Kommunfullmäktige ihaparanda kommun kallas till sammanträde. Sessionssalen Sandskär, Stadshuset

Transkript

1 HAPARANDA STAD KUNGÖRELSE Kommunledningskontoret Kommunfullmäktiges ledamöter Ersättarnaför kännedom Kommunfullmäktige ihaparanda kommun kallas till sammanträde Tid: Måndag , kl Plats: Sessionssalen Sandskär, Stadshuset KI Information om Högskoleförbundet 0N, Lena Antti KI Information om Flyktingverksamheten, Lena Lahti Ärende Bilaga Årsmöte med Erik och Gertrud Mörtbergs donationsstiftelse Svar på medborgarförslag : Ta ställning mot det planerade kärnkraftverket i Simo, Finland Ekonomiska ärenden 9 + Sep bil Delårsrapport terkial Utdebitering 2012 (Skattesatsen Interpellationer Interpellation från Pekka Hyötylä ang Stigen runt Stadsviken Interpellation från Pekka Hyötylä ang Lekplatsen i Marielund 7 15 Interpellation från Pekka Hyötylä ang Haparanda kommuns aktieinköp Allmänna ärenden Ändring av taxa för offentlig kontroll inom livsmedelsområdet Utvecklande av Medborgarkontor ihaparanda Svar på motion : Aktivitetspark för äldre och funktionshindrade Redovisning på inneliggande motioner och medborgarförslag

2 Avsägelse av politiska uppdrag, Disa Qdemo och Catharina Strandberg Fyllnadsval efter avsägningar av Mulari, Ådemo och Strandberg Nya motioner och medborgarförslag Motion från Bertil. Segerlund (C) -Investering av snökanon Medborgarförslag från Stig Stenudd -Grovsopor Gratis till Renhållningen Medborgarförslag från Rolf H Pelli -Upprustning av gamla kajen på Hanhinkari Redovisning av besvarade medborgarförslag i styrelserlnämnder OBS! När Ni klickar på ärendet ovan kommer Ni till bilagorna som rör ärendet och när Ni klickar på Meny på bilagorna kommer Ni tillbaks till denna sida Lennart Wuo Kommunsekreterare Kungörelsen anslagen på Haparanda stads anslagstavla $ intygar: Kirsi Heino

3 Föredragningslista 1. Val av ordförande för årsmötet 2. Val av sekreterare för årsmötet 3. Val av justerare 4. Fråga om årsmötet sammankallats i behörig ordning 5. Föredragning av styrelsens årsredovisning med tillhörande resultat- och balansräkning per Revisorernas berättelse över verkställd granskning 7. Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen 8. Bestämmande av arvoden till funktionärerna (Nuvarande: Ordförande: 2.000,-lår Ledamöter: 1.000,-lår Sammanträdesarvode och reseers: I enlighet med arvoden som utgår till kommunens förtroendevalda) 9. Val av fyra styrelseledamöter och två suppleanter för åren 2012 och 2013 (Nuvarande: Einar Granström Suppl:Lars Pesula Birgit Niva Olle Korpi Siv-Britt Harila Taina Kenttä 10. Val av ordförande och vice ordförande i stiftelsens styrelse åren 2012 och 2013 (Nuvarande: ordf. Einar Granström v. ordf. Siv-Britt Harila) 11. Val av två revisorer och två suppleanter för åren 2012 och 2013 (Nuvarande: Tapio Kostet Suppl: Utses av KPMG Ovriga frågor Ulf Olofsson Rolf Pelli

4 Styrelsen för Erik och Gertrud Mörtbergs donationsstiftelse Org nr får härmed avge Årsredovisning för räkenskapsåret 1 januari - 31 december 2010 Innehåll: sida Förvaltningsberättelse 2 Resultaträkning 2 Balansräkning 2 Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser 3 Noter med redovisningsprinciper och bokslutskommentarer 3 Underskrifter 4

5 Erik och Gertrud Mörtbergs donationsstiftelse Org nr (4) Färvaltningsberättelse Allmäntom verksamheten Stiftelsens ändamål är att främja fostran och utbildning av jordbrukareungdom och jordbruket i Tornedalen. Främjande av stiftelsens ändamål Stiftelsen har under året främjat sitt ändamål genom att utbetalning skett av 16 st stipendier och bidrag uppgående till kronor. Stiftelsens förmögenhet Marknadsvärdet av stiftelsens förmögenhet uppgår vid räkenskapsårets utgång till kronor (f å kr). Uppskrivning av stiftelsens värdepappersinnehav har skett till marknadsvärde per Vad beträffar stiftelsens resultat och ställning i övrigt, hänvisas #ill efterföljande resultat- och_ balansräkningar med tillhörande bokslutskommentarer. Resultaträkning Belopp i kr Not Intäkter Resultat från värdepapper och fordringar som är anläggningstillgångar Kostnader Förvaltningskostnader Övriga externa kostnader ^ Arets resultat balansräkning Belopp i kr Not TILLGÅNGAR Anläggningstil Igångar Finansiella anläggningstillgångar Långfristiga värdepappersinnehav , Summa anläggningstillgångar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

6 Erik och Gertrud Mörtbergs donationsstiftelse 3 (4) Org nr Balansräkning Belopp i kr Not ^ ^ EGET KAPITAL och SKULDER Eget kapital 3 Bundet eget kapital Donationskapital 923 2$ Värdesäkringsfond Fritt eget kapital Disponibla medel Arets resultat SUMMA EGET KAPITAL och SKULDER Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Belapp i kr Ställda säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Säkerhetslimit OM Noter med redovisningsprinciper och bokslutskommentarer Belopp i kr om inget annat anges Allmänna redovisningsprinciper EU-anpassade årsredovisningslagen tillämpas. Värderingsprinciper m m Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats till anskaffningsvärde om inget annat anges nedan. Anslag Beviljade anslag redovisas direkt mot eget kapital. Anslagen skuldfärs vid beslufstillfället. Not 1 Resultat från övriga värdepapper och fordringar som är anläggningstillgångar Utdelning på aktier och andelar Ränteintäkter på fordringar som är anläggningstillgångar Realisationsvinst på aktier och andelar Uppskrivningav aktier Nedskrivning av aktier

7 Erik och Gertrud Mörtbergs donationsstiftelse 4 (4) arg nr Not 2 Långfristiga värdepappersinnehav Bokfört värde vid årets början Tillkommande tillgångar I Avgående tillgångar Nedskrivning I Uppskrivning av aktier Bokfört värde vid årets slut Bokfört värde Marknadsvärde Aktier och andelar Ränteplacering Bankmedel Not 3 Eget kapital Donationskapital ^ Värdesäkringsfond Fritt eget kapital Vid årets början Arets resultat Beviljade anslag Avsättning till bundet eget kapital kapitalisering enligt förordnande Vid årets slut Överföringen av medel till värdesäkringsfonden har skett enligt styrelsens tolkning av stiftelseförordnandet, vilket föreskriver att 20 % av årets nettoavkastning skall överföras till kapitalet. Resterande 80 % av nettoavkastningen används för att främja stiftelsens ändamål. Haparanda den 2 ;a mars 2011 Einar Granström Ordförande ^, ^ ^^ %^ ^, Siv-Britt Harila ^^,^^^^ Taina Kenttä Ulf ^månuels^ci Vår revisionsberättelse har avgivits ^'. ^ C^,^ --^ Tapio Kostet U11^ilofssön Auktoriserad revisor l

8 Revisionsberättelse Till styrelsen i Erik och Gertrud Mörtbergs donationsstiftelse Org nr OÖ$0 Vi har granskat årsredovisningen och bokföringen samt styrelsens förvaltning i Erik och Gertrud Mörtbergs donationsstiftelse för år Det är styrelsen som har ansvaret för räkenskapshandlingarna och förvaltningen och för att årsredovisningslagenti1lämpas vid upprättåndet av årsredovisningen. Vårt ansvar är att uttala oss om årsredovisningen och förvaltningen på grundval av vår revision. Revisionen har utförts i enlighet med god revisionssed i Sverige. Det innebär att vi planerat och genom%rt revisionen för att med hög men inte absolut säkerhet försäkra oss om att årsredovisningen inte innehåller väsentliga felaktigheter. Enrevision innefattar att granska ett urval av underlagen för belopp och annan information i räkenskapshandlingarna. I en revision ingår också att pröva redovisningsprinciperna och styrelsens tillämpning av dem samt att bedöma de betydelsefulla uppskattningar som styrelsen gjort när de upprättat årsredovisningen samt att utvärdera den samlade informationen i årsredovisningen. Vi har granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i stiftelsen för att kunna bedöma om styrelseledamot är ersättningsskyldigmot stiftelsen, om skäl för entledigande föreligger eller om styrelseledamoten påannat sätt har handlat i strid med stiftelselagen eller stiftelseförordnandet. Vi anser att vår revision ger oss rimlig grund för våra uttalanden nedan. Årsredovisningen har upprättats i enlighet med årsredovisningslagennch ger en rättvisande bild av stiftelsens resultat och ställning i enlighet med god redovisningssed isverige. Förvaltningsberättelsen är förenlig med årsredovisningens övriga delar. Styrelseledamöterna har inte handlat i strid med stiftelselagen eller stiftelseförordnandet. Haparanda den 25 maj 2011 Tapio Kostet Auktoriserad revisor

9 HAPARANDA STAD Kommunstyrelsen.. SAMMAHTRA^iESPR4TOK LL Sammanträdesdatom Sida //^ Ks 84 Ks 57 Dnr 2011/ Medborgarförslag Ta ställning mot det planerade kärnkraftverket i Simo, Finland -- ändring av beslut.björn Mattila ach Per Lundbäck har inlämnatföljande medborgarförälag. "Undertecknade föreslår att Haparanda kommun genom beslutidet högsta och enda d^makratiskt valda organet, kommunfullmäktige, tar ställning emot det planerade kärnkraftverket i Sima, Finland. Fördelar med vårt förslag. - medbor arna får ett tydligt beslut, 'ämfört med de spriddayttranden g 1 från olika tjänsfiemän i remisser angående.planer enligt finsk plan och byg^lag^ - vi slipper ett jättestort vattenmagasin som behävs när ett kärnkraftverk snabbstoppar, -ingen jättestor aluminiumindustri eller annan verksamhet byggni närområdet, - Bottenviken, Haparanda skärgård, slipper påfrestningen av varmvattenutsläppen, havsöringen fären chans, -naturlaxens vandring till de sista riktiga stars laxfärande älvarna, Kalix och Torne älvar, säkras, -Torne älvdal får fortsätta att ta emot fisketurister och naturintresserade besökare som betalar fär ren natur, -befolkningen siippör leva i skuggan av det ohyggliga hotet som kärnkraft igrannskapet medför, - människor och natur slipper de ständiga utsläppen av radioaktiva ämnen-som sker under "normal" drift,- - slutligen och inte minst; varumärket Ren Luft, Vacker Natur och Världens Bästa laxfiske består till nytta och försörjning för dem som, bar i Norra och ästra Norrbotten! Vi föreslår och förväntar oss att fullmäktige fattar sitt beslut ja eller nej till Simo-verket vid nästa kommande möte. Den här. frågan, behöver inte utredas i långbänk utan är redan klar för alla och envar". Kommunfullmäktige beslutar remittera medborgarförslaget till kommunstyrelsen fär beredning. Justerare Vid kommunstyrelsens, handläggning av ärendet konstateras att ärendetinte ärnågon kommunal angelägenhet och att Samhällsbyggnadsnämnden har yttrat sig i frågan vad avser miljökonsekvensbeo tags styrkande ^ti ^^ ' ^ ^' ` ^^.'^ r,^ ;5^ Copyright KOMMENTUS BLANKETTER 07.03

10 HAPARANDA STAD Kommunstyrelsen SAMMANTR^DESI^M^^T K^LL Sammanträdesdatum Sida 2o11-os-2o ^ 6 8 Kommunstyrelsen uppdrar till kommunchefen att ta fram ett förslag på svar på medborgarförslaget till kommunstyrelsens nästa sammanträåe samt att förslagsställarna inbjuds. Vid. dagens sammanträde beslutar kommunstyrelsen upphäva sitt tagna beslut , 57, avseende rubricerade medborgarförslag. Ett medborgarförslag kan bara sakbehandlas av fullmäktige am det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområde, vilket det inlämnade förslagetinte gör. Det ska med andra ord röra kommunens verksamhet eller det kommunen är ansvarig för. Med bakgrund av ovanstående föreslår kommunstyrelsen följande: Kommunfullmäktige beslutar att ävvisa in{ämnade medborgarförslag - Ta ställning mot det planerade kärnkraftverket i Simo, Finland. Förslagsställarna inbjuds till kommunfullmäktige den , då ärendet skall behandlas av fullmäktige.. a Justerare ^ ^. d"^ ^^ Utdragsbestyrkande ^/1 ^. SET 4.^^ ^4.^ j/f^/. t I 012 3^.= Copyl tght KOMMENTUS BLANKETTER 07.03

11 HAPARANDA STAD Kommunstyrelsen g T ^^ EE L Sammanträdesdatum Sida Ks 100 Au 217 Delårsrapport tertial 2 Ekonomichefen föredrar delårsrapport per den som indikerar på ett underskott på driftbudgeten enligt följande: Kommunfullmäktige tkr Kommunstyrelsen tkr Samhällsbyggnadsnämnden tkr Barn- och ungdomsnämnden tkr Socialnämnden tkr Totalt tkr Arbetsutskottet har vid gruppledarträffen man haft under morgonen diskuterat ärendet och vidaresänder rapporten till kommunstyrelsen för kännedom. Ekonomichefen föredrar delårsrapport tertial 2. Vidare redovisas i korthet månadsrapporten september 2011 som visar att barn- och ungdomsnämndens -minskat till 120 tkr och socialnämndens -ökat till 7112 tkr som blir ett totalt - på 6187 tkr. Kommunstyrelsen tar del av månadsrapporten för september samt vidaresänder delårsrapporten tertial 2 till kommunfullmäktige med förslaget att delårsrapport tertial 2 godkänns. Justerare Uhlragsbestyrkande p1231^,,,^ Capyrighf K^ARMENTUS BLANKETTER 99-12

12 HAPARANDA STAD Kommunstyrelsen 5^11111MANTRÄESP Sammanträdesdatum T I( LL Sida 21 Ks 113 Utdebitering 2012 Budgetberedningen föreslår kommunstyrelsen att kommunfullmäktige beslutarom oförändrad kommunal utdebitering skattesats) för 2012 dvs. 22:28. Kommunstyrelsen beslutar enligt budgetberedningens förslag. Justerare Utdragsbestyrkande 41231^5^- Cn^yrig)zt KOMMENTUS BLANKETTER 99-12

13 b 9' Interpellation Det finns en stig runt Stadsviken, som kallas till hälsostig. I Torneå finns det planteringar med buskar,blommor och träd. Samt finns det redskap till gymnastik. Bilder från Torneå : Hur tänker Haparanda försköna stigen ungefär på samma sätt som i Torneå? Finns det planering åtgärda stigen även i Haparanda?

14 Bilder från Haparanda : et ^.a ^^r^^^^^emmse v-e-^_mve_^^^ Pekka Hyötylä, Vänsterpartiet

15 ,.. Interpellation Det har funnits en lekplats väster om Marielundsskolan med olika utrustningar till lekar. Vad har hänt med lekplatsen i Marielund? Var har resten av utrustningar hat tagit vägen?

16 Och på vems initiativ har det ägt rurxi? Pekka Hyötylä,Vänsterpa^tiet

17 Interpellation Enligt Haparandas finanspol icy fastlagd av fullmäktige så köper kommunen aktier. Till vilken summa köpte Haparanda kommun aktier året 2008,2009,2010 och 2011? Hur har värdet för aktierna gått årligen f r o m 2008 t o m 2011?... Pekka Hyötylä, Vänsterpartie

18 HAPARANDA STAD Kommunstyrelsen SI^ANI^INTR^ ES^R TK L Sammantrådesdatum Sida Ks 88 Dnr 2011/ Au 160 Ändring av taxa för offentlig kontroll inom livsmedelsområdet Samhällsbyggnadsnämnden beslutade , 100, att föreslå kommunfullmäktige att anta ändringar av 6,11,14 och 15 i taxa för offentlig kontroll inom livsmedelsområdet. Beslutet ska gälla fr o m Bakgrund _ Enligt 6 och 14 förordningen (2006:1166} om avgifter för offentlig kontroll av Livsmedel och vissa jordbruksprodukter ska kommunfullmäktige besluta om kommunens taxa inom livsmedelsområdet. Livsmedelsverket har gjort väsentliga förändringar i sin vägledning till kontrollmyndigheter inom livsmedelsområdet gällande riskklassificering av livsmedelsanläggningar och beräkning av kontrolltid. Dessa förändringarinnebär att 11 taxa för offentlig kontroll inom livsmedelsområdet måste ändras. Andra ändringar som görs gäller ett förtydligande av 6 gällande vilket år timavgiften gäller ifrån. 14 får ett tillägg som tar upp första årets årsavgiftsom samhällsbyggnadsnämnden tar ut vid start av livsmedelsverksamhet.15 ändras så att det tydligare framgår vem som ska betala den årliga avgiften. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelse: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med samhällsbyggnadsnämndens förslag. Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. Justerare uhdragsbesiyrlcande Cay}^rsght KOMMENTUS BLANKETTER 99-12

19 6 Gammal lydelse Timavgift 6 Vid tillämpningen av denna taxa är timavgiften 650 kronor per timme kontrolltid. Avgiftsuttag sker i förhållande den kontrolltid som en anläggning tilldelas eller i förhållande till faktiskt nedlagd kontrolltid i varje ärende eller enligt de andra grunder som anges i taxan. I de fall timavgift tas ut i förhållande till faktiskt nedlagd kontrolltid avses rned kontrolltid den sammanlagda tid som varje tjänsteman vid nämnden har använt för inläsning av ärendet, kontakter med parter, samråd med experter och myndigheter, inspektioner, revisioner, provtagning och kontroller i övrigt, beredning i övrigt i ärendet samt föredragning och beslut. 0m den sammanlagda kontrolltiden understiger en halv timme per år tas ingen timavgift ut. För inspektioner, mätningar och andra offentliga kontroller som utförs vardagar mellan klockan och lördagar, söndagar, julafton, nyårsafton, påskafton, trettondagsafton, midsommarafton och helgdagar, tas avgift utmed 1,5 gånger ordinarie timavgift. Ny lydelse Timavgift 6 Vid tillämpning av denna taxa ärtimavgiften 815 kronorf o m år 2011 per nedlagd timme kontrolltid. Avgiftsuttaget sker i förhållande den kontrolltid som en anläggning tilldelas eller i förhållande till faktiskt nedlagd kontrolltid i varje ärende eller enligt de andra grunder som anges i taxan. I de fall timavgift tas ut i förhållande till faktiskt nedlagd kontrolltid avses med kontrolltid den sammanlagda tid som varje tjänsteman vid nämnden har använtför inläsning av ärendet, kontakter med parter, samråd med experter och myndigheter, inspektioner, revisioner, provtagning och kontroller i övrigt, beredning i övrigt i ärendet samt föredragning och beslut. 0m den sammanlagda kontrolltiden understiger en halv timme per åttas ingen timavgift ut. För inspektioner, mätningar och andra offentliga kontroller sam utförs vardagar mellan klockan och lördagar, söndagar, julafton, nyårsafton, påskafton, trettondagsafton, midsommarafton och helgdagar, tas avgift utmed 1,5 gånger ordinarie timavgift. X11 Gammal lydelse Arlig kontrollavgift 11 För normal offentlig kontrollaven livsmedelsanläggning ska en fast årlig kontrollavgift betalas. Avgiftens storlek baseras på den kontrolltid Samhällsbyggnadsnämnden tilldelar anläggningen, Kontrolltiden bestäms genom en riskbedömning av anläggningen bestående av en riskklassificering med hänsyn till typ av företag och verksamhet, produktionens storlek och konsumentgrupper sarnt en erfarenhelsklassificeringrned hänsyn till nämndens erfarenheter av verksamheten. Härvid tillämpas Livsmedelsverkets vägledning beträffande riskklassificering av livsmedelsanläggningar och beräkning av kontrollavgifter. Den årliga kontrolltiden för varje riskklass och erfarenhetsklass framgår av tabell 1. Ny lydelse Artig kontrollavgift 11 För normal offentlig kontroll av en livsmedelsanläggning ska en fast årlig kontrollavgift betalas.avgiftens storlek baseras på den kontrolltid Samhällsbyggnadsnämnden tilldelar anläggningen. Kontrolltiden bestäms genom en klassning som består av tre delar, en riskmodul, där olika riskfaktorer ger en riskklass med en viss kontrolltid för anläggningen, en informationsmodul, där tid läggs till för anläggningar som utformar och/eller märker livsmedel, och en erfarenhetsmodul, som tar hänsyn till nämndens erfarenheter av verksamheten. Härvid tillämpas Livsmedelsverkets, vägledning beträffande riskklassning av livsmedelsanläggningar och beräkning av kontrolltid. pen årliga kontrollavgiften beräknas genom att kontrolltiden multipliceras med timtaxan.

20 ^4 Gammal lydelse 14 Fast årlig avgift omfattar kalenderår och ska betalas i förskott. Sådan avgift ska betalas från och med detkalenderår sozn följer efter det att anläggningen godkänts eller registrerats. Fast årlig avgift ska betalas rned helt avgiftsbelopp för varje påbörjat kalenderår som verksamheten bedrivs..a.vgiftsskyldigheteri upphör från och med det kalenderårsorn följer efter det att verksamheten vid anläggningen har upphört. Dm anläggningen placeras i annan avgiftsklass eller annars tilldelas annan kontrolltid, ska den nya avgiften betalas från och med det följ ande kalenderåret. Ny lydelse 14 Fast årlig avgift omfattar kalenderår och ska betalas i förskott.den årliga avgiften ska betalas från och med det kalenderår då verksamheten påbörjats. Det år en anläggning godkänns eller registreras bör den årliga avgiften avse de återstående månaderna av året, räknat från och med den månad livsmedelsanläggningen togs i drift.avgiften ska därefter betalas med helt avgiftsbelopp för varje påbörjat kalenderår. Omen anläggning.placeras i annan avgiftsklass eller annars tilldelas annan kontrolltid. ska den nya avgiften betalas från och med följande kalenderår. 15 Gammal lydelse ^ 5 Den årliga kontrollavgiften ska betalas av den som äger eller innehar livsmedelsanläggningenvid kalenderårets början. Ny lydelse 15 Den årliga kontrollavgiften ska betalas av livsmedelsföretagaren som innehar livsmedelsanläggningen vid kalenderårets början, då avgiften debiteras.

21 HAPARANDA STAD Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Ks 106 Au 208 Utvecklande av Medborgarkontor ihaparanda Nadja Lukin föredrar slutrapport och förslag till beslut enligt följande: Sammanfattning Ett av de viktigaste utvecklingsområden som vi gemensamt ska medverka till är att höja kommunens kvalite. Vi ska ha ett medborgarperspektiv iallt vårt arbete och i alla våra kontakter. Enetablering av ett medborgarkontor innebär ett nytt sätt att arbeta i kommunen. Ett medborgarkontorerbjuder medborgarna en väg in samt ökad till g än g9li het. På medborgarkontoret arbetar generalister som skall kunna ge informatiön, rådgivning och service över ett brett fält. Ambition är att samla all kommunal service på ett ställe. Erfarenhet från andra kommuner visar på att uppemot 80 % av alla frågor som kommer till kommunen kan lösas på medborgarkontoret. Detta är även ambitionsnivån för Haparandas medborgarkontor. Med stöd av hög kompetens och tekniska hjälpmedel kommer personalen på medborgarkontoret att direkt kunna besvara frågor och handlägga ärenden. Projektgruppen föreslår att bemanningen består av en enhetschef och samhällsvägledarelgeneralister. Medborgarkontoret bör vara placerat centralt i Stadshuset i detta skede, Medborgarkontoret skall vara ingångenför alla våra besökare och kunder oavsett ärende samt föreslåsfungera som reception för hela Stadshuset. Medborgarkontoret bör organisatoriskt ligga under Kommunstyrelsen och stå på fyra, ben: kundservice, information, sekretariat och demokratiska påverkansmöjligheter. Alla dessa delar krävs för att Medborgarkontoretskall fungera optimalt. Finns inte kundperspektivet i uppdragen fallerarhela tanken. Medborgarkontoret föreslås öppna den 1 januari ^En viktig framgångsfaktoräratt Medborgarkontoret ärväl förankrat i organisationen och hos förtroendevalda. Dock kan inkörningsproblem förväntas under första året. s Förslag till beslut Projektgruppen föreslår att ett kontor inrättas med namnet: Medborgarkontor, Kansalaiskonttori istadshuset samt att det organisatoriskt placeras under Kommunstyrelsen. Justerare Utdragsbestyrkande Ca^yright KOMMENTUS BLAf^KETTER 99-12

22 HAPARANDA STAD S IVi ^^ ESP I(LL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen ^ 2 Sida Medborgarkontoret föreslås bli fiörvaltare över kontaktvägarna (post, e-post och besök} in i kommunen samt att telefonväxeln, både den centrala och individ- och familjeomsorgens växel överförs till Medborgarkontoretsamt tilldelas arbetsuppgifterna enligt bila g a 1. Pro'ekt- ^ gruppen föreslar vidare att Medborgarkontoret blir kommunens huvudingång.ansvaret för post-och ärendehanteringen, webbredaktion samt sekretariat överförs till Medborgarkontoret. Vidare föreslås att ett Medborgarkontor inrättas i enlighet med slutrapporten. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige beslutar att ett medborgarkontor inrättas i enlighet med slutrapporten. Nadja Lukin föredrar ärendet. Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. 8 Justerare Utdragsbestyrkande ^ Co^t^rigltt KOMMENTUS BLANKETTER 99-12

23 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist Nadja Lukin, Diarienummer Slutrapport " Utvecklandet av Medborgarkontor ihaparanda " 1. Sammanfattning Ett av de viktigaste utvecklingsområden som vi gemensamt ska medverka till är att höja kommunens kvalite. Vi ska ha ett medborgarperspektiv iallt vårt arbete och i alla våra kontakter. En etablering av ett medborgarkontor innebär ett nytt sätt att arbeta i kommunen. Ett medborgarkontor erbjuder medborgarna enväg in samt ökad tillgänglighet. På medborgarkontoret arbetar generalister som skall kunna. ge information, rådgivning och service över ett brett fält. Ambition är att samla all kommunal service på ett ställe. Erfarenhet från andra kommuner. visar på att uppemot 80 % av alla frågor som kommer till kommunen kan lösas på medborgarkontoret. Detta är även ambitionsnivån för Haparandas medborgarkontor. Med stöd av hög kompetens och tekniska hjälpmedel kommer personalen på medborgarkontoret att direkt kunna besvara frågor och handlägga ärenden. Projektgruppen föreslår att bemanningen består av en enhetschef och samhällsvägledare/generalister. Medborgarkontoret bör vara placerat centralt i Stadshuset i detta.skede. Medborgarkontoret skall vara ingången för alla våra besökare och kunder oavsett ärende samt föreslås fungera som reception för hela Stadshuset. Medborgarkontoret bör örganisatoriskt ligga under Kommunstyrelsen och stå på fyra ben: kundservice, information, sekretariat och demokratiska påverkansmöjligheter. Alla dessa delar krävs för att Medborgarkontoret skall fungera optimalt. Finns inte kundperspektivet i uppdragen fallurar hela tanken. Medborgarkontoret föreslås öppna den 1 januari En viktig framgångsfaktor äratt Medborgarkontoret ärväl förankrat i organisationen och hos förtroendevalda. Dock kan inkörningsproblem förväntas under första året. 2. Inledning Projektgruppen har haft till uppgift att utreda följande: Vad vill vi uppnå med ett Medborgarkontor, kartläggning kontaktvägar idag, kartläggning av ärenden som är lämpliga att hanteras på ett Medborgarkontor, förslag på ärendetyper, förslag på organisering och finansiering, utbildninglerfarenhetfär kontorets bemanning samt förslag på hur ett införande kan genomföras. Arbetet har genomförts iprojekt- och workshopsgrupper, via enkäter, mätningar och undersökningar, studiebesök och omvärldsbevakning. Med denna slutrapport anses uppdraget uppfyllt och avslutat. Samarbetsorgan i utredningen har varit: Ungdomsrådet, Kommunala rådet för personer med Funktionshinder, Minoritetsdelegationen, Kommunala pensionärsrådet och fackföreningarna. Samarbetsorganen har getts information och beretts möjlighet att inkomma med egna förslag. Nedan följer projektgruppens förslag. 3. Vad vill vi uppnå med ett medborgarkontor? Ett Medborgarkontor skall vara det naturliga sättet att kontakta kommunen oavsett vilket verksamhetsområde ärendet handlar om. Medborgarkontoret innebär ett förändrat arbetssätt. Istället för att medborgarna söker sig till rätt förvaltning med sin fråga tar Medborgarkontoret hand om frågorna. Det underlättarför medborgarna. Genom ett Medborgarkontoruill kommunen uppnå för medborgare förbättrad tillgänglighet, svar på ett Postadress Besöksadress TelefonJFax E-postlHemsida Haparanda stad Torget kommun@haparanda.se Haparanda Haparanda

24 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum Kommunjurist Nadja Lukin, Diarienummer ställe, öppnare kontakter, förbättrad service och bemötande, snabbare handläggning av rutinärenden, bättre information från kommunen och minskad samtalstid. En etablering av medborgarkontor samordnar även kontaktvägarna till kommunen. För förtroendevalda utökar Medborgarkontoret demokratiaspekterna genom ökad dialog med medborgarna, möjligheter att möta medborgarna och förmedla information. För verksamheterna i organisationen skapar Medborgarkontoret handläggarna mer tid till kvalificerade uppgifter och effektivare processer inåt i organisationen samt bidrar till ett utökat gränsöverskridande arbete inom organisationen. Detta stimulerar även utvecklingen av den kommunala verksamheten. För att.uppnå maximal kundnytta för medborgarna i Haparanda bör ett samarbete med Tornlos Asiakaspalvelukeskus (ASPAJ etableras. 4. Utformandet av Medborgarkontor 4.1 Kontaktvägar Enligt genomförda mätningar kontaktar medborgarna kommunen via telefon (cirka 65 %), personliga besök (cirka 21 %), E-post (6 %}, brev (8 %}. Detta stämmer överens med snarlika kommuner. Medborgarkontoret föreslås förvalta kontaktvägarna enligt nedan. 4.2 Telefon Kontakter via telefon sker via direktanknytning eller telefonväxel. Totalt inkommer cirka 6341 samtal till kommunen per vecka. Cirka 15 % av alla samtal överges, det vill säga besvaras inte. Många av samtalen är korta. Vanligaste ställda frågor berör enkla informations- och vägledningsfrågorfrämstlnom ekonomi, boende samt biståndsbedömning. I dagsläge används växeln i väldigt stor andel till att koppla interna samtal, trots att det via nätet enkelt går attta fram rätt anknytningsnummer. Andelen lyckade kontakter med en handläggare är 50 % för kommunen totalt. Haparanda haren något lägre andel jämfört med snittet för andra kommuner (56 %).2 På vissa enheter är andelen kontakt med en handläggare 33 %. Bilden bekräftas av personalen i växeln. Telefontider, främst korta, gör det svårt att för medborgaren att komma fram till en handläggare och växelpersonalen har svårt att finna en lämplig person att koppla till. Telefontider gynnar överhuvudtaget inte medborgarna. En översyn bör göras angående telefontider. Utgångspunkten bör vara att medborgarkontoret ska hantera så många som möjligt av de inledande kontakterna med medborgarna. I dagsläge finns en egen växel för individ- och familjeomsorg som bör samordnas med medborgarkontoret. Detta för att uppnå en väg in och för att höja tillgängligheten för medborgarna. Projektgruppen föreslår att telefonväxeln samt individ- och familjeomsorgens växel överförs till Medborgarkontoret. 4.3 Personliga besök Personliga besök utan tidsbokning görs främst iekonomi-, bygg- och biståndsärenden. Tidsbokningar görs främst inom näringsliv och individ- och familjeomsorgen. Idag finns två ingångar till Stadshuset (huvudentren och individ- och familjeomsorgen) och besökare letar sig själv fram i huset. Projektgruppen föreslår att alla besök hänvisas till receptionen i 2 Enligt Mätningar genomförda av Telia Resultatrapport SKL:sKommunens Kvalitet i Korthet Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-postlHemsida Haparanda stad Torget kommun@haparanda.se Haparanda Haparanda ^01