4 Kaan Korkmaz och Anna Takman väljs till protokolljusterare tillika rösträknare.

Transkript

1 Protokoll för ÅRSMÖTE Utrikespolitiska Föreningen Stockholm, tisdagen den 7 februari 2012, 18.00, Nordenskiöldsalen, plan 3 hus U, Stockholms universitet 1 Årsmötet öppnas kl av Johan Turell. 2 Johan Turell väljs till mötesordförande. 3 Sara Andegiorgis väljs till mötessekreterare. 4 Kaan Korkmaz och Anna Takman väljs till protokolljusterare tillika rösträknare. 5 Röstlängden fastställs till 34 rösträttsberättigade. 6 Det fastställs att mötet utlystes stadgeenligt. Föreningens ordförande Evelina Irstad meddelade om årsmötet senast fyra veckor innan årsmötet. Utlysningen gjordes på föreningens hemsida samt på Facebook. Möteshandlingar tillgängliggjordes två veckor innan årsmötet. 7 Mötesordförande föreslår ändring i dagordningen; paus efter 13. Mötet bifaller förslaget och den nya dagordningen. 8 Redogörelse av styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelse. Föreningens ordförande Evelina Irstad berättar kort om det gångna verksamhetsåret Året har varit fyllt med många aktiviteter, resor och strukturella förändringar. Arbetet i föreningen har rationaliserats för att bättre vara tillgänglig för medlemmar. Det har förts många diskussioner om hur föreningen bäst ska utvecklas och detta har utmynnat i föreningens fokus på medlemmar. Med denna tydliga vision, att värna om medlemmarna och att rekrytera nya, ökade också medlemsantalet. Sedermera har förändringar inom styrelsen skett på grund av avhopp. Föreningen har genom PRansvarig Boris Ajeganov blivit bättre på att kommunicera via Twitter, Facebook och annan press. Därtill har en blogg skapats som har visat sig vara mycket uppskattad. Aktivitetsgruppen har fungerat bra och besökt nya ställen som har varit mer kulturinriktade. Vidare gjorde två medlemsresor under året. Den förra Reseansvariga Niosha Esfahani ordnade en mycket uppskattad resa till Berlin där många besök gjordes. Under hösten organiserade den nuvarande

2 Reseansvariga Maria Chalhoub en resa till Istanbul. Resan lockade till sig många intresserade och slutligen åkte 16 personer. Även Mentorskapsprogrammet har varit väldigt populärt bland medlemmarna. Programutskottet har bjudit på en balanserad mix av föreläsningar med olika stora namn allt för att locka svårflörtade Stockholmare. Tidningen har genomgått stora reformer; nya skribenter har tillkommit, språket har bytts till engelska och världshändelser har analyserats ur nya perspektiv. Den nya bloggen har varit framgångsrik och fungerat som ett komplement till tidningen. Föreningens Kassör Viktoryia Kromchanka berättar kort om den ekonomiska berättelsen Många aktiviteter har genomförts och det innebär mycket pengar och många kostnader. Intäkterna överstiger ändock kostnaderna. Föreningen väntar på nya bidrag och nya bidrag har också sökts. Bokföringsprogrammet Visma har införskaffats och använts, men det har inte varit användarvänligt, varför ett förslag till tillträdande kassör är att se efter ett lämpligare bokföringsprogram. På en fråga om huruvida föreningen har fått något specifikt bidrag för resorna svarar Viktoryia nekande. Styrelsen har prioriterat resorna och därför gjort det till en egen budgetpost. På en fråga om hur mycket Utrikespolitiska Institutets (UI) tidning kostar svarar Viktoryia att den kostar 50kr för medlemmar. På frågan om huruvida tryckkostnaderna för tidningen har varit lägre i år än förra året svarar Viktoryia att dem har varit lite lägre. Slutligen tillägger Evelina att Arktisprojektet samt seminariet med Cecilia Malmström har glömt att tas upp i verksamhetsberättelsen. 9 Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning Föreningens revisor Denice Kihlberg berättar följande om styrelsens förvaltning: Revisorns uppdrag är att kontrollera att stadgarna efterlevs och att bokföringen sköts. Den avgående styrelsen har gjort ett bra jobb! Styrelsen har vidare varit duktig på att söka bidrag. Protokollföringen och bokföringen får dock lite kritik och hanteringen bör förbättras. Vad gäller protokollen är det viktigt att de publiceras på nätet så att allmänheten kan ta del av föreningen. Revisorn rekommenderar även att sekreteraren renskriver protokollen direkt efter varje möte samt att sekreteraren ansvarar för att publicera protokollen på nätet. Vad gäller bokföringen fattades några kvitton vid genomgången. Därtill bör det finnas tydligare instruktioner om hur kassan ska redovisas. Denice föreslår att ett bokföringsprogram används för att förenkla arbetet och kommunikation. Vidare efterlyser revisorn ett större stöd till kassören av resten av styrelsen, då det kan vara ett krävande jobb för kassören att hantera ekonomin. Evelina föreslår att den tillträdande styrelsen ser över verksamhetsberättelsen. Slutligen fastställs verksamhetsberättelsen och ansvarsfrihet för styrelsen år Mötet fastställer att den avgående styrelsen får ansvarsfrihet. 11 Mötet fastställer medlemsavgiften till 50kr. 12 Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret

3 Avgående ordförande Evelina meddelar i verksamhetsplanen förhoppningarna inför det kommande verksamhets-/räkenskapsåret. Det övergripande syftet bör vara att fortsätta sprida kunskap om utrikespolitik samt att länka samman akademi och arbetsliv. Föreningen bör fortsätta med att vara tydlig i sin kommunikation så att medlemmar förstår vad föreningen vill. Utrikespolitiska dagen är som en mässa för att länka samman akademin och arbetslivet är en bra satsning. Mer information om när den går av stapeln kommer. PR-arbetet har utvecklats och utvecklas konstant. Mentorskapsprogrammet är eftertraktat och fungerar bra som det är nu. Det är bara att fortsätta i samma takt. Vad gäller resorna inför kommande verksamhetsår, är det en bra grej då det även är bra PR för föreningen. En rekommendation till redaktörerna är att fortsätta i samma anda med tidningen. Det finns en preliminär budget på hur mycket pengar som kommer att komma in under Det är främst medlemsintäkter som är osäkert. På en publikfråga om huruvida det har funderats på ett samarbete med Stockholms studentkår, svarar Evelina att det redan finns ett samarbete då föreningen syns på kårens hemsida, samt att föreningen får pengar av kåren. Mötet fastställer verksamhetsberättelsen. 13 Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner Inga motioner har inkommit. Paus i ca 30 minuter. Anna Takman, som sitter i UFS valberedning, en samarbetsorganisation för alla utrikespolitiska föreningar, meddelar att UFS letar efter nytt presidium. Kontakta Anna för mer information. Vidare söker UFS en projektledare till Almedalen och sista ansökningsdagen är den 19:e februari. Joakim Henriksson meddelar att det kommer att hållas ett konvent den april i Lund. Temat för konventet är resurs och säkerhet. Konventet är öppet för UF-medlemmar. Platserna är begränsade och man anmäler sig under mars. Mötet återgår kl efter pausen. Notering: Rösträkning begärs. Röstlängden räknas till 36st rösträttsberättigade. 14 Fastställande av antalet styrelseledamöter Louiza Azoyan i valberedningen meddelar Valberedningen har kommit fram till att 14 poster utan suppleanter har utlysts. Den avgående styrelsen rekommenderar dock att en suppleant till aktivitetsansvarig tillsätts. Den avgående styrelsen föreslår Sophia Wallin till denna post. Valberedningen anser inte att det behövs en suppleant till aktivitetsansvariga eftersom inga fler aktiviteter har genomförts och att styrelsen därför bättre får delegera arbetet till föreningens medlemmar.

4 Valberedningen föreslår även att sekreteraren ska ha ansvaret för att söka bidrag eftersom att mentorskapsprogramansvarig/bidragsansvarig kommer att vara full sysselsatt med mentorskapsprogrammet. Mötesordförande frågar mötet om föreningen ska godkänna en suppleant till aktivitetsansvarig, varpå mötet bifaller förslaget om en suppleant. 15 Val av ordförande för en tid av ett år Valberedningens förslag är Sofia Salejeva. Valberedningen beskriver Sofia som en utåtriktad person som vet vad UF behöver och som har en plan för hur styrelsen ska utvecklas. Sofia engagerar andra och har förmåga att leda andra. Sofia har inga motkandidater. Sofia presenterar sig som en driven person som vill inspirera andra. Det var en föreläsning om mänskliga rättigheter som fick henne att vilja engagera sig i UF. På frågan om hur Sofia ska få insyn i föreningen då hon inte har någon bakgrund i föreningen svarar Sofia att hon avser prata mycket med avgående ordförande Evelina och andra medlemmar. På frågan om hon planerar att åka utomlands under verksamhetsåret, svarar Sofia nej. På frågan om hon har lett en större grupp tidigare, svarar Sofia att hon gjorde det i Holland i ett sammanhang. På frågan hur hon ser på situationer där alla drar åt olika håll, svarar Sofia att hon är diplomatisk men även stark. Hon är inte rädd att fatta beslut. På frågan hur det känns att jobba med en relativt ny styrelse svarar Sofia att hon själv är ny och den nya styrelsen får hjälpas åt. På frågan hur hon ser på samarbetet mellan ordförande och vice ordförande svarar Sofia att hon ser det som ett team som gör arbetet ihop. Sofia beskriver sig slutligen sin ledarkaraktär som diplomatisk, entusiastisk och krävande (En ytterligare person ansluter till mötet kl ) Notering: Röstlängden kontrolleras igen då en person lämnade mötet. Rösträknarna räknar antalet rösträttsberättigade till 36 st. Sofia Salejeva framröstas till den nya ordföranden. 16 Val av övriga ledamöter i styrelsen för en tid av ett år Efter diskussioner om hur förfarandet av framröstningen av styrelsen ska gå till om man ska röstas in som styrelseledamot eller till en viss given post enas mötet om att man klumpväljer till de styrelseposter där det bara finns en kandidat. Därefter röstar mötet om de styrelseposter där motkandidater som finns.

5 Kriterierna som valberedningen har gått efter när den har utsett kandidater till styrelsen är engagemang i föreningen, förståelse för föreningen, tid att engagera sig i föreningen samt gruppdynamik. Valberedningen föreslår följande: Jon Gjønnes (vice ordförande), Rickard Björkén (sekreterare), Anna Ehnhage (aktivitetsansvarig), Dennis Besseling (mentorskapsansvarig), Elin Liljenbladh (medlemsansvarig), Gabriella Sá Gustafsson (programansvarig), Anna Savolainen (programansvarig suppleant), Carl Jensfelt (PR-ansvarig), Sanna Hyvönen (PR-ansvarig suppleant), Jesper Lundin (reseansvarig), Meenakshi Malik (redaktör), Lisa Backman (redaktör suppleant) och Henrik Berg (kassör) Därtill föreslås Sophia Wallin som aktivitetssuppleant. Till posten som reseansvarig finns två motkandidater; Vladislav Ban och Julia Bodiakova. Till posten som kassör finns en motkandidat; Belgin Aksak. Till posten som aktivitetsansvarig är Juni Fagerman motkandidat. Samtliga kandidater som valberedningen föreslår presenterar sig kort: Jon Gjønnes: Har suttit i styrelsen som sekreterare under hösten Jon har tidigare varit aktiv i UPF Lund. Gabriella Sá Gustafsson: Har erfarenhet från UPF Lund. Hennes ambition är att nå ut till studenter på tvärvetenskapliga utbildningar. Sanna Hyvönen: Har tidigare varit aktiv i UF och har ett stort intresse för PR. Pluggar för tillfället media. Carl Jensfelt: Har inte tidigare varit engagerad i UF. Dennis Besseling: Har inte tidigare varit så engagerad i föreningen. Hans ambition är att stärka kopplingen mellan studier och arbetsliv. Anna Savolainen: Har inte varit så aktiv i föreningen sedan tidigare. Rickard Björkén: Har erfarenhet av posten från fotbollslaget. Anna Ehnhage: Har inte varit så aktiv i föreningen tidigare. Lisa Backman: Har bott mycket utomlands och har erfarenhet av att jobba åt en journalist i New York. Meenakshi Malik: Har ambitionen att engagera sig mer i föreningen genom sin styrelsepost. Elin Liljenbladh: Tycker att UF behöver mer pepp på föreläsningar etc. och har ambitionen att vara föreningens egen cheerleader. Efter en omröstning godkänns de kandidater som inte har några motkandidater som nya styrelsemedlemmar. Valberedningens motivering till nomineringen av Jesper Lundin (reseansvarig): Jesper har visat stort engagemang, kreativitet och lägger stor vikt på medlemmarna. Han skulle passa in gruppen. Jesper presenterar sig själv: Har bott utomlands och har förmåga att lösa uppstådda problem. Hanna och Henrik vill lägga ett gott ord för Jesper, då han visade stort engagemang under Istanbulresan. Julia Bodiakova - motkandidat till posten som reseansvarig - presenterar sig:

6 Julia är en språkmänniskas som är social och har vistats mycket utomlands. Hon arrangerade en skolresa till Barcelona på gymnasiet. På frågan om hon har erfarenhet från UF svarar Julia att hon inte har så mycket erfarenhet av föreningen. Vidare säger Julia att St Petersburg och Tunisien är länder dit hon gärna skulle göra resor till med UF. Vladislav Ban ytterligare en motkandidat till posten som reseansvarig presenterar sig: Vladislav har erfarenhet av att vara ledare i många sammanhang. Han har bott i Tel Aviv i 5 år och har därför ett stort kontaktnätverk i staden. På frågan om han är villig att bidra med sina kunskaper om och kontakter i Tel Aviv även om han inte blir vald, svarar Vladislav ja. Vladislav avslutar med att säga att drömresan skulle vara en resa till Belgrad. Kaan och Anna föreslår sluten omröstning med lappar, efter att alla motkandidater till alla poster presenterats. Mötet godkänner förslaget. Henrik Berg valberedningens förslag till kassör: Henrik har ett stort intresse för ekonomi; han läser företagsekonomi samt driver ett eget företag. Han menar därför att han tillföra styrelsen mycket. På frågan om han har tid att avsätta för att vara kassör, svarar Henrik ja. Belgin Aksal motkandidat till posten som kassör: Belgin beskriver sig själv som noggrann. Hon arbetar som kassör och som receptionist. Ser sig själv som ett tillskott för hela föreningen. Viktoryia Kromchanka, avgående kassör, lägger ett gott ord för Belgin. Sophia Wallin - aktivitetsansvarig suppleant: Sofia har tidigare varit aktiv i PGU och vill nu prova på styrelsearbetet. Hennes ambition är att utveckla det sociala livet i Stockholm till att likna studentlivet i Lund. Juni Fagerman motkandidat till posten som aktivitetsansvarig: Juni är helt ny i UF. Hon vill lära känna föreningen bättre och vill skapa en socialare miljö i Stockholm. Hon har erfarenhet av att kontakta människor från ett gymnasieprojekt där hon gjorde en intervjubok. På frågan vad den spontana kandidaturen beror på svarar Juni att hon vill engagera sig i föreningen. Notering: Röstlängden förändras när två lämnar mötet. Nu är 34st rösträttsberättigade. Efter en sluten omröstning väljs Jesper, Henrik och Sofia. 17 Val av revisor jämte revisorsuppleant för en tid av ett år Valberedningens föreslår Emma Lundstedt till revisor och Evelina Irstad till suppleant. Mötet godkänner valberedningens förslag. 18 Val av valberedning till höstmötet Valberedningen föreslår Lukus Fondin som tidigare har varit aktiv i föreningen. Vidare kandiderar Maria Chalhoub och Svante Hultman till valberedningen. Mötet godkänner Lukus, Maria och Svante som den nya valberedningen.

7 19 Övriga frågor Inga övriga frågor ställs. 20 Mötets avslutats kl Sara Andegiorgis, Sekreterare Kaan Korkmaz Justerare Anna Takman Justerare