Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde. Noteringar 1. Godkännande av dagordning 2. Upprop. Dnr

Transkript

1 SOLLENTUNA KOMMUN Vård- och omsorgsnämnden Kallelse Sidan 1 av 1 Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde Tid: kl 18:00 Plats: Turebergsrummet Informationsärenden Dnr Noteringar 1. Godkännande av dagordning 2. Upprop 3. Justering 2012/0240 VON 2012/0239 VON 2012/0241 VON Beslutsärenden 4. Analys av egenregins hemtjänstorganisation 5. Delegationsbeslut Dnr 2012/0214 VON Noteringar AU Informationsärenden A. Resultatprogonos 2012 SOLOM Dnr 2012/0249 VON Noteringar Dokument bifogas B. Beslut från Socialstyrelsen C. Fullmakt till Ackordcentralen D. SOLOMs bärande idéer och vision Björn Karlsson Ordförande Leila Koivumäki Sekreterare De handlingar som sänds ut tillsammans med denna kallelse är ett urval av de handlingar som finns i respektive ärende. Den som önskar ta del av det fullständiga beslutsunderlaget kan kontakta vård- och omsorgskontoret.

2 Rådgivningsrapport Bilaga Hemtjänst i egen regi med ekonomi i balans Sollentuna kommun

3 I i. Bakgrund och uppdrag Vid sitt sammanträde 8 maj 2012 behandlade vård- och omsorgsnämnden förslag till åtgärdsplan för att minska SOLOM:s underskott och beslutade därvid bl.a. att Vård- och omsorgsnämnden anser att det är värdefullt även i framtiden att ha kvar den kommunala hemtjänsten som utförare. Förvaltningschefen på vård- och omsorgskontoret får i uppdrag att utreda den kommunala hemtjänstens förutsättningar att driva verksamheten med en ekonomi i balans. Redovisning ska ske till första produktionsnämnden efter sommaren Vård- och omsorgskontoret har därför uppdragit åt PwC att, som en del av genomlysningen av SOLOMs hemtjänst beskriva önskvärda förutsättningar ("idealmodell") för att driva den kommunala hemtjänsten med ekonomi i balans. I denna bilaga redogör vi för det vi uppfattar som viktiga förutsättningar och framgångsfaktorer på ett mer generellt plan. Vår utgångspunkt är att verksamheten bedrivs i ett kundvalssystem enligt LOV och att ambitionen är att skapa likvärdiga förutsättningar för egenregin och de privata utförarna. September 2012 Sollentuna kommun PwC 1 av 3

4 2. Önskvärda faktorer för hemtjänst i kommunal regi I detta avsnitt har valt att precisera ett antal faktorer och förutsättningar som vi anser vara av betydelse för en väl fungerande verksamhet, rent generellt. Vi kommenterar också de särskilda förutsättningar som gäller för verksamhet i kommunal regi. Inledningsvis vill vi också framhålla att ett gott ledarskap i många avseenden är väl så viktigt som de faktorer vi här anger. Ett tydligt uppdrag. Med detta avser vi att verksamhetens uppdrag är tydligt klargjort, i förfrågningsunderlag eller liknande. Det är också av betydelse att kommunen i sin roll som "ägare", klargör förutsättningar och krav på verksamheten. En erfarenhet från såväl kommuner och landsting som tydliggjort rollfördelning, typ "beställare och utförare" att en sådan renodling kan ta betydande tid att genomföra i praktiken. Så kan det t.ex. hos den kommunala utföraren leva kvar en inställning att man "ser till kommunens bästa" och därmed inte på samma sätt som externa utförare ser möjligheterna att fullt ut utnyttja de ekonomiska incitament och drivkrafter som byggts in i systemet. Fungerande ledning och styrning. Med detta avser vi i första hand verksamhetens ledning, samt styrningen från förvaltningsledning och nämnd. Ledarskapets betydelse internt är så självklart att vi inte kommenterar det vidare. Den kommunala hemtjänsten, som en bland flera utförare måste ges en sådan tydlig ställning att det ges reella förutsättningar att ta sitt ansvar för "affären", dvs. att driva hemtjänst enligt fastställda riktlinjer/regelverk och med inriktning att skapa intäkter, respektive anpassa verksamheten till beräknade intäkter. Det måste finnas ett tydligt mandat att tacka nej till/avveckla verksamheter där det bedöms svårgenomförbart att anpassa kostnader till intäkter. I det fall verksamheten är del av en förvaltning (som SOLOM är) måste också såväl förvaltningsledning som den ansvariga nämnden ha det tydliga perspektivet att styra verksamheten med tyngdpunkten på det ekonomiska resultatet (jämför med en extern utförare). Tydliga roller och ansvarsområden. Avser i första hand den interna rolloch ansvarsfördelningen inom verksamheten. Även detta handlar om tydlighet och ledarskap. En effektiv resursanvändning. Med detta avser vi att bemanningen av uppdragen så långt möjligt utgår ifrån vad brukarna efterfrågar och vilka insatser som beviljats. I denna typ av verksamhet finns också ett naturligt inslag av att inte alla beviljade biståndstimmer utnyttjas. Därför bör det också finnas ett betydande moment av flexibilitet i bemanning och schemaläggning. I det fall verksamheten är organiserad/uppdelad i flera enheter/områden, måste det också finnas en plattform för "daglig styrning", September 2012 Sollentuna kommun PwC 2 av 3

5 dvs. att personal kan styras om mellan enheterna som ett alternativ till att kalla in vikarier alt. beordra övertid. När det gäller effektiv resursanvändning, har också verksamhetens omfattning och organisationens storlek sin betydelse. Det gäller dels att den organisatoriska överbyggnaden inte är för stor eller tar för mycket resurser i förhållande till verksamheten; dels också att en större organisation skulle kunna ge vissa stordriftsfördelar. Ur ett sådant perspektiv kan det vara motiverat att överväga former för samordning med annan kommunal omsorgsverksamhet. Fungerande och aktuell uppföljning. Hemtjänst är en mycket personalintensiv verksamhet. Det innebär också att verksamhetens kostnader i relativt hög grad går att förutse. Andelen rörliga kostnader är låg. Däremot är intäktssidan betydligt rörligare, dels eftersom den enskilda brukarens behov/efterfrågan kan växla från dag till dag; dels också md tanke på att det löpande görs biståndsprövningar och fattas beslut att bevilja biståndsinsatser respektive att avbryta eller ändra omfattningen av biståndet. Det behövs en uppföljning som ständigt är uppdaterad om aktuella biståndsbeslut samt en uppföljning som med ständig aktualitet kan avspegla verksamhetens ekonomi. Det krävs givetvis också en handlingsberedskap för att fatta beslut om åtgärder når uppföljningen motiverar detta. Fungerande och ändamålsenliga administrativa stödsystem. För att stödja och möjliggöra den aktiva uppföljningen, krävs också tillgång till fungerande och ändamålsenliga administrativa stödsystem. Med det avser vi system för bemanning/schemaläggning samt för löpande uppföljning av det ekonomiska utfallet. Det kan t.ex. handla om att fortlöpande av "utförandegrad" respektive verkningsgrad, ibland ner på enhetsnivå. En utmaning i den kommunala miljön kan ofta vara att införa stöd- och informationssystem som tillgodoser den avgränsade resultatenhetens behov av information för sin styrning, när kommunens ekonomisystem, PA-system m.fl. i första hand har utvecklats för att förse ledningen med information på en övergripande nivå. Tillräcklig ekonomisk ersättning. I princip bör den kommunala verksamheten inte åta sig uppdrag där man inte ser möjlighet att balansera kostnader med intäkter. Detta kan dock vara enklare sagt än gjort. En stor skillnad mellan en extern utförare och kommunens egenregi, är att den externa utföraren i ett initialt skede gör en affärsmässig bedömning innan ett uppdrag påbörjas, medan den kommunala verksamheten oftast har varit verksam under en längre period och att där handlar styrningen om anpassning till ett intäktsstyrt kundvalssystem. När det gäller ersättningssystemen finns givetvis också ett ansvar hos beställaren när det gäller att fastställa en rimlig ersättningsnivå. Ovanstående förutsättningar gäller oberoende av i vilken organisationsform verksamheten ska bedrivas. September 2012 Sollentuna kommun PwC 3 av 3

6 Delegationsbeslut Dnr VON 2012/6-16 Anmälan av delegationsbeslut enligt punkt H, personalärenden, i delegationsordningen Delegat Förvaltningschef Magnus Widén Beslut Anmälan av delegationsbeslut enligt bilaga 1 godkänns. Sammanfattning Enligt punkt H 1 i vård- och omsorgsnämndens delegationsordning för produktionsuppdraget är beslut om anställning, uppsägning och övriga administrativa beslut rörande anställda hos nämnden avseende avdelningschefer och övriga personal direkt underställd förvaltningschefen, delegerade till förvaltningschefen. Beslut om anställning, uppsägning och övriga administrativa beslut rörande anställda hos nämnden avseende övrig personal är enligt delegationsordningen delegerade till avdelningschef för SOLOM med rätt till vidaredelegering till annan anställd inom avdelningen Magnus Widén Förvaltningschef Bilagor: 1. Förteckning över nyanställda inom VOK produktionsuppdraget Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

7 ReSUltatprognOS 2012 (belopp i tusental kronor, tkr) SOLOM Produktionsuppdraget Årsredo- Årsbudget Periodutfall Årsprognos Avvikelse visning 2012 t.o.m aug 2012 budget prognos Intäkt Kostnad Överskottskrav Resultat efter överskottskrav I nedanstående tabell redovisas verksamheter med större avvikelser (tkr) Verksamhet Årsbudget omsättning Årsbudget resultat Årsprognos omsättning Årsprognos resultat Avvikelse resultat Hemtjänst Korttidsboende o äldrcrchab Personlig assistans LSS Barn och Unga Redovisning av åtgärder vid underskott Hemtjänstens resultat för år 2011 uppgick till minus 13,7 miljoner kronor. Genom olika åtgärder beräknas resultatet för år 2012 uppgå till minus 10 miljoner. Det innebär en något försämrad prognos jämfört med tidigare, vilket förklaras av försenade implementeringar av optimal planering och scentral bemanning. Ersättningssystemet kommer attt förändras per den 1 november, vilket innbär att hemtjänstersättningen höjs från 311 kronor till 338 kronor per timme med undantag för timmar som utförs av anhöriganställda. Ersättningen för dessa timmar sänks med 33 kr per timme till 278 kronor. Samtidigt kommer inte avböjda insatser, frånvaro eller sjukhusvistelse att generera ersättning. Även engångsersättningen för nya trygghetslarmsärenden sänks. Initialt beräknas effekten av ersättningsförändringen innebära att hemtjänstens intäkter minskar något. Inom personlig assistans beror det negativa resultatet på förändrade beslut från Försäkringskassan som innebär att brukarna beviljas jour nattetid. Kommuner har ett kollektivavtal som innebär högre kostnader för anställda som arbetar jour än vad privata företag har, vilket innebär att Försäkringskassans ersättning inte ger full kostnadstäckning. Beläggningen för Nytorps korttidsboende har uppgått till 77 procent hittills i år. Enligt nuvarande avtal utgår ingen kompensation för tomma platser. Trots att enheten minskar bemanningen med 2,3 årsarbetare, beräknas resultatet bli minus 1,0 miljoner kronor. På grund av svårigheter att rekrytera sjuksköterskor har enheten varit tvungen att hyra in kompetensen, vilket leder till högre kostnader. Från och med augusti mäts utförda hemtjänsttimmar på Tors backe elektroniskt med Mobipen vilket får till följd att intäkterna minskar. I prognosen antas att den debiterbara tiden kommer att minska med 20 procent. Antagandet baseras på SOLOMs erfarenheter från införandet av Mobipen inom hemtjänst i ordinärt boende. Inom LSS Barn och Unga har antalet tomma boendeplatser ökat och beläggning inom korttidsviselse är relativt låg. Åtgärder har vidtagits för att minska kostnaderna. Om den låga beläggningen fortsätter beräknas det bli ett negativt resultat på 0,6 miljoner kronor vid årets slut. Vård- och omsorgsnämnden gav vid sammanträdet den 15 maj förvaltningschefen delegation att besluta huruvida SOLOM får ansöka om godkännande i en annan kommuns valfrihetssystem, lämna in anbud till en annan kommuns upphandling av enstaka platser eller sälja en plats via individavtal. SOLOM har nu beviljats att kunna ansöka om att bli auktoriserad som utförare i LOV i Täby, Järfälla och Solna samt lägga anbud enligt LOU i Upplands-Väsby för korttidsviselse och boende med särskild service för barn och ungdom. På detta sätt kan beläggningsgraden öka och det negativa resultatet minska. Den 30 maj godkände Kommunstyrelsen Vård- och omsorgsnämndens förslag till åtgärdsplan för att minska SOLOMS underskott, Dnr 2012/137 VON.104 Dnr 2012/0203 KS-4 Sida 1 av 2

8 Ekonomi och kommentarer till avvikelser Resultatprognosen visar på ett resultat på minus 8,3 miljoner kronor före avkastningskravet på 2,0 miljoner kronor. Omsättningen är prognostiserad till 343,8 miljoner kronor vilket är i paritet med den budgeterade omsättningen för år Verksamhetens kostnader beräknas uppgå till 352,1 miljoner kronor vilket är 10,1 mkr högre än budget. Viktiga händelser Ett arbete med att förändra chefstrukturen inom SOLOM har påbörjats. Syftet är att anpassa ledningsorganisationen till SOLOMs aktuella förutsättningar och målet är att förstärka och ge utrymme både för ett nära, operativt ledarskap och ett strategiskt ledarskap med starkt fokus på utveckling. Den nya övergripande chefsnivån kommer att utgöras av sektionschefer. Den nya organisationen träder i kraft den 1 september. Arbetet med översynen av ledningsorganisationen kommer att fortsätta under hösten och den underordnade strukturen kommer att diskuteras. SOLOM övertog dagverksamheten Rosenhill från och med 1 mars. Under året har det pågått ett intensivt arbete med att planera verksamhetsstart av det nya boendet i Edsberg samt flytten från Nytorps omvårdnadsboende. Flytten skedde den 20 augusti. Enheten bytte därmed namn till Ulrikas gård. Tillsammans med Vård- och omsorgskontoret har SOLOM deltagit i planering av uppstart av tillagningsköket på Ekipaget. På Vård- och omsorgskontorets uppdrag har en köksmästare anställts och rekrytering av övrig personal som ska arbeta i köket har genomförts. Till skillnad från Frejas kök finns inte lokalmässiga förutsättningar att bedriva daglig verksamhet i köket Edsberg. Arbete har pågått med att förebereda övertagandet av Lenalundsgården den 4 september. Päivi Kabran Avdelningschef, SOLOM Sida 2 av 2

9 Sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro i procent Sjukfrånvaro fr.o.m. dag 60 i procent , ,33 Per 30/ (12 mån) 5,24 Per 30/ (6,mån) 5,67 29,24 33,34 35,85 37,53 Kommentar sjukfrånvaro: Vård- och omsorgskontoret Äldreomsorg Funktionshinder SOLOM Både den korta och den långa sjukfrånvaron har ökat något från föregående år. Verksamheter främst på äldresidan har genomfört nödvändiga neddragningar för att uppnå en ekonomi i balans, ett arbete som kommer att fortsätta även under Detta har lett till högre fysisk och psykisk belastning på omvårdnadspersonal. Personaltätheten inom SOLOMs särskilda boenden är 0,78 årsarbetare per brukare, vilket är lägre än i andra jämförbara kommuner och i riket där personaltätheten ligger på 0,82 respektive 0,98 årsarbetare per brukare. SOLOM har tidigare haft en hög sjukfrånvaro inom vissa autismverksamheter, men har under det senaste året lyckats få ner sjukfrånvaron inom dessa genom riktade åtgärder, såsom arbete med hälsodeklaration, delaktighet, medarbetarskap och arbetsmiljö. Inom SOLOM pågår för närvarande en process för ett framtagande av kollektivavtal för årsarbetstid gällande omvårdnadspersonal. Erfarenheterna från andra kommuner visar att införandet av årsarbetstid har haft en positiv inverkan på medarbetarnas frisknärvaro på arbetet. Detta som en följd av de möjligheter till medarbetarpåverkan och flexibilitet i schemaläggning som årsarbetstidsmodellen erbjuder. Päivi Kabran Avdelningschef SOLOM