Aquila Prenumerations-, Medlems- och insamlingssystem

Transkript

1 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 1 (60) Aquila Prenumerations-, Medlems- och insamlingssystem Aquila är ett kampanjorienterat system för hantering av prenumerationer, medlemskap och insamling. Databasen är världsledande Oracle, den mest stabila databasen. Befintliga kunder kör idag på Windows-plattformen. Systemet kan köras också på Linux, UNIX, AS400 och IBM iseries, men idag även på nya Mac-datorer. För rapporter använder vi Crystal Reports från Business Objects så att kunderna kan justera alla sina rapporter själva, samt göra egna till systemet. Menyraden med val av olika moduler och funktioner De moduler som man har licens för visas i menyerna, de andra döljs, inkl de funktioner som skräddarsytts för unika kundinstallationer. Längst upp till ovanför menypunkterna visas klientnamnet på den klient man just nu jobbar med mot databasen (AQFORM i exemplet ovan). Man kan ha flera klienter installerade, tex olika förlag eller organisationer. I varje klient kan man lägga upp flera olika produkter, t.ex olika tidskrifter, medlemskap, insamlingsroller m.m

2 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 2 (60) Aquilas personbild, den centrala bilden med alla sidofunktioner lätt nåbara Inledning Aquila är ett relationsmarknadsföringssystem för organisationer med prenumerations-, abonnemangs-, medlems- eller insamlingshantering, samt med behov av återkommande utskick, kampanjer, hantering av relationer samt avisering/fakturering, uttag av etiketter och listor mm. Systemet finns nu i version 2. Med Aquila vill vi lägga ett verktyg för ökade kampanjinsatser i händerna på våra kunder. De skall kunna göra många och parallella kampanjer och andra utskick, och lätt kunna registrera och ta emot responsen från dem. Aquila är baserad på vår samlade erfarenhet av ideella organisationer och förlag (systemet har utvecklats baserat på mer än 20 års erfarenhet av nischen). Denna produktbeskrivning är inte heltäckande utan vill peka på några viktiga områden där vi har en unik lösning eller funktion. Det finns separata beskrivningar av följande moduler: Medlemshantering, Insamling, Postorder, Webb-Prenumeration, Ruby on Rails-klient (för uppkoppling via internet). För att göra produkten full rättvisa bör Ni se den antingen på en demonstration eller på ett seminarium. Produkten utvecklas hela tiden i takt med att nya eller gamla kunder behöver nya funktioner. Uppbyggnad Systemet bygger på en avancerad basmodul för kontakthantering, i princip ett branschanpassat CRM-system (sälj- och marknadsystem) för förlag och organisationer med tidningar, medlemmar och /eller gåvogivare.

3 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 3 (60) Runt detta finns ett antal moduler/funktioner som man som kund kan välja att köpa eller inte. Om man endast köper basmodulen, Person, så får man ett avancerat personregister med möjlighet att lägga upp personer med adresser, kommunikationer (telefon, epost, www-adress mm), profilkoder, marknadskategorier, samt funktioner för att få ut dessa på antingen etiketter eller på olika listor. Exempel på kringliggande moduler och funktioner är Prenumeration, Medlemshantering inkl funktionärshantering, Insamling, Avisering/fakturering med Reskontra, TS-statistik med prenumerationsskuld, Kampanjmodul med SQL-sökmotor, Avisering via Postens Ebrev, Postorder, Autogiro, Bokningar (seminarier mm), Postens adressinformation, Försäkringar mm Systemet är dynamiskt, och parameterstyrt, vilket betyder att alla koder och värden kan kunden själv välja och detta styr sedan systemets funktion. Det betyder också att det inte finns någon gräns för antalet produkter, antalet medlemskap, artiklar, telefonnummer, mm. Det finns många standardrapporter (över 100 stycken). Dessa rapporter kan kunden själv kan anpassa vad gäller vilket data som skall finnas med, hur layouten skall se ut med fonter, fetstil samt vilket urval som skall visas. Dessutom kan kunden själv göra rapporter som sparas och kan anropas från systemet enligt standardgränssnitt (vilka urvalsparametrar som skall skickas till rapporten. Detta gäller även fakturor och avier som levereras i grundversion på svenska och engelska. De levereras i en BG-version och en PG-version. Kunden kan själv anpassa avi-layouterna utifrån basversionerna, t.ex lägga in logga, ta bort eller lägga till fält med information från databasen, ändra fonter, flytta stycken m.m. Ytterligare språk är lätt att lägga till själv. Rapporterna är gjorde i Crystal Reports, världens mest spridda och bästa rapportverktyg. En lista på rapporter som finns som standard finns i förteckning i slutet av detta dokument. Funktioner och Finesser En mängd finesser har lagts in mot bakgrund av den erfarenhet vi som gjort systemet har från gamla kunders krav. Några exempel: Adressändring SEMA/SPAR Modul för att personnummersätta personposterna, samt avisera och uppdatera adressändringar via SEMA:s SPAR-register. Detta kan ske antingen genom en engångskörning, eller genom en stående avisering/updatering, med avtal med SEMA: Adressimport Dynamisk layout Rutin finns för dynamisk valfri layout för import av nya adresser, samt för dynamisk valfri layout av export av

4 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 4 (60) befintliga adresser, med tillägg för andra fält, tex telefon, koder, åtaganden (abonnemang) Á contobetalning Aktiv mottagare Aktivitetslista Aviseringslista Autogiro AXEL-format Backa avisering Backa betalning Backup Bokföringsjournal OCR-inläst dubbelbetalning eller Betalning som med för stor avvikelse från faktura/avi läggs in på acontotabell för senare hantering. En kreditering som skall återbetalas läggs också i aconto-tabellen. En verkställd utbetalningsanordning blir ett uttag ur aconto-tabellen. En aktiv mottagare som kommer få tidningen är markerad med grön, en icke aktiv blir röd i skärmen Åtgärder som behöver vidtas för en prenumerant kommer upp en larm/aktivitetslista per användare, ett visst antal dagar före utförandedatum En lista kan erhållas på skärm som visar vilka som kommer att få avi/faktura. Aviseringslista kan skickas i valfritt format (Excel, Word) till kommissionärer och samlingsbetalare. Flexibel autogirorutin. Sändning av information till Bankgirot sker bara i en enda fil, tex en gång per vecka. Hämtning sker också i en enda fil, tex en gång per vecka/månad etc. Systemet stödjer AXEL-formatet för export av tidningsutskick till t.ex Pressens Morgontjänst, VTD mm. Även stöd för MTDformatet för reklamationshantering. (Gäller morgontidningar) Efter genomförd avisering eller påminnelser av abonnemang, eller medlemsavgifter kan man med en körning backa tillbaka skapade avier, och datat återställes exakt till hur de var före aviseringen. En betalning som blivit felregistrerad kan backas (betalningen raderas, reskontraposten återställs, åtagandet backas vad gäller antal nummer etc). En användarvänlig backup-rutin finns som med en knapptryckning skapar en databasdump som man kan flytta till en annan dator, eller lägga på CD-skiva eller USB-minne. Kräver ingen kunskap om Oracle, men använder Oracles DBA-verktyg (EXP och IMP). OCR, manuella PG och BG-betalningar blir en bokföringsjournal med specificerad lista på betalda fakturor, namn och summa, samt avslutas med konteringssida. Kontering kan ske på konto-, kostnadsställe-, kostnadsbärare- och projekt-nivå. Den tar även med de à conto-betalningar som kommit från prenumeranter som bokas som en kortfristig skuld (konto valbart) CK-avier Med en CK-avi kan kunden själv välja summa på betalningen, och med specificerade alternativ så styr den betalda summan så

5 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 5 (60) att prenumerationen förlängs beroende på vilken segmentkod (priskod) som summan är kopplad till. (Funktionen kallas Manuella kampanjalternativ). I detta fallet har kunden bara fått en avi, det finns bara en faktura i systemet. Crystal Rapporter Alla rapporter skrivs i världens mest spridda rapportverktyg: Crystal Reports, vilket gör att kunden kan ändra i rapporterna utan att störa standardsystemet, och det ger också kunden möjlighet att själv göra egna, nya rapporter. Integrationen är seamless, dvs transparent, och användaren upplever inte att rapporten ligger utanför det egentliga standardsystemet. Etikettlogg Epostklient Dublettkontroll Man ser vilka om fått tidigare utgåvor av tidningen. Denna utgör historik som underlag för TS-rapporter för utgåvor tillbaka i tiden. En inbyggd epostklient tar emot och skickar epost till prenumeranterna, antingen direkta epostmeddelanden eller massutskick (tex med erbjudanden). In- och utgående epost ses på personnivå, eller i ett systemfönster med alla in- och utgående epostmeddelanden. Dublettkontroll kan ske med olika inställningar i skärmläge vid inskrift av nya poster, som varnar för att personen redan finns. Dynamiska avitexter Texter som varieras på avierna beroende på mottagarens prenumerationskod, Ny eller förnyelse, påminnelsenr etc. Dynamiska Premier Premier kan lägga in på valfri plats i förnyelsekedjan (Ny prenumerant, förnyelse 1, förnyelse 5 etc. Postens E-Brevtjänst Fri-Sök SQL Fri-Sök SQL + Avisering/fakturering via Postens E-Brevtjänst (elektroniskt överförda med tryck samma dag). En mycket kraftfull, användarvänlig SQL-generator har skapats där användaren kan utan kunskap i SQL, skapa, och sedan redigera SQL-frågan, för att sedan köra frågan och få svar i sskärmbild eller i form av kampanjadresser, eller Epostutskick. Den finns med slumptalsgenerator för att göra testutskick. Den skapade frågan kan sparas, och återanvändas, eller skickas till ett externt SQL-verktyg, tex Crystal Reports, eller SQL-Worksheet. En skapad SQL-fråga går att modifiera manuellt genom tillägg av tabeller, fält och urvalskriterier. Tilläggen går att spara och återanvända för andra frågor. (Detta förutsätter att man kan SQL)

6 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 6 (60) Förnyelsestege Individuell Förnyelsestege Kategorier Profilkoder Kampanjavier 1 Kampanjavier 2 Kampanjimport En kedja läggs upp som vid förnyelsen flyttar prenumeranten enligt en i förväg bestämd stege i priskodsstrukturen (tex tre månaders till 6 månaders, till ett års prenumant) T.ex för studenter så kan man lägga upp en individuell stege, så att de byter till segmentkod för full betalning efter studietidens slut automatiskt. Ett antal olika kategorier och profilkoder kan läggas upp för att koda en person för uttag till TM, listor, etiketter mm. i samband med ordinarie avi skickas kampanjerbjudande om andra prenumerationsperioder eller produkter Kampanjavier kan skickas till gamla prenumeranter eller till importerade adresser med erbjudande om prenumeration/medlemskap. OCR-inläsningen skapar åtagandet automatiskt (prenumerationen) och även personposten om det är en importerad adress. Köp av adresser från externa part med import, dublettkontroll mot egna databasen, samt kampanjutskick med erbjudanden, med automatiska upplägg av person, adress och åtagande vid betalning eller vid inskick av kupongsvar. Kampanj Dublettkontroll kan köras med Dublettkontroll av kampanjdatabasen, dvs inlästa kampanjadresser kontra den egna databasens aktiva prenumeranter Inställning kan göras på alla relevanta fält (tex namn, adressfält, telefon mm). Kreditering Logghistorik Kreditering av avi/faktura kan ske på rad eller huvudnivå. Batchlogg skapas så att man kan se vilka batchkörningare som körts, av vem, klockslag, och status på om den gick igenom eller fick felkod av något slag. Ändringslogg skapas för varje förändring som görs på en person, vem som ändrat, vilket tabell, datum och klockslag, samt typ av ändring (skapa, radera, uppdatera) Postens Adress information Postorder Funktion för inläsning av Posten Adressinformation. De tidningar som skickas ut till fel adress genererar en fil som läses in och adressändrar prenumeranterna. En slimmad postordermodul finns som är optimerad för snabba, små order. Valfri layout med olika språk. Fakturan/avin utgör plock- och följesedel. Lagda order kan skrivas ut i bunt vid slutet av dagen.

7 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 7 (60) Postnruppdatering. Inläsning av postens ändringsfiler, som kommer ut i april varje år med nya eller förändrade postnummer. Postnummertabellen, som ligger i systemet, uppdateras, samt samtliga adresser gås igenom och rättas upp så att de har det senaste, rätta postnumret. OCR-sträng OCR-respons OCR-uppdatering Rabatt RFM-analys Samlingsbetalare Kommissionär Gåvobetalare Språk/Valutor SQL etikett Säljare TS Statistik Värvare Återutskrift OCR-strängen kan bestämmas av kunden och bestå antingen av fakturanummer, Person-ID, både faktura- och Person-ID, eller faktura och påminnelsenummer. inläsning av ocr-respons på kampanjavi med automatiskt uppläggning av person och åtagandetyp (produkt), baserat på kampanjavin (gäller importerade adresser, om det är en gammal passiv person så läggs bara åtagandet (prenumerationen) upp. inbetalning med automatisk förlängning av åtagandet beroende på vilket kampanjerbjudande som betalats. Om en person betalar sent och har missat ett eller några nummer så förlängs åtagandet motsvarande antal nummer. Rabatter kan läggas upp antingen som en fast prisgrupp, eller som en individuell rabatt på åtagandet. Prenumeranterna kan åsättas en kod baserad på RFM-analys. (Recency, Frequency, Monetary value). I första hand avsett för insamlingsverksamhet. Utöver Egenbetalare hanterar systemet tre olika slags betalare, lite olika logik och redovisning Systemet hanterar olika valutor, och olika språk på fakturor och avier. Svenska och engelska levereras med grundinstallationen. snabb SQL-baserad etiketterexport ( etiketter på 2 minuter (på NT Server). Logiken ligger i databasen (med databasfunktionerna view och stored procedure) Säljare kan registreras och listor för utbetalning av provision kan tas ut i efterskott med värden på betalda prenumerationer. Finns också i Postordermodulen. Statistik enligt Tidningstastik AB:s krav för både tidskrifter och tidningar. Värvare kan registreras och det går att se i skärmen vilka en person har värvat, samt ta ut listor. Avier och fakturor kan skrivas ut igen. OCR-rapporter kan skrivas ut igen.

8 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 8 (60) Åtagandehistorik skapas så fort någon ändrar på ett åtagande/prenumeration och den gamla versionen av datat sparas så att man kan se prenumerationens utveckling, inkl vilken rutin eller vem som gjort ändringen. Det finns en knapp för att återställa abonnemanget till den tidigare versionen. E-Post E-postutskick kan skapas direkt från databasen till en person från personbilden (kundbilden) eller till flera personer efter urval tex av en kampanj. kan skickas med bilagor. Epostkampanjer Inkommande Epost E-Postbaserade Abonnemang WEBB-modul Särskild modul (Campaign Enterprise) finns för avancerade epostkampanjer och epostlistor med integrering mot databasens fält så att man får med sig data, te.x namn, adress, fakturanummer, OCR-sträng m.m. En inkorg för inkommande epost, till registeransvarig. Eposten sorteras så att man ser vilken prenumerant/medlem som skickat. eposten Man kan lägga upp abonnemang av E-postprodukter som via etikettuttag blir distribuerade via Epost, med bilaga tex PDF-fil, eller dyl. Det finns möjlighet att koppla Internet-baserad åtkomst till databasen för prenumeranten/medlemmen via en särskild Ruby on Rails-baserad webbmodul. (ingår ej i standardspriset) Genom webbinterface kan kunderna lägga upp sig och beställa lösnummer, prenumerationer, medlemskap, eller beställa för någon annan med sig själva som betalare. De kan också ändra sin adress, telefonnummer, önska en avbeställning mm. Produktbeskrivning Nedanstående produktbeskrivning visar endast några av systemets funktioner, men ger en bild av systemets omfattning och grundtänkande. Genom en demonstration av systemet hos Er eller ute hos vår referenskund kan Ni få se det som intresserar just Er. En fullständigare beskrivning finns i form av driftshandledningen. Menyer Menysystemet är standard Windowsmenyer med snabbtangenter för att snabbt hämta rätt skärmbild utan att använda musen.

9 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 9 (60) Personmeny ger åtkomst till sökbilder och personbild (huvudbild) Aktivitetsmenyn ger tillgång till planerade aktiviteter, samt epostkorgen Postordermenyn, för bunthantering av utskrifter mm. Bokningsmenyn Distribution Alla funktioner som har med distribution att göra: uttag av etiketter, epostutskick, adresslistor, adressuppdatering mm ligger samlade under en meny. Här finns även funktioner för kampanjimport, dubbletteleminering och export av kampanjer.

10 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 10 (60) Distributionsmenyn Fakturering - avisering I systemet används begreppet fakturering även om det i teknisk mening innebär att en avi skickas, som inte legalt är en faktura med krav på betalning. En faktura i Aquila kan vara av typen Avi eller Faktura, och dessa behandlas olika bokföringsmässigt. Här finns funktioner för faktureringsprognos, utskrift av avier/fakturor, sändning av avier/fakturor och påminnelser via Postens Ebrev, autogirosändning, påminnelserutiner, passivisering av obetalda, backningsrutiner samt administration av fakturatexter, förfallodagar mm Faktureringsmenyn

11 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 11 (60) Reskontra Här finns program för att titta på fakturor, samt funkktioner för OCR-inläsning för PGbetalningar och Autogirobetalningar, Manuella betalningar samt bokföringslistor OCR-inläsningen fungerar så att den både läser in utskickade avier på befintliga abonnemang, men även kan läsa in kampanjbetalningar på kampanjavier som skickats både till befintliga prenumeranter men med andra prenumerationsperioder, eller till köpta adresser som när de betalar läggs upp i persondatabasen med ett skapat åtagande av rätt typ. Reskontramenyn Rapporter Det finns många (över 100) standardrapporter, och dessutom kan man skapa egna rapporter och lägga in dem i rapportlistan. Rapportmenyn

12 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 12 (60) Inställningar, Konstanter och koder Menyn Inställningar med alla parametrar, koder och konstanter Under punkten systemkörningar finns diverse rutiner som sköts av den databasansvarige, tex Backup-rutin, treårsrensningar, uppdatering av nya postnummerfilen, byte av klient mm Beskrivning av rutiner Sökbild för underhåll av poster I sökbilden kan man söka på de vanligaste begreppen och man får upp träffmängden i skärmen

13 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 13 (60) Sökning kan ske på medlems/prenumerantnummer, personnr/organisationsnr, för- eller efternamn, juridiskt namn, postnr eller ort. Fler fält kan läggas in vid behov. Vill man sedan underhålla den hittade posten, trycker man på en snabbtangent och får upp helbilden för personer (personbilden). Totalsökbild

14 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 14 (60) I totalsökbilden kan man söka på alla viktiga data tillhörande en person: namn, adress, kommunikationer, koder, åtagande mm. Sökbild med underhåll direkt av förmedlare I sökbilden för förmedlare (samlingsbetalare, kommissionärsbetalare) får man upp alla prenumerationer som betalas av andra, med de viktigaste flaggorna, orderreferens mm. Här kan man lätt ändra nästa periods prenumerationsstatus, t.ex flaggan stående gör att en ny prenumerations skapas för kommissonärsbetalda. Tar man bor flaggan aktiv stängs prenumerationsen av direkt. Det betyder att underhåll av beställningar från BTJ, SWETS, Prenax mm går oerhört fort: det räcker med ett kryss för att beställa och ett kryss för att avbeställa!

15 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 15 (60) Helbild på betalaren lista på prenumerationer Zoomar man (F5) på Betalar-ID:et från sökbilden så kommer man till betalarens helbild, och där man kan man också få en lista på alla prenumerationer som betalaren betalar för.

16 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 16 (60) Personbilden En prenumerants helbild kommer man till antingen genom den vanliga sökbilden, betalarsökbilden, eller när man lägger upp en ny prenumerant. I personbilden sker allt underhåll, ändringar, och uppläggningar av personer, åtaganden, adresser mm I personbilden ser man de sex första åtaganden en person har. Åtagande är de abonnemang, stående order, eller medlemskap som hör till en person. Längst upp i huvudbilden finns en funktionsmenyrad med åtkomst till funktioner i olika moduler för att kunna göra snabbhopp via tangenterna till åtaganden, funktionärsregistret, adresser mm Funktionsmenyrad Adresshantering En person kan ha många adresser, med datumstyrning av adressändringar. Adressrutan visar också LKF-kod med namnet på församlingen personen bor i.

17 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 17 (60) Adressrutan med en adress Adressen kodas som känd adress vid uppläggning och kan sedan ändras till okänd adress vid postreturer. Inga fler utskick sker då till kunden. Om en person har flera adresser så är bara en aktiv, baserat på datumintervallen. Systemet sparar adressändringar i en adresslogg så att man kan se de tidigare versionerna av en persons adress, vilket är bra vid felsökning eller analyser. Adresslogg, man kan se hur en adress förändrats under tiden. Kommunikation En person kan ha många olika telefonnummer, eller adresser som har med kommunikation att göra.

18 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 18 (60) Telefonnr, epost-adresser kan läggas upp utan begränsning En logghistorik skapas vid ändring av en kommunikationsrad så att man kan se tidigare versioner. Kommunikationslogg, man kan se hur et kommunikationspost har förändrats under tiden. Kategoriseringar och Profiler Förutom att man på personbilden kan kategorisera en person med en mängd olika fasta värden (LKF-kod, distrikt, bransch, mm) så kan man lägga upp ett oändligt antal profilkoder på en person. Detta görs i en profiltabell. Baserat på en persons profilkoder kan man göra urval för etiketter, listor eller avisering av personer med viss profil. Profilkoden stämplas också med vem som lade upp den och datum för uppläggning vilket kan användas på lite olika sätt av olika kunder.

19 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 19 (60) Profilkoder Utöver själva profilkoden registreras användaren, datum för uppläggning och man kan lägga till textinformation samt ett numeriskt värde. Användare och datum kan man ändra. Detta kan användas för att kvalificera koden, t.ex vem som i organisationen som äger koden, och när det hände som koden specificerar. (Ingen logik är kopplad till värdena.) Profilkoderna är flexibla, man kan lägga överlappande koder, man kan lägga upp många paralella profilkoder (t.ex både Ekonomichef, Marknadschef) om man vill koda vilken position en person har under profilkoder i stället för under marknadskategorier. En annan kategorisering är marknadskategorier. De är mer strukturerade, varje kategori tillåter bara vissa värden, och de är exkluderande, dvs man kan bara lägga upp en kod för varje kategori. Marknadskategorier Under varje marknadskategori (t.ex Bransch) så kan man definiera vilka alternativ som skall finnas, och man kan bara lägga in ett av alternativen. Åtaganden Åtagande är det namn vi gett till det som normalt kan kallas medlemskap, prenumeration el dyl. Vi ville hitta en term som täcker olika företeelser inom

20 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 20 (60) kundgruppen. Åtagande kan också vara att man regelbundet ger pengar, får ett veckonyhetsbrev via epost etc. Det som är gemensamt för alla åtaganden är att man sätter på det vid en viss tidpunkt, det kan stängas av, manuellt eller automatiskt efter vissa regler, man kan få ut avier för betalning, som om de inte betalas stänger av åtagandet. Vi har bemödat oss om att man enbart skall behöva ange vilken åtagandetyp (produkt, lokalförening) som man villl ha, samt vilket pris och period som det skall vara (detta kallar vi segmentkod) och resten ställer systemet in. Fältet Förening syns bara för de som köpt medlemskapsmodulen. Grundbilden Åtagande, man anger Åtagandetyp och Segmentkod så är man klar Det vanligaste fälten visas på raden. Åtagandet lyser grönt om alla villkor är uppfyllda för att personen skall få nästkommande utgåva. Lyser den rött så är det något som gör att den inte skall få, t.ex att personen inte betalt, adressen är okänd, personen är inaktivead m.m. Vill man kan man se detaljerat information av åtagandet via knappen Helbild. Här kan man ändra data om man skall göra ngn typ av avvikelseregistrering. Vid uppläggning räcker det med det som syns på personbilden. Man kan fakturera en person direkt från personbilden (om villkoren är uppfyllda) och sedan skriva ut dem direkt. En persons åtagande är markerad med rött om personen inte längre mottar tidningen, även om åtagandet i sig inte är avstängt. Tex kan den vara fakturerad, men ej betalat, och fristexemplaren har skickats ut, då får personen inte tidningen längre. Åtaganden /abonnemang/ prenumerationer mm kan vara antingen nummerbaserade, periodbaserade (olika perioder, tex kvartal, terminer, kalenderår) eller månadsbaserade. Dessutom kan man göra dem antingen stående, eller engångs. Det förra betyder att åtagandet/abonnemanget fortlöper som ett stående abonnemang och förlängs automatiskt vid utgången av första omgången. Det senare betyder att abonnemanget är begränsat till ett visst antal exemplar, till en viss period, eller till ett viss antal månader, och därefter upphör utan förlängning. Man kan lägga upp automatiska koder för de vanligast kombinationerna, men även lägga upp ett viss åtagande med unikt data i bilden ovan.

21 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 21 (60) Systemet skiljer på avisering (kontantmetoden) och fakturering (fakturametoden). Betalar- och aviseringslistor finns för att skicka som orderbekräftelse till beställare som beställer och betalar för andra. OBS. Medlemsfunktionerna i systemet beskrivs närmare i dokumentet Medlemsfunktioner. Insamlingsfunktionerna beskrivs närmare i dokumentet Insamlingsfunktioner. Ett åtagandes helbild: nummerbaserad prenumeration Ett åtagandes helbild: period (Datum)-baserad, tex för medlemskap Personens medlemskap baserat på år flyttas fram ett år vid betalning. Man kan också sköta det manuellt genom att ange år för medlemskapet om man inte har reskontramodulen. Det finns också en logg på hur åtagandet har sett ut historiskt. Det kan vara bra för felsökning, eller om man i efterskott vill se hur en prenumeration har utvecklats.

22 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 22 (60) Åtagande-logg som visar hur ett åtagande sett ut under tiden. Även här kan man se på detaljerna så att man exakt ser hur prenumerationen såg ut vid en viss tidpunkt genom att trycka på Helbild. Man kan återgå till en tidigare version av åtagandet genom att trycka på knappen Ersätt när man står på den version som man vill backa till. Underhåll av åtaganden som betalas av annan betalare En mängd specialfunktioner finns för att underhålla åtaganden, tex via den som betalar. Man kan då enkelt få fram vilka som betalas för, både på papper och i skärmen för direktunderhåll utan att behöva söka upp alla personer manuellt. Betalarlistan i skärm, som används till underhåll en betalares betalda åtaganden Om man skall underhålla en kommissionärs beställningar (t.ex) SWETS så kan man genom att kryssa i rutan stående få nästa års fakturor att skapas, och man kan direkt i bilden ändra beställarens orderreferens utan att öppna prenumerantens bild. I exemplet ovan har det redan gjorts och fakturor skapats. Från denna skärm kan man direkt till skrivare eller fax skriva ut en aviseringslista till kunden med uppgifter om alla som de betalar för. Denna lista finns också som en batchkörning som kan köras före avisering/fakturering för att ge de som betalar för många en chans att rätta upp abonnentuppgifterna innan faktura skapas. Står man på betalaren kan man med en knapptryckning se vilka prenumeranter som ingår i en viss faktura:

23 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 23 (60) Reskontradetaljer: visar vilka personer som ingår i en viss faktura På samma sätt kan man se i vilka fakturor en viss prenumerant ingår om man står på prenumeranten i fråga, men där kanske betalarkopplingen är borttagen. Annan betalare-faktura från mottagaren Härifrån kan man direkt hoppa till fakturan (som ligger kopplad under betalaren) och där se övrig data om fakturan.

24 Mass Marketing Software AB Produktbeskrivning Sida 24 (60) Fakturor De fakturor /avier som gått ut till prenumeranten finns lagrade. Det normala är de är klassade som A(vier). Skillnaden mellan A(vi) och F(aktura) är att avier bokförs som intäkt vid inbetalningstillfället, medans fakturor bokförs som intäkt vid utskriftstillfället. Av praktiska skäl kalla vi alla för fakturor, men de har status A(vi) eller F(aktura). De lagras så länge som man vill, och det finns en rutin för att rensa bort dem. Påmminnelser får samma fakturanummer, men ett nytt unikt utskicksnummer så att man kan se om en person betalar med ursprungliga avin eller med påminnelseavin (Se de två raderna längst ned). I reskontran förekommer fakturanumret bara en gång. Vill man se mer information om fakturan så kan man trycka på Helbild och få upp dessa i en större skärm (tex artiklar, kontering, fakturaadress mm). Fakturabilden med de senaste fakturorna. Reskontra I reskontran hamnar fakturan när den skrivs ut och utskriften godkänns. En obetald faktura lagras med fakturanummer, men utan utskicksnummer. Vid betalningen får den utskicksnummer beroende på vilken avi som användes vid betalningen. En betald reskontrapost får status B(etald), och O(betald) om den är obetald. Kravkod anger hur många påminnelser som gått ut på denna faktura. Stoppad betyder att fakturan inte påminns mer. Posterna är märkta med kod för Åtagande, Postorder eller Bokning, samt om de är A(vi) eller F(aktura). Även här kan man se på mer information på Helbilden. Man kan även se detaljer från fakturaraderna, dvs en lista på de som betalas för i fakturan.