förändring av praktiska skäl inte är möjligt. När det gäller de hinder som ligger i vägen för en förändring har det väsentligen hänvisats till bristande personalresurser och lokalmässiga problem. Några domstolar har också förklarat att avsaknaden av resursvinster för den enskilda domstolen varit en avgörande faktor i valet. Andra skäl som anförts mot en förändring är att domstolssekreterarna på domstolen inte har velat ta på sig arbetsuppgiften att fatta beslut om ersättning, att det är svårt för andra än ordföranden att ta ställning till ersättningsfrågan, att ständig passning krävs under lunchtid och ibland även efter den ordinarie arbetstidens slut, att det finns farhågor för att det blir diskussioner mellan enskilda och kassapersonal, att en utflyttning skulle medföra ökad byråkrati m.m. 4 av 25

7 Många domstolar har i sina svar pekat på att tidsvinsterna när det gäller varje enskild förhandling i regel blir marginella. Somliga har åberopat detta som ett skäl för att inte flytta ut beslutsfattandet medan andra har åberopat detta som ett skäl för att ändra beslutsordningen. Det kan antas att detta bland annat hänger samman med vilket perspektiv man intar när man funderar över de ekonomiska vinsterna. Om man ser på saken ur den enskilda domstolens perspektiv kan det vara svårare att se några omedelbara resursvinster. Tvärtom kan det i vissa fall bli dyrare med en förändring, t.ex. därför att man måste anställa någon på heltid för att utföra arbetsuppgiften att fatta beslut om ersättning utanför rättssalarna. Den som ser på saken ur ett större ekonomiskt perspektiv och beaktar att det i rättssalarna, förutom den fullsuttna rätten, även finns kostsamma åklagare och advokater, samt att kostnaden för förhandlingstid därför är mycket hög, inser dock att staten kan spara relativt mycket pengar på att domstolarna flyttar ut beslutsfattandet från rättssalarna. När det gäller personalresurser har flera domstolar hänvisat till att ett beslutsfattande utanför rättssalarna kräver två personers medverkan samt att expeditionen/receptionen inte är bemannad med två personer. Som en parentes bör här nämnas att DV, i nära anslutning till att lagändringarna infördes, i tidskriften Domstolsverket Informerar (nr 6/år 2000) behandlade frågan om hur beslutsfattandet utanför rättssalarna borde organiseras för att uppfylla kraven avseende intern kontroll. Verket hänvisade därvid till ett antal bestämmelser bl.a. i bokföringsförordningen (1979:1212) och Domstolsverkets föreskrifter för redovisningsverksamheten (DVFS 1999:5) och anförde att de domstolar som valde att lägga ut beslutsfattandet utanför domstolarna var tvungna att dela upp arbetsuppgiften på två personer därför att beslutsfattandet inte får organiseras så att samma person både beslutar om ersättning och betalar ut denna Hur fungerar det praktiskt? Nyköpings tingsrätt Vid Nyköpings tingsrätt har alla domstolssekreterarna fått behörighet att fatta beslut om ersättning till vittnen och andra som hörts vid rättegången. Besluten fattas således i receptionen, med undantag för beslut under lunchtid, kl , och beslut som fattas efter kl Under dessa perioder fattas besluten i rättssalarna. När det gäller tolkersättning har däremot ingen förändring ägt rum. I praktiken är det endast en av domstolssekreterarna som har hand om beslutsfattandet när det gäller ersättning till vittnen och andra. Personen ifråga är ekonomiadministratör och arbetar normalt i receptionen. Samma person betalar också ut ersättningen. Före utbetalningen gör dock den tjänsteman som normalt sköter växeln i receptionen en kontroll av att betalningsmottagaren är upplagd i MÅHS samt av att beslutet stämmer överens med ersättningsbeskedet. Om en fråga blir svårbedömd diskuterar beslutsfattaren i regel problemet med en på kansliet tillgänglig jurist. När förhöret är avslutat i rättssalen fyller rättens protokollförare i en blankett som domstolen själv tagit fram. Blanketten, som lämnas till den som hörts för att visas upp i receptionen, innehåller uppgifter om namn, i vilken egenskap personen hörts samt datum och tid för förhöret, se bilaga 4. Beslutet om ersättning dokumenteras på den blankett som Domstolsverket utformat, se bilaga 5. Vidare fyller beslutfattaren i det ersättningsbesked som senare skickas in till Domstolsverket. I samband med övergången till den nya beslutsordningen höll en notarie en kortare utbildning för domstolssekreterarna. 5 av 25

8 Vid tingsrätten är man mycket positiv till förändringen, men man vill också framhålla att beslutsfattandet utanför rättssalarna i regel tar längre tid, framförallt därför att vittnen och andra är mer frispråkiga utanför rättssalarna. Luleå tingsrätt Luleå tingsätt har delegerat beslutsfattandet när det gäller ersättning till vittnen och andra till tre av domstolssekreterarna. Den fullsuttna rätten fattar fortfarande de beslut som måste fattas under lunchen och efter kl , men i övrigt fattas besluten utanför rättssalarna. Beslutsfattandet när det gäller ersättning till tolkar har däremot inte delegerats. Uppgifterna att fatta beslut och betala ut ersättningen har delats upp på två personer. En tredje person, som sitter i ett rum som ligger i anslutning till receptionen och som har hand om kassan och bokföringen, kontrollerar att den som skall ha ersättningen är inskriven i MÅHS och kallad till förhandlingen samt gör en översiktlig kontroll av beslutet och ersättningsbeskedet. Om en fråga behöver diskuteras har beslutsfattaren hänvisats till att vända sig till någon jurist som är tillgänglig utanför rättssalarna. Beslutsfattaren dokumenterar beslutet på en blankett, se bilaga 5, samt fyller i ersättningsbeskedet. Det äger inte rum någon kommunikation mellan rättssalen och expeditionen. I anslutning till att förändringen genomfördes höll en rådman på tingsrätten en kortare utbildning för domstolssekreterarna. Efter att domstolssekreterarna uttryckt önskemål därom planerar nu domstolen för en kompletterande utbildning. På domstolen är man i princip nöjd med att ha flyttat ut beslutsfattandet från rättssalarna. En beslutsfattare påpekar dock att det förekommer att vittnen och andra som begär ersättning försöker lura beslutsfattarna angående faktiska omständigheter. Hovrätten för Övre Norrland I hovrätten sker beslutsfattandet normalt utanför rättssalarna. Endast när förhören avslutas under lunchtid eller efter normal arbetstid samt när hovrätten håller ting i Luleå fattas besluten av den fullsuttna rätten. Besluten om tolkersättning fattas också fortfarande i rättssalen när det gäller tolkar som anlitas utan hjälp av tolkförmedling. De flesta domstolssekreterarna har behörighet att fatta beslut om ersättning till vittnen och andra. Utbetalningen av ersättningen sköts av expeditionsvakten. Denne kontrollerar också att betalningsmottagaren är upplagd i MÅHS samt att beloppen på besluten och ersättningsbeskeden stämmer överens. Genom det s.k. trycket får beslutsfattarna kännedom om relevanta uppgifter i akterna, t.ex. förskottsutbetalningar. I samband med kallelsen till förhandlingen får den som skall höras en blankett med information om rätten till ersättning. Personen ifråga uppmanas också att före förhandlingen på blanketten fylla i uppgifter om inkomst, resekostnader m.m., se bilaga 6. Beslutet dokumenteras på sätt framgår av bilaga 5 och ett ersättningsbesked skrivs ut. Om frågan om vilken ersättning som skall utgå blir svårbedömd skall beslutsfattaren i första hand kontakta den fullsuttna rätten. Detta har dock ännu aldrig inträffat. Innan förändringen infördes höll ett hovrättsråd en två timmar lång utbildning för domstolssekreterarna. Vidare kan nämnas att de domstolssekreterare som fått be- 6 av 25

9 slutsfattandet delegerat till sig har flera års protokollföringsvana och därför tidigare erfarenheter av beslutsfattande beträffande ersättning till dem som hörts i rätten. På domstolen ser man många fördelar med att ha flyttat ut beslutsfattandet. När det gäller problem har dock en beslutsfattare uppgett att beslutsfattarna ibland blir bemötta på ett nedlåtande sätt samt att det kan bli stressigt för den person som vid sidan av beslutsfattandet måste hinna med sina normala arbetsuppgifter. Hovrätten för Västra Sverige I Hovrätten för Västra Sverige fattas beslut av aktuariets personal när det gäller ersättning till vittne, målsägande som skall höras i brottmål i anledning av åklagarens talan, vårdnadshavare o.a. som skall höras enligt 26 lagen (1964:167) med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare eller enligt 21 kap 1 rättegångsbalken, personutredare enligt 3 lagen (1991:2041) om särskild personutredning i brottmål, m.m. som skall höras, förtroendeman enligt 4 samma lag som skall höras samt enskild part efter beslut enligt 11 kap 6 eller 21 kap 12 rättegångsbalken. Beslut fattas av rätten under förhandlingen eller av referenten/ordföranden efter förhandlingen när det gäller ersättning till ersättningsberättigad som kommer från utlandet, sådan sakkunnig som inte har utsetts av rätten, vittne i fall som avses i 36 kap 8 rättegångsbalken, vårdare o.a. som följt med ersättningsberättigad, ersättningsberättigad i mål där det meddelats beslut enligt lagen (1981:1064) om säkerhetskontroll, ersättningsberättigad i annat fall än under 1 5, om omständigheterna i målet eller kring den ersättningsberättigade ger vid handen att det föreligger en hotbild, ersättningsberättigad som är frihetsberövad, ersättningsberättigad, som vid huvudförhandlingen haft tolk och som bedöms inte kunna framställa sin begäran utan hjälp av tolken, ersättningsberättigad, om ersättningsfrågan redan före eller under förhandlingen framstår som svårbedömd eller av ovanligt slag, ersättningsberättigad, om förhöret sker så sent att aktuariekontoret har stängt samt ersättningsberättigad om rätten av andra skäl finner det lämpligast. Beslutsfattandet utanför rättssalarna äger alltså rum vid aktuariet. En registrator samt tre registratorsassistenter har behörighet att fatta beslut. Arbetsuppgiften brukar cirkulera mellan de behöriga. Det är beslutsfattaren som också betalar ut ersättningen. Kommunikation mellan rättssalen och aktuariekontoret äger rum på så sätt att protokollföraren skickar med vittnet en ersättningsblankett, se bilaga 7. På ersättnings- 7 av 25

10 blanketten finns uppgifter om t.ex. namn, tid för förhöret, förskott, att referenten gett ett vittne lov att åka taxi i stället för allmänna färdmedel m.m. Det kan vidare i detta sammanhang nämnas att vittnet i samband med kallelsen fått information om ersättning, se bilaga 8. Beslutet antecknas på den ersättningsblankett som den ersättningsberättigade hade med sig från rättssalen. Handläggaren för vidare in beslutat belopp i KIM. Därefter skrivs ersättningsbeskedet ut. Vittnet kvitterar sin ersättning på beskedet. Om vittnet inte tillerkänns yrkad ersättning lämnas en kopia av beslutet jämte fullföljdshänvisning till denne. Beslutsfattarna har fått en halv dags utbildning vid domstolen och har möjligheter att fortlöpande ställa frågor om vittnesersättning till ett av hovrättsråden. Beslutsfattandet utanför rättssalarna har inte inneburit några problem för dem som fattar besluten eller andra. Domstolen framhåller i övrigt de fördelar som framgår av propositionen. En mer detaljerad beskrivning av Hovrätten för Västra Sveriges hantering av vittnesersättning m.m. finns i bilaga 9. Hovrätten för Nedre Norrland Normalt fattas besluten om ersättning till dem som hörts i rättegången utanför rättssalarna. Undantag gäller beträffande huvudförhandlingar utanför kansliorten, om ersättningsbesluten måste fattas efter kl under huvudförhandlingsdagen, om ersättning skall utgå av allmänna medel på grund av att rätten fattat beslut om ekonomiskt bistånd eller om rättshjälp beviljas under huvudförhandlingen. När det gäller tolkersättning har rutinerna inte ändrats. Besluten fattas i receptionen. Såväl samtliga domstolssekreterare som samtliga notarier har behörighet att fatta beslut och turas om med arbetsuppgiften. Utbetalningen av ersättningen sköts av en expeditionsvakt. Samma person kontrollerar att den person som tillerkänts ersättningen kallats till en förhandling samma dag. Någon kommunikation mellan rättssalen och receptionen äger inte rum. Besluten dokumenteras på en blankett som domstolen själv har tagit fram. Beslutsfattarna får vidare förberedda ersättningsbesked från den sekreterare till vars rotel målet hör. Av ersättningsbeskeden framgår bland annat om förskott betalats ut. De som har behörighet att fatta beslut har fått en halv dags internutbildning. Några problem kring beslutsfattandet utanför rättssalarna har inte noterats Domstolarnas förslag till förbättringar I undersökningen har Domstolsverket frågat domstolarna om de har några andra förslag till förbättringar när det gäller domstolarnas hantering av frågor kring beslutsfattande och utbetalning av vittnesersättning m.m. Följande synpunkter har därvid framkommit. Rätten till kontant ersättning borde begränsas. I kallelsen till förhandling kunde det anges att ersättningen utbetalas per post eller liknande. Ersättningen borde insättas på vederbörandes konto i bank. Det skulle underlätta om kontantkassan vore större. Frågan om hur vittnesersättning skall utbetalas vid huvudförhandlingar utanför hovrättens kansliort har ännu inte kunnat lösas på något bra sätt. Nuvarande system, en- 8 av 25

11 ligt vilket protokollföraren tar med sig en stor vittneskassa och besluten fattas i rättssalen är inte bra. Vad gäller reskostnad kunde frågan om förskott lyftas fram mera i kallelsen. Bilägg blankett om ersättning till kallelsen så att vederbörande är förberedd. Beslutsfattandet skulle förenklas om DV utvecklade en blankett som läggs in i MÅHS/Vera. På blanketten skulle vittnen i förväg kunna fylla i yrkade belopp m.m. Höj ersättningsnivåerna. Ingen skall behöva förlora på att vittna/höras som målsägande. Inför enklare schabloniserade ersättningsregler. När det gäller tolkersättning borde DV verka för författningsändringar som gör det möjligt att betala tolken på faktura från förmedlingen. 2.3 Slutsatser m.m. Sammanfattningsvis kan konstateras att en fjärdedel av domstolarna har flyttat ut eller har för avsikt att flytta ut beslutsfattandet från rättssalarna när det gäller ersättning till vittnen och andra samt att de domstolar som har flyttat ut beslutsfattandet i stort sett tycker att det fungerar bra. Undersökningen visar vidare att det finns domstolar som avvaktat med att flytta ut beslutsfattandet utanför rättssalarna i väntan på ett IT-stöd som är anpassat till detta. Det har också framkommit att några domstolar anser att reglerna om intern kontroll (se mer nedan) lägger hinder i vägen för ett beslutfattande utanför rättssalarna En ny version av KIM Betalning till aktörer i den dömande verksamheten sker idag på två olika sätt vid domstolarna. En del fyller manuellt i ersättningsbesked som skickas till DV för registrering och utbetalning. Successivt går dock allt fler domstolar över till att inrapportera de uppgifter som krävs för utbetalning lokalt vid domstolen. Detta sker med hjälp av en databaserad programvara benämnd KIM (Kostnader I Mål). Idag använder sig 42 domstolar av KIM. För att underlätta beslutsfattandet utanför rättssalarna har en ny version av KIM skapats. Den nya versionen har tagits fram i samarbete med bl.a. Hovrätten för Västra Sverige, Göteborgs tingsrätt, Sollentuna tingsrätt och Huddinge tingsrätt. Denna version har nyligen tekniskt slutprövats och kommer att införas på ett antal pilotdomstolar under hösten I den nya versionen av KIM har ny sida tillkommit där det finns möjlighet att registrera all den information som beslutsfattaren behöver för att kunna fatta beslut om ersättning. Den som för in en uppgift om en person som kallats till förhandling i den nya versionen av KIM fyller i uppgifter om när personen är kallad till förhandlingen, om huruvida biljett, logi etc. erhållits, om förskott utgått m.m.. Till varje delavsnitt finns även fria textfält som kan användas till att förmedla annan information. I rättssalen kan man således komplettera med ytterligare information som kan vara bra för beslutsfattaren att känna till. När exempelvis ett vittne uppsöker kassan för att framföra sitt yrkande finns ärendet således upplagt i KIM. Yrkandet registreras i KIM av beslutsfattaren. Med hjälp av den information som vittnet lämnar tillsammans med den som finns i KIM kan be- 9 av 25

12 slut om ersättning fattas. I de fall yrkande och beslut inte överensstämmer skriver KIM ut ett besked som överlämnas till vittnet med uppgift om hur man överklagar. Från KIM skrivs automatiskt ut ett bokföringsunderlag samt ett beslutsdokument som skall finnas i akten Internkontrollrutinerna Som ovan framgått har flera domstolar, som ett skäl för att inte ändra domstolens rutiner när det gäller beslutsfattande och utbetalning av vittnesersättning, uppgett att domstolens expedition/reception/kassa inte är bemannad med två personer. Frågan om hur internkontrollrutinerna kan anpassas till en beslutsprocess där beslut om ersättning till vittnen och andra tas utanför rättssalarna har därför aktualiserats. De bestämmelser som framförallt är av betydelse i sammanhanget är följande. 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, som stadgar att den bokföringsskyldige ansvarar för att organisation och rutiner utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas. Ekonomistyrningsverkets allmänna råd till 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, som bland annat säger att fördelning av uppgifter och ansvar på organisatoriska enheter och tjänstemän bör organiseras så att ingen person ensam kan handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser. 7 Domstolsverkets föreskrifter och allmänna råd för redovisningsverksamheten (DVFS 2000:18) som stadgar att en tjänsteman med särskild behörighet, innan utbetalning sker, skall kontrollera att endast betalningar ställda till rätt betalningsmottagare lämnar myndigheten. Domstolsverkets allmänna råd till 7 Domstolsverkets föreskrifter och allmänna råd för redovisningsverksamheten (DVFS 2000:18), som har följande lydelse. För att uppfylla bokföringsförordningens krav på god internkontroll bör chefen för myndigheten utfärda interna bestämmelser i form av t.ex. rimlighetskontroller och ekonomiska uppföljningar i syftande till att uppkomsten av felaktiga utbetalningar förebyggs och att fel även upptäcks när de inträffat. 9 Domstolsverkets föreskrifter och allmänna råd för redovisningsverksamheten (DVFS 2000:18), som stadgar följande. Kontanta utbetalningar över kr och postgiroutbetalningar över kr avseende utgifter i mål och ärenden skall genomgå en särskild kontroll vad gäller mottagare. Genomförd kontroll skall framgå av en tjänsteanteckning på verifikationsmaterialet eller betalningsbekräftelsen. Domstolsverkets allmänna råd till 9 Domstolsverkets föreskrifter och allmänna råd för redovisningsverksamheten (DVFS 2000:18), som har följande lydelse. Målhanteringssystemet (MÅHS) bör användas för särskild kontroll genom att annan tjänsteman än den som har tecknat utbetalningsordern kontrollerar att betalningsmottagaren är upplagd i MÅHS samt att dokument har skickats till denne. Ovan nämnda bestämmelser syftar till att säkerställa en god intern kontroll. Frågan är hur man genom en lämplig ansvars- och arbetsfördelning samt genom fastställda rutiner för kontrollåtgärder kan säkerställa en god intern kontroll när beslutsfattandet äger rum utanför rättssalarna. En utgångspunkt vid utformningen av ett bra system för intern kontroll är att se till att ingen person ensam handlägger ett ärende med ekonomiska konsekvenser (Det 10 av 25

13 allmänna rådet till 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring). Detta innebär inte med nödvändighet att man strikt måste hålla isär rollerna att fatta beslut om och att betala ut ersättning. Det viktiga är att ingen person ensam skall kunna hantera en transaktion i alla led. När det gäller beslutsfattande om vittnesersättning kan man säga att det rör sig om leden upplägg/registrering i MÅHS/KIM, i vissa fall kontroll av att betalningsmottagaren är upplagd i MÅHS, beslut om ersättning och utbetalning samt eventuellt krav på legitimering. När beslutsfattandet äger rum utanför rättssalarna är det naturligtvis bra om organisationen kan utformas på det sättet att en person fattar beslut om ersättning och en annan betalar ut denna. Enligt Domstolsverket uppfattning är det dock inget som i och för sig hindrar att man låter en och samma person såväl fatta beslut om ersättning som betala ut denna. Detta dock under förutsättning att samma person inte har behörighet att lägga upp/registrera några vittnen i MÅHS eller KIM. Det bör också i detta sammanhang framhållas att efterkontroll mot protokoll eller annan handling(stickprov) alltid utgör en bra lösning för god intern kontroll. Av 7 Domstolsverkets föreskrifter och allmänna råd för redovisningsverksamheten (DVFS 2000:18) och det allmänna råd som hör därtill, följer att vid betalning till vittnen, målsäganden m.m. skall någon form av legitimationskontroll göras. Beträffande de domstolar som förlagt beslutsfattandet av vittnesersättning utanför rättssalarna kan den s.k. legitimationskontrollen enligt Domstolsverkets uppfattning utföras av den som skall fatta beslut om ersättningen oberoende av om samma person också skall betala ut denna. En kontroll kan exempelvis ske genom att tjänstemannen i kassan tar emot någon typ av handling som den som hörts fått av protokollföraren i rättssalen och som innehåller uppgifter om namn och målnummer samt protokollförarens underskrift eller genom att den hörde visar upp sin kallelse till förhandlingen i förening med en legitimation. Kravet på kontroll borde också kunna anses vara uppfyllt om en tjänsteman följer med ett vittne från rättssalen till den plats där besluten om vittnesersättning fattas och med sin underskrift bestyrker utbetalningen. Det bör i detta sammanhang påpekas att det är domstolens chef som ytterst har att ta ställning till om domstolen uppfyller kravet på intern kontroll samt att kontrollnivån alltid måste bestämmas med hänsyn till varje domstols organisation, bemanning och IT-stöd. Det bör också anmärkas att DV har för avsikt att snarast se över reglerna om intern kontroll i Domstolsverkets föreskrifter och allmänna råd för redovisningsverksamheten (DVFS 2000:18). Översynen skall syfta bl.a. till att utforma regler som inte försvårar för domstolarna att med bibehållen god internkontroll flytta ut beslutsfattandet från rättssalarna när det gäller vittnesersättning Hur går vi vidare? Som framgår av avsnittet ovan har Domstolsverket för avsikt att snarast se över de bestämmelser som rör intern kontroll i Domstolsverkets föreskrifter och allmänna råd för redovisningsverksamheten. Vidare har Domstolsverket följande att anföra när det gäller de förslag till förbättringar som domstolarna har inkommit med och som framgår av avsnitt En domstol har anfört att det skulle underlätta om kontantkassan vore större. Som framgår av kapitel 12 Domstolsverkets handbok för redovisning (RE) har domstolarna möjlighet att hos Domstolsverket ansöka om att få höja kontantkassans storlek. Det skall dock påpekas att beslut om höjning tas med stor restriktivitet. Restrik- 11 av 25

14 tiviteten beror på två saker, dels risken för inbrott i myndigheternas lokaler, dels det förhållandet att reservationen av medel för kontantkassorna sker från räntebärande konto i Riksgälden. Ju större kassorna är desto mer räntemedel går förlorade. När det gäller rätten till kontant betalning har vidare anförts att denna borde begränsas samt att betalningen till vittnen och andra som hörs i rätten i stället borde ske genom att man sätter in ersättningen på den hördes bankkonto. Generellt kan om detta sägas att Domstolsverket i och för sig är positiv till en utveckling som går mot säkrare och billigare betalningsformer. Enligt Domstolsverkets uppfattning bör dock rätten till kontant betalning inte avskaffas förrän det finns bra alternativa betalningssätt. Idag sker många utbetalningar till vittnen och andra via postgiro, postgiroanvisning (PGA) eller utbetalningskort. Domstolsverket ser många fördelar med detta betalningssätt jämfört med kontant betalning, men anser att bankbetalningar egentligen vore ett bättre alternativ dels med hänsyn till kostnaden för användningen av PGA dels med hänsyn till medborgarnas krav på service. När det handlar om bankbetalningar kommer man emellertid in på svåra frågor som framförallt berör den enskilde bankkundens integritet. Det kan nämnas att Postgirot sedan år 2001 är en fullvärdig medlem i Bankgirocentralen. Detta innebär att det idag finns tekniska möjligheter att göra bankbetalningar i samma betalningsfiler som Domstolsverket sänder till Postgirot. I hanteringen finns dock vissa begränsningar. En domstol har idag ingen rätt att ta reda på en persons bankkontonummer, om vederbörande inte själv vill lämna uppgift om det. En annan begränsning ligger i att KIM (se avsnitt ) inte på något sätt är förberett för att hantera en integration av bankkontonummer till Agresso. I Agressosystemet måste vidare varje vittnesbetalning läggas upp som en unik leverantör med ett fiktivt leverantörsnummer, vilket föranleder en hel del arbete. Beträffande bankbetalningar kan också nämnas att Riksgäldskontoret nyligen lagt fram ett förslag om att ändra bankrörelselagens regler om banksekretess. Förslaget, som i stort går ut på att ålägga bankerna en uppgiftsskyldighet beträffande enskildas bankkontonummer, avstyrktes dock av fler remissinstanser än som tillstyrkte det. Domstolarna har också inkommit med önskemål som rör de blanketter som innehåller en kallelse till förhandling. Dessa förslag kommer att beaktas av Domstolsverket, som håller på att se över samtliga blanketter som rör den döande verksamheten. 12 av 25

15 3 Protokollföring 3.1 Inledande beskrivning av genomförd författningsändring Genom författningsändringarna den 1 juli 2000 fick 6 kap i rättegångsbalken en helt ny lydelse. Således ersattes reglerna om protokollföring i 6 kap rättegångsbalken med regler om skyldighet att föra anteckningar (6 kap 3 och 4 rättegångsbalken) utan att det uttryckligen angavs var uppgifterna skulle redovisas. Tanken bakom förändringen var bland annat att domstolarna skulle kunna undvika en onödig dubbeldokumentering, genom att en och samma uppgift inte längre behöver antecknas både i ett protokoll och i en dom. Handläggningen skulle också förenklas genom att domstolarna skulle slippa upprätta en särskild protokollshandling, när de uppgifter som skulle kunna motivera ett protokoll lika gärna kan antecknas i domstolens mål och ärenderegister eller på en handling i akten. Den nya lydelsen av 6 kap rättegångsbalken kompletteras bland annat av bestämmelser i förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol. Enligt 15 mål- och ärendeförordningen gäller som huvudregel att anteckningar enligt 6 kap 3 eller 4 rättegångsbalken skall göras i ett protokoll över sammanträdet. Undantag görs dock för sådana fall där uppgifterna framgår av en dom eller ett särskilt uppsatt beslut som tillkommer i anslutning till sammanträdet eller där uppgifterna antecknas i målregistret eller på någon handling i akten. Enligt 15 andra stycket måste dock uppgifterna redovisas på ett sådant sätt att de lätt kan återfinnas. I propositionen (prop. 1999/2000:26 s 75) har vidare följande sagts om tillämpningen av aktuella bestämmelser. I likhet med flertalet remissinstanser ser regeringen vinster med en sådan förenklad ordning för dokumentering av beslut och andra uppgifter under målets handläggning. Såsom några kritiker har påpekat är det emellertid viktigt att en förenkling och en mindre detaljerad reglering inte leder till att uppgifter om förfarandet tas in i domen och onödigt tynger denna. Det är vidare viktigt att uppgifter som är till nytta för parterna och för exempelvis överrätterna antecknas i en form som innebär att de är lätta att hitta och att de lätt kan vidarebefordras till parter och andra. 3.2 Våra undersökningar Andelen anteckningar enligt 6 kap 3 och 4 rättegångsbalken som förs i protokollform/i annan form än protokollsform m.m. Huvudförhandlingar i brottmål Undersökningsresultatet visar att domstolarna idag i stor utsträckning gör anteckningar i annan form än protokollsform vid huvudförhandlingar i brottmål, se diagram 2. Av diagram 3 framgår vidare att några domstolar till och med helt har gått ifrån protokollsformen. Det finns dock fortfarande domstolar som endast för protokoll vid huvudförhandlingar i brottmål. 13 av 25

16 Diagram 2 Andelen anteckningar som görs i protokollsform/i annan form än protokollsform vid huvudförhandlingar i brottmål (sammanställningen grundar sig på domstolarnas egna uppskattningar). Protokoll 34% Anteckningar som görs i annan form än protokollsform 66% Diagram 3 Andelen domstolar som har gått över till/inte gått över till anteckningar i annan form än protokollsform För endast anteckningar i annan form än protokollsform Antal 8 12% För endast protokoll Antal 8 12% För anteckningar såväl i protokollsform som i annan form Antal 53 76% Huvudförhandlingar i tvistemål När det gäller huvudförhandlingar i tvistemål visar undersökningen att protokoll förs i 75 procent av målen, se diagram 4. Av diagram 5 framgår vidare att ett relativt stort antal domstolar endast för anteckningar i protokollsform medan ett mindre antal gör anteckningar i såväl protokollsform som i annan form. Några enstaka domstolar har helt gått ifrån de sedvanliga protokollen när det gäller huvudförhandlingar i tvistemål. 14 av 25

17 Diagram 4 Andelen anteckningar som görs i protokollsform/i annan form än protokollsform vid huvudförhandlingar i tvistemål (sammanställningen grundar sig på domstolarnas egna uppskattningar). För anteckningar så vä l i protokollsform som i annan formprotokoll Antal 29 41% 75% Anteckningar i annan form än protokollsform För endast 25% anteckningar i annan form än protokollsform Antal 3 4% För endast protokoll Antal 38 55% Diagram 5 Andelen domstolar som har gått över till/inte gått över till anteckningar i annan form än protokollsform. För anteckningar såväl i protokollsform som i annan form Antal 29 41% För endast anteckningar i annan form än protokollsform Antal 3 4% För endast protokoll Antal 38 55% Andra förhandlingar (t.ex. sammanträden för förberedelse av ett tvistemål, häktningsförhandlingar eller särskilda sammanträden för bevisupptagning.) Vid andra förhandlingar förs protokoll i 90 procent av målen, se diagram 6. Undersökningen visar också att drygt tre fjärdedelar av domstolarna endast för protokoll samt att knappt en fjärdedel av domstolarna för anteckningar såväl i protokollsform som i annan form vid andra förhandlingar, se diagram av 25

18 Diagram 6 Andelen protokoll/anteckningar i annan form än protokollsform (sammanställningen grundar sig på domstolarnas egna uppskattningar) Anteckningar som görs i annan form än protokollsform 10% Protokoll 90% Diagram 7 Andelen domstolar som har gått över till/inte gått över till anteckningar i annan form än protokollsform För anteckningar såväl i protokollsform som i annan form Antal 15 24% För endast protokoll Antal 48 76% Sammanfattningsvis kan alltså konstateras att anteckningar i annan form än protokollsform är vanligt förekommande i brottmål samt att protokollen dominerar när det gäller övriga förhandlingar. Undersökningen visar vidare att det stora utrymme för flexibilitet som dagens regler om protokollföring ger, lett till att domarnas tumregler för när protokoll eller anteckningar i annan form än protokollsform skall upprättas varierar kraftigt. Följande tumregler har bland annat angetts. I brottmål skrivs alltid anteckningar. I brottmål skrivs alltid protokoll. I brottmål förs alltid anteckningar utom när handläggningen är särskilt komplicerad eller t.ex. vid beslut om rättspsykiatrisk undersökning. 16 av 25

19 I brottmål är anteckningar huvudregel. Det är bara vid mycket långvariga förhandlingar som är handläggningsmässigt komplicerade som protokoll skrivs. I brottmål skrivs anteckningar om förhandlingen utmynnar i en dom. I brottmål skrivs anteckningar när det gäller erkända brott, bötesmål, förenklade domar. I brottmål skrivs anteckningar om inte viktigare överklagbara beslut fattas under rättegången. Vid huvudförhandlingar i tvistemål skrivs alltid anteckningar. Vid huvudförhandlingar i tvistemål skrivs alltid protokoll. I tvistemål skrivs anteckningar vid rutinbetonade huvudförhandlingar. Protokoll skrivs när det blir så många beslut att ordföranden ändå måste signera. Anteckningar skrivs om inte en större mängd beslut fattas under förhandlingarna. Protokoll skrivs alltid när det gäller muntliga förberedelser och häktningsförhandlingar Anteckningar skrivs om målet förliks vid en förberedelse eller skrivs av eller om tredskodom meddelas. Tumreglerna för när anteckningarna upprättas i protokollsform eller annan form varierar alltså, men man kan också utifrån undersökningen konstatera att många domstolar väljer protokollsform när beslut fattas under rättegången bland annat med hänvisning till att protokollen signeras men inte anteckningarna. Av 6 kap 8 rättegångsbalken i dess lydelse före lagändringen framgick att ordföranden, när protokollet var uppsatt, på detta skulle göra en anteckning därom. När det nya systemet infördes skrevs i propositionen (prop. 1999/2000:26) att det inte längre fanns skäl att i författning reglera frågan om ordföranden på något sätt skulle justera protokollet. Nämnda bestämmelse i 6 kap 8 rättegångsbalken fick därför ingen motsvarighet i det nya 6 kap. rättegångsbalken. Några av enkätfrågorna till domstolarna berörde just frågan om domarna idag brukar gå igenom och signera anteckningar som utformas i protokollsform eller annan form. 97 procent (67 stycken) av domstolarna svarade att protokollen gås igenom och 99 procent (68 stycken) svarade att protokollen signeras. Det var två domstolar som på frågan om protokollen gås igenom svarade annat alternativ än ja eller nej. Som annat alternativ angavs att protokollen endast ögnas igenom om notarien är erfaren samt att protokoll beträffande andra förhandlingar än huvudförhandlingar i tvistemål och brottmål alltid gås igenom. Som Annat alternativ när det gällde frågan om signering av protokoll svarade en domstol att domarna signerar protokollen om de innehåller vissa typer av beslut, t.ex. interimistiska beslut i familjemål, sekretessbeslut och hämtningsbeslut. På fråga om domarna brukar gå igenom anteckningar som görs i annan form än protokollsform svarade 47 procent (30 stycken) ja, 21 procent (13 stycken) nej och 32 procent (20 stycken) annat alternativ. När det gäller annat alternativ har sammanfattningsvis angetts att domarna går igenom anteckningarna endast om notarien är oerfaren, att anteckningarna regelmässigt gås igenom då de innehåller någon form av beslut, att vissa domare går igenom anteckningarna medan andra inte gör det, att 17 av 25

20 besluten om utbetalningar granskas av referenten samt att endast den delen av anteckningarna som innehåller beslut gås igenom. På fråga om domarna brukar signera anteckningar som görs i annan form än protokollsform svarade 35 procent (22 stycken) ja, 46 procent (29 stycken) nej och 19 procent (12 stycken) annat alternativ. När det gäller annat alternativ har domstolarna angett att de som går igenom anteckningarna också signerar dessa, att det varierar från domare till domare samt att endast den delen av anteckningarna som innehåller beslut signeras. Domstolsverket har också frågat domstolarna om författningsändringarna medfört att domarna numera i större utsträckning själva sköter protokollföringen vid förhandlingarna. Alla tingsrätter utom två har svarat nej. Fyra hovrätter har svarat ja på frågan, varav en har påpekat att det i första hand är arbetsbelastningen för fiskaler och domstolssekreterare som medfört att ledamöterna i större utsträckning sköter protokollföringen I vilken form görs de anteckningar som inte görs i protokollsform? Av undersökningen framgår att anteckningar enligt 6 kap 3 och 4 rättegångsbalken, som inte görs i form av ett protokoll, i regel dokumenteras i en handling i akten, se diagram 8. Av de mallar som Domstolsverket fått del av genom undersökningen framgår att handlingen i akten brukar rubriceras Anteckningar. En tingsrätt har dock uppgett att anteckningar i annan form än protokollsform benämns Förenklade protokoll och en annan att sådana anteckningar rubriceras Protokoll. Av mallarna framgår också att omfattningen av de anteckningar som inte görs i protokollsform varierar ganska väsentligt. Vissa domstolar för anteckningar som nästan är lika omfattande som ett protokoll, medan andra valt en mer förkortad variant. Särskilt korta och lättskrivna förefaller de anteckningar vara som skrivs direkt i domstolens mål och ärenderegister. När det gäller utformningen av anteckningarna har också noterats att någon domstol delat upp dessa i två delar, varav den senare delen innehåller de beslut som fattats under rättegången. Tanken med en sådan uppdelning är att den senare delen men inte den första skall gås igenom och signeras av rättens ordförande/referenten. Exempel på mallar som används vid domstolarna, se bilagorna Diagram 8 Var dokumenteras de anteckningar som inte görs i ett protokoll? 60 Antal Antal 2 Anteckningarna görs endast i domstolens mål- och ärenderegister Antal 4 Anteckningarna görs i en handling i akten eller i domstolens mål- och ärenderegister Anteckningarna görs endast i en handling i akten 18 av 25