Handledning till Gustav

Transkript

1 Handledning till Gustav Folkbildningsförbundet STUDIEFÖRBUNDENS INTRESSEORGANISATION

2 Denna manual är producerad med hjälp av Doc-To-Help, från ComponentOne, Inc. Alla varumärken tillhör respektive ägare. Copyright FBF, Gustavgruppen med ensamrätt FBF, Gustavgruppen Maria Olsson, IT-chef Jonas Boman, systemarkitekt, programmerare Pelle Falk, programmerare Inka Grundström, systemutvecklare Olof Nilsson, programmerare Christian Kihlstrand, programmerare Datadelegationen Magnus Nordholm, Sensus, Ordförande Öivind Henriksson, ABF, Vice ordförande Lena Nilsson, Bilda Dzenana Vitkovic, Ibn Rushd Kenneth Lundmark, Kulturens Bildningsverksamhet Jan Lundeen, Medborgarskolan Lennart Lundin, NBV Katarina Kjerfve, Studiefrämjandet Ulrika Tellander, SV Kalle Eriksson, FBF Maria Olsson, FBF, Föredragande Gustavansvariga Gunnel Karlén, ABF Irene Tynnemark, Bilda Dzenana Vitkovic, Ibn Rushd Mikael Bäck, Kulturens Bildningsverksamhet Helen Andersson, Medborgarskolan Lennart Lundin, NBV Anette Ericsson, Sensus Inge Morberg, Studiefrämjandet Kenneth Kajander, SV Gustavgruppen Älvsjö Gårdsväg ÄLVSJÖ support@gustav.it

3 Innehållsförteckning Inledning 10 Vad är Gustav Innan Du börjar med Gustav Inloggning i Gustav Val av aktuell avdelning Windows- och Gustavstandard 12 Windowsstandard Automatisk kontroll av inmatade uppgifter Spara nya/ändrade värden i vissa tabeller Snabbkommandon Gustavstandard Gustavs verktygsrad Kontextmenyer, kolumner mm Sök/välj Delningslist (split) i Gustav Dockning Fönster/flikar Startsidan Senast använda Uppgifter Startsidans fakturalista Startsidans arrangemangslista Menyer i Gustav Hjälpen i Gustav Support Felmeddelanden Grundinställningar av Gustav 31 Inställningar Flik Lokala Inställningar Flik Databasinställningar Studieförbund Viktigt om förbundsnivåer i Gustav Studieförbund Distriktsuppgifter Avdelningsuppgifter Flik Avdelning Flik Ekonomi Aktivera funktionen Delbetalningsavgift Flik Konton/Kalkyl Kalkylinställningar Flik Utskrifter Handledning till Gustav Inledning 3

4 Textmallar Inbetalningskort och OCR Textmallar som levereras med Gustav Öppna L&L editor Skapa ny textmall i Gustav Ändra format samt redigera i etikettmallarna Redigera i exempelmallarna Upplägg 50 Översikt Hitta och öppna arrangemang Öppna arr/faktura Upplägg Arrangemang Arrangemangsstatus Flik Arrangemangstyp-Verksamhetsform Gäller endast Kulturprogram: Flik Ledare Övriga flikar på ledarfliken Ny ledare till arrangemang Utanordning till ledare Redigera utanordningsunderlag Skriv ut utanordningsunderlag Flik Deltagare Ny deltagare till arrangemang Anmäla ny deltagare då det finns reserver och platser lediga Avanmäla deltagare Flytta deltagare från ett arrangemang till ett annat Kopiera deltagare Generera kallelser Utskrift kallelse/ faktura Notering för deltagare Gruppanmälan av deltagare Flik Avgift Flik Notering deltagare Flik Notering person Flik Övrigt Ny aktivitet på deltagare Delbetalning Annan betalare än deltagaren själv Registrera en annan betalare Övriga flikar på arrangemanget Schema Skapa sammankomster Aktiviteter Utskrift av schema Flik Ekonomi Flik Förkalkyl Flik Prognos Ny post till kalkylen Flik Fakturor Flik Kostnadsersättningar WebbInfo Flik Notering/Dokument Flik Logg Skapa nytt arrangemang Kopiera arrangemang Slutrapportera arrangemang Ångra slutrapporterat arrangemang Koppla dokument till arrangemang Handledning till Gustav Inledning 4

5 Skapa nytt kulturarrangemang STIM-rapportera i Gustav Upplägg Person Flik Generellt Utformat Egenskap och Kvalifikation Ny egenskap för person Ny kvalifikation för ledare Intresse Konton Flik Ledare Flik Artistgrupp Flik Kostnadsersättning Flik Dokument Flik Notering Lägg upp ny person Kopiera adress Övrig personhantering Upplägg Artistgrupp Flik Ekonomi Flik Medlemmar Flik Kostnadsersättning Ny Artistgrupp Upplägg Samverkanspart Översikt Generell information Flikar på samverkanspart Registrera attention på samverkanspart Ny person för samverkanspart Flik Kalkyl Ny kalkylpost Flik Kostnadsersättningar Flik Dokument Flik Notering Flik Logotyp Arrangemangsöversikten Fakturaöversikten Organisera samverkansparter Ny samverkanspart Upplägg Lokal Översikt Lokal Ny fribokning Ny återkommande fribokning Ny bokning via arrangemang Lägg upp ny lokal Ny sal Upplägg Material Översikt Flik Leverantör Flik Studieplan Flik Ekonomi Flik Notering Nytt material Upplägg Leverantör Ny leverantör Upplägg Studieplan Ny studieplan Upplägg Grundregister Handledning till Gustav Inledning 5

6 Verksamhetsregister Ekonomiregister Konto Markera konton som aktiva/inaktiva Objekt Nytt objekt Rabatt Övriga register Textmallar Kallelsetext Användare Arrangemangsansvarig FrikodLokal Egenskaper E-postMallText Webbfråga Webbtext Vår referens Sök 131 Översikt Sökbegrepp Sökning i intervall Sökning på del av ord Sökning på varianter Inget resultat? Tips & tricks vid sökningar Sökning över flera flikar Behåll sökresultat Slumpmässig sökning Sökning med sortering på ämne eller samverkanspart Sparade urval Listresultat/Sökresultat Uppgifter i listresultat Allmänt om sökfunktionerna Sök arrangemang Flik Arrangemang Flik Ledare/Artister/Deltagare Flik Lokal & tid Sök Person Flik Person Flik Arrangemang Skriv ut etiketter Skicka E-post Sök dubbletter Sök Artistgrupp Slå samman artistgrupp Sök Samverkanspart Flik Samverkanspart Flik Arrangemang Sök Material Flik Material Flik arrangemang Sök Leverantör Sök Studieplan Sök Lokal Flik Lokal Handledning till Gustav Inledning 6

7 Slå samman lokal Flik Arrangemang Sök lediga lokaler Sök Faktura/Fakturaunderlag Sök via Fakturastatus Sök via fakturatyper Visa fakturor Påminnelsehanteringen Skriva ut faktura/fakturautskrift Kopiera faktura Kreditera faktura Delkreditering Direktfakturering av kreditfaktura Ny Påminnelse Sök Fakturarad Sök Inbetalning Sök Utanordning Redigera löner Sök Kostnadsersättning Ekonomi 170 Översikt Fakturering Hitta faktura Faktura Nytt fakturaunderlag/ny faktura Använda fördefinierade attentions på faktura Redigera fakturarad Periodisk debitering Översikt Ny periodisk debitering Tilläggsfakturering Översikt Ny tilläggsfaktura Registrera betalning Ny betalningsregistrering Inläsning betalningar Felbeskrivning vid Inläsning Betalningar Läsa in betalningsfil Avvikelselistor Hitta fakturor med negativt saldo Avvikelselista från betalningsinläsningen Kundreskontra Dynamiskt urval Statiskt urval Bokföringsorder Skapa bokföringsorder Återutskrift av bokföringsorder Export av bokföringsorder via SIE-fil Generera E-brev Skriva de förberedda fakturorna till fil Inkassokörning Markera faktura/or för inkasso Skapa Inkassofil Handledning till Gustav Inledning 7

8 Hantering av ekonomi i Gustav för ekonomipersonal Kontosammandrag och transaktionslistor Transaktionslista fakt Transaktionslista inbet Kontosammandrag Kundreskontra Verksamhet 203 Översikt Statistik Flik Gruppering Flik Sparade Urvalre Rapporter Flik Urval Flik Gruppering Avancerade urval Tillgängliga Rapporter i Gustav Analysrapporter Arrangemangsrapporter Deltagarrapporter Ekonomi- och Bokföringsrapporter Ekonomi- och Lönerapporter Ekonomi Övriga rapporter Ledare-Artister rapporter Övriga Rapporter Verktyg 221 Översikt Slutkontroll - Stuvkontroll Slutkontroll PersNrkontroll Lås arrangemang Anmäl deltagare Kontrollera arrstatus Slutrapportera Snabbslutrapportering av arrangemang Spräcka arrangemang Spräcka arrangemang Byta arrtyp/vform Byta avdelning/kontor Skicka SMS Sök dubbletter Tilldela uppgift Inställningar Utskriftsfunktioner 236 Utskrifter Arrangemang Skriva ut närvarolista Skriva ut arrangemangsmall Skriva ut ledarmall Skriva ut deltagarmall Handledning till Gustav Inledning 8

9 Utskrift Ekonomi Utskrift av fakturor Utskrift av påminnelser Utskrift Övrigt Utskrift av persondata personkort Utskrift av etiketter Utskrift av listresultat Utskrift av Bokningsbekräftelse Skrivarinställningar Inställning av skrivare för Rapporter Inställning av skrivare för List & Label mallar Ställa in marginaler i etikettmallarna Elektroniska Närvarolistan 252 Skapa E-konto Ta bort E-konto Skapa arrangemang med E-lista Publicera arrangemang för E-lista Slutrapportera arrangemang för E-lista Flöde E-lista på webben Flöde E-lista i mobil Arrangemang via Webb 266 Skapa konto för ArrViaWebb Redigera konto för ArrViaWebb Ta bort konto för ArrViaWebb Flöde Arrangemang via Webb Handledning till Gustav Inledning 9

10 Inledning Vad är Gustav Ordet Gustav är en förkortning för Gemensam Utveckling av STudieförbundens Administrativa Verksamhetssystem. Gustavgruppen är ett samarbete mellan nio studieförbund och sker inom Folkbildningsförbundets ram med syfte att utveckla och förvalta ett gemensamt verksamhetsadministrativt system. De inblandade studieförbunden är för närvarande: ABF, Bilda, Ibn Rushd, Kulturens Bildningsverksamhet, Medborgarskolan, NBV, Sensus, Studiefrämjandet och Studieförbundet Vuxenskolan. Gustavs källkod ägs till fullo av Folkbildningsförbundet, studieförbundens intresseorganisation, som ansvarar för systemets underhåll och vidareutveckling. Gustav har utvecklats sedan 1996 och är i ständig utveckling. Vi försöker hålla jämna steg med de ledande produkterna och verktygen på marknaden för att kunna tillhandahålla ett så modernt, enkelt och komplett system som möjligt till våra användare. Denna manual och hjälpfilen är producerade med hjälp av Doc-To-Help, från ComponentOne, Inc. Alla varumärken tillhör respektive ägare. Copyright FBF, Gustavgruppen med ensamrätt Handledning till Gustav Inledning 10

11 Innan Du börjar med Gustav Inloggning i Gustav Viktigt att veta om Gustav och denna handledning För att kunna använda Gustav och förstå denna handledning har vi förutsatt att alla läsare och användare har grundläggande kännedom om Windows och arbete i Windowsmiljö. Vidare krävs datorvana och erfarenhet från att arbeta med ett grafiskt gränssnitt med mushantering. Det förutsätts också att användaren är väl insatt i verksamheten och därför besvarar denna manual primärt frågan hur, d.v.s. Hur registrerar jag en deltagare till cirkeln, men kanske inte alltid varför?. Manualen tar inte heller upp rutiner kring hur Du ska arbeta på avdelningen. Avdelningens rutiner kan var och en bäst själv, manualen tar bara upp hur olika moment görs i programmet och i vilken ordning de måste göras. Gustav är helt anpassat efter Windowsstandard med kontextmenyer, verktygsrader och dialogrutor. För att ge en vägbeskrivning till ett visst fönster eller visa namnet på ett visst fält använder vi normalt kursiv text t.ex.: Upplägg Grundregister Ekonomiregister Rabatt. Manualen är genomgående ordnad så att aktuellt fönster med dess fält och funktioner förklaras först och sedan visas hur den används. Så fort som Gustav startas så visas inloggningsbilden på skärmen, där man kan ange server, databas, inloggningsnamn och lösenord. 1. Ange servernamn och databasnamn. Om Du har rättighet att använda fler Gustavdatabaser så kan du välja bland dem i comboboxen. 2. Du kan också klicka i Automatisk inloggning för att framledes logga in med automatik om du vill. 3. Klicka OK. Val av aktuell avdelning Flera avdelningar kan hanteras i samma databas. Avdelning väljs via en knapp i verktygsraden så att bl a arrangemang registreras på rätt avdelning. Handledning till Gustav Inledning 11

12 Windows- och Gustavstandard Windowsstandard I enlighet med riktlinjerna för Windowsstandard finns det en rad olika sätt för att utföra samma kommando. För att t.ex. spara en ny post (nytt arrangemang, person eller vad det nu må vara) kan Du dels trycka CTRL-S eller använda spara ikonen i verktygsraden. Du kan också välja Spara från Arkiv-menyn eller ta hjälp av kontextmenyn för fönstret i fråga. Dessutom kan du också välja Spara i automatiska dialogrutor. Samma sak gäller för att skriva ut, ta fram hjälpfilen mm. Dessa arbetsmoment är självklara för den som har Windowskunskap och bör behärskas av varje användare för att till fullo kunna utnyttja alla Gustavs funktioner. Automatisk kontroll av inmatade uppgifter I en rad fält finns automatiska kontroller för vilka värden som är rätt/möjliga att spara. Ett exempel på ett sådant fält är nummer för samverkanspart, efterhand som numret slås in så kontrollerar Gustav om det är unikt. På detta sätt kan Du snabbt se om numret Du vill använda är unikt och ledigt. För postnummer gäller att postort fylls i automatiskt när Du trycker Tab och lämnar postnummerfältet. Om Du slagit in ett postnummer som inte finns så förblir postortfältet tomt. Automatisk formatering av datum Gustav hjälper till med formateringen av datum och sparar därmed in en massa skrivande genom att själv fylla på med det som fattas. Genom att ange ex 520 i ett datumfält och sen byta fält med Tab (eller Shift-Tab) så kommer Gustav att byta detta mot ett fullständigt datum med (aktuellt år) Du slipper alltså skriva ex , det räcker med bara 520. Om datumet som ska anges är i innevarande månad räcker det med bara datum (ex. 20 för att ange den 20:e i aktuell månad). Prova Dig gärna fram så förstår Du snart hur det fungerar. Du kan även på alla ställen där datum förekommer välja att plocka datumet från en kalender genom att klicka på pilen längst till höger. Spara nya/ändrade värden i vissa tabeller Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 12

13 På några ställen i Gustav finns det tabeller som kräver viss kunskap från användaren för att tillåta ändringar att bli sparade. Tabellen kännetecknas av att det finns en knapp med en pil på till höger om raden. För att spara ändringarna/nya värden i en tabell av denna typ måste Du klicka på "Skicka ned rad" - knappen. Raden skickas (bekräftas) ned i listan och därefter blir det möjligt att spara på vanligt sätt (via verktygsraden, CTRL-S eller kontextmenyn). Telefontabellen på personbilden (Upplägg Person) är ett exempel på en tabell som kräver lite extra arbete för att uppdatera. Ska Du ändra nummer som finns sparade i telefontabellen (inte bara nerskickade i tabellen utan sparade "på riktigt") måste Du först ta bort raden i tabellen, spara och sedan lägga till det rätta uppgifterna och spara igen. Sortering i tabeller Det går enkelt och snabbt att sortera uppgifterna i Gustavs olika tabeller. Genom ett enkelt klick i kolumnrubriken till den kolumn Du vill sortera efter, blir posterna i tabellen sorterade i stigande eller fallande ordning efter värdena i den valda kolumnen. Kolumnrubriken är också markerad med en liten pil, som bara finns i den rubriken som sorteringen gäller. För att byta sorteringsordning klickar Du en gång till i önskad kolumnrubrik. Flyttning av kolumner i listvyer Alternativt kan Du med högerklick i listvyn öppna en dialogruta där Du kan ordna kolumnerna efter behag. Se avsnitt om Kolumninställningar Snabbkommandon För att variera Din arbetsställning och motverka s.k. musarm kan Du med fördel arbeta enbart med tangentbordet även i Gustav. Nedan följer ett axplock av de kortkommandon som gäller i Windows och därmed även i Gustav. Hjälp - F1 Uppdatera - F5 Flytta markören till början av rad - HOME Flytta markören till slutet av rad - END Skrolla i tabeller - PgDn och PgUp Stänga programfönstret - Avsluta ALT + F4 Stänga det aktiva fönstret - CTRL + F4 * Skifta mellan öppna fönster - CTRL + F6 * Spara - CTRL + S Skapa Ny post- CTRL + N Öppna (ett arr i en lista t ex) - CTRL + O Skriva ut CTRL + P Kopiera, Klippa resp Klistra text CTRL + C, CTRL + X resp CTRL + V "Fälla ned" comboboxar - ALT + Pil ned eller (F4) Genväg till olika fält - ALT + understruken bokstav Fälla ned gren i trädstruktur Pil höger eller Numeriskt + Stänga gren i trädstruktur Pil vänster eller Numeriskt Nästa fält TAB Tillbaka ett fält - SHIFT + TAB Skifta mellan öppna flikar CTRL + F6 Skifta mellan flikar t ex inne i arrangemanget Alt Gr + TAB Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 13

14 Multimarkera i tabeller, fristående rader - CTRL + Mellanslag Multimarkera i tabeller, sammanhängande rader - SHIFT + Pil ned *) Dessa kommandon fungerar ej då Du t ex står i en trädstruktur eller en lista. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 14

15 Gustavstandard Gustav försöker, så långt möjligt att följa Windows standard för att underlätta användningen och göra det möjligt för användaren att känna igen arbetssättet från andra Windows applikationer. Gustavs verktygsrad I enlighet med Windowsstandarden så har Gustav en verktygsrad med ikoner som gör det möjligt att snabbt utföra en rad kommandon: Ny tar fram fönster för nytt material, arrangemang, person eller annat beroende på vilket fönster som för tillfället är aktivt. Öppna öppnar poster som hittats i sökningar (t.ex. personer, arrangemang, material m.m.). Tar också fram dialogen Öppna arr/faktura om skärmen är tom. Spara Skriv ut Förhandsgranska Ta bort Uppdatera samma funktion som F5. Sök tar fram alla Sökfunktioner. Kontrollera arrstatus ett arrangemangs status höjs normalt när det sparas. Du kan med detta verktyg få veta vad som saknas till nästa statushöjning. Avdelning eftersom Gustav kan hantera flera avdelningar i samma databas så ska Du i verktygsraden välja vilken avdelning Du vill arbeta med. Öppna arrangemang här kan Du ange ett arrangemangsnummer och trycka Enter för att öppna ett arrangemang på snabbaste sätt. Avser innevarande år och aktiv avdelning. Kontextmenyer, kolumner mm Nedan följer beskrivning av diverse småfunktioner som gäller lite varstans i Gustav. Utskrift av tabeller Det går att skriva ut många av de tabeller som Gustav visar över olika uppgifter som t ex listresultat vid arrangemangssökningar, personsökningar mm. Det görs genom att t ex högerklicka i listresultatet varpå kontextmenyn visas och där välja Skriv ut Listresultat. Export av resultattabeller till Excel Det går att exportera många av Gustavs resultattabeller till Excel för vidare bearbetning. Detta är särskilt användbart för utskrifter där Du önskar liggande pappersformat eller kanske vill göra egna beräkningar och diagram av den Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 15

16 statistik som Gustav ger. Exporten sker enkelt genom att Du högerklickar i den tabell Du önskar exportera och sedan väljer "Till Excel" från kontextmenyn. Kontextmeny kan nås antingen med höger musklick eller med en knapp på tangentbordet. Visning av uppgifter i tabeller I flera tabeller finns möjlighet att via kontextmeny välja vilka uppgifter som ska visas. Det urval av uppgifter som väljs påverkar bara den lokala datorn. Dock är det viktigt att tänka på att ju fler uppgifter som väljs för visning desto mindre plats blir det i tabellen och desto längre tid kommer sökningen att ta. Särskilt tydligt är detta i Sök Arrangemang där t.ex. uppgiften om vem som är ledare gör att sökningen kan ta markant mycket längre tid eftersom den blir mycket omfattande. Kolumninställningar I de flesta listvyer kan Du själv påverka var kolumnerna ska ligga, storlek och om kolumner ska visas eller ej på ett smidigare sätt än ovan. Här kan Du, genom att markera i den lilla rutan till vänster om resp. kolumnnamn, välja vilka som ska visas. Du kan också markera kolumnraden och ange vilken bredd den ska ha samt via knapparna Flytta upp och Flytta ner välja var de ska ligga. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 16

17 Sök/välj Gustav har en standardfunktion för att söka och välja personer som används på ett flertal ställen och ser och fungerar på samma sätt överallt. Sök/välj används t.ex. vid anmälning av ledare och deltagare till arrangemang och gör det möjligt att söka flera gånger utan att behöva ta upp sökdialogen mer än en gång. Det är möjligt att lägga upp nya personer direkt från sök/välj samt redigera befintliga personer. Personer som visas med röd färg i sök/välj är spärrade i personregistret och kommer inte att kunna anmälas till något arrangemang. Personer som är markerade som icke aktiva visas inte alls. Du kan även här välja vilka kolumner som skall visas genom ett högerklick i listan. I fältet för postnummerintervall kan Du begränsa Ditt sökresultat till ett visst postnummer eller postnummerintervall. Du kan även skriva in början av ett postnummer, t ex 871, för att få med alla postnummer som börjar på just 871. Det du en gång skrivit in här sparas och Du kan på detta sätt i första hand få det postnummerområde du oftast arbetar inom. Delningslist (split) i Gustav Många av Gustavs skärmbilder består av väldigt mycket information och med det följer att det blir väldigt trångt. P g a detta finns i t ex arrangemangsbilden en vertikal så kallad delningslist. Den möjliggör för den som har lägre upplösning på sin skärm att se all information. Om Du drar muspekaren över den vita linjen som syns i arrangemangsbildens mitt blir muspekaren en dubbelpil precis när Du passerar linjen. I det läget kan Du justera storleksförhållandet på de olika delarna i fönstret. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 17

18 Med hjälp av denna dubbelpil kan Du klicka med musen för att låsa muspekaren just på dubbelpilen och sedan dra delningslisten till höger-vänster. Dockning Gustav består av två dockningsbara fönster. Dessa är: Navigeringen Listresultaten Dockningsbar innebär att Du, genom att klicka och dra i fönsterrubriken (den blir blå när du klicka på den), själv kan bestämma var på skärmen Du vill ha den. I fönsterrubriken finns ett litet häftstift som visar om fönstret sitter fast eller ej. När häftstiftet ser ut så här så är fönstret dockat, dvs. det sitter fast och Du ser alltid hela fönstret. När det ser ut så här så sitter fönstret också fast men det gömmer sig när Du inte drar musmarkören över den lilla flik som syns (jämför med Aktivitetsfältet i Windows). Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 18

19 När fönstret inte har något häftstift alls så ligger det och flyter i bild. Du kan dra det var Du vill och det ligger ovanpå Dina vanliga fönster/flikar. Fönster/flikar I Gustav finns det förutom de dockningsbara fönstren också fasta fönster/flikar. Som standard när du öppnar Gustav första gången visas flikar. Varje arrangemang eller personbild du har uppe på skärmen hamnar i varsin Flik. När Du väljer att t ex öppna ett nytt arrangemang kan Du välja om det ska ske i en ny flik eller en som redan är öppen. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 19

20 Startsidan När Du startar Gustav kommer Du till Startsidan. Här har vi försökt samla såna uppgifter som kan vara bra att se när Gustav startas som Senast använda poster, Fakturalistor, Arrangemangslistor och Uppgifter. Listan med Senast använda visar de senast använda posterna och du kan genom ett klick åter öppna samma post på ett snabbt och enkelt sätt. I dagens lista kan Du se uppgifter som tilldelats Dig av antingen Dig själv eller någon annan Gustavanvändare och du kan även markera att Du gjort dom. Listan med fakturor har visar fakturor som väntar på åtgärd och har filtrering på Att påminna och Ej utskrivna. I arragemangslistan kan Du se arrangemang som har x antal dagar till startdatum, x antal dagar till slutdatum, signerade arrangemang, arrangemang som skapats externt samt arrangemang med webbanmälda deltagare. Senast använda Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 20

21 Listan med Senast använda innehåller tre flikar; Arrangemang, Person och Samverkanspart och visar de senaste 15 använda posterna i respektive lista. Med Använd menas Öppnad post samt tillagd post på arrangmang. Genom klick på posten öppnar Du den åter på ett snabbt och enkelt sätt utan at gå t ex via en sökning. Uppgifter Denna lista kan visa tre olika vyer; Pågående uppgifter visar de uppgifter som inte markerats Klara. Om Klartdatum passerats är de röda i listan. Avslutade uppgifter visar de uppgifter som markerats som klara. De visas genomstrukna i listan. Alla uppgifter visar båda ovanstående val i en och samma lista. Uppgifter tilldelade en annan användare visas blå i listan till de passerat klartdatum då även dessa blir röda. Tilldela uppgift/ Ny uppgift För att tilldela Dig själv eller någon annan en uppgift gör Du så här: 1. Öppna Startsidan via menyn Visa om den inte ligger öppen. 2. Klicka Ny i verktygsmenyn i listan för Uppgifter. 3. Välj användare som ska få uppgiften (här väljer Du Ditt eget namn om Du tilldelar uppgiften till Dig själv). 4. Ange beskrivande text för uppgiften, prioritet samt vilket datum uppgiften beräknas vara klar. 5. Om uppgiften avser en viss person, deltagare eller ledare kan uppgiften kopplas till denna person och/eller arrangemang genom att klicka på länkarna för dessa. 6. Uppgiften kan även kopplas till ett dokument av något slag genom att Du klickar på Ny-knappen i listan för Dokument. 7. Klicka Ok för att spara uppgiften. Markera uppgift som utförd 1. Öppna uppgiften genom att högerklicka i listan och välja Öppna. 2. Klicka i rutan för Klart. 3. Klicka Ok. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 21

22 Startsidans fakturalista Funktionen för fakturalistan är att lista fakturor/fakturaunderlag som ligger och väntar på någon typ av åtgärd. Listan visar poster från aktiv avdelning men Du har möjlighet att filtrera dessa på ett eller flera kontor. De val du har är att visa; Fakturaunderlag Att skriva ut Fakturor Att påminna Det Du kan göra i respektive vy återspeglar det vyn visar, dvs i listan för Att skriva ut kan Du via verktygs- eller kontextmenyn Skriva ut och Förhandsgranska fakturaunderlagen. I listan för Att påminna kan Du Skriva ut och Förhandsgranska påminnelser. Du kan även Öppna fakturorna/fakturaunderlagen. För övrig funktionalitet hänvisas till Sök faktura/fakturaunderlag. Startsidans arrangemangslista I denna lista listas arrangemang som likt fakturorna i fakturalistan även dessa väntar på någon typ av åtgärd. Listan visar poster från aktiv avdelning men Du har möjlighet att filtrera dessa på ett eller flera kontor. Du kan också filtrera på Verksamhetsform, Arrangemangsansvarig (Dina urval sparas). De val du har är att visa; Arrangemang som är Nära start Arrangemang som är Nära slut Signerade arrangemang Arr externt skapade Arrangmang med Webbanmälningar Det Du kan göra i respektive är olika beroende av vilken vy Du valt. Nära start Här visas arrangemang som har x antal dagar kvar till startdatum och arrstatusen är lägre än startat, dvs där närvarolistan ännu inte skrivits ut. Du anger själv antal dagar via parametern x i verktygsraden bredvid valet av visningsvy. De urval Du gör samt det Du angivit som x sparas (per användare). Ska startdatum flyttas fram, ska publiceringsdatum flyttas fram, skall den spräckas osv. Du har möjlighet att från denna vy Skriva ut arrblanketter samt Öppna arrangemangen. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 22

23 Nära slut Här visas arrangemang som har x antal dagar kvar till planerat slutdatum (schemaflikens sista sammankomst). Du anger själv antal dagar via parametern x i verktygsraden bredvid valet av visningsvy. De urval Du gör samt det Du angivit som x sparas (per användare). Här ska det skickas påminnelse till ledaren om att planerat startdatum har passerat och det är dags att skicka in listan och ledaren antingen skickar in listan eller meddelar oss att slutdatum är längre fram Du har möjlighet att från denna vy vy Skriva ut arrblanketter, Skicka SMS samt Öppna arrangemangen. Signerade arrangemang Här visas arrangemang med status Signerat, dvs arrangemang som avslutats av ledare via Elektroniska närvarolistan och ska slutrapporteras. Här har Du möjlighet att Färdigställa E-lista vilket i sin tur leder till slutrapportering av arrangemanget. Arr externt skapade Här visas arrangemang som registrerats i annan applikation än Gustav, t ex webbapplikationen Registera Arrangemang, med arrangemangsstatus Skapat och som väntar på att bli godkända i Gustav. Dessa arrangemang kan endast Öppnas från denna vy. Se vidare i stycket om Webbapplikationen Registera Arrangemang. Webbanmälningar Här visas arrangemang med ej kontrollerade webbanmälningar. Listan visas med urval på Deltagare, Webbanmälda, Reserver och Ej kontrollerade. Här kan Du öppna arrangemangen för att ta hand om anmälningarna. För övrig funktionalitet hänvisas till Sök arrangemang. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 23

24 Menyer i Gustav För att göra Gustav mer överskådligt har de olika funktionerna fördelats över en rad menyer. Menyraden följer Windowsstandarden med följande rubriker: Arkiv Ny (Ctrl+N) Öppna (Ctrl+O) Öppna arr/faktura Byt aktiv avdelning Spara (Ctrl+S) Förhandsgranska Skriv ut (Ctrl+P) Senast använda arr Logga ut Kör som... Avsluta (Ctrl+Q) Redigera Klipp ut (Ctrl+X) Kopiera (Ctrl-C) Klistra in (Ctrl-V) Ta bort (Del) Visa Verktygsrad detta val visar respektive döljer Standard- och Gustavs verktygsrad. Statusrad detta val visar respektive döljer statusraden i Gustavs fönster. Navigering detta val visar respektive döljer Gustavs navigeringsfönster. Startsida här kan Du tända och släcka Gustavs startsida. Senast använda här väljer Du om Du vill visa listorna med Senast använda poster. Uppgifter här väljer Du om Du vill visa funktionen för Uppgifter. Fakturor - här väljer Du om Du vill visa listan för Fakturor. Arrangemang - här väljer Du om Du vill visa listan för Arrangemang. Rensa inställningar Rensa användarinställningar - detta val rensar användarens inställningar vad gäller fönsterposition, delningslister och liknande. Rensa dockningsinställningar - detta val rensar dockningsinställningar för alla fönster. Uppdatera läser in den aktuella datan från servern för att få med de senaste ändringarna som någon annan ev. gjort (samma som F5). Uppdatera grundregister läser in aktuell data som registrerats i Grundregistret i GustavAdmin. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 24

25 Upplägg Arrangemang här går det att lägga upp ett nytt arrangemang genom att välja arrangemangstyp och verksamhetsform. Person öppnar personregistret för att registrera en ny person. Artistgrupp öppnar artistgruppsregistret. Samverkanspart öppnar samverkanspartsregistret. Lokal öppnar lokalregistret. Material öppnar Gustavs materialregister. Leverantör öppnar Gustavs register för Leverantörer. Studieplan öppnar Gustavs studieplansregister. Grundregister öppnar grundregistret. Sök Arrangemang tar fram sökfunktionen för arrangemang. Person tar fram sökfunktionen för person. Artistgrupp tar fram sökfunktionen för artistgrupper. Samverkanspart tar fram sökfunktionen för att hitta samverkansparter. Lokal tar fram sökfunktionen för att hitta bokade eller lediga lokaler. Material tar fram sökfunktionen för material. Studieplan tar fram sökfunktionen för studieplaner. Leverantör tar fram sökfunktionen för leverantörer. Faktura/Fakturaunderlag tar fram sökfunktionen för fakturor. Fakturarad tar fram sökfunktionen för att söka fakturarader. Inbetalning tar fram sökfunktionen för inbetalningar. Utanordning tar fram sökfunktionen för utanordningar/löneunderlag. Kostnadsersättning tar fram funktionen för att söka kostnadsersättningar. Ekonomi Fakturering här skapas fakturaunderlag. Periodisk debitering här skapas återkommande fakturaunderlag. Tilläggsfakturering här skapas tilläggsfakturor. Kostnadsersättning här skapas kostnadsersättningar till person, samverkanspart eller artistgrupp. Registrera betalning här registreras betalda kundfakturor. Inläsning betalningar här finns funktionen för att läsa in betanings-filer från Plus- och Bankgirot. (Gustav stödjer OCR, TotalIn och BG-max). Lås period här låses period för registrering och inläsning av betalningar. Avvikelselistor här finns funktioner för att bl a visa betalningsinläsningar där fakturans saldo inte är 0. Kundreskontra här finns Gustavs kundreskontra. Bokföringsorder här genereras bokföringsordrar för ändrade objekt på arrangemang. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 25

26 Generera E-brev härifrån skriver Du fakturor till fil (Avdelningen/Förbundet måste ha avtal med någon E-brevsleverantör för att använda sig av denna funktion). Inkassokörning härifrån skrivs fakturorna som ska skickas till Inkasso till fil. Verksamhet Statistik härifrån kan urval och utskrift göras för olika statistikuttag från Gustav. Rapporter härifrån kan urval och utskrift av Gustavs olika rapporter och specialetiketter göras. Verktyg Slutkontroll - Stuvkontroll Kontrollerar att arrangemangen klara för stuvexport är korrekta. Slutkontroll -Personnummerkontroll Kontrollerar och visar hur många av de godkända ledarna och deltagarna som saknar eller har felaktiga personnummer. Resultatet visas per handläggare i procent. Lås arrangemang Låser alla skickade arrangemang för ett helt år (ej innevarande). Anmäl deltagare härifrån kan snabbanmälan av deltagare göras. Kontrollera arrstatus ett arrangemangs status höjs normalt när det sparas. Du kan med detta verktyg få veta vad som saknas till nästa statushöjning. Slutrapportera här har Du möjlighet att snabbt söka fram ett arrangemang för slutrapportering. Spräcka arrangemang används för att kunna spräcka arrangemang som inte blivit av eller inte uppfyller kriterierna för bidrag. Syns i menyn bara när Du jobbar med arrangemangen. Ångra spräcka arrangemang detta val används då Du av någon anledning spräckt ett arrangemang av misstag. Valet är endast synligt då ett redan spräckt arrangemang är öppet. Byta arrtyp/vform används för att byta arrangemangstyp och/eller verksamhetsform för ett öppet arrangemang. Skicka SMS visas då Sök person är aktivt. Skickar SMS till en eller flera markerade personer i listresultatet. Tilldela uppgift här kan Du snabbt och enkelt tilldela uppgift till Dig själv eller annan användare i Gustav. Sök dubbletter med denna funktion söker Gustav efter möjliga dubbletter utifrån den person som är markerad i Sök Person eller i Upplägg Person. Syns i menyn bara när Du jobbar med personer (Upplägg deltagare, Sök person mm). Inställningar här gör Du Dina systeminställningar, som t ex sökväg till blanketterna. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 26

27 Fönster Fönster byter fönsterformat Stäng aktivt fönster Stäng alla (Aktiva fönster) här visas rubrikerna på de fönster/flikar som för tillfället är öppna. Fönster - via detta val kan Du byta mellan olika fönster/flikar och stänga dem. Tips: Multimarkera ett antal fönster/flikar och stäng dem. Hjälp Innehåll tar fram innehållsförteckningen för Gustavs hjälpfil. Hemsida härifrån kan Du nå Gustavgruppens hemsida Om Gustav här visas aktuell version av både Gustavklienten och databasen. Det är bra om Du har dessa uppgifter tillgängliga när Du kontaktar supporten. Gustav kontrollerar att program- och databasversion hör ihop. I annat fall går inte programmet att starta. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 27

28 Hjälpen i Gustav I Gustav finns det, liksom i alla andra windowsprogram en hjälpknapp längst till höger på verktygsfältet. All text som finns i den tryckta manualen finns även där. Det är lätt att hitta de olika avsnitten och det går också bra att skriva ut dem. Flikarna Index och Sök går Du till när Du vill söka efter ett visst ord eller avsnitt i hjälpen. Under fliken Favoriter kan du spara de sidor du oftast använder eller vill nå snabbt. Under fliken Favoriter kan Du spara de avsnitt som Du oftast tittar på för att senare kunna nå dem snabbt. Hjälpen når du via menyn Hjälp, men även i Internet Explorer med följande adress: Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 28

29 Support Översikt För att hantera användarstöd och support för Gustav har varje studieförbund byggt upp egna supportgrupper som i första hand tar hand om frågor kring Gustav. Dessa supportgrupper har sedan i sin tur nära kontakt med Gustavgruppen för att kunna lösa även svårare problem. Behöver Du support på Gustav så vänd Dig till Ditt studieförbunds supportgrupp. Felmeddelanden I de flesta lägen tar Gustav hand om felhanteringen, men ibland så kan det hända att du får något meddelande, vilket i och för sig inte behöver vara ett felmeddelande. Gustav kanske bara talar om att det t ex inte finns någonting valt, eller att du har matat in några otillåtna tecken eller liknande. Ibland kan du också få ett felmeddelande från Gustav, oftast på svenska och självförklarande. Till exempel: Mallen är felaktig Detta meddelande beror på något fel i textmallen som valts vid utskrift. Kontrollera att Du har de senaste mallarna installerade och att sökvägarna är korrekta. Kan ej utföra operationen, förhållande finns i annan tabell eller Posten har koppling Om Du försöker radera en post som på något sätt är använd meddelas detta med denna standardförklaring. Med använd menas att posten (t.ex. en person eller en målgrupp) är kopplad till någon annan post i databasen. För att ändå ta bort posten måsta alla dessa kopplingar (kan vara många) tas bort först. Detta kan vara ett omfattande jobb då det kan handla om att ta bort/ändra alla personer, samverkansparter och arrangemang som har kopplingar till t.ex. en kommun innan kommunen kan ändras till icke aktiv eller tas bort. Ett fel har inträffat följt av ett meddelande Ibland kan Du få ett kryptiskt felmeddelande på engelska vilket bör rapporteras till Gustavgruppen med en detaljerad beskrivning på hur felet uppstod. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 29

30 Genom att klicka på Visa detaljer visas detaljerad information om felet. Denna information är viktig när felet rapporteras till Gustavgruppen tillsammans med en detaljerad beskrivning av vad Du gjort strax innan felet uppstod. Rent allmänt kan sägas att det är viktigt att så bra som möjligt beskriva exakt vilka steg gjordes innan felet uppstod så att Gustavgruppen ska kunna återskapa felet. Om man inte kan återskapa (hitta) felet så kan man inte heller rätta det. Handledning till Gustav Windows- och Gustavstandard 30

31 Grundinställningar av Gustav Inställningar Flik Lokala Inställningar Under menyvalet Verktyg Inställningar Lokala inställningar finns de inställningar som bara påverkar Din egen Gustav. Olika användare med var sin dator kan alltså ha olika inställningar här beroende på hur de vill ha Gustav. Blankettkatalog Gustavs blankettprogram List & Label använder en central katalog över alla sina mallar. Här ska katalogen sökas fram och anges. Vet Du inte var blankettkatalogen finns så fråga din systemadministratör. Tabbstopp Här markeras var tabbstoppen ska ligga för ekonomihanteringen. Dvs om Du kan de kontonummer utantill som Du brukar använda, så markerar Du endast de fält som innehåller nummer (ex kontonummer). På detta sätt slipper Du "tabba" Dig förbi de fält som Du inte avser att använda. För att dessa inställningar ska börja gälla måste du starta om Gustav. Övrigt Här anges om Gustav ska justera gemener/versaler när personnamn i personregistret skrivs in och sparas. Det innebär att om gemen/versalkonverteringen är markerad så ser Gustav till att oavsett hur namnet skrivs in så omvandlas alltid första bokstaven i för och efternamn med Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 31

32 stor bokstav. Gemen/versalkonverteringen tar hänsyn till von, de och af och gör ingen konvertering av dessa. Notering Här kan valfria noteringar anges. Flik Databasinställningar Egenskap för koppling av deltagare till arrangemang Då en samverkanspart kopplas till en deltagare i arrangemang sätts automatiskt en egenskap. Vilken egenskap som ska användas väljs här. (ex. Deltagare i arr) Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 32

33 Studieförbund Här registreras uppgifterna för den egna avdelningen samt det distrikt avdelningen tillhör. Gustav kan hantera flera avdelningar i samma databas och dessa läggs upp här. Viktigt om förbundsnivåer i Gustav Gustav kräver att det finns tre nivåer i förbundsträdet för att registrering ska vara möjlig. Ordningen måste vara Förbund Distrikt Avdelning. Det är nämligen först på tredje nivån, alltså avdelningsnivån, som det går att registrera arrangemang. De förbund som saknar distrikt/regionsled i sin organisation måste alltså lägga upp ett fiktivt mellanled (t.ex. "Avdelningar") som de sedan kan registrera sina avdelningar under. Vissa förbund som har behov av att registrera arrangemang på distriktsnivå, måste alltså lägga upp en "distriktsavdelning" under det aktuella distriktet för att därunder kunna registrera distriktets arrangemang. Studieförbund På förbundsnivå kan följande uppgifter registreras: Förbundsnr här anges förbundets kod (2 siffror). OrgNr förbundets organisationsnummer. Namn förbundets officiella namn anges här. Kontaktperson namnet på förbundets kontaktperson/ansvariga. Adress adressen till förbundet. Postnr förbundets postnummer. Ort förbundets postort. E-post förbundets ev. e-postadress. Hemsida adressen till förbundets ev. hemsida. Telefon förbundets huvudtelefonnummer/växel. Fax förbundets faxnummer. Distriktsuppgifter På distriktsnivå finns följande uppgifter: Distriktsnr och namn här anges distriktets kod (2 siffror) och namn. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 33

34 Kontaktperson namnet på distriktets kontaktperson/ansvariga. Adress adressen till distriktet. Organisationsnummer ange distriktets organisationsnummer. Postnr och Ort distriktets postnummer och postort. Telefon distriktets huvudtelefonnummer/växel. Fax distriktets faxnummer. E-post distriktets ev. e-postadress. Hemsida adressen till distriktets ev. hemsida. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 34

35 Avdelningsuppgifter För att rapporter och exporterad data ska bli rätt måste grundläggande uppgifter om avdelningen registreras. Detta görs av behörig person under Upplägg Grundregister Studieförbund. Dessa uppgifter används lite varstans i Gustav; på olika rapporter, utskrifter, STUV-filen m.m., varför det är av yttersta vikt att de är rätt ifyllda. Det är mycket viktigt att dessa uppgifter fylls i rätt INNAN Du börjar använda Gustav. Avdelningsuppgifterna är fördelade på följande flikar: Avdelning här finns adressuppgifter och telefonnummer. Ekonomi här anges olika ekonomiuppgifter såsom fakturanummer, postgironummer, förfallodagar mm. Konton/Kalkyl här anges alla standardkonton för avdelningen. Utskrifter här anges bl.a. vilka textmallar som ska användas som standard vid olika utskrifter från Gustav, texter för påminnelser samt standardformat för faktura och kallelse vid upplägg av person och samverkanspart.. För att kunna lägga upp avdelningens uppgifter måste först avdelningen skapas på rätt nivå i trädstrukturen. Ordningen i denna trädstruktur är förbund, distrikt och avdelning. Förbund och distrikt skapas via Gustavgruppen medan Avdelning läggs upp i GustavAdmin. Flik Avdelning Följande uppgifter finns för en avdelning: AvdelningsNr registeras via GustavAdmin. OrganisationsNr ange avdelningens organisationsnummer. Namn registreras via GustavAdmin. Hemsida adressen till avdelningens ev. hemsida. Kontaktperson namn på avdelningens kontaktperson/ansvarig. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 35

36 Använd Webblänk här anges om man vill använda sig av funktion för att trycka över information från arrangemanget till ett ev. webbpubliceringsverktyg. Kräver anpassning av webbpubliceringsapplikationen. Använd Webbfråga här anges om avdelningen vill använda webbfrågor. Webbfrågorna fungerar endast om deltagaranmälan via hemsidan stödjer denna funktion. SMS funktion här anges om funktionen för SMS ska användas i Gustav, vilken leverantör avdelningen använder samt URL till tjänsten. Man anger även om avsändare ska vara ett textfält (max 11 tecken) eller ett telefonnummer (15 tecken) samt vilken telefontyp som ska användas för SMS. Kontor här anges adresser till alla de kontor som avdelningen har. Dessa används i utskrifter av alla blanketter. Kontornummer här anges ev. kontorsnummer (används i första hand då funktionen för Kontor i STUV-fil används). Kontorsnamn här anges kontorets namn. Besöksadress här anges kontorets besöksadress. Fakturaadress här anges kontorets fakturaadress. E-post kontorets epostadress. Telefon och faxnr här anges telefon- och ev. faxnummer. Kallelse/Faktura Mail Avsändare Namn här anges avsändarnamn för mailfakturor. Avsändare Epost - här anges avsändar E-postadress för mailfakturor Standardkontor markeras med den gröna bocken längst till vänster i listan. Nästa arrnummer här anges om arrangemangsnummerserien ska vara per avdelning eller för hela databasen. Du anger även om du vill ha Nummer Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 36

37 per verksamhetsform eller En nummerserie. Per verksamhetsfrom innebär olika arrangemangsnummerserier per verksamhetsform. Cirklar (VForm 1), kultur (VForm 2) och Annan folkbildningsverksamhet (VForm 3) kan ha egna serier medan övriga verksamhetsformer delar på en serie (övriga). Arrangemangsnummer är unikt för förbund + distrikt+ avdelning + verksamhetsår. Obligatoriska uppgifter Frikod lokal här anges om FrikodLokal ska vara en obligatorisk uppgift vid sparande av arrangemang. Logotype - Dessutom måste det anges vilken logotyp som ska användas vid utskrifter av blanketter, vilket också görs på denna flik. Valbara filformat är.bmp,.wmf,.gif och.jpg. Flik Ekonomi Under denna flik finns alla uppgifter som rör ekonomihanteringen för avdelningen. PlusGiro avdelningens plusgironummer för B-kort. Plusgiro Inläsning betalningar avdelningens plusgironummer för automatisk betalningsinläsning. Bankgiro avdelningens bankgironummer. Bankgiro Inläsning betalningar avdelningens bankgironummer för bankgironummer för automatisk betalningsinläsning.. IBAN-kod avdelningens IBAN-kod. BIC-kod avdelningens BIC-kod. Skattetyp här anges texten som ska skrivas ut på blanketterna ang. skattetyp (t ex Innehar F-skattsedel) Förfallodagar här anges det antal förfallodagar som används som standard för kallelser och fakturor. Påminnelse1 förf.dagar här anges antalet förfallodagar som ska gälla för första påminnelsen. Påminnelse2 förf.dagar här anges antalet förfallodagar som ska gälla för andra påminnelsen. Påminnelse3 förf.dagar här anges antalet förfallodagar som ska gälla för tredje påminnelsen. Avanmälningsavgift här anges avgiften som med automatik läggs på avanmälningsfakturan (om konto för detta är valt under Konton/Kalkyl) Delbetalningsavgift- här anges avgiften som med automatik läggs på delbetalning 2 och uppåt (om konto för detta är valt under Konton/Kalkyl) Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 37

38 Företagskod Lönesystem här anges företagskoden som används i lönesystemet vilket är viktigt så utanordningsunerlagen förs över till lönesystemet via fil. Företagskod Ekonomisystem här anges företagskoden so används i ekonomisystemet om man använder någon av Gustavs funktioner för att exportera ekonomi till ekonomisystemet. Sökväg Inläsning betalningar här anges sökväg till biblioteket för Inläsning betalningar. Strukturen ska vara att här anges den mapp från vilken man öppnar sin fil för inläsning. Denna fil kopieras över till en mapp som Gustav skapar (Historik) då den lästs in för att Du ska undvika att läsa in den flera gånger. I den nya mappen får filen en ny ändelse.imp. Fast OCR-längd här anges med antal tecken om OCR-strängen måste vara av fast längd (styrs beroende av typ av avtal). Nästa fakturanummer här anges första fakturanummer. OBS! fakturanummerserien är löpande och kan alltså inte ställas tillbaka i början på ett nytt år. OBS! Om det finns flera avdelningar i samma databas, måste de ha olika nummerserier. Nästa kreditfakturanummer här anges första kreditfakturanummer. OBS! Fakturanummerserien är löpande och kan inte ställas tillbaka i början på ett nytt år. OBS! Kreditfakturanummerserien får inte krocka med fakturanummerserien. Nästa kostnadsersättningsnummer här anges vilket nummer första kostnadsersättningen ska få. Lås upp för att kunna redigera faktura- och kreditfakturanummerserierna måste fältet Låsas upp. Det görs genom ett klick på Lås upp-knapppen. När ändringen gjorts måste du klicka på samma knapp igen (nu heter knappen spara ändringar). Inkassouppgifter här anges om avdelningen vill använda sig av Gustavs funktionalitet för Inkassohantering, inkassoleverantör (Sergel eller Intrum Justitia), kundnummer hos inkasso, minsta belopp för att fakturan ska gå till inkasso, inkassoföretagets betalkonto samt sökvägar för Nyfil och Återkallelsefil. Utanordningsförfarande här kan avdelningen ange om man vill att utanordningen endast ska skrivas ut i samband med att exporten genomförs. Aktivera funktionen Delbetalningsavgift Vid delbetalning kan en extra avgift läggas på fakturorna från och med delbetalning nr 2 och uppåt. 1. Gå till Upplägg Avdelning i Gustav. 2. Välj flik Ekonomi och börja med att ange Delbetalningsavgiften som ska läggas extra på fakturorna. 3. Gå sedan till flik Konton/Kalkyl och ange här vilket konto som delbetalningsavgiften ska belasta i bokföringen. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 38

39 Flik Konton/Kalkyl Här finns de uppgifter som används i samband med ekonomihantering i Gustav. Deltagarintäkter här anges konto för deltagaravgifter på fakturor genererade från arrangemang. Materialintäkter här anges konto för materialavgifter på fakturor genererade från arrangemang. Övriga intäkter här anges konto för övriga avgifter på kallelser. Deltagarintäkter Moms här anges konto för deltagaravgifter på fakturor genererade från arrangemang då moms angivits. Materialintäkter Moms här anges konto för materialavgifter på fakturor genererade från arrangemang då moms angivits. Övriga intäkter Moms här anges konto för övriga avgifter på fakturor genererade från arrangemang då moms angivits. Kundfordringar här anges motkonto för fakturering. Öresavrundning här anges konto för öresavrundning. Kontering av över/underbetalningar här anges kontot för beloppsdifferenser som kan uppstå i den manuella betalningsregistreringen. Kassa här anges kontot som den manuella betalningsregistreringens val kassa ska belasta. Bankgiro här anges kontot som den manuella betalningsregistreringens val bankgiro ska belasta. Bankgiro inläsning betalning här anges kontot där de inlästa inbetalningarna bokförs. Avanmälan här anges kontot som ska användas om man vill använda sig av avanmälningsavgift. Delbetalningar här anges kontot för delbetalningsavgift. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 39

40 PlusGiro här anges kontot som den manuella betalningsregistreringens val PlusGiro ska belasta. PlusGiro inläsning betalning här anges kontot där de inlästa inbetalningarna bokförs. OnLinebetKonto om studieförbundet använder onlinebetalning ska kontot som dessa betalningar ska bokföras på anges här. RabattKonto ange konto för bokföring på rabatt här. Kostnadsersättning här anges standardkonto för kostnadsersättningar. Kalkylinställningar Materialkostnader här anges kontot för de materialkostnader som används i arrangemangskalkylen. Omräkningsfaktor här anges i % den faktor arrangemangskalkylen skall använda för att beräkna kostnaden för sålt material. (ex. Avdelningen har alltid en förtjänst på material motsvarande 20 %, då anges 80% i detta fält). Statsbidrag här anges kontot för statsbidrag. (Konto och summa för kommunbidrag återfinns under Upplägg Verksamhetsregister Kommun) Statsbidrag/timme här anges i kr det statsbidrag som skall beräknas i arrangemangskalkylen. Lokalkostnad här anges kontot för lokalkostnader. Sociala avgifter här anges kontot för sociala avgifter. Aktivera kalkyl automatiskt här anges om kalkylerna ska aktiveras automatiskt på alla arrangemang. Koppla H-Samv automatiskt här anges om kalkylen ska kopplas till huvudsamverkanspart automatiskt. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 40

41 Flik Utskrifter Textmallar används i Gustav till en lång rad olika utskrifter och för att underlätta hanteringen av textmallar kan Du här välja vilken mall som ska användas som standardmall för olika utskrifter. Gustav använder List & Label som editor för textmallarna, vilket gör det möjligt att ha mallar med flera skikt beroende på vad som ska skrivas ut. Detta gör att Du skulle kunna skapa en mall som kan tjäna som en universalmall och anges för en eller flera av följande malltyper: Fakturamall här anges vilken mall som ska användas som standard för fakturor. Påminnelsemall här anges vilken mall som ska användas som standard för påminnelser i Gustav. Utanordningsmall här anges vilken mall som ska användas som standard. Närvaromall här anges vilken mall som ska användas som standard vid utskrift av närvarolistor. Gråad närvarolista här anges om vissa delar av närvarolistan ska vara gråmarkerade vid utskrift. Påminnelsetext1 här anges texten som ska skrivas ut på påminnelse 1. Påminnelsetext 2 här anges texten som ska skrivas ut på påminnelse 2. Påminnelsetext 3 här anges texten som ska skrivas ut på påminnelse 3. Utformat Person Faktura & Kallelse här anges vad som anges som standard vid upplägg av en ny person. Skrivare=lokal skrivare, Fil=extern leverantör, Mail=kräver centralt uppsatt SMTP-server. Utformat Samverkanspart Faktura här anges vad som anges som standard vid upplägg av samverkanspart. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 41

42 Textmallar För att göra det snabbt och enkelt att administrera kallelser, fakturor, intyg och andra typer av standardtexter kan behörig person skapa olika textmallar här. De kan även kopplas till olika typer av inbetalningskort och användas vid utskrift från de olika arrangemangen. List & Label editorn startas antingen via en dubbelklick på texten eller genom att klicka på knappen Editera till höger om beskrivningsraden. Följande fält finns för hantering av textmallar: Blankettkatalog visar sökväg till blankettkatalog. Blankettkatalogen kan ändras under Verktyg-Inställningar Namn här anges namn/rubrik för mallen. Malltyp här markeras vilken "typ" av mall som avses. OBS! Detta är viktigt för att Gustav ska kunna identifiera vilken typ av textmall det är. Om fel typ väljs blir fel variabler tillgängliga när Du sedan ska utforma blanketten. Arrangemang för mallar som kopplas till ett helt arrangemang, ex kvittenslista Arr-Deltagare - för de mallar som kopplas till enskild deltagare i arrangemang (intyg mm) Arr-Ledare för de mallar som kopplas till enskild ledare/artist i arrangemanget (kulturräkning m fl) Ekonomi för alla ekonomimallar Ekonomi-övrigt för mallar kopplade till bokföringsfunktioner Etikett för de mallar som används vid utskrift av etiketter. Kostnadsersättning för mall som används i kostnadsersättningsfunktionen (Det får endast finnas en mall med denna typ i databasen) Lokalbokning för mall i lokalbokningen (Det får endast finnas en mall med denna typ i databasen) Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 42

43 Lön för mallar som kopplas till utanordningsfunktionen Närvarolista mallar som är av den typen kan påverka statushöjning i arrangemanget Inbetalningskort ange vilket, om något, inbetalningskort som ska vara standard. Endast tillgänglig för mallar av typen "Ekonomi" Avvikelselista markeras för mall till funktionen för Avvikelselistor Bokföringsorder-detalj & summerad markeras för mall till funktionen för Bokföringsorder Endast tillgänglig för mallar av typen "Ekonomi-övrigt" Visa endast existerande mallar här markerar Du om Du endast vill visa de mallar som finns i mallbiblioteket. Inbetalningskort och OCR Gustav kan skriva ut inbetalningskort direkt tillsammans med kallelserna på samma papper som även kan användas med plusgirots och bankgirots OCRtjänster. Gustavgruppen har förberett för rätt typsnitt (OBS se notering) i blanketterna och korrekta mallar för de olika blanketterna. Men eftersom marginalerna varierar på olika skrivare måste avdelningen själv prova sig fram med sina skrivare och justera inbetalningskortets läge på utskriftsmallen. Till hjälp för detta går det att beställa mallar från Plus- och Bankgirot. OBS! Studieförbundet måste själv ansvara för att skaffa OCR-typsnittet. Textmallar som levereras med Gustav Vid leveransen medföljer ett antal standardmallar, som naturligtvis kan ändras efter behov. Nedanstående textmallar läggs upp och syns under Upplägg Grundregister Övriga register Textmallar. Aktivitetsbekräftelse blankett som listar olika registrerade aktiviteter för vald deltagare. Mallen är av typ Arr-Deltagare. Anställningsbevis blankett som kan ersätta anställningsbevisdelen på närvarolistan. Mallen är av typ Arr Ledare Avvikelselista blankett som listar öppna debet- och kreditfakturor för kunder med överbetalda fakturor. Används i funktionen för Avvikelselistor. Mallen är av typ Ekonomi-Övrigt-Avvikelselista. Bokföringsorder blankett som visar bokföringsordrar. Används i funktionen för bokföringsorder och är av typen Ekonomi-Övrigt-Bokföringsorder-summerad. BokföringsorderDetalj som ovan men detaljerad. Bokningsbekräftelse - bekräftelseblankett på lokalbokning (skriver ut lokalens och salens uppgifter samt uppgifter om bokningen/arna). Mallen är av typ - Lokalbokning Etikett3x8 etikettmall. Mallen är av typ Etikett. Inbjudan inbjudan att skicka ut som grundar sig på uppgifter från specifikt arrangemang. Mallen är av typ Arrangemang. InställtArr blankett som kan användas för utskick till deltagare vid inställt arrangemang. Mallen är av typ Arr-Deltagare. Intyg till deltagare i arrangemang. Mallen är av typ Arr-Deltagare. Kombimall för all faktura- och kallelsehantering. Mallen är av typ Ekonomi. Kostnadsersättning för kostnadsersättningar till samverkansparter/artister. Mallen är av typ Ekonomi. Kulturräkning bekräftelse/räkning till medverkande i kulturprogram. Mallen är av typ Arr-Ledare. Kursdeltagarlista för administration av kurser. Mallen är av typ Arrangemang. Kvittenslista typ av deltagarlista. Mallen är av typ Arrangemang. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 43

44 Kvitto blankett att koppla till en betald faktura för utskrift av kvitto. Mallen är av typ Ekonomi. Landstingslista för rapportering till Landsting. Mallen är av typ Arrangemang. Närvarolista närvarolista med 20 sammankomster. Mallen är av typ Närvarolista. Närvarolista_Persnr närvarolista med 20 sammankomster, visar 6-siffrigt personnummer på deltagare. Mallen är av typ Närvarolista. Närvaro_tom tom närvarolista. Mallen är av typ Närvarolista. Påminnelse för påminnelserutinen. Mallen är av typ Ekonomi. Utanordning för utanordningsfunktionen. Mallen är av typ Lön. Öppna L&L editor Editorn består av en menyrad, en verktygsrad (längst till vänster), en arbetsyta och ett antal fönster. Dessa fönster är: Arbetsytan består av tre flikar med olika visningsmöjligheter (tre flikar längst ned i bild Layout, Layout Preview och Preview). Här visas en förhandsgranskning, med i vissa fall exempeldata, av det Du lagt in i mallen. List of variables - här finns de variabler Du har tillgång till från databasen. De är grupperade i olika grupper grundade på de olika tabellerna i databasen. Layers består av tre flikar Object som visar en lista på alla objekt i din mall, Layers som visar de olika skikt som mallen består av samt ett litet preview-fönster. Properties här visas egenskaperna för markerat objekt. Skapa ny textmall i Gustav Du kan alltid vid behov skapa egna mallar med hjälp av List & Label. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 44

45 1. Spara Gå till Upplägg Grundregister - Övriga register - Textmallar (syns endast för SA). Skapa "Ny" textmall och döp den till t ex "Intyg" och markera vilken typ mallen ska vara.. 2. Spara. 3. Gustav frågar nu om du vill skapa filen som kommer att vara den fil som Gustav refererar till. Svara Ja. 4. Öppna den nya mallen genom att dubbelklicka på den. 5. Nu visas en Wizard som hjälper Dig att skapa mallen. Klicka på Nästa. 6. Välj att Använda en skrivare för alla sidor och klicka Nästa. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 45

46 7. Välj skrivare och Använd papprets fysiska storlek och inte dess skrivbara yta 8. Låt alla valen vara som Gustav föreslår och klicka på Nästa. 9. Ange om mallen skall ha en zebramönstrad tabell och om den skall ha någon sammanfattning/gruppfot. 10. Välj de fält som tabellen skall innehålla. Markera fältet i den vänstra listan och klicka på > knappen för att föra över det till den högra listan. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 46

47 Fältens ordning kan sedan ändras genom pil-upp och pil-ned knapparna ovanför den högra listan. Välj om du vill ha kolumnrubriker eller ej. Klicka på Klar!. 11. Du har nu skapat en mall enligt ovan som kan formateras efter behov. Som Du ser av bilden ovan finns många funktioner som kan användas vid utformning av mallar. Ovanstående är ett exempel på hur en enkel tabell kan skapas i List & Label med hjälp av en Wizard. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 47

48 Ändra format samt redigera i etikettmallarna De etikettmallar som levereras med Gustav är av storleken 3x8 vilket kan justeras efter behov. 1. Gå till Upplägg Grundregister - Övriga register - Textmallar. 2. Dubbelklicka på Etikett3x8 och LL-editorn öppnas. 3. Välj Projekt-Sidformat i menyraden. 4. Här kan nu diverse inställningar för etikettformat göras. Gör de förändringar som är aktuella och klicka OK. 5. Gör ev. justeringar i etiketten och spara. 6. Stäng fönstret och välj t ex att förhandsgranska etiketten för att se resultatet. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 48

49 Redigera i exempelmallarna Alla de sk exempelmallar som levereras med Gustav är sparade med olika grupper, liknade "rutan" i föregående exempel. För att på ett enkelt sätt kunna redigera i exempelmallarna kan Du "avgruppera" grupp. 1. Högerklicka i "gruppen" och välj "Ungroup". Nu är mallen öppen för redigering. OBS! Inte att rekommendera på inbetalningskorten. Handledning till Gustav Grundinställningar av Gustav 49

50 Upplägg Översikt Gustav innehåller en rad register som på olika sätt gör det möjligt för systemet att överhuvudtaget fungera. Några av dem används i princip bara en gång medan andra används dagligen. Följande register finns i Gustav: Arrangemang Personer Artistgrupp Samverkanspart Lokaler Material Leverantör Studieplan Grundregister Studieförbund Distrikt Avdelning Verksamhetsregister Kommun Ekonomiregister Konto Objekt 1-6 Rabatt Övriga register Textmallar Kallelsetext Användare Arrangemangsansvarig FrikodLokal Egenskap EpostMallText Webbfråga Webbtext Vår Referens Handledning till Gustav Upplägg 50

51 Hitta och öppna arrangemang Hela Gustav är uppbyggt kring detta register. Arrangemang är det viktigaste registret i hela systemet och grunden för allt annat. Arrangemang har en rad flikar med en mängd uppgifter: Arrangemangstyp - Verksamhetsform grunduppgifterna om arrangemanget. Ledare uppgifter om ledare. Deltagare uppgifter om anmälda deltagare. Schema arrangemangets alla sammankomster. Ekonomi här visas arrangemangets ekonomi. Fakturor här visas alla fakturor kopplade till arrangemanget. Kostnadsersättning här visas alla kostnadsersättningar kopplade till arrangemanget (fliken syns bara om funktionen är aktiverad). WebbInfo här finns information som berör webbpublicering. Notering/Dokument - här kan två olika typer av noteringar göras. Logg här sparas och visas vad som hänt med arrangemanget. Hitta arrangemang Det finns fler vägar att öppna ett arrangemang, via Sök-menyn där du väljer Sök Arrangemang, via Öppna arr/faktura som Du hittar under Arkivmenyn eller via verktygsradens fält för att öppna ett arrangemang och skriva in arrangemangsnumret direkt. Sök Arrangemang Sök Arrangemang ger en smidig överblick av arrangemang i Gustav. För mer information om hur Du söker arrangemang se under "Sök arrangemang" på sidan 137 Öppna arr/faktura Under menyvalet Arkiv finns snabbvalet att öppna ett arrangemang eller en faktura utan att gå via Sök. 1. Välj Arkiv Öppna arr/faktura i menyraden. 2. Se till att Öppna arrangemang är markerat och ange aktuellt arrangemangsnummer. 3. Klicka på Öppna. Handledning till Gustav Upplägg 51

52 Upplägg Arrangemang Övergripande uppgifter Ovanför arrangemangsbildens rad av flikar finns följande uppgifter: Nr arrangemangsnummer, Gustav föreslår själv lämpligt nummer utifrån vad som angetts i grundregistret. Kan med rätt behörighet ändras men inte om en faktura är genererad eller en utanordning är förberedd. Arrangemangsnummer är en obligatorisk uppgift. Beskrivning plats för namn/benämning/beskrivning för arrangemanget. Verksamhetsår verksamhetsår, Gustav föreslår innevarande år. Arrangemangsstatus Ett arrangemang kan ha ett antal olika statuslägen beroende på vad som gjorts eller hänt med arrangemanget. För att kontrollera vad som saknas för att arrangemangsstatusen ska höjas kan Du klicka på "Kontrollera arrstatus" -knappen i verktygsraden. Följande statusnivåer finns: Beroende på vilken arrangemangstyp verksamhetsform Du valt erfordras olika uppgifter för att höja statusen. Skapat ett arrangemang skapat t ex via webben får denna status innan det godkänts av ansvarig på avdelningen. Möjligt Arrangemanget har just skapats och sparats med några av de viktigaste uppgifterna registrerade (arrangemangstyp verksamhetsform, målgrupp, nr, ämne, beskrivning och kommun). Planerat Efter att ledare och startdatum registrerats så höjs statusnivån till Planerat. Här står sedan arrangemanget och "väntar" tills tillräckligt antal deltagare anmält sig, i förhållande till det antal som angetts som lägsta antal deltagare för start (min. Deltagare). Handledning till Gustav Upplägg 52

53 Startklart Efter att tillräckligt antal deltagare registrerats, i förhållande till min antal deltagare, så höjs status till Startklart. Startat När ett arrangemang uppnått status Startklart är dags att skriva ut närvarolista. När det sker anses arrangemanget för startat och status höjs till Startat. Signerat om studieförbundet använder sig av närvarorapportering via webben förekommer även statusen Signerat. Denna status inträffar då ledaren signerat sitt färdigrapporterade arrangemang och det är klart för slutrapportering. Slutrapporterat Efter att Du angivit slutdatum, slutligt antal timmar, sammankomster och deltagare kan arrangemanget markeras som Slutrapporterat. Detta innebär även att arrangemanget kommer in i kön med arrangemang som ska exporteras till STUV-fil nästa gång detta görs. Skickat till FBR När ett arrangemang exporterats till STUV-fil så höjs status till Skickat till FBR genom att filen har skapats. Sprucket Denna status kan ha flera orsaker: inte tillräckligt antal deltagare vid start, deltagare som hoppat av under arrangemangets gång mm. Denna status finns för att kunna mäta hur många av arrangemangen som planeras som verkligen genomförs och kunna tolka trender inför framtida planering. Att sätta ett arrangemang till status Sprucket görs via Verktygsmenyn. Ett arrangemangs status höjs automatiskt efterhand som alla kriterier som krävs för de olika nivåerna uppfylls. Alla arrangemang passerar dock inte alla statusnivåer, beroende på arrangemangs typ och verksamhetsform så finns olika uppsättningar av status som ett arrangemang kan passera. T ex. från "Startklart" till "Startat" genom att närvarolista skrivs ut eller publicerats. Tips: Du kan alltid kontrollera vilka uppgifter som saknas för nästa statushöjning genom att klicka på Kontrollera arrstatus-knappen i verktygsraden. Flik Arrangemangstyp-Verksamhetsform Denna flik sammanför alla grundläggande uppgifter om arrangemanget. Följande uppgifter finns här: Arrangemangstyp alla arrangemang har en arrangemangstyp obligatorisk uppgift. Antal arrtyper och vilka som ska finnas styrs av FBR Verksamhetsform alla arrangemang har en verksamhetsform obligatorisk uppgift. Styrs av FBR Arransvarig alla arrangemang kan tilldelas en arrangemangsansvarig. Material alla arrangemang kan ha ett eller flera material. De väljs här och hämtas från Materialregistret. Studieplan till ett material kan det finnas en eller flera studieplaner kopplade och här kan en av dem väljas. Ämne alla arrangemang ska kopplas till ett ämne obligatorisk uppgift. Rapporteras till och styrs av FBR Startdatum/tid det datum och tid då arrangemanget börjar (fylls inte startdatum i kommer inte arrangemanget med i någon statistik). Slutdatum det datum då arrangemanget slutade. Bör inte anges förrän arrangemanget verkligen avslutats för att undvika att det avslutas av misstag! OBS! Slutdatumet möjliggör slutrapportering. Veckodagar här kan markeras vilka veckodagar arrangemanget genomförs. Lokal/Sal här kan anges vilken lokal/plats som arrangemanget ska genomföras på. Frikod plats för frikoder. Handledning till Gustav Upplägg 53

54 Målgrupp alla arrangemang ska ha en målgrupp obligatorisk uppgift. Rapporteras till och styrs av FBR Samverkanspart om arrangemanget genomförs tillsammans med en/flera externa parter (medlemsorganisation, folkhögskola eller annan) kan de anges här. Kontaktperson här anges om arrangemanget har någon ev. kontaktperson Kommun här anges den kommun där arrangemanget genomförs. Om Du har kopplat en kommun till en samverkanspart, visas den kommunen automatiskt. I annat fall måste Du välja någon av de aktiva kommunerna som visas i rullgardinsmenyn obligatorisk uppgift. Rapporteras till FBR Sammankomster här anges planerat och slutligt antal sammankomster för arrangemanget. Rapporteras till FBR Timmar här anges planerat och slutligt antal timmar för arrangemanget. Rapporteras till FBR Deltagare inkl. ledare här anges planerat och visas slutligt antal godkända deltagare för arrangemanget inklusive ledare. Rapporteras till FBR Kvinnor Vid slutrapportering anges här hur många av ledarna och deltagarna som var kvinnor. Gustav föreslår automatiskt ett värde utifrån uppgifterna i personregistret när markören hamnar i fältet. Rapporteras till FBR. Kursdagar gäller endast vid registrering av Annan folkbildningsverksamhet. Min deltagare här ska det minsta antal deltagare för arrangemanget anges. Gustav föreslår 2 på Studiecirkel och Annan folkbildningsverksamhet. Max deltagare här ska det högsta antal deltagare för arrangemanget anges. Alla deltagare utöver detta antal registreras i så fall som reserver. Gustav föreslår (och sparar om det inte ändras) det planerade antalet deltagare inklusive ledare minus 1. Anmälda deltagare här visas det aktuella antalet anmälda deltagare under fliken Deltagare. Kallelse till deltagare här kan det markeras om arrangemanget ska kallas. Detta gör det möjligt att söka fram arrangemang som ska kallas men som har deltagare som ännu inte blivit kallade. Deltagaravgift här ska eventuell deltagaravgift anges, om det är samma för alla eller de flesta deltagare i arrangemanget. Alla avgifter kan sedan justeras för varje enskild deltagare. Materialavgift här ska ev. materialavgift anges. Övrig avgift här ska ev. övriga avgifter anges. Totalt här visas den uträknade summan av ovan nämnda avgifter. Moms här kan momssats väljas för de olika avgifterna. Objekt här anges det objekt, om något, som ska användas vid fakturering och uppföljning. Antal objekt samt benämning på dessa styrs centralt inom varje förbund. Gäller endast Kulturprogram: Offentligt markerar att arrangemanget är offentligt (gäller kulturprogram). Rapporteras till och styrs av FBR STIM markeras om arrangemanget ska rapporteras till STIM. Finns bara för kulturprogram. Typ av tillställning bara synlig/valbar om STIM markerats. Obligatorisk då STIM-huvudarrangör är markerat vid Sång och musik, oavsett antal deltagare samt vid Drama, Film/Foto, Dans och Tvär vid över 300 deltagare. Handledning till Gustav Upplägg 54

55 Lokal/Ort finns för kulturprogram och är till för platsen där arrangemanget genomförs. Obligatorisk för arrangemang som markeras för att STIM-rapporteras och saknar lokal. Kulturform om verksamhetsform är "Kulturprogram" så anges här en kulturform obligatorisk uppgift. Rapporteras till och styrs av FBR. Medarrangörstyp finns för kulturprogram och följer STUV-systemet obligatorisk uppgift. Rapporteras till och styrs av FBR. Medverkandetyp finns för kulturprogram och följer STUV-systemet obligatorisk uppgift. Rapporteras till och styrs av FBR. Medverkande finns för kulturprogram och här ska antalet medverkande (artister/föreläsare m.fl.) anges obligatorisk uppgift. Rapporteras till och styrs av FBR. Publik finns för kulturprogram och här ska publikantalet anges obligatorisk uppgift. Rapporteras till och styrs av FBR. Biljettpris finns för kulturprogram och här kan summa biljettintäkter anges. Uppgiften används till STIM-rapporteringen. Tot. biljettintäkter finns för kulturprogram och här kan summerad intäkt anges. Uppgiften används till STIM-rapporteringen. Handledning till Gustav Upplägg 55

56 Flik Ledare Ett arrangemang kan ha valfritt antal ledare och i ledarbilden kan följande uppgifter sparas/visas om ledarna för arrangemanget: Godkänd här anges om ledaren räknas in i bidragsunderlaget som godkänd. Markering av huvudledare visar vilken ledare (om flera) som är huvudledare för arrangemanget (se nedan). Namn två fält finns, det första är förnamn, det andra efternamn obligatorisk uppgift. LU Ledare markerad med kvalifikation typad som arrkvalifikation. Visas som en kolumn i listvyn på ledaren. Personnummer visar personnummer. Adress visar ledarens adress. Postadress visar ledarens postadress. Telefon visar ledarens två första telefonnummer. E-post visar ledarens e-postadress. För varje ledare visas följande uppgifter på ledarflikens högra del: Timlön här anges den lön per studietimme som är avtalad för ledaren på arrangemanget. Plan timmar visar planerat antal timmar för det aktuella arrangemanget (från första fliken), går dock att redigera vid behov. Föreslås endast vid registrering av den första ledaren på arrangemanget, övriga ledare och förändringar efter registreringen av ledaren måste hanteras manuellt. Genomf timmar visar antal genomförda timmar för det aktuella arrangemanget (föreslås från de slutrapporterade timmarna till huvudledaren om inget annat registrerats manuellt i detta fält), går också att redigera vid behov. Finns det flera ledare för arrangemanget så får timmarna fördelas manuellt mellan ledarna. Förberedda/Utskrivna här visas summan i timmar av de förberedda och utskrivna utanordningarna för ledaren på detta arrangemang. Kvar här visas en avräkning av vad som utanordnats mot ledarens planerade/slutrapporterade timmar. Ack här visas ledarens ackumulerade timmar för aktuell anställningsform. Beräknas inom intervallet 1/9 till 31/8 varje år. Fältet blir orange då ledaren passerat 270 timmar samt rött då den passerat 480 timmar. Övriga flikar på ledarfliken Utanordningsfliken Här görs utanordning av ersättningar till ledaren. Fliken innehåller, förutom de uppgifter som behövs för att skapa en utanordning, även en lista på redan förberedda underlag samt en lista på redan utskrivna utanordningar. Allt detta för just det här arrangemanget. Se avsnitt Utanordning till ledare på sidan 58 Avgiftsfliken Se avsnitt Flik Deltagare på sidan 61 Kallelsetext Se avsnitt Flik Deltagare på sidan 61 Handledning till Gustav Upplägg 56

57 Noteringsfliken Fält för noteringar om ledaren för detta arrangemang. Ny ledare till arrangemang För att registrera en ny ledare till ett arrangemang gör Du enligt följande: 1. Ta fram ledarfliken på arrangemanget i fråga. 2. Fyll i personnummer eller hela/delar av för/efternamn och tryck Enter. 3. Endast verksamma ledare visas i listan. Markera och välj den önskade ledaren från sökresultatet genom att klicka OK eller välj att lägga upp den i personregistret (tryck på Ny i dialogrutans verktygsrad). 4. Om personen som väljs inte varit ledare tidigare kommer personuppgifterna att kompletteras med ledaruppgifter automatiskt. 5. Gustav föreslår arrangemangets planerade timmar på den första ledaren Du registrerar. För övriga ledare måste timmarna justeras manuellt. Om antalet planerade timmar ändras på arrangemangets första flik kommer INTE förändringen att slå igenom på ledaren/ledarna. Markera ledare som huvudledare Det går att markera vilken, av ev. flera, ledare som ska vara huvudledare för ett arrangemang. Detta görs enligt följande: 1. Markera ledaren som ska vara huvudledare för arrangemanget. 2. Välj Huvudledare genom att högerklicka på ledaren och använda kontextmenyn. 3. Spara Ta bort ledare från arrangemang 1. Ta fram ledarfliken på arrangemanget i fråga. 2. Markera ledaren som ska tas ort. 3. Välj Ta bort genom att trycka Delete på tangentbordet och spara. OBS! Personen tas endast bort som ledare här, men finns kvar i personregistret. Handledning till Gustav Upplägg 57

58 Utanordning till ledare Då en ledare registreras på ett arrangemang kan Du även förbereda för utanordning av lön till ledaren. Det är nödvändigt för att få med dessa kostnader automatiskt i förkalkylen och för att kunna utnyttja de automatiska kontrollerna och utskrifterna vid slutrapportering. För att kunna förbereda en lön måste vissa kriterier vara uppfyllda; ledaren måste ha ett korrekt personnummer, och det måste finnas planerade timmar på ledaren, lönesumman ska vara större än 0 kr och det ska finnas sociala avgifter registrerade på ledaren. Uppgifterna som används för att förbereda lön finns i fälten för Planerade timmar, Genomförda timmar, Förberedda/Utskrivna och Kvar att utanordna. Fältet timmar Kvar att utanordna visar differensen mellan Planerade eller Genomförda timmar och Förberedda/Utskrivna timmar. Förbereda lön Om alla erforderliga uppgifter finns så är länken Förbered lön aktiverad och Du har då möjlighet att klicka på den. 1. Öppna arrangemanget via t ex Öppna arr/faktura i menyn. 2. Gå till ledarfliken och klicka på Förbered lön. 3. Gustav skickar ned uppgifter för planerade timmar och lön till själva utanordningsbilden. Beskrivning för utanordningen föreslås men är redigerbar, likaså benämning för den aktuella raden som då blir löneartens namn. Benämning och löneart föreslås om den finns angiven i grundregistret under Verksamhetsform, konto kommer från lönearten och underkontona föreslås från arrangemangets första flik. Benämning, löneart, antal och á pris är möjligt att ändra men inte övriga uppgifter. En varning utfärdas om utbetalning av lön sker innan cirkeln startat: Vill Du verkligen skriva ut utanordningen? Cirkeln har ännu inte startat. Likaså kommer det en kontrollfråga om antalet utanordnade timmar överstiger de genomförda. 4. Efter en ev. redigering klickar Du på Skicka ned rad-knappen och sparar. Förbereda annan ersättning till ledare Denna funktion kan användas oavsett om det gäller en arvoderad ledare eller en som inte ska ha lön alls utan endast ersättning för te x utlägg enligt kvitto. 1. Öppna arrangemanget via t ex Öppna arr/faktura i menyn. Handledning till Gustav Upplägg 58

59 2. Gå till ledarfliken och högerklicka i listan för Utanordningsunderlag och välj Ny. 3. Gustav öppnar nu upp utanordningsbilden och Du kan själv skriva in de ersättningar som ledaren ska ha. 4. Ange en benämning för utanordningsraden, välj löneart. 5. Ange antal och á pris och klicka på Skicka ned rad -knappen. 6. Ska fler ersättningar utanordnas upprepas från punkt Spara Redigera utanordningsunderlag Se Redigera löner på sidan Öppna arrangemanget via t ex Öppna arr/faktura i menyn. 2. Gå till ledarfliken och markera den rad som ska redigeras i listan för Utanordningsunderlag. 3. Högerklicka och välj Redigera. 4. Raden lyfts upp för redigering. 5. Ändra det som ska ändras och klicka på Skicka ned rad -knappen och spara. Redigera flera underlag för en ledare samtidigt För att på ett enkelt sätt kunna redigera och skriva ut flera utanordningar åt gången finns funktionen Redigera lönerpå sidan 167. Funktionen kräver att lönearter finns upplagda i grundregistret. Du hittar den i Sök Utanordning eller i Personuppläggets utanordningslista. Handledning till Gustav Upplägg 59

60 Skriv ut utanordningsunderlag Utskrift av förberedda underlag kan göras inifrån arrangemanget genom att högerklicka i listan för utanordningsunderlag och välja Skriv ut. Eller via Sök utanordningar där du också kan högerklicka i listan och välja Skriv ut. Vid slutrapportering av arrangemang, då du har förberedda utanordningar där timmarna stämmer överens med de slutrapporterade timmarna, kommer Gustav att fråga om Du vill skriva ut utanordningen. I annat fall frågar Gustav om Du vill redigera/skapa utanordningar och öppnar därefter ledarfliken för att Du manuellt ska kunna skapa utanordningarna och skriva ut dem. Redigera utskriven utanordning Att redigera en redan utskriven utanordning går inte. Då får Du skapa ett minusunderlag istället (som en kreditfaktura). Så här gör Du: 1. Öppna arrangemanget via t ex Öppna arr/faktura i menyn. 2. Gå till ledarfliken och högerklicka i listan för Utanordningsunderlag. 3. Välj Ny. 4. Ange en benämning för utanordningsraden och välj löneart. 5. Korrigeringen av det tidigare felaktigt utanordnade görs genom att sätta ett negativt belopp i antal. 6. Ange antal och á pris och klicka på Skicka ned rad -knappen och spara. Om korrigeringen avser något som har med den planerade lönen att göra kommer Gustav att räkna om timmarna i fälten för Förberedda/Utskrivna och Kvar. Handledning till Gustav Upplägg 60

61 Flik Deltagare Här registreras deltagare på arrangemanget samtidigt som korrigering av avgifterna kan ske. Deltagarlistan innehåller en rad uppgifter som: Personnr Deltagarens personnummer För/efternamn här visas för- och efternamn på personer som är anmälda, avanmälda, flyttade eller reserver på arrangemanget. I deltagartabellen visas även följande uppgifter: Kallelse genererad - visar om kallelse är genererad till deltagaren. Kallelse utskriven - visar om kallelsen är utskriven till deltagaren. Notering visar om det finns en notering för denna deltagare i samband med detta arrangemang. Gustav Avanmäld visar om deltagaren är avanmäld från arrangemanget. Flyttad visar om deltagaren är flyttad till ett annat arrangemang. Reserv visar om deltagaren är reserv. Webbanmäld reserv visar om deltagaren är webbanmäld, men ännu inte anmäld. Handledning till Gustav Upplägg 61

62 Godkänd visar om personen räknas som Godkänd deltagare enligt FBR kriterier. Adress visar personens adress. Postadress visar personens postadress.. Telefon visar personens första registrerade telefonnr. E-post visar personens e-postadress. Anmälningsdatum visar vilket datum och vilken tid en deltagare är anmäld Ovanstående kolumner är valbara, se också "Visning av uppgifter i tabeller" på sidan 15 För varje anmäld deltagare visas följande uppgifter på deltagarflikens högra del: Anmäld visar det datum då personen anmäldes till arrangemanget. Typ av anmälan man kan här ange hur en anmälan har kommit till: via telefon, webb, studieprogrammet, återanmälan eller Kampanjkod. Kallad visar det datum då kallelse skrevs ut till deltagaren. Genom att radera detta datum har Du möjlighet att generera en 0-kallelse på nytt. Beställt material här kan det markeras om deltagaren har beställt material. Denna påverkar dock inte deltagarens materialavgift. Samverkanspart här kan Du välja att följa upp om en person deltar i arrangemanget för att han/hon har koppling till en viss samverkanspart. Vald samverkanspart sparas sedan även i personens lista för egenskaper med den egenskap som valts som standardegenskap i grundregistret. Sluttimmar här kan anges deltagarnas geomförda timmar för utskrift av t ex intyg. Använder förbundet Elektroniska närvarolistan hämtas värdet från den. Ny deltagare till arrangemang För att lägga till en person till ett arrangemang måste Du först söka i Gustavs personregister för att se om personen redan finns med eller måste läggas upp: 1. Ta fram det aktuella arrangemanget och gå till deltagarfliken. 2. Skriv in personnummer eller hela eller delar av för och/eller efternamnet i textfälten ovanför deltagartabellen och tryck Enter. 3. Resultatet av sökningen presenteras i ett nytt fönster (om inga poster i registret hittades som passade mot sökningen kommer en dialogruta där Du kan välja om Du vill registrera personen i personregistret eller inte). 4. Om personen som söktes finns med bland de hittade posterna så markera den raden och dubbelklicka. Välj annars Ny för att registrera Handledning till Gustav Upplägg 62

63 personen i personregistret eller stäng fönstret för att få göra en ny sökning. Anmäla reserv I de fall då arrangemanget redan är fulltecknat finns möjligheten att registrera deltagaren som reserv. En kontrollfråga kommer upp då ett arrangemang är fullsatt och Du försöker anmäla en ny deltagare. 1. Klicka Ja. 2. Nu ligger personen som reserv i deltagarlistan och visas med röd text och en liten reservikon. Du kan förbereda deltagarens avgifter redan nu (ge ev. rabatt o dyl) och även göra ev. noteringar. Anmäla ny deltagare då det finns reserver och platser lediga Om det både finns reserver i listan och platser lediga på arrangemanget får Du en dialogruta där Du får välja om den nya deltagaren Du precis håller på att anmäla ska läggas upp som reserv eller som ordinarie deltagare. Anmäla reserv till ordinarie plats Personer som anmälts som reserver till ett fullsatt arrangemang kan, om avanmälningar eller utökningar av deltagarplatserna sker, behöva anmälas som ordinarie deltagare. Detta sker enligt följande: 1. Ta fram deltagarfliken på det aktuella arrangemanget. 2. Markera den reserv som ska anmälas till arrangemanget. Handledning till Gustav Upplägg 63

64 3. Högerklicka och välj "Anmäl reserv". Personen blir nu anmäld som deltagare. Ska flera reserver anmälas så upprepas detta. Listan över reserver fungerar som en kölista och visar vid öppnandet av arrangemanget reserverna i den ordning de anmälts (först anmäld överst). Tips! I deltagarlistan kan Du, som i många andra listvyer i Gustav, välja vilka kolumner som ska visas. En av de valbara kolumnerna visar Anmälningsdatum och tid (se bild) som kan vara bra att ha när en reserv ska anmälas till en ordinarie plats. Ta bort reserv För att ta bort en reserv gör Du enligt följande: 1. Ta fram deltagarfliken på det aktuella arrangemanget. 2. Markera personen som ska tas bort. 3. Tryck på Delete. Avanmäla deltagare Deltagare som avanmäler sig ska markeras som avanmälda för att deras plats ska kunna användas av reserver eller andra personer. 1. Markera deltagaren i tabellen på det aktuella arrangemanget. 2. Tryck Delete på tangentbordet eller högerklicka och välj Avanmäl. Detta avmarkerar deltagaren i listan. 3. Spara. Du kan vid avanmälan göra en automatisk fakturering av avanmälningsavgiften under förutsättning att detta har angetts under inställningarna i grundregistret. Se vidare under Avdelning - Flik Ekonomi på sidan 37. Återanmäla avanmäld eller flyttad deltagare En deltagare som avanmälts eller flyttats från ett arrangemang kan återanmälas på nytt. 1. Markera deltagaren i tabellen på deltagarfliken på arrangemanget. 2. Högerklicka och välj Åter anmäl 3. Spara. Efteranmäla deltagare till "kallat" arrangemang Om deltagare anmäls till ett arrangemang i "efterhand" så kontrollerar Gustav om någon i arrangemanget tidigare fått kallelse. Om så är fallet frågar Gustav om den nyanmälde deltagaren (gäller även reserver) också ska ha kallelse. Svarar Du "Ja" på frågan så genereras kallelseunderlag som vanligt till faktureringen. Om deltagarens avgift ska betalas av någon annan måste Du svara "Nej" på frågan, göra alla registreringar avseende "Betalare" och sedan manuellt beställa kallelsegenerering för aktuell deltagare. Detta gäller även om deltagaren ska delbetala eller ha någon typ av rabatt. Flytta deltagare från ett arrangemang till ett annat Handledning till Gustav Upplägg 64

65 Om en deltagare av en eller annan anledning måste byta arrangemang kan Du använda funktionen "Flytta deltagare". Deltagaren kommer att ligga kvar på ursprungsarrangemanget med sina ev. fakturor och kreditfakturor men med status "Flyttad", grå text och en liten flyttad-ikon. Denna funktion är en snabbare variant av att först avanmäla en deltagare och sedan anmäla den på det nya arrangemanget. Gustav hanterar båda funktionerna på samma sätt, dvs ev. fakturor med tillhörande kreditfakturor kommer att ligga kvar på ursprungsarrangemanget och nya skapas för det nya arrangemanget. 1. Öppna arrangemanget från vilket deltagaren ska flytta och gå till deltagarfliken. 2. Markera aktuell deltagare, högerklicka och välj Flytta deltagare. 3. Ange arrangemangsnummer för det arrangemang som deltagaren ska flytta till, eller klicka på Arrangemangs-länken för att söka på arrangemangets beskrivning, verksamhetsår, handläggare, arrstatus eller signatur och klicka Flytta. Deltagare kan endast flyttas mellan arrangemang inom samma avdelning. 4. Beroende på deltagarens förutsättningar på ursprungsarrangemanget kommer olika kontrollfrågor gällande krediteringar o.dyl. När deltagaren väl anmälts på det nya arrangemanget kommer även där frågor utifrån förutsättningarna på detta. I exemplet som följer är förutsättningarna de att deltagaren har fått kallelse från originalarrangemanget men ej Handledning till Gustav Upplägg 65

66 betalt denna. Kallelser har även skickats ut från det nya arrangemanget. 5. Svara Ja på kontrollfrågan om Du vill kreditera faktura (dvs den kallelsen som gått ut på ursprungsarrangemanget. 6. Svara Ja på kontrollfrågan om Du vill generera underlag för det nya arrangemanget. 7. Det nya arrangemanget öppnas. Gå till deltagarfliken och kontrollera att uppgifterna stämmer. 8. Skriv ut kallelsen genom att högerklicka i deltagarens fakturalista och välj skriv ut. Kopiera deltagare Om en eller flera deltagare förekommer på fler arrangemang än det aktuella finns funktionen att Kopiera deltagare. Här kan Du multimarkera ett antal deltagare och sedan välja att kopiera över dessa till ett annat arrangemang. Du går tillväga exakt som i Flytta deltagare från ett arrangemang till ett annat på sid 65. Deltagaren får dock ingen markering i listan. Generera kallelser När allt är förberett och klart vad gäller betalare, delbetalningar mm är det dags att generera kallelser. Det kan göras för en deltagare i taget eller via multimarkering av fler deltagare. Det kan även göras via Sök arrangemang för flera arrangemang i taget där Du högerklickar i listresultatet och väljer Generera kallelse/ faktura. 1. Öppna aktuellt arrangemang och gå till fliken deltagare. 2. Markera de deltagare i listan som ska ha kallelse/faktura, högerklicka och välj Generera kallelse/faktura. Nu är kallelse-/ fakturaunderlagen skapade (indikeras med en bild på ett papper i listvyn för resp. deltagare) och dessa måste sedan skrivas ut för att kunna skickas. Utskrift kallelse/ faktura När kallelserna/ fakturorna är genererade ligger de som underlag och väntar på att skrivas ut. Det kan göras från alla fakturalistor i Gustav via högerklick. Så här gör Du enklast inne i ett arrangemang: 1. Gå till fakturafliken på aktuellt arrangemang. 2. Markera de fakturaunderlag som ska skrivas ut. 3. Högerklicka och välj Skriv ut Skriv ut faktura. Gustav skriver i ett svep ut till de olika format som finns angivna i de markerade fakturorna, mail, fil eller skrivare. Handledning till Gustav Upplägg 66

67 Notering för deltagare Det går att göra noteringar av olika slag för varje deltagare i ett arrangemang och här visas även de svar en webbanmäld deltagare registrerat. Webbsvarslistan syns endast om studieförbundet använder funktionen. Ny notering på detagare 1. Markera deltagaren i tabellen på det aktuella arrangemanget. 2. Skriv noteringen i noteringsfliken för deltagare och spara. Om deltagare har noteringar så visas det genom att det finns en markering under "N" i deltagartabellen samt med en röd markering i flikrubriken. Gruppanmälan av deltagare I Gustav går det att gruppanmäla deltagare till arrangemang med Arrangemangstyp Landstingsfinansierad utbildningsverksamhet och Annan folkbildningsverksamhet som verksamhetsform. Då anges bara antal deltagare samt vilket län de kommer ifrån. Det går också att anmäla deltagare för samverkanspart. Man kan anmäla x antal personer från samverkansparten (eller flera) och sedan kan man snabbt t ex fakturera dessa från arrangemanget. Valet finns även på kultur. Detta görs enligt följande: Om deltagare från flera olika län ska anmälas så upprepa bara punkt 4 och Öppna eller skapa arrangemanget i fråga och gå till deltagarfliken. 2. Välj Personer, Grupp per samverkanspart eller Grupp per län (ovanför tabellen för deltagare). 3. Ange antal deltagare samt vilken samverkanspart eller vilket län de kommer ifrån. 4. Om du väljer att anmäla deltagare per samverkanspart kan du också koppla en kontaktperson till varje grupp anmälda deltagare. Högerklicka och välj Koppla kontaktperson. 5. Klicka på Skicka ned rad knappen och spara. Handledning till Gustav Upplägg 67

68 Flik Avgift Deltagaravgift här visas och anges den avgift samt den eventuella rabatt som respektive deltagare har för detta arrangemang. Omfattar avgift för cirkel, rabatt i kronor eller rabatt i % för cirkel som hämtas från grundregistret. Materialavgift här visas och anges den materialavgift samt den eventuella rabatt som respektive deltagare har för detta arrangemang. Omfattar avgift för material, rabatt i kronor eller rabatt i % för material som hämtas från grundregistret. Övrig avgift här visas och anges de övriga avgifter samt den eventuella rabatt som respektive deltagare har för detta arrangemang. Omfattar avgift för arbetsmaterial, rabatt i kronor eller rabatt i % för arbetsmaterial som hämtas från grundregistret. Standardavgift om deltagaren i fråga inte ska ha standardavgift (det som angetts på första fliken) så avmarkeras det här, vilket i sin tur gör det möjligt att ändra beloppen för deltagar-, material- och övriga avgifter (se ovan) för den aktuella deltagaren. Rabatt om deltagaren skall ha någon av rabatterna upplagda i grundregistret kan detta väljas här. Moms här visas momsbeloppet Att betala här visas hur mycket deltagaren ska betala utifrån vad som angetts för cirkel, material och arbetsmaterial. Betalareflik Denna flik innehåller deltagarens betalarlista. Det är via den Du kan ange om deltagarens avgift t ex skall delbetalas eller betalas av någon annan än deltagaren själv. Det kan vara en annan person eller kanske en samverkanspart. Fakturaflik Här visas de fakturor som är kopplade till den aktuella personen för det aktuella arrangemanget. I tabellen visas en rad uppgifter såsom beskrivning, kredit, betalartyp, betalare, er referens, vår referens, fakturadatum, förfallodatum, arrangemangsnummer. Alla uppgifter är valbara via kontextmenyn. Tips: Ett snabbt sätt att skapa en faktura är att högerklicka i tabellen och välja Skapa ny från kontextmenyn. Handledning till Gustav Upplägg 68

69 Flik kallelsetext Egen kallelsetext här kan Du markera om deltagaren skall ha en annan text än arrangemangets kallelsetext. I rutan nertill i bild visas kallelsetexten för vald deltagare. Du kan också välja att hämta en tidigare sparad kallelsetext från grundregistret via rullgardinsmenyn till höger. Flik Notering deltagare Här kan noteringar göras för varje enskild deltagare. Noteringen är personbunden till just den här deltagaren och på det aktuella arrangemanget. Om en notering finns så syns en röd markering på bilden uppe i fliken. På denna flik återfinns även de svar som kommit från webben om förbundet/avdelningen använder den funktionen. Även dessa svar indikeras med en röd markering uppe i fliken. Flik Notering person Här visas ev. noteringar från personupplägget för vald deltagare. Den är ej redigerbar härifrån, alla förändringar görs i personupplägget. Om en notering finns så syns en röd markering på bilden uppe i fliken. Flik Övrigt Denna flik visas bara vid registrering av deltagare till Annan folkbildningsverksamhet Här kan man registrera speciella kostönskemål och logi på deltagarna. Här kan även registreras olika aktiviteter på deltagaren. Handledning till Gustav Upplägg 69

70 Ny aktivitet på deltagare Genom att koppla sammankomsta med aktivitet till en deltagare kan Du skapa egna personliga scheman. 1. Öppna ett arrangemang med verksamhetsformen Annan folkbildningsverksamhet och gå till fliken Deltagare. 2. Välj deltagaren Du vill skapa schemat för och gå till fliken Övrigt. 3. Använd comboboxen vid Aktivitet och välj därifrån den aktivitet på den tid som gäller denna deltagare. 4. Skicka ned den i listan genom Skicka ned rad-pilen. 5. Gör om från punkt 3 för varje aktivitet som ska läggas till schemat. Detta kan sedan skrivas ut med blanketten Aktivitetslista. Andra övergripande uppgifter som finns på deltagarfliken är: Anmälda visar det aktuella antalet anmälda personer till arrangemanget. Antalet är summan av alla anmälda minus avanmälda. Min visar det antal deltagare som angetts som minsta antal deltagare (på första fliken) för arrangemangets genomförande. Max visar det antal deltagare som angetts som högsta antal deltagare (på första fliken) för arrangemangets genomförande. Tilläggsfakturering om kallelse med avgift gått ut på ett arrangemang kommer Du genom ett klick på denna knapp till faktureringen där Du då kan tilläggsdebitera en, flera eller alla deltagare. Gemensam kallelsetext här kan en särskild text skrivas, eller hämtas från grundregistret, som sedan skrivs ut i kallelsen. Delbetalning Gustav stödjer att en deltagare kan få avgiften för ett arrangemang uppdelad på ett antal delbetalningar. Genom att öka siffran i Antal på betalarfliken ökas antalet betalningar automatiskt för deltagaren till det antal Du angivit. 1. Ta fram arrangemanget och markera deltagaren som vill ha delbetalning. 2. Ange antalet betalningar. 3. Om beloppet inte ska vara jämnt fördelat över delbetalningarna kan varje belopp samt föreslagna förfallodagar justeras för sig. Detta görs genom att markera raden med delbetalningen som ska ändras och sedan göra de förändringar som behöv. Beloppen i delbetalningarna kan justeras fritt men så fort Du gjort någon ändring måste Du själv hålla reda på att slutsumman stämmer. 4. Spara. Handledning till Gustav Upplägg 70

71 Annan betalare än deltagaren själv I vissa fall ska en deltagares avgift betalas av någon annan än deltagaren själv. Detta är möjligt genom att ange annan Betalare för varje deltagare i ett arrangemang. Du kan välja samverkanspart och/eller person som annan Betalare. Avgiften kan fördelas på obegränsat antal Betalare. Ska avgiften för ett arrangemang delas mellan en annan Betalare och deltagaren kommer Gustav automatiskt att debitera mellanskillnaden mellan vad den andra Betalaren ska betala och det totala beloppet på deltagaren. Anges samma annan Betalare på mer än en deltagare i ett arrangemang läggs dessa på samma fakturaunderlag. Fakturaunderlaget skapas automatiskt vid generering av kallelseunderlag från arrangemanget och kan sedan redigeras och skrivas ut från Faktureringen eller från fakturafliken på arrangemanget alternativt fakturafliken på den aktuella deltagarbilden. Följande uppgifter finns för betalare: Typ av betalare här väljs om betalare är en samverkanspart eller en person i Gustavs personregister. Namn här anges namnet för annan betalare. Deltagaravgift här anges deltagaravgiften som betalaren ska debiteras. Materialavgift här anges materialavgiften som betalaren ska debiteras. Övrig avgift här anges övrig avgift som betalaren ska debiteras. Förf.dagar antal förfallodagar från det fakturan skrivs ut. Antal antal fakturor vid delbetalning eller annan betalare. Summa här räknar Gustav ut totalbeloppet som ska debiteras betalaren. Registrera en annan betalare 1. Markera den deltagare vars avgift ska betalas av annan betalare. 2. Skriv hela eller delar av betalarens namn och klicka på Sök-länken. 3. Finns inte aktuell samverkanspart i registret läggs den enkelt upp genom att klicka på Ny. 4. På samma sätt kan även Person markeras, sökas eller läggas upp. 5. Välj den samverkanspart/person som ska betala. 6. Ange summan som ska betalas, fördelat på deltagaravgift, material och övrigt. Justera ev. förfallodag. Handledning till Gustav Upplägg 71

72 Vid fakturering till någon annan betalare ska avgiftstabellen visa det belopp som den andra betalaren och deltagare betalar tillsammans 7. Spara. 8. Gör en kallelsegenerering för deltagaren med den andra betalaren. Nu skapas fakturaunderlaget som sedan kan skrivas ut eller redigeras från Faktureringen. Alla fakturaunderlag/fakturor till någon annan än deltagaren själv som genereras från arret benämns i beskrivningsraden Samlingsfaktura. 9. Om ett eller flera fakturaunderlag redan finns till den Betalare som valts kommer en dialogruta att visas där Du ska välja om Du vill lägga de nya raderna på något av de befintliga underlagen eller skapa ett nytt. För underlag inom samma arrangemang med samma Betalare genereras allt automatiskt till samma fakturaunderlag. 10. Denna dialogruta består av två flikar där första fliken visar fakturaunderlagshuvudet och den andra fakturarader. Är Du osäker på vad som finns i resp. fakturaunderlag så markera aktuellt underlag och byt sedan till fliken Fakturarader. 11. Här visas innehållet i fakturan och Du kan lättare bestämma på vilket fakturaunderlag som den nyss genererade avgiften ska hamna. Handledning till Gustav Upplägg 72

73 12. Om inget av underlagen passar klicka på Ny -knappen i dialogrutan så skapas ett nytt underlag. Betalare & rabatt Om en Betalare ska ha rabatt måste rabatten anges i avgiftstabellen för den aktuella deltagaren INNAN Du anger Betalare. Annan betalare och Deltagare delar på avgift Om annan Betalare endast ska betala del av avgift, gör som i stycket "Annan betalare" ovan, redigera den andra betalarens avgift och generera kallelse. Gustav kommer automatiskt att lägga resterande belopp på deltagaren. Handledning till Gustav Upplägg 73

74 Övriga flikar på arrangemanget Det finns ytterligare ett antal flikar på arrangemanget: Schema Ekonomi Fakturor Kostnadsersättningar Webbinfo Notering Logg Schema Här visas ett schema över arrangemangets sammankomster utifrån vad som registrerats på första arrangemangsfliken i fälten Lokal, Start (datum och klockslag), Veckodagar samt Sammankomster (planerade). Uppgifterna på denna flik är främst intressanta om Gustavs lokalbokningsfunktion används. Lokalbokningsfunktionen aktiveras genom att markera att salen skall ingå i Bokningshanteringen. Görs i Lokal/Sal-upplägget. Sammankomster som är dubbelbokade kommer att visas i rött. Om lokalen blir dubbelbokad vid upplägg av arrangemang så visas också ett rött kryss på schemafliken när du sparat arrangemanget. Sammankomster kan läggas upp eller tas bort manuellt på schemafliken. Siffran för planerade sammankomster justeras så länge arrangemanget inte är slutrapporterat. Slutrapporterad siffra korrigeras inte om man lägger till/tar bort sammankomster manuellt. Ägare för en sammankomst är den ledare som signerar sammankomsten (gäller Elektroniska närvarolistan). Handledning till Gustav Upplägg 74

75 Skapa sammankomster 1. Öppna aktuellt arrangemang. 2. Välj lokal och ange önskat startdatum och tid (start och slut) samt antal sammankomster (planerade) för det aktuella arrangemanget. Om någon sammankomst inträffar på en dag som registrerats som Helgdag i grundregistret kommer Gustav att fråga om sammankomsten ska skjutas upp. Om Du svarar Ja skjuts sammankomsten upp till nästa dag som är angiven bland veckodagarna på arrangemangets första flik och svarar Du Nej så görs bokningen som vanligt. 3. Kontrollera på Schemafliken att det inte finns någon dubbelbokning. Det syns genom att ikonen i tabbfliken får ett rött kryss samt att den dubbelbokade sammankomsten är rödmarkerad i listan. Utöka antal sammankomster Om Du på arrangemangets uppläggsflik utökar antal sammankomster så utökas sammankomsterna automatiskt på schemafliken. Lägg till sammankomst Du ka också manuellt lägga till en sammankomst på schemafliken och det uppdateras till arrangemangets uppläggflik automatiskt. 1. Öppna aktuellt arrangemang och byt till fliken Schema. 2. Högerklicka i listan och välj Ny. 3. Gör de korrigeringar Du vill längst upp i bild. 4. Spara. Ta bort sammankomster 1. Öppna aktuellt arrangemang och byt till fliken Schema. 2. Markera den sammankomst som ska tas bort och välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. Ändra uppgifter på en sammankomst Uppgifter kan ändras för varje enskilt sammankomst. 1. Öppna aktuellt arrangemang och byt till fliken Schema. 2. Markera den sammankomst som ska ändras och justera de uppgifter som ska ändras i fälten ovanför sammankomsttabellen och spara. Ändra en dubbelbokad sammankomst 1. Öppna aktuellt arrangemang och byt till fliken Schema. 2. Markera den dubbelbokade sammankomsten och byt sedan till fliken bokningar. Handledning till Gustav Upplägg 75

76 3. Du hamnar direkt på dagen och tiden där krocken är. Här kan Du välja, antingen ny tid samma dag eller ny dag och ny tid. Dubbelbokad dagar markeras med blått i kalenderöversikten. Om inget av de vidstående alternativen är bra så återstår bara att byta lokal eller sal. Hur Du gör det finns under Ändra uppgifter på en sammankomst på föregående sidan 4. Spara. Aktiviteter Vid verksamhetsformen Annan folkbildningsverksamhet finns möjlighet att skapa ett specifikt schema för varje deltagare (se Ny aktivitet på deltagare på sida 70). Det görs med hjälp av registrerade aktiviter på schemafliken. Ny aktivitet till schemat 1. Öppna ett arrangemang med verksamhetsformen Annan folkbildningsverksamhet och gå till fliken Schema. 2. Markera en sammankomst och skriv in vilken aktivitet som ska gälla för denna sammankomst. 3. Repetera punkt 2 till du skapat alla sammankomster/aktiviteter du vill ha. Du kan även högerklicka i listan och lägga till sammanskomster om någon saknas enligt Skapa sammankomster på sid 75. Utskrift av schema För att få ut en schematisk bild över bokningarna i en viss lokal kan Du skriva ut från bokningsfliken på aktuell lokal. Bokningsfliken har tre olika vyer och det är dessa tre du har att välja på vid utskrift. 1. Sök reda på aktuell lokal via Sök Lokal. Öppna lokalbilden och gå till fliken Bokningar (har Du inte denna flik så saknas bocken bokningshantering på salen för att lokalen ska ingå i bokningshanteringen). Handledning till Gustav Upplägg 76

77 2. Som standard visas vyn för en dag men Du kan enkelt byta till den vy Du vill ha genom att klicka på ikonen för avsedd vy i Sal-datats verktygsrad. 3. Välj aktuell vecka och klicka på Förhandsgranska eller Skriv ut i Gustavs verktygsrad (huvudfönstret). Handledning till Gustav Upplägg 77

78 Flik Ekonomi Under denna flik läses alla kostnader och intäkter upp som har med arrangemanget att göra. Du kan även göra egna registreringar av t.ex. leverantörsfakturor, ev. bidrag och annat som ska finnas med för att Du ska kunna följa upp ett arrangemangs ekonomi. De automatiskt upplästa posterna visas med grå text och Dina egna inmatade poster med svart. Här finns fält för: Aktivera kalkyl för att en kalkyl skall skapas för Ditt arrangemang är det Du som själv måste tala om det för Gustav. Det gör Du genom att klicka i den lilla rutan Aktivera kalkyl. För att den skall vara möjlig att klicka i är det ett antal förutsättningar som måste vara angivna i grundregistret. Är Du osäker på vad som saknas så kan Du dra med muspekaren över Prognos-fliken så talar Gustav om det. Följande är obligatoriskt för att kunna aktivera kalkyl: Konto för Deltagarintäkter, Materialintäkter och Övriga intäkter under Upplägg Grundregister Studieförbund Distrikt Avdelning, flik Ekonomi- Kalkylinställningar. Alla uppgifter som finns på fliken Kalkylinställningar under Upplägg Grundregister Studieförbund Distrikt Avdelning, flik Ekonomi- Kalkylinställningar. Konto för kommunbidrag under Upplägg Grundregister Verksamhetsregister Kommun för den kommun som är vald på arrangemanget. OBS! En aktiverad kalkyl går inte att avaktivera. Du kan också via Upplägg Grundregister Studieförbund Distrikt Avdelning, flik ekonomi ange att kalkylen alltid ska aktiveras automatiskt så slipper Du själv göra det på varje arrangemang. Kalkylen kan kopplas till den samverkanspart som är markerad som huvudsamverkanspart på arrangemanget. Totalt utfall kommer då att visas i listvyerna för kalkyl på aktuell samverkanspart (se vidare under Upplägg Handledning till Gustav Upplägg 78

79 Samverkanspart) på sidan 106 Även detta kan väljas som standard via avdelningsupplägget. Arrangemangets ekonomiflik innehåller: Flik Förkalkyl Fält för att själv registrera intäkter och kostnader Kostnad Intäkt här markeras om det är en kostnad eller en intäkt inmatningen gäller. Konto här anges kontonummer eller kontobeskrivning för den nya posten ArrPris summan som anges i denna ruta gäller hela arrangemanget (arrangemangspris). SammankPris summan i denna ruta gäller per sammankomst (multipliceras med antalet planerade sammankomster). TimPris gäller per timme (multipliceras med antalet planerade timmar). DeltPris gäller per deltagare (multipliceras med antalet planerade deltagare minus en ledare). För Sammankomst-, Tim- och Deltagarpris gäller att så länge arrangemanget har status lägre än Slutrapporterat multipliceras de med Planerade siffror. Därefter multipliceras de med Slutrapporterade siffror. Antal här kan anges ett fritt antal som sedan multipliceras med summan i á pris. á pris hör ihop med antal, kan även anges i decimaler Kopiera till prognos denna ruta ska markeras för de manuellt inlagda poster som automatiskt ska kopieras över till prognosfliken. Notering här kan en fri notering göras om den inmatade posten. Listvy (Intäkter) här beräknar Gustav automatiskt värden för deltagarintäkter, materialintäkter och övriga intäkter från arrangemangets första flik. Gustav beräknar även kommun- och statsbidrag automatiskt utifrån vad som angivits i grundregistret multiplicerat med antal planerade timmar. Detta är redigerbart i förkalkylen. Listvy (kostnader) här beräknas materialkostnaden, materialintäkten multiplicerat med den omräkningsfaktor som angivits i grundregistret. Lokalkostnaden beräknas utifrån salskostnaden som angivits för de lokaler som finns på schemafliken. Gustav beräknar utifrån klocktimmar. Även ledarens timlön + sociala avgifter beräknas, men då förutsätter Gustav att utanordningsunderlag förberetts. De automatiskt genererade kostnaderna är inte redigerbara. I listvyn visas totala Intäkter, totala Kostnader samt det totala Utfallet för arrangemanget. Om utfallet är positivt markeras detta med grön färg, i annat fall med röd färg. Handledning till Gustav Upplägg 79

80 Flik Prognos Denna flik aktiveras automatiskt då arrangemangets status övergår till Startat. I och med att detta sker låses förkalkylen och ingenting går längre att förändra i förkalkylen. De rader Du kan registrera manuellt fungerar precis som i förkalkylen. Det som skiljer kalkylerna åt är de automatiskt genererade posterna: Listvy (Intäkter) Deltagarintäkter, materialintäkter och övriga intäkter kommer från fakturaunderlag och fakturor. Gustav beräknar kommun- och statsbidrag automatiskt utifrån vad som angivits i grundregistret multiplicerat med Antal planerade/slutrapporterade timmar. Detta är redigerbart även i prognosen. Listvy (kostnader) Materialkostnaden beräknas utifrån det fakturerade materialet multiplicerat med den omräkningsfaktor som angivits i grundregistret. Lokalkostnaden beräknas, precis som i förkalkylen, utifrån salskostnaden som angivits för de lokaler som finns på schemafliken. Gustav beräknar utifrån klocktimmar. Här visas underlagets värden fram till det att underlaget skrivits ut, då visas det verkligt utanordnade. De automatiskt genererade kostnaderna är inte redigerbara. Även ledarens timlön + sociala avgifter beräknas som i förkalkylen. I listvyn visas totala Intäkter, totala Kostnader samt det totala Utfallet för arrangemanget. Om utfallet är positivt markeras detta med grön färg, i annat fall med röd färg. Ny post till kalkylen Följande exempel visar hur Du manuellt lägger till ett projektbidrag som ska finnas med i kalkylen: 1. Högerklicka i listvyn och välj Skapa ny. 2. Markera om den nya posten är en kostnad eller en intäkt. Exemplet som följer avser en intäkt. 3. Ange konto för intäkten projektbidrag. 4. Ange bidraget per arrangemang e dyl. 5. Skriv en ev. notering 6. Klicka på Skicka ned rad knappen. 7. Spara. Redigera post i kalkylen Det är endast de svarta posterna som går att redigera. Om en ledare med ett förberett löneunderlag tas bort från ett arrangemang, så uppdateras kalkylen automatiskt. 1. Markera raden som ska redigeras. 2. Högerklicka och välj Redigera. 3. Gör förändringarna. 4. Klicka på Skicka ned rad knappen. 5. Spara. Handledning till Gustav Upplägg 80

81 Ta bort post i kalkylen Det är endast de svarta posterna som går att ta bort. 1. Markera raden som ska tas bort. 2. Högerklicka och välj Ta bort och spara. Uppdatera kalkyl Ibland kan det vara nödvändigt att Gustav räknar om kalkylen, t ex om en i salupplägget registrerad kostnad (hyra) ändras. För att räkna om kalkylen gör Du så här: 1. Högerklicka i listvyn och välj Uppdatera kalkylerna. Flik Fakturor Här visas fakturor kopplade till aktuellt arrangemang. Från denna flik kan utskrift, kopiering och registrering av betalningar göras på de valda/markerade fakturorna. Fakturorna är också markerade med olika färger där grönt betyder betalda och rött förfallna. Dessutom visas även med en bock i första kolumnen om fakturan är betald. Flik Kostnadsersättningar Här visas de kostnadsersättningar som kopplats till arrangemanget. Här visas summan av Ej utskrivna ersättingar, summan av utskrivna ersättningar samt summan för Totalt skapade ersättningar på arrangemanget. Du kan även skapa nya kostnadsersättningar här. Ny kostnadsersättning 1. Höger klicka i listan och välj Ny. Handledning till Gustav Upplägg 81

82 2. Sök och välj person, samverkanspart eller artistgrupp som ersättningen ska betalas ut till. 3. Ange Beskrivning för kostnadsersättningen och ev. Er referens. 4. Klicka Nästa. 5. Ange Benämning, beskrivande text för vad som ska utbetalas, samt antal och á pris. Om arrangemanget är slutrapporterat kommer antal att föreslås från antalet slutrapporterade timmar. 6. Ändra ev. konto och klicka Spara för att spara raden och skicka ned den i listan. 7. För att lägga på fler rader, sök fram arrangemanget igen genom att skriva in arrangemangsnummer och klicka på länken Arrangemang. 8. Fortsätt på punkt 5 igen. 9. För att avsluta klicka på Ok eller, om Du vill skriva ut kostnadsersättningen direkt, klicka på Skriv ut. Handledning till Gustav Upplägg 82

83 WebbInfo Här finns information som berör webbpublicering av arrangemanget såsom: Webbrubrik här anges den rubrik som arrangemanget ska ha på webben. WebbKod här kan registreras olika webbkoder som används som sökbegrepp på webben (webbkoderna bestäms centralt av förbunden) PubliceringsDatum här anges mellan vilka datum arrangemanget ska webbpubliceras Flaggor här kan visas checkboxar som är vald av respektive studieförbund (i bilden ovan Anmälningsbar, Direktanmälan och Onlinebetalning). WebbText här anges en beskrivande text om arrangemanget som sedan syns på webben Webbfråga om studieförbundet/avdelningen valt att använda webbfrågor väljs/skapas dessa här. Du kan välja mellan att skapa en fråga helt fritt eller välja från grundregistret. De frågor som är markerade som centrala går inte att ta bort och kommer med automatik på alla arrangemang. Handledning till Gustav Upplägg 83

84 Flik Notering/Dokument På denna flik kan två olika typer av noteringar göras. Utvärderingsdatum här anges eventuellt datum då kursutvärderingen utfördes Intygstext här kan beskrivande text göras för t ex intyg. Arrangemangsnotering här kan valfria noteringar göras. Dokument här kan valfria dokument kopplas till arrangemanget. Flik Logg Alla händelser i Gustav sparas här i en logg där Du kan gå tillbaka och se vem som gjorde vad och när. Alla mallar typade Arr-Deltagare loggas. T ex loggas utskrift av intyg på arret med mallens- och deltagarens namn. Loggen visar olika händelser och innehåller: Händelse här visas vad som hänt Arrangemanget skapat Arrangemanget arkiverat Handledning till Gustav Upplägg 84

85 Deltagarlista utskriven Deltagare anmäld Arrangemanget slutrapporterat Slutrapportuttagen för rapportering uppåt Arrangemanget överfört från föregående år Närvarlista utskriven/ E-lista publicerad Deltagare avanmäld Deltagare borttagen Deltagare återamäld Faktura utskriven Utanordning utskriven Kallelse/Faktura genererad Kreditfakturaunderlag genererat Kreditfaktura utskriven Underlaget borttaget Reserv anmäld Reserv borttagen Deltagare flyttad Kalkyl aktiverad Förkalkyl låst Förkalkyl upplåst Utanordningsunderlaget skapat Utanordningsunderlaget borttaget Ledare registrerad Ledare borttagen Arrangemanget spräckt Arrangemanget ej spräckt Ångrad Slutrapportering Utskrift deltagarmall SMS skickat Kopierat arrangemang Ändrat startdatum Externt arrangemang godkänt Närvarolista signerad Ledaren godkänt anställningsavtal Signeringskod skickad Beskrivning här visas en beskrivning beroende på vilken händelse som inträffat Skapad av visar datum och vem som var inloggad när händelsen inträffade Handledning till Gustav Upplägg 85

86 Skapa nytt arrangemang Ett arrangemang kan läggas upp i omgångar efterhand som uppgifter finns tillgängliga. Dock är arrangemangsnummer, ämne, målgrupp och kommun minimum för att få spara. För att lägga upp ett arrangemang finns det ett antal vägar att gå. Här följer beskrivning av en av dem: 1. Välj Arrangemang under Upplägg i navigeringen eller i menyn. 2. Välj arrangemangstyp och verksamhetsform som ska gälla för det nya arrangemanget. Gustav visar som standard samma som valdes för det sist skapade arrangemanget. Kontrollera att rätt avdelning och verksamhetsår är valt. 3. Välj också om Du vill att det nya arrangemanget ska öppnas i en egen flik. 4. När allt är som det ska så tryck "Enter" alternativt OK för att fortsätta. 5. Här ändras uppläggsbilden beroende på om Du valt kulturprogram som verksamhetsform eller något annat. I resten av detta exempel förutsätts det att verksamhetsformen är studiecirkel. 6. Acceptera det av Gustav föreslagna arrangemangsnumret eller ange ett eget unikt nummer med max sex siffror. 7. Ange en beskrivning/namn för arrangemanget. 8. Välj ett material från materiallistan genom att skriva hela eller delar av materialets namn och trycka Enter. Handledning till Gustav Upplägg 86

87 9. Markera önskat material i listan och tryck Enter eller dubbelklicka. Finns inte materialet kan det läggas upp. 10. Välj studieplan från listan (om studieplan finns för materialet) eller klicka på länken för studieplan för att välja ur registret. Styrs av valda material. 11. Välj ämne från listan. Om annat ämne ska väljas än de som finns i listan så kan andra väljas med "sök ämne"-knappen till vänster. Styrs av valda material. 12. Ange startdatum och tid då arrangemanget startar och slutar. 13. Ange ev. om arrangemanget genomförs på fler än en veckodag genom att sätta en bock i rutan framför veckodagen. 14. Genom att skriva in hela eller delar av lokal/ salnamn (lokal i övre rutan och sal i nedre) kan Du söka efter lokaler/salar som finns registrerade i Gustav. Om lokalen inte finns får Du fråga om att registrera den. 15. Ange ev. frikod och skicka ner den i tabellen under. 16. Välj målgrupp i listan 17. Välj en eller flera samverkansparter från samverkanspartsregistret (den första anges som huvudsamverkanspart, detta kan dock ändras med kontextmenyn) genom att skriva hela eller delar av samverkanspartens namn och trycka Enter. OBS! Ska flera samverkansparter väljas så upprepa punkt 16 och 17. I kontextmenyn för samverkanspart på arr finns även funktionen Fakturera. 18. Välj ev. en kontaktperson för arrangemanget. Antingen genom att fälla ned comboboxen och välja från samverkanspartens kontaktpersoner eller genom att klicka på Sök-länken för att söka fritt i personregistret. 19. Ange i vilken kommun arrangemanget kommer att genomföras. Uppgiften är obligatorisk. Om samverkansparter finns så visas de kommuner som finns registrerade för de valda samverkansparterna. 20. Ange planerat antal sammankomster, timmar och deltagare (inkl. ledare). 21. Ange minimum och maximum antal deltagare. 22. Ange deltagaravgift, materialavgift samt ev. övrig avgift för arrangemanget. Dessa värden gäller sedan som standard för alla deltagare men kan ändras individuellt. 23. Ange ev. moms typ för varje avgift. 24. Ange ev. objekt. 25. Byt till ledarfliken och välj ledare genom att ställa markören i textfältet för personnummer eller för/efternamn och ange det Du vill söka via. Tryck Enter eller klicka på sök-knappen. 26. Markera önskad ledare och klicka OK. 27. Kontrollera att rätt timlön visas i lön och justera denna om nödvändigt. Ändringen gäller på endast detta arrangemang. 28. Ange ev. noteringar för vald/valda ledare. 29. Byt till deltagarfliken och sök via personnumret, eller för-/efternamn fram ny deltagare till arrangemanget. Om deltagaren inte finns sedan tidigare måste den registreras först. 30. Om deltagaren inte ska ha standardavgift så avmarkeras standardavgiftsrutan automatiskt när Du förändrar avgiften. 31. Ange om deltagaren har beställt material, ska betala i omgångar (delbetalning) eller om det finns annan betalare än deltagaren. Läs mer i kapitlet om Delbetalning och Annan betalare än deltagaren själv. på sidan 71 Handledning till Gustav Upplägg 87

88 32. Ange ev. kallelsetext som ska gälla för alla deltagare på arrangemanget längst ned i bild under deltagarlistan. 33. Kontrollera att en textmall är vald på deltagarfliken och skriv ev. en egen kallelsetext på deltagaren. Ändra arrangemangstyp och/eller verksamhetsform på redan sparat arrangemang 1. Sök reda på aktuellt arrangemang via t ex Sök - Arrangemang. 2. Öppna arrangemanget. 3. Välj Byt Arrtyp-Vform i menyn Verksamhet. 4. Redigera med hjälp av dialogrutan. Bekräfta med OK och spara. Kopiera arrangemang Kopiering av arrangemanget är en enkel funktion för att t.ex. återupprepa ett arrangemang utan att behöva ange alla uppgifter en gång till. Om man väljer att kopiera ett arrangemang som ligger på en avaktiverad avdelning får man upp möjlighet att byta avdelning. Webbkoden, webbrubriken och texten i webbpublicering följer med till det nya arrangemanget vid kopiering. Ledarens arvode och timmarna nollställs. Poster som är avaktiverade eller osynliga (objekt, frikoder, material, studieplaner, samverkanspart) kopieras inte. Kopiering av arrangemang görs från Sök arrangemang enligt följande: 1. Öppna Sök Arrangemang och sök fram det aktuella arrangemanget. 2. Markera raden med arrangemanget och högerklicka. 3. Använd kontextmenyn och välj Kopiera. Om Du väljer att kopiera ett arrangemang som ligger på en avaktiverad avdelning kommer Du att få upp en dialogruta med möjlighet att byta avdelning. Handledning till Gustav Upplägg 88

89 4. Välj om Du vill att ledare och deltagare ska kopieras över till det nya arrangemanget. Vid kopiering av deltagare ges deltagarna automatiskt anmälningsformen Återanmälan. Det nya arrangemanget skapas nu och öppnas. 5. Ange nytt startdatum samt kontrollera så att inga andra uppgifter behöver ändras (såsom ledare, material, avgifter, kallelsetexter, deltagare m.m.) och spara. OBS! Ledarens timmar måste justeras om Du ändrar arrangemangets antal planerade timmar. Slutrapportera arrangemang När arrangemanget är genomfört ska det slutrapporteras för att "stämplas" som godkänt av avdelningen. När det fått status slutrapporterat hamnar det automatiskt i "kön" för rapportering till FBR. Det finns även en särskild slutrapporteringsrutin som bara innehåller de delar Du vanligen använder vid slutrapportering. Då även deltagare ska rapporteras till FBR, måste dessa markeras som godkända. Alla är godkända som standard, men vid slutrapporteringen ska man avmarkera de deltagare som inte ska räknas i bidragsunderlaget. För att räknas som deltagare i en studiecirkel måste deltagaren under året fylla minst 13 år. Medborgare från det Europeiska samarbetsområdet (EES) samt från Schweiz kan på lika villkor som svenska medborgare delta i statsbidragsberättigad studieförbundsverksamhet som anordnas i Sverige (rapporteringsstart 2012). En studiecirkel består av minst tre personer som under minst tre sammankomster och minst nio studietimmar (en studietimme är 45 min) gemensamt söker kunskap. Cirkelledaren som kan vara en av dessa tre är godkänd av studieförbundet. Cirkel med fler än tolv deltagare ska kunna motiveras av studieförbundet. För att räknas som deltagare i cirkeln förutsätts närvaro vid minst tre cirkelsammankomster, varav minst en gång vid de tre första sammankomsterna. För Annan folkbildningsverksamhet gäller deltagande på minst en sammankomst (eller den enda sammankomsten) och deltagaren kan i detta fall vara under 13 år. För att slutrapportera görs följande: 1. Öppna Sök Arrangemang och sök fram det aktuella arrangemanget eller öppna arrangemanget direkt via Arkiv - Öppna arr/faktura. 2. Se till att arrangemanget minst har status "Startat". Börja med att gå igenom flikarna för Ledare och Deltagare och avmarkera de personer som inte ska räknas in i bidragsunderlaget. Tips se till att kolumnerna för Godkänd (G), personnummer och LMA (om du vet att du har sådan verksamhet) är visat i listvyn. Då kan du lättare se vilka personer som kan godkännas eller inte. 3. Ange datum då arrangemangets sista sammankomst genomförts i fältet för slutdatum på arrangemangets första flik. Handledning till Gustav Upplägg 89

90 4. Ange slutligt antal sammankomster och antal timmar. Antal kvinnor fås som förslag. Kontrollera närvarolistan och korrigera om så behövs. Gustav räknar själv ut antalet Godkända deltagare inklusive ledare. 5. Spara. 6. Svara Ja på kontrollfrågan om arrangemanget ska markeras som slutrapporterat. Det är när Du svarat Ja på denna fråga som slutrapporteringsdatum sätts. Skulle Du svarat Nej på kontrollfrågan kommer arrangemanget att ligga kvar i status Startat. Nästa gång Du sedan försöker spara arrangemanget kommer kontrollfrågan igen. Ångra slutrapporterat arrangemang Om Du av någon anledning vill ångra slutrapporteringen kan Du göra det genom att radera slutdatumet och svara Ja på frågan Vill Du verkligen ångra slutrapporteringen? Därefter får Du en fråga om Du vill nollställa timmar, sammankomster och deltagare vilket är bra om Du av någon anledning t ex slutrapporterat fel arrangemang och vill återställa detta till ursprungsläget. Ska du endast justera arrangemanget så väljer du att inte nollställa siffrorna och statusen sänks tillbaka till Startat. För ändring av antalet godkända ledare/deltagare kontrollerar Gustav nästa gång du sparar om förändringen skett och räknar då om Deltagare inkl. Ledare. OBS! att kvinnorna måste justeras manuellt. Alla arrangemang med status Slutrapporterat och Skickat till FBR kommer att skickas om vid nästa STUV-körning. Koppla dokument till arrangemang Om Du vill ha koll på de dokument Du gör i samband med ett arrangemang har Du möjlighet att koppla dessa till arrangemanget. Så här gör du: 1. Öppna arrangemanget via verktygsraden. 2. Gå till fliken Notering/Dokument. 3. Högerklicka i listan längst ned i bild och välj Ny. 4. Ange sökväg eller klicka på förstoringsglaset för att söka efter dokumentet. OBS: Om alla andra på avdelningen ska ha möjlighet att öppna/se dokumentet måste det ligga sparat på en plats som alla har tillgång till. 5. Gör en ev. notering som förklarar vad det är för dokument. 6. Bekräfta genom att klicka på Skicka ned rad-pilen. 7. Spara arrangemanget. Handledning till Gustav Upplägg 90

91 Skapa nytt kulturarrangemang Nedan följer en beskrivning för hur Du registrerar ett kulturarrangemang: 1. Välj nytt arrangemang under Upplägg - Arrangemang. 2. Välj Folkbildning Kulturprogram. 3. Ange en beskrivning för kulturarrangemanget. 4. Välj Arransvarig, Ämne, ange startdatum och Lokal. 5. Välj Målgrupp och Samverkanspart. 6. Kontaktperson för huvudsamverkansparten kan väljas genom att fälla ned comboboxen. Skulle kontaktpersonen inte tillhöra huvudsamverkansparten kan valfri person ur personregistret väljas eller läggas upp genom att Du klickar på Sök-Person länken till vänster om comboboxen. Denna kontaktperson skrivs ut på Kulturrapporten. 7. Välj Kommun. 8. Markera om arrangemanget är offentligt eller inte (enligt FBR-definition) 9. Markera om arrangemanget ska rapporteras till STIM. 10. När Du markerar STIM-rutan får Du också ange typ av tillställning. Observera att Du vid val av Annat måste manuellt komplettera STIMrapporten med typ av tillställning. Handledning till Gustav Upplägg 91

92 11. Ange Plats, Antal Medverkande och Antal Publik. Om Du har angett att arrangemanget ska rapporteras till STIM, blir fälten för Medverkande och Publik samt Lokal/Ort obligatoriska (Lokal/Ort behövs endast då Lokal inte angivits). 12. Välj Kulturform, Medarrangörstyp och Medverkandetyp. 13. Ange Biljettpris och Totala Biljettintäkter. 14. Ange ev. Objekt. 15. Byt till fliken Artist/Artistgrupp. 16. Markera om Du vill registrera en Artist eller en Artistgrupp. Exemplet som följer gäller Artistgrupp. 17. Skriv in hela eller delar av artistgruppens namn och tryck Enter. Handledning till Gustav Upplägg 92

93 18. Vänstra listvyn visar sökta artistgrupper och den högra visar medlemmar i markerad artistgrupp. 19. Här väljs om Artistgruppen eller någon medlem i artistgruppen skall kopplas till arrangemanget. Det görs i första hand för att möjliggöra att utanordning skall kunna göras. 20. Markera medlemmen eller Artistgruppen som ska ha ersättning och klicka sedan på knappen OK. 21. För att anmäla fler artister eller artistgrupper upprepa punkt På detta sätt kan både enskilda artister och artistgrupper kopplas till samma arrangemang. Om deltagaravgifter ska debiteras så registreras deltagare precis som vanligt under fliken Deltagare. STIM-rapportera i Gustav STIM-rapportering av arrangemang kan med fördel göras i Gustav. Om arrangemangen är korrekt ifyllda kan Du via Verksamhet Rapporter STIM ta ut två blanketter som sedan skrivs under och skickas till STIM. Förutsättningarna för att ett arrangemang ska synas på STIM-rapporterna är; 1. Arrangemangstyp=Folkbildning 2. Verksamhetsform=Kulturprogram 3. STIM rutan markerad 4. Om kulturform=sång och musik syns arrangemanget på sid 1. Om kultuformen är Dramatisk framställning, Film/Foto/Bild, Dans, Tvärkulturell verksamhet syns arrangemanget på sid Slutrapporteringsdatum ska vara inom de datum som anges vid rapportuttaget. 6. Verksamhetsår ska vara det verksamhetsår som anges vid rapportuttaget. 7. Arrstatusen=Slutrapporterat eller Skickat till FBR Följande uppgifter används vid STIM-rapportering: STIM-rutan - Markeras för alla arrangemang där kulturformen är sång/musik eller någon av kulturformerna (med musikinslag) Dramatisk framställning, Film/Foto/Bild, Dans, Tvärkulturell verksamhet. Undantag: Rutan STIM ska inte markeras då kulturprogrammet är internt enligt STIMs bestämmelser. Begreppet internt tolkas mycket strikt av STIM. För att räknas som internt enligt STIM ska ingen utomstående ha möjlighet att närvara. Alla musikprogram på institutioner räknas som offentliga enligt STIM. I praktiken är endast ett fåtal av studieförbundens musikprogram interna enligt STIMs regler. Vid tvekan, kontakta Ditt studieförbunds kontaktperson för STIM. Artist/Artistgrupp Alla arrangemang med kulturform Sång/musik måste ha Artist/Artistgrupp. Om studieförbundet är medarrangör måste Artisten och/eller Artistgruppen även ha en adress. Typ av tillställning Är obligatorisk då kulturformen är Sång/Musik, samt även för arrangemang med kulturformerna Dramatisk framställning, Film/Foto/Bild, Dans, Tvärkulturell verksamhet (med musikinslag) där publiken varit mer än 300 personer. Alternativen är: Konsert eller festival Musikcafé, danstillställning eller disco Diskotek utan artistframträdande Revy, cabaret, spex eller liknande Mekanisk bakgrundsmusik Handledning till Gustav Upplägg 93

94 Upplägg Person Annan Då Du i Gustav valt Annan måste Du manuellt komplettera uppgiften på rapporten med den typ av tillställning som avses. Personregistret i Gustav hanterar alla de personer som finns i verksamheten på olika sätt oavsett om de är deltagare, ledare, artister, kontaktpersoner, fackmän eller annat. Personregistret kan öppnas på flera sätt, bl. a: Upplägg Person Sök Person Det är en viktig rutin att söka personen som ska registreras innan det görs, för att undvika upplägg av dubbletter. Viktigt! Den vanligast förekommande vägen att lägga upp en ny person är dock via arrangemanget där Du alltid tvingas att söka först. På så sätt undviker Du att lägga upp dubbletter. Upplägg - Person ger en ny tom personbild där nyregistrering av personer kan ske direkt. Eftersom Gustav har ett gemensamt personregister oavsett personens funktion eller uppdrag kan en lång rad uppgifter registreras om varje person: Namn här anges förnamn i första fältet och efternamn i andra. Personnummer/Samordningsnummer här anges personnummer eller samordningsnummer. En asylsökande som arbetar i Sverige kan ha ett samordningsnummer, detta ska då registreras här. EES här markeras om personen är EES-medborgare utan svenskt personnummer. LMA här anges om en person har LMA-kort istället för personnummer. När man söker asyl i Sverige får man ett kvitto på sin ansökan ett s.k. LMA-kort. Kortet visar att man är asylsökande och har rätt att vara i landet under väntetiden. Kvinna ange om personen är en kvinna. Gustav föreslår detta själv om Du matar in hela personnumret. KundNr här hamnar personens kundnummer (ej redigerbart). Ålder om minst födelseår finns registrerat i fältet för personnummer kommer Gustav att räkna ut personens ålder och visa den här. Handledning till Gustav Upplägg 94

95 c/o adress eventuell c/o -adress (namn). Adress 1 ange adress. PostNr ange postnummer och ort. Land för personer bosatta i utlandet kan Du här ange vilket land. Du har även möjlighet att registrera en andra adress på en person och det gör Du genom att klicka på knappen med tre punkter för att få upp dialogrutan för adress 2. Kommun denna uppgift gäller för deltagare landstingsfinansierad utbildningsverksamhet för att kunna redovisa och/eller söka landstingsbidrag. E-post ange en eventuell e-postadress. Gustav kontrollerar att adressen är någorlunda korrekt och punkt). Telefon ange alla kända telefonnummer med tillhörande telefontyp. Flik Generellt Här återfinns generell information om en registrerad person såsom: egenskaper, intressen, olika konton mm. Observera att clearingnummer är obligatoriskt vid inmatning av bankkontonummer. Aktiv detta fält anger om en person ska anses som aktiv och därmed komma med i sökningar och utskrifter. Alla nya personer markeras som aktiva automatiskt. Ej reklam/info/utskick här kan markeras om personen avsagt sig vidare information/marknadsföring från avdelningen enligt personuppgiftslagen. Ej adressuppdatering från Spar här kan markeras om personen har uppgett en adress som inte överensstämmer med Folkbokföringen men som ändå är rätt (den adress dit personen vill ha sin post levererad). I det läget kommer inte uppgifterna att skickas över och uppdateras från Spar. Medger publicering på internet markeras då en person godkänt att dess uppgifter publiceras på internet. Godkänd webbanmäld person används eventuellt (styrs av stidieförbundet) vid webbanmälan för att dubblettsökningen ska göras med automatik vid godkännande av webbanmäld delagare på arrangemang. Utformat Här väljer Du på vilket sätt faktura-/kallelse-kommunikationen ska ske med personen. Gustav hämtar standardinställningar som förslag från grundregistret men dessa kan ändras på varje person. Dessa inställningar återfinns i upplägget för avdelning. Faktura Skrivare här anges om utskrifter av fakturor ska komma på den lokala skrivaren/papper. Handledning till Gustav Upplägg 95

96 Faktura Fil här anges om utskrifter av fakturor ska gå till fil. Faktura Mail här anges om utskrifter av fakturor ska skickas via mail (förutsätter att studieförbundet aktiverat funktionen för detta). Kallelse Skrivare här anges om kallelser utan avgift ska komma på den lokala skrivaren/papper. Kallelse Fil här anges om kallelser utan avgift ska skrivas till fil. Kallelse Mail här anges om kallelser utan avgift ska skickas via mail (förutsätter att studieförbundet aktiverat funktionen för detta). Egenskap och Kvalifikation Här kan en eller flera personers egenskaper registreras. Typerna av egenskaper registreras i grundregistret och kan vara t ex Ordförande i, Medlem i mm och kombineras med en notering och en samverkanspart, vilket då kan ge t ex HTFklubben Ordförande Förutom egenskapstypen, samverkanspart och eventuell notering så visar Gustav även när egenskapen registrerades och datum då den senast ändrades. I registret för kvalifikationer kan Du hålla reda på vilka utbildningar, introduktioner mm en person genomgått. Ny egenskap för person 1. Ta fram fliken Generellt för den aktuella personen. 2. Klicka på knappen för Ny överst i listan för Egenskaper. 3. Välj typ av egenskap. 4. Om personens egenskap ska vara knuten till en viss samverkanspart så välj samverkanspart. 5. Skriv ev. en notering och klicka sedan på Lägg till-knappen och spara. Ändring av egenskap för person 1. Markera egenskapen som ska ändras. 2. Klicka på Redigera i kontextmenyn. 3. Gör de förändringar som avses. 4. Klicka på Lägg till-knappen och spara. Ta bort en registrerad egenskap från person 1. Markera egenskapen som ska tas bort. 2. Välj Ta bort via kontextmenyn och spara. Ny kvalifikation för ledare 1. Ta fram ledarfliken för den aktuella ledaren. 2. Klicka på knappen för Ny överst i listan för Kvalifikationer. 3. Välj typ av kvalifikation. 4. Ange utbildningsdatum och en ev. notering. 5. Klicka på Lägg till-knappen och spara. Ta bort kvalifikation för ledare 1. Markera kvalifikationen som ska tas bort. 2. Välj Ta bort via kontextmenyn och spara. Handledning till Gustav Upplägg 96

97 Intresse Gustav har stöd för att registrera intresseanmälningar av olika slag och detta sker här. Typen av intresse kopplas till ett ämne och kan även ha en notering. Ny Intresse på person 1. Ta fram fliken Generellt för den aktuella personen. 2. Klicka på knappen för Ny överst i listan för Intressen. 3. Välj typ av intresse och ämnet som intresset gäller för. T.ex. "Vill leda cirkel i". 4. Skriv ev. notering och tryck sedan på Lägg till- knappen och spara. Lämplig notering kan bl.a. vara datum då intresset var aktuellt. Ta bort ett registrerat intresse från person 1. Markera intresset som ska tas bort. 2. Välj Ta bort via kontextmenyn och spara. Konton BankKonto uppgift för att kunna sköta eventuell utbetalning. Gustav kontrollerar att kontonumret stämmer överens med vald banks standard. ClNr är obligatorisk om Du anger bankkonto PlusGiro uppgift för att kunna sköta eventuell utbetalning BankGiro uppgift för att kunna sköta eventuell utbetalning Flik Ledare Här finns de lönerelaterade uppgifterna för ledare och när en person markeras som ledare (rutan Ledare kryssas i) så blir denna flik tillgänglig. Följande uppgifter finns här: Ledare för att kunna registrera ledardata om en person krävs det att detta fält är markerat. Verksam denna ruta är ikryssad som standard vid nyupplägg av en ledare. Denna ledare kanske vid ett senare tillfälle inte ska vara ledare längre, då avmarkeras denna ruta. Lön här kan anges timlönen som ska föreslås som standard på alla arrangemang som ledaren kopplas till. Tillsvidareanställd här anges om ledaren är tillsvidareanställd. Handledning till Gustav Upplägg 97

98 Gokänd för F-skatt markeras om ledaren är godkänd för F-skatt. Anställningsdatum ange eventuellt anställningsdatum. Gustav föreslår dagens datum. Anställningsnr här kan anges ev. anställningsnummer (används i lönesystemen) Ledaren är godkänd även detta val är ikryssat som standard vid nyupplägg av ledare. Gustav förutsätter att de ledare som registreras är godkända av studieförbundet. Om inte kan denna ruta avmarkeras. Tabell här markeras om skattesatsen gäller tabell. Skattesats här markeras skattesats i % eller tabell. Procent här markeras om skattesatsen gäller i procent. Gustav föreslår 30 %. Sociala avgifter här anges sociala avgifter som ska gälla vid utbetalning av lön (används i Gustavs arrangemangskalkyler). Dessa måste i förväg registreras i grundregistret. Flik Artistgrupp Här kan personen kopplas som medlem i en artistgrupp. Genom den lilla markeringen framför artistgruppsnamnet kan Du se om personen blir huvudmedlem eller ej (första kopplade medlemmen blir automatiskt huvudmedlem). Koppla en person till en artistgrupp 1. Ta fram artistgruppsfliken för den aktuella personen. 2. Skriv in hela eller delar av artistgruppens namn och klicka på "Artistgrupp" länken. 3. Resultatet av sökningen presenteras i ett nytt fönster (om inga poster, som passade mot sökningen i registret, hittades kommer en dialogruta där Du kan välja om Du vill registrera artistgruppen i artistgruppsregistret eller inte). 4. Om artistgruppen som söktes finns med bland de hittade posterna så markera den raden och dubbelklicka. Välj annars Ny för att registrera artistgruppen i artistgruppsregistret eller stäng fönstret för att få göra en ny sökning. 5. Spara. Handledning till Gustav Upplägg 98

99 Flik Kostnadsersättning Här visas kostnadsersättningar som gjorts till personen. Du har möjlighet att skapa nya, skriva ut, ta bort och redigera ej utskrivna kostnadsersättningar. Se vidare i avsnittet Flik Kostnadsersättningar på sidan 81. Flik Dokument Här visas dokument som kopplats till personen. Du kan koppla nya dokument samt ta bort koppling till befintliga i listan. Se vidare i avsnittet Uppgifter på sidan 21. Flik Notering Här kan fria noteringar göras för personen i fråga, noteringstexten kan vara 3000 tecken. Spärr en person kan av olika orsaker spärras, vilket hindrar att vederbörande anmäls till ett arrangemang eller att etiketter skrivs ut. Du kan i fältet bredvid skriva orsak till varför personen är spärrad. Handledning till Gustav Upplägg 99

100 Avlidenmarkering här kan Du ange att en person avlidit. När avlidenmarkeringen sätts avaktiveras och spärras personen med spärrnotering avliden. Övriga flikar på person Arrangemangsöversikt I botten av personfönstret visas en lista över de arrangemang som personen har kopplingar till. Dessa arrangemang kan enkelt nås med en dubbelklick. För att arrangemangen skall synas i listan måste du välja verksamhetsår och sedan klicka på Visa arr -knappen. Fakturaöversikt Här visas de fakturor som finns kopplade till personen. Fakturan kan öppnas genom att Du dubbelklickar på den. Du kan också via kontextmenyn skapa en ny faktura, ta bort fakturaunderlaget, registrera betalning samt välja vilka kolumner som ska vara synliga. För att fakturorna/fakturaunderlagen skall synas i listan måste Du välja bokföringsår och sedan klicka på Visa -knappen. Utanordningsöversikt Här visas alla utanordningar av lön och andra ersättningar (kopplade till arrangemang) som gjorts för ledaren. Via högerklick i listan har Du möjlighet att se detaljer för en specifik utanordning och Du kan även redigera flera underlag samtidigt via kontextmenyns Redigera. För att utanordningarna/underlagen skall synas i listan måste Du välja verksamhetsår och sedan klicka på Visa -knappen. Detaljer för Utanordning 1. Markera den utanordning Du är intresserad av. 2. Högerklicka och välj Detaljer. Handledning till Gustav Upplägg 100

101 Lägg upp ny person Vi rekommenderar att Du registrerar så mycket uppgifter som möjligt för att undvika dubbletter. Oavsett om personen som ska registreras ska vara ledare, deltagare eller kontaktperson så finns det en rad grundläggande uppgifter som ska/kan registreras. 1. Öppna Sök Person via menyn. 2. Sök i personregistret för att kontrollera att personen inte redan finns upplagd. Vid osäker stavning sök på delar av namn. 3. Om Du inte hittar personen, välj Skapa ny genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. 4. Ange namn och adress, ev. c/o adress samt personnummer. 5. Om Du angivit hela personnumret får Du markeringen för Kvinna automatiskt om det är en kvinna. 6. Ange ev. kommun och e-post. 7. Ange en telefontyp med tillhörande telefonnummer. De första två syns på närvarolistan. 8. Om uppgift om bankkonto, plusgirokonto och/eller bankgiro finns kan även detta anges och spara. Kopiera adress Om flera personer som bor på samma adress anmäler sig kan Du på ett snabbt och smidigt sätt kopiera den adress som Du precis registrerat för att kunna använda den igen. Du kan ha upp till fem adresser i minnet. Denna funktion finns för både adress 1 och adress 2. Så här gör Du: 1. Öppna Upplägg person och registrera de uppgifter som är aktuella. 2. Klicka på Kopiera-knappen över adressfälten (kortkommando Alt+Shift+C) 3. Spara personen och välj sedan att skapa ny. 4. Ange för- och efternamn och klistra sedan in adressen Du nyss kopierade genom att klicka på Klistra in-knappen ovanför adressfälten (kortkommando Alt+Shift+V) Handledning till Gustav Upplägg 101

102 5. Om Du kopierat mer än en adress visas en dialogruta där Du får välja vilken av de fem senast kopierade adresserna Du vill klistra in. Övrig personhantering Registrera person som deltagare En person som är registrerad blir deltagare i den stund hon/han kopplas till ett arrangemang. Registrera person som ledare För personer som är registrerade behövs det som regel en rad ytterligare uppgifter om vederbörande ska fungera som ledare. Dessa uppgifter anges på flikarna Ledare och Lön i personbilden för personen ifråga. OBS! Inga uppgifter går att registrera om inte rutan "Ledare" är markerad i vänstra delen av fönstret. 1. Öppna personbilden för personen som ska markeras som ledare. 2. Byt till fliken Ledare. 3. Markera Ledare i vänstra delen av fönstret. Bocken för Verksam är som standard alltid i bockad. 4. Ange om ledaren är Godkänd för F-skatt eller är Tillsvidareanställd. Om inget av detta markeras ses anställningen med automatik som en Objektsanställning. 5. Gustav föreslår dagens datum som anställningsdatum men Du kan ändra det om Du vill. 6. Som standard väljer Gustav att ange alla registrerade ledare som godkända, avmarkera om så icke är fallet. 7. Välj social avgift (har någon social avgift markerats som standard i grundregistret så föreslår Gustav den). 8. Ange skattesats och markera om det gäller tabell eller procent. Gustav föreslår 30 %. Markera person som spärrad Om Du av någon anledning vill spärra en person så att denne inte kan bli kopplad till något arrangemang stödjer Gustav detta genom spärrmarkeringen i personregistret. En registrerad person blir enkelt spärrad genom att fältet Spärr markeras. När detta görs blir Orsak skrivbart, här kan orsaken till spärren anges. Spara därefter personen. En spärrad person syns rödmarkerad i söklistorna men går inte att välja. För att ta bort en spärr avmarkerar Du enkelt fältet och sparar. Avliden-markera person 1. Sök fram personen via Sök person. 2. Gå till noteringsfliken och klicka på det lilla korset bredvid spärr-rutan. 3. Ange datum då personen avled, om datum saknas kan dagens datum användas. Handledning till Gustav Upplägg 102

103 4. Spara. Ta bort person Alla registrerade personer kan tas bort från registret under förutsättning att de inte har kopplats till något arrangemang eller har faktura eller utanordning. 1. Öppna Sök Person under Sök. 2. Sök fram personen som ska tas bort. 3. Markera personen och välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. Ett alternativ till att ta bort personer kan vara att markera dem som icke aktiva eller spärrade. I så fall finns de kvar i personregistret, men kan väljas bort i olika sökningar, rapporter och utskrifter. Markera person som icke aktiv Personer som finns med i personregistret men som ändå inte ska komma med i normala sökningar kan markeras som icke aktiva och hoppas då över om inte en särskild markering görs. En person som registreras blir aktiv från början men kan sen enkelt markeras som icke aktiv genom att aktiv-fältet i personbilden avmarkeras. Markera person som aktiv 1. Öppna Person via Sök. 2. Sök fram personen som ska ändras via Sök person. 3. Öppna personbilden för personen och markera eller avmarkera Aktiv. 4. Spara. Handledning till Gustav Upplägg 103

104 Upplägg Artistgrupp Detta register hanterar artistgrupper och dess medlemmar. Här kan Du registrera följande: Namn här anges artistgruppens namn. OrgNr här kan organisationsnummer anges. c/o Adress här anges en ev. c/o adress. Adress här anges artistgruppens adress. E-post här anges artistgruppens e-postadress. Hemsida här anges artistgruppen hemsideadress. Telefontyp + Nr här anges telefonnummer kopplade till rätt telefontyp. Egenskap här anges artistgruppens egenskap. Artistgrupperna kan sorteras genom att ange sånggrupp o.dyl. Notering - här kan anges notering tillhörande egenskapen. Spärr här kan artistgruppens spärras och en notering kan göras om orsak till spärr. Flik Ekonomi Plusgiro här kan artistgruppens plusgironummer anges. Bankgiro här kan artistgruppens bankgironummer anges. Bankkonto här kan artistgruppens bankkontonummer anges. Flik Medlemmar Här kopplas personer till artistgruppen. Först kopplade person blir automatiskt vald som Huvudmedlem i kulturarrangemanget, men detta går att ändra genom att klicka i den lilla rutan framför personens namn. Flik Kostnadsersättning Här visas alla kostnadsersättningar som gjorts till Artistgruppen. Handledning till Gustav Upplägg 104

105 Arrangemangsöversikten Här visas artistgruppens alla arrangemang. Ny Artistgrupp 1. Välj ny artistgrupp genom t ex Upplägg Artistgrupp i navigeringen 2. Skriv in de uppgifter Du känner till om artistgruppen och spara. Ta bort artistgrupp Det går inte att ta bort en artistgrupp, som fått kostnadsersättning. 1. Sök fram artistgruppen via Sök Artistgrupp i navigeringen. 2. Markera aktuell artistgrupp i listresultatet. 3. Tryck Delete och bekräfta med Enter. Handledning till Gustav Upplägg 105

106 Upplägg Samverkanspart Översikt Samverkanspart är ett register över de juridiska personer, föreningar m.fl. som avdelningen samarbetar med. Det kan handla om alla typer från företag, medlemsorganisationer, andra studieförbund till andra avdelningar och det egna förbundet. Registret ligger under Upplägg i menyn. Samverkanspart är ordnat som en trädstruktur där de olika samverkansparterna kan ordnas efter typ eller tillhörighet på ett enkelt sätt. Det är viktigt att Du lägger upp detta register omsorgsfullt eftersom många listor, rapporter m.m. beror på det. Vissa samverkansparter måste kanske läggas upp och bestämmas centralt för att senare kunna ta fram relevant statistik för hela förbundet. För varje samverkanspart kan ett antal uppgifter registreras: Generell information kod, namn, kommun, telefon m.m. Adresser fakturaadress, besöksadress, postadress m.m. Ekonomi kundnummer, antal medlemmar m.m. Personer kontaktpersoner. Kalkyl här visas summa intäkt och summa kostnad för de kalkyler som kopplats till huvudsamverkanspart på arrangemanget. Du kan även lägga in poster manuellt i dessa kalkyler t ex för att göra avräkning av avsatta pengar. Kostnadsersättning här visas gjorda kostnadsersättningar. Dokument här kopplas div. olika dokument till samverkansparten. Notering noteringar. Logotyp här kan logotyp kopplas till samverkansparten för att få ut samverkanspartens logotyp på t ex kallelser. Arrangemangs- och Fakturaöversikt här visas de arrangemang och fakturor som samverkansparten har koppling till. Handledning till Gustav Upplägg 106

107 Generell information Här registreras alla de grunduppgifter som finns om samverkansparten: Nummer/Kod ange ett unikt nummer med max 10 tecken. Namn namnet på samverkansparten. Kommun här anges vilken/vilka kommuner samverkansparten är aktiv inom. Telefon ange de telefonnummer som samverkansparten har samt telefontyp. Samverkansgrupp om samverkansparten ska sorteras in i en samverkansgrupp. Dessa måste i så fall läggas upp innan. Egenskap här kan Du registrera egenskaper för samverkansparten. Notering här kan Du ange en notering gällande egenskapen. Flikar på samverkanspart Adresser Faktureringsadress, Besöksadress, Postadress c/o adress ange samverkanspartens ev. c/o adress Adress ange adress inklusive postnummer och ort Land ange land om annat än Sverige Attention - Här kan Du skapa olika attention-adresser som sedan kan användas till fakturor. En attention kan vara en avdelning på ett företag, ett kostnadsställe, en person eller något annat. Beskrivning här anges själva beskrivningen för samverkanspartens attention. Det som ska stå på fakturan. Notering här kan en beskrivande text göras. Om t.ex. beskrivningen är en kod 1234 så kan en förtydligande text skrivas till administratören om vad koden avser. Övrigt E-post här anges samverkanspartens e-postadress. Övrigt Hemsida här anges adress till samverkanspartens hemsida. Utformat Faktura här anges hur samverkansparten ska få sina fakturor, skrivare, fil (extern leverantör) eller via mail. Standard hämtas från avdelningsupplägget. Flik Ekonomi Här anges de uppgifter om samverkansparten som har med ekonomi att göra. OrganisationsNr samverkanspartens organisationsnummer. KundNr samverkanspartens kundnummer, ej redigerbart. Antal medlemmar här kan samverkanspartens ev. medlemsantal anges. Plusgiro ange samverkanspartens plusgironummer. Bankgiro ange samverkanspartens bankgironummer. Bankkonto ev. bankkontonummer (max 20 tecken). Flik Personer Ett valfritt antal personer ur Gustavs personregister kan här anges och kopplas till en egenskap (kontaktperson, ordförande, kassör mm) med möjlighet till en kort notering för varje person. Handledning till Gustav Upplägg 107

108 Registrera attention på samverkanspart Det finns möjlighet att ange fler attention på en samverkanspart och sedan ha dessa som val vid skapande av faktura. 1. Välj att skapa ny samverkanspart eller välj en befintlig. 2. Ange attention (kod eller klartext det som ska stå på fakturan) och en eventuell notering för din egen information. 3. Klicka på Skicka ned rad pilen för att spara. 4. Lägg till eventuellt fler attentions. Ny person för samverkanspart 1. Öppna den samverkanspart som personen ska kopplas till och gå till fliken Personer. 2. Ställ markören i för eller efternamnsfältet och skriv den del av namnet Du vill söka på. 3. Tryck Enter. 4. Välj personen från listan som kommer upp eller, om ingen person hittas, välj att lägga upp en ny person i personregistret. 5. Välj en egenskap att koppla till personen. 6. Skriv ev. notering. 7. Klicka på "Skicka ned rad" -knappen. 8. Spara. Ta bort person från samverkanspart 1. Markera personen och egenskapen som ska tas bort från samverkansparten. 2. Tryck på Delete på tangentbordet. OBS! Personen tas endast bort som kontaktperson här, men finns kvar i personregistret. Flik Kalkyl Kalkylfliken är, precis som arrangemangskalkylen, uppdelad på Förkalkyl och Prognos. Under dessa två flikar visas Arrangemang som har kopplingen till huvudsamverkanspart med Arrangemangsnummer, Beskrivning samt det totala Saldot från resp. kalkyl. Här kan Du själv även lägga in manuella poster direkt i kalkylerna samt även redigera direkt i arrangemangets kalkyl. Genom denna funktion kan Du på ett enkelt sätt lägga in att en viss samverkanspart har t ex kronor att utnyttja hos avdelningen och sedan genom kopplingen mot arrangemang kan Du se hur mycket de utnyttjat. Handledning till Gustav Upplägg 108

109 Ex. Registrera en manuell post i prognosen intäkt kronor. Koppla alla arrangemang (som då endast ska visa kostnaderna) till samverkansparten. Då kan du i Summan i listan se hur mycket samverkansparten har kvar att utnyttja. Under Prognosfliken kan Du även bestämma om Du vill se Pågående verksamhet, Slutrapporterad verksamhet eller en Prognos. Det innebär: Pågående här tas alla prognoskalkyler med för alla arrangemang med status startat och avslutat. Slut här tas prognoskalkyler med från arrangemang med status slutrapporterat, skickat till FBR och sprucket. Prognos visar båda ovanstående, d.v.s. alla arrangemang från status startat och framåt. Ny kalkylpost 1. Sök upp samverkansparten via Sök Samverkanspart och öppna den genom att dubbelklicka på den i listan. 2. Klicka på kalkylfliken till höger i bilden och välj sedan Förkalkyl eller Prognos genom att klicka på resp. flik 3. Välj avdelning och verksamhetsår. 4. Högerklicka i listan och välj Ny. 5. Nu öppnas den övre delen av bilden och Du ska börja med att välja om det är en intäkt eller en kostnad Du ska registrera. 6. Ange konto genom att antingen skriva in det i därför avsett fält eller välja via comboboxen. 7. Ange summa och en notering. Du kan även mata in decimaler i á pris i både förkalkylen och i prognosen. 8. Klicka på Skicka ned rad-knappen. 9. Spara. Redigera kalkylpost 1. Sök upp samverkansparten via Sök Samverkanspart och öppna den genom att dubbelklicka på den i listan. 2. Klicka på kalkylfliken till höger i bilden och välj sedan Förkalkyl eller Prognos genom att klicka på resp. flik 3. Välj avdelning och verksamhetsår. 4. Markera raden Du vill redigera och högerklicka och välj Redigera. 5. Gör Dina förändringar och klicka på Skicka ned rad-knappen. 6. Spara Redigera arrangemangskalkyl Redigera en arrangemangskalkyl kan självklart göras från arrangemanget men även från samverkanspartens kalkylflik som beskrivs nedan: 1. Sök upp samverkansparten via Sök Samverkanspart och öppna den genom att dubbelklicka på den i listan. 2. Klicka på kalkylfliken till höger i bilden och välj sedan Förkalkyl eller Prognos genom att klicka på resp. flik 3. Välj avdelning och verksamhetsår. 4. Markera raden med den arrangemangskalkyl Du vill öppna. 5. Högerklicka och välj Redigera. Handledning till Gustav Upplägg 109

110 6. Nu visas en dialogruta med arrangemangets kalkyl. För att redigera i denna högerklickar Du i listan och väljer Redigera. Det är samma förutsättningar här som på själva arrangemanget redigering endast möjlig i öppna kalkyler. 7. Stäng dialogrutan genom att klicka på Stäng. Flik Kostnadsersättningar Denna flik är valbar för varje studieförbund. För att skapa en kostnadsersättning för en samverkanspart måste det på varje kostnadsersättningsrad finnas en koppling till något arrangemang i Gustav. Den aktuella samverkansparten måste också vara registrerad på (kopplad till) det arrangemanget. Kostnadsersättningen hamnar automatiskt också på arrangemangets Ekonomiflik om man i grundregistret har angett alla kalkylinställningar. Se vidare i avsnittet Flik Kostnadsersättningar på sidan 81. Flik Dokument På denna flik kan Du koppla dokument tillhörande samverkansparten. Du bör se till att dokumenten Du kopplar finns på ett ställe alla användare av Gustav har tillgång till för bästa möjliga utnyttjande av funktionen. Dokumenten kan sedan öppnas genom att dubbelklicka på raden för detsamma. OBS att för att kunna Handledning till Gustav Upplägg 110

111 öppna dokumentet måste program för det vara installerad på servern (t.ex. Word, Excel). Koppla dokument 1. Högerklicka i listan och välj Ny. 2. Skriv in sökvägen eller klicka på förstoringsglaset för att söka på disken. 3. Ange ev. notering och klicka sedan på Skicka ned rad-pilen. 4. Spara. Ta bort kopplat dokument 1. Högerklicka i listan och välj Ta bort. 2. Spara. Flik Notering Här kan noteringar göras för samverkansparten (max 3000 tecken). Flik Logotyp Här kan Du koppla en logotype till samverkansparten för att den sedan ska kunna skrivas ut på t ex kallelser eller andra dokument. Valbara filformat är.bmp,.wmf,.gif och.jpg. Arrangemangsöversikten Här visar Gustav de arrangemang, som samverkansparten haft del i och vilka, om några, som samverkansparten varit huvudsamverkanspart för. Fakturaöversikten Här visas de fakturor som samverkansparten har koppling till. Handledning till Gustav Upplägg 111

112 Organisera samverkansparter Då Du väljer Upplägg Samverkanspart i t.ex. navigeringen så visas alltid dialogrutan Organisera samverkansparter. Med denna kan Du snabbt göra div. olika saker som: Skapa ny här klickar Du för att skapa en ny samverkanspart efter det att Du bestämt var i trädstrukturen den skall finnas. Flytta flytta markerad samverkanspart i trädstrukturen. Byt namn snabbaste sättet att byta namn på en samverkanspart. Ta bort ta bort markerad samverkanspart. Öppna öppna markerad samverkanspart. Ny samverkanspart Samverkansparter kan läggas upp i en trädstruktur efter de lokala förhållanden eller förbundsstandard enligt följande: 1. Välj att skapa ny samverkanspart genom Upplägg Samverkanspart i navigeringen. 2. Fäll ner trädstrukturen till den nivå där den nya samverkansparten ska skapas. 3. Markera närmast överliggande nivå och klicka på Skapa ny. 4. Ange ett nummer/kod (valfritt). 5. Ange namn, ev. kommun och telefon. 6. Koppla ev. samverkansparten till en samverkansgrupp och en ev. egenskap. 7. Gå till fliken Adresser och registrera de adresser Du har för samverkansparten. 8. Gå till fliken Ekonomi. 9. Ange organisationsnummer, ev. antal medlemmar, ev. post/bankgiro och/eller bankkonto. 10. Byt till fliken Personer. 11. Sök och välj personer med tillhörande egenskaper och koppla dem till samverkansparten. Handledning till Gustav Upplägg 112

113 12. Ev. noteringar kan skrivas för varje person genom att markera personen och sen skriva noteringen i noteringsfältet under tabellen och spara. Ta bort samverkanspart OBS! Det går inte att ta bort samverkanspart som används i Gustav. 1. Sök fram samverkansparten via Sök Samverkanspart. 2. Markera den samverkanspart som ska tas bort i listresultatet och välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. OBS! Om det finns underliggande samverkansparter så måste de tas bort först! Flyttning av samverkanspart inom trädet Det går att flytta samverkansparter (med ev. underliggande samverkansparter) i samverkanspartsträdet utan att behöva lägga upp dem på nytt. 1. Välj Upplägg Samverkanspart i navigeringen. 2. Leta reda på den samverkanspart som ska flyttas och markera den. 3. Klicka på Flytta -knappen och en ny dialogruta öppnas. 4. Markera den samverkanspart som ska bli ny "överliggande" samverkanspart till den som flyttas. 5. Klicka OK. Handledning till Gustav Upplägg 113

114 Upplägg Lokal Översikt I Gustav ingår ett lokalregister där avdelningen kan registrera alla de lokaler där verksamheten bedrivs samt en rad olika uppgifter som är förknippade med dem såsom adress, kontaktperson och utrustning. Lokalregistret finns under Upplägg i menyn. Lokal Överst i bild registreras lokalens basuppgifter. Följande uppgifter kan fyllas i: Namn namnet på lokalen Adress här anges lokalens adress med gata, postnummer och ort. Adress2 här kan anges en alternativ adress. Telefoner plats för två telefonnummer till lokalen. Fax fax till lokalen. Portkod här kan anges portkod. Aktiv här markeras om lokalen är aktiv eller ej. Kontaktperson här kan en eller flera kontaktpersoner kopplas till lokalen. Flik Salinformation Den nedre delen av lokaluppläggsbilden innehåller saldata. Här kan registreras en eller flera salar i samma lokal. En sal är obligatorisk. Följande uppgifter kan fyllas i för sal: Namn här anges namnet på salen. Saltyp här kan anges en saltyp, t ex datasal (läggs upp i grundregistret). Platser här anges antal platser i salen. Pris/Timme här anges det pris som arrangemangskalkylen ska använda för beräkning av lokalkostnad. Handikappanpassad här kan markeras om salen är handikappanpassad. Handledning till Gustav Upplägg 114

115 Bokningshantering här markeras om salen skall ingå i Gustavs bokningshantering. Aktiverar fliken Bokningar. Aktiv här markeras om salen är aktiv eller ej. Utrustning här kan anges ev. utrustning i lokalen. Antal hör ihop med utrustningen. Notering notering för utrustningen. Salöversikten (listvy till vänster i bild) här visas de salar som finns registrerade på lokalen Flik Notering Här kan valfria noteringar om salen göras. Flik Bokningar Här visas alla bokningar för lokalen. Bokningar kan visas i tre olika vyer: Dag visar bokningar per dag Vecka visar översikt för en vecka. Månad - visar översikt för en hel månad. Bokningar görs vanligast från arrangemanget men kan även göras i denna bild, s.k. fribokning. Bokning som görs härifrån har ingen koppling till arrangemang. Kalenderöversikten visa bokade dagar med svart fet stil, dubbelbokade dagar med blå fet stil och dagar markerade som helgdagar med röd fet stil. Ny fribokning 1. Öppna lokalen via Sök lokal i navigeringen. 2. Markera raden för salen i sallistan. Nu lyfts salens information upp i bilden Saldata. 3. Byt till fliken Bokningar. 4. Leta reda på aktuell dag via kalenderöversikten i högra marginalen. 5. Högerklicka i kalendern och välj Ny bokning. Handledning till Gustav Upplägg 115

116 6. Skriv en beskrivning för fribokningen. 7. Korrigera ev. start och sluttid och/eller markera om bokningen gäller hela dagen/ar. 8. Klicka på Spara och stäng. Ny återkommande fribokning 1. Öppna lokalen via Sök lokal i navigeringen. 2. Markera raden för salen i sallistan. Nu lyfts salens information upp i bilden Saldata. 3. Byt till fliken Bokningar. 4. Leta reda på aktuell dag via kalenderöversikten i högra marginalen. 5. Högerklicka i kalendern och välj Ny bokning. 6. Skriv en beskrivning för fribokningen. 7. Klicka på knappen Återkommande. 8. Här har Du möjlighet att markera vilka dagar i veckan den återkommande bokningen gäller. Du kan också ange mellan vilka datum bokningen gäller alternativt inte ange något slutdatum alls. Om inget slutdatum anges kommer Gustav att boka vald dag och tid t o m år Denna bokning är självklart redigerbar i efterhand. 9. Klicka på knappen Spara och Stäng. Handledning till Gustav Upplägg 116

117 Ny bokning via arrangemang 1. Öppna det arrangemang som bokningen gäller eller skapa ett nytt arrangemang. 2. Fyll i Startdatum, Starttid och Sluttid. Nu har bokningarna skapats och kan kontrolleras på fliken Schema. Bokningar skapas alltid även om det innebär en dubbelbokning. Kontrollera alltid på fliken Schema att ingen bokning är röd (dubbelbokad). Ändra bokning 1. Öppna det arrangemang som bokningen gäller. 2. Gå till fliken Schema. 3. Markera den bokning som ska ändras och gör de ändringar som önskas och spara. Ta bort bokning 1. Öppna det arrangemang som bokningen gäller. 2. Gå till fliken Schema. 3. Markera den bokning som ska tas bort och välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. Bekräfta och spara. Bokningsbekräftelse Då en fribokning gjorts finns möjlighet att skriva ut en bokningsbekräftelse till kunden/kunden. 1. Öppna lokalen via t ex Sök lokal. 2. Gå till fliken bokningar och sök reda på aktuell bokning. 3. Högerklicka och välj Skriv ut Bokningsbekräftelse. Om bokningen är en "återkommande bokning" kommer alla bokningar inom denna "återkommande bokning" att visas i listan i bekräftelsen. Fakturera bokning Från alla typer av bokningar kan Du skapa en faktura med information om bokningen. Gör så här: 1. Öppna lokalen via t ex Sök lokal. 2. Gå till fliken bokningar och sök reda på aktuell bokning. 3. Markera bokningen, högerklicka och välj Ny faktura. 4. Om bokningen har koppling till ett arrangemang kommer objekten med automatik från det arrangemanget och kan inte ändras. Redigera ev. fakturaradens benämning, ange konto och redigera ev. antal och á pris. 5. Klicka OK och fakturaraden är nu sparad i ett nytt fakturaunderlag som nu öppnas där du ska ange kundens namn och kontaktuppgifter. 6. Spara och Skriv ut som vanligt. Lägg upp ny lokal 1. Välj ny lokal via Upplägg Lokal i navigeringen. 2. Fyll i de uppgifter om lokalen som finns vad gäller namn och adress. 3. Ange ett salnamn och välj ev. en saltyp. 4. Ange ev. antal platser samt pris/timme. Handledning till Gustav Upplägg 117

118 5. Markera om salen är handikappanpassad och markera om den skall ingå i bokningshanteringen och spara. Ta bort lokal 1. Sök fram aktuell lokal via Sök lokal. 2. Markera den lokal som ska tas bort. 3. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i lokaltabellen och använda kontextmenyn. OBS! En lokal kan inte tas bort om koppling till ett arrangemang finns! Lägg till utrustning till lokal 1. Ta fram lokalen i fråga 2. Välj vilken utrustning som ska läggas till från comboboxen. 3. Ange antalet. 4. Tryck Skicka ner rad och spara. Ta bort utrustning från lokal 5. Markera den utrustning som ska tas bort från lokalen i fråga. 6. Välj Ta bort genom att trycka Delete på tangentbordet. 7. Spara. Ändra redan sparad utrustning för lokal 1. Markera den utrustning som ska ändras. 2. Välj Redigera via kontextmenyn. 3. Gör förändringarna och klicka på Skicka ned rad och spara. Ny sal 1. Sök fram aktuell lokal via Sök Lokal. 2. Öppna lokalen genom att dubbelklicka på den i listresultatet. 3. Högerklicka ner i sallistan och välj Skapa ny. 4. Fyll i uppgifter för salen som namn, saltyp mm och spara. Handledning till Gustav Upplägg 118

119 Upplägg Material Översikt För att hantera material i Gustav så finns det ett materialregister. Med material menas inte bara böcker utan även arbetsmaterial, som t ex lera, garn mm. Alla material kan registreras med en lång rad uppgifter som gör det lätt att hitta och organisera dem. Centralt upplagda material och studieplaner är inte redigerbara lokalt. Följande uppgifter kan sparas om ett material: Namn ange namn/beskrivning på materialet. (obligatoriskt) Kod ange en unik kod på max 20 tecken. Fältet är gult om koden inte är unik. ISBN plats för ISBN nummer. Författare författarens namn om det t ex gäller en bok. Sökord för att göra det möjligt att göra avancerade sökningar kan Du här lägga upp en rad olika sökord som kan förknippas med materialet. T.ex.: friluftsliv, idrott, ledarskap, grupputveckling, natur mm. Max 100 tecken. Eftersom det bara finns plats för 100 tecken är det onödigt att skriva t.ex. komma mellan orden, mellanslag räcker. Utgivningsår ange utgivningsår för materialet. Ämne koppla ett eller flera ämnen till materialet. (obligatoriskt) Flik Leverantör Här visas uppgifter plockade från vald leverantör enligt nedan. Leverantör sök och välj leverantör från befintlig lista eller lägg upp en ny. Flik Leverantör Här visas uppgifter om materialets leverantör. Flik Studieplan Välj en eller flera studieplaner från registret eller lägg upp nya. Studieplan ett flertal olika studieplaner kan läggas upp till varje material. Handledning till Gustav Upplägg 119

120 Flik Ekonomi För att underlätta fakturering kan Du här ange konto, kostnadsställe, kostnadsbärare och kostnadsprojekt, inköpspris och det pris som avdelningen sedan säljer materialet för. Dessa uppgifter plockas sedan över till arrangemang och direktfakturering som förslag. Denna flik är unik för varje avdelning. Flik Notering Sammanfattning plats för en egen sammanfattning om vad materialet handlar om. Notering ev. noteringar om materialet. Nytt material För att lägga upp ett nytt material ska Du öppna Material under Upplägg. 1. Ange alla d uppgifter som finns för materialet. 2. Koppla materialet till ett eller flera ämnen. 3. Sök och välj en leverantör eller, om leverantören inte redan finns, lägg upp den. 4. Ange ev. kontering som sedan kan användas för fakturering. 5. Sök och välj en ev. studieplan eller, om studieplanen inte redan finns, lägg upp det. 6. Gör eventuella noteringar och spara. Ta bort material OBS! Det går inte att ta bort material som används i något arrangemang. 1. Öppna Material under Sök. 2. Sök fram det material som ska tas bort. 3. Markera materialet och välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. Handledning till Gustav Upplägg 120

121 Upplägg Leverantör Både studieplaner och material kan ha kopplingar till leverantör. Leverantörsregistret nås via Upplägg Leverantör. Följande uppgifter kan sparas för en leverantör: Namn Adress E-post Hemsida Kontaktperson Telefon Notering Kopplade material Ny leverantör 1. Välj Upplägg Leverantör. 2. Fyll i aktuella uppgifter. 3. Spara. Ta bort leverantör OBS! Det går inte att ta bort en leverantör som används i något material. 1. Öppna Leverantör under Sök. 2. Sök fram den leverantör som ska tas bort. 3. Markera leverantören och välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. Handledning till Gustav Upplägg 121

122 Upplägg Studieplan Till varje material kan ett antal studieplaner kopplas. Följande uppgifter kan sparas om en studieplan: Nummer unik kod på max 6 tecken. Gustav föreslår själv ett nummer om Du klickar på "Sök" knappen. Titel namn på studieplanen. Leverantör valfri leverantör som finns registrerat i Gustav. Adress mm visas om det finns registrerat på leverantören. Pris studieplanens eventuella pris. Notering fritt för noteringar (max 3000 tecken). Kopplade material här visas vilka material som har koppling till den aktuella studieplanen. Ny studieplan 1. Välj Upplägg Studieplan. 2. Fyll i aktuella uppgifter. 3. Spara. Ta bort studieplan OBS! Det går inte att ta bort studieplan som används på något material. 1. Öppna Studieplan under Sök. 2. Sök fram den studieplan som ska tas bort. 3. Markera studieplanen och välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. Handledning till Gustav Upplägg 122

123 Upplägg Grundregister Grundregister är ett val under Upplägg i menyn. Här finns en rad register samlade under fem huvudområden: Verksamhetsregister Ekonomiregister Övriga register Härifrån styrs Gustavs utseende och funktion genom uppläggning av kontoplan, telefontyper m.m. Olika saker kräver olika behörighet för att kunna ändras och registreras. Verksamhetsregister Kommun Vid installation finns det med ett register över alla landets kommuner med kommunnummer och länsnummer. Eftersom det finns ganska många kommuner så kan Du markera vilka som ska vara aktiva så att Du bara har dem att välja på i de olika menyerna vilket gör dem lättare och snabbare att använda. Vid installationen av Gustav är bara en kommun aktiv, som ett exempel. Om nya kommuner skulle komma till (eller försvinna) kan kommunregistret ändras av behörig person. I detta register ska även uppgifter för arrangemangets kalkyl registreras. Kommunbidragskonto här anges det konto från kontoplanen som kommunbidraget skall belasta. Obligatoriskt för att kalkylen skall kunna användas. Bidrag/timme här kan anges ett kommunbidrag per timme som skall beräknas i arrangemangskalkylen. Handledning till Gustav Upplägg 123

124 Aktivera kommun 1. Öppna Kommun under Upplägg Grundregister Verksamhet. 2. Visa alla kommuner (ev. avmarkera Visa endast aktiva och tryck Visa). 3. Markera kommunen som ska aktiveras. 4. Markera rutan Aktiv. 5. Ange ev. kommunbidragskonto samt ev. bidrag/timme 6. Spara. Inaktivera kommun Alla kommuner, utom en, är inaktiva vid installationen av Gustav. Om en aktiv kommun ska sättas till inaktiv görs detta på samma sätt som för att aktivera den, fast tvärt om. Ekonomiregister Här finns de ekonomirelaterade registren samlade: Konto Objekt 1-6 Rabatt Konto För budgetering och resursplanering behöver Du kunna fördela kostnader och intäkter på en rad olika konton. Konton läggs upp av behörig person. Förbundsspecifika kontoplaner finns att få. Varje konto har en fyrsiffrig och unik kod (kontonummer) samt en beskrivning (namn). Du ska dessutom koppla kontot till den funktion i Gustav där Du vill att den ska användas samt ange om något Objekt krävs eller inte. Nytt konto 1. Öppna Konto under Upplägg Grundregister Ekonomi. 2. Välj Skapa ny genom att t.ex. högerklicka i listan och använda kontextmenyn. 3. Ange en unik fyrsiffrig kod och beskrivning. Handledning till Gustav Upplägg 124

125 4. Ange mellan vilka datum kontot ska användas. Om inget anges kommer det att synas jämt, om endast startdatum gäller det fr.o.m. angivet datum och framåt och om endast slutdatum fram till angivet datum. 5. Ange i vilken/vilka funktion/er kontot ska användas i Gustav samt om objekt krävs. För objekten finns tre val: valfritt, aldrig eller alltid. Här är det viktigt att ha samma inställningar här som i sitt ekonomisystem. 6. Spara. Ta bort konto OBS! Det går inte att ta bort konto som används i Gustav! 1. Markera det konto som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i fönstret och använd kontextmenyn. Markera konton som aktiva/inaktiva Som ett alternativ till att ta bort konto i kontoplanen som inte ska användas kan Du markera kontot som inaktivt. Det gör att kontot inte finns tillgängligt vid fakturering och andra ekonomifunktioner, men enkelt kan aktiveras igen om kontoplanen ska utökas. Gustav tar dock inte hänsyn till detta vid val av konto som ska gälla för avdelningen på fliken Konton under Upplägg Grundregister Studieförbund Avdelning. Alla konton är som standard aktiva vid installation. För att markera ett konto som inaktivt görs följande: 1. Öppna Konto under Upplägg Grundregister Ekonomi. 2. Markera kontot som ska sättas till inaktivt. 3. Avmarkera rutan för Aktiv i listvyn och spara. För att aktivera inaktiva konton så görs samma sak som ovan fast omvänt. Objekt 1-6 Det går att registrera objekt i Gustav som underkonto till Konto. Dessa har en unik kod på max 10 tecken, en beskrivning, from och tom -datum samt ett fält för noteringar. Studieförbundet bestämmer antal och namnsätter dessa objekt centralt men i denna manual benämns de som Objekt. Handledning till Gustav Upplägg 125

126 Nytt objekt 1. Öppna objekt under Upplägg Grundregister Ekonomi. 2. Fyll i en unik kod på max 10 tecken, beskrivning samt ev. datum och spara. Ta bort objekt OBS! Det går inte att ta bort ett objekt som används i Gustav! 1. Markera det objekt som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i fönstret och använd kontextmenyn. Rabatt För att underlätta hantering av olika rabatter kan Du här registrera fasta rabattsatser. Registret är tomt vid installation och kan fyllas på av behörig person. När Du registrerar en rabattsats kan Du ange om den ska vara i procent eller kronor och vilka min- och maxvärden som ska gälla. Det går alltså att ange att rabatten ska vara t.ex. 20 % dock max 300 kr. Ny rabatt 1. Öppna Rabatt under Upplägg Grundregister Ekonomi. 2. Ange Kod och Beskrivning samt välj om rabatten ska vara i kronor eller procent samt hur mycket. 3. Om rabatten som läggs upp är i % så ange min- och maxrabatt i kronor och spara. Ta bort rabatt OBS! Det går inte att radera en rabatt som används i Gustav! 1. Markera den rabatt som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i fönstret och använda kontextmenyn. Handledning till Gustav Upplägg 126

127 Övriga register Här finns en rad grundregister samlade med lite olika funktion. Många av dessa kan ändras av vanliga användare men det är rekommenderat att ändringar här sker i samråd med behörig person. Följande register finns här: Textmallar Kallelsetext Användare Arrangemangsansvarig FrikodLokal Egenskap EpostMallText Webbfråga Webbtext VårReferens Textmallar Se avsnitt om Textmallar på sidan 42. Kallelsetext På varje arrangemang finns möjlighet att till varje deltagare skriva en meddelandetext som sedan skrivs ut på kallelsen. I detta register kan Du lägga upp standardtexter som ofta förekommer och som Du sedan kan hämta till Ditt arrangemang. Kallelsetexten kan också modifieras att passa just Ditt arrangemang. Ny kallelsetext 1. Öppna Kallelsetext under Upplägg Grundregister Övriga register. 2. Högerklicka i listan och välj Ny. 3. Fyll i namn och skriv sedan själva kallelsetexten. (Max 3000 tecken, men tänk på att det är textmallen som styr hur mycket som sedan syns) och spara. Ta bort kallelsetext 1. Markera den kallelsetext som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i listan och använda kontextmenyn. Användare För att kunna använda Dagens lista måste Du vara upplagd som Användare även i Gustavs register. AnvändarID är samma som det användarnamn Du loggar in i Gustav med. Ny användare 1. Öppna Användare under Upplägg Grundregister Användare. 2. Högerklicka i listan och välj Ny. 3. Fyll i namn och användarid och sök sedan fram personen från personregistret via sökningen uppe i högra hörnet. Handledning till Gustav Upplägg 127

128 4. Välj person och Spara. Ta bort användare OBS! Det går inte att ta bort en användare som används i Gustav. 1. Markera den användare som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i listan och använda kontextmenyn. Arrangemangsansvarig Alla arrangemang kan tilldelas en arrangemangsansvarig och de läggs upp här. Fyll i namnet och spara. För att få ut mer information (epost, telnr mm) om en arrangemangsansvarig på t.ex. kallelser måste koppling göras mot personregistret. Ny arrangemangsansvarig 1. Öppna Arrangemangsansvarig under Upplägg Grundregister Arrangemangsansvarig. 2. Högerklicka i listan och välj Ny. 3. Fyll i namn och sök sedan fram personen från personregistret via sökningen uppe i högra hörnet. Den arrangemangs ansvarige måste alltså finnas upplagd i personregistret med de uppgifter som sedan ska skrivas ut på dokumenten. Det är det första registrerade telefonnumret som visas i kallelser och närvarolistor. 4. Välj person och Spara. Ta bort arrangemangsansvarig OBS! Det går inte att ta bort en kallelsetext som används i Gustav. 1. Markera den användare som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i listan och använda kontextmenyn. FrikodLokal Frikod används för att varje avdelning ska kunna märka upp olika arrangemang på olika sätt. En frikod består av en valfri och unik kod på max tre tecken samt ett namn. Ny lokal frikod 1. Öppna Frikod under Upplägg Grundregister - Övriga register. 2. Ange Kod och Namn för den frikod som ska registreras och spara. Ta bort lokal frikod OBS! Det går inte att radera en frikod som används i Gustav. 1. Markera frikoden som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. Egenskaper Personer kan ha olika egenskaper som är bra att hålla ordning på och för detta ändamål kan olika personegenskaper läggas upp i detta register. T.ex.: Handledning till Gustav Upplägg 128

129 "Ordförande i", "Studieorganisatör i " och "Styrelsemedlem i avdelningsstyrelsen". En egenskap består av ett namn och ett fält för noteringar och kan läggas upp av alla Gustavanvändare. Ny egenskap 1. Öppna Egenskaper under Upplägg Grundregister - Övriga register. 2. Ange namnet på den nya egenskapen och spara. Ta bort egenskap OBS! Det går inte att ta bort en egenskap som används i Gustav. 1. Markera den egenskap som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka och använda kontextmenyn. E-postMallText När Du mailar från Gustav finns möjlighet att hämta upp en fördefinierad text som sedan kan modifieras. I detta register kan Du lägga upp dessa. Ny e-postmalltext 1. Öppna epostmalltext under Upplägg Grundregister Övriga register. 2. Högerklicka i listan och välj Ny. 3. Fyll i namn och skriv sedan själva malltexten. (Max 3000 tecken) och spara. Ta bort e-postmalltext 1. Markera den epostmalltext som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i listan och använda kontextmenyn. Webbfråga När Du publicerar arrangemang från Gustav till förbundets hemsida kan Du eller avdelningen välja att skicka med frågor som de som anmäler sig kan svara på. Dessa frågor finns i två olika typer; Ja- Nej fråga där deltagarens svarar ja eller nej på en ställd fråga. Frifråga där deltagaren svarar med en beskrivande text. Du kan också välja om frågorna ska komma som standard på alla arrangemang. OBS: Detta register är endast synligt om det valts i Upplägg Grundregister Studieförbund Avdelning. Ny webbfråga 1. Öppna webbfråga under Upplägg Grundregister Övriga register. 2. Högerklicka i listan och välj Ny. 3. Fyll i frågan (max 3000 tecken) och välj om svaret ska vara frixtext eller ja/nej. Ange om frågan ska användas som standard och spara. Ta bort webbfråga 1. Markera den webbfråga som ska tas bort. Handledning till Gustav Upplägg 129

130 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i listan och använda kontextmenyn. Webbtext Här kan fördefinierade, vanligt återkommande, texter för hemsidan läggas upp. Dessa hämtas sedan till arrangemangen där de kan redigeras. Ny webbtext 1. Öppna webbtext under Upplägg Grundregister Övriga register. 2. Högerklicka i listan och välj Ny. 3. Fyll i namn och beskrivning (max 3000 tecken) och spara. Ta bort webbfråga 1. Markera den webbtext som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i listan och använda kontextmenyn. Vår referens När Du skapar fakturor i Gustav kan Du välja att antingen skriva in Vår referens i klartext eller hämta från detta register. Ny Vår referens 1. Öppna Vår referens under Upplägg Grundregister Övriga register. 2. Högerklicka i listan och välj Ny. 3. Fyll i namn och spara. Ta bort Vår referens 1. Markera den Vår referens som ska tas bort. 2. Välj Ta bort genom att t.ex. högerklicka i listan och använda kontextmenyn. Handledning till Gustav Upplägg 130

131 Sök Översikt Gustav ger möjlighet till en rad kraftfulla sökningar utifrån en rad olika parametrar beroende på vad som ska hittas i de olika registren. Det går att söka bland följande: Arrangemang Person Artistgrupp Samverkanspart Lokal Material Studieplan Leverantör Faktura/Fakturaunderlag Fakturarad Inbetalning Utanordning Kostnadsersättning Handledning till Gustav Sök 131

132 Sökbegrepp Det går att göra fritextsökning i en rad fält och då behövs det ett sökbegrepp för att begränsa resultatet: - % [ ] _ Sökning i intervall För att söka på ett intervall av siffror används "-" (minus/bindestreck) som värdeseparator för att skilja högsta och lägsta värde åt. Exempel: ger alla värden from 1000 tom ger alla värden från 0 tom ger alla värden from 1000 och uppåt. Sökning på intervall kan användas på bland annat arrangemangsnummer, antal deltagare och antal timmar. Sökning på del av ord För att hitta poster där Du bara känner till en del av värdet Du söker på kan Du använda "%" (procenttecken) eller "_" (understrecksstecken) för att representera den delen av värdet Du inte känner till. Detta är mycket användbart när Du söker på ord där Du kanske är osäker på stavningen, t.ex. i efternamn. "%" motsvarar inget eller flera valfria tecken och "_" ersätter ett tecken (för att ersätta två skriv _ två gånger), vilket vid sökning på efternamn ger följande resultat: And% ger alla efternamn som börjar på "And", t.ex. Andersson, Andersen och Anderberg. %and ger alla efternamn som slutar på "and", t.ex. Bergstrand, Lövstrand och Strand. %and% ger alla efternamn som innehåller "and", t.ex. Andersson, Strand och Randell. Ander on ger alla efternamn som börjar på "Berg" och slutar på "ist", med två tecken mellan t.ex. Bergkvist, Bergqvist och Bergquist. Sökningen gör ingen skillnad på stora och små tecken. Sökning på varianter Som ett komplement till möjligheterna med valfri sökning kan Du även söka på varianter genom att använda [ ]. Detta är ett bra sätt att hitta namn med varianter på stavningen: [CK]arlsson ger både Carlsson och Karlsson. S[vw]ensson ger både Swensson och Svensson. Handledning till Gustav Sök 132

133 Inget resultat? Tips & tricks vid sökningar Ibland kan det bli så att resultatet av en sökning inte motsvarar det Du förväntade dig. Det finns flera saker som Du bör tänka på när Du ska söka fram en sak beroende på vilket resultat Du vill få. Vill Du hitta mycket eller inte är säker på det Du söker på ska Du som regel skriva så lite som möjligt i sökfrågan. Är Du däremot säker på vad Du söker eller bara vill få ett litet urval så skriver Du lite mer. Det går inte att utelämna % vid sökning från sökbilderna under Sök eftersom Gustav då söker efter någon som heter exakt så som Du skrivit (t.ex. "Hel", då hittar Gustav inte "Helge" eller "Helen" eftersom % saknas). Det går självklart att kombinera dessa sökbegrepp för att hitta det Du vill: Wa%[ie]n% ger både Wallin och Wallenbert och några till. S[wv]en%on ger både Swenson, Swensson, Svenson, Svensson och några till med valfria tecken istället för "s" eller "ss". Sökning över flera flikar Sök Arrangemang, Sök - Person, Sök Samverkanspart, Sök Artistgrupp, Sök Lokal och Sök Material gör så att de lägger samman sökfrågorna från de olika flikarna och söker utifrån allt som angivits. Detta gör att Du får vara extra noga så att Du inte glömmer kvar några uppgifter i ett fält om Du gör flera sökningar efter varann då detta direkt kommer att påverka sökresultatet. För att ta bort alla sökfrågor på alla flikar i det aktuella fönstret tryck på "Återställ". Behåll sökresultat I alla sökfunktioner har Du möjlighet att behålla Din första sökning för att sedan göra en ny som läggs tillsammans med den första. Detta kan upprepas hur många gånger som helst men endast unika poster visas. Bra när Du vill söka på t ex fler än en kommun. Exempel: Du vill söka alla arrangemang som är slutrapporterade. Sök först på status Slutrapporterat. Klicka i bocken Behåll sökresultat och sök sedan vidare på statusarna Skickad till FBR och Justerad slutrapport. Slumpmässig sökning I alla sökfunktioner i Gustav kan Du göra slumpmässiga sökningar för att t.ex. söka reda på slumpmässigt valda deltagare till en deltagarundersökning. Handledning till Gustav Sök 133

134 Här gör Du först ditt urval som vanligt i sökningen, t.ex. ett visst ämne ett visst år, markerar sedan Slumpmässig sökning ute till höger i bild. Sedan väljer Du hur du vill ha ditt resultat i procent eller antal. Klicka på Sök. Sökning med sortering på ämne eller samverkanspart För att kunna sortera/gruppera Ditt sökresultat på samverkanspart kan Du, genom att klicka på Sök-länken för samverkansnivå, få fram en dialogruta med dubbla funktioner. Det första som visas i denna dialogruta är en lista på samverkansparter där Du kan välja en specifik samverkanspart som sökningen ska omfatta. Genom att sedan klicka på den lilla knappen med de små fyrkanterna på så visas istället samverkanspartsträdet, och här kan Du i stället välja att Din sökning ska omfatta t ex endast de samverkansparter som finns under grenen Föreningar i trädet. På samma sätt kan trädstrukturen i ämnesdialogrutan användas. Sparade urval Många av funktionerna i Gustav återkommer på många ställen. Det gör även möjligheten att spara sitt urval vid en sökning. I alla sökar finns en extra flik där Du kan spara Dina vanligast förekommande urval för att underlätta och för att det ska gå snabbare. Denna funktion finns även i Statistiken och Rapporterna. Du kan välja att spara urvalet så det syns bara för Dig eller så det syns för alla på Din avdelning. Gör så här: 1. Öppna Sök Arrangemang via menyn Sök. 2. Gör Dina urval och gå sedan till fliken Sparade urval. 3. Skapa nytt sparat urval genom att högerklicka i listan och välja Ny. Handledning till Gustav Sök 134

135 4. Ange beskrivning och en ev. notering för Ditt urval. 5. Ange om den ska vara Allmän (synas och kunna användas av alla på Din avdelning) och klicka på Skicka ned rad-pilen för att spara. Handledning till Gustav Sök 135

136 Listresultat/Sökresultat Uppgifter i listresultat I alla listresultat (den tabell som visar resultatet av sökningen) kan Du via kontextmenyn välja vad som ska visas. Det finns olika urval för alla listresultat beroende av vad som söks. Alla urval som görs här är individuella för den dator de görs på och påverkar inte andra Gustavklienters urval. Dock ska det påpekas att ju mer uppgifter som väljs att visa i resultattabellen desto längre tid tar sökningen. Listresultaten kan också skrivas ut och exporteras till Excel. Allmänt om sökfunktionerna Sökningar i Gustav (under Sök i menyn) är mycket lika oavsett vad som söks. Beroende på om Du söker arrangemang, personer eller material så väljer Du från sökmenyn och tar fram rätt fönster. I Sök-Person, Sök-Samverkanspart och Sök Artistgrupp innehåller kontextmenyn två viktiga funktioner som inte finns i de övriga sökningarna. Skriv ut Etiketter och Skicka E-post. Förutom de ovan nämnda har även Sök Material, Sök Leverantör och Sök Studieplan funktionen Slå samman för att kunna "slå ihop" ev. dubbelregistreringar av poster. Se mer i kapitel Sök dubbletter på sidan 148 Handledning till Gustav Sök 136

137 Sök arrangemang Det går att söka arrangemang utifrån generella uppgifter om arrangemanget, utifrån vilka ledare och deltagare, som finns till arrangemanget samt utifrån vilken veckodag och tid arrangemanget går. För att minimera söktiden bör dock alltid minst ett sökvillkor anges. Undvik alltså att söka på alla arrangemang, personer eller annat. För att minska risken att sökningen missar så sök bara på en flik i taget. Fler sökvillkor ökar risken att Du av misstag sållar bort sådant Du egentligen ville få med. 1. Öppna Arrangemang under Sök. 2. Ange de sökvillkor som är aktuella på fliken för generella uppgifter: 3. Ange de sökvillkor som är aktuella på fliken för ledare och deltagare: 4. Observera att det inte är ledare och deltagare som visas i resultatlistan, utan de arrangemang som leds av en viss person eller har en viss person som deltagare. 5. Ange de sökvillkor som är aktuella på fliken för lokal & tid: 6. Klicka Sök. 7. Markera det arrangemang Du vill öppna och tryck Enter. Tips: För att minska söktiden (öka prestandan) kan Du välja bort ledare och lokal i resultatlistan genom att högerklicka i tabellen i fönstrets nedre del och under Visa välja bort Ledare och Lokal. Kom också ihåg att Du själv kan påverka vilka kolumner som visas i resultatlistan. Högerklicka i listvyn, välj Kolumninställningar och välj vilka kolumner och i vilken ordning Du vill ha dem. Här kan Du också ändra bredden på enskilda kolumner. Sökning efter arrangemang är uppdelat på tre olika flikar beroende på vilka uppgifter som finns: Arrangemang Ledare/Artister/Deltagare Lokal & tid Sparade urval finns beskrivet under Sparade urval på sidan 134. Sökfrågor kan anges i olika fält på olika flikar och ändå samverka till en och samma sökning. Handledning till Gustav Sök 137

138 Kontextmenyn i Sök arrangemang innehåller ett antal funktioner, förutom standardfunktionerna som Ny och Öppna finns även Arrangemangsspecifika funktioner. Slutrapportera här öppnas snabbslutrapporteringen för markerat arrangemang. Färdigställ E-lista här öppnas dialogen för att granska närvaron och färdigställa en signerad E-lista. När dialogen stängs får Du fråga om att slutrapportera arrangemanget. Spräcka arrangemang här har Du möjlighet att spräcka markerat arrangemang. Generera kallelse/faktura här kan Du generera kallelser/fakturor till markerade arrangemang. Anmäl deltagare här öppnas guiden för att anmäla deltagare på markerat arrangemang. Skriv ut arrblanketter/publicera E-lista här kan Du markera många arrrangemang och göra en arrangmangsutskrift för alla dessa samtidigt på ett smidigt sätt. Du kan också skriva ut Närvarolista och, oavsett vilken typ av arrangemang det är, håller Gustav redan på om det ska publiceras på webben eller skrivas ut på papper. Handledning till Gustav Sök 138

139 Skriv ut/granska avslutade E-listearrangemang här kan Du skriva ut föregående års E-listearrangemang på papper. Avsett i första hand för granskning. Skicka SMS här kan Du skicka SMS till ledare och deltagare i markerade arrangemang. Flik Arrangemang Handledning till Gustav Sök 139

140 Här anges de uppgifter som kan anses vara generella för alla arrangemang. Se dock till att begränsa Dina urval till några få variabler. I annat fall får Du kanske inga träffar. Likaså bör inte sökningen göras utan några urval alls då antal träffar blir för många. Avdelning om flera avdelningar finns i samma databas så väljs önskad avdelning här. Aktiv avdelning sätts som standard då Du öppnar sökbilden och vid återställning. Kontor här kan kontor väljas. ArrNr ange det arrangemangsnummer, eller intervall, som söks. VerksÅr ange det år eller intervall av år som söks, t.ex Senast använda verksamhetsår föreslås. Beskrivning ange beskrivning eller delar av beskrivningen för de arrangemangen som söks, t.ex. %engelska%. Arransvarig ange den handläggare som söks. ArrStatus ange den statusnivå som söks, t.ex. Startat. ArrTyp ange den arrangemangstyp som söks. VForm ange den verksamhetsform som söks. Material ange de material för arrangemanget som söks. Ämne välj det ämne vars arrangemang söks. FrikodCentral ange den centrala frikod som söks. FrikodLokal ange den lokala frikod som söks. Målgrupp välj den målgrupp som söks. SamvPart välj önskad samverkanspart. SamvGrupp välj önskad samverkansgrupp. Kommun välj önskad kommun. Flaggor ange önskad flagga. ArrKvalGrp ange via vilken arrangemangskvalifikationsgrupp du vill söka. Söker arrangemang där ledaren har en kvalifikation med utbildningsdatum före arrangemangets startdatum. Kvalifikationen ska vara kopplad till en kvalifikationsgrupp markerad som arrkvalifikation. Studieplan här anges önskad studieplan. Deltagare Plan här anges ett intervall för det antal planerade deltagare som söks. Slut här anges ett intervall för det slutliga antal deltagare som söks. Timmar Plan här anges ett intervall för det antal planerade timmar som söks. Slut här anges ett intervall för det slutliga antal timmar som söks. Kulturform ange den kulturform som söks. Ålderskategori här anges om sökningen gäller en viss ålderskategori. OBS att detta urval inte tittar på personnummer utan endast på fältet ålderskategori som användaren valt på arrangemang före år Kontaktperson sök fram personen som angivits som kontaktperson för arrangemangen. Webbkod ange den webbkod som söks. Publ. intervall ange fr o m och t o m datum för det publiceringsintervall du vill söka via. Gäller webbpublicerade arrangemang. Publ. Startdat ange inom vilket datumintervall publiceringsstartdatum ska ligga. Handledning till Gustav Sök 140

141 Publ. Slutdat ange inom vilket datumintervall publiceringsslutdatum ska ligga. Signatur ange signatur på den som registrerat arrangemanget (signatur=inloggningsid) SkapatDatum ange inom vilket datumintervall arrangemanget/n ska vara skapade- Objekt 1-6 ange det objekt som söks. STIM-markerade ange om arrangemangen ska vara stim-markerade. Ej kallade arrangemang markeras om Du söker arr som ska kallas (särskild markering på arrangemanget) och som inte är kallade. Externt skapade ange om arrangemangen ska vara skapade från något externt program (t ex webbarrangemang) E-lista här markeras om man vill söka specifikt på E-listearrangmang. Flik Ledare/Artister/Deltagare Om Du vill hitta ett visst arrangemang med en viss person som antingen artist, artistgrupp, ledare eller deltagare så fyller Du i uppgifter även på denna flik. Följande uppgifter är sökbara härifrån: Sök på här styrs sökningen. Beroende av vad som ikryssas så ändras bilden. Om Du väljer att söka på deltagare eller ledare/artist så visas följande urval: För-efternamn ange för- och efternamn. Med artistgrupp vald visas här istället Namn. PersonNr - här anges personnummer. Med artistgrupp vald visas här istället organisationsnummer. c/o Adress här anges c/o adress Adress här anges gatuadress. Postnr här anges valfritt nummer eller ett intervall av nummer. Ort här anges postort. Godkänd ledare/deltagare ange om sökningen avser alla, endast godkända eller endast ej godkända deltagare/ ledare. Sök på Deltagare via status Anmälda arrangemang med anmälda deltagare. Webbanmälda - arrangemang med webbanmälda deltagare. Reserver - arrangemang med reserver. Avanmälda - arrangemang med avanmälda deltagare. Ej kontrollerade - arrangemang med ej kontrollerade deltagare. Typ av anmälan här väljer Du vilken typ av anmälan deltagarna ska ha. Handledning till Gustav Sök 141

142 Anmälningsdatum här väljer Du mellan vilka datum deltagarna ska vara anmälda. Flik Lokal & tid Om arrangemang i en viss lokal söks använder Du denna flik för att enkelt ange vilken lokal som önskas samt inom vilken tidsperiod eller veckodag som arrangemangen pågår. Följande fält finns: Lokal välj den lokal som önskas. Sal välj sal. Startdatum ange startdatum eller intervall av datum. Slutdatum ange slutdatum eller intervall av datum. Starttid ange starttid eller intervall av tider. Sluttid ange sluttid eller intervall av tider. Dagar här kan anges att sökningen gäller alla dagar eller så kan urval göras vilka veckodagar som är aktuella. VT & HT ange vt eller ht. Handledning till Gustav Sök 142

143 Sök Person Sökningen av personer är uppdelad på två olika flikar beroende på i vilken roll personen söks. Följande flikar finns: Person Arrangemang Genom att dubbelklicka på en viss person i listan, öppnas personregistret. I kontextmenyn, som nås med högerklick finns fler funktioner att välja på: t.ex. Skapa ny, Ta bort, Öppna och Uppdatera. Likaså kan Du välja vilka kolumner som ska vara synliga i listan. Flik Person Denna flik används om en generell sökning ska göras för att hitta personer i personregistret oavsett i vilken roll de har registrerats. Här kan en rad allmänna uppgifter anges som sökvillkor: Förnamn ange förnamn eller del av förnamn på den personen som söks. Efternamn ange efternamn eller del av efternamn på den personen som söks. PersonNr ange personnummer (12 tecken) c/o Adress ange c/o adress Gatuadress ange gatuadress eller del av gatuadress till personen som söks. PostNr ange postnummer som söks. Ort ange postort till den person som söks. TelefonNr ange telefonnummer eller del av telefonnummer till den person som söks. E-post ange e-postadress till den som söks. Län ange länet som den kommun som är registrerad på personen tillhör. Kommun ange kommun som finns registrerad på den person som söks. Notering ange hela eller delar av en notering vars person söks. Mosaic ange den Mosaic-kod till personen som söks (används inte av alla studieförbund) Födelseår, månad, dag välj år, månad eller dag att söka via. Handledning till Gustav Sök 143

144 Egenskap välj önskad egenskap på den person som söks. Samverkanspart ange den samverkanspart som personen har koppling till. Samverkansgrupp ange den samverkansgrupp som samverkansparten personen är kopplad till har. SamvKommun ange den kommun som är registrerad på samverkansparten registrerad på personen. Intresse välj den typ av intresse som personen som söks ska ha. (Måste kombineras med Ämne) Ämne välj det ämne som ovanstående intresse ska gälla. Kvalifikation välj kvalifikation för den person som söks. Saknar Kvalifikation ange den kvalifikation som personen saknar. Artistgrupp välj artistgrupp som personen ska vara kopplad till. KundNr ange personens kundnummer. Sök endast Ledare personer markerade som ledare. Även ej verksamma ledare personer som tidigare varit ledare som som numera ej är verksamma. Ej godkända personer personer anmälda via webb som ännu ej godkänts. Huvudmedlem i artistgrupp här kan markeras om den sökta personen ska vara huvudmedlem i en artistgrupp. Sök ej Sök De som avsagt sig reklam/info/utskick här markeras om sökresultatet ska utesluta personer som avsagt sig direktreklam enligt personuppgiftslagen. Alla, endast kvinnor eller endast män här markeras om Du vill söka endast kvinnor eller endast män. Alla, endast EES-medborgare eller endast LMA-markerade här markeras om Du vill söka enbart de personer som markerats med EES eller LMA. Sök även icke-aktiva ange om sökningen även ska omfatta personer som inte är markerade som Aktiv i personregistret. Sök även spärrade ange om sökningen även ska omfatta personer som är markerade som Spärrad i personregistret. Flik Arrangemang Söker Du personer som har koppling till ett visst arrangemang är detta rätt flik. Deltagare Bilden förändras när Du klickar i bocken för t.ex. deltagare, och förutom de generella uppgifterna (på första fliken) kan Du här söka på följande: Handledning till Gustav Sök 144

145 Anmälda här kan markeras om den sökta personen är en anmäld deltagare i ett arrangemang. Avanmälda här markeras om den sökta personen finns som avanmäld på ett arrangemang. Reserver här markeras om den sökta personen är reserv på ett arrangemang. Alla här markeras om sökningen ska omfatta alla de tre ovan nämnda deltagarstatusarna. Är Du osäker på vilken deltagarstatus den eftersökta personen har bör detta alternativ väljas. Huvudledare här markeras om det är endast huvudledare som söks. Godkänd här markeras om deltagaren/ledaren som söks är godkänd. Felaktiga PersNr här markeras om man vill söka personer med felaktiga personnummer. Webbanmälda här markeras om den sökta personen är webbanmäld. Därefter följer ett antal uppgifter kopplade till de arrangemang som deltagaren deltagit i: Avdelning ange den avdelning sökningen gäller. Kontor ange det konto som avses. ArrNr ange det arrangemangsnummer som sökningen gäller. Här kan även intervall användas ex VerksÅr ange det verksamhetsår sökningen gäller. Senast använda verksamhetsår är förvalt. Beskrivning ange beskrivning på arrangemanget. Arransvarig ange arransvarig för arrangemanget. ArrStatus ange den status som arrangemanget kopplat till sökt person ska ha. ArrTyp ange den arrangemangstyp som sökningen avser. VForm ange den verksamhetsform som sökningen avser. Målgrupp ange målgruppen som är kopplat till arrangemanget. Län ange det ln som kommunen registrerad på arrangemanget tillhör. Kommun ange den kommun som arrangemanget genomförts i. Ämne ange ämnet som är kopplat till arrangemanget. Handledning till Gustav Sök 145

146 Material ange material kopplat till arrangemanget. Flaggor ange flagga. HT & VT ange om arrangemangets markerats med HT och eller VT. Anmälningsdatum ange inom vilket datumintervall personen som söks är anmäld. Start datum - ange startdatumintervall för det sökta arrangemanget. Slut datum ange slutdatumintervall för det sökta arrangemanget. FrikodCentral ange den centrala frikod som finns registrerad på arrangemanget. FrikodLokal ange den lokala frikod som finns registrerad på arrangemanget. Ålderskatgori - ange den ålderskategori som registrerats på arrangemanget (arr registrerade före ) Kulturform ange den kulturform som sökningen avser. Används endast för kulturarrangemang. Plats ange den plats där kulturarrangemanget ägt rum. Används endast för kulturarrangemang. SamvGrupp ange den samverkansgrupp som deltagaren är kopplad till. SamvPart ange den samverkanspart deltagaren har koppling till. Lokal ange lokal för det sökta arrangemanget. Sal ange sal det sökta arrangemanget. Objekt 1-6 ange objekt. Ledare/Artist Om istället bocken för Ledare/Artist kryssas i ser urvalen något annorlunda ut. De urvalen som har direkt koppling till deltagare (anmälningsdatum och deltagarens koppling till samv.part) försvinner, men i övrigt ser bilden likadan ut. Dessa två val: att söka på Deltagare och Ledare/Artist går självklart att kombinera. Det är då bara att kryssa i båda rutorna. Skriv ut etiketter Kontextmenyn i Sök-Person, Sök Samverkanspart och Sök Artistgrupp innehåller även funktionen Skriv ut Etiketter. För att skriva ut etiketter gör Du först det urval som är aktuellt, klicka sedan på Sök knappen. Resultatet visas i listan. Sortera ev. i t ex bokstavsordning och skriv sedan ut etiketterna. Eftersom sökfunktionen är gjord så att endast unika poster visas, finns ingen risk för dubbletter (om inte en person finns upplagd mer än en gång). I följande exempel skrivs etiketter ut till alla deltagare, som deltagit inom ämnesgruppen "Data" verksamhetsåret Gå till Fik Arrangemang under Sök-Person i menyraden. 2. Markera Deltagare välj avdelning och verksamhetsår. Handledning till Gustav Sök 146

147 3. Välj ämnesnivå genom att klicka på Sök länken för Ämne, byta till trädvyn och markera den nivå i trädet som är aktuell. 4. Klicka på OK och därefter på Sök. 5. Högerklicka i listresultatet och välj Skriv ut Etiketter. 6. Välj vilken mall som ska användas och markera att Alla eller bara Markerade poster ska skrivas ut på etiketter. Vid utskrift till samverkanspart har Du även möjlighet att markera om etiketten skall skriva ut samverkanspartens post- eller fakturaadress samt vid utskrift till person adress 1 eller Klicka OK. Här kan Du även välja att förhandsgranska etiketterna om Du vill eller skriva ut dem i PDF-format. Du kan även markera enskilda personer och då markera att "Endast markerade" ska skrivas ut på etikett. Skicka E-post Du kan även skicka e-post i Sök Person, Sök Samverkanspart och Sök Artistgrupp via kontextmenyn. Gör det urval som är aktuellt, klicka Sök och högerklicka sedan i listan och välj Skicka E-post. Nu skapar Gustav ett gruppmail Handledning till Gustav Sök 147

148 till de personer som är markerade i listan. Denna funktion fungerar tillsammans med det program som är satt som "Standard e-postklient" i Windows. Om Du väljer att skicka e-post till flera personer, så läggs adresserna upp som hemlig kopia (bcc) så att mottagarna slipper se alla/vilka som finns med på mailinglistan. Ett tips är att sortera i E-post kolumnen så att de som ej har en registrerad e- post enkelt kan väljas bort. Sök dubbletter Då Gustav nu funnits ett antal år så har förmodligen många poster, trots sökning, registrerats både två och tre gånger. Gustav har då funktionen att slå ihop dessa, vilket innebär att alla kopplingar görs till endast en av dem istället och de andra plockas automatiskt bort. Du kan Slå samman poster i Sök Person, Sök Samverkanspart och Sök Artistgrupp via kontextmenyn. Följande exempel avser hopslagning av två personer: 1. Sök fram de personer som ska "slås ihop" i Sök - Person. 2. Markera dessa, högerklicka och välj Sök dubbletter. Svara Ja på kontrollfrågan om Du vill granska eventuella dubbletter. 3. Markera den person Du vill behålla och klicka på Slå ihop och Stäng. Sammanslagningen är nu klar och endast en person med namnet Gustav Gustavsson finns i databasen. Om någon person av de som ska slås ihop är markerad som ledare så MÅSTE den väljas. Vid sammanslagning av personer som ligger på samma arrangemang visas ett meddelande, som säger att man måste avanmäla en av deltagarna först, innan man slår samman. Handledning till Gustav Sök 148

149 Sök Artistgrupp Denna sökning är precis som sökningen för person uppdelad på två flikar; Artistgrupp och Arrangemang. Flik Artistgrupp Här kan Du välja att söka på de uppgifter som finns registrerade på en artistgrupp. Egenskap här kan Du söka på den egenskap som finns registrerad på artistgruppen. Person här kan Du söka utifrån de kontaktpersoner som finns registrerade på artistgruppen. Flik Arrangemang Här söker Du via artistgruppens arrangemang. Dvs så fort Du kryssat i den lilla rutan bredvid Sök via artistgruppens arrangemang så gäller sökningen endast artistgrupper med koppling till arrangemang. Slå samman artistgrupp Det går bra att slå samman artistgrupper om man av någon anledning har fått dubbletter i sitt artistgruppsregister. Gör i så fall enligt nedan: 1. Gå till Sök artistgrupp och gör en sökning på alla artistgrupper. Sortera sedan i namn, e-post, adress- eller annan ordning för att hitta dubbletter eller sök direkt om du vet vilka grupper som är dubblerade. Handledning till Gustav Sök 149

150 2. Markera de grupper som är dubbletter och klicka på Slå samman artistgrupp i kontextmenyn. 3. Markera den artistgrupp som du vill behålla och klicka OK. 4. Nu ska det bara finnas en artistgrupp Glada sångare enligt exemplet ovan. Handledning till Gustav Sök 150

151 Sök Samverkanspart Sök Samverkanspart fungerar på samma sätt som Sök Person. Första fliken visar generella uppgifter och andra fliken innehåller uppgifter knutna till arrangemang. Flik Samverkanspart Här går det att söka samverkansparter utifrån de uppgifter som finns registrerade på samverkansparten. Det går även att söka utifrån personer som är kopplade till samverkansparter med olika egenskaper. Egenskap välj den egenskap som någon person kopplad till samverkansparten ska ha. Förnamn ange hela eller del av förnamnet på den person som ska vara kopplad till samverkansparten. Efternamn ange hela eller del av efternamnet på den person som ska vara kopplad till samverkansparten. Sök även spärrade markera om sökningen ska omfatta även spärrade samverkansparter. Flik Arrangemang Om Du vill göra sökningen kopplad till de arrangemang som samverkansparten har koppling till byter Du till flik Arrangemang och klickar i rutan för att Söka via samverkanspartens arrangemang. När bocken kryssats i får Du fram fler urvalsmöjligheter kopplade till arrangemanget. Se mer under Sök Person på sidan 143. Handledning till Gustav Sök 151

152 Sök Material Sök Material fungerar på samma sätt som Sök Person. Första fliken visar generella uppgifter och andra fliken innehåller uppgifter knutna till arrangemang. Flik Material På denna flik går det att söka material utifrån följande uppgifter: Namn ange hela eller del av namnet/beskrivningen på det material som söks. Kod ange materialets kod Författare ange hela eller del av författarens namn vars material söks. Leverantör välj vilket av upplagda leverantörers material som söks. Ämne välj vilket ämne som materialet Du söker är kopplat till. Sökord ange det (eller del av) sökord som ska finnas för materialet. ISBN ange det ISBN-nummer som materialet har. Studieplan ange den studieplan som materialet är kopplad till. Konto sök via det konto som finns angivet på materialets ekonomiflik. Objekt ange objekt 1-6 som finns angivet på ekonomifliken. Inpris ange materialets inköpspris. Utpris ange materialets försäljningspris. Naturligtvis går det att söka material med olika kombinationer av ovanstående. T.ex. en viss leverantör och ett visst ämne. Med hjälp av kontextmenyn kan Du bl a Skapa ny, Ta bort eller Öppna. Likaså kan Du välja vilka kolumner som ska vara synliga i listan. Flik arrangemang Om Du vill göra sökningen kopplad till de arrangemang som materialet har koppling till byter Du till flik Arrangemang och klickar i rutan för att Söka via materialets arrangemang. När bocken kryssats i får Du fram fler urvalsmöjligheter kopplade till arrangemanget. Se mer under Sök Person på sidan 143 i manualen Handledning till Gustav Sök 152

153 Sök Leverantör För att söka leverantör finns följande uppgifter: Leverantör ange hela eller del av den leverantörsnamn som söks. Adress ange del av adressen till den leverantör som söks. PostNr ange postnumret till den leverantör som söks. Ort ange orten. E-post ange e-post adressen till den leverantör som söks. Hemsida ange hemsideadressen. Kontakt ange hela eller del av namnet på den kontaktperson vars leverantör söks. Material ange ett material som den sökta leverantören har koppling till. Studieplan ange en studieplan som den sökta leverantören har koppling till. Handledning till Gustav Sök 153

154 Sök Studieplan Utifrån följande uppgifter går det att söka fram studieplaner: Titel ange del av titel för den studieplan som söks. Kod ange kod för den studieplan som söks. Författare ange författare till studieplanen. Material välj det material som studieplanen hör till. Leverantör välj den leverantör som den sökta studieplanen är kopplad till. Handledning till Gustav Sök 154

155 Sök Lokal Det finns möjlighet att administrera lokalbokningar och som stöd till detta går det här att söka fram lokaler som är lediga under en given tidsperiod. Det går även att bl a ställa villkor på utrustning, antal platser och ev. handikappanpassning. Följande uppgifter går att söka utifrån. Flik Lokal Lokalnamn ange lokalens namn. Salnamn ange salen namn. Adress ange lokalens adress. PostNr/Ort ange postnummer och ort. Saltyp ange vilken saltyp Du söker. Min. platser ange minimi antal platser som behövs för den eftersökta salen. Utrustning välj den utrustning som önskas. Antal platser max ange det antal platser som önskas. Handikappanpassad ange om lokalen ska vara handikappanpassad. Sök lediga Tidsintervall ange starttid respektive sluttid för den period som söks. Veckodag anges om Du bara vill söka lokaler en viss veckodag inom angivet datumintervall. Datumintervall ange startdatum respektive slutdatum för den period som söks. Handledning till Gustav Sök 155

156 Slå samman lokal Det går bra att slå samman lokaler eller salar som av olika anledningar blivit dubbelt registrerade. 1. Gå till Sök Lokal och sök fram alla lokaler och sortera på namn, adress eller något annat för att lättare hitta dubbletter. Om du vet exakt vilka som är dubbletter, så kan du naturligtvis söka fram endast dessa två med hjälp av namn eller något annat. 2. Markera båda (eller fler om det är så) och välj Slå samman i kontextmenyn. 3. Välj den lokal du vill behålla och klicka Starta. Handledning till Gustav Sök 156

157 Flik Arrangemang Som för de andra standardsökfunktionerna i Gustav så kan Du även söka utifrån en lokals koppling till ett arrangemang med hjälp av flik Arrangemang. Sök lediga lokaler 1. Öppna Lokal under Sök och markera Sök Lediga. 2. Ange de sökvillkor som önskas och klicka på Sök. Det kan vara värt att notera att vid sökning av lediga lokaler så söker Gustav strikt inom det tidsintervall som anges. Detta innebär att om Du låter det förvalda stå kvar ( ) så kommer Gustav bara att hitta lokaler som är lediga hela dygnet under den aktuella datumperioden. För att hitta lokaler som är lediga men där tiden de är lediga inte anges exakt (för att t.ex. besvara frågan "vilka lokaler är lediga i eftermiddag" och få lokaler som är lediga antingen hela eller delar av eftermiddagen) söker Du enklast fram vilka lokaler som har bokningar under den önskade tiden. Genom att själv veta vilka lokaler som finns kan Du då räkna ut vad som är ledigt utifrån listan på vad som inte är det. Handledning till Gustav Sök 157

158 Sök Faktura/Fakturaunderlag Här finns följande sökmöjligheter: Avdelning här väljs den avdelning som fakturan är registrerad för. Kontor här väljs kontoret. Fakturanummer här kan fakturanummer eller fakturanummerintervall anges. BokfÅr här anges bokföringsår vilket styrs av fakturadatumet. Beskrivning här kan anges beskrivning. Fakturadatum - här kan anges fakturadatum eller ett fakturadatumintervall. Tid.Faktdatum här anges tidigaste fakturadatum eller ett intervall. ArrangemangsNr här kan anges ett arrangemangsnummer. OBS! Resultatet visar endast fakturor/fakturaunderlag med arrangemangsnummer i fakturahuvudet. Dvs. Samlingsfakturor kommer ej med. Arransvarig här anges arrangemangsansvarig. Person här kan en specifik person anges. Det här valet avser "Kund", dvs betalare av fakturan. Samv.part här kan en specifik samverkanspart anges. Det här valet avser "Kund", dvs betalare av fakturan. Referensnr här kan referensnummer anges. Referensnummer=OCRnummer, det nummer som finns i OCR-raden på C-inbetalningskortet. Belopp - här går att söka utifrån fakturabelopp eller fakturabeloppsintervall. Signatur här går att söka utifrån den person som först registrerade fakturaunderlaget. Sök via Fakturastatus Alla fakturor Fakturor (fakturerade) Underlag (ej fakturerade) Endast debetfakturor markera i denna ruta då Du endast vill söka debetfakturor. Handledning till Gustav Sök 158

159 Krediterade markera denna ruta då du vill söka endast debetfakturor som ör krediterade. Kreditfakturor - markera denna ruta då Du endast vill söka kreditfakturor. Sök via fakturatyper Alla typer av fakturor/fakturaunderlag. Endast fakturor/fakturaunderlag från direktfaktureringen och samlingsfakturor. Endast fakturor/fakturaunderlag genererade som kallelser. Endast fakturor/fakturaunderlag från tilläggsdebiteringen. Endast fakturor skapade i samband med onlinebetalningar. Visa fakturor Ej betalda markera denna ruta då Du vill söka efter ej betalda fakturor. Rutan för "Ej betalda" och "Förfallna" hänger ihop. Förfallna markera denna ruta då Du vill söka ej betalda fakturor där förfallodatum passerats. Denna ruta aktiveras endast då Du kryssat i "Ej betalda". Påminnelsehanteringen För att söka de fakturor som måste påminnas använder Du Sök endast påminnelser. Sökresultatet kan med hjälp av kontextmenyn visas med följande kolumner: Fakturanr Beskrivning Kredit (Ja eller Nej) Betalartyp (samverkanspart eller person) Betalare (Kund) Er och Vår referens Fakturadatum Tidigaste faktureringsdatum ArrNr Belopp (fakturans) Inbetalt (belopp) Inbetalningsdatum Antal inbetalningar Referensnummer Pm 1 utskriftsdatum, Pm 1 f.dat - påminnelse 1 förfallodatum Pm 2 utskriftsdatum Pm 2 f.dat - påminnelse 2 förfallodatum Pm 3 utskriftsdatum Pm 3 f.dat - påminnelse 3 förfallodatum Handledning till Gustav Sök 159

160 OBS! Vid ändring av påminnelseförfallodatum (genom högerklick i fakturalistvyn och val av Ändra påminnelsedatum) loggar Gustav datumändringen samt vem som ändrat och visar fram en orsaksruta som är tvingande att fylla i. Detta sparas också i fakturans notering. Krediterad (Ja eller Nej) eller kredit (krediterad med fakturanummer) Kredit från fakturanummer Krediterat krediterat belopp Saldo Skapad av och datum Ändrad av och datum Delbetalning (nummer) TransId (avser onlinefakturor) Inkassostatus Notering Inbetalningsdatum Antal inbetalningar För att välja vilka av dessa uppgifter som ska visas så högerklickar Du i tabellen och använder Kolumninställningar i kontextmenyn. Skriva ut faktura/fakturautskrift Du kan skriva ut fakturor från alla de platser där Du kan se dem (se mer om detta i följande avsnitt: Sök Faktura/Fakturaunderlag på sidan 158 i manualen. Deltagarfliken och Fakturafliken på arrangemanget genom att använda kontextmenyn eller välja Utskrift i menyn. 1. Markera de fakturaunderlag som ska skrivas ut. 2. Högerklicka på fakturaunderlagen och välj Skriv ut faktura. 3. I den skrivardialog som kommer upp (det kan komma flera om det finns olika mallar valda på de underlag som markerats) kontrollera att rätt skrivare är vald och välj sedan Start. Gustav meddelar efter att utskriften är klar hur många fakturor som skrivits ut. Bekräfta meddelandet med OK. Kopiera faktura För fakturor/ fakturaunderlag som är återkommande finns en funktion som kopierar fakturor. Fakturor som innehåller konton eller objekt som är avaktiverade går inte att kopiera. 1. Öppna Sök Faktura/fakturaunderlag och sök fram den aktuella fakturan/ fakturaunderlaget. 2. Markera aktuell faktura och högerklicka. 3. Välj "Kopiera" i kontextmenyn. 4. Ett fakturaunderlag har nu skapats och öppnas för redigering. 5. Gör önskade förändringar. 6. Spara. Kreditera faktura Kreditering av en faktura kan göras på antingen hela eller delar av beloppet. Krediteringen kan aldrig göras större än ursprungligt fakturabelopp och endast kreditfakturor för en ursprunglig debetfaktura kan göras. Det går också att skapa kreditfakturor på betalda fakturor. Handledning till Gustav Sök 160

161 Delkreditering I Gustav kan man även göra delkreditering. För att delkreditera en faktura gör enligt följande: 1. Högerklicka på fakturan som ska krediteras och välj Kreditera Delkreditera. 2. Här ser du ursprungsfakturan och dess fakturarader och utifrån dessa ska du nu skapa kreditfakturan. I exemplet ovan ska halva övriga avgiften krediteras så välj att ta bort raderna för deltagaravgift och materialavgift genom att klicka på det röda krysset i verktygsraden. 3. Nu finns endast övriga avgiftsraden kvar markera den och klicka Redigera i verktygsraden. Handledning till Gustav Sök 161

162 4. Halvera avgiften genom att ändra á priset och klicka OK i båda rutorna. Direktfakturering av kreditfaktura Du har möjlighet att välja om du vill fakturera direkt efter en kreditering. Det du senast valde sparas och föreslås nästa gång. 1. På alla ställen i Gustav där du har möjlighet att kreditera en faktura får du två extra val; Fakturera direkt innebär att kreditfakturan faktureras direkt, bokföring skapas, fakturanummer och fakturadatum sätts. 2. Skriv ut skriver ut den direktfakturerade kreditfakturan på papper (alt. till fil om man använder den funktionen) Ny Påminnelse Gustav stödjer att Du ska kunna skicka påminnelser på de fakturor som förfallit till betalning. Det görs via Sök Faktura/Fakturaunderlag där Du söker fram dessa fakturor för att sedan begära utskrift av påminnelser. Gustav skriver då ut en kopia av fakturan men med en annan textmall (Påminnelsemallen) än fakturan skrevs ut på från början. Detta innebär att det inte går att lägga på några avgifter på den ursprungliga fakturan för själva påminnelsehanteringen. Gustav hanterar inte påminnelseavgifter. Handledning till Gustav Sök 162

163 1. Öppna Sök faktura/fakturaunderlag via t ex navigeringen. Du kan självklart köra på alla avdelningar samtidigt. Låt då <Ej angivet> stå i rutan för avdelningsvalet. 2. Ange vilken avdelning körningen gäller. 3. Markera Sök endast påminnelser. Gustav söker fram de påminnelser som matchar inställningarna från Upplägg avdelning; Antal påminnelser, om förfallodatum, påminnelseförfallodatum är passerat, ev. inkassohantering samt om saldot >0. Påminnelser skickas inte till barn under x antal år om funktionen för annan betalare för dessa är aktiverad. 4. Markera alla fakturorna i listan. Du kan ev. avmarkera sådana fakturor som ej ska beröras av påminnelserutinen av någon anledning Välj Skriv ut påminnelse från kontextmenyn. Handledning till Gustav Sök 163

164 Sök Fakturarad Här kan Du söka på detaljerad information från en faktura. Med detaljerad information menas i detta fall sökning ända ned på fakturaradnivå. Du kan söka bland debetfakturor, kreditfakturor eller krediterade fakturor. Här kan Du välja att söka på: Avdelning här kan avdelning som sökningen omfattar anges. FaktNr här kan fakturanummer anges. BokfÅr här kan bokföringsår anges. Benämning här kan benämning för fakturarad anges. Fakturadatum här kan fakturadatum anges. ArrangemangsNr här kan arrangemangsnummer anges. Material här kan material anges. Kund Person här kan kund, betalare av fakturan anges. Kund SamvPart här kan kund, betalare av fakturan anges. Sök person på radnivå om denna kryssas i gäller sökningen för person inte kund utan istället person på radnivå i en faktura. Dvs oftast deltagare i en samlingsfaktura. Moms här kan moms anges. Konto här kan konto anges. Objekt 1-6 här kan objekt anges. OBS! Tänk på att denna sökning avser radnivå, vilket betyder att dessa rader inte kan öppnas. För att öppna en faktura måste Du göra sökningen på Flik Fakturor istället. Handledning till Gustav Sök 164

165 Sök Inbetalning Här kan Du söka efter inbetalningar, oavsett om det är manuellt registrerade eller inlästa via Gustavs OCR-inläsning. Här finns följande urval: Avdelning här kan avdelning anges. FaktNr här kan fakturanummer anges. BokfÅr här kan bokföringsår anges. Beskrivning här kan beskrivning för fakturan anges. Inbetalningsdatum här kan inbetalningsdatum anges. ArrNr här kan arrangemangsnummer anges. Gäller endast fakturor med arrangemangsnummer i fakturahuvudet. Dvs fakturor till Annan Betalare/Samlingsfaktura kommer inte med. Kund Person här kan kund, betalare av fakturan anges. Kund Samverkanspart här kan kund, betalare av fakturan anges Konto här kan konto anges. ReferensNr här kan referensnummer anges. Belopp här kan belopp anges. Signatur här kan Du söka utifrån signatur, dvs. den användare som registrerat inbetalningen. Du kan även söka utifrån olika betalningsformer: Alla betalningar sökningen omfattar både inlästa och manuell registrering. Inlästa betalningar sökningen omfattar endast inlästa inbetalningar. Manuella betalningar sökningen omfattar endast manuellt registrerade inbetalningar. Handledning till Gustav Sök 165

166 Sök Utanordning Här kan Du söka efter utanordningsunderlag och redan utskrivna utanordningar samt exporterade och ej exporterade utanordningar. Här finns följande urval: Avdelning här kan Du söka utifrån avdelning. Kontor här söker Du utifrån kontor. BokfÅr ange bokföringsår. Löpnummer ange löpnummer. Beskrivning här kan Du söka på utanordningens beskrivning. Utskriftsdatum ange utanordningens utskriftsdatum. Exportdatum ange exportdatum. Signatur här kan Du söka utifrån den som först gjorde/sparade utanordningsunderlaget. Person här kan Du söka utifrån vem som fått ersättningen, person eller artist. PersonNr - här kan Du söka personnummer. Du kan välja att visa valda utanordningar: Alla alla utanordningar, oavsett om de är exporterade eller ej. Exporterade endast utanordningar som exporterats till ett lönesystem. Ej exporterade endast utanordningar som inte exporterats. Alla alla utanordningar, oavsett om de ör utskrivna eller ej. Utskrivna endast utskrivna utanordningar. Ej utskrivna endast ej utskrivna utanordningar. Handledning till Gustav Sök 166

167 Redigera löner För att på ett enkelt sätt kunna redigera och skriva ut flera utanordningar åt gången finns funktionen Redigera löner. Funktionen kräver att lönearter finns upplagda kopplade till verksamhetsformer i grundregistret. Du hittar den i Sök Utanordning eller i Personuppläggets utanordningslista. Exemplet som följer är från Sök utanordning. 1. Sök fram de eller den utanordning som ska redigeras och skrivas ut via Sök utanordning. 2. Markera dem i listan, högerklicka och välj Redigera. Observera att redan utskrivna utanordningar inte går att redigera. 3. Markera en utanordning i listan till vänster. Nu visas ledarens information från det aktuella arrangemanget längst upp till höger. Här kan Du nu redigera antingen de planerade timmarna eller de slutrapporterade (om arrangemanget är slutrapporterat). Handledning till Gustav Sök 167

168 4. Markera den raden på utanordningen som ska redigeras, högerklicka och välj Redigera. 5. Nu lyfts informationen upp till rutorna ovanför och blir redigerbara. Gör Dina förändringar och spara genom att klicka på Skicka ned radknappen. 6. Fortsätt på samma sätt för de övriga raderna/utanordningarna och klicka sedan på Skriv ut för att skriva ut och godkänna dem. Om du inte vill skriva ut dem nu utan vid ett senare tillfälle så klickar Du på Stäng så stängs rutan. 7. Om det på något av arrangemangen finns timmar kvar att utanordna så får Du en fråga om Du vill skapa nya underlag för de resterande timmarna. Handledning till Gustav Sök 168

169 Sök Kostnadsersättning Här kan Du söka efter utanordningsunderlag och redan utskrivna utanordningar samt exporterade och ej exporterade utanordningar. Här finns följande urval: Avdelning här kan Du söka utifrån avdelning. Kontor här söker Du utifrån kontor. Löpnummer ange löpnummer. BokfÅr ange bokföringsår. Beskrivning här kan Du söka på kostnadsersättningens beskrivning. Er referens här kan Du söka på vilken referens som anigivts på avdelningen. Utskriftsdatum ange kostnadsersättningens utskriftsdatum. Belopp här kan Du söka via kostnadsersättningens belopp (totalsumma). Signatur här kan Du söka utifrån den som först gjorde/sparade kostnadsersättningen. Mottagare - här kan Du söka utifrån vem som fått ersättningen person, artistgrupp eller samverkanspart. Du kan välja att visa valda kostnadsersättningar: Alla alla kostnadsersättningar, oavsett om de ör utskrivna eller ej. Utskrivna endast utskrivna kostnadsersättningar. Ej utskrivna endast ej utskrivna kostnadsersättningar. Handledning till Gustav Sök 169

170 Ekonomi Översikt Här återfinns ekonomifunktioner i Gustav: Fakturering Periodisk debitering Tilläggsfakturering Kostnadsersättning Registrera betalning Inläsning betalningar Lås period Avvikelselistor Kundreskontra Bokföringsorder Generera ebrev Inkassokörning Fakturering Detta är ett register där underlag till direktfakturor görs. Faktura kan göras till samverkanspart eller till person oavsett koppling till arrangemang eller ej. För de studieförbund som använder extern leverantör för sina kallelser och fakturor finns möjlighet att markera i vilket format (leveransformat) en faktura eller kallelse ska skickas till kunden. OBS att funktionen kräver att du har inställning för kallelse/faktura Till fil i GustavAdmin. Hitta faktura Det finns två vägar att hitta en faktura, via Sök-menyn eller navigeringen där Du väljer Sök Faktura/fakturaunderlag och via Öppna arr/faktura som Du tar fram under Arkiv-menyn. Sök Faktura/fakturaunderlag Sök Faktura/fakturaunderlag ger en smidig överblick av fakturor i Gustav. För mer information om hur Du söker fakturor och fakturaunderlag se under "Sök Faktura/Fakturaunderlag" på sidan 158. Öppna arr/faktura Under menyvalet Arkiv finns snabbvalet att öppna ett arrangemang eller en faktura utan att gå via Sök. Du kan också välja om Du vill öppna arrangemanget eller fakturan i egen flik. 1. Välj Arkiv Öppna arr/faktura i menyraden. Handledning till Gustav Ekonomi 170

171 2. Se till att Öppna faktura är markerat och ange aktuellt fakturanummer samt om Du vill att fakturan ska öppnas i egen flik. 3. Klicka på Öppna. Faktura Avdelning här väljs aktuell avdelning. Fakturastatus: Fakturanummer här visas fakturanumret som skapas tillsammans med fakturan (startnummer anges i grundregistret). Referensnummer här visas ett referensnummer som identifierar fakturan. Detta nummer består av YAAXXXXXX, där Y är sista siffran i bokföringsår, A är avdelningsnummer (max fyra siffror) och X är fakturanummer. Fakturadatum här visas datum då fakturan skrivits ut och godkänts. Förfallodatum här visas förfallodatum för fakturan. Vid förändring av förfallodatum på faktura och påminnelse loggas vem som gjort förändringen och när. Det är också tvingande att skriva in en anledning till att förfallodatum ändrats. Detta sparas i fakturanoteringen. Belopp här visas fakturans totala belopp. Inbetalt här visas ev. inbetalt belopp. Fakturainformation här visas fakturans saldo,l krediterat belopp och kreditfakturanummer samt inbetalt belopp med inbetalningsdatum. Handledning till Gustav Ekonomi 171

172 Kund: Här anges betalare för fakturan, person eller samverkanspart. Faktura adress här visas betalarens adress. Beskrivning här anges beskrivning för fakturan (används endast internt i Gustav, syns inte på fakturautskriften). Fakturamall här anges vilken fakturamall som ska användas. Er/Vår referens här anges betalarens respektive avdelningens referens/ kontaktperson. Tid faktdatum Tidigaste faktureringsdatum, här anges det datum då fakturan tidigast får skrivas ut. En faktura som ändå markerats för utskrift när detta datum ännu inte är passerat skrivs inte ut. Förf. dagar här anges antal betalningsdagar, som standard föreslås det som angetts i grundregistret. Arrangemang här anges ev. arrangemangsnummer som hela fakturan ska kopplas till. Utformat här visas på vilket sätt fakturan skickas till kund. Specifikationer för fakturarader Fakturaradens benämning här anges beskrivande text för fakturarad. Arrangemang här kan anges ett arrangemangsnummer som fakturaraden ska kopplas till. Person här kan anges en person som fakturaraden gäller. Fakturan kommer sedan att finnas med i den angivna personens fakturatabell. Material här kan anges/hämtas ett material från materialregistret. Om inget är registrerat under benämning så visas materialets namn automatiskt där. Konto här anges konto för fakturaraden. Objekt krävs endast då Du för det aktuella kontot markerat detta i grundregistret. Antal här anges det antal fakturaraden avser. á pris här anges pris/ styck för den aktuella fakturaraden. Rabatt här kan anges en ev. rabatt. Handledning till Gustav Ekonomi 172

173 Kr, % här markeras om rabatten är i kronor eller procent. Summa här visas summa exkl. moms för fakturaraden. Momstyp här väljs ev. en momstyp från grundregistret. Moms här visas den beräknade momssumman. Totalt fakturaradens totala summa inkl. moms. Nytt fakturaunderlag/ny faktura Det finns två vägar att öppna faktureringen, via Sök Faktura/fakturaunderlag där Du högerklickar och använder kontextmenyn och via Ekonomi Fakturering. Nedan följer en beskrivning av en av dem. 1. Öppna faktureringen under Ekonomi Fakturering. 2. Välj aktuell avdelning i comboboxen i verktygsraden. 3. Ange kund genom att skriva in hela eller delar av namnet och trycka Enter för att söka kunden i något av registren. 4. Ange beskrivning/namn för fakturan (gäller endast internt i Gustav). 5. Välj fakturamall. 6. Ange ev. attention samt kundreferens. 7. Ange avdelningens referens genom att antingen hämta den från registret eller skriva in själv. 8. Ange ett ev. tidigaste faktureringsdatum. Dagens datum föreslås som standard. 9. Ange förfallodagar för fakturan. Förfallodagar kan ändras även om fakturan redan är utskriven. Man måste dock låsa upp fältet innan man ändrar. Förfallodagar går inte att ändra på kreditfakturor och inte heller på debetfakturor som redan är satta till fullt betalda. 10. Ange ev. arrangemangsnummer som fakturan ska kopplas till (detta val styr hela fakturan). 11. Högerklicka i listan för fakturarader och välj "Ny ". 12. Ange benämning/specifikation för fakturarad. 13. Om arrangemangsnummer ej är valt i fakturahuvudet finns möjligheten att här välja arrangemangsnummer för fakturaraden. 14. Ange ev. en person som fakturaraden gäller (denna faktura kommer sedan att synas i vald persons fakturatabell). Är arrangemangsnummer angivet antingen i fakturahuvudet eller på denna fakturarad så visas endast personer från angivet arrangemang. 15. Välj konto för fakturaraden. (Om konteringen finns på arrangemanget kommer det som förslag.) 16. Välj ev. objekt för fakturaraden. (Samma föreslås sedan på nästföljande rader.) 17. Ange antal och á pris. 18. Ange en eventuell rabatt och markera om denna ska vara i kronor eller procent. 19. Ange ev. momstyp. 20. Bekräfta fakturaraden genom att trycka "OK". Genom att istället trycka Verkställ stannar dialogrutan kvar och du kan skriva alla rader efter varandra utan att behöva stänga och öppna rutan mellan varje rad. 21. Gör så många fakturarader som behövs och spara när Du är klar. Om Du skulle vilja ändra radernas inbördes placering i efterhand, så kan Du med hjälp av pilarna till höger om varje rad sänka eller höja raderna. Handledning till Gustav Ekonomi 173

174 Använda fördefinierade attentions på faktura Det finns möjlighet att använda attention på en samverkanspart och sedan ha dessa som val vid skapande av faktura. 1. Öppna Ekonomi Fakturering i Gustav 2. Välj samverkanspart och klicka sedan ned comboboxen för attention. Nu kan du antingen välja från listan eller skriva in en ny som bara kommer att synas på denna faktura. Redigera fakturarad Observera dock att redigering av fakturarader bara kan ske i fakturaunderlagen, alltså innan fakturan har blivit utskriven och godkänd. För att redigera en fakturarad som blivit fel görs följande: Möjligheten att redigera ett genererat fakturaunderlag gäller inte kallelser. 1. Öppna Sök Faktura/fakturaunderlag och sök fram det aktuella fakturaunderlaget. 2. Dubbelklicka på raden med det aktuella fakturaunderlaget fakturaunderlaget visas på skärmen. 3. Dubbelklicka på aktuell fakturarad och dialogrutan med raden visas. 4. Redigera. 5. Tryck på "OK" och spara. Ta bort fakturarad Det kan vara så att Du vill plocka bort en rad som lagts dit av misstag. För att ta bort en fakturarad görs följande: 1. Öppna Sök Faktura/fakturaunderlag och sök fram det aktuella fakturaunderlaget. 2. Dubbelklicka på raden med det aktuella fakturaunderlaget fakturaunderlaget visas på skärmen. 3. Markera aktuell fakturarad och högerklicka. 4. Använd kontextmenyn och välj Ta bort fakturarad. 5. Bekräfta att raden ska tas bort och spara. Flytta om fakturarader Du kan ändra inbördesordning bland fakturaraderna. Till höger om fakturarader finns det två pilar (upp och ned) med vars hjälp det går att flytta om raderna i fakturan för att eventuellt lägga till en ny rad emellan raderna eller bara för att lyfta eller sänka dem efter behag. Handledning till Gustav Ekonomi 174

175 Ta bort fakturaunderlag Ett fakturaunderlag kan tas bort så länge den inte är fakturerad (utskriven). I arrangemangsloggen läggs en post om vem som tagit bort underlaget och när, om underlaget varit kopplat till ett arrangemang. För att ta bort fakturaunderlag görs följande: 1. Öppna Sök Faktura/fakturaunderlag och sök fram det aktuella fakturaunderlaget. 2. Markera raden med fakturaunderlaget och högerklicka. 3. Använd kontextmenyn och välj Ta bort. 4. Bekräfta att fakturaunderlaget ska tas bort. Handledning till Gustav Ekonomi 175

176 Periodisk debitering Översikt Periodiska debitering består av en guide som hjälper Dig att skapa Dina fakturor. Det är en funktion för att Du på ett smidigt sätt ska kunna förbereda t ex hyresfakturor för ett helt år som sedan skrivs ut då tidigaste fakturadatum passerat. Följande uppgifter finns vid periodisk debitering: Kunduppgifter Tidigaste fakturadatum Förfallodagar Utformat Period - Varannan vecka - Varje månad - Varannan månad - Kvartal - Halvår Fakturaradsuppgifter Ny periodisk debitering 1. Öppna guiden via Ekonomi Periodisk debitering i menyraden. 2. Ange kund geom att söka via förnamn och efternamn och trycka Enter. 3. Ange ev. Attention, Er referens och Vår referens. 4. Ändra ev. utformat om annat än det föreslagna från kunden och klicka Nästa. Handledning till Gustav Ekonomi 176

177 5. Ange med vilket intervall fakturorna ska skickas under Val av period. För alla val utom Varannan vecka får Du även välja vilken månad som ska vara startmånad för debiteringen. Genom fältet för Tidigaste fakturadatum stys det sedan när fakturan kan skrivas ut. 6. Ange benämning för fakturaraden (det som skrivas ut på fakturan i klartext till kunden). Det Du valt som period kommer med automatik att hamna som rubrik på fakturan samt i klartext till kunden. 7. Leta ev. reda på ett arrangemang att koppla fakturorna till, kontera fakturaraden och ange antal och a pris. 8. Klicka på Skapa rad när raden är färdig. 9. Om Du vill skapa fler rader på fakturan upprepa från punkt Klicka Nästa för att kontrollera och göra klart. Handledning till Gustav Ekonomi 177

178 11. Kontrollera och klicka på Slutför för att generera underlagen. Dessa kan sedan återfinnas under Sök faktura/ fakturaunderlag men glöm inte i urvalet ta hänsyn till Tidigaste fakturadatum. Handledning till Gustav Ekonomi 178

179 Tilläggsfakturering Översikt Tilläggsfaktureringen består av en guide som hjälper Dig att skapa Dina tilläggsfakturor. Här skapas/genereras fakturaunderlag till en eller flera deltagare i ett arrangemang. Följande uppgifter finns vid tilläggsfakturering: Arrangemang här anges arrangemangsnummer. Deltagarlista här visas alla deltagare från arrangemanget. Annan betalare om en deltagare fakturerats eller ska faktureras någon annan så finns möjlighet att välja den. Fakturauppgifter precis som för en vanlig faktura Uppgifter för fakturarad som en vanlig faktura. Deltagarlista fakturaradlista här kan du välja vilken/vilka av kunderna som ska ha de olika fakturaraderna Du skapat. Ny tilläggsfaktura Det finns två sätt att öppna Tilläggsfaktureringen. Via menyradens Ekonomi Tilläggsfakturering, där Du sedan skriver in aktuellt arrangemangsnummer och trycker "Enter. Fortsätt sedan från punkt 5 nedan. Tilläggsfaktureringen gör alltid nya fakturaunderlag, d.v.s. Du kan inte generera något på ett befintligt underlag. 1. Sök reda på önskat arrangemang via Sök Arrangemang. 2. Öppna önskat arrangemang genom att dubbelklicka på det. 3. Välj deltagarfliken och klicka på knappen för "Tilläggsfakturering". 4. Nu öppnas guiden för Tilläggsfakturering. Uppgifter från arrangemanget visas med aktuellt arrangemangsnummer, beskrivning, namn på samtliga deltagare, deltagarstatus samt om någon av deltagarna tidigare i arrangemanget fakturerats någon annan. Även avanmälda, reserver och flyttade deltagare syns i denna lista för att möjliggöra att t ex avanmälningsavgift kan skickas efter att en deltagare avanmälts. Handledning till Gustav Ekonomi 179

180 5. Markera de deltagare som ska ha tilläggsfaktura och klicka på Nästa. 6. Här kan Du välja om tilläggsfakturan ska gå till deltagaren eller till någon annan. När du markerar deltagaren i deltagarlistan så syns i betalarelistan om deltagaren tidigare i arrangemanget fakturerats någon annan. Ska tilläggsfakturan skickas till denne så sätter du en bock i den lilla rutan framför betalaren, då kommer tilläggsfakturan att skapas till denne betalare istället för till deltagaren. Du kan också i denna bild välja att skicka tilläggsfakturan till någon helt annan genom att söka i registren och välja en helt ny kund för tilläggsfakturan. Fakturan är dock fortfarande knuten till deltagaren som markerats i deltagarlistan. OBS! Som standard räknar Gustav med att fakturan skickas till deltagaren själv varför Du endast behöver markera den/de deltagare i listan där fakturan skall gå till någon annan än deltagaren själv. 7. Skriv erforderlig information och gå vidare med Nästa. Handledning till Gustav Ekonomi 180

181 8. Skapa fakturarader genom att fylla i erforderlig information och klicka på Skapa fakturarader. Nu visas en lista i högermarginalen som visar dina skapade fakturarader. 9. För att skapa fler fakturarader upprepas punkt Klicka på Nästa. Handledning till Gustav Ekonomi 181

182 Här kan Du nu fördela de skapade fakturaraderna på de olika kunderna. Markera en kund i taget och ange vilka rader denne skall faktureras. Som standard väljer Gustav att alla rader skall till alla deltagare. 11. Klicka Slutför Gustav meddelar hur många fakturaunderlag som skapats. 12. Om fler arrangemang ska tilläggsfaktureras kan du markera Tilläggsfakturera fler arrangemang så stängs inte guiden utan Du hamnar från början i den så du kan ange ett nytt arrangemangsnummer. Fakturaunderlagen är nu sparade och kan skrivas ut från Sök- Faktura/Fakturaunderlag. Se mer om detta på på sidan 158 Handledning till Gustav Ekonomi 182

183 Registrera betalning Här registreras betalningar manuellt. En faktura ses som stängd (ej synlig i kundreskontran) då saldo=0 och den automatiska slaskkonteringen konterar automatiskt objektskontering från första raden på fakturan. Då kundreskontran tittar på saldot på fakturan kan (gamla) fakturor som sett ut som om dom vore betalda nu dyka upp i kundreskontran. Detta korrigeras enklast via den manuella betalningsregistreringen där saldot sätts till 0. I dialogrutan för registrering av betalningar visas följande: FaktNr/RefNr registreringen kan göras utifrån ett referensnummer (OCRsträng) eller ett fakturanummer. Avdelning här anges vilken avdelning fakturan är kopplad till Betalare här visas aktuell betalare med adressuppgifter. Fakturabelopp här visas aktuellt fakturabelopp. Inbetalt hittills här visas vad som tidigare registrerats som inbetalt. Krediterat hittills här visas vad som tidigare krediterats. Betalning här markeras vilket konto som de inbetalade pengarna ska bokföras på. Datum här anges datum för inbetalningen. Inbetalt belopp här ska det inbetalda beloppet, d.v.s. det som ska registreras skrivas. Gustav föreslår alltid beloppet som finns kvar att betala. Annat konto om markering gjorts i "Betalningssätt Annat" ska kontot anges här. Avaktiverade konton syns inte i listan. Fakturan färdigbetald här markeras om den aktuella inbetalningen avser att fakturan i och med denna registrering ska vara färdigbetald. Detta är en information som är viktig för påminnelserna. En person kanske inte betalar hela avgiften men trots det vill avdelningen inte skicka någon påminnelse. För att inte påminnelse ska gå ut måste denna ruta vara ikryssad. Handledning till Gustav Ekonomi 183

184 Viktigt! Differensen bokförs på det konto som angivits som "slaskkonto" i grundregistret. Om en faktura är överbetald, dvs kunden har betalt för mycket, och Du inte vill att fakturan ska komma med i kundreskontran ska denna ruta kryssas i. Detta går även att göra i efterhand med belopp 0 kr. Godkänn - här bekräftar Du att din registrering är riktig och kan sparas. Listvyerna visar en lista med tidigare registreringar för aktuell faktura. Här syns datum och belopp samt ev. kreditfaktura för registreringarna samt överoch underbetalningar. Ny betalningsregistrering 1. Öppna registreringen vis Ekonomi-Registrera betalning i menyraden. 2. Markera om fakturan ska sökas på faktura- eller referensnummer. 3. Ange faktura/referensnummer och klicka på "Sök"-knappen. 4. Nu visas uppgifter från aktuell faktura, som betalare och belopp. 5. Skriv inbetalningsdatum. 6. Skriv in betalt belopp. Gustav föreslår fakturans hela belopp. 7. Markera inbetalningssätt. 8. Klicka "Godkänn" och din registrering sparas i databasen. Redigera tidigare registrerad betalning Om inbetalning registrerats och godkänts kan denna ändras genom att göra en ny registrering med antingen positivt eller negativt inbetalningsbelopp. Exemplet nedan beskriver redigering med negativt belopp. 1. Gör som ovan men i fältet för inbetalt belopp skriv ett negativt värde. 2. Godkänn kontrollfrågan och Din rättning är nu sparad och konterad i databasen. Handledning till Gustav Ekonomi 184

185 Inläsning betalningar BankGirot och PlusGirot har tjänster som innebär att betalningarna levereras via filer sk. OCR-, BGMax- och TotalIn-filer. Då kunden betalar via det sk Referensnumret på fakturan blir det referensen för betalningen och avdelningen har då möjlighet att läsa in dessa filer (betalningar) på ett smidigt sätt i Gustav. För att betalningsinläsningen ska fungera ska ett bibliotek anges i grundregistret. I detta bibliotek lägger Gustav de inlästa betalningsfilerna tillsammans med loggfilerna som skapas vid varje inläsning. En inläst betalningsfil sparas med namnet OCRÅÅÅÅMMDDTTTTTT.imp och loggfilen (se punkt 5 nedan) med namnet OCRÅÅÅÅMMDDTTTTTT.log. Filnamnen innebär: "OCR[Årtal][Månad][Dag][Tid inläsningen avslutades].imp/log". På detta sätt kan Du se om en inläsning skett eller ej och resultatet (loggen) kan skrivas ut med hjälp av t.ex. Notepad. Om inläsning ej skett ligger filen i biblioteket med ursprungsnamnet. Du hittar Inläsning betalningar under menyn Ekonomi. Till vänster i bild visas en lista med tidigare inlästa filer. Ett fönster uppe till höger visar innehållet i den inlästa lem och fönstret i mitten till vänster visar en logg med statistik för den inlästa filen. Här kan Du se: Filnamn, Bokföringsdatum, Antal rader i filen, Antal betalningsposter, Datum och tid för start och avslut av inläsningen, Vilket namn filen aktiveras som samt olika fältbeskrivningar (se nedan) Längst ned till vänster visas en lista med de poster som ej lästs in i Gustav. Denna lista visar: FaktNr Fakturabelopp ReferensNr Inbetalt belopp Felbeskrivning Felbeskrivning vid Inläsning Betalningar Alla inbetalningar läses in och Gustav tar inte hänsyn till om inbetalt belopp=fakturabeloppet. Inbetalningar som visas i fellistan är där Gustav inte hittar någon faktura att boka den mot. Ett antal felmeddelanden kan uppkomma vid inläsningen enligt följande: Handledning till Gustav Ekonomi 185

186 Faktura med ref nr xxx finns ej Referensnumret helt fel, finns inte i Gustav. Möjlig orsak är att inbetalningen gjordes via Internet och fel referensnummer matades in. Inläsning avbruten. OCR-konto saknas för avdelning xx Konto saknas för OCR-inbetalningar i Grundregistret. Faktura med refnr. xxx är betald på en stängd period inbetalningsdatumet i filen är före datumet då ekonomiska perioden stängts i Gustav. Faktura med refnr. xxx tillhör en annan avdelning eller har avdelningen bytt konto inbetalningskontot i filen är inte samma konto som finns angivet i grunregistret för den avdelnig fakturan tillhör. Läsa in betalningsfil För att läsa in en betalningsfil görs följande: 1. Öppna inläsningen via Ekonomi Inläsning Betalningar i menyn. 2. Klicka på "Öppna"-knappen i flikens egen verktygsrad. 3. Välj den aktuella filen som ska läsas in och klicka "Öppna". Nu kopieras automatiskt betalfilen över till det bibliotek som angetts i grundregistret. 4. Innehållet i den valda filen visas i därför avsett fönster. 5. Klicka på "Kör"-knappen i verktygsraden och inläsningen av filen görs. En logg visas i logg-fönstret där Du kan se om inläsningen gick bra eller ej. Loggen och betalningsfilen sparas med nytt namn (se ovan). I listorna för fakturor i Gustav markeras en betald faktura dels med grön färg och dels med en bock. På detta sätt kan Du se att en faktura är betald. Blåa är fakturor där påminnelsen förfallit och röda är förfallna fakturor. Handledning till Gustav Ekonomi 186

187 Avvikelselistor För att hitta inlästa betalningar där fakturasaldot är skilt från noll finns en funktion kallad Avvikelselistor. Här kan du även hitta fakturor med negativt saldo för ev. bortbokning eller utbetalning i annat system. För att kunna skriva ut avvikelselistan måste en mall kopplas via Upplägg Grundregister Övriga register Textmallar i Gustav. Hitta fakturor med negativt saldo Välj Ekonomi Avvikelselistor i menyn. 1. Ange bokföringsår och ev. minsta saldo att söka på. Listan visar fakturorna som har saldo mindre än angivet belopp. 2. Markera en eller flera fakturor och klicka på Förhandsgranska eller Skriv ut i verktygsmenyn för att få ut ett underlag för ev. bortbokning eller utbetalning i annat system. Denna utskrift visar kundens samtliga öppna fakturor (där saldo är större än noll). Avvikelselista från betalningsinläsningen Denna innefattar automatisk bokföring av över- och underbetalningar 1. Välj Ekonomi Avvikelselistor i menyn. Handledning till Gustav Ekonomi 187

188 2. Markera Avvikelser från betalningsinläsningen och ange ev. saldo eller saldointervall. 3. Du kan nu utifrån denna lista automatiskt bokföra fakturorna som betalda. Markera de fakturor du vill sätta till betalda och klicka på Bokför. Handledning till Gustav Ekonomi 188

189 Kundreskontra Detta menyval gör det möjligt att se utestående fordringar. Endast ej fullt betalda fakturor visas. Kundreskontran är sorterad/grupperad på i nämnd ordning; avdelning, kund, faktura, och detta går inte att ändra. Här kan följande urval göras: Dynamiskt urval Det dynamiska urvalet är det som kommer upp som standard när Du öppnar kundreskontran. Här ser Du en eller flera kunders saldo vid en viss tidpunkt som Du själv bestämmer via Ditt urval. Då en faktura är betald eller krediterad utanför det datumintervall som anges så kommer den att visas i listan. Datum fr o m här anges fr o m datum. Datumet gäller både fakturadatum, inbetalningsdatum samt kreditfakturadatum. Datum t o m - här anges t o m datum. Datumet gäller både fakturadatum, inbetalningsdatum samt kreditfakturadatum. Avdelning här anges avdelning. FakturaNr här anges fakturanummer. Kund Person här anges specifik kund/betalare ur personregistret. Kund - SamvPart - här anges specifik kund/betalare ur samverkanspartsregistret. Statiskt urval Det statiska urvalet får Du genom att klicka i bocken bredvid texten Statiskt urval. Med detta urval ser Du alla Dina utestående fordringar från början, alltså sedan Din avdelning börjat registrera i Gustav. Handledning till Gustav Ekonomi 189

190 Datum t o m här anges t o m datum. Avdelning här kan anges specifik avdelning. För att slippa rulla -ned till sista raden i listan när Du vill se totala summor så visas de tillsammans med urvalen. Fakt.belopp här visas utestående fakturabelopp totalt. Inb.belopp här visas inbetalningar på ovanstående fakturor. Saldo här visas utestående fordringar minus de inbetalningar som ev. gjorts på dessa fakturor. Handledning till Gustav Ekonomi 190

191 Bokföringsorder En faktura, utanordning eller kostnadsersättning kan aldrig ha en annan kontering än arrangemanget den är kopplad till. När ett objekt ändras på arrangemanget skapas bokföringsinformation om det finns utskrivna fakturor, kostnadsersättningar eller utanordningar. För de fakturor, kostnadsersättningar eller utanordningar som ej är utskrivna kommer objekten att ändras automatiskt. Via funktionen Bokföringsorder skapas bokföring för de förändrade objekten. För att aktivera funktionen Bokföringsorder måste mallar kopplas via Upplägg Grundregister Övriga register Textmallar i Gustav. Skapa bokföringsorder 1. Välj Ekonomi Bokföringsorder i menyn. 2. Välj att Skapa bokföringsorder genom att klicka på gröna pilen. När du kontrollerat utskriften ska den godkännas för att bokföringsdatum och körningsnummer ska sättas. Om du svarar Nej kommer raderna på din utskrift att komma med vid nästa körning. Du kan sedan skriva ut övriga rapporter rörande din körning genom att klicka på länkarna för dessa. Handledning till Gustav Ekonomi 191

192 Skriv ut detaljerad rapport grupperar på kostnadersättningar för sig, utanordningar för sig och fakturor för sig. Skriv ut ackumulerad rapport per arrangemang grupperar och summerar konteringarna per arrangemang Skriv ut ackumulerad rapport per konteringssträng grupperar och summerar per konteringssträng Återutskrift av bokföringsorder 1. Välj Ekonomi Bokföringsorder i menyn. 2. Markera Återutskrift och fäll ned comboboxen för att välja utskriftnummer/körningsnummer och bokföringsdatum. 3. Klicka på den länk för vilken du vill skriva ut rapport. För återutskrift av huvudrapporten klicka på gröna pilen. Handledning till Gustav Ekonomi 192

193 Export av bokföringsorder via SIE-fil Du kan också välja att skapa bokföringsordern genom att begära SIE-export av densamma. Det görs via EkonomiExporten där du väljer Export-Ekonomi-SIE- Bokföringsorder i menyn. För att aktivera funktionen måste du under Verktyg Inställningar - Inställningar ange att Tillsätt verifikatnummer per avdelning vid export samt via Verktyg Inställningar Exportfiler ange sökväg och filnamn. För utskrift finns ny blankett att koppla till funktionen via Verktyg Inställningar Blanketter. Viktigt att välja en av funktionerna (utskrift via Gustav eller SIE-export) de går inte att kombinera! Handledning till Gustav Ekonomi 193

194 Generera E-brev Via funktionen Generera E-brev förbereds fakturorna, i och med utskrift, då de sparas till en tabell för att sedan skrivas till fil vid ett bestämt tillfälle. Skriva de förberedda fakturorna till fil 1. Öppna Generera E-brev via menyn Ekonomi. 2. Klicka på Sök-knappen i verktygsraden och Gustav söker fram de fakturor som finns för utskrift till fil. 3. Klicka på Skriv ut-knappen. Avmarkera/Ta bort faktura i listan Du kan också avmarkera eller ta bort fakturor i en viss körning. Genom att avmarkera ser Du till att de inte kommer med i den körningen Du gör nu, men den avmarkerade fakturan kommer sedan fram igen vid nästa utsökning. Om Du tar bort den med Ta bort-krysset i verktygsraden så försvinner utskriften helt och hållet. Fakturan finns självklart kvar men själva utskriften är borta och Du måste gå till fakturan och begära ny utskrift på denna för att den ska skrivas till fil. Dubbletter i fakturalistan Om en faktura av någon anledning förekommer fler än en gång i sökresultatet kommer den ändå endast att skrivas till fil en gång. Handledning till Gustav Ekonomi 194

195 Handledning till Gustav Ekonomi 195

196 Inkassokörning Gustav kan nu hantera Inkassoärenden till inkassoföretagen Sergel och Intrum Justitia. Du aktiverar funktionen genom att markera under Upplägg Avdelning Flik Ekonomi, anger inkassoföretag, kundnummer, sökväg och filnamn till de två filerna. Vill du få in betalningarna från inkassoföretaget via OCR måste du även ange inkassoföretagets avsändarkonto för att betalningarna ska komma in med automatik. Du kan också ange ett minimibelopp för att en faktura ska skickas till inkasso. Markera faktura/or för inkasso Via Påminnelsefunktionen i Sök Faktura finns en automatik som markerar förfallna fakturor som förberedda för inkasso. Gustav utgår från inställningarna under avdelningsupplägget för Påminnelse förfallodagar för att veta vilka fakturor som ska markeras. 1. Öppna Sök faktura/fakturaunderlag och markera att Du vill Söka Endast påminnelser. Klicka på Sök. 2. Markera hela resultatet i listan och högerklicka och välj Skriv ut påminnelser. Gustav meddelar att x antal påminnelser utskrivna. Om några påminnelser förfallit efter sista påminnelseförfallodatum, meddelar Gustav också att x antal fakturor förberedda för Inkasso. Fakturorna som markeras för inkasso läggs i kö för att sedan kunna skrivas till fil som ska skickas till inkasso. I fakturabilden kan Du se vilken status fakturan har och Du kan även via comboboxen själv manuellt sätta fakturan som förberedd eller skickad till inkasso. Skapa Inkassofil 1. Gå till Ekonomi Inkassokörning i menyn. Klicka på Hämta och sedan på Skriv. Fakturans status ändras nu till Skickad till inkasso. Om fakturan blir fullbetald via betalningsfilen från PlusGiro eller Bankgiro av kunden kommer fakturan att byta status till Skall uppdateras hos inkasso Handledning till Gustav Ekonomi 196

197 betalning och en filkörning görs som uppdaterar fakturan hos inkasso. Efter att denna filkörning gjorts får fakturan status Uppdaterad hos inkasso betalning OBS: Första betalningen skickas via uppdateringsfilen till inkasso men alla ev. kommande betalningar måste manuellt meddelas inkassoföretaget. Om fakturan betalas via betalningsfilen från Bankgiro eller PlusGiro av inkassoföretaget (och man också har registrerat inkassoföretagets betalkonto i Avdelningsupplägget) ändrar fakturan status till Inkassoärende avslutat. Om en faktura som skickats till inkasso krediteras i Gustav skickas information om det till inkassoföretaget via uppdateringsfilen. Denna gång görs en sk återkallelse. Flödet beskrivs nedan. Handledning till Gustav Ekonomi 197

198 Handledning till Gustav Ekonomi 198

199 Hantering av ekonomi i Gustav för ekonomipersonal I Gustav finns ett antal rapporter för att hantera ekonomin. De viktigaste av dessa är "transaktionslista fakt", "transaktionslista inbet", "kundreskontra" och "kontosammandrag". Den beskrivning som finns under kapitel om Kontosammandrag och Transaktionslistor visar vilka steg som behöver vidtas vid uttag av bokföringsrapporterna. Uttagen bör ske regelbundet med en eller två veckors mellanrum. Antal dagar mellan uttagen ska absolut inte överstiga en månad. Det finns också en rapport som heter "kontosammandrag sum". Denna lista är ett sammandrag av rapporten kontosammandrag, men bör inte användas för bokföring. Anledningen till detta är att transaktionerna ska bokföras varje dag och "kontosammandrag sum" visar konteringen för perioden. Kundreskontran tas ut månadsvis för avstämning av kontot i ekonomisystemet samt när Du behöver kontrollera vilka som inte har betalt fakturor. I urvalet för rapporterna finns två olika datumbegrepp, registreringsdatum och bokföringsdatum. Registreringsdatum är det datum då en inbetalning registreras, antingen manuellt eller via OCR, den dag själva registreringen/inläsningen görs. Bokföringsdatum är det verkliga inbetalningsdatumet för inbetalningar samt faktureringsdatumet för fakturorna. Kontosammandrag och transaktionslistor Vid fakturering, utskrift av kallelser med inbetalningskort och registrering av betalningar genereras konteringar som så småningom ska överföras till ekonomisystemet. Innan överföring sker ska informationen kontrolleras mot de fakturor och betalningar som registrerats. Detta görs genom att ett kontosammandrag och två olika typer av transaktionslistor skrivs ut och stäms av mot fakturorna/inbetalningskorten och inbetalningsavierna. Du går tillväga på följande sätt: 1. Registrera alla inbetalningar som kommit in och skriv ut alla fakturor. 2. Beställ kontosammandrag enligt beskrivning i kapitel Kontosammandrag, Transaktionslista Fakt och Transaktionslista inbet. 3. Kontrollera "transaktionslistorna fakt" mot beloppen på de fakturor som är utskrivna sedan den senaste transaktionslistan togs ut. Kontrollera även "transaktionslista inbet" mot de inbetalningsavier som kommit sedan den senaste transaktionslistan togs ut. Kontrollera värdena på kontosammandraget mot de värden som finns på transaktionslistorna. 4. Efter kontroll, när allt stämmer, tar Du ut ytterligare ett kontosammandrag, se kapitel om rapporter, Kontosammandrag på sidan Inbetalningsavierna som hör till "Transaktionslista inbet" sätts fast tillsammans med "Transaktionslista inbet". 6. Transaktionslistor och ett kontosammandrag bör förvaras tillsammans i speciell pärm på avdelningen. Handlingarna är bokföringsmaterial och ska sparas i 10 år. 7. Kontosammandraget lämnas, efter kontroll, till den som bokför på avdelningen. Handledning till Gustav Ekonomi 199

200 Transaktionslista fakt "Transaktionslista fakt" visar alla fakturor/inbetalningskort, med kontering, som skrivits ut under den period som angetts i urvalet. 1. Klicka på Verksamhet Rapporter i menyraden. 2. I bildens vänstra del får Du fram ett träd där Du kan välja den rapport som Du ska ta ut. 3. Välj Ekonomi Bokföring Transaktionslista Fakt. 4. Skriv in datumet för dagen efter föregående beställning av transaktionslista i fältet för Registreringsdatum From. 5. Tryck på tabb -tangenten och skriv in dagens datum i Tom-fältet. 6. Kontrollera att det inte finns något angivet i fälten för bokföringsdatum. Om något är angivet i något fält ska Du ta bort det. 7. Klicka på ikonen för skrivare i verktygsraden och utskriftsdialogrutan visas. 8. Kontrollera att rätt skrivare är vald och klicka på OK. Handledning till Gustav Ekonomi 200

201 Transaktionslista inbet "Transaktionslista inbet" visar alla inbetalningar, med kontering, som registrerats under den period som angetts i urvalet. 1. Klicka på Verksamhet Rapporter i menyraden. 2. I bildens vänstra del får Du fram ett träd där Du kan välja den rapport som Du ska ta ut. 3. Välj Ekonomi Bokföring Transaktionslista Inbet. 4. Skriv in datumet för dagen efter föregående beställning av transaktionslista i fältet för Registreringsdatum From. 5. Tryck på tabb -tangenten och skriv in dagens datum i Tom-fältet. 6. Kontrollera att det inte finns något angivet i fälten för bokföringsdatum. Om något är angivet i något fält ska Du ta bort det. 7. Klicka på ikonen för skrivare i verktygsraden och dialogruta för utskrift visas. 8. Kontrollera att rätt skrivare är vald och klicka på OK. Kontosammandrag Kontosammandrag visar en summering per dag av de fakturor/inbetalningskort som skrivits ut och inbetalningar som registrerats under den period som anges i urvalet. Listan ska överensstämma med de uppgifter som finns på de olika transaktionslistorna, se kapitel om rapporter Transaktionslista Fakt och Transaktionslista Inbet på sidan Klicka på Verksamhet Rapporter i menyraden. 2. I bildens vänstra del får Du fram ett träd där Du kan välja den rapport som Du ska ta ut. 3. Välj Ekonomi Bokföring Kontosammandrag. 4. Skriv in datumet för dagen efter föregående beställning av transaktionslista i fältet för Registreringsdatum From. 5. Tryck på tabb -tangenten och skriv in dagens datum i Tom-fältet. 6. Kontrollera att det inte finns något angivet i fälten för bokföringsdatum. Om något är angivet i något fält ska Du ta bort det. 7. Klicka på ikonen för skrivare i verktygsraden och dialogruta för utskrift visas. 8. Kontrollera att rätt skrivare är vald och klicka på OK. Kundreskontra För att se vilka kunder som ej betalat fakturor och inbetalningskort kan en kundreskontra tas fram. Se också avsnitt om Kundreskontra på sidan 189 Kundreskontran visar fakturor som skapats i Gustav och fortfarande är obetalda. Kundreskontran används även för avstämning av saldon i ekonomisystemet. För att ta ut en kundreskontra ska Du: 1. Klicka på Ekonomi Kundreskontra i menyraden. 2. Klicka i rutan för Statiskt urval. Handledning till Gustav Ekonomi 201

202 3. Klicka på pilen till höger om fältet för Datum t o m. 4. Välj månad för avstämningstidpunkt genom att klicka på pilarna för månad tills rätt månad visas. 5. Välj datum genom att klicka på rätt datum. 6. Klicka på Sök. 7. Kundreskontran visas i bilden. 8. Skriv ut kundreskontran genom att klicka på ikonen för skrivare. Om Du i stället vill exportera informationen till Excel ska Du högerklicka i listan och välja Till Excel. Handledning till Gustav Ekonomi 202

203 Verksamhet Översikt Under detta menyval finns funktioner som underlättar uppföljning av verksamheten. Funktionerna är lite olika i båda kan man ange olika urval och grupperingar för att få fram just det data man behöver, men resultatet visas på lite olika sätt. Båda kan också exporteras till Excel för vidare bearbetning. Rapporterna utvecklas med Crystal Reports och studieförbunden kan även själva utveckla egna rapporter om standardrapporterna som följer med Gustav inte skulle vara tillräckliga. Statistik Rapporter Statistik Här kan olika typer av statistik för verksamheten tas fram och presenteras som lista eller diagram. Det finns också möjlighet att enkelt exportera uppgifter i resultattabeller till Excel och detta är särskilt användbart just i statistiken. Sök fram den statistik Du önskar och använd sedan högerklick i resultattabellen för att skicka alla uppgifterna till Excel. Väl i Excel kan alla uppgifter sedan presenteras på önskat sätt med diagram och tabeller som kanske inte kan skapas i Gustav. Den stora skillnaden mellan statistiken och rapporterna är att statistiken endast visar summor medan rapporterna oftast specificerar arrangemang för arrangemang. Vid sortering på de variabler som kan användas fler än en gång på arrangemang (material, samverkanspart och frikod) kan resultatet skilja mellan statistik och Handledning till Gustav Verksamhet 203

204 rapporter. Statistiken summerar antal förekomster av ett arrangemang i listan medan rapporterna summerar unika arrangemang. Planerad verksamhet I kolumnen "Planerat" visas planerade värden för alla arrangemang oavsett status. Även för slutrapporterade arrangemang visas de ursprungliga värdena för timmar, sammankomster och deltagare. Slutrapporterad verksamhet I kolumnen "Slutrapporterat" visas slutrapporterade timmar från arrangemang med status "slutrapporterat", "justerad slutrapport" och "skickad till FBR". Kvar att rapportera I kolumnen "Kvar att rapportera" visas summering för de arrangemang som ännu inte har slutrapporterats (arrangemang med arrstatus möjligt, planerat, startklart, startat och avslutat) Prognos I kolumnen "Prognos" finns en summering på slutrapporterade timmar + planerade timmar för de arrangemang som ännu inte är slutrapporterade. Observera att arrangemang som saknar startdatum inte kommer med i statistiken om Du väljer att göra urval på startdatum. Urval kan göras enligt följande: Verksamhetsår välj ett eller flera verksamhetsår. Startdatum här anger Du från vilket startdatumintervall statistiken ska tas. Slutrapportdatum här anger Du inom vilket slutrapporteringsdatumintervall statistiken ska tas. Skapatdatum - här anger Du från vilket skapatdatumintervall statistiken ska tas Slutdatum här anger Du till vilket slutdatumintervall statistiken ska tas. Distrikt här kan distrikt väljas. Avdelning välj en avdelning eller flera. Kontor här anges kontor. Arransvarig här anges arrangemangsansvarig. ArrStatus här kan anges vilka arrangemangsstatusar Du vill ha statistik för. ArrTyp här kan anges vilka arrangemangstyper Du vill ha statistik för. VForm här kan anges vilka verksamhetsformer statistiken avser. Ämne här kan ämnet anges. FrikodCentral här anges central frikod. FrikodLokal här anges lokal frikod. Målgrupp här kan anges vilka målgrupper statistiken avser. VT & HT här anges om statistiken avser arrangemang markerade med HT och eller VT. Samverkanspart här anges vilken/vilka samverkansparter Du vill ha statistik för. SamverkansGrp här kan anges vilken samverkansgrupp statistiken gäller. Län här kan län väljas. Kommun här anges kommun. Handledning till Gustav Verksamhet 204

205 Ålderskategori här kan ålderskategori anges. ArrKvalGrp här anges arrangemangskvalifikationsgrupp. Signatur här anges signatur på den person som man vill ha statistiken för Objekt 1-6 här kan objekt anges. HSamvPart här kan markeras om vald gruppering endast skall gälla huvudsamverkansparten på arrangemanget (kan endast användas vid vald primär eller sekundär gruppering samverkanspart eller samverkansgrupp ). Flerval kan göras för: Avdelning Kontor ArrStatus Arrangemangstyp Verksamhetsform FrikodCentral FrikodLokal Målgrupp Samverkansgrupp Kommun Flik Gruppering Här kan Du välja tre grupperingar på statistiken. Tänk på att det bästa är att välja den med högsta dignitet först, t ex först Distrikt, sedan Avdelning och slutligen kontor. Följande variabler finns som urval: Distrikt Avdelning Kontor Verksamhetsår Arrangemangstyp Verksamhetsform ArrStatus Arransvarig Material Ämne här kan du välja gruppering på en nivå i ämnesträdet. Handledning till Gustav Verksamhet 205

206 Målgrupp Samverkanspart gruppering kan väljas på en nivå i samverkanspartsträdet. Samverkansgrupp Län Kommun FrikodCentral FrikodCentral Ålderskategori Objekt 1-6 Kulturform Webbkod ArrKvalifikation Då Du gjort ett urval och det finns ett antal arrangemang i databasen som inte berörs av detta urval kommer dessa att visas under grupperingen Ospecificerat. Om Du inte vill ha dessa med ska Du kryssa i rutan Endast relevant data. Flik Sparade Urvalre De valda urvalen kan sparas med ett lämpligt namn för senare användning enligt bilden ovan. Handledning till Gustav Verksamhet 206

207 Diagram Ovan visas statistiken presenterad som diagram. Du kan välja olika sorters diagram samt vilka värden som ska visas. Diagrammet kan också sparas eller skrivas ut. Tänk på att inte välja för många parametrar och att släcka de kolumner i listan som inte är aktuella innan Du väljer att rita upp diagrammet. Man kan t ex inte jämföra timmar och arrangemang i samma diagram. Jmf äpplen och päron. Handledning till Gustav Verksamhet 207

208 Rapporter Här har Du möjlighet att ta ut olika typer av rapporter och specialetiketter. T.ex. rapporter som visar alla arrangemang tillsammans med de registrerade ledarna på dessa arrangemang. Du hittar rapportutskrifterna under Verksamhet Rapporter i menyraden. Rapporterna är utformade med hjälp av Crystal Reports och det är inget som hindrar att någon person på Ditt studieförbund utformar skräddarsydda rapporter. Rapportfunktionen är ordnat i sex flikar: Urval Gruppering Avancerade urval Hjälp/Information Inställningar Sparade urval Handledning till Gustav Verksamhet 208

209 Flik Urval Här görs själva urvalet för rapporten. Flervalsmöjligheten finns på flera av urvalsfälten t ex kan Du välja flera avdelningar, målgrupper, statusar mm. Observera att nedanstående exempel kan variera beroende på vilken av rapporterna man väljer. Några vanliga exempel på vilka urval som kan göras följer nedan: Avdelning här kan anges vilken eller vilka avdelningar rapporten avser. Kontor här kan anges vilket kontor rapporten avser. Arrangemangstyp här kan anges vilket eller vilka arrangemangstyper rapporten avser. Verksamhetsform här kan anges vilken eller vilka verksamhetsformer rapporten avser. ArrStatus här kan anges vilken eller vilka statusar rapporten avser. Målgrupp här kan anges vilken målgrupp rapporten avser. Distrikt här kan anges vilken avdelning rapporten avser. Verksamhetsår här kan anges från vilket verksamhetsår rapporten ska tas. Arransvarig här kan anges vilken arrangemangsansvarig rapporten avser. Material här kan anges vilket material rapporten avser. Ämne här kan anges vilket ämne rapporten avser. Samverkanspart här kan anges vilken samverkanspart rapporten avser. Samverkansgrupp har kan anges vilken samverkansgrupp rapporten avser. Kommun här kan anges vilken kommun rapporten avser. Ålderskategori här kan anges vilken ålderskategori rapporten avser. Kulturform här kan anges vilken kulturform rapporten avser. Handledning till Gustav Verksamhet 209

210 ArrNummer här kan anges vilket/ vilka arrangemang rapporten avser. Postnummer har kan anges vilket postnummer rapporten avser. Personnummer här kan anges ett personnummer som arrangemanget avser. Efternamn här kan anges ett efternamn. PersonID här kan personid (key från sök person-listvy) anges. Startdatum här kan anges från- och till datum. Slutdatum här kan anges från- och till datum. Slutrapporteringsdatum här kan anges från- och till datum. Aktiv person här kan markeras om rapporten skall avse endast aktiva personer eller ej. Visningsfält för rapporten Arrangemang finns denna kolumn som talar om vad den valbara kolumnen i rapporten ska visa. Flik Gruppering Här kan anges specifika utseendemässiga uppgifter för rapport/etiketter samt vilken skrivare vissa utskrifter ska gå via. Man kan t ex gruppera rapporten på Frikod och välja att endast relevant data ska visas. Det innebär att bara arrangemang med registrerad frikod kommer med i rapporten. Om inget anges väljs standarduppgifter. Rapportrubrik här anges rapportrubrik. Gruppering här kan anges hur Du vill sortera/gruppera Din rapport. Gruppering på ämne/samverkanspart När Du väljer att gruppera på ämne eller samverkanspart så visar Gustav en trädstruktur där nivå på grupperingen ska väljas. I exemplet ovan kommer alla arrangemang under "Ämnesområde" att grupperas tillsammans. Handledning till Gustav Verksamhet 210

211 Avancerade urval Allteftersom Du väljer olika selekteringsvillkor på första fliken genereras en SQLfrågesats som sedan kan redigeras under denna flik. Flik Hjälp/Information Under denna flik hittar Du hjälp och tips för den valda rapporten. Handledning till Gustav Verksamhet 211

212 Flik Inställningar Skrivare här kan anges vilken av de installerade skrivarna Gustav ska använda för utskrifter som är relaterade till Crystal Reports olika rapporter. Marginaler här anges vilka marginaler som Gustav ska använda till den valda skrivaren. Rapportbibliotek här anges sökvägen till rapportbiblioteket. Flika Sparade urval Här kan kombinationer av urval och grupperingar sparas för senare användning. Handledning till Gustav Verksamhet 212

213 De urval man gjort skrivs också ut på sista sidan i rapporten. Handledning till Gustav Verksamhet 213

214 Tillgängliga Rapporter i Gustav 12.5 Följande rapporter och etiketter finns vid manualskrivandet, men detta förändras ständigt. För att få de senaste av Gustavs rapporter kontakta Gustavsupporten på Ditt studieförbund. Analysrapporter För att få fram underlag för kvalitetshöjande åtgärder, identifiera tänkbara felaktigheter, avvikelser från förbundsspecifika instruktioner, risker i verksamheten mm kan dessa rapporter användas enligt beskrivningen nedan. Klicka på Verksamhet Rapporter Analys När Du klickar på Förhandsgranska i någon av dessa rapporter får Du själv ange parametern X som i det här fallet betyder minsta antalet arrangemang som deltagaren är registrerad på. ArrDeltagare visar de personer som deltar i mer än X antal arrangemang. Rapporten visar deltagarens namn samt de arrangemang som deltagaren är anmäld på. I arrangemangsinformationen ingår arrnummer, beskrivning, Handledning till Gustav Verksamhet 214

215 verksamhetsform, start- och slutdatum, start- och sluttid, vilka veckodagar som är markerade på arrangemanget, arrstatus samt hur många timmar (prognos) som arrangemanget har. FåDeltagare - Visar arrangemang med färre än 4 anmälda deltagare där deltagarna har felaktiga personnummer, dvs arrangemang som riskerar att spräckta pga för få deltagare. Ledare_ArrTimmar visar ledare som har mer än X antal arrtimmar. Rapporten visar ledarens namn samt de arrangemang som ledaren är registrerad på. I arrangemangsinformationen ingår arrnummer, beskrivning, verksamhetsform, start- och slutdatum, start- och sluttid, vilka veckodagar som är markerade på arrangemanget, arrstatus samt hur många timmar (prognos) som arrangemanget har. Ledare_LedareTimmar visar ledare som har mer än X antal ledartimmar. Rapporten visar samma som ovanstående med skillnaden att den visar ledarens timmar och ej arrangemangets. Samv_ArrTimmar visar samverkansparter med mer än X antal timmar. Rapporten visar samverkanspartens namn samt de arrangemang som samverkansparten är registrerad på. I arrangemangsinformationen ingår arrnummer, beskrivning, verksamhetsform, start- och slutdatum, start- och sluttid, vilka veckodagar som är markerade på arrangemanget, arrstatus samt hur många timmar (prognos) som arrangemanget har. Handledning till Gustav Verksamhet 215

216 Schema_Deltagare visar deltagare med mer än X arrangemang. Rapporten visar deltagarens namn, datum och veckodag, start- och sluttid samt arrangemangsnummer, beskrivning, lokal, sal, vform och arrstatus grupperad på datumen för de sammankomster som finns på arrangemangens schemaflik. Schema_Ledare som ovan men för ledare. OBS! Om avdelningen inte använder sig av lokalbokningsfunktionen fullt ut (och redigerar sammankomsterna på schemafliken manuellt då det behövs) är arrangemangens schemaflik endast ett förslag. Det innebär att de rapporter som bygger på schemafliken och de rapporter som visar veckodagar ej alltid tillförlitliga. Det är alltid på närvarolistan som Du hittar den verkliga noteringen om att en deltagare eller ledare varit närvarande eller ej. Analysrapporterna ger en fingervisning om vilka närvarolistor och annat material Du sedan eventuellt kan detaljstudera. Arrangemangsrapporter ArrInfo denna rapport visar arrangemang med arrangemangsnummer, beskrivning, startdatum, ev slutrapportdatum, antal timmar, antal deltagare samt en kolumn som presenterar det som beskrivs i rapportnamnet. Rapporterna visar prognos. ArrNollArv Visar skillnaden mellan arvoderad och 0-arvoderad verksamhet med antal arrangemang, antal timmar och antal deltagare (prognossiffror). Ej Slutrapp Ej slutrapporterade arrangemangs tillsammans med ledarens namn och telefonnummer. Förstärkningsbidraget visar arrangemang med registrerade funktionshindrade och invandrare för förstärkningsbidraget. Kultur Visar antalet kulturarrangemang grupperat per Kulturform. Landsting Rapporten visar kurs- och deltagardagar och tar sin information antingen från arrangemang med gruppanmälan eller arrangemang med vanliga anmälningar. Det är ett val Du gör efter det att Du klickat på Sktiv ut eller Förhandsgranska. Rapporten kan alltså inte visa båda varianterna utan Du måste välja en av dem. NollArv Visar arrangemang där ledarna inte har något arvode (0- arvoderade arr) TIPS! För att få ut de arrangemang som har arvode, dvs tvärt om, gå till fliken Avancerade urval och ändra = tecknet till >. ({T_Ledare.Lon} > 0.00) PlaStaSlu - Arrangemang med plan tim (arrstatus=möjligt, planerat, startklart), startade tim (arrstatus=startat, avslutat) och slutrapporterade tim (arrstatus=slutrapporterat, justerad slutrapport, skickat till FBR). PlatserKvar Visar arrangemang som ej är fullbokade, dvs där anmälda deltagare är färre än det som angivits som max deltagare på arrangemanget. Handledning till Gustav Verksamhet 216

217 Verksamhet Visar antal arrangemang, deltagare, timmar per arrangemangstyp och verksamhetsform. WebbInfo Visar webbinformationen från arrangemang som webbpublicerats. ÖverfördaArr Visar arrangemang som överförts från föregående år. Deltagarrapporter Anmälningar Visar statistik för anmälningar. Reserver Visar reserver på respektive arrangemang. SamvDeltArrflik Redovisar de personer som deltagit i arrangemang där arret har koppling till en viss samverkanspart. SamvDeltDeltflik Som ovan, men där deltagaren har koppling till en viss samverkanspart. Åldersfördelning - visar åldersstatistik i intervaller för deltagare med gjorda urval. Statistiken utgår från deltagare (inte unika personer). Ålderskontroll Rapporten visar vilka deltagare som registrerats som Godkända. Ange arrangemangstyp, verksamhetsform, verksamhetsår och ev. arrstatus. Klicka förhandsgranska och du få ange max ålder. Rapporten fungerar ej om det finns felaktiga personnummer i databasen. Ekonomi- och Bokföringsrapporter Kontosammandrag - Detaljerade transaktioner per registreringsdag. Rapporten är sorterad efter konto och objekt. Kontosammandrag_sum - Som Kontosammandrag, men visar endast summor. TranslistaFakt Visar alla transaktioner som rör fakturor. TranslistaInbet Visar alla inbetalningar inom ett visst intervall. VerifikatLista Visar verifikat per datum (gäller endast de avdelningar som använder ekonomiexporten). Handledning till Gustav Verksamhet 217

218 Ekonomi- och Lönerapporter ArrUtanordning - Visar alla utanordningar per arrangemang och ledare. ArrNr, Beskrivning, Ledarens namn och personnummer, planerade/genomförda timmar, utanordnade timmar, diff. timmar, varje utanordningsrad med benämning, löneartskod, kontonummer, summa. Visar även om utanordningen är utskriven eller ej. EjFörberedda - Visar alla arrangemang där det finns ledare/artister utan förberedd utanordning. EjUtanordnade Visar alla förberedda men ännu ej utanordnade löner. PersUtanordning - Visar alla utanordningar per ledare och arrangemang. Ekonomi Övriga rapporter När det gäller kalkylrapporter kan Du inför körning välja kalkyltyp Prognos eller Förkalkyl samt verksamhetsår förutom om rapporten ska vara detaljerad eller summerad. ArrKalkyl- Visar arrangemangets kalkyler. ArrUtanKalkyl Visar arrangemang som saknar kalkyl. E-brevLogg visar logg över fakturor och kallelser utskrivna till fil Inkassostatus visar vilka fakturor som finns under resp. inkassostatus. Kostnadsersättning visar alla kostnadsersättningar. KostnadsersättningArr - visar alla kostnadsersättningar grupperat per arrangmang. PeriodiseringArrfakturor rapporten används till att visa fakturor som skrivits ut på fel år. Använd fakturadatum i kombination med arrangemangens verksamhetsår som urval. PeriodiseringFrifakturor som ovan men för fakturor utan koppling till arrangemang. RabattStatistik - Visar olika rabatter som lämnats på arrangemang. SamvKalkyl - Visar samverkanspartens kalkyler. Ledare-Artister rapporter Födelsedagar - Listar cirkelledare som fyller år vald månad. Handledning till Gustav Verksamhet 218

219 JämnaFödelsedagar - Listar cirkelledare som fyller jämna år innevarande år. (10, 20, 30 osv). LedareUtanArr Visar vilka ledare som är lediga, dvs inte har några registrerade arrangemang. LedarInfo Ledare med personuppgifter samt arrangemangsuppgifter. MånadsTimRapport Rapporten används för tim redovisning per månad. ObjAnstLedare - Visar alla objekts anställda ledare med lön, antingen under 270 timmar eller mellan 270 och 480 timmar eller de över 480 timmar. TillsvAnstLedare visar alla ledare som arbetat som tillsvidareanställda. Validering_StegG listar alla ledare som varit aktiva valt verksamhetsår, summerar de timmar de haft totalt under alla år och visar summan då den överstiger 100 timmar (enligt validering för Steg G) Övriga Rapporter Lokaler LokalSchema Visar alla bokningar grupperat på lokal och bokningsdatum. SalSchema Visar alla bokningar grupperat på lokal, sal och bokningsdatum. Personrapporter IngenTräffSpar listar alla personer som kommit tillbaka från InfoTorg med koden bom. Dvs de personer som inte hittades hos InfoTorg vid personnummersättning. Intressen - Visar personer som registrerats med ett viss intresse grupperad per ämne. PersÖver100år - listar personer som är över 100 år. Spärrade - Lista på spärrade personer samt orsak till spärr. Samverkanspartsrapporter KontaktPersoner Visar kontaktpersoner per samverkanspart. SamvKontaktLista listar kontaktpersoner och dess samverkanspart. SamvKort - Utskrift av samverkanspartens/parternas kort. SamvLista listar alla samverkansparter. Special Etiketter ArvoderadeLedar3x8 Etiketter till arvoderade ledare. EjSlutLedar3x8 - Etiketter till ledare för ej slutrapporterade arrangemang. EjSlutSamv3x8 - Etiketter till samverkansparter för ej slutrapporterade arrangemang. SamvPers3x8 - Etiketter till kontaktperson på samverkanspart med personens adress. SamvPersAdress3x8 - Etiketter till kontaktperson på samverkanspart med samverkanspartens adress. STIM_SAMI SAMI rapport som används av/skickas till FBF som underlag till SAMIförhandling. Handledning till Gustav Verksamhet 219

220 Följande rapporter kan tas ut för STIM-redovisning. Gäller f o m Observera att Du får manuellt fylla i Typ av tillställning om du valt Annat på arrangemanget. STIMsid1 STIMsid2 på denna rapport undertecknas rapporterna. Övrigt SMS - listar utskickade SMS. Webbsvar skriver ut webbsvaren som kommit in, grupperat på arrangemang. Handledning till Gustav Verksamhet 220

221 Verktyg Översikt Detta menyval innehåller olika funktioner kopplade till arrangemang och person samt allmänna inställningar i Gustav. Några av dom syns endast då t.ex. personbilden eller Sök person är öppet. Dessa funktioner är: Slutkontroll Stuvkontroll och PersNrkontroll Lås arrangemang Anmäl deltagare Kontrollera arrstatus Slutrapportera Spräcka arrangemang Byta arrtyp/vform Byta avdelning/kontor Skicka SMS Tilldela uppgift Inställningar Slutkontroll - Stuvkontroll För att avdelningarna själva ska kunna kontrollera, och även rätta, de arrangemang som ev. är felaktiga innan Stuv-körningen finns funktionen Stuvkontroll. Du når den via menyn Verktyg. 1. Ange avdelning och verksamhetsår. 2. Klicka Starta. 3. Gustav meddelar hur många arrangemang som är OK och hur många felaktiga som måste åtgärdas. Klicka på OK och sedan Visa Fellista för att få reda på vilka arrangemang som måste åtgärdas. Handledning till Gustav Verktyg 221

222 Listan som visas kan sedan skrivas ut på skrivaren eller exporteras till Excel. Handledning till Gustav Verktyg 222

223 Slutkontroll PersNrkontroll På samma sätt som kontrollen av verksamheten kan avdelningarna kontrollera hur många procents felmarginal man har när det gäller regsitrerade personnuner på godkända deltagare. Du når funktionen via menyn Verktyg. 1. Ange avdelning och verksamhetsår. 2. Klicka Starta. 3. Gustav grupperar resultatet per arrangemangsansvarig och anger hur många felaktiga personnummer man har. Listan som visas kan sedan skrivas ut på skrivaren eller exporteras till Excel. Handledning till Gustav Verktyg 223

224 Lås arrangemang Då sista stuvkörningen är gjord kan Gustav låsa alla arrangemang så att de ej är redigerbara. Detta för att statistiken i Gustav ska stämma överens med det som skickats till FBR. Lås upp arrangemang För att manuellt låsa (eller låsa upp) ett år eller ett enstaka arrangemang gör Du som följer: 1. Öppna Verktyg Lås arrangemang. 2. Ange att Du vill Låsa, vilket verksamhetsår eller vilket arrangemang samt vilken avdelning som avses. 3. Klicka OK. 4. För att Låsa upp gör Du på samma sätt som ovan men markerar istället att Låsa upp. Handledning till Gustav Verktyg 224

225 Anmäl deltagare För att på ett snabbt och smidigt sätt kunna anmäla en person till ett arrangemang finns funktionen Anmäl deltagare. Här väljer Du om Du vill starta med att söka arrangemang eller person och sedan kommer Du vidare via en guide. 1. Starta guiden via menyn Verktyg Anmäl deltagare. 2. Skriv in namnet på personen som ska anmälas och klicka på Nästa>. 3. Om personen inte finns registrerad tidigare får Du valet att lägga upp en ny. Handledning till Gustav Verktyg 225

226 4. Registrera nytt eller komplettera den person som systemet hittat. 5. Sök arrangemang via arrangemangsnummer, ämne eller hela eller delar av arrangemangets namn. Du kan välja att söka Även startade samt att söka Endast arrangemang med lediga platser. Handledning till Gustav Verktyg 226

227 6. Välj arrangemang genom att bocka i rutan längst till vänster eller gör en ny sökning geom att gå tillbaka via <Bakåt -knappen. 7. Ange ev. rabatt, delbetalning eller annan betalare och klicka på Slutför för att avsluta anmälan. Handledning till Gustav Verktyg 227

228 Kontrollera arrstatus Ett arrangemangs status höjs normalt när det sparas. Om du är osäker på varför detta inte händer kan du alltid klicka på statusknappen i verktygsraden och kan då få veta vad som saknas till nästa statushöjning. Se exempel nedan. Handledning till Gustav Verktyg 228

229 Slutrapportera Här kan Du snabbt söka fram det arrangemangsnummer som Du vill slutrapportera och bara få upp de mest vanliga och nödvändiga uppgifterna för att kunna slutrapportera. Behöver Du ändra eller kontrollera några uppgifter som inte visas i detta fönster så får Du öppna arrangemanget på "vanligt sätt". Det går naturligtvis även i fortsättningen att slutrapportera arrangemang genom att öppna arrangemanget från Sök Arrangemang och fylla i uppgifterna där. Snabbslutrapportering av arrangemang 1. Öppna Slutrapportera underverktyg i menyraden. 2. Ange det arrangemangsnummer och avdelning för arrangemanget som ska slutrapporteras och tryck Enter. Om arrangemanget ej nått status startat kommer Du ej åt det via denna funktion. 3. Kontrollera att godkända deltagare och ledare är korrekt markerade, lägg till eller ta bort ev. nytillkomna deltagare och byt flik till Slutrapportera. Handledning till Gustav Verktyg 229

230 4. Kontrollera att uppgifterna stämmer, ange slutdatum, gör eventuella justeringar om antal sammankomster och studietimmar. När allt är som det ska, tryck OK. 5. Ska flera arrangemang slutrapporteras upprepas bara punkt Skulle Du av någon anledning behöva redigera någon/några av de uppgifter Du inte når via denna bild finns möjligheten att öppna arrangemanget via länken Öppna arrangemanget som finns i nedre vänstra hörnet i bilden. Därifrån kan sedan arrangemanget korrigeras och slutrapporteras som vanligt. Handledning till Gustav Verktyg 230

231 Spräcka arrangemang Om Du av någon anledning inte kan eller vill slutrapportera ett arrangemang finns möjlighet att Spräcka arrangemanget. Arrangemanget finns då kvar i databasen men kommer inte med vid statistik- och rapportuttag och inte heller vid Stuv-körningen. Det kan vara bra i de fall Du planerat en viss verksamhet som sedan inte blev av och arrangemanget inte går att plocka bort. På så vis kan Du se vad Du faktiskt hade planerat. Spräcka arrangemang 1. Sök fram arrangemanget via Sök Arrangemang och öppna det. 2. Välj Verktyg Spräcka arrangemang i menyn. 3. Svara Ja på kontrollfrågan. OBS! Om det finns fakturor på det arrangemang som Du håller på att spräcka kommer Du att få en kontrollfråga om Du vill kreditera dessa. 4. Spara arrangemanget. Ångra spräcka arrangemang Då Du spräckt ett arrangemang av misstag eller av någon annan orsak vill ångra att Du spräckt ett arrangemang finns denna funktion. Gör då enligt följande: 1. Sök fram arrangemanget via Sök Arrangemang och öppna det. 2. Välj Verktyg Ångra spräcka arrangemang i menyn. 3. Svara Ja på kontrollfrågan. 4. Spara arrangemanget. Handledning till Gustav Verktyg 231

232 Byta arrtyp/vform Denna funktion kan användas för att byta arrangemangstyp och/eller verksamhetsform för ett öppet arrangemang. Det går inte att byta arrtyp/verksamhetsform på ett arrangemang med status slutrapporterad eller högre utan att ångra slutrapporteringen först. Slutrapporteringen ångras genom borttag av slutdatum. OBS! Det är viktigt att se till att markören befinner sig någonstans i arrangemanget för att valet ska finnas i menyn Verktyg Byta arrtyp/vform. 1. Öppna arrangemanget via t ex Arkiv Öppna arr/faktura i menyn. 2. Sätt markören någonstans i arrangemangsbilden och välj sedan Verktyg Byta arrtyp/vform i menyn. Byta avdelning/kontor 3. Ändra arrtypen/verksamhetsformen och klicka OK. 4. Spara arrangemanget. Denna funktion kan användas för att byta avdelning och/eller kontor för ett öppet arrangemang. Det går inte att byta avdelnnig på ett arrangemang där det finns fakturaunderlag/fakturor. OBS! Det är viktigt att se till att markören befinner sig någonstans i arrangemanget för att valet ska finnas i menyn Verktyg Byta avdelning/kontor. 1. Öppna arrangemanget via t ex Arkiv Öppna arr/faktura i menyn. 2. Sätt markören någonstans i arrangemangsbilden och välj sedan Verktyg Byta avdelning/kontor i menyn. 3. Ändra avdelningen/kontoret och klicka OK. Handledning till Gustav Verktyg 232

233 4. Spara arrangemanget. Skicka SMS Då listresultatet från Sök person är öppet hittar även Du valet Skicka SMS i verktygsmenyn och även i kontextmenyn i listan. För att kunna skicka SMS via Gustav måste studieförbundet/avdelningen ha avtal med någon av de SMS-leverantörer som är definierade i Gustav. Se vidare information under Avdelningsuppgifter på sidan 35. Så här gör Du för att skicka SMS: 1. Sök reda på den person/de personer Du ska skicka meddelandet till via Sök Person. 2. Välj att Skicka SMS via Verktygsmenyn. 3. Skriv in Ditt meddelande (max 180 tecken) och välj om Du vill skicka meddelandet direkt eller senare. OBS! Detta val är endast tillgängligt då Pixie är leverantör. Om Du väljer att Skicka senare får Du ange när meddelandet ska skickas. Denna funktion ligger dock hos SMS-leverantören vilket innebär att så fort Du klickat på OK kan detta inte ångras i Gustav. Meddelandet skickas till leverantören och ligger där och väntar till det är dags att skicka. 4. Klicka OK för att bekräfta och skicka. 5. Handledning till Gustav Verktyg 233

234 Sök dubbletter Funktionen Sök dubbletter finns i menyvalet Verktyg bara när man har öppnat en personpost (personuppläggsbilden). Sök reda på personen Du vill slå ihop och öppna personbilden. 1. Välj Sök dubbletter i menyn Verktyg. 2. Gustav söker nu igenom hela databasen utifrån de förutsättningar som är specificerade under Dubblettinställningarna i GustavAdmin. Sökningen kan ta olika lång tid beroende av hur många personer som finns registrerade i databasen. När sökningen är klar föreslår Gustav olika beroende på utsökningsresultatet. 3. Om Du får fler än en träff så visas en lista med träffarna i högerkanten. Har Du endast en träff, finns ingen lista. Här kan Du nu välja vilken person som ska sparas samt vilka uppgifter som ska gälla från respektive person genom att klicka i de små rutorna framför personuppgifterna. De antal arrangemang, fakturor och utanordningar som finns till personerna kommer att föras över till den person Du väljer att spara. När Du gjort Dina val kan Du kontrollera den nya personen genom att klicka på Kontrollera. Handledning till Gustav Verktyg 234

235 Om Du har en dubblett Du vet finns, men som inte hittades av Gustav i sökningen kan Du manuellt söka efter den personen via Sök dubbletter. 4. När Du är klar klickar Du på Spara och stäng. Tilldela uppgift Se vidare i avsnittet Tilldela uppgift/ Ny uppgift på sidan 21. Inställningar Se vidare i avsnittet Inställningar på sidan 31. Handledning till Gustav Verktyg 235

236 Utskriftsfunktioner Utskrifter Arrangemang Utskrift av arrangemangsblanketter kan göras via Arkiv Utskrift (då ett arrangemang är öppet) eller via högerklick i ett listresultat. Som i de flesta andra program som följer Windowsstandard så kan utskriften även förhandsgranskas på skärmen inför utskrift. Följande utskriftsmöjligheter finns kopplade till arrangemang: Närvaro härifrån kan olika typer av närvarolistor skrivas ut. Arrangemangsmall härifrån kan mallar "typade" som Arrangemang skrivas ut. Dessa mallar har en direkt koppling till ett helt arrangemang. Deltagarmall härifrån kan mallar "typade" som arr-deltagare skrivas ut. Dessa har en direkt koppling till enskild deltagare i arrangemang t ex Intyg. Ledarmall härifrån kan mallar typade som arr-ledare skrivas ut. Dessa har en direkt koppling till enskild ledare i arrangemanget t ex Kulturräkning. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 236

237 Skriva ut närvarolista Närvarolista kan skrivas ut på flera sätt. Dels kan listor skrivas ut för flera arrangemang samtidigt genom att göra det via Sök Arrangemang och dels för ett i taget genom att göra det med arrangemanget öppet. Resultatet och valmöjligheterna är de samma oavsett vilken väg som väljs. Begärs utskrift av närvarolista för kulturarrangemang så kommer blanketten tillhörande kulturarrangemang (kulturbekräftelse) att skrivas ut För utskrift av närvarolista till ett eller flera arrangemang via Sök görs följande: 1. Sök reda på aktuellt/a arrangemang i Sök Arrangemang. 2. Markera arrangemanget/n. 3. Välj utskrift av närvarolista via kontextmenyn Skriv ut ArrBlanketter. 4. Välj typ av mall Närvaro och välj vilken närvarolista som ska användas i comboboxen till höger. Klicka OK. 5. Välj vilken skrivare och fack som ska användas samt antal kopior och klicka "OK". För att skriva ut närvarolista för ett öppet arrangemang gör Du som följer: Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 237

238 1. Öppna arrangemanget via Arkiv Öppna arr/faktura. 2. Välj Arkiv Skriv ut i menyraden eller klicka på Skrivar-knappen i verktygsraden. 3. Välj typ av mall Närvaro och klicka OK. 4. Välj ev. vilken skrivare och fack som ska användas samt antal kopior. 5. Klicka OK. Skriva ut arrangemangsmall Utskrift av textmallar kopplade till arrangemang kan göras på två olika sätt i Gustav. Antingen direkt inifrån arrangemanget, eller från Sök Arrangemang, där utskrift kan begäras för flera arrangemang i taget. Nedan följer ett exempel på utskrift av arrangemangsmall Kursdeltagarlista: 1. Sök fram det aktuella arrangemanget i Sök Arrangemang. 2. Markera arrangemanget och högerklicka. 3. Välj Skriv ut ArrBlanketter. 4. Välj typ av mall Arrangemangsmall och välj vilken mall som ska användas i comboboxen till höger. Klicka OK. 5. Välj vilken skrivare och fack som ska användas samt antal kopior. 6. Klicka OK. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 238

239 Skriva ut ledarmall Utskrift av textmallar kopplade till ledare kan också göras på två olika sätt i Gustav. Antingen direkt inifrån arrangemanget där de ledare som berörs markeras, eller från Sök Arrangemang, där utskrift kan begäras för flera arrangemang i taget. Nedan följer ett exempel på utskrift av deltagarmall Kulturräkning_Kontrakt. 1. Sök fram det aktuella arrangemanget i Sök Arrangemang. 2. Öppna arrangemanget och gå till ledarfliken. 3. Markera den ledare som ska ha utskriften. 4. Högerklicka och välj Skriv ut - ArrBlanketter. 5. Välj typ av mall Ledarmall och välj vilken mall som ska användas i comboboxen till höger. Klicka OK. 6. Välj vilken skrivare och fack som ska användas samt antal kopior. 7. Klicka OK. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 239

240 Skriva ut deltagarmall Utskrift av textmallar kopplade till deltagare kan också göras på två olika sätt i Gustav. Antingen direkt inifrån arrangemanget där de deltagare som berörs markeras, eller från Sök Arrangemang, där utskrift kan begäras för flera arrangemang i taget. Nedan följer ett exempel på utskrift av deltagarmall Intyg: 1. Sök fram det aktuella arrangemanget i Sök Arrangemang. 2. Öppna arrangemanget och gå till deltagarfliken. 3. Markera de deltagare som ska ha utskriften. 4. Högerklicka och välj Skriv ut - ArrBlanketter. 5. Välj typ av mall Deltagarmall och välj vilken mall som ska användas i comboboxen till höger. Klicka OK. 6. Välj vilken skrivare och fack som ska användas samt antal kopior. 7. Klicka OK. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 240

241 Utskrift Ekonomi Utskrift av fakturor kan göras via Arkiv Utskrift (då en faktura är öppen på skärmen) eller via högerklick i ett listresultat. Utskrift av fakturor 1. Sök reda på ej utskrivna fakturaunderlag via Sök - Faktura/fakturaunderlag. 2. Markera de underlag som ska skrivas ut. 3. Högerklicka och välj Skriv ut Skriv ut faktura. 4. Välj vilken skrivare och fack som ska användas. 5. Klicka Ok. Utskrift av påminnelser Gustav stödjer att Du ska kunna skicka påminnelser på de fakturor som förfallit till betalning. Det görs via Sök Faktura/Fakturaunderlag där Du söker fram dessa fakturor för att sedan begära utskrift av påminnelser. Gustav skriver då ut en kopia av fakturan men med en annan textmall (Påminnelsemallen) än fakturan skrevs ut på från början. Detta innebär att det inte går att lägga på några avgifter på den ursprungliga fakturan för själva påminnelsehanteringen. Gustav hanterar inte påminnelseavgifter. Se vidare i avsnitten Påminnelsehanteringen på sidan 159 och Ny Påminnelse på sidan 162. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 241

242 Utskrift Övrigt Utskrift av persondata personkort När personbilden är öppen kan Du på ett enkelt sätt skriva ut de registrerade uppgifterna om den personen. Gör så här: 1. Sök reda på personen via Sök person. 2. Öppna personen genom att dubbelklicka i listan. 3. Klicka på Förhandsgranska-knappen i verktygsraden. 4. Här får Du nu välja om Du vill få med ledardata (lön, anställningsdatum mm) och arrangemangsdata eller om utskriften endast avser persondata. Vid val att skriva ut även arrangemangsdata får Du även välja verksamhetsår för dessa arrangemang. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 242

243 5. Kontrollera och klicka sedan på Skriv ut-knappen i verktygsraden i Adobe Reader för att skriva ut person-/ledarkortet. Utskrift av etiketter Kontextmenyn i Sök-Person, Sök Samverkanspart och Sök Artistgrupp innehåller funktionen Skriv ut Etiketter. För att skriva ut etiketter gör Du först det urval som är aktuellt, klicka sedan på Sök knappen. Resultatet visas i listan. Sortera ev. i t ex bokstavsordning och skriv sedan ut etiketterna. Eftersom sökfunktionen är gjord så att endast unika poster visas, finns ingen risk för dubbletter (om inte en person finns upplagd mer än en gång). I följande exempel skrivs etiketter ut till alla deltagare, som deltagit inom ämnesgruppen "Data" verksamhetsåret Gå till Fik Arrangemang under Sök-Person i menyraden. 2. Markera Deltagare välj avdelning och verksamhetsår. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 243

244 3. Välj ämnesnivå genom att klicka på Sök länken för Ämne, byta till trädvyn och markera den nivå i trädet som är aktuell. 4. Klicka på OK 5. Klicka på Sök. 6. Högerklicka i listresultatet och välj Skriv ut Etiketter. 7. Välj vilken mall som ska användas och markera att Alla ska skrivas ut på etiketter. Vid utskrift till samverkanspart har Du även möjlighet att markera om etiketten skall skriva ut samverkanspartens besöks- eller fakturaadress. Du kan även markera enskilda personer och då markera att "Endast markerade" ska skrivas ut på etikett. 8. Klicka OK. Här kan Du även välja att "Förhandsgranska" etiketterna om Du vill. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 244

245 9. Du har också i skrivardialogen möjlighet att bestämma var Gustav ska börja skriva på etikettarket. 10. Markera aktuell etikett och klicka OK. Utskrift av listresultat 1. Alla listresultat kan skrivas ut via ett högerklick i respektive lista. 2. Ta fram det listresultat Du vill skriva ut. 3. Högerklicka i listan och välj Skriv ut Listresultat. 4. Ange ev rubrik och sidfot och klicka OK. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 245

246 5. Gustav förhandsgranskar alltid listresultatet. För att skriva ut det så klickar Du på skrivarknappen i verktygsraden. Utskrift av Bokningsbekräftelse 1. Då en fribokning gjorts finns möjlighet att skriva ut en bokningsbekräftelse till kunden/kunden. 2. Öppna lokalen via t ex Sök lokal. 3. Gå till fliken bokningar och sök reda på aktuell bokning. 4. Högerklicka och välj Skriv ut Bokningsbekräftelse. Om bokningen är en "återkommande bokning" kommer alla bokningar inom denna "återkommande bokning" att visas i listan i bekräftelsen. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 246

247 Skrivarinställningar Det går att på förhand bestämma vilken skrivare och fack som ska skriva ut närvarolistor och de andra mallarna som använder List & Label. Det går till och med att styra olika L & L-mallar till olika skrivare och/eller fack genom att spara olika standardskrivare för dem. Inställning av skrivare för Rapporter Marginalinställningar för olika skrivare för utskrift av Rapporter i Gustav kan ställas in under menyn Verksamhet Rapporter - Inställningar. Där kan Du ange vänster och toppmarginal för olika skrivare samt välja standardskrivare. Val och inställningar av skrivare för rapporter och etiketter kan göras individuellt för varje rapport (annars används den skrivare som är satt som standard i Windows). Detta görs enligt följande: 1. Öppna Rapporter under Verksamhet. 2. Välj önskad rapport och byt till fliken Inställningar. 3. Välj önskad skrivare för rapporten under Skrivare. 4. Ange önskade marginaler för rapporten under Marginaler. 5. Gå vidare till nästa rapport som ska ställas in eller stäng Rapporter. Inställning av skrivare för List & Label mallar Val av vilken skrivare och fack som ska handha utskriften av en L & L-mall kan Du styra i samband med utskriften. L & L föreslår den skrivare som angetts i Gustav som standardskrivare (under Arkiv Skrivarinställningar). Om Du går in och byter skrivare i utskriftsdialogen så kommer Din inställning att sparas för just den mallen Du skrev ut. 1. Välj vad som ska skrivas ut i detta exempel närvarolistan. En ny dialogruta visas. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 247

248 2. Här kan Du nu välja vilken skrivare Du vill att närvarolistan ska skrivas ut på samt genom att klicka på Egenskaper/Properties specificera vilket fack mm. 3. Klicka sedan OK. Ställa in marginaler i etikettmallarna De etikettmallar som levereras med Gustav är av storleken 3x8, vilket kan justeras efter behov. Detta görs av i grundregistret, men kräver att användaren har rättigheter. 1. Öppna Upplägg Grundregister och därefter Övriga register, Textmallar. 2. Välj etikettmallen och klicka på Editera-knappen. 3. När List & Label editor har öppnats välj meny Projekt och klicka på Sidformat. 4. Här kan du ställa marginaler dels för papperet (förskjutning från övre och vänstra sidan av etikettpapperet) och dels för själva texten på etiketten. Det görs genom att markera textrutan och sedan flytta den med musen eller piltangenter. 5. Gör de ändringar som är aktuella och klicka OK. Du kan göra provutskrift i arkivmenyn för att se resultatet. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 248

249 List & Label editorn består av flera fönster. Design-, Skikt-, Variabel och Förhandsgranskningsfönstret. Se till att Pupup skikt-fönstret syns. För att ställa in marginaler måste Du se till att de skikt som är berörda av inställningen är i "visningsläge". Det görs enklast genom att dubbelklicka på skiktrubriken, de skikt som är i "visningsläge" är markerade med en grön bock. 6. Öppna en mall genom att markera den och klicka på Editera. 7. Välj Projekt-Sidformat i menyraden. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 249

250 8. Klicka Välj. 9. Välj den skrivare som mallen ska skrivas ut på och klicka OK i båda dialogrutorna. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 250

251 10. Klicka med musen och dra markören så att Du ritar en ruta kring all text i mallen. Denna ruta kan sedan flyttas med hjälp av piltangenterna eller musen. (10 pilnedtryckningar flyttar grupperingen 1 mm åt pilens håll). Flytta "rutan" till önskad position och spara. Handledning till Gustav Utskriftsfunktioner 251

252 Elektroniska Närvarolistan Skapa E-konto Elektroniska närvarolistor kan frgöra tid för en bättre kontakt med ledaren. Genom en effektiv och rationell utveckling ska Studieförbunden nu kunna frigöra resurser för bättre kvalitet i stödet till cirklarna med hjälp av Elektroniska Närvarolistan, en applikation där ledarna har sin egen inloggning och sköter hela närvaroregistreringen via sin webbläsare i datorn (Internet Explorer, Firefox, Safari m.fl.) eller via sin mobiltelefon. 1. Öppna den person/ledare som önskar få ett E-konto via Sök person. 2. Se till att personen har ett personnummer, en e-postadress, är arkerad som ledare samt ett telefonnummer markerat med asterisk. 3. Gå till fliken för Webbinloggning. 4. Klicka på Skapa E-konto. 5. Nu skickas ett mail med automatik till ledaren med dess inloggningsuppgifter. Användarnamnet är deras personnummer och lösenordet finns noterat i mailet. Skulle ledaren tappa bort sitt lösenord kan han via webbapplikationen beställa ett nytt. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 252

253 Ta bort E-konto Om ledaren av någon anledning inte ska ha kvar sitt E-konto kan kontot tas bort, dock under förutsättning att ledaren inte har något pågående arrangemang. 1. Öppna den person/ledare som Du ska ta bort E-kontot på via Sök person. 2. Gå till Webbfliken och klicka på det röda krysset bredvid texten Ledaren har webbinloggning... Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 253

254 Skapa arrangemang med E-lista När ledare med E-listekonto kopplas till ett arrangemang blir arrangemanget med automatik ett E-listearrangemang (syns via jordglobsikon i högra hörnet av arrangemanget). Ett arrangemang som startats som ett E-listearrangemang kan inte övergå till att vara ett vanligt (pappers närvarolista) utan måste då även avslutas som ett E- lsitearrangemang. En ledare som valt att bli E-ledare, dvs fått ett E-konto, kan inte även ha vanliga arrangemang (pappers närvarolista). Publicera arrangemang för E-lista När närvarolista begärs utskriven skrivs inget papper ut på dessa arrangemang utan arrangemanget blir istället publicerat. Mail skickas med automatik till ledaren med information om att arrangemanget är klart för redigering på webben. Publicera arrangemang 1. Öppna arrangemanget via Öppna arr/faktura i menyn. 2. Klicka på Skriv ut-knappen. 3. För att hanteringen ska bli desamma för arrangemang med papperslista och arrangemang med E-lista används samma funktionalitet i Gustav. När Du väl fått upp dialogen för Skriv ut ser Du att den heter Skriv ut närvarolista/publicera arrangemang. Gustav håller själv redan på vilken typ av arrangemang du har och skriver ut närvarolista till skrivare för vanliga arrangemang och publicerar E-listan för E-listearrangemangen. 4. Klicka Ok. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 254

255 Slutrapportera arrangemang för E-lista I samma sekund som ledaren signerat arrangemanget arkiveras en kopia i en databas avsedd för arkivering och arrangemanget får status Signerat i Gustav. 1. För att slutrapportera ett signerat arrangemang söker du fram det i Gustav på vanligt sätt via arrstatus Signerat i Sök - Arrangemang eller via Startsidans arrangemangslista. 2. Öppna arrangemanget och klicka på knappen Färdigställ E-lista. 3. Granska närvaroregistreringen, avmarkera ev. ej godkända deltagare och kontrollera/korrigera de av ledaren rapporterade timmarna per sammankomst. Ledarens rapporterade timmar summeras och kopieras över till Genomförda timmar på ledarfliken men är redigerbara. De slutrapporterade timmarna per sammankomst summeras och kopieras till slutrapporterade timmar, antal sammankomster, antal godkända deltagare samt antal kvinnor likaså. När arrangemanget sedan sparas kommer frågan om det ska markeras som slutrapporterat precis som vanligt. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 255

256 Flöde E-lista på webben Elektroniska Närvarolistan fungerar i följande webbläsare: Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari och Opera. 1. Ledaren loggar in via Elektroniska närvarolistan. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 256

257 2. Ledarens aktiva (startade) arrangemang visas i en lista på startsidan. På alla sidor i Elektroniska närvarolistan har ledaren tillgång till hjälptexter som förenklar hanteringen. Det är bara att klicka knappen längst ned i bild med frågetecknet på. 3. Om ledaren uppbär timarvode kommer denne att få godkänna anställningsvillkoren när han öppnar arrangemanget första gången. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 257

258 4. När arrangemanget är öppnat visas sidan där närvaron registreras. Huvudledaren markeras med grönt i kanten och vikarierande ledae med ljusrosa. Sammankomster tilldelade en vikarierande ledare visas med ljusrosa kolumn och när den vikarierande ledaren signerat sin/ sina sammankomster markeras detta med bockar på respektive sammankomst. 5. Ledaren registrerar närvaron allt eftersom arrangmanget pågår. 6. Ledaren har möjlighet att lägga till nya deltagare men det går endast att göra om arrangemanget inte har någo avgift, i dessa fall måste avdelningen kontaktas.. 7. Om lokalen/salen är marerad för bokningshantering i Gustav kan inte lokalen ändras hur som helst från webben. Ledaren har möjlighet att ta bort en lokal från en sammankomst men kan inte skapa en ny sammankomst på samma lokal utan måste göra en notering till avdelningen istället. Detta för at undvika problem i lokalbokningssystemet. Det gäller även nya sammankomster, de går att skapa men då utan lokal/sal. 8. Ledaren kan skriva ut en deltagarlista för att använda som arbetsmaterial. OBS: Den ersätter inte närvarolistan! 9. Ledaren kan markera att deltagaren fått material och detta syn direkt i Gustav under Beställt material, längst till höger på deltagarfliken. 10. När arrangemanget avslutas och signeras har ledaren möjlighet att begära att ett nytt arrangemang ska skapas för att De vill fortsätta. Den Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 258

259 funktionen är beroende av att deltagarna markerats för återanmälan i listan. 11. Om en vikarierande ledare ska registreras har huvudledaren möjlighet att välja de deltagare på arrangemanget som har ett e-konto och knyter då vikarierande ledare till respektive sammankomst. Det är dock endast möjligt på 0-arvodesarrangemang. För arvoderade arrangemang måste avdelningen kontaktas. 12. När arrangemanget är färdigt för signering är det dags att klicka på Signera arrangemanget. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 259

260 13. Här får ledaren upp en översikt över arrangemanget med möjlighet att kontrollera att det som signeras stämmer. När allt är kontrollerat klickar ledaren på Begär kod och en kod skickas till det telefonnummer som finns registerat som sign.telefonnummer i Gustav. Markerat med en listen asterisk i Gustav samt som en noteringslapp uppe i högra hörnet på webben. 14. När ledaren mottagit koden i sin telefon är det bara att mata in den och klicka på Verifiera kod. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 260

261 15. I sista steget får ledaren möjlighet att begära en ny lista och ange nytt startdatum för det nya arrangemanget om någon av deltagarna har markeringen Återanmäl. 16. Ledaren avslutar geom att klicka på Signera. Arrangemanget försvinner från listan med pågående arrangemang och är inte lägre edigerbart för ledaren. I Gustav återfinns nu arrangemanget med status Signerat. Flöde E-lista i mobil Elektroniska närvarolistan finns även för mobil och fungerar i följande mobiltelefoner: Apple ios , Android , Windows Phone 7-7.5, Blackberry 6.0, Blackberry 7, Firebox Mobile (Beta), Opera Mobile 11.0 och Meego Ledaren loggar in via webbläsaren i sin mobil. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 261

262 2. Arrangemangen visas i listan. 3. Ledaren klickar på ett av sina arrangemang och sammankomsterna visas då i listan. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 262

263 4. Ledaren registrerar närvaro genom att klicka på avsedd sammankomst. Deltagarna visas då i listan och ledaren anger vilka som närvarat samt antal studietimmar för sammankomsten. 5. För att redigera deltagaruppgifter eller lägga till sammankomster finns val för detta längst ned i listan under sammankomsterna. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 263

264 6. Vid klick på Hantera deltagare få ledaren möjlighet att markera om deltagarna vill återanmäla sig samt om det fått material. Om man klickar på pilen till höger om deltagarens namn får man möjlighet att ändra/komplettera deltagaruppgifter. 7. När arrangemanget är genomfört så slutför ledaren geom att klicka Begär kod. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 264

265 8. Koden skickas till det telefonnummer som är registrerat som signtelefonnummer i Gustav. Ledaren matar in koden och klickar Verifiera. 9. I sista steget får ledaren Signera sitt arrangemang. I och med det är arrangemanget slutfört och inskickat till avdelningen för slutrapport. Arrangemanget återfinns i Gustav med status Signerat. Handledning till Gustav Elektroniska Närvarolistan 265

266 Arrangemang via Webb Arrangemang via Webb är ett nytt gränssnitt, där godkända ledare (internt kan det också användas av konsulenter) kan logga på och anmäla ett nytt arrangemang samt anmäla deltagare till arrangemanget. Arrangemanget registreras som ett preliminärt arrangemang i Gustav till administratören godkänt det. Primär målgrupp är studieansvariga/ledare i studieförbundens medlemsorganisationer, som efter utbildning får möjlighet att kunna anmäla verksamhet digitalt istället för t ex via word-dokument som måste knappas in manuellt i Gustav. Denna funktion ger snabbare information om ny verksamhet. Effektiviserar genom att ta bort behovet att skriva om anmälan via manuell inregistrering i Gustav. Ökar kvaliteten i inrapporteringen genom att ta bort felkällor som felskrivning och tolkningsfel. Förenklar inrapportering av verksamhet för studieförbundens samverkansparter. Skapa konto för ArrViaWebb 1. Öppna den person/ledare som önskar få ett konto för ArrviaWebb via Sök person. 2. Se till att personen har ett personnummer och en e-postadress. 3. Gå till fliken för Webbinloggning. 4. Välj roll; Samverkanspart eller Administratör. Adminstratören har även möjlighet att registrera ekonomiuppgifter på arrangemanget som deltagaravgifter och objektskontering. Vid valet samverkanspart måste även en eller flera samverkansparter kopplas till personen enligt punkt 5. Handledning till Gustav Arrangemang via Webb 266

267 5. Sök och välj den/de samverkansparter som personen tillhör och som ska kopplas till arrangemangen som personen registrerar. 6. Välj ev. en eller flera arrangemangsansvariga som personen ska ha tillgång till vid registrering av sina arrangemang. 7. Om personen inte vill ha sitt personnummer som användarnamn går det bra att ange ett annat användarnamn i nästa fält. 8. Klicka Spara ändringar för att skapa kontot. 9. Nu skickas ett mail med automatik till personen med dess inloggningsuppgifter. Användarnamnet är dess personnummer eller det överenskomna och lösenordet finns noterat i mailet. Skulle personen tappa bort sitt lösenord kan han via webbapplikationen beställa ett nytt. Redigera konto för ArrViaWebb Ett konto som skapats kan behöva redigeras, användaren kanske byter samverkanspart eller vill ha ett annat användarnamn. 1. Öppna den person som Du ska ta redigera uppgifter för via Sök person. 2. Gå till fliken Webbinloggning och gör förändringen. Handledning till Gustav Arrangemang via Webb 267

268 3. Klicka Spara ändringar. Ta bort konto för ArrViaWebb Om användaren inte längre ska ha tillgång til Arrangemang Via Webb tas kontot bort enligt nedan: 1. Öppna den person som Du ska ta bort kontot på via Sök person. 2. Gå till Webbfliken och klicka på det röda krysset bredvid texten Personen har webbinloggning... Handledning till Gustav Arrangemang via Webb 268

269 Flöde Arrangemang via Webb Arranngemang via Webb fungerar i följande webbläsare: Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari och Opera. 1. Användaren loggar in via Registrera Arrangemang. 2. Väl inloggad ser användaren en sida uppdelad i tre olika sektioner; skapa nytt, ej slutförda samt slutförda arrangemang. I listan med Ej slutförda återfinns de arrangemang där anvädaren Handledning till Gustav Arrangemang via Webb 269

270 påbörjat sin registrering men ej gått igenom alla tre stegen som registreringen omfattar. Sektionen längst ned med slutförda arrangemang visar arrangemang som skickats till studieförbundet. Sektionen har tre olika flikar; Redigerbara arrangemang som ännu inte godkänts av studieförbundet och som fortfarande är redigerbart från webben. Pågående här syns de arrangemang användaren skapat som godkänts av studieförbundet. Arrangemanget är inte redigerbart längre, alla förändringar måste meddelas studieförbundet på annat sätt. Slutförda här visas arrangemang skapade av användaren som slutförts, dessa är inte redigerbara. Längst ned i alla bilder återfinns tre bilder som kan vara till hjälp. Hur fungerar Registrera arrangemang? här kan användaren på ett snabbt och enkelt sätt få hjälp med hur och vad som ska registreras. Ge ris eller ros! här har användaren möjlighet att skicka synpunkter eller frågor till studieförbundet (mottagaradressen sätts av studieförbudnet centralt Förbundsuppgifter i Gustav). Kontakta support! här visas kontaktuppgifter som även dessa sätts av studieförbudnet centralt (Förbundsuppgifter i Gustav). 3. För att skapa ett nytt arrangemang klickar man på någon av de tre knapparna längst upp bild beroende av vilken typ av arrangemang man vill registrera. Handledning till Gustav Arrangemang via Webb 270

271 4. Om användaren är kopplad till fler än en avdelning visas valet om vilken avdelning arrangemanget ska registreras på annars kommer man direkt in i Steg 1. Här väljs sedan Kontor, Arransvarig, Samverkanpart mm. 5. När Steg 1 är färdigegistrerat klickar man sig vidare till Steg 2 längst ned i bild. I och med det sparas det som hittills registrerats med automatik och Handledning till Gustav Arrangemang via Webb 271

272 arrangemanget nåterfinns i listan för Ej slutförda arrangemang på första sidan. 6. I Steg 2 är det dags att lägga till ledare och deltagare genom att klicka på Lägg till. 7. Sök reda på personen via personnummer.d De senast använda ledarna/deltagarna visas i en lista nedanför för att man på ett enkelt sätt ska kunna välja dessa utan att söka. För att välja en av dessa är det bara att klicka på namnet. 8. När alla ledare och deltagare valts går man vidare till Steg 3 via knappen längst ned i bild. Handledning till Gustav Arrangemang via Webb 272

273 9. Här visas en översikt över det som registrerats. Genom att klicka på Skicka till studieförbundet sparas arrangemanget definitivt och skickas till studieförbundet i avvaktan på godkännande. Här kan även översikten tillsammans med lista över alla ledare och deltagare skrivas ut. OBS att detta inte ersätter den faktiska Närvarolistan. Handledning till Gustav Arrangemang via Webb 273