Halvårsrapport för PULS. Verksamhetsåret 2009

Transkript

1 Halvårsrapport för PULS Verksamhetsåret 2009

2 HALVÅRSRAPPORT STYRELSEN 3 TIDSPLAN... 3 MÄTBARA MÅL... 4 HALVÅRSRAPPORT SU 6 PAMP 09/10 6 TIDSPLAN... 6 MÄTBARA MÅL... 6 PILS 7 TIDSPLAN... 7 MÄTBARA MÅL... 7 SPORTGRUPPEN 7 TIDSPLAN... 8 MÄTBARA MÅL... 8 DIPLOMERINGEN TIDSPLAN... 9 MÄTBARA MÅL... 9 HALVÅRSRAPPORT NLU 10 ALUMNI 10 TIDSPLAN MÄTBARA MÅL HR-DAGEN 11 TIDSPLAN PROJEKTFÖRETAGEN 11 TIDSPLAN MÄTBARA MÅL MENTORSPROJEKTET 09/10 12 TIDSPLAN MÄTBARA MÅL MENTORSPROJEKTET 08/09 13 TIDSPLAN MÄTBARA MÅL HALVÅRSRAPPORT UU 15 GÄSTFÖRELÄSARE 15 TIDSPLAN MÄTBARA MÅL... 15

3 Halvårsrapport Styrelsen Mycket tid under den inledande terminen av verksamhetsåret har gått åt till att sätta oss in i föreningsarbetet och skapa goda rutiner för styrelsearbetet. Vi fick inledningsvis jobba en del med att försöka tillsätta de arbetsgrupper som inte var fulltaliga då vi tog över vid årsskiftet. Till exempel var Mentorsprojektets sex platser lediga liksom Gästföreläsargruppen och Projektföretagen. För övrigt har det övergripande arbetet bestått i att stötta arbetsgrupperna i deras uppstart, ordna PULS-pubar och inleda arbetet med att söka ett företag som kunde hjälpa oss att göra en ny mer lättadministrerad och användarvänlig hemsida till Vi genomförde också en stor enkätundersökning i alla klasser (alla studenter) där vi fick in mycket bra tips och idéer för hur vi ska arbeta under året och vilka förbättringar som behöver göras. Ytterligare ett viktigt arbete som förts under vårterminen är utvecklingen av klassrepresentanternas roll i utbildningsutvecklingen. UU har tillsammans skapat nya rutiner och arbetsbeskrivningar för dessa. Målet är att alla studenter ska känna till vilka personer som representerar den egna klassen samt hur man går till väga för att göra sin röst hörd i frågor rörande utbildningskvalitén. En redogörelse för vad som genomförts under första hälften av verksamhetsåret. Överlämningsmöten med avgående styrelse, både i grupp och individuellt för varje post. Satte ny verksamhetsplan och budget för vårt arbete 2009 Vi valdes in som ny styrelse på årsmötet den 27 januari. Gjorde tidsplanering för vårterminen vad det gäller styrelsemöten och övriga aktiviteter i föreningen. Uppdaterade alla mailadresser som hör till personalvetare.nu Skrev nytt avtal med tryckeriet samt tryckte styrelsetröjor Reviderade PULS-policyn Ordnade kickoff för alla aktiva för att ge dem en bra start på verksamhetsåret och en energikick. Presenterade oss i alla PA-klasser samt BVG och genomförde enkätundersökning i samtliga klasser. Ordnade överlämningsträff för alla arbetsgrupper. Deadline för alla verksamhetsplaner och budgeter, godkände dessa. Arrangerade PULS-pub på NH med tema anställningsintervjuer och ett avslutande quiz. UU inledde arbetet med att utforma nya arbetsrutiner för klassrepresentanterna. Skapade ett nytt kontant- och fakturahanteringssystem för PiLS. Stormöte för alla aktiva. Sektionsutbildning med Stuff. Lade ut hemsiderenoveringen på entreprenad.

4 Planerade nolle-p tillsammans med Pamp. Stormöte för alla aktiva. Rix-P möte i Örebro (samtliga programansvariga för PA-programen i Sverige träffas tillsammans med studentrepresentanter från varje ort) Arrangerade PULS-pub på NH med tema jämstäldhetsnyckeltal och avslutande ölprovning. Utvärderade styrelsen arbete tillsammans med alla aktiva PULS satte till verksamhetsåret 2009 upp 14 mätbara mål under fem rubriker. Nedanstående mätbara mål har vi fullföljt till och med höstterminens start Mätbart mål: genomföra en enkätundersökning per termin bland medlemmarna rörande deras syn på föreningens verksamhet och önskad utveckling. En stor enkätundersökning genomfördes i alla PULS medlemsklasser i februari. Ytterliggare en kommer att genomföras under hösten. Mätbart mål: göra hemsidan tydligare och mer lätthanterlig Den 31 juli 2009 publicerades PULS nya hemsida efter att arbetet legat ute på entreprenad under sommaren. Sidan är nu mer lätthanterlig för föreningens webmaster samt för arbetsgruppernas webansvariga. Mätbart mål: uppmärksamma hemsidan som informationskanal för alla arbetsgrupper genom att implementera det som en fast punkt på alla styrelse- och utskottsmöten. Såväl på styrelse- som på utskottsmöten är numer hemsidan en stående punkt på dagordningen. Här lyfts kontinuerligt frågor om utveckling av densamma. Mätbart mål: arrangera pulspubar. Under vårterminen arrangerade styrelsen två pubar med syftet att öka proffesionsaknytningen och även sammanhållningen och PULS-andan på programmet. Tema för vårens pubar var anställningsintervjuer och jämställdhetsnyckeltal. Ytterligare två pubar är planerade till höstterminen. Mätbart mål: marknadsföra arbetsgrupperna på hemsidan. Styrelsens ambition är att arbetsgrupperna i så stor utsträckning som möjligt ska kunna sköta sin marknadsföring via hemsidan på egen hand. Detta för att de enkelt ska kunna uppdatera den information de vill nå ut med. Webmaster har därför gett ut administratörsrätt till samtliga webansvariga i arbetsgrupperna som tydliga instruktioner om hur man går till väga för att uppdatera den egna sidan. Mätbart mål: genom att aktivt delta i utskottsmöten och finnas till hands för arbetsgrupperna.

5 Genom Stormöten, vilka är öppna för alla aktiva, har hela styrelsen en kontinuerlig dialog med arbetsgrupperna. Vi finns alltid tillgängliga via mail och mobil (alla kontaktuppgifter finns på hemsidan). Mätbart mål: genom att skapa fast roller som ekonomiansvarig, webbansvarig och sponsoransvarig i respektive arbetsgrupp som sedan har kontinuerlig direktkontakt med områdets ansvarige i styrelsen. Genom att ålägga alla arbetsgrupper att utse en web-, spons- samt ekonomiansvarig och sedan koppla ihop dessa personer med respektive ansvarig i styrelse har vi skapat rakare och snabbare kommunikationsvägar. Detta för att arbetsgrupperna ska veta vart de kan vända sig med olika frågor och för att föra styrelseledamöterna (förutom utskottsordf.) närmare arbetsgrupperna. Mätbart mål: att synliggöra informationsflödet mellan utbildningsansvariga och studenter. Utbildningsutskottet har jobbat med att informera i klasserna om klassrepresentanternas roll och funktion i utbildningsutvecklingen. Mätbart mål: utveckla arbetsrutinerna för klassrepresentanterna. Utbildningsutskottet har tagit fram arbetsbeskrivningar för klassrepresentanterna vilket inte har funnits tidigare. Mätbart mål: starta upp och få igång den nya arbetsgruppen Gästföreläsare som ligger under utbildningsutskottet. Arbetsgruppen Gästföreläsare har fått hjälp att tolka och använda den föreslagna arbetsbeskrivningen samt stöttning i uppstarten. Gästföreläsargruppen arbetar nu självständigt och kan ses som en etablerad arbetsgrupp i föreningen vars arbete uppskattas av såväl studenter som kursansvariga.

6 Halvårsrapport SU PAmp 09/10 Arbetet under våren 2009 har gått bra och vi har hunnit med den planering vi hade som mål att bli klara med. Vi har fått många nya sponsorer som hjälper oss att ge så förmånliga priser som möjligt för de nya studenterna, faddrar och PiLS under Nolle-p Aktiviteterna under Nolle-p är variationsrika och anpassade till alla målgrupper som finns representerade på programmet. PAmp har även ökat samarbetet med andra program och sektioner jämfört med tidigare år. Vi blir invalda och blir PAmpers. Överlämning Pinnarp bokas för läger. Salong Fame, Refillbutiken, Wiktors kläder, Flamman och Chocolat tillkommer som sponsorer. Fadderrekryteringen börjar och vi håller infoträff för de blivande faddrarna. Vi arrangerar tillsammans med PyttePiLS en tackfest för PULS-aktiva 2008 på Örat. Vi beställer våra kläder till Nolle-p. Lokalerna inför Nolle-p bokas. Samarbete med FBI, Jur6, SM och Players planeras. Vi skiftar och blir PAmp. Vi fotograferas till hemsidan och nollehandboken. Baljan, Dahlbergs café, Tebladet, pizzeria Montecarlo, Optiker Hedström och Creative Hair tillkommer som sponsorer. Äskande för förmånligare biljettpriser för faddrar och PiLS godkänns. Vi filmar Pampfilmen. En informationskväll med faddrar och PiLS hålls. Plats- och alkoholtillstånd skickas in. Nollehandboken går till provtryck. Hemsidan blir klar. Biljetter till Munchen Hoben, Kravalletten och Fortes beställs. Hemköp Ryd och Bonaqua tillkommer som sponsorer. Planeringen av två veckors aktiviteter under Nolle-p, med bland annat stadsvandring, tvådagarsläger till Pinnarp och avslutningssittning är klar.

7 PiLS : 1:a april: Tackfest för förra årets pulsaktiva 17:e april: Togasittning i Zenit 29:e maj Vårfest på Skytte-C med Kogvet och systemvetarna -Vi har uppfyllt vårt mål om togasittning, den blev lyckad och vi är nöjda med den. -Vi har uppfyllt vårt mål angående vårfest då vi idag sålt biljetter och den ser ut att bli lyckad även den. Sportgruppen Under sportgruppens första verksamma halvår så har vi strukturerat om verksamheten för att anpassa sportgruppen efter vår nya verksamhetsplan. Vi har fördelat om arbetet då vi i år har är fyra stycken aktiva istället för fem som vi föregående år. Vi anser att fyra personer är alldeles lagom för sportgruppen då arbetsbördan har blivit jämnfördelad. Under första halvåret har vi fortsätt med de så kallade onsdagsaktiviteterna. I början av året var deltagande dåligt. Efter att vi inledde ett åtgärdsprogram för att lösa detta med utökad marknadsföring och att vi anpassade aktiviteterna mer efter målgruppen har deltagandet ökat så att de nu motsvarar vårt delmål. Under vårterminen har vi också fortsatt med diverse special aktiviteter som listas nedan. Dessa har fungerat väldigt bra då samtliga har varit fullbokade och vi inte haft något strul med att genomföra dem. Vi hade även en ambition att genomföra en Pa-kamp med bla. beachvolleyboll som gren tillsammans med PILS. Då alla beachvolleyboll planer var bokade den tänkta veckan så genomförde vi Pa-kampen i en mindre skala och anordnade en separat beachvolleybollturnering tillsammans med psykologerna och kog.vet. Det hela blev således inte fullt som vi tänkt oss från början, men så här i efterhand så tycker vi att det fungerade minst lika bra att dela upp det hela. Tanken är att volleybollturneringen ska bli återkommande varje år då vi fått så pass bra feedback på den då alla verkade otroligt nöjda och vi hade ca 70 deltagare plus två reservlag och uppskattningsvis 50personer som hejade.

8 I januari så strukturerade vi om sportgruppen och bestämde våra mål och ambitioner med verksamhetsåret. Då alla utom Cilia varit med tidigare gick överlämnade väldigt smidigt. I februari började vi med våra onsdagsaktiviteter i Fridtunaskolan som därefter har fortlöpt under hela terminen. Likt förra terminen så anordnade vi en prova på klättring. Skillnaden mot förra året var att vi nu endast hade ett tillfälle istället för två. Däremot så var det tre stycken istället för en person som säkrade så totalt sett hade vi lika många deltagare. Aktiviteten var fullbokad. I april blev vår islandshästridning äntligen av. Evenemanget blev en stor succé då samtliga som deltog var mycket nöjda och vi lockade folk från nästan alla klasser. Vi tog emot fler anmälningar än platser så vi planerar att göra om denna aktivitet då vi anser att det finns ett intresse för detta. Under vårterminens sista månad så har vi anordnat en beachvolleybollturnering tillsammans med psykologerna och kog.vet. Vi har även anordnat en liten PA-kamp under våravslutningen där vi håller i de första två timmarna innan Pils tar över. Det etablerade samarbetet med psykologernas idrottsutskott är planerat att utökas nästa termin då vi har beslutat att samköra våra onsdagsaktiviteter tillsammans med dem. Vårt mål med minst 8 deltagare i snitt på onsdagsaktiviterna klarade vi inte av att uppnå under de första veckorna av terminen. Efter att vi som tidigare nämnts inledde en extra marknadsföringsinsats där vi skickade ut extra mail om våra aktiviteter och försökte sprida ryktet om våra aktiviteter mer mun till mun så ökade antalet deltagare markant. Den ökningen har resulterat i att vi under april och maj har klarat vårt mätbara mål med ett snitt på 8-9 deltagare om man inte räknar med två tillfällen i maj då regnväder minskade deltagarantalet till två respektive fem personer. Diplomeringen 2009 Vi har satt igång arbetet med planering samt insamling av spons. Det stora arbetet börjar under sommaren samt i början av hösten. Datum då diplomeringen sker är den 26 september 2009.

9 Skickade ut intresseanmälan. Fick in några anmälningar dock endast ca 10 st. Hörde av oss till tidigare aktuella sponsorer. Erhållit svar från Hemköp Ryd samt Molins. Väntar fortfarande på svar från Siemens samt Unionen. Bokat NH. Börjat med planeringen för diplomeringsdagen samt hört av oss till intressant underhållning. Skickat ut intresseanmälan. Bokat NH.

10 Halvårsrapport NLU Alumni Vi känner att vi har skapat en god grund för de planerade aktiviteter som väntar oss nästa termin. Från att i princip blivit inkastade i alumniverksamheten ser vi att vi har fått mer kött på benen och har byggt upp en god kunskap kring hur verksamheten fungerar. Vi ser med tillförsikt på nästa termin där vi hoppas kunna konkretisera många av de idéer som har uppkommit under vår första halva av vår alumniperiod. Invalda till Alumni Information om Alumni med ex alumnerna Övergripande planering över vad vi vill genomföra som alumniansvariga, t ex föreläsningar kanske någon träff i samband med HR-dagen. Möte med Camilla Smedberg, alumniansvarig för LiU. Hon hjälper oss med framtida planer. Rekommenderar bland annat föreläsare Kontaktat blivande alumner och förespråkat fördelarna med att registrera sig. Mailat Alumnerna och bett dem uppdatera sin information och varit i kontakt med några av dem som eventuellt kan tänka sig komma och föreläsa om vårt framtida yrkesliv. De grundläggande alumniplikterna har vi uppfyllt. I form av att informera och rekrytera nya alumner till alumninätverket. Vi har även kontaktat alumnerna och sett till att de uppdaterat sin information i nätverket. Mycket av resterande arbete är inriktat mot nästa termin där fler mätbara mål kommer att uppfyllas.

11 HR-dagen Vi har mest haft problem när vi försökt boka salar att genomföra HR-dagen. Vad gäller sponsring och montrar har vi inte kunnat börja med det förän vi bokat en sal. Därför har vi inte kommit så långt, dock har vi fått en kontakt, Mats Arwidson, som är ytters ansvarig för vilka som får boka salar och hoppas att han ska kunna hjälpa oss. - Vi började diskutera datum för HR-dagen. Ordnade budget och verksamhetsplan. Vi krånglade med salsbokning. Studiebesök på Växjös HR-dag. Preliminärt schema för dagen och prissättning färdigställdes. Sökt efter förläsare, sponsorer och föreläsare Projektföretagen Arbetet har under den första delen av verksamhetsåret gått i stort sätt som planerat. Vi har kunnat utföra vår huvuduppgift, att ordna projektföretag till kursen Lärande och kompetensutveckling i arbetslivet, även om inte alla mål blivit uppfyllda fullt ut. De motsättningar vi främst handskats med har handlat om att företagen i dag är försiktiga med att åta sig olika projekt, då tiden är mycket värdefull speciellt när det råder lågkonjunktur som idag. I övrigt har arbetet fungerat enligt planerna. Överlämnande av arbetsgruppen skedde. Inledande arbete för att skapa en uppfattning av innebörden av våra arbetsuppgifter. Uppställande av verksamhetsplan samt budget för verksamhetsåret. Valt ut samt kontaktat olika företag.

12 Valt ut samt kontaktat olika företag. Skickat ut informationsmail till de företag, via kontaktpersoner, som vi samarbetar med under kursen. Utdelande av företag till PA1 skedde under introduktionsföreläsningen till kursen den 30/3. Under mars skedde även kvartalsredovisningen för arbetsgruppens ekonomi, samtliga fält nollades. Ett av samarbetsföretagen fick bytas ut då de, efter ändrade förutsättningar på företaget, inte längre kunde delta. Ett av reservföretagen sattes in istället. Utvecklade två olika utvärderingsenkäter, en som ska delas ut till studenterna och en som ska delas ut till företagen. Enkäten som syftar till studenternas utvärdering mailades till Andreas Wallo, projektansvarig för kursen. Andreas vidarebefordrar dessa den 2/6 då studenternas arbete är klart. Enkäterna till företagen mailas ut till de olika företagen i mitten av juni då de haft en chans att ta del av studenternas färdiga rapporter. Vårt första mål, att ha 17 företag att välja mellan och därmed 5 reservföretag, har inte fullt ut kunnat uppnås. Vi har i år samarbetat med 12 ordinarie företag samt 1 reservföretag. Detta har berott på att företagen varit restriktiva med att åta sig projekt som dessa då lågkonjunkturen påverkat de flesta företag kraftigt. Vi är efter omständigheterna mycket nöjda med de företag vi samarbetat med. Hur pass väl vi uppnår vårt andra mål, att få svar på samtliga utvärderingar vi skickat ut, återstår att se då dessa ännu inte är utdelade. Mentorsprojektet 09/10 Årets samarbete började bra, vi satte igång med att informera alla studenter ordentligt om mentorsprojektet och vikten av engagemang. Vi upplever det som att de adepter som sökt tar det på stort allvar och stort intresse av att få en mentor. Vi trodde vi skulle lyckas få ihop mentorer till alla men det har visat sig svårare än vad vi trodde. De flesta mentorer från förra året har tyvärr valt att avstå och ta ett års paus vilket vi inte riktigt hade räknat med. Vi har därför börjat söka på annat håll men kommer nog tyvärr att få behöva att tillämpa lottning. - -

13 Vi skickade mail till gamla mentorer för att berätta att ett nytt mentorsprojekt snart skulle sätta igång. Vi informerade i I:101 om mentorsprojektet för alla studenter i PA2h+v. Fick mycket frågor och kände att vårt budskap om projektet gick fram till alla studenter. Anmälningsblanketten skickades ut via mail och adepterna fick själva skriva ut och lämna in blanketten. Vi fick 84 st. sökande och drygt 20 st. som hade ordnat med egen mentor. Vi började ringa runt till gamla mentorer som vi hade på våra listor. Det gick aningen trögt och det var svårt att få ta på mentorerna och tyvärr många nej. Vi fick en lista med närlingslivskontakter från Thor som vi började ringa på. Lottning och matchning påbörjades. Vi kommer fortsätta söka mentorer under sommaren. Juni Informationsmail till adepter går ut om läget och om man blivit tilldelad mentor eller ej. Inbjudan till uppstartsmötet ska skickas ut. Bokning av föreläsare. De vi uppfyllt fullt ut är ett väl genomfört och bra informationsmöte. Sökande av mentorer har påbörjats. Mentorsprojektet 08/09 Arbetet har inte varit mycket den här terminen men det vi har gjort har gått bra. Vi har uppnått våra mål för terminen som var att anordna en föreläsning och en avslutningsmiddag med föreläsare. Vi hade ett möte den 12 januari där vi planerade hur vi skulle göra med vår första föreläsning. I och med att vi redan hade varit en arbetsgrupp i över ett år så visste vi vilka arbetsuppgifter var och en hade och vi stämde bara av att alla gjorde sitt. Den 31 hade vi vår första föreläsning för 2009 för mentorer och adepter. Det var lyckat! Vi pratades även då vid om hur vi skulle lägga upp avslutningsmiddagen och fördelade ansvarsområden. Den 7 april hade vi möte med Dan Rönnqvist då avslutningsmiddagen var ett samarbete mellan PA-programmet och mentorsprojektet. Vi bestämde hur vi skulle lägga upp kvällen

14 och gav förslag på mat och vilka som skulle föreläsa. Vi tog senare kontakt med föreläsare och bokade dem. I början av maj skickade vi ut inbjudningar och den 19 maj höll vi vår avslutningsmiddag för mentorer och adepter. I och med C-uppsatserna var det många adepter och där av mentorer som inte närvarade men det blev ändå en lyckad kväll. Vi har under vårt sista halvår hållit oss till budgeten och utfört våra två evenemang som planerat. Vi har därmed klarat våra mål och är riktigt nöjda! Till nästa år vore det roligt ifall ännu fler adepter skulle vara intresserade att faktiskt gå på föreläsningarna som erbjuds då det ligger mycket planering och tid bakom dem

15 Halvårsrapport UU Gästföreläsare Arbetet har gått trögt den första tiden. Det har varit svårt att komma igång och hitta rätt personer till att komma och gästföreläsa, men framåt slutet av terminen kom det igång bättre och det finns många intresserade av att komma och gästföreläsa. Ingen aktivitet då arbetsgruppen inte startat än. Satte mig in i arbetsgruppens mål och syfte. Sammanställde vilka kurser som var kvar under våren 2009, skrev ihop en schablome-post att skicka till de kursansvariga där jag presenterade mig och gruppen och erbjöd assistans om det önskades. Färdigställde verksamhetsplan och budget. Gjorde i ordning dokument med vilka kurser som ingår i programmet, vad som kan vara intressant att föreläsa om. Skrev också ihop vilka kurser det handlar om som ska ha gästföreläsare de närmsta två terminerna. Kontaktade en kvinna som tidigare varit och föreläst på PA-programmet. Det gick bra och hon kom och föreläste för PA1 i slutet av april. Var där och presenterade föreläsaren och hälsade välkommen, hade även handlat en gåva som tack för att hon var där och föreläste. Har samlat ihop e-postadresser från andra arbetsgrupper och PULS styrelse med personer som någon gång varit i kontakt med PULS och PA-programmet under de senaste åren. Väntar på svar från ytterligare arbetsgrupper och ska sedan skicka ut en informationse-post till de berörde och berätta om PA-programmet och arbetsgruppen gästföreläsare, samt vilka möjligheter de har att knyta kontakter med PA-programmet och komma och gästföreläsa. Skickade i slutet av maj ut ett massmejl till ca 140 e-postadresser. Fick direkt svar från ca adresser där e-posten inte gick fram. Fick även ganska snabbt svar från intresserade yrkesverksamma som vill samarbeta med programmet. Har en bas att stå på till hösten, och det känns väldigt kul! 1 av 4 gästföreläsare har ordnats den första terminen. En kurs behövde ingen gästföreläsare. En kursansvarig hörde aldrig av sig och den sista kursen var svårt att hitta en lämplig gästföreläsare.