Göran Björklund. Efter sammanträdet genomgång av KF:s indikatorer (gäller endast Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare)

Transkript

1 KALLELSE 1 (5) Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare kallas härmed till sammanträde i Kommunstyrelsens sessionssal i Stadshuset, måndagen den 27 april 2015 Ulf Olsson Göran Björklund OBS! Efter sammanträdet genomgång av KF:s indikatorer (gäller endast Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare) Kommunstyrelsens sammanträde är öppet för allmänheten (utom vid ärenden som avser myndighetsutövning eller sekretess)

2 FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (5) Stadskansliet: Kc Kommunchefen PF Personal och förhandling I Information KU Kvalitet och utveckling M Markavdelningen E Ekonomistyrning N Näringsliv SP Samhällsplanering

3 FÖREDRAGNINGSLISTA 3 (5) Val av protokolljusterare Kc 1 Svar på revisionsrapport om beställar/utförarmodellenkommunalteknisk verksamhet (2014/KS ) Kc 2 Genomgång av verksamheten inom äldreomsorgen (2014/KS ) I 1 Logotyp för Orangeriet. (2011/KS ) (Bil) (Bil) (Bil) KU 1 Anmälningsärenden: a) Frågor om riktlinjer m.m. (2015/KS ) (Bil) b) Extra statsbidrag till skolhuvudmän som inrättar karriärsteg för lärare i förskoleklasser och grundskolor i utanförskapsområden 2015/16. (2015/KS ) (Bil) (Förslag: a-b till handlingarna) KU 2 Avtal om förlikning med utförare inom Hemtjänstvalet. (2013/KS ) KU 3 Systematiskt kvalitetsarbete i förskola, grundskola och gymnasieskola läsåret ; Redovisning av hur etableringspengar från Arbetslivsnämnden används. (2014/KS ) M 1 Markanvisningstävling för bostäder på del av fastigheten Gässlösa 5:1, Dammsvedjan. (2015/KS ) (Bil) (Bil) (Bil) E 1 Anmälningsärenden: a) Likviditetsrapport för Borås Stad (2015/KS ) (Bil)

4 FÖREDRAGNINGSLISTA 4 (5) b) Internpris 2015 förskola, fritidshem, förskoleklass och skola. (2015/KS ) (Bil) (Förslag: a b till handlingarna) E 2 Svar på motion av Per Carlsson (S) och Sofia Bohlin (S) om APL-platser. (2014/KS ) (Bil) E 3 Svar på motion av Ulf Olsson (S), Ninni Dyberg (S) samt Anders Österberg (S), Spontanidrottsplats på Tullen. (2010/KS ) (Bil) E 4 Ansökan från Ljud och Bildskolan LBS AB om godkännande som huvudman för utökning av befintlig fristående gymnasieskola. (2015/KS ) (Bil) E 5 Ansökan från Alingsås Yrkesgymnasium AB om godkännande som huvudman för utökning av befintlig fristående gymnasieskola. (2015/KS ) (Bil) E 6 Taxa för förskola, fritidshem och annan pedagogisk omsorg fr.o.m. den 1 juli (2015/KS ) (Bil) E 7 Internpriser 2015 för kommungemensamma korttidsplatser och dagverksamhet för personer med demenssjukdomar. (2014/KS ) (Bil) SP 1 Granskningsyttrande över detaljplan för Alideberg, Lundby 1:1, Skogshyddan. (2014/KS ) (Bil) SP 2 Granskningsyttrande över detaljplan för del av Hulta 4:1 m.fl. (2014/KS ) SP 3 Tillägg till detaljplan för fritidsområdet Viareds Sommarstad Viared 10:1 m.fl. (2012/KS ) SP 4 Granskningsyttrande över detaljplan för del av Druvefors, Kamelian 2 m.fl. (2014/KS ) (Bil) (Bil) (Bil)

5 FÖREDRAGNINGSLISTA 5 (5) SP 5 Nya tomter för kommunal verksamhet, bostäder, i Borås. (2015/KS ) SP 6 Utvärdering av Grönområdesplan (2015/KS ) SP 7 Bostadsbyggnadsprogram del 2, Handlingsplan (2015/KS ) SP 8 Yttrande om förvaltningsplan för Västerhavets vattendistrikt (2014/KS ) (Bil) (Bil) (Bil) (Bil) SP 9 Yttrande över remiss Reviderade vattenskyddsområden Borås Stad (2015/KS ) (Bil

6 Kc1 BESLUTSFÖRSLAG Svar på revisionsrapport om beställar/utförarmodellenkommunalteknisk verksamhet Kommunstyrelsen föreslås besluta: att svara Stadsrevisionen enligt skrivelse Ulf Olsson Datum Kommunalråd Tillstyrkes Alternativt förslag Annette Carlson Datum Kommunalråd Samverkan Ja X Nej Kommentar: Diarienummer: 2014/KS Programområde: 1 Handläggare: Christer Johansson, tfn Datum/avdelningschef: , Christer Johansson

7 Sida PM 1(2) Dnr 2014/KS0833 Stadskansliet Avd: Ekonomistyrning Handläggare: Christer Johansson Svar på revisionsrapport om beställar/utförarmodellen- kommunalteknisk verksamhet Första Revisorsgruppen har för yttrande tillställt Kommunstyrelsen en revisionsrapport över en granskning av beställar-utförarmodellen i Borås Stad. Svar förväntas senast under april Stadsrevisionens rapport Kommunstyrelsen vill kommentera revisionsrapporten utifrån dess sammanfattande synpunkter att: Gemensamma koncernövergripande spelregler saknas. Beställarnämnderna agerar var för sig och utifrån egna mål. Det ursprungliga målet från 1992 om en ökad konkurrensutsättning har ökat så att nu 70 % av investeringsvolymen och 40 % driftentreprenaderna upphandlas enligt LOU. Servicekontoret tolkas ha en effektiv verksamhet. Beställarna anser det är av stor vikt att Servicekontoret finns såväl av beredskapsskäl som prisdämpande funktion. Stadsrevisionen ser en risk om driftsavtalen konkurrensutsätts i för hög grad då Servicekontorets förutsättningar minskar för att upprätthålla de funktioner som beskrivs i föregående punkt. Kommunstyrelsens allmänna synpunkter på revisionsrapporten Kommunstyrelsen vill inleda med att konstatera en utveckling som sedan 90-talet lämnat ett system där tekniska resurser styrdes ut via anslag till en ansvarig för såväl verksamhet som utförande. Förmågan och ibland viljan att följa upp entreprenadarbeten har starkt ökats i det system som sedan byggts upp och som nu kallas beställareutförare. Eftersom denna metod till en effektivare kommunal verksamhet byggde på konkurrensutsättning så bekräftar Stadsrevisionens granskning en avsedd och därför utifrån detta lyckad utveckling. I en verksamhet där kommunen frivilligt utsätter sin egen POSTADRESS Borås BESÖKSADRESS Kungsgatan 55 WEBBPLATS boras.se E-POST boras.stad@boras.se TELEFON vx FAX

8 2 organisation för konkurrens så LOU-upphandlas nu investeringar till 70 %, och driftavtal till 40 %. Utvecklingen har skett under acceptans hos de som är verksamhetsansvariga och dessa framhåller i revisionsrapporten vikten av att Servicekontoret fortsätter att vara ett effektivt och flexibelt alternativ samt ha en roll som prisdämpare på marknaden. Styrning Kommunstyrelsen kan bekräfta revisionsrapportens konstaterande att utvecklingen av beställar-utförarmodellen sedan starten 1991 skett utan generella, koncernövergripande styrdokument. Vad som skett är att Kommunstyrelsen genom i de årliga budgeterna givit förutsättningar och även spelregler för konceptets utveckling. Dessa förutsättningar har sedan följts upp i årsredovisningens planerings-och uppföljningssamtal mellan Kommunstyrelsen och aktuella nämnder. Behov av generella regler för beställarna Såsom revisionsrapporten beskriver så finns sedan starten inget utvecklat koncernövergripande eller generellt dokument för beställar-utförarmodellen. Spelregler saknas därmed. Kommunstyrelsen kan allmänt instämma i att detta behov ökar och i synnerhet då det gäller bolagens relativt nya relation och hänsyn till LUF/LOU. Detta kan också ge tillfälle att diskutera förutsättningarna för koncernnytta ställd i relation till beställarnas egna ansvar och integritet. Stadsrevisionens slutsats att beställarnämnderna i första hand ser till egna mål och ekonomiska restriktioner anser Kommunstyrelsen inte behöver stå i direkt motsats till den s.k. koncernnyttan. Utförarens organisation och dimensionering utreds Servicenämndens och Servicekontorets verksamhet har kontinuerligt förändrats sedan starten Detta har varit en nödvändig förutsättning för att upprätthålla en hög effektivitet i en alltmer konkurrensutsatt verksamhet. Att numerären ej minskat beror på att fler interna verksamheter av olika skäl flyttas över till Servicekontoret. Ett av skälen har varit, t.ex. skolornas fastighetsskötare, att effektivisera teknisk verksamhet och möjliggöra ytterligare konkurrens. I budgeten för 2015 uppdras åt Kommunstyrelsen att utreda och belysa Servicekontorets verksamhet. Då ges det möjlighet att också ta fram styrdokument, förutsättningar och spelregler för det tekniska beställar utförarkonceptet. Ulf Olsson Kommunstyrelsens ordförande Svante Stomberg Kommunchef

9 Missiv Kommunstyrelsen Servicenämnden Lokalförsörjningsnämnden Fritid- och folkhälsonämnden Tekniska nämnden Styrelsen för Borås Energi och Miljö AB BESTÄLLARE- UTFÖRAREMODELLEN KOMMUNALTEKNISK VERKSAMHET Stadsrevisionen har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av Borås Stads tillämpning av beställare-utföraremodellen. Granskningens slutsatser är följande: Stadsrevisionen konstaterar att det saknas gemensamma, koncernövergripande spelregler och styrdokument för hur staden och aktuella nämnder/styrelser ska hantera beställare-utföraremodellen. Situationen är i detta avseende den samma som vid vår granskning år Avsaknaden av koncernövergripande styrning av beställare-utföraremodellen medför att beställarnämnderna agerar var för sig mot utföraren, Servicenämnden, och i första hand ser till den egna nämndens mål och ekonomiska restriktioner. Stadsrevisionen kan vidare konstatera att den ursprungliga intentionen (från 1992) om konkurrensutsättning, över tid har utvecklats till att omfatta en större andel upphandlingar enligt LOU. Vid de senaste årens upphandlingsärenden har 70 % av upphandlingen av investeringsprojekt, respektive 40 % av upphandlingen av driftsentreprenader skett i konkurrens enligt LOU. Andelen uppdrag som handlas upp enligt LOU har därmed ökat betydligt sedan granskningen från 2004/2005, då sammanfattningsvis % av drift och projekt uppskattades ha upphandlats enligt LOU. En stor andel av de senaste årens LOU- upphandlingar har vunnits av Servicekontoret, vilket kan tolkas som att Servicekontoret har en effektiv verksamhet. Borås Stads Revisionskontor Besöksadress: Sturegatan 42 Telefonnummer: Postadress: Borås Stad, Revisionskontoret, Borås Faxnummer: Webbplats: boras.se/revisionskontoret E-post: revisionskontoret@boras.se

10 Missiv Samtidigt som respektive nämnd/bolaget i första hand ser till den egna nämndens mål och ekonomiska restriktioner vid tillämpning av konkurrensutsättning, framhålls uppfattningen att det är av stor vikt att Servicekontoret finns tillgängligt för beredskapsåtaganden och extra ordinära händelser, att möjligheten till flexibilitet ökar med Servicekontoret som alternativ utförare och att Servicekontorets verksamhet har en prisdämpande funktion gentemot externa entreprenörer. Detta förhållande visar på en motsägelsefull tillämpning av och inställning till beställare - utförarmodellen. Stadsrevisionen konstaterar att en ökning av konkurrensutsättningen av driftsavtal enligt LOU har skett. Driftavtalen utgör basen i Servicekontorets verksamhet. Om kontoret går miste om dessa avtal finns risk att kontorets kapacitet och kompetens minskar och därmed förutsättningarna att upprätthålla de funktioner som beskrivs i föregående punk. Mot bakgrunden enligt ovan lämnar Stadsrevisionen följande rekommendationer: Avsaknaden av tydliga och dokumenterade riktlinjer för beställare-utföraremodellen skapar en osäkerhet för såväl beställande nämnder som den utförande nämnden. Kommunstyrelsen bör initiera en utredning med syfte att tillskapa sådana riktlinjer med fokus på koncernnytta. Samordningsproblemen när det gäller snöröjning, halkbekämpning och övrig markrenhållning bör åtgärdas. Hanteringen är inte ändamålsenlig ur ett medborgarperspektiv. Rapporten skickas härmed till Kommunstyrelsen, Servicenämnden, Lokalförsörjningsnämnden, Fritid- och folkhälsonämnden, Tekniska nämnden och styrelsen för Borås Energi och Miljö AB. Svar på rapporten vill vi ha senast den 30 april FÖRSTA REVISORSGRUPPEN Nils-Gunnar Blanc Ordförande Ola Sabel Revisionschef 2

11 Lars Magnusson Katrin Söderlind Beställare- utföraremodellen i Borås Stad Kommunalteknisk verksamhet Borås Stads Revisionskontor Besöksadress: Sturegatan 42 Telefonnummer: Postadress: Borås Stad, Revisionskontoret, Borås Faxnummer: Webbplats: E-post: revisionskontoret@boras.se

12 Rapport Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING PROJEKTBESKRIVNING BAKGRUND SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNING REVISIONSKRITERIER OCH METOD AVGRÄNSNINGAR ANSVARIGA NÄMNDER OCH BOLAG RESURSER/GRANSKNINGSANSVARIGA BESTÄLLARE - UTFÖRAREKONCEPTET FRAMVÄXTEN AV BESTÄLLARE- UTFÖRARMODELLEN I BORÅS STAD UTFÖRAREN BESTÄLLARNA LOKALFÖRSÖRJNINGSNÄMNDEN Verksamhet och köp av tjänster Riktlinjer för konkurrensutsättning FRITIDS- OCH FOLKHÄLSONÄMNDEN Verksamhet och köp av tjänster Riktlinjer för konkurrensutsättning TEKNISKA NÄMNDEN PARKAVDELNINGEN Verksamhet och köp av tjänster Riktlinjer för konkurrensutsättning GATUAVDELNINGEN Verksamhet och köp av tjänster Riktlinjer för konkurrensutsättning BORÅS ENERGI OCH MILJÖ AB Verksamhet och köp av tjänster Konkurrensutsättning SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN KONCERNNYTTA SAMMANFATTNING OCH BEDÖMNING AGERANDE VID UPPHANDLING OCH OMFATTNING AV KONKURRENSUTSÄTTNING ENLIGT LOU Driftentreprenader Investeringsprojekt SAMMANFATTNING AV RIKTLINJER FÖR KONKURRENSUTSÄTTNING SAMMANFATTNING AV FÖRHÅLLNINGSSÄTT TILL BESTÄLLARE - UTFÖRAREMODELLEN OCH ERFARENHET AV SERVICEKONTORET SOM UTFÖRARE BEDÖMNING OCH REKOMMENDATIONER... 19

13 Rapport PROJEKTBESKRIVNING 1.1 Bakgrund 1992 inrättade Borås Stad en beställare- utföraremodell med Servicekontoret som utförarnämnd för kommunalteknisk verksamhet genomförde Revisionskontoret en omfattande granskning av Servicenämndens verksamhet. Av granskningen framkom att det ursprungliga syftet med beställare- utföraremodellen var att skapa konkurrens för att få en mer effektiv och kostnadsmedveten verksamhet. Flexibilitet och decentraliserat ansvar var andra viktiga ledord i modellen. I granskningen konstaterades att kostnadsmedvetenhet och tydlighet när det gällde ansvar inom beställarenheter och mellan beställare och utförare hade uppnåtts. När det gällde intentionen om att skapa flexibilitet och konkurrens och att skapa en mer effektiv verksamhet var resultaten enligt granskningen mer svårfångade då merparten av Servicekontorets uppdrag erhölls genom s. k förhandlingsupphandling utan formell konkurrensutsättning. Granskningen visade också att det saknades tydliga direktiv för samspelet mellan Servicekontoret och beställande förvaltningar och att spelregler efterfrågades. 1.2 Syfte och frågeställning Granskningen syfte är att bedöma hur stadens beställare- utföraremodell för kommunalteknisk verksamhet tillämpas idag. Följande frågeställningar ska besvara syftet. Vilken är stadens intention med beställare- utföraremodellen? Vilka styrdokument finns det som reglerar hur stadens beställare- utföraremodell ska fungera? Hur agerar beställarnämnderna och bolaget i upphandling av entreprenadtjänster? I vilken omfattning konkurrensutsätts beställarnämndernas och styrelsens inköp av tjänster enligt LOU? Vilka riktlinjer har beställande nämnder och styrelser för hur inköp ska hanteras? Vilket förhållningssätt har beställande nämnder och styrelse till stadens beställare- och utföraremodell? Vilken erfarenhet har beställande nämnder och styrelse av Servicekontoret i rollen som utförare? 1.3 Revisionskriterier och metod Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analys och bedömning. Revisionskriterierna hämtas framförallt från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. I föreliggande granskning konstaterar vi inledningsvis att det saknas styrdokument som reglerar hur beställare-utföraremodellen ska tillämpas på kommunövergripande nivå. Granskningen inleds därför med att i kapitel 2, beskriva den ursprungliga intentionen med beställare-utföraremodellen och den praxis som har utvecklats när modellen tillämpas. Vidare beskrivs Servicekontorets ledningsgrupps upp- 2

14 Rapport fattning av hur modellen ska tillämpas och vilka förutsättningar som behöver finnas på plats för en, enligt deras uppfattning, effektiv tillämpning av modellen. I kap 3 redovisas granskningens resultat när det gäller respektive beställarnämnds/styrelses agerande i förhållande till beställare- utföraremodellen och vad som styr agerandet. I kap 4 besvaras granskningens frågeställningar och syfte och avslutas med att redovisa sammantagna slutsatser, bedömningar och rekommendationer (kapitel 4). Granskningens metod är dokumentstudier, analys av ekonomisk redovisning och intervjuer med Servicekontorets ledningsgrupp, företrädare för beställarnämnderna och bolaget samt med stadens ekonomichef. 1.4 Avgränsningar Granskningen omfattar den kommunaltekniska verksamheten och Servicekontorets avdelning entreprenad. 1.5 Ansvariga nämnder och bolag Granskningen omfattar Servicenämnden, Lokalförsörjningsnämnden, Fritids- och folkhälsonämnden, Tekniska nämnden, Samhällsbyggnadsnämnden och inom ramen för lekmannarevisionen, Borås Energi och Miljö AB. 1.6 Resurser/granskningsansvariga Lars Magnusson vid Revisionskontoret är granskningsledare och Katrin Söderlind är granskningsmedarbetare. 3

15 2 BESTÄLLARE - UTFÖRAREKONCEPTET Rapport Nedan beskrivs den ursprungliga intentionen med beställare- utförareprojektet som är hämtad ur granskningen från år Därefter följer Servicenämndens ledningsgrupps syn på hur modellen ska/bör tillämpas. 2.1 Framväxten av beställare- utförarmodellen i Borås Stad Före år 1992 var stadens tekniska sektor organiserad genom att utförandepersonal fanns inom ramarna för respektive förvaltning.1992 inrättades Servicenämnden för att tillhandahålla tjänster till stadens tekniska sektor genom en beställare- utföraremodell. Vid utformandet av förvaltningsorganisationen beslutade dåvarande ledningsgrupp (som bestod av stadens samtliga fem kommunalråd) följande: Servicenämnden ska vara en resultatenhet och utförare åt övriga nämnder. Detta innebär att fri upphandling och konkurrens skall gälla, dvs. beställaren har själv rätt att välja utförare i enlighet med det kommunala upphandlingsreglementet.. Intentionen med modellen var med andra ord att skapa konkurrens för att få en effektiv och kostnadsmedveten verksamhet. Konkurrensutsättningens verksamhetsmässiga effekter för Servicekontoret, liksom möjligheten att anpassa verksamheten till en sannolikt lägre kostnad, bedömdes vara svårt att förutse. Dåvarande kommunledningskansliet föreslog därför i en PM att Servicekontoret skulle tilldelas en garanterad basvolym för affärsområdena inom enheterna för park och entreprenad för att successivt introducera konkurrensutsättning med målsättningen att öka densamma. Tilldelad volym av beräknad tillgänglig entreprenadvolym skulle successivt minska från 25 procent till 20 procent fram till Utgångspunkten för fastställandet av dessa volymer var underlag för beredskapsverksamhet och behållande av viktig kompetens. Till en början erhöll Servicekontoret framförallt uppdrag genom s k förhandlingsupphandling 2. Det innebär att beställande förvaltning och Servicekontoret förhandlar om ett pris för aktuell tjänst. Enligt granskningen från 2005 utgjordes procent av Servicenämndens verksamhet av uppdrag som hade erhållits genom förhandlingsupphandling samtidigt som procent av uppdragen hade erhållits genom LOU- upphandling. I granskningen konstaterades att direktiv om samspel mellan beställare och utförare fanns på en övergripande nivå samtidigt som den faktiska tillämpningen lämnades till Servicenämnden och respektive beställande part. Det resulterade i oklarheter i förutsägbarheten hur parterna förväntades agera och spelregler för beställare- utförarekonceptet efterfrågades. Beställarsidan framförde önskemål om större frihet att konkurrensutsätta Servicekontoret. Servicekontoret uttryckte å andra sidan att verksamheten inte involverades i alla upphandlingar, istället uppgavs kontorets kapacitet och kompetens bedömas av beställarsidan. 2.2 Utföraren Beställare- utföraremodellen är enligt ledningsgruppen för Servicekontoret en ekonomistyrningsmodell där kostnadsmedvetenhet och effektivitet uppnås genom att skilja rollen som bestäl- 1 Revisionsrapport. Servicenämndens verksamhet Borås Stad, Lennart Elfving Öhrlings Pricewater Coopers 2 Förhandlingsupphandling är en praxis som staden tillämpar där Servicekontoret och beställande förvaltning förhandlar fram pris och villkor vid ett gemensamt planeringsmöte som beställande förvaltning stämmer av mot nyckeltal från tidigare konkurrensutsatta upphandlingar. 4

16 Rapport lare och utförare från varandra. Det innebär att stadens nämnder (förvaltningar), inte har någon utförarpersonal i sin egen organisation utan de har möjlighet att köpa tjänster på den öppna marknaden eller anlita Servicekontoret som entreprenör. Modellen uppges tydliggöra parternas ansvar genom att mål för kvalitet, innehåll och pris fastställs i ett avtal oavsett om extern konkurrensutsättning sker. Modellen innebär inte per automatik att uppdragen ska konkurrensutsättas men konkurrensutsättning i någon form uppges av ledningsgruppen medverka till kostnadseffektivitet och en mer kompetent organisation på beställar- och utförarsidan. Kostnader och prisnivåer kontrolleras i de fall där verksamheten inte upphandlas externt, med hjälp av regelbunden konkurrensutsättning och matchning mot nyckeltal som Servicekontoret och beställarfunktionerna uppges uppdatera kontinuerligt. Ledningsgruppen framhåller att existensen av beställare- utförare organisationen har en prisdämpande effekt gentemot externa aktörer samtidigt som omvänt förhållande råder genom att externa aktörer har en prisdämpande effekt på Servicekontoret. Inom ramen för Servicekontorets tekniska kompetens tillhandahåller avdelningen entreprenad tekniska tjänster som innefattar nyanläggning samt drift och underhåll av gator och lokala vägar, vatten och avloppssystem (VA), underhåll av parker, idrottsanläggningar, bygg- och fastighetsservice samt lokalvård i stadens fastigheter. När det gäller uppdrag i projektform tillämpar staden beställare- utförareorganisationen genom att beställarna har möjlighet att ta fram kompletta förfrågningsunderlag för en konkurrensutsatt upphandling. Ett alternativ som förekommer enligt praxis, är att beställaren förhandlingsupphandlar med Servicekontoret för att exempelvis undvika att lägga tid på ett komplett förfrågningsunderlag, eller för att välja Servicekontoret för att kunskap finns om att utförandet inom ett visst område är av god kvalitet. Vid upprättande av avtal för drift- och underhåll har den gängse tillämpningen i staden varit att beställarnämnden utgår från en förhandling med Servicekontoret. Utgångspunkten för förhandlingen är etablerade marknadspriser som parterna har tillgång till genom en systematisk uppföljning av relevanta nyckeltal. Servicekontorets ledningsgrupp framhåller att det är avgörande att Servicekontoret har möjlighet att förhandla om uppdrag inom samtliga driftsområden för att verksamheten ska kunna behålla nuvarande dimension, för att kompetensen inom respektive område ska kunna behållas och för att verksamheten ska finnas tillgänglig för att delta med anbud vid LOU- upphandlingar för projekt. Servicekontorets dimensionering av tjänster har också avgörande betydelse för möjligheten att upprätthålla en beredskapsorganisation för extraordinära händelser. För att upprätthålla ett fungerande beställare- utförarekoncept är det därför enligt Servicenämnden av stor vikt att samtliga aktörer förstår sina roller och att de har en samsyn kring hur beställare- utförarekonceptet ska fungera, samt vad som är stadens gemensamma mål med modellen. Vidare framhåller ledningsgruppen att det är viktigt att beställarnämnderna planerar projekt för att skapa jämn sysselsättning över året för Servicekontorets verksamhet. Ledningsgruppen menar också att konkurrensutsättning skall ske under ordnade former och att även förhandlingsupphandling innebär att verksamheten blir konkurrensutsatt. Om staden tillämpar beställare- utföraremodellen strategiskt, finns det enlig ledningsgruppen goda möjligheter till en optimal dimensionering av en beredskapsorganisation inom ramen för Servicekontoret. Om det finns en sammanhållen syn och tillämpning av modellen från beställarnämndernas sida, finns det kapacitet som möjliggör för beställarnämnderna att anlita Servicekontoret för att utföra beredskapsåtaganden inom kategorierna snöröjning, va-verksamhet och fastighetsskötsel. Staden kan också inom ramen för modellen, anlita Servicekontoret för beredskap vid extraordinära händelser som kan inträffa i staden. Möjlighet finns då att fördela personal tillfälligt när behov uppstår. 5

17 Rapport Ledningsgruppen hänvisar sammanfattningsvis till att beställare-utföraremodellen är till för Borås Stads bästa. Med detta avses att modellen leder till kostnadsmedvetenhet och effektivitet genom tydliga beställningar när det gäller krav på kvalitet, tillämpning av tilldelning till lägsta pris och tydliga avtal. Dessutom uppges möjlighet finnas att anlita Servicekontoret vid behov av snabba och flexibla lösningar utan upphandlingsförfarande. Staden uppges också ha tillgång till en aktör som uppfyller beredskapsåtaganden och som har en organisation som finns på plats vid extraordinära händelser. Dessutom anser ledningsgruppen att det är fel att varje enskild nämnd/beställare ska ta ställning till om upphandling ska ske enligt LOU eller ej och att centrala riktlinjer behövs för att skapa en förutsägbarhet för hur modellen ska fungera. Slutligen framhåller ledningsgruppen att det är väsentligt att beställarnämnderna motiverar de fall då Servicekontoret inte har tilldelats uppdrag. Viktig information är om Servicekontorets anbud exempelvis har avvikelser när det gäller pris, kvalitet och service i jämförelse med antaget anbud. För närvarande tillhandahåller Servicekontoret tjänster på den öppna marknaden när verksamheten har en överkapacitet i förhållande till pågående uppdrag. Tingsrätten i Stockholm förbjöd under våren detta förfarande och för närvarande pågår en rättsprocess i Marknadsdomstolen efter att Borås Stad har överklagat domen. Tingsrätten fastslår i sin dom att den externa försäljningen uppgår till ca 10 mkr per år samtidigt som Borås Stad hävdar att försäljningen uppgår till ca 7 mkr per år. Enligt ledningsgruppen kan utfallet av domen få konsekvenser för tillämpningen av beställare- utförarekonceptet. 6

18 3 BESTÄLLARNA Rapport Redovisningen nedan bygger på genomförda intervjuer och dokumentation. För varje beställarnämnd och bolag anges omfattningen av upphandlade entreprenadtjänster inom Servicekontorets verksamhetsområde. Vidare anges hur tjänsterna har upphandlats och vilka uppdrag som har tilldelats Servicekontoret. Därefter följer en redovisning av vilka riktlinjer som finns för hantering av konkurrensutsättning. Avslutningsvis sker en beskrivning av hur respektive beställare ser på tillämpningen av modellen utifrån perspektivet koncernnytta. 3.1 LOKALFÖRSÖRJNINGSNÄMNDEN Verksamhet och köp av tjänster Nämnden förvaltar och underhåller kommunens fastigheter och byggnader och fungerar som byggherre vid kommunens byggnationer. När det gäller aktiviteterna fastighetsunderhåll/reparationer, städning, fastighetsskötsel och markentreprenader/underhåll framgår lokalförsörjningsförvaltningens kostnader för egna objekt under 2013 av följande tabell. Aktivitet Alla leverantörer Därav % Service- Tot kostn (Tkr) Servicekont. Kontoret Planerat underhåll % Felavhjälpande underhåll % Städning % Fastighetsskötsel % Markentreprenad % % Summa utbetalningar till Servicekontoret (Sk) var ca 34 mkr under 2013, vilket motsvarar 44 % av totalt köp av tjänster inom dessa områden. 56 % köps således från externa leverantörer. Städningen avser Stadshuskvarteret och kvarteret Nornan där Sk erhållit uppdraget genom en förhandlingsupphandling. I princip all fastighetsskötsel utförs av Sk (förhandlingsupphandlat). En upphandling enligt LOU av ett treårigt avtal avseende markskötselentreprenad gjordes under 2013 (Beslut i LFN ) med följande utfall: Område Entreprenör Pris/år % av tot Centrum Peab kr 57,8% Norr Peab kr 10,3% Väster 3 Servicekont kr 10,3% Öster Green AB kr 11,1% Väster 5 Servicekont kr 10,5% kr 100,0% Tre områden tilldelades externa entreprenörer till ett värde av 4,6 mkr/år (tot 13,8 mkr). Servicekontoret erhöll två områden till ett värde av 1,2 mkr/år (tot 3,6 mkr). Utvärdering av inkomna anbud gjordes per område. Servicekontoret erhöll således i konkurrens ca 20 % av totalt entreprenadbelopp. 7

19 Rapport Administrationen av entreprenadupphandlingar med att utforma förfrågningsunderlag, utvärdera anbud, skriva avtal följa upp och kontrollera mm, upplevs av förvaltningen som betungande. Man upplever det ungefär likvärdigt att göra en upphandling i konkurrens som att göra en förhandlingsupphandling med Servicekontoret Riktlinjer för konkurrensutsättning Lokalförsörjningsnämnden har beslutat om riktlinjer för upphandling som innebär att som huvudregel ska all upphandling ske enligt LOU. När det gäller driftentreprenader ska nämnden avgöra om upphandling ska ske enligt LOU eller inte och vid beslutet ska nämnden ta hänsyn till koncernnyttan 3. I februari fattade Lokalförsörjningsnämnden ett s.k inriktningsbeslut när det gäller ett flerårigt avtal för fastighetsskötsel som ska förnyas före ingången av Beslutet löd enligt följande, (nämnden ska) ge förvaltningen i uppdrag att förnya avtalet med Servicekontoret samt att lägga ut en mindre del av beståndet för upphandling i konkurrens 4.. Enligt intervjuade tjänstemän omfattas upphandling enligt LOU av ca 10 % av fastighetsbeståndet och syftet är att få kostnads- och verksamhetsjämförelser I revisionsrapporten från 2005 framgick det att Lokalförsörjningskontoret hade ett övergripande direktiv om att 10 % av drift och skötsel inklusive lokalvård skulle konkurrensutsättas. Vid tidpunkten för granskningen hade ingen konkurrensutsättning av verksamhetsområdena skett. 3.2 FRITIDS- OCH FOLKHÄLSONÄMNDEN Verksamhet och köp av tjänster Nämnden ansvarar bland annat för skötsel av idrotts- och friluftsanläggningar. Nämnden har också en investeringsbudget för byggnation av konstgräsplaner, idrottsplatser mm. Kostnad för skötsel av anläggningarna, samt utförare, framgår av tabellen nedan. Utförare Servicekontoret (avtal 2014) Föreningarna själva (2013) Årskostnad kr kr kr För skötsel av ca 40 idrottsanläggningar plus ca 20 badplatser finns en förhandlingsupphandlad (funktions) entreprenad med Servicekontoret till en kostnad av 19,2 mkr för 2014 (ettåriga avtal). Dessutom har förvaltningen slutit avtal med ett antal föreningar (15-20st) om utförande av diverse enklare arbetsuppgifter på sina egna anläggningar. Ersättningen är 100 kr per timma. År 2013 betalades totalt 2,8 mkr ut till föreningarna. En konkurrensutsatt upphandling av städning av Ryda sportfält, Lundbyhallen, Ishallen och Boråshallen gjordes under På nämndens möte beslutades att anta en extern entreprenör. Avtalet är 2-årigt (möjlig förlängning 1+1 år) och är värt 1,6 mkr/år. Borås Arena och Ryavallen var exkluderade och städningen där utförs av Servicekontoret för att ha ett referensobjekt, till ett värde av 850 tkr per år. 3 LFN, LFN,

20 Rapport Fyra konstgräsplaner har anlagts under 2013 och Konstgräset har upphandlats i konkurrens (ca 1 mkr per plan) samtidigt som Servicekontoret erhållit markarbetet i förhandlingsupphandling (ca 1 mkr per plan). Även markarbeten avseende idrottsplatserna har Servicekontoret erhållit genom förhandlingsupphandling. Administrationen av entreprenadupphandlingar med att utforma förfrågningsunderlag, utvärdera anbud, skriva avtal följa upp och kontrollera mm, upplevs av förvaltningen som betungande Riktlinjer för konkurrensutsättning När det gäller nämndens/förvaltningens policy för konkurrensutsättning är nämndens inställning att förvaltningen arbetar för att fler föreningar själva hanterar skötseln av sina anläggningar och som alternativ anlitas Servicekontoret genom förhandlingsupphandling. När det gäller markarbeten som omfattar idrottsplatser och konstgräsplaner erhåller Servicekontoret uppdragen genom förhandlingsupphandling. Nämnden uppges ha goda erfarenheter av Servicekontoret och mindre goda av externa entreprenörer. Fritid- och folkhälsonämnden har beslutat att städning av anläggningarna ska konkurrensutsättas enligt LOU. Borås Arena och Ryavallen tilldelas Servicekontoret och entreprenaderna fungerar som referensobjekt gentemot de konkurrensutsatta upphandlingarna. 3.3 TEKNISKA NÄMNDEN Parkavdelningen Verksamhet och köp av tjänster Parkavdelningens verksamhet omfattar anläggning och underhåll av park- och grönområden samt lekplatser i hela kommunen. Ett nytt skötselavtal gäller från den 1 april 2013 och 4 år framåt med option på ytterligare 2+2 år. Antagna entreprenörer framgår av uppställningen nedan. Område Entreprenör Kostnad (kr/år) 1 Servicekontoret kr 2,3,4 Sv Markservice kr kr Område 1 förhandlingsupphandlades med Servicekontoret och områdena 2,3 och 4 upphandlades enlig LOU. Servicekontoret och Sv Markservice har vardera fått 50 % av upphandlingsvärdet. 9