Tanken med dagen är att prata hur vi ska gå vidare. Lst är arena för diskussionen medan Energikontor Sydost håller i arbetet med projektet.

Transkript

1 Boosta kommunerna Uppstartsmöte i Kalmar Deltagare: Stefan Svenaeus, Länsstyrelsen Kalmar, miljö och energifrågor Roger Gunnarsson, Energikontor Sydost, energieffektiviserings- och beteendefrågor. Gunnar Thernström, Mönstrås fastighetsfrågor EKR Anki Rosén, Mönstrås, studerar och jobbar timmar med energi och miljö Karin Svensson, Nybro, hållbarhetsstrateg och miljöinspektör Anna P Åberg, Torsås, EKR och energieffektiviseringsstödet Niklas Svensson, Kalmar, IT och infrastukturschef Karin Nilsdotter, Kalmar, Strateg ekologisk hållbarhet Mattias Svenson, Kalmar, telefon- och systemförvaltare, bl.a. Lync Elvira Laneborg, Mörbylånga, Miljö- och klimatstrateg, EKR Tommy Lindström, Borgholm, Energi- och klimatstrateg, EKR Lars Kronvall, Oskarshamn, IT-avd. St.f. Katarina S som är barnledig Johanna Wallin, Energikontor Sydost, informatör och projektledare Hultsfred och Högsby är också intresserade men kunde inte komma idag. Tanken med dagen är att prata hur vi ska gå vidare. Lst är arena för diskussionen medan Energikontor Sydost håller i arbetet med projektet. Lägesbild Kort ambitioner och tankar. Målet är att deltagande kommuner kommer igång med testverksamhet. Många är redan igång, men man kanske kan ta ett steg till, lite draghjälp. Ska vi ta in konsulter? Hur utvärderar vi? Mönsterås kommun Plan och bygg kör där de är inbjudna på webseminarier. Ingen egen programvara. Nybro Ingen policy kring webbmöte, eller rutiner. Omsorgen har en utrustning och ledningen håller på att upphandla. Torsås Konferenstelefon, på socialen. Inget eget mötessystem Distansgymnasium använder Adobe Connect, som kommunen funderar på att köpa in mer allmänt. Det finns pengar att bygga en sambandscentral där ett sånt mötessystem också ska ingå. Kalmar kommun Adobe Connect har använts ett tag. Inte helt nöjda. Nu kör de en pilot med Lync med 80 deltagare, i dagar. Sen ska det utvärderas. Lync är ett Microsoft-baserat system. En till en, en till många. Ska funka på kalmar.se för att kontakta kontaktcentret. Det finns en spec-lista, som inte är färdig. Eg ett förbättringsförslag från början. Nu intresserade av vad som kan komma framöver, inte bara dagens behov.(växelintegrerat framöver, jämställt med vanlig telefoni). Skype används också. De är lite komplement Skype och Lync.

2 Mörbylånga Utrustning i lokaler för webbmöten och videokonferens. För att vara med på andras. Plan-avd möte med SKL och sånt. Tror inte de har en egen Adobe-licens. Nu ska de över till windows 7 där Lync eventuellt ingår. Borgholm Politiskt antagit att de ska jobba med distansmöte och videomöten. Testat fyra system och gjort en behovsenkät med medarbetarna. Cisco Jabber Team viewer Adobe Connect Lync Adobe connect blev bäst i test och det visade sig att de hade 5 licenser. Planen är att de licenserna ligger på bokningen, och man bokar möten via dem. Projektet kan få ta del av utvärderingen. Oskarshamn Högskolecentrum har videokonferens/klassrumskonferens. Tre utrustade klassrum. I höstas fick socialförvaltningen ett videokonferensrum för patient- och kollega kontakt (sjuksköterskor). Adobe 5 licencer på försök, med stöd från IT. Det var inte så många som kom igång att använda det själva. Däremot som inbjudna till andra. IT-chefen lutar åt Lync. Konferenstelefoner i kombination med webb, support från IT avdelningen. Länsstyrelsen i Kalmar län Lync är det uttalade mötesverktyget för LST. Negativt att inte se alla på mötet. Autostart med kontaktlista och chatt. Dyrare serverlicens för att prata med omvärlden. Skiljer i kostnad. Enterprisenivå ska man upp i. Tidigare använt Adobe connect, enkelt med utomstående deltagare, dock dyrt system. RFKL har/har haft Connect Now. Hultsfred Lync windows7 endast internt, men framöver en Lyncserver för även externt. Frågor Teknik bandbredd vad behövs? När man använder olika system. Projektarbetsgrupper på intranätet. Vilka typer av möten har vilka behov. Behöver man en edge-server Kommentarer och feedback om projektet Idag får IT-sfären mycket påstötningar av säljare och mycket inbjudningar till system. Bra att få med IT-avdeln. i projektet tidigt. IT-folk kommer nog tycka att det är en vettig grej att vara med på att prata om. Bra att det är användbart direkt i mobilen var som helst, PC, padda, telefon, alla ska funka. Seminarium för de som tar de ekonomiska besluten, inte för tekniken.

3 Arbetsgrupp miljöpolicy, upphandling, it IT-cheferna träffas kvartalsvis där pågår diskussioner, Lync är huvudfrågan. Den här gruppen skulle kunna ge underlag till dem? Påvisa nyttan högt upp i organisationen, pengar, miljö. Göra korta informationsfilmer inom detta projekt för instruktioner för användarna. Minimanual får testanvändarna, sen får de själva välja vilka möten de vill använda Lync för. Tillskott till IT om detta, extra resurser kommer behövas. Ska in i ekvationen och presentationen. Bra att ta intresserade folk för att testa, så blir de ambassadörer också. Bra om någon chef är med. Tommy testerna gjordes av Tommy och IT-chefen. Sen har inte folk testat än. Card.coop räknar ut hur mycket pengar och CO 2 du sparar på webmötet. Konsekvensbeskrivning skulle man kunna göra gemensamt. Vad man sparar ekonomi, tid, personal. Flexibilitet. Kanske systemet inte är det viktigaste utan mer att det finns en testgrupp som är positiv, i samband med konsekvensbeskrivning. Testprojekt på Telia inom kst-avtal (avrop ej upphandl) i Kalmar som inte var så dyrt. Andra kan kanske haka på den modellen. Alla utom Nybro har detta nya telefonavtal. Energieffektiviseringsstödets pengar skulle kunna användas till denna test. En undersökning. Kolla även utanför Kalmar län, vad har gjorts i andra delar av landet? Distansarbete en känslig fråga på kommunerna Boosta kommunerna WS om mötestyper Nätverksmöten Utbildningar/handledning Vårdplanering Projektmöten (EU mm) Arbetsplatsmöten/gruppmöten Distansarbete Planeringsmöten Elevmöten Byggprojektmöten/bygglovsmöten Tekniska samråd Infomöten för allmänheten Arbetsmöten Politiska möten Omplaceringsmöten Dagsmöten/genomgångar

4 Företagsbesök Nya mötesmöjligheter o Fast.avd fastighetsskötare Vad vill kommunerna få ut av projektet? Kalmar Det är fördelar att ha samma system i alla kommuner. De är gärna med och delar sina erfarenheter av Lync och testerna. De tar fram listan på vad som ingår i deras testsystem. Att testa Lync i ovan nämnd testomfattning kostar kr ( av detta är utrustning). Kommunchefen är med i deras testgrupp. De anser att det är viktigt att få med höga beslutsfattare i testgruppen. Att införa/testa Lync är resultatet av ett förbättringsförlag, som hanterats av deras verksamhetsledningssystem. Drivs av förvaltningscheferna. I och med att Kalmar testar kan mindre kommuner bara behöva jobba med förankring av system och marknadsföring av konceptet. De kan själva hoppa över en större testfas. Mönsterås Vill ha testat något system skarpt. Kommer ställa fråga om intresserade testpersoner, gärna få med ekonomichefen. Nybro Vill få fram en policy så alla vet vad som gäller. Vill få med IT-person och EKR i projektarbetet, och sen föra vidare i organisationen. Torsås Vill testa några system, gärna Lync, men också fler. Torsås står i startgroparna att införa ett system så projektet ligger bra i tiden. Mörbylånga Gemensamt intresse i länet och sen dela uppgifter så alla inte behöver göra allt. Borgholm Pengar, klimat och tid sparas investeringar krävs. Politikerna vill ha specifika exempel inom olika verksamhetsområden. Bra om vi kan samla ihop sådana underlag. De olika kommunerna kan testa möten olika områden. Oskarshamn De har en miljöpolicy på gång. Tomas Karlsson, IT-chefen fortsätter gärna i den här gruppen. De har intranät, dokumentsystem och ev Lync på gång. Plan för fortsatt arbete i projektet 1. Ta fram en lägesbild över vad som gjorts i kommunerna 2. Inventering och sammanställning av möjliga programvaror och tekniker, avtal och policier, och identifiera beslutsfattare i kommunerna. 3. Bilda arbetsgrupp för teknikfrågan. Stäm av vilka som fortsatt vill vara med i projektet. 4. Förbereda för test av Lync, som är huvudspåret, åtminstone för att testa resfria möten. 5. Sätta samman ett förslag, som inkluderar a. Konsekvensanalys, inkl kostnader b. Teknik 6. Förbereda förankringsprocessen vilka och i vilken ordning ska de presenteras för förslaget? Punkt 1 och 3, samt delar av punkt 2 gjordes på mötet Att göra uppföljning Alla ska ta fram sina Telefonavtal Rese/miljöpolicier

5 Nästa möte på Länsstyrelsen i Kalmar, kl (fika från 9)