Eslövs komm-un. -b0-2? cr-b - Iii ERNST &YOUNG Qualityln Everything We Do. Granskni.ng.av kommunens upphandlingsverksamhet

Transkript

1 ESLÖVS KOMMUN Vård och Omsorg Revisionarapport GgnomfOro på uporag av rgvvsoretna Jurii 2013 Dnr Eslövs komm-un c5",tviellisiject}s - -b0-2? cr-b - cd :CCID, P <21/uvt' outio " ""e db.h. - **. K: 1) Crb canob. ö410/3'. 0 -,-- CC1", " (323j Itfp 17 ce-n.. COD, k I Granskni.ng.av kommunens upphandlingsverksamhet -y- Iii ERNST &YOUNG Qualityln Everything We Do

2 iii ERNST &YOUNG Qualit y 1n Everything We Do Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning Bakgrund Syfte, avgränsning och revisionsfrågor 3 2.3, Revisionsfrågor 2.4. Revisionskriterier 3 2.5, Metod och avgränsning,, 4 3. Regelverk och lagstiftning 3.1. Lagen om offentlig upphandling 3.2. Kommunens inköps- och upphandlingspolicy Kommunens riktlinjer för direktupphandiing_, , Organisation och genomförande Kommunens upphandlingsverksamhet Avtalsdatabas och IT-stöd., Uppföljning och intern kontroil med avseende på upphandlingsverksamheten 5. Vår bedömning 10 Bilagor: Bilaga 1 Resultatet av stickprovsgranskningen Bilaga 2 Intervjuade personer i granskningen 1

3 illernst&young Quality In Everything We Do 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Eslövs kommun genomfört en granskning av kommunens upphandlingsverksamhet. Syftet med granskningen är att bedöma hur upphandlingar hanteras i förhållande till lagstiftning och interna riktlinjer samt att utvärdera den interna kontrollen av upphandlingsverksamheten. Granskningen avser även belysa viktiga överväganden inför upphandling. Granskningen har utförts genom dokumentstudie, intervjuer och stickprovskontroll. Inom ramen för granskningen har vi gjort följande iakttagelser och bedömningar: Eftersom upphandlingar genomförs på en decentraliserad nivå i organisationen kvalitetssäkras flertalet upphandlingar inte upp på central nivå, därför år fortlöpande utbildningsinsatser av stor betydelse för kvaliteten. Vår bedömning är att kommunen har ett tillförlitligt stöd för upphandlingar. Vi noterar dock att enbart den centrala inköps- och upphandlingsfunktionen använder sig av kommunens elektroniska IT-stöd för upphandling. Vår bedömning är att fler medarbetare med upphandlande arbetsuppgifter bör använda sig av systemet. I genomfört stickprov har vi vidare noterat att mallarna för direktupphandling inte alltid används. Det finns en risk att interna kontroller utformas på ett sätt som gör att brister inte upptäcks och vi vill uppmärksamma kommunen på att specialistkompetens krävs för att göra bedömningar av genomförda upphandlingar. Vidare anser vi att dokumentation innehållande syfte, metod, utfall och bedömning alltid bör upprättas i samband med genomförda kontroller. Vi rekommenderar att Eslövs kommun gör en analys av hur stora avrop som sker gentemot de ramavtal som upphandlats av Lunds kommuns upphandlingsenhet för att kunna beräkna kostnaden av samverkansavtalet. Vår bedömning är att en samlad uppföljning och analys av upphandlingsverksamhetens organisation och resurser, inklusive kostnad för upphandlingsstödet från Lunds kommun, bör övervägas. Resultatet av stickproven visar att kommunens upphandlingar efter det att avtal tecknats bör följas upp mer ingående. I flera fall överstiger leverantörens fakturerade belopp det överenskomna beloppet vid upphandlingstillfället. I något fall har också förutsättningarna vid avtalstecknandet förändrats i förhållande till förfrågningsunderlaget, på ett sätt som enligt vår bedömning är tveksamt. Vi noterar att fiera direktupphandlingar har genomförts trots att gränsen för förenklad upphandling har överskridits. Av dokumentationen vi tagit del av framgår inte att kommunen i dessa fall har tillfrågat flera leverantörer i enlighet med kommunens riktlinjer. Vår sammanfattande bedömning är, trots ovanstående bristfälligheter, att upphandlingsverksamheten bedrivs på ett till övervägande del tillfredsställande sätt. På central nivå finns det strategier och rutiner, resurser och kompetens för att leda och styra upphandlingsverksamheten. Därutöver bedömer vi kommunens interna kontroll avseende upphandlingsverksamheten som tillfredställande. Vår stickprovsgranskning visar dock att upphandlingsverksamheten kan stärkas ute i förvaltningarna. 2

4 filernst &YOUNG Quality In Everything We Do 2. Inledning 2.1. Bakgrund Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar inköp och upphandlingar inom offentlig verksamhet. Lagstiftningen och inte minst rättspraxis förändras fortlöpande. De senaste större förändringarna trädde i kraft dels den 1 januari 2008 och dels den 15 juli Förändringarna som trädde i kraft den 1 januari 2008 avsåg framförallt hur upphandling av ramavtal ska ske. De viktigaste förändringarna i LOU från den 15 juli 2010 berör direktupphandlingar och sanktionsmöjligheter. Konkurrensverket ges därutöver ökade befogenheter såsom regeringens myndighet med tillsyn på området. De senaste årens skärpta lagstiftning och ökade sanktionsmöjligheter har gjort det allt viktigare att kommuner och andra upphandlande myndigheter har tillfredsställande rutiner och processer för upphandling samt genomför upphandlingar med god kvalitet Syfte, avgränsning och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma hur upphandlingar hanteras i förhållande till lagstiftning. Granskningen ska utgöra ett underlagförkommunens revisorer att uttala sig om upphandlingar sker i enlighet med LOU. Granskningen avser även att belysa överväganden inför upphandling, att genomförandet sker i entighet med lagstiftning och interna riktlinjer samt att bedöma den interna kontrollen av upphandlingsverksamheten Revisionsfrågor Utifrån syftet med granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns policy/riktlinjer för hur upphandlingar ska hanteras inom kommunen? Vilket stöd har verksamheten för att genomföra upphandlingar? Hur ser organisationen ut? Finns ett vedertaget IT-stöd? Sker utbildningsinsatser o. dyl.? Vidare ingår i granskningen att kartlägga och på ett övergripande plan bedöma kommunens internkontrollarbete avseende upphandling.. Test av intern kontroll genom stickprov Finns erforderlig dokumentation för upphandlingar i enlighet med lagstiftningen? Kontrollera att upphandlingar genomförts när så är påbjudet. Kontrollera översiktligt att upphandlingarna följer regelverket Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Eslövs kommuns interna riktlinjer: 3

5 III ERNST &YOUNG Quality In Eyerything We Do Inköps- och upphandlingspolicy för Eslövs kommun Riktlinjer för direktupphandling 2.5. Metodoch avgränsning Dokumentstudie avseende riktlinjer och normer har utförts. Intervjuer har genomförts med upphandlare och inköpssamordnare. Vidare har ansvariga för utvalda upphandlingar getts möjlighet att redogöra för utvald upphandling. Endast inköpssamordnaren och administrativ chef för vård och omsorg deltog vid detta tillfälle. Resterande kontaktpersoner har dock fått granskningen tillhanda för sakkontroll. Kontroll av regelefterlevnad och följsamhet gentemot avtal avseende upphandlingar har skett genom stickprov. Granskningen är komrnunövergripande och stickproven har valts ut från leverantörsreskontran i ekonomisystemet. Sammantaget har 17 av kommunens största leverantörer under 2011 och 2012 valts ut för stickprovet. I rapporten presenteras resultatet av 14 stickprov. Se bilaga 1 för detaljerad information. För de utvalda leverantörerna i stickprovet har upphandlingsförfarandet granskats och eventuella brister i förfarandet påtalas i rapporten. Genomgång av väsentliga dokument (t.ex. annons, förfrågningsunderlag, anbud, öppningsprotokolt, anbudsprövning, tilldelningsbeslut och avtal) har genomförtsi syfte att bedöma upphandlingsförfarandet. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 4

6 111 ERNST &YOUNG Quality In EverythingWe Do 3. Regelverk och lagstiftning 3.1. Lagen om offentlig upphandling Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar inköp och upphandlingar inom offentlig verksamhet. Lagstiftningen och inte minst rättspraxis förändras fortlöpande. De senaste större förändringarna trädde i kraft dels den 1 januari 2008 och dels den 15 juli Förändringarna som trädde i kraftden 1 januari 2008 avsåg framförallt hur upphandling av ramavtal ska ske. De viktigaste förändringarna i LOU från den 15 juli 2010 berör sanktionsmöjligheterna i form av att avtal kan ogiltigförklaras. Vidare ges Konkurrensverket möjligheter att driva rättsprocesser avseende framförallt otillåtna direktupphandlingar. Detta utan att det finns en målsägare i form av en annan ieverantör som ansökt om överprövning eller på annat sätt anmältett, i derås tycke, oriktigt förfarande. Begreppet "lågt värde" ersätts också med en fast beloppsgräns som anges i lagtexten motsvarande 15 procent av tröskelvärdet. Det innebär att direktupphandling kan ske till ett värde om cirka kronor, räknat över hela avtalsperioden. En helt ny sanktion införs, upphandlingsskadeavgift, som kan dömas ut av en förvaltningsdomstol efter ansökan av Konkurrensverket. Upphandlingsskadeavgiften (17 kap. 4 LOU) får inte utgöra mer än 10 procent av kontraktsvärdet eller högst 10 miljoner kronor Kommunens inköps- och upphandlingspolicy Eslövs kommuns inköps- och upphandlingspolicy antogs av fullmäktige och har varit gällande sedan Enligt policyn är målsättningen för kommunens upphandlingsverksamhet följande: Verksamheten ska organiseras så att arbetet kan utföras effektivt och rationellt. 1 ett strategiskt perspektiv har offentlig upphandling som syfte att uppnå en bättre resurshushållning med skattemedel. All upphandling ska genomföras så att kommunen får varor, tjänster och entreprenader med rätt funktion och kvalitet till lägsta möjliga totalkostnad. Upphandlingsarbetet ska styras av verksamhetens behov och mål samt präglas av ett totalkostnadstänkande. Med totalkostnadstänkande avses att samtliga kostnader som är förenliga med varan, tjänsten eller entreprenaden beaktas. All upphandling ska ske med miljöhänsyn i den mån svensk lag och EU-rätt tillåter. Livsmedel som köps in ska svara mot kraven i svensk lagstiftning för djurskydd, miljöskydd och livsmedelshantering. Sociala hänsyn kan beaktas vid offentlig upphandling i första hand i samband med utförandet av kontraktet i form av en antidiskrimineringsklausul eller tillkommande kontraktsvillkor. Eslövs. kommuns företrädare ska i inköps- och upphandlingsärenden uppträda på ett affärsetiskt korrekt och opartiskt sätt samt utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns på ett sådant sätt att även den långsiktiga konkurrensen främjas. Detta kan till exempel ske genom att dela upphandlingar i produktgrupper eller geografiska områden. Enligt policyn är det nämnderna och de kommunala bolagen som ansvarar för att inköps- och upphandlingsorganisationen inom respektive förvaltning är organiserad på ett effektivt sätt så att gällande lagar och regler kan följas. Nämnderna och bolagen ska även utse ansvariga 5

7 111 ERNST &YOUNG Quality ln Everything We Do upphandlare som är certifierade, diplomerade eller motsvarande med behörighet att upphandla över och under fastställda tröskelvärden. Vidare anges att upphandling ska ske i samverkan med upphandlingsfunktionen på kommunledningskontoret. Eslövs kommun har ett samarbetsavtal med Lunds kommun genom dess upphandlingsenhet, vilket syftar till att samordna inköpen kring de varu- och tjänstegrupper där ramavtal bör tecknas. Policyn fastställer att kommunens inköps- och upphandlingsfunktion på kommunledningskontoret samordnar kommunövergripande upphandlingar och avtal i samverkan med kommunens samverkansparter som förutom Lunds kommun är kammarkollegiet, kommunförbundet Skåne, SKL kommentus inköpscentral, husbyggnadsvaror och vissa upphandlingskonsulter. I policyn framgår även vilka specifika kompetenskrav som ställs på upphandlingsansvariga kontaktpersoner, certifierade/diplomerade upphandlare, direktupphandlare och beställare Kommunens riktlinjer för direktupphandling Eslövs kommuns riktlinjer för direktupphandling antogs av fullmäktige och har varit gällande sedan Riktlinjerna uppges vara en del av kommunens inköps- och upphandlingspolicy och i riktlinjerna finns tillvägagångssätt och beloppsgränser specificerat. Vidare fastslås i riktlinjerna att de som genomgått kommunens interna utbildning för direktupphandlare är de som har rätt att direktupphandla. Riktlinjerna slår fast att om inköpsbeloppet överstiger ett prisbasbelopp ska bland annat: upphandlingsprocessen dokumenteras kontakt tas med flera potentiella leverantörer, minst tre om möjligt, för att kunna jämföra priser och kvalitet skriftlig offert begäras, företagets organisationsnummer anges kontroll av anbudsgivare hos Skatteverket göras; F-skatt, arbetsgivaravgifter och avsaknad av skatteskulder valet av leverantör dokumenteras och bevaras i ett beslutsdokument besked lämnas till alla anbudsgivare om valet av leverantör inkomna anbud hanteras enligt gällande dokumenthanteringsplan 6

8 ERNS T & YOUNG Quality 1n EverythingWe Do 4. Organisation och genomförande 4.1. Kommunens upphandlingsverksamhet Kommunens inköps- och upphandlingsorganisation består av en upphandlare på 100 % och en inköpssamordnare/inköpscontroller på 100 %. Vidare finns det i kommunen en inköpsgrupp bestående av kontaktpersoner från respektive förvaltning och bolag med uppdrag att verka för en välfungerande samordning mellan egen förvaltning och inköps- och upphandlingsfunktionen. Skriftliga anvisningar eller instruktioner för inköpsgruppen saknas. Dock protokollförs inköpsgruppens sammanträden Kompetens Enligt upphandlaren har förvaitningarnas efterfrågan på hjälp och stöd i upphandlingar ökat. Undantaget är projektavdelningen inom Service och Teknik där efterfrågan på råd och stöd är relativt liten eftersom deras upphandlingar enligt uppgift kräver specifik sakkompetens. 1 kommunens inköps och upphandlingspolicy finns tydliga kompetenskrav på befintliga roller i kommunens inköps och upphandlingsorganisation. Vi kan utifrån tabellen nedan konstatera att samtliga förvaltningar har en upphandlingsansvarig kontaktperson. Certifierad/diplomerad upphandlare saknas i majoriteten av nedanstående verksamheter och vid intervjun framförs att dessa verksamheter får hjälp av den centrala upphandlingsfunktionen med att genomföra upphandlingar. Vidare har ett stort antal medarbetare genomgått kommunens interna beställarutbildning, enligt uppgift har ca 1000 medarbetare utbildats under perioden 2010 till Upphandlingsansvariga kontaktpersoner Certifierad upphandlare Komm unledn ings kontoret Ja Ja Barn och Familj Ja Nej Gym nasie och Vuxenutbildningen Ja Ja Kultur Fritid Ja Ja Miljö och Samhällsbyggnad Ja Nej Service och Teknik Ja Ja/Nej* Vård och Omsorg Ja Nej Arbete och försörjning Nej Nej Es lövs Bostad AB Ja Mellanskånes Renhållningsbolag Ja * Inom avdelningen Projekt finns två certifierade upphandlare som enbart genomför byggupphandlingar. övriga avdelningar inom Service och Teknik saknar certifierad upphandlare Samverkan med Lunds upphancllingsenhet Samverkansavtalet mellan Eslövs kommun och Lunds kommuns upphandlingsenhet gäller från den 1 juni 2009 och löper tills vidare med sex månaders ömsesidig uppsägningstid. 1 enlighet med avtalet förvaltar Lunds kommuns upphandlingsenhet gemensamma ramavtal för Eslövs kommuns räkning. 1 förvaltningen ingår bland annat bevakning av avtal, administration av förlängning av avtal samt förhandlingar och förändringar i avtal. I upphandlingssamarbetet med Lunds kommuns upphandlingsenhet ingår ett flertal kommuner. Vid kommungemensamma upphandlingar kan samarbetet möjliggöra fördelaktiga avtal. Vid intervjuerna framförs att samverkansavtalet ger upphov till 7

9 -5BERNST &YOUNG Quality In Everything We Do resursbesparingar för Eslövs kommun med avseende på utgifter för eventuella överklaganden i samband med gemensamma upphandlingar, eftersom dessa avtal handhas av Lunds kommun. Enligt uppgift har Eslövs kommun för närvarande ca löpande ramavtal som tecknats gemensamt med Lunds kommun. För de tjänster som ingår i samverkansavtalet ersätter Eslövs kommun Lunds kommun med ett halvt prisbasbelopp per år samt 1 % av de belopp som Eslövs kommun avropar från upphandlade ramavtal. Denna bonus utbetalas av leverantörerna, vilka inkluderar bonusen i det pris som faktureras Eslövs kommun. Enligt avtalet ska Lunds upphandlingsenhet årligen lämna redovisning av bonusen som tillkommer Lunds kommun med anledning av nyttjandet av ramavtalen. Redovisningen ska ske per kommun och leverantör så tångt detta är möjligt med hänsyn till tillgänglig statistik. Sådan redovisning har vid granskningstillfället inte tillhandahållits kommunen. De personer som intervjuats i samband med denna granskning anser att samarbetet med Lunds kommuns upphandlingsenhet är väl fungerande. Eslövs kommun avstår enligt uppgift endast i enstaka fall från att delta i de upphandlingar som genomförs av Lunds kornmuns upphandlingsenhet, men närmare uppgifter på hur stor andel av Lunds kommuns avtal som Eslövs kommun är delaktig i saknas. De intervjuade anser att Eslövs kommun har möjlighet att initiera upphandlingar vid behov och Lunds kommuns upphandlingsenhet upplevs Vara tingängliga för kontakt. Vid intervjun framhålls dock vikten av att förvaltningarna utnyttjar möjligheten att påverka upphandlingarna genom kommunens referenspersoner Avtalsdatabas och IT-stöd Kommunen har en elektronisk avtalsdatabas och på kommunens externa hemsida finns information om samtliga avtal. Med undantag för känsliga avtal rörande exempelvis säkerhet och bevakning så finns således samtliga avtal tillgängliga för medarbetare, kommunmedborgare och företag. Vid intervjun framförs att kontinuerlig kontroll av avtalsdatabasen genomförs samt att påminnelser skickas till Lunds kommun i de fall som avtal inte registrerats i avtalsdatabasen på korrekt sätt. Informationen i avtalsdatabasen möjliggör för inköpssamordnaren att på ett effektivt sätt hålla sig uppdaterad på vilka avtal som är på väg att löpa ut och som eventuellt behöver förnyas eller upphandlas på nytt. Samtliga upphandlingsansvariga har tillgång till kommunens elektroniska IT-stöd för upphandling, Visma TendSign. Enligt uppgift är det dock endast den centrala inköps- och upphandlingsfunktionen som använder sig av IT-stödet. I de fall upphandlingen inte hanteras av upphandlaren genomförs upphandlingen enligt uppgift via e-post. I kommunen finns en mall för direktupphandlingar som följer kommunens riktlinjer för direktupphandling Uppföljning och intern kontroll med avseende på upphandlingsverksamheten I kommunens inköps- och upphandlingspolicy fastslås att upphandlingsfunktionen på kommunledningskontoret ansvarar för att årligen följa upp kommunens upphandlingsverksamhet och avrapportera till kommunstyrelsen. Enligt uppgift aktualiseras policyn årligen utifrån eventuella förändringar i tröskelvärden etc. Dock sker enligt uppgift ingen särskild uppföljning av policyn och dess mål. Av granskningen framgår att en omfattande uppföljning av inköps- och upphandlingsorganisationen tidigare genomfördes och avrapporterades årligen till kommunstyrelsen. Sedan 2010 har sådan omfattande uppföljning inte genomförts. Istället sker kontinuerlig avrapportering till kommunstyrelsen rörande nya ramavtal samt genomförda, avslutade och avbrutna upphandlingar. Upphandlaren upprättar dock kvartaismässiga 8

10 NERNST&YOUNG Quality in Everything We Do verksamhetsberättelser rörande kommunens upphandlingsverksamhet. Denna information lämnas enligt uppgift till ekonomichefen. Verksamhetsberättelserna har inte varit föremål för en politisk hantering/bedömning. Vidare uppges att kontroller genomförs vid inkommande av klagomål samt att avtalsföljsamheten dagligen kontrolleras av kommunens inköpssamordnare/inköpscontroller Intern kontroll Kommunens interna kontroll är en del i säkerställandet av att verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Nedan följer en redogörelse för de kontroller av upphandlingsverksamheten som styrelse och nämnder valt att inkludera i 2012 och 2013 års interna kontroll: Under 2012 ingick inköpskontroll 1 kommunledningskontorets interna kontrollplan. I uppföljningen av den interna kontrollen framförs att kommunledningskontoret, genom ett antal åtgärder höjt nivån på inköpskontrollen. Dock framgår inte i återrapporteringen vad genomförda kontroller påvisat. I vård- och ornsorgsnämndens interna kontroll 2012 ingick kontroll av köptrohet och efterlevnad av lagen om offentlig upphandling. Av uppföljningen framgår att av 16 slumpmässigt utvalda fakturor fanns fem fall av inköp utanför ramavtalet. Vidare visade kontrollen att inga direktupphandlingar hittades vid ett slumpmässigt urval bland inköp över ett basbelopp. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens interna kontroll 2012 innehöll kontroll av efterlevnaden av kommunens guide för direktupphandlingar och enligt planen skulle tio upphandlingar ha kontrollerats. Av uppföljningen framgår att endast tre upphandlingar granskats och det konstateras att guiden har följts samt att förslag på förbättringar har tag its fram. Inför 2013 har kultur- och fritidsnämnden beslutat att genomföra en stickprovskontroll av förvaltningens avtalstrohet gällande inköp. Vidare uppger de intervjuade att kommunens inköps- och upphandlingsfunktion emellanåt genomför kvalitetskontroller av genomförda upphandlingar. Dessa utförs främst där man anser att skäl till extra kontroll finns. Ingen dokumentation förs kring dessa kontroller. Kontroller av avtalstrohet görs även kontinuerligt, dock sker ingen dokumentation av kontrollerna. 9

11 111ERNST &YOUNG Quality In Everything We Do 5. Vår bedömning Nedan följer vår bedömning utifrån i granskningen ställda revisionsfrågor. Finns policy/riktlinjer för hur upphandlingar ska hanteras inom kommunen? Av granskningen framgår att det finns en inköps- och upphandlingspolicy samt dokumenterade riktlinjer för direktupphandling, antagna av fullmäktige och gällande sedan Vår bedömning är att dokurnentens innehåll är förenligt med nu gällande lagstiftning. Vilket stöd har verksamheten för att genomföra upphandlingar? Eslövs kommuns upphandlingsorganisation synes vara relativt välutbyggd med två heltidstjänster, en upphandlare och en inköpssamordnare/controller. Därutöver samverkar kommunen med andra aktörer inte minst med Lunds kommun, samt använder sig av statliga ramavtal. Vår bedömning är att kommunen har tillgång till god kompetens inom upphandlingsområdet och löpande interna kontroller av genomförda upphandlingar genomförs. Eftersom upphandlingar genomförs på en decentraliserad nivå i organisationen kvalitetssäkras flertalet upphandlingar inte upp på central nivå, därför är fortlöpande utbildningsinsatser av stor betydelse för kvaliteten. Vi noterar att kommunen genomför utbildningsinsatser i kommunen och dessutom arbetar med att begränsa antalet medarbetare som får göra upphandlingar och avrop. Vår bedömning är att kommunen har ett tillförlitligt stöd för upphandlingar. Avtalsdatabas och mallar för stöd vid upphandlingar finns. Vi noterar dock att enbart den centrala inköpsoch upphandlingsfunktionen använder sig av kommunens elektroniska IT-stöd för upphandling. Vår bedömning är att fler medarbetare med upphandlande arbetsuppgifter bör använda sig av systemet. 1 genomfört stickprov har vi vidare noterat att mallarna för direktupphandling inte alltid används. Kommunens internkontrollarbete Sammantaget gör vi bedömningen att kommunens interna kontroll är tillfredställande vad avser upphandlingsverksamheten. Utifrån dokumentstudier av samtliga nämnders interna kontroll 2012 samt interna kontrollplaner för 2013 bedömer vi att kommunen uppmärksammat kontrollbehovet av upphandlingsverksamheten. Det finns dock en risk att interna kontroller utformas på ett sätt som gör att brister inte upptäcks och vi vill uppmärksamma kommunen på att specialistkompetens krävs för att göra bedömningar av genomförda upphandlingar. Vidare anser vi att dokumentation innehållande syfte, metod, utfall och bedömning alltid bör upprättas i samband med genomförda kontroller. Det ersättningssystem som fastställs i samarbetsavtalet mellan Lundskommun och Eslövs kommun, enligt vilket leverantörerna står för den faktiska utbetalningen av avtalets rörliga ersättningsdel, försvårar för Eslövs kommun att följa upp ersättningens omfattning. Enligt uppgift genomför kommunen ingen egen uppföljning, vilket i praktiken innebär att kommunen saknar kännedom om till vilken kostnad upphandlingstjänsten från Lunds kommun köps in. Därför kan Eslövs kommun inte väga samverkansavtalets för- och nackdelar mot varandra. Vi rekommenderar att Eslövs kommun gör en analys av hur stora avrop som sker gentemot de ramavtal som upphandlats av Lunds kommuns upphandlingsenhet för att kunna beräkna kostnaden av samverkansavtalet. 10

12 PilERNST &YOUNG Quality In Everything We Do Avslutningsvis har vi noterat att det inte upprättas någon samlad uppföljning av upphandlingsverksamheten. Vår bedömning är att en samlad uppföljning och analys av upphandlingsverksamhetens organisation och resurser, inklusive kostnad för upphandlingsstödet från Lunds kommun, bör övervägas. Bedömning av intern kontroll utifrån stickprovsgranskningen Inom ramarna för denna granskning har den interna kontrollen testats genom 14 stickprov. 1 bilaga 1 finns en detaljerad redogörelse av stickprovsgranskningen och nedan följer en sammanfattande bedömning utifrån resultatet av stickproven. Resultatet av stickproven visar att kommunens upphandlingar efter det att avtal tecknats bör följas upp mer ingående. 1 flera fall överstiger leverantörens fakturerade belopp det överenskomna beloppet vid upphandlingstillfället. 1 något fall har också förutsättningarna vid avtalstecknandet förändrats i förhållande till förfrågningsunderlaget, på ett sätt som enligt vår bedömning är tveksamt. Vi noterar att flera direktupphandlingar har genomförts trots att gränsen för förenklad upphandling har överskridits. Av dokumentationen vi tagit del av framgår inte att kommunen i dessa fall har tillfrågat flera leverantörer i enlighet med kommunens riktlinjer. 1 genomfört stickprov har vi dessutom noterat att mallarna för direktupphandling inte alltid används. Vår sammanfattande bedömning är, trots ovanstående bristfälligheter, att upphandlingsverksamheten bedrivs på ett till övervägande del tillfredsställande sätt. På central nivå finns det strategier och rutiner, resurser och kompetens för att leda och styra upphandlingsverksamheten. Resultatet av stickprovsgranskningen visar dock på att det på decentral nivå, enligt vår bedömning, finns utvecklingsområden kvar att arbeta med. Eslöv den 19 juni 2013 Jakob S Ernst & Young A8 -Sie Bredberg Ernst & Young AB 11

13 111 ERNST &YOUNG Quality ln EverythingWe Do Bilaga 1 Resultatet av stickprovsgranskningen Beloppen som anges nedan är hämtade från kommunens centrala ekonomisystem och anger fakturerat belopp (kr) exklusive moms under givet år. ABF Mittskåne total kostnad 2011 total kostnad Leverantören har fakturerat kommunen för olika kulturarrangemang för pensionärer. ABF Mittskåne hyr en lokal av kommunen och arrangemangen är enligt uppgift ett samarbete mellan Eslövs kommun och ABF. Enligt uppgift från företrädare för kommunen har ingen upphandling genomförts. Beloppsgränsen för direktupphandling är kronor och avser fiela kontraktsperioden, normalfall sträcker sig ett ramavtalskontrakt i fyra år. I fallet ovan förefaller det spiti om kommunen fortlöpande har ett behov av att köpa in kulturarrangemangför pensionärer ochborde därför upphandla ett ramavtal för att täcka in behovet. Det har under granskningen inte tillställts oss några underlag som visar att offerter eller anbud från olika leverantörer har inhämtats i enlighet med kommunens policy för direktupphandlingar. Denna gör gällande att tre olika leverantörer ska tillfrågas inför en direktupphandling, lnköpen får, enligt vår bedömning, sannolikt betraktas som en otillåten- direktupphanclling. Abskissa arkitekter AB total kostnad total kostnad Service och teknik har enligt uppgift anlitat arkitektbyrån för mindre uppdrag innan ramavtal med nu gällande konsulter fanns. Ingen upphandling har genomförts. Eftersom beloppen överstiger direktupphandlingsgränsen borde ett annonserat upphandlingsförfarande ha genomförts. Vi konstaterar dock att det numera finns ramavtal för tjänsten. Det har under granskningen inte tillställts oss några underlag som visar att offerter eller anbud från olika leverantörer har inhämtats i enlighet med kommunens policy för direktupphandlingar. Denna gör gällande att tre olika leverantörer ska tillfrågas inför en direktupphandling. Inköpen får, enligt vår bedömning, sannolikt betraktas som en otillåten direktupphandling. 12

14 ERNST&YOUNG Quality in Everything We Do Upphandling avseende totalentreprenader för byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten, genomförd med hjälp av upphandlingskonsult från Husbyggnadsvaruföreningen (HBV). Upphandlingen avser Eslövs kommun, Eslövs Bostads AB och Eslövs Industrifastigheter AB. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet antas med hänsyn tagen till pris 70 procent och organisation med avseende på servicearbeten 30 procent. Granskningen har inte föranlett några kommentarer Compass Group AB Medirest Upphandlingen avser leverans av färdiglagad, kyld mat. Förfrågningsunderlaget är daterat den 6 oktober Fem leverantörer lämnade anbud, två av dessa bedömdes inte klara upphandlingens kvalificeringskrav och utvärderades inte. Vidare uteslöts ytterligare en leverantör eftersom provmåltiderna inte ansågs uppfylla ett skallkrav. Efter utvärdering valdes Compass Group AB Medirest som leverantör. Avtalstiden är från den 1 mars 2010 tom den 28 februari Förlängning av avtalet ska ske via skriftlig avisering om förlängning senast sex månader avtalstidens utgång. Den första förlängningen av avtalet sker enligt kommunens diariestämpel den 23 september Förlängningen av avtalet har inte skett sex månader innan avtalet löpte ut, det är därför oklart om avtalet gäller eller om upphandlingen borde göras om. Continuum Ulf Aberg AB total kostnad total kostnad Förfrågningsunderlaget är daterat till den 7 januari 2011 och avser konsult för affärsutveckling inom besöksnäringen. Syftet är att stärka och utveckla "MittSkåne som destination. En leverantör uteslöts eftersom de inte ansågs ha den dokumenterade erfarenheten som efterfrågades i förfrågningsunderlaget. Continuum AB har inte det lägsta priset men anses sammantaget vara det ekonomiskt mest fördelaktiga. Fast pris för uppdraget är kronor vilket ska inkludera alla avgifter och tillkommande kostnader. "Inga övriga kostnader får tillkomma" enfigt förfrågningsunderlaget. Upphandlingen i sig har inte föranlett några kommentarer. Uppföljningen gentemot avtalet torde dock kunna stärkas då det sammantagna fakturerade beloppet överstiger överenskommet pris med kronor. Vi har inom ramen för granskningen inte tagit del av eventuella tillkommande avtal eller kontrakt. Fujitsu Sweden AB total kostnad total kostnad Upphandlat via Verket för förvaltningsutveckling (VERVA) 2007 och sedan Kammarkollegiet Eslövs kommun har skrivit ett eget avtal med Fujitsu Sweden AB den 28 juni Av 13

15 NERNST&YOUNG Quality In Everything We Do avtalet framgår att avtalet gäller under ramavtalsperioden, som enligt upphandlingen 2007 är till och med den 31 mars Fujitsu här även i det efterkommande licensförsörjningsavtalet ett ramavtal för avrop, detta avtal är dock förenat med en förnyad konkurrensutsättning. Kostnaderna som belastar kommunen är uppkomna under 2012 vilket föranleder oss att vara tveksamma till om kommunens avtal med leverantören gäller. Enligt vår uppfattning borde kommunen genomfört en förnyad konkurrensutsättning med samtliga leverantörer i rarnavtalet. Golder Associates AB total kostnad total kostnad Upphandlingen avser en huvudstudie av Getinge 11:5 i Eslövs kommun. Anbud inkom under början av september 2009 och anbudsutvärderingen är daterad till den 18 september Av denna framgår att Golder Associates AB har lämnat det lägsta priset ( kronor) och också får högst utvärderingspoäng avseende genomförande. 1 tilldelningsbeslutet framgår att uppdraget ska vara slutfört och rapport överlämnad till Eslövs kommun senast den 31 december uppdragsbekräftelsen (avtalet), som är undertecknat den 11 november 2009 anges priset för uppdraget vara kronor. Det framgår inte av underlagen vi tagit del av varför priset har stigit mellan det att anbuden inkom till dess att avtal skrevs. Av e-post den 15 december 2010 framgår att företaget haft extra kostnader för biologiska undersökningar av Kävlingeån motsvarande kronor, dessa accepteras av företrädare för kommunen. Därutöver finns en anteckning från den 19 januari 2010 om att utöka uppdraget och beslutet att göra en tilläggsbeställning togs enligt uppgift i samråd med jurist på Länsstyrelsen. Eftersom priset skiljer sig mellan anbud och avtal torde uppdraget ha utvidgats däremellan, dvsunder hösten Det är enligt vår uppfattning inte tillåtet att väsentligt förändra uppdraget från de förutsättningar som gäller i förfrågningsunderlaget. Eftersom priset blir så mycket högre är det sannolikt att förändringen kan bedömas vara så omfattande att upphandlingen skulle kunna ogiltigförklaras. Vidare skulle arbetet vara slutfört den 31 december 2009, vilket dokumentationen visar att den inte var. Företaget har fakturerat kommunen stora belopp under Anledningen till tidsfördröjningen kan vi inte bedöma. Leverantören har ett par kontrakt med kommunen. 1 grunden finns ett ramavtal med leverantören, fler leverantörer har ramavtal med kommunen och förnyad konkurrensutsättning inför tilldelning av uppdrag krävs. Den 23 november 2010 har kommunen upprättat en s.k. anbudsförfrågan, en inbjudan att lämna anbud. Anbudsförfrågan är sktickad till sex leverantörer. Fem leverantörer inkommer med anbud, varav 3 stryks. Det framgår att det lägsta priset ska vinna anbudet om den tekniska lösningen godkänns. Gösta Ahlquist AB har lämnat ett pris som är kronor högre än den kvarvarande 14

16 konkurrenten och i tilldelningsbeslutet framgår att även den kvarvarande konkurrenten har uteslutits. Dock framgår inte varför Gösta Ahlquist AE3 vann upphandlingen då de hade högst pris. Utvärderingskriterierna är avgörande vid tilldelning av kontrakt. 1 upphandlingen av Gösta Ahlqvist AB ska priset vara avgörande förutsatt att den tekniska lösningen godkänns. Av underlagen kan man förstå att tre anbud stryks. Det framgår dock inte av utvärderingsunderlaget varför konkurrenternas tekniska lösningar förkastats. Detta är särskilt betydelsefullt eftersom det vinnande anbudet inte hade det lägsta priset. Johan Jönsson rep. total kostnad 2011 total kostnad Leverantören är rangordnad etta i ramavtal som gäller fran och med den 1 februari 2012 till den 31 januari Vilket eventuellt avtal som leverantören hade under 2011 framgär inte. Vi har inga kommentarer om upphandlingen, däremot konstaterar vi ott upphandlingen inte forklarar de uppdrag leverantoren haft under Upphandiat via samarbetet med Lunds kommun. Lekolar AB vinner uppdragets samtliga deimoment. Avtalet är förlängt t.o.m. den 30 juni Vi har inga kommentarer. Metro Nordic Sweden AB total kostnad total kostnad Eslövs kommun har ett avtal med Metro Nordic Sweden AB gällande annonser. Det har inte skett någon upphandling av annonsplats utan förvaltningarna beställer och bekostar sina annonser utifrån avtalet. Metro Nordic Sweden AB fakturerar sammantaget stora belopp, klart överstigande gränsen för direktupphandling. Kommunen borde därför ha ett rarnavtal med en leverantör på området. Leverantören är inte upphandlad. På grund av en brand 2010 förstördes en idrottshall som också fungerade som träningslokal och matcharena för bl. a. elithandboll. Dåvarande 16

17 förvaltningschef uppges ha "scannat av marknaden" för att hitta ersättningslokal med tillräcklig kapacitet. 0.B Wiik AB var enligt företrädare för kommunen det enda företag som klarade kravet om storlek på hall, och var de enda som kunde leverera detta. En stor direktupphandling till följd av en brand eller motsvarande brukar betraktas som godtagbart skäl att inte genomföra en upphandling med annonserat förfarande. Därempt kan vi i dokumentationen inte se att företrädare för kommunen genomfört.någon marknadsanatys där flera alternativa lösningar bedörrits. Det är vår uppfattning att den upphandlande myndigheten vid stora direktupphandlingar givet dessa förutsättningar bör upprätta en gedigen dokumentation om vilka leverantörer som tillfrågats samt en bedömning av alternativen. SIOne-Däck AB total kostnad total kostnad Upphand1ing ayseende däck och däckservice som är genomförd i samarbete med Lunds kornmun. Av anbudsutvärderingen framgår inte leverantörernas lämnade priser eller hur utvärderingen i övrigt genomförts. Det framgår däremot att "Vid anbudsutvärderingen har de upphandlande myndigheterna tagit hänsyn till närservice. Detta eftersom det är av stor vikt att leverantören finns på orten". I förfrågningsunderlaget uppges "Garantl, service och support" vara ett utvärderingskriterium. Dock nämns inte här någonting om närservice eller om att leverantörer som finns på orten värderas högre. Kriteriet anges istället utgå från standard och kvalitet. Lagen om offentlig upphandling är mycket restriktiv vad gäller möjligheten att diskriminera leverantörer beroende på lokalisering. Det strider mot unionens grundprinciper om fri rörlighet. Dessutom är det inte tillåtet att använda andra utvärderingsgrunder än de som anges i förfrågningsunderlaget. Vår bedömning är att upphandlingen har stora brister. Ovanstående bedömning utgår från den dokumentation som Eslöys kommun kunnat tillhandahålla inom ramarna för denna granskning, dock påpekas i sakkontrollen att ytterligare dokumentation kan finnas hos Lunds upphandlingsenhet. Öhrns Ingenjörsbyrå AB total kostnad total kostnad Leverantören är rangordnad som etta i avtal med kommunen avseende projektering el/data. Avtalet gäller från och med den 1 december 2011 och stipulerar att avrop över sex basbelopp innebär att förnyad konkurrensutsättning sker. 1 underlagen vi tagit del av finns inget som tyder på att förnyade konkurrensutsättningar har genomförts. Vilket eventuellt avtal som leverantören hade under 2011 framgår inte. Vi har inga kommentarer om upphandlingen, däremot konstaterar vi att upphandlingen inte förklarar de uppdrag leverantören haft under större delen av

18 Bilaga 2 - Intervjuade personer i granskningen Yvonne Aberg, upphandlare BirgittaPetersson, inköpssamordnare och inköpscontroller Anna Granevärn, administrativ chef inom vård och omsorg 16