Tranås kommun. Granskning av kommunens organisation och planering för extraordinära händelser och höjd beredskap. Revisionsrapport

Transkript

1 Granskning av kommunens organisation och planering för extraordinära händelser och höjd Revisionsrapport KPMG AB 17 november 2009 Fredrik Ottosson 2009 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.

2 Innehåll 1. Bakgrund Syfte och metod 1 2. Kommunernas ansvar gällande extraordinära händelser i fredstid och höjd Risk- och sårbarhetsanalys Planeringen Psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM) 4 3. Våra iakttagelser av s organisation och Styrande dokument Risk- och sårbarhetsanalys Ledningen vid en extraordinär händelse och höjd Informationsverksamheten POSOM-verksamheten Nämndernas och de kommunala företagens planering Kommentarer KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.

3 1. Bakgrund Från att främst varit fokuserad på yttre hot kom Sveriges säkerhetspolitik efter kalla kriget allt mer fokusera på hanteringen av kriser i fredstid. Denna krishanteringsförmåga skulle anläggas underifrån och byggas upp från lokal nivå via regional nivå till nationell nivå. En annan grundtanke är att Den myndighet som normalt ansvarar för en verksamhet ansvarar på motsvarande sätt i kriser och krig. Kommunerna ansvarar för en mängd olika samhällsviktiga uppgifter, varför planering av kriser är särskilt viktig för dem. Utöver planeringen för den egna verksamheten har kommunen getts vissa andra uppgifter inom samhällets krishanteringssystem. Bland annat har kommunen ett samordningsansvar i sitt geografiska område. Enligt det ska kommunen verka för samordning av krisen med landsting, organisationer, företag och de statliga myndigheter som finns i kommunen. 1.1 Syfte och metod Granskningen syftar till att bedöma kommunens organisation och planering för att hantera extraordinära händelser och höjd. Granskningen har bestått av analys av kommunens befintliga styrdokument inom området. Intervjuer har genomförts med krisledningsnämndens presidium, informationsansvarig, informatör, räddningschef som även svarar för POSOM-verksamheten och ssamordning. Rapporten har faktakontrollerats av kommunchefen och räddningschefen. 2. Kommunernas ansvar gällande extraordinära händelser i fredstid och höjd Kommunernas ansvar för kris regleras främst i lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd och tillhörande förordning. I lagens 1 kap. 4 definieras en extraordinär händelse. Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Av lag (1992:1403) om totalförsvar och höjd framgår att höjd består av två nivåer: skärpt eller högsta. Under högsta är totalförsvar all samhällsverksamhet som då skall bedrivas. Höjd inträder automatiskt vid krig. Regeringen har även rätt att besluta om höjd vid krigsfara eller om det råder sådana utomordentliga förhållanden som är föranledda av att det är krig utanför Sveriges gränser eller av att Sverige har varit i krig eller krigsfara. 1

4 2.1 Risk- och sårbarhetsanalys Kommunerna ges i uppdrag att analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommunen och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet skall värderas och sammanställas i en så kallad risk- och sårbarhetsanalys (ROSA) (2 kap. 1 ). En risk- och sårbarhetsanalys består i huvudsak av riskinventering, prioritering av risker och utarbetande av scenarier. Kommunen har även ett ansvar att, i sitt geografiska område, verka för samverkan mellan aktörer (andra myndigheter och privata aktörer) i det förberedande krishanteringsarbetet (2 kap. 7 ). Kommunen bör därför ha en bild av risker och sårbarheter inom kommunens geografiska område. För att klara detta måste kommunen efter hand inkludera andra viktiga aktörer utanför kommunens egen organisation i arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser. Tanken är att de olika aktörernas åtgärder samordnas vid en extraordinär händelse. Kommunen ansvarar även för att dess förtroendevalda och anställda personal får den utbildning och övning som behövs för att de skall kunna lösa sina uppgifter vid extraordinära händelser i fredstid (2 kap. 8 ). 2.2 Planeringen Kommunen ska utifrån risk- och sårbarhetsanalysen för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur den skall hantera extraordinära händelser (2 kap. 1 ). Myndigheten för samhällsskydd och (MSB) har givit ut rekommendationer för kommunernas planering för extraordinära händelser. 1 MSB framför att planen bör innehålla den viktigaste informationen som behövs för att man skall kunna få en överblick av kommunens hela krishanteringsorganisation och snabbt kunna komma in i sin uppgift vid en inträffad kris. Kommunen bör undvika att i planen ta in uppgifter som snabbt kan bli inaktuella. Dessa bör istället hanteras i dokument vid sidan av planen. Till planen för extraordinära händelser bör även en ledningsplan finnas som bland annat anger: Översikt av kommunens krishanteringsorganisation Krisledningsnämndens reglemente Den centrala funktionen för beredning och verkställighet vid en kris (beredningsgrupp, stab eller motsvarande) Befogenheter, delegationsbestämmelser Samverkan 1 Krissmyndigheten (2004), kbm rekommenderar 2004:1 - Kommunens plan för hantering av extraordinära händelser vägledning från krissmyndigheten 2

5 Bistånd från annan kommun Särskilda rutiner (t.ex. larmning, avlösning, genomgångar, dokumentation och rapportering) Förberedda lokaler Tekniskt stöd och annan service åt krishanteringsorganisationen Utbildning och övning av krishanteringsorganisationen Avveckling, utvärdering efter krisen Kommunens informationshantering vid extraordinära händelser bör planeras särskilt exempelvis i en informationsplan. En sådan bör främst innehålla: Inriktning av kommunens informationsverksamhet vid en extraordinär händelse Organisation och rollfördelning mellan den centrala kommunledningen, förvaltningar och bolag Informationsansvarig Upplysningscentral, växel Mediekontakter, presscenter Övriga kanaler för extern information Intern information, rapporteringsrutiner Samverkan med andra myndigheter, frivilligorganisationer, Information anpassad till särskilda grupper och drabbade eller särskilda invandrargrupper med språksvårigheter Utbildning och övning av kommunens informationsorganisation Respektive nämnd och kommunalt företag bör även ta fram en plan för sin verksamhet. Denna plan bör bland annat reglera ledning, informationsspridning, prioriterad verksamhet, lägsta acceptabla servicenivå. 3

6 2.3 Psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM) I samband med en särskild händelse kan det finnas behov av att kunna organisera psykiskt och socialt omhändertagande av människor som direkt eller indirekt drabbats av händelsen. I de flesta kommuner finns för denna uppgift s.k. POSOM-grupper. POSOM-grupperna kan bestå av olika sammansättningar av representanter för olika samhällsfunktioner och frivilligorganisationer. 4

7 3. Våra iakttagelser av s organisation och I detta kapitel beskrivs våra iakttagelser av kommunens organisation och planering för extraordinära händelser och höjd. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen även är krisledningsnämnd. Kommunens för extraordinära händelser och höjd samordnas på tjänstemannanivån av räddningschefen. Räddningschefen deltar i egenskap av förvaltningschef i kommunens koncernledningsgrupp. Förutom splaneringen är räddningschefen även chef för förvaltningen för samhällsskydd och (FSB). Förvaltningen är kommunens räddningstjänst och svarar för kommunens skyldigheter enligt 3 kap. lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Inom förvaltningen finns idag en andre vice räddningschef och en insatsledare. Det pågår personalförändringar inom förvaltningen. Andre vice räddningschef ska pensioneras och en ny tjänst har utlysts som ställföreträdande räddningschef. Vidare ska en ytterligare insatsledare anställas. Idag driver räddningschefen ensam samordningen av kommunens kris. I framtiden finns tankar om att även ställföreträdande räddningschef ska vara behjälplig i arbetet. I har räddningstjänsten samlokaliserats med polis och ambulansverksamheten. 3.1 Styrande dokument Vi har tagit del av ett antal dokument och beslut gällande s planering för extraordinära händelser och höjd. Eftersom det finns så många dokument sammanfattas dem i tabellen nedan. Kommunövergripande dokument Titel Innehåll Aktualitet Beslutsfattare Plan för extraordinära händelser Definition av och ledning vid extraordinär händelse, ledningen vid höjd, krisledningsnämndens uppgifter Upprättades 2005 Ingen revidering Osäkert, i varje fall inte av styrelsen eller fullmäktige Övergripande ledningsplan Beskrivning ledningsgrupp, ledningsplats larmlista av och Antogs Senast reviderad 2006 Kommunfullmäktige, 31 5

8 Risk och sårbarhet Risksårbarhetsanalys (ingen plan) och Upprättades 2007 Osäkert, i varje fall inte av styrelsen eller fullmäktige Ingen revidering Kommunal ledningsanalys Identifierade risker, mål, delegation, ledningsplats och lokaler Upprättades? Ingen revidering Osäkert, i varje fall inte av styrelsen eller fullmäktige Informationsplan större olycka/katastrof kris och krig Informationsplan, mål, ledning, lokaler, POSOMverksamheten Upprättades? Ingen revidering Osäkert, i varje fall inte av styrelsen eller fullmäktige Handlingsplan för stödpersoner. Information stödpersoner POSOM-gruppen till i 2000 Gruppen själv Kommunen har krav på sig att upprätta en plan för extraordinära händelser, i vilken ledningen och informationsverksamheten ska regleras. Vidare finns krav på att kommunen ska upprätta en risk- och sårbarhetsanalys. Vidare har specifika planer tagits fram bland annat för IT-strategi och pandemi. Dokumenten finns på kommunens nätverk men inte på intranätet. De för denna granskning relevanta dokument analyseras utförligare under respektive avsnitt nedan Risk- och sårbarhetsanalys Kommunens risk- och sårbarhetsanalys är daterad Analysen arbetades fram av kommunens riskhanteringsgrupp, som vid denna tid bestod av representanter från samtliga förvaltningar förutom barn- och utbildningsförvaltningen. Varken representanter från de kommunala företagen 6

9 eller externa aktörer deltog. En kvalitativ metod användes, där gruppen värderade framkomna risker. Två nämnder, miljö- och hälsoskyddsnämnden och socialnämnden, har fått varsin rubrik att beskriva risker de fann i sina respektive verksamheter. De båda nämnderna beskriver tillsammans sex risker. Sedan anges i dokumentet ytterligare sju risker. Efter riskerna räknas det upp ett antal objekt i kommunen med särskilda risker. Några risker beskrivs i form av händelser t.ex. Höga vattenflöden i Svartån och Snöfall. De flesta av riskerna beskrivs dock i form av de problem som olika händelser kan åstadkomma i kommunens verksamheter, t.ex. Eldistribution, Vattendistribution och Telekommunikation. Riskerna har inte analyserat vidare för att ta fram kompletta scenarier. Det finns ingen koppling mellan risk- och sårbarhetsanalysen och kommunens plan för extraordinära händelser. Planen togs fram två år före analysen. Det har inte heller tagits fram åtgärdskalendrar för någon av de i analysen beskrivna riskerna. Trots idoga efterforskningar av förvaltningen för samhällsskydd och samt kommunledningsförvaltningen har man inte funnit beslut från varken styrelsen eller kommunfullmäktige gällande risk- och sårbarhetsanalysen Ledningen vid en extraordinär händelse och höjd Planerna som rör ledning Det finns tre planer för kommunens ledning vid extraordinära händelser och höjd : Plan för extraordinära händelser, Övergripande ledningsplan och Kommunal ledningsanalys. Trots idoga efterforskningar av förvaltningen för samhällsskydd och samt kommunledningsförvaltningen har man inte funnit beslut från varken styrelsen eller kommunfullmäktige gällande Plan för extraordinära händelser eller Kommunal ledningsanalys. Formellt saknar plan för extraordinära händelser, vilket bland annat innebär att den delegation av beslutanderätt som framgår där inte gäller. Dokumentet Övergripande ledningsplan var efter sin revidering 2006 redan då inaktuell. Planen innehåller hänvisning till en författning som upphävdes Planen behandlar inte hanteringen av extraordinära händelser utan endast höjd och krig. s organisation vid dessa händelser framgår tydligt av planen. I dokumentet Kommunal ledningsanalys blandas ett antal identifierade risker för kommunen med bland annat en beskrivning av beslutanderätten vid en särskild händelse ( den tidigare benämningen för extraordinär händelse). Av dokumentet framgår även att kommunens krisledningsorganisation ska öva en gång om året. I Plan för extraordinära händelser definieras en extraordinär händelse och krisledningsnämndens roll och organisation beskrivs. Under höjd ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen skall bedriva. Vidare framgår det att nämnden ska utbildas varje ny mandatperiod. Övningar ska sedan hållas 7

10 minst två gånger varje år med nämnden och ledande tjänstemän. I slutet av dokumentet ges övergripande upplysningar om informationsspridningen i Sverige vid krishändelser. Ingen av de tre planerna reglerar hur det faktiska krisarbetet ska dokumenteras och utvärderas. Den faktiska ledningen vid en extraordinär händelse och höjd Eftersom de olika planerna kring ledningen till stora delar är inaktuella och inte rättsligt gällande, har vi fått komplettera dokumentstudierna med intervjuer. I detta avsnitt framgår vad som faktiskt gäller idag. I Övergripande ledningsplan framgår kommunens ledningsorganisation vid krig och höjd. Beslut som normalt fattas av tekniska nämnden, byggnadsnämnden och fritids- och kulturnämnden övertas av kommunstyrelsen vid höjd. Samtidigt framgår det av Plan för extraordinära händelser att styrelsen ansvarar för ledningen av hela kommunen. Av Övergripande ledningsplan framgår att kommunens ledningsgrupp i krig och höjd består av en beslutsgrupp och en beredningsgrupp. Beslutsgruppen består av kommunstyrelsens arbetsutskott. Räddningschefen och kommunchefen utgör beredningsgruppen. Samtidigt ges kommunstyrelsens arbetsutskott rätt att fatta beslut på styrelsens vägnar i samtliga ärenden utom sådana av principiell art eller av större betydelse. Vidare framgår att viktigare beslut dokumenteras och att utskottet i sin tur har rätt att vidaredelegera ärenden av mindre vikt. Av intervjuerna framgår att samma ledningsorganisation även används vid en extraordinär händelse. I planen för extraordinära händelser framgår att krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen, i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. I Tranås utgörs krisledningsnämnden av kommunstyrelsen. Krisledningsnämndens arbetsutskott utgör den politiska ledningsgruppen och har till sin hjälp en beredningsgrupp bestående av kommunchefen och räddningschefen. Av planen framgår inte vilka befogenheter ledningsgruppen har att fatta beslut på krisledningsnämndens vägnar. Däremot ges nämndens ordförande delegation att fatta beslut på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. I kommunstyrelsens delegationsordning framgår att styrelsen delegerat till arbetsutskott att besluta i ärenden vid extraordinära händelser i fredstid som innebär allvarlig störning eller överhängande risk av viktiga samhällsfunktioner. Av planen framgår att ledningsgruppen vid behov kan adjungera andra politiker och tjänstemän. Det har däremot inte reglerats vilka tjänstemän som kan tänkas adjungeras eller fungera som avlösning, eller vilka uppgifter som de ska fylla. Ingen av ledningsgruppens deltagare, varken tjänstemän eller politiker, har genomgått utbildning i krisledningsarbete. Av våra intervjuer framförs att kommunchefen, informationschefen samt två anställda vid förvaltningen för samhällsskydd och ska delta på en utbildning under Den senaste övningen gruppen hade genomfördes av länsstyrelsen

11 Kommunen har inte aktivt verkat för att olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet, inom ramen för det geografiska områdesansvaret. 3.2 Informationsverksamheten Trots idoga efterforskningar av förvaltningen för samhällsskydd och samt kommunledningsförvaltningen har man inte funnit beslut från varken styrelsen eller kommunfullmäktige gällande informationsplanen. Sedan informationsplanen upprättades, utförs kommunens informationsverksamhet av Tranås United AB. Beslut om att föra över informationsoch marknadsföringsfrågor till Tranås United AB finns i protokoll från kommunfullmäktige daterat Tranås United är ett bolag som kommunen äger tillsammans med Tranåsbygdens näringslivsförening, Svensk handel, IF metall, Fastighetsägarna, Tranås hantverks- och småföretagare. Tranås Uniteds uppdrag att sörja för informationstjänster åt Tranås kommun har inte reglerats i avtal. Kommunen har således inte bundit upp företaget att bistå den med informationstjänster vid extraordinära händelser och höjd. När vi, i våra intervjuer, jämförde informationsplanen med hur intervjupersonerna beskrev informationsorganisationen fann vi flera felaktiga uppgifter i planen. Bland annat framgår det av planen att kommunens personalchef leder det operativa informationsarbetet och att personal från psykiatrin leder arbetet i anhörigscentrum. Det hänvisas även till ett dokument vi inte lyckats finna: Arbetsplan för störda förhållanden i. Även flera andra delar av planen är inaktuell. Likaså överensstämmer inte uppgifter om informationsverksamheten i kommunens andra planer med dagens situation. Bland annat framgår i Kommunal ledningsanalys att kommunens informatör även är redaktör i Krissamsystemet. Krissam är ett regionalt webbaserat informationssystem som finns i Kronobergs respektive Skåne län och som syftar till att förse allmänheten med samordnad information vid en krissituation. Systemet används dock varken i eller i Jönköpings län. I våra intervjuer framförs vidare att det inte finns några andra rutiner för informationsverksamheten vid en extraordinär händelse än de som anges i informationsplanen. Det berättas att Tranås Uniteds VD även är kommunens informationschef. Till sin hjälp har VD en informatör. VD ingår i koncernledningsgruppen men inte i kommunens riskhanteringsgrupp. En anställd från Tranås United finns alltid i för att vid en extraordinär händelse kunna kallas till ledningsgruppen. Personalen vid Tranås United omfattas av tystnadsplikt enligt 7 kap. 1 lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd. I våra intervjuer får vi veta att kommunen deltar i WIS-systemet. WIS är ett skyddat webbaserat informationssystem för att underlätta informationsspridningen mellan aktörer i krishanteringssystemet. Informatören har inte deltagit i någon speciell utbildning eller övning av krishanteringsorganisationen. VD har genomgått utbildning och övning av WISsystemet. Räddningstjänsten har möjlighet att begära hjälp med till informationshanteringen via samarbetet med länets andra räddningstjänster. Flera av våra intervjupersoner framför att 9

12 kommunens informationsverksamhet har förbättrats efter det att frågorna överlåtits till Tranås United. 3.3 POSOM-verksamheten har sedan 1992 en POSOM-grupp. I dag består den av 20 personer och leds av fyra koordinatorer, två från räddningstjänsten och två från polisen. Räddningstjänsten är administrativt ansvarig för POSOM-gruppen. Utöver gruppen finns även resurspersoner som kan kallas in vid behov. Kommunen saknar en upprättad plan, som exempelvis beskriver gruppens ledning, sammansättning och inlarmning. I slutet av informationsplanen anges instruktioner för Krisledningsgruppen, ett annat ord som tidigare använts istället för POSOM-gruppen. Av våra intervjuer får vi veta att instruktionerna är inaktuella och används inte i praktiken. Gruppen går istället på rutin, då den används ofta. År 2008 larmades dock gruppen inte någon gång. Tidigare har den larmats cirka tre gånger om året. POSOM-gruppens deltagare genomgår löpande olika utbildningar. Det finns ett informationsblad till gruppens medlemmar med praktisk information. Gruppen samverkar med landstingets grupp för psykiatriskt och psykosocialt omhändertagande (PKL) från Höglandssjukhuset i Eksjö. Inom barn- och ungdomsförvaltningen finns det på varje skola en krisgrupp, bestående av exempelvis skolsköterska och kurator. POSOM- gruppen träffar kontinuerligt skolornas krisgrupper. 3.4 Nämndernas och de kommunala företagens planering Kommunens för extraordinära händelser och höjd samordnas av räddningschefen. För att nå ut till de olika nämnderna och kommunala företagen samt dess förvaltningar använder räddningschefen koncernledningsgruppen och den så kallade riskhanteringsgruppen. Riskhanteringsgruppen består numera av representanter från samtliga förvaltningar och kommunala företag. Gruppen saknade fram till 2009 representanter från de kommunala företagen och barn- och utbildningsförvaltningen. Förutom splanering samordnas kommunens övriga säkerhetsarbete i gruppen. Kommunstyrelsen har inte följt upp om förvaltningar och kommunala företag har upprättat en plan för extraordinära händelser, något som föreskrivs dem i Kommunal ledningsanalys Tranås kommun. Inom ramen för granskningen kan konstaterats att endast socialnämnden och Tranås Energi tagit fram sådana planer. Följande nämnder saknar således planer: barn- och utbildningsnämnden, byggnadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, tekniska nämnden och griftegårdsnämnden. Inom barn- och utbildningsnämnden tas det fram rutiner vid varje skola för olika risker och händelser t.ex. dödsfall bland elever och personal. Rutinerna samlas i en pärm, kallad SOS-pärm. Samhällsbyggnadsförvaltningen har specifikt analyserat och planerat för åtgärder vid störningar i dricksvattenförsörjningen. En övergripande riskanalys har även genomförts för Tranås avloppsreningsverk. 10

13 4. Kommentarer Vi anser att kommunstyrelsens planering inför extraordinära händelser och höjd brister i ett antal hänseenden. Flera av de viktigaste planerna är inte antagna av varken kommunstyrelsen eller fullmäktige, och gäller därför inte. Kommunen saknar således formellt en plan för extraordinära händelser och informationsplan, något som föreskrivs i lag. Dokumenten om kommunens hantering av och ledning vid extraordinära händelser och höjd innehåller uppgifter som både kompletterar och överlappar varandra. I vissa hänseenden ges motstridiga uppgifter, t.ex. ledningen vid höjd, vilket bidrar till en osäkerhet om vad som faktiskt gäller. Beslutanderätten under en extraordinär händelse är inte heller tydlig, då uppgifter om den återfinns i flera dokument. I planen för extraordinära händelser framgår att krisledningsnämnden i sin helhet beslutar och att endast brådskande ärenden kan avgöras av ordföranden medan det i kommunstyrelsens delegationsordning framgår att styrelsens arbetsutskott avgör samtliga ärenden. Vi bedömer att informationsplanen är så pass inaktuell att den inte utgör något stöd för krisorganisationen. Vidare innehåller planerna flera begrepp och regler som inte gäller idag. Vi konstaterar också att informationen om hanteringen av och ledningen vid krig och höjd är mer omfattande än den vid en extraordinär händelse. Säkerhetspolitiska analyser har gjort bedömningen att ett militärt väpnat angrepp i alla dess former från annan stat direkt mot Sverige är osannolikt under minst en tioårsperiod. Vi anser därför att kommunen inte bör fokusera sin planering på krig och höjd utan på extraordinära händelser i fredstid. Vidare föreslår vi att sekretessbelagda delar av planerna publiceras på kommunens intranät. Vi anser att det är en nackdel att inte ledningsgruppen har en stabsorganisation med tjänstemän knuten till sig. Vi bedömer att en extraordinär händelse med stor sannolikhet kommer att kräva större personalresurser ifrån tjänstemannanivån än kommunchefen och räddningschefen för att samordna en hel kommuns verksamhet under en sådan händelse. Vid en extraordinär händelse ska inte ledningsgruppen behöva gå igenom vilka tjänstemän som ska knytas till den för t.ex. olika administrativa uppgifter. Det vore bättre om ledningsgruppen hade en bestämd grupp tjänstemän som kunde larmas in. Gruppen skulle innehålla så många tjänstemän att de kunde avlösa varandra. Denna grupp tjänstemän skulle kunna ges utbildning i stabsarbete under kriser. Ledningsgruppen skulle även kunna kalla in andra tjänstemän med speciell kompetens i de områden som rör händelsen. Vi anser att ledningsfunktionerna övas för sällan, vilket är en brist. I planerna framgår att övning ska ske minst två gånger per år. Den senaste övningen genomfördes dock Vidare anser vi att det är en brist att endast socialnämnden och Tranås Energi tagit fram planer för ledningen av sina respektive verksamheter under extraordinära händelser och höjd. Vi anser att det är en brist att kommunen saknar en aktuell informationsplan. Vidare anser vi att det är en brist att inte kommunen i avtal reglerat Tranås Uniteds skyldighet att tillhandahålla informationstjänster vid en extraordinär händelse eller höjd. I dag har inte Tranås United någon skyldighet att tillhandahålla dessa tjänster. 11

14 Vi anser att kommunens risk- och sårbarhetsanalys i nästa revidering bör utvecklas. Den nya analysen bör fokusera på ett mindre antal utvalda risker för kommunen som helhet, för vilka scenarier framställs. Vidare bör även andra myndigheter och externa aktörer involveras i arbetet, så att flera samhällsaktörers planering och förberedelser för att möta riskerna samordnas. Vi bedömer att kommunens POSOM-grupp fungerar väl, vilket är mycket positivt. Under de senaste åren har gruppen ofta kallats in och deltagarna genomgår löpande utbildningar. Ett sätt att öka verksamhetens stabilitet vore att ta fram en plan som beskriver igångsättande, genomförande och annan viktig information. Våra kommentarer sammanfattas i nedanstående punkter: Kommunstyrelsens planering inför extraordinära händelser och höjd brister i ett antal hänseenden. De viktigaste planerna gäller inte formellt då de varken är antagna av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen Planerna är inaktuella och bidrar till en osäkerhet om vad som faktiskt gäller Utan avtal med Tranås United har företaget ingen skyldighet att tillhandahålla viktiga informationstjänster vid en extraordinär händelse eller höjd. Ledningsgruppen är onödigt sårbar med en permanent tjänstemannagrupp endast bestående av räddningschef och kommunchef. Det är en brist att endast socialnämnden och Tranås Energi tagit fram planer för ledningen av sina respektive verksamheter under extraordinära händelser och höjd POSOM-verksamheten fungerar väl. Följande åtgärder föreslås Låt kommunfullmäktige upphäva Övergripande ledningsplan. Låt räddningschefen upphäva Kommunal ledningsanalys och Informationsplan större olycka/katastrof, kris och krig. Ta fram förslag på ny plan för extraordinära händelser och höjd och låt kommunfullmäktige anta den. 12

15 Ta fram förslag på ny plan informationsplan och låt kommunfullmäktige anta den. Upprätta ett avtal med Tranås United där köpet av informationstjänster vid extraordinära händelser och höjd framgår. Vid nästa revidering av risk- och sårbarhetsanalysen fokusera på ett färre antal risker och för dem ta fram scenarier. Vidare bör även andra myndigheter och externa aktörer involveras i arbetet, så att flera samhällsaktörers planering och förberedelser för att möta riskerna samordnas. Låt även kommunfullmäktige anta risk- och sårbarhetsanalysen. Ta fram en plan som beskriver igångsättande, genomförande och annan viktig information för POSOM-gruppens verksamhet. Välj ut fler tjänstemän som vid en extraordinär händelse ska tjänstgöra i en stab till ledningsgruppen. KPMG, dag som ovan Fredrik Ottosson Revisor 13