Kassaguide Onslip360

Transkript

1 Kassaguide Onslip360 Tablet S80 ETH Protech

2 Välkommen till Onslip! Tack för att du valt kassasystemet Onslip360! Vår målsättning är att Onslip360 ska vara tryggt, lätt att använda och erbjuda alla funktioner du behöver. Om du har några förbättringsförslag eller önskemål om nya funktioner så är du mer än välkommen att kontakta vår support. Vi utvecklar kontinuerligt våra produkter och tjänster. Alla nyheter lägger vi upp på vår hemsida I denna kassaguide hittar du den mesta informationen om kassan. Den senaste versionen av kassaguiden hittar du på vår supportsida, Där hittar du även svaren på de vanligaste frågorna, kontaktuppgifter, öppettider m.m. Om du undrar över någonting eller behöver hjälp så är du välkommen att kontakta vår support. Vi önskar dig lycka till med din verksamhet och hoppas att vi får ett långt och framgångsrikt samarbete! Tack återigen för att ni valt Onslip360! För senaste versionen av kassaguiden Kassaguide Onslip

3 Innehåll Information... 5 Installation... 6 Koppla in Onslip360-router...6 Onslip360 - Protech...6 Onslip360 Tablet...9 Kassakoppla kortterminalen...11 Registrering hos Skatteverket...11 Backoffice Konfigurera kassasystemet Backoffice Artikelregister...12 Varugrupp...12 Artiklar...13 Ladda ner artikelregistret...14 Backoffice Knappar...14 Backoffice - Konfigurera...16 Användare...16 Betalmetoder...17 Kassor...18 Kontoplan...19 Platser och ändra kvittotext...22 Ändra kvittotext...22 Logga på kvitto...22 Backoffice Kunduppgifter...23 Värdebevis...23 Tillval - Streckkodsläsare Streckkoder för inställning av streckkodsläsare...26 Tillval - Köksskrivare Kassan Starta och logga in...28 Konfigurering av kassa...28 Växelinsättning/Växeluttag

4 Konfigurera Köksskrivare...29 Försäljning Nota...32 Värdebevis...34 Fakturaunderlag...35 Betalning med kort...36 Betalning med kontant...37 Returer...38 Återbetalning med flera betalmetoder...39 Rapporter Rapporter - Kassan...40 Z-rapport (dagsrapport)...40 Rapporter - Backoffice...40 Försäljning...40 Journal...41 Rapporter...41 Felsökning Felanmäl kassa hos skatteverket...46 Kvittorullar och tillbehör Support

5 Information Viktig information Avinstallera aldrig kassa-appen. Om kassa-appen avinstalleras kan den inte återinstalleras! Installera inga andra appar på kassan. Andra appar som installeras på kassan kan störa kassaappen samt försvåra vid eventuell felsökning. Onslip tar inget ansvar för utrustning för fel som uppstått om andra appar är installerade.stäng aldrig av skärmen. Låt den alltid stå på. Om skärmen stängs av kan kassan tappa internetuppkopplingen. Säkerhet Placera kassan på en säker plats för att minska risken för stölder. Kassalådan ska vara svåråtkomlig för obehöriga. Kassalådan ska vara stängd då betalning inte pågår och låst om kassan lämnas obevakad. Kassalådan är inte ett värdeskåp utan en förvaringsplats för kontanter under öppettider. Så lite pengar som möjligt ska förvaras i kassalådan. Skötsel Placera kassan, övrig kassautrustning och kablage på en säker plats där risken för nedsmutsning, spill och slitage är liten. Inga rengöringsmedel samt blöta trasor får användas för att rengöra kassautrustningen. Undvik extrem värme, kyla, eller luftfuktighet. Alla enheter och dosor med tillhörande kablage innehåller känslig teknisk utrustning! Uppdatering Om det finns en uppdatering tillgänglig så blir du notifierad om detta när du loggar in. Välj att installera uppdateringen och följ guiden för att uppdatera din kassa. Du kan välja att skjuta fram uppdateringen, men vi rekommenderar att du installerar uppdateringar inom några dagar efter att den notifierats första gången. Säker uppkoppling Kassasystemets kommunikation går igenom en säker och krypterad uppkoppling. Moms Momsen ställs in i varugruppen och räknas alltid ut automatiskt på kvittot. Hos Skatteverket tar du reda på vilka momssatser som gäller för dina varor eller tjänster. Kontrollenhet Viktigt angående kontrollenhet. Kassaregistret är utformat för att arbeta mot en certifierad kontrollenhet, CleanCash Typ A, enligt föreskrift SKVFS 2014:9. 5

6 Installation Här följer information om installationen. Först kommer gemensam information om router, och sedan specifik information beroende på modell. Avsnittet avslutas med gemensam information om sammankoppling med kortterminalen. Koppla in Onslip360-router Börja med att koppla in Onslip360-routerns strömsladd 12.B 12. A till en elkontakt. Koppla in nätverkssladden till WAN-porten på Onslip360-routern. OBS! Denna kabel ingår ej i leveransen. Koppla in andra änden av nätverkssladden i en LAN-kontakt i din router eller annan kontakt där du har internetåtkomst. Starta routern genom att trycka på av och på-knappen bredvid högra antennen. Om ni beställt en Net1-router så är den er internetuppkoppling. Då ska nätverkssladden E8 från WAN-porten kopplas till ett uttag märkt 1 4 på net1-routern. Se i separat information hur net1-routern ska kopplas in. Onslip360 - Protech Medföljande komponenter Kassadator Protech Strömsladd Kassalåda RJ11-sladd Nycklar Skatteverket kontrollenhet Strömsladd 1 st 1 st 1 st 1 st 2 st 1 st 1 st Seriell kabel Nätverkssladd Onslip360-router (TP-Link) Strömadapter Kortterminal S80 bredband Strömadapter 1 st 2 st 1 st 1 st 1 st 1 st Kvittorulle Protech Öppna luckan som finns på kassans baksida. Vilket är den sida som är vänd mot kund. Börja med att ta fram en kvittorulle och öppna den så du får en lös ända. Lägg in kvittorullen i kassans kvittolucka. OBS! Papprets lösa ände ska ligga in mot kassan och pappret ska sticka ut. 6

7 Kopplingsschema - Protech Kopplingsschemat ovan ger en översikt på hur kassan ska kopplas ihop. Här följer nu en stegförstegbeskrivning på inkopplingen. OBS! Börja med att se till att det finns fyra strömuttag tillgängliga, eller en förgreningsdosa. 7

8 Installera kassa Protech OBS! Koppla inte in elsladden i eluttag innan det anges! Börja med att packa upp alla delar och ta bort skyddsplasten. Placera kassan och kassalådan där de ska vara. Koppla in kassalådans sladd S6 i kontakten på ovansidan av kassalådan. Koppla in kassalådans sladd S5 i kontakten DRW på baksidan av kassan. Koppla in en nätverkssladd E6 i kassans LAN-kontakt. Koppla andra änden av nätverkssladden E5 till en LAN-kontakt på Onslip360-routern. Koppla in den seriella kabeln S3 i Skatteverkets kontrollenhet. Koppla in den seriella kabeln S2 i COM2-kontakten på baksidan av kassan. OBS! För att kunna få fast den seriella kabeln i COM2-kontakten måste en annan kabel tas loss. Var noga med att sätta tillbaka den. Koppla in strömsladden 17.B till Skatteverkets kontrollenhet. Koppla andra änden 17.A i en elkontakt. Start av kassa - Protech Nu är det dags att starta upp kassan. Börja med att koppla in kassans el-sladd 15.B till kontakten märkt DC IN på baksidan av kassan och sen andra änden 15.A i ett eluttag. Fortsätt med att kontrollera att alla kablar sitter fast ordentligt. Kontrollera nu att den gröna lampan nedanför skärmen lyser. Om den inte gör det startar ni kassan med av- och på-knappen, eller Powerknappen som sitter gömd på kassans högra sida bakom en liten lucka. Vänta nu en liten stund så kassan startar ordentligt. När kassan har startat ordentligt och skrivbordet är framme startas först Onslip Drivrutin, PA3110-appen. Den startas genom att trycka på ikonen som ligger på skrivbordet. När den är igång visas en informationsruta. Tryck nu på Hemikonen som finns näst längst till vänster längst ner på skärmen. Då har vi minimerat drivrutinen och den kör i bakgrunden. Starta Onslip 360-appen genom att trycka på den. Alla behöver inte gå igenom steg 1 till 5. Uppgifterna som efterfrågas är samma som er inloggning på Backoffice. Ange företagsalias. Klicka i rutan för text så kommer det fram ett skrivbord. Tryck Kör när det är rätt inskrivet och sen Ok på skärmen. Ange användarnamn. Tryck Kör och sen Ok. Ange lösenord. Tryck Kör och sen Ok. Välj kassasystem. Om möjligheten ges att välja integrationsmodul, tryck på välj. Välj din användare och logga in med PIN-koden ni fått. 8

9 Onslip360 Tablet Medföljande komponenter Kassa - Surfplatta 1 st Strömadapter 1 st USB-kabel 1 st Integrationsmodul IM10 1 st Strömadapter 1 st USB-kabel 1 st Minneskort 1 st Skatteverkets kontrollenhet 1 st Strömsladd 1 st Seriell kabel Y-split 1 st Kvittoskrivare 1 st Strömadapter 1 st Kassalåda 1 st RJ11-sladd 1 st Nycklar 2 st Onslip360-router (TP-Link) 1 st Strömadapter 1 st Kortterminal S80 bredband 1 st Strömadapter 1 st Nätverkssladd 2 st Kopplingsschema - Tablet Kopplingsschemat ovan ger en översikt på hur kassan ska kopplas ihop. Här följer nu en stegförstegbeskrivning på inkopplingen. OBS! Börja med att se till att det finns sex strömuttag tillgängliga, eller en förgreningsdosa. 9

10 Installera kassa Tablet OBS! Koppla inte in elsladdarna i eluttag innan det angivs! Börja med att packa upp alla delar och ta bort skyddsplasten. Kontrollera att alla delar är med. Placera kassalådan där den ska vara. Koppla in kassalådans sladd S6 i kontakten på ovansidan av kassalådan. Koppla in kassalådans sladd S5 i kontakten CASH DRW på baksidan av skrivaren. Kontakten S4 är kopplad till en förlängningssladd. Denna kopplas in i uttaget märkt RS232C på baksidan av skrivaren. Koppla in strömsladden 18.B på baksidan av skrivaren. Var uppmärksam på hur den ska sitta. Starta inte skrivaren. Koppla in den seriella kabeln S3 i Skatteverkets kontrollenhet. Koppla in strömsladden 17.B till Skatteverkets kontrollenhet. Koppla in kontakten märkt S1 i en USB-kontakt på integrationsmodulen. Koppla in nätverkskabeln E3 i integrationsmodulens nätverkskontakt. Koppla andra änden E4 till ett LAN-uttag på medföljande router. Koppla in strömkabeln 16.B i micro-usb kontakten på långsidan. Det finns två oanvända kontakter bredvid denna kontakt. Koppla in samtliga strömkablar i eluttag. De är märkta, 16.A, 17.A och 18.A. Starta även skrivaren genom att trycka på på-knappen på framsidan. Start av kassa Tablet Nu är det dags att starta upp kassan. Börja med att koppla in surfplattans el-sladd 15.B till kontakten märkt DC 5V på högersidan av surfplattan och sen andra änden 15.A i ett eluttag. Fortsätt med att kontrollera att alla kablar sitter fast ordentligt. Starta plattan genom att hålla inne av- och på-knappen på högersidan av plattan. Vänta nu en liten stund så surfplattan startar ordentligt. När surfplattan har startat ordentligt och skrivbordet är framme startar du Onslip 360-appen genom att trycka på ikonen på skrivbordet. Alla behöver inte gå igenom alla steg nedan. Uppgifterna som efterfrågas är samma som er inloggning på backoffice. Ange företagsalias. Klicka i rutan för text så kommer det fram ett skrivbord. Tryck Kör när det är rätt inskrivet och sen Registrera kassa på skärmen. Ange användarnamn. Tryck Kör och sen Ok. Ange lösenord. Tryck Kör och sen Ok. Välj kassasystem. Välj integrationsmodul. Vid inloggningsskärmen, välj din användare och logga in med er PIN-koden. 10

11 Byta kvittorulle - Tablet Öppna luckan som finns på skrivarens ovansida genom att dra i spaken på höger sida. Ta fram en kvittorulle och öppna den så du får en lös ända. Lägg in kvittorullen i skrivaren. OBS! Pappersrullen ska ligga inåt och pappret ska dras rakt upp. En liten bit ska sticka ut. I locket finns en beskrivning på hur pappret ska läggas i. Kassakoppla kortterminalen Om du har en kortterminal av modellen S80 Bredband så går det att kassakoppla den. Aktiveringen görs i två steg, först i kortterminalen och sen i kassan. Kortterminalen kan ställas in i tre olika lägen, fristående, kassakopplad och kombinerad. Fristående innebär att köpet måste matas in manuellt i terminalen. Kassakopplad innebär att terminalen inte kan användas med manuell inmatning. För att kunna komma in i menyn på kortterminalen i detta läge så krävs butikslösenordet. Kombinerad innebär att kortterminalen går att använda både som kassakopplad och fristående. Aktivera kassakoppling i kortterminal S80 ETH Tryck på MENU. Välj > INSTÄLLNINGAR (F3) > SYSTEM (F3) > ONSLIP 360 (F4) och ange ert butikslösenord. Bekräfta med Enter. Tryck på F2 för att välja mellan alternativen. Vi rekommenderar Kassakopplad eller Kombinerad. Tryck på Enter för att spara. Aktivera kassakoppling i kassan Kräver att du är inloggad i kassan. Tryck på Inställningar och sen på Konfigurera i menyn. Välj förvald terminal genom att trycka på Ingen/Annan terminal (orange knapp). Välj den rad som börjar med S80. Har du flera terminaler så väljer du efter serienummer. Tryck på Enter för att spara. Registrering hos Skatteverket Enligt lag så måste du anmäla alla kassaregister du använder till skatteverket. Alla förändringar ska även anmälas. Tex om du byter, säljer eller skrotar kassaregistret. Läs mer om detta, samt om andra regler och skyldigheter hos skatteverket. 11

12 Backoffice Konfigurera kassasystemet Åtkomst till Backoffice via Backoffice är ett administrationssystem som tillåter dig att nå din kassa online. Här kan du lägga till artiklar i ditt artikelregister, lägga till knappar på din kassa, lägga till fakturakunder i ditt kundregister, titta på försäljningsstatistik och tidigare köp, skriva ut rapporter och mycket mer. Logga in på Backoffice Så här loggar du in: Öppna upp en webbläsare. Gå till Bokmärk gärna! Ange Företagsalias, Användarnamn, Lösenord och klicka på logga in. Du är nu inloggad i Backoffice. Logga ut från Backoffice För att logga ut trycker du den lilla nedpilen högst upp till höger i menyn. Ditt användarnamn och företagsnamn står där. Här kan du även klicka på Mitt konto och se och ändra dina användaruppgifter. Klicka på Logga ut för att lämna Backoffice. Backoffice Artikelregister Varugrupp En varugrupp beskriver en grupp av artiklar som tex läsk eller veckotidningar. Den momssats du har valt för varugruppen kommer att gälla samtliga artiklar i varugruppen. Lägg till / Ändra en Varugrupp Du befinner dig i Backoffice. Klicka på Artikelregister och välj Varugrupper. Klicka på Skapa varugrupp eller Ändra. Detta går även att utföra i Excel-läge. Ange namn, tex Alkoholhaltiga drycker. Välj Varugrupptyp Varor, Tjänster eller Skulder med Dropdown. Välj momssats, tex 25%. Om funktionen köksskrivare är aktiverad kan den väljas här. Gäller endast matrelaterade varugrupper. Ange bokföringskonton är frivilligt. Om du har lagt in bokföringskonton i kassan kan du ange Försäljningskonto, Rabattkonto och Momskonto. Ange Varningsmeddelande är frivilligt. Detta anger en textsträng för artikelgruppen tex KONTROLLERA LEG för tex tobak. Kassören får då bekräfta att kunden har åldern inne genom att trycka OK. Klicka på Spara. 12

13 Artiklar Detta beskriver själva artikeln, kvantitet och prissättning. För att den ska synas i kassan måste också en knapp skapas. Lägg till och Ändra en Artikel Du befinner dig i Backoffice. Klicka på Artikelregister och välj Artiklar. Här ser du en lista med artiklar, sökfält, knapp för Excel-läge och Skapa artikel. Under listan finns navigeringen för att visa nästa sida. Sök en artikel genom att skriva in namnet på artikeln i sökfältet så visas artiklar med det namnet. Bredvid sökfältet finns knapparna Excel-läge och Skapa artikel. Vid tryck på Excel-läge väljer man varugrupp i dropdownmenyn och sen visas alla artiklar i varugruppen i fönstret som öppnas. I Excel-läge går det att redigera befintliga produkter och lägga till nya. Bra för att ändra eller lägga till flera artiklar. Skapa artikel används vid skapande av en artikel och är tydligare att använda för de som inte är bekväma med Excel-läget. Till höger om varje artikel finns det en knapp för att ändra den artikeln. Sök efter den artikel som ska ändras, eller tryck på Skapa artikel för att skapa en ny. Excel-läget går också bra att använda. Ange namn på artikeln. Tex Cosmopolitan 4cl. Fält med en röd stjärna måste fyllas i. Ange varugrupp. Automatiskt inställt på den varugrupp som du gick in via om du har valt Excel-läge, men du kan även i detta läge välja att redigera varugrupp. Ange försäljningspris. Om du inte anger ett försäljningspris så blir det ett öppet pris på artikeln och du får då ange priset manuellt vid varje försäljningstillfälle. Ange enhet. Förinställt på styck. Ange kvantitet, förinställt på 1. Ange inköpspris, behöver ej fyllas i. Ange Tillverkare/ Märke, behöver ej fyllas i. Beskrivning är frivillig. Detaljerad beskrivning är frivillig. Ange Streckkod, EAN. Ange produktens streckkod om du kommer att använda streckkodsläsare. Skriv eller skanna in den. Enklast är att klicka i rutan och sen läsa av streckkoden med streckkodsläsaren ansluten till en dator. I avsnittet om streckkodsläsaren finns information om hur den konfigureras om för användning med dator eller kassa. Viktigt att ställa in den rätt. Ange Artikelnummer, SKU. Här kan du skapa egna SKU-artikelnummer. SKUartikelnummer får innehålla både bokstäver och siffror. Ange leverantörens Modellnummer. Här kan du ange leverantörens modellnummer för att skapa bättre sökvärden Ange PLU. Här kan du ange egna PLU-nummer. PLU-nummer får endast innehålla siffror. Klicka på spara. 13

14 Ladda ner artikelregistret Du är inne i Backoffice och väljer Artikelregister och sedan Ladda ner. En CSV fil (commaseparerad) fil som heter articles.csv laddas ner. Öppna denna med Excel eller LibreOffice Calc. I Excel gör du så här: Välj kolumn A. Klickar på Data och sedan Text till kolumner. I dialogen som visas väljer man Avgränsade fält ( Delimited/Separerad ) och i nästa vy Komma ( Comma/Kommatecken ) Klicka sedan på Finish/Klart. I LibreOffice Calc gör du så här: När filen öppnas visas konverteringsdialogen. Klicka bort alla alternativ utom Delad och Komma under Delningsalternativ. Klicka på OK. EAN-koden visas helt utskriven i LibreOffice Calc till skillnad från i Excel. Backoffice Knappar Knappgrupper Du grupperar dina artiklar i olika knappgrupper i kassan. Lägg till och Ändra en Knappgrupp Du befinner dig i Backoffice. Klicka på Knappar och välj Knappgrupper. Klicka på Skapa knappgrupp för en ny eller Ändra för att redigera. Det går även att redigera i Excel-läge. Ange namn, tex Drinkar, och klicka på spara. Undergrupper och knappar Du kan även gruppera dina artiklar i Undergrupper. Tex Knappgruppen är Drinkar, Undergruppen är Cocktail. Du kan även ha undergrupper i dina undergrupper. Lägg till och Ändra Undergrupper eller knappar Du befinner dig i Backoffice. Klicka på knappar och välj Knappar & Undergrupper. Välj den Knappgrupp som Knappen eller Undergruppen tillhör eller ska tillhöra. Du väljer den i dropdownmenyn. Klicka på Skapa knapp eller ändra. Det går även att redigera i Excel-läge. 14

15 Knapp Välj knapptyp i dropdown. Knapp är förvalt. Ange artikeln i dropdown. Tips! Sök efter artikeln efter att du har öppnat dropdown. Sök genom att skriva din artikels namn. Ange hur artikelns namn ska synas på knappen. Tips! Lämna detta blankt. Då hämtar kassan automatiskt din artikels namn och sätter priset inom parantes. Klicka på spara. Undergrupp Undergrupper används för att sortera produkterna på kassan. Går att använda i flera nivåer om så önskas. Välj Undergrupp som typ av knapp. Ange namn på Undergruppen. Ange knappgrupp. Automatiskt inställt på den knappgrupp som du gick in via men du kan även i detta läge välja att redigera knappgrupp. Klicka på spara. Nu kan du lägga till knappar i Undergruppen. 15

16 Backoffice - Konfigurera Det finns ett antal funktioner som användare kan konfigurera. De är Användare, Betalmetoder, Enheter, Kassor, Kontoplan och Platser. En del av dessa är tillvalsfunktioner och inte tillgängliga för alla användare av Onslip360. Användare Kassan kommer med en användare inlagd. Denne användare är både kassabiträde och administratör och kan lägga till, ta bort och redigera användare. För att ändra eller skapa användare gör du så här: Tryck på Konfigurera. Välj Användare. Nu ser du en lista med de användare som finns inlagda. Tryck på knappen Skapa användare eller knappen Ändra på raden med användaruppgifter. Ange namn. Namnet visas vid inloggning på kassan. Ange alias/användarnamn. Detta används vid inloggning i BackOffice. Välj vilka roller användaren ska ha behörighet till. Administratör kan ändra det mesta i BackOffice. Kassabiträde kan använda kassan samt se valda delar i BackOffice. Ange PIN-kod. Används för inloggning på kassan. Ange Lösenord. Används för inloggning på BackOffice. Klicka på Skapa användare. En administratör kan ändra PIN-kod och lösenord på företagets samtliga användare. Glömmer någon PIN-koden eller lösenordet kan alltså företagets egen administratör ändra det. Onslip Support kan också hjälpa till med detta. 16

17 Betalmetoder Betalmetoder är en tillvalsfunktion. Kontakta Onslip för pris och aktivering av betalmetoderna Värdebevis, Valuta och Egen. Betalmetoden Värdebevis För dessa funktioner behöver du logga in i Backoffice. Värdebevis är lite speciella och skapandet är lite annorlunda än artiklar och varugrupper. Nedan beskrivs det som skiljer skapandet av ett Värdebevis från vanliga produkter. Du befinner dig i Backoffice. Klicka på Konfigurera och välj Betalmetoder. Klicka på Skapa betalmetod. Välj Typ och ändra det till Värdebevis i dropdownmenyn. Skriv in namnet, exempelvis Värdebevis, Presentkort eller Tillgodohavande. Ange konto om det är aktuellt. Ange avräkningskonto om det är aktuellt. Tryck på Spara. Fortsätt med att skapa Varugruppen. Klicka på Artikelregister och sen Varugrupper. Namnge den nya varugruppen, exempelvis, Värdebevis eller Presentkort. Varugrupptypen ska vara Skulder och momssatsen ska vara 0%. Fortsätt med att skapa artikeln. Klicka på Artikelregister och sen Artiklar. Här fungerar inte Excel-läget utan du blir tvungen att använda Skapa artikel. Namn är lämpligen Värdebevis eller Presentkort, varugruppen blir den du skapade i förra steget, till exempel Värdebevis eller Presentkort. Typ ändras till Värdebevis i dropdownmenyn. Det går att ha flera artiklar i varugruppen, exempelvis Värdebevis, Presentkort och Tillgodo. Men de registreras som värdebevis allihop så Värdebevis rekommenderas. Fortsätt med att skapa Knappgruppen. Namnge lämpligen den som Värdebevis eller Presentkort. Till sist ska du nu skapa en Knapp. Lämpligt namn är Värdebevis eller Presentkort. Efter att värdebevis är aktiverat, konfigurerat och knapp skapad så måste du logga ut från kassan och logga in igen för att det ska ta effekt. Om allt är rätt gjort ser du nu en ny knappgrupp som heter det du namngett den till och i den finns knappen för värdebevis. Innan du börjar använda den så rekommenderar vi att du läser igenom informationen om hur försäljningen av värdebevis går till samt hur du tar betalt med värdebevis. 17

18 Betalmetoden Valuta Det går att hantera olika valutor i kassasystemet. Vi lägger till rättigheterna efter att du beställt funktionen. Du måste själv aktivera den i Backoffice och konfigurera med rätt växelkurs. Du befinner dig i Backoffice Klicka på Konfigurera och välj Betalmetoder Klicka på Skapa betalmetod Vid Typ, det står Egen, ändra det till Valuta i dropdownmenyn. Vid Valuta, ändra till rätt valuta i dropdownmenyn. Ange växelkursen som kassan ska använda. Denna måste ni själv bevaka så det inte blir fel. Ändra namn om det önskas. Ange konto och avräkningskonto om det är aktuellt. Tryck på Spara. Betalmetoden Egen Betalmetoden egen är till för de som har speciella behov och har egna betalmetoder. Exempel på möjliga egna betalmetoder är förtryckta presentkort eller insättning direkt på bankkonto. Kassor Här ser ni information om er kassa eller era kassor. Det går att skapa kassaspecifikt redovisningsunderlag genom att trycka på Bokföringskonton och sen specificera de olika redovisningskontona. Detta ger möjlighet att separera intäkterna från olika kassor och, eller, resultatenheter. Informationen ni ser är: Kassans namn. Device-ID, kassans id för identifikation. Kontrollenhetens id.nummer. 18

19 Kontoplan Följande information är inte korrekt för alla företag. Vi tar inget ansvar för er kontoplan då det kan förekomma många olika kontoplaner bland våra kunder. Detta är därför endast ett exempel och får inte följas utan anpassning till er kontoplan. Innan ni lägger in konton rekommenderar vi att ni har en dialog med den som bokför ert företag och, eller, er revisor så att det blir rätt. Kontoplanen används för att ge varugrupper och kassor kopplingar till er kontoplan. I Varugruppen kan ni lägga in Konto, Rabattkonto och Momskonto. Dessa gäller för alla artiklar i en varugrupp. Vidare går det att lägga in konton som gäller för kassorna. För att kunna exportera i SIE-format är det en förutsättning att konton är inlagda. Kontoplan exempel 1 I det här exemplet har vårt exempelföretag en kassa. Kom ihåg att detta inte är direkt applicerbart på ert företag. Er konfiguration kommer antagligen att se annorlunda ut. Vi ber er därför att inte kopiera detta rakt av utan att kontrollera med den person som bokför åt er hur det ska vara. Vissa konton måste eventuellt skapas i er kontoplan i bokföringsprogrammet innan det fungerar. Följande konton lägger vi in i kassan: Kundfordringar (fakturerad försäljning) 1511 Fordringar för kontokort och kuponger 1580 Huvudkassa 1911 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 12% 2621 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 6% 2631 Försäljning inom Sverige 3000 Försäljning inom Sverige, 25% moms: 3001 Försäljning inom Sverige, 12% moms: 3002 Försäljning inom Sverige, 6% moms: 3003 Försäljning inom Sverige, momsfri 3004 Lämnade kassarabatter 3731 Öres- och kronutjämning 3740 Övriga intäktskorrigeringar 3790 De tre översta håller reda på betalningarna i kassan. Konto 1511 används om fakturering ska göras. Konto 1580 används för kortbetalningar, eftersom banken inte betalar ut samma dag som betalningen görs. Konto 1911 visar kontantbetalningar. Momsen på försäljningen läggs på konto 2611, 2621, 2631, beroende på momssats. Konto gäller försäljningen. Används beroende på momssats. Konto 3731, lämnade kassarabatter används för just rabatter. Konto 3740, Öres- och kronutjämning används för avrundning. Konto 3790, Övriga intäktskorrigeringar används vid intäktsjusteringar som inte täcks av konto

20 Steg 1: Lägg in kontoplan i Backoffice Börja med att lägga in samtliga konton som behövs i kontoplanen. Gör så här för att lägga till konton: Klicka på Konfigurera och välj Kontoplan. Klicka på Skapa konto. Ange Kontonummer. Ange Kontonamn. Tryck Skapa för att spara eller avbryt för att avbryta. Nu syns det skapade kontot i en lista. Kontot går att Radera och ändra. Är kontot använt i systemet innebär inte Radera att det raderas, bara att det inte används i framtiden. Steg 2: Lägg in konton i Varugrupperna Artiklarna i varugruppen ärver konton av Varugruppen. Gå till Artikelregister, välj Varugrupper och Ändra på varugruppen som konton ska läggas in i. Exempel: Redigera varugrupp Namn: Diverse Varugrupptyp: Varor Momssats: 25% Försäljningskonto: Försäljning inom Sverige, 25% moms Momskonto: Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% Välj konto genom att klicka på det grå fältet och klicka på rätt konto i dropdownlistan. När du är klar trycker du på spara. Lägg in korrekta konton i samtliga varugrupper. Var noga med att försäljningskontot matchar momskontot så det inte blir fel. Steg 3: Konfiguration för redovisningsunderlag `Kassa' Tryck på Konfigurera och sen Kassor i dropdownmenyn. Nu ska vi lägga in konton för kassan. Om du har flera kassor kan du använda olika konton för olika kassor. Avrundningskonto: Öres- och kronutjämning Mismatch-konto: Övriga intäktskorrigeringar Bokföringskonton för betalmetoder: Försäljningskonto Avräkningskonto credit, (fakturaförsäljning) Försäljning inom Sverige 1511 kundfordringar card, (kortbetalningar) Försäljning inom Sverige Fordringar för kontokort och kuponger cash, (kontantförsäljning) Försäljning inom Sverige 1911 Huvudkassa 20

21 Bokföringskonton för varugrupper: Exempel varugruppen Diverse ovan: Försäljningskonto: Försäljning inom Sverige, 25% moms Momskonto: Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% Rabattkonto: 3731 Lämnade kassarabatter Steg4: Konfiguration för redovisningsunderlag `Platser' Det går att använda olika konton till olika kassor på olika platser. I bokföringsprogrammet finns det troligen ett stort antal oanvända konton mellan 3000 och Därmed kan vi skapa nya konton för vår försäljning. Observera att inte heller detta är direkt applicerbart på ert företag. Plats 1 Kassa 1 Försäljning inom Sverige 3010 Försäljning inom Sverige, 25% moms: 3011 Försäljning inom Sverige, 12% moms: 3012 Försäljning inom Sverige, 6% moms: 3013 Försäljning inom Sverige, momsfri 3014 Plats 1 Kassa 2 Försäljning inom Sverige 3020 Försäljning inom Sverige, 25% moms: 3021 Försäljning inom Sverige, 12% moms: 3022 Försäljning inom Sverige, 6% moms: 3023 Försäljning inom Sverige, momsfri 3024 Plats 2 Kassa 1 Försäljning inom Sverige 3030 Försäljning inom Sverige, 25% moms: 3031 Försäljning inom Sverige, 12% moms: 3032 Försäljning inom Sverige, 6% moms: 3033 Försäljning inom Sverige, momsfri 3034 Plats 2 Kassa 2 Försäljning inom Sverige 3040 Försäljning inom Sverige, 25% moms: 3041 Försäljning inom Sverige, 12% moms: 3042 Försäljning inom Sverige, 6% moms: 3043 Försäljning inom Sverige, momsfri

22 Platser och ändra kvittotext Här går det att ändra texten på kvitton samt lägga till och ändra plats där kassan används. För att kunna använda kassan på mer än en plats, till exempel vid olika säsongsverksamheter kan det krävas anmälan till Skatteverket. Har ni frågor om det hänvisar vi till Skatteverket. Under Platser syns en lista på platser. Det kan finnas en kassa på varje plats, eller det kan finnas en kassa men flera platser. Men en kassa kan bara vara på en plats i taget. Flyttas den måste det ändras här. De flesta kommer inte att använda mer än en plats om verksamheten finns på en stadigvarande plats. Då är möjligheten att justera texten på kvittona det mest intressanta. Ändra kvittotext Tryck Konfigurera, välj Platser. I listan klicka på Ändra vid den kassa ni vill ändra texten på. I formuläret ändrar ni texten så det står det ni vill ha. Förhandsvisning av ändringarna visas till höger på skärmen. När ni är nöjd, tryck på spara. Avbryt genom att lämna formuläret utan att spara. Logga på kvitto Ni kan själv lägga in en logga på kvittot samt justera utseendet. Den här funktionen hittar ni längst ner på sidan för att redigera plats och kvitto. Tryck Konfigurera, välj Platser. I listan klicka på Ändra vid den kassa ni vill ändra texten på. Längst ner hittar ni Logotyp. Tryck Välj bild. Kan er webbläsare visa bilden, då kan bilden laddas upp. Nu visas ett nytt fönster. Använd skjutreglagen för att justera bilden. Det övre skjutreglaget justerar storleken på fönstret och det undre justerar storleken på bilden. Dra åt höger eller vänster för att ändra. Det som syns inom den vita boxen visas på kvittot. Tryck Ok för att spara. Tryck avbryt för att gå tillbaka utan att använda bilden. Bilden visas nu i förhandsvisningen på kvittot. Bilden omvandlas också till svartvitt eftersom kvittoskrivaren inte kan skriva ut i färg. När ni är nöjd, tryck Spara. Vill ni använda en annan bild tryck först Tabort och gör sedan om Välj bild. Logotypen laddas upp till skrivaren vid alla inloggningar på appen. 22

23 Backoffice Kunduppgifter För denna funktion så behöver du logga in i Backoffice. Kundregister Kundregistret används i samband med att försäljning ska faktureras. Fakturaunderlag används för att skapa ett underlag för fakturering och bokförs inte som försäljning i kassan. För att kunna registrera ett Fakturaunderlag så behöver du ett Kundregister. Du kan registrera din kund direkt i kassan i samband med försäljningen men även skapa eller ändra kunder i Backoffice. Kundregistret används också om kundkopplade värdebevis används. Skapa / Ändra en Kund Du befinner dig i Backoffice Klicka på Kunduppgifter och välj Kundregister. Klicka på Skapa kund, eller Ändra på raden för inlagda kunder. Detta går även att utföra i Excel-läge. Fyll i formulär och klicka på spara. Din kund är nu sparad och kan hämtas upp i din kassa nästa gång du säljer med fakturaunderlag. Kundregistret kan laddas ner på dator i csv-format. Filen får namnet customers.csv. För användning i Excel se informationen under Ladda ner artikelregistret. Värdebevis Under Kunduppgifter finns även information om alla Värdebevis som sålts. Här går det att se följande: Identifierare, eller namn, eller nummer, på värdebeviset. Betalmetod visar att det är ett värdebevis och därmed en skuld företaget har till någon. Saldo visar kvarvarande belopp på värdebeviset. Kreditgräns visar om det finns kredit på värdebeviset. Utgångsdatum är giltighetstiden och kundkoppling visar vilken kund ett kundkopplat värdebevis är kopplat till. På ett befintligt värdebevis går det att göra följande från Backoffice: Ladda, Sätta kreditgräns, ändra giltighetstid samt radera. Endast värdebevis med saldo noll går att radera. För att göra något av detta tryck på knappen för det ni ska göra och använd formuläret som öppnas för att genomföra ändringen. Det överensstämmer väl med hur det ser ut på kassan. Det går också att Skapa värdebevis genom att trycka på den gröna knappen Skapa värdebevis. Fyll bara i formuläret som öppnas och tryck på Skapa för att skapa värdebeviset. 23

24 Tillval - Streckkodsläsare Kontakta Onslip för pris och aktivering av streckkodsläsare. Streckkodsläsaren levereras förkonfigurerad för användning med kassan. För användning med dator behöver den konfigureras om. När den åter ska användas med kassan måste den konfigureras igen. Konfigurationen görs genom att skanna en streckkod innan streckkodsläsaren kopplas ur från datorn, alternativt måste den kopplas ur från enheten efter att rätt kod scannats och sen anslutas igen. Streckkodsläsaren är väldigt enkel att använda. Koppla in läsaren till integrationsmodulen, IM10, eller till datorn för att använda i Backoffice. Börja med att läsa in streckkoder i Backoffice, detta är en förutsättning för att det ska gå att använda i kassan. Då har ni läsaren kopplad till en dator. Datorn hittar den automatiskt om den är konfigurerad rätt. Här nedan beskriver vi hur streckkodsläsaren kopplas in och ur från integrationsmodul för användning med Tablet, Protech och dator samt en enkel beskrivning av handhavandet. Vid leverans från oss är streckkodsläsaren inställd så att den fungerar med kassan. Hantering av streckkodsläsare Streckkodsläsaren är enkel att hantera. Rikta den mot streckkoden och tryck på knappen så streckkoden belyses. För den lite fram och tillbaka tills det piper från läsaren. Nu är koden läst och registrerad. Tänds inte lampan när ni trycker på knappen? Kontrollera att streckkodsläsaren är ordentligt inkopplad och försök igen. Anslut streckkodsläsare till kassan Onslip360 - Tablet Läsaren ansluts till valfri USB-kontakt på integrationsmodulen. För att koppla in läsaren till integrationsmodulen gör du så här: Stäng av Integrationsmodulen IM10 genom att dra ut strömkontakten. Strömsladden sitter på ena långsidan bredvid två oanvända kontakter. Anslut streckkodsläsaren i en ledig USB-port. Starta integrationsmodulen genom att ansluta strömsladden igen. Vänta en stund, cirka en minut, och när det finns en Integrationsmodul, IM10, att välja i kassaappen så trycker ni på Välj. Onslip360 - Protech Anslut streckkodsläsaren till valfri USB-kontakt på Protech. Vänta 5 minuter innan du använder den. Kassa-appen kan behöva startas om. 24

25 Koppla bort streckkodsläsaren från kassan Börja med att skanna koden för att konfigurera streckkodsläsaren för användning med dator, om streckkodsläsaren ska användas med dator efter urkopplingen. Ni gör på exakt samma sätt som när streckkodsläsaren ska anslutas till kassan, förutom att den kopplas bort. När integrationsmodulen är avstängd lossar ni bara kabeln till streckkodsläsaren så går den att ansluta till en dator istället. Anslut streckkodsläsare till dator Innan ni kopplar ur streckkodsläsaren från kassan skannar ni koden som gäller för er dator. Om ni glömmer det går det bra att göra det när streckkodsläsaren är ansluten till datorn, men måste då kopplas ur och anslutas på nytt för att fungera. Skanna koden som möjliggör användning med er dator. Gör detta med streckkodsläsaren ansluten till kassan. PAP124 för PC och PAP 125 för MAC. Koden hittar ni på nästa sida. Följ instruktionen för att koppla in streckkodsläsaren på kassan, beskrivet ovan och i avsnittet om att ansluta streckkodsläsaren till kassan. Anslut streckkodsläsaren i en ledig USB-port. Datorn bör nu hitta streckkodsläsaren och installera den. Vänta en stund så datorn har tid att göra klart detta. Det går oftast rätt fort. Sen är den redo att användas för inmatning av streckkoder i Backoffice. Koppla ur streckkodsläsaren från en dator Skanna koden som möjliggör användning med kassan. Gör detta med streckkodsläsaren ansluten till datorn. Koden heter PAP131 och koden hittar ni på nästa sida. Följ instruktionen för att koppla in streckkodsläsaren på kassan, beskrivet i avsnittet om att ansluta streckkodsläsaren till kassan. Mer info I avsnittet Artiklar finns info om hur streckkoden läggs in i artikelregistret och i avsnittet om Inmatning av produkt hur den används vid försäljning. Om er kassa levererades med den äldre versionen av Integrationsmodulen, IM10, ska den bytas ut. Instruktion för detta finns i det separata dokumentet Onslip 360 Tablet byte av IM pdf som berörda kunder får vid leverans av ny IM10. 25

26 Streckkoder för inställning av streckkodsläsare Skanna koden för enheten som streckkodsläsaren ska användas på nästa gång innan den kopplas ur. Kod för användning med kassan För att använda scannern med kassan skannar du nedanstående kod. Det är samma kod för båda modellerna vi jobbar med. Honeywell Genesis 7580g, stationär Honeywell Hyperion 1300g, handhållen Koder för användning med dator Handhållen Honeywell Hyperion 1300g går att ställa in så den automatiskt läser streckkoder. Skanna koden till höger om du vill använda detta. För att använda scannern med en dator skannar du en av nedanstående koder. Det är olika koder för PC och MAC. Välj den som gäller er dator. Honeywell Genesis 7580g, stationär Honeywell Hyperion 1300g, handhållen Använd denna kod för att koppla scannern till en windowsdator. Honeywell Genesis 7580g, stationär Honeywell Hyperion 1300g, handhållen Använd denna kod för att koppla scannern till en appledator. Denna kod återställer originalinställningarna. 26