Framtida arbetssätt? Inledning. Metod. Hur allting startade

Transkript

1 Framtida arbetssätt? Inledning Jag har studerat hur distansarbete och flexibelt arbete och som det även kallas Work where you want fungerar. Jag är väldigt intresserad att få kunskap om ett så pass nytt sätt att arbeta på. Jag såg nyhetsprogrammet ABC-nytt, regionalt program för Stockholms län. På så sätt blev jag uppmärksammad på en annorlunda arbetsorganisation, programmet presenterade Canon. Metod Jag har intervjuat Paul Lacopie som är Konto-/projektledare på Canon Center i Rissne. Jag har även talat med andra anställda på Canon, för att få höra flera människors åsikter och erfarenheter om det här sättet att arbeta på. Hur allting startade I programmet visade de hur arbetsplatsen fungerade, bl.a. sänktes borden ner från taket. Samtliga anställda har en egen hurts. Vilken plats man fick beror på vilken tid man kommer, för de var inte reserverade genomförde Canon en stor undersökning för att kunna kartlägga marknaden och planera distribution till Europa i framtiden. De intervjuade människor i Spanien, Italien, Schweiz och Sverige. Resultatet visade att människor hade förändrat sina värderingar. Materiella belöningar och ytliga tecken på framgång har blivit mindre viktiga, till skillnad från icke materiella värden såsom ökad frihet i arbetet. Det är inte heller lika viktigt att sätta sin framgång och utveckling i relation till andra, tvärtom är det viktigare att själv känna att man lyckas och utvecklas. Så det var här allting startade för Canon. 1

2 Canons tre steg Förändringen av en verksamhet till ett flexibelt arbetssätt är en omfattande process som tar tid, och måste få ta tid. För att förändringen ska lyckas bör hela verksamheten anpassas och personalen göras delatig. Förenklat kan man beskriva förändringen i tre steg: Steg 1 Gör en nulägesanalys. Studera flöden och kommunikationsbehov. Klargör behoven. Formulera tydliga visioner och mål. Steg 2 Undersök verktygen för flexibelt arbete, ny organisation, nya IT-hjälpmedel, annorlunda ledarskapsroller. Skapa en ny organisation med bättre processer. Steg 3 Anpassa arbetsmiljön och arbetsformerna efter mål och vision, organisationen och de nya verktygen. Ta hjälp av beprövad metodik och experter på respektive områden, t.ex. projektledare, arkitekter och IT-leverantörer. Jag kommer här att ta upp hur Canon definierar flexibelt arbete. Jag vet inte om deras modell är allmängiltig och gäller andra företag än Canon. Canons modell MÅL T.ex. lönsamhet, marknadsandelar och kvalitet FLEXIBELT ARBETE Canons ideologi Vad du gör är viktigare än var och hur du gör det. Distansarbete Mobilt kontor Flexibelt kontor 2

3 Canons erfarenhet att arbeta flexibelt är positiva. De överväger de nackdelar som finns. Canon tycker inte att det viktigaste är vilken arbetsform eller kombination av tekniska hjälpmedel man väljer, utan att dessa är utformade efter mål och visioner i den verksamhet man sysslar med. Definition av de olika begreppen Distansarbete är när man arbetar hemma och har kontorsutrustningen där. Vanligtvis bor man ca 10 mil från sin arbetsplats och det är inte ovanligt i Stockholms skärgård som tillhör Stockholms län. Jag har inte studerat om distansarbete förekommer i andra delar av Sverige. Den som söker dig kan ringa till växeln på arbetsplatsenoch blir då vidarekopplad till den anställde som sitter hemma och arbetar. Personen som då söker den anställde märker inte att personen inte befinner sig på kontoret i stan. Arbete över ett geografiskt område. Flexarbeta: att arbeta flexibelt, flexa, ursprungligen i betydelsen ej fasta kontorstider, komma och gå tidigare eller senare för att undgå trafikstockning. Numera även flexibel arbetsplats, att vissa dagar arbeta någon annanstans än på ordinarie arbetsplats. Grannskapscentral är även någonting som Canon har satsat på även den kan ingå i deras modell, men den är ej inritad i figuren på sidan 2 (se figur på sidan 2). Det är ett lokalt kontor där människor från olika företag delar på telefonväxel, fax, kopiator och dylikt. Mobilt kontor: flyttbart kontor dvs. du har dator och telefonen med dig. Vad innebär flexibelt arbete? Allt fler har börjat jobba utanför kontoret någon dag ibland eller ofta och regelbundet. Det som en gång började som flextid, blir alltmer ett flexande i både tid och rum. Inte så att arbetsplatserna försvinner. Ingen vill väl vara utan kontakt med arbetskamraterna, och alla jobb passar inte för att flexa. Men många både vill och kan utnyttja den jättelika tidsreserven. Företaget Canon anser att de här fördelarna har man uppnått genom att jobba flexibelt. Färre resor frigör tid, att jobba ostört frigör tid. Om du själv disponerar din tid hinner du mer. Arbetslusten ökar, kreativiteten främjas. Förutom att 3

4 det är trevligare att själv styra över all sin tid. Ofta behövs inte mer utrustning än en telefon eller fax. Det finns många undersökningar som visar att flexare jobbar effektivare. Därför är flexandet värdefullt också ur företagets synvinkel. Ett annat exempel från företag med flexande personal visar att man kan spara kostnader genom att minska kontorsytan. Det blir lättare att attrahera och behålla personal. Hela samhället har något att vinna. Om vi börjar pendla mindre kommer trycket på storstadens trafiksystem att lätta och luftföroreningarna att minska betydligt. I Stockholm City arbetar pendlare varje dag. Om var och en stannade hemma en dag i veckan skulle det spara 12 miljoner arbetsresor varje år. Vilket skulle minska olyckorna i trafiken och därmed spara samhället 90 miljoner kronor i minskade olyckskostnader, produktionsbortfall och skador på egendom. Kanske de gigantiska satsningarna på motorvägar kan ersättas av mer framtidsmässiga satsningar på elektroniska motorvägar. Kanske glesbygden inte behöver bli glesare. Om teletekniken gör det möjligt att arbeta oberoende av geografiska avstånd får vårt avlånga land ett annat utseende. För- och nackdelar med flexibelt arbete Canon har även kommit fram till de här olika för- och nackdelarna, och även att det finns fördelar för samhället. Fördelar för samhället Regionalpolitiska fördelar Ökad rörlighet på arbetsmarknaden Ökad sysselsättning Minskat behov av infrastruktureringar Energibesparingar Fördelar för företaget Ökad produktivitet Minskande lokalbehov Kommer närmare marknaden Projektinriktad organisation Blir en attraktiv arbetsgivare Fördelar för den anställde I hemmet kan man arbeta ostörd i en trivsam miljö och blir därför mer effektiv. Man spar även tid och pengar på att slippa resa och kan istället 4

5 satsa det man vinner på familjelivet. Med den nya tekniken kan man bo närmare naturen och där bostäderna är billigare. Dessutom kan man skapa sysselsättning på orter som ligger avigt till vad gäller fysiska kommunikationer. Om folk reser mindre får vi färre olyckor, lägre kostnader för sjukvård och minskade utsläpp. Som en av de anställda på Canon uttrycker sig: Det kan även vara lättare att koncentrera sig borta från kontoret. Med telefon, fax, dator, modem och annat kan jag ändå bli nådd lika fort som om jag satt där på min stol. Och med flexjobb kan jag inte hävda att jag finns till genom att vara social eller allmänt trevlig. Jag signalerar min existens genom att producera bra och mycket. Nackdelar för den anställde Man saknar lagandan, stimulansen och stödet från medarbetarna och känner sig isolerad. Man kan ju inte ha en dator som sin bäste vän. Vissa chefer besväras av att inte kunna hålla koll på personalen när de inte är fysiskt närvarande. Det kan även vara lättare att skilja arbete från fritid om man har en tydlig gräns mellan arbetsplatsen och hemmet. En anställd uttrycker sig så här när han ska beskriva några nackdelar: Hur ska chefen veta att jag uträttar något när han eller hon inte ser mig? Närvaro på kontoret speciellt efter arbetstid visar att jag är framåt. Verkar inte proffsigt att ha kontoret hemma, jag skulle känna mig konstig inför mina kunder. Jag vill kunna tala med folk öga mot öga, inte via telefon, fax och annan elektronik. Arbetslivet är tillräckligt automatiserat och fullt av maskiner ändå. Kan inte koncentrera mig hemma. Det är för mycket som pockar på uppmärksamheten, huset, trädgården, hunden och naturligtvis familjen, inte minst. Gemensamma fördelar Om personalen arbetar flexibelt en dag i veckan, skulle behovet av kontorsyta teoretiskt, och som de har visat i många fall även praktiskt, minska med 30 50%. Det minskade lokalbehovet är bara en av en mängd tänkbara fördelar. Ökad produktivitet och tillgänglighet är andra fördelar. Individen, den anställde får fördelarna i att kunna styra sin tid bättre, vilket ger balans mellan arbete och fritid. Arbetar en person med fyra mil till jobbet hemma en dag i veckan innebär detta en minskad restid med fem veckor och en minskad resekostnad med kronor per år. 5

6 Vilka jobb passar för att flexa? Att arbeta på flexibel plats är egentligen inte något nytt. I princip har alla gjort det som tagit med sig jobbet hem någon gång när det kört ihop sig och tiden blivit knapp. Den som har eget företag har ofta ganska flytande gränser mellan kontoret och hemmet. Om jobbet passar handlar om vad du själv önskar dig. Det involverar också beslut av ditt företag. Flexibilitet fungerar bäst för en person som har lätt för att jobba självständigt. Till stor del handlar det om informationsjobb. Det hävdas allt oftare att vi lever i en brytningstid mellan industrisamhälle och informationssamhälle. Allt fler jobb idag handlar om att samla, hantera och vidareförmedla information. Ju mer informationsinriktat ditt jobb är, desto lättare kan det utföras var du vill. En viktig fråga är hur du får arbetsmaterial, att det kan transporteras per post, fax, diskett, datanät eller annat sätt. Datorerna har bidragit till att allt fler arbetar på distans. Bland föregångarna hittar vi därför dataspecialisterna. Som informationsteknologins mästare kan de lättast göra sig oberoende av geografiskt avstånd. Sammanfattning Att jobba flexibelt kan innebära att man känner sig isolerad och saknar lagandan, som gör att det kan vara svårt att jobba på det här sättet. I och för sig är man på jobbet två till tre gånger i veckan. Om jag är på jobbet hela arbetsveckan finns det en risk att jag är för social och pratar om privata angelägenheter under arbetstid vilket gör att jag inte jobbar lika effektivt. Jag tycker det verkar bra att jobba flexibelt. Det är ett arbetssätt som tilltalar mig. Jag skulle själv vilja ha ett sådant arbete i framtiden där jag kan jobba på det sättet. Det skulle antagligen passa mig, för om jag kunde, skulle jag föredra att jobba på natten. Jag tycker att grannskapscentral verkar praktiskt. Det blir ett komplement till min arbetsplats i hemmet. Där har jag möjlighet att träffa andra människor som jobbar under samma förutsättningar som jag. Fler företag kommer säkert att välja det här sättet att arbeta på i framtiden. I det stora hela verkar det vara ett väldigt positivt och effektivt sätt att arbeta på. De som jag har pratat med om de här olika arbetssätten har sett väldigt positivt på det hela, med tanke på att vi inte behöver bygga så många stora fula byggnader överallt, och att vi inte förstör naturen lika mycket. Är väldigt positivt just i de här tiderna när det är sådana diskussioner om miljön. 6