Kommunikations- och marknadsföringsplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning 2012

Transkript

1 Kommunikations- och marknadsföringsplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning 2012 Dokumenttyp Plan Dokumentnamn Kommunikationsoch marknadsföringsplan Fastställd/upprättad Beslutsinstans Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning Giltighetstid Dokumentansvarig /processägare Förvaltningschef Version 1.0 Senast reviderad Dokumentinformation Beskriver hur förvaltningen tänker jobba med kommunikation och marknadsföring under 2012 Detta dokument gäller för Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning samt förvaltningens personal

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Kommunikationsmål Förutsättningar Verksamheternas behov Målgrupper Information på andra språk Arkivering Budget Kommunikationsstrategi Intern kommunikation Interna kommunikationskanaler Extern kommunikation Arbetsgång och rutiner Projektkommunikation Externa kommunikationsenheter pitea.se vår främsta kommunikationsbärare ungipitea.se E-myndighet Public relation och sociala medier Media kontaktar oss Vi kontaktar media Sociala medier Fler möten med allmänheten Medborgardialog Uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring Bilaga 1. Kommunikationsmodell Bilaga 2. Preliminär aktivitetsplan 2012 Bilaga 3. Mediakontakter 2

3 1 Inledning Dagens informationsflöde är i det närmaste obegränsat, vilket gör konkurrensen om vår uppmärksamhet stor. Därför krävs ett strategiskt grepp om kommunikation, information och marknadsföring, det gäller såväl kommersiella företag som offentliga aktörer. En genomtänkt idé om vad vi vill förmedla är en bra grund. Sen gäller det att berätta rätt saker i rätt tid via rätt kanaler, för att nå önskad effekt. När kommunikationen fungerar som bäst medverkar den i verksamhetens arbete mot uppsatta verksamhetsmål, likväl som den för fram resultatet (måluppfyllelse). För förvaltnings del gäller det inte enbart det uttalade verksamhetsmålet Att öka verksamhetens synlighet i media, utan innefattar också verksamhetsmål som rör bland annat medborgardialog, integration, ungdomar och frågor kring hur man uppfattar kommunen i största allmänhet. I det arbetet spelar medarbetare och det dagliga arbetet en avgörande roll. Denna kommunikations- och marknadsföringsplan för Förvaltningen för arbetsmarknad och vuxenutbildning har följande syfte: - Beskriva hanteringen, avgränsningar och ansvar för förvaltningen arbete med information och kommunikation (grafiskt och budskap) - Visa riktning och tydliggöra ambitioner - Belysa kommunikation som en del i det dagliga arbetet 1.1 Kommunikationsmål Det övergripande målet för förvaltningens kommunikation är att: - skapa en tydlig och gemensam bild av verksamheten internt - öka kännedomen om vårt utbud och vår värdegrund - öka kännedomen om verksamheternas mervärde, bland annat lärande, integration och kompetensförsörjning - att skapa intresse och engagemang för våra verksamheter - att bidra till medborgardialog 3

4 2 Förutsättningar Utgångspunkt för förvaltningens arbete med kommunikation, information och marknadsföring är Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun 1, som är beslutad av kommunfullmäktige I den framgår att alla medarbetare och förtroendevalda har både en rättighet och en skyldighet att skaffa sig information, för att klara sina uppdrag och känna sig som en del av helheten i kommunkoncernen. Det övergripande ansvaret för förvaltningens kommunikation ligger hos förvaltningschefen, som tillsammans med ledningsgruppen ansvarar för att förverkliga intentionerna i kommunens policy och samtidigt utveckla förvaltningens kommunikations- och informationsarbete. Inom förvaltningen finns en, med uppdraget att driva arbetet med förvaltningens kommunikation på bred front. I uppdraget ingår bland annat framtagandet och uppföljning av kommunikationsplanen, inklusive aktivitetsplan. Här ingår också arbete med förvaltningen webbsidor, vilket innefattar såväl struktur som utformning och innehåll. Arbetet med webben förankras löpande i förvaltningens ledningsgrupp. Kommunikatör ska hålla sig informerad om gemensamma riktlinjer för kommunens information och återföra det till förvaltningens chefsgrupp, alternativt personer utsedda av respektive verksamhetschef. Kommunikatör ingår även i kommunens nätverk för informatörer respektive webbredaktörer. Arbetsmarknad och vuxenutbildning verkar för social hållbarhet. Därför ska mångfald och jämställdhet finnas med som ett naturligt perspektiv i arbetet med förvaltningens kommunikation. 2.1 Verksamheternas behov Behovet och syftet med kommunikationsinsatserna skiftar i förvaltningens olika verksamheter. Under 2012 kommer workshops att genomföras i samtliga verksamheter, med syfte dels att analysera behov och målgrupper samt belysa kopplingen mellan verksamhet och kommunikation, dels att gemensamt identifiera och formulera förvaltningens värdeord (se bilaga 1, Kommunikationsmodell) Här följer en kort beskrivning av verksamheternas kommunikationsbehov. En generell utmaning för flera verksamheter är problemet att komma i kontakt med och nå fram till unga medborgare. Vägledning Etablerad verksamhet, ansiktet utåt och uttalad ingång för studier, praktik etc., upplevs som en positiv verksamhet enligt kundundersökning, förmodad låg kännedom bland allmänheten. Primära målgrupper: arbetssökande, anställda med utvecklingbehov/-önskan, ungdomar, anhöriga, företag. 1 Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun 4

5 Kommunikativ utmaning: öka kännedom om verksamheten, stärka koppling till positiva associationer, utveckla lokalen, tydliggöra ansvar och gränssnitt mot övriga verksamheter, öka nyttjandet av sociala medier, tydliggöra/förbättra kommunikationen på webben samt utveckla/införa fler digitala verktyg (exv. blanketter, tidsbokning, skype etc). Vuxenutbildning i egen regi Operativ enhet, otydligt gränssnitt mot angränsande verksamheter, otydlighet vad gäller begrepp (vuxenutbildningen, vuxenutbildning, egen regi, komvux etc), stora förändringar Målgrupper: studerande/deltagare, partners, politiker, allmänhet. Kommunikativ utmaning: kommunicera förändringar mot målgrupperna, tydliggöra begrepp och roll, förbättrade rutiner kring informationsenheter, tydliggöra/förbättra kommunikationen på webben. Flyktingsamordning Ny samlad organisation för flyktingmottagning, Älven och Hamnen 18+. Befintlig verksamhet kommunicerar i låg grad med allmänheten, men tankar på utökad verksamhet ökar behovet. Främsta målgrupper idag: myndigheter, organisationer, gode män, allmänhet, nyanlända, deltagare/boende. Kommunikativ utmaning: acceptans- och toleransarbete, kommunikation/tydliggöra den nya organisationen, utveckla befintligt informationsmaterial, synliggöra det positiva genom proaktivt mediaarbete. Repris Känd verksamhet (butiken) bland pitebor, positiva försäljningssiffror, miljöargumentet relativt oviktigt i kundenkät, sociala aspekten osynligt, viktig aktör i arbetet med Attraktiv och uthållig. Prioriterade målgrupp: allmänhet, presumtiva deltagare, partners. Kommunikativ utmaning: Addera ett värde till informationen, berätta mer om vad Repris står för bra saker ur ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt perspektiv. Individstöd Verksamheter med rekrytering främst via andra aktörer, även ungdomsverksamhet, relativt okända insatser (svarar delvis på den ständiga frågan Vad gör kommunen för ungdomarna?). En del av verksamheten är EU-projekt, se nästa sida. Målgrupper: kommunledning, myndigheter, organisationer, gymnasieskolan, övriga partners. Även deltagare/ungdomar. Kommunikativ utmaning: acceptans- och toleransarbete, öka kännedomen (proaktivt arbete), förbättra och målgruppsanpassa information (bland annat till ungdomar), utveckla kommunikation om ferie, utveckla närvaron på webben. Service Servicefunktioner vad gäller administration, lokaler, teknik, it-support för förvaltningen, kontaktyta på Studiecentrum, värdefulla bärare av varumärket (våra värdeord). Målgrupper: studerande/deltagare, partners, politiker, anhöriga och allmänhet. Kommunikativ utmaning: klar och tydlig information, information/blanketter på flera språk, bidra till utvecklingen av Studiecentrum som mötesplats (skyltning etc). 5

6 Upphandlad utbildning Väl utbyggd verksamhet, etablerad samverkan med externa aktörer, erbjuder ett brett utbud och stora möjligheter för individen. Målgrupper: presumtiva studenter/deltagare, anhöriga, allmänhet, partners, Kommunikativ utmaning: Öka kännedomen om utbud och möjligheter, informera och inspirera målgruppen, EU-projekt Ett flertal pågående projekt, avgränsad verksamhet, bygger ofta på samverkan mellan många aktörer. Marknadsföringsinsatser med egna medel, som ska följa gällande regler för EUprojekt. EU-projekt med förvaltningen som projektägare ska harmoniera grafiskt med Piteå kommuns grafiska profil 2. Informationsmaterial för projekt ska förankras i projektets styrgrupp och förvaltningens ledningsgrupp. Kommunikativ utmaning: spridning av resultat och erfarenheter, skapa acceptans, öka graden av enhetlighet och samtidigt ge utrymme för projektets egen identitet. Integration Förvaltningen har det övergripande ansvaret för integrationsfrågorna i kommunen, som utgår från kommunens integrationspolicy 3. Befintliga återkommande insatser är Mångfaldsdagen och Språkcafé, men det finns behov av fler koncept med fokus på värdskap/dörrar in, information/kunskap, arbete/entreprenörskap och mötesplatser/arenor 4. Det gäller integration på bred front, som ålder, kön, etnicitet, sexuell läggning och funktionshinder. Kommunikativ utmaning: insatser för att öka acceptans och tolerans, sprida kunskap och erfarenheter för att öka kännedom och skapa intresse, skapa och kommunicera mötesplatser och nya koncept. 2.2 Målgrupper Förvaltningens verksamheter har ett flertal målgrupper. I kommunikationsmodellen (bilaga 1) beskrivs övergripande hur vi ska närma oss de olika målgrupperna. Kommunikation med unga har identifierats som speciellt utmanande i många verksamheter. Därför ska vi lägga lite extra fokus på arbetet med att söka former för att nå och kommunicera med unga. Interna Medarbetare i förvaltningen och projekt Aktiva Deltagare och studerande inom verksamheten Politiker Nämnden, KS, KF, budget- och bokslutsberedningen Partners Övriga kommunala förvaltningar, externa företrädare för näringsliv, samhällsaktörer och organisationer lokalt, regionalt, nationellt och internationellt, även presumtiva partners Allmänhet Medborgare i Piteå kommun (även i grannkommunerna i viss mån), presumtiva deltagare Ungdom Segment i målgruppen Allmänhet, ungdomar år i Piteå, den digitala generationen. 2 Grafisk manual för Piteå kommun 3 Piteå kommuns integrationspolicy 4 Formulerade inom Integrationsgruppen för Attraktiv och uthållig 6

7 Media Lokala, regionala och i vissa fall nationella medier som bevakar våra områden, är både en egen målgrupp och ett medel för att nå andra målgrupper 2.3. Information på andra språk Förvaltningen ska erbjuda delar av sin information på andra språk. Det är en som samordnar detta och förankrar det hos ledningsgrupp. När verksamheterna har önskemål om material på annat språk, exempelvis inför studieresor och utlandsbesök, ska kontaktas för samordning av översättningar. För mer publika produktioner används professionella översättare, medan vid mindre informationsenheter med liten synlighet (blanketter, informationsblad etc) kan resurser i organisationen användas Engelska Ett grundmaterial för förvaltningen (exv. trycksak och presentation) ska utformas och finnas på både svenska och engelska. De som har internationella kontakter kan trycka upp mindre upplagor av visitkort på engelska. En engelsk språkversion ska finnas på webben för förvaltningens verksamhet. Här ska både utlandsfödda pitebor och internationella partners finna aktuell och relevant information. I transnationella projekt sker all rapportering på engelska och ska finnas tillgänglig via internet. En ordlista med fackuttryck, titlar och namn på avdelningar, enheter, myndigheter etc. ska utarbetas så att vi använder enhetliga benämningar i kontakterna med omvärlden. Under 2012 kommer vi att erbjuda personal inom förvaltningen kompetensutveckling i konversationsengelska och EU-engelska, som en följd av förvaltningens internationella utbyten För flyktingar och invandrare På pitea.se finns ett översättningsverktyg, vilket gör att webbens innehåll finns tillgängligt på en stor mängd olika språk. Informationsmaterial som riktar sig till nyanlända flyktingar och invandrare ska finnas översatta till de vanligaste språken. 2.4 Arkivering Nämnden har som mål att öka verksamhetens synlighet i media. Därför gör vi årliga mätningar av antalet annonser, tidningsartiklar, webbartiklar samt tv- och radioinslag. Materialet har hittills samlats i en klippbok, men inför 2012 övergår vi till digital arkivering. Varje medarbetare har ansvar för att göra uppmärksam om aktuella medieaktiviteter, medan en har det övergripande ansvaret att sammanställa och arkivera materialet. Kommunikatören har också ansvar för digital arkivering av trycksaker, 7

8 informationsblad/-foldrar, flyers, affischer och andra enheter. Enheter med större dignitet trycksaker, verksamhetsfoldrar, material inför större event etc arkiveras även fysiskt. 2.5 Budget Den totala budgeten för informations- och kommunikationsinsatser under 2012 är kronor. Här ingår bland annat kostnader för trycksaker, annonser, byråkostnader, utställningsmaterial, översättningar, foto samt eventuella kostnader för mässor, webb etc. 8

9 3 Kommunikationsstrategi För ett framgångsrikt kommunikationsarbete krävs inte bara en bra plan och snygga enheter. Det krävs också att vi definierat vad vi är, var vi står för och vad vi vill att målgrupperna ska känna till om oss. I bilaga 1 Kommunikationsmodell beskrivs vissa termer samt hur saker hänger ihop från Piteå kommunsvision till enskilda kommunikationsenheter. Det är också viktigt att medarbetarna i alla nivåer förstår att de är med och bygger bilden av vårt varumärke/vår verksamhet. Strategin med att fortsätta utveckla förvaltningens kommunikation kan formuleras i fem punkter. Kommunicera, inte bara informera Genom att addera ett innehåll som berättar något om vem vi är och vad vi står för kan vi rikta budskapen även till hjärta och magkänsla, inte bara till hjärnan. På så vis skapas en tydligare reaktion hos mottagaren och kommunikation uppstår. Befolka varumärket/verksamheterna Bra historier om deltagare, studenter eller anställda kan levandegöra verksamheten, såväl innehåll som resultat. En story kan ibland ersätta traditionell information, i andra fall komplettera den. Inom vår förvaltning finns det en hel uppsjö av fina, angelägna och sanna berättelser som berör, informerar och skapar acceptans på samma gång. Målgruppen i fokus I uppdraget att berätta om våra verksamheter ska vi förskjuta fokus från oss och vårt uppdrag. Istället ska vi försöka beskriva vår verksamhet utifrån vad vi kan göra för våra målgrupper. Vi ska i större grad försöka besvara frågan What s in it for me?, oavsett om vi riktar oss till arbetslösa ungdomar, företag med kompetensförsörjningsproblem, partners eller allmänhet. Här ingår också att tydliggöra de begrepp vi ska använda oss av i vår utåtriktade kommunikationen. Begrepp som är relevanta för målgruppen och som ibland avviker från interna begrepp eller organisatoriska indelning. Skapa stolthet Genom att summera verksamheten i ett fåtal bra, starka värdeord ord som bör ligga till grund i all kommunikation skapar vi också en ledstjärna för alla medarbetare. Samtliga medarbetare, oberoende av plats eller funktion i organisationen, ska kunna känna att vi strävar åt samma håll och att vi alla är lika viktiga i det stora pusslet. Kompetensutveckling För att kunna förstå och medverka i förvaltningens kommunikationsarbete behöver medarbetarna en grundläggande förståelse för kommunikation. Under första kvartalet planeras därför insatser i samtliga verksamheter, dels för att höja kompetensen om kommunikation, dels för att tillsammans jobba med förvaltningens kommunikation, bland annat värdeord och aktivitetsplan. 9

10 4 Intern kommunikation Intern information sker huvudsakligen via Insidan. Ledningsgruppen har ett särskilt ansvar för att lägga ut aktuell information som är gemensam och berör de flesta inom förvaltningen. Insidan används också när vi önskar nå övrig personal vid Piteå kommun, exempelvis evenemang och aktiviteter där vi är ansvariga och gärna vill se medverkan från andra delar av kommunen. Förvaltningens medverkan i kommunens personaltidning Pitekvarten och Foajefika samordnas av. Nämndprotokoll läggs ut på webben av nämndsekreterare efter att de har justerats. 4.1 Interna kommunikationsenheter Informationsmaterial med liten spridning inom den egna verksamheten utformas av berörd personal. För interna enheter som även når andra verksamheter och förvaltningar inom kommunen, samråd med om innehåll och produktion av aktuellt material. Insidan Personliga möten Presentationer Affischering Trycksaker E-post Pitekvarten 5 Mallar Piteå kommun Intranät för information inom förvaltningen och kommunen. Möten i grupp eller enskilt, en viktig del av verksamheten. Denna struktur beskrivs mer ingående i Kompetens och arbetsmiljöplan Presentationer (exv. ppt) ska följa den grafiska profilen. Använd befintlig mall 5. Affischering sker inför evenemang och arrangemang som förvaltningen anordnar. Kan också användas för att lyfta en specifik fråga vid en specifik tidpunkt, dock inte för tidlös basinformation. Informationsfoldrar och informationsblad för internt bruk ska följa den grafiska profilen. E-post ska endast användas till riktade mottagare. E-postsignaturer utformas enligt befintliga mallar. Personaltidningen med fyra utgåvor per år, förvaltningen ska finnas representerade i varje nummer. Förslag till innehåll samordnas av, ledningsgruppen prioriterar och tar det vidare till informationsenheten på KLK. Kommunikatör har huvudansvaret för att artiklar skrivs och bilder tas. Material producerat i verksamheterna ska alltid passera. 10

11 Foajefika Månatlig mötesplats i stadshusets foajé, där förvaltningar och nämnder får presentera något aktuellt under ett kort anförande på minuter. Förvaltningens ambition är ett tillfälle per år. Kommunikatör har ansvaret att driva frågan från förvaltningen, medan datum och ämne beslutas i ledningsgrupp. Övrigt För enheter som är beständiga (brevmallar, dokument, e- postsignaturer etc.) används befintliga mallar. Visitkort beställs via. 11

12 5 Extern kommunikation Piteå ska enligt informations- och kommunikationspolicyn präglas av öppenhet, engagemang och delaktighet, därför har varje medarbetare och förtroendevald en skyldighet att informera och kommunicera med berörda. Den externa kommunikationen ska bland annat presenteras lättillgängligt samt skapa intresse, förståelse och engagemang. 5.1 Arbetsgång och rutiner Vi strävar efter effekt, men också att få som mycket som möjligt för pengarna. Det görs bäst med en genomtänkt plan för kommunikationsarbetet och samordning via en. Vid framtagning av marknadsföringsmaterial ska därför kontaktas, som avgör om produktionen ska göras internt eller externt av annan utförare. Beslutet ska grundas bland annat på behov, syfte och budget samt kopplas till kommunikationsplanen. Vid inköp av extern produktion ska förvaltningen anlita de byråer där kommunen har gällande avtal 6. Saknas avtal ska en upphandling genomföras. Förvaltningen ska följa kommunens grafiska profil enligt den fastställda grafiska manualen 7. Mallar finns för en mängd olika enheter. Även visitkort följer en centralt framtagen mall och beställs via förvaltningens. Vi jobbar med olika typer av kommunikationsenheter, beroende på syfte. Annonser, affischer och sociala medier är exempel på enheter för att göra målgrupperna uppmärksamma, nyfikna och intresserade av aktuella saker i verksamheterna, medan den kompletta informationen finns på webben. Annonser om lediga tjänster görs i kommunens samlingsannons. Inom förvaltningen kan fem olika logotyper användas, förvaltningens gemensamma logotyp samt Repris, Älven, Studiecentrum och Vägledningscentrum. 5.2 Projektkommunikation Vid kommunikation av EU-projekt ska Piteå kommuns grafiska profil följas när förvaltningen är projektägare. Vid utformning av logotyper och projekts identitetsfärger bär därför Piteå kommuns färgpalett vara utgångspunkten. I övrigt ska gällande regler för EU-projekt följas 8. Även förvaltningens egna projekt ska harmonisera med den grafiska profilen. För mindre, tillfälliga projekt (vissa ungdomsprojekt, ferieprojekt etc.) kan en friare form tillåtas. I dessa fall kan kopplingen till kommunen göras via typografi eller annan märkning, istället för kommunens logotyp. En enhetlig märkning för förvaltningen mindre projekt ska utformas under I dessa fall ska alltid kontaktas. 6 Se avtalskatalog på Insidan 7 Grafisk manual 8 Komplett information finns på respektive EU-programs webbsida 12

13 5.3 Externa kommunikationsenheter pitea.se Kommunens primära informations- och kommunikationskanal. Beskrivs mer ingående på sid 15. Annons dagspress Trycksaker Affischer Presentationer (ppt) Utställningsmaterial Nyinflyttad Vardagsrummet Värt att veta Årsredovisning/ Delårsbokslut Används för att göra medborgarna uppmärksamma på aktuella företeelser, evenemang och aktiviteter inom förvaltningen. Intresseväckare, skapa nyfikenhet och i vissa fall styra trafiken till komplett information på webben. Trycksaker/foldrar/infoblad som beskriver förvaltningen och verksamheternas arbete. En översyn av befintligt informationsmaterial har påbörjats, dessutom löpande revideringarna. Affischering sker inför evenemang och arrangemang som förvaltningen anordnar. Kan användas för att lyfta en specifik fråga vid en specifik tidpunkt, dock inte för tidlös basinformation. Presentationer (ppt) som används vid informationsmöten och föredrag. En grund ska tas fram för 2012, som medarbetarna sedan kan komplettera med bilder med ett mer anpassat innehåll för respektive verksamhet och tillfälle. Presentationen ska följa den grafiska profilen, mall finns. Rollup:s, vepor och annat som kan användas i samband med mässor och konferenser när förvaltningen och/eller enskilda verksamheter har behov att presentera sig och sin verksamhet. Tidning som delas ut till nyinflyttade i Piteå. Där kan vi informera om olika delar av vår verksamhet som kan vara av intresse för målgruppen.ansvaret ligger på. Mötesplats för kommunen och näringslivet, frukostmöten med information från kommunens olika verksamheter. Ambitionen är att boka ett frukostmöte per termin för att berätta om våra verksamheter, exv. kompetensförsörjning, utbildningsinsatser och EU-projekt. Informationstidning till medborgarna. Ständig medverkan i numret med populärbudget. Ansvar förvaltningsekonom och. Ev. medverkan även i andra nummer. Gemensam publikation för hela kommunen enligt en fastställd mall. Förvaltningens text ska vara informativ och saklig. Ansvaret ligger kvalitetssamordnare och förvaltningsekonom. 13

14 6 pitea.se vår främsta kommunikationsbärare Webben är idag den viktigaste kanalen för information om förvaltningens verksamhet och kontakter med verksamhetsföreträdare. Internt inom förvaltning ansvarar respektive verksamhetschef för informationens relevans samt att nyheter och aktuella händelser publiceras. Detta sker i samverkan med och övriga i staben. Under 2012 kommer innehållet av förvaltningens sidor successivt att arbetas igenom, så att den kommunikationsstrategi som beskrivs på sidan 9 också gäller för vår information på webben. Revideringen innefattar såväl innehåll som struktur på förvaltningens sidor och sker i nära samverkan med respektive verksamhet. Det är som, i samråd med chefer och ledningsgruppen, initierar revideringar av informationen och skapar rutiner för detta. I de fall verksamheterna initierar större förändringar på webben sker detta i samverkan med. På förvaltningens webbsidor ska länkar till samarbetspartners finnas. 6.1 ungipitea.se Kommunikation med unga är svårt. En anledning är den snabba utvecklingen av digitala kommunikationskanaler, som för dagens unga är helt naturliga. De har vuxit upp med datorer och mobiltelefoner och tar lätt till sig nya sätt att kommunicera. För företag, kommuner och andra myndigheter gäller det att förstå denna förändring och utveckla såväl former som anslag i kommunikationen så att den attraherar unga. För att nå ut till och förhoppningsvis interagera med denna digitala generation tar nu Piteå kommunen ett steg. Under februari 2012 lanseras en ny webbportal som samlar information till unga i Piteå, inte bara kommunens information utan också annat som unga människor vill skaffa sig information och inspiration om: konserter, evenemang, studier, jobb, mötesplatser, sex och samlevnad, förebilder, hälsa och mycket annat. Tanken är att portalen är en ingång, men där besökaren sedan slussas ut till aktuell verksamhet där komplett information finns. Förvaltningens ingår i arbetsgrupp som jobbar med utveckling och utformning av portalen och kommer dessutom att ingå i ett redaktionsråd för fortsatt drift och utveckling. 6.2 E-myndighet Kommunen har övergripande mål 9 för e-tjänster och tillgänglighet genom information och tjänster på webben. Inom förvaltningen har detta arbete påbörjats med feriejobb, där såväl arbetsgivare som ferieungdomarna gör sina registreringar via webben. Under 2012 ska vi verka för utveckling och användning av fler relevanta tjänster på webben som underlättar för kommunmedborgarna att komma i kontakt med förvaltningen och delta i våra olika verksamheter. 9 Informations- och kommunikationspolicyn 14

15 7 Public relations och sociala medier För många är PR lika med traditionella pressaktiviteter som pressmeddelanden, pressträffar och presskonferenser samt de artiklar och reportage som de resulterar i. Men PR är ett betydligt större område än så. Här ingår även bland annat event, aktiviteter på offentliga platser och sociala medier. Med andra ord är PR alla de situationer där varumärket/verksamheten möter och vårdar sin relation med allmänheten public relations. 7.1 Media kontaktar oss Vi bedriver en öppen och tillgänglig verksamhet med insyn enligt offentlighetsprincipen. Det ska vara lätt att snabbt få korrekt information från oss. Varje medarbetare har rätt att tala med media och det ingår i arbetet för anställda i kommunen att bistå bland andra journalister med information och/eller förmedla kontakt till initierad person. Observera att det är förbjudet att efterforska journalisternas källor. Massmedia är en viktig kanal för att nå ut till allmänheten. Därför ska vi arbeta för att upprätta en god kontakt och ett bra samarbete med både press, TV och radio. Vi ska även arbeta aktivt och proaktivt för att öka massmedias intresse för våra verksamheter. Vår information till media ska vara korrekt, relevant och lätt att förstå, vilket skapar en tydlighet om vårt uppdrag och vår förvaltning. För att lyckas med det krävs: välinformerade medarbetare = goda ambassadörer för våra verksamheter relevant information som skapar realistiska förväntningar på våra verksamheter en attraktiv och användarvänlig webb med relevant, korrekt och aktuell information ett enkelt, tydligt språk i samtliga kommunikationsenheter tydlighet vad gäller form och avsändare. Mediakontakter och intervjuer på medias initiativ kanaliseras till uttalad kontaktperson från respektive verksamhet, se bilaga 3 Mediakontakter. Den ansvarige informerar förvaltningschef och nämndens ordförande. 7.2 Vi kontaktar media Pressmeddelande eller pressinbjudan ska skickas vid varje större aktivitet eller händelse som förvaltningen genomför. Pressmeddelandet ska följa kommunens fastställda mall 10 och innehåll samt vilka medier som ska kontaktar fastställs i samverkan med, Nämndens ordförande samt förvaltningens ledningsgrupp ska alltid informeras om pressmeddelanden som skickas ut. Nämndens ordförande ska helst medverka när media besöker och gör reportage om verksamheten. I samband med möten i arbetsutskott och nämnd kan det vara aktuellt med pressmeddelande enligt ordinarie rutiner. I pressmeddelandet kan någon särskilt viktig eller intressant fråga tas upp, exempelvis nämndens tema. 10 Wordmall finns 15

16 Kommunikatör lägger samtliga pressmeddelanden på pitea.se, insidan samt på avsedd plats 11 för arkivering. 7.3 Sociala medier Sociala medier är kommunikationskanaler som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll, till exempel chatfunktioner, bloggar och diskussionsforum. Allt fler kommuner använder sociala medier för att kommunicera med medborgarna, då det är ett snabbt och enkelt sätt att nå fram och skapa en dialog. Piteå kommun finns på Facebook och syftet är att göra det ännu lättare för medborgare att kommunicera direkt med kommunen. Piteå kommuns har tagit fram riktlinjer för medverkan i sociala medier 12, som behandlar bland annat ansvar och gallring. Den som utses av verksamhetschef att sköta dessa kanaler har ett ansvar för att hantera mediet på ett bra sätt och följa dessa riktlinjer. Utöver riktlinjerna krävs en tanke, en strategi med den digitala mötesplatsen. I den ska ett flertal frågor besvaras, bland annat: Vilken är rätt kanal för oss? Vad är syftet? Vad vill vi åstadkomma? Med vilken frekvens ska vi närvara? Hur bemöter vi kritik? Vår ambition är att under 2012 utöka vår närvaro i sociala medier, även stärka interaktionen och kommunikationen i kanalerna. Under första kvartalet ska därför en lathund tas fram, som ska underlätta såväl förarbetet som det praktiska kommunikationsarbetet via sociala kanaler. Det är som har ansvar för att ta fram arbetssätt för detta utifrån riktlinjerna. Kontakta alltid om önskemål och/eller behov uppstår om en ny social kanal. 7.4 Fler möten med allmänheten Våra verksamheter medverkar ibland även vid mässor, marknader och andra evenemang, emellanåt genomförs aktiviteter på offentliga platser. Medborgarplatsen är ytterligare en möjlighet till möten med våra målgrupper. Denna typ av aktivitet, när vi söker upp målgrupperna där de finns, är ett effektiv för att nå ut, öka kännedomen om oss samt skapa acceptans och tolerans för vårt uppdrag. Det är också ett viktigt inslag i kommunikationspaletten som bidrar till en förbättrad medborgardialog. 11 Kommungemensamt (W:) 12 Riktlinjer sociala medier 16

17 8 Medborgardialog Medborgardialog syftar till att öka medborgarnas inflytande i de politiska besluten. Det finns idag ett antal verktyg och forum som Piteå kommun använder sig av för att skapa dialog med medborgarna. Medborgarpanelen, Synpunkten, medborgarförslag och Unga tycker är några exempel 13. Inför 2012 ska vi jobba för att nyttja de befintliga forumen på ett mer aktivt sätt, exempelvis att föra fram någon fråga från våra verksamheter som kan tas upp i Medborgarpanelen. Ambitionen är också att nyttja Medborgarplatsen i högre utsträckning. I samband med nämndsmöten finns också möjlighet för allmänheten att närvara och ställa frågor direkt till politikerna

18 9 Uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring Ett effektivt kommunikationsarbete bidrar i arbetet mot verksamhetsmålen. I vissa fall kan dock inte kommunikationsarbete i sig mätas, utan ingår i en större helhet. I andra situationer är det lättare att bedöma om insatserna är lyckade. Under året kommer formerna för kvalitetssäkring, uppföljning, utvärdering och analys utvecklas inom förvaltningen i stort, även inom detta område. Några exempel: Med hjälp av löpande uppföljningar kan vi mäta hur olika kommunikationsinsatser, exempelvis annonsering, påverkar trafiken på webben, antal sökande till utbildningar, antal kontakter via telefon och mejl etc. Genom att addera subjektiva upplevelsefrågor i kundundersökningar kan vi utvärdera om ett mer medvetet varumärkesarbete ger resultat. Vet gemene man vad och var vägledningscentrum är? Med hjälp av kännedomsundersökningar kan vi lättare ringa in kommunikationsbehov och utvärdera effekt av våra insatser. Samordning av kommunikationsinsatserna är ett steg i arbetet med kvalitetssäkring. Tydliga interna rutiner och processer garanterar såväl kvalitet som effektivitet. 18

19 BILAGA 1. KOMMUNIKATIONSMODELL

20 Bilaga 2. PRELIMINÄR AKTIVITETSPLAN 2012 Tid Verksamhet Aktivitet Möjliga enheter Mål/Målgrupp Ansvar/Kontaktperson jan-dec Samtliga Revidering befintligt material jan-dec Samtliga Revidering och utveckling av webben jan-mars Förvaltningen Utformning informationsmaterial jan-dec feb VLC (vux, lärling, orienteringskurs er, upphandlad utbildning m.fl.) Förvaltningen (i samverkan med KLK m.fl.) Löpande marknadsaktiviteter exv. inför ansökning högskola, rekrytering, evenemang etc. Release ungipitea.se en ny webbportal för unga i Piteå Info.blad, info.brev, foldrar, trycksaker Förvaltningens sidor på pitea.se Folder, presentation (ppt), ev. utställningsmaterial (roll up exv.) Annonsering, Facebook insidan/utsidan, affischering Mässmedverkan, annonsering, facebook, insidan/utsidan, aktiviteter på stan, affischering, ambassadörer m.m. feb Individstöd/ferie Info näringslivet Annonsering, nyhetsbrev (befintliga), personliga utskick (DR) Deltagare, sökande, allmänhet, partners m. fl. Allmänhet, sökande, deltagare, partners, media mfl Allmänhet, partners Sökande, deltagare, företag Verksamhetsansvarig/ Kommunikatör i samverkan med verksamheterna Kommunikatör Verksamhetsansvarig/ Uppföljning & Utvärdering Trafik Utvärdering upplevelse (möjligt nyttja deltagare och personal kan nyttja Antal sökande, trafik på webben Unga i Piteå år Kommunikatör Trafik till den nya webben, uppföljning hur sökande/deltagare hittar info Arbetsgivare Verksamhetschef/ mars Individstöd/ferie Info ungdomar och föräldrar Annonsering, facebook, insidan/utsidan, ungportalen Ungdomar/föräldrar Verksamhetschef/ Sökande Uppföljning hanteringen mars Stab/integration Internationella kvinnodagen Annonsering, facebook insidan/utsidan, affischering maj Repris Vårrensning Annons, facebook, insidan/utsidan, affischering Kvinnor svenska likväl som de med utländsk bakgrund, allmänheten Allmänhet Stab/ Verksamhetschef/ Ekonomisk uppföljning Rapport och utvärdering Antal besökare Försäljning

21 maj och okt Repris Hämtning samordnat med PIREVA:s mobila återvinningscentral aug SC Info till distansstuderande Annons, facebook, insidan/utsidan, affischering Utskick infobrev Pitebor i byar Pitebor som ansökt om distansstudier Verksamhetschef/ Administratör/ sep Repris Höstrensning Annons, facebook, insidan/utsidan, affischering Pitebor Verksamhetschef/ okt Repris Patronsöndag Pitebor Verksamhetschef / oktober Stab/integration Mångfaldsdagen Annonsering, facebook, Allmänheten Integrationssamordnare/ insidan/utsidan, affischering 4ggr/år Förvaltningen Pitekvarten Kommunens personal Ledningsgrupp/ Antal besökare Enkät Antal besökare Försäljning Ekonomisk utvärdering och rapport utvärdering Artikel/notis i varje nummer 1 ggr/år Förvaltningen Inflyttartidningen Nyinflyttade pitebor Kommunikatör Artikel i ny utgåva 2 ggr/år Förvaltningen Vardagsrummet Näringslivet Kommunikatör 1 tillfälle per termin 1 ggr/år Förvaltningen Värt att veta Pitebor Förvaltningsekonom/ Löpande Förvaltningen Foajéfika Kommunanställda Ledningsgrupp/ 3 ggr/år Förvaltningen Årsredovisning och delårsbokslut Kommunanställda och allmänhet Förvaltningsekonom/ kvalitetssamordnare 1 tillfälle per år 21

22 Bilaga 3. MEDIAKONTAKTER 2012 Verksamhet Individstöd Ungdomsarbetslöshet Subventionerade anställningar Feriearbete Flyktingfrågor Ensamkommande barn i eget boende Älven Älvens rutiner och planer Incidenter vid Älven Utslussningsboendet Kompetensutveckling/-behov Enskilda individers berättelser Vägledning och vuxenutbildning Studie- och yrkesvägledning/studieplaner Antagning Utbildningarnas relevans Vuxenutbildning i egen regi Sfi- och särvuxelever som skrivs ut Gäststuderandes möjlighet att läsa sfi Receptionsfunktion och service Repris Repris eventuell konkurrens med näringslivet Inlämnade varor som ej når butiken Subventionerade anställningar på Repris Aktuell information, bemötande, tillgänglighet Resursanvändning Ansvarig för mediekontakter Avdelningschef Livslångt lärande Avdelningschef Livslångt lärande Verksamhetschef Individstöd Verksamhetschef Flyktingmottagning Verksamhetschef Flyktingmottagning Boendechef/biträdande boendechef Boendechef/biträdande boendechef Boendechef/biträdande boendechef Boendechef/biträdande boendechef Boendechef/biträdande boendechef Verksamhetschef Vägledning och service Respektive rektor Vuxenutbildningssamordnare Rektor Rektor Avdelningschef Vägledning och service Verksamhetschef Repris/Nämndens ordförande Verksamhetschef Repris Verksamhetschef Repris Respektive chef Nämndens ordförande