Bilda förening? - värt att tänka på version 6.02

Transkript

1 KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Kultur och Föreningsstöd Karlstad Anders Ek, ; Anders/KuN7förci/bildafören2011 Till dig som funderar på att bilda en förening Bilda förening? - värt att tänka på version 6.02 Juridiska krav För vanliga s k ideella föreningar finns egentligen ingen särskild lagstiftning utan det gäller en sorts allmän praxis. Man behöver t ex inte registrera en ideell förening hos någon myndighet. Ekonomiska föreningar som driver affärsverksamhet är däremot en annan sak. Där finns klara lagregler (fråga länsstyrelsen). Även i en ideell förening kan det dock förekomma ekonomiska frågor och beslut. Detta innebär inte att ideella föreningar inte omfattas av vanlig lagstiftning. Det gör de. Enkelt uttryckt kan man säga att de som tecknar föreningen = företräder den utåt, också ansvarar för de åtaganden som föreningen gör t ex om man hyr en lokal, bokar ett band för en konsert t ex. Detta innebär normalt ordföranden och/eller kassören. Skulle föreningen hamna i ekonomiska svårigheter kan dessa bli personligt betalningsansvariga. Om det finns ett särskilt styrelsebeslut om en viss fråga kan samtliga styrelseledamöter, som deltagit i beslutet, och inte reserverat sig, bli personligen betalningsansvariga för beslutet. Föreningen kan frivilligt begära hos skattemyndigheten att få ett organisationsnummer. Underlättar om man någon gång t ex skall betala ut gager/lön etc och lämna inkomstuppgift/betala skatt. Normalt får man också årligen en deklarationsblankett - men skriver man till skatteförvaltningen och intygar att föreningen inte har någon verksamhet som man skall betala skatt för brukar man inte behöva lämna in den. Vanliga traditionella föreningar betalar inte skatt (t ex moms) på intäkter som går till föreningens allmännyttiga verksamhet. De juridiska krav som allmänt gäller för en förening är bl a att det skall finnas 1. stadga som talar om vad föreningen vill och hur den är organiserad 2. styrelse 3. årsmöte som granskar styrelsens verksamhet och väljer ny styrelse samt fastställer ev medlemsavgift. 4. revisorer som granskar verksamheten inför varje årsmöte 5. Beslut som fattas i styrelsen och på årsmötet skall protokollföras. 6. medlemmar (normalt = de som betalt medlemsavgift) Postadress: Kultur- och fritidsförvaltningen, Karlstad Besöksadress: V:a Torggatan 26 karlstad.se Tel: Fax: E-post: kulturochfritidsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: Säte: Karlstad PlusGiro: Bankgiro:

2 sid 2 (8) Kommunala krav Kommunen har i sig inget ansvar för ideella föreningar - och tvärtom. Det är först när man eventuellt söker bidrag som kommunen börjar ställa krav. 1. En missuppfattning kan vara värd reda ut med en gång: det finns ingen rättighet till bidrag bara för att man är en förening. 2. Inom fritidsområdet gäller att bidrag normalt bara ges till ungdomsverksamhet. Man måste vara godkänd ( stödsberättigad, tidigare bidragsberättigad ) av Kultur- och fritidsnämnden, ha ett visst antal ungdomar i rätt ålder bland medlemmarna och kan då eventuellt få bidrag för aktiviteter (dvs när man träffas och gör något tillsammans t.ex. spelar fotboll). Se nedan. 3. Inom kultursektorn finns i princip inga regler. Man får stöd om kultur- och fritidsnämnden tycker man är värd stöd för det man gör, t ex en musikförening som arrangerar konserter. 4. Kommunala bidrag betalas bara ut till föreningar med plus/bankgiro eller bankkonto. Dessutom måste du givetvis ha stadga, styrelse och annat som står ovan. Krav på stödberättigad förening För att få ekonomiskt stöd från kultur- och fritidsnämnden för barn- och ungdomsverksamhet måste en förening bland annat uppfylla följande krav (fullständiga regler finns på kommunens hemsida karlstad.se under kultur och fritid, föreningsliv). När man fått skriftligt besked att man uppfyller kraven kallas man stödberättigad förening. Föreningen måste vara ansluten till ungdomsorganisation som erhåller statsbidrag för sin centrala verksamhet (undantag kan göras). Föreningen måste ha minst 20 medlemmar i stödberättigad ålder, 7 20 år. Föreningen skall bedriva kontinuerlig verksamhet och vara uppbyggd enligt demokratiska principer. Föreningen skall ha en stadgeenligt vald styrelse och revisorer samt hålla årsmöte på vilket verksamhets-, kassa och revisionsberättelse godkännes. För att kontinuerligt få bidrag skall föreningen årligen redovisa följande till kulturoch fritidsförvaltningen: Verksamhetsberättelse Revisionsberättelse Resultat- och balansräkning Ansökan om grundstöd Fritidskonsulenterna på kultur och fritidsförvaltningen ger information om bidragsregler och andra frågor som rör föreningar och dess verksamhet.

3 sid 3 (8) Plusgirots krav/bokföring För att skaffa plusgiro (fd postgiro) går du bara in på närmaste Nordea-kontor (eller hemsidan) och får en blankett som du fyller i och sänder in. Bifoga stadgar, protokoll från årsmötet eller mötet där föreningen bildades, protokoll från styrelsen att man beslutat söka om plusgiro och vem som disponerar pengarna på postgirot - det brukar räcka. Vill du trycka inbetalningskort för årsavgift kostar det pengar kanske enklare fylla i för hand? Girot tar numera ganska bra betalt om du sänder in betalningsuppdrag per post och försöker styra mot att företag och föreningar istället betalar över Internet: Kallas e- plusgiro för föreningar och e-redovisning förening och är ganska enkelt. Kom dock ihåg att kassören då bör ha tillgång till dator. För bokföring kan du endera skaffa en enkel kassabok (t ex på sparbanken) eller bokföra i ett bokföringsprogram för PC (ganska enkelt när du lärt dig men brukar kosta en del). Köper du föreningskassabok brukar det medfölja lite instruktioner över hur du bokför. Viktigt veta är att det måste finnas kvitton/verifikationer på alla inkomster och utgifter som du numrerar och samlar i en pärm. Man skall kunna gå direkt från bokföringen och se på underlaget vad som betalades, till vem och varför. Medlemsinformation Du kan spara mycket pengar på att samla in e-post-adresser till så många medlemmar som möjligt men förmodligen behöver ni ibland också posta brev. Värt minnas är då att posten har speciella rabatter i form av något som kallas föreningsbrev: du måste ha sökt och fått tillstånd men då får du billigare porto, kan ha tyngre brev (fler papper i kuvertet) men det hela delas ut långsammare (normalt 3 dagar). Vill du sända e-post kan du t.ex. göra en excellista med namn (i bokstavsordning) och e-postadresser och därefter kopiera över namnet i adressfältet varje gång. Du slipper då lägga in varje enskild adress som kontakt. Obs sänder du ut via vanliga adressfältet kan varje mottagare kopiera och sända ut andra saker. En del personer kanske heller inte vill avslöja sina e-postadresser. Kan i så fall vara bättre klistra in medlemmarnas e-postadresser i blank-fältet om ditt e-postprogram har ett sådant. Att bilda en förening. Det är faktiskt ingen större procedur 1. du samlar ett antal likasinnade. Sätt gärna upp affischer på ställen där du tror det finns intresserade och kalla till ett möte 2. sen kan ni endera bilda föreningen direkt (men då måste ni ha förberett en hel del). Enklare är att det första mötet utser en arbetsgrupp som jobbar vidare och försöker få ihop ändå fler intresserade (kan också kallas interimsstyrelse). Interim-

4 sid 4 (8) styrelsens uppgift är att utarbeta stadgar åt föreningen och att kalla till ett första årsmöte. 3. gruppen sätter upp affischer/flygblad där ni tror intresserade finns om att ni tänker bilda en förening och skriver framförallt ihop ett förslag till stadgar och verksamhet. Se också till att ni har personer som vill ingå i en styrelse (fler kandidater kommer kanske sen på mötet) 4. vid mötet där föreningen sen bildas (med finare ord konstitueras) skriver någon anteckningar som sen blir ett enkelt protokoll över vilka beslut som fattas (t ex att bilda en förening, att anta förslaget till stadgar, att utse en styrelse med följande medlemmar, att medlemsavgiften skall vara x kr/år etc. etc. Vid alla möten skall det också finnas 1-2 justeringsmän (styrelsemöten räcker det med en) som kontrollerar protokollet att allt stämmer - och sen skriver under tillsammans med mötesordföranden. Observera att alltid mötesordföranden (dvs ordinarie ordföranden eller särskilt utsedd) skall justera protokollet. Tjänstgörande sekreterare vid mötet skall också underteckna. Ett normalt protokoll skall alltså i slutet ha tre underskrifter vid styrelseprotokoll och fyra vid årsmötesprotokoll 5. ett konstituerande möte gör egentligen samma sak som ett årsmöte - fast utan att godkänna fjolårets ekonomi/verksamhet (det fanns ju ingen). Du kan alltså använda samma ärendelista som står nedan med vissa strykningar. Stadgar Normalstadgar för idrottsförening finns att hämta på Riksidrottsförbundets hemsida Använd dem om du tänker syssla med idrott. Här har du annars ett enkelt utkast till stadgar med kommentarer med kursiv stil under. Anpassa dem gärna till vad du tycker passar för just din förening och dess syfte. Inga stadgar brukar vara likadana - men de bör alla uppfylla vissa minimikrav. (Förslag till) Stadgar för föreningen XX Antagna av konstituerande möte den...; reviderade (ändrade) av årsmöte den. Kommentar: Bra om man kan se när eventuella ändringar gjorts. Stadgar brukar inte ändras ofta. 1 Syfte Föreningen XX har till syfte att.föreningens hemort är Karlstad. Kommentar: Enkel beskrivning räcker: Konsertverksamhet och annan musikverksamhet med huvudsaklig inriktning mot Beatles-musik t ex. Bara så att man har något att peka på om 10 tidigare okända medlemmar dyker upp på årsmötet och försöker rösta igenom att föreningen skall arrangera en Beethovenafton.

5 sid 5 (8) 2 Medlemskap Medlem är den som erlagt av föreningens årsmöte fastställd medlemsavgift. Medlem har rätt att delta i aktiviteter som anordnas för medlemmarna samt till fortlöpande information om föreningens verksamhet. Medlem skall följa föreningens stadgar och de beslut som i vederbörlig ordning fattats av årsmöte/styrelse. Medlemskort får ej utlånas/överlåtas. Medlem har ej rätt till del av föreningens behållning vid ev upplösande av föreningen. Medlem som bryter mot ovanstående kan av styrelsen avstängas/uteslutas från föreningens verksamhet. Kommentar: Kan räckas med första meningen - men resten har visat sig vara bra t.ex. för musikföreningar 3 Styrelse Föreningens löpande verksamhet handhas av en av årsmötet utsedd styrelse om 5 personer. Årsmötet väljer ordförande, sekreterare och kassör. Styrelsen fördelar i övrigt själv arbetsuppgifter inom sig. Arbetet i styrelsen skall bedrivas enligt sedvanlig föreningspraxis. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Styrelse väljs för ett år fram till nästa årsmöte. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller efter att minst två ledamöter så begärt. För att styrelsen skall kunna fatta beslut skall minst hälften av ledamöterna vara närvarande. Protokoll skall föras vid styrelsemöten. Styrelsen kan i sin tur uppdra åt personer eller grupper att ansvara för speciella arbetsuppgifter. Avgår styrelseledamot under året kan styrelsen besluta att välja in ny styrelsemedlem tills nästa årsmöte. Kommentar: Styrelsen skall ha udda antal ledamöter, minst 3 - då slipper man få lika röstetal så ofta. Ordförande och kassör bör vara myndiga (18 år). Ersättare (suppleant) om någon är förhindrad delta i styrelsemötet är onödigt i de flesta föreningar. (En suppleant har inte rösträtt om ordinarie ledamot är närvarande men kan delta i mötet utan rösträtt). Protokoll bör föras vid viktigare beslut t ex att engagera gruppen X för en konsert men är inte nödvändigt för att tala om att styrelsen beslöt att Pär affischerar på fritidsgårdarna medan Zoldan pratar med tidningar och radio. Det beror på hur mycket sekreteraren vill skriva. Sunt förnuft räcker bra. Men beslut som har ekonomiska konsekvenser bör man skriva ner. En god regel kan vara att avsluta varje möte med att gemensamt snabbt gå igenom vilka beslut man fattat och vem som skall genomföra dem (det sista inte oviktigt) Adjungerad vid t ex ett styrelsemöte är en person som inte är medlem i styrelsen men som får delta i diskussionen under viss punkt (men då utan rösträtt/ förslagsrätt). 4 Räkenskaper Föreningens räkenskapsår är kalenderår. Revisorer utses av årsmötet för ett år i taget och skall ha den erfarenhet av ekonomi som krävs för att kunna granska räkenskaperna. Kommentar: Kalenderår är bättre än höst+vår. Revisorerna skall granska styrelsens protokoll och kassörens räkenskaper, kontrollera att de inte rest till

6 sid 6 (8) Mallorca för föreningens pengar, att det framgår av bokföringen vad pengarna använts till och varför och att summan av kvittona = summan av årets utgifter/inkomster - och sen rapportera till årsmötet. Det är viktigt att kassören tänker på att andra människor skall kunna granska räkenskaperna (dvs skriver på kvittot från pizzerian medan hon minns att det ingick i kontraktet att artisten skulle få varm mat och innan revisorn ½ år senare undrar varför hon ätit pizza på föreningens bekostnad). Det är också viktigt att både kassör och revisor har viss vana att hantera siffror. Fast sunt förnuft räcker långt i en liten förening med enkel verksamhet. 5 Årsmöte Årsmöte skall hållas före februari månads utgång. Kallelse skall ha skett senast 2 veckor innan. Medlem som betalt fjolårets eller årets medlemsavgift har rösträtt. Vid årsmötet skall bl a följande punkter behandlas ( dagordning ) 1. val av mötesordförande, mötessekreterare och två justeringsmän (eftersom årsmötet granskar styrelsens verksamhet bör de helst inte vara från styrelsen) 2. är årsmötet behörigen utlyst (=har kallelse skett i tid enligt stadgan?) 3. godkännande av dagordning (här kan medlemmarna föreslå att fler punkter tas upp till diskussion än som står där. Den som t ex lämnar mötet halvvägs skall inte efteråt behöva få reda på att något nytt togs upp och beslöts som han inte visste om skulle diskuteras) 4. fastställande av röstlängd (vilka närvarande har rösträtt=har betalt medlemsavgiften) 5. styrelsens verksamhetsberättelse för föregående år (helst undertecknad av samtliga styrelseledamöter) 6. styrelsens ekonomiska berättelse 7. revisorernas berättelse med förslag på om ansvarsfrihet eller inte skall beviljas styrelsen för det granskade verksamhetsåret. 8. beslut om ansvarsfrihet för styrelsen 9. fastställande av budget för det nya året gärna inkl medlemsavgiftens storlek 10. styrelsens förslag ( propositioner ) 11. medlemmarnas förslag ( motioner ) (skall ha inlämnats till styrelsen viss tid t ex 10 dagar före årsmötet) 12. val av styrelse 13. val av revisorer 14. val av valberedning 15.?? (punkter man beslöt sätta upp på dagordningen vid mötets början 16. Diskussion om föreningens verksamhet 17. Övriga frågor (diskussionspunkt- på övriga frågor kan man normalt inte ta upp saker och få beslut)

7 sid 7 (8) Kommentar: Inför årsmötet skriver styrelsen en rapport ( lång eller kort) vad man gjorde under året ( verksamhetsberättelse ), kassören skriver en ekonomisk rapport ( bokslut ) vilka pengar föreningen hade vid årets början och slut och vad de använts till under årte (jämför alltid med den budget föregående årsmöte beslutade om), revisorerna skriver om de tycker att årsmötet skall godkänna det styrelsen och kassören gjort under året( revisionsberättelse ) och valberedningen lägger fram förslag på ny styrelse. Inget av detta behöver vara särskilt långt eller komplicerat om man inte vill. Det viktiga är att det klart framgår vad som skett så att föreningens medlemmar på årsmötet kan godkänna det hela (eller motsatsen). Det är viktigt att större förslag till årsmötet lämnas in i förväg och styrelsen får tid att tycka till om dem. Man skall inte som sista punkt under årsmötet kunna föra fram viktiga förslag som kanske ändrar hela föreningens verksamhet. Det skall i så fall vara inlämnat i förväg. Å andra sidan bestämmer årsmötet själv vad man vill ta upp - är alla överens brukar det gå bra. 6 Extra årsmöte Extra årsmöte sammankallas om styrelsens majoritet, revisor eller minst 1/3 av medlemmarna kräver detta. Vid extra årsmöte får endast i dagordningen/på kallelsen upptaget ärende avgöras. Kommentar: Villkoren bestämmer föreningen själv - men i någon form måste man kunna kalla till extra årsmöte. 7 Kassa Beslut om vem som disponerar föreningens kassa fattas av årsmöte eller styrelse. Kommentar: bestämmer föreningen själv. Oftast är det ordförande eller kassör var för sig -vill man ha mer kontroll t ex 2 personer tillsammans (båda måste skriva på betalningsuppdrag) I det fallet bör en tredje person också ha rätt skriva på om någon av de två andra är bortrest. Man får väga praktiska skäl mot försiktighet. 8 Firmatecknare Rätt att underteckna ekonomiska eller andra avtal i föreningens namn äger ordförande och kassör var för sig/gemensamt (välj ena eller andra) Kommentar: bestämmer föreningen själv. Innebär att man bestämmer vem/vilka som kan träffa avtal i föreningens namn t ex engagera en artist. Föreningen är ju sen tvingad att följa avtalet t ex betala gage. Måste det vara två underskrifter eller räcker det att en av de två skrivit på? 9 Ändring av stadgarna Ändring av stadgarna kan bara ske vid årsmöte med 2/3 majoritet av närvarande medlemmar eller med enkel majoritet vid två på varandra följande årsmöten.

8 sid 8 (8) 10 Upplösning Förening kan bara upplösas av årsmöte. Årsmötet beslutar samtidigt om vad som skall göras med eventuellt överskott i föreningens kassa. Kommentar: består överskottet av pengar som man fått i bidrag för att genomföra viss verksamhet bör pengarna återbetalas till bidragsgivaren. Avslutning Det här var lite enkla fakta om hur man enkelt kan starta och driva en förening. De baseras på ett antal års rådgivning till framförallt på 80/90-talet till då nystartade musikföreningar. Än en gång: man kan göra på många olika sätt - så länge man har ordning och reda på framförallt ekonomin. Se till att ni har pengar att betala eller vet att hur ni skall täcka eventuellt underskott innan ni beslutar genomföra speciellt större arrangemang. Chansa inte på att alla andra t.ex. har samma musiksmak som styrelsen! Även en enkel ideell förening innebär ett ansvar för styrelsens medlemmar som kan innebära ett personligt ekonomiskt ansvar. Å andra sidan behöver det inte bli aktuellt om styrelsen bara ser till att man har kontroll på ekonomin. Hör gärna av dig med frågor. Anders Ek kultursekreterare