Revisionsrapport Nyckelpersoner. Internrevision,

Transkript

1 Revisionsrapport Nyckelpersoner Internrevision,

2 Beslut Dnr: 3791/ Revisionschefen Rektor Granskning av nyckelpersoner Internrevisionen har genomfört en granskning av hur väl nyckelpersoner inom KI skyddas av systemen för internkontroll. Granskningen har begränsats till ett 15-tal personer i ledande ställning på KI. Revisionsföretaget BDO Nordic Consulting AB har bistått utredningen, bedömningen av räkenskapernas verifikationer och nivån på internkontrollen. Vi har kompletterat granskningen och haft personliga möten med berörda personer. Rapporten fastställs efter föredragning av internrevisor Åke Boström. Bo Myrup Kopia skickas till: Konsistoriets ordförande Universitetsdirektören Administrativa direktören Biträdande förvaltningschefen Ekonomichefen Personalchefen Lönechefen Berörda prefekter

3 Nyckelpersoner Dnr 3791/ INNEHÅLL 1 Inledning Slutsatser Granskningen Nyckelpersoners aktiviteter Styrkandet av tjänsteresa Exempel på övriga iakttagelser Metod, omfattning...5 Utgivare: Karolinska Institutet Internrevision

4 Karolinska Institutet Revisionsrapport Nyckelpersoner 1 (5) 1 Inledning Vi har tidigare granskat hur den interna kontrollen fungerar avseende bisysslor, personliga utlägg, representation och reseräkningar i samband med löpande insatser. Den här granskningen syftar till att tydligare uttala om nuvarande regler och rutiner är relevanta för att skydda nyckelpersoner från att begå klandervärda handlingar i strid med de värden KI vill förknippas med, exempelvis god etik. Vi har valt att granska direktionen, några prefekter och vissa utvalda personer med stora nätverk och där exponering mot media förekommer. Granskningen görs således för att skydda både KI och enskilda individer från regelbrott eller etiska tvivelaktigheter och därmed följande ryktes- och förtroenderisker genom oönskad uppmärksamhet i media eller hos finansiärer. Ett annat viktigt syfte är att förmedla kunskap om regeltolkningar och bra rutiner med en förhoppning om bra spridningseffekt genom dessa personers ledande ställning. KI:s regler för resor resp. representation omarbetades våren 2004 och en mindre uppdatering gjordes i april Reglerna för bisyssla uppdaterades november Vår granskning kan indikera hur väl de införts, om de kan förenklas eller om kompletteringar behövs. 2 Slutsatser Det är inte möjligt att administrativt kontrollera nyckelpersonernas samtliga aktiviteter. Vi anser emellertid att säkerheten bör förbättras beträffande KI:s högsta chefer genom riktade efterkontroller samt bättre löpande stöd. Vår slutsats är att den interna kontrollen fungerar bra överlag. Störst förbättringspotential finns på institutionerna. Kostnaden för kontrollen av tjänsteresor kan bli lägre genom förbättringar vad gäller reseordern och en utvecklad dokumenthantering. Beslut om tjänsteresa och dess kalkylerade kostnader skall alltid dokumenteras i form av en reseorder. Vi anser att reseordern inte är fullt införd på institutionerna och att införandet behöver följas upp.

5 Karolinska Institutet Revisionsrapport Nyckelpersoner 2 (5) 3 Granskningen 3.1 Nyckelpersoners aktiviteter Begreppet nyckelperson är inget sökbart begrepp i KI:s administrativa system. Revisionens fokus, att utifrån ett sådant luddigt begrepp finna de mest exponerade personerna, är alltså inte möjligt. Redovisningen har inte något konteringsbegrepp för enskilda individer. Pga. att flera projektkonton används till viss person och att KI:s nyckelpersoner inte sällan har flera huvudmän fördunklas kopplingen till individen ytterligare och därmed möjligheten att få en fullständig bild över en viss persons ageranden. Informationen är alltså begränsad och vi kan konstatera att nyckelpersoners ageranden därför inte alltid kan bli korrekt granskade. Vi fann vid våra intervjuer att nyckelpersonerna uppvisade tillräcklig kunskap om regelverkens principer och vikten av dem. Däremot var man inte alltid medveten om hur noggrant syftet måste framgå för att motivera en kostnad. Vidare konstaterade vi att den beslutade efterhandskontroll av prefekternas kostnader som skall göras av universitetsförvaltningen enligt resereglementet, inte är införd och därmed saknas alltjämnt överordnad tillsyn över dessa personer som ett viktig led i den interna kontrollen. Rektors kostnader attesteras nu av universitetsdirektör och chefsadministratör på förvaltningen. Vi gjorde en förfrågan till de universitet och högskolor som har internrevision och flera har eller är på väg att komplettera med en efterhandsattest kvartalsvis av styrelseordföranden. Detta är också vad Riksrevisionen önskar se genomfört. Vi föreslår att ordföranden i KI:s konsistorium attesterar rektors kostnader kvartalsvis i efterskott i någon förenklad form samt att internrevisionen stickprovsvis säkerställer att den interna kontrollen fungerar. Bisysslor hos de granskade nyckelpersonerna förekommer men inte i någon avsevärd omfattning. Överlag var anmälan bra ifylld och det finns en hög medvetenhet om riskerna med sammanblandning av tjänste- respektive privat verksamhet och reglerna om jäv. 3.2 Styrkandet av tjänsteresa De vanligaste dokumentationsbristerna avser tjänsteresor. Syftet framgår inte tillräckligt tydligt för att en utomstående skall kunna bedöma sambandet med KI:s verksamhetsintressen. Reseorder (där syftet skall anges enligt blanketten) skall användas men det görs inte alltid. De fel som påträffats var till antalet inte så många eller allvarliga men borde ha upptäckts och korrigerats. Felen handlar framförallt om ofullständig dokumentation. Fullgoda kompletteringar kunde göras på vår begäran.

6 Karolinska Institutet Revisionsrapport Nyckelpersoner 3 (5) Detta bedömer vi indikera en osäker intern kontroll (avser främst institutionerna). Vi anser att kunskapen att granska och komplettera dokumentationen till reseordern behöver bli ännu bättre än idag för att undvika tolknings- och bedömningssvårigheter. En resa genererar flera verifikationer och ett ibland otillräckligt dokumenterat syfte framgår kanske bara på en av verifikationerna. Vidhängande utlägg är inte alltid motiverade, exempelvis taxiresor eller representation. Med hänsyn till mängden resor som skall behandlas korrekt och fullständigt är stödet av ändamålsenliga rutiner viktigt. Vi menar att en skärpt tillämpning av reseordern medför en administrativ besparing genom att samtliga kostnader sammanhängande med den motiverade och godkända resan får en enklare pappershantering. De flesta arkiverar redan reseordern separat. Om reseordern ges en lämplig indexering 1 kan den tjäna som referensdokument till alla berörda verifikationer. Lämpligen arkiveras konferensprogram, besöksrapport el. dyl. tillsammans med reseordern. All väsentlig dokumentation finns då samlad på ett lämpligt ställe. När attest finns på reseordern, kostnaderna är estimerade och utfall inte avviker väsentligt kan administrativ personal utföra efterföljande kontroller och attester. Flödet av papper minskar, arbetet effektiviseras och säkerheten blir bättre. På en institution finns önskemål om att kravet på reseorder för prefekter skall motiveras i resereglementet liksom vad som är synnerliga skäl till affärsklass för övriga medarbetare. Vi har funnit indikationer på att granskarna i systemet för reseräkningar, Tur & Retur, i första hand fokuserar på att det finns kvitton till utlägg och att traktamenten utbetalas korrekt. Att bedöma om representation eller utlägg är motiverade eller om program finns som förklarar hela bortavaron görs inte. Den attestberättigade personen (närmast överordnade) är sällan intresserad av eller har inte tid med den typen av detaljkontroller. Till skillnad mot vanliga verifikationer passerar oftast reseräkningen inte administrationen för kontroll utan går direkt från närmaste chefens attest till granskaren. Vi föreslår att granskarna i Tur & Retur utbildas för att kunna göra heltäckande kontroller. Vissa av de granskade nyckelpersonerna har genom sin representativa ställning många lokala resor, både på dag- och kvällstid. Ofta är taxi det lämpligaste färdmedlet. Verifiering (syfte och färdväg) av taxiresor tar dock mycket tid eftersom resenären eller en medarbetare gör det i efterhand och med bristfälliga noteringar som stöd. Vi anser att en utskrift eller fotokopia av kalender där samtliga möten/resor som krävt taxi finns markerade och som bifogas verifikationen med taxikvittona så att de kan matchas, är tillräcklig verifiering så länge resorna är lokala och inom godkänd budget. Det bör också framgå av tjänsten, särskilt beslut el. dyl. att personen kan förväntas företräda KI i sådan omfattning att ett regelbundet resande är nödvändigt. KI införde 2006 en rätt för prefekter m.fl. att själva besluta om resor och rätt att flyga i s.k. affärsklass om det kunde motiveras. Vi påminner i detta 1 Exempelvis med initialer, årtal och löpnummer

7 Karolinska Institutet Revisionsrapport Nyckelpersoner 4 (5) sammanhang om att den beslutade efterhandskontrollen av prefekternas kostnader som skall göras av universitetsförvaltningen är viktig som ett led i den interna kontrollen och det är angeläget att den genomförs. Det förekommer exempelvis att motivering till affärsklass saknas. Under löpande år anser vi att det är bra om en särskilt utbildad person, förslagsvis granskaren i Tur & Retur, granskar prefektens resekostnader även om reseräkning inte upprättas och som sen attesteras av både administrativ chef och stf prefekt. 3.3 Exempel på övriga iakttagelser Följande kan tjäna som exempel på effekt av bristande intern kontroll: a) En forskare var på en konferens i Hong Kong. I samband med konferensresan besöktes Thailand. En förklarande reseorder saknades och inget syfte eller agenda angavs som förklarade besöket. Dubbelrum var bokat för hela resan och helt korrekt begärdes 70 % ersättning. Det såg därför ut som Thailand var betald semester tillsammans med en annan resenär. Dokumentation som motiverade besöket fanns dock hos forskaren och kunde läggas till räkenskaperna sedan detta påtalats. b) En stor forskargrupp gjorde en helt egen arrangerad resa utomlands under benämningen retreat. Egentligen var det en arbetskonferens men inget program fanns i verifikationen. En utomstående kan uppfatta resan som frikostig och utan samband med KI:s verksamhet. Det innebär också en risk för skattepliktig förmån. Benämningen är också lite olyckligt vald i kombination med att övrig information saknades i verifikationen. Ett ambitiöst och välplanerat program med projektgenomgångar och brainstorming fanns men vid en annan verifikation. Relevant dokumentation kunde läggas till där det saknades sedan detta påtalats. c) Inbjudna gäster från u-länder kan ofta inte köpa flygbiljetter utan att få ett förskott. Detta är inte möjligt utan tidskrävande administration. Ibland gör KI-personal utläggen och redovisar mot KI efter utförd resa. d) Det kan upplevas enklare att fakturera externa uppdragsgivare privat än att lämna en utläggsräkning till KI. Förutom att KI förlorar insyn i handläggningen av dessa ärenden innebär de en monetär risk för medarbetaren och förmodligen en skyldighet att deklarera penningströmmarna. e) En nyhet i representationsreglerna är: Representation mot ledamöter i betygsnämnd, sakkunniga, externa granskare etc. skall övervägas särskilt noga, bland annat med avseende på deltagare och måttfullhet i representationen. Vi fann att denna regel var helt okänd och man ställde sig undrande inför tillämpningen. Enligt gängse umgängeskodex skall inbjuden opponent, sakkunnig eller annan extern granskare bjudas på middag vid ankomsten. Det sägs att det är det enda tillfället att med opponenten gå igenom hur disputationen kommer att gå till. Det är nödvändigt eftersom formerna skiljer sig åt mellan länder och lärosäten. Likaså utnyttjas tillfället för erfarenhetsutbyte och inte till att diskutera avhandlingen. En allt för bokstavlig tillämpning av KI:s representationsregler ansågs direkt olämplig och skulle motverka ambitionen om ökat utbyte med kollegor.

8 Karolinska Institutet Revisionsrapport Nyckelpersoner 5 (5) f) Administrativa chefen och stf prefekt får ibland inte prefektens kostnader för dispositionsattest och prefektens sakattest står då ensam vilket ser ut som om prefekten attesterar sig själv. 4 Metod, omfattning Nyckelpersonernas tillämpning av avtalet mellan SLL, KI och LIF m.fl. från 2004, om bl.a. sponsring och ersättning för kostnader i samband med samarbete med läkemedelsindustrin, berörs inte i denna granskning. Arbetet pågick under 1:a halvåret Vi har valt att granska 4 institutioner som inte haft besök nyligen. Där har vi granskat prefekten. Utifrån en egen riskbedömning, framförallt avseende nätverk och medieexponering, har vi valt ytterligare en forskare. Därutöver har cheferna som ingår i direktionen granskats både avseende kostnaderna på universitetsförvaltningen och på sin hemma-institution. På så sätt har 15 personer vid 7 institutioner granskats. Vår förhoppning var att fånga in personer som kan bidra till att sprida medvetenhet om och respekt för reglers tillämpning och värdet av ett förtroendefullt uppträdande. Att det inte är att bli återbetalningsskyldig som är risken utan rykten, förtal, offentlig granskning och därmed följande förtroende- och finansieringsrisker som bör undvikas. De flesta ärenden som vi känner till har uppstått via interna tips till utomstående. Berörda projektkonton har bedömts av oss och intressanta verifikationer avseende personliga utlägg, representation och resor valdes ut för granskning. Revisionsfirman BDO Nordic Consulting AB, under ledning av auktoriserad revisor Ove Olsson, genomförde viss granskning för att ge nytt utrymme för regeltolkningar och förslag till förbättringar av rutiner. Vi har gjort fördjupningar och återkoppling till de granskade vid behov. Omfattningen av resor och representation var dock mindre än vad vi förväntat oss och det kan ha påverkat granskningsresultatet positivt. Samtliga bisyssloanmälningar har granskats samt kontroll av individerna har gjorts mot Bolagsverkets register.