Förenklings. Birgitta Laurent

Transkript

1

2 Förenklings Birgitta Laurent

3 Syftet att lyfta fram exempel på förenklingsoch utvecklingsmöjligheter i förfrågningsunderlagens utformning och innehåll som skall komma att gynna såväl köpare som säljare och därmed förbättra de svenska upphandlingsprocedurerna.

4 AffärsConcepts uppdrag välja ut representativa förfrågningsunderlag analysera deras innehåll och utformning ta fram förslag till förenklings- och utvecklingsåtgärder som skall gynna en effektiv upphandlingsprocess

5 Branscher Städtjänster Vårdtjänster (knä- och höftledsoperationer) Bemanningstjänster (inom hälso- och sjukvård) Livsmedel

6 Förslag Upphandla logistiken i en separat upphandling Använd etablerade nationella standarder/ förhållningssätt för att ställa miljökrav Definiera tydliga och mätbara kvalitetskrav

7 Forts. förslag Anpassa avtalsvillkoren till de olika produktgrupperna Tillämpa långa avtals- och anbudstider Använd anbudsformulär

8 Forts. förslag Kräv inte rutinmässigt att leverantören skall inkomma med en mängd bevis Skapa inte onödigt omfattande förfrågningsunderlag Ta bort information som inte är nödvändig för anbudsgivningen

9

10 Fokusgruppens medlemmar Anita Åberg, Kramfors Agneta Hedlund, Uppsala Ann Sagvall, Västra Götaland Marie-Louise Johansson, Arboga

11 Tydlig Marknads anpassad Neutrala benämningar Statistik Produkt kännedom Dialog 60 dagar LOU kännedom Transparent Antal produkter Som vi frågar får vi svar Organisation

12 1 månadslön motsvarar 25% Av årsvärdet 2,1 milj/månad 25 miljoner årsvärde för upphandling 1 årslön 500 tkr motsvarar 2% av årsvärdet 2,3 % motsvarar 20 dagars arbete av 888 dagar = en upphandlingsperiod 200 tkr/månad för en 10% ökning av en avtalslös månad

13 Samarbete Inköpare Kost kompetens Krav Lag & Avtal

14 Frågeställningar (i god tid före förfrågan) Vilka behov och krav har din enhet? Finns politiska inriktningsmål? Hur ser organisationen ut? Hur ser produktionen ut? Hur ser det ekonomiska utrymmet ut?

15 För och nackdelar med riktigt stora upphandlingar?? Billigare - Dyrare? Effektivitet - Ineffektivitet? Påverkan - Maktlöshet

16 Lokalt (Belastningspris) Ekologiskt (Svenskt) LOU KRAV Djurhållning SNR Förpacknings Storlek Innehåll Pris

17 Checklista för förfrågningsunderlag Mål inriktningsmål Helt eller delat anbud - huvud leverantör - del leverantör Märkning ekologisk och etisk - Miljöstyrningsrådet

18 Pris - basprisdag - prisjustering Transport och leverans -fraktavgift Miljömärkta transporter - Miljöstyrningsrådet

19 Utvärdering av anbud - belastningspris - basprisdag - skallkrav - utvärderingskrav Uppföljning - kontinuerlig dialog Statistik - grunden för nästa upphandling

20

21 Mot en värld utan överprövning Upphandla livsmedel Folkets hus, Stockholm den 12 november 2009 Mathias Sylwan Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet i samverkan 21

22 Problem med upphandlingar av livsmedel Dålig konkurrens Stora varusortiment medför utvärderingsproblem Behov av många och frekventa leveranser Kraftiga prisfluktuationer Många överprövningar Uppskruvat tonläge mellan kommuner och leverantörer Leverantörer vägrar lämna anbud

23 Leverantörernas kritik mot upphandlingarna Bristfällig utvärderingsmodell Snäv kravspecifikation som hindrar leverantören från att erbjuda bästa alternativ För lång fastprisperiod Ingen rätt att ta ut leveransavgift vid små leveranser Administrativt betungande rapporteringsplikt

24 Modell för upphandling av livsmedel bör: uppfylla kraven på transparens, likabehandling etc. tillgodose myndighetens hela behov av livsmedel inte innebära många leveranser särskilt till mindre verksamheter ge små leverantörer möjlighet att komma med på avtalet innebära en verklig konkurrens ha en tydlig kravspecifikation med tydliga kvalitetskrav tillgodose andra krav som miljöegenskaper och etisk hänsyn

25

26 Nya miljökriterier för livsmedel Svenska djurhållningsregler som krav i upphandlingen 12 november 2009

27 Miljöanpassad offentlig upphandling är möjlig

28 Miljöstyrningsrådet

29 Svenska miljömål

30 INKÖP/UPPHANDLING AV LIVSMEDEL Ekologisk produktion Miljöanpassad konventionell produktion

31 Djuromsorg

32 Djurskydd bör vara möjligt EU: djurskyddsdirektiv = Minimilagstiftning EU-projektet Welfare Quality Tillämpa nationella särregler vid bjudande behov Rättspraxis Uppföljningsutmaningar

33

34 Tack för visat intresse! Helpdesk: Måndag Tisdag fredag 10 12

35

36 Livsmedelsupphandling JÖNKÖPING JÖNKÖPING Stadskontoret Göran Hallin,

37 Livsmedelsupphandling Bättre produkter, priser och nöjdare leverantörer En beskrivning av Jönköpingsmodellen Göran Hallin Upphandlare Stadskontoret Göran Hallin,

38 Livsmedelsupphandling Kommunens behov invånare Dagligen serveras: måltider inom äldreomsorgen skolluncher Ca 170 enheter varav de flesta har egna tillagningskök Livsmedelsinköp ca 70 MSEK per år Stadskontoret Göran Hallin,

39 Livsmedelsupphandling Jönköpingsmodellen igår Började 1985 för att öka konkurrensen Tre storköksgrossister, uppdelad marknad, ringa konkurrens mellan grossisterna. Konkurrens fanns mellan producenterna Distributionsavtal med DAGAB Stadskontoret Göran Hallin,

40 Livsmedelsupphandling Metodik Konkurrensutsättning av huvudkomponenter halvårsvis Väl insatt och engagerad organisation Planering av matsedel med angiven volym och serveringsvecka Utvärdering/testning/prisförhandling med respektive producent Stadskontoret Göran Hallin,

41 Livsmedelsupphandling Tydlig och exakt beställning till respektive producent i god tid Hög efterlevnadsgrad av avtalade produkter och volymer Fasta priser halvårsvis Stadskontoret Göran Hallin,

42 Livsmedelsupphandling Anpassning till LOU Upphandling av grossist tillkom Årsvis konkurrensutsättning av producenterna i stället för halvårsvis Förhandlingsmöjligheterna försvann Prisregleringsmodeller diskuterades livligt Stadskontoret Göran Hallin,

43 Livsmedelsupphandling Jönköpingsmodellen idag Egen organisation för upphandlingen Projektledning: Fyra personer, två upphandlare, två kostchefer Referensgrupp bestående av ca 20 kostansvariga från skola, förskola och äldreomsorg Stadskontoret Göran Hallin,

44 Livsmedelsupphandling Process Upphandling av grossist och första leveransår. Årsvis konkurrensutsättning av huvudkomponenter. I samarbete med vinnande grossist. Stadskontoret Göran Hallin,

45 Livsmedelsupphandling Utvärdering av: Kvalitet, via test, grundkrav, MSR, livsmedelslagar. Pris Specifikation av artiklar, volymer, leveransveckor till leverantör/grossist Stadskontoret Göran Hallin,

46 Livsmedelsupphandling Effekter Leverantörernas uppfattning Tydlighet Köptrohet Kommunens uppfattning Ökad leveranssäkerhet Regelbunden sortimentsgenomgångar -Kvalitet - Prisbild Stadskontoret Göran Hallin,

47 Livsmedelsupphandling God livsmedelskvalitet Bra prisbild, benchmarking Samtlig personal väl insatt i arbetsgången Statistikuppföljning Stadskontoret Göran Hallin,

48 Livsmedelsupphandling Jönköpingsmodellen i morgon Utveckling av modellen Utöka varukorgen Avtal om distribution EMV, till vilket pris Uppdelning av kontrakt Geografiskt Enhetsvis Stadskontoret Göran Hallin,

49 Livsmedelsupphandling Vi är även bra på annat i Jönköping TACK FÖR MIG Stadskontoret Göran Hallin,

50

51 Partnern för den bästa affären

52 Upphandlingsprocessen Sekretess börjar Sekretess slutar Uppföljning och förbättring

53 Förberedelser

54 Forts. förberedelser

55 Forts. förberedelse

56 Roller och ansvar Svara mot ställda krav Branschkunskap Sakkunskaper Affärsmässighet Följer LOU

57 Vår upphandling

58 Forts. vår upphandling

59 Forts. vår upphandling

60 Annonsperioden

61 Avtalet och uppföljning

62 Kvalitetssäkra

63 Har ni funderingar hör av er till E-postadress: Hemsida:

64

65

66 Från mittcirkeln gör endast Zlatan mål! Hur tolkas LOU?

67 Utdrag ur policy 2. Vägning av pris och övriga kriterier kontra miljökriteriet. alltid avvägning mellan pris och miljö produktens påverkan viktas mot priset, dvs stor påverkan lägre vikt vid pris

68 Processen upphandling Miljöpolicy Miljöutredning Viktning av miljö kontra priset Förarbeten Upphandling Uppföljning - behovsanalys - metod - revision - marknadsanalys - underlag -avtal

69 Livsmedelsdistribution LEVERANTÖRER KUNDER

70 Exempel på krav på distributören Fordonen skall tillhöra miljöklass 4 eller bättre eller uppfylla motsvarande krav. Under avtalsperioden ska CO2-utsläppen minska med 5%. Service och reparation Dieselbränsle av miljöklass 1 eller bättre skall användas mm

71 Ny distributionskedja LEVERANTÖRER DISTRIBUTIONS- CENTRAL KUNDER

72 Varugrupper och delade anbud Uppdelade varugrupper som kött, chark, fågel, grönsaker + frukt och bär mm Minskad sortiment - bredd Kvalitet 60% pris 40%

73 Hos den lokala ekologiska bonden

74 På väg till distributionscentralen

75 På väg

76 Färdiglevererat

77 Några resultat i Borlänge + Bättre arbetsmiljö + Flera lokala leverantörer + Minskat antal stopp med 75 % + Ökad trafiksäkerhet + Mindre utsläpp + Mindre buller + Stor andel ekologiskt

78 Några resultat i Borlänge + Bättre arbetsmiljö + Flera lokala leverantörer + Minskat antal stopp med 75 % + Ökad trafiksäkerhet + Mindre utsläpp + Mindre buller + Stor andel ekologiskt

79 Antal leverantörer Hållbar Samhällsbyggnad

80

81 Välkommen till Borlänge! Foto: Viggo Nielsen

82 Tack för mig! Åke Persson Strateg Borlänge kommun

83

84 Vad är matkvalité? och hur uppnår vi det i upphandlingen

85 Enheter i VGR Alla enheter i egen regi Regionservice Måltider Naturbruksgymnasier Folkhögskolor Göteborgs Operan 10 kök 7 kök 6 kök REGIONSERVICE, INKÖP

86 Nuvarande Livsmedelsavtal Omsätter ca 100 miljoner per år Huvudleverantörer, Menigo, Arla, Löfbergs Lila Nytt avtal preliminärt januari 2011 REGIONSERVICE, INKÖP

87 Inför kommande upphandling. Genomgång av befintligt sortiment Kvalitetstest testprotokoll, avvikelserapport Test av nyheter för att förnya och komplettera sortimentet Eko - policy REGIONSERVICE, INKÖP

88 Testprotokoll Produkt Pris/kg Utrustning Port/vikt Tillagning, metod, tid, temp Smak Lukt Konsistens Port/vikt Svinn% Pris/port Ren produkt fri från gluten, laktos, soja, ägg Övriga kommentarer 0=ej godkänd 1=godkänd 2=väl godkänd 3= utmärkt REGIONSERVICE, INKÖP

89 Forts. Bilda projektgrupp Skriv kravspecifikation baserad på erfarenheter från kvalitetstest och sortimentsgenomgång REGIONSERVICE, INKÖP

90 Tack för att ni lyssnat! Ann Sagvall Projektledare offentlig upphandling Västra Götalandsregionen REGIONSERVICE, INKÖP

91