BILAGA PROJEKTLEDARE KÄRNFASTIGHETERS PROJEKTERINGSANVISNINGAR

Transkript

1 Version:

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING PROGRAMSKEDE... 4 ARBETSMETODIK... 4 BEHOVSANALYS... 4 KRAVSPECIFIKATIONER... 5 Lokal- och funktionsprogram... 5 Lokal- Fastighets- tomtutredning och plananalys... 5 Byggnadsprogram... 6 Upphandling konsultgrupp... 7 PROJEKTERINGSSKEDE: SYSTEMPROJEKTERING... 9 BESLUTSUNDERLAG OCH ALTERNATIVA LÖSNINGAR... 9 Kreativ Process... 9 Systemval DOKUMENTATION Beskrivningar Ritningar KALKYL PROJEKTERINGSSKEDE: DETALJPROJEKTERING - FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG KONSTRUKTION INTERAKTION MELLAN KONSULTER Geometri Detaljering FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dokumentation Kontroll Färdigställande BYGGSKEDE Bygghandling Produktion Dokumentation Version:

3 FÖRVALTNINGSSKEDE Driftuppföljning Version:

4 PROGRAMSKEDE Målet med programskedet är att ta fram ett Byggnadsprogram vilket är en sammanställning av de krav som byggnaden/lokalen skall uppfylla. Det skall utgöra underlag för fortsatt projektering och en kostnadsuppskattning. Ändringar i den fortsatta projekteringsprocessen skall alltid relateras till byggnadsprogrammet eller reviderade utgåvor av detta. Innan Programskedet startar har det oftast föregåtts av en förstudie av varierande omfattning. ARBETSMETODIK Projektledare skall fortlöpande i alla skeden avrapportera till utsedd ansvarig handläggare inom Kärnfastigheter. Protokoll, tidplaner och övriga handlingar samt ändrings- och tilläggsrapporter skall enligt överenskommelse översändas till handläggaren. Ansvarig handläggare kan, beroende på projekt, variera. Vid mindre om-, ny- eller tillbyggnadsprojekt är det förvaltaren, vid större är det projektchefen inom Kärnfastigheter medan det vid projekt som avser ombyggnad/utbyte av teknik eller energibesparande åtgärder kan vara någon från t ex Teknik & Miljö inom Kärnfastigheter. Byggherre är alltid Helsingborgs stad och beställare för projektet är Kärnfastigheter som skriver beställningarna i projektet. Förvaltaren eller om ingen förvaltare är utsedd, fastighetsavdelningen ansvarar för projektet gentemot den förvaltning som beställer ett om-, ny- eller tillbyggnadsprojekt av Kärnfastigheter. Utsedd förvaltare skall alltid hållas informerad om projektet. I mindre projekt rapporterar PL till förvaltaren, i större projekt rapporterar PL till projektchef som rapporterar till förvaltare och i teknikprojekt rapporterar PL till ansvarig handläggare inom Teknik & Miljö som rapporterar till förvaltaren. Vid mindre om-, ny- eller tillbyggnadsprojekt avropar förvaltaren ramavtalade projektledare, konsulter och i slutändan entreprenörer, vid större övertar projektavdelningen ansvaret och sköter då upphandling och ekonomi. Vid teknikprojekt avropar ansvarig handläggare inom Teknik & Miljö ramavtalade projektledare, konsulter och i slutändan entreprenörer. Kärnfastigheters beställare utgörs oftast av olika förvaltningar inom Helsingborgs stad. Men de benämns inte beställare i projektet eftersom det mot konsulter och entreprenörer är Kärnfastigheter som är beställare. BEHOVSANALYS Målet för behovsanalysen är att förstå och definiera behoven för verksamheten genom att översiktligt beskriva funktioner och samband som skall finnas. Version:

5 Tillhandahållna mallar: - uppdragsbekräftelse Uppdragsbekräftelse, gentemot aktuell förvaltning upprättas för programskedet och signeras av förvaltaren och aktuell förvaltning. Förvaltningens och förvaltarens behov utreds och sammanställs av projektledaren. Projektledaren ansvarar för arbetet och protokollför möte. Avlämning: - uppdragsbekräftelse - rapport som sammanställer behovsanalysen och besvarar frågorna VAD och NÄR KRAVSPECIFIKATIONER Lokal- och funktionsprogram Lokal- och funktionsprogram utarbetas i samarbete med aktuell förvaltning och förvaltare. Det är viktigt att här belysa aktuell förvaltnings viljeyttring med projektet. Arkitekten kan bistå projektledaren i detta arbete. Projektledaren ansvarar för arbetet och protokollför möte Tillhandahållna mallar: - mall för lokal- och funktionsprogram Avlämning: - lokal- och funktionsprogram Lokal- Fastighets- tomtutredning och plananalys Analysen skall sammanställa förutsättningarna för avsedd lokal, fastighet eller tomt och den verksamhet som avses. Även eventuella framtida behov skall beaktas. Tillhandahållna mallar - dagordning/protokoll - tidplan - beställningsskrivelse till ramavtalade konsulter och sakkunniga - projektorganisation - kontakt- och distributionslista I enklare projekt kan analysen utföras av projektledaren. I merparten av projekten anlitas utredande konsulter som innehar ramavtal med Kärnfastigheter. Projektledaren upprättar en projektorganisation. I den skall alltid från start och genom hela projektet ingå sakkunniga från El, VVS samt styr- och övervakning samt samordningsansvariga för fukt, energi, Version:

6 arbetsmiljö, miljö, hälsa och informationssamordnare. Samordningsansvariga, i mindre projekt, behöver inte vara specialistkonsult om kompetensen finns bland övriga konsulter. Kärnfastigheters personal från Teknik & Miljö skall alltid ingå i organisationen. Informationssamordnaren ansvarar för att förmedla hur ritningar skall se ut, hur de och dokument skall benämnas och för hur man använder Kärnfastigheters projektportal. Informationssamordnaren skall vara med från början i projekten men framförallt vid de inledande olika projekteringsskedena. Se även ansvar enligt CAD manualen. Projektledaren tar tillsammans med utredande konsulter fram förutsättningar för lokalen, tomten eller fastighet som avses beroende på om det är om- till- eller nybyggnad. Vid mindre projekt kan utredande konsulter delvis bestå av sakkunniga från Energi, El, VVS samt styr- och övervakning. Projektledaren: - upprättar projektorganisation - upprättar tidplan programskede - upprättar beställningsskrivelser - sammanställer samtliga analyser till komplett dokument - ansvarar för processen och protokollför möte Avlämning: - samlad Lokal- fastighets- tomtutredning och plananalys med skisser - projektorganisation - tidplan Byggnadsprogram Byggnadsprogrammet utgör en sammanställning av alla programhandlingar vilka är basen för fortsatt projektering. Deltagarna tar fram en programhandling för respektive profession. Myndighetskrav förutsätts vara varje projektörs ansvar att följa och därför upprepas de inte i programhandlingen. Programhandlingen skall vidare kunna vara underlag för att projekterande konsulter ska kunna lämna anbud för fortsatt projektering. Byggnadsprogramskedet avslutas med en slutsamordning, såväl intern som extern, och en preliminär kostnadsprognos upprättas. Gällande kravspecifikationer från Kärnfastigheter Projektledaren följer med hjälp av sakkunniga upp att aktuella kravspecifikationer används av respektive konsult i projektet. Tillhandahållna mallar: - checklista programskede - projektgemensam gränsdragningslista (för projektering och entreprenad) Version:

7 Projektledaren ansvarar för: - processen och protokollför möte - sammanställer erhållna byggnadsprogram från konsulterna till ett gemensamt byggnadsprogram - upprättar preliminär kostnadsprognos från vilken fastighetsavdelningen för Kärnfastigheter tar fram en preliminär hyreskostnadsnivå. Prognosen baseras på underlag från VVS-, Styr-, Eloch Markkonsulter samt ev. övriga anlitade kalkylatorer - att kostnadsprognos överensstämmer med av fastighetsavdelningen tidigare lämnad kostnadsram. Om inte genomförs kostnadsminskande åtgärder i projektet eller inväntas beslut på höjd kostnadsram. - avstämning av checklista programskede för projektledare - att projektanpassad gränsdragningslista för projektering och entreprenad tas fram (projektanpassas av VVS Projektör som är samordningsansvarig för denna) - entreprenadform beslutas Avlämning: Programbeskrivning Byggnadsprogram innehållande - handlingsförteckning - lokal- och funktionsprogram - lokal-, fastighets-, tomtutredning och plananalys - programhandling för respektive konsult - bygg-pm: Projektgemensam gränsdragningslista. - kostnadsprognos inkl preliminär hyreskostnadsnivå - preliminär projekttidplan Efter beslut om genomförande upprättar projektledaren, vid behov, förfrågningsunderlaget för upphandling av konsulter. Alternativt fortsätter projekteringen med de utredande konsulterna. Upphandling konsultgrupp I detta mellanskede, som inte återfinns i övriga anvisningar svarar projektledaren för att upphandling av konsulter sker. Beslut om konsulter skall upphandlas på ramavtal eller på anbud tas i samråd med projektchefen på Kärnfastigheter. Tillhandahållna hjälpmedel: - lista med ramavtalade konsulter - Cad-manual - Kärnfastigheters Projekteringsanvisningar - AF-konsultmall - anbudsformulär - värderingsgrunder vid prövning av anbud - protokoll vid anbudsöppning - tilldelningsbeslut - beställningsskrivelse Version:

8 - upphandling av konsulter i samråd med Kärnfastigheters projektchef och projektets sakkunniga - upprättar projektorganisation - tilldelar ansvar för 3-D sammanställning och samordning av ritningar i projektet (Informationssamordnaren anger oftast riktlinjerna men i projektet behövs någon som tar det dagliga ansvaret och som samordnare 3-D redovisningen) - upprättar detaljerad tidplan för projekteringsskedet systemprojektering - upprättar beställningsskrivelser Avlämning: - tilldelningsbeslut - beställningsskrivelser Version:

9 PROJEKTERINGSSKEDE: SYSTEMPROJEKTERING I systemhandlingsskedet skall system och byggnadens utformning väljas utifrån de krav och förutsättningar som getts av programbeskrivning Byggnadsprogram. Alternativa system och utformningar såväl arkitektur, teknik som konstruktion skall studeras och installationernas förläggning samt dess utrymmesbehov skall visualiseras i alla kritiska snitt och måttsättas. Målet är att presentera systemhandlingar som beskriver planlösning, höjder, byggnadens konstruktiva utformning, byggnadens tekniska försörjningssystem med förläggning och principscheman på ett sådant sätt att den efterföljande detaljprojekteringen kan koncentreras till detaljlösningar och utarbetande av förfrågningshandlingar. Bakgrunden till de systemlösningar som valts skall redovisas med de möjligheter och begränsningar som de innebär. Systemhandlingar skall vara kalkylerbara och utgöra underlag för en systemhandlingskalkyl. Vid mindre komplicerade projekt avgör projektledaren om projektet är av sådan art att en systemhandling behövs eller om det räcker med Programhandlingen som underlag för fortsatt arbete. Vid val av entreprenadform totalentreprenad skall handlingarna omfatta rambeskrivningar och ritningar som underlag för upphandling. BESLUTSUNDERLAG OCH ALTERNATIVA LÖSNINGAR Målet är att utvärdera de lösningar som presenteras och tillsammans med konsulterna besluta vilka lösningar som totalt sett uppfyller de krav som ställts i byggnadsprogrammet. Sakkunniga El, VVS och Styr bistår projektledaren genom processen genom att hålla teknikmöte med deras projektörer för att bevaka att uppgifter enligt Kärnfastigheters Tekniska anvisningar innehålles. Samordnare för energi bevakar och samordnar så att energikraven uppfylls. Projektering av en byggnad kan liknas vid en stor optimeringsprocess där brukarkrav, gestaltningskrav, olika teknikslag, ekonomiska villkor, myndighetskrav mm inte sällan är kontraproduktiva. En väl genomförd projektering sammanväger de olika delkraven till en optimal helhet. Detta möjliggörs enbart genom att parterna lyssnar på varandra och förstår varandras delmål. Kreativ Process Projektledaren ansvarar för att tillsammans med konsulter, förvaltare, sakkunniga och ansvarig från förvaltningen/nyttjaren skapa en kreativ process där alla deltar på lika villkor. Samtliga förutsätts ta fram skissförslag för respektive discipliner. Det är viktigt i den kreativa processen att alla deltagarna Version:

10 engagerar sig och inte bara inväntar varandra. Efter skapandet av rumsfunktionsprogram, RFP, avtar förvaltningens/nyttjarens medverkan i processen. I processen skall de i projektet bestämda energimålen lösas in. Energisamordnaren ansvarar för samordningen. Energisamordnaren utför energibalansberäkningar. Övriga projektörer lämnar underlag till de alternativa förslagen. Tillhandahållna mallar: - checklista projekteringsskede systemprojektering - RFP (Rumsfunktionsprogram) - projekttidplan - projekteringstidplan - uppdragsbekräftelse - kontrollplan enl. PBL - bygglovsansökan - bygganmälan - anmälan av kontrollansvarig - VA-anmälan - förhandsanmälan av byggarbetsplats till Arbetsmiljöverket Projektledaren ansvarar för: - processen och protokollför möten - ansvarar för att ett RFP upprättas av aktuell förvaltning/nyttjare i samarbete med förvaltaren. Övriga konsulter och sakkunniga granskar den och lämnar synpunkter. - Initierar framtagandet av typrum som skall redovisas i projektet. - upprättar utifrån underlag från övriga konsulter en detaljerad projekteringstidplan och projekttidplan - upprättar uppdragsbekräftelser Avlämning kreativ process: - RFP - ett par alternativa förslag väljs för att studeras vidare avseende byggnadspåverkan, energipåverkan och livcykelkostnad - projekteringstidplan - projekttidplan Systemval Efter den kreativa fasen är det dags att göra slutgiltiga val. Det är av största vikt att alla projektörer har uppnått jämförbar status på sina förslag. Kritiska delar utkristalliseras när presentationer görs. Dessa delar måste studeras djupare. De val som görs nu är de absolut viktigaste för en fortsatt god process. Viss fördjupad analys måste göras för att slutligt välja system samt hur det skall lösas in i byggnaden. Version:

11 Projektledaren ansvarar för: - processen och protokollför möte - att sammanställa valda systemlösningar - att livcykelkostnader beräknas. Konstruktör lämnar underlag för byggnadskonstruktioner och upprättar analys (VVS och EL gör egna). Särskild vikt skall läggas vid att installationer som kräver extraordinärt underhåll/service undviks. - total konsekvensanalys utförs och slutliga systemlösningar samt slutlig byggnadsutformning väljs utifrån dessa Avlämning SYSTEMVAL - samlat dokument med projektbeskrivning med systemvalsbeskrivningar/ritningar från konsulter - valda system och byggnadsutformning DOKUMENTATION Handlingarna skall användas som information till många intressenter. Stor vikt skall därför läggas vid utformningen av redovisningen för att ge en klar bild av den planerade byggnaden och dess tekniska system. Handlingarna måste vara så detaljerade att en träffsäker kalkyl kan tas fram utifrån handlingarna av intern eller extern kalkylator. Projektledaren ansvarar för: - processen och protokollför möten - hur och till vem distribution skall ske - tillser att granskning av handlingarna sker av berörda parter samt att synpunkter tillvaratas - tar fram detaljerad projekttidplan för projekteringsskedet - ansökan om bygglov Beskrivningar Tillhandahållna mallar: - mall för AF-del - mall för kontrollplan enl PBL Projektledaren ansvarar för: - samordning av arbetet mellan konsulter - gränsdragningslista uppdateras (för projektering och entreprenad) (projektanpassas av av VVS Projektör som är samordningsansvarig för denna) - framtagande av AF-del, under handlingar redovisas under p11 efter beskrivningar Bygg-PM projektgemensam gränsdragningslista - framtagande av kontrollplan enl PBL Version:

12 Ritningar BILAGA PROJEKTLEDARE Projektledaren ansvarar för: - att ritningssamordning sker mellan konsulterna. All ritningshantering skall ske i 3D, se CAD manualen. KALKYL Kalkylen skall till största delen vara mängdbaserad. Förenklingar och antaganden får göras där information saknas. Kalkylen utgör beslutsgrund för den fortsatta projekteringen och kan också ligga till grund för hyresnivån. Projektledaren ansvarar för: - upprättar en systemkalkyl för projektet, systemkalkylen bygger på kalkylerna från VVS-, Styr-, El- och Markkonsult samt övriga anlitade kalylatorer och innehåller samtliga kostnader för projektet. - att avstämning utförs med handläggare (förvaltare/projektchef) för Kärnfastigheter att kostnaderna överensstämmer med av fastighetsavdelningen tidigare lämnad kostnadsram. Om den överskrids genomförs kostnadsminskande åtgärder i projektet eller inväntas beslut på höjd kostnadsram. - sammanställning av erhållna handlingar från övriga konsulter till en systemhandling där all information om projektet samlas Avlämning: Dokumentation och Kalkyl: - systemhandling - systemkalkyl - tidplan detaljprojekteringsskedet Avstämning Hyresgäst Projektledaren svarar för: - avstämning med aktuell förvaltning/nyttjare tillsammans med förvaltaren Version:

13 PROJEKTERINGSSKEDE: DETALJPROJEKTERING - FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förfrågningsunderlaget skall alltid ha en sådan form och innehålla alla erforderliga detaljer för att entreprenören skall kunna beräkna kostnaderna och lämna ett bindande anbud utan reservationer. Handlingar skall redovisas så detaljerat att omfattning, kvalitet och utförande av ingående konstruktioner, apparater och material framgår helt entydigt. Underlaget skall vidare redovisa entreprenadens omfattning och dess gränser. Om förändringar sker som ändrar förutsättningarna från systemskedet så skall de delar av systemskedet som berörs göras om. KONSTRUKTION INTERAKTION MELLAN KONSULTER I detta skede sker det egentliga konstruktionsarbetet med dimensionering och bearbetning av systemhandlingarnas generalitet. Utbytet av information mellan de olika konsultdisciplinerna är högst avgörande. Var och en ansvarar för sitt aktiva deltagande vid utbyte av information både för att ge och att få information. Målet är att efter detta skede kan merparten av det återstående konstruktiva arbetet utföras enskilt av respektive konsult. Geometri Byggnadens geometri fastställs. Dimensionering och bearbetning av systemhandlingarna till underlag med status motsvarande 50- delsritningar tas fram. Alla mått och dimensioner bestäms. Vilka kompletterande sektioner och detaljer som skall finnas bestäms gemensamt mellan konsulterna. Principer för undertak och inredning fastställs. Projektledaren ansvarar för samordningen av arbetet och protokollför projekteringsmöten. Projektledaren bevakar så att samordning mellan konsulterna sker samt att arbetet med beskrivningar påbörjas av resp. konsult. AVSTÄMNING GEOMETRI: PLANER OCH SEKTIONER Projektledaren svarar för: - att konsulter gjort avstämning enligt deras projekteringsanvisningar. - att leda 3-D samordning av byggnad och dess installationer under särskilda konsultsamordningsmöten. Version:

14 Detaljering BILAGA PROJEKTLEDARE I detta skede ritas merparten av byggnadens detaljer och inredning. Kontakten och dialogen mellan de inblandade konsulterna är tät och detaljerad. Samtliga förutsättningar för utförande av resterande arbete skall redovisas. Efter denna fas är detaljering så klar att respektive konsult själv kan rita klart sina ritningar. AVSTÄMNING: Detaljering Projektledaren svarar för : - att konsulter gjort avstämning enligt dessa projekteringsanvisningar - att 3-D modell uppdateras och är utan fel - upprättar förteckning över förfrågningsunderlaget - bestämmer datum att datera förfrågningsunderlaget med FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Detaljeringen av förfrågningsunderlaget kan variera beroende på projektets art men skall alltid ha en sådan form att entreprenörerna kan beräkna sina kostnader och att det klart framgår vad som skall ingå i upphandlingen och hur kvaliteten på produkten kommer att säkerställas. Kärnfastigheters mall för Administrativa Föreskrifter anpassas till det aktuella projektet. Respektive konsult kompletterar texten tillsammans med projektledaren. Handlingarna skall betecknas FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG och dateras. Dokumentation I detta skede tas ett komplett preliminärt förfrågningsunderlag fram inför slutsamordning bestående av alla ritningar, sammanslagen 3-D modell, och beskrivningar inklusive eventuella bygg-pm. Utbyte av kompletterande detaljuppgifter utförs. Hänvisning till annans handling får ej göras utan överenskommelse mellan parterna. Respektive projektör skall verifiera att av den lämnade uppgifter har införts rätt i annans handling. Ritningar utförs med redovisningsteknik motsvarande rekommendationer i av Byggstandardiseringen (BST) och SIS utgiven publikation Bygghandlingar 90. Beteckningar och symboler skall följa svensk standard alternativt av branschorganisationer eller BST rekommenderad standard. Där Kärnfastigheter har egen beteckningsstandard, gäller för VVS och Styr, skall den följas. För ritningar får användas program enligt Kärnfastigheters CAD manual. Material- och arbetsbeskrivningar utförs enligt AMA. Handlingarna skall även innehålla sådana krav som beställaren har för dokumentation, uppföljning och förvaltning av byggnaden. Version:

15 Kontrollplan enligt PBL (projektering) samt försäkran om att Kärnfastigheters Projekteringsanvisningar har åtföljts skriftligen intygas av respektive konsult. Beskrivningar Beskrivningar upprättas för dokumentation av förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget skall omfatta: - AF del/ar anpassade efter entreprenadform - anbudsformulär Ritningar - arbetsplatsdispositionsplan Tillhandahållna mallar: - anbudsformulär - AF-del (delad entreprenad, generalentreprenad, samordnad generalentreprenad, totalentreprenad AVSTÄMNING: SLUTSAMORDNING. - projektledaren tillsammans med sakkunniga utför granskning av samtliga handlingar samt deltar i slutsamordningsmötet Kontroll Efter den gemensamma slutsamordningen av dokumentationen ovan införs de överenskomna förändringarna och kompletteringarna. En granskningshandling upprättas och distribueras. Kontrollskedet anger inte ett skede där egenkontrollen skall börja utan ett skede där den avslutas. Egenkontroll skall utföras kontinuerligt under alla de tidigare skedena. Så kallade konstruktionsgenomgångar skall utföras internt i alla de tidigare skedena. Efter varje avslutat skede (Program-, System-, och Detaljprojekteringsskede) skall en slutgenomgång utföras där eventuella kvarvarande fel upptäckta i de tidigare konstruktionsgenomgångarna skall vara åtgärdade. Projektledaren inhämtar uppgifter från övriga konsulter för utarbetande av Administrativa Föreskrifter. AVSTÄMNING: SLUTGRANSKNING - remiss till aktuell förvaltning/nyttjare, förvaltaren och sakkunniga AVSTÄMNING: KALKYL - projektledaren gör en sammanställning av de kostnadspåverkande förändringar som skett samt dess kostnad Version:

16 Färdigställande BILAGA PROJEKTLEDARE När inkomna granskningssynpunkter bearbetats och handlingarna har uppdaterats färdigställs Förfrågningsunderlaget och en intern genomgång utförs kallad frisläppande av handling. I denna säkerställer man att underlaget är komplett och att inga kvarvarande fel finns. Därefter läggs handlingarna upp på Kärnfastigheters projektportal. AVSTÄMNING: SKEDE DETALJPROJEKTERING - leder erfarenhetsåterföringsmöte och sammanställer resultatet - tillser att 3-D modell uppdaterats och att den är utan kollisioner. UPPHANDLING AV ENTREPRENÖRER Beslut om entreprenörer skall upphandlas på ramavtal eller på anbud tas i samråd med handläggare, förvaltare/projektchef, på Kärnfastigheter. Tillhandahållna mallar och hjälpmedel: - lista med ramavtalade entreprenörer - värderingsgrunder vid prövning av anbud - anbudsutvärdering - protokoll vid anbudsöppning - Kärnfastigheters Projekteringsanvisningar och CAD-manual (endast vid totalentreprenad) - formulär för anbudssammanställning - tilldelningsbeslut - protokoll fört vid entreprenadförhandling - beställningsskrivelse - sammanställning av förfrågningsunderlag från konsulter till ett komplett förfrågningsunderlag härvid skall även den projektgemensamma gränsdragningslistan ingå i förfrågningsunderlaget under p11 efter beskrivningar Bygg-PM projektgemensam gränsdragningslista - förfrågningsunderlaget skickas ut - projektledaren stämmer av erhållna anbud mot kalkyl. Avstämning bör ske ihop med konsult eller sakkunnig före upphandling - upphandling av entreprenörer i samråd med Kärnfastigheters förvaltare/projektchef - upprättar protokoll fört vid entreprenadupphandling - upprättar tilldelningsbeslut - upprättar beställningsskrivelser - upprättar Kärnfastigheters projektorganisation för entreprenadskedet Avlämning: - tilldelningsbeslut - protokoll fört vid entreprenadförhandling - beställningsskrivelser - resultat erfarenhetsåterföring Version:

17 BYGGSKEDE BILAGA PROJEKTLEDARE Byggskedet inleds med att färdigställa bygghandlingarna. Vid ombyggnad kan kompletterande inventeringar vara nödvändiga särskilt om det förekommit rivningsarbeten. Eventuella förändringar skall utredas och förslag till åtgärder upprättas. Bygghandling Bygghandlingarna skall ge entreprenören den information denne behöver för att uppfylla byggherrens krav som hämtats från systemprojekteringen. Efter det att entreprenör är upphandlad skall bygghandlingarna färdigställas. Respektive konsult arbetar då in de eventuella förändringar som upphandlingen har inneburit. Konsult deltar efter behov vid startmötet med entreprenörerna. Projektledaren kallar de som han anser skall närvara. Sakkunniga VVS, El och BAS_P skall alltid närvara. Samordningsansvariga för fukt och energi skall närvara där så erfordras. Projektledaren ansvarar för att status på samtliga handlingar ändras från förfrågningsunderlag till bygghandling. Eventuella Anbuds-PM och överenskommelser i protokoll fört vid entreprenadförhandling skall inarbetas i bygghandlingar. AVSTÄMNING BYGGHANDLING: - slutlig egenkontroll, samordning vid behov STARTMÖTE MED ENTREPRENÖRER Bygghandlingsskedet avslutas med att projektledaren kallar till en projektgenomgång (startmöte). Vid startmötet presenteras beställarens och entreprenörens organisation, sätt att arbeta ihop, byggnadens innehåll, syfte och tekniska systemupplägg. Konstruktivt viktiga detaljer samt område som fordras särskild samordning beskrivs. Bygghandlingar och samordnad 3-D modell används som underlag. - projektledaren kallar Tillhandahållna mallar: - startmöte AVLÄMNING - bygghandlingar till entreprenörer Produktion Konsulter deltar efter besked från projektledaren vid informationsmöten / konstruktionsgenomgångar inför påbörjande av nya arbetsmoment på byggarbetsplatsen samt skall ha beredskap att svara på telefonfrågor och göra arbetsplatsbesök vid behov. Normalt förmedlas dessa frågor via beställarens representanter/sakkunniga i byggprocessen. Frågor som förmedlas Version:

18 direkt mellan entreprenör och konsult skall dokumenteras och kännedomskopia skall delges beställarens representant. Information skall även omfatta de arbetsmoment i entreprenaden som projektören identifierat som kritiska ur kvalitets-, arbetsmiljö och miljö- /hälsosynpunkt. För installationsentreprenaderna gäller särskilt: VVS-projektören projekterar underlag till en Objektorienteringspärm som VVS projektören sedan sammanställer. El- och Styr projektör lämnar underlag. (Omfattar underlag för orienteringsplan, orienterande uppgifter som översiktlig beskrivning av systemuppbyggnad samt driftstrategi) VVS- EL- och Styrprojektör projekterar underlag för Drift- och skötselpärmar (specifika för respektive fack) som entreprenörerna sedan kompletterar. (Omfattar pärm med försättssida, innehållsförteckning, orienteringsplan, orienterande uppgifter som översiktlig beskrivning av systemuppbyggnad samt driftstrategi. Projektledaren utför syn före påbörjande tillsammans med entreprenörerna. Arkitekten sammanställer underlag till en Hyresgästpärm som byggnadsentreprenören sedan sammanställer. Entreprenörerna överlämnar handlingar enligt Administrativa föreskrifter: - säkerhet - försäkringsbevis - betalningsplan - tidplaner - kvalitets- och egenkontrollplaner - miljöplaner - arbetsmiljöplan - platsorganisation - placeringsritning - rivningsplan - tekniska handlingar som ansökningshandlingar, bygghandlingar etc. - m m Projektledaren granskar ovanstående handlingar från entreprenörerna. Projektledaren ansvarar för och leder byggmöten samt protokollför byggmöten. Sakkunniga och KA enl. PBL rapporter till projektledaren inför varje byggmöte. Projektledaren tillsammans med sakkunniga för VVS och El granskar ändrings- och tilläggsarbeten samt beslutar om kostnadsregleringar. Projektledaren utför löpande kostnadsuppföljning mot investeringsram. Projektledaren ombesörjer att anmälningar utförs till myndigheter avseende serviser, kylmedia etc. Projektledaren utser besiktningsmän och kallar till slutbesiktning. Version:

19 Projektledaren ombesörjer att förvaltare, personal från Teknik % Miljö, aktuell förvaltning/nyttjare och driftpersonal kallas till provningar, slutbesiktning och information med utbildning av anläggningssystemen. Och att entreprenören kallar Teknik & Miljö, driftpersonal, besiktningsmän och sakkunniga till samordnad funktionsprovning. Projektledaren beställer OVK-besiktning och ombesörjer att CE-märkning utförs vid totalentreprenad. Projektledaren bevakar så att entreprenören anmäler och kallar berörda myndigheter som skall utföra besiktning/kontroll. Projektledaren granskar drift- och underhållsinstruktioner tillsammans med sakkunniga och besiktningsmän. Projektledaren granskar underlag för relationshandlingar och underlag för CE-märkning tillsammans med sakkunniga och besiktningsmän. Projektledaren överlämnar underlag för relationsritningar till konsult som färdigställer relationsritningar. Projektledaren överlämnar de av konsulter framtagna underlag till DU pärmarna för ventilation, rör, styr och el till entreprenörer som färdigställer dessa och digital dokumentation. Övriga DU och entreprenaddokumentationspärmar skall helt framställas av respektive entreprenör. Projektledaren/KA översänder/lämnar kontrollplan enl. PBL med tillhörande handlingar och relationsritningar till Stadsbyggnadsförvaltningen för att erhålla slutbevis. Projektledaren ansöker om utbetalning för bidrag som sökts för projektet. Tillhandahållna mallar: - syn före påbörjande - protokoll/dagordning byggmöte - kontakt- och distributionslista - kostnadsuppföljning - kallelse till samordnad funktionsprovning och slutbesiktning - slutkostnadsredovisning Projektledaren ansvarar för: - kärnfastigheters del i processen enligt ovanstående Dokumentation Relationshandlingar upprättas från det underlag som entreprenörerna har tillhandahållit. För de arbeten i entreprenaden som innebär konstruktion och projektering ingår för entreprenören att ta fram relationshandlingar enligt respektive bilaga. Version:

20 VVS projektör färdigställer en objektorienteringspärm från det underlag som respektive entreprenör lämnar in. Entreprenörer skall även lämna underlag för CE-märkning som skall samlas i särskild pärm. Detta underlag skall vara färdigt i god tid innan slutbesiktning. Specialkonsulter utför verifiering av utförda arbeten där så behövs. Innan slutbesiktning skall utbildning av drift- och underhållspersonal ske. Denna skall ske med de upprättade pärmarna för drift- och skötsel som grund. Överlämning av ett slutfört projekt till förvaltningen utförs i samband med godkänd slutbesiktning. Förvaltare och driftbolag skall därför alltid kallas till slutbesiktning. Vid detta tillfälle överlämnas dokumentationen mot kvitto av projektledaren till förvaltaren. Relationshandlingar, drift- och underhållsinstruktioner läggs upp på Kärnfastigheters projektplan enligt de riktlinjer som informationssamordnaren anger. SLUTBESIKTNING Tillhandahållna mallar: - Checklista Köp och försäljning samt ombyggnad och nybyggnad av fastigheter. Skall fungera som kvitto på överlämnad dokumentation. Projektledaren ansvarar för: - Ifyllande och signering av checklista samt överlämnande till förvaltaren - ansvarar för att all dokumentation samlad överlämnas till förvaltaren mot kvitto - tillser att tider för servicebesök förs in i utlåtandet för besiktningen och berörda bilagor - tillser att tider för driftuppföljningsmöte förs in i utlåtandet och berörda bilagor - tillser att tider för 1:a driftoptimeringsmötet förs in i utlåtandet och berörd bilaga - tillser att tider för belastningsberoende provning vinter och vid behov sommar förs in i utlåtandet och berörda bilagor AVSTÄMNING: BYGGSKEDE - leder erfarenhetsåterföringsmöte och sammanställer resultatet Avlämning: - dokumentation enligt checklista - slutbevis - slutkostnadsredovisning - resultat erfarenhetsåterföring Version:

21 FÖRVALTNINGSSKEDE Under förvaltningsskedet skall uppföljning av det levererade projektet utföras. I projektet inblandade sakkunniga, entreprenörer, förvaltning/nyttjare skall tillsammans med förvaltaren, driftpersonal, Kärnfastigheters teknikavdelning och projektledaren träffas för att utvärdera det färdiga resultatet. Vid behov kallas även berörda projektörer. Driftuppföljning Driftuppföljning innebär bl a att de förväntade energimål som satts i projekteringsprocessen verifieras. Men det är även en erfarenhetsåterföring från aktuell förvaltning/nyttjare om vad som fungerar bra och vad som fungerar dåligt i anläggningen. 3-5st möten á 3-4h skall ingå i projektet. Normalt leder och protokollför sakkunnig VVS/Styr mötet. Det sista mötet skall hållas precis innan 2-års besiktningen. Vid det bör även projektörerna och samordningsansvarig för energi och eventuellt för fukt deltaga och då görs även en genomgång av de samlade erfarenheterna. För styrentreprenören skall även ingå att tillsammans med sakkunnig VVS/Styr och Kärnfastigheters teknikavdelning hålla 1-2 st driftoptimeringsmöte á 2-4h för att säkerställa att anläggningen fungerar optimalt. Det 1:a mötet hålls så snart klimatförhållandena är lämpliga. Sakkunnig styr leder och protokollför mötet. Tillhandahållna mallar: - protokollmall för Driftuppföljningsmöte Projektledaren ansvarar för: - att kallelse utöver den i utlåtandet inskrivna sker till berörda - att aktuell förvaltning/nyttjare till mötet har sammanställt synpunkter avseende: - funktion - trivsel - klimat - belysning - akustik - säkerhet - rätt/fel - att förvaltaren till mötet ska ha sammanställt synpunkter på: - funktion - slitage/underhåll - rätt/fel - energi användning uppdelad på energislag och poster - fukt - service Version:

22 - att driftorganisationen till mötet ska ha sammanställt synpunkter på: - funktion - slitage/underhåll - rätt/fel - service Projektledaren kallar till 2 års besiktning. Förvaltaren kommer sen att kalla till garantibesiktning efter 5 år. Avlämning inför 2 års-besiktning: - kvarvarande punkter enligt driftuppföljningsprotokoll Version: