Revisionsrapport. LSS-verksamheten. Marks kommun. Ingrid Norman Cert. kommunal revisor Augusti 2012

Transkript

1 Revisionsrapport LSS-verksamheten Marks kommun Ingrid Norman Cert. kommunal revisor

2 Kommunens LSS-verksamhet Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Bakgrund Uppdrag och revisionsfråga Avgränsning och metod Resultatet av granskningen Omfattning av LSS-insatser en jämförelse Organisation och ansvarsfördelning Politisk Förvaltning Bedömning Nämndens styrning och uppföljning Mål och riktlinjer för verksamheten Mål och riktlinjer för handläggning och dokumentation Återrapportering och vidtagna åtgärder Bedömning Direktiv för styrning av verksamheten Bedömning Samverkan mellan funktioner Bedömning Bilaga: Beskrivning av lagstiftningens personkretsar Tabell 1 Jämförelse över antalet personer med LSS-insatser offentlig statistik Tabell 2 Jämförelse antal personer i olika åldersgrupper offentlig statistik Marks kommun

3 1. Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun har / Kommunal Sektor granskat socialnämndens styrning och uppföljning av LSSverksamheten. Granskningen har initierats mot bakgrund av nämndens budgetöverskridande och ökande behov inom LSS-verksamheten. Granskningen har utförts genom intervjuer, stickprovsgranskning av LSS-utredningar och genom granskning av styr- och uppföljningsdokument. Granskningen har inriktats mot att besvara revisionsfrågan: Bedriver socialnämnden LSS-verksamheten på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Utifrån de iakttagelser vi gjort i granskningen samt efter vår analys av resultatet är vår bedömning att det pågår ett arbete inom socialnämnden för att utveckla styrningen av LSS-verksamheten. Vår samlade bedömning är dock att ytterligare åtgärder behöver vidtas innan nämndens styrning och kontroll av verksamheten är tillräckligt ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande. Följande revisionskriterier har lett till den samlade bedömningen: Organisation och ansvarsfördelning Vi bedömer det finnas ett styrsystem och en tydlig struktur för nämndens styrning, från nämnd till verksamheten. Granskningen visar att mycket är på gång inom förvaltningen. Det har varit bristande kontinuitet både bland LSS-handläggare och bland LSS-chefer, vilket påverkat verksamhetens inre styrning och utveckling. Finns mål och riktlinjer för LSS-verksamheten inklusive för handläggning och dokumentation? Nämnden har angett många mål och viljeinriktningar. Vår bedömning är att det i nuläget är målen som gäller brukarfokus och behovet av verksamhetsutveckling som fått mest uppmärksamhet inom enheterna och inte nämndens övergripande prioritering en ekonomi i balans. Vi bedömer att nämndens styrning avseende LSS-handläggning och dokumentation kan stärkas. Vilken återrapportering av LSS- verksamheten begär nämnden och vilka åtgärder vidtas? Granskningen visar att nämnden regelbundet tar del av ekonomi- och verksamhetsrapporter, att det finns rutiner för uppföljning och att nämnden vidtar åtgärder vid behov. Nämnden kan ytterligare tydliggöra uppdragen till förvaltningen. Finns en fungerande samverkan - handläggarfunktion, ekonomifunktion och verksamhet? En organisation med åtskild handläggar- och utförardel behöver definiera och organisera upp sin samverkan. Granskningen påvisar flera områden där samverkan mellan avdelningar och funktioner behöver utvecklas. Marks kommun 1 av 15

4 Finns direktiv för styrning av verksamheterna? Vår bedömning är att det inom bostäder med särskild service pågår ett utvecklingsarbete för att kvalitetssäkra och effektivisera verksamheten. Det är framför allt inom verksamhetsområdet personlig assistans som styrning och kontroll behöver utvecklas. Ansvarsfördelningen för uppföljning av privat utförd assistans (med kommunala beslut) både avseende verksamhet och kostnader behöver tydliggöras. Behov finns även av att förbättra principer för budgetering och uppföljning av kostnader och intäkter för den kommunalt utförda insatsen. Efter varje avsnitt i revisionsrapporten finns rekommendationer som kan bidra till att utveckla nämndens styrning, uppföljning och kontroll av LSS-verksamheten. Marks kommun 2 av 15

5 2. Bakgrund Två av de mest kostsamma insatserna inom verksamheter för funktionsnedsatta (LSSverksamhet) är bostad med särskild service och biträde av personlig assistent (LSS och LASS 1 ). För att kunna påverka och ha kontroll över de egna kostnaderna är det angeläget med principer för resursfördelning för LSS- bostäder och assistans samt system för uppföljning av verksamhet och kostnader. Det är även väsentligt att LSS-handläggningen och styrningen av verksamheten är ändamålsenlig. För år 2011 redovisade socialnämnden ett budgetöverskridande på 40,7 mnkr totalt sett. Nämnden hade under året signalerat om ökade behov inom LSS-verksamheten motsvarande ca 33 mnkr, men beräknade att en del skulle kunna tas omhand i den ordinarie verksamheten Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Marks kommun har i sin riskbedömning beslutat att genomföra en granskning av om socialnämnden styr och följer upp handläggning och verksamhet inom LSS-området på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Uppdraget att genomföra granskningen har lämnats till /Kommunal Sektor. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Bedriver socialnämnden LSSverksamheten på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Revisionskriterier: Organisation och ansvarsfördelning Finns mål och riktlinjer för LSS-verksamheten inklusive för handläggning och dokumentation? Finns en fungerande samverkan - handläggarfunktion, ekonomifunktion och verksamhet? Finns direktiv för styrning av verksamheterna? Vilken återrapportering av LSS- verksamheten begär nämnden och vilka åtgärder vidtas? 2.2. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till socialnämndens LSS-verksamhet och LSS-handläggning samt till insatserna bostad med särskild service och biträde av personlig assistent. Granskningen har genomförts genom intervjuer med förvaltningschef, verksamhetschef för individ, familj och funktionshinder, fyra enhetschefer inom LSS, tre LSS- handläggare samt ekonom. Stickprovsvis granskning av åtta utredningar om LSS-insats. Dokument som varit underlag för granskningen: Reglemente för socialnämnden, Delegationsförteckning , Budgetutfall 2011 för LSS-verksamheterna, Nämndsplan (socialnämnden, reviderad ), Förvaltningsplan 2012 (beslutad ), Verksamhetsplan (Individ, familj och funktionshinder) 2012, Enhetsplaner för LSSbostäder och personlig assistans, Kvartalsrapporter från aktuella enheter, Aprilrapport 2012 för Individ, familj och funktionshinder, MORP för socialnämnden (reviderad au ), Omvärldsanalys socialnämnden , Internkontrollplan 2012, Vägledning för handläggning av ärenden enligt LSS samt nämndens protokoll mars maj LASS har upphört och är numera ersatt av 51 kap. socialförsäkringsbalken (2010:110), SFB. I denna rapport fortsätter vi att skriva LASS eftersom det fortfarande används i dagligt tal. Marks kommun 3 av 15

6 3. Resultatet av granskningen 3.1. Omfattning av LSS-insatser en jämförelse Antalet personer med LSS-insatser ökar såväl i riket som i Marks kommun. Socialstyrelsen inhämtar årligen uppgifter om antalet LSS-insatser från respektive kommun. Vi har gjort en jämförelse av antalet personer med LSS-insatser i Marks kommun med några andra kommuner i samma kommungrupp (enligt Sveriges Kommuners och Landstings definition kommuner i tätbefolkad region ) och med jämförbart invånarantal. Statistiken och jämförelsen återfinns i bilaga 1. Jämförelsen i tabell 1, (bilaga 1) visar att antalet personer med LSS-insatser i riket i oktober 2011 i genomsnitt var 67 personer per invånare, vilket överensstämmer med förhållandet i Marks kommun. Jämförelsen i tabell 2 (bilaga 1) visar att andelen äldre (personer över 65 år) med LSS-insatser i Mark är lägre i förhållande till genomsnittet i riket medan övriga åldersgrupper med LSS-insatser i Mark ligger något över genomsnittet i riket. Nedan redovisas en sammanställning över olika beviljade pågående LSS-insatser (oktober 2011) hos de kommuner som ingår i jämförelsen. Under granskningen har vi fått uppgifter om en avsevärd ökning under det senaste halvåret av antalet personer med beslut om LSS-insatser i kommunen. Vi har därför låtit komplettera sammanställningen med uppgifter inhämtade direkt från kommunens LSS-handläggare (maj 2012) i Mark. Vid granskningstillfället framkommer att nya rutiner arbetats fram inom förvaltningen för framtagande av statistik eftersom tidigare rutiner inte varit helt säkra. Tabell 3) Antal personer med pågående insats enligt LSS den 1 oktober 2011 samt fördelade efter insats, Statistik hämtad från Socialstyrelsen. (Personer med beslut om enbart personlig assistans med statlig assistansersättning ingår ej) kompletterat med uppgifter från LSS-handläggare (färgad rad) Antal personer med insatser Pers ass Ledsagarservice Kontaktperson Avlösarservice Korttidsvistelse Korttidstillsyn Boende barn Boende vuxna Daglig verksamhet Mark, okt Mark, maj Falköping X Karlshamn Katrineholm X Västervik X) = när antalet insatser understiger 3 st Jämförelsen visar att antalet personer med beslut om insatser ökat med tio under det senaste halvåret. Även antalet beviljade insatser har ökat, framför allt beslut om korttidsvistelse, avlösarservice, kontaktperson och daglig verksamhet. Förvaltning- Marks kommun 4 av 15

7 en har tidigare påtalat att det varit en ökning över längre tid avseende antalet personer med LSS-insatser. Ökningen förklaras av ledningen bero dels på ökad kunskap om och diagnostisering av neuropsykiatriska funktionshinder (personkrets 1), dels försäkringskassans striktare bedömning vid beslut om statlig assistansersättning för personlig assistans. Båda förklaringarna kan innebära fler ansökningar till kommunen om LSS-insatser, och i socialnämndens omvärldsanalys (Dnr bilaga till MORP) konstateras ökade behov av både nya LSS-boenden och behov av utveckling inom den dagliga verksamheten. Ökningen av antalet LSS-insatser påverkar även prognosen över LSS-utjämningen för år Socialnämnden har fått del av prognosen. Kommunen har under tidigare år betalat till utjämningssystemet (mellan 7,8 mnkr för år 2010 och 1,2 mnkr år 2012) men kommer enligt prognosen nu att få ett bidrag på 16,3 mnkr år Bidraget är en del av kommunens skatteintäkter och går inte direkt till socialnämnden Organisation och ansvarsfördelning Politisk Socialnämnden ansvarar för kommunens uppgifter avseende verksamhet och insatser enligt LSS. Nämndens övergripande och allmänna uppgifter är enligt reglementet dels att lämna information om sin verksamhet, dels att utveckla brukarinflytandet och dialogen med kommuninvånare samt att följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde. Till nämnden hör ett arbetsutskott och ett socialutskott, vardera med fem ledamöter och ersättare. Det finns en aktuell delegationsordning, där nämnden reglerat uppgiftsfördelningen mellan nämnd, utskott och tjänstemän. Avseende beslut om LSSinsatser har samtliga beslut delegerats till tjänstemän, med undantag av beslut om boende i familjehem för barn och unga (insats enligt LSS 9 punkt 8) som delegerats till socialutskottet. I nämndplanen tydliggör nämnden de viljeinriktningar som ska gälla inom verksamheterna och vilka underlag som behövs för att analysera verksamheternas resultat. I dokumentet beskrivs även ansvarsfördelningen mellan nämnd och förvaltning avseende styrning av den ekonomiska tilldelningen. Där framgår även enhetschefernas ansvar och ansvarsfördelning mellan verksamhetschef och enhetschef Förvaltning Denna granskning har i huvudsak berört nämndens styrning inom två av förvaltningens avdelningar. Det är dels avdelningen Individ, familj och funktionshinder där utföraransvaret för LSS-insatser ligger samlat, dels Handläggaravdelningen dit LSS-handläggare som handlägger, bedömer och fattar beslut om LSS-insatser hör. Respektive avdelning leds av en verksamhetschef som tillsammans med administrativ chef, kvalitetschef, ekonom m fl hör till socialchefens ledningsgrupp. Med nämndsplanen som underlag har en förvaltningsplan upprättats för år Nämndens politiska mål har konkretiserats och där framgår att målen ska omsättas i praktiskt arbete, vem som ansvarar samt när arbetet ska vara slutfört. Varje verk- Marks kommun 5 av 15

8 samhetschef ska upprätta en verksamhetsplan. Vi har tagit del av Individ, familj och funktionshinders verksamhetsplan. Den följer samma struktur som förvaltningsplanen och lyfter fram de områden som är aktuella för verksamheten. LSS-handläggningen Inom förvaltningen finns tre LSS-handläggare. Två av dem började under år 2011 och den tredje har arbetat som handläggare mer än tio år. Var och en har ansvar för ca personärenden (inkl alla LASS-beslut). Två av handläggarna är socialpedagoger 2 och den tredje har gått sociala omsorgsprogrammet. Under det senaste året har de inte haft tillgång till fortbildning. Två gånger per termin deltar de i nätverksmöten tillsammans med extern konsult (LSS-expert) för diskussion om handläggning av komplicerade personärenden och av aktuella domar. Handläggarna har tillgång till en databas med rättspraxis. Till stöd finns även ett internt dokument Vägledning vid handläggning av ärenden enligt LSS. Handläggarna tycker de har bra stöd internt för diskussioner i ärendehandläggningen samt även av Vägledningsdokumentet. För att få en uppfattning om enhetlighet och rättssäkerhet i LSS-handläggningen har vi gjort en personaktsgranskning. Den omfattade åtta slumpmässigt utvalda akter, fördelade på olika personkretsar, insatser och åldrar. Allmänt kan sägas att ordningen i handläggarnas personakter kan förbättras så att det är lättare att hitta olika dokument; intyg, utredningar, anteckningar, korrespondens osv. Beträffande innehållet i utredningarna så utgick dessa från adekvata rubriker. Personkretsbedömningar 3 (styrkt med intyg) var genomförda i samtliga fall, funktionshindret beskrevs liksom konsekvenserna av det. Det som saknades var fylligare beskrivningar av den enskildes behov av sökt insats; varför behöver sökanden denna insats och vilka behov ska insatsen tillgodose? Även målet/syftet med beviljad insats vad ska uppnås? kan utvecklas. Enheterna bostäder med särskild service och insatsen personlig assistans För funktionshinderområdet finns sedan årsskiftet åtta chefsområden. Vi träffade två av enhetscheferna som ansvarade för bostäder med särskild service och två som ansvarade för det kommunala utförandet av insatsen personlig assistans. Det har varit en del byten bland enhetscheferna och byten av verksamheter mellan chefsområdena. Två av dem vi träffade hade endast arbetat mellan 8-14 mån i kommunen, men hade chefserfarenhet från liknande verksamhet i andra kommuner. Cheferna för LSS-bostäder ansvarar vardera för fyra olika bostäder på olika adresser inom kommunen. I maj 2012 fanns inom kommunen 40 kommunala beslut om personlig assistent och 77 statliga beslut om assistansersättning från försäkringskassan. Av samtliga beslut utförs 10 av kommunal utförare och resterande 107 beslut av 17 olika privata aktörer. En av de kommunala cheferna har ansvaret för utförandet av 9 beslut (uppskattningsvis ca 30 assistenter) tillsammans med ansvaret för insatserna ledsagning, avlösning och kontaktpersoner. Den andra kommunala chefen har sedan års- 2 I Socialpedagogutbildningen ingår 15 p handläggning inom socialtjänsten 3 Se förklaringar i bilaga 1 Marks kommun 6 av 15

9 skiftet ansvaret för ett omfattande assistansbeslut (8 assistenter), för ett LSSboende samt för insatsen korttidsvistelse. Samtliga av de intervjuade cheferna har upprättat egna enhets- och/eller arbetsgruppsplaner. Vi har läst dessa och kan konstatera att struktur och rubriker i enhetsplanerna överensstämmer, men cheferna har kommit olika långt i att formulera enhetens utvecklingsarbete. Enligt cheferna finns det en tydlighet i styrning och ansvarsfördelning inom förvaltningen, men en otydlighet i förvaltningens arbetsprocesser och viktiga rutiner saknas. I ledningsgruppen har påtalats behov av att upprätta rutiner för det vardagliga arbetet i verksamheterna, exempelvis rutiner för hantering av privata medel i LSS-boenden, rutiner för pedagogiska måltider m m Bedömning Antalet personer med LSS-insatser i Marks kommun har ökat de senaste åren liksom antalet beviljade insatser. Enligt vår bedömning kan ökningen i Marks kommun inte förklaras enbart av försäkringskassans strängare bedömningar eller ökningen av personer med neuropsykiatriska diagnoser. Det är viktigt att nämnden har tillförlitliga underlag inför sin framtida planering utifrån målgrupper och deras behov, samt för den redovisning som lämnas som underlag till det nationella utjämningssystemet. Nämnden har delegerat flertalet beslut om LSS-insatser till tjänstemän. Vi bedömer att beslut om bostad med särskild service och beslut om personlig assistent (förslagsvis över 15 timmar/vecka), d v s LSS- beslut som dels är kostsamma, dels kan leda till behov av framtida investeringar bör delegeras till högre nivå, förslagsvis till sociala utskottet. Då får ledamöterna i utskottet tidigt veta om framtida behov samt även tillfälle att öka sin kunskap om målgrupperna/verksamheterna. En annan effekt är att handläggarna måste utveckla behovsbedömningarna och förtydliga sina motiveringar inför förslag till beslut. För att utveckla sin professionalitet rekommenderar vi att handläggarna får tillgång till fortbildning/utbildning. Vi bedömer att det finns ett tydligt styrsystem och en tydlig struktur för nämndens styrning, från nämnd och ut till respektive enhet. Granskningen och intervjuerna visar att mycket är på gång inom förvaltningen för att skapa ordning och reda. Hos chefer för LSS-verksamheterna och för LSS-handläggningen har det varit bristande kontinuitet vilket påverkat styrning och utvecklingsarbete. Vi bedömer att det finns risk för att delar av enheternas utvecklingsarbeten ( enhetens vad i enhetsplanen) kommer vara svåra att följa upp eftersom de inte är tillräckligt konkreta. Efter genomförd granskning är vårt intryck att grunder nu lagts för arbete med utveckling och kvalitetssäkring inom kommunens LSS-verksamhet, ett utvecklingsarbete som ställer krav på ett närvarande ledarskap och tydlig arbetsledning. Trots utökning av ytterligare ett chefsområde från årsskiftet är vår bedömning att flera av cheferna fortfarande har stora chefsområden, vilket vi bedömer försvårar arbetet med vardaglig styrning, ledning, uppföljning och kontroll. Cheferna för insatsen personlig assistans har dessutom splittrade ansvarsområden där ansvaret för utförandet av flera olika insatser ingår. Marks kommun 7 av 15

10 Vi rekommenderar: Låt göra en grundligare genomgång och analys av det ökade antalet LSSinsatser, Låt göra en översyn av delegationsordningen för beslut om LSS-insatser Nämndens styrning och uppföljning Nämnden har antagit övergripande mål och det finns prioriterade aktiviteter. Nämndens övergripande prioritering för perioden är en verksamhet i ekonomisk balans. Det finns mätbara mål kopplade till de strategiska målen Mål och riktlinjer för verksamheten Bland socialnämndens övergripande prioriteringar anges inrättandet av en optimerad bemanningsplanering som tydligare utgår från brukares behov samt att resursfördelningsmodeller ska införas. Det pågår ett arbete med att upprätta kvalitetsledningssystem i syfte att långsiktigt säkra verksamheternas kvalitet. I förvaltningsplanen betonas bl a behovet av en effektivare bemanningsplanering samt att utreda möjligheterna till en striktare biståndsbedömning. Ansvaret för att arbeta fram en resursfördelningsmodell för LSS/Socialpsykiatri ligger på verksamhetschefer för Handläggaravdelningen och Individ, familj och funktionshinder. En första rapport ska lämnas i slutet av maj och vara slutförd i september Ingen av de intervjuade cheferna hade tagit del av årets nämndsplan. Arbetet med att införa en resursfördelningsmodell hade vid granskningstillfället inte kommit igång och någon metod för att styra de personella resurserna utifrån brukares behov fanns inte. De intervjuade cheferna har arbetat med bemanningsplanering inom det egna chefsområdet och kommit olika långt i det arbetet. Cheferna uppskattar inrättandet av en bemanningsenhet som de bedömer kommer att underlätta korttidsrekrytering och placering av inlasad 4 personal. Enhetscheferna lyfter fram behov av kompetensutveckling för baspersonalen, ett behov som även betonas i deras enhetsplaner, liksom arbetet med brukarinflytande, upprättande av genomförandeplaner och att dokumentera utförandet Mål och riktlinjer för handläggning och dokumentation Det finns en Vägledning för handläggning av ärenden enligt LSS, enligt uppgift reviderad under år Dokumentet innehåller dels vägledning och tolkning av lagens olika insatser, dels vägledning och rutiner för handläggningsförfarandet. Framtagandet skedde i en särskild arbetsgrupp där en av de nuvarande handläggarna deltog. Nämnden har antagit Vägledningen. Handläggarna tycker Vägledningen ger ett bra stöd men önskar att den var tydligare avseende insatsen personlig assistent. Vägledningens anvisning om årlig uppföljning av insatser och omprövning av 4 LAS = Lagen om anställningsskydd LAS- regeln innebär att en arbetstagare inte kan vara tillfälligt anställd hos arbetsgivaren i sammanlagt mer än två år under en femårsperiod. Om tidsgränsen överskrids så övergår den tidsbegränsade anställningen till en tillsvidareanställning. Marks kommun 8 av 15

11 behovet vart annat år (gäller ej LSS-bostad och daglig verksamhet) har inte kunnat fullföljas Återrapportering och vidtagna åtgärder Vi har tagit del av fyra protokoll för år Där kan ses att nämnden får månatliga verksamhetsrapporter från förvaltningen. En gång per kvartal redovisas ej verkställda gynnande beslut. Redovisningen har inte lett till någon aktiv handling från nämndens sida. Återkommande anmäls delegationsbeslut. Med några månaders förskjutning granskas dessa av några nämndsledamöter, då även möjlighet finns att ställa frågor som uppkommit med anledning av granskningen. I början av året konstaterar nämnden att underskottet för år 2011 främst kunde förklaras av den kraftiga ökningen av antalet insatser och begärde hos kommunstyrelsen att delar av underskottet inte skulle belasta nämndens resultat. I mars återredovisas ett uppdrag som socialnämnden gavs i februari 2009 angående framtida behov av LSS-insatser och reglerna kring LASS och dess konsekvenser. Nämnden gavs möjlighet att ställa frågor och informeras om en behovsanalys som kommer i MORP I mars får nämnden information om hur det kommunövergripande projektet Optimerad bemanningsplanering fortlöper. I samband med redovisning av aprilrapporten gavs förvaltningen uppdraget att närmare beskriva behoven inom daglig verksamhet och eventuell risk för vite. Nämnden har fattat beslut om att hos fullmäktige begära tillåtelse att överskrida årets ram med 15 mnkr Bedömning Det finns många mål och viljeinriktningar för verksamheten att ta hänsyn till och enligt vår bedömning är det de strategiska målen om delaktighet och inflytande samt god service och kvalitet som fått mest uppmärksamhet i chefernas planer och inte den övergripande prioriteringen en ekonomi i balans. Arbetet med effektivt resursutnyttjande har till viss del kommit igång, bl a genom införandet av Bemanningsenhet och genom chefernas aktiva arbete med bemanningsplanering i sina arbetsgrupper. Arbetet med modell för resursfördelning har inte kommit igång. Det finns riktlinjer för handläggning och dokumentation. Enligt vår bedömning kan Vägledningen formuleras tydligare så att den verkligen blir till stöd vid handläggningen. Nuvarande Vägledning bedömer vi vara mycket försiktigt hållen och motsvarar inte förvaltningsplanens ambition om en striktare bedömning. Granskningen visar att nämnden regelbundet tar del av ekonomi- och verksamhetsrapporter, av delegationsbeslut och sådana ärenden som är nödvändiga för nämndens styrning. Vår bedömning är att nämnden har rutiner för uppföljning och vidtar åtgärder vid behov. Vi rekommenderar: Låt utveckla innehållet i Vägledningen beträffande handläggning av insatsen personlig assistans, Marks kommun 9 av 15

12 Ange en tidplan/tidpunkt för återrapportering i samband med att förvaltningen ges uppdrag att utföra Direktiv för styrning av verksamheten Det är framför allt följande områden som vi bedömer vara viktiga och kräver tydliga direktiv för att nå en mer effektiv verksamhet. Vissa av nedanstående områden arbetar verksamheterna med medan andra behöver utvecklas: Bemanningsplanering det är en politisk ambition att kunna erbjuda heltid till den personal som önskar, och årligen inventeras vilka önskemål som finns. Motprestationen är att personal måste vara beredd att arbeta på fler arbetsplatser. Det finns teknikstöd för bemanningsplanering och respektive chef ska godkänna föreslagna scheman. Vid intervjuerna sägs att många arbetsgrupper fått fungera självständigt och flexibiliteten i verksamheten/mellan arbetsgrupper har inte varit synbar. Enligt de intervjuade enhetscheferna är en förändring på gång inom några enheter. (Arbete pågår) Styrning av arbetet med/stödet till den enskilde omsorgstagaren. Det pågår ett arbete med att utveckla genomförandeplaner och för dokumentationen av genomförandet, d v s en form av kvalitetssäkring av insatserna. Delar av verksamhetspersonalen (personliga assistenter) har i dagsläget inte tillgång till verksamhetssystemet. (Arbete pågår) Styrningen inom området kommunal personlig assistans vad ska gälla inom den kommunala assistansen? Vad ska kommunen erbjuda, vad har brukaren för rättigheter och för skyldigheter. För närvarande finns ett kortfattat avtal som upprättas med den brukare som begär kommunalt utförd assistans. Det är viktigt att fastställa principer för schemaläggning, ska alla timmar schemaläggas (t ex även tid för apt och handledning?), vad ska gälla beträffande omkostnadsersättningen som ingår i assistansersättningen, osv. Nivån på LSS- ersättningen för kommunala beslut om personlig assistans enligt SKL 5 har kommunerna ingen skyldighet att följa försäkringskassans schablon för statigt finansierad assistans utan kan ersätta privata utförare för skäliga kostnader. Enligt en dom i Regeringsrätten (2005:86) kan man inte utan något uttryckligt lagstadgande låta schabloniseringen smitta över på kommunen. Kommunens skyldighet att utge ersättning kan alltså inte utgå från annat än de verkliga kostnaderna för insatsen. Underlag för beslut om ersättning vid ordinarie assistents sjukdom privata utförare i dagsläget inkommer fakturor från bolagen för ersättning av kostnader vid sjukdom, vilka betalas utan fastlagda och enhetliga krav på underlag eller rutiner för uppföljning. SKL har i cirkulär 2006:39 skrivit om kommunens ansvar i dessa fall och rekommenderar att kommunen begär in de underlag som behövs för att kunna bedöma och besluta om ersättningsnivån till sådana skäliga kostnader för assistans som inte täcks av assistansersättningen. 5 SKL = Sveriges Kommuner och Landsting Marks kommun 10 av 15

13 Upplysningsvis har fakturor för sjukfrånvaro betalats med kr under januari månad (25 utbetalningar) Bedömning Vår bedömning är att det inom bostäder med särskild service pågår ett utvecklingsarbete för att kvalitetssäkra och effektivisera verksamheten. Det är framför allt inom verksamhetsområdet personlig assistans som styrning och ansvarsfördelning behöver utvecklas. Vi rekommenderar: tillsätt en arbetsgrupp som bl a: o tar fram förslag som tydliggör ansvarsfördelningen mellan handläggare och utförare avseende uppföljning av externa utförare av personlig assistans, o arbetar fram förslag till policy och direktiv om vad som ska gälla vid kommunalt utförande Samverkan mellan funktioner Handläggarna överlämnar beställningar om utförande av beviljade LSS- insatser till enhetscheferna via det digitala verksamhetssystemet. En ny rutin har införts för kompletterande muntlig informationsöverföring i samband med chefsgruppens möten. Den förändrade rutinen leder till personlig kontakt och direktkommunikation, men nackdelen är att det kan ta längre tid. Cheferna uppskattar förändringen med ökad direktkontakt för informationsutbyte. De önskar dock ännu mer information om nya brukares behov. Det är cheferna som avgör var verkställigheten ska ske, och i de fall beslut inte går att verkställa förs en dialog med verksamhetschefen. Handläggarna ska årligen följa upp de beslut de fattat, en arbetsinsats de inte hunnit med. Innevarande år gjordes ett försök med utskick av förtryckta uppföljningsblanketter till ett antal brukare. Ingen av de ansvariga cheferna för utförandet hade varit delaktiga i uppföljningen. Handläggarna brukar informera ekonomen om tillkommande kostnader vid nya kommunala assistansbeslut men har för övrigt ingen återkommande kontakt. Enhetscheferna sammanträffar månatligen med ekonom, oftast tillsammans med verksamhetschef då de går igenom månadsrapporten. Varje kvartal avlämnas en kvartalsrapport från respektive enhet. Det finns en inarbetad budgetprocess och enhetscheferna är delaktiga i budgetarbetet. Budgetering och uppföljning av kostnader för insatsen personlig assistent har i stort sett skett genom en traditionell uppräkning. Budget är fördelad på fyra verksamheter; personlig assistans LASS; köpt respektive egen regi, personlig assistans LSS; köpt respektive egen regi. Marks kommun 11 av 15

14 Intervjuer med handläggare och chefer för personlig assistans markerar en otydlighet i ansvarsfördelning avseende uppföljning av de LSS-beslut som privata utförare utför. Inom en av enhetschefernas budget finns medel för köpt verksamhet, exempelvis tillfällig utökning av personlig assistans. Det är handläggare som fattar beslut men det ställs inga enhetliga krav på underlag från utföraren inför beslutet och ingen följer upp att det föreligger ett behov eller att insatsen utförs Bedömning En organisation med åtskild handläggar- och utförardel behöver definiera och organisera upp sin samverkan. Det är bra att handläggare och chefer nu regelbundet träffas för informationsutbyte. Men vi ser fler områden där samverkan behöver utvecklas. Vi saknar exempelvis ett forum för diskussion av strategiska frågor; hur möta framtida behov? Hur ser boendestrukturen ut och hur vill vi ha den? Hur fungerar boendestödet och hur kan vi förändra det? Är den dagliga verksamheten tillfyllest? Cheferna har idag litet utrymme för att arbeta med strategisk utveckling, en utveckling som enligt vår bedömning skulle bidra till större flexibilitet och effektivitet. Vid intervjuer med enhetschefer för personlig assistans och handläggare efterlyser samtliga ytterligare stöd främst när det gäller kunskap och tolkning vid handläggning och vid utförandet av insatsen personlig assistent. Granskningen visar att nuvarande chefer för personlig assistans har ansvar för utförandet av många olika insatser och att det administrativa arbetet, kvalitetsarbetet och uppföljning/kontroll har blivit eftersatt. Vi ser stora behov av att ansvarsfördelningen tydliggörs för uppföljning av privat utförd assistans (med kommunala beslut) både avseende verksamhet och kostnader. Vi bedömer att det även finns behov av en tydligare budgetering och uppföljning av kostnader och intäkter för den kommunalt utförda insatsen. För att få tillgång till ett underlag som är möjligt att analysera och vid behov vidta åtgärder bör varje beslut om personlig assistans få en objektskod. På så sätt kan mönster utkristalliseras och åtgärder sättas in. Försäkringskassan kan, om det finns särskilda skäl, bevilja förhöjd assistansersättning. Någon sådan ansökan har inte gjorts från kommunens sida. Vi rekommenderar: Se över struktur och principer för budgetering och uppföljning av kostnader och intäkter för de kommunala kostnaderna avseende insatsen personlig assistans. Marks kommun 12 av 15

15 Bilaga 1 För att bedöma rätten till insatser enligt LSS ingår alltid för LSS-handläggare att göra en s k personkretsbedömning tillsammans med en behovsbedömning. Det finns tre personkretsar och lite kortfattat kan de beskrivas: Personkrets 1 avser personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd. Personkrets 2 avser vuxen person med förvärvad hjärnskada (som lett till en kognitiv nedsättning) i vuxen ålder. I båda dessa fall går personkretsbedömningen att göra utifrån diagnos. Tillhörighet till personkrets 3 avgörs genom handläggarens bedömning och genom inhämtande av intyg/utlåtande som styrker. För att höra till personkrets 3 ska funktionsnedsättningen vara stor, omfattande och i princip innebära ett dagligt behov av stöd. Ofta handlar det om personer med stora fysiska eller psykiska funktionsnedsättningar. Om personen inte har tillräckligt stora behov av stöd kan insatserna bedömas och beviljas enligt socialtjänstlagen. Tabell 1 Antal per av befolkningen fördelat på olika personkretsar, uppgifterna hämtade från Socialstyrelsens offentliga statistik över antalet personer med LSS-insatser fördelat på olika personkretsar, oktober 2011 P 1 + P 2 P 3 samtliga Riket Mark Falköping Karlshamn Katrineholm Västervik Tabell 2 Antal personer med insats enligt LSS den 1 oktober 2011, fördelade efter ålder samt antal per av befolkningen i respektive ålderskategori, hämtat från Socialstyrelsen. (Personer med beslut om enbart personlig assistans med statlig assistansersättning ingår ej) Kommun Inv antal Antal m Insatser per invånare januari insats Ålder Ålder Ålder Samtliga 2012 Verkligt antal w Hela riket Marks kommun i förhållande till några andra kommuner i samma kommungrupp enl SKL:s definition; Kommuner i tätbefolkad region Mark Falköping Karlshamn Katrineholm Västervik Marks kommun 13 av 15

16 Kinna 2012 Ingrid Norman Fredrik Carlsson Marks kommun 14 av 15

17 Projektledare Uppdragsledare Marks kommun 15 av 15