Upphandling och bokning av tjänsteresor

Transkript

1 Revisionsrapport Upphandling och bokning av tjänsteresor Stadsrevisionen Örebro kommun Rolf Aronsson

2 200X-XX-XX Namnförtydligande Namnförtydligande

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och förslag till åtgärder Bakgrund, uppdrag och avgränsning Revisionsmetod Granskningsresultat Fordonsekonomi och transportlogistik Policy och riktlinjer och andra bestämmelser Resepolicy och reseriktlinjer Upphandling av resebyråtjänster Riktlinjer och rutiner vid bokning av tjänsteresor Uppföljning och utvärdering av resor i tjänsten...9

4 1 Sammanfattande bedömning och förslag till åtgärder Från och med den 1 januari 2009 finns aktuella styrande dokument i form av resepolicy och reseriktlinjer. Antagandet av resepolicy och reseriktlinjer innebär en betydande uppstramning av bl.a. val av färdmedel vid resor. Tidigare hanterades styrning och uppföljning av resor på olika sätt av de granskade nämndernas förvaltningar. Några dokumenterade policydokument och riktlinjer för förvaltningarnas hantering har vi inte kunnat återfinna. Under senaste halvåret av 2008 har kommunen saknat ett ramavtal kring resebyråtjänster. Från och med finns ett upphandlat ramavtal, som ger förutsättningar för både ekonomiska och rationella fördelar vid bokning av resebyråtjänster. Hög följsamhet till ramavtalet är mycket viktig och bör kontinuerligt följas upp. Tidigare fanns s.k. resehandläggare som administrerade bokningar av resor. I den nya organisationen finns inte denna funktion kvar. De rutiner som tillämpas av förvaltningarna varierar. Vi har vid vår granskning inte kunnat finna några dokumenterade rutiner för bokning av tjänsteresor. Det finns anledning att överväga att utarbeta kommungemensamma rutiner och bokningssystem för resor. Ett fungerande uppföljningssystem saknas i dag. För att få en önskvärd följsamhet till fastställd resepolicy och reseriktlinjer behövs ett tillförlitligt system för uppföljning. Kommundirektören har beslutat om ett projektdirektiv för implementering av reseriktlinjerna. I uppdraget ingår att ta fram ett uppföljningssystem. Projektet skall vara klart under hösten 2009 och bör ges en hög prioritet. Vid kontakt med personal vid fordonsteknik har vi noterat att några egentliga bilpooler, som samutnyttjas mellan förvaltningarna, inte finns för närvarande. Som komplement till särskild revisionsrapport kring fordonsekonomi och transportlogistik bör kommunen överväga att inrätta fler bilpooler (förutom öppna bilpooler) för att få ett bättre utnyttjande av kommunens bilar. Genom strategisk geografisk placering av ett antal bilpooler och datoriserat boknings- och uppföljningssystem så ökar möjligheterna att samutnyttja kommunens bilar. 4

5 2 Bakgrund, uppdrag och avgränsning Stadsrevisionen har, utifrån en översiktlig bedömning av väsentlighet och risk, beslutat att genomföra en granskning av upphandlingsprocessen avseende tjänsteresor och styrning och uppföljning av kommunens tjänsteresor. Granskningen syftar till att besvara revisionsfrågan om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Projektet inriktas på att besvara följande granskningsmål: - Det finns aktuella styrande och stödjande dokument (resepolicy, riktlinjer) som anger vilka förutsättningar som gäller vid tjänsteresor. - Möjliggör riktlinjerna att resor kan genomföras på billigaste sätt. - Det finns aktuella behovsanalyser, genomförda upphandlingar enl LOU med kravspecifikationer, avtal m.m. - Det finns rutiner som säkerställer att bokning av tjänsteresor sker på avsett sätt och i enlighet med gällande avtal och styrande dokument. - System/rutiner har utarbetats för uppföljning och utvärdering av omfattningen av resor i tjänsten. Granskningen har avgränsats till att omfatta Kommunstyrelsen, Gymnasienämnden, Vuxenutbildnings- och Arbetsmarknadsnämnden samt Kultur- och medborgarnämnden. 3 Revisionsmetod Genomgång av styrande och stödjande dokument, resestatistik, ekonomisk redovisning m.m. Intervjuer med förvaltningschef/ verksamhetsansvariga inom 4 nämnder/förvaltningar. Intervju med den upphandlingsansvarige. 4 Granskningsresultat 4.1 Fordonsekonomi och transportlogistik Användningen av bilar vid resor inom kommunen utgör en betydande del av kommunens kostnader för resor och påverkar också andra mål kring miljö, effektivitet i resande m.m. 5

6 Denna revisionsrapport behandlar inte detta område eftersom Fordonsekonomi och transportlogistik behandlas i en särskild revisionsrapport daterad oktober En upphandling av en så kallad öppen bilpool förbereds. Syftet är dels att effektivisera bilanvändningen i kommunens verksamheter, dels att ge kommuninvånarna möjlighet att hyra poolbilar. Bilanvändningen i kommunen är för närvarande föremål för flera överväganden. Genom strategisk geografisk placering av ett antal bilpooler och datoriserat boknings- och uppföljningssystem ökar möjligheterna att utnyttja kommunens bilar inom ett geografiskt område för samtliga förvaltningar. 4.2 Policy och riktlinjer och andra bestämmelser Resepolicy och reseriktlinjer Resepolicy En resepolicy antagen av kommunfullmäktige den 28 maj Resepolicyn finns i bilaga 1. Visionen i policyn är att samtliga medarbetare skall använda sig av hållbara färdsätt både till och från arbetet och i sin tjänsteutövning. Policyn kan sammanfattas med att medarbetare och förtroendevald när man reser skall Begränsa miljö- och klimatpåverkan Effektivt använda kommunens tid och resurser Förbättra medarbetarnas hälsa Öka trafiksäkerheten Minska bullret Påverka hur utrymmet i staden används för att ge en rättvisare tillgänglighet för alla trafikanter Reseriktlinjer Reseriktlinjerna för Örebro kommuns medarbetare och arbetsplatser har fastställts av kommunstyrelsen den 28 oktober Reseriktlinjer finns i bilaga 2. Riktlinjerna grundar sig på den av fullmäktige antagna resepolicyn. Riktlinjerna kan sammanfattas på följande sätt: Möten ska planeras så att möjligheten att undvika resor beaktas, exempelvis genom användande av ny teknik. 6

7 Gång och cykel är de mest hållbara färdsätten, varför åtgärder skall vidtas kring säker cykelparkering, förvaring av ombyteskläder, duschmöjligheter m.m. Trafiksäkra tjänstecyklar bör finnas på alla arbetsplatser. Användandet av kollektivtrafik skall uppmuntras. Det bör finnas kollektivtrafikkort för tjänsteresor vid varje arbetsplats. Huvudprincipen är att kommunala arbetsplatsparkeringar ska vara avgiftsbelagda. Vid funktionsnedsättningar bör det finnas extra hjälpmedel som elmoped eller trehjulig cykel. Resor ska planeras och genomföras så att energianvändning och utsläpp till luft minimeras. Resor ska ske på ett trafiksäkert sätt. De som reser mycket ska använda sig av resplaner och ruttscheman. Flyg på kortare avstånd än 60 mil enkel väg skall undvikas. Bokning av tjänsteresor med tåg, flyg, långfärdsbuss eller båt ska bokas via de bolag som kommunen har ramavtal med. Vid bilanvändning i tjänsten så skall i första hand bil tillhandahållen av kommunen användas. Privat bil får endast användas om avtal har tecknats. Alla typer av privat bil i tjänsten skall ses över och endast i undantagsfall tillåtas. Arbetsmiljöansvaret gäller även under tjänsteresor. Iakttagelser och bedömning Från och med den 1 januari 2009 finns aktuella styrande dokument i form av resepolicy och reseriktlinjer. Antagandet av resepolicy och reseriktlinjer innebär en betydande uppstramning av bl.a. val av färdmedel vid resor. Tidigare hanterades styrning och uppföljning av resor på olika sätt av de granskade nämndernas förvaltningar. Några dokumenterade policydokument och riktlinjer för förvaltningarnas hantering har vi inte kunnat återfinna. Vi bedömer att riktlinjerna möjliggör att resor kan genomföras på billigaste sätt. 4.3 Upphandling av resebyråtjänster Ramavtalet om resebyråtjänster (Resia) gick ut i juni 2008, vilket innebär att andra halvåret 2008 varit avtalslöst. Under denna tid har kommunen fortsatt att anlita Resia. Inbjudan till anbudsgivning på resebyråtjänster lämnades den 10 september Örebro kommun har inköpssamverkan med övriga kommuner och kommunalförbund i länet samt med vissa kommunala bolag. I resebyråtjänstupphandlingen samverkar fem kommuner, tre kommunalförbund och ett bolag. 7

8 Av anbudsinbjudan framgår att den resebyrå som blir antagen ska vara konsult och handläggare vid behov av fullservicestöd när det gäller resefrågor och färdhandlingar samt medverka till att resandet planeras bra och utförs på ett ekonomiskt, miljömedvetet och praktiskt sätt. Avsikten med upphandlingen är att teckna ett ramavtal på resebyråtjänster för successiva avrop. Ramavtalet avser perioden med möjlighet till förlängning upp till 12 månader. I förfrågningsunderlaget finns kravspecifikationer kring tjänstens utförande, kvalitetssäkring, funktionskrav m.m. Anbudsgivaren skall också kostnadsfritt, årsvis, i februari månad tillhandahålla statistik på hur resenärer från upphandlande myndigheter har rest föregående kalenderår. Vi har inom ramen för denna granskning inte analyserat anbudsunderlaget närmare. I december 2008 antogs Resia som leverantör av resebyråtjänster att gälla från Iakttagelser och bedömning Under andra halvåret har kommunen saknat ett ramavtal kring resebyråtjänster. Från och med finns ett enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, upphandlat ramavtal för resebyråtjänster, som bedöms ge förutsättningar för både ekonomiska och rationella fördelar vid bokning av resebyråtjänster. Hög följsamhet inom kommunen av ramavtalet är mycket viktig och bör kontinuerligt följas upp. 4.4 Riktlinjer och rutiner vid bokning av tjänsteresor Tidigare fanns s.k. resehandläggare som administrerade bokningar av resor. I den nya organisationen finns inte denna funktion kvar. De rutiner som tillämpas av förvaltningarna varierar. Vi har vid vår granskning inte kunnat finna några dokumenterade rutiner för bokning av tjänsteresor. Iakttagelser och bedömning Vi bedömer att det ännu inte finns rutiner som säkerställer att bokning av resor sker på avsett sätt och i enlighet med avtal och styrande dokument. Det finns anledning att överväga att utarbeta kommungemensamma rutiner och bokningssystem för resor. 8

9 4.5 Uppföljning och utvärdering av resor i tjänsten Det saknas fungerande system och rutiner för uppföljning av omfattningen av resor i tjänsten. Enligt de nuvarande rutinerna kan man själv boka sin resa och välja färdmedel utan hänsyn behöver tas till ekonomi och miljö. Någon uppföljning eller utvärdering av omfattningen av resor i tjänsten genomförs inte på de förvaltningar som granskats. Uppföljning av kostnader Av nedanstående sammanställning framgår de under år 2008 bokförda kostnaderna för resor och hotell fördelade på nämnder/förvaltning. Förvaltning Kostnad, kr BGY Gymnasienämnd BNO Skolnämnd nordost BNV Skolnämnd nordväst BPN Barn- och utbildningsnämnd BSO Skolnämnd sydost BSV Skolnämnd sydväst OÖN Skol-och omr.nämnd Östernärke SBN Byggnadsnämnd SFB Fastighetsnämnd, balans SFÖ Fastighetsnämnd övrigt SLG Glanshammar lokala nämnd SLT Tysslinge lokala nämnd SMN Miljönämnd SPN Samhällsbyggnadsnämnd STA Teknisk nämnd Avfall STV Teknisk nämnd VA STÖ Teknisk nämnd övrigt TFT Fritids- och turistnämnd TKM Kultur- och medborgarnämnd TVA Vuxenutb.& Arbetsmarknadsnämnd VFH Nämnd för funktionshindrade VPN Nämnd för social välfärd VSV Socialnämnd väster VSÖ Socialnämnd öster VVV Vård- och omsorgsnämnd väster VVÖ Vård- och omsorgsnämnd öster VÖN Överförmyndarnämnd ÖKA Stadskansli ÖKG Kommungemensamt ÖKL Kommunledning ÖRE Revisionsnämnd TOTALT

10 Tågresor Bussresor Taxi Flyg Parkeringsavgifter Hotell Elevers resor Resekostnader, övrigt TOTALT Totalt uppgår bokförda hotell- och resekostnader för år 2008 till cirka 16,7 miljoner kr. Därutöver tillkommer under året utbetalda bilersättningar, enligt nedanstående sammanställning, med cirka 3,8 miljoner kr. Bilersättning,skattefri Bilersättning, parkering Bilersättning, skattepl AB-avtal Bilersättning, skattepl övriga avtal Resetillägg, AB-avtal Resetillägg, övriga avtal -290 TOTALT Kostnaderna för användandet av kommunens tjänstebilar ingår inte i ovanstående sammanställning. När det gäller följsamheten till kommunens tidigare ramavtal om resebyråtjänster så har vi inte erhållit några tillförlitliga statistikuppgifter. Iakttagelser och bedömning Ett fungerande uppföljningssystem saknas. För att få en önskvärd följsamhet till fastställd resepolicy och reseriktlinjer behövs ett tillförlitligt system för uppföljning. Kommundirektören har beslutat om ett projektdirektiv för implementering av reseriktlinjerna. I uppdraget ingår att ta fram ett uppföljningssystem. Projektet skall vara klart under hösten 2009 och bör ges en hög prioritet. 10

11 Bilaga 1 Resepolicy Resepolicy för Örebro kommun Antagen av kommunfullmäktige den 28 maj Vision Örebro kommun har medarbetare som använder sig av hållbara färdsätt både till och från arbetet och i sin tjänsteutövning. Det är det här det handlar om... Örebro kommun är en stor arbetsgivare med verksamheter inom många områden. Att vara medarbetare hos oss är att spela en viktig roll i kommunens och samhällets utveckling. I den här policyn talar vi, kommunstyrelsen, om hur du som medarbetare eller förtroendevald i Örebro kommun ska kunna göra medvetna val i ditt resande. Resepolicyn visar på värderingar och viljeinriktningar vad gäller val av färdsätt. Resepolicyn har sin utgångspunkt i Örebro miljömål. Det finns en fara i att vi medarbetare och förtroendevalda, upplever att miljöproblemen är någon annans och inte summan av människors enskilda beteenden. Vi kan minimera vår miljöpåverkan genom att göra miljömedvetna val av bland annat resesätt. Det finns en rad kommunala mål för miljö och trafiksäkerhet, vars uppfyllelse förutsätter färre bilar på stadens gator. Det handlar om luftkvalitet, buller och antal dödade/svårt skadade i trafiken, men också om en trivsammare och tryggare stadsmiljö. Kommunen kan bidra till förutsättningar för miljöanpassade och hälsofrämjande levnadsvanor samtidigt som vi bidrar till ett långsiktigt kostnadseffektivt resande. Det innebär bland annat vi vill att det ska finnas attraktiva möjligheter att välja bästa transportsätt och att nya idéer ska stimuleras. En viktig förutsättning för ett framgångsrikt miljö- och hälsofrämjande arbete är ett brett engagemang hos dig som medarbetare och förtroendevald. Vi vill att du som medarbetare och förtroendevald ska omfattas av de grundläggande värderingarna för ett förändrat resbeteende och den här policyn ger en bild av vårt synsätt och våra ambitioner som arbetsgivare. Policyn ska omfatta alla: politiker, chefer och medarbetare. Får den genomslag i alla verksamheter blir vi som kommun en god förebild för andra organisationer. Våra grundvärderingar Ett hållbart transportsystem kräver grundläggande förändringar i samhällsstrukturen och i människors värderingar. 11

12 Utgångspunkten för vår syn på dig som medarbetare och förtroendevald i Örebro kommun är en stark tilltro till din vilja och förmåga att göra medvetna val. Alla medarbetare och förtroendevalda i Örebro kommun har ett ansvar för sin egen miljöpåverkan och sin hälsa. Din motivation och dina ställningstaganden är avgörande för ett bra resultat. Vi vill att du som medarbetare eller förtroendevald ska känna att du kan bidra till ett arbete för ständiga miljöförbättringar. Våra arbetsplatser ska kännetecknas av en hög medvetenhet om det egna ansvaret i val av färdsätt och fordonsanvändning. Vi vill att du ska uppleva att vi som arbetsgivare ger dig förutsättningar att välja hållbara färdsätt. Till hållbara färdsätt räknas gång, cykel och kollektivtrafik. Därför vill vi att du som medarbetare och förtroendevald i Örebro kommun ska tänka till vid varje form av resa för ytterst handlar det om att... begränsa miljö- och klimatpåverkan effektivt använda kommunens tid och resurser förbättra medarbetarnas hälsa öka trafiksäkerheten minska bullret påverka hur utrymmet i staden används för att ge en rättvisare tillgänglighet för alla trafikanter...när du än reser 12

13 Bilaga 2 Reseriktlinjer Ks 415/2008 Reseriktlinjer för Örebro kommuns medarbetare och Arbetsplatser Fastställda av kommunstyrelsen den 28 oktober 2008 Följande kommunövergripande riktlinjer omfattar kommunens alla arbetsplatser. Riktlinjerna grundar sig på Resepolicy för Örebro kommun fastställd av kommunfullmäktige den 28 maj Allmänt Ett hållbart transportsystem kräver grundläggande förändringar i samhällsstrukturen och i människors resvanor. Resepolicy för Örebro kommun och Reseriktlinjer för Örebro kommuns medarbetare och arbetsplatser syftar till att; begränsa miljö- och klimatpåverkan effektivt använda kommunens tid och resurser förbättra medarbetarnas hälsa öka trafiksäkerheten minska bullret påverka hur utrymmet i staden används för att ge en rättvisare tillgänglighet för alla trafikanter. Reseriktlinjer Att resa eller inte Möten ska planeras så att möjligheten att undvika resor beaktas. Många resor kan undvikas med hjälp av teknik, till exempel telefonkonferens, internetkonferens eller e-post. Medarbetaren ska ha tillgång till tydliga anvisningar kring tekniken så denne känner sig trygg med de alternativa kommunikationsmedlen. Då resan är nödvändig kan det finnas alternativa mötesplatser. Mötesplatsen ska väljas utifrån närhet för alla, samt möjlighet och lätthet att ta sig till utan bil. Gång och cykel Gång och cykel är de mest hållbara färdsätten. Hinder att använda dessa 13

14 färdsätt ska arbetas bort. Cykelparkeringen ska placeras mer fördelaktigt än bilparkeringen. Förvaring av cykel vid arbetsplatsen ska vara säker, särskilt stöldskydd bör finnas. Det ska även kännas säkert att ta sig till och från cykelparkeringen. Möjligheter att förvara ombyteskläder och duschmöjligheter vid arbetsplatsen är av vikt för gående och cyklande arbetspendlare. Alla medarbetare ska känna sig välkomna att använda dessa utrymmen. Gång och cykel ska vara första valet vid kortare resor för möten och liknande. De flesta av dessa resor inom Örebro innerstad kan ske med gång och cykel. Trafiksäkra tjänstecyklar bör finnas på alla arbetsplatser. Kollektivtrafik I de fall då medarbetaren inte kan utföra sina kortare resor i arbetet genom att gå eller cykla ska användandet av kollektivtrafik uppmuntras. På varje arbetsplats bör det finnas kollektivtrafikkort för tjänsteresor med kollektivtrafiken. Bilparkering Huvudprincipen är att kommunala arbetsplatsparkeringar ska vara avgiftsbelagda. Kommunala arbetsplatsparkeringar som ej kan anses vara lämpliga att avgiftsbelägga på grund av exempelvis områdets karaktär kan undantas. Även hur parkeringarna fördelas ska ge medarbetaren en tydlig signal om att bilen inte är ett önskvärt färdmedel. I första hand bör kommunens egna bilar ha de mest fördelaktiga parkeringarna (under tak, med motorvärmare). Funktionsnedsättningar Alla medarbetare, oavsett förutsättningar, ska ges möjlighet att följa intentionerna i dessa riktlinjer. Det kan till exempel innebära extra hjälpmedel som elmoped eller trehjulig cykel. Undantag från riktlinjerna ska göras då fysiska eller psykiska funktionsnedsättningar kräver det. Att planera resan Resor ska planeras och genomföras så att energianvändning och utsläpp till luft minimeras. Vid beräkning av miljöpåverkan ska utsläpp av fossilt koldioxid prioriteras. Resor ska ske på ett så trafiksäkert sätt som möjligt både med avseende på resenärer och på medtrafikanter. De som reser mycket i tjänsten ska använda sig av resplaner eller ruttscheman. Vid längre tjänsteresor ska valet av färdsätt ta hänsyn till fossilt koldioxidutsläpp. Detta innebär att tåg är förstahandsval förutsatt att skillnaden i tidsåtgång inte är oacceptabelt stor. I andra hand gäller resande i 14

15 buss eller samåkning med miljöbil. I tredje hand gäller resande ensam i miljöbil. Flyg på ett kortare avstånd av 60 mil enkel väg ska undvikas. Bokning av resa De tjänsteresor som innebär resa med tåg, flyg, långfärdsbuss eller båt ska bokas via de bolag som Örebro kommun har ramavtal med. Bil i tjänsten Då bil används i tjänsten ska bil tillhandahållen av Örebro kommun, alternativt privata bilpoolsfordon i enlighet med kommunens ramavtal användas i första hand. Samutnyttjande av fordon över förvaltningsgränserna uppmuntras. Likaså ska typen av fordon beaktas. Mindre elfordon är ofta ett alternativ inom begränsade områden. Privat bil i tjänsten Privat bil får endast användas om avtal har tecknats. Alla typer av privat bil i tjänsten ska ses över och endast i undantagsfall tillåtas, till exempel för fordon utrustade för funktionshindrad. I övrigt får bilersättning för privatbil endast betalas ut då särskilda skäl föreligger, exempelvis vad gäller miljöhänsyn beträffande resruttplanering för enstaka resa. I huvudsak ska följande minimikrav ställas på den privata bilen: - uppfylla 2000 års avgaskrav - klara fyra stjärnor i Euro NCAP. Arbetsmiljöansvar Arbetsmiljöansvaret gäller även under tjänsteresor, därför måste kommunen som arbetsgivare ställa krav både på de fordon som används och hur framförandet sker. Det innebär bland annat att alkolås på sikt ska finnas i alla kommunens fordon, alternativt i nyckelskåp där nycklar förvaras, samt att användande av cykelhjälm rekommenderas. 15