Slutrapport för paraplyprojekt flytt av turistinformation

Transkript

1 Sid1/10 Slutrapport för paraplyprojekt flytt av turistinformation 1. Vilket projekt? Delaktivitet Flytt av turistinformation inom Turistparaplyet J nr D nr 2. Vilka personer kan svara på frågor om projektet? Niclas Andersson, och Ulf Nilsson Hur sammanfattar du projektet? Turistinformationen i Ljustorp har under ca 12 år legat vid/på Björkängen i Ljustorp. På grund av nedläggning av annan verksamhet vid Björkängen måste vi flytta verksamheten och ompröva nya lösningar hur ska fungera i framtiden. Tanken är att testa och se om det är möjligt att lägga verksamheten på Ljustorps Handel och därmed köpa turistinformationstjänsten av dem. Samtidigt ska Ljustorps Handel under projektet få möjlighet att utvärdera om det här är något man är intresserad av. Vi planerade att: o Utreda förväntningar på en turistinformation/hur ska verksamheten se ut o Klargöra innehåll sommar respektive vinter verksamhet o Utreda möjligheten att certifiera verksamheten och göra ett testår o Flytta den befintliga lokalen dvs Fisken till Bygdegården Bygglov, entreprenörer, ägarparter osv. o Utreda vilken arbetsbelastning det blir för affären i framtiden o Vilka samverkanspartners ska vara inblandade i turistinformationen o Utreda framtida finansiering o Köpa in eventuell inredning och skyltar som saknas o Fastställa en kravlista på vad verksamheten skall uppfylla Vad genomförde du i projektet? o Vi gjorde det vi planerat i projektet, utom att flytta Fisken då det var i för dåligt skick för att flyttas. Istället användes en tillfällig friggebod som turistinformation. Vad blev det för resultat? o Vi har fått till stånd en långsiktig lösning för turistinformationen i Ljustorp, vilket var vårt syfte. Idag har vi en skyltad och bra verksamhet med tydliga ansvarsområden för utföraren (Ljustorps Handel) och ägaren ( Ljustorp socken ek förening) Vilka positiva effekter har projektet haft? o Vi har tvingats att tänkta till lite mer affärsmässigt och även att samverka mer med t ex Timrå kommun, Timrå turistinformation och Sundsvalls turistinformation. o Vi har tvingats att bli mer professionella för att få auktorisationen Vilka erfarenheter av projektet kan vara till nytta för andra? o Det visar hur man går från en mer ideell hobby driven turistinformation till att faktiskt ta nästa steg och bli auktoriserad turistbyrå på ett enkelt sätt. 4. Vilka genomförde projektet? Bygdegårdsföreningen äger marken där turistinformationen finns idag och även den mark som fisken står på dvs Björkängen. Vi har också samverkat med Timrå kommun för att samarbete kring turistinformationstjänsterna. Vilka personer medverkade i projektet? Det var många föreningar och personer som deltog i arbetet. Dessutom hade vi ett sommarföretag inne och målade i ordning friggeboden. Projektets organisation och ledning. Eftersom det är ett litet projekt har vi haft en ganska informell organisation. Det har funnits en styrgrupp som bestått av representanter från Bygdegårdsföreningen och projektägaren. Projektledaren har drivit projektet och

2 Sid2/10 rapporterat tillbaka till styrgruppen. Han har också arbetslett och följt upp de aktiviteter som delats ut på andra. o Medlemmar i styrgruppen har varit projektledaren, Ulf Nilsson och Lena Liljemark från Ljustorp socken ek förening och Tina Tjärnberg och Björn Andersson från Bygdegårdsföreningen. Dessutom har det vi något tillfälle deltagit någon extern part när det gällt någon specifik fråga. Var projektet förankrat bland medaktörerna och i bygden och i så fall på vilket sätt? o Projektet har förankrats via information i Ljustorpsbladet. Har projektet skapat nya samarbeten? o Ja med Förtur som certifierar turistbyråer och även med Sundsvalls turistbyrå. När vår turistinformation blev certifierad, så blev vi också mer intressanta att samverka med. 5. Varför ville du genomföra projektet Vi behöver vår turistinformation för att fortsätta bygga upp en bas för en besöksnäring i Ljustorp. I och med att Ljustorp IF har lagt ner sin verksamhet vid Björkängen fanns det inte längre någon bemanning av turistinformation. Vi blev därför tvungna att försöka hitta något nytt sätt att driva turistinformationen på och utvecklas vidare. 6. Vem riktar sig projektet till? Vem har fått mest nytta av projektet och på vilket sätt? o Ljustorpare: Skapa tillgänglig information om bygdens sevärdheter o Besökare: Samma som ovan o Utflyktsmål och näringsidkare: Hjälpa till att slussa dit besökare och därmed möjliggöra ett bättre underlag o Indirekt påverkas även Timrå kommun och andra delar av vår kommun. Får vi mer besökare här så vinner även de på detta. 7. Vad genomförde du/ni i projektet? När genomfördes projektet? Projektet pågick under 2010 och 2011 Vilka aktiviteter genomförde du i projektet? Under 2010 arbetade vi med kravspecar och en liten enkel turistinformation i entrén av Ljustorps Handel, samtidigt som vi försökte få till stånd en flytt av fisken genom att beställa ritningar och lämna in bygglovsansökan. Det gick inte att placera den där vi tänkt och markägaren kunde just då inte hitta några andra lösningar. Så 2010 blev den en förenklad turistinformation, men med bemanning från Ljustorps Handel. Utvärderingen från den sommaren var ändå positiv, då affären tyckte att det hade fungerat bra. Däremot ansåg man att det ändå behövs en lokal utanför butiken för att få plats med uppskyltning och broschyrmaterial under sommartid när verksamheten har högsäsong när vi skulle återuppta flyttningen, så blev vi rekommenderade att inte flytta fisken eftersom den troligtvis inte skulle hålla byggnadsmässigt för en flytt. För att få en tillfällig lösning under sommaren 2011 flyttade vi en lånad friggebod som målades iordning och inreddes som turistinformation. Under våren 2011 gick vi också vidare med certifieringen av verksamheten för att köra teståret på det. Under 2011 fick vi också vår turistinformation som en officiell turist satellit inom Timrå kommun. Det sista projektet genomförde var att göra klart besökspunkten med bokhylla och dator inne i affären. Det fanns inte med i den ursprungliga planen, men vi anser att det ligger inom syfte och projektplan. Det möjliggör en tillgänglighet och ett miljötänk som behövs i en liten turistinformation långsiktigt. Planeringsmässigt inför framtiden så har vi skrivit ett avtal mellan föreningen och Ljustorps Handel, där vi klargjort vilket ansvar och vilka skyldigheter respektive part har. Alla inventarier tillhör föreningen. Dessutom har Timrå kommun gått med på att betala en ersättning för att affären erbjuder turistinformation, vilket säkerställer den

3 Sid3/10 framtida driften och ger Ljustorps Handel en morot i att genomföra jobbet. Vintertid erbjuder affären broschyrer och material kring Ljustorp. Dessutom kan man söka sevärdheter på datorn som finns tillgänglig för alla. Sommartid utökas verksamheten med en friggebod utanför affären, där broschyrer och skyltmaterial kan exponeras. Personlig service kan ges både sommar och vinter. Om det kommer att bli den friggebod som finns där idag som blir den framtida lokalen är osäkert. Den ägs inte av föreningen och har heller inte godkänt av vare sig markägaren eller fått fast byggnadslov. Vi kommer troligen att ansöka om ett paraplyprojekt inför sommaren 2013 för att köpa in en friggebod för ändamålet, som då ska passa in i miljön och den ritning som ska göras för Bygdegården. Vad har gått som planerat? Att få en långsiktig lösning på själva driften har fungerat utmärkt, även om vår handlare var tveksam i starten. Att få verksamheten certifierad har också gått bra och löst mycket av de kvalitetskrav som vi själva funderade på. Vi är också mycket nöjda med den framtida finansiering av driften som kommit till stånd. Har något fungerat bättre än förväntat? Att få handlaren att acceptera uppdraget har gått över förväntan. Att lösa finansieringen av driften har också gått över förväntan. Vad har inte gått som planerat? Förklara Det vi har haft problem med och inte lyckats lösa är just den separata sommarlokalen. Fisken gick inte att flytta och det hus vi fick dig under 2011 var en tillfällig lösning. Här kommer det nog att behövas ett paraplyprojekt till för att få en långsiktig lösning som fungerar. Innan det går att lösa måste först macken i Ljustorp komma på plats och sen måste sopsorteringen flyttas och ritningar över miljön på Bygdegården göras klart. Förhoppningsvis kan vi se en långsiktig lösning sommaren Vilka svårigheter eller hinder har du haft under projektets gång? Allt har tagit mycket längre tid än vi trodde. Bakslaget med att fisken inte gick att flytta, skapade en stor förvirring eftersom vi var väldigt fokuserade på just den lokalen. 8. Vilka var projektets mål? Vad blev resultatet? Vilka var projektets mål? Att få till stånd en säker och lågsiktig lösning för turistinformationen i Ljustorp som gagnar både våra besökare och näringsidkare i området. Vad blev resultatet? Vi lyckades med just detta. Det känns som om det nuvarande lösningen är just långsiktig. Vår handlare får en ersättning för att utföra tjänsten och vi får en turistinformation med bra öppettider och bemanning. Har projektet gynnat miljö och hållbar utveckling? Ja, i och med att vi har placerat en sökbar dator för besökare i affären, så behöver vi inte ha så mycket broschyrer utan kan jobba mer med digital information. Har projektet arbetat med ungdomar, kvinnor och personer med utländsk bakgrund? Vi har använt en av våra sommarföretagare till att måla iordning den friggebod som skulle användas. Har projektet främjat kompetensutveckling? Ja, på så vis att vi har höjt den professionella nivån och lärt oss mer om hur vi ska bemöta besökare på ett proffsigt sätt. 9. Vilka är projektets mätbara resultat? Fyll i tabellen på sid 3 i anvisning om slutrapport (Sjv) eller bilaga 2 i den här mallen. Uppföljningen gäller EU:s riktlinjer, som du känner till direkt efter projektets slut. Skriv en kommentar om resultatet inte blev som förväntat. Övrig information (frivillig) 10. Hur har du spridit resultatet? Hur har du spridit resultatet av projektet? Information om att projektet pågår har funnit på hemsidan: Vi har också skrivit om projektet i Ljustopsbladet vid vissa tillfällen. Se bilaga.

4 Sid4/10 Har ni följt den spridningsplan som ni skrev i projektplanen? Vi hade ingen Slutrapporten kommer att placerar på hemsidan ovan, när den är godkänd. Hur har ni informerat om att det är ett Leaderfinansierat projekt? I Ljustorpsbladet har vi alltid logotyper med, se bilaga. Vid Ljustops Handel och friggeboden har vi också EU- och leader logotyper uppsatt vid ytterdörren. 11. Hur ska verksamheten se ut efter projektet slut? Ljustorps Handel kommer att driva verksamheten inom Ljustorps turistbyrå på uppdrag av Ljustorp socken ek. förening enligt avtal. Det finns också ett avtal med ekonomiskt stöd mellan Timrå kommun och Ljustorps Handel som baserar sig på att Ljustorps Handel bland annat erbjuder turistinformation inom sin lanthandel. Vi är mycket nöjde med den här lösningen och ser det som en bra lösning där affären får en ekonomisk ersättning för att driva verksamheten. Följer det er tanke i projektplanen när ni ansökte om projektet. Ja 12. Vilka kostnader har projektet haft? Hur har dessa finansierats? Redovisa projektets totala kostnader uppdelade på kostnadsslag o Projektets faktiska kostnader (tas från F1 i blanketten ansökan om utbetalning) Summa löner Summa övriga kostnader Summa faktiska kostnader: o Kostnaden för projektledaren blev en köpt tjänst istället för lön, därför ökade de övriga kostnaderna. Om du har haft övriga kostnader beskriv vad dessa består av. o Förbrukningsmatr. Claes Ohlsson: Besöksräknare till turistinformationen, brandvarnare till dito och papper. o Färg för målning, Biltema: Färg och penslar för att måla den tillfällig friggeboden som vi fick låna. o Förtur, nyauktorisation av turisbyrå: Kostnad för nyauktorisation och auktorisationen för det första teståret. o Olles hemhjälp: Sommarföretagare som målade delar av det som skulle fixas på den lånade friggeboden. o Ljustorps Handel förbrukningsmaterial: Inköp vid ideell städning av den lånade friggeboden. Material och två glassar som fika. o Jysk, dekor: Duk och kruka som användes för att skylta upp material i friggeboden. o Turistbyråshopen: Material, skyltar, flaggor mm med turistbyrålogga på o Lön till Ulf Nilsson för delar av arbetet med ekonomin i projektet o IKEA bokhylla servicepunkt: En bokhylla där vi placerade datorn som besökare ska kunna söka sevärdheter och utflyktsmål på. Bokhyllan rymmer också material till försäljning som t ex gudieböcker mm o Ansökan bygglov. Ansökan om bygglov som lämnades in 2010 när fisken skulle flyttas. Vi fick inte flytta den dit vi ville. o Elgiganten, dator till servicepunkt: Dator som står vid servicepunkten och riktar sig till besökare. Här ska man kunna söka sig fram själv till sina sevärdheter och boka sina aktiviteter via t ex Visit Timrå. o Grizzly: Skylt vid vägen om turistinformation och skylt ovanför servicepunkten. o Skatteverket och Fora: Lönebi för ekonomi o Mariannes ritkonsult, arvode för hjälp vid bygglovet. Hon gjorde den ritning som krävdes för att lämna bygglovsansökan o Köpt tjänst projektledning: Niclas Anderssons faktura på sin tid som projektledare, se spec på fakturan. Hur har projektet har finansierats.

5 Sid5/10 o Vi hade sökt stöd med kronor och skulle själva bidra med kronor i ideell tid. Vi har använd i princip alla pengar som vi sökte om. Vi har däremot lagt ner avsevärt mycket mer ideell tid, eftersom projektet drog ut mer på tiden än vad vi trodde vid ansökan. Nedlagd ideell tid blev till ett värde av kronor. Projektets kostnader Kostnader Beskrivning Budget Utfall Diff Löner Totalt Övriga kostnader Totalt Inredning mm Ritning mm Målning mm Maskinhyra Köpt tjänst PL Auktorisation Summa faktiska kostnader Kostnaden för projektledaren blev lägre än förväntat, då vi lade mer ideell tid istället Inredning blev dyrare då vi valde att satsa på att utveckla en besökspunkt i slutet av projektet. Syftet var att skapa en hållbarare turistbyråtjänst, där inte allt måste finnas i broschyrer. Ritning och bygglov för flytten av fisken blev dyrare än förväntat, trots att den sedan inte kunde genomföras. Maskinhyra uteblev, då fisken inte flyttades. Auktorisationen fanns med i den kompletterande projektplanen, men den fanns inte med som kostnad så den har tillkommit. Vi har skicka en ansökan om ny fördelning mellan kostnadsslagen. 12. Vilka slutsatser drar du från projektet? Vilka slutsatser kan du dra från projektet? Allt tog längre tid än vad vi trodde och projektet tog delvis en annan väg än vad vi tänkt. Trots det så ledde dessa förändringar till att vi bättre uppfyllde projektplanens mål och intentioner. Eftersom man lär sig så mycket under ett projekt, så måste det få bli korrigeringar baserat på nya och bättre information. Vad har varit svårt, oförutsett, intressant eller nytt? Det blev inte den flytt av den mycket älskade lokal som vi använd i 12 år, men vi fick istället en bra och tydligt drift av en näringsidkare och har säkrat själva utförandet av turistinformationen. Vi fick släppa taget om det gamla och gå in i det nya. Skapandet av besökspunkten med en dator och också en del i det nya tänket för att erbjuda besökare boknings och sökmöjligheter. Turistinformationen uppgift blir enklare ju mer vi kan arbeta med digitala medier istället för med broschyrer. Vilka mervärden har projektet tillfört? Samverkan, kunskap, mer professionalism. Vilka rekommendationer kan du ge till andra som vill genomföra ett liknande projekt? Lägg till mer tid än ni tror, så att processen och verksamheten hinner utvecklas med era nya kunskaper som ni kommer att få. Vi rekommenderar alla att certifiera sig. Det knuffar en upp en nivå till professionellt och gör att andra tar det man gör på mer allvar. Bilagor till slutrapporten Bilaga 1 Godkännande av kontaktuppgifter i original Bilaga 2 Projektets resultat enligt EUs riktlinjer Bilaga 3 Information om projektet från Ljustorpsbladet Bilaga 4 Bilder

6 Sid6/10 Bilaga 1 slutrapport (måste vara på en egen helsida) Fyll i dokumentet via datorn genom att infoga textruta, eller skriv ut och fyll i manuellt. Underskrifterna måste göras efteråt och den sidan måste skickas med separat som original.

7 Ljustorp socken ek. förening Sid7/10 Bilaga 2 slutrapport (måste vara på en egen helsida) Fyll i dokumentet via datorn genom att infoga textruta, eller skriv ut och fyll i manuellt. Mallversion: Slutrapport skriven:

8 Ljustorp socken ek. förening Sid8/10 Bilaga 4 Bilder Den tillfälliga friggeboden under 2011 Besökspunkten med dator inne i affären Mallversion: Slutrapport skriven:

9 Ljustorp socken ek. förening Sid9/10 Inne i den tillfälliga friggeboden, sommartid Dito Mallversion: Slutrapport skriven:

10 Ljustorp socken ek. förening Sid10/10 Dito, här ser man också duken som vi köpt och krukan som vykortstället står på. Syftet är att dölja en diskbänk som finns där under;) Broschyrställ och turistinformation i entrén, under vintertid Mallversion: Slutrapport skriven: