Introduktion i VUV för Arbetsledare

Transkript

1 Introduktion i VUV för Arbetsledare

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Vad är VUV? Lite VUV-historik Varför arbetar vi i Uddevalla med VUV? Arbetsmetoden VUV Processen Arbete i vardagen och hur används verksamhetskortet Styrkort styr och verksamhetskort leder Kvalitetsverktyg för VUV Vilka berörs av VUV i vår organisation? VUV är en del av planerings och budgetprocessen Det digitala arbetsledarstödet - VUV-IT (15)

3 1. Inledning Den här handboken är tänkt att vara en introduktion i arbetet med VUV-verksamhetsutveckling. Främst riktar den sig till dig som arbetsledare. Om du saknar något eller tycker något bör göras tydligare hör av dig till din kontaktperson på förvaltningen eller till kommunledningskontoret så att vi kan förbättra innehållet. Denna dokumentation samt allt hänvisningsmaterial i texten finner ni på Inblicken se länk. Inblicken/Styrning och utveckling/ledning Kontakta oss vi kan VUV! Barn och utbildning Kommunledningskontoret Kultur oh fritid Miljö och stadsbyggnad Socialtjänsten Tekniska kontoret Räddningstjänsten Hans-Lennart Schylberg Ann-Christine Apelman, Lena Tegenfeldt Christin Slättmyr Bengt Berling Camilla Karlsson, Åsa Håkansson Seppo Räikkönen Björn Segelod 3(15)

4 2. Vad är VUV? 1.1 Lite VUV-historik VUV är en förkortning för VerksamhetsUtVeckling ett arbete som startade 1999 i Uddevalla kommun. Kommunledningen och centrala tjänstemän tyckte att kommunens dåvarande styr- och ledningssystem var för spretigt, för detaljerat och alltför fokuserat på ekonomi. Efter lite omvärldsspaning föll valet på den nya styrmodellen balanserad styrning som tar utgångspunkt i ekonomi och andra fokusområden som rör verksamheten. I en process med kommunstyrelsen formades Uddevallamodellen VUV och ett beslut togs om ett totalinförande i alla nämnder år Sedan dess har vår VUV-modell utvecklats och reviderats utifrån gjorda erfarenheter vid två tillfällen (år 2003 och år 2006). Symbolen för VUV illustrerar modellens kärna de olika fokusområdena som vi arbetar med. Vem är vi till för? Idag innefattar styr- och ledningssystemet VUV flera dimensioner; En arbetsmetod Våra styrkort/verksamhetskort En kvalitetslåda med verktyg Ett digitalt arbetsledarstöd - VUV-IT Hur dessa hänger ihop ska vi förklara här. 3. Varför arbetar vi i Uddevalla med VUV? VUV infördes med ett tudelat syfte: Modellen skulle genom en dialogbaserad arbetsmetod skapa verksamhetsutveckling underifrån i organisationen samt En tydligare styr- och ledningsstruktur med bredare fokus skulle styra alla mot gemensamma mål. Det viktigaste i VUV är den centrala frågeställningen Vem är vi till för? 4(15)

5 Allt kommunen gör, gör vi för våra medborgare/kunder. Att genomgående ställa sig denna fråga sätter fokus på bra service, hög kvalitet, gott bemötande m.m. Verksamhetsutvecklingen sker på så sätt utifrån behov och den politiska styrningen möjliggör ett bredare angreppssätt med bättre helhet. 4. Arbetsmetoden VUV 4.1 Processen VUV är för oss i Uddevalla också en arbetsmetod. Ordet vuvva hörs ibland i ledningsgrupper och på avdelningsträffar. Det gemensamma arbetet med att arbeta fram ett verksamhetskort är en lång process för en grupp medarbetare. Frågor som processen ska finna svar på är bl.a. Hur bidrar vår verksamhet till kommunens vision och vår nämnds framtidsbild? Vilka önskade lägen är det som vi ska uppnå inom de fyra fokusområdena? Hur ska vi nå dit? Vilka egna mål har vi för verksamheten? Hur följer vi upp dem? Och vilka handlingsplaner behöver vi göra för att förbättra oss? Arbetsledaren är ansvarig för processen men varje förvaltning har duktiga utbildade processledare som kan hjälpa till med upplägg och stöd. Arbetsmetoden med frågeställningar används genomgående i organisationen från politiker till tjänstemän. Det centrala i arbetsmetoden är dialogen. Genom dialogen ges medarbetare möjlighet att delta i både det strategiska tänkandet och det mer konkreta arbetet med att knyta handlingsplaner till verksamhetskorten. Att prata sig fram till en gemensam bild, ett gemensamt tänk är grunden för att arbetsgruppen sedan ska arbeta mot samma mål. Dialogen ska öka förståelsen och vikten av olika roller i organisationen och var och ens viktiga del som en pusselbit i pusslet. På detta sätt främjas verksamhetsutveckling i både stort och i smått. Sedan starten i Uddevalla har en tolkning av Axel Targama används som vägvisare. Dialogens principer Hur lyssnar jag? Hur känns det? Vad tänker jag? Varför tänker jag så? Blev Du uppfattad som Du avsåg? Behandla Din nästa som en lärare Det finns plats för skilda uppfattningar Sök efter Det Du INTE VET Vem skall spela min musik? Mina tankar har ett värde! Uppriktighet Våga pröva det Du ser? Sök uppströms? Undvik låsning? Varför är jag så säker på det här? Vad är jag rädd för? Källa: Axel Targama, ekonomiedoktor i företagsekonomi, Göteborgs Universitet 5(15)

6 4.2 Arbete i vardagen och hur används verksamhetskortet När verksamhetskortet är framtaget - har arbetet just börjat! Verksamhetskortet mål och planering är klar och nu tar vardagen vid. Handlingsplaner och aktiviteter ska tas fram för att verksamheten ska ta sig från nuläge till uppsatta mål. Ett bra sätt att arbeta vidare är att använda våra APT:er. Några framgångsfaktorer och råd är - koppla agendan till våra fokusområden - fördela ansvar för handlingsplaner och aktiviteter - stäm av var ni står med jämna mellanrum - använd verktyget VUV-IT för systematik och grafiska illustrationer (se kap 9) Vid varje delårsrapportering görs med automatik avrapporteringar av mål och handlingsplaner. Genom att stämma av löpande blir jobbet enklare vid tillfället för delårsrapporten. När verksamhetsplanen ska tas fram hämtas material till denna från verksamhetskortet. Verksamhetsplanen ska leda mot målen i nämndens och kommunfullmäktiges styrkort. 5. Styrkort styr och verksamhetskort leder Styrkorten är som en god buljong ordentligt reducerad och mustig. Allt kan inte rymmas i styrkorten utan de ska spegla de allra viktigaste strategierna och målen. En viktig del av VUV är enhetligheten. Strukturen ska se likadan ut oavsett nämnd, förvaltning eller verksamhet. Samtidigt så måste den vara tydlig i vad som är politikens ansvar och vad som är verksamheternas ansvar. Därför skiljer vi på styrkort för politiken och verksamhetskort för verksamheterna. Beroende på förvaltningens storlek kan antalet verksamhetskort variera. Kravet är att alla nämnder ska ha ett styrkort. Respektive förvaltningschef avgör på vilka nivåer som verksamhetskort ska användas. Styrkort VAD STYRANDE KF KS SN BUN TN MoS KoF Politisk strategisk nivå Rtj KLK Soc BoU Tk MoS KoF VERKSTÄLLANDE Verksamhetskort HUR Resp. förvaltning avgör struktur utifrån sin organisation 6(15) verksamhetsnivå Professionell

7 Styrningen sker i fyra olika s.k fokusområden. En jämförelse kan göras med en flygplanscockpit där piloten med hjälp av instrumentpanelen styr på höjd, hastighet, bensinförbrukning och riktning i syfte att nå resmålet. I VUV styr vi ytterst mot en kommunvision. För att styra hela kommunorganisationen åt rätt håll har vi beslutat att följande fokusområden är väsentliga för oss: - hur våra kunder/medborgare upplever vår verksamhet - hur medarbetarna upplever oss som arbetsgivare - vilken samhällsnytta vi gör genom att använda våra resurser så effektivt som möjligt - hur vi arbetar och tänker kring utveckling och förnyelse Alla nämnder och verksamheter i hela organisationen arbetar med dessa fyra fokusområden och man kan säga att just fokusområdena är det som skiljer VUV från mer traditionella målstyrningsmodeller. De rubriker/begrepp som finns på styrkorten och verksamhetskorten skiljer sig något åt just för att passa politiken (Styrkort -VAD-nivån) och verksamheterna (Verksamhetskort- HUR-nivån). Jämför bilderna på korten. Styrkort Barn och utbildningsnämnden Framtidsbild: Barn och utbildningsnämnden skall... Fokusområde Önska t läge Strategi Uppföljning Mål Res ultat Kund/medbor gare Medarbetare Samhällsnytta Utveckling God ekonomisk hushållning Förnyelse Framåtperspektiv Verksamhetskort Grundskolan Fokusområde Önska t läge Strategi Uppföljning Mål Res ultat God ekonomisk hushållning Elev/förälder Medarbetare Förnyelse Framåtperspektiv Verksamhets nytta Utveckling För att verksamhetskorten ska vara lämpade för kommunens varierade verksamheter så finns en möjlighet att anpassa definitionerna för vissa begrepp i strukturen. T ex kanske skolan hellre vill använda elev/förälder i stället för kund/medborgare. Det som är möjligt att anpassa kan du läsa mer om på Inblicken / Styrning&Utveckling / Ledning / Verksamhetskort. 7(15)

8 I Uddevalla kommun, liksom i många andra kommuner, har politiken beslutat om viljeinriktningar och ambitioner i några särskilt utvalda områden; t ex miljö och integration. I Uddevalla har vi fyra sådana Program och dessa rör alla nämnder, förvaltningar och verksamheter. Mål för programmen hittar du i kommunfullmäktiges styrkort under utveckling. Som arbetsledare har vi också att ta hänsyn till policys och riktlinjer som är kopplade till vår administration och vår personalpolitik. Våra 4 Program Program för folkhälsa; (Folkhälsoplan, Våld mot kvinnor, Allergiplan, Alkohol- och drogpolitisk plan, Ett Öppet Uddevalla program för funiktionshinderfrågor) Program för miljö; (Miljöpolicy, Energiplan, Klimatstrategi) Program för översiktsplanering; (översiktsplan m.m.) Program för integration; (Integrationspolitiska handlingsprogrammet, Lokal överenskommelse om introduktion) KF-Program KF-Program Program för Program för Integration Integration Kommunfullmäktiges styrkort Vision: Hjärtat i Bohuslän där människor växer och erbjuds god livskvalitet Fokusområde Kund/medborg are Medarbetare Samhällsnytta Utveckling Tvärsektoriella styrdokument Önskat läge Strategier Uppföljning Mål Resul tat Exempel på riktlinjer och policys Finansiell policy för Uddevalla kommun Riktlinjer för styrning samt reglemente för nämnder i Uddevalla kommun Riktliner för ledarskap Riktlinjer för hälsoarbete m fl KF-Riktlinjer KF-Riktlinjer Styrprinciper Styrprinciper Vi återvänder till flygplanet. Om flygplansresan går helt enligt planerna så når vi vårt resmål i rätt tid, på rätt sätt och till rätt kostnad. Resultatet blir nöjda kunder och nöjda ägare i flygbolaget. Men om piloten glömt någon av parametrarna i styrningen. - Fel hastighet ger förskjutningar i tidplaner som kan drabba både passagerare och flygbolag. - Kanske blir företagets kostnader dyrare än tänkt om piloten inte flyger på ett kostnadseffektivt sätt? Mer bensin går åt. - Om riktningen är fel kanske passageraren hamnar på Mallorca istället för på Cypern. Även om resan i övrigt gick enligt plan. För att nå uppsatta mål är alla styrparametrar viktiga. I kommunal verksamhet vill vi ha nöjda kunder/medborgare, medarbetare som trivs och utvecklas och verksamheter som når bästa möjliga resultat för skattebetalarnas pengar. Det är det här som kallas för god ekonomisk hushållning (jmf rätt tid, rätt plats, rätt kostnad) i den kommunala världen och i vår styrmodell så är det främst de tre första fokusområdena som tillsammans ger den helheten. För att också hänga med i omvärldens förändringar behöver både flygbolag och kommunala verksamheter också ha ett utvecklings och förnyelseperspektiv. Det duger inte att flyga med gamla miljöförstörande plan, att undervisa elever i skrivmaskin eller att slita ut äldreomsorgspersonalens ryggar i onödan när hjälpmedel finns. Inget företag eller kommun klarar konkurrens och kvalitetskrav utan utveckling. 8(15)

9 6. Kvalitetsverktyg för VUV För att kvalitetssäkra att vi arbetar med rätt saker på rätt sätt så använder vi en rad olika kvalitetsverktyg. Dessa har vi samlat i en kvalitetslåda. I botten på lådan hittar vi de verktyg som alla förvaltningar använder som stöd och hjälp i arbetet. Alla verktyg i lådan har rutiner som är beslutade och dokumenterade. Dessa hittar du lätt på Inblicken när du står i begrepp att använda dem. För närvarande finns 10 st verktyg i lådan. Varje förvaltning kan sedan lägga till sådana kvalitetsverktyg som gäller för just deras verksamheter i lådan. Här är de övergripande verktygen och en kort förklaring hur och när de ska användas. I locket på lådan finns ett par verktyg för våra politiker. Kommunfullmäktiges styrkort Vision: Hjärtat i Bohuslän där människor växer och Fokusområde Re- sul- Kund/medb orgare Medarbetare Samhällsnytta Utveckling Fokusområde Utveckling Önskat läge Socialnämndens styrkort Framtidsbild: Socialnämnden skall... Önskat läge Strategi Strategi Uppföljning Uppföljning Mål Mål Re- sul- Samhälls- Kund/medborg are Medarbeta- T ex bemötandepolicy Olika kvalitetsverktyg säkerställer att vi gör rätt saker (strategier) och följer upp rätt saker (uppföljning) inom alla nämnder, förvaltningar och verksamheter Varje förvaltning behöver också sina egna kvalitetsverktyg. Medborgarförslag KVALITETSLÅDAN Ungdomsfullmäktige Frågepanelen Ledarfeedback Kommunkompassen Kvalitetsnätverk Enkätrutiner Medarbetarundersökning Servicedeklarationer Rekryteringsmodell Ledarutbildning Ris & Ros EMAS 1. Servicedeklarationer Vad? Servicedeklarationerna är en beskrivning av vad brukare/medborgare kan förvänta sig av olika kommunala tjänster, t ex barnomsorg, skola eller hemvård. Kort och gott en varudeklaration för tjänsteverksamhet. Hur? Beskrivningen ska tas fram enligt en speciell metod som bygger på att verksamhetens brukare och medarbetare är delaktiga i innehållet. Nämnden fattar sedan beslut om servicedeklarationen. När? Ambitionen är att så många verksamheter som möjligt ska servicedeklareras. Eftersom deklarationen är ett uttryck för kvalitetsnivån på verksamheten är den också en viktig del i den årliga budget- och planeringsprocessen. Ska kvalitetsnivån förändras på någon punkt bör nämnden revidera deklarationen och se över resurstilldelningen. Verksamheterna ansvarar för att deklarationerna sprids och görs kända för brukarna samt åtkomliga via hemsidan. Rapportering sker till kommunstyrelsen. 9(15)

10 2. Enkätrutiner för brukarundersökningar Vad? För att ta reda på hur våra brukare/kunder upplever den kommunala verksamheten så frågar vi dem. Detta görs i huvudsak genom utvärderingar i form av enkäter. Hur? För att kunna jämföra med oss själva mellan verksamheter och över tid så har vi en enkätrutin som säkerställer att vi gör lika. Den anger vilken skala som ska användas samt några övriga riktlinjer. I de fall som verksamheten har en servicedeklaration är det innehållet i denna som är basen i enkätens frågeställningar. För att kunna jämföra oss med andra kommuner använder vi ett nationellt frågebatteri framtaget av SCB. Det är 3 frågor/verksamhetsområde som läggs sist i våra egna undersökningar. Två digitala program finns som stöd för utformning och bearbetning av enkäter; Business Intelligence och Sitevision. Verksamheterna ansvarar för analys och åtgärdsförslag. När? Enkätundersökningar ska göras regelbundet med minst 2 års intervall. Anpassningar behövs ibland göras för att ingå i nätverk med andra kommuner. Rapportering av resultaten sker till nämnd och kommunfullmäktige och via hemsidan till medborgare. 3. Ris och Ros Vad? För att ge våra brukare och medborgare möjlighet att spontant och självmant komma med synpunkter om hur de önskar att våra verksamheter utvecklas har vi ett synpunkts- och klagomålssystem. Hur? Den förtryckta blanketten Säg vad du tycker ska finnas tillgänglig för brukare och medborgare i verksamhetslokaler runt om i kommunen. Den kan också fyllas i direkt på webben eller lämnas som muntlig synpunkt. När? Ris och Ros används och hanteras löpande. All registrering sker i Lex-diarie och ärendehanteringssystemet. Rapportering av statistik och åtgärder sker till nämnd och kommunfullmäktige och via hemsidan till medborgare. 4. Nöjd-medarbetar-undersökning Vad? För att ta reda på hur våra medarbetare upplever sin arbetsmiljö och kommunen som arbetsgivare. 80 % av kommunens anställda kan besvara enkäten elektroniskt. Resterande får enkäten i pappersversion. Hur? En gemensam enkät till alla kommunens medarbetare, dock ej timavlönade. Frågorna i enkäten innefattar arbetsmiljö, delaktighet, organisation osv och är ett verktyg för att kunna upptäcka eventuella brister på arbetsplatsen och se förbättringsmöjligheterna. För att kunna jämföra oss med andra kommuner använder vi ett nationellt frågebatteri framtaget av Skop med underlag från SCB. Det är 3 frågor som läggs sist i våra egna undersökningar. Resultaten rapporteras på chefsnivå. Respektive förvaltning och verksamheter ansvarar för åtgärdsplaner, med stöd från personalavdelningen. När? Ojämna år. Rapportering av resultat till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnd. 5. Kompetensbaserad rekryteringsmodell Vad? För rekrytering av nya medarbetare används en modell som bedömer personens förmågor som ett komplement till formell kompetens och erfarenhet. Modellen ska kvalitetssäkra 10(15)

11 rekrytering genom att underlätta både intervjuurval och utvärdering av personens kvalifikationer. Hur? Utbildning erbjuds alla arbetsledare. Vid nyanställning görs först en behovsanalys för att se hur tjänsten faktiskt ska se ut. Den följs av en kravprofil där en djupgående analys görs av vilka krav som ställs på befattningshavaren. Kravprofilen fokuserar på vilka kompetenser som är nödvändiga. Dessa kompetenser finns med i hela rekryteringsprocessen. Fokus ligger på att undersöka hur väl en tänkt kandidat uppfyller kompetenskraven, genom att undersöka dennes tidigare erfarenheter och resultat. När? Vid rekrytering oavsett anställningsform 6. Ledar-feedback Vad? Ett verktyg specifikt för att utvärdera arbetsledare och ledarskapet i förhållande till kommunens ledarskapspolicy. Det mäter också ledarens förmåga om självinsikt i sitt ledarskap i förhållande till hur ledarens chef och medarbetarna uppfattar ledaren. Hur? Enkätundersökning via Webben där personal, arbetsledaren själv och arbetsledarens chef gör samma utvärdering. Analys sker i utvecklingssamtalet mellan chef och arbetsledare där en utvecklingsplan fastställes. Varje ledare redovisar utvecklingsplanen för sina medarbetare. När? Sammanställning av kommunens ledarskapsresultat rapporteras årligen till kommunstyrelsen, nämnder och centrala samverkansgruppen. 7. Ledarutvecklingsprogrammet Vad? Ledarutvecklingsprogrammet är en obligatorisk utbildning för Uddevalla kommuns chefer och ledare. Hur? Programmet består av 4 block där block 1 handlar om hur det är att vara chef i kommunen samt ger en allmän kunskap om Uddevalla kommun. Block 2 är en högskoleutbildning på 7,5 hp i Ledarskapets teorier. Block 3 handlar övergripande om individen och gruppen. Här arbetar man dels i en arbetskonferens med att utforska och förstå de händelser och processer som äger rum i en organisation, i reflekterande team kring det egna ledarskapet och slutligen med det personliga ledarskapet. I det personliga ledarskapet skapas en handlingsplan för den egna utvecklingen. Block 4 varierar över tid och styrs efter de behov som uppstår bland chefer samt i de olika verksamheterna. När? Programmet startar upp löpande allt eftersom behovet finns. 8. Kvalitetsnätverk - verksamhetsjämförelser Vad? Vi jämför kvalitet och kostnader inom olika kommunala verksamheter med 9 andra västsvenska kommuner i syfte att utveckla metoder och finna goda exempel att lära av. Hur? Nätverket leds av Sveriges kommuner och landsting. En styrgrupp bestående av kommunernas kommunstyrelseordförande och kommunchefer beslutar om undersökningsområde. När? 2 ggr/år görs jämförande undersökningar. Rapportering sker till kommunstyrelsen, berörd nämnd, centrala samverkansgruppen, via hemsidan och annonssidor i Bohusläningen till medborgare Information på 11(15)

12 9. EMAS-miljöledningssystemet Vad? Miljöledningssystemet är verktyget för att prioritera och följa upp de miljöinsatser som förväntas ge bäst effekt inom kommunens olika verksamhetsområden. Sedan 2004 är vi registrerade enligt EMAS, en frivillig EU förordning för miljöledningssystem. Hur? En central miljöhandbok har arbetats fram som gäller alla verksamheter. Förvaltningarna skall i vissa fall och kan i andra, utarbeta egna instruktioner som är specifik för sin verksamhet. När? Löpande arbete enligt förvaltningarnas planer. Uppföljning sker inom ramen för VUV- IT för resp. nämnd och i samband med delårsbokslutet. Sammanställning och utvärdering sker i den årliga miljöredovisningen som granskas och godkänns av en extern miljörevisor. Två gånger om året är det genomgång av resultatet av uppföljningen med kommunstyrelsen som tar beslut om förbättringsåtgärder. 10. Kommunkompassen - systemjämförelser Vad? Kommunkompassen är ett internationellt analysverktyg för att bedöma funktionaliteten i system, processer och rutiner. Uddevalla beställer utvärderingen från Sveriges kommuner och landsting. Hur? Analysen omfattar kommunen i fyra dimensioner; det politiska arbetet, kommunens tjänsteverksamhet, personalpolitik och kommunens roll som samhällsbyggare. Granskning sker genom intervjuer och insamlat material. Resultatet hanteras av kommunstyrelse, nämnder, förvaltningschefsgruppen och vidare ut i förvaltningarna. När? Genomförs ojämna år. Rapportering ska ske till kommunstyrelsen, nämnder, centrala samverkansgruppen, via hemsidan och annonssidor i Bohusläningen till medborgare. För den politiska nivån finns tre ytterligare verktyg i boxen Medborgarförslag, Ungdomsfullmäktige och Frågepanelen. Information på 7. Vilka berörs av VUV i vår organisation? De förtroendevaldas roll Politiken är de som fastställt de övergripande målen i styrkorten. De har också ansvar för att efterfråga resultat, uppföljning och utvärdering. Förvaltningschefens roll Ansvaret för genomförandet av VUV på resp. förvaltning vilar på förvaltningschefen. Den översta tjänstemannaledningens inställning är direkt avgörande för ett lyckat resultat. Förvaltningschefens roll är att visa vägen, bereda plats i ledningsgruppens agenda, utse processledare och inspirera arbetsledare att arbeta med VUV. En viktig del är att följa upp arbetet i medarbetarsamtalen med resp. chef. Förvaltningschefen har det yttersta ansvaret för rapportering till nämnden. 12(15)

13 Arbetsledarens roll Verksamhetskorten ska vara ett ledningsstöd för arbetsledaren. Arbetsledaren ansvarar för verksamhetskortet inom sitt ansvarsområde, motiverar medarbetare, skapar förutsättningar och erbjuder delaktighet i processerna. Arbetsledaren ansvarar för att uppföljning och utvärdering sker mot satta mål samt att uppdrag och handlingsplaner stäms av och avrapporteras. Processledarens roll Processledaren håller processen igång på alla nivåer både politiskt och tjänstemannanivå - och driver arbetet framåt. Rollen är stödjande och huvudansvaret vilar på arbetsledaren. Processledaren har också ett ansvar för kvalitetssäkring så att styrkort och verksamhetskort byggs på det sätt som är beslutat i kommunen. Inspirera och uppmuntra medarbetare och agera bollplank till arbetsledaren ingår också i uppdraget. Processledare från alla förvaltningar träffas regelbundet för att ta upp uppkomna frågor så att de hanteras på enhetligt sätt. Processledargruppen har ett gemensamt ansvar för utveckling av VUV. Medarbetarens roll Medarbetarnas engagemang är a och o. Vem är vi till för? VUV är en viktig arbetsuppgift och medarbetaren förväntas bidra med sin kunskap och med idéer. Som du ser så innebär det i praktiken att alla i vår organisation har en viktig roll i VUVarbetet. 8. VUV är en del av planerings och budgetprocessen Varje ny mandatperiod revideras kommunens vision. Uddevalla-hjärtat i Bohuslän där människor växer och erbjuds god livskvalitet fastställdes av kommunfullmäktige i april Hela arbetet med visionen är framtagen med VUV. Nytt för denna mandatperiod är att majoriteten fastställt en strategisk plan med vad som ska göras under mandatperioden och vilka mål som förväntas uppnås. Målen är fastställda i kommunfullmäktiges styrkort. Kommunfullmäktiges styrkort och den strategiska planen är utgångspunkter för kommunstyrelsens och alla nämnders arbete med sina styrkort. Hela budget- och planeringsprocessen bygger på VUV. Resurstilldelningen ska svara mot de mål som är fastställda i styrkorten så att budgeten är väl balanserad. I vår planeringsprocess fastställs övergripande mål och rambudget i juni. Hösten ägnas sedan åt arbete med flerårsplan och internbudget. 13(15)

14 VAD STYRANDE VERKSTÄLLANDE Prioriteringar Prioriteringar Tvär- Strategisk plan sektoriella Tvär- Strategisk plan sektoriella Styr dokument Styr- Vision Kommunfulldokumenmäktiges Kommunfull- styrkort mäktiges styrkort Flerårsplan Flerårsplan Ekonomiska Budget 2008 Budget 2008 ramar HUR Styrning - Planering År 1 i mandatperioden. Politisk process där mandatperiodens mål fastställs utifrån Uddevallas vision och gjorda prioriteringar. Målen preciseras utifrån fokusområden i Kommunfullmäktiges styrkort för perioden. Till den strategiska planen fastställs finansiella mål och ekonomiska ramar för nämnderna som blir en del av planen. År 2-4 i mandatperioden. Finansiella mål och ekonomiska ramar för nämnderna samt vid behov revidering av mål. Dialogträffar anges Beslutstidpunkter anges Strategisk plan med Kommunfullmäktiges styrkort, flerårsplan med budget, finansiella mål KF N KF Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Boksluts- Planerings- Planerings- Nämndsdialodialomötdialoger Verksam År 1-4 Verksam hets Verksamhetsplanearbetet påbörjas i hets planer augusti och görs utifrån de politiskt med planer fastställda budgetramarna under våren. intern- med Resp. nämnd tar beslut om verksamhetsplan budget intern- med internbudget. budget Verksa Verksa mhets- mhetsplan Verksa plan Verksa mhets- mhetsplan Verksa plan Verksa mhets- mhetsplaplan Nämndernas verksamhetsplan med internbudget Internbudget för information Professionell verksamhetsnivå Politisk strategisk nivå Kommunfullmäktige ska utifrån satta mål, uppföljning och utvärdering kunna avgöra om kommuns verksamhet bedrivs på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt. Det ska finnas ett klart samband mellan resurser prestationer, resultat och effekter, dvs. en god ekonomisk hushållning ska råda. Samma resonemang kan föras ut i organisationen. En verksamhets budget ska balansera mot verksamhetens mål i verksamhetskortet. T ex ska grundskolans budget möjliggöra att uppnå de mål som angivits för grundskolan. VAD VERKSTÄLLANDE STYRANDE HUR Komunsullmäktiges styrkort Årsredovisning 2007 Uppföljning År 1-4 i mandatperioden. Uppföljning och utvärdering av Kommunfullmäktige, Kommunstyrelse och nämndernas resultat och mål enligt måttens fördelning mellan tertialen År 3 i mandatperioden. Vision Utvärdering av hela strategiska planens mål och uppdrag samt de förtroendevaldas uppfattning om uppfyllelse. Utvärdering Utvärdering Strategisk Strategisk plan plan Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Årsredo visning Delårsrapport 1 Delårsrapport 2 jan-april jan-aug Förvaltningar Förvaltningar nas Verksamhets nas berättelse Verksamhets Delårsrapporter berättelse De mått som har särskilt fokus i resp. period anges i uppföljningsplan. Socialtjänsten Barn och utbildnin g 14(15) fessionell verksamhetsnivå Politisk strategisk nivå o

15 9. Det digitala arbetsledarstödet - VUV-IT Vårt digitala arbetsledarstöd heter VUV-IT. Utbildning i hur du ska använda VUV-IT ges av förvaltningens processledare. Löpande uppföljning och utvärdering sker i vårt digitala stöd VUV-IT. När själva processen med styrkort/verksamhetskort och verksamhetsplaner är klar ska det läggas in i VUV-IT. Här kan arbetsledare och arbetslaget eller nämnden löpande följa arbetet under året. Varje arbetsledare kan direkt i systemet se vilka politiska mål eller uppdrag som berör dem genom att de med automatik hamnar på deras kort i en avvikande färg. Handlingsplaner kan delas upp i olika aktiviteter. I planeringsarbetet kan dessa ges olika prioritering, tilldelas specifik budget och tidplan. Enkla översikter (se bild) kan tas fram för att diskutera på APT:er och liknande. Uppföljning och utvärdering av alla politiska mål sker direkt i systemet enligt årliga direktiv från den centrala ekonomiavdelningen. VUV-IT är ett öppet system, dvs alla medarbetare och politiker i kommunen har möjlighet att gå in och titta på alla kort via titta -funktionen på Inblicken IT-stöd för VUV Användarnamn = titta Lösenord = titta Arbetsledare och personer som arbetsledare delegerat behörighet till kan göra ändringar på sin behörighetsnivå. Lycka till med Vuvven!!! 15(15)